MINISTERE DES FINANCES Programme des Nations Unies

ET DU BUDGET pour le Développement/PNUD

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DIRECTION GENERALE Bureau des services d’appui
DE LA COOPERATION aux projets des Nations Unies
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Unité Centrale d’appui à la Coordination et à la
Gestion des Programmes/Projets
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EXECUTION NATIONALE :

MANUEL DES REGLES ET PROCEDURES

DE GESTION
DES PROJETS/PROGRAMMES

Manuel révisé 2005

Version provisoire
Août 2005

Consultant
Antoine KARAMBIRY
 TABLE DES MATIERES

I : GENARALITES……………………………………………………………………………………7
1.1 :Présentation du PNUD…………………………………………………………………………..8
1.1.1 : Le mandat du PNUD………………………………………………………………………….8
1.1.2 : Organisation et Administration du PNUD………………………………………………….8
1.1.3 : Les ressources du PNUD et leurs affections………………………………………………..8
1.2 : Le cadre d’intervention du PNUD……………………………………………………………..9
1.2.1 : Les formes d’exécution des projets/programmes PNUD…………………………………9
1.3 : Présentation de l’Exécution Nationale……………………………….……………………….10
1.3.1 : Historique et l’Exécution nationale………………………………………………………....10
1.3.2 : Objectifs et principes de l’Exécution nationale……………………………………………11
1.3.3 : Modalités et choix de l’Exécution nationale……………………………………………….11
1.4 : Politique du Gouvernement en matière d’Exécution nationale……………………………12
1.4.1 : Cadre Institutionnel de l’Exécution nationale……………………………………………..13
1.4.2 : Situation de l’Exécution nationale…………………………………………………………..14
1.4.3 : Perspectives…………………………………………………………………………………...14
II : GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE…………………………………………………...15
2.1 : Organisation comptable………………………………………………………………………..16
2.2 : Tenue de documents comptables……………………………………………………………..16
2.3 : Gestion budgétaire……………………………………………………………………………...16
2.3.1 : Préparation du budget…………………………………………………………………….…16
2.3.2 : Programmation des activités et budgétisation…………………………………………….18
2.3.3 : Révisions budgétaires………………………………………………………………………..19
2.4 : Gestion de la trésorerie………………………………………………………………………...20
2.4.1 : Avances de fonds……………………………………………………………………………..20
2.4.2 : Mise en œuvre de moyens financiers……………………………………………………….22
2.4.3 : Les paiements directs………………………………………………………………………...24
2.5 : Rapports relatifs à l’exécution des projets/programmes…………………………………...25
2.5.1 : Le rapport combiné sur l’exécution du projet (Combined Delivry Report)…………… 25
2.5.2 : Le rapport sur l’exécution du projet ( Delivry Report) :PDR…………………………….26
III : ADMINISTRATION DU PERSONNEL……………………………………………………....27
3.1: Types de personnel des projets/programmes………………………………………………..28
3.2 : Attributions du personnel……………………………………………………………………..28
3.3 : Cadre juridique de la gestion du personnel des projets/programmes au B.F…………...28
3.3.1 :Réglementation nationale…………………………………………………………………….31
3.3.2 : Du contrat de travail……………………………………………………………………........32
3.3.3 : Conditions de travail………………………………………………………………………...32
3.3.4 : De la cessation des relations de travail…………………………………………………….32
IV : ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES…………………………………………………..34
4.1 : Objectifs et principes…………………………………………………………………………..35
4.2 : Procédures d’acquisition des biens et services……………………………………………...35
4.2.1 : Procédures nationales………………………………………………………………………..35
4.2.2 : Acquisition par le PNUD…………………………………………………………………....39
4.2.3 : Réception des commandes…………………………………………………………………..39
4.3 : Traitement des factures fournisseurs………………………………………………………....39
V : GESTION DES BIENS…………………………………………………………………………...40
5.1 : Biens Durables ou Immobilisations…………………………………………………………..41
5.1.1 : Objectifs et principes………………………………………………………………………....41
5.1.2 : Procédures de gestion………………………………………………………………………..41
5.2 : Inventaire des biens…………………………………………………………………………….44
5.2.1 : Procédure d’inventaire…………………………………………………………………….....44
2
5.2.2 : Procédure de sortie des immobilisations………………………………………………….45
5.3 : Gestion des stocks……………………………………………………………………………....46
5.3.1 : Objectifs et principes…………………………………………………………………………46
5.3.2 : Procédure de gestion du carburant………………………………………………………....46
VI : PROCEDURES DIVERSES……………………………………………………………………..47
6.1 : La formation…………………………………………………………………………………….48
6.1.1 : Le plan de formation………………………………………………………………………....48
6.1.2 : Mise en œuvre du plan de formation………………………………………………………48
6.1.3 : Le rapport de formation……………………………………………………………………..48
6.2 : Les missions…………………………………………………………………………………….48
6.2.1 : Etablissement de l’ordre de mission………………………………………………………..49
6.2.2 : Détermination des frais ou indemnités de mission……………………………………….49
6.2.3 : Contrôle des missions………………………………………………………………………..50
6.2.4 : Régularisation comptable……………………………………………………………………50
VII : SUIVI/EVALUATION ET CLOTURE DU PROJET………………………………………...51
7.1 : Suivi-évaluation………………………………………………………………………………...52
7.1.1 : Suivi…………………………………………………………………………………………....52
7.1.2 : Evaluation……………………………………………………………………………………..53
7.2 : Audit et fin de projet/programme……………………………………………………………54
7.2.1 : Audit…………………………………………………………………………………………..54
7.2.2 : Fin du projet…………………………………………………………………………………..55
ANNEXES…………………………………………………………………………………………….57

3
 LISTE DES ABREVIATIONS

PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement

NEX : National Exécution (Exécution Nationale)
VNU : Volontaires des Nations Unies
FEM : Fonds pour l’Environnement Mondial
FENU : Fonds d’Equipements des Nations Unies
UNIFEM : Fonds de Développement des Nations Unies pour la Femme
DHD : Développement Humain Durable
ONU : Organisation des Nation Unies
TRAC : Target for Resources from the Core
MCARB : Montant Cible des Ressources de Base
SAO : Service d’Appui Administratif et Opérationnel
CIP : Chiffre Indicatif de Planification
CCP : Cadre de Coopération de Pays
CSLP : Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté
UNDAF : Plan Cadre des Nations Unies pour l’Aide au Développement (PNUD)
NTIC : Nouvelles Technologie de l’Information et de la Communication
ONG : Organisation Non Gouvernementale
MPP : Manuel de Projets/Programmes
DAP : Document d’Appui au Programme
DDP : Document Descriptif du Projet
SAT : Service d’Appui Technique
SPPD : Service d’Appui à l’Elaboration des Politiques et Programmes de
Développement.
PMSU : Projet Management Support Unit
UAGP : Unité d’Appui à la Gestion du Programme
DG.COOP : Direction Générale de la Coopération
DGPP : Plan de Gestion de Projets/Programmes
MPP : Management of Projects and Programme

4
 INTRODUCTION

Ce manuel est rédigé en conformité avec les principes de gestion des projets financés
par le Gouvernement Burkinabé et le PNUD.
Il se fonde sur les principes de gestion définis dans :
- les procédures nationales et règles de gestion des projets/programmes de
développement et des achats publics ;
- le Manuel des Programmes et Projets (MPP) ainsi que le Manuel du personnel du
PNUD ;
- les Procédures du PNUD applicables à l’Exécution nationale (février 1998).

Son originalité réside dans le fait qu’en principe les politiques, procédures et règles du
Gouvernement en matière d’achats, de recrutement du personnel sont appliquées tout
en respectant les principes découlant des règles et procédures du PNUD.

Les objectifs du manuel sont :

- diffuser davantage le concept de l’exécution nationale ;
- harmoniser les règles et méthodes de gestion dans les projets/ programmes ;
- améliorer le traitement et la fiabilité de l’information ;
- faciliter les opérations de contrôle internes et externes.

D’une manière générale, la finalité du manuel est de contribuer à :

- asseoir un instrument adapté au contexte du Burkina et qui réponde aux
exigences du PNUD ;
- mettre à la disposition de la Direction Générale de la Coopération, des
agences d’exécution, de coopération et de réalisation du Système des
Nations Unies (SNU), de la Société Civile, les Coordonnateurs et Chefs de
projets/programmes, les Chargés de programmes du PNUD, un instrument
de gestion des projets/programmes soumis à la modalité de l’Exécution
nationale.

La présente édition est une relecture de la version de novembre 2002 pour

l’adapter à l’évolution de l’environnement en vue d’une meilleure application
des principes de l’Exécution nationale, avec en toile de fond le souci
d’harmonisation des règles et procédures des Agences du SNU en matière de
gestion du développement.

Ce manuel comprend d’une part, une description des missions du PNUD ainsi que les
phases ou étapes de la mise en oeuvre des projets et programmes de développement
appuyés par le PNUD, et d’autre part une description détaillée des fonctions et
procédures de gestion qui leur sont applicables.

Mise à jour du manuel :

Le manuel s’appuyant sur les procédures nationales et celles du PNUD, toute
évolution de ces procédures devrait conduire à la mise à jour du manuel.
Celle-ci se fera en cas de besoin par la Direction Générale de la Coopération de
concert avec le PNUD.

5
Le présent manuel couvre les domaines suivants :
- I : Généralités ;
- II : Gestion financière ;
- III : Gestion du personnel ;
- IV: Acquisition des biens et services ;
- V : Gestion des biens;
- VI: Procédures diverses ;
- VII : Suivi/Evaluation et clôture des projets/programmes.

6
I : GENERALITES

7
1.1. Présentation du PNUD

Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) est un organisme

du Système des Nations Unies, créé en 1965 pour s’occuper des questions de
développement économique et social suite à la décision de l’Assemblée Générale des
Nations Unies de faire fusionner le Programme élargi d’assistance technique et le
Fonds spécial des Nations Unies.
Le PNUD est le réseau mondial de développement dont dispose le Système des
Nations Unies.

1.1.1. Le mandat du PNUD

Le PNUD a pour mandat de favoriser le progrès économique et social, d’instaurer de

meilleures conditions de vie, de promouvoir l’élévation du niveau de vie des
populations, d’accélérer le développement économique en vue de la prospérité, de la
paix et du bien être du monde conformément aux objectifs de la charte des Nations
Unies. Les dirigeants du monde se sont engagés à atteindre les Objectifs de
Développement pour le Millénaire (OMD), dont l’objectif primordial est de diminuer
de moitié la pauvreté d’ici à 2015. Le réseau du PNUD relie et coordonne les efforts
faits aux niveaux mondial et national en vue d’atteindre ces objectifs.
Le PNUD aide les pays en développement à mobiliser et utiliser l’aide internationale
efficacement.
L’accomplissement de ces missions exige du PNUD une organisation adaptée et un
important travail de recherche et de mobilisation des ressources.

1.1.2. Organisation et Administration du PNUD

Le principal organe directeur du PNUD est son Conseil d’administration composé de

36 membres représentant les pays donateurs et les récipiendaires.
Le Conseil d’administration approuve le volume de l’assistance allouée à chaque pays
à travers le cadre de coopération du pays, et fait appliquer les politiques générales
décidées par l’Assemblée Générale des Nations Unies.
Le PNUD est dirigé par un Administrateur assisté par un Administrateur Associé.
L’Administrateur gère les activités du PNUD. Il est responsable devant le conseil
d’administration qui rend compte à l’Assemblée Générale des Nations Unies par
l’entremise du Conseil Economique et Social.
L’Administrateur du PNUD est également administrateur de certains fonds et
programmes opérationnels comme, le Fonds d’Equipement des Nations Unies
(FENU), les Volontaires des Nations Unies (VNU), le Fonds de Développement des
Nations Unies pour la femme (UNIFEM) et le Programme des Nations Unies pour la
lutte contre la désertification et la sécheresse.
Le PNUD a son siège à New York. Ses activités sont gérées par l’entremise d’un
réseau de centres de 166 bureaux de pays et de 5 bureaux régionaux.

1.1.3. Les ressources du PNUD et leurs affectations

Les ressources financières du PNUD sont constituées par des ressources ordinaires
appelées également ressources de base et les autres ressources.
8
 • Les ressources ordinaires ou ressources de base
Les Etats membres de l’Organisation des Nations Unies (ONU) font des annonces
officielles de contribution volontaire pour le PNUD, à l’occasion de la conférence
spéciale des donateurs qui se tient tous les ans au siège de l’organisation à New York.
Ces ressources dites ordinaires constituent le pilier du PNUD et servent à financer ses
activités de base.
Les ressources ordinaires sont réparties en trois catégories appelées montants cibles
pour l’allocation de ressources de base (MCARB ou TRAC en anglais).
• Les autres ressources
Outre les ressources de base, il existe d’importantes sources de financement
disponibles pour l’exécution d’un programme de pays. Les Gouvernements ou
d’autres bailleurs peuvent contribuer aux coûts de financement d’un projet/programme
du PNUD.
Les autres ressources de financement comprennent : les fonds d’affectation spéciale, la
contribution en espèces de la contrepartie du Gouvernement, la participation aux coûts
ou « cost-scharing », les ressources additionnelles, les financements parallèles.

1.2. Le cadre d’intervention du PNUD

Le nouveau cadre d’intervention du PNUD est le Document de Programme de Pays

(DPP ou CPD en anglais). Il s’agit d’un instrument de planification qui intègre les
efforts de coopération technique déployés dans l’intérêt du pays, sur la base de la
stratégie définie par le Gouvernement pour l’utilisation de l’assistance du PNUD et
d’autres donateurs, en vue d’atteindre les objectifs nationaux de développement
pendant une période spécifique.
Elaboré par le Gouvernement à partir du Cadre Stratégique de lutte contre la pauvreté
(CSLP), avec l’appui du PNUD et d’autres agences du Système des Nations Unies
(SNU) sur la base du Plan cadre des Nations Unies pour l’aide au développement
(UNDAF), le CPD constitue le cadre de référence pour l’allocation des ressources
mobilisables par le PNUD pour financer la réalisation des projets/programmes.

