12.

SUPERVISION DE SOUTIEN

But: Donner aux participants une compréhension de la supervision de soutien dans le

contexte de la sécurité des produits de santé.

Objectifs : A la fin de la session, les participants seront capables de :

1. Définir et Mettre en place un système de supervision de soutien

2. Planifier des visites régulières de supervision de soutien
3. Conduire des visite de supervision de soutien
4. Implémenter les activités de suivi

Durée: Session complète: 120 minutes

Synthèse des Activités Pédagogiques

Titre Type Durée

1. introduction et définition de la supervision Exposé 20
de soutien

2. mise en place d’un système de supervision Exposé 40

de soutien

Principes

3. planification de visites régulières de Exposé 20

supervision de soutien

4. conduite d’une visite de supervision de exposé 20

soutien

5. activités de suivi expossé 20

Matériaux:

▪ Marqueurs, trépied pour flip-chartes et papiers, ruban adhésifs

support:

▪ Participants et formateurs devraient aussi avoir en mains leur manuel de participants

tout le long de la formation.
▪ la grille de supervision
▪ Le canevas de rapport de la supervision

Flip-charte préparé à l’avance: Principes de supervision de soutien (Ceux-ci sont écrits en

version courte. Ils pourraient être écrits sur deux pages pour que les lettres soient larges
et que tout le monde puisse les voir). Consulter les boîtes de flip-chartes de l’Activité 2.

Activités d’apprentissage

Activité 1: introduction et définition de la supervision de soutien :

minutes

Demandez aux participants d’ouvrir leur manuel à la Partie « introduction à la supervision de

soutien »

 Demandez s’ils peuvent donner la définition de supervision de soutien

 Les réponses devraient contribuer au fait que les superviseurs doivent donner leur support
au personnel des niveaux inférieurs dans la tâche de la sécurité des produits.

 Ce support est donné à travers une supervision de soutien. Demandez si certains d’entre
eux ont été formés ou ont participé à des ateliers sur la supervision de soutien.

 Dans ce cas, demandez-leur certains points importants dont ils se souviennent.

 Mentionnez que vous avez une question très importante à poser et qu’elle a aussi une
réponse très importante.
 La question est la suivante: “Pourquoi est-il mieux d’utiliser une supervision de soutien que
la supervision traditionnelle?”

 Voyez ce que sont les différentes réponses. Voyez si leurs collègues sont d’accord ou en
désaccord. Concluez en écrivant le mot IMPACT sur un flip-charte, en notant que les
bonnes réponses à la question montrent que la supervision de soutien est la meilleure parce
qu’elle a un impact plus grand sur ce que le personnel fait. Elle les aide à mieux faire leur
travail.

 Expliquez leur la supervision de soutien présente des avantages pour le supervisé et des
bénéfices pour le superviseur.

Activité 2: mise en place d’un système de supervision de soutien

Dites aux participants que cette section est relative aux superviseurs, aux outils utilisés par ces
derniers et enfin aux ressources appropriées à utiliser pour une bonne supervision de soutien

Tour à tour présenté et décrivez les 3 éléments fondamentaux d’une supervision de

soutien.

1. Les (bons) superviseurs ADEQUATS - un noyau de superviseurs, bien formés aux

technique de supervision de soutien et avec des informations et des compétences
actualisées sur les problèmes de logistique.

2. Les outils ADEQUATS - la disponibilité du matériel de formation et des aides au

travail pour mettre à jour les compétences des agents de santé pendant les visites
de supervision et les listes de contrôle et les formulaires pour l'enregistrement
des recommandations et le suivi.

Attirer l’attention des participants sur le fait que la grille de supervision est une liste
contenant des problèmes prioritaires qui doivent être observés et enregistrés par le
superviseur. Elle aide le superviseur à se concentrer sur les problèmes prioritaires et
lui rappelle de les observer et de les enregistrer. Il s’agit uniquement d’un guide par
conséquent il faut expliquer les questions en les posant pour ne pas etre comme un
journaliste.

