La passation des marchs: considrations gnrales

Dec 2010

Introduction
Lacquisition de biens, services et travaux (passation des marchs) est un lment essentiel de lexcution des projets. . . Linefficience ou linefficacit en matire de passation des marchs peut tre lourde de consquences: Les rsultats et limpact prvus du projet ne se concrtisent pas Lexcution du projet prend du retard Les dpenses dexcution salourdissent La passation des marchs est une activit sensible: elle est propice la corruption et la fraude Complexit de certaines oprations de passation des marchs Utilisation combine des rglementations nationales et des rgles/directives du FIDA
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Importance de la passation des marchs Directives du FIDA

Les responsabilits fiduciaires du FIDA:

Bonne utilisation des fonds prts: Le FIDA doit garantir que les
fonds du financement soient utiliss aux fins pour lesquelles ils ont t accords : surveillance spciale du CPP et du personnel dappui

Exigence dconomie et defficience dans lexcution des projets,

en gnral, et dans la passation des marchs, en particulier : Le FIDA doit veiller ce que lattribution des marchs rsulte dun processus concurrentiel

Le FIDA doit garantir lquit, lintgrit, la transparence et la

bonne gouvernance dans la passation des marchs

Le principe de non objection

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Responsabilits
Emprunteur/ Bnficiaire Excution du projet/ programme y compris lattribution et ladministration marchs FIDA Le FIDA supervise les oprations de passation des marchs de lemprunteur afin de sassurer que les fonds sont utiliss aux fins stipules dans laccord de financement, en tenant dment compte de considrations dconomie, defficience et dquit sociale
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Rle de lemprunteur/ de lUGP dans la passation des marchs

La responsabilit gnrale de la passation des marchs revient lUGP

Planification de la passation des marchs (conformment aux

objectifs du projet et au PTBA)

tablissement et publication du dossier dappel doffres, et appel

doffres

Ouverture des plis et valuation des soumissions Ngotiation, attribution et signature du march Suivi de lexcution du march (technique et financire/
administrative)

Rception des fournitures/ travaux/ prestations de services Paiement

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Rle du FIDA dans la passation des marchs

Le CPP doit: Veiller la cohrence des oprations de passation des marchs avec les objectifs du projet, le PTBA le plan de passation des marchs, et leur calage temporel dans la priode dexcution Assurer la disponibilit des fonds: Les dpenses de passation des marchs ne doivent pas dpasser les fonds allous dans laccord de financement et le PTBA

Garantir la transparence et lquit: la passation des marchs doit tre excute en conformit avec les rgles et procdures applicables
Obtenir les meilleures conditions: la passation des marchs doit tre le rsultat dun processus concurrentiel Examiner le plan de passation des marchs, la prselection des soumissionaires, excuter lexamen de la passation des marchs avant et aprs
Le personnel du FIDA se doit de rester neutre et impartial La souplesse est de rigueur mais connaissez les rgles et les rglements 6

Le procesus dappel doffres

cl Formation de la Commission dexamen des offres; N-O du FIDA

AO - appel doffres

tablissement du cahier des charges et du dossier dappel doffres (publicit/ AO/ DS/ DD, selon le cas)

DS - demande de soumission

Examen des offres et projet de contrat Examen pralable et non objection du FIDA (sil y a lieu)

DD - demande de devis

Attribution du march la soumission la plus avantageuse

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Mthodes de passation des marchs

Diffrentes mthodes (allant de lappel la concurrence internationale aux marchs de gr gr) sont utilises pour les diffrentes catgories de marchs suivant la nature, le montant et autres critres, le principe directeur tant lconomie, lefficicience et lquit sociale

ACI

CAN
Mthodes de passation des marchs

Locale

Internationale

Gr gr

Mthodes courantes de passation des marchs

Appel la concurrence internationale (ACI): pour les marchs dun montant lev Publicit dans la presse grand tirage, auprs des reprsentants locaux, des embassades, du forum sur le dveloppement des N.U. Prslection Ouverture publique des plis

valuation des soumissions suivant un barme (technique et financier)