Les projets et programmes formulés dans le cadre du CPD sont exécutés suivant
différents arrangements de gestion.

1.2.1. Les formes d’exécution des projets /programmes PNUD

Les projets/programmes appuyés par le PNUD sont exécutés selon l’une des modalités
suivantes :

• Exécution directe
La gestion du projet/programme est assurée directement par le PNUD lui-même. Cette
modalité n’est autorisée que dans les circonstances particulières.

• Exécution par un organisme des Nations Unies

La gestion du projet/programme est directement confiée à un organisme spécialisé des
Nations Unies. Cette forme de gestion est appliquée lorsque les activités à
entreprendre exigent une compétence particulière qui n’est pas disponible dans le pays
ou pour toute autre raison décidée de commun accord entre le PNUD et le
Gouvernement du pays.

9
 • Exécution nationale
Pour cette modalité, la responsabilité de la gestion du projet/programme est confiée
par le Gouvernement à une entité nationale. On entend par entité nationale :
- le Gouvernement ou une institution publique ;
- une organisation de la Société civile (ONG, secteur privé, Universités
etc.).

Chacune des formes d’exécution décrites ci-dessus vise, lorsqu’elle est retenue, à
assurer au mieux l’atteinte des résultats escomptés dans la mise en œuvre des
projets/programmes.
Toutefois, l’Exécution nationale est considérée comme la norme car elle est censée
contribuer le plus efficacement au renforcement des capacités nationales et à la
pérennisation des résultats.

I.3. Présentation de l’Exécution Nationale

13.1. Historique de l’exécution nationale

La coopération technique internationale, qu’elle soit bilatérale ou multilatérale a

longtemps fonctionné sur le principe de l’Approche projet. Les ressources mobilisées
ont servi à financer des projets qui n’ont pas toujours été liés de manière claire et
probante à des programmes nationaux visant la réalisation d’objectifs nationaux
prioritaires.

Le constat est que malgré l’importance des fonds mobilisés, l’impact de la coopération
technique est resté en deçà des attentes tant des pays bénéficiaires que pourvoyeurs de
l’aide. A partir des années 1970, le manque d’impact significatif des projets et la
diminution des ressources publiques destinées au financement du développement ont
amené les pays à demander une rationalisation de l’aide et une utilisation plus accrue
des compétences nationales des pays récipiendaires de l’aide.

Le Système des Nations Unies a pris en compte ce besoin de changement souhaité par
les Etats et les différents mandats législatifs pris dans ce cadre constituent le
fondement de l’Exécution nationale.
En effet, l’Assemblée Générale des Nations Unies adopte dès 1979 la résolution
n° 2688 qui préconise entre autres :

• de maximiser l’efficacité de l’assistance du PNUD ;

• d’impliquer les Institutions Gouvernementales et les ONG dans la mise en
œuvre des projets ;
• de confier la gestion des projets à du personnel national qualifié.

Pour faciliter l’utilisation de la modalité par les gouvernements, l’Assemblée Générale

adopte en 1989 la résolution 44/211 intitulée «Examen triennal d’ensemble des
orientations des activités opérationnelles de développement du système des Nations-
Unies ».Cette résolution est la source d’inspiration de mécanismes et de modalités
nouvelles de coopération au nombre desquels l’Approche Programme et l’Exécution
nationale.
10
L’Approche Programme est la poursuite d’objectifs nationaux de développement par
l’intermédiaire de programmes nationaux cohérents. Elle confère aux bénéficiaires au
premier chef, la responsabilité de leur développement. A ce titre, les pays bénéficiaires
ont la responsabilité exclusive de leurs plans, priorités et objectifs de développement.
Ces priorités et plans constituent le seul cadre de référence valable pour la
programmation au niveau national des activités opérationnelles du système des
Nations Unies.
On entend par Exécution nationale le mode opérationnel par lequel, entre autres, le
pays bénéficiaire assume la responsabilité générale de la formulation et de la gestion
des programmes et projets appuyés par le PNUD (Décision 92/22 du Conseil
d’administration du 26 mai 1992).
Dans sa résolution 47/199 du 22 décembre 1992, l’Assemblée Générale a réaffirmé
que l’Exécution nationale devrait être la norme pour les programmes et projets
appuyés par le SNU.

1.3.2. Objectifs et principes de l’Exécution nationale

1.3.2.1. Les objectifs de l’Exécution nationale sont :

● Le renforcement de l’autonomie nationale grâce à une utilisation efficace et au

renforcement des capacités nationales ;

● La durabilité des résultats des projets/programmes de développement par le

renforcement de l’implication nationale dans les activités du développement ;

● La prise en charge et l’internalisation des apports extérieurs par leur

intégration dans la programmation nationale ;

● Le bien-fondé et l’impact de la modalité, en particulier lorsqu’elle est appliquée

parallèlement à l’approche programme.

1.3.2.2. Les principes fondamentaux de l’exécution nationale sont :

• L’application des règles et procédures du Gouvernement lorsqu’elles sont

compatibles avec les pratiques internationales reconnues, le but étant de faire en
sorte qu’elles soient intégrées aux programmes et structures nationaux et
conformes à ceux-ci ;

• La responsabilité incombant au Gouvernement de veiller à ce que les ressources

du PNUD soient utilisées efficacement en établissant des rapports financiers
appropriés et en réalisant les objectifs du projet/programme;

• Le respect des règles et règlements du PNUD lorsque le bureau du PNUD

fournit des services d’appui.

1.3.3. Modalités et choix de l’Exécution nationale

1.3.3.1. Modalités de l’exécution nationale

Les différentes modalités de l’exécution nationale sont :

11
a) L’Exécution nationale pure
Dans le cadre de l’Exécution nationale pure, le projet/programme est réalisé
entièrement par la partie nationale sans recours aux compétences techniques
extérieures.

b) Exécution nationale avec participation des agences spécialisées des Nations

Unies.
Dans cette modalité, le projet/programme est exécuté par l’agent de réalisation du
gouvernement mais avec le soutien administratif et technique d’une ou de plusieurs
agences spécialisées des Nations Unies dans leur domaine de compétence respectif.
La participation des institutions spécialisées des Nations Unies à la réalisation des
activités du projet/programme doit être formalisée par la signature d’une lettre
d’accord entre le gouvernement et les institutions ou leurs représentants.

c) Exécution nationale sous traitée avec une institution extérieure

La responsabilité de l’exécution relève du gouvernement mais tout ou partie de la
gestion du projet est sous traité avec une institution extérieure (ONG, firme
commerciale etc.).

d) Exécution nationale avec participation du bureau du PNUD

La responsabilité de l’exécution incombe au gouvernement avec un appui administratif
et logistique fourni par le bureau du PNUD.

1.3.3.2. Choix de l’exécution nationale

Le choix de l’exécution nationale est fait pendant l’étape de la formulation du

projet/programme à l’issue de consultations entre le PNUD et le gouvernement. Le
PNUD et le gouvernement effectuent le choix sur la base d’une évaluation conjointe
de la situation du pays, notamment son aptitude à assumer ses responsabilités en
matière d’élaboration, de gestion de projets/programmes et à rendre compte de leurs
résultats.
Ce choix revient en dernier ressort au Représentant Résident du bureau de pays
PNUD par délégation de l’Administrateur du PNUD.

1.4. Politique du Gouvernement en matière d’exécution nationale

Le Gouvernement du Burkina Faso, depuis l’adoption de la résolution 44/211 de

l’Assemblée Générale des Nations Unies en 1989, s’est résolument engagé dans
l’application de la modalité de l’exécution nationale des projets/programmes de
développement avec l’appui du PNUD.
L’exécution nationale qui s’inscrit dans la politique Gouvernementale de renforcement
des capacités et de valorisation des compétences nationales est en phase avec les choix
stratégiques définis dans le Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (CSLP).
Dans la mise en œuvre des choix prioritaires du Gouvernement, la tendance est à
l’application de l’Appui programme ou Appui budgétaire. Celui-ci devrait permettre
d’inscrire les interventions des partenaires dans un cadre référentiel unique et de
faciliter à terme la coordination et le renforcement de l’exécution nationale.

12
1.4.1. Cadre Institutionnel de l’Exécution nationale

Diverses structures interviennent dans l’exécution nationale des projets/programmes :

• La Direction Générale de la Coopération
Le Ministère chargé des finances est l’autorité Gouvernementale de coordination de
l’ensemble des fonds extérieurs et intérieurs consacrés au développement du pays. A
ce titre, il est chargé de toutes les communications avec le PNUD concernant les
projets/programmes exécutés dans le pays. Il est responsable en dernier ressort, au
nom du Gouvernement, de la gestion générale des programmes du PNUD et doit
rendre compte à ce dernier de toutes les ressources gérées par le Gouvernement au titre
des programmes. Cette responsabilité englobe la supervision des activités entreprises
par l’agent d’exécution, l’évaluation des progrès accomplis, de la qualité technique des
travaux et de la réalisation des objectifs fixés.
Au sein de ce ministère, la Direction Générale de la Coopération est la structure ayant
reçu la mission de mobiliser de matière optimum l’aide extérieure nécessaire au co-
financement, avec le budget de l’Etat, de l’investissement public à travers les
projets/programmes.
La Direction Générale de la Coopération qui coordonne l’ensemble des intervenants
est l’interface entre l’administration et les partenaires techniques et financiers. Elle est
la structure de référence en général pour l’exécution des projets/programmes et en
particulier de l’exécution nationale.
Elle est chargée :
- de la préparation technique et administrative des accords de subvention et des
conventions de prêts ;
- du traitement, du suivi et du contrôle en relation avec les autres services
concernés de l’Etat, des différents dossiers de mobilisation des ressources
financières extérieures ;
- de la participation à la coordination en relation avec les autres services concernés
de l’Etat ;
- du dialogue entre le Gouvernement burkinabé et les partenaires au
développement sur la politique macro-économique et sur les stratégies
sectorielles du Gouvernement ;
- du suivi en relation avec les autres services concernés de l’Etat de la mise en
place du budget des contreparties nationales aux projets/programmes ;
- de l’appui conseil, aux projets sur les procédures des bailleurs de fonds et sur la
programmation des activités des projets ;
- de la coordination, en vue de les harmoniser et de les optimiser, des interventions
des partenaires au développement sur le terrain.
• Les Ministères techniques
Les Ministères techniques en charge des projets/programmes sont des agents
d’exécution qui assument la planification et la gestion générale des activités des
projets/programmes et sont responsables devant l’autorité gouvernementale de
coordination.
• Les agents de réalisation
Les agents de réalisation sont ceux qui interviennent dans la fourniture des services et
mènent les activités des projets/programmes (structures publiques, privées, ONG,
institutions spécialisées des Nations Unies).

13
1.4.2. Situation de l’Exécution nationale

L’Exécution nationale des projets/programmes PNUD au Burkina Faso, remonte à la

fin des années 1980 et depuis cette date l’application de la modalité a pris de
l’ampleur. La quasi totalité des projets/programmes sous Exécution nationale.
Ce progrès a pu être réalisé grâce à l’engagement affirmé des autorités
Gouvernementales et au soutien du PNUD en faveur de la modalité.
Les efforts et les progrès accomplis dans la mise en œuvre de l’Exécution nationale ne
doivent pas faire perdre de vue les insuffisances qui subsistent encore et dont les
principales sont :
- les changements fréquents des règles tant au niveau du Gouvernement que du
PNUD ;
- la non application de certaines règles issues du Manuel ;
- la mobilité des équipes de projets/programmes.

1.4.3. Perspectives

Au regard du taux satisfaisant de projets/programmes gérés selon la modalité de

l’Exécution nationale , de l’option résolue du Gouvernement et de nombreux
partenaires au développement en faveur de cette modalité, il convient d’envisager la
consolidation des acquis de l’application de la modalité ainsi que sa généralisation à
travers :
- le renforcement des capacités des structures de promotion de la modalité de
l’exécution nationale notamment la Direction générale de la coopération ;
- le renforcement des capacités de l’Unité centrale d’appui à la coordination et à la
gestion des programmes/projets par l’extension de son domaine de compétences
et l’accroissement de ses ressources ;
- la formation continue ;
- une meilleure motivation du personnel des projets/programmes ;
- la mise en place d’une réglementation spécifique aux projets/programmes pour
accélérer l’acquisition des biens et services.

14
II : GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

15
2.1. Organisation comptable

L’organisation comptable dans les projets/programmes repose sur la comptabilité

générale et la comptabilité budgétaire et doit :
- permettre un enregistrement exhaustif de toutes les transactions du projet ;
- garantir la fiabilité des enregistrements en vue de présenter des états de
synthèse reflétant une image fidèle de la situation du projet ;
- permettre de produire les différents rapports exigés.

La comptabilisation des opérations se fait selon le principe de la partie

double : tout débit a un crédit correspondant et vice versa.

Toute opération réalisée doit faire l’objet d’un enregistrement comptable
sur un support et de façon chronologique.

Tout enregistrement doit être justifié par des pièces recevables.

Le plan analytique repose sur une codification détaillée des activités du
projet suivant les rubriques budgétaires définies par le descriptif du
projet.

2.2. Tenue de documents comptables

Les projets/programmes doivent tenir les journaux et documents comptables suivants :

- le grand livre
- le brouillard de banque
- le brouillard de caisse
- le journal de caisse
- le journal de banque
- le journal des salaires
- le registre des biens durables
- le registre de gestion du carburant
- le journal des opérations diverses

2.3. Gestion budgétaire

Le budget est la traduction financière des activités du projet/programme. Il récapitule

l’ensemble des apports des parties prenantes au financement du projet/programme.
La gestion budgétaire vise à :
- confectionner un budget réaliste répondant aux besoins effectifs des projets/
programmes ;
- assurer la maîtrise des dépenses en vue d’éviter les dépassements budgétaires ;
- mettre à jour le budget pour tenir compte de l’évolution réelle des activités sur
le terrain.
Pour les activités de coopération appuyées par le PNUD, le budget du
projet/programme est élaboré au moment de sa formulation et couvre la durée du
projet/programme.
2.3.1. Préparation du budget

Le chef du projet nouvellement recruté doit disposer du Document de projet.

