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Clarisse 5 guides et fiches

elfa systmes

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http://www.elfa-systemes.com
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Clarisse 5 guides et fiches

LES GUIDES ET LES FICHES

Les pages qui suivent sont destines claircir certains points importants de
Clarisse pour vous aider les prsenter lutilisateur final au cours de vos sessions
de formation interne. Elles ne sont pas destines l'utilisateur final mais sont
destines tre adaptes avant d'tre prsentes.

Vous pouvez imprimer ce document recto-verso : vous obtiendrez des fiches


individuelles.

Les fiches et les guides sont modifis, corriges, complts et adapts


rgulirement.

Si vous avez souscrit un contrat de maintenance, vous disposez aussi de ces textes
au format .odt (format open source) : vous pouvez donc les complter, les modifier
et les utiliser librement.

Vous trouverez :

page 3 : Le lancement de Clarisse ou comment dmarrer l'application


page 5 : Les lments
page 7 : Les Modles dIntervention ou Modles de Comptes-Rendus (les MRC)
page 9 : La saisie manuelle des compteurs
page 11 : Les articles
page 13 : Le dmarrage partir d'une tablette
page 15 : Choix dune base de donnes (Clarisse 4 seulement)
page 17 : Comment crer et utiliser les modles dintervention (les MCR)
page 21 : Arborescence, branches, lments, quipement, ...
page 25 : Les fonctions programmables
page 27 : La fiche utilisateur
page 29 : Le mode graphique
page 31 : Lintgration danciens compteurs
page 33 : Lorganisation de votre site : branches, lments, quipements
page 35 : Sauvegarder / exporter / importer une BD (Clarisse 4)
page 37 : Comment choisir les fentres principales ?
page 41 : Pourquoi utiliser les fonctions de saisie rapide ?
page 43 : Le serveur, lentretien de la BD, lorganisation des fichiers
page 45 : Les connexions multiples depuis un seul poste client
page 47 : Les profils utilisateur, le poste XXXXXXXXXX et le dmarrage
page 49 : La chane des approvisionnements : de la commande la rception
page 55 : Le certificat li larticle et son utilisation
page 57 : La cration automatique des lments et le pack de MCR
page 59 : Les demandes d'intervention par des oprateurs externes
page 63 : La gestion des documents attachs
page 67 : Base HFSQL Client/Serveur : recommandations de scurit
page 71 : Les solutions alternatives de cration de MCR
page 73 : La rception des articles, les frais de port, l'affectation des cots

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Le lancement de Clarisse
ou comment dmarrer l'application

Si vous avez suivi les conseils d'installation, votre application s'appelle

Claris_5_32.EXE dans C:\Program Files pour une machine 32 bits sous


Windows XP
ou
Claris_5_64.EXE dans C:\Program Files (x86) ou C:\Programmes pour une
machine 64 bits sous Windows Seven.

Le dmarrage normal s'obtient par un raccourci vers un de ces programmes.

Les dmarrages particuliers

La ligne de commande :

On peut prciser des paramtres qui facilitent un dmarrage sans surveillance :

Claris_5_xx.EXE -mini=o -passe=n

mini=o dmarre Clarisse en mode iconis, sans utilisateur dsign


passe = n permet de dmarrer sans mot de passe

Ces possibilits ne sont employes que dans certains cas particuliers,

Le dmarrage avec la touche CTRL enfonce :

Cette commande permet de dmarrer de manire manuelle quel que soit le paramtrage. Cela est
utile pour changer de base de donnes sans tre oblig de passer par la fentre des paramtres
locaux. Vous obtenez la fentre suivante, malgr la case connexion automatique coche :

Cela permet de slectionner une nouvelle base de donnes et de s'y connecter.


Le nom d'utilisateur de la base de donnes (dans cet exemple JF) doit tre connu par le programme
de gestion de la base de donnes : il a t dclar par un administrateur (en utilisant le programme
CCxxxHF.exe qui se trouve par dfaut dans C:\Serveur HF\Centre de Contrle HF).
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Ce nom n'a aucun rapport obligatoire ni avec le username Windows, ni avec le nom d'utilisateur
dans Clarisse, mais, au dmarrage, Clarisse utilise automatiquement le username pour initialiser ce
champ. Ceci prsente un avantage : si ce nom a t dclar, et qu'on n'y a pas associ de mot de
passe (pour le gestionnaire de la base de donnes Clarisse), la connexion pourra tre automatique
et totalement invisible pour l'oprateur, en conservant l'aspect 'scurit' de la connexion Windows
(tout au moins pour un usage normal, non frauduleux de l'installation). Sinon, l'oprateur devra
saisir un nom d'utilisateur (Admin sans mot de passe l'installation) pour se connecter.

Le dmarrage avec la touche ALT enfonce :

Du fait des nombreuses combinaisons de droits et d'architectures informatique utilisables, il arrive


quelquefois que le dmarrage soit refus. La cause la plus frquente est une insuffisance de droits
pour crire les paramtres de connexion automatique. Ils ne peuvent videmment pas tre stocks
dans la base de donnes, puisqu'ils sont ncessaires pour accder cette base de donnes.
Dmarrez avec la touche Alt enfonce. Clarisse ne dmarrera pas, mais vous indiquera ( l'cran et
dans le presse-papier) le rpertoire qu'il faut pouvoir crer, lire et crire.
Souvent, le droit de cration n'existe pas : il suffit qu'un administrateur de l'appareil cre
manuellement le rpertoire en question, et le problme sera rgl.

De plus, si une erreur inconnue survient immdiatement, le dtail de l'erreur, qui est certainement
du un problme de configuration, sera affich.

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Les lments :
ce sont vos installations, vos machines, vos btiments ou
mme vos clients...

Tout ce que vous avez maintenir est organis dans l'arborescence qui
reprsente l'organisation de votre entreprise : c'est trs souvent la gographie
d'un site de production.

Dans chaque branche de larborescence, nous plaons les lments


pour chaque lment :
o une description dtaille : cest le mode fiche
o une approche simplifie : cest le mode graphique.

La description de l'arborescence et des lments maintenir

Dans Clarisse, l'lment correspond l'entit lmentaire maintenir : c'est cette entit que
s'appliqueront toutes les interventions, de quelque type qu'elles soient.

Un lment dans Clarisse peut correspondre une machine de production, un vhicule, un


btiment, un client, une zone de prospection,... c'est dire tout sujet qui doit tre surveill et
auquel on va rattacher des interventions :

pour une machine


fin de garantie (intervention planifie)
entretien annuel (priodique)
dpannage (curatif)

pour un vhicule
fin de garantie (planifi)
contrle technique (priodique)
vidange (priodique en fonction d'un compteur)
changement des pneus (priodique en fonction d'un compteur)
dpannage (curatif)

pour un btiment
entretien espaces verts (priodique)
visites de scurit (priodique)
administratif :normes, pompiers, assurances,... (priodique)

pour un client ou un prospect


suivi commercial (priodique)
contrat de maintenance (priodique)
intervention la demande (curatif)

pour une zone de prospection


campagne de publicit (priodique)
suivi des commerciaux (priodique)

L'quipement dans Clarisse est une notion avance : c'est un ensemble d'lments (en gnral
une branche de l'arborescence) qui regroupe les sous-ensembles et les dtails de l'lment principal.

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- l'arborescence et l'organisation gographique

Pour utiliser plus facilement votre logiciel de GMAO, vous dcrivez l'organisation gographique du
site maintenir, parce qu'il est souvent plus simple de diviser votre installation en plusieurs zones :
vous crez des branches, vous les dplacez comme vous le dsirez.

Si vous dcidez de diviser votre site en zones de comptences gographiques, ces branches vous
guideront dans votre dfinition, et le contenu des crans d'un oprateur sera limit sa zone de
comptence.

- la description dtaille des lments

Dans chacune de ces branches, vous placez les ensembles maintenir avec toutes leurs
caractristiques, leurs rfrences, leurs lments comptables, leurs photos et les documents
associs.

Si vous voulez les slectionner selon certains critres (par exemple pour un affichage partiel ou pour
des statistiques) vous pouvez les classer par groupe, par sous-groupe, par classe et sous-classe,
indiquer les comptences ncessaires, utiliser pour certaines normes la notion de certificat,...
indiquez les taux horaires pour dfinir le cot des arrts, les articles ddis ces lments ainsi que
les tiers concerns et les regrouper en quipements (notion avance de regroupement)

- Un des plus de la GMAO Clarisse : le mode graphique

Si vous voulez travailler en mode graphique, intgrez les photos : vous placerez sur cette image des
indicateurs pour les interventions raliser et des points cliquer pour zoomer sur les sous-
ensembles et saisir une intervention devient vraiment un jeu d'enfant !

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Les Modles dIntervention ou Modles de Comptes-Rendus


ce sont les dfinitions des interventions possibles

Les MCR sont les modles dintervention, pour chacun des lments maintenir.
Ils sont crs automatiquement et adapts par un gestionnaire selon les
instructions de maintenance, puis conservs par Clarisse.

Chacun deux prvoit :

tous les dtails dune intervention

sa dure normale

sa frquence

les composants et les consommables ncessaires

la mthode que va utiliser Clarisse pour demander son excution selon


que lintervention est
curative
planifie
priodique selon le temps
dclenche par la supervision
ou selon l'volution de compteurs

et tous les lments utiles connus a priori

Les types d'interventions grs : curatives, planifies, priodiques,...

La GMAO Clarisse vous propose en permanence la liste des interventions faire.

Il s'agit d'une liste de demandes d'interventions (les DI) prsentes soit par ordre d'urgence (c'est la
liste d'urgence) soit dans un planning.

Ces DI sont bases sur un modle dintervention (ou modle de compte-rendu - le MCR) : c'est ce
modle qui dfini tout ce qui est connu de la future intervention. Selon les cas, cela peut tre trs
peu de chose (un dpannage pour une raison inconnue) ou trs dtaill (un entretien priodique
parfaitement dfini)

Aprs l'intervention, loprateur cre le compte-rendu d'intervention (le CRI). Pour cela, un cran de
saisi est initialis avec le contenu du MCR. Loprateur vrifie, complte et valide cet cran : Clarisse
le mmorise dans l'historique.

Plusieurs types d'interventions sont prvus dans Clarisse :

- les interventions curatives :

c'est le dpannage : avec l'exprience, certains dpannages peuvent devenir familiers... Vous
indiquerez alors dans le modle dintervention tout ce qu'il y a connatre sur l'intervention. Noter
que ce modle peut tre gnr facilement l'occasion de la saisie de la premire panne.

- les interventions planifies :

tout est prvu et vous avez fix une date : Clarisse intgre l'intervention dans le planning et lui
donne une note d'urgence : cette note volue dans le temps et deviendra 100 l'instant prvu pour
l'intervention (cette date est appele la date de dclenchement).

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- les interventions priodiques :

ici, nous parlons des priodes les plus videntes, celles qui dpendent du calendrier : priode fixe ou
recalcule par Clarisse, origine absolue ou relative, date fixe...

- les interventions dclenches par la supervision :

plus gnralement, Clarisse peut exploiter des donnes prsentes sur un automate ou une
supervision, soit en comptant des vnements (on aura des demandes priodiques en fonction
d'vnements), soit en surveillant leur apparition (on aura alors une demande d'intervention qui
apparatra brusquement dans le planning)

- l'observation des relevs de compteurs :

la saisie manuelle de compteurs ou d'appareils de mesure est exploite pour permettre des
interventions priodiques (tous le 20000 km, toutes les 2500 heures de fonctionnement,...) ou des
interventions curatives (volution d'une pente, passage d'un seuil,...)

Attention au vocabulaire...

Le vocabulaire volue : diffrents mots peuvent dsigner la mme chose, du fait de lvolution des
habitudes.

Une DI (demande dintervention) formule par un utilisateur externe est tout simplement un
MCR planifi.
Un OT (ordre de travail) donn un oprateur est un MCR qui arrive la note 100

Le MCR, qui correspond effectivement un Modle de Compte-Rendu est prvu pour initialiser
lcran de saisie du futur compte-rendu dintervention : c'est bien un modle.

Il dcrit donc lintervention elle-mme, telle qu'elle est connue a priori : cest pourquoi on
lappelle de plus en plus souvent Modle dIntervention ou Description d'Intervention.
Cest plus simple pour les personnes qui ne connaissent pas Clarisse et tout aussi exact.

Pour mmoire, un MCR sappelait dans Clarisse 3 Intervention prdfinie.

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La saisie manuelle des compteurs

tournes et saisies manuelles


compteurs horaires, production, ...
mesures de temprature, niveau de vibration, ...

Vous exploiterez soit les valeurs de ces mesures, soit leur volution dans les
modles de comptes-rendus selon un compteur

L'intgration des compteurs et des mesures dans Clarisse

Le relev de compteurs et d'appareils de mesure est une facilit annexe offerte par la GMAO
Clarisse : vous avez sans doute des quipements qui ne communiquent pas avec votre
informatique : des vhicules, des compresseurs, des pompes, des engins de levage,...

Ces appareils sont quips de compteurs (dure de fonctionnement, distance parcourue,...) ou de


capteurs (mesure d'une temprature d'huile, mesure d'un niveau de vibrations,...)

Faites priodiquement une tourne de relevs, soit sur papier, soit directement sur un appareil
portable reli au rseau.

Si votre relev est manuel, saisissez ces valeurs dans Clarisse et vous pourrez facilement les
exploiter :

- pour une action priodique,


cas d'un compteur d'heures
cas d'un compteur kilomtrique
cas du suivi d'une production

- pour une action conditionnelle selon une mesure


dpassement d'un seuil de temprature
dpassement d'un niveau de vibration

- pour une action conditionnelle selon une volution


volution trop rapide d'une valeur quelconque

Selon ces relevs, vous gnrerez des demandes d'intervention priodiques, et vous surveillerez des
seuils ou l'volution d'une grandeur avant la panne destructrice.

Et si vous avez un rseau wifi...

Installez simplement la GMAO Clarisse sur un appareil portable et faites directement vos relevs sur
cet appareil : la valeur de vos relevs sera immdiatement prise en compte par Clarisse.

Vous utilisez des appareils portables ?

Installez le module de saisie (adapt votre matriel, en option) sur Pocket PC et SmartPhone
Windows Mobile, Windows Phone 7 et Androd : tous les relevs en sont facilits.