Appuyer le fait qu’une bonne grille de supervision répond au principe de 3'S'( short,
simple, specific)
 Une visite de supervision est une excellente occasion de dispenser une formation en
cours d'emploi aux agents de santé. Pour cela il faut préparer d’avance tous les outils
d’apprentissage indispensable pour renforcer les capacités du supervisé. Des outils
de gestion et des jobs aides sont alors très utiles

3. Les Ressources APPROPRIEES - véhicules, indemnités journalières, temps alloué

pour la supervision et le suivi.

Souligner qu’en absence de ressources adéquates, la supervision de pourra pas

vraiment être de soutien

Activité 3: planification de visites régulières de supervision de soutien

• Dire aux participants que La planification des visites de supervision de soutien

devrait faire partie intégrante de l'exercice annuel / trimestriel de planification du
travail.

• Insister sur le choix factuel des sites de supervision. Les critères les plus
communs utilisés pour sélectionner les sites prioritaires sont notamment: les
districts ou FOSA prioritaires pour le programme;problèmes fréquents de contrôle
des stocks (ruptures ou surstocks); données de faible qualité;des rapports
médiocres provenant de visites de supervision antérieures;Absence de rapports
SIGL ou incomplets;Sites avec peu ou sans visite dans le passé; Nouveaux staffs
dans le district/FOSA…

• Terminer cette partie en insistant sur l’importance de se fixer des objectifs à

atteindre pour chaque visite de supervision

Activité 4: conduite d’une visite de supervision de soutien

Après un rappel de la différence entre la supervision de soutien et la supervision traditionnelle,

faites comprendre aux participants que la supervision de soutien est un processus de collecte
d’informations mais aussi de résolution des problèmes rencontrés sur le site. En effet, le
superviseur doit avoir un impact sur le site visité en apportant des actions d’améliorations
immédiates pour des problèmes ne demandant pas de grandes ressources ; de plus, le
superviseur devra réaliser des formations directes dans les conditions réelles de travail du
supervisé. Dire aux participants que les informations collectées ou du moins l’essentiel des
actions revenant à la charge de la structure doivent figurer dans un rapport ou synthèse de la
supervision laissée sur place et contresignée par les deux parties.
Présentation et discussion des principes de supervision de soutien :

35 minutes

 Dites aux participants qu’il y a dix principes de supervision de soutien à la page suivante de
leur manuel; ces principes ont un bon impact sur le travail du personnel.

 Demandez-leur de prendre quelques minutes pour lire ces principes. Pendant qu’ils lisent,
déployez le flip-charte que vous aurez préparé à l’avance avec dessus la courte version des
principes. (Il est conseillé d’écrire ce flip-charte sur deux pages pour qu’il soit facile à lire. Si
vous n’avez qu’un seul trépied pour flip-charte, vous devrez afficher une page au dessus du
trépied et la seconde page en dessous, ou peut-être vous pouvez poster les deux pages sur
le mur. Faites seulement en sorte que tout le monde puisse les voir).

1. Comportez-vous comme leur collègue

2. Ecoutez plus que vous ne parlez

3. Utilisez une communication à double voie/vitesse

4. Présumez qu’ils savent plus que vous

5. Apportez des bonnes nouvelles

6. Cherchez d’abord ce qui est bon

7. Ne vous accaparez pas de leurs responsabilités

8. Concentrez-vous sur les priorités

 9. Faites en sorte que le manque de ressources ne vous arrête pas

10. Partez avec des accords

 Dès que les participants finissent leur lecture, demandez s’ils ont des questions sur les
principes. S’ils ont des questions, comme d’habitude, essayez de tirer des bonnes réponses
des autres participants.

 Ensuite, demandez aux participants de penser au pire des superviseurs, de chef, ou de

proviseurs qu’ils aient jamais rencontrés. Tout le monde a eu une personne pareille au
cours de sa carrière ou pendant ses études. Demandez qu’ils ne citent pas de noms. Qu’ils
pensent seulement à la personne dont ils se souviennent comme étant la pire de toutes.