16
Un budget indicatif du projet est contenu dans ce document et qui sera mis en eouvre
sur la base des révisions budgétaires périodiques.
2.3.1.1. Formats du Document de projet et du Programme de travail annuel
Section I. Élaboration de la description narrative
Partie I. Analyse de la situation
Exposer le problème à résoudre, généralement en termes de besoins de renforcement des
capacités, et fournir des références au résultat pertinent du programme de pays. On pourra
également inclure ici des références aux OMD. Expliquer le cadre institutionnel et le cadre
juridique nationaux et indiquer les bénéficiaires cibles. Fournir des références aux constats
des examens ou évaluations pertinents.
Partie II. Stratégie
Il conviendra ici d’indiquer de manière détaillée comment les produits du projet viennent
favoriser l’obtention de l’effet. On expliquera en particulier comment le PNUD appuiera
l’élaboration des politiques et renforcera les capacités nationales et les partenariats pour
assurer la pérennisation des résultats. En outre, dans les projets comportant une participation
aux coûts, on indiquera la justification de l’assistance des donateurs et l’appui qu’elle apporte
à l’obtention des effets.
Partie III. Arrangements de gestion
Expliquer les rôles et les responsabilités des parties dans l’exécution des activités du projet.
On notera aussi ici les résultats des évaluations des capacités des partenaires et les modalités
d’acheminement des ressources (par ex., paiement direct, appui du bureau de pays, avances).
On indiquera également les mesures de renforcement des capacités dans les domaines où
celles-ci sont nécessaires.
Partie IV. Suivi et évaluation
Décrire brièvement comment les principes clés de l’organisation relatifs au suivi, aux mesures
et à l’évaluation seront appliqués dans le cadre du projet ou en vue de l’obtention de l’effet.
Partie V. Contexte juridique

Section II. Cadre des résultats et des ressources

Décrire brièvement l’effet escompté, l’indicateur de l’effet et les produits/extrants devant

résulter des efforts appuyés par le PNUD et les activités et intrants concernés. Indiquer les
cibles annuelles pour les produits/extrants lorsqu’il est nécessaire pour expliciter la portée des
produits/extrants et leur calendrier.
Section III. Programme de travail et budget total

Un programme de travail est établi pour chaque année. Pour les projets durant plusieurs
années, un budget total est joint au document de projet.
Les Produits/extrants escomptés et les activités de suivi doivent être liés aux effets escomptés
et à l’effet de l’UNDAF figurant en page de couverture et comprendre les indicateurs/repères
appropriés.
On indiquera également le cadre temporel des activités de suivi, telles que les visites de suivi
sur le terrain, les missions d’appui technique, les évaluations et les rapports annuels du projet.

Les activités clés sont celles qui doivent être entreprises au cours de l’année pour produire les
effets escomptés.
Le cadre temporel est la période prévue pour l’activité considérée.
Le partenaire responsable est soit le partenaire chargé de l’exécution, soit l’un des « autres
partenaires » mentionnés en page de couverture.
Source des fonds
Dans la nouvelle pratique budgétaire, chacun des postes du budget est associé à un plan
comptable, qui contient les éléments suivants :
17
 • Un compte pour identifier l’intrant financé
• Un fonds pour indiquer d’où proviennent les ressources de financement de l’intrant
• Un donateur pour indiquer qui contribue au financement de l’intrant
• Un partenaire responsable pour indiquer qui est responsable de la fourniture de
l’intrant
• Un département pour indiquer qui possède le budget de financement de l’intrant
• Une unité opérationnelle pour indiquer à quel bilan sera imputée l’opération de
financement de l’intrant

La description est l’énoncé identifiant l’intrant correspondant au code budgétaire (tel que
personnel, contrat, etc.).
Section IV. Autres accords

2.3.1.2. Présentation de la nomenclature budgétaire sous ATLAS

L’établissement d’une nomenclature des comptes dans ATLAS repose sur une distinction
entre les comptes budgétaires et leurs sous comptes qui constituent des comptes de dépenses.

a) Pour les comptes du budget, on dénombre 23 groupes de rubriques allant de 71 200 à

76 100 dont les plus utilisés sont :

Consultants 71 200 – 71 300

Personnel d’appui administratif 71 400
Volontaires des Nations Unies 71 600
Voyages 71 600
Compagnies prestataires de services 72 100
Equipements de travail 72 200
Mobilier et marchandises (produits) 72 300
Equipements de communications 72 400
Fournitures et consommables 72 500
Prêts et subventions 72 600
Réceptions 72 700
Matériels informatiques 72 800
Location et entretien 73 100
Remboursements de coût 73 500
Coût des services professionnels 74 100
Coût des publications 74 200
Contributions 74 300
Divers 74 500
Charges prépayées 74 600
Coût d’appui 75 100
Pertes et gains de charges 76 100

b) Les comptes de dépenses constituent les sous rubriques (intrants) des comptes du budget
et comprennent 121 items allant de 71 205 à 76 125.

2.3.2. Programmation des activités et budgétisation

Pour l’établissement du budget, le chef de projet/programme adresse aux responsables

des structures une directive donnant le canevas d’établissement du budget (date limite,
objectifs etc.).

18
Sur la base de cette directive, les composantes et services procèdent à la
programmation de leurs activités. Cette programmation consiste à faire l’inventaire des
activités du projet/programme nécessaires à la réalisation des produits et objectifs
fixés.
Le chronogramme de réalisation des activités est l’année civile c’est-à-dire d’une
période de 12 mois allant du 1er janvier au 31 décembre.

Les activités et les besoins inventoriés sont valorisés par application des coûts pour
donner un avant projet de budget par composante ou par service.

Ces différents budgets feront l’objet d’une consolidation au niveau central pour donner
l’avant projet de budget du projet/programme.

La préparation du budget, pour tenir dans les délais prévus par la directive doit prendre
en compte l’approche participative pour les composantes où les communautés sont
impliquées dans la programmation des activités.

Pour les activités relevant du budget de la contre partie nationale, celles-ci doivent
être évaluées suffisamment tôt en tenant compte du calendrier de préparation du
budget de l’Etat.

La mise en place de la contrepartie nationale est généralement une condition de

mobilisation des ressources extérieures. Son allocation se fait sur la base d’une
évaluation précise et détaillée.
La procédure consiste pour le chef du projet/programme à :
- évaluer les besoins conformément aux dispositions des conventions de
financement ou du descriptif du projet/programme ;
- transmettre l’état des besoins à la Direction des Affaires Administratives et
Financières de l’institution chargée de la tutelle du projet/programme ;
- s’assurer que les besoins ont été pris en compte dans le projet de budget du
Ministère ou de l’institution ;
- participer au besoin aux discussions budgétaires.

2.3.3. Révisions budgétaires

Les révisions budgétaires sont des ajustements financiers qui permettent d’assurer une
flexibilité dans la gestion du projet/programme en adaptant les ressources à l’évolution
réelle des activités sur le terrain et de tenir à jour les budgets.

Elles sont faites chaque fois que de besoin sur l’initiative du chef du projet/programme
en concertation avec le PNUD, notamment les chargés de programmes sur la base de
propositions justifiées.

Le PNUD soumet la proposition de révision au Gouvernement pour
approbation.

La proposition de révision budgétaire est validée lorsqu’elle est approuvée par
le Gouvernement et le PNUD.

Le chef du projet/programme dès sa mise en place doit s’atteler à actualiser de
façon réaliste le plan de travail pour les activités de la première année et
élaborer un plan d’activités trimestriel.

19

Il devra, sur cette base procéder à une révision budgétaire dans les deux mois
pour refléter la date à laquelle les activités ont effectivement commencé.

Ensuite, les autres révisions budgétaires interviennent en principe par trimestre
ou en cas de besoin pendant la durée de vie du projet/programme (nouvelles
activités, rephasage, prolongation etc.).

2.4. Gestion de la trésorerie

La gestion de la trésorerie répond aux objectifs suivants :

- assurer une bonne tenue des comptes ;
- régler les dépenses engagées par le projet ou directement par le PNUD pour le
compte du projet ;
- s’assurer que les comptes sont mouvementés par les personnes habilitées ;
- comparer les existants en banque et en caisse avec la comptabilité.

2.4.1. Avances de fonds

Dans le cadre de l’Exécution nationale, les projets/programmes appuyés par le

PNUD sont financés par des avances trimestrielles conformément au plan de
travail.
La demande d’avance de fonds est accompagnée d’un formulaire type dénommé
« Rapport Financier » dûment rempli et signé par le représentant autorisé du
gouvernement qui le soumet au PNUD pour approbation.

Le rapport financier doit être soumis pour approbation au bureau du PNUD au plus
tard 15 jours après la fin du trimestre écoulé.

Le bureau de pays du PNUD devra fournir l’avance dans les 15 jours à compter de la
réception de la demande.

2.4.1.1. Rapport financier

C’est un tableau qui fait apparaître les dépenses effectuées par mois et par activité et
indique le total des dépenses mensuelles et du trimestre écoulé. Il fait apparaître
également le solde des avances reçues (Annexe 1).
Le rapport financier comporte les rubriques suivantes :

Solde d’ouverture : montant en devises locales de l’avance en cours au début de
la période. Celui-ci doit être conforme au Solde de clôture du Rapport financier
précédent.

Avance perçue : montant en devises locales de l’avance perçue au cours de
cette période ;

Fonds disponibles ;

Dépenses par activité/Description du budget : Ce montant comprend l’ensemble
des dépenses engagées depuis le Rapport financier précédent jusqu’à la date de
fin de la période ;

Solde de clôture ;

Encours des engagements : l’ensemble des dépenses que l’institution est
légalement tenue de régler mais qu’elle n’a pas encore payées à la fin de la
période, en ce compris tout montant contractuel non réglé au titre de la
fourniture de services, tout bien ayant fait l’objet d’une commande/ayant été

20
 reçu, toute facture non payée, dont le règlement doit intervenir au cours du
trimestre suivant ;

Dépenses prévues : l’ensemble des dépenses de trésorerie prévues pour le
trimestre suivant/la période suivante selon le plan de travail du projet le plus
récent ;

Besoins totaux : Il s’agit de la somme de l’Encours des engagements et
Dépenses prévues.

Avance objet de la demande : Il s’agit du montant des fonds nécessaires au
trimestre/à la période.

2.4.1.2. Pièces à joindre à la demande d’avances :

- le Rapport financier ci-dessus présenté ;
- l’état des obligations non réglées ;
- le Plan d’activités trimestriel et le Budget prévisionnel (Annexe 2);
- le relevé bancaire ;
- l’état de rapprochement bancaire ;
- l’Information bancaire et la Certification.

2.4.1.3. Circuit de traitement du rapport financier

1 Direction Générale de la
Projet/Programme
Coopération

R
Représentant Résident du PNUD

Service Administratif et
Financier
Chargé de programmes
4

Légende :

1. Le projet/programme transmet à la Direction Générale de la Coopération le rapport

financier.
2. La Direction Générale de la Coopération vérifie le dossier et le transmet au
Représentant Résident du PNUD.
(1+2) le délai/maximum de traitement du rapport est de quinze (15) jours
3. Le Représentant Résident impute le dossier au chargé de programmes.
4. Le chargé de programme traite le dossier et le transmet au service financier s’il n’y a pas insuffisance.
5. Le service financier du PNUD procède à la mise à disposition de l’avance accordée au projet/Programme.
(3+4+5) Le délai maximum de traitement du rapport est également de quinze (15) jours.
R – représente l’hypothèse où le chargé de programme retourne le dossier à la Direction Générale de la
Coopération pour correction des insuffisances constatées.

21
 2.4.2. Mise en œuvre de moyens financiers

Le projet, pour la réalisation de ses activités, dispose de moyens financiers qui se

traduisent par l’existence de compte(s) bancaire(s) et de caisse au sein du
projet/programme.

2.4.2.1. Banque
Le projet/programme peut disposer, pour son fonctionnement, de plusieurs comptes
bancaires. Chaque compte doit cependant être défini par la nature des opérations qui le
concernent.

Le fonctionnement des comptes repose sur le principe de la double signature ou co-

signature : tout retrait de fonds reste subordonné à la signature du document émis
(chèque, ordre de virement) par le Chef de projet/programme avec le Directeur
national ou l’Administrateur Gestionnaire.

Les spécimens de signature des deux personnes habilitées sont déposés à la banque à
l’ouverture des comptes. Cette ouverture reste subordonnée à l’autorisation du
Ministre des Finances et du Budget.

Le compte PNUD du projet/programme est un compte ouvert par le projet pour suivre
exclusivement le financement du PNUD.

a) Alimentation du compte
Le compte PNUD du projet est alimenté uniquement par les avances de fonds
accordées par le PNUD à la suite d’une requête du projet/programme. Les avances de
fonds se réalisent par virement ou transfert. Pour ce faire le projet/programme doit
toujours communiquer au PNUD, les références bancaires ainsi que l’identité du
gestionnaire du compte.

b) Décaissements sur le compte

Les décaissements effectués sur le compte concernent :
- les paiements de salaires des agents recrutés et payés sur le budget du
projet/programme ;
- les factures fournisseurs ;
- les frais de mission ;
- les frais de formation et de transports ;
- des retraits pour l’alimentation de la caisse et d’une manière générale
toutes les dépenses éligibles sur les lignes budgétaires PNUD.

c) Suivi du compte
Le compte est suivi à l’aide d’un brouillard de banque, les relevés bancaires et les états
de rapprochement bancaires.