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Les articles :
la gestion des pices dtaches et des fournitures

le dtail :
le site, le lieu et le dtail du stockage
un commentaire
les documents associs
le certificat BRC (industrie alimentaire)
la photo, le poids,
la mmorisation de tous les mouvements (entres, sorties,
dplacements, ...)

les stocks :
le stock comptable
le stock physique rel
les stocks personnels de chaque oprateur (les paniers)
les articles affects chaque intervention
les articles spcifiques un lment
les kits
les lots et leur date de premption, ...

les fournisseurs :
le fabricant
les fournisseurs rfrencs
le fournisseur principal (premire source)
le dernier fournisseur
et pour chacun la rfrence, le prix, la remise, le conditionnement,

l'aspect financier :
les prix et remises pour chaque fournisseur
le dernier prix d'achat
le cot unitaire moyen pondr (CUMP)
la valorisation du stock (et la rpartition par compte analytique)
le choix de l'intgration des frais de port fournisseur dans le cot de
l'article chaque rception

les prvisions de commande selon :


le stock physique
la consommation prvue
le stock mini
les quantits en commande
le dlai du fournisseur principal
le conditionnement
le minimum de commande

La gestion du stock et des pices dtaches dans la GMAO Clarisse

La gestion des pices dtaches - ce sont les 'articles' du stock - est trs importante dans une
GMAO : pas de priodicit, peu de consommation, un grand nombre de rfrences et la ncessit
d'tre approvisionn dans les meilleurs dlais en particulier pour un dpannage.

La gestion de stock intgre de la GMAO Clarisse mmorise toutes les donnes ncessaires, et
autorise plusieurs fournisseurs par article, avec pour chacun des conditions particulires : le prix, le
conditionnement, le dlai,...

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Les points forts de la GMAO Clarisse :

En tenant compte de vos besoins rels, des commandes en cours, des dlais et des conditions
fournisseurs, Clarisse vous conseille en gnrant les 'suggestions de commande' : transformez ces
suggestions en commande et vous n'aurez plus de rupture de stock...

Et grez simplement la complexit des sorties de stock pour le cas particulier des pices de
maintenance : l'urgence, et l'incertitude des pices ncessaires pour une intervention.

Une opration de sortie de stock, trs souple, puis l'affectation une intervention le moment venu :
mme entre ces deux oprations, vous pouvez tout connatre de la position des pices du stock !

Et comme pour toutes les fonctions de Clarisse...

Vous pouvez simplifier :


un code article : cest le minimum
un code article, un fournisseur, un prix : c'est tout ce qui est couramment ncessaire.

Mais vous vous pouvez tre trs complet :


- 1 site
- 1 lieu
- 3 niveaux de famille
- 1 code
- 1 nom
- 1 une marque
- 1 type
- 1 nom
- le poids
- le stock comptable
- le stock rel
- le seuil de commande
- le seuil dalarme
- les tiers
- les documents associs
- le dernier prix d'achat
- le cot unitaire moyen pondr
- le certificat BRC et sa date limite
- plusieurs fournisseurs possibles :
avec la rfrence,
le conditionnement,
le prix,
le dlai,
la remise,
le lot,
la date de premption par lot...
et dans cette liste de fournisseurs, vous trouverez :
le fabricant,
le fournisseur principal
le dernier fournisseur

En gnral, vous n'utiliserez parmi toutes ces possibilits que votre propre slection et vous
exploiterez vos donnes habituelles.

Choisissez votre formule !

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Le dmarrage partir d'une tablette

Les tablettes sous Windows 8.1 supportent le client lourd Clarisse.

Comme avec tous les appareils connects en WiFi, le dialogue avec le serveur peut tre ralenti par la liaison.

Pour attnuer ce problme, nous conseillons d'installer Clarisse en utilisant la version lgre disponible sur le site. Le
tlchargement sera 10 fois plus rapide, mais la mise jour du programme au moment du changement de version devra tre
faite manuellement comme avec tout autre programme Windows.

Certaines vrifications (comptence, existence des fichiers) ne seront pas faites systmatiquement au dmarrage du
programme si vous avez choisi comme type de connexion Internet ou Wifi et certaines fonctions seront dconseilles partir de
ce type de poste.

Si votre quipement ne fonctionne pas sous Windows 8.1

Vous ne pouvez pas actuellement utiliser toutes les fonctions de Clarisse, mais il vous reste deux solutions :

1. Vous pouvez communiquer par mail :

Clarisse peut vous envoyer des avertissements et des ordres de travail.


Aprs une intervention, vous pouvez envoyer un mail avec un format adapt pour dcrire votre intervention : ce mail
sera pris en compte automatiquement par Clarisse.

Cela permet de travailler avec n'importe quelle tablette ou n'importe quel smartphone.

Pour un compte-rendu d'intervention, le mail envoy Clarisse aura ce format :

Sujet :

CRI_CLARISSE

Corps du message :

$$ <identifiant de l'oprateur> obligatoire


$$ <numro de l'lment> obligatoire
$$ <numro du MCR> obligatoire
$$ <date d'intervention ralise> gale ou antrieure la date du jour au format AAAMMJJ (laissez blanc pour la date du jour)
$$ <heure d'intervention ralise> heure postrieure l'instant de demande au format HHMM (laissez blanc pour une
demande l'heure actuelle)
$$ <nom de poste metteur> cette information locale est affiche dans les paramtres gnraux, onglet 'Informations' mais
vous pouvez laisser blanc.
$$ <nom du CRI> vous pouvez laisser blanc : ce sera le nom du MCR
$$ <commentaire> vous pouvez laisser blanc
$$

Ce mail peut tre rdig manuellement partir d'un modle, ou tre gnr par une petite application.

2. la base de donnes Clarisse peut tre exploite directement partir d'un simple navigateur.

Consultez-nous pour cette personnalisation !

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Choix dune base de donnes (Clarisse 4)

Ce paragraphe est rserv Clarisse 4 : dans Clarisse 5, le rpertoire correspondant aux Donnes communes de
Clarisse 4 est entirement gr par un gestionnaire de base de donnes client/serveur.

Tous les fichiers utiliss par Clarisse 4 sont dans des rpertoires paramtrables :

La base de donne (ensemble de tous les fichiers ncessaires) se trouve dans le


rpertoire des donnes communes (qui doit tre accessible tous les postes et tous les
utilisateurs en lecture/criture)

Lutilisation de la notion de base de donnes est facultative, mais pratique : bd normale, pour les formations, pour les tests,

Utilisez laide en ligne :


ces notions y sont dtailles

Conseil :

Choisissez comme dans cet exemple des rpertoires qui soient des sous-rpertoires dun
rpertoire unique : ici , le rpertoire unique est ...\Demo_002

Manip :

Avec lexplorateur, copiez Demo_002 pour faire une base ...\Formation


puis utilisez les fonctions de manipulation des bases de donnes : renommez, supprimez, cherchez,...

Ensuite, utilisez Clarisse en changeant de base : vous notez que les paramtres locaux, qui sont les paramtres du poste,
restent constants alors que les paramtres gnraux sont lis la base de donnes.

Profitez de ces manipulations de base pour tester les fonctions F1, F11, F12, Echap qui sont communes toutes les fentres
de Clarisse.

Attention : Windows Vista, Windows Seven et Windoxs 8.1 ne vous autorisent pas crire
dans les rpertoires systme sans privilge particulier (comme dans cet cran exemple) :
utilisez des rpertoires accessibles, comme par exemple

C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Claris_4\Data

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Comment crer et utiliser les modles dintervention (ou de comptes-rendus)...

Que sont les modles dintervention (ou modles de comptes-rendus ou MCR) ?

Il sagit de la description prvisionnelle des interventions telles quelles peuvent tre imagines avant mme quelles soient
ncessaires : Le gestionnaire trouvera les lments pour ces descriptions dans les documentations des constructeurs, dans
lhistorique des quipements et grce sa propre exprience. Cette description sera plus ou moins dtaille et prcise selon
les dtails connus a priori avant lintervention (dure prvoir, comptence ncessaire, pices dtaches,...)

Clarisse utilise ces modles pour initialiser l'cran de saisie de loprateur qui, aprs lintervention, va rdiger et enregistrer le
rapport dintervention : ce sera le compte-rendu dintervention (le CRI.)

Le MCR est llment de base de Clarisse. Selon les points de vue, il est considr comme la description dune intervention qui
sera raliser (cest le point de vue a priori du gestionnaire), comme une demande dintervention (point de vue de lutilisateur
de lquipement) ou comme un ordre de travail (point de vue de loprateur de maintenance.)

Lanalyse automatique des MCR est la base du fonctionnement de Clarisse :

Clarisse analyse en permanence tous les MCR et propose aux oprateurs les interventions raliser selon les critres qui ont
t saisis la cration du MCR (souhaits du crateur gestionnaire.)

Prvoir une intervention dans Clarisse, quel que soit


son type (DI cre par un oprateur externe, DI
immdiate et urgente, DI planifie dans le long terme,
priodique,...) cest TOUJOURS crer un MCR qui va
tre analys et qui sera prsent par Clarisse comme
une demande dintervention.

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Plus prcisment, les MCR peuvent tre crs et utiliss de plusieurs faons selon vos habitudes de travail :

type de MCR
sur un sur
par quand et comment ? selon un
nombre l'apparition
curatif planifi priodique relev
d'vne- d'un vne-
(compteur)
ments ment

l'occasion d'un
a posteriori nouveau X - X - - -
dpannage

selon la demande
selon des explicite d'un tiers,
impratifs de les emploi du X
temps temps, la
disponibilit

selon le manuel du
la cration de
constructeur de X X X X X
l'lment
l'lment
le gestionnaire
en fonction de
X X X X X X
l'exprience
par duplication
X X X X X X
d'un autre MCR
en prvision d'une intervention

par duplication
X X X X X X
d'un lment
Cration d'un MCR,

par exploitation
d'un CRI existant X X X X X X
(rtro-cration)
par une touche
X
rappel
optionnel la
utilisation des
cration d'un X X X
packs de MCR
lment
en cours de
automatiquement migration depuis X X X X X
Clarisse 3 ou 4
la cration d'un
article avec X
certificat BRC
partir de la
X
fentre d'accueil
pendant la saisie
X
d'un CRI
un oprateur
ayant droit par une touche
X
rappel
cration et
la saisie d'un CRI
effacement X
immdiat
automatique
un oprateur cran spcifique
X
externe externe

pour une
choix dans la liste intervention
X - - - - -
des MCR quelconque dj
effectue
pour enregistrer un CRI
Utilisation d'un MCR,

note fixe par un


l'oprateur -
gestionnaire
principal choix dans la liste
d'urgence selon la note modifie
note d'urgence, ou provisoirement par X X X X -
choix dans le un gestionnaire
planning
note calcule par
X X X X X
Clarisse
saisie par un autre selon indications
un oprateur X X X X X X
utilisateur papier
selon les
procdures
automatiquement - - - X X -
prvues au
dclenchement

Les cases colores correspondent lutilisation habituelle, intuitive de Clarisse.


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Les cases notes X correspondent des utilisations exceptionnelles


Les cases notes sont possibles, mais illogiques ou marginales.

Etudions des exemples pratiques dans les cas les plus frquents de cration dun MCR :

Cration par le gestionnaire, a posteriori, l'occasion d'un nouveau dpannage :


Une panne imprvue vient de survenir. Elle est traite. Le gestionnaire, averti, estime quelle nest pas prvisible et
quelle peut se reproduire. Il mmorise dans un MCR curatif le dtail de lopration.
Quand elle surviendra nouveau, loprateur disposera dans ce MCR de tous les lments pour le traitement.

Cration par le gestionnaire, selon des impratifs de temps ou de disponibilit :


Le gestionnaire, averti quune nouvelle intervention est ncessaire, la dfinie et la prvoit une date compatible avec
les exigences de la production. Cest un MCR planifi, qui se prsentera dans le planning ou la liste durgence
exactement comme une DI priodique. Seules diffrences : aprs la validation du MCR, il ne sera pas reconduit : il
deviendra curatif ou il sera automatiquement effac.

Cration par le gestionnaire, au moment de la cration de llment, selon le manuel du constructeur :


Le gestionnaire qui saisit un nouvel lment (un nouveau poste de production par exemple) va aussi crer tous les
MCR selon le manuel : rvisions systmatiques, entretien prventif, lubrification... Ce MCR pourra tre de tout type :
en gnral, la cration de llment, les MCR les plus vidents crer sont les MCR priodiques, de priode fixe,
origine relative (cest dire partir de la date de lintervention prcdente) ou les MCR sur compteur (toutes les 500
heures de fonctionnement par exemple).

Cration automatique, au moment de la cration dun lment :


Dans Fonctions dadministration > Paramtrages > Paramtrage gnral > Fonctionnement (2)
on trouve une case cocher cration automatique dun MCR curatif la cration dun lment.
Ce paramtrage permet davoir un MCR immdiatement disponible pour saisir, sans plus attendre, des interventions
lies cet lment.

Cration par un oprateur externe, linstant de la dcouverte de la ncessit de lintervention :


Loprateur externe est, en gnral, un oprateur de fabrication ou un responsable dexploitation. Il est dclar dans
Clarisse et dispose dun cran pour saisir une demande dintervention. Selon les paramtrages, il dispose de plus ou
moins de possibilits, mais, en fait, il gnre toujours un MCR planifi qui peut tre vu immdiatement par les
oprateurs de maintenance.

Un oprateur utilise un MCR pour initialiser le compte-rendu dune intervention quil vient de faire :

Utilisation par loprateur principal (le responsable de lintervention) dans le cas dun dpannage :
La panne est connue, elle a dj t rencontre mais ne fait lobjet daucun traitement prventif. Loprateur cherche
un modle dans la liste des MCR curatifs
sil existe, loprateur choisi de rdiger un CRI partir de ce MCR : il le complte, il peut le corriger sil en a le
droit et il valide son CRI
sil nexiste pas, il prend un MCR gnrique (il doit au moins exister un MCR par lment) pour gnrer le
CRI : il aura alors plus de saisie faire pour fournir tous les renseignements utiles.

On voit dans ce cas lintrt davoir les MCR le mieux renseign possible.

Choix de loprateur dans la liste des MCR de la liste durgence ou du planning :


Quelle que soit la mthode employe par Clarisse, linstant idal dintervention (appel linstant de dclenchement) a
t calcul. Le MCR qui peut tre appel cet instant une demande dintervention est propos avec une note
durgence voisine de 100 (100 correspond linstant thorique idal).
Seul le fait que lintervention est excuter a de lintrt pour loprateur : la mthode employe par Clarisse pour ce
calcul est accessoire.
Le MCR choisi va, comme dans tous les cas, gnrer en grande partie le compte-rendu dintervention.

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Arborescence, branches, lments, quipements et nomenclatures

Les diffrentes organisations possibles

Vous pouvez choisir plusieurs types dorganisation pour les diffrents lments maintenir.

Clarisse ne vous impose pas une seule mthode, mais il est bon pour la comprhension des intervenants de choisir une
mthode et de sy tenir, et ensuite de limiter la formation des agents cette mthode (et peut-tre aussi de limiter les
possibilits de choix dans les fentres de saisie)

Il est prfrable, linstallation, de choisir lorganisation la mieux adapt : rien nest irrversible, mais nous conseillons de
choisir une organisation simplifie : elle sera complte dans les premiers mois dutilisation de Clarisse.

