11.4.

Le cycle du personnel
11.4.1. GENERALlTES
Comme les immobilisations corporelles et les stocks, les ressources humaines constituent
une valeur au sein de I'entreprise; iI importe donc d'en suivre l'affectation.L'organisation
interne concernant le personnel et les frais de personnel portent notamment sur:
-I'engagement et le licenciement de personnel (conformement aux budgets et a la
planification);
- la fixation des salaires fixes ou des salaires horaires;
-la fixation des prestations ou des heures de travail fournies;
-le calcul des frais de personnel et I'etablissement des decomptes pour I'O.N.S.S., le
precompte mobilier et les traitements/salaires nets;
-le paiement des frais de personnel;
-/' enregistrement comptable des frais de personnel.
Cette enumeration fait apparaitre surtout des fonctions de disposition et d'enregistrement.
Toutefois, il ne faudrait pas negliger la fonction de controle.
Le controle interne relatif au cycle du personnel se fondera dans une large mesure sur la
creation de separations de fonctions.

11.4.2. LES SEPARATIONS DE FONCTIONS

Dans la pratique, la fonction de disposition sera assuree par la haute direction, ou encore
par un service du personnel place sous I'autorite immediate de cette derniere. Par ailleurs,
les cadres peuvent souvent et re impliques dans les procedures de recrutement et de
selection des nouveaux membres du personnel, mais la decision finale (la decision de
disposition) restera entre les mains de la haute direction.
L'information de base, en matiere d'effectifs et de remunerations, est reprise dans les
dossiers du personnel et sur des fiches ou dans une banque de donnees.
La centralisation de cette information de base entre les mains d'un service du personnel est
importante dans I'interet de I'uniformite. Elle cree par ailleurs la possibilite d'obtenir, aupres
d'une seule source d'information, un apen;u de tous les contrats de travail en cours, ce qui
facilite le controle.
La fonction d'enregistrement concerne d'abord la determination systematique des heures
de travail fournies, des salaires mensuels ou des salaires horaires de base ou de la
transmission de ces informations au service charge des calculs des frais de personnel.
L' organisation de la fonction d' enregistrement est determinee par la nature des activites du
personnel et des besoins d'information qui existent en la matiere. 11 suffit de penser aux
primes de productivite, aux travaux en regie, au travail sur place chez le client, etc.
L'enregistrement des prestations du personnel ne peut etre dissocie d'un controle sur la
presence du personnel. Les controles internes concernant la presence ou les prestations
du personnel pourront et re fort differents en fonction des circonstances.Parmi les

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possibilites, signalons la surveillance visuelle par la direction, les appareils pointeurs, des
contr61eurs specifiques, des rap ports de prestation signes pour accord par le client, etc.
La fonction d'execution en matiere de calculs des frais de personnel est souvent conMe El
un service externe (secretariat social). Les contr61es sur I'exactitude et le caractere complet
des informations transmises El ce service ainsi que ceux sur la fiabilite du processus de
traitement de ces informations sont indispensables. Si les calculs de salaires s'effectuent
dans I'entreprise, iI y a lieu d'organiser une separation de fonctions entre le service
concerne et les autres services qui interviennent dans le cycle du personnel.
Enfin, la fonction de disposition concerne le paiement des salaires et autres coOts du
personnel; elle devra etre remplie distinctement.
Des descriptions de taches et de fonctions devront et re etablies pour chaque partie du
cycle du personnel.

11.4.3. LES CONTROLES ANALYTIQUES

En cas de remuneration El la prestation, les contr61es analytiques devront etre organises en
etablissant la relation avec le flux des biens et des services.
Dans certaines entreprises de production ou de services, des contr61es globaux a posteriori
sont possibles entre les heures payees et les heures prestees par periode figurant sur les
ordres de marche. Ces contr61es periodiques seront effectues par un agent contr61eur qui
sera egalement attentif aux risques de glissements entre periodes et entre ordre de
marche. En cas de remuneration El I'heure, le contr61e de la presence sera le plus important
(horloges pointeuses et surveillance).

11.4.4. L' ANALYSE DES CHIFFRES

Le suivi statistique des elements comme temps de courses-temps de travail, heures
directes c~ntre heures indirectes, heures supplementaires, absenteisme, absences pour
cause de maladie, etc., revetent egalement une importance du point de vue du contr61e
interne.

11.4.5. LES CONTROLES PARTICULlERS

Les aspects particuliers du contr61e interne portent sur:

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- les contr61es sur les paiements ponctuels du precompte mobilier et des charges sociales;
-Ies reconciliations entre la comptabilite et I' etat recapitulatif annuel des salaires, les
declarations au precompte mobilier et El I'O.N.S.S.;
-le caractere complet des assurances legales et complementaires;
-Ies elements lies aux pensions.