- Brouillard de banque
Le brouillard de banque enregistre tous les mouvements intervenus sur le compte
bancaire. Les virements ou transferts effectués par le PNUD sont portés au débit du
compte et les retraits ordonnés par le Chef de projet et l’Administrateur gestionnaire

22
sont enregistrés au crédit du compte. La balance entre le débit et le crédit donne le
solde théorique du compte.(Annexe 3)

- Rapprochement bancaire
L’Administrateur gestionnaire doit veiller à établir à la fin du chaque mois un état de
rapprochement des écritures du brouillard de caisse, des écritures du relevé bancaire.

La méthode consiste à se référer, à une date commune, au relevé bancaire et au

brouillard banque et de :
- pointer les écritures du brouillard de banque avec les pièces justificatives
correspondantes tirées du chrono banque ;
- pointer les écritures ou les opérations à la fois enregistrées sur le brouillard et le
relevé bancaire, sachant que les écritures sont parfaitement symétriques
(un débit du brouillard de banque donne un crédit sur le relevé bancaire) ;
- enregistrer les écritures en suspens de part et d’autre ;
- faire la balance ou tirer le solde ;
- et procéder à la régularisation du brouillard des banques le cas échéant.

Toute erreur constatée après ajustement doit être signalée à la banque afin qu’elle
prenne les dispositions pour procéder aux corrections nécessaires.

2.4.2.2. Caisse
Au sein du projet, il est mis en place une caisse pour le règlement de menues dépenses.
Le montant maximum de la caisse est fixé d’avance par décision du Chef de projet
après concertation avec l’administrateur gestionnaire suivant la fréquence des besoins.
Le montant maximum des paiements autorisés par transaction sur la petite caisse est de
50 000 F CFA.

a) Entrées de caisse
L’approvisionnement de la caisse se fait lorsque le niveau des encaisses descend en
dessous d’un seuil également fixé d’avance ou jugé bas. L’approvisionnement est
toujours précédé d’un arrêté de caisse.

La caisse est alimentée en tirant un chèque libellé au nom du caissier sur le compte
projet, compte spécial ouvert uniquement pour recevoir les avances de fonds
nécessaires à la réalisation des activités du projet. Le caissier, après avoir perçu le
montant du chèque, établit une pièce d’entrée de caisse (Annexe 4) et met
immédiatement à jour le brouillard de caisse.
Les fonds sont placés en sécurité dans un coffre.

La caisse peut également connaître d’autres entrées de fonds, si le projet/programme a

des activités génératrices de revenus, ou à la suite de remboursement ou de
reversement. L’entrée est constatée par une pièce d’entrée suivie de la mise à jour du
brouillard.

b) Sorties de caisse
Les règlements par caisse s’effectuent après l’autorisation du Chef de
projet/programme matérialisée par la mention « BON A PAYER ». Chaque dépense
fait l’objet d’une « Pièce de sortie de caisse » établie et signée par le caissier et le
bénéficiaire. (Annexe 4).
23
La pièce de sortie de caisse est accompagnée de pièces justificatives (facture, reçu,
ordre de mission, etc.).

Les sorties de fonds aux fins d’activités (séminaires/formations/ateliers) autres que les
besoins de menues dépenses doivent faire l’objet d’un engagement signé du
responsable, du gestionnaire/comptable et de la personne physique responsable de la
gestion et de la justification des fonds alloués. La justification doit intervenir au plus
tard deux semaines après la fin de l’activité. Faute de quoi, une note de débit doit être
initiée en vue d’un recouvrement intégral des dits fonds.

c) Brouillard de Caisse
Le brouillard de caisse est un document pré-imprimé et (Annexe 5) où le caissier
enregistre chronologiquement toutes les opérations concernant la caisse (entrées et
sorties de fonds). Chaque enregistrement dans le brouillard doit être justifié par une
pièce de caisse recettes/dépenses. Le brouillard de caisse devra faire l’objet d’un arrêté
en fin de journée ; le solde tiré (débit moins crédit) après l’arrêté doit correspondre aux
liquidités détenues en caisse.

d) Contrôle de Caisse
La caisse doit faire l’objet d’un contrôle physique périodique hebdomadaire ou
mensuel de façon inopinée par l’Administrateur gestionnaire. La procédure de
contrôle consiste à :
- établir le billettage des espèces détenues en caisse ;
- rapprocher les pièces justificatives des pièces de sortie de caisse, s’assurer de
leur régularité et de leur concordance ;
- vérifier que toutes les pièces ont fait l’objet d’un enregistrement correct en les
pointant avec les écritures passées sur le brouillard ;
- effectuer un contrôle arithmétique du brouillard en faisant le total par colonne ;
- vérifier que les reports des folios sont bien faits ;
- déterminer le solde en faisant total colonne crédit moins total colonne débit ;
- comparer le solde obtenu à l’état de billettage préalablement établi.

A l’issue de ce contrôle, le montant des encaisses détenues plus le montant des pièces
justificatives doit être égal au montant fixe ou autorisé de la caisse sinon tout écart
constaté est à justifier et toute irrégularité constatée lors du contrôle doit faire l’objet
d’un rapport adressé au Chef de projet.

2.4.3. Les Paiements Directs

Le PNUD peut, à la demande du Directeur national d’un projet/programme sous

exécution nationale, payer directement pour le compte du Gouvernement les
fournisseurs de biens et de services pour le projet. Toutefois le Gouvernement
demeure le principal responsable des opérations de paiement ainsi effectuées.
La demande de paiement direct est exprimée à travers un formulaire type intitulé
« demande de paiement direct » dûment rempli et signé par le représentant désigné du
Gouvernement et accompagné des pièces justificatives originales :(Annexe 6)
- facture,
- bon de commande,
- bordereau de livraison,
- contrat, etc.
24
La demande de paiement direct doit indiquer le bénéficiaire, le nom et l’adresse de sa
banque, son numéro de compte, l’activité et le compte à débiter et toutes autres
instructions pertinentes.

Le PNUD, après avoir effectué le paiement, transmet au projet/programme les copies

des pièces justificatives suivantes :
- les bordereaux inter service,
- les bordereaux des décaissements ou des paiements,
- les copies des chèques.

Dans le cas de l’Exécution nationale avec agence coopérante les dépenses effectuées
par cette dernière sont suivies à l’aide d’une situation financière adressée
périodiquement au projet/programme par le canal du PNUD.

2.5. Rapports relatifs à l’exécution des projets/programmes

On distingue deux types de rapports relatifs à l’exécution des projets/programmes qui

se présentent sous la forme d’états récapitulatifs de l’ensemble des dépenses ou des
décaissements effectués au titre des projets/programmes.

Ils font ressortir en dollars US, les décaissements effectués par :

- le Gouvernement ;
- le Bureau de pays du PNUD pour les paiements directs ou de services d’appui
fournis ;
- le Siège du PNUD pour les paiements directs ;
- les autres bureaux du PNUD de terrain ;
- les organismes spécialisés des Nations Unies lorsqu’une Agence coopérante est
partie prenante dans la mise en œuvre du projet/programme.

2.5.1. Le rapport combiné sur l’exécution du projet (Combined Delivry

Report) : CDR

Le « CDR » est le rapport combiné sur l’exécution du projet à une date donnée. Il est
élaboré par le PNUD à la fin de chaque trimestre le 31 mars, 30 juin, 30 septembre, 31
décembre après approbation et saisies des rapports financiers.

Il retrace à une date donnée pour chaque projet/ programme (en dollars) le total des
dépenses effectuées par ligne budgétaire et par source de décaissement
(Gouvernement, PNUD Burkina, PNUD d’autres pays, PNUD Siège, PVNU, Agences
de coopération du SNU) et par source de fonds.

Une fois élaborés, les CDR sont envoyés aux Directeurs et Coordonnateurs nationaux
des différents projets/programmes pour vérification et certification puis renvoi au
PNUD Burkina. Tout écart doit être signalé au PNUD.

Le CDR de fin d’année reflète les dépenses réelles de l’année écoulée et sert de base à
l’élaboration de la révision de début d’année.
Il doit être certifié par la direction du projet et par les auditeurs.

25
 2.5.2. Le rapport sur l’exécution du projet (Project Delivry Report) : PDR

A l’instar du CDR, le PDR est élaboré trimestriellement par les agences de coopération
des projets sous exécution nationale.
Il fait le résumé des dépenses effectuées au cours d’un trimestre par les Agences de
coopération sur les lignes budgétaires qu’elles gèrent conformément à la lettre
d’accord signée avec le Gouvernement. Le PDR de fin d’année est également pris en
compte pour les révisions de début d’année et les révisions de la lettre d’accord.

Le PDR est soumis à la direction du projet à travers le PNUD.

Le projet/programme certifie le rapport par une double signature du Chef de projet et
de l’Administrateur gestionnaire.
Les rapports financiers et les rapports combinés sont transmis au PNUD par
l’intermédiaire de la Direction Générale de la Coopération.

2.6. La certification
La certification des documents comptables et financiers ou des rapports consiste pour
les administrateurs de crédits ou toutes personnes habilitées à apposer sur le document,
la mention « certifié… (objet)…… » suivie des date et lieu de la certification, des
nom, prénom(s), qualité, signature et cachet conformément à la Circulaire n°2005-012
MFB/SG/DGTCP/CODEP du 04/01/2005 relative aux formules de certification.

26
III : ADMINISTRATION DU
PERSONNEL

27
3.1. Types de personnel des projets/programmes

Le document du projet/programme signé entre le Gouvernement et le PNUD,

détermine en principe le type de personnel nécessaire à la mise en œuvre des activités.
On distingue quatre (4) catégories de personnel au service des projets/programmes :
- Personnel recruté par le projet/programme : c’est le principe lorsque le
projet/programme est doté d’une structure autonome d’exécution. Ce personnel
est sous contrat de travail ;
- Personnel recruté par une agence coopérante en cas d’exécution nationale avec
agence coopérante. Dans ce cas le personnel est régi par les règles de l’agence si
cette dernière a la gestion des lignes budgétaires relatives au personnel ;
- Personnel mis à la disposition du projet/programme par le Gouvernement par
voie de détachement, disponibilité ou d’affectation ;
- Personnel Volontaire des Nations Unies (VNU).

L’équipe du projet est généralement une structure légère autonome comprenant une
direction, un service administratif et financier, un service technique et un service suivi-
évaluation.
A titre indicatif pour les projets/programmes dotés d’une structure autonome
d’exécution, on a les postes suivants :
- un chef de projet
- un Administrateur gestionnaire
- un cadre chargé du service technique
- un cadre chargé du service suivi/évaluation
- du personnel d’appui : un caissier, une secrétaire, un chauffeur, un gardien ect..

Il reste entendu que l’effectif peut être plus ou moins important en fonction des
nécessités de service ou des contraintes budgétaires.
NB : Tous ces postes sont ouverts aux personnes des deux sexes, l’utilisation du masculin
répond au seul souci d’allègement du texte.

3.2. Attributions du personnel

Les attributions sont formulées sous forme de termes de référence qui déterminent les
missions confiées à l’agent et permettent de l’évaluer en fonction des résultats
attendus.

• Le Coordonnateur ou Chef du Projet/Programme

Le Coordonnateur, Chef du projet/programme est recruté sur la base d’un appel à
candidatures et payé sur le budget du projet/programme. Il a autorité directe sur
l’ensemble du personnel du projet/programme et dispose des pouvoirs les plus étendus
pour gérer le projet/programme ou agir au nom du Gouvernement ou du PNUD dans le
cadre de son mandat.
Il est responsable de la bonne marche du projet/programme sur le plan technique
financier, administratif et a une obligation de résultat vis-à-vis du Gouvernement du
Burkina Faso et du PNUD.
Le Coordonnateur Chef du projet/programme assume les responsabilités ci-après :
- assurer la supervision générale du projet/programme en accord avec la politique
générale et les règlements régissant du projet/programme ;
28
 - coordonner toutes les activités du projet/programme ;
- collaborer avec le PNUD pour la réalisation des objectifs du projet/programme ;
- coordonner les activités des composantes s’il y a lieu ;
- présenter au PNUD et au Gouvernement les budgets prévisionnels, l’état
d’avancement ainsi que le rapport d’activités annuel du projet ;
- procéder à l’ouverture des comptes après autorisation du Ministre des Finances et
du Budget ;
- approuver et liquider les dépenses du projet/programme ;
- assurer la mise en place d’un système comptable et d’un mécanisme de contrôle
interne ;
- gérer et justifier les fonds d’avances octroyés par le PNUD et les fonds de
contrepartie mis à la disposition du projet/programme par le Gouvernement ;
- préparer et soumettre les révisions budgétaires au Gouvernement et au PNUD ;
- signer les chèques conjointement avec le Directeur national ou l’administrateur
gestionnaire ;
- approuver les bons de commande de biens et de services ;
- participer à la Commission d’Attribution des Marchés en qualité de rapporteur
pour les lignes budgétaires dont l’exécution est confiée au Gouvernement ;
- passer les contrats avec les fournisseurs conformément à la réglementation des
marchés ;
- déterminer les niveaux de rémunération du personnel ;
- informer le personnel de toutes les conditions d’emploi ;
- signer les états de salaires (état de virement et billettage) ;
- veiller à ce que tous les registres obligatoires de gestion du personnel soient tenus
à jour ;
- prendre les sanctions disciplinaires nécessaires à l’encontre des membres du
personnel ayant failli au respect de leurs obligations ;
- autoriser les absences du personnel ;
- s’assurer que les stocks et les équipements acquis sur les fonds des bailleurs sont
régulièrement protégés contre tous les risques de toute nature (vol, destruction,
perte, accidents, etc.) ;
- veiller à ce que le personnel du projet/programme utilise les biens conformément
à leur destination ;
- procéder à l’évaluation de la performance des agents ;
- contrôler et certifier toutes les pièces comptables ;
- assurer la préparation de l’audit annuel du projet/programme ;
- contrôler et certifier tous les rapports financiers avant leur transmission au
PNUD ;
- procéder à la clôture des comptes à la fin du projet/programme.