Voici des exemples de diffrents types possibles :

Arborescence fonctionnelle pour une socit organise en dpartements indpendants


Premier niveau : les grands services de lentreprise (administration, commercial, informatique, approvisionnements,
fabrication, manutention, expdition,... )
Deuxime niveau : les centres dintrt (postes de travail, armoires de brassage,... pour linformatique)
Troisime niveau : les matriels

Arborescence des responsabilits pour une socit de sous-traitance en maintenance


Premier niveau : la rgion gographique du responsable : Ile de France, Aquitaine,...
Deuxime niveau : le nom du client
Troisime niveau : les matriels

Arborescence gographique pour un site de production


Premier niveau : les btiments
Deuxime niveau : les ateliers
Troisime niveau : les matriels

Le nombre de niveaux nest pas limit. En gnral, 3 ou 4 niveaux suffisent pour placer un groupe homogne de matriels, qui
correspond une certaine logique du point de vue de la maintenance.

Dans cette arborescence, nous placerons ensuite les diffrents matriels.

Utilisons-nous la notion de comptence (attache larborescence et appele comptence gographique) ?


Si oui, il faut que les diffrentes ramifications correspondent aux comptences qui seront utilises.

Utilisons-nous la notion dquipement ?


Un quipement correspond un ensemble dlments, relis entre eux par larborescence.
Si oui, il sera plus simple dassocier (de confondre) un lment et une branche (avec par exemple le mme nom pour la
branche et llment, pour des raisons de clart)
Les interventions (CRI et MCR), les articles, les cots peuvent tre directement calculs par quipement.
La nomenclature de lquipement correspondra dans ce cas une grappe de larborescence.

Utilisons-nous le mode graphique ?


Si oui, il est intressant dutiliser la notion de nomenclature graphique. Cette nomenclature peut tre gnre automatiquement
partir de la nomenclature normale (une grappe de larborescence) : cest la mthode que nous recommandons.

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La cration dun quipement


Un lment devient un quipement s'il est associ une branche.

Les oprations de gestion des branches permettent de crer, effacer et modifier l'arborescence et de grer ces associations,

Crer, modifier, dplacer et supprimer des branches


Associer et dissocier une branche et un lment
Associer et dissocier un groupe de branche et un quipement
Dissocier toutes les liaisons entre les branches et les lments
Greffer des lments sur un quipement existant

Nous conseillons de rester simple dans lutilisation


de ces possibilits de Clarisse :

Faites vous aider pour bien comprendre les diffrentes


options possibles : les branches, les lments, les
quipements, larborescence et larborescence
graphique sont des notions qui peuvent tre simples
(dans le cas normal, on ne parlera plus que de
larborescence des quipements) mais qui peuvent tre
disjoints pour des cas particuliers et dsigner des entits
diffrentes.

Attention, restez logique...

Une branche associe un lment reprsente soit un quipement, soit un sous-ensemble d'un quipement.

Mme si Clarisse l'accepte, il n'est pas normal de crer dans cette branche d'autres lments : on ne pourrai plus accder un
lment par un simple double-clic sur la branche, et la gnration automatique de la nomenclature graphique serait impossible.

De prfrence...

si vous devez installer des sous-ensembles de mme niveau, crez des branches parallles.
si vous devez grer au mme niveau d'autres lments, crez plutt une branche parallle pour regrouper tous les
lments qui ne doivent pas tre considrs comme des sous-ensembles de l'quipement

Votre structure y gagnera en clart.

Le bouton 'Gn. auto. graph.' (pour gnration automatique d'une arborescence graphique) cre un quipement graphique
depuis larborescence : respectez nos recommandations pour obtenir lquivalence entre ces deux reprsentations.

un quipement standard, tel qu'il est utilis dans les slections et les affichages par Clarisse est bas sur
l'arborescence : chaque branche de l'arbre qui doit dfinir lquipement contient, en principe, un seul lment. Vous
dcidez quel est l'lment de tte (l'lment amont qui va donner son nom l'quipement) et Clarisse va y associer
tous les lments avals.

Ce groupe d'lments est l'quipement. Vous disposez ensuite d'outils pour supprimer (dissocier) certains
lments, ou au contraire en ajouter (greffer) d'autres. Pour plus de dtails, voir Arborescence et lments > Grer les
branches'.

Cette notion d'quipement sera ensuite exploite dans les recherches et les statistiques.

un quipement graphique est construit en mode graphique en ajoutant des sous-ensembles (des lments) partir
de la reprsentation d'un lment de tte : cette notion n'est pas lie la prcdente, et n'est pas exploite par les
fonctions de recherche, de slection et par les statistiques.
A priori, rien de s'oppose ce qu'un quipement standard (au sens de la premire conception) n'ait aucun point
commun avec un quipement de mme nom bas sur la conception graphique mais cela n'a aucun sens pratique et ne
fait que rendre ces notions incomprhensibles.

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Nous conseillons :

1. soit vous n'utilisez pas la notion d'quipement standard, et vous ne travaillez pas en mode graphique : vous retrouvez
alors le mode de fonctionnement habituel de Clarisse 3
2. soit vous n'utilisez pas la notion d'quipement standard et vous utilisez le mode graphique pour faciliter le travail des
oprateurs. Vous serez privs des facilits de recherche par quipement : l'lment sera votre critre de recherche
principal.
3. soit vous voulez profiter de toutes les facilits de Clarisse :

Dans ce dernier cas, utilisez alors la mthode suivante pour prparer la dfinition de vos quipements :

Passez en mode fiche : c'est dans ce mode que vous allez crer les lments et les MCR

En mode gestionnaire, dans la fentre de larborescence :


construisez la structure de votre quipement en crant des branches
dans chaque branche, crez un lment (faites cette opration en un seul clic, avec le bouton Cration directe (sil
existe dans votre fentre)
quand vous avez termin, associez toute la grappe de branches : l'quipement est cr

Passez en mode graphique

gnrez automatiquement la nomenclature graphique

Affinez ensuite votre description :

en mode fiche, crez et/ou greffez des lments supplmentaires


en mode graphique, ajoutez des sous-ensembles et des MCR et terminez la dfinition des liens (emplacement et
couleur)

Chaque branche peut contenir des lments (machines, composants,...) sur lesquels les oprateurs interviendront, selon les
indications contenues dans la dfinition de lintervention (ou modle de compte-rendu - le MCR).

Le bouton 'Affiche tout' permet de drouler larborescence et de montrer tout ce qui est accessible l'utilisateur courant
Le bouton 'Ferme tout' enroule le graphique et ne laisse visible que le niveau correspondant l'lment slectionn dans la
table.

Le symbole 'roue' dans le tree-view est une caractristique volue qui indique qu'un lment contenu dans la branche est, en
plus, associ cette branche : cet lment est un sous-ensemble d'quipement
Le bouton 'Affiche quipement' permet d'isoler cet quipement et ses sous ensembles

Si on slectionne une branche par un clic, par les touches de dplacement clavier ou la roulette, on affiche dans la table les
lments de cette branche.

Si un lment est seul dans une branche et qu'il soit associ cette branche, un double clic sur celle-ci ouvre directement
l'lment (en mode fiche ou en mode graphique)

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Le macro-code utilisateur et les fonctions programmables

Dans Clarisse 5, lutilisateur peut intgrer son propre code.

Cela suppose quil ait de bonnes notions dinformatique et quil connaisse le Wlangage de PCSoft (langage WinDev) ou, au
moins, certaines fonctions simples employes dans les exemples fournis.

Il faut savoir quune version de test du langage avec son aide est en tlchargement gratuit sur le site de PCsoft
http://www.pcsoft.fr/WinDev/WD-Express.htm (valable le 23/03/2014). C'est une bonne introduction WinDev.

Le MCU

Lancez la saisie d'un MCU :

L'aide est disponible en cours de saisie du MCU :

Exemples pour la fentre Fiche_fournisseur_std_4 (pour programmer un bouton BTN_MCU_1 prsent, mais invisible dans
cette fentre) :

Avant initialisation de BTN_MCU_1

// Saisissez ici le code de votre macro

MoiMme..visible = Vrai
MoiMme..libell = "Cration d'image"
MoiMme..bulle = "Ouvrir MSPaint"

Avant le clic sur BTN_MCU_1

// Saisissez ici le code de votre macro

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SI PAS OuiNon(Non,"Attention :" + RC + RC + ...


"Je viens de cliquer sur le bouton 'Cration d'image'" + RC + RC + ...
"Je dois cliquer sur OUI pour continuer") ALORS RETOUR

Aprs le clic sur BTN_MCU_1


// Saisissez ici le code de votre macro

//il n'y a rien l'origine dans le code de ce bouton :


//le code suivant sera excut aprs le macro-code avertissement

LanceAppli("MSPaint")

et on obtient le bouton Cration dimage repr par un point rouge,


qui est la marque de la prsence de macro-code utilisateur

Les fonctions spciales

Vous pouvez aussi choisir de programmer des fonctions spciales (prsentes dans toutes les fentres d'impression comme ci-
dessous dans la fentre Para_Loca) :

La manipulation en est plus dlicate que le MCU, parce que lditeur de texte (par exemple WordPad) que vous allez utiliser ne
possde ni laide ni la coloration syntaxique, mais vous pouvez utiliser WinDev express pour faire vos tests.

Toutes les fonctions (sauf rares exceptions) sont autorises, y compris lcriture dans les fichiers qui est impossible avec le
macro-code utilisateur.

Rdigez un test (dire Bienvenue au moment du Clic sur Valide)

//
//
//
//
//
//

//ces 6 lignes de commentaire sont toujours ncessaires :


//elles sont interprtes pour limage, le libell, la bulle
//et un message associe un bouton : essayez...

Info(Bienvenue)

Cette personnalisation permet de crer facilement des fonctions quelconques.

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La fiche utilisateur

Cette fentre dfinit les privilges et les attributs de tous les utilisateurs de Clarisse y compris les utilisateurs externes. Cest en
grande partie le choix de ces caractristiques qui va dterminer le comportement de Clarisse, et les oprations autorises pour
les utilisateurs.
Pour comprendre limportance dun bon paramtrage, il faut se rendre compte de limpact de chaque privilge et de chaque
attribut.

Onglet 1 :
Lecture rapide de tous les privilges et tous les attributs, et des aides associes.
Il faut dfinir maintenant un gestionnaire standard et un oprateur standard selon la tche envisage et rellement assume
journellement. Il faut encourager, au dbut, soit une grande libert de modification pour une nouvelle installation, soit une
grande rigueur si un chef datelier a lhabitude de distribuer des OT tous les matins (cas frquent si la maintenance est dj
structure)
A confirmer et adapter 6 mois aprs la mise en service.

Onglet 2 :
Horaires et congs pour mmoire ; cest une fonction secondaire du planning qui permet de dplacer des dates dintervention
pour saturer lemploi du temps dun oprateur. Utilit incertaine et dconseille pour de la maintenance, rserv quelques cas
particuliers.
Le taux horaire est utilis pour le calcul des cots de MO
Lemail est utilis dans les actions au moment du dclenchement dun MCR
La notion de sous traitant est utilisable dans les ditions et les statistiques.

Onglet 3 :
Lire lcran

Les deux premires rgles sont trs contraignantes : elles ne sont utilisables que dans les services bien structurs ou le
gestionnaire prpare le travail des oprateurs. Ceci est dconseill terme : Clarisse doit viter du travail au gestionnaire, au
lieu de ncessiter son action journalire.

Il est bon de cocher cet utilisateur verra les MCR, DI ou CRI sil est... : cela vite les demandes invisibles en cas de
modification des comptences les premiers mois dutilisation de Clarisse.

Comptences professionnelles : au dbut, toutes.


A confirmer 3 mois aprs la mise en service.

Onglet 4 :
Choix des fentres de saisie : pour mmoire, les premiers choix ont t fait par ladministrateur.
A confirmer 3 mois aprs la mise en service.

Onglet 5 :
En utilisant la fentre fiche_utilisateur_std_1, 3 ou 4.
On ne parle du panier que si ladministrateur a dcid demployer cette mthode de sortie de stock.
A confirmer 3 mois aprs la mise en service.

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Le mode graphique

Pourquoi un mode graphique ?

Le mode graphique est une deuxime faon dafficher les lments. En plus de la reprsentation sous la forme dune fiche
traditionnelle, cette reprsentation graphique permet une approche beaucoup plus intuitive de larborescence et des
interventions.

On peut la choisir si laffichage de toutes les informations relatives llment nest pas utile : une photo de llment, un
plan ou un schma remplace alors la fiche traditionnelle.

Des symboles superposs cette image permettent daccder directement :


dautres lments (en gnral des sous-ensembles)
lcran de saisie dun CRI (en gnral bas sur un MCR de llment lui-mme)

De plus, si on limite au maximum lusage du clavier en choisissant une saisie de CRI simplifie, on pourra utiliser pour les
postes des oprateurs un cran tactile. Laccs Clarisse en sera fortement facilit.

Pour le gestionnaire...

Le gestionnaire va utiliser ce mode pour crer lcran utilis par loprateur

Pour utiliser le mode graphique de manire efficace, il faut que les lments aient t crs pralablement en mode fiche :
l'quipement et ses sous-ensembles doivent tre dfinis et les MCR doivent avoir t crs.

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Positionnement d'un sous-ensemble ou d'un MCR

Pour chaque lment, il existe 40 possibilits de zoom sur des sous-ensembles et 40 possibilits de slection de MCR.
Aprs avoir choisi une photo de fond (un appareil numrique est trs utile), un plan ou un dessin, il faut paramtrer les
diffrents symboles que vous voulez utiliser.

1. crez le symbole en choisissant un lment ou un MCR


2. dplacez chaque symbole avec la souris vers une partie de limage convenable
3. choisissez la couleur en cliquant sur le cadre (bordure pour la couleur de fond et centre pour la couleur de
police)

Pour effacer un symbole, transportez-le dans le coin bas gauche de votre cran (la poubelle). Passez en mode oprateur
pour voir le rsultat de votre prparation.

Pour l'oprateur...

L'oprateur choisit le mode graphique dans ses prfrences. Il a accs l'cran graphique soit partir de la liste d'urgence
(double clic) soit partir du bouton Arborescence et lments. Il voit deux types de boutons rpartis sur la photo de
l'quipement :

1. la roue permet d'ouvrir une autre fiche lment (en gnral un sous-ensemble)
2. le voyant jaune ou rouge (le voyant est rouge si la note est suprieure au seuil 'affichage en rouge' des
paramtres locaux) ouvre directement un cran de saisie dun CRI : cest la saisie d'une intervention.
3. les voyants correspondants des MCR curatifs n'est visible que si sa note est suprieure au seuil 'affichage du
curatif en mode graphique' des paramtres locaux.

En cliquant sur une roue (ou sur le bouton 'retour', l'utilisateur se dplace dans l'arborescence graphique.
En cliquant sur un voyant, il ouvre la fentre de saisie d'un CRI correspondant au MCR affich, comme s'il avait cliqu sur le
planning ou sur la liste d'urgence.

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Lintgration danciens compteurs : une intervention exceptionnelle.

