Excel avanc

Frdric Gava (MCF) gava@univ-paris12.fr

LACL, btiment P2 du CMC, bureau 221 Universit de Paris XII Val-de-Marne 61 avenue du Gnral de Gaulle 94010 Crteil cedex

Rappels et complments sur Excel

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Quest-ce quune formule ?

Nom de la cellule Formule de la cellule

Rsultat / valuation de la formule

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Syntaxe dune formule (1)

Oprateur daffectation

s a ! p ! e N lier b u o

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Syntaxe dune formule (2)

Oprandes (donnes traiter) Rfrences aux cellules Constantes Plages cellules

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Syntaxe dune formule (3)

Oprateurs (instructions) Oprateurs de calcul Fonctions

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Nommage dune cellule

La cellule A3 est maintenant la cellule note_globale

Nouveau nom

Attention : Pas despace !

(Vous pouvez remplacer les espaces par _)
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Relative versus absolue (1)

Problme ?

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Relative versus absolue (2)

Formule en rfrence relative

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Relative versus absolue (3)

On tend la cellule sur les autres cellules.

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Relative versus absolue (4)

Erreur !

La rfrence concernant la taxe est aussi descendue de deux cellules.

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Relative versus absolue (5)

e Un n tio lu so

tape 1 :

On renomme la cellule pour la rendre absolue

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Relative versus absolue (6)

= B2 + B2 * Taxe

tape 2 : tape 3 :

On tape la formule correspondante au calcul.

On tend la cellule sur les autres cellules.
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Note : On aurait put utiliser la rfrence absolue $C$6

Oprateurs classiques (1)

arithmtiques : + Addition 3+4 ou A3 + B5 - Soustraction 21 ou A4 B7 * Multiplication 3*4 ou A5 * B8 / Division 10 / 5 ou A1 / B7 ^ Puissance 2 ^ 3 (2*2*2) ou A1 ^ B7 de comparaison : < et > Infrieur et Suprieur <= et >= Infrieur ou gal et Suprieur ou gal = et <> gal et Diffrent (non gal) Exemple: A3 >= 100

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Oprateurs (2)
de texte : & Concatnation

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Les erreurs de calcul

##### : Entrer une date sous forme de XX mois XXXX et rduire la largeur de la colonne ! #DIV/0 : Diviser une valeur par la valeur dune cellule vide (ou par 0) ! #NOM : Faire Somme(<rfrence dune cellule> : xxxx) ! #NOMBRE : Faire 1000 1000 ! (dpassement de capacit) #VALEUR : Essayer de calculer la valeur absolue dun argument de type texte !

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Formules avances

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Fonctions de Recherche (1)

Renvoie une valeur provenant d'une plage
Recherche dune ligne : Recherche dune colonne : RECHERCHEV RECHERCHEH

Syntaxe : RECHERCHEV(valeur;plage;num_colonne)
valeur : Valeur chercher (Rfrence ou constante) plage : la plage o seffectue la recherche Num_colonne : le numro de la colonne dont la valeur doit tre renvoye
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Fonctions de Recherche (2)

Renvoie dune valeur provenant d'une plage
Dans la plage A1:B6 : -Colonne 1 : nom -Colonne 2 : note
Recherche la ligne de Benoit dans cette plage et donne la note.

= RECHERCHEV ( Benoit ; A1:B6 ; 2 ; FAUX)

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Fonctions de Recherche (3)

Si le tableau est tri
=RECHERCHEV( B1 ; D3:F6 ; 3 ; VRAI)

Colonne1

Colonne3
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Autres recherches
Index(tableau;no_lig;no_col)
La fonction Index renvoie la donne situe l'intersection de la ligne et de la colonne du tableau (plage) de recherche. Exemple Index(A1:D8;3;2) retourne la valeur de la cellule de troisime ligne et deuxime colonne cest--dire B3

EQUIV(valeur_cherche;tableau_recherche;type) Renvoie la position relative de la valeur_cherche dans le tableau o on effectue la recherche. Type est le nombre -1, 0 ou 1 qui indique comment Excel doit procder pour comparer l'argument valeur_cherche aux valeurs de l'argument tableau_recherche :
Si la valeur de l'argument type est 1, la fonction EQUIV trouve la valeur la plus leve qui est infrieure ou gale celle de l'argument valeur_cherche. Si la valeur de l'argument type est 0, la fonction EQUIV trouve la premire valeur exactement quivalente celle de l'argument valeur_cherche. Si la valeur de l'argument type est -1, la fonction EQUIV trouve la plus petite valeur qui est suprieure ou gale celle de l'argument valeur_cherche.
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Fonctions Conditionnelles
Fonction SI SI(test ; valeur_si_vrai ; valeur_si_faux)