Appel la concurrence nationale (ACN): marchs public dans le pays de lemprunteur

Publicit dans la presse locale (note: les fournisseurs trangers sont admis soumissionner) Prselection Ouverture publique des plis

valuation des soumissions suivant un barme (technique et financier)

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Mthodes courantes de passation des marchs

Consultation de founisseurs lchelle internationale
Liste restreinte, au moins 3 fournisseurs rputs dau moins 2 pays membres du FIDA Envoi dune invitation soumissionner aux fournisseurs prslectionns Rception des offres (original, les tlcopies ne sont pas acceptes) valuation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes Signature du contrat

Consultation de fournisseurs lchelle locale

tablissement du cahier des charges et demande de tarif Liste restreinte au moins 3 fournisseurs rputs Invitation soumissionner au fournisseurs prslectionns Rception des offres (original, les tlcopies ne sont pas acceptes) valuation des offres sur la base du moins disant parmi les soumissions conformes Signature du contrat

Gr gr
Extension / ajout concernant un march existant Uniformisation avec les biens existants du projet Note: lappel la concurrence nest pas obligatoire.

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Principes spcifiques aux projets

Le march est excut conformment laccord de financement et/ou la lettre lemprunteur

La passation des marchs nest plus limite aux fournisseurs/industriels des pays membres du FIDA (depuis septembre 2010)
La passation des marchs doit avoir lieu pendant la priode dexcution du projet Les marchs ne doivent pas excder les fonds disponibles dment allous par laccord de financement.

La passation des marchs doit tre compatible avec le PTBA approuv

La passation des marchs doit assurer le meilleur rapport qualit/prix
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Cadre rglementaire
Le cadre rglementaire doit tre respect . . .
Les rgles et procdures applicables un projet particulier ont des origines diverses:
Rgles et rglements nationaux concernant la passation des marchs

Directives du FIDA concernant la passation des marchs

Rapport de conception du projet Accord de financement

Les rgles, mthodes et procdures applicables sont spcifies dans la lettre lemprunteur ainsi que dans ell as IFAD procurement review requirements
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Compatibilit avec les rgles nationales et les directives du FIDA

LES RGLES ET RGLEMENTATIONS NATIONALES PEUVENT TRE ADOPTES SI ELLES SONT CONSIDRES COMME COMPATIBLES AVEC LES DIRECTIVES DU FIDA

Compatibles signifie quelles respectent les principaux principes fondamentaux des directives du FIDA
N.B. Dans le cas improbable o certaines dispositions de lannexe 4 de laccord de financement/ LE ne seraient pas conformes aux Directives du FIDA concernant la passation des marchs, les dispositions de lannexe 4 auront la primaut

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Examen pralable du FIDA

Lannexe 4 de laccord de financement/LE numre tous les grands

marchs qui doivent tre passs pour le projet, leur valeur

estimative, la catgorie (biens, travaux, services), le seuil montaire fix pour lexamen pralable du FIDA

Les seuils peuvent toujours tre modifis par notification du FIDA lemprunteur/bnficiaire (pour un abaissement du seuil, laccord des deux parties est ncessaire)

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Passation irrgulire des marchs

Quand la passation des marchs na pas t conduite en
conformit avec les procdures adoptes (nationales et/ou du FIDA)

Quand un march a t attribu sur la base dinformations

incompltes, inexactes ou trompeuses fournies par
lemprunteur, mme dans le cas o un avis de NON OBJECTION a t mis

Quand un march a t modifi sans lapprobation du FIDA

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Schma du processus de prslection des soumissionnaires

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Revue du projet de dossier de prslection

La publicit et linvitation la prslection doivent comprendre: a) b) c) d) e) une description succincte des fournitures et des travaux raliser les conditions du march la personne qui finance le projet les conditions dadmissibilit des soumissionnaires, fournisseurs et entrepreneurs candidats la date et le lieu o le dossier de prslection peut tre retir