• L’Administrateur Gestionnaire
L’Administrateur gestionnaire assure sous la supervision du Chef de
projet/programme, la gestion administrative et financière du projet/programme. Ses
tâches sont :
- tenir la comptabilité budgétaire et financière ;
- établir les rapports financiers trimestriels ;
- tenir les livres comptables ;
- liquider les factures fournisseurs ;
- préparer les règlements des factures ;
- co-signer les chèques avec le chef de projet/programme en cas de besoin ;
29
 - établir mensuellement les états de rapprochements bancaires ;
- contrôler les pièces justificatives de dépenses ;
- gérer les entrées et sorties des fonds du compte banque et de la caisse de menues
dépenses ;
- préparer les salaires ;
- gérer le personnel (promotion, suivi des carrières, formation, tenue du fichier) ;
- gérer les stocks et les équipements ;
- préparer les documents financiers et comptables en vue des audits.

• Le Comptable
Sous la supervision du Chef du projet/programme, et la responsabilité directe de
l’administrateur gestionnaire, le comptable a pour tâches :
- la tenue de la caisse de menues dépenses ;
- la tenue du brouillard de caisse ;
- la saisie des données financières et comptables et le classement des pièces
justificatives ;
- le suivi des différents contrats (assurances, entretien) ;
- la tenue du registre des biens durables ;
- suivi des immobilisations ;
- le paiement de tous les règlements en espèces ;
- la réception des commandes de fournitures ;
- le calcul des montants des frais de mission ;
- la gestion du carburant ;
- l’exécution de toute tâche déléguée par l’administrateur gestionnaire.

• La Secrétaire
Sous l’autorité directe du chef de projet/programme et en collaboration avec les autres
membres de l’équipe du projet, la secrétaire assure les tâches ci-après :
- la gestion du courrier départ et arrivée ;
- la saisie des rapports de l’équipe du projet/programme;
- le traitement des textes et documents administratifs ;
- le classement des documents ;
- réception et renseignement des usagers des services.
- toute autre tâche confiée par le Coordonnateur, Chef du projet/programme et
l’administrateur gestionnaire.

• Le Chauffeur
Sous l’autorité de l’administrateur gestionnaire, le chauffeur assure:
- la conduite et l’entretien courant du véhicule ;
- la transmission du courrier ;
- la tenue régulière du carnet de bord ;
- le suivi du véhicule ;
- la surveillance des réparations des véhicules ;
- aider à déplacer, charger et décharger les meubles, matériels et fournitures ;
- toute autre tâche confiée par le Coordonnateur, Chef du projet/programme et
l’administrateur gestionnaire.

• Le Gardien
Sous la supervision du coordonnateur, Chef du projet/programme, le gardien exerce
les tâches ci-après :
30
- veiller à la sécurité des bureaux et l’enceinte du projet/programme ;
- prendre les mesures nécessaires dans les cas d’urgence touchant la sécurité des
locaux et en informer les supérieurs hiérarchiques ;
- effectuer l’ouverture et la fermeture des bureaux ;
- vérifier que les climatiseurs, ventilateurs et lampes sont éteints après les heures de
travail ;
- contrôler les entrées et sorties des personnes et des biens ;
- assurer la propreté des bâtiments, de la cour et des voies d’accès ;
- enlever les ordures ;
- assurer l’entretien des espaces verts ;
- aider à déplacer, charger et décharger les meubles, matériels et fournitures.

3.3. Cadre juridique de la gestion du personnel des projets/programmes

au Burkina Faso

On distingue deux principaux régimes juridiques applicables au personnel des

projets/programmes dont ceux sous la modalité de l’Exécution nationale :
- les dispositions de la réglementation nationale d’une part,
- les principes généraux applicables au personnel local recruté par le PNUD
d’autre part.

Cette réglementation s’articule autour des dispositions suivantes :

- Décret n° 98-240/PRES/PM/MEF portant procédure de recrutement des chefs et
personnel des projets et programmes de développement ;
- Décret n° 98-242/PRES/PM/MEF portant statut du personnel des projets et
programmes de développement de la catégorie B ;
- Décret n° 98-245/PRES/PM/MEF relatif aux indemnités services aux agents en
service dans les projets et programmes de développement à structures autonomes
de gestion ;
- Contrat de travail ;
- Principes découlant des règles et procédures du PNUD en matière d’Exécution
nationale.
Le contenu des dispositions nationales n’étant pas toujours en conformité avec les
règles du PNUD en matière d’Exécution nationale, elles ne peuvent s’appliquer en
l’état. Il y a donc lieu de les adapter.

3.3.1. Procédure de recrutement

3.3.1.1. Principes
Le recrutement repose sur deux principes clés :

La concurrence : il s’agit de faire appel à un large éventail de candidats
qualifiés et de sélectionner celui qui répond le mieux à la définition de l’emploi
(les termes de référence).

La transparence : le processus de recrutement doit être transparent ; les
candidats doivent avoir les mêmes informations (renseignements, critères de
sélection). La sélection doit se faire dans le cadre d’un comité.
3.3.1.2. Modalités de recrutement

Le recrutement du personnel comporte trois phases :

31

Appel à candidature
Tout poste doit faire l’objet d’élaboration de termes de référence (qualification et
compétences, description des tâches).
Le Directeur des Etudes et de la Planification (DEP) du Ministère de tutelle technique
du projet ou programme procède à la publication de l’avis de recrutement par trois (3)
insertions dans un journal d’annonces légales de la place.

Sélection des candidats
La sélection des candidats a lieu par un comité dont la composition varie selon les
cas:
Pour le recrutement des chefs de projets, la commission comprend :
- le Secrétaire Général du Ministère de tutelle : Président ;
- le Directeur Général de la Coopération (DGCOOP): membre ;
- le Directeur Général de l’économie et de la planification (DGEP) : membre ;
- le Directeur des Etudes et de la Planification (DEP) : membre, secrétaire de séance ;
- le Représentant du PNUD : observateur.

Pour le recrutement du reste du personnel du projet/programme, la commission

comprend :
- le chef de projet : Président ;
- un représentant de la Direction Générale de la Coopération: membre ;
- un représentant de la DEP : membre, secrétaire de séance.

La sélection se fait par test ou par entretien.

L’avis du PNUD est requis.

Embauche
La procédure de recrutement prend fin avec l’embauche dont l’aspect le plus important
est la signature du contrat de travail par l’employé.

3.3.2. Du Contrat de Travail

Nature et contenu du Contrat de Travail

Le Contrat de Travail du personnel des projets/programmes sous Exécution nationale est
un contrat autonome.
Ses principales clauses sont :
- l’identité et l’adresse des parties ;
- l’emploi et la description des tâches ;
- le salaire ;
- le lieu d’affectation ;
- la durée du contrat ;
- la période d’essai ;
- le règlement des litiges.

Rémunération
L’agent perçoit un salaire mensuel fofaitaire englobant le salaire de base, primes et
indemnités ainsi que les différents avantages institués par la réglementation nationale :
- Salaire de base ;
- indemnité de fonction ;
- indemnité de logement ;
32
 - indemnité de sujétion ;
- forfait pour les avantages sociaux règlementaires ;
- 16% (Salaire et indemnités) au titre de la part patronale des cotisations sociales.

Aucune retenue n’est opérée sur la rémunération, l’agent étant entièrement responsable
du paiement de ses cotisations sociales et de tous ses impôts.

Paiement du salaire
Le comptable établit chaque mois les bulletins de paie en double exemplaire. Il est
signé par l’agent. L’original lui est remis et le double conservé au sein du projet.
Les salaires sont réglés par virement sur comptes bancaires, par chèque ou par
billettage.

3.3.3. Conditions de travail

Horaire de travail
Le personnel des projets/programmes sous Exécution nationale est régi par la
réglementation nationale en vigueur en ce qui concerne la durée du travail, le repos
hebdomadaire et les jours fériés.

Congés payés
Le travailleur acquiert droit au congé chaque année, à raison de 30 jours
calendaires pour 12 mois de présence.

Congé de maternité
Le congé de maternité est une période pendant laquelle le contrat de travail de la
femme « travailleur » enceinte est suspendu.
La durée normale du congé est de 14 semaines et commence au plus tard 4
semaines avant la date présumée de la délivrance. Pendant cette période, elle ne
peut être licenciée.
3.3.4. De la cessation des relations de travail

Cas de cessation des relations de travail sont :

- la cessation d’accord parties ;
- l’arrivée du terme du contrat à durée déterminée ;
- la démission ;
- le licenciement ;
- l’incapacité totale de travail ;
- la retraite ;
- le décès.
- la fin du projet/programme.

Droits de l’agent en cas de cessation des relations de travail:

- Une indemnité compensatrice de congés payés calculée sur la base des jours de
congés acquis à la date de départ ;
- Le salaire des jours travaillés jusqu’à la date de cessation ;
- L’employeur est tenu de délivrer à l’agent au moment de son départ un certificat
de travail.
33
IV : ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES

34
4.1. Objectifs et Principes

Les acquisitions de biens et services, des projets/programmes dans le cadre de

l’Exécution nationale, sont régies par les règles du Gouvernement ou les règles du
PNUD lorsque les achats sont faits par le canal de celui-ci.
La règle à observer pour l’acquisition des biens et services par une personne morale
publique ou pour le compte de celle-ci, est la mise en concurrence.

4.2. Procédures d’acquisition des biens et services

4.2.1. Procédures nationales

Les procédures nationales d’acquisition des biens et services sont régies par le Décret
n° 2003-269/PRES/PM/MFB du 27 mai 2003 portant réglementation générale des
achats publics et ses arrêtés d’application.
Les achats publics sont classés en trois catégories selon les montants :

le bon de commande, pour les achats d’un montant inférieur à un million
(1 000 000) F CFA ;

la lettre de commande, pour les achats d’un montant supérieur ou égal à un
million (1 000 000) mais inférieur à vingt millions (20 000 000) F CFA ;

le marché public, pour les achats d’un montant supérieur à vingt millions
(20 000 000) F CFA.

Les procédures d’acquisition comportent trois étapes à savoir la formulation du besoin

au sein des projets/programmes, la consultation des fournisseurs et la passation des
commandes.
4.2.1.1. Expression du besoin
- Toute demande de bien et service doit faire l’objet d’un Bon de Demande
d’Approvisionnement (BDA). Les Bons de Demande d’Approvisionnement sont
pré-imprimés et pré-numérotés (Annexe 7) ;
- Le bon de demande d’approvisionnement est établi en trois (3) exemplaires ;
- L’administrateur gestionnaire vérifie la disponibilité budgétaire de la dépense,
complète le BDA en mentionnant les rubriques budgétaires et transmet ensuite
les bons au Chef du projet ;
- Lorsque une demande est refusée par le Chef de projet, l’orignal du bon de
demande d’approvisionnement est retourné au service émetteur avec la mention
rejet ;
- Les bons acceptés sont signés par le chef de projet ;
- L’original du bon est alors transmis à l’administrateur gestionnaire pour
exécution ; un exemplaire reste à la souche.

4.2.1.2. Mécanismes de consultation des fournisseurs et prestataires

a) Demande de prix
La demande de prix formelle
Pour toute acquisition d’un montant égal à 1 000 000 et inférieur à 20 000 000 F CFA,
il est procédé à une demande écrite de prix adressée à au moins trois (3) fournisseurs
agréés qui répondent sous plis fermés.
La demande de prix non formelle
35
Pour tout achat inférieur à un 1 000 000 F CFA, le chef du projet/programme consulte
trois fournisseurs qualifiés dans le domaine qui font leurs propositions de prix par des
factures pro- forma. Il choisit l’offre la moins- disante.

b) Appel d’offres
Pour tout achat de montant égal ou supérieur à 20 000 000 F CFA, le projet est tenu
de procéder à un appel d’offres.
c) Demande de propositions
C’est une procédure d’appel à la concurrence qui permet à l’Administration de choisir
la meilleure proposition dans le domaine des prestations intellectuelles.

4.2.1.3. Modes de passation des contrats

Les marchés de travaux, fournitures et de services courants sont passés après un appel
d’offres ouverts ou exceptionnellement une mise en concurrence restreinte ou de gré à
gré.
Les bons de commande et les lettres de commande relatifs aux contrats de fournitures
et de services courants peuvent être établis après une demande de prix.
a) Le Bon de Commande -BDC-
Le Bon de commande est établi en quatre (4) exemplaires par le Chef du
projet/programme sur la base de la facture pro-forma du fournisseur retenu à la suite
de la demande de prix. Ce choix du fournisseur est fait par le Chef du projet selon le
principe général de la qualité, du niveau raisonnable des prix (moindre coût) et du
délai de livraison.
Le Bon de commande est signé et ventilé comme suit :
- l’original et un double sont remis au fournisseur,
- un exemplaire est remis à la comptabilité/approvisionnement,
- un exemplaire servant de souche reste dans le carnet.
Le Bon de commande est pré-imprimé et pré-numéroté ( Annexe 8).
b) La Lettre de Commande
Dans cette procédure, le choix du fournisseur relève de la Commission d’Attribution
des Marchés (CAM) qui procède d’abord :
1. au dépouillement et à l’analyse des offres reçues sous plis fermés ;
2. au choix du soumissionnaire sur la base du critère du mieux disant (prix, délai
de livraison, d’exécution, qualité du matériel, service après vente), ce choix est
sanctionné par un procès-verbal ;
3. à l’information du soumissionnaire retenu par lettre de notification du Président
de la Commission d’Attribution des Marchés.
La Lettre de Commande est ensuite établie en quatre (4) exemplaires par le projet qui
les soumet à la signature du fournisseur retenu. Le Chef de projet approuve
définitivement les Lettres de Commande dont les exemplaires sont ensuite enregistrés
auprès des services des impôts par le fournisseur.
Le projet reçoit les exemplaires enregistrés et le chef de projet établit l’ordre de
service de commencer la livraison des biens ou la prestation de service.
36
Le fournisseur commence l’exécution de la commande après réception de l’ordre de
service et de l’original de la lettre de commande.
c) Les Marchés Publics
La passation des marchés publics obéit aux procédures ci-après :
1. préparation du Dossier d’Appel d’Offres (DAO) par le projet en relation avec la
Direction des Etudes et de la Planification du département ministériel et des
services techniques compétents ;
2. accord de non objection du bailleur/PNUD sur le DAO ;
3. publication de l’avis d’appel d’offres et convocation de la Commission
d’Attribution des Marchés par le Président du CAM ;
4. avis de non objection du bailleur ;
5. dépouillement des offres, analyse et proposition d’attribution par le CAM ;
6. attribution du marché par l’autorité compétente ;
7. notification du marché par le président du CAM ;
8. élaboration du projet de marché par le projet/programme et les services
techniques compétents ;
9. signature du marché par les parties contractantes.

