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La comptabilit analytique : un outil indispensable pour la gestion et le suivi des projets.

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SOMMAIRE 1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique a) Rle b) Objectifs 2. Organisation de la comptabilit analytique a) Organisation de lassociation b) Une comptabilit adapte c) Une comptabilit analytique pertinente et fiable
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SOMMAIRE 3. Mise en place de la comptabilit analytique a) La comptabilit analytique en pratique b) Les cls de rpartition c) Lien avec la gestion budgtaire et le pilotage

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SOMMAIRE 4. Un outil de communication et de transparence financire a) Garantir une meilleure transparence pour qui ? b) Garantir une meilleure transparence comment ?

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1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

a) Rle Dfinition : La comptabilit analytique est un mode de traitement des donnes issues de la comptabilit gnrale permettant didentifier les lments qui concourent la formation du rsultat de lassociation, et den permettre linterprtation et lexploitation par la direction. Elle divise les rsultats par actions / projet / secteur / activit , en donnant une vue dtaille, elle permet ainsi un meilleur pilotage.

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1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

a) Rle (suite) Elle trouve son intrt notamment lorsque quune association agit sur plusieurs axes (convention dobjectifs et de moyens), gre plusieurs actions ou projets, ou est compose de plusieurs secteurs. Contrairement la comptabilit gnrale, elle nest pas norme et sadapte aux besoins et aux spcificits de chaque association. Les emplois et les ressources sont affects par destination.

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1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

a) Rle (suite) Elle se rvle indispensable pour les associations recevant des ressources affectes une action / un projet spcifique et notamment dans le cas de subventions pour lesquelles il est prvu dans les conventions la justification de lutilisation des fonds perus.

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1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

a) Rle (fin) Elle est un gage de transparence et de bonne gestion. Elle se substitue un plan comptable souvent surdvelopp par manque doutils complmentaires. Elle permet ainsi une lecture plus directe des comptes et des rsultats grce une affectation choisie des charges et des produits.

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1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

b) Objectifs Sassurer que lemploi des ressources de lassociation est conforme lobjet social et aux engagements pris vis--vis des financeurs Vrifier lutilisation des fonds sans gaspillage ni thsaurisation excessive Etablir un lien simple et rapide avec le compte rendu financier ou le compte emploi ressources

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1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

b) Objectifs Produire une information financire cible sur un sousensemble dactivits / projets / secteur identifis Produire une information priodique afin de contribuer au pilotage de gestion Produire une information afin de remplir une obligation rglementaire impose par le lgislateur (secteur sanitaire et social, mdico social)

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1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

b) Objectifs Etablir un budget , en raliser le suivi en cours danne , analyser les carts entre le budgt et le ralis Produire une information fiable afin de remplir une obligation conventionnelle de restitution de lutilisation des fonds (subventions associes des objectifs de ralisation oprationnels et des dpenses subventionnables : Ex fonds FSE-FEDER-EUROPEAID-USAID)

Atelier A05 1. Rles et objectifs de la comptabilit analytique

INTERVENANTS BESOINS DINFORMATION
Optimiser les moyens pour atteindre lobjet social. DIRIGEANTS Eviter la faute d e gestion. Etablir des prvisions financires. Suivi des cots propres lactivit. RESPONSABLES PAR ACTIVITE Analyse prcise du degr davancement des actions. Dtermination des cots de revient. FINANCEURS / DONATEURS / ORGANISMES Sassurer de la bonne utilisation des DE CONTROLES fonds accords. MEMBRES Mesurer la ralisation de lobjet social. Comptabilit par compte demploi des ressources. Information en dtail et en global sur chaque activit.

b) Objectifs (suite)
LES REPONSES DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE
Meilleure connaissance de la formation du rsultat. Informe sur les zones de dficit et permet des actions correctives Amliore lapproche budgtaire.

Ventilation des charges fixes et des charges variables par centre et par activit.