Le dossier de prslection doit comprendre les informations supplmentaires suivantes: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) le march propos la valeur estimative du march et les principales quantits de travaux le lieu des travaux le calendrier dachat des fournitures ou travaux raliser le cahier des charges rsum et les conditions du march les principales quantities acqurir les calendriers de livraison ou dexcution les cautionnements de soumission et dexcution exigs les modalits de financement du projet les conditions de paiement, et les clauses de rvision des prix la langue et le droit rgissant le march toute autre information suffisamment dtaille pour permettre aux soumissionnaires, fournisseurs ou entrepreneurs dvaluer leur intrt et de rpondre en consquence

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Procdure dacquisition des fournitures, services et travaux

tape 1

Liste des achats et groupement des commandes

Utilisation optimale de lappel la concurrence

tape 2

Plan de passation des marchs

Modle de plan de passation des marchs: contenu minimal propos, actualiser priodiquement (voir le manuel de passation des marchs)

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Procdure de passation des marchs de fournitures, services et travaux

tape 3 Prparation du dossier dappel doffres
SERVICES Demande de propositions aux entreprises prslectionnes Lettre dinvitation et cahier des charges gnrales et particulires Instructions aux consultants : * Info sur la prparation des propositions * Mthode et procdure dvaluation des propositions, etc. TRAVAUX Dossier dappel doffres ou demande de tarif Appel doffres FOURNITURES Dossier dappel doffres ou demande de tarif Appel doffres

Instructions aux soumissionnaires : * Cautionnement de soumission (forfaitaire) * Mthode et procdure dvaluation des offres, etc.

Instructions soumissionaires: * Cautionnement de soumission (forfaitaire) * Mthode et procdure dvaluation des offres, etc.

Conditions du march (gnrales et particulires)

Acceptable par le FIDA

Conditions du march (gnrales et particulires) Fdration internationale des ingnieurs conseils (FIDIC) pour les gros marchs dun montant suprieur 10 millions dUSD
Importance des travaux, devis quantitatif et dessins Bordereau des prix Formulaires contractuels

Cahier des clauses administratives et techniques Bordereau des prix Formulaires contractuels Annexes sur les cautionnements de soumission et dexcution, autorisation fiscale, etc..;

Mandat Ventilation des cots Formulaires contractuels Pas de cautionnements de soumission ou dexcution

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Procdure de passation des marchs de fournitures, services et travaux

tapes cruciales
SPCIFICATIONS TECHNIQUES (ST) POUR LES FOURNITURES:
Inappropries, non pertinentes, trop de dtails restreignent la concurrence: rfrence une marque/un modle exclusif (quipement TI), trop de dtails techniques (ordinateurs de bureau/portables), spcifications lies au projet ou au pays (donner des explications), se limiter aux critres essentiels (conformit avec lvaluation des ST), garantie et quipement mis niveau, contrler les spcialistes, visiter les fournisseurs potentiels 70 80% DES PROBLMES DVALUATION DUNE OFFRE PROVIENNENT DUNE MAUVAISE DFINITION DES SPCIFICATIONS TECHNIQUES

MANDAT POUR LES SERVICES CONSULTATIFS

tabli par lutilisateur final des services et non par lagent dachat ou le contrleur financier IMPORTANCE DES TRAVAUX, devis quantitatif, DESSINS: utiliser les services dun dun expert ou dun cabinet dingnierie 20

Examen du projet de dossier dappel doffres

Gnralits
Le march est-il: conforme laccord de prt et tout changement ultrieur indiqu dans les rapports de mission? Dans la limite des fonds disponibles? Compatible avec le PTBA approuv ( plan de passation des marchs)?