Pour intgrer dans Clarisse un compteur trait manuellement et rcuprer danciennes valeurs,

Pour obtenir ds les premires saisies des messages cohrents :

1. crez le compteur dans Clarisse


2. pensez prciser son unit et sa capacit (valeur dun tour au sens capacit daffichage)
3. pensez indiquer le nombre de saisies utilis pour les calculs (minimum 2, en gnral de 3 5)
4. pensez aux tolrances de saisie, pour viter les messages dalarme non pertinents

5. saisissez 2 valeurs de mesure vraisemblables (et la date correspondante), laide de lcran de saisie (nutilisez pas la
fentre de correction des relevs). Il est inutile de saisir plus de 2 valeurs : le calcul de la droite de rgression valeur =
f(temps) sera effectu mme si vous avez indiqu (voir 3.) quil est ncessaire dutiliser un nombre de saisies
suprieur. Si vous disposez de valeurs relles, faites des saisies avec ces valeurs.

Le compteur est cr, et peut tre utilis normalement dans les MCR.

Ensuite, il faut crer ou modifier un MCR qui va exploiter ce compteur :

Vous pouvez utiliser un MCR existant en modifiant seulement son type. Dans le cas habituel de la surveillance dune valeur,
vous navez qu slectionner le compteur, et indiquer la priode (nombre dunits souhait entre deux interventions)

Pour initialiser le calcul, saisissez un CRI daprs ce MCR (pour crer la date dorigine et calculer la date suivante) :

Prcisez simplement la date de la dernire intervention correspondant cette action et validez. Pensez minimisez dans ce
compte-rendu la dure et les consommations si lintervention est fictive et que vous voulez utiliser les statistiques.
Clarisse utilise cette date et la droite valeur compteur = f(temps) du compteur pour estimer la valeur du compteur au moment
de cette opration fictive, et pour calculer la date de lintervention suivante. Cette date dintervention suivante sera recalcule
chaque nouvelle saisie du compteur (selon lvolution de la droite valeur compteur = f(temps) )

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Lorganisation de votre site : branches, lments, quipements

Trs important : la structure de Clarisse et lintrt de larborescence

Il faut garder lesprit que la base du fonctionnement de Clarisse est lexploitation des interventions (un modle dintervention
est appel aussi modle de compte-rendu ou MCR : cest la dfinition dune intervention future). On pourrait trs bien ne crer
quune seule branche qui contiendrait un seul lment et tous les modles dintervention : le fonctionnement serait identique,
mais il serait difficile de classer et dexploiter les interventions prvues (les MCR) et les interventions mmorises (les comptes-
rendus dintervention les CRI).

La notion darborescence et dlments (regroups ventuellement en quipements) permet lorganisation des tches / des
interventions / des proccupations / des besoins / des cots ... selon de nombreux critres, que vous allez utiliser selon vos
besoins, limportance du site et la finalit de la GMAO dans votre cas particulier.

Un des buts des audits / de la rflexion / des discussions premiers jours / de lanalyse des ractions pendant la formation et
pendant la phase de mise en service sera de faire apparatre clairement ces critres. Nous pourrons ensuite faciliter lusage de
Clarisse par la modification des crans pour mettre en valeur ou au contraire supprimer les fonctions selon leur intrt. Selon
votre dsir et vos possibilits de vous investir directement vous pourrez aussi personnaliser vous-mme Clarisse par
lintermdiaire du MCU, des fonctions programmables, des tats et des requtes, des fentres client...

Que peut-on exploiter dans larborescence ?

Chacun des MCR (les modles de comptes-rendus, cest dire la dfinition des interventions quil sera un jour ou lautre
ncessaire de pratiquer) sera rattach un lment. Ceci est absolument obligatoire.

Cet lment peut exister physiquement, par exemple : pelle mcanique Volvo EW140C. Dans ce cas, les MCR seront
sans doute soit des interventions de maintenance prventive, conseilles par le constructeur dans le carnet
dentretien, soit des interventions de dpannage, qui apparatront dans le temps avec lexprience des pannes et des
incidents, soit des obligations administratives externes (certificats divers), soit des obligations administratives internes
(surveillance des heures de fonctionnement), ...

Cet lment peut aussi tre aussi virtuel, et regrouper des interventions dun autre ordre (RAPPEL TELEPHONIQUES,
ANNIVERSAIRES, ...) : Clarisse intgre ainsi lagenda dun utilisateur.
Dautres lments virtuels sont crs par Clarisse : llment DEMANDES INTERVENTIONS URGENTES est cr
automatiquement. Il est utilis pour regrouper les demandes rapides cres soit par un utilisateur externe, soit par un
oprateur.
Enfin, Clarisse vous demandera de crer les lments RAPPEL XXX avant dutiliser les divers boutons de rappel
prsents sur certaines fentres.

Chacun des lments sera contenu dans une branche de larborescence. Cette arborescence dpend uniquement de la
structure de votre site et de ce que vous voulez exploiter. Les clients choisissent en gnral une des deux mthodes
suivantes (relisez le guide Arborescence, branches, lments, quipements et nomenclatures)

Pour un site de production classique, larborescence correspond au dcoupage gographique du site :


Socit > site de Lyon > btiment 1 > zone expdition. Les branches pourront contenir des niveaux de plus en plus
dtaills, et mme se poursuivre par le dtail dun quipement :
Socit > site de Lyon > btiment 1 > zone expdition > transstockeur > tapis de sortie.
En gnral, un lment sera ici cr dans les branches de dernier niveau. Ce sera une machine ou une partie de
machine : climatisation btiment 1 ( partir de la branche btiment 1), imprimante code barre Zebra-46 ( partir de la
branche tapis de sortie),...

Pour un site orient vers les services (une socit de maintenance par exemple) larborescence correspond la
rpartition des clients :
Socit > clients Midi-Pyrnes > clients Haute-Garonne
Les lments seront ici les clients : Elfa Systmes (dans la branche clients Haute-Garonne) et toutes les interventions
de maintenance raliser chez ce client seront des MCR rattachs cet lment.

Comment choisir ?

Le choix de larborescence dpend de votre organisation et de votre culture dentreprise.

Pour un site de production classique, les agents de maintenance (les oprateurs) vont sur place et voient la situation
gographique des lments, il est trs courant de choisir une structure gographique. Elle vous permettra :
une recherche intuitive des lments
une affectation budgtaire par niveau
lexploitation de la comptence gographique des oprateurs
le regroupement des lments en quipements
la gnration semi-automatique de larborescence graphique

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Clarisse 5 guides et fiches

Vous utiliserez ensuite la branche, les comptences fonctionnelles, les notions de groupe et de sous-groupe pour slectionner
des lments. Ces informations seront directement exploites pour les recherches et les analyses, avant la saisie de critres
plus dtaills (lis directement aux MCR comme le genre, le type, les oprateurs,...)

Pour un site orient vers les services, le dcoupage sera li la zone gographique des commerciaux. Cela leur permettra de
voir simplement leurs clients (sans les clients de leurs collgues).

Noubliez pas que tout est modifiable dans Clarisse, y compris le dplacement dune branche avec ses lments et les MCR
associs. Vous navez donc pas le risque de devoir saisir une nouvelle fois vos donnes en cas de modification.

Les quipements :

Le regroupement des lments sous forme dun quipement relve dune analyse encore plus fine : nous vous conseillons
daborder cet aspect aprs quelques mois dexprience.

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Sauvegarder / exporter / importer une base de donnes


Attention : ce paragraphe nest pas valable pour Clarisse 5, qui dispose dun gestionnaire de base de donnes
client/serveur avec des fonctions particulires de visualisation et de sauvegarde.

Archivage (Clarisse 3 et Clarisse 4) :

Pour des raisons diverses (archivage, formation, dmonstration,...) vous voulez stocker une base de donnes.

Dans cet exemple, la base de donnes est regroupe dans le rpertoire de tte Elfa qui se trouve sur le serveur de fichiers
(accs illimit pour tous les postes et tous les utilisateurs)
Vous remarquez les 3 rpertoires Prive_xxx qui correspondent aux rpertoires privs des 3 postes qui utilisent Clarisse.

1. Vous pouvez simplement copier le rpertoire de tte et tous ces sous-rpertoires ailleurs sur votre serveur ou graver
un CD.

2. Vous pouvez aussi les zipper avec votre logiciel habituel.


Nous conseillons IZarc, qui est gratuit et multi-format.
Vous obtiendrez dans cet exemple, le fichier Elfa.zip (si le fichier existe dj, choisissez un autre nom, sinon, vous
ajouterez les fichiers dans lancienne archive)

Restauration :

En conservant le mme exemple de la base de donnes nomme Elfa, vous avez rcupr le fichier Elfa.zip.
Par un clic sur Elfa.zip, vous voyez :

En choisissant extraire, vous voyez :

Choisissez un rpertoire o le rpertoire de tte nexiste pas (sinon mlange ou crasement des donnes)
Laissez Restaurer les dossiers dorigine coch (sinon tous les sous-rpertoires seront supprims).
Votre base de donnes est reconstitue (sans modification des paramtres locaux, qui sont sur votre poste).

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Clarisse 5 guides et fiches

Comment choisir les fentres principales ?

Parmi les fentres de Clarisse, les 21 fentres principales ( partir de janvier 2012) sont choisies par un administrateur.

Pourquoi ne pas utiliser un modle de fentre unique ?

Plusieurs raisons nous ont pousss prvoir ce paramtrage :

pour ne pas obliger nos clients une modification de leur interface aprs une mise jour
pour permettre d'utiliser soit des fentres trs dtailles, soit des fentres simplifies selon la faon dutiliser Clarisse
pour permettre des configurations diffrentes pour des postes diffrents (poste habituel dun gestionnaire, poste
habituel des oprateurs) ou pour des oprateurs diffrents (un oprateur, un gestionnaire,...)

Nouveau... ( partir de la version 5.21.x.x)

Le choix des configurations peut toujours se faire dans :

Fonctions administrateur > Paramtrages > Paramtres locaux > Fentres

mais vous avez intrt utiliser la notion de Configuration de fentres, plus simple utiliser. Cliquez sur Config. fentres ou sur
un bouton similaire partir d'une autre fentre, Vous obtenez la fentre suivante, qui vous montre diffrentes configurations de
fentre qui ont dj t mmorises, et des outils pour crer de nouvelles configurations.

Voici le dtail des fonctions disponibles :

Afficher toutes les configurations

Toutes les configurations cres pour la base de donnes sont visibles : on pourra en slectionner une et l'utiliser sur ce poste.

Afficher les configurations de ce poste

On affiche que les configurations du poste en cours : on peut en slectionner une.

Initialiser le liste de toutes les fentres

Ce bouton est utiliser aprs une mise jour (certaines fentres ont peut-tre t ajoutes au produit standard) ou dans votre
bibliothque client (attention, la bibliothque doit tre charge : l'application a t redmarre depuis que la bibliothque a t
paramtre), Vous verrez toutes les fentres possibles pour chacune des 21 fonctions.

Effacer la configuration slectionne

Pour liminer les tests et les essais

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Clarisse 5 guides et fiches

Crer la configuration des fentres actives

Clarisse utilise les fentres actuellement paramtres pour crer une configuration : ceci n'est utile que si les fentres ont t
paramtres par une saisie directe dans les paramtrages locaux.

Crer la configuration par dfaut

C'est une configuration que nous avons choisie, parce qu'elle correspond la plupart des utilisations simples.

Si vous faites un double clic sur une ligne de la table, vous voyez dans la liste des fentres possibles le nom des fentres
utilisables pour cette fonction, une image d'un plan de cette fentre (cliquez sur l'image pour l'agrandir) et une description
succincte que vous pouvez complter.

Affecter la fentre la configuration

La fentre slectionne est affecte la configuration slectionne.

Enregistrer la description

Vous avez complt une description de fentre : elle est enregistre.

Utiliser la configuration slectionne

Cette configuration est utilise pour modifier le paramtrage.

Nous vous rappelons que le choix des fentres dtermine l'aspect des 20 crans principaux et de la fentre d'accueil : toute
l'ergonomie de Clarisse en dpend.

Vous disposez ici des fentres standards disponibles _elf_xx_nnn, en plus de vos propres fentres qui ont t cres votre
demande sous le nom _cli_xx_<nom_de_socit>_nnn

Nous fournissons ces fentres dans un rpertoire qui contient entre autres le fichier de la bibliothque
_cli_<nom_de_socit>_<bits>_jj_<mois>_aaaa.wdl. Recopiez simplement ce rpertoire sur une zone accessible en lecture
pour tous les utilisateurs.

Cette personnalisation est propre un poste : les autres postes du rseau peuvent avoir des personnalisations diffrentes bien
que, en gnral, tous les utilisateurs utilisent la mme bibliothque.

Si vous cochez 'utilisation des fentres prvues pour chacun des utilisateurs'...

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Chaque fois que vous changerez d'utilisateur, les fentres prvues pour le nouvel utilisateur dans
Fiche_utilisateur_bibliotheque > Fentres deviennent les paramtres locaux de ce poste. Dans ces conditions, ce nest plus
le paramtrage du poste qui est prioritaire, mais celui de lutilisateur.

N'oubliez pas que vous disposez de boutons pour initialiser globalement tous les utilisateurs avec les paramtres actuellement
en cours : c'est le bouton MAJ fentres utilisateurs

En gnral, on choisit cette option si les utilisateurs nont pas de poste ddi : il suffit lutilisateur de se dclarer pour retrouver
son environnement. Si, au contraire, le poste est ddi une tche particulire, il est plus simple de paramtrer le poste, et de
ne pas cocher loption.

Notation

nnn dsigne les mots Table ou Fiche, puis l'objet afficher 'Cri, Mcr, Article, et un numro d'ordre
<nom_de_socit> dsigne Votre nom de Socit que vous trouvez dans Paramtrages > Paramtrage gnral >
Mots de passe, dmarrage
xx dsigne le numro de la fonction (pour les fentres)

On utilise en gnral cette notation, parce qu'elle autorise l'emploi de la fonction de configuration de fentres, mais aucune
autre contrainte n'existe sur le nom des fentres : ce sont seulement des fentres cres avec WinDev :
<nom_de_fentre>.wdw. Elles doivent tre accessibles par le programme soit dans un fichier spar (fentre compile avec
son code, dconseill), soit dans une bibliothque charge avec l'application.

En gnral, tous les lments de personnalisation (les bibliothques, les tats, les procdures) ont un prfixe
_cli_<nom_de_socit>_qui facilite leur classement et leur recherche. Si ce sont des fentres destines remplacer des
fentres standard, elles sont notes _cli_xx_<nom_de_socit>_ avec xx = numro de fonction.

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Pourquoi utiliser les fonctions de saisie rapide ?

Certains utilisateurs nutilisent pas toutes les possibilits de Clarisse.

Nous avons vu que nous pouvons, pour ces utilisateurs, crer des fentres plus simples et mieux adaptes que les fentres
xxx_yyy_bibliotheque.

