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Initiation Excel 2007
Initiation Excel 2007
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INITIATION A EXCEL 2007
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Cours informatiques
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Anne 2009 2010
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2. Dcouverte de lcran
EXCEL est un tableur qui va vous permettre de faire des tableaux avec des calculs automatiss, des graphiques qui
les illustrent et du texte qui les commente. Un tableur se prsente sous la forme de classeurs en deux dimensions :
colonnes et lignes.
La barre daccs
rapides
Le Bouton office
Les onglets
La barre de titre
Les colonnes
Les onglets
La feuille de calcul
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Longlet Accueil
Cet onglet contient les boutons de commande utiliss pour crer, mettre en forme et modifier une feuille de calcul
regroups dans les groupes Presse-papiers, Police, Alignement, Nombre, Style, cellules et Edition.
Longlet Insertion
Cet onglet contient les boutons de commande utiliss pour insrer des dessins, tableaux, graphiques, en-ttes et
pied de pages, etc, regroups dans les groupes Tableaux, Illustrations, Graphiques, Liens et texte.
Cet onglet contient les boutons de commande utiliss pour mettre en page votre feuille de calcul pour limpression
regroups dans les groupes Thmes, Mise en page, Mise lchelle, Options de la feuille de calcul et Organiser.
Longlet Formules
Cet onglet contient les boutons de commande utiliss pour ajouter des formules et des fonctions dans une feuille de
calcul regroups dans les groupes Bibliothque de fonctions, Noms dfinis, Audit de formules et calcul.
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Longlet Donnes
Cet onglet les boutons de commande utiliss pour importer, faire des requtes, faire un sous total des donnes dans
une feuille de calcul, trier et filtrer des donnes, etc regroups dans les groupes Connexions, Trier et filtrer, outils
de donnes et Plan.
Longlet Rvision
Cet onglet contient les boutons de commande utiliss pour vrifier, protger et procder au suivi des modifications
dune feuille de calcul, regroups dans les groupes Vrification, Commentaires et Modifications.
Longlet Affichage
Cet onglet contient les boutons de commande utiliss pour modifier laffichage de la feuille de calcul regroups dans
les groupes Affichages classeur, Afficher/Masquer, Zoom, Fentre et Macros.
Excel rajoute un onglet lorsque vous travaillez sur un objet que vous avez slectionn dans la feuille de calcul par
exemple un graphique ou un tableau que vous avez cr. Lorsque vous dslectionnez lobjet, longlet disparat.
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Vous pouvez choisir un document vierge et commencer travailler votre feuille de calcul.
Vous pouvez aussi utiliser l'un des modles offerts par Microsoft Office Online. Une multitude
de modles sont disponibles dans plusieurs catgories. Cela peut tre plus rapide d'utiliser un
modle au lieu de passer du temps crer le votre.
Note: Vous devez tre connect l'Internet pour pouvoir utiliser cette option.
Slectionnez l'un des modles disponibles l'une des catgories sous Microsoft Office Online.
Microsoft Office va vous aviser que cette option est seulement disponible pour ceux qui ont
une copie lgitime des logiciels. Une vrification de la licence sera accomplit avant le
tlchargement du modle que vous aurez choisi.
Aprs quelques instants d'attentes, le modle sera tlcharg dans Word 2007.
Ouvrir
Ouvrir et rparer
certaines occasions, un document peut tre corrompu, cause d'un problme technique ou vous avez dconnect
le lecteur USB avant la fin de l'enregistrement, teint l'ordinateur sans fermer les applications ou par une panne de
courant. Microsoft rajoute alors l'option Ouvrir et rparer.
Au moment d'ouvrir le document, cliquez sur le bouton ayant une flche la droite du bouton Ouvrir.
Slectionnez l'option Ouvrir et rparer.
Convertir
Cette option apparat dans certains cas :
Lorsque vous ouvrez un document avec Excel 2007 qui provient d'une version prcdente, le logiciel se met
automatiquement en "mode de compatibilit". Cela veut dire que vous pouvez travailler sur le classeur et ce dernier
sera enregistr dans le format antrieur. L'option Convertir enregistre le document en format Excel 2007 et offre
toutes les options disponibles de ce format de fichier.
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L'application vous avise qu'il est prt convertir le document en format Excel 2007.
Appuyez sur le bouton OK pour commencer la conversion.
La conversion ne prend gnralement que quelques instants. Vous pourrez ensuite utiliser le document
normalement avec Excel 2007.
