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Messerli gestion de chantier avec plateforme de soumissions intgre

Plateforme de soumissions
Introduction pas pas
Lutilisation de la Plateforme est gratuite pour :
- les utilisateurs de Messerli Gest avec abonnement
- les entrepreneurs invits offrir

Plateforme de soumissions - Introduction

Messerli GEST

Pour vous connecter la plateforme de soumissions depuis la gestion de chantier, vous


avez besoin dun ID utilisateur et dun mot de passe. Vous trouverez ces donnes dans
linvitation personnelle que vous avez obtenue de notre part.
Si vous navez pas encore dinvitation, vous pouvez simplement nous la demander comme
dcrit ci-dessous, vers le symbole
Dans la gestion de chantier, le menu Options Paramtres plateforme soumissions

ouvre la fentre dannonce. Saisissez-y le numro de client et le mot de passe.


En tant quadministrateur, vous pouvez grer les
donnes de base, celles de la socit, les
informations complmentaires et les paramtres
utilisateurs de la plateforme de soumissions.

Si, plus tard, vous souhaitez modifier le mot de passe qui vous a t attribu, allez
simplement au point Modifier le mot de passe.
Le bouton

lance la vrification des donnes et active les options

et
. Un clic sur Paramtres vous permet daccder aux
donnes de base de la plateforme de soumissions.
La case Login activ doit obligatoirement tre coche pour que laccs la plateforme soit
accord.
Pour obtenir les donnes de connexion, cliquez sur Demander n de client. La
fentre suivante souvre :
Saisissez-y vos donnes de socit. Il est impratif de donner une
adresse e-mail valable. Si linvitation doit tre envoye une
personne en particulier, p. ex. ladministrateur de la plateforme,
il faut ajouter la personne de contact avec une adresse e-mail
valable.
Le bouton Envoyer nous transmet un e-mail. Vos recevez ensuite,
dans les prochains jours, les donnes daccs.
Aot 2011

Pfadackerstrasse 6 8957 Spreitenbach Tl. 056-418 38 00 Fax 056-418 39 00 www.messerli.ch

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Les donnes de la socit se


saisissent dans le premier onglet.

Les informations complmentaires peuvent se


saisir dans le deuxime onglet.

Une adresse e-mail valable doit


imprativement tre saisie.

Ces donnes sont importantes pour que les


entrepreneurs puissent connatre la grandeur de
votre socit, son ge, sa zone dactivit et ses
offres de prestations.

Utilisateurs
Tous les utilisateurs de la gestion des utilisateurs sont affichs dans cette liste. Un utilisateur
qui doit pouvoir accder la plateforme de soumissions a obligatoirement besoin dune
adresse e-mail personnelle.
Les fonctions quun utilisateur a besoin sont attribues laide des cases cocher. Un seul
utilisateur peut tre la personne de contact ou ladministrateur. Tous les autres utilisateurs
sont des collaborateurs.

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Le bouton Gestion des utilisateurs permet de saisir de nouveaux utilisateurs ou de modifier


des utilisateurs existants.

Les utilisateurs qui sont repris dans la liste reoivent automatiquement un e-mail avec les
donnes qui leurs permettront de se connecter la plateforme www.baup.ch. Ces donnes
ne sont pas ncessaires pour lutilisation de la gestion de chantier.

E-mail

Lorsque toutes les donnes ont t saisies, les donnes de base peuvent tre quittes.

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Donnes du bureau et du projet


Dans la gestion de chantier, menu "Donnes du bureau et du projet" de laffaire qui doit tre
place sur la plateforme, il faut commencer par cocher la case Placer le projet sur la
plateforme de soumissions.
Ainsi, tous les champs de saisie qui doivent obligatoirement tre remplis reoivent une *.
L'utilisateur connect au programme est propos comme personne de contact.
Le bouton

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permet de changer la personne de contact.

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Lorsque la fentre est quitte avec Fermer, les donnes sont crites sur la plateforme de
soumissions. Lorsque l'on se connecte avec son adresse e-mail personnelle et son mot de
passe www.Baup.ch, les donnes sont visibles. Ceci, seulement pour les personnes de la
socit qui ont t dfinies comme utilisateurs de la plate-forme de soumissions.

Dans le menu du projet, vous trouverez le nouveau menu Plateforme de soumissions.


Celui-ci contient le poste de commande complet de la plateforme de soumissions Messerli.

Pour commencer, slectionnez la soumission dans la Liste des soumissions/contrats.

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Ensuite, passez l'onglet Soumissions.

Donnes de soumission
Dans les donnes de la soumission, tous les champs qui sont marqus incomplet en rouge
doivent tre remplis. Il est possible d'crire directement dans les champs ou de saisir les
indications manquantes dans le menu d'impression de la soumission. Le bouton vous y
amne directement.

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Conditions
Les conditions doivent tre vrifies. Lorsque la soumission a dj t envoye, celles-ci ne
peuvent plus tre modifies.

Documents
La prochaine tape consiste regrouper tous les documents de la soumission.
Avant de crer les fichiers, vous pouvez contrler les paramtres d'impression et
d'exportation SIA451 l'aide du bouton .

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En faisant un double-clic dans le champ de statut, les fichiers SIA et l'impression de la


soumission au format PDF sont automatiquement gnrs.

