Introduction

Dans lacception la plus courante, le terme Audit correspond aux concepts de contrle, vrification et supervision. Le but des investigations men dans le cadre dun audit consiste tirer une conclusion globale. Cette conclusion doit permettre de se faire une ide trs synthtique des qualits exiges de lobjet audit : cet objet est conforme ce quon attend de lui ou il ne lest pas, et sil est conforme peut tre doit on formuler quelques rserves ponctuelles ce propos. De ce fait, lAudit peut tre dfini comme lexamen critique en vue de formuler une opinion sur le fonctionnement de lE/se. L'audit, exerc par un auditeur, est un processus systmatique, indpendant et document permettant de recueillir des informations objectives pour dterminer dans quelle mesure les lments du systme cible satisfont aux exigences des rfrentiels du domaine concern. Il s'attache notamment dtecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activit qu'il examine. Auditer une entreprise, un service, cest couter les diffrents acteurs pour comprendre et faire comprendre le systme en place ou mettre en place.

I. La bote outils de lauditeur :

Pour accomplir ses travaux, lauditeur utilise diffrents outils sa disposition. La bonne utilisation de ses outils lui permet datteindre ses objectifs avec une plus grande rapidit et une plus grande efficacit. On distingue : Les outils de collecte de linformation Les outils descriptifs Les outils de diagnostic Les techniques de validation

1. les outils de collecte de linformation : Les outils de collecte de linformation les plus utiliss, tout au long de la mission (pendant les trois phases et surtout lintrim et le final) sont les suivants : Lentretien daudit Lobservation physique

Les questionnaires

Lentretien daudit Cet outil est souvent celui qui est le plus difficile conduire et celui pour lequel un dbutant nest souvent pas prpar. Cest pourquoi la prparation est importante. Il se dcompose lui-mme en trois phases : La prparation Conduite de lentretien Aprs lentretien La prparation

1.1.1 -

Elle se dcompose en trois parties : Prendre rendez-vous : ceci permet de sassurer de la disponibilit de linterlocuteur. Il est prfrable de prvoir une heure de dbut et destimer la dure de lentretien. Connatre son interlocuteur : dans la mesure du possible, lauditeur essaiera de savoir qui il a faire do il collectera les informations pertinentes sur la personne dans le contexte professionnel. Prparer son sujet et ses outils : pour cela, lauditeur doit avoir lu et compris lensemble des lments inclus dans le dossier permanent se rapportant au sujet dont il doit discuter avec son interlocuteur. Il est indispensable pour chaque entretien davoir fix au pralable les objectifs que lon souhaite atteindre. Sans prparer un questionnaire dtaill, lauditeur doit prvoir un guide dentretien. 1.1.2 Conduite de lentretien :

La prise de note de lentretien est primordiale. Elle a deux avantages : Ralentir si ncessaire le flux dinformation Conserver trace du droulement de lentretien et des points essentiels

Pendant lentretien, lauditeur peut varier la forme des questions : Questions ouvertes ou fermes Questions alternatives Questions suggestives

1.1.3

Aprs lentretien

Lauditeur doit immdiatement aprs lentretien formaliser ses notes et exploiter ce qui peut ltre. Trop souvent, lorganisation de lauditeur et les rendez-vous successifs ne lui permettent pas de consacrer le temps ncessaire la formalisation tout de suite aprs lentretien. Cela pour consquence de faire perdre une grande partie de lintrt de lentretien. 1.2 Lobservation directe et lobservation physique Lentretien nest pas suffisant pour bien comprendre les procdures tudies. Il faut voir les documents et les liens entre eux. Il peut tre intressant, la fin dun entretien dans le quel une procdure a t dcrite, dessayer de rsumer sa comprhension en demandant linterlocuteur de prendre un exemple et den suivre le cheminement. Cela a deux avantages : Sapercevoir si dans les explications une partie de la procdure a t omise Sassurer de la bonne comprhension de lensemble

Par ailleurs, lobservation directe est une source dinformation trs productive. Lauditeur qui observe attentivement soulve souvent des problmes qui ne sont pas connus, ou qui ne peuvent tre dduits de lanalyse de linformation crite. Louverture desprit, la communication, le respect des subordonns sont autant dindicateurs sur le climat de lunit vrifie. Lobservation est aussi une source riche dexemples spcifiques qui sont utiles lillustration des conclusions gnrales. Toutefois, lobservation physique prsente des limites : Elle nest pas toujours possible : par exemple lorsque lactivit de lentreprise est la construction de pipeline au fond de locan A partir dune observation physique ou directe il nest pas possible de gnraliser

1.3 Le questionnaire Dans certains cas lauditeur utilise des questionnaires. Il existe dailleurs souvent des questionnaires standardiss. On distingue diffrents types de questionnaires : Questionnaire ouvert ou ferm Questionnaire choix multiples Questionnaire de contrle interne

Quelque soit le type de questionnaire utilis, lauditeur doit adapter loutil lentreprise, au secteur et de garder le recul ncessaire. Le questionnaire doit guider lentretien et surtout ne pas emprisonner lauditeur et son interlocuteur. 2. Les outils descriptifs : On distingue quatre catgories qui gnralement se compltent. Les organigrammes La collecte des organigrammes de lentreprise par lauditeur est importante afin de pouvoir comprendre les responsabilits respectives du personnel. Lauditeur est trs souvent amen mettre jour les organigrammes ou rajouter ses propres commentaires sur les responsabilits relles. En effet, trs souvent, pour des raisons lies la gestion des ressources humaines de lentreprise, il peut exister des diffrences non ngligeables entre lorganigramme officiel et les responsabilits relles. Lauditeur peut ainsi comprendre quels sont ses interlocuteurs pour traiter dune procdure. Le narratif Lavantage du narratif est quil est la porte de tous (les auteurs et les lecteurs). Toutefois, il est gnralement difficile exploiter du fait de lourdeur et du manque de rigueur. Dcrire une procdure laide dun narratif ne permet pas de dcrire rigoureusement le processus. Il est donc souvent plus judicieux dutiliser des diagrammes auxquels on ajoute des narratifs.

On distingue cinq tapes, qui suivent le droulement chronologique; elles peuvent servir de canevas pour construire un rsum.

Situation Initiale (SI) : la situation est quilibre, c'est dire qu'elle n'a aucune raison d'voluer. Cette situation peut tre ngative ou positive : quand elle est ngative, on la considre comme quilibre car les personnages ne semblent pas prts ragir contre elle quand elle est positive, tout va bien et rien ne justifie qu'elle volue. Dclenchement de l'action : lorsque la SI est positive, c'est l'apparition d'un problme, d'une difficult, d'un manque que lauditeur cherche rsoudre lorsque la SI est ngative, c'est ce qui pousse lauditeur dcider d'agir contre le problme qui les opprime. Cette tape est aussi appele "Modification" ou "lment perturbateur" Action : c'est ce que lauditeur entreprenne pour faire disparatre le problme, la difficult, le manque qu'il combatte. L'action comporte en gnral plusieurs phases (tapes intermdiaires ou "pripties") Solution:le problme, la difficult "disparat", le manque "est combl" : il (elle) est rsolu(e). Cette tape est aussi appele "Rsolution" ou "Retour l'quilibre" Situation Finale:la situation est quilibre comme la Situation Initiale, mais il y a eu des transformations. Souvent, la Situation Finale n'est pas totalement positive : le problme qui a disparu a laiss la place un nouveau problme, qui peut tre un "rsidu" du problme initial. Cela permet d'enchaner une nouvelle squence, construite autour du problme qu'il reste rsoudre. Les diagrammes Le diagramme est un descriptif normalis dun circuit dinformation. Il sagit dun outil de : Visualisation Synthse et de concision Prcision Cet outil est utilis pour accrotre la comprhension dun processus. Trs souvent les cabinets ont dvelopp des symboles standardiss et une mthode spcifique dlaboration de ces diagrammes. Il est prfrable que lauditeur joigne en annexe un exemplaire de chacun des documents rfrencs dans le diagramme dtaill. Dune faon gnrale, certaines rgles doivent tre respectes pour la bonne lisibilit des diagrammes :

Subdiviser les diagrammes si la procdure est complexe. Il est important de ne pas vouloir inclure trop dlments dans le diagramme Respecter la chronologie des oprations et ne pas hsiter mettre en vidence les documents en attente. Ne pas laisser de documents sans source ou sans destinataire Utiliser une colonne commentaires qui permet de ne pas surcharger le diagramme luimme

Dans la mesure du possible, il convient de confirmer lensemble du diagramme avec linterlocuteur. En effet, cela est une bonne faon pour lauditeur de sassurer de la bonne comprhension de la procdure. Si le diagramme a t prpar prcdemment, le diagramme peut tre un excellent guide dentretien pour mettre en vidence les diffrentes modifications ralises dont linterlocuteur ne pense peut tre pas aborder car pour lui il sagit dune modification ancienne. Voir lexemple en annexe Les grilles de sparation des tches Ce document complte totalement les autres outils descriptifs. En effet, il permet de visualiser les diffrentes tches et fonctions ralises pour chaque procdure. Nature Fonctions Rception Transcription Rappro Fact/BC Rappro Fact/BR Vrification facture Comptabilisatio n Ordonnancemen t Etablissement du chque Signature du chque Envoi du chque O O C C C E A F A O Resp. Courrier A Resp. achats B Comptable C Gestionnair e D Directeur E Non ralis

O : Oprationnelle C : Contrle

E : Enregistrement

A : Autorisation

F : Financire

3. Outils de prise de connaissance et de diagnostic 6

Les outils de prise de connaissance sont surtout utiliss dans la phase de prparation et permettent de : Situer lactivit, son contexte, son volution Evaluer les enjeux et les risques : Apprcier les seuils de signification Etablir les comparaisons dans le temps et dans lespace Reprer les tendances, les variations anormales

Les techniques utilises sont les suivantes : Dcomposition de linformation Recherche dindices Utilisation des ratios danalyse financire Examen analytique Contrle de vraisemblance

Les outils de diagnostic sont surtout utiliss dans la phase prliminaire et permettent dvaluer le contrle interne et les risques de contrle. Il sagit trs souvent de questionnaire de contrles internes structurs par section des tats financiers ou par cycle dactivit de lentreprise. Ils prennent en compte les objectifs du contrle interne savoir : Protection du patrimoine de lentreprise Qualit de linformation et en particulier de linformation financire Amlioration des performances Application des instructions du groupe ou de la direction

Pour chaque objectif, il sagit de rpondre des questions prtablies qui explicitent les principaux contrles que devrait comporter la procdure pour permettre de raliser les objectifs spcifiques. Ces questions prtablies doivent pouvoir servir de guide lauditeur, mais ne sont jamais exhaustives. Il permet lauditeur de : Sassurer de la qualit de lvaluation du systme car il sert de guide mais aussi de document de synthse Amliorer lefficacit de la vrification, en aidant identifier les points de contrles essentiels

Permettre facilement la revue de lvaluation des procdures par le responsable de mission Amliorer les services rendus par lauditeur aux dirigeants de lentreprise, en mettant en vidence les faiblesses de contrle interne

4. Les techniques de validation Il en existe de multiples qui permettent dobtenir une assurance raisonnable de la validit des informations fournies. Contrles arithmtiques et valuations Ces contrles consistent vrifier non seulement les additions, multiplications mais aussi les reports. Bien que les systmes de lentreprise soient souvent automatiss, des erreurs ne sont pas totalement exclues. Au contraire, dans la mesure o le personnel de lentreprise sappuie sur les systmes, certains lments qui antrieurement taient contrls et recontrls avant laudit ne le sont plus. Il sagit galement, sans toutefois tout recalculer dans le dtail, de faire des estimations sur les calculs des cots de revient, les amortissements, la rotation des stocks etc. Enfin, il est ncessaire de pratiquer des rapprochements ou mme des reconstitutions. Contrles des documents Lauditeur doit essayer de rechercher les preuves afin de valider les soldes des comptes. Dans cette recherche, il doit donner la prfrence aux documents en provenance des tiers. En effet, la force probante des informations est croissante suivant ce schma : Informations verbales Examen de documents internes Examen dun document manant dun tiers Confirmation directe dun tiers Observation physique

Le contrle des documents inclut galement les contrles de squence, la transcription, la concordance. Enfin, lauditeur doit tre particulirement vigilant sur les anomalies et enfin sassurer que la piste daudit est respecte. Confirmation des tiers 8

Comme nous lavons vu dans le paragraphe prcdent, une des techniques qui a la plus grande force est la confirmation directe des tiers. Les principaux concerns sont : Les fournisseurs Les clients Les banques Les avocats Une position une date donne Les oprations dune priode Les litiges en cours Les signatures autorises

Les demandes de confirmation sont :

Ces demandes peuvent tre fermes ou ouvertes. Par exemple, il est possible de demander un client le montant d lentreprise une date donne en prcisant le montant figurant dans la balance client de lentreprise audite. Inversement, lors dune demande ouverte, le montant nest pas prcis. Dune faon gnrale, les demandes de confirmation demandes aux clients sont fermes, celles aux fournisseurs et aux banques sont ouvertes. En effet, le risque existant sur les comptes clients est gnralement un risque de survaluation. Or, un client ragira immdiatement sil saperoit que lentreprise audite sattend recevoir un montant suprieur. Cest le cas inverse pour les fournisseurs. Ainsi, lauditeur dispose de nombreux outils quil doit adapter au contexte prcis dans le quel il opre. II Exemple (Achats) Dune faon gnrale, en matire dachats de biens, lauditeur doit sassurer que : Les achats rpondent un besoin ; Ils sont faits au meilleur rapport qualit/ prix et au moment opportun ; Les rceptions sont contrles au niveau des quantits et de la qualit ; Lenregistrement comptable en stocks se fait dans la bonne priode (en particulier lorsquil y a dcalage entre rception des achats et rception des factures) ;

Les enregistrements comptables de la facture et de son paiement sont corrects.

