LINFORMATION DANS LENTREPRISE.

I) La notion de linformation : 1) Dfinition : Le mot information provient du latin informare qui veut dire faonner lesprit . Pour lentreprise linformation est tout lment (donne, savoir, connaissance, fait, observation) susceptible dtre utilis pour sa gestion. Remarque : Pour quelle soit utilise, linformation doit tre traite, son traitement passe par les tapes suivantes : a. La collecte et saisie : il sagit de recueillir le plus grand nombre de donnes par diffrents moyens (mdias, magazines, banque de donnes..) afin de les saisir, c'est--dire les enregistrer sur des supports (fichiers, classeurs, supports informatiques disques durs, USB.. ) b. Le traitement: cest un ensemble doprations (triage ou slection, regroupement, analyse, comparaison..) permettant dobtenir des rsultats partir des informations de bases collectes. c. La Diffusion : cest la distribution des informations aux diffrents services de lentreprises suivant les besoins. d. Le Stockage : cest la conservation des informations afin de pouvoir les utiliser ultrieurementpour prendre une dcision lentreprise a besoin des informations II) Les caractristiques de linformation : Une information est caractrise par sa qualit et son type : 1)La qualit de linformation : La qualit de linformation rside dans : - Sa pertinence : cest la parfaite adaptation ou conformit aux besoins de lutilisateur. - Sa fiabilit : cest la certitude et lexactitude qui donne une confiance dans linformation. - Sa disponibilit : cest la disposition au bon moment et au bon endroit. - Son accessibilit : cest la facilit dobtention de linformation. - Son actualisation : une information est dite actualise quand lutilisateur trouve les dates qui lui aident savoir depuis quand et jusqu quand cette information est valable. 2) Les types de linformation : III) La recherche de linformation : 1) les sources de linformation : Les sources de linformation peuvent tre interne ou externes : - Les sources internes sont disponibles dans lentreprise en son sein dans chez leur services - les sources externes: a) Les bases de donnes : a-1) dfinition a-2) fonctionnement a-3 ) les avantages

b) Une banque de donnes : b-1) dfinition : Cest un ensemble de donnes organises, enregistres sur support informatique et qui peuvent tre consultes distance par lintermdiaire des ordinateurs et de rseaux de communication. b-2) les composantes techniques : Pour exploiter une BD, on a besoin : 1. dun ordinateur : quip de moyens de stockage magntiques ( disques durs ou disquettes)ou optique ou bien numriques ( CD ROM..)cest la source des informations demandes. b-3 ) les avantages c) Internet : c-1) dfinition : cest linterconnexion de plusieurs personnes travers un large rseau international (w.w.w : world wide web) c-2) les utilisations: Avec Internet : - on peut effectuer une recherche dans de sites. - changer des messages lectroniques condition davoir un email - participer des forums et confrences. - tlcharger des fichiers textuels ou sous formes dimages ou audiovisuels. c-3) le fonctionnement (schma) 2) les modes daccs linformation : doc adapt. 3) les modes de classement : 2. Collecte et saisie de linformation Linformation dans lentreprise est indispensable vu ses diffrentes fonctions (rles) : o Linformation support de processus de gestion : elle permet la dcision et la coordination ; o Linformation instrument de communication ; o Linformation support de la connaissance individuelle ; o Linformation instrument de liaison avec lenvironnement. Pour assurer ces fonctions linformation doit tre collecte et saisie sur des supports. A. Collecte de linformation

La collecte dinformation est une opration permettant la runion dinformation interne ou externe lentreprise : Regroupement et enregistrement des documents tels que factures, chques, lettres de change, bulletin de paie, notes, rapports, PV Enqute auprs des consommateurs potentiels dun nouveau produit ; Consultation des banques de donnes ; Abonnement des revues professionnelles ; B. Saisie manuelle de linformation sur les supports papier Malgr limportance de linformatisation de lentreprise les supports papier reste toujours indispensables pour certains travaux (notes, rapports, compte rendu, fiches, dclarations, demandes, formulaires, questionnaires). Ces informations sont multiformes et certaines dentre elles doivent tre enregistres dans les supports papier. 1. Caractristiques de supports papier (limprim) a)Rle de limprim Il prpare un travail administratif : il vite de repenser pour chaque opration le lenregistrement faire. Il est plus facile de remplir un imprim que de rdiger une lettre contenant les mmes informations. De mme il facilite le traitement. Cest une mmoire : il permet de conserver des informations pour utilisation ultrieure. Cest un vhicule dinformation : il permet de transmettre, avec certitude, linformation labore aux destinataires.

