Fiche de Procedure

Carte didentit
Rfrencement Intitul du processus DFI - DEP - 03.01 Procdure d'achat d'un titre de transport - Application SIFAC

Pilote du processus

Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne - Direction des Finances

Contexte du processus (amont / aval / contraintes / rglementation) + primtre

Dploiement de SIFAC et mise en place des ples de gestion financire

Acteurs du processus
Entits/acteurs qui concourent directement au droulement du processus Personnes concernes au sein des composantes, des units de recherche, des directions et des ples par le processus de dpense

Acteurs internes

Acteurs externes

Description du processus
Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) : Identifier lenchainement des oprations, les acteurs impliqus et les responsabilits de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en uvre Lgende (signification des formes employer pour raliser le schma)
Donnes (en entre ou en sortie) non formalises par un support particulier Fichier informatique ou base de donnes

Document papier

Contrle / dcision oui: sortie par le bas/Non: sortie par le ct Opration manuelle

Prparation

Traitement/tche Dbut ou fin dun processus (si enchainement avec un autre processus, mentionner le nom dans la forme) Connecteur vers un autre processus ou sous-processus, renvoi vers une autre page

Traitement informatis

Saisie de donnes dans une application

Transmission /circulation de donnes ou dinformations

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Acteurs impliqus Etapes

Composantes, units de recherche, directions rattaches un ple composantes, units de recherche, directions non rattaches un ple

Ples mutualiss Agence comptable Contacts financiers Le formulaire de prcommande d'achat est disponible sur Pliadeweb. Il peut tre complt de documents joints scanns tel que le mail envoy par le dtenteur du march. Une fois saisi, un mail d'avertissement est envoy au contact financier. Commentaires

Saisie
1 - Ralisation de la prcommande d'achat

2 - Ralisation de la commande d'achat

La commande d'achat est saisie dans SIFAC puis renvoye par mail. Paralllement, le contact financier s'assure que la demande d'tablissement d'un ordre de mission a bien t ralise.

3 - Impression de la commande d'achat

L'original est sign par l'ordonnateur et envoy au fournisseur,une copie scanne est envoye au ple. Le missionnaire reoit alors soit un billet lectronique, soit un billet de transport spcifique, soit un titre retirer la borne.

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Saisie

Un formulaire de certification du service fait est disponible dans Pliadeweb, et doit tre valid par la personne qui a rceptionn la commande.

4 - Certification du service fait dans le web

6 - Certification du service fait dans SIFAC

Si le service fait n'a pas t effectu dans un dlai de 5 jours compter de la saisie de la commande d'achat : contacter par mail le missionnaire en mettant en copie le contact financier. Si le missionnaire part l'tranger hors Europe :s'assurer que le formulaire spcifique de demande d'autorisation a t complt et sign par le prsident

7 - Rception de la facture et des pices complmentaires, le cas chant, par le ple

8 - Traitement de la facture en vue du paiement

Saisie dans SIFAC et scan de la facture originale dans la bannette. Phase transitoire : la facture originale est adresse l'agence comptable Consultation quotidienne des factures en attente du visa comptable, auxquelles sont rattaches les pices complmentaires dans la bannette Phase transitoire : envoi de la liste des pices transmises pour visa comptable signe par l'ordonnateur laquelle sont jointes les factures originales

9 - Prise en charge comptable

Documentation associe

Documentation du processus (Lister et joindre les documents : fiche(s) de procdure, mode opratoire, notes internes)

Commande d'achat signe par l'ordonnateur Formulaire de certification du service fait Formulaire de demande d'autorisation en cas de dpart l'tranger hors Europe, sign par le prsident Phase transitoire : liste des pices transmises pour visa comptable

Modalit dlaboration
Fiche tablie par : (+modalits dlaboration, participation) DFI - Dpartement de l'animation du rseau et du contrle interne

Fiche valide par : Hlne Mangano, Directrice de la DFI

Date de validation :

12/16/2010

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