37
 Tableau synthétique des procédures de passation de marchés

ACTIVITES
- Identification des besoins
spécifications techniques
Termes de référence
Quantification des besoins
Devis estimatif confidentiel
Dossier de mise en concurrence
- Avis de non objection sur DAO par les
bailleurs de fonds
RESPONSABLES
Chef de Projet en relation avec Service
Technique, le Président du CAM :
D.E.P, SG de la Région, SG de la
Province ou SG de la Mairie
Bailleurs de fonds à travers DG.COOP

- Vente de dossiers d’appel à la

concurrence et reversement des recettes à Président du CAM
la DCMP
- Publication avis d’appel d’offres : Président C.A.M. et DCMP : convocation
Revue des marchés publics et de la CAM
quotidien d’informations général national
ou international

- Ouverture des plis Président C.A.M.

Analyse des offres
Attribution (lettre de commande)

- Avis de non objection Président C.A.M.

- Notification d’attribution
- Elaboration projet de marché
- Avis de non objection sur projet de
marché selon les cas et les bailleurs de
fonds
- Signature du marché par l’attributaire et
par l’autorité contractante
- Approbation du marché
- Bailleurs de fonds à travers
DGCOOP
Président C.A.M.
Bailleurs de fonds à travers DG.COOP
Sur présentation du Président
C.A.M.
Sur présentation de la DGCOOP par :
MFB ou Conseil des Ministres

- Publication des résultats Président du CAM et DCMP

- Notification du marché. Président CAM

-Contrôle de la gestion des contrats DCMP

publics d’achat

38
 4.2.2. Acquisition par le PNUD

Les achats relevant de la responsabilité du PNUD sont effectués conformément à ses

règles et procédures.
Lorsqu’une Agence coopérante est impliquée dans la mise en œuvre du
projet/programme, les commandes relevant de sa responsabilité sont exécutées suivant
ses règles et procédures ou celles du PNUD quand il la représente.

4.2.3. Réception des Commandes

Les commandes passées sont livrées au projet/programme par le fournisseur. Avant de
réceptionner les biens, l’administrateur gestionnaire procède au contrôle suivant à
l’aide du Bon de commande :
- décompte physique des biens livrés et faire le rapprochement avec les quantités
portées sur le Bordereau de livraison du fournisseur ;
- vérification de la qualité des biens livrés ;
- signalement de tout dommage ou article manquant sur le bordereau de livraison.
Les réserves formulées à l’occasion de la livraison doivent toujours être portées à
la connaissance du fournisseur dans les délais prescrits.

4.3. Traitement des factures fournisseurs

La facture est déposée en quatre (4) exemplaires, accompagnée de l’original du Bon de

Commande/Lettre de Commande et du Bordereau de livraison.
L’Administrateur gestionnaire :
- vérifie que la facture respecte le timbre du projet/programme ;
- attribue un numéro d’ordre interne à chaque facture ;
- vérifie la conformité de la facture avec le Bon de commande et le Bordereau de
livraison ;
- effectue le contrôle arithmétique de la facture ;
- appose la mention vérifiée sur la facture ;
- procède à l’imputation comptable et budgétaire ;
- met la facture en instance de règlement pour le chef du projet/programme.

39
V – GESTION DES BIENS

40
5.1. Biens Durales ou Immobilisations

Les biens durables ou immobilisations comprennent :

- le matériel roulant,
- le matériel et mobilier de bureau,
- le matériel informatique,
- autres matériels ou équipements techniques,
- les constructions.
Ils sont acquis conformément à la procédure d’acquisition des biens et services et leur
gestion obéit à certains principes.

5.1.1. Objectifs et principes

La gestion des immobilisations vise un suivi optimal du patrimoine du

projet/programme et doit notamment permettre :
- une identification précise de chaque bien au moment de son entrée dans le
patrimoine du projet/programme ;
- une protection suffisante contre les pertes, les vols et les abus et une utilisation
rationnelle des biens ;
- une évaluation et une comptabilisation des biens ;
- un renouvellement optimal du matériel ;
- une réalisation périodique d’inventaire.

Les biens acquis sur financement PNUD aux fins du projet/programme demeurent la
propriété du PNUD jusqu’à ce qu’ils soient formellement transférés.
Le projet/programme bénéficiaire doit communiquer chaque année au bureau de Pays
du PNUD un inventaire certifié de tout le matériel non consomptible financé par le
PNUD.

5.1.2. Procédures de gestion

Les procédures de gestion des biens comportent :

- l’entrée des biens dans le patrimoine ;
- l’utilisation et l’entretien des biens ;
- l’inventaire des biens ;
- la sortie des biens.

5.1.2.1. Entrée des biens dans le patrimoine

Après le contrôle d’usage portant sur la conformité des biens au moment de la
livraison, l’administrateur gestionnaire fait procéder à une prise en charge par la
création de dossiers individuels et la codification des biens.

a) Création de dossiers individuels

L’administrateur gestionnaire fait ouvrir un dossier individuel pour chaque bien
durable. Ce dossier reçoit les pièces constitutives afférentes aux biens :
- le bon de commande ou la lettre de commande ou le marché selon la procédure
de commande qui a abouti à l’acquisition du bien ;
- le bordereau de livraison ;
- la facture du fournisseur ;
41
 - la fiche de coût de revient ;
- la fiche d’immobilisation.

b) Codification ou identification des biens

Chaque immobilisation ou bien durable doit être clairement identifié par l’affectation
d’un code propre.
Le code d’identification se fait sous la responsabilité de l’administrateur gestionnaire
conformément à la nomenclature budgétaire mise en place.
Ce code d’identification est matérialisé à la fois sur le dossier individuel et sur le bien
à l’aide d’un « marker » ou d’une étiquette collante.
La codification est réalisée en faisant une classification des biens par catégorie et sous
catégorie auxquelles sont associés des codes alphabétiques, numériques ou alpha
numériques.
Le code d’identification comprend 5 positions :
1. La localisation du bien
cette localisation est un code numérique désignant le site géographique.
2. Le code budgétaire affecté au bien
ce code indique la nature du bien
3. Le numéro d’ordre du bien
il indique le rang de l’immobilisation par nature et par localité
4. La source de financement
elle indique l’origine des fonds qui ont servi à acquérir le matériel. Ce code peut
être numérique, alphabétique ou alpha numérique.
5. La date d’acquisition
l’année d’acquisition est indiquée par le millésime c’est-à-dire les deux derniers
chiffres de l’année considérée.

Schéma de la codification :

Localisation Code budgétaire Rang Numéro bailleur Année d’acquisition

c) Tenue du registre des biens durables

Tous les biens durables acquis pour le compte du projet/programme doivent être
inscrits chronologiquement dans un registre appelé « Registre des biens durables »
(Annexe 9).
L’inscription au registre des biens durables est assurée par le comptable après
vérification et approbation par l’administrateur gestionnaire du dossier individuel du
bien.

5.1.2.2. Utilisation des biens

Les biens acquis aux fins du projet/programme doivent être utilisés exclusivement
dans le cadre des activités du projet/programme concerné.

a) Utilisation des véhicules

Pour l’utilisation des véhicules les règles suivantes sont à observer :
- les véhicules sont tenus en bon état de fonctionnement pour assurer le maximum
de sécurité ;
- les véhicules sont conduits par des personnes autorisées notamment les
chauffeurs recrutés à cet effet ;
- le planning d’utilisation des véhicules est établi par le responsable du parc ;
42
 - tout véhicule en déplacement doit être muni :
- de la carte jaune ;
- de l’assurance (la police d’assurance souscrite doit être à jour) ;
- de la visite technique ;
- du carnet de bord.

Pendant la mission, le véhicule demeure sous la garde du chauffeur mais sous la

responsabilité du chef de mission.
Pour les déplacements hors du lieu de travail, l’utilisateur doit être muni d’un ordre de
mission dûment signé (voir procédures diverses).
En cas d’accident, un constat de police ou de gendarmerie doit être fait et un rapport
sera adressé au PNUD.
Les chauffeurs du projet/programme assurent le nettoyage et l’entretien courant des
véhicules qui leur sont affectés. Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord que le
chauffeur est tenu de remplir quotidiennement à l’occasion de ses déplacements.
• Le carnet de bord (Annexe 10)
L’administrateur gestionnaire vérifie périodiquement la tenue régulière du carnet et la
cohérence des informations. Il s’assure notamment que :
- le carnet de bord est correctement rempli ;
- les déplacements qui y sont consignés sont justifiés ;
- les approvisionnements en carburant sont raisonnables au regard des distances
parcourues et de la consommation moyenne du véhicule au 100 km.
Ces contrôles sont constatés par la signature et la date de contrôle sur le carnet de
bord.
• Fiche historique
La fiche historique est établie chaque trimestre à partir des informations du carnet de
bord. Elle permet de retrouver toutes les données de synthèse relatives aux coûts de
révision, kilomètres parcourues, la consommation moyenne au 100 km.
La fiche historique est tenue par la comptabilité et approuvée par le Chef de
projet/programme.

b) Utilisation du matériel et mobilier de bureau

Le matériel et mobilier de bureau acquis est remis aux utilisateurs par l’administrateur
gestionnaire suivant les décisions d’affectation du Chef du projet/programme.
L’affection du matériel se fait sur la base des besoins réels des services et des agents et
il doit être utilisé conformément à sa destination.
Chaque utilisateur est responsable de la garde et de l’entretien de l’équipement qui lui
est affecté.

c) Entretien et réparations
Pendant sa durée de vie ou de fonctionnement un bien durable est soumis à l’entretien
permanent, à l’entretien périodique et aux réparations.
L’entretien permanent
L’entretien permanent est l’ensemble des soins apportés au bien, en général, par
l’utilisateur lui-même en vue de lui assurer un fonctionnement quotidien régulier. Il se
manifeste en général par les dispositions de vérifications à effectuer quotidiennement
et la propreté du bien.
L’entretien périodique
L’entretien périodique est l’ensemble des contrôles de fonctionnement à effectuer à
des dates précises ou après un volume d’unités d’œuvre de fonctionnement.
43
Certains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leur livraison par le
fournisseur d’une notice où sont consignées les instructions relatives à leur entretien.
Les réparations
Les réparations sont l’ensemble des interventions effectuées sur les biens pour les
remettre en bon état. Elles sont effectuées par un service extérieur au
projet/programme.

5.2. Inventaire des biens

Les biens durables du projet/programme font périodiquement l’objet d’inventaire

physique : les opérations d’inventaires sont effectuées une fois par an.

5.2.1. Procédure d’inventaire

L’inventaire physique réalisé au 30 septembre de chaque année vise à :

- s’assurer de l’existence physique et de l’état des biens,
- rapprocher les existants du fichier des immobilisations,
- établir les écarts entre quantités théoriques et physiques.

5.2.1.1. Préparation de l’inventaire

L’inventaire est réalisé sous la responsabilité de l’administrateur gestionnaire du
projet/programme. Il définit les instructions, le programme de travail, contrôle
l’application des directives et la tenue des fiches.
La préparation matérielle consiste à :
- concevoir les fiches d’inventaire,
- mettre en place l’équipe concernée par la procédure,
- procéder au rangement préalable des biens,
- déterminer les modalités de dénombrement (unité d’œuvre et de comptage),
- numéroter les fiches d’inventaire pour éviter toute omission ou soustraction de
fiches.

5.2.1.2. Réalisation de l’inventaire

Conformément aux instructions définies par l’administrateur gestionnaire, l’équipe
mise en place procède à la prise d’inventaire en renseignant les fiches déjà
confectionnées. Les fiches sont ensuite exploitées et rapprochées du registre des biens
durables pour compléter éventuellement les informations et déterminer les écarts ou
manquants.
A la fin de l’inventaire, l’administrateur gestionnaire fournit un rapport ou procès-
verbal qui mentionne :
- les conditions de réalisation de l’inventaire,
- une analyse détaillée des anomalies et écarts,
- les observations et les propositions d’amélioration.

Ce rapport qui servira de base à la mise à jour du fichier des immobilisations et aux
régularisations des comptes sera transmis au coordonnateur, chef du projet/programme
pour appréciation et décision éventuelle à prendre.

44
 5.2.2. Procédure de sortie des immobilisations
Les biens durables ou équipements acquis pour la réalisation des activités peuvent
sortir de l’actif ou du patrimoine du projet/programme.
Cette sortie du bien peut résulter :
- d’un vol,
- d’un transfert,
- d’une cession ou d’une mise au rebut.

5.2.2.1. Sortie pour transfert

Un bien acquis sur le financement du PNUD pour un projet/programme peut être
transféré à un nouveau projet/programme ou à une institution nationale sur décision du
Représentant Résident à la requête du Gouvernement.
Cependant dans la pratique, les équipements ne sont pas transférés pendant que le
projet/programme est en cours d’exécution. Cette modalité n’intervient qu’à la fin des
activités du projet/programme.
L’agence d’exécution fait alors des propositions sur l’utilisation des équipements ; ces
propositions seront examinées par la revue tripartite finale qui règlera le sort des biens
à transférer. En cas de transfert, un document translatif de propriété doit être établi et
versé au dossier.