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2. Organisation de la comptabilit analytique

a) Organisation de lassociation comptabilit, gestion, finances

Objectif : structurer lorganisation administrative et comptable pour permettre de matriser les risques de cette fonction Rpartition et sparation des fonctions pour contrler les travaux oprationnels, notamment factures et paiements, et scuriser le patrimoine de lassociation. Procdures crites dorganisation de la comptabilit (systmes dinformations et flux, saisie, contrle des comptes) et du processus budgtaire (prparation, tablissement, suivi et contrles, actions correctives).

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2. Organisation de la comptabilit analytique

a) Organisation de lassociation Comptabilit, gestion, finances

La comptabilit permet-elle de produire informations financires : - exactes, comprhensibles, de faon rgulire - adaptes aux demandes des financeurs

des

Ces informations financires sont indispensables pour piloter lassociation au quotidien, communiquer auprs des financeurs, assurer de bonnes relations avec les tiers (expert comptable, commissaire aux comptes juridictions de contrle) Lorganisation comptable est-elle ainsi adapte ses besoins dinformation financire ?

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2. Organisation de la comptabilit analytique

b) Une comptabilit adapte Lapplication du Plan Comptable Gnral des associations Le respect des principes comptables - la rgularit, la sincrit, une image fidle - la prudence, la prminence de la ralit sur lapparence. Ce dernier point trouve notamment son application dans la comptabilisation sous certaines conditions des contributions volontaires titre gratuit mais surtout dans la valorisation de celles-ci.

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2. Organisation de la comptabilit analytique

b) Une comptabilit adapte De plus, les rgles suivantes dtablissement des comptes annuels sont respecter : la continuit de lactivit la permanence des mthodes comptables dun exercice lautre, les cots historiques, la non compensation (par exemple entre les crances et les dettes ou les charges et les produits), lindpendance des exercices.

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2. Organisation de la comptabilit analytique

b) Une comptabilit adapte Mise en place du contrle interne Df : Ensemble des politiques et procdures mises en uvre par la direction dune entit en vue dassurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activits. Un contrle interne efficace est destin garantir les lments suivants : - la fiabilit des documents comptables, (outils informatiques) - le suivi correct de lapplication des dcisions prises, - le contrle des budgets et notamment des dpenses Notion de moyens, dorganisation, de suivi et de Contrle sous limpulsion de la direction.

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2. Organisation de la comptabilit analytique

c) Une comptabilit analytique pertinente et fiable Une tape indispensable : le recensement des ressources afin de dterminer lorganisation analytique Principales ressources : - Subventions : de fonctionnement ou affectes - Cotisations : fonctionnement - Dons affects ou non

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2. Organisation de la comptabilit analytique

c) Une comptabilit analytique pertinente et fiable Principales ressources (suite): - Legs affects ou non - Parrainage et mcnat affects ou non - Contributions volontaires en nature : bnvolat, mise disposition de biens ou de services affects ou non

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2. Organisation de la comptabilit analytique

c) Une comptabilit analytique pertinente et fiable Principales ressources (suite): Autres : recettes de manifestations occasionnelles, activits conomiques, produits financiers exceptionnels

et

A la clture de lexercice, lorsque les ressources affectes nont pas t intgralement utilises , lexcdent du projet ou de laction est enregistr en fonds ddis

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2. Organisation de la comptabilit analytique

c) Une comptabilit analytique pertinente et fiable Les tapes respecter - Dfinir le niveau de dtail des axes de la comptabilit analytique (arborescence analytique) - Identifier les charges directes et indirectes - Dterminer les critres daffectation et des clefs de rpartition pour la ventilation des charges indirectes et les formaliser - Analyser les rsultats et raliser un suivi dans le temps - Organiser lutilisation du suivi analytique pour le compte rendu financier et le CER - Centraliser linformation pour lannexe : fonds ddis, engagements, contributions volontaires, secteurs dactivits distincts, multi tablissements,(infos sectorielles) - Etablir des liens avec le process budgtaire