Le bouton
permet d'ajouter d'autres documents comme, par exemple, des
plans, une description de la construction, un modle de contrat, etc.

Le bouton
ajout.

permet d'enlever des documents qui avaient pralablement t

Entrepreneurs
Les entrepreneurs qui ont t saisis prcdemment dans la liste d'envoi sont affichs dans la
liste des entrepreneurs. D'autres entrepreneurs peuvent tre cherchs dans la gestion des
adresses

ou dans la liste des soumissionnaires

Lorsqu'un entrepreneur est affich comme incomplet, un outil indique quelles sont les
donnes manquantes. Vraisemblablement cette adresse n'a pas de personne ou d'adresse
e-mail. Un clic sur le bouton
permet de complter l'adresse. Pour les autres adresses, il
est possible d'ouvrir la fentre des donnes d'adresse et de les contrler l'aide d'un
double-clic.

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Le bouton

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permet d'effacer les entrepreneurs.

Avec Envoyer soumission, tous les documents seront transmis sur la plateforme de
soumissions. Tous les entrepreneurs de la liste sont alors invits par la plateforme dposer
leur offre. La colonne Statut affiche toujours l'tat actuel de l'entrepreneur. La colonne Date
indique le moment de l'envoi.

Invitation envoye
Si un entrepreneur n'est pas encore enregistr, il reoit automatiquement une invitation le
faire pour pouvoir galement dposer une offre.

E-mail un entrepreneur non enregistr, avec une invitation le faire gratuitement :

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Offre possible sur invitation


Les entrepreneurs qui sont dj enregistrs sur la plateforme reoivent directement un
e-mail avec l'invitation dposer une offre.

E-mail un entrepreneur enregistr :

Cette fonction permet de saisir un message complmentaire qui peut tre dlivr tous ou
galement une slection d'entrepreneurs.
Ce message sera finalement envoy par e-mail.

Messagerie de la plateforme de soumissions


Ici, sont rsumes toutes les activits de la plateforme de soumissions. Les filtres permettent
de classer les messages selon diffrents thmes. Les activits sont visibles, sans qu'il soit
ncessaire de se connecter www.baup.ch, notamment lorsqu'un entrepreneur participe,
qu'une offre a t dpose, etc.

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Lorsqu'un ou plusieurs entrepreneurs ont soumissionns, les offres individuelles peuvent


tre cherches l'aide du bouton Recevoir les offres et peuvent directement tre analyses
dans la comparaison des offres.

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Pour terminer, il est possible de continuer travailler comme d'habitude dans la


Comparaison des offres.

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La phase d'appel d'offres peut tre termine n'importe quel moment, sinon elle continue
jusqu' la date de saisie prdfinie.

Lorsque la phase d'appel d'offres est termine, soit par la date de saisie arrive chance,
soit par la fin manuelle, les onglets Rvision des offres et Contrat/Remerciement
deviennent actifs.

Rvision des offres


Le bouton
permet de dmarrer le tour de rvision des offres. Vous tes
invits saisir la date de rponse.

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E-mail aux entrepreneurs qui ont dpos une offre pour, ainsi, les inviter au tour de rvision
des offres :

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Le tour de rvision des offres peut galement tre interrompu manuellement l'aide du
bouton

. Ensuite, les entrepreneurs ne peuvent plus dposer d'offres.

Contrat/Remerciement

Entrepreneur avec contrat


Le contrat est tabli l'aide du bouton
habituelle, au menu Contrats, adjudications.
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. Vous accdez ainsi la saisie

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Documents du contrat
Le bouton
ouvre le menu d'impression du contrat. Vous pourrez y saisir tous
les paramtres qui doivent tre dfinis pour ce contrat.

Le bouton
permet de charger les documents du contrat
comme fichiers PDF, ainsi que d'autres documents.

Le bouton

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permet d'effacer un document de la liste.

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Envoyer contrat
Le texte d'accompagnement est affich et peut galement tre modifi. Pour terminer, tous
les documents sont envoys sur la plateforme l'aide du bouton
l'entrepreneur peut aller y chercher les donnes.

et

Ce que voit l'entrepreneur sur la plateforme de soumissions :

Entrepreneurs remercis
Le bouton
menu d'impression.
Le bouton

permet de modifier le texte de la lettre de remerciement dans le

gnre le PDF.

Pour terminer, les lettres de remerciement sont envoyes sur la plateforme l'aide du
bouton
la plateforme.

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. Les entrepreneurs concerns peuvent tlcharger la lettre depuis

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Gestion des adresses CRM


Ce nouveau bouton, dans la gestion des adresses, permet de rechercher les adresses des
entrepreneurs qui se sont dj enregistrs sur la plateforme.

Vous pouvez rechercher des adresses au moyen des nombreux champs, comme :

Socit/Nom :
E-mail/Site Internet :
Catgorie de travail (CFC):
Catgorie de travail (CAN):
Offre de prestation :
Rue, n :
NP/Lieu :
Zone de service :

recherche par classifications


combine avec un chapitre CAN
recherche par texte libre de l'entrepreneur

Zone de service en km

puis imports celles souhaites l'aide du bouton


adresses. Cette fonction est galement possible par double-clic.

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dans la gestion des

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