5.2.2.2. Sortie pour vol

Le vol d’une immobilisation doit faire l’objet d’une déclaration à la police ou à la
Gendarmerie suivie d’un constat. Le procès verbal (PV) de la police sera transmis au
PNUD si le bien a été acquis sur son financement. Le PNUD utilisera ce rapport aux
fins d’assurances.
L’utilisateur ou le responsable chargé de l’immobilisation doit fournir un rapport qui
sera joint à une copie du PV de police et transmise par l’administrateur gestionnaire au
Chef du projet/programme pour appréciation et décision.
Le dossier est retourné à l’administrateur gestionnaire qui établit un bordereau de
sortie de l’immobilisation.

5.2.2.3. Cession ou mise au rebut

a) Des biens appartenant à l’Etat
La cession ou la mise au rebut des biens acquis sur financement de l’Etat requiert au
préalable l’accord du Ministre des finances quelque soit la tutelle technique du
projet/programme.
La procédure consiste à :
- identifier les biens devant faire l’objet de cession ou de mise au rebut. Cette
identification se fait sur la base du rapport d’inventaire ou sur décision motivée
du projet/programme ;
- soumettre un rapport au Ministre chargé des finances qui décide de la cession ou
de la mise au rebut ;
- établir un bordereau de sortie des biens concernés.
b) Des biens appartenant au PNUD
Pour la cession ou la mise au rebut des biens acquis sur financement du PNUD, le
coordonnateur, chef de projet/programme soumet au PNUD un rapport sur l’état des
biens après avis du Gouvernement.
Le PNUD en relation avec le Gouvernement décide du sort de ces biens. La procédure
de sortie est identique à celle du Gouvernement.
45
5.3. Gestion des stocks

Le projet/programme dans le cadre de son fonctionnement normal peut procéder à des

achats d’articles qui sont ensuite mis en stock (fournitures de bureau, produits
d’entretien, tickets de carburant etc.).
Lorsque les quantités commandées sont importantes et leur consommation étalée dans
le temps, il est nécessaire de considérer la gestion des stocks.

5.3.1. Objectifs et principes

La gestion des stocks vise à s’assurer que le projet/programme dispose en son sein
d’un stock optimal pour éviter toute rupture préjudiciable au bon déroulement des
activités.
Tout mouvement de stocks doit être autorisé et faire l’objet d’un enregistrement.
La gestion des stocks nécessite :
- la tenue d’un registre des stocks ;
- la valorisation des entrées et des sorites par le service de la comptabilité ;
- le respect de l’incompatibilité de fonction entre la personne qui manipule les
stocks et la personne qui comptabilise les mouvements.
En outre, toute sortie de stock doit être justifiée par un bon de sortie (Annexe 11) qui
précise la destination et l’imputation budgétaire. Les entrées sont également constatées
par un bon d’entrée (Annexe 12).

5.3.2 Procédure de gestion du carburant

Les besoins du projet/programme en carburant sont couverts par des achats de tickets
ou bons de carburant en hors taxe auprès des sociétés pétrolières de la place ou par
approvisionnement auprès du PNUD. Les achats se font conformément à la procédure
d’acquisition des biens et services.
Les bons de carburant constituent des valeurs dont les entrées et les sorties sont
effectuées sur la base des bons d’entrée et de sortie.
Les différents mouvements sont suivis à l’aide d’un registre tenu par l’administrateur
gestionnaire (Annexe 14).
La tenue régulière du registre permet de produire des données statistiques dont l’état
mensuel de consommation de carburant. L’analyse des statistiques des indications sur
les besoins réels dans l’utilisation des véhicules et leur état de fonctionnement.

46
VI - PROCEDURES DIVERSES

47
6.1. La formation

L’un des principaux objectifs de l’Exécution nationale étant le renforcement des

capacités nationales, les projets/programmes PNUD doivent prendre en compte la
formation.
Le PNUD finance les activités de formation tendant à promouvoir la réalisation des
objectifs et des résultats attendus d’un projet/programme. Ces formations concernent
le personnel des projets/programmes, les bénéficiaires des projets/programmes et les
agents du Gouvernement.
Les formations doivent être de courtes durées à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.
Elles peuvent prendre la forme de visites et échanges d’expériences, d’ateliers ou
séminaires.
Les formations à entreprendre doivent correspondre aux besoins des
projets/programmes et s’inscrire dans un plan de formation.

6.1.1. Le plan de formation

Le plan de formation est établi après recensement et l’analyse des besoins en
formation. Celui-ci doit indiquer :
- les coûts de formation ;
- la date, le lieu et la durée de la formation ;
- le nombre de participants ;
- les objectifs et les résultats attendus.

6.1.2. Mise en œuvre du plan de formation

Le plan de formation est mis en œuvre par les responsables des projets/programmes
avec l’appui du PNUD notamment pour les formations à l’extérieur (recherche de
centres de formation, paiement des bourses etc.).

6.1.3. Le rapport de formation

Les bénéficiaires de formation surtout à l’étranger doivent produire un rapport à la fin
de la formation.

6.2. Les missions

Les missions effectuées dans le cadre de projet/programme doivent découler

des nécessités du service notamment du programme d’activités.

Toute mission doit être autorisée par un ordre de mission (Annexe 14) dûment
signé par:
- le Chef du projet/programme pour les agents du projet/ programme ;
- par l’autorité immédiate qui exerce la tutelle du projet/programme en
l’occurrence le Secrétaire Général ou le Directeur National du
projet/programme pour le chef de projet.

Toute mission doit faire l’objet d’un compte rendu.

48
 6.2.1. Etablissement de l’ordre de mission

6.2.1.1. Déplacements locaux

Tout agent appelé à effectuer une mission doit établir un formulaire d’autorisation de
mission transmis à l’administrateur gestionnaire par voie hiérarchique.
L’administrateur gestionnaire, au vue de la demande, fait établir un projet d’ordre de
mission en 3 exemplaires qu’il soumet à la signature de l’autorité compétente.
L’ordre de mission signé, est ventilé comme suit :
- l’original de l’ordre de mission est remis au responsable de la mission ;
- une copie reste à la comptabilité pour le décompte des frais ;
- une copie est classée dans le chrono des missions.

6.2.1.2. Déplacements à l’extérieur du Burkina Faso

La procédure d’établissement de l’ordre de mission est identique au cas précédent sauf
pour les chefs de projet/programme nommés par l’Administration. Pour ces chefs de
projet/programme, la mission est autorisée par le Conseil des Ministres.

6.2.2. Détermination des frais ou indemnités de mission

Tout agent dont le nom figure sur un ordre de mission a droit à une indemnité de
subsistance pour couvrir :
- les dépenses d’hébergement,
- les dépenses de restauration,
- les dépenses de déplacement sur place éventuellement.

6.2.2.1. Taux de l’indemnité journalière (Perdiem)

Le taux de l’indemnité est actuellement fixé par la Circulaire n°006/SNU-2005 du 01
avril 2005 portant barème des indemnités journalières de subsistance.
Sont concernés, les personnels des projets/programmes, les fonctionnaires ou assimilés
dans le cadre des activités organisés par les projets/programmes de développement
conformément au tableau ci-dessous :

Bénéficiaires Ouagadougou Bobo-Dioulasso Autres localités

CFA/nuitée CFA/nuitée CFA/nuitée
Non résidents
- participants et personnel 30 000 30 000 20 000
d’appui

- autres 15 000 15 000 10 000

Résidents (transport)
-participants et personnel 5 000 3 000 2 500
d’appui

- autres 2 500 1 500 1250

Animateurs, 5 000 5 000 5 000
superviseurs
d’ateliers ou séminaires
(forfait d’encadrement)

- L’escorte lors des missions de terrain coûte 25 000 F CFA par jour et par agent. Le transport est à la charge de
l’agent bénéficiaire.

49
 6.2.2.2. Payement de l’indemnité
• L’indemnité journalière est payée sur la base de nuitée. Toutefois des frais de
repas (40% de l’indemnité journalière) seront payés si la mission dure plus de
10 heures.
• Les indemnités calculées sont versées selon les modalités suivantes :
- pour les missions à l’intérieur, les indemnités sont payées à 100% au départ
(les missions pré-financées par les agents avec remboursement des frais au
retour ne sont autorisées qu’à titre exceptionnel) ;
- pour les missions à l’extérieur du Burkina Faso, une avance de 80% est payée
au départ et 20% au retour.
Les paiements des frais se font par la caisse ou par chèque bancaire.

6.2.3. Contrôle des missions

Les missions doivent faire l’objet de contrôle rigoureux pour le respect de la durée
fixée et la production des pièces justificatives.

6.2.3.1. Durée de la mission

La durée de la mission doit être rigoureusement respectée. Si l’agent en mission est
contraint de prolonger son séjour, il doit d’abord par tous les moyens aviser le chef de
projet/programme , dès son retour, fournir un rapport pour indiquer les raisons de la
prolongation de la mission.
Si les raisons évoquées sont justifiées, le chef de projet/programme donne les
instructions pour le versement de l’indemnité complémentaire pour rembourser les
frais occasionnés par la prolongation de la mission.

6.2.3.1. Production des pièces justificatives

Au retour de mission, une semaine au plus tard, l’agent ou le chef de mission doit
produire les pièces justificatives suivantes :
- le compte rendu de la mission ;
- l’original de l’ordre de mission comportant les cachets ou signatures des
autorités compétentes des localités visitées ou de la police ;
- le talon du titre de transport.

6.2.4. Régularisation comptable

Au vue de l’ordre de mission visé, la comptabilité procède au paiement des reliquats
des indemnités non perçus au départ (20%) et éventuellement le complément si la
mission a fait l’objet de prolongation.

50
VII : SUIVI/EVALUATION ET CLOTURE
DU PROJET/PROGRAMME

51
7.1. Suivi–évaluation

Le suivi et l’évaluation sont deux fonctions de gestion essentielles et complémentaires

qui aident les parties prenantes dans la mise en œuvre d’un projet à :
- mieux suivre le déroulement des activités et l’utilisation des ressources ;
- et prendre des décisions sur des bases plus rationnelles.

En principe le planning du suivi et de l’évaluation est inclus dans le descriptif du

projet ou le document d’appui au programme.
La responsabilité du suivi et de l’évaluation incombe au premier chef à l’agent
d’exécution qui rend compte à la fois au PNUD et à l’autorité Gouvernementale de
coordination.

7.1.1. Le Suivi
Le suivi est la fonction qui consiste à superviser l’exécution d’un projet afin de
veiller à ce que ses diverses étapes (fourniture des apports, échelonnement des travaux,
obtention des produits escomptés et autres mesures nécessaires) se déroulent
conformément au plan de travail ou de gestion du projet/programme.
Il permet :
- d’identifier à temps les problèmes potentiels ou réels et de fournir une base de
mesures correctrices à prendre pour améliorer l’exécution des
projets/programmes ;
- d’identifier les succès enregistrés par le projet/programme et de permettre leur
consolidation ;
- de savoir si le projet demeure toujours pertinent.

Toute mission de suivi doit faire l’objet d’un rapport.

7.1.1.1. Instruments de Suivi

Le suivi des projets/programmes est assuré à l’aide des instruments suivants :
- le document du projet,
- le plan de travail détaillé ou plan de gestion,
- les visites de terrain,
- les missions de supervision,
- les rapports d’avancement et d’évaluation interne,
- les états financiers et autres rapports techniques,
- les réunions tripartites,
- les rapports d’audits,
- le cadre de résultat.

7.1.1.2. Méthodologie du Suivi

La méthodologie porte sur le comment du suivi et l’agencement des différents
instruments déjà évoqués :
• Le plan de travail détaillé
C’est un tableau qui indique les objectifs immédiats du projet, les produits, les coûts,
les activités, les calendriers de réalisation et le niveau de responsabilité. Il est établi ou
mis à jour périodiquement par le Chef de projet en relation avec ses principaux
collaborateurs.
52
 • Les visites de terrain
Elles sont effectuées par le Chef de projet, les membres de la cellule de suivi-
évaluation et les autres experts. Ces visites, pour être efficaces, doivent être
programmées selon une périodicité et faire l’objet d’une préparation. Elles permettent
de collecter des données et de procéder aux analyses nécessaires.
• Les missions de supervision
Les missions de supervision qui incluent également des visites de terrain sont assurées
par les autorités de tutelle et les bailleurs de fonds pour s’assurer que les activités du
projet se déroulent selon le plan de travail détaillé.

Pour le PNUD, le suivi des projets/programmes est assuré par les chargés de
programmes ainsi que par le Représentant Résident et son adjoint.

Pour le Gouvernement, le suivi est assuré par la Direction Générale de la Coopération,

les Directeurs des Etudes et de la Planification.

Les états financiers et autres rapports techniques sont examinés et exploités en vue de
déceler tout écart entre les prévisions et les réalisations et reçoivent tout commentaire
nécessaire.
• La revue tripartite
La revue tripartite est un mécanisme qui vise à prendre des décisions sur la conception
et la réalisation du projet. Elle est alimentée par le rapport annuel du
projet/programme, les conclusions et les recommandations de l’évaluation. La réunion
est planifiée par le PNUD de concert avec le Gouvernement et le responsable du
projet.

7.1.2. Evaluation

L’évaluation est un exercice limité dans le temps qui vise à apprécier de manière
systématique et objective le niveau de réalisation des objectifs immédiats, les résultats
et les impacts du projet/programme.

L’évaluation permet d’améliorer le fonctionnement ou de réorienter si nécessaire un

projet/programme en cours d’exécution ou de tirer des leçons de l’expérience pour les
projets/programmes futurs. Il existe différents types d’évaluation.

Les évaluations peuvent être classées en trois catégories selon qu’on s’intéresse à
l’agent d’évaluation (évaluations interne et externe), au moment de l’évaluation
(évaluations à mi-parcours, finale, à posteriori), au champ de l’évaluation de projet
(évaluation sectorielle, thématique).
Quelque soit le type d’évaluation retenu, il doit être mentionné dans le document de
projet/programme et faire l’objet d’une préparation appropriée au moment de sa mise
en œuvre et d’un rapport après exécution.