Mais pour certaines demandes frquentes, nous avons introduit dans le programme de base des possibilits daccs des
fonctions simplifies. Cest le cas en particulier pour :

la saisie des CRI (les comptes rendu dintervention)


la cration des MCR (les descriptions dintervention = modles de compte-rendu = description prvisionnelle)
les affectations articles/lments (achats et stock prvu spcifiquement pour un lment)
les mouvements manuels dentre/sortie de stock (bons de sortie indpendants dune action de maintenance)

La saisie des CRI

Noubliez pas que vous disposez dj de fentres de saisie simplifies : essayez _elf_fiche_cri_std_5, _elf_fiche_cri_std_8
ou _elf_fiche_cri_std_10

Mais vous avez encore plus simple : cest la saisie de CRI immdiat

Pour faire apparatre ce bouton (en remplacement du bouton Notes dans les fonctions dexploitation de la fentre daccueil)
paramtrez pour lutilisateur concern lattribut :

- cet utilisateur a le droit de crer des MCR simplifis et des CRI immdiats

En cliquant sur ce bouton, vous choisissez un lment puis vous affichez votre fentre de saisie des CRI. Vous saisissez le
compte-rendu et vous pouvez le valider immdiatement. En ralit, Clarisse vient de crer un MCR planifi pour llment que
vous avez slectionn et va leffacer aussitt aprs la validation de votre compte-rendu, tout ceci de manire transparente.

Cette fonction est intressante quand on veut simplement mmoriser une opration simple de dpannage sans mmoriser le
MCR (si lon est a peu prs certain que cette opration ne se renouvellera pas) : ce compte rendu sera simplement prsent
dans lhistorique.

Une fois saisis, ces CRI peuvent tre visualiss et modifis dans la fentre habituelle partir de l'historique exactement comme
un CRI cr de manire classique. Attention toutefois, le MCR a dj t effac, et tout ne sera pas modifiable..

La cration des MCR

De la mme faon que pour les CRI immdiats, cest le choix des fentres et le paramtrage de lutilisateur qui vont permettre
de saisir de nouveaux MCR rapidement. Ce sont des MCR proches de ceux qui sont crs par des utilisateurs externes, cest
dire des MCR planifis par dfaut la date et lheure actuelle.

On les trouve en gnral :

dans la fentre accueil (pour saisir rapidement une demande verbale informelle)
dans les fentres de saisie des CRI (pour lancer une tche supplmentaire ncessaire mais imprvue)
pour crer un rappel associ un autre objet (un article, un fournisseur...). Dans ce cas, le MCR est rattach un
lment fictif.

Une fois saisis, ils peuvent tre modifis par un gestionnaire dans la fentre habituelle partir de l'arborescence ou de la liste
des MCR exactement comme un MCR cr de manire classique.

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Les affectations articles/lments

Une nouvelle fentre permet de voir les articles affects un lment et les lments propritaires dun article. Elle facilite
aussi laffectation dun article un lment.

Un double-clic sur un lment montre les articles associs, un double-clic sur un article montre les lments propritaires.

Les nouveaux boutons qui permettent davoir accs cette fentre sont nots en gnral Relation article.

Les mouvements manuels dentre/sortie de stock

De la mme faon que pour les CRI immdiats, cest le choix des fentres et le paramtrage de lutilisateur qui vont permettre
des mouvements simplifis.

En ce qui concerne les commandes, on utilise de nouveaux boutons daccs rapide dans les crans _elf_table_article_std_2
et _elf_fiche_article_std_2 : en slectionnant un article avant de demander cette fonction, vous utilisez directement cet article
et son fournisseur principal pour la commande. Essayez aussi la fentre _elf_table_ligne_commande_std_1 qui est un peu
simplifie (pas de lots). Attention : vous tes toujours tenu denvoyer (fictivement) la commande en faisant une dition pour
pouvoir ensuite la rceptionner.

Le bon de sortie exceptionnel (BSE) devient dans ces fentres un bon de sortie express qui demande encore moins de
renseignements. Cest un BSE qui est cr automatiquement avec une ligne unique. Vous ne devez indiquer que laffectation
pour cette sortie de stock (ou cette entre si vous saisissez une valeur ngative)

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Le serveur, lentretien de la base de donnes et lorganisation des fichiers

Nous vous conseillons dditer et de lire le document Claris_5_telechargement_et_installation.pdf

Pour faire fonctionner une installation Clarisse, il faut plusieurs groupes de fichiers.

Pour simplifier la gestion de la scurit et la maintenance, on peut les installer dans des rpertoires diffrents, et mme
quelquefois sur des machines diffrentes. Notez que linstallation sur une machine unique est toutefois possible, et mme
recommande pour un essai ou une petite installation, et vous pourrez tout dplacer par la suite si vous prfrez une autre
architecture. Vous trouverez ci-dessous un exemple pour les architectures retenues en gnral.

Vous utiliserez normalement un serveur (ou une machine qui jouera ce rle et qui sera dans la mesure du possible en
fonctionnement permanent)

Sur le disque du serveur de donnes (vu du rseau sous le nom Serveur_BDD).


Les fichiers du serveur :

Les notations qui suivent sont celles utiliser si vous travaillez partir du serveur lui-mme. Le disque C est le disque rseau
Serveur_BDD.

Crez manuellement le rpertoire C:\Clarisse\Serveur_clients qui doit tre visible par les postes des clients.
Crez aussi C:\Clarisse\Installation. Vous y stockerez les diffrents fichiers tlchargs qui correspondent aux versions
successives de Clarisse, par exemple
Clarisse_version_5_26_11_0_complet_32_bits.EXE
Clarisse_version_5_26_12_0_complet_32_bits.EXE
Clarisse_version_5_26_12_0_complet_64_bits.EXE

En excutant le dernier de ces programmes qui est un fichier auto-extractible, vous crerez tous les fichiers ncessaires : le
serveur lui-mme et les fichiers ncessaires pour linstallation des clients (c'est dire pour tous les autres postes sur lesquels
lapplication sera installe et qui utiliseront le mme serveur).

Choisissez pour l'installation (valeur propose par dfaut)


C:\Clarisse\Serveur_clients\Claris_5_32\...

A chaque changement de version, en excutant le dernier programme tlcharg, ces fichiers seront automatiquement crass
et remplacs par des fichiers mis jour.

C:\Serveur HFSQL Installation


Cration automatique de ce rpertoire utilis pour la dcompression des fichiers dinstallation

C:\Program Files\Serveur HFSQL


Cration automatique de ce rpertoire contenant le gestionnaire de la base de donnes, les programmes annexes, les bases
de donnes et leurs sauvegardes Cette cration se fait quand vous demandez linstallation du serveur HFSQL Windows sur
votre machine. Ce rpertoire doit tre partag et visible par les postes des clients.

Sur le disque dun serveur de fichiers (vu du rseau sous le nom Serveur_fichier).
Les fichiers secondaires :

Cest ventuellement la mme machine : on choisira alors C:\Clarisse\Partage\<nom de votre base de donnes>

Si vous choisissez une machine diffrente, vous crerez aussi sur cette machine un rpertoire partag (lecture, criture,
cration et suppression) :
\\Serveur_fichier\disque_C\Partage\<nom de votre base de donnes>

Ce sera le rpertoire parent de tous les rpertoires des fichiers secondaires pour tous les postes du rseau, comme les images
de fond, les images dlments et darticles, les documentations, les vidos, les procdures, les historiques, etc.
Vous slectionnerez ce rpertoire lorsque Clarisse, aprs son dmarrage, vous demandera de faire ce choix en vous proposant
la valeur par dfaut
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Claris_5\Data (notation Windows XP)

Il est dconseill de conserver ce rpertoire (sauf pour une installation LOCALE sans serveur) mais on ne peut pas lutiliser en
rseau parce que Windows le rend inaccessible pour les autres postes de linstallation.

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Sur les postes de travail (postes clients).


L'application Clarisse :

Lancer linstallation. Cela peut se faire de deux faons (l'installation en push est conseille aux utilisateurs confirms pour
installer de nombreux postes)
- soit partir du poste client en excutant \\Serveur_BDD\disque_C\Clarisse\Serveur_clients\Claris_5_32\INSTALL.EXE
- soit en push en utilisant partir du serveur C:\Clarisse\Serveur_clients\Claris_5_32\INSTALL\WDAdminEXE.EXE

Sur le poste client, on va crer :


C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Claris_5\ (notation Windows XP)
Ce rpertoire est cr automatiquement par Clarisse : il contiendra les fichiers ncessaires pour faciliter la connexion
(connexion automatique, mmorisation du nom des bases de donnes.)

C:\Program Files\Claris_5_32 (notation Windows XP)


Ce rpertoire est cr sur chaque poste client pour installer lapplication.
Le raccourci cr sur le bureau lancera lexcution de C:\Program Files\Claris_5_32\Claris_5_32.EXE

De la mme faon, sur le poste serveur lui-mme considr comme un poste de travail, nous vous conseillons de crer un
client supplmentaire C:\Program Files\Claris_5_32 (notation Windows XP)
Cette installation cliente facultative est utile car elle sera charge de toutes les tches automatiques (analyse, gnration des
DA, recalcul des comptences, etc.) qui ncessitent, de prfrence, un fonctionnement continu de lapplication.

Attention : les fichiers secondaires ne sont pas accessibles en gnral par Internet. Faites installer un canal VPN.

Les tches planifies sur le serveur.


Sauvegardes et optimisation :

Les sauvegardes sont gres automatiquement par le serveur.


Utilisez la console CC190HF.EXE (Centre de Contrle version 19 HFSQL)
Vous vous connectez au serveur, et vous allez dans Elments planifis

En cliquant sur Nouveau, vous trouverez tous les lments pour faire une sauvegarde avec la priode de votre choix.

Faites aussi une optimisation des donnes, par exemple une fois par semaine (la nuit, le dimanche,...)
Cette optimisation permet damliorer la vitesse des requtes.

Nous vous conseillons de faire les sauvegardes dans le lieu prvu (un sous-rpertoire de Serveur HFSQL)
Cela permet dliminer tous les problmes dus dventuelles restrictions daccs.

Si vous voulez transfrer ces sauvegardes sur un autre appareil, il est trs simple dutiliser une tche planifie Windows
comme, par exemple
xcopy "C:\Program Files\Serveur HFSQL\backup" "T:\Clarisse\backup" /Y /E /I

Pensez, dautre part, remplacer le mot dutilisateur admin (sans mot de passe) par un ou des utilisateurs rels. Ces mots,
rservs la connexion, sont indpendant des usernames Windows et des mots Clarisse, mme si vous pouvez choisir les
mmes, pour d'videntes raisons de simplification.

Nous pouvons fournir le programme Import_LDAP.exe qui permet de rcuprer facilement les utilisateurs de lActiveDirectory
et de les intgrer dans la liste des utilisateurs du serveur HFSQL.

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Les connexions multiples partir dun seul poste client.

Plusieurs occurrences de Clarisse peuvent tre lances simultanment sur un mme poste :

Cette opration nest pas recommande vous risquez plus facilement de faire des erreurs (en travaillant sur une occurrence
au lieu d'une autre) mais elle est possible et elle est intressante pour travailler sur un poste virtuel. Par exemple, plusieurs
oprateurs peuvent ainsi travailler simultanment partir dcrans diffrents sur un mme poste Citrix.

Les limites :

Certains paramtrages sont lis au poste lui-mme : tous les oprateurs utiliseront donc les mmes paramtres locaux (par
exemple la couleur de dclenchement dans la liste durgence)

Notez que toutes les possibilits du logiciel nont pas t valides dans le cas de connexions multiples des bases de donnes
diffrentes et lusage de Clarisse dans ces conditions nest pas recommand sans des tests pralables.

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Les profils utilisateur, le poste XXXXXXXXXX et le dmarrage

Il faut tre dclar pour travailler avec Clarisse.

Ce nom dutilisateur na rien voir ni avec le UserName Windows, qui est utilis pour ouvrir une session Windows, ni avec le
nom de connexion la base de donnes (notez que nous conseillons dutiliser pour ce nom de connexion le UserName
Windows, ce qui permet la reconnaissance de lutilisateur et une connexion automatique)

Les utilisateurs Clarisse ont divers privilges, divers attributs et diverses caractristiques (en particulier les comptences et les
rgles daffichage) qui sont importants pour le fonctionnement de lapplication. Le choix de ces privilges (utilisateur externe,
oprateur, gestionnaire ou administrateur) dtermine les fonctions autorises pour l'utilisateur. Notez que vous ne pouvez
accorder le privilge 'administrateur' que si vous tes vous-mme administrateur et utilisateur expert.

Les profils :

Crez quelques utilisateurs type : ce seront des profils que vous multiplierez par duplication. A linstallation, Clarisse a dj cr
quatre utilisateurs. Nous conseillons de conserver, ventuellement en les modifiant, ces noms dutilisateur fictifs :
Profil _EXTERNE, Profil _OPERATEUR, Profil _GESTIONNAIRE, Profil _ADMINISTRATEUR et Profil _SOUS TRAITANT.
Indiquez pour chacun deux un 'Poste impos' inutilis (par exemple le serveur ou le poste fictif XXXXXXXXXX) : ils
napparatront pas dans la liste de choix des utilisateurs.

Nutilisez pas de trop nombreux profils : sauf cas particuliers, 5 ou 6 types dutilisateurs suffisent pour une installation. Au-del,
la varit est plutt source de confusion...

Conservez au moins le nom cr par Clarisse. En effet, pour certaines oprations (par exemple si vous dcidez quun
fournisseur est aussi un sous-traitant) Clarisse utilisera les caractristiques du profil pour initialiser automatiquement un nouvel
oprateur.

Si vous avez effac le poste XXXXXXXXXX, vous pouvez le rgnrer par une fonction exceptionnelle (voir les paramtrages)

Si vous dsirez que le choix de lutilisateur puisse avoir un rle de protection, il faut associer chaque nom l'usage des mots de
passe.

Les mots de passe nont pas un rle de protection important dans Clarisse, mais sont plutt l pour viter des erreurs de saisie
(un oprateur saisi une opration la place dun autre, un utilisateur va par erreur dans des fonctions de gestion,...)

Notez quun utilisateur externe ne peut que faire des demandes d'intervention l'aide du module 'externe' et n'apparat pas
dans la liste des utilisateurs de Clarisse.

Dmarrage et mode daccs

Aprs la connexion la base de donnes, il faut se dclarer pour utiliser lapplication.

Il y a deux faons de se dclarer et de dmarrer Clarisse (ce mode d'accs est un paramtre gnral de l'application.)

Pour simplifier la gestion des mots de passe, un gestionnaire peut les effacer globalement et les rgnrer de manire
automatique, avec le nombre de caractres paramtr. Cette gnration automatique permet de crer un mot (en gnral la
1re lettre du prnom + les 1res lettres du nom) selon la longueur prvue dans le paramtrage.