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2. Organisation de la comptabilit analytique

c) Une comptabilit analytique pertinente et fiable Des exigences respecter Une gestion saine : responsabilit des dirigeants Une optimisation des moyens : performance sociale de lassociation Une matrise des flux financiers : prennit de la structure Le rsultat densemble doit tre gal celui du la comptabilit gnrale Une demande des financeurs : restitution rapide et adapte des informations souhaites impact sur la trsorerie

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3. La mise en place de la comptabilit analytique

a) La comptabilit analytique en pratique Modes de suivi analytique possible :

- Par tablissement en cas de multi sites Affectation des ressources et des cots lis chaque centre avec limplication des responsables de sites Frais de sige isoler dans une section spcifique (direction, administratif et comptabilit, entretienmaintenance- informatique) et les frais gnraux spcifiques (sminaires, colloques, honoraires, assurances, frais reprsentation). -

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3. La mise en place de la comptabilit analytique

a) La comptabilit analytique en pratique Modes de suivi analytique possible :

- Par projet Affectation des charges directes la ressource alloue Rpartition des cots indirects sur la base de clefs de rpartition - Nature des projets Affectation des dpenses (par destination, clefs de rpartition le choix des cls de rpartition impacte fortement les rsultats lorsque les charges indirectes sont leves

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3. La mise en place de la comptabilit analytique

a) La comptabilit analytique en pratique Modes de suivi analytique possible : - Par subvention ou financeur Affectation des ressources lies ce projet Imputation des charges directes Rpartition des cots indirects par clefs Pour les associations exerant plusieurs activits, dont certaines rentrent dans le domaine taxable, il est galement impratif de connatre les rsultats de chaque activit afin de dissocier le traitement de chacune vis--vis de ladministration fiscale.

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3. La mise en place de la comptabilit analytique

b) Les clefs de rpartition
Les clefs de rpartition possible des charges indirectes - le temps de travail : trs utilis dans les structures de services, ce critre demande une identification prcise des temps passs par le personnel et daffecter lintgralit des produits et des charges, - la surface des locaux : cette cl est valorise selon le nombre de mtres carr utilis et permet une juste ventilation des charges externes (loyers, assurances, entretien, ...) si les actions sont ralises dans les mmes locaux - le montant des recettes : ce critre convient toutes les charges, reste objectif et permet la ventilation analytique des frais de sige.

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3. La mise en place de la comptabilit analytique

b) Les clefs de rpartition Les clefs de rpartition possible des charges indirectes - le nombre de jours daccueil : intressant pour les activits sociales, - le montant des salaires allous chaque projet ou subvention : prendre en compte pour une utilisation significative de personnel, - le nombre de patients accueillis ou de jeunes forms selon les activits, - les amortissements en cas dutilisation importante dimmobilisations.

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3. La mise en place de la comptabilit analytique

c) Lien avec la gestion budgtaire et le pilotage Production en temps utile des informations financires prvisionnelles Fiabilit dans le process budgtaire Informations disponibles pour le suivi des ralisations / budget Mise en place sans dlai dactions correctrices Communication raccourcie auprs du CA et des tiers

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4. Un outil de communication et de transparence financire

a) Garantir une meilleure transparence pour qui ? - Les utilisateurs de linformation financire : Dirigeants et gouvernance Membres Financeurs Donateurs Organismes de contrles : Cour des Comptes, IGF, IGAS - Banques

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4. Un outil de communication et de transparence financire

a) Garantir une meilleure transparence comment ? - Dveloppement doutils au service des administrateurs : le contrle budgtaire - Dveloppement doutils au service des membres : le rapport dactivit / rapport moral - Fiabilit du compte rendu financier : rduit le risque de double prsentation dune dpense

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4. Un outil de communication et de transparence financire

a) Garantir une meilleure transparence comment ? - Fiabilit du compte demplois des ressources (pour les associations faisant appel la gnrosit du public) - Amlioration les dlais de production des informations financires (lecture directe sans retraitements extracomptables)

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berengere.schaal@gva.fr philippe.baschet@gva.fr www.associationfondationconseil.com

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