Enregistrer
Vous devez enregistrer vos documents sur un disque dur ou une cl USB la fin du travail. Si cela n'est pas la
premire fois que vous travaillez sur le document, vous pouvez utiliser le bouton
qui se trouve sur la barre de
lancement rapide au dessus ou en dessous du ruban.
Enregistrer sous
Imprimer
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Prparer
Envoyer
Publier
Fermer
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Si vous trouvez que l'emplacement par dfaut ct du bouton Microsoft Office n'est pas pratique parce que trop
loin de votre zone de travail, vous pouvez le placer sous le ruban
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6. Besoin daide
6.1. Laide sur Microsoft Excel
Excel 2007 vous permet dobtenir de laide tout moment pendant que vous lutilisez. Il y a plusieurs moyens
dobtenir de laide dans Excel, le plus simple est de cliquer sur la touche F1 : vous accderez une aide
contextuelle.
Vous pouvez galement cliquer sur le point dinterrogation
dExcel
Dans les deux cas, une fentre de programme appele Excel Aide
saffiche ; tapez une question dans le champ Rechercher ou consulter
la table des matires.
1re mthode :
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A partir du bouton Office, slectionnez le nom du fichier dans la partie de droite Documents rcents
Remarque : notez la prsence dpingles droite du nom du fichier. Si vous dsirez que votre fichier reste en
permanence cet endroit, cliquez sur cette pingle, pour annuler cet affichage, cliquez de nouveau dessus.
Remarque : Excel utilise automatiquement les premiers mots de votre document comme nom de fichier par dfaut
Slectionnez un disque dur et un dossier dans la liste de la bote de dialogue Enregistrer dans
Cliquez sur le bouton enregistrer
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1er mthode
2me mthode
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Oui : enregistre le document. Toutes les modifications apportes depuis votre dernire sauvegarde
Non : le document ne sera pas enregistr : toute modification apporte depuis la dernire sauvegarde est perdue
Annuler : vous dcidez de ne pas quittez Excel et vous revenez sur votre document
Avant dimprimer, assurez-vous que votre imprimante est prte fonctionner et quelle contient du papier.
Enregistrez votre document
A partir du bouton Office, cliquez sur Imprimer puis sur Imprimer
Choisissez le nombre
de copies imprimer
Vous pouvez choisir
dimprimer la totalit, la
page en cours ou
certaines pages de votre
document.
Lance limpression
7.5.1. Afficher un aperu avant impression des pages dune feuille de calcul
Cliquez sur la feuille de calcul ou slectionnez les feuilles de calcul dont vous souhaitez afficher laperu.
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Pour afficher un aperu de la page suivante et de la page prcdente, dans le groupe Aperu de longlet
Aperu avant impression, cliquez sur Page suivante et Page prcdente.
Remarque : les options Page suivante et Page prcdente ne sont disponibles que lorsque vous slectionnez
plusieurs feuilles de calcul ou lorsquune feuille de calcul contient plusieurs pages de donnes.
Pour afficher les marges de la page, dans le groupe Aperu de longlet Aperu avant impression, activez
la case cocher Afficher les marges.
Les marges sont affiches dans la vue Aperu avant impression. Pour modifier les marges, vous pouvez
les faire glisser jusqu ce quelles atteignent la hauteur et la largeur souhaites. Vous pouvez galement
changer les largeurs de colonne en faisant glisser les poignes en haut de la page daperu avant
impression.
Remarque : pour modifier la mise en page, sous longlet Aperu avant impression, dans le groupe Impression,
cliquez sur Mise en page, et activez les options de votre choix sous les onglets Page, Marges, En-tte/pied de
page ou Feuille de la bote de dialogue Mise en page.
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Pour vous dplacer d'un bloc de donnes vers le haut, le bas, la gauche ou la droite,
utilisez :
Pour vous dplacer d'une page cran vers le haut
Pour vous dplacer dune page cran vers le bas
+
+
+
+
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Replacez le pointeur dans la cellule A10 et droite, cliquez sans relcher et avancez
jusqu la colonne C.
me
er
me
, le 1 janvier en 3
me
et 6h en 4
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Pour afficher les jours ou les jours ouvrs uniquement dans votre liste, ou pour afficher des dates avec des
intervalles mensuels ou annuels, aprs avoir fait glisser la poigne de recopie, cliquez sur Options de
recopie incrmente
, puis cliquez sur Incrmenter les jours, Incrmenter les jours ouvrs,
Incrmenter les mois ou Incrmenter les annes .
Le type de srie Linaire calcule une srie arithmtique. Les valeurs sont incrmentes en fonction de la constante
que vous prcisez dans la zone Valeur du pas.
Le type de srie Gomtrique effectue une srie gomtrique. Cest dire que les valeurs sont multiplies en
fonction de la constante que vous prcisez dans la zone Valeur du pas.
Le type de srie Recopie incrmente remplit les cellules vides en fonction des valeurs initiales de la slection.
Le type de srie Chronologique effectue une srie chronologique. En cliquant sur Chronologique loption Unit de
temps devient active.
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Copier :
slectionnez le texte copier, cliquez sur le bouton Copier
placez le curseur lendroit souhait
cliquez sur le bouton coller
Un volet apparat sur la gauche de votre document. La liste est celle des lments que vous avez copis. Une fois
que vous navez plus besoin du Presse papiers vous pouvez le fermer laide de la croix dans le haut.
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1 2 3
La partie au centre est compose de trois boutons :
1. Ce bouton permet dannuler la saisie
2. Ce bouton permet de valider
3. Ce bouton permet dinsrer des fonctions
Pour valider une saisie, cliquez sur la coche verte de la barre de formule, dplacez vous avec les flches de
direction ou appuyez sur la touche Entre.
Pour modifier une saisie, placez-vous sur la cellule modifier avec les flches de direction ou en cliquant dans la
cellule.
En cliquant dans la barre de formule. Il suffit alors de dplacer le curseur lendroit ou lon veut corriger
lerreur. Ensuite, procdez aux modifications.
Valider la modification, en appuyant sur la touche Entre du clavier ou en cliquant dans une autre cellule.
Pour annuler une saisie, cliquez sur la croix rouge de la barre de formule, ce qui aura pour effet de ne pas inscrire
dans la cellule ce qui vient d'tre tap, ou appuyez sur la touche Retour en arrire.
Remarques :
Si le texte est plus large que la colonne, il s'affichera entirement si les cellules sur lesquelles il dborde sont vides.
Le texte est nanmoins contenu dans sa totalit dans la cellule o il a t tap.
Si elles sont dj remplies, le texte apparatra tronqu, mais il sera conserv en entier, ce qui permettra de l'afficher
compltement quand la largeur de la colonne sera agrandie.
Police : cliquez sur la flche de la zone, puis amenez le pointeur sur l'une des polices
proposes pour voir l'effet immdiat dans l'affichage de votre feuille, slectionnez la police. Les polices de thme
sont proposes en premier, ensuite toutes les polices possibles.
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Slectionnez la ou les cellules, puis sous l'onglet Accueil du groupe Alignement cliquez sur le bouton
d'alignement ou d'orientation dsir,
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Slectionnez la plage de cellules, puis sous l'onglet Accueil du groupe Alignement cliquez sur le bouton
Fusionner et centrer
Fusionner et centrer
Fusionne les cellules slectionnes et centre le contenu de la premire cellule
slectionne sur l'espace des cellules fusionnes.
Si vous cliquez sur Fusionner et centrer vous accdez un menu :
Fusionner et centrer : fusionne et centre (quivalent au clic sur le bouton).
Fusionner : fusionne en respectant une distinction des lignes.
Fusionner les cellules : fusionne sans centrer le contenu de la premire cellule.
Annuler Fusionner cellules : annule la fusion de cellules.
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Slectionnez la cellule ou la plage de cellules laquelle vous souhaitez appliquer le format dsir,
Sous longlet Accueil, cliquez sur la flche en regard de standard pour faire apparatre la liste des diffrents
formats.
en regard de Nombre.
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Slectionnez une plage de cellules, et cliquez sur Mise en forme conditionnelle du groupe Style
Le rsultat :
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Dans la feuille de calcul, slectionnez une plage de cellules que vous voulez
mettre en forme en leur appliquant un style de tableau prdfini.
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur Mettre sous forme de
tableau.
Remarque : vous pouvez galement cliquer avec le bouton droit sur les cellules
slectionnes, puis cliquer sur Insrer dans le menu contextuel.
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Remarque : pour annuler une slection, cliquez sur n'importe quelle cellule de la feuille de calcul.
Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Cellules, cliquez sur la flche en regard de Insrer,
puis sur Insrer des lignes dans la feuille.
Remarque : vous pouvez galement cliquer du bouton droit sur une slection de cellules, de lignes ou de colonnes et
cliquez ensuite sur supprimer dans le menu contextuel puis sur loption dsire.
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Sous l'onglet Accueil, dans le groupe dition, cliquez sur la flche situe ct du bouton Effacer
effectuez l'une des actions suivantes :
Pour effacer l'ensemble du contenu, des mises en forme et des commentaires
contenus dans les cellules slectionnes, cliquez sur Effacer tout.
Pour n'effacer que les mises en forme qui s'appliquent aux cellules slectionnes,
cliquez sur Effacer les formats.
Pour effacer uniquement le contenu des cellules slectionnes, en laissant tels
quels les formats et les commentaires, cliquez sur Effacer le contenu.
Pour effacer les commentaires qui sont attachs aux cellules slectionnes,
cliquez sur Effacer les commentaires.
, et
Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Image clipart.
Le volet Office Images clipart saffiche, dans la zone de texte Rechercher, tapez
un mot ou une expression dcrivant l'image clipart que vous recherchez ou tapez tout ou partie du nom de
fichier de cette image, exemple : fleurs
Dans la liste des rsultats, cliquez sur l'image clipart pour l'insrer.
Remarque :
Pour limiter les rsultats de la recherche aux images clipart, dans la zone Les
rsultats devraient tre, cliquez sur la flche et activez la case cocher en regard
de Images de la bibliothque.
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Ouvrez votre document Word et cliquez lendroit o vous dsirez insrer limage
Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Image.
La bote de dialogue saffiche, slectionnez votre image
Cliquez sur le bouton Insrer
Remarque : contrairement Word 2007, les images ne sont pas lies au texte et peuvent tre ainsi places
nimporte o dans la feuille de calcul.
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Un onglet disposition vous permet de modifier le titre du graphique, le titre des axes, dafficher la
lgende, laffichage des tiquettes de donnes ainsi que laffichage des tables de donnes.
Remarque : si les cellules que vous voulez tracer dans un graphique ne sont pas adjacentes, vous pouvez
slectionner des cellules ou des plages de cellules non adjacentes en veillant former un rectangle avec la
slection. Vous pouvez galement cacher les lignes ou les colonnes que vous ne voulez pas tracer dans le
graphique.
Cliquez sur la feuille sur laquelle vous voulez ajouter ou modifier l'en-tte
ou le pied de page.
Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur En-tte et
pied de page.
Excel affiche la feuille de calcul en mode daffichage page
Longlet cration saffiche et vous permet de rajouter un numro de page par exemple
Remarques :
Pour commencer une nouvelle ligne dans la zone de texte d'un en-tte ou d'un pied de page, appuyez sur Entre.
Pour supprimer une partie d'un en-tte ou d'un pied de page, slectionnez celle-ci dans la zone approprie, puis
appuyez sur les touches SUPPR ou RETOUR ARRIRE. Vous pouvez galement cliquer dans le texte et appuyer
sur la touche RETOUR ARRIRE pour supprimer les caractres prcdents.
Pour modifier un en-tte ou un pied de page, cliquez sur la zone de texte en haut ou en bas de la page de la feuille
de calcul, puis slectionnez le texte que vous voulez modifier.
Pour ajouter un en-tte ou un pied de page, cliquez sur la zone de texte gauche, centrale ou droite de l'lment, en
haut ou en bas de la page.
Pour fermer les en-ttes ou les pieds de page, cliquez dans la feuille de calcul ou appuyez sur CHAP.
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L'Aperu des sauts de page est particulirement utile pour voir comment les autres modifications apportes
affectent les sauts de page automatiques. Par exemple, la modification de la hauteur des lignes et de la largeur des
colonnes peuvent influer sur l'emplacement des sauts des sauts de page automatiques. Vous pouvez galement
modifier les sauts de page affects par les paramtres de marge de l'imprimante slectionne.
Dans le groupe Affichages classeur de l'onglet Affichage, cliquez sur Aperu des sauts de page
Slectionnez un symbole
Cliquez sur le bouton Insrer
Cliquez sur le bouton Fermer pour
terminer.
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Cliquez sur la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez afficher un arrire-plan de feuille.
Sous l'onglet Mise en page et dans le groupe Mise en page, cliquez sur Arrire-plan.
Slectionnez limage utiliser comme arrire-plan de la feuille, puis cliquez sur Insrer.
Remarques :
Pour une meilleure lisibilit, vous pouvez masquer le quadrillage des cellules et appliquer un ombrage de couleur
unie aux cellules qui contiennent des donnes.
Larrire-plan de feuille est enregistr avec les donnes de la feuille de calcul lorsque vous enregistrez le classeur.
Cliquez sur la feuille de calcul affiche avec un arrire-plan de feuille. Assurez-vous quune seule feuille est
slectionne.
Sous longlet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Supprimer larrire-plan.
26. Rpter les titres des lignes ou des colonnes sur chaque page imprime
Si votre feuille de calcul reprsente plus dune page, vous pouvez
rpter les titres sur chaque page imprime.
Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur
Imprimer les titres.
Sous l'onglet Feuille, sous Titres imprimer, effectuez l'une des
oprations suivantes ou les deux :
Dans la zone Lignes rpter en haut, tapez la rfrence des
lignes contenant les tiquettes de colonnes.
Dans la zone Colonnes rpter gauche, tapez la rfrence
des colonnes contenant les tiquettes de lignes.
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La notion de rfrence
Excel est capable dutiliser des rfrences dans les calcules. Une rfrence est le nom de la cellule, savoir la lettre
de la colonne plus le chiffre de la ligne et se trouve gauche de la barre de formule
La rfrence est la cellule dans laquelle doit safficher le rsultat, dans notre exemple la D4
Exemple : pour additionner le montant total, tapez la formule suivante : = SOMME(D2+D3)
Validez par la touche Entre ou par le bouton Valider.
Activez la cellule o le rsultat doit apparatreSous longlet Formules, cliquez sur le bouton Somme
automatique du groupe Bibliothque de fonctionValidez en cliquant sur le bouton de validation pour voir
apparatre le rsultat27.2. La fonction SOMME SI
Attention, une formule ne doit
comporter aucun espace entre les
termes !
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Vous pouvez galement copier des formules dans des cellules adjacentes laide de la poigne de recopie
.
Aprs avoir vrifi que les rfrences de cellules de la formule produisent le rsultat souhait, slectionnez la cellule
qui contient la formule copie, puis faites glisser la poigne de recopie sur la plage que vous souhaitez remplir.
Toute information que vous voulez conserver pour vous aider dans vos analyses.
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Les informations de mmes types sont conserves dans un mme champ. Les noms des champs
sont toujours la premire ligne d'une liste de donnes.
Enregistrement: Toutes les informations concernant une personne, une chose ou un vnement. Une liste de
donnes peut contenir des enregistrements sur des choses, des personnes ou des vnements.
La premire ligne d'une liste de donnes doit toujours contenir le nom des champs. Chaque ligne suivante contient
un enregistrement qui dcrit une personne, une chose ou un vnement selon les champs que vous avez choisis.
Remarque : une liste de donnes ne doit jamais avoir de lignes vides.
Page 38
si vous dsirez un
Remarque : pour les enregistrements ayant le mme nom, les enregistrements seront tris selon les prnoms.
Page 39
Dans la zone A chaque changement de, cliquez sur la colonne pour laquelle
vous voulez obtenir un sous total
Dans la zone Utiliser la fonction, cliquez sur la fonction de synthse utiliser
pour calculer les sous totaux
Dans la zone Ajouter un sous-total , activez la case cocher correspond
chaque colonne qui contient des valeurs pour lesquelles vous souhaitez obtenir
un sous total
Si vous voulez placer un saut de page automatique aprs chaque sous total,
activez la case cochet Saut de page entre les groupes.
cliquez sur OK
Page 40
Positionnez votre curseur sur la cellule dans laquelle vous dsirez un commentaire
Dans longlet Rvision, cliquez sur Nouveau commentaire
Ou
Vous avez maintenant accs une palette de rglages beaucoup plus riche.
Vous pouvez par exemple choisir la couleur de fond, le format et la couleur du texte, les traits, le
dimensionnement automatique, etc...
Il est mme possible d'y insrer une photo, ce qui peut se rvler trs intressant pour une liste nominative,
une numration de lieux, un inventaire d'objets ou un listing de pices dtaches ...
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Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichages classeur, cliquez sur Affichages personnaliss.
Cliquez sur Ajouter.
Dans la zone Nom, tapez le nom de laffichage.
Sous Inclure dans laffichage, activez les cases cocher correspondant aux paramtres que vous
souhaitez inclure.
Remarques :
Tous les affichages que vous ajoutez au classeur saffichent sous Affichages dans la bote de dialogue
Affichages personnaliss. Lorsque vous slectionnez un affichage dans la liste, puis que vous cliquez sur
Afficher, la feuille de calcul qui tait active lorsque vous avez cr laffichage saffiche.
Si lune des feuilles de calcul du classeur contient un tableau Excel, la commande Affichages personnaliss nest
pas disponible dans le classeur.
Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichages classeur, cliquez sur Affichages personnaliss.
Dans la zone Affichages, slectionnez le nom de laffichage appliquer puis cliquez sur Afficher.
La feuille de calcul qui tait active lorsque vous avez cr la vue personnalise est automatiquement affiche.
Sous longlet Affichage, dans le groupe Affichages classeur, cliquez sur Affichages personnaliss.
Dans la zone Affichages, slectionnez le nom de laffichage supprimer, puis cliquez sur Afficher.
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