1re mthode de dmarrage : dernier utilisateur, avec ventuel mot de passe Utilisateur
Clarisse dmarre avec le dernier utilisateur : le mot de passe est libre et facultatif.
Clarisse va dmarrer sans changer dutilisateur : un mot de passe Utilisateur sera demand, sil existe (voir Fonctions
oprateur > Vos prfrences > Mots de passe, dmarrage et messages de confirmation). Si le mot de passe nest pas donn,
Clarisse attendra le choix dun nouvel utilisateur.
Ce paramtrage est adapt si chaque utilisateur dispose, en gnral, dun poste personnel.

2me mthode de dmarrage : accs cod, avec mot de passe Utilisateur obligatoire
Clarisse demande un mot de passe au dmarrage. Selon ce mot de passe, Clarisse dmarre pour lutilisateur reconnu. Si le
mot de passe nest pas reconnu, Clarisse attendra le choix dun nouvel utilisateur.
Ce paramtrage est adapt si un poste est utilis gnralement par plusieurs utilisateurs.

Dans certains cas particuliers, on veut dmarrer lapplication en mode iconis, ou sans utilisateur dclar (et sans taper de mot
de passe) : on doit alors crire une ligne de commande avec les paramtres mini et/ou passe :
Claris_5 -mini=O -passe=n

Attention, si vous tes en connexion automatique, vous ne pouvez pas changer de base de donnes. Pour cela, il faut passer
en connexion manuelle, soit en maintenant la touche CTRL enfonce au dmarrage, soit en modifiant la BD dans les
paramtres locaux au cours de la session prcdente.

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La chane des appros : de la commande la rception

Avertissement

Depuis la dcision de consommation un article - jusqu laffectation comptable une opration de maintenance des
dcisions sont prendre et des actions valider. Clarisse va vous assister dans ces prises de dcision et mmoriser le dtail
de toutes les oprations que vous aller faire.

Clarisse gre tous les aspects des approvisionnements.

Clarisse permet dadapter totalement la fonction approvisionnement. Selon vos exigences, vous pourrez travailler dune faon
quasi automatique avec un minimum de contrles ou respecter une procdure trs stricte, avec rceptions partielles ligne
ligne, gestion des lots et des dates de premption.

Aucune dcision nest irrversible : vous pourrez modifier les paramtrages, et personnaliser les fentres de saisie, mais nous
vous conseillons de rflchir soigneusement vos attentes : nexigez pas immdiatement beaucoup plus que ce que vous
obtenez sans lutilisation de Clarisse. La formation lusage de toutes les possibilits du logiciel est une opration qui peut tre
longue et ne doit pas tre nglige.

Premire tape : que faut-il commander ?

Clarisse ne commande jamais quoi que ce soit de manire totalement automatique mais vous assiste dans la cration de vos
commandes.

Clarisse prpare automatiquement les demandes dachat (DA)

Nous conseillons vivement dutiliser la notion de DA pour prparer vos commandes de matriel stock.

Cet cran de paramtrage permet de prparer laction de Clarisse (quel poste va prparer les DA, quand ou quelle frquence,
faut-il communiquer un fichier texte pour contrle ou un service tiers ?)

Ces DA automatiques sont compltement recalcules chaque gnration pour assurer une gestion de stock flux tendu et
des DA manuelles sont prvues pour une ventuelle personnalisation.

Les DA automatiques sont gnres par Clarisse pour assurer au moment de la gnration un stock disponible toujours
suffisant. Remarquez quune intervention curative, alatoire par nature, ne peut pas tre prise en compte : le stock minimum est
prvu pour cela, ainsi que pour prvoir les alas dapprovisionnement chez les fournisseurs.

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prvisions des DA = articles ncessaires articles en stock disponibles

articles ncessaires :
Cest le stock mini
plus
les articles prvus dans les MCR prdictifs (cest dire dans tous les MCR priodiques ou planifis) corrig par le dlai dappro
(chez le fournisseur 1re source)
plus
les articles prvus dans les CRI en cours de rdaction

articles en stock disponibles


Cest le stock comptable (le stock rel peut tre diffrent cause des articles rservs ou des stocks utilisateurs)
plus
les articles dj en commande

La valeur trouve est corrige par le minimum de commande et le conditionnement.

Notez certains cas particuliers :

les kits : mme si vous utilisez la notion de kit (regroupement darticles pour faciliter laffectation une intervention), le stock
des articles composants est gr individuellement : lutilisation des kits ne perturbe pas la gnration des DA.

les BSE (bons de sortie exceptionnels) : il sagit de sorties de stock sans justification. Le stock comptable tant modifi par
un BSE, la gnration des DA est aussitt adapte.

les sorties magasin : ces sorties naffectent que le stock rel : les articles sont transfrs physiquement dun magasin un
stock oprateur (un panier). Larticle est consomm (sorti du stock comptable) seulement quand il est affect une
intervention valide (cest le dernier niveau de validation dun CRI).
Il est de la responsabilit des oprateurs de rintgrer en stock rel les articles sortis en excs. Il est aussi de la responsabilit
dun gestionnaire de vrifier priodiquement que les stocks utilisateurs sont bien grs et ne prennent pas une importance
exagre.

Le gestionnaire dcide de prparer une commande : plusieurs mthodes sont disponibles.

Le gestionnaire va dans la fentre de gestion des articles ou des fournisseurs et choisit un bouton.

Notez quun gestionnaire peut disposer dans la fentre daccueil du bouton Grer les cdes sil est affect de cet attribut dans la
fiche utilisateur :

Ces 5 boutons (2 dans la fentre de gestion des articles, 2 dans la fentre de gestion des fournisseurs, et 1 dans la
fentre daccueil) vont ouvrir exactement la mme fentre : la table de slection des commandes.

Seule diffrence :

le bouton de Commande rapide partir de la table des articles va initialiser une commande de larticle slectionn
dans la table des articles
le bouton de Commande rapide partir de la table des fournisseurs va initialiser une commande chez le fournisseur
slectionn dans la table des fournisseurs

Cest partir de cette table de slection des commandes (fentre paramtrable) que toutes les actions lies aux commandes
sont initialises. Vous pouvez slectionner un article ou un fournisseur (comme si vous aviez choisi Commande rapide) ou
slectionner une DA pour profiter des prvisions de Clarisse. Vous pouvez aussi changer le statut commande / demande de
prix par une simple slection de ltat de la commande. Vous pouvez aussi mmoriser des courriers ou un devis (comme
partir de la table des fournisseurs).

Pour modifier une commande dj rdige, slectionnez-la puis cliquez sur Dtail commande pour ces possibilits : cela va
ouvrir la fentre de saisie dune ligne de la commande en cours. Vous pouvez ainsi la modifier, la rceptionner, la complter
et vous servir de ses caractristiques pour mettre jour larticle chez le fournisseur (bouton Mmo nlles valeurs). Toutes ces
possibilits dpendent des modalits que vous avez choisies dans le paramtrage. Vous pouvez aussi complter manuellement
la commande en ajoutant de nouvelles lignes.

De prfrence, utilisez le bouton Choix dune DA comme origine de la commande : celle-ci sera prpare automatiquement
pour le fournisseur convenable, avec tous les articles ncessaires. La fentre des lignes souvrira automatiquement et vous

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Clarisse 5 guides et fiches

naurez qu valider votre commande en lditant (sauf brouillon et demande de prix)

Notez quune commande est rpute envoye ds que vous lavez dite partir de la fentre des lignes

Le gestionnaire dite la commande : cette action correspond lenvoi au fournisseur.

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Notez que vous avez aussi la possibilit de voir le dtail des lots qui ont dj t recus pour cet article.

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Clarisse 5 guides et fiches

Le gestionnaire rceptionne les articles :

La rception se fait partir de la mme fentre de traitement des lignes de commande.

Selon les paramtrages, vous avez trois types de gestion des commandes et des rceptions :

- gestion complte : une commande doit tre suivie d'un bordereau de rception
- gestion simplifie : la rception est possible depuis la fentre d'affichage de la commande
- gestion automatique : la rception est implicite au moment de l'mission de la commande

La rception automatique n'est utilise que si aucun contrle de rception n'est pratiqu : un article command est rput tre
reu. Cette solution nest retenue que si la gestion de stock na que trs peu dimportance pour vous.

La gestion simplifie implique seulement que la commande a t reue : vous faites confiance au fournisseur.

La gestion complte permet la rception partielle et la gestion des reliquats.


Lensemble des rceptions constitue un borderau de rception (BR) que vous conservez et que vous pouvez consulter.

Cest la validation dune rception qui entrane lentre en stock rel et en stock comptable, et qui permet de calculer le prix
unitaire moyen pondr de larticle

Chaque ligne dune rception peut aussi servir dfinir un lot, qui correspond donc un seul fournisseur, un seul article, une
seule commande et une seule rception. Cest dans ce lot que vous pouvez dfinir la date de premption de larticle.

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Le certificat li larticle et son utilisation

Quest ce quun certificat ?

Cest un document associ un article et fourni avec celui-ci au moment de son achat.
La cration et la gestion de ce certificat sont trs inspires des demandes du British Retail Consortium (normes BRC) en ce qui
concerne les certificats dalimentarit (sens commun = produit non toxique) et les certificats daptitude au contact alimentaire
(sans influence ngative sur les aliments au contact).

Ce document possde une date, qui est en gnral la date dmission et qui correspond la dernire date de vrification : cela
veut dire qu cette date les connaissances sur larticle (matriaux, construction, usage,...) et les normes applicables permettent
daffirmer que larticle est apte lusage (contact alimentaire,...)

Si cet article reste en stock, il reste simplement associ son certificat, sans action particulire.
Si cet article est utilis, la validit du certificat doit tre contrle : le rappel est automatique, priodique et
systmatique. Lorigine de la priode correspond la date du certificat.
La dure de la priode est paramtrable et elle est normalement infrieure ou gale 3 ans
Dans Clarisse, le rappel est un MCR priodique de nom :

Vrif. certificat (article <code_article> pour l'lt <code_lment>)

Il y a autant de MCR que darticles diffrents (avec certificat) utiliss sur un lment.

Une remarque :

La notion de certificat ne fait pas double emploi avec la notion de date de premption.

La date de premption est attache la notion de lot de rception : dans un stock, vous avez sous le mme numro de code
plusieurs lots darticles, avec pour chacun des documents, un document principal (en gnral, un devis ou une offre) et une
date de premption. Cette gestion trs prcise a un inconvnient : elle est plus lourde lutilisation, parce quelle impose :

la rception ligne ligne et la saisie du lot


la sparation physique des diffrents lots sur le lieu de stockage
le choix du lot au moment de la sortie du stock

Le certificat est simplement une caractristique de larticle, et ne demande que la saisie dune date (qui est la dernire date de
vrification). Le transfert de la surveillance des caractristiques de larticle est automatique et Clarisse gnre automatiquement
un nouveau MCR priodique pour vous rappeler cette action de surveillance.

La saisie et lutilisation du certificat

Lutilisation du certificat commence la dfinition dun article.

Vous devez saisir le nom du certificat (cest un lien vers un document certificat quelconque) et sa date de validit.
A chaque nouvelle rception dun article avec certificat, vous le vrifiez, et vous corrigez si cest ncessaire son nom et
sa date de validit.
Chaque fois que vous utilisez un article avec certificat et que vous terminez votre intervention, Clarisse vrifie sa
prsence et vous alerte en cas de problme de date (si la date de vrification est dpasse).
Llment est not avec certificat.
Un MCR priodique est cr dans llment pour chaque article avec certificat. Le lien vers le document est recopi

Lexploitation se fait de trois faons diffrentes :

par les articles : vous pouvez facilement slectionner, pour les vrifier lun aprs lautre, tous les articles avec certificat
par les lments : de la mme faon, vous pouvez slectionner tous les lments avec certificat, et afficher tous les
MCR priodiques associs. Tous les MCR de type Vrif. certificat (article... sont les demandes de vrifications de
certificat leur date de fin de validit.
de manire automatique : Clarisse vous proposera la vrification la date de fin de validit des certificats de tous les
articles utiliss. Notez que Clarisse peut, avant lchance, envoyer un email de rappel votre fournisseur pour quil
fournisse un nouveau certificat.

Si, pour un article, un certificat est mis jour ou modifi, une fonction permet de mettre jour toutes les demandes de
vrification intgres dans tous les lments.

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La cration automatique des lments et le pack de MCR

Nous savons crer automatiquement un lment au moment de la cration dune branche, avec les paramtres gnraux ci-
dessous et en utilisant le bouton Cration directe de la fentre de slection des lments (Arborescence et lments)

On a coch cration automatique dun lment la cration dune branche et llment est cr automatiquement avec le nom
de la branche. Cela est particulirement utile au dbut du paramtrage dun site - pour avancer rapidement - ou pour saisir une
nomenclature (larborescence dun quipement, avec un seul lment par branche)

Pour aller plus loin, on peut aussi crer les MCR associs. Il faut cocher :
'cration automatique d'un pack de MCR la cration d'un lment'

Cela est intressant si on utilise systmatiquement des MCR standards comme dans cet exemple :

Fin de garantie (MCR planifi un an aprs lachat)


Inspection annuelle (MCR priodique tous les ans)
Dpannage (MCR curatif pour une panne inconnue)
Test en dbut d'anne

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Clarisse 5 guides et fiches

On va dcrire de manire simplifie les MCR dans un fichier texte <rpertoire_priv>\pack_mcr.txt selon la mthode
explique dans laide en ligne :

Dans notre exemple, le fichier aura quatre lignes

2//Inspection avant la fin de garantie//365//Vrifiez labsence de problme avec les oprateurs


3//Inspection annuelle//365//Nettoyage complet, vrification des niveaux
1//Dpannage//0//Notez soigneusement le type de la panne
3//Test en dbut d'anne//365// //20130101

Dtail de la premire ligne :

2 : pour une intervention planifie


Inspection avant la fin de garantie : c'est le libell
365 : c'est la priode en jours
Vrifiez labsence de problme avec les oprateurs : c'est le commentaire

Dtail de la ligne 2 :

3: pour une intervention priodique


Inspection annuelle : c'est le libell
365 : c'est la priode en jours
Nettoyage complet, vrification des niveaux : c'est le commentaire

Dtail de la ligne 3 :

1 : pour du curatif
Dpannage: c'est le libell
//0//Notez soigneusement le type de la panne : c'est le libell

Dtail de la ligne 4 :

3: pour une intervention priodique


Test en dbut d'anne : c'est le libell
365 : c'est la priode en jours
Pas de commentaire
20130101 : dbut de priode : 1er janvier 2013

Pensez que vous pouvez inclure le numro et le code de l'lment dans le libell en intgrant dans votre texte les paramtres
%1 et %2. Cette possibilit existe mme a posteriori, quand vous modifiez le libell d'un MCR (la transformation se fait au
moment de la mmorisation)

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Les demandes d'intervention par des oprateurs externes

Cette fonction est destine toute personne souhaitant demander une intervention au service maintenance.