b) Qualit de limprim Il est clair : il est facile remplir et exploiter ; il est agrable utiliser. Il est plus sr : il est complet ; il contient les renseignements ncessaires. Il permet dviter les erreurs lors de la saisie, du traitement. Il facilite le classement. c)Format de limprim La division dun format en deux parties gales permet dobtenir un format infrieur semblable au prcdent. Par divisions successives, on obtient les formats A1, A2, A3, A4, A6 et A7. Le chiffre qui suit la lettre A indique le nombre des divisions faites partir du format A0. Le format le couramment utilis est A4 correspond une feuille de (21* 29.7) cm

84.1 cm

A1 (84.1 * 59.4)

59.4 cm

A3 (29.7*42)

A5 (14.8*21)

A2 (59.4*42)
A4 21*29.7

A5 (14.8*21)

d) Disposition de limprim On distingue trois sortes de dispositions : Limprim enligne : le texte est crit sur des lignes continues Limprim cases : chaque renseignement est port en case, chaque case correspond une donne. Limprim colonnes : chaque colonne de limprim porte un titre et reoit des renseignement de mme nature ; cette disposition est souvent utilis pour ltablissement des tableaux statistiques. 2. Les documents de liaison Pour prendre des dcisions toutes entreprise est amene recevoir des informations ou encore les transmettant. Pour se procurer ces informations elle doit laborer des documents de liaisons. Dfinition : Les documents de liaisons sont des documents qui permettent de transmettre des informations. Ils sont rarement rutiliss, ventuellement peuvent tre dtruits. Exemples : Demande douverture dun compte courant postal, questionnaire, demande de cong, dclaration sur lhonneur 3. Les documents de position Pour stocker des informations ncessaires des traitements ultrieurs, lentreprise doit laborer des documents de position. Dfinition : un imprim de position est un document ncessaire laccomplissement des taches dun service. Il est conserv dans le service et frquemment consult. Exemple : fiche client, fiche fournisseur, registre des courriers envoys. Les caractristiques des documents (de liaison et de position) sont comme suit : Document de liaison Papier lger : gnralement utilis pour un seul traitement. Trs apparent : ncessit didentification rapide des document par lutilisateur. Pas dindicatif de classement : les document de liaison ne sont pas classs ensemble. Directives dutilisation prcises : le document est en gnral rempli par des personnes trangres au service. Document de position Papier cartonn : conserv longtemps et consult frquemment. Pas de titre : les document de mme nature sont classs ensemble, seul le classeur qui porte un titre. Indicatif indispensable pour le classement qui doit tre trs visible Pas de directives : le document est toujours rempli par les mmes employs.

support Titre Classement Directives dutilisation

Pour vhiculer une bonne image de lentrepris dune part et assurer lobjectif cibl dautre part, lentreprise doit choisir limprim qui est : De format normalis ; De couleur adquate ; De type de papier convenable ; De bonne prsentation : clair, simple, visible, lisible et facile remplir par des personnes extrieures lentreprise. Il doit contenir le nom de lentreprise et du service metteur. ) La conception dun imprim :Pour concevoir un imprim on doit suivre les tapes ci-aprs : 1) la dfinition du rle de limprim : il sagit de dterminer son type daprs son objet ( imprim de liaison ou de position). 2) La collecte des informations : il sagit de contacter les services ou les personnes concerns pour recenser les informations qu va recevoir limprimer. 3) La slection des information et la constitution des rubrique : il sagit slectionner les infor utiles et les classer dans des rubrique distingues. 4) Le classement des rubriques : il sagit dordonner et dtailler les rubrique selon leur importance et selon les services. 5) La dtermination de reprsentation adquates pour chaque rubrique : repr en ligne en case ou en colonnes selon la nature et limportance des informations. 6) Le choix des caractristiques du support papier : format, sens, couleur qualit 7) Ltablissement de la maquette : en prcisant lentte, le titre, la date, les marges, les reliures, les bordures et trames le motif ainsi que toute proprit susceptible de donn un aspect agrable (limprim reprsente limage de lentreprise). C. Saisie et stockage automatique de linformation Les supports de stockage informatique ont beaucoup volu ces dernires annes. Il ny a pas si longtemps, on utilisait presque exclusivement la disquette. Puis sont apparus les CD Rom qui ont permis de multiplier la capacit de stockage par 500. Plus rcemment, cest la cl USB qui sest impose comme le support le plus pratique. Mais suivant la quantit de donnes que vous voulez stocker, le type de fichier, sil sagit dun simple transfert ou dun archivage dfinitif, vous choisirez alors des supports diffrents.