 Maintenant, dites que vous leur donnez quelques minutes pour relire la liste des principes
de supervision de soutien dans leur manuel et sur les flip-chartes pour voir quels sont les
principes que cette personne n’a pas suivis ou utilisés. Vous poserez la question de savoir
s’ils peuvent donner des exemples sur la façon dont la personne n’a pas suivi l’un ou l’autre
des principes, toujours sans mentionner le nom de la personne. Donnez-leur quelques
minutes pour parcourir la liste encore une fois.

 Après que la plupart d’entre eux aient relu la liste, demandez si quelqu’un a un exemple de
l’un des principes, et dire de quelle manière la personne à laquelle ils pensent n’a pas suivi
le principe. (L’exemple ne doit pas venir du premier principe ; vous ne devez pas présenter
les principes dans leur ordre, et vous ne devez pas les présenter tous).

 Essayez d’avoir de bons exemples concrets, mais en même temps, ne ralentissez pas pour
avoir de longues histories. (Il est important de passer quelque temps sur les exemples
positifs qui suivent). Montrez les flip-chartes et demandez des exemples sur les autres
principes. Tâchez de couvrir au moins cinq principes.

[Note aux formateurs: Ceci pourrait être le moment des commentaires et des sentiments forts.
Soyez respectueux, mais n’oubliez pas que vous devrez bientôt chercher les bons exemples.]

 Au cours de cette discussion, demandez si en général le très mauvais superviseur, chef, ou

proviseur avait eu un bon impact sur leur travail. On devrait parvenir au consensus qu’au
contraire, il ou elle avait eu un impact négatif.
 Ensuite, dites que vous voulez être plus positif. Vous voulez qu’ils pensent à la face
opposée. Demandez-leur d’essayer de se souvenir d’un très bon superviseur, chef, ou
proviseur qu’ils ont eu. Cette fois-ci, ils doivent parcourir la liste des principes pour voir
comment cette personne utilisait ces principes parfaitement.

 Donnez-leur un peu de temps pour penser à la personne et de parcourir la liste de nouveau.

Ils peuvent prendre des notes dans leur manuel, s’ils le désirent, pendant qu’ils parcourent
la liste des principes.

 Lorsqu’ils ont eu le temps de compléter la liste, demandez aux volontaires de donner

d’autres exemples. Cette fois-ci, les exemples devraient être plus positifs. Et vous pouvez
terminer cette liste plus rapidement.

 Maintenant, demandez si ce superviseur, chef, ou proviseur a eu un bon ou mauvais impact

sur leur travail. Le consensus devrait être que l’impact était très bon.

 Soulignez que l’objectif de la supervision de soutien est d’avoir un très bon impact. Les
recherches montrent que la supervision de soutien accomplit ceci beaucoup mieux que
d’autres systèmes de supervision. (Si possible, affichez deux flip-chartes sur le mur pour
montrer le reste du cours).

 Maintenant demandez aux participants s’ils pensent que la supervision de soutien est tout
simplement pour dire de bonnes choses , être très poli avec les gens pour dire que tout va
très bien. Les participants peuvent être surpris par cette question; en effet, quelques fois les
gens se font la mauvaise idée que la supervision de soutien signifie tout simplement être
gentil avec les gens, ignorer les problèmes et les choses négatives.

 Demandez aux participants de lire la boîte dans le manuel qui porte le titre, “Qu’est-ce que
la supervision de soutien n’est pas.”

 Faites tout pour qu’ils comprennent que la supervision de soutien est positive, mais elle est
aussi claire et honnête, même à propos de sujets difficiles. Ceci signifie que les
superviseurs doivent avoir des bonnes aptitudes de communication.
t

 Un fait important est qu’aucun système de supervision ne marche pour tout le monde, mais
la supervision de soutien a un meilleur impact sur plus de gens. La page suivante intitulée,
“Aucun système de supervision me marche pour tout le monde ” explique cela.