En matire dachats de services, une des difficults est lie la date de rception et de consommation du service. En effet, limputation en charges ou en charges comptabilises davance lactif a un impact direct sur le rsultat de la priode. Dans laudit des achats, lauditeur doit vrifier ce qui apparat dans les comptes mais aussi et surtout ce qui ne figure pas dans les comptes, car il sagit l de charges et de dettes non comptabilises. Cest pourquoi lensemble des phases est particulirement important dans ce cycle. 1- La phase de prparation Lors de la phase de prparation, lauditeur prend connaissance des lments lui permettant de comprendre la fonction. 1.1 Les montants concerns Il nest pas rare que lentreprise ait plusieurs procdures selon le type dachats de biens et /ou services. Par ailleurs, certains achats posent des problmes particuliers, cest le cas par exemple des prestations dites intellectuelles pour lesquelles les problmes juridiques sont importants. Lexamen des comptes dachats de biens et services dans la balance gnrale permet lauditeur de classifier les achats et ne sintresser ventuellement quaux achats significatifs. 1.2 Lenvironnement externe Cela est particulirement important lorsquil sagit de matires premires et de produits cots sur des marchs. Par ailleurs, il peut exister des contraintes rglementaires, lgislatives ou fiscales, dont lauditeur doit tenir compte des ses travaux et son valuation des risques. Enfin, la structure du march peut avoir une incidence non ngligeable sur les risques inhrents et volutifs.

1.4 Environnement interne

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La connaissance de lenvironnement interne permet lauditeur de comprendre le processus dachat, depuis le mode dinitiation des commandes jusqu la prise en compte des paiements, en passant par les mthodes comptables utilises. Ceci permet de mieux connatre chaque stade du processus les acteurs. En particulier, si les achats sont dcentraliss, il est important de sassurer du moment o se fait la centralisation. 2-La phase prliminaire Lors de cette phase et selon les conclusions de la phase de prparation, lauditeur analyse lensemble des systmes, mthodes et procdures lis aux achats. Les tapes examiner sont les suivantes : 1-Etablissement de lappel doffres. 2-Lancement de lappel doffres. 3-Ngociations de lappel doffres. 4-Etablissement de la commande. 5-Suivi des rceptions. 6-Traitement des factures. 7-Traitement des paiements. 8-Processus comptable de suivi de la commande. Lensemble de ces tapes nexiste pas dans tous les cas. Souvent les phases dappels doffres sont moins formalises, les commandes sont dclanches en urgence, etc. enfin, trs souvent, les factures sont adresses au service qui a command et la comptabilit na linformation que trs tardivement. Cest pourquoi, lvaluation des procdures et du contrle interne permet lauditeur de sassurer des assertions qui intressent particulirement le client telle que la comptabilisation plus rapide et efficace des achats qui acclre la rcupration de la TVA et donc une incidence immdiate sur la trsorerie. Cette phase fait appel aux outils de collecte, aux descriptifs et ceux de diagnostic. A lissue de cette phase, lauditeur dcide sil considre ncessaire de faire une demande de confirmation auprs des fournisseurs. Il faut noter que, pour que cette demande de confirmation soit efficace, il faut que :

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-la slection des fournisseurs de fasse sur les flux dachats du fournisseur et non sur le solde de fin de priode. -il sagisse dune demande de confirmation ouverte c'est--dire nindiquant pas le moment du solde. Lauditeur ajoute aussi, ce moment, son programme de travail et peut mettre en place des procdures spcifiques ncessaires pour sassurer de la bonne prise en compte de la sparation des exercices. 2- La phase finale Les contrles de lauditeur doivent permettre de sassurer que Toutes es charges de la priode sont comptabilises ; Et seulement les charges de la priode ; Toutes et seulement les dettes la clture figurent au passif pour leur montant connu ou estim; Que la prsentation de linformation tant dans les tats financiers que dans les notes sont correctes (et en particulier quil ny a pas compensation entre les montants crditeurs et dbiteurs). Dans cette phase, lauditeur fait appel lensemble des outils de validation. Il sintresse particulirement tous les cas particuliers tels que : - soldes dbiteurs ; - remises et ristournes. Comme indiqu prcdemment, lauditeur doit faire preuve dune bonne comprhension de lactivit et de la rflexion pour imaginer ce qui ne figure pas dans les comptes mais devrait y figurer.

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Conclusion

Bien quil existe des mthodologies et de nombreux outils la disposition de lauditeur, tout moment cest son jugement et son professionnalisme qui vont dterminer ltendue des travaux mettre en uvre et superviser. En effet, quelle que soit lorganisation adopte, la responsabilit personnelle de lauditeur prvaut en dernire analyse. Cest pourquoi tous les dveloppements techniques et mthodologiques nont pas pu, jusqu prsent, allger de faon considrable une approche qui, de lextrieur, apparat souvent lourde, mais savre strictement ncessaire pour assurer la crdibilit de lensemble de lconomie et de la socit.

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