Cette personne doit tre dclare 'oprateur externe' avec des attributs en accord avec les actions possibles et avec la
comptence gographique de son secteur.

Clarisse doit tre installe sur son poste, mais avec un paramtrage spcial (paramtres locaux, nature du poste : externe.
Ce poste sera affect la mme branche que la branche de comptence de l'utilisateur externe qui sera habilit faire les
demandes.

Voici les fentres de paramtrage du poste et de l'oprateur externe :

La comptence gographique de l'utilisateur externe pointera aussi sur la branche 285.

Ensuite, en dmarrant Clarisse, nous n'obtiendrons que cette fentre ou une fentre voisine (c'est une fentre paramtrable
pour la fonction 11 : demande d'intervention)

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L'utilisateur externe doit se dclarer, puis il a le choix entre la Demande rapide qui est un appel non motiv, ou une demande
plus ou moins prcise selon ses attributs et la fentre qui est utilise.

Dans cette fentre standard, il peut choisir l'lment qui ncessite l'intervention.

Vous constatez qu'il ne voit que les lments de sa grappe de comptence.

Ensuite il peut saisir des renseignements complmentaires, et valider sa demande.

Les textes affichs dans la fentre de cet exemple sont les textes par dfaut quand l'utilisateur externe ne fait aucune saisie.

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Du point de vue informatique, cet action correspond trs exactement la cration d'un MCR planifi, et toutes les rgles de
paramtrage s'y appliquent : en particulier, il peut tre modifi ou supprim par un gestionnaire, partir de l'cran traditionnel
de modification des MCR.

Notez que pour voir apparatre ces demandes trs rapidement, il peut tre bon d'utiliser la notion d'analyse spciale qui garantit
une analyse des demandes immdiate (affichage dans la liste d'urgence avec un dlai de l'ordre de la minute)

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La gestion des documents attachs

Dans les fentres de Clarisse, il existe presque toujours un ensemble de 3 boutons destins la gestion de documents
numriss quelconques.

Ces documents (textes simple, doc, odt, pdf, feuilles de calcul, images, sons) n'ont pas de rle particulier dans la GMAO : c'est
de la documentation pure, attache l'objet affich : un lment, un CRI, un article, un tiers, un fournisseur, une commande...
selon le cas.

Ils sont exploits avec les programmes par dfaut spcifis dans Windows.
Par exemple, une image .bmp pourra tre simplement visualise sur un poste, et exploite avec LibreOffice Draw sur un autre
selon l'installation de Windows sur chaque appareil.

Ces documents ne sont pas intgrs la base de donnes Clarisse : ce sont des documents extrieurs, mais il est habituel, et
mme recommand, de les stocker dans le rpertoire prvu par dfaut. Si vous avez slectionn votre document depuis un
autre emplacement, Clarisse vous proposera d'ailleurs de le recopier dans le rpertoire Aides et textes qui est prvu pour cet
usage.

Si vous avez suivi nos conseils d'installation ce rpertoire est accessible en cration, lecture et criture pour tous les utilisateurs
et il se trouve physiquement sur le serveur de Clarisse ou sur un autre serveur de fichiers de votre rseau.

Si vous choisissez de modifier son nom, vous pourrez aussi crer ou slectionner un sous-rpertoire de ce rpertoire conseill.

Rappel : cet emplacement de stockage est celui qui est demand la premire excution de Clarisse sur un poste, et qui peut
tre modifi ensuite dans les paramtres locaux :

Les fonctions de gestion des documents se prsentent en gnral sous la forme de trois boutons

Exploiter les fichiers:


Le presse papier de - ouvrir directement un document unique
Windows est - choisir un document dans une table
transform en - supprimer un document (CTRL enfoncs'il
fichier, puis associ. est unique)

Bouton gris: pas de document associ.


Associer un
fichier dj
existant

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Si plusieurs documents sont associs, le bouton Voir les documents associs ouvre une fentre de slection :
Si un seul document est associ, ce mme bouton lance l'application Windows prvue sur le poste pour l'exploiter.
Si aucun document n'est associ, ce bouton est gris.

Le rpertoire *TE dsigne le rpertoire Aides et textes paramtr sur cet appareil pour les documents.

Rappel de la page d'aide du premier onglet des paramtres locaux :

RESUME

Pour simplifier l'usage de Clarisse, conservez l'habitude d'utiliser les


rpertoires proposs, et de recopier les fichiers d'origines diverses dans
ces rpertoires (Clarisse vous le propose).

Notez que vous avez toujours la possibilit de crer des sous-rpertoires


au moment de l'ajout d'un document pour faciliter votre classement.

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Cas particulier des documents associs un compte-rendu d'intervention.

Il existe la possibilit d'associer automatiquement un document un CRI.

Prenons l'exemple d'une intervention qui ncessite la saisie de nombreuses valeurs comme, par exemple, l'analyse priodique
d'une huile hydraulique, ou l'talonnage d'une srie de capteurs. Si le client dispose dj de documents standards (fiches
Excel, documents.PDF modifiables) il peut prfrer continuer les utiliser avec le minimum de modification.

Nous conseillons dans ce cas :

Associer le document vide au MCR. Pour cet exemple, l'lment sera un Magasin, le MCR sera Vrification
mensuelle des sondes de temprature du magasin et le document une feuille Excel
Relev_mensuel_des_sondes_de_temprature_du_magasin.xls
Paramtrer dans ce MCR la copie des documents dans un nouveau CRI (cet interrupteur est positionn par dfaut
dans les paramtrages gnraux)

Quand nous allons crer un nouveau CRI (dans cet exemple tous les mois) nous allons crer automatiquement le fichier
<numro_du_CRI>_Relev_mensuel_des_sondes_de_temprature_du_magasin.xls
et l'associer au CRI <numro_du_CRI>

Il sera facile pour l'oprateur d'afficher ce fichier par le bouton Voir les documents associs, de le compter et de le stocker.
Si on dsire encore amliorer l'ergonomie, on pourra personnaliser par l'ouverture automatique du fichier. Elle sera simple
obtenir en utilisant le macro-code utilisateur (MCU) dans la fentre de saisie du CRI.(_elf_02_fiche_cri_std_16 par exemple).

Dans ce cas, on choisira l'insertion aprs l'initialisation de la fentre de saisie du CRI. Ce code sera une seule ligne :
ExcuteTraitement(btn_visu_document_li_au_CRI,trtClic)

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Base HFSQL Client/Serveur : recommandations de scurit

Prsentation

Cette page d'aide (d'aprs des documents PCSoft) prsente les principales recommandations permettant d'optimiser le niveau
de scurit d'une base de donnes HFSQL Client/Serveur en fonction des contraintes et des fonctionnalits recherches.
Ce document est destin au concepteur et l'administrateur de Clarisse et surtout l'administrateur du serveur et de la base
de donnes. Il explique dans les grandes lignes :
comment optimiser la configuration du poste serveur
les recommandations de scurit concernant le serveur et les bases de donnes HFSQL
l'impact de la scurit sur les performances.

Prambule : un contexte fiable et scuris pour la machine


Avant mme de configurer le serveur HFSQL, le choix du contexte dans lequel va tre install le serveur HFSQL est primordial
pour la scurit.
En effet une installation sur une machine en libre accs, quipe d'un systme d'exploitation non mis jour de ses correctifs de
scurit, sans anti-virus, ni pare-feu sera forcment une installation non scurise, et cela quels que soient les paramtres du
serveur HFSQL.
Ce document ne dtaille pas la scurit de l'environnement d'installation du serveur HFSQL car il s'agit d'un domaine trop
vaste.
Il existe d'ailleurs de nombreux ouvrages complets sur le domaine de la scurit en fonction de l'environnement choisi.
Voici toutefois un rappel des points les plus importants de lenvironnement du serveur HFSQL qui ont un impact direct sur la
scurit :
Scurit physique de la machine : Pour assurer cette scurit, les points suivants sont conseills :
Limiter les accs physiques possibles la machine.
Assurer l'alimentation lectrique (alimentation redonde, onduleur, ...)
Contrler la temprature et l'hygromtrie de la pice, ...
Assurer les accs rseau du serveur (plusieurs cartes rseau)
Enlever de la machine les matriels non utiliss (Graveur, Modem...)
Protger le BIOS par un mot de passe et dsactiver dans le bios les fonctionnalits et matriels non
ncessaires (Port USB intgrs s'ils sont non utiliss par exemple)
Choisir un mdia physique (disque) sr (et rapide). Ce mdia physique stockera le serveur HFSQL et surtout
les bases de donnes. Il est conseill de choisir de prfrence un matriel quip d'un systme de
redondance ou de sauvegarde physique (RAID, miroring...) ou des stockages SAN.
Systme d'exploitation : Le systme d'exploitation du serveur (Windows/Linux, version, 32/64 bits) doit tre jour de
ses correctifs de scurit. Un administrateur spcialis du systme choisi permet d'assurer une bonne configuration du
systme d'exploitation. Toutes les options et services non utiliss doivent tre dsinstalls ou dsactivs (serveur Web,
serveur FTP...).
Systme de fichiers : Le systme de fichiers (FAT32, NTFS, NFS, Ext3, CodaFS, HFS...) est important puisqu'il peut
dterminer les possibilits de gestion des fichiers ainsi que les droits qu'il est possible de dfinir sur les fichiers. Un
systme disposant de droits avancs (comme NTFS) et permettant de grer les fichiers de plus de 2 Go est conseill.
vitez les systmes de fichiers "rseau" (comme NFS).
Scurit rseau : Pour assurer la scurit rseau du poste, voici quelques lments prendre en compte :
Utilisation d'un VPN ou SSP en cas d'accs externe
Scurisation de la pile TCP/IP
Configuration des routeurs et pare-feu rseau
Limiter ou interdire les accs externes (Internet), les accs sans fil (WiFi, GPRS, 3G...)
Mettre des contrles d'adresses IP et/ou d'adresses MAC
Pare-feu : La mise en place d'un pare-feu local doit tre effectue avec un accs entrant ouvert uniquement au port du
serveur HFSQL (par dfaut le port 4900 en TCP).
Anti-virus local : La mise en place d'un anti-virus local est conseille. Il est ncessaire de mettre des rgles
d'exclusion sur les fichiers de type ".ndx", ".fic", ".mmo" et ".ftx" se trouvant dans le rpertoire des bases de donnes
HFSQL pour viter un ralentissement des accs aux donnes.
Systme de sauvegarde : La mise en place d'un systme de sauvegarde et de restauration. Une sauvegarde permet
de pouvoir rcuprer des donnes suite un problme de fonctionnement (panne de matriel, erreur de manipulation,
vol...). La prsence d'une copie/sauvegarde des donnes implique que l'emplacement de cette sauvegarde soit dans
un endroit physiquement diffrent, mais aussi bien protg que les donnes originales !
Gestion des sessions utilisateur : Ne pas laisser de sessions ouvertes sur le serveur. Le fait de conserver une
session ouverte sur le serveur ouvre des possibilits d'accs et constitue donc une faille de scurit. Le serveur ne doit
donc en aucun cas tre un poste de travail.
Accs distant : Les possibilits d'accs distant au systme (Bureau distant, VNC, SSH...) doivent tre scurises au
maximum, et les possibilits rduites au minimum.
Gestion des partages : Les partages inutiles doivent tre supprims. Le serveur HFSQL ne ncessite aucun partage
pour son fonctionnement. Il ne faut donc dfinir aucun partage sur le serveur (excepts les partages administratifs).
Idalement le service de gestion de partage ("Serveur" sous Windows) peut tre arrt pour n'avoir aucun partage.

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Scurit HFSQL
Installation du serveur HFSQL

La scurit d'un serveur HFSQL commence ds son installation.


Lors de l'installation d'un serveur HFSQL, un service est install sur le serveur : HFSQL (Manta). Ce service est associ par
dfaut au compte systme local sous Windows.
Afin d'assurer une meilleure scurit, il est conseill de changer le compte associ ce service et de mettre un compte
spcifique.

Remarque :

Lors d'une installation sous Linux, ce compte peut tre chang depuis le Centre de Contrle HFSQL.
Il faut ensuite donner les droits suivants pour le compte associ au service HFSQL :
droits de "lecture" sur les fichiers binaires du serveur HFSQL,
droits d' "criture" sur le fichier de configuration du serveur (fichier HFConf.INI),
"contrle total" sur le rpertoire des bases de donnes.
Conseils :
Si vous ralisez des sauvegardes avec un outil externe, donnez galement des droits au compte utilis par cet outil
externe sur le rpertoire des sauvegardes HFSQL.
Les autres groupes et comptes ne doivent pas avoir de droits dans ces rpertoires.

Ds que le serveur HFSQL est install :

il est ncessaire de changer le compte utilisateur par dfaut ("admin" sans mot de passe) et lui associer un mot de
passe scuris (plus de 8 caractres avec plusieurs lettres et plusieurs chiffres).
il est conseill de bloquer les ports du gestionnaire de serveurs HFSQL (MantaManager) avec un pare-feu (les ports
4999 et 5002 en UDP et TCP). L'utilisation du pare-feu est optionnelle.

Sauvegardes :

Il est ncessaire de raliser des sauvegardes rgulires des bases de donnes et du serveur HFSQL.
Si la sauvegarde des bases des donnes est ralise durant le fonctionnement du serveur HFSQL, elle doit tre ralise par le
serveur HFSQL.
Pour raliser une sauvegarde depuis le Centre de Contrle HFSQL :
1. Slectionnez la base de donnes HFSQL Client/Serveur dans le Centre de Contrle.
2. Affichez l'onglet "Sauvegardes".
3. Pour effectuer une sauvegarde, cliquez sur "Nouvelle sauvegarde".
4. Pour planifier une sauvegarde (conseill), cliquez sur "Nouvelle sauvegarde planifie".
Une fois cette sauvegarde ralise, il est ensuite possible d'utiliser un outil externe pour la compresser, la mettre sur
bande ou toute autre action.

Utilisateurs et droits :

Le serveur HFSQL permet de crer des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs grce au Centre de Contrle HFSQL (onglet
"Utilisateurs et groupes" disponible dans les proprits du serveur HFSQL).
Pour chaque utilisateur et chaque groupe, le Centre de Contrle HFSQL permet de donner des droits de lecture, d'criture, de
cration, de suppression, ... (onglet "Droits" disponible sur le serveur et sur les fichiers de la base de donnes).

Afin de diminuer les possibilits d'oprations accidentelles ou malveillantes, les applications qui se connectent au serveur
HFSQL doivent le faire avec un compte utilisateur HFSQL appropri. Deux utilisateurs diffrents ne doivent pas utiliser le mme
compte utilisateur HFSQL.
Dans le Centre de Contrle HFSQL, dfinissez une politique de droits avec uniquement les droits minimum requis pour chaque
utilisateur et chaque groupe d'utilisateurs.