Adquation et qualit du dossier dappel doffres

Le dossier dappel doffres doit fournir toutes les informations ncessaires au soumissionnaire pour prparer son offre de fournitures ou de travaux raliser. savoir: les instructions aux soumissionnaires les prix proposs (par exemple, prix unitaires ou prix forfaitaires), dispositions montaires les conditions de slection nonces pour les soumissionnaires (en labsence de prslection) le mandat ou lexpos des travaux dcrivant les conditions contractuelles les critres dvaluation qui seront appliqus aux fins dattribution du march la clart et la rgularit de lutilisation dun rgime prfrentiel par lemprunteur (par exemple, la mthode par laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent tre privilgis) lassurance ou le cautionnement exig

Autres questions
dispositions inhabituelles (par exemple, accomptes importants) pices joindre au dossier dappel doffres liste de soumissionnaires propose par lemprunteur pour recevoir linvitation soumissionner 21 projet du march attribuer

Examen du projet de DP
Gnralits
Le march est-il: conforme laccord de prt et tout changement ultrieur indiqu dans les rapports de mission? Dans la limite des fonds disponibles? Compatible avec le PTBA approuv ( plan de passation des marchs)?

Adquation et qualit de la DP
La DP doit fournir toutes les informations ncessaires au soumissionnaire pour prparer son offre de fournitures ou de travaux raliser. savoir : les instructions aux consultants (y compris les formulaires et les feuilles de donnes applicables) les conditions de spcification des prix (par exemple, au temps pass, au forfait, sur remboursement) les dispositions montaires le mandat dcrivant les conditions contractuelles, globales et individuelles la mthode de slection les critres dvaluation (techniques et financiers) qui seront appliqus aux fins dattribution du march la clart et la rgularit de lutilisation dun rgime prfrentiel par lemprunteur (par exemple, la mthode par laquelle les soumissionnaires nationaux peuvent tre privilgis) lassurance ou le cautionnement exig

Autres questions
dispositions inhabituelles pices joindre la DP Liste restreinte de lemprunteur concernant les consultants destinataires de la DP projet du march attribuer

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Procdures de passation des marchs de fournitures, services et travaux

Formulaires contractuels
POUR LES FOURNITURES: formulaires courants OK, mais il faut tre attentif aux conditions de paiement (viter la lettre de crdit et lengagement spcial, si possible paiement direct, accompte sur garantie bancaire ou dassurance*) POUR LES SERVICES: selon limportance et la dure des services concerns POUR LES TRAVAUX: formulaires courants mais modle spcifique pour lintervention communautaire
*Des critres spcifiques sont en cours dlaboration pour lutilisation de garanties dassurance qui ne sont acceptables que dans des circonstances particulires y compris le libell, si la Banque mondiale, le cadre rglementaire, et le contexte du pays le permettent. 23

Procdure de passation des marchs de fournitures, services et travaux

TAPE 4 Examen pralable et approbation

Chaque demande de non objection (NO) doit tre numrote sans solution de continuit, et indiquer le nom du projet, le code du pays et la date, par exemple : NO 08/RWA/PAPSTA/28022011 = 8me demande de NO du projet PAPSTA au Rwanda, en date du 28 fvrier 2011

Procdure de passation du march approuve dans le PTBA et conformment au plan de passation des marchs

o o o o o o o o o

Appel doffres ouvert ou restreint ou dossier de prselection

Avis publi et liste des journaux, magazines, etc. Lettre dinvitation Liste des soumissionnaires prslectionns avec justifications Instructions aux soumissionnaires, rgles dvaluation, conditions de paiement Adquation des ST, du mandat ou du DQ Formulaire Contractuel Conditions gnrales et particulires du march Cautionnement de soumission et autres cautionnements 24