1. Supports magntiques
supports disquette : est une mmoire de masse amovible (disque souple) capacit format de 3 pouces : 1,44 Mo. Il existe aussi des disquettes ZIP, dont la capacit va jusqu 750 MegaOctets. caractristiques De faible capacit de stockage, fragilit et pas toujours trs fiable. on prdit sa disparition depuis plusieurs annes dj. Malgr cela, on lutilise encore de temps en temps. Cest le support mmoire de base de tout ordinateur. Il contient les fichiers ncessaires aux diffrents programmes installs sur lordinateur ainsi que les documents produits ou tlchargs par lutilisateur Fonctionne comme une cl USB, mais lencombrement du matriel est plus important et par consquent la portabilit est moindre. Les prix, mme sils baissent, les rservent aux gros consommateurs de gigaoctets. Relativement fiable, se branchant sur un simple port usb, un prix dachat en chute libre et des capacits de stockage en hausse, cest le support (presque) parfait. utilisations transfert de petits fichiers matriels Lecteur de disquette

Disque dur interne : est une mmoire de masse magntique

jusqu 750 Go

Stocker et de rcuprer des informations beaucoup plus rapidement Ils peuvent aussi servir transporter ses documents pour pouvoir les utiliser sur un autre ordinateur. La cl USB remplace maintenant la disquette : transfert des fichiers personnels.

A lintrieur de lunit centrale

Disque dur externe

jusqu 500 Go

Port usb

Cl USB

De 128 Mo 4 Go

Port usb

2. Supports optiques
supports CD : Un disque compact ou CD (abrviation du terme anglais Compact Disc) est un disque optique utilis pour stocker des donnes sous forme numrique. capacit 700 Mo et parfois jusqu 800 Mo caractristiques Disque de 12 cm. Sa dure de stockage peut tre estime entre 5 ans et 50 ans. Il y a plusieurs type de CD. Un disque compact enregistrable (ou CD-R pour Compact Disk Recordable) est un disque compact qui peut tre enregistr une et une seule fois. Il s'agit d'une technologie intermdiaire entre le cdrom non enregistrable et le disque compact rinscriptible (CD-RW). Cest un support optique technologie analogique pour limage et numrique pour le son. Le procd analogique se voit de plus en plus remplac par le stockage numrique. Il nest pas rinscriptible et est produit en pressage en usine. Faible cot de stockage ; Prennit des informations ineffaable (dure de vie 10) ; Accs rapide aux documents. utilisations Conserver : Des bases de donnes, des catalogues, des textes complets, des films, des sons, des annuaires professionnelles, des brevet, des documents techniques Matriels Lecteur /graveur

Vidodisque : connu sous les noms de laservision et de laserdise il est disponible en deux standards (PAL et NTSC).

Les vidodisques longue dure (CLV 108 000 images stockes). Des vidodisques interactifs (CAV 45000 images stockes).

Cest un support idal pour la conservation dune grande quantit dimages fixes, mais il est peu adapt au stockage des textes. Exemple : vidodisque de la bibliothque nationale paris, sur les estampes de la rvolution franaise.

Pour lire le vidodisque il faut un vidolecteur.

Disque optique numrique (DON) Cest un disque de taille variable (12 30 cm). Sur lequel on peut enregistrer par un procd numrique du son, du texte et des images fixes. DVD

Le DON peut enregistrer plus 10 Go.

Les donnes inscrites sur le DON une premire fois ne peuvent pas tre modifies par la suite. Le faible cot de stockage ; La prennit des informations ineffaable (dure de vie 10) ; Laccs rapide aux documents. facilit d'utilisation et souplesse d'usage. qualit de l'image trs suprieure. le prix des graveurs et des consommables vierges (le DVD en lui-mme) est peu lev. le gain de place. Le sigle DVD signifiait l'origine Digital Video Disc, soit disque vido numrique . Par la suite, des fabricants ont essay de populariser la dnomination Digital Versatile Disc, soit disque numrique versatile . Elles peuvent tre de diffrents formats : SD card, compact flash, memory stick, xD card, MMC card, microdrive

Larchivage de gros stocks de donnes. Conserver une quantit importante de documents sur une longue priode (banque, assurance dure ; Les bases de donnes ; Les fichiers DVD-Vido contenant des films (vido et son) ; DVD-Audio contenant du son haute-dfinition) DVD-ROM donnes informatiques : systmes d'exploitation, applications, encyclopdies, jeux vido, PlayStation 2,..

Le DON est lisible par microordinateur auquel il est connect grce une interface et un logiciel de gestion documentaire. Lecteur DVD /graveur

7 Go pour le simple couche et 8,5 Go pour le double couche (et mme jusqu 18 Go pour le double face, double couche)

carte mmoire

128 Mo 4 Go (en rapide volution)

Elles sutilisent dans les appareils photos numriques, certains baladeurs MP3 ou tlphones portables.

Lecteur de carte ou appareil dutilisation dorigine

Les capacits de la plupart de ces supports sont en constante volution. Les chiffres donns peuvent donc voluer en hausse au fil des mois. V- diffusion de linformation : Crer puis communiquer linformation est devenu une obligation pour lentreprise. Les moyens de partager linformation sont multiples et suivent une constante progression. Transmettre linformation dun metteur celui qui dtient linformation- un rcepteur ce lui qui est destin linformation- est lopration de communication. La transmission de linformation fait intervenir quatre lments : Une source : lorigine de linformation (lmetteur). Un systme de codage : il permet de donner une forme vhiculable linformation (texte, sons, images). Un systme de transmission (canal) : cest le moyen de circulation de linformation. Un destinataire : il reoit linformation (rcepteur). Ainsi on peut tracer le circuit de communication : Canal Remarque : c

Emetteur

Codage

Dcodage

Rcepteur

est le nombre de destinataires de linformation qui fait nuancer la diffusion de la transmission ; on parle de transmission si le nombre est peu lev. Si linformation est destine au grand public on parle alors de la diffusion. A. Transmission de lcrit : La transmission des support papier (note, lettre, demande) se fait par lintermdiaire des outils de communication comme : 1Tlcopieur : Appareil ralisant des tlcopies. Un tlcopieur ou tlfax est un appareil lectronique qui convertit l'image de documents en impulsions lectriques pour les transmettre un destinataire. 2.Tlex : Est un rseau de communication, permettant la transmission de donnes textuelles. 3.Rseau : messagerie lectronique. Intranet, Extranet, Internet. B. Transmission des messages oraux: La transmission de linformation orale se fait essentiellement par : 1. Tlphone : Fixe ou mobile passer un coup de fil .

2. Rpondeur: Un rpondeur est un quipement lectronique dont le but principal est de rpondre de faon
automatique un appel la place d'un utilisateur, soit parce qu'il est absent, soit parce qu'il ne souhaite pas rpondre. la diffrence des, qui sont gnralement intgrs dans les quipements du rseau tlphonique, le rpondeur est physiquement install dans les locaux de l'utilisateur, habituellement branch ou intgr un tlphone .

3. Audioconfrence : Technique par laquelle des personnes peuvent couter et participer la conversation. Communication dans les deux sens. Utilise dans les runions distance dans les entreprises. Avantages : Simplicit, efficacit, rapidit de mise en uvre, B. Transmission de linformation visuelle: Linformation visuelle est transmise essentiellement par : 1.Visiophonie : Technique consistant transmettre en temps rel la fois le son et l'image l'aide d'un visiophone par opposition au tlphone qui ne transmet que le son.

2.

Vidoconfrence :La visioconfrence est un outil fiable et efficace. Il sagit de la mise en place de Runion distance de plusieurs personnes par l'intermdiaire d'un visiophone lors de laquelle on s'change du son du limage mais surtout des images animes des participants.

4.

3.Vido transmission : Outil de communication mobile audio et vido. Ile permet de : Discutez distance avec une autre personne Transmettez en continu les images de ce que vous regardez La Webconfrence : La Web Confrence est une application Internet qui offre la possibilit d'organiser des confrences, des runions ou des formations virtuelles avec des personnes distantes. Chaque participant est invit se connecter via un "lien" qui lui est transmis par l'organisateur. Elle vient complter parfaitement la vido et laudioconfrence. L'utilisateur peut ainsi dmarrer une confrence tout moment, elle convient tant pour les runions quotidiennes de travail que pour les grands vnements de communication externe ou interne, entre socits ou entre services d'une mme entreprise : Marketing, Ventes, Ressources humaines Les utilisateurs communiquent en audio ainsi que par messagerie de type chat . Les outils requis pour tirer profit du Webconfrence ; un PC connect sur le Web et un tlphone.