Procdures stockes :

Les procdures stockes HFSQL utilisent le WLangage, ce qui leur donne une grande puissance et de nombreuses possibilits.
Il est important de les limiter et de les contrler. Toutes les procdures stockes doivent tre contrles par un administrateur
de la base (DBA) avant d'tre dployes.
Il est d'ailleurs possible et conseill d'autoriser uniquement les administrateurs de la base dployer de nouvelles procdures
stockes ("Droit de paramtrer les procdures stockes" dans le Centre de Contrle HFSQL).

Cryptage :

Plusieurs types de cryptage peuvent tre raliss :


Cryptage des connexions entre les clients et le serveur :
Lorsqu'une application cliente se connecte une base de donnes HFSQL, il est possible d'utiliser une connexion
crypte. Ainsi les donnes qui transitent sur le rseau sont automatiquement cryptes. Afin d'augmenter la scurit, il
est conseill d'utiliser cette option. Il est recommand de dfinir un droit sur la base de donnes qui interdit les
connexions au serveur sans cryptage (Droit de se connecter au serveur (connexion crypte uniquement) dans le
Centre de Contrle HFSQL).
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Cryptage des fichiers de donnes :


En plus du compte HFSQL qui requiert un utilisateur et un mot de passe pour se connecter, chaque fichier de donnes
(table) peut galement tre protg par un cryptage et un mot de passe. Lalgorithme de cryptage (128 bits, RC5 12
boucles, RC5 16 boucles) est dfini dans l'analyse WinDev/WEBDEV par le dveloppeur. Le mot de passe peut tre
dfini par le dveloppeur ou par une option d'une application cliente afin d'tre dfini par un administrateur de la base.
Un cryptage avec mot de passe fort est conseill pour les fichiers de donnes contenant des donnes sensibles. Lors
de la dfinition du mot cryptage dans l'analyse, il faut le dfinir non seulement sur le fichier de donnes (.fic) mais
aussi sur l'index (.ndx, .ftx) et sur les mmos.
Pour une scurit maximal du cryptage, activez l'option "Activer la scurit renforce". Cette option permet de crypter
les donnes sans stocker la cl de cryptage dans le fichier. Avec cette option et sans le mot de passe du fichier, il est
impossible de rcuprer le contenu du fichier de donnes. Ces options sont dfinies sous l'diteur d'analyses, dans
l'onglet "Dtail" de la fentre de description des fichiers.

Cryptage applicatif :
Pour les rubriques contenant des donnes d'une trs haute sensibilit (numro de carte bancaire par exemple), il est
conseill d'ajouter un cryptage/dcryptage applicatif. Un cryptage applicatif rend les donnes illisibles sans l'applicatif
correspondant, mme en ayant un compte utilisateur de la base et le mot de passe du fichier de donnes.

Fichiers de plus de 2 Go :

Si certains fichiers des bases de donnes risquent d'avoir une taille qui va dpasser 2 Go, le serveur HFSQL doit tre install
sur un systme d'exploitation et un systme de fichiers qui permettent de grer ce type de fichier (comme NTFS).
De plus, l'option de gestion des fichiers de plus de 2 Go doit tre active dans l'analyse WinDev/WEBDEV correspondante aux
bases de donnes (onglet "Dtail" de la fentre de description des fichiers).

Dans le cas d'un fichier journal, le journal prend la mme option que le fichier de donnes associ. Il faut donc activer cette
option sur un fichier mme si seul son journal risque de dpasser 2 Go.

Il existe galement une option sur les fichiers systmes du serveur HFSQL pour leur permettre d'avoir une taille suprieure 2
Go. Si les donnes sont installes sur un systme de fichiers qui supporte les fichiers de plus de 2 Go, activez cette option.
Pour activer cette option dans le Centre de Contrle HFSQL, slectionnez l'onglet "Configuration" de la description du serveur.

Traabilit :

Afin de pouvoir vrifier les oprations qui ont t ralises sur la base de donnes, il faut mettre en place un mcanisme de
traabilit sur les fichiers de donnes sensibles.

Cette opration peut tre effectue en activant la journalisation sur ces fichiers de donnes. La journalisation peut-tre
dfinie au niveau de la rubrique : il est donc possible de ne pas inclure certaines rubriques dans le journal pour des raisons de
performances (taille du journal) ou de scurit (viter la duplication de donnes trs sensibles)
Pour activer le journalisation sur les fichiers de donnes :

1. Sous l'diteur d'analyses, affichez la fentre de description des fichiers de donnes (option "Description du fichier de
donnes" du menu contextuel d'un fichier).
2. Dans l'onglet "Divers", spcifiez le type de journalisation raliser :

Il est galement possible d'activer la gnration d'un fichier de logs par le serveur HFSQL. Le fichier de log ne contient pas
les donnes des bases mais il peut permettre de connatre les diffrentes requtes reues et traites par le serveur.
Pour activer cette option dans le Centre de Contrle HFSQL, slectionnez l'onglet "Configuration" de la description du serveur.

Test de non rgression :

Lors de la mise jour du serveur HFSQL, du framework client ou des applications clientes qui utilisent la base de donne's
HFSQL, des tests de non rgression doivent avoir t raliss au pralable sur une configuration de tests avant la mise en
place sur la configuration relle.
En effet, la mise en place d'une mise jour intgrant la correction d'une faille de scurit pourrait provoquer des
dysfonctionnements des applications clientes et des modifications non souhaites dans les bases de donnes.

Test dans des conditions relles :

Afin de s'assurer que le serveur est correctement dimensionn et correctement scuris, il est ncessaire d'effectuer
rgulirement des tests sur une configuration similaire avec des volumes de donnes similaires et un nombre de connexions
simultanes similaire au serveur rel.

Isolation :

Afin d'assurer une meilleure isolation entre diffrentes bases de donnes, il est conseill d'utiliser des serveurs HFSQL
diffrents. Ces serveurs HFSQL peuvent tre installs sur la mme machine dans des rpertoires diffrents, avec des comptes
utilisateurs diffrents.

Maintenance :

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Il est important de maintenir jour le serveur HFSQL et la couche cliente HFSQL (Framework WinDev). Les mises jour
peuvent comporter des corrections de failles de scurit.
La r-indexation rgulire des index des bases de donnes permet non seulement d'assurer des requtes performantes (mise
jour des statistiques), mais galement une meilleure robustesse des fichiers.
Attention aux diffrents processus qui peuvent tre actifs sur le serveur (anti-virus, vrification de disque, ...) : aucun processus
autre que le serveur HFSQL ne doit accder aux bases de donnes.

Scurisation des applications :

La scurisation d'une base de donnes passe par la scurisation des applications qui utilisent la base de donnes. En effet, les
applications qui accdent la base de donnes contiennent toutes les informations ncessaires pour accder la base. Elles
constituent donc un gros point faible d'accs la base de donnes.
Les applications qui accdent une base de donnes doivent donc elles-mme tre protges avec au moins :
Une authentification des utilisateurs
Un verrouillage automatique de l'application ou de la session en cas d'inactivit prolonge
Les informations d'authentification ne doivent pas tre mmorises
Les possibilits d'exports des donnes doivent tre dsactives partout o elles ne sont pas strictement ncessaires
dans l'application
Les diffrentes options de l'application doivent tre accessibles en fonction de lutilisateur (Groupware utilisateur)
L'installation de l'application doit elle-mme tre scurise et accessible uniquement aux personnes autorises.

Note : Il est possible de signer l'excutable et l'installation, si le systme autorise uniquement les applications signes.

Impact de la scurit sur les performances


Certaines mesures de scurit provoquent souvent une diminution des performances. Inversement, des modifications pour
accrotre les performances diminuent parfois la scurit.

Exemples : Cryptage des connexions, cryptage des fichiers, journalisation...


Voici quelques rappels pour obtenir de meilleures performances dans les accs une base de donnes HFSQL (en dehors de
l'optimisation des codes source des applications, de la cration de nouveaux index...) sans diminuer la scurit.

Configuration du poste :

Les caractristiques physiques de la machine conseilles :


Multi-processeurs, multi-coeurs, afin d'assurer un traitement en parallle des requtes par le serveur HFSQL.
Technologie 64 bits : pour que le serveur HFSQL puisse utiliser plus de 2 Go de RAM, il doit tre install dans sa
version 64 bits, sur un systme 64 bits et sur une machine 64 bits.
Une grande quantit de RAM : plus il y aura de mmoire RAM, plus le systme d'exploitation et le serveur HFSQL
pourront gnrer du cache sur les lectures de fichiers, et les traitements s'en trouveront acclrs. De plus, une partie
de la mmoire RAM installe est utilise par le systme dexploitation et les diffrents autres services installs sur la
machine. Si la base de donnes est volumineuse, il est conseill d'avoir 16 Go de mmoire (ou plus).
Des disques durs rapides : le serveur HFSQL fait un grand nombre daccs aux disques (lectures et critures), la
prsence de disques rapides peut plus que doubler la vitesse de certaines oprations.
RAID : la mise en place d'un systme RAID permet d'avoir une meilleure scurit et permet galement de rpartir les
lectures sur plusieurs disques. Les performances de lecture sont donc amliores.
Mise jour rgulire des statistiques d'index des bases (par une tche planifie du serveur par exemple). Les
performances des requtes sont optimales lorsque ces statistiques sont jour.

Serveurs virtuels dconseills :

Lors de l'utilisation d'un serveur virtuel, les ressources d'une mme machine physique sont partages entre plusieurs serveurs
virtuels.
Ainsi le fonctionnement d'un serveur virtuel peut impacter les performances de tous les autres.
Par exemple un process qui effectue des lectures intensives sur un disque physique dans un serveur virtuel va monopoliser la
tte de lecture du disque, et les lectures de tous les processus, de tous les serveurs virtuels qui accdent ce mme disque
physique seront ralenties.

Autres conseils :

Pas d'crans de veille autres qu'un cran noir sur le serveur, car certains crans de veille peuvent utiliser beaucoup de
ressources.
Activation possible de la compression des trames sur les communications HFSQL. Cette option est intressante
uniquement si le dbit du rseau de communication entre le serveur et le client est faible (GPRS, 3G...).

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Les solutions alternatives de cration de MCR

Le MCR est la base de Clarisse.

De manire habituelle, on cre dans Clarisse une structure (l'arborescence gographique et les branches) dans laquelle on
inclus des lments (le matriel entretenir).

Pour chacun des lments, on dfinit les interventions - plus ou moins bien dfinies - qui seront excuter : ce sont les
descriptions d'intervention, ou modles d'intervention, ou Modles de Compte-Rendu appels dans Clarisse les MCR.

C'est OBLIGATOIREMENT partir de ces MCR que seront rdigs, la suite d'une intervention, les Comptes-Rendus
d'Intervention appels dans Clarisse les CRI.

Mais quelquefois, en cours d'utilisation, un utilisateur a besoin de prvoir une intervention sans vouloir mmoriser tous les
paramtres du MCR :

soit il manque de temps - et il pense affiner sa demande plus tard


soit il n'a pas les comptences - cas d'un oprateur ou d'un utilisateur externe
soit la structure n'existe pas encore - le MCR sera cr automatiquement en mme temps que la structure
soit l'intervention prvue est exceptionnelle ou sans importance - la mmorisation de son MCR n'a pas d'intrt.

Clarisse va alors se substituer l'utilisateur pour crer de manire plus ou moins simplifie - ou masque - la structure et le
MCR convenable.

Les solutions de cration :


Les mthodes conseilles :

normale, partir d'une fiche lment


normale, partir d'une table lment
automatique la cration d'un lment : les packs de MCR
automatique la cration d'une branche : cration de l'lment et des MCR prvus dans un pack
automatique la cration d'un article avec certificat BRC (pour la surveillance de l'article)
automatique l'utilisation d'un article avec certificat BRC (pour la surveillance de l'lment)

Ce sont les solutions habituelles, privilgier avant d'avoir une bonne exprience de Clarisse.

Les autres mthodes peuvent tre considres comme des raccourcis, rserver une utilisation compltement matrise de
Clarisse :

la demande d'un utilisateur externe


la demande d'un oprateur, pendant la saisie d'un CRI
depuis la fentre d'accueil : MCR planifi simplifi
depuis la fentre d'accueil : une demande de CRI immdiat va entraner la cration, puis l'effacement d'un MCR
les rappels depuis les fiches lment, article, utilisateur, fournisseur, tiers - le MCR va tre cr dans une structure
spciale : branche Rappels, lments RAPPEL ELEMENT, RAPPEL ARTICLE, etc.
les demandes rapides - on choisit uniquement la branche mre. Un lment fictif nomms DEMANDES
INTERVENTIONS URGENTES et un MCR planifi ( la date et l'heure actuelle) nomm DI oprateur (demande
rapide) pour l'lment xxx vont tre crs.

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La rception des articles, les frais de port, l'affectation des cots

La chane normale de l'approvisionnement d'un article permet de calculer et d'affecter automatiquement les diffrents lments
de cot.

Si le paramtrage conduit une utilisation totalement assiste (rception ligne ligne partir d'un BL fournisseur), la suite des
oprations est proche de :

Clarisse lance la gnration de DA (demande d'achat) et choisit le fournisseur (fournisseur principal), la quantit et le
conditionnement (donc le prix utiliser)
La commande est valide manuellement et envoye au fournisseur (la validation correspond l'dition) : ds que la
commande est cre, jusqu' ce que la dernire ligne soit rceptionne, les frais de port peuvent tre saisis et
modifis
La commande est livr avec un BL fournisseur
Selon le paramtrage, la rception de chaque ligne du BL (partielle ou complte), Clarisse cre le BR (1 ligne sur le
bordereau de rception chaque action) et propose d'affecter les frais de port (complets ou rsiduels) de la
commande :
ne rien faire : les frais de ports ne seront pas affects aux articles de la ligne et restent attachs la
commande
affectation de la totalit des frais la ligne en cours de saisie : les frais de port disparaissent de la commande
et sont intgrs dans le prix des articles pour le calcul du CUMP
affectation d'une fraction des frais la ligne en cours de saisie : les frais de port rsiduels sont calculs et
restent dans la commande, la fraction choisie est intgre dans le prix des articles pour le calcul du CUMP
au moment de la saisie de la dernire ligne, le cot rsiduel reste dans la commande. Il n'est plus modifiable
et reste un 'frais' au sens de la comptabilit gnrale.

Clarisse affiche les frais rsiduels (non affects des articles) et le total des frais affects.
Clarisse propose aussi la cration d'un lot partir de la ligne en cours de rception.

Pour tous les types de rception autres que la rception ligne ligne depuis le BL, les frais ne sont jamais intgrs dans le
CUMP et restent attachs la commande.

Remarques :

Toute la commande est affecte un compte analytique interne Clarisse (Compta. articles). On peut choisir de pratiquer un
suivi des achats par type en choisissant d'associer les commandes des comptes diffrents.

Les statistiques montrent le total des frais engags au moment des commandes :

dans ces comptes analytiques


en totalisant les frais de port rsiduels

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