7.1.2.1. Préparation
La mise en œuvre d’une évaluation exige du projet/programme de :
- déterminer le moment favorable de l’évaluation en relation avec le PNUD et la
DGCOOP ;

53
 - élaborer les termes de référence de la mission d’évaluation et les faire approuver
par le PNUD et le Gouvernement (voir Annexe 15 : guide d’établissement des
termes de référence et le format du rapport d’évaluation) ;
- procéder au recrutement des consultants ;
- réunir la documentation nécessaire ;
- proposer un calendrier de travail à la mission ;
- recevoir la mission et l’introduire auprès du Gouvernement et du PNUD pour le
briefing ;
- prendre tous les contacts et rendez-vous nécessaires au bon déroulement de la
mission ;
- assurer la logistique nécessaire.

7.1.2.2. Exécution de l’évaluation

L’évaluation est effectuée par une mission de consultants recrutés à cet effet ; ils
doivent travailler en toute indépendance et déposer un rapport au terme de la mission.
Ce rapport devra faire l’objet de commentaires et d’adoption.

7.2. Audit et fin de projet/programme

7.2.1. Audit
Tous les projets/programmes mis en œuvre dans le cadre de l’exécution nationale
doivent faire l’objet d’un audit au moins pendant leur durée d’exécution. L’iniative de
l’audit relève de la responsabilité du Gouvernement. Le PNUD s’assure du respect de
l’application de cette mesure.
(Annexe 16 : Orientations concernant l’audit).

7.2.1.1. Objectifs et domaines couverts

L’audit est un mécanisme de gestion qui vise à améliorer le fonctionnement des
Projets/Programmes et à donner à l’ensemble des parties prenantes dans leur mise en
œuvre notamment à l’Administrateur du PNUD une assurance raisonnable et un avis
motivé que les ressources affectées aux projets/programmes sont gérées
conformément :

aux règlements financiers, règles, pratiques et procédures prescrits pour les
projets/programmes ;

aux plans de travail, y compris les activités et les dispositions en matière de
gestion, de réalisation, de suivi/évaluation d’établissement de rapports.

L’audit dans le cadre de l’Exécution nationale doit examiner entre autres les
aspects suivants :
- évaluation du taux d’exécution ;
- comptabilité, suivi de la situation financière et rapports financiers ;
- utilisation et gestion du matériel ;
- structure de gestion y compris l’efficacité des mécanismes de contrôle interne et
de tenue des dossiers.

L’audit doit confirmer et certifier que :
- les décaissements sont effectués conformément aux activités et au budget du
document de projet ;
- les dépenses sont appuyées par des pièces justificatives adéquates ;
- les rapports financiers sont bien établis et dans les délais ;
- le système de contrôle interne est bien fonctionnel ;

54
 - l’achat, l’utilisation, le contrôle et la cession du matériel durable sont conformes
aux prescriptions du Gouvernement et du PNUD.

7.2.1.2. Préparation de l’audit

Dans le cadre de la préparation des audits, la Direction générale de la coopération
établit annuellement en relation avec le PNUD une liste des projets/programmes à
auditer.
Cette liste est transmise à l’inspection générale des finances qui est l’organisme
Gouvernemental désigné pour réaliser les audits des projets/programmes PNUD.
L’Inspection Générale des Finances élabore un planning des interventions en
précisant pour chaque projet/programme la période de passage des auditeurs.
Le calendrier est approuvé par le PNUD et la Direction générale de la coopération. Le
PNUD et le Gouvernement peuvent également décider de confier l’audit des
projets/programmes au secteur privé (cabinet comptable).
Le Chef de projet/programme, dès lors qu’il a connaissance de l’audit, prend toutes les
dispositions utiles et nécessaires pour :
- assurer la disponibilité des agents concernés par l’activité d’audit,
- réunir la documentation pertinente :
- le document de projet,
- les rapports d’avancement,
- les rapports de suivi et d’évaluation,
- les rapports financiers,
- les documents comptables.

7.2.1.3. Exécution de l’audit

L’audit est réalisé par l’Inspection Générale des Finances. Au début de chaque mission
d’audit, il est prévu une séance de briefing avec le Gouvernement, le PNUD et le
projet/programme dans le but de donner aux auditeurs le maximum d’informations sur
le travail à accomplir.

Les auditeurs à la fin de leur mission, partagent les conclusions de leurs travaux avec
l’agent d’exécution y compris le personnel de gestion du projet/programme, la
Direction générale de la coopération et le PNUD.
Le rapport final qui sera rédigé doit refléter les observations formulées par ces parties.

7.2.2. Fin des projets

La date de fin d’un projet/programme est généralement indiquée sur le descriptif du

projet/programme. Il arrive cependant que les parties (PNUD-Gouvernement) décident
de poursuivre au delà de cette date la réalisation des activités jusqu’à leur achèvement.
L’achèvement d’un projet/programme comporte une phase opérationnelle dite et une
phase financière :

Achèvement opérationnel
L’achèvement opérationnel du projet/programme intervient après la mise en place
des dernières ressources financières par le PNUD et la fin des activités sur le terrain.

Achèvement financier
L’achèvement financier intervient 12 mois après l’achèvement opérationnel. Il n’est
effectif qu’après l’établissement des rapports par l’agence d’exécution, la clôture des
comptes par le PNUD et la signature de la révision finale du budget par le
Représentant Résident.
55
La procédure consiste à :
- établir tous les rapports avec la mention « final » – il s’agit du rapport annuel ou
rapport d’évaluation et du rapport financier ;
- restituer le solde non dépensé des avances au bureau de pays du PNUD ;
- procéder à l’inventaire physique des biens durables ou non consomptibles pour
mettre à jour le registre des biens durables ;
- procéder au règlement de toutes les obligations en suspens ;
- adresser une correspondance au personnel pour les informer et liquider les droits
acquis ;
- procéder avec le Représentant Résident à une révision finale du budget ;
- procéder à la clôture des comptes bancaires du projet/programme ;
- convoquer la revue tripartite finale.
La tripartite finale examinera les rapports finaux et se prononcera sur le sort des biens
durables qui pourraient être transférés à d’autres projets/programmes ou remis au
Gouvernement.

56
ANNEXES

57
 LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Rapport financier

Annexe 2 : Plan d’activités trimestriel
Annexe 3 : Brouillard de banque
Annexe 4 : Pièce d’entrée et de caisse de sortie
Annexe 5 : Brouillard de caisse
Annexe 6 : Formulaire de demande de paiement direct
Annexe 7 : Bon de demande d’approvisionnement
Annexe 8 : Bon de commande
Annexe 9 : Registre des biens durables
Annexe 10 : Carnet de bord
Annexe 11 : Bon de sortie
Annexe 12 : Bon d’entrée ou bordereau de réception
Annexe 13 : Registre de gestion de carburant
Annexe 14 : Formulaire d’ordre de mission
Annexe 15: Guide d’établissement des termes de référence et le format du rapport
d’évaluation
Annexe 16 : Orientations concernant l’Audit

58
 Annexe 1 : Rapport Financier

Rapport Financier
FR01

(a) Institution désignée : _____________________________________

(b) Numéro du programme/projet _____________________________________
Titre du programme/projet _____________________________________
(c) Pour la période du : _______________ au __________________
(d) Devise : _____________________________________
(I) (II) (III)
Elément Plan Comptable Mois 1 Mois 2 Mois 3 Montant Total
(f) Solde d’ouverture :
(g) Avance reçue :
(h) Fonds disponibles : (f) + (g) (f) + (g) (f) + (g) (f) + (g)
Détail des dépenses: Co Fonds Donateur
mp
te
Identification du projet
Identification de l’activité
Description du
budget

Identification de l’activité
Description du
budget

Identification de l’activité
Description du
budget

(i) Dépenses totales

(j) Solde de clôture : (h) – (i) (h) – (i) (h) – (i) (h) – (i)
(k) Encours des
engagements :
(l) Dépenses prévues :
(m) Besoins totaux : (k) + (l) (k) + (l) (k) + (l) (k) + (l)
(n) Avance objet de la (m) – (j) (m) – (j) (m) – (j) (m) – (j)
demande :

Accord/signature de l’institution désignée : Accord/signature du bureau de pays :

Titre : [Nom et titre du fonctionnaire habilité] Titre : [Représentant résident]
Date : Date :

59
 INSTRUCTIONS
INSTRUCTIONS CONCERNANT LE PRÉSENT RAPPORT FINANCIER
INTRODUCTION
Ce nouveau Rapport financier (RF) est destiné aux institutions ayant perçu des avances sur fonds de la part du
PNUD aux fins de leur permettre de gérer leurs budgets et dépenses. Ses caractéristiques principales sont
semblables à celles du Rapport financier utilisé lors des procédures précédentes :

Il comprend la Demande d’avance.

Il nécessite uniquement un rapport succinct concernant une période donnée et non un rapport mensuel.

Les avances sur fonds font l’objet d’une demande forfaitaire correspondant au plan de travail convenu.

Ce Rapport financier (RF) comporte toutefois quelques modifications visant à aménager les changements
découlant de la mise en œuvre du Système de planification des ressources (ERP) :

Il reflète la nouvelle structure qui s’oriente vers la budgétisation des résultats, le rapport étant par
conséquent établi par rapport aux activités

Les dépenses sont reportées sur la base du nouveau Plan comptable (PC)

Le RF sera soumis à la fin du trimestre accompagné de la demande d’avance. Le bureau de pays du PNUD devra
fournir l’avance dans les deux semaines à compter de la réception du RF. Tous les bureaux de pays du PNUD
ainsi que toutes les institutions sont tenus de discuter des modalités de gestion de ce changement au cours de la
période transitoire.

Le calcul des pertes et gains dus au taux de change pratiqué par le PNUD est à présent automatisé sur le modèle
du ERP. Il n’est donc plus nécessaire de soumettre un second tableau en dollars des Etats-Unis. Après réception
de l’avance, le montant en devises locales sera converti en dollars des Etats-Unis au taux de change en vigueur.
L’intégralité des dépenses engagées sur cette avance au cours du trimestre sera reportée sur la base de ce taux. A
la fin du trimestre, toute avance non réglée fera l’objet d’une réévaluation au taux de change en vigueur à la fin
du trimestre et les pertes et gains seront calculés.

L’institution devra démarrer l’utilisation du nouveau Rapport financier dès acceptation de la première révision
dans PeopleSoft (soit le 15 mars 2004 au plus tard) et abandonner le format précédent. L’institution devra
soumettre le Rapport financier dès que possible à la fin du trimestre/de la période afin de permettre l’obtention
de l’avance suivante dans les meilleurs délais. Le RF devra être soumis au bureau de pays du PNUD dans un
délai de 15 jours maximum après la fin du trimestre. L’institution devra soumettre le Rapport financier au bureau
de pays du PNUD dès qu’une nouvelle avance est nécessaire, et, au minimum, une fois par trimestre calendaire.
Il est vivement conseillé de procéder à des rapports plus fréquents si le bureau de pays du PNUD et l’institution
en sont convenus.

Un modèle de Rapport financier est disponible au format Microsoft Word auprès de l’Unité financière des
Bureaux de pays ainsi que sur le portail du PNUD.

INSTRUCTIONS DESTINÉES À L’INSTITUTION

Comment remplir la partie supérieure du RF

Champ (a) : Indiquer le nom de l’institution

Champ (b) : Indiquer le titre du programme ou du projet ainsi que son numéro.

Champ (c) : Indiquer la période durant laquelle les dépenses font l’objet d’un rapport. Cette période peut
s’étaler sur un trimestre ou sur une période plus courte si les avances sont plus fréquentes.

Champ (d) : Indiquer la devise dans laquelle l’avance est demandée au PNUD. Si l’institution perçoit des
avances dans plusieurs devises pour le même programme/projet, remplir le formulaire pour chacune des
avances.

Champ (f) « Solde d’ouverture » : Indiquer le montant en devises locales de l’avance en cours au début de la
période. Celui-ci doit être conforme au Solde de clôture du Rapport financier précédent. S’agissant de
nouveaux programmes ou projets, ce montant démarrera à zéro (Cf. infra Demande d’avance initiale).

Champ (g) « Avance perçue » : Indiquer le montant en devises locales de l’avance perçue au cours de cette
période. N’indiquer qu’une seule avance perçue par Rapport financier.

Champ (h) « Fonds disponibles » : Il s’agit de la somme du (f) Solde d’ouverture et de (g) l’Avance perçue.

Dépenses par activité/Description du budget : A partir de ses livres comptables, l’institution reporte les
dépenses totales par rapport à la description du budget au titre de chaque activité au cours de cette période.

60
 Ce montant comprend l’ensemble des dépenses engagées depuis le Rapport financier précédent jusqu’à la
date de fin de la période. Dans le cas de projets démarrés avant 2004, les lignes budgétaires sont placées

dans la partie Description du budget du système PeopleSoft. Les dépenses doivent être reportées selon les
champs indiqués au sein du nouveau Plan comptable.

Champ (i) « Dépenses totales » : Additionner l’ensemble des dépenses par catégories d’activité/de budget
reporté(e) ci-dessus.

Champ (j) « Solde de clôture » : Calculer (h) Fonds disponibles moins (i) Dépenses totales.

Champ (k) « Encours des engagements » : Reporter l’ensemble des dépenses que l’institution est légalement
tenue de régler mais qu’elle n’a pas encore payées à la fin de la période, en ce compris tout montant
contractuel non réglé au titre de la fourniture de services, tout bien ayant fait l’objet d’une commande/ayant
été reçu, toute facture non payée, dont le règlement doit intervenir au cours du trimestre suivant.

Champ (l) « Dépenses prévues » : Inscrire l’ensemble des dépenses de trésorerie prévues pour le trimestre
suivant/la période suivante selon le plan de travail du projet le plus récent. Ne pas inclure les dépenses
préalablement reportées dans (k) Encours des engagements.

Champ (m) « Besoins totaux » : Il s’agