Alcatel OmniPCX 4400

ENSEMBLE DE FILTRAGE
PATRON/SECRTAIRE
Alcatel OmniPCX 4400

LIVRET
UTILISATEUR

Symboles utiliss dans la documentation

Laction appuyez sur est symbolise par
Affich

Les touches afficheur sont symbolises par

Les touches spcifiques au filtrage, programmes par linstallateur, sont symbolises

par

Lensemble de filtrage patron/secrtaire est une configuration particulire dau

moins deux postes multilignes, offrant des exploitations spcifiques
supplmentaires par lintermdiaire de touches programmables affectes dune
fonction dtermine.
La configuration patron/secrtaire peut comporter plusieurs postes patron,
plusieurs postes secrtaire et un poste secrtaire de remplacement.
Pour une exploitation optimale des services proposs, nous vous conseillons
dutiliser des postes Alcatel Advanced/4034.
Nota : Les fonctions dcrites sont spcifiques lensemble de filtrage patron/secrtaire.
Reportez-vous au guide dutilisation de votre poste pour les fonctions tlphoniques proposes par
lAlcatel OmniPCX 4400.
Nota : La disponibilit de certaines fonctions dcrites dans ce guide peut dpendre de la version
ou de la configuration de votre systme. En cas de doute, consultez le responsable de votre
installation.

S O M M A I R E
Vos appels
Poste patron ..................................................................................................8
Appeler votre secrtaire ..................................................................................8
Rpondre un message de votre secrtaire.......................................................8
Poste secrtaire principale ............................................................................... 9
Appeler votre patron ......................................................................................9
Superviser le filtrage .......................................................................................9
Grer le filtrage ............................................................................................10
Envoyer un message crit votre patron..........................................................10
Mettre un correspondant en attente..................................................................11
Mettre le poste patron en renvoi immdiat ........................................................12
Annuler lcoute discrte ................................................................................12
Poste secrtaire de remplacement .................................................................... 12

Votre confort
Poste patron .................................................................................................14
Superviser ltat du poste secrtaire.................................................................14
Activer le filtrage des appels ..........................................................................14
Activer le filtrage RNIS ..............................................................................16
Intercepter un appel filtr................................................................................16
4

Ecouter discrtement une communication filtre................................................16

Poste secrtaire principale ..............................................................................17
Superviser ltat du poste patron.....................................................................17
Poste secrtaire de remplacement ....................................................................17
Superviser ltat du poste patron.....................................................................17

En votre absence
Poste secrtaire principale ..............................................................................20
Signaler votre absence ..................................................................................20
Poste secrtaire de remplacement ....................................................................20
Glossaire .....................................................................................................21

VOS
APPELS

A P P E L S

POSTE PATRON
Appeler votre secrtaire
Pour appeler directement votre secrtaire, ou pour rpondre son appel,
Appel secrtaire

Nota : si vous travaillez avec plusieurs secrtaires, vous pouvez disposer dune touche pour
chacune delle.

Rpondre un message de votre secrtaire*

Poste au repos ou en cours de communication, vous pouvez rpondre un
message mis par votre secrtaire.
Lcran afficheur propose 5 messages rponses parmi les 11 prdfinis. Appuyez
sur la touche afficheur correspondant celui que vous souhaitez envoyer.
Les 11 messages possibles sont :

Occup
Attent
Absent
Entrez
Je rap

:
:
:
:
:

Je suis occup
2 mn SVP
Je suis absent
Dites-lui dentrer
Je rappellerai
8

Il rap
Passez
JViens
Annul
2mnSVP
Retour

:
:
:
:
:
:

Quil rappelle SVP

Passez-le moi SVP
Je viens
Annulez SVP
2 mn SVP
Faites pour le mieux

A P P E L S

* La messagerie nest disponible quentre deux postes Alcatel Advanced/4034.

POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE

Appeler votre patron
Pour appeler directement votre patron ou pour reprendre son appel,
Appel patron

Nota : si vous travaillez avec plusieurs patrons, vous pouvez disposer dune touche paur
chaque patron.

Superviser le filtrage
Vous pouvez superviser les touches de filtrage du ou des postes patron.
Pour chaque touche de filtrage, vous disposez dune touche de supervision.

Les icones associes aux touches de supervision sont :

icone teinte : touche de filtrage supervise non active,
: touche de filtrage supervise active - les appels filtrs vous sont
destins,
: touche de filtrage supervise active - les appels filtrs sont destins
une autre secrtaire.

Grer le filtrage
Pour activer la touche de filtrage du poste patron et devenir destinataire des appels
filtrs, appuyez sur la touche de supervision du filtrage correspondante.
Pour dsactiver la touche de filtrage du poste patron, que vous soyez ou non
destinataire des appels filtrs, appuyez sur la touche de supervision
correspondante.

Envoyer un message crit votre patron*

Vous pouvez envoyer un message prdfini ou complter sur lcran-afficheur du
poste patron, que celui-ci soit libre ou occup.
Poste au repos ou en cours de communication,
10

Message patron

Slectionnez le message en appuyant sur la touche afficheur correspondante.

Valide

Pour sortir du mode message,

Suivt

Pour faire dfiler les diffrents messages prdfinis ou complter,

Gomme

Pour effacer le dernier caractre saisi,

* La messagerie nest disponible quentre deux postes Alcatel Advanced/4034.

Mettre un correspondant en attente

Votre patron a activ la touche de filtrage. Vous prenez un appel filtr.
Pour demander votre patron sil souhaite prendre lappel,
Votre correspondant est automatiquement mis en attente.
Pour transfrer la communication,
correspondant lappel en attente.

Transf

Appel patron

puis appuyez sur la touche de ligne

Pour reprendre la communication sans la transfrer, appuyez sur la touche de ligne

correspondante.

11

A P P E L S

Pour transmettre le message,

Mettre le poste patron en renvoi immdiat

Poste au repos,

puis

Appel patron

Pour annuler le renvoi, composez le code de la fonction Annulation de renvoi

distance (voir le tableau des codes) puis composez le numro du poste renvoy.
Nota : le renvoi peut tre directement annul par le patron, en composant le code de la
fonction Annulation renvoi.

Annuler lcoute discrte

Vous prenez un appel filtr et votre patron se met en coute discrte.
Votre afficheur vous lindique alors.
Pour supprimer lcoute discrte,

Ecoute

POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT

Les fonctions dappel de ce poste sont identiques celles du poste secrtaire
principale (voir p.9).
Toutefois la gestion du filtrage nest possible que si la secrtaire principale est
dclare absente.
12

13

C O N F O R T

VOTRE
CONFORT

POSTE PATRON
Superviser ltat du poste secrtaire
Licone associ
secrtaire.

Appel secrtaire

permet de superviser ltat du poste de votre

Icone teinte : poste libre ou en sonnerie

: secrtaire appelle
: secrtaire occupe
: secrtaire principale absente
secrtaire remplacement prsente
: secrtaire principale et de remplacement absentes

Activer le filtrage des appels

Une touche de filtage vous permet de renvoyer les appels qui vous sont destins
vers un poste secrtaire. Si celle-ci est prsente, licone
est associe
la touche de filtrage utilise.
Si la secrtaire principale et la secrtaire de remplacement sont absente, licone
apparat et vos appels vous arrivent directement.
14

Filtrage
Pour activer le filtrage,
puis
Si vous disposez dune table de numros prioritaires, seuls les correspondants
identifs dans cette table peuvent vous appeler directement.
Si vous disposez dune table de numros filtrer, seuls les appels de
correspondants identifis dans cette table seront renvoys vers la secrtaire.

Pour dsactiver le filtrage,

puis

Filtrage

Nota : si vous travaillez avec plusieurs secrtaires,

Appel secrtaire

correspondant la secrtaire de votre choix et

Filtrage

puis
pour

valider.
Nota : si vous disposez dune ou plusieurs lignes prives, le filtrage peut tre slectif
(uniquement sur le numro principal) ou non slectif (numro principal et lignes prives) selon
la configuration.

15

C O N F O R T

A chaque touche de filtrage est associe une table de filtrage (dfinie par
linstallateur). Cette dernire peut contenir, soit des numros prioritaires, soit des
numros filter.
Vous pouvez disposer de plusieurs touches de filtrage mais vous ne pouvez pas
activer une table des numros prioritaires et une table des numros filtrer.
Lactivation de la table de numros prioritaires annule le filtrage par la table des
numros filtrer.

Activer le filtrage RNIS

Vous pouvez filtrer un numro Numris particulier.
Filtrage
RNIS
puis
; le numro du correspondant Numris
qui est enregistr suit les rgles de filtrage.
RNIS

Nota : quand le filtrage nest pas activ,

rpertoire.

sutilise comme une touche de

Intercepter un appel filtr

Lorsquun appel filtr arrive chez la secrtaire licone
afficheur.
Quand votre secrtaire dcroche, licone

apparat sur lcransignale loccupation.

Pour intercepter lappel avant que la secrtaire ne dcroche,

Pour intercepter la communication,

Supervision

IntApp

Ecouter discrtement une communication filtre

Lorsque votre secrtaire est en communication,
discrte et votre micro est inhib.
Pour sortir de ce mode,
16

Ecoute

; vous entrez en coute

POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE

Superviser ltat du poste patron
Licone associ

Appel patron

permet de superviser ltat du poste :

icone teinte : poste libre ou en sonnerie

: patron occup
: filtrage activ*
* Si vous ne possdez pas de touche de supervision du filtrage

POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT

Superviser ltat du poste patron
Les icones spcifiques au poste de remplacement sont :
icone teinte : fonction de remplacement non active
: fonction de remplacement active, poste patron libre ou en sonnerie
Les icones patron appelle, patron occup et filtrage activ sont identiques
celles du poste secrtaire principale.
17

C O N F O R T

: patron appelle

18

A B S E N C E

EN VOTRE
ABSENCE

19

POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE

Signaler votre absence
Pour signaler votre absence votre patron,

Secrt. Absente

Sil existe une secrtaire de remplacement, (icone

la secrtaire principale lui parviendront.
Sinon (icone

puis
), les appels destins

) la fonction de filtrage est suspendue ; votre patron reoit

directement les appels qui lui sont destins.

Pour reprendre votre poste,

Secrt. Absente

puis

POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT

La procdure pour signaler votre absence est identique celle utilise par le poste
secrtaire principale (voir p.20).

20

GLOSSAIRE
ECOUTE DISCRETE :
Cette coute, signale uniquement la secrtaire, permet au patron, micro inhib,
dentrer en coute lorsque la secrtaire est en communication.
FILTRAGE PATRON/SECRETAIRE :
Ce service, offert des tandems patron/secrtaire permet de diriger les appels
destins au poste patron vers un ou plusieurs postes secrtaires.
LIGNE PRIVEE :
Le poste patron peut disposer dune ou plusieurs lignes dites prives, car elles
peuvent tre dissocies du numro principal au niveau du filtrage.
NUMERIS :
Rseau public numrique franais, galement appel RNIS (Rseau Numrique
Intgration de Services).
NUMERO FILTRE :
Ce numro est renvoy automatiquement vers la secrtaire.
NUMERO PRIORITAIRE :
Seuls, ces numros peuvent joindre le poste patron lorsque le filtrage est activ.
21

POSTE SECRETAIRE DE REMPLACEMENT/POSTE SECRETAIRE PRINCIPALE :

Lorsque la secrtaire principale est dclare absente, les appels sont dirigs vers le
poste secrtaire de remplacement. Les fonctions de ce poste sont identiques celles du
poste secrtaire principale.
POSTES PATRON/SECRETAIRE :
Ensemble de services particuliers (filtrage, renvoi) entre un poste patron et un ou
plusieurs postes secrtaire.
SUPERVISION DU FILTRAGE :
Une touche avec icone permet la secrtaire de signaler ou dactiver depuis son poste
le filtrage sur le poste patron.

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Notes personnelles

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 Alcatel 2000. Tous droits rservs.

3BA 19815 FRAB Ed.01 - Imprim par HBD IMPRIMEURS PARIS
Alcatel se rserve le droit de modifier les caractristiques de ses produits en vue dy apporter des amliorations
techniques ou de respecter de nouvelles rglementations.
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