 Ici les deux formateurs deviennent des acteurs pour quelques minutes. Chaque formateur
choisit un des quatre exemples au bout de la moitié de la page. (Les exemples commencent
avec “John,” “Helen,” etc.)
 Les formateurs devront expliquer qu’ils vont prétendre être des superviseurs. Chacun d’eux
lit l’un des paragraphes à l’autre, comme un superviseur utilisant les techniques de
supervision de soutien. Utilisez une voix calme, claire, et soyez professionnel. N’attaquez
pas la personne. Vous êtes en train de parler de ce que la personne a fait, et non de la
personne en tant qu’individu.

 Après qu’un formateur ait lu un des paragraphes, expliquez aux participants que ceci est
simplement un bref échantillon, mais qu’il donne une idée du genre de communication qu’il
faut utiliser.

 Ensuite, le second formateur lit un paragraphe à l’autre formateur, de nouveau en jouant au

superviseur et en imitant les techniques de supervision de soutien.

 Demandez aux participants s’ils ont déjà entendu un superviseur communiquer de cette
façon. Demandez si cela est facile ou difficile. Pourquoi cette technique est-elle difficile?
Demandez s’ils peuvent l’utiliser. Peuvent-ils communiquer clairement et honnêtement, sans
émotion, sur un sujet comme celui-ci? C’est une qualité de communication très importante
qu’un superviseur doit avoir.

 Concluez cette activité en disant que l’un des grands avantages de la supervision de
soutien est que plus de gens y réagissent favorablement et les superviseurs ne doivent pas
passer beaucoup de temps sur les sujets difficiles. Ceci est une autre raison pour laquelle
elle a plus d’impact.

Activité 5: Activités de suivi

Ici il importe de souligner que la supervision de soutien ne se termine pas par la visite menée.
Le superviseur doit effectuer un suivi des actions d’améliorations ou recommandations faites
aux supervisés et même ceux qui lui reviennent à lui-même. Une supervision de soutien
devrait donc commencer par l’examen du suivi des résolutions du dernier rapport de
supervision. Telle est la raison pour laquelle il faut lire le rapport de supervision d’un site avant
d’y aller et prendre la décision de faire une supervision sur la base des données disponibles.

Commencez par signaler que l’une des erreurs les plus fréquentes de la supervision
traditionnelle est qu’elle ne marche pas parce que les superviseurs n’ont pas le temps ou les
ressources pour rendre visite à tous ceux à qui ils doivent donner un support et qu’ils doivent
superviser.

 Acceptez que ceci est un problème ; mais qu’en réalité il y a moyen de faire la supervision
de soutien sans le temps et sans les ressources nécessaires pour une visite.
 Demandez aux participants de lire la page intitulée, “Comment pouvez-vous donner un
support au personnel quand vous n’êtes pas à leur site?”

 Donnez-leur quelques minutes pour parcourir la page ; ensuite posez quelques questions
de discussion telles que :

• Avez-vous jamais utilisé l’une de ces méthodes pour communiquer?

• Le téléphone cellulaire est-il devenu plus commode pour le personnel à utiliser dans
ce cas qu’il y a quelques années?
• Ont-ils d’autres voies pour donner un support sans aller aux sites?

 Ensuite, demandez qu’ils regardent la table de comparaison des rencontres avec la

supervision de soutien et les autres méthodes de rencontres; puis donnez-leur une minute
pour lire la table. Dites-leur qu’en réalité, toutes les rencontres sont probablement un
mélange des techniques de supervision de soutien avec d’autres techniques, mais certaines
ne le sont pas. Mais, il est important pour les superviseurs d’utiliser le plus de techniques de
supervision de soutien que possible.

 Concluez que la supervision de soutien ne se limite pas à la visite des sites, mais elle est
pour toute communication. Finalement, demandez encore pourquoi la supervision de
soutien est meilleure à utiliser que la supervision traditionnelle. Les réponses devraient
montrer clairement que la supervision de soutien a un plus grand impact sur le travail des
gens.