Procdure de passation des marchs de fournitures, services et travaux

tape 5 tape 6 Publication de lavis dappel doffres ouvert Ouverture des plis

conseil: une bote pour le dpt des offres

tape 7

valuation des offres/propositions

tapes cruciales o o
Composition de la commission dvaluation (passation du march, financire, technique) Le rapport doit tre structur comme suit: Gnralits, mention de la NO, publication, liste des documents dappel doffres achets ou envoys, offres ou propositions reues, procs verbal de la sance douverture, tapes technique et valuation avec recommendation Pour les fournitures, la procdure dvaluation doit tre la suivante: 25

Procdure de passation des marchs de fournitures, services et travaux

Premire tape
o Avant de procder lvaluation dtaille, les valuateurs nomms par le projet doivent dclarer que les offres reues sont acceptables et rgulires. o Acceptabilit: les offres sont acceptables: 1. Si elles sont soumises avant la date limite 2. Si elles proviennent dun fournisseur dment sollicit (dans le cas dune prslection) 3. Si elles ont rdiges en anglais (ou dans toute autre langue spcifie) 4. Si elles ont remises sous enveloppe cachete conformment aux instructions donnes aux soumissionnaires o Rgularit: les offres sont rgulires: 1. Si elles comprennent un cautionnement de soumission (sil en est demand) 2. Si les prix indiqus sont fermes et non sujets variation, si cela est stipul dans le dossier dappel doffres; v) si les prix indiqus sont valables pour la priode spcifie 3. Si elles sont signes et paraphes 4. Si les prix indiqus sappliquent un ou plusieurs lot(s) comptet(s) 26

Procdure de passation des marchs de fournitures, services et travaux

Deuxime tape Oprations prliminaires:
Les valuateurs procdent:

o la conversion dans une monnaie unique de toutes les offres libelles

dans une autre devise en utilisant le taux de change vendeur du pays bnficiaire en vigueur la date de clture de lappel doffres

o la multiplication du prix unitaire par la quantit afin de vrifier le prix

total indiqu par article et le total gnral de tous les articles. En cas de diffrence entre le prix unitaire et le prix total, le prix unitaire sera prpondrant

o la vrification des quantits effectives des fournitures proposes et des

ventuelles modifications en cas derreurs de calcul patentes
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Procurement Process for Goods, Services & Works

Troisime tape valuation technique et financire spcifique et dtaille :
Lannexe jointe au dossier dappel doffres et de passation du march doit comprendre une valuation (technique et financire) spcifique et dtaille des fournitures

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Processus de passation des marchs de fournitures, services et travaux

VALUATION DES PROPOSITIONS DE SERVICES
La procdure dvaluation des propositions adopte se droule en deux temps.
Lvaluation technique a lieu en premier, suivie par lvaluation financire

Propositions techniques
o
La commission dvaluation nomme par le projet excute lvaluation en appliquant les critres dvaluation et le systme de points spcifis dans la feuille de donnes. Une note technique est attribue chaque proposition rgulire.

Les propositions des autres entreprises (ayant obtenu une note infrieure au seuil
de qualit requis) sont rejetes et les propositions financires sont retournes sans avoir t dcachetes

Demande de non objection du FIDA au rapport dvaluation technique 29

Processus de passation des marchs de fournitures, services et travaux

Propositions financires
o Ouverture publique des propositions financires, publication des notes techniques respectives o Aprs avoir dtermin si les propositions financires sont compltes et exemptes derreurs de calcul, la commission dvaluation convertit les prix exprims dans diffrentes monnaies, dans la monnaie unique spcifie dans la feuille de donnes o Le taux de change vendeur officiel utilis est fourni par la source indique o Les propositions financires sont classes avec la premire place la proposition la moins disante o Le nombre maximum de points est attribu la proposition la moins disante o Un nombre de points inversement proportionel celui de la propositon la moins disante est attribu toutes les autres propositions financires : par exemple, [nombre total de points de la composante financire] x [montant USD le plus bas]/[autre montant USD] = nombre de points de lautre proposition financire o Ngociation: Avant lexpiration du dlai de validit de la proposition, le client adresse au consultant qui a soumis la proposition classe la premire une notification crite linvitant ngocier limportance, la dure du contrat, les dpenses remboursables, etc.