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Les filtres automatiques

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Excel en tant que mini-SGBD

Nous allons voir ici, comment utiliser Excel en tant que mini-SGBD : utiliser les feuilles en tant que table (relation) Nous allons donc pouvoir fusionner des donnes, les slectionner, etc. (nous avions dj vue comment trier des donnes). Vous remarquerez immdiatement les limites ; avec Access (le SGBD dOffice), ces limites seront dpasss (notamment par les requtes SQL). Nous verrons cela bientt mais avec un peut de temps car cela nest pas si vident que cela (faut bien terminer par le plus dure)
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Filtres automatiques (1)

Dans une feuille (ou une plage de donnes) en tant que table, on peut slectionner (et ne pas faire apparatre les autres) certaines donnes. Exemple dune table en Excel:
Noms des colonnes

Cela correspond Enseignant(Nom,Prnom,Statue)

la

table
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Filtres automatiques (2)

Pour chaque colonne, on peut slectionner quelles sont les lignes qui nous intresse Comme, on peut moduler ces choix, on parle alors de tableau dynamique (en SQL, nous verrons que cela correspondra la clause WHERE) Exemple, slectionner que les MCF :
On clique dans le menu Donnes On obtient : Filtre Filtre Automatique

Puis, on clique sur la colonne Statue, et on choisit MCF. On obtient alors

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Filtres automatiques (3)

Dmo Flash trouve sur http://top-assistante.com Reproduction copyright Double-clic sur licne pour avoir la dmo

Filtre1.swf
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Filtres automatiques (4)

On peut aussi choisir des filtres plus labors Pour cela, on clique sur une des colonnes puis on choix personnalis :

Il existe plusieurs variantes comme commence par , se termine par etc 28/48

Sous-totaux (1)
Comme on peut slectionner des lignes du tableux (filtre), il est possible de faire des calculs sur les sous parties de ce mme tableau Prenons cet exemple : Nous souhaitons les ventes totales Pour chaque entreprise Notez quil faut que les donnes soient tries Puis faisons les totaux des ventes de chaque entreprise. Pour cela, il faut cliquez dans le menu Donne puis slectionner Sous-totaux 29/48

Nous pouvons alors choisir :

Sous-totaux (2)

Le champ A chaque changement de : on slectionne sur quel champs nous souhaitons un sous total. Ici par entreprise. Utiliser la fonction : plusieurs fonctions sont notre disposition mais celle que nous allons utiliser est bien entendu Somme Ajouter un sous-total : ici, il nous faudra cocher Vente pour totaliser les ventes par entreprise Remplacer les sous-totaux existants : il est prfrable de laisser cette case coche. Si vous avez dj utilis la fonction Sous-totaux pour obtenir d'autres rsultats, ceux-ci seront donc effacs au bnfice des nouveaux calculs. Saut de page entre les groupes : cette option permet d'obtenir, automatiquement, une page par entreprise. Soyez prudents dans son utilisation. Ici, nous n'avons que 9 entreprise (donc au minimum 9 pages), mais si nous en avions eu 150, cela n'aurait pas t sans incidence ! Synthse sous les donnes : les rsultats sont groups chaque changement d'entreprise

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Filtres labors (1)

la grande diffrence entre un filtre automatique et un filtre labor est que ce dernier doit tre saisi manuellement ; Pour autant, pas de panique : ce n'est pas franchement compliqu. Activez la commande Donnes - Filtre labor On peut activez Copier vers un autre emplacement si on dsire conserver intact les donnes d'origine s dans le champ Plages, slectionnez vos donnes dans le champ Zone de critres, slectionnez votre zone de critre. Attention : ne slectionnez que les lignes non vides de votre zone de critres. Ceci est extrmement important : si vous slectionnez une ligne de critres vierge, Excel considrera que vous souhaitez slectionner l'intgralit de votre base ; cochez Extraction sans doublon si vous ne souhaitez pas avoir plusieurs fois le mme enregistrement.

