1.

1- La passation de commande
Les commandes de matériels sont établies par le responsable gestion rayon.
Les demandes d’engagement de dépense (DED) émises suivent le
cheminement de validations jusqu’à leur transformation en bon de
commande. Les commandes se font avec les fournisseurs en local et en
imports.

1-2- Réception de commande

le responsable de réception est chargé de réceptionner toutes les
commandes de matériels en local et en impôts venant des différents
fournisseurs.

1-2-1- les commandes en local

Toute réception de commande en local se fait suivant les étapes
suivantes :
- L’arrivé du matériel constaté par le responsable de réception
- Vérifier et pointer le matériel livré par rapport au bordereau de livraison
en présence du responsable du rayon concerné et le Virgile.
- Vitrifier aussi
- toutes les quantités demandées s’il n’y a pas d’anomalie.
- Faire le rangement du matériel reçu à l’emplacement apprécié.
- Procéder à la saisie le de la réception dans le logiciel du numéro de bon
de commande VA.

A la fin de la saisie le registre de réception (OV) est édité en 03 copies.

Une copie pour le ROR les deux autres copies doivent être validées par le chef
de service avant la transformation d’une copie au comptable pour
règlement du fournisseur et le troisième à l’archivage.

1-2-2- les commandes en import (ERANOUE)

La réception des commandes en import est aussi scindée en deux groupes.
La réception du matériel du chantier ou matériel non stocké et la réception du
matériel stocké.
Il faut noter que toutes les réceptions ont la même procédure.
Ensuite elle achemine les DED au chef de service pour validation. En cas
d’absence de chef de service, la validation se fait par un contrôleur.
A l’issue de la validation, les demandes sont remises aux différents
responsables de rayon concerné en vue de service en attente.

1-1-2- les demandes de produit et traitement

Ils ne sont pas stockés au magasin central seulement que si les bons
d’enlèvement sont établis toute les usines et stations de traitement d’eau
reçoivent leur livraison directement des fournisseurs.
Le bon d’enlèvement est un document qui permet à une personne (agent
SODECI) de se rendre chez un fournisseur pour la récupération du matériel ou
produit de traitement pour la SODECI.

1.2SOPRTIE DE MATERIEL
Au magasin central, le stock est géré par quatre responsables de rayon.
La sortie du matériel au magasin se fait en deux phases.
La sortie pour consommation et le transfert direct.
Le type d’opération s’identifie selon la nature de la DED.
Lorsqu’il s’agit d’un transfert, on constat sur la DED reçue que l’emplacement
est mentionné ; par contre les demandes sur lesquelles l’emplacement n’est
pas précis, il s’agit d’une sortie de consommation

1-2-1- Les sorties pour consommation

La sortie de consommation consiste à retirer du matériel dans le stock d’un
rayon pour l’utilisation sur le terrain.

1-2-2- le rayon matériel électriques

Gérer par une responsable gestion rayon (RGR). Ce rayon est composé de
matériel électrique.
Les mouvements exécutés sont exclusivement les sorties pour se fait :
Les DED reçues du secrétariat sont vérifiés par le RGR. Nous nous assurons
que les différentes signatures du service demandeur et du chef de service de
la SDGS y sont et aussi qu’il n’y a pas de rature sur le bon.
 Nous allons au magasin pour la sortie selon la liste de matériel sur la DED
dans les emplacements concernés. L’agent de rayon (AR) prépare le rapport
sous le regard vigilant de la RGR.
Il faut noter qu’avant la sortie physique du matériel l’on fait la saisie
informatique de la DED dans le logiciel J@de qui produit un bond de sortie en
trois exemplaires.
Préparation du matériel figurant sur la base des quantités demandées.
Faire la vérification des quantités pour chaque matériel figurant sur le bon
en présence du réceptionnaire et l’agent de sécurité et enfin l’enlèvement du
matériel contre décharge des bons de sortie par des bénéficiaires.
NB : un exemplaire du bon de sortie pour le client, Un exemplaire pour le
RGR et un exemplaire pour l’agent de sécurité.

1-2-3- Rayon (02) matériel de réseau primaire, branchement lourds et

station
Au rayon 2 nous avons comme mouvement les transferts de matériel. La
procédure est la même comme celle de la sortie pour consommation. La
différence se fera remarquée au niveau des saisies ou de l’établissement des
bons manuels.