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Processus de passation des marchs de fournitures, services et travaux

tape 8 Examen de lvaluation et approbation du march

Le FIDA ne prescrit pas de prsentation spcifique pour le rapport dvaluation, mais celui-ci doit comprendre au minimum: a) la liste de tous les candidats b) Leurs notes en fonction des critres spcifiques et des lments dinformation demands c) La liste des candidats rejets avec la justification dtaille de leur rejet

d) Le projet de liste des candidats prselectionns qui en rsulte

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Procurement Process for Goods, Services & Works

Il ny a pas de modle impos pour le rapport dvaluation des offres, mais ce rapport doit reflter dans la mesure du possible un processus type dvaluation des soumissions et en suivre le droulement logique de la faon suivante:

Rception des soumissions et ouverture des plis (y compris procs verbal de louverture publique des plis) examen des soumissions

soumissions substantiellement irrgulires

correction des erreurs de calcul et conversion montaire rectification des irrgularits sans consquence valuation dtaille des soumissions

valuation et comparaison des soumissions

soumission rgulire la moins disante post-slection recommendation dattribution
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Processus de passation des marchs de fournitures, services et travaux

tape 9 Notification du march

tape 10

Excution et gestion du march

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Passation des marchs au cours du processu dachvement dun projet

Veiller ce que toutes les fournitures soit livres/les travaux achevs/les services rendus avant la date dachvement du projet Examiner et suivre attentivement le plan final de passation des marchs et les rapports dactivit au cours de la dernire anne du projet Prendre toute mesure visant faciliter lachvement de lexcution physique des marchs Annuler les contracts qui ne peuvent pas tre excuts avant la date dachvement

Veiller ce que seuls les marchs excuts avant la date dachvement du projet soient pays Sassurer que les dossiers de passation des marchs sont complets et obtenir du projet toute pice manquante Faire rapport sur les enseignements tirs et formuler des recommandations pour les projets futurs 34

Outils essentiels une bonne passation des marchs

Un manuel de procdures administratives et financires complet (Manuel oprationnel/dexcution) Un atelier de dmarrage soigneusement prpar et comportant une sance technique La sance technique doit mettre en lumire limportance de la qualit des soumissions, les causes frquentes de retards, les problmes de calendrier Un plan de passation des marchs rcapitulant les mthodes de passation des marchs, les rgles applicables et lobligation dun examen pralable conformment laccord de financement Lvaluation des capacits de passation des marchs au niveau national/ du projet La formation de UGP et des partenaires nationaux concerns Les comptences en matire de passation des marchs au niveau national/du projet (compltes par un renforcement des capacits permanent) Les comptences en matire de passation des marchs au niveau du FIDA (spcialistes de la passation des marchs en appui au CPP) 35

Comment viter les retards dans la passation des marchs

Absence de plan de passation des marchs ou plan insuffisant/incomplet PTBA mal conu ou irraliste Imprcision et ambigit des termes ou des documents concernant les mthodes
dvaluation des offres et les critres de slection Absence de confidentialit divers stades du processus dvaluation des offres et/ou de slection de loffre retenue Absence de justification du rejet des offres ou de la non slection dune offre concurrente Ingrence politique dans le processus de passation des marchs Corruption, fraude, conflits dintrt et passation irrgulire des marchs Pitre qualification des membres de la commission dvaluation Manque de capacits de passation des marchs au niveau du lemprunteur et/ou du projet Insuffisante comprhension des procdures du FIDA au niveau de lemprunteur et/ou du projet Confusion entre les procdures nationales et les directives du FIDA/ les procdures de laccord de prt Procdures lourdes et bureaucratiques dapprobation des documents dappel doffres au niveau de lemprunteur Lenteur de lmission des avis de non objection du FIDA Lenteur de la rponse du FIDA aux questions de lUGP

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Merci