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Les filtres manuels sont des cellules contenant le filtre. On les appels zones de critres Il est souvent conseiller davoir une zone de critres (cellules content les filtres) puis une zone de donnes (extraction) Plusieurs critres sur une mme ligne : ET Plusieurs critres sur des lignes diffrentes : OU Exemple :

Filtres labors (2)

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Les critres des filtres labors

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Les tableaux croiss dynamiques

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Objectif
But par lexemple :
A partir d'un tableau recensant par exemple toutes les commandes de l'anne, les tableaux croiss dynamiques permettent d'obtenir, des tableaux statistiques. Voici, titre d'illustration, quelques exemples de rsultats qu'il est possible d'obtenir
le nombre ou le montant des commandes pour chaque client ou type de produits (en valeur absolue ou bien mme en %) ; le montant ou le nombre de commandes trait par chaque employ ; le montant gnr par chaque produit vendu, soit dans l'anne, soit par mois ou par trimestre.

Il ne faudra pas confondre les tableaux croiss et les SGBD 35/48

Comparaison
A le diffrence des SGBD, les donnes proviennent dune seule et mme table (feuille) ; Dans les SGBD, les donnes peuvent, pour des raisons defficacit et de non redondance des informations, provenir de diffrentes tables et mme tre slectionns en chaque table (nous verrons ces possibilits dans les prochains cours avec les requtes SQL) Par contre, les donnes seront donnes de manire brutecest--dire sous la forme dune table. Avec les tableaux dynamiques, les donnes seront prsents sous la forme de tableaux Excel (avec donc toute lesthtisme qui peut all avec) On a donc
Access pour retrouver/slectionner ces donnes Excel pour les traiter et les visualiser correctement
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But gnral
Entrer les donnes Formules et macros Excel

Modlisation en Merise

Tables en Access

Tableaux en Excel

Feuilles de calcul En Excel

E/A

Relations

Requtes SQL

Tableaux dynamiques

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Cration dun tableau crois

Pour dbuter, vous devez donc disposer d'un fichier de donnes. Exemple :

Ensuite, on slection le menu Donnes , rapport de tableaux croiss dynamiques Nous passons la cration du croisement (forme de dauto-jointure) 38/48

Cration dun tableau crois (1)

la 1re tape vous invite slectionner le fichier source exploiter. Il peut s'agir
d'une liste ou base de donnes Excel (notre cas) source de donnes externes ; cette option permet de rcuprer des informations dans des fichiers non Excel comme par exemple des rsultats de requtes SQL en Access des plages de feuilles de calcul avec tiquettes (valable si vous avez utilis la fonction Dfinir un nom), ou un autre rapport de tableau ou de graphique crois dynamique.

La seconde zone d'option vous permet d'laborer soit un tableau, soit un graphique dynamique. Notre choix s'est port sur un tableau. Cliquez sur Suivant

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Cration dun tableau crois (2)

Il vous faut slectionner votre fichier de donnes. Si la zone contenu dans le champ Plage n'est pas la bonne, effacez son contenu et activez votre feuille de calcul. Slectionnez ensuite l'intgralit de votre tableau ; cliquez sur Suivant

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Cration dun tableau crois (3)

Choisissez, un emplacement pour votre tableau crois dynamique. Il est conseill d'opter pour une Nouvelle feuille. Bien qu'il soit possible de cliquer directement sur le bouton Terminer, puis de procder ensuite l'amnagement de vos donnes, il est recommand de prendre l'habitude de cliquer sur le bouton Disposition...

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Cration dun tableau crois (4)

Exemple : nom des socits dans lignes et PrixTotal dans donnes Par dfaut nous avons Somme des PrixTotal mais nous pouvons aussi avoir :
MOYENNE NOMBRE MIN ou MAX

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Cration dun tableau crois (5)

Dans notre cas :

Puis on accepte la cration du tableau et on obtient :

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Cration dun tableau crois (6)

Si on double-clic sur le champs NomProduit : Et on peut faire la mme chose pour chacun des autres champs Attention, ne pas oublier de cliquer sur le bouton ! si on modifie les donnes (actualiser)

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Animation
Dmo Flash trouve sur http://top-assistante.com Reproduction copyright Double-clic sur licne pour avoir la dmo

Tcd1.swf
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Cration dun tableau crois (7)

Si on prend le tableau suivant : On obtient alors :

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Plus de dtails
PECA
Vous trouverez plus de dtails et doptions supplmentaires sur
regrouper les donnes par dates amliorer la prsentation dun tableau crois etc

ladresse suivante : http://www.top-assistante.com/

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A la semaine prochaine !