1-2-4- Rayon (03) matériel de branchement PVC et PEHD

A ce rayon, nous avons comme mouvement : les sorties directes, les
transferts, les réintégrations. A la fin de la journée, la journalière sera éditée
par le ou la RGR de chaque rayon pour un contrôle des saisies effectuées
pendant la journée.

1-2-5- Rayon (04) fourniture de bureau, matériels informatiques,

produits d’entretiens
Dans ce rayon seules DED sont acceptées et non les DA. En fait toutes les DED
établies doivent passer d’abord au service de la direction du budget pour la
validation. Cela revient au magasin central pour être visée et cachetée par le
chef de service du magasin central, ensuite chez le RGR pour le service.
 1-3- RAPPORT JOURNALIERE
La journalière est un état de restitution de toutes les saisies dans J@de
d’un utilisateur donné au cour de la journée. Cet état est édité en fonction de
la date définie.
Pour faire le pointage de la journalière :
- Regrouper les éléments saisies par type de documents ; c’est-à-dire
transfert à part et sortie d’autre part.
- Confronter les quantités saisies avec celle figurant sur la DED du client.

1-3-1- Le point journalier

Un rapport journalier est établi après chaque journée de travail par

chacun des responsables de rayon. Ce rapport permet de passer en revue
toutes les saisies des mouvements d’effectués dans J@de et de s’assurer
qu’aucune erreur n’a été commise lors des opérations. Il permet de mesurer le
niveau de satisfaction des DED servies dans la journée.

1-4- ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

L’ARCHIVAGE PERMET d’aménager son environnement, faciliter les recherches

des documents en cas de contrôle. Au magasin central, nous avons remarqué
que tous les documents utilisés par les responsables rayon sont classés et
archivés.

 Les DED reçues sont rangées par centre et secteur pour l’attente de
traitement.
 Les DED exploitées sont agrafées aux bons édités et jointes à la
journalière et pour le dérangement dans les chemises où sont précisés
les dates, types de mouvements à l’intérieur puis nous les rangeons dans
les boites d’archive
 Dans le cas de l’édition de la journalière et du point journalier, les
archives se font en deux exemplaires pour chaque mouvement. Les
doubles des éléments de rapport journalier au secrétariat de la sous-
direction pour chaque rayon. Cela permet à la hiérarchie d’avoir un œil
regardant sur les activités des responsables de rayon du magasin central.
1-5- LE CO NTROLE

C’est un service qui s’occupe de toutes les activités au sein du magasin central.
Ils sont au nombre de (04) et sont chargés de veiller sur l’application des
instructions par la RGR et par tout autre gestionnaire de stock.

1-5-1 le contrôle des états de gestion

Les états de gestion sont des états qui sont générés par le logiciel J@de après
toute saisie de transaction de stock. Nous notons les états de sorties pour
consommation, de transfert intra-magasin, de d’intégration et la journalière
que forment tous ces mouvements.

Les contrôleurs ont pour mission de veiller à ce que ces d’états soient édités
et pointés par les gestionnaires de rayon de sorte à s’assurer que les
emplacements les , les cades articles, les numéros DED, les désignations et les
quantités soient conformes aux informations figurant sur les DED à saisir.

1-5-2- activités réalisées par la stagiaire.

Tous ces rayons ont été visités par la stagiaire que je suis et les activités
exécutées sous la supervision des RGR, de RR, de l’AR et des contrôleurs.

1-5-3- les activités réalisées à cocody : la gestion de stock.

a) Définition du stock

. le stock est l’ensemble des biens physiques mis dans un local approprié en
vue d’une utilisation future ou immédiate. C’est aussi une provision en instance
de consommation.

b) Le rôle de la responsable gestion des stocks (RGS)

- Gérer le stock de matériel et de produits de traitement nécessaires à

l’exploitation
- Approvisionner et assurer la gestion du magasin qu’elle a en charge en
tenant compte des besoins et des délais d’approvisionnement en produits
de traitement matériel de :
 Branchement (simple ou avec abonnement)
Dépannage pour branchement cassé avant ou après compteur
Dépannage réseau
Entretien réseau
Compteur d’eau
Travaux neufs
Produits de traitement

1-6 LES TACHES SPECIFIQUES DE LA RGS

1-6- 1- Sortie de matériel

A l’agence de COCODY ? la RGS ne sort le matériel du magasin qu’au vu d’une

fiche de travail renseignée par les agents pour les demandes d’adduction, de
branchement simple , d’abonnement et de branchement/abonnement , les
dépannages facturables et non facturables.

Nous avons fait plusieurs sorties matériels à l’agence de COCODY

a) Branchement / Abonnement

A l’agence de COCODY, le branchement / Abonnement de fonds avec du

matériel PEHD stocké dans un magasin et géré par la RGS de l’agence chaque
matin, les agents de réseau se rendent dans le bureau ou sont stockés les
compteurs attribués à ces nouveaux branchements.

b) Branchement simple

Nous avons sorti aussi du matériel pour des demandes de matériel simple. Le
matériel de branchement simple est aussi en matériel PEHD, même procédure
de sortie comme le branchement/Abonnement mais là il n’y a pas de
compteur à sortir. La fiche de travail d’abonnement permettra par la suite de
faire la sortie du petit matériel après l’abonnement du client (voir annexe)
 C) Dépannage non facturable

La sortie de dépannage non facturable se fait sur la base d’une fiche de travail
manuel. Nous avons reçu le 19/03/2020 une demande de matériel de
dépannage branchement.

Avant la sortie nous avons vérifié si elle a été bien renseignée et signé par
Responsable Technique (RT). Apres cela, nous avons sorti le matériel du
magasin selon la liste énumérée sur la fiche. L’agent vérifie et décharge sur la
fiche et nous remet le premier volet que nous gardons pour la saisie dans
J@de avant de se rendre au magasin pour la sortie du matériel.

Apres chaque sortie de matériel, l’agent demandeur décharge sur les

différentes fiches de travail pour preuve de réception de matériel (voir annexe).

3.3) SAISIE DES MOUVEMENTS DE STOCKS

J@DE est un logiciel qui fait parti de la famille des logiciels appelés système
intégré de gestion (SIG). Il traite plusieurs fonctions de gestion de la SODECI et
a un référentiel de donnée unique.

Ce système de gestion présente des avantages de par sa méthode saisie unique

qui favorise la transparence, le partage rapide et facile de l’information sur les
activités de l’entreprise en temps réel.

Les domaines que la SODECI exploite dans le logiciel J@DE concernent : les
achats, le budget, la comptabilité, la finance te la gestion de stock. Nous avons
utilisés ce logiciel pour le dernier cas : la gestion de stock.

Ce domaine étant vaste nous allons nous intéressé aux transactions de sortie
de stock mais principalement les sorties pour consommation car, c’est le
programme le plus utilisé par les RGS en agence ainsi que l édition des bons de
saisi et de la journalière. Mais avant, nous vous présentons des notions utiles
pour les saisies.

3.3.1) LES CODES DE SAISIES

Les informations que nous portons dans le logiciel J@DE lors des saisies sont
typiquement codées. Nous voulons vous définir quelques une pour facilité la
lecture des bons de sortie.

Le magasin de stockage : il est utilisé pour la gestion des stocks ; c’est à dire
pour les articles stockés dans un magasin unique (MAGSOD)

Les emplacements : ils représentent les lieux physique de stockage du

matériel. Il sont représentés par des codes qui commencent par M suivi de
quatre (04) caractères numériques (M0401).

Le centre de coût-projet :les centres de coût-projet dans J@DE sont un

enchainement du centre d’imputation et de l’activité.

Les articles : ils sont identifié par des codes alphanumériques qui permettent
d’identifié les comptes à mouvementer lors de la saisie des mouvements de
stocks. Il débute par la lettre S pour le matériel stocké. (S03050)

Les types de documents : un type de document est un code de deux (02)

caractères qui permettent d’identifier dans J@DE les différentes sortes de
transactions telles que les sorties pour consommation (II), les transferts (IT), les
réintégrations (IE) etc.

332) OUVERTURE DU LOGICIEL J@DE

Pour effectuer l’ouverture du logiciel, il faut tout d’abord mettre sous tension
l’ordinateur :

Cliquer deux fois sur l’icone « J@DE production SODECI » qui est sur le bureau.
Dans la fenêtre qui s’affiche, nous devront inscrire :

- Le nom utilisateur
- Le mot de passe
- Et cliquer sur connexion
Nous avons un écran qui s’affiche dans lequel nous devons :
- Choisir un environnement et un rôle rn cochant le bouton « JRSOD900 »
- Cliquer ensuite sur « OK »
Nous accédons ainsi aux menus et sous menus de J@DE, nous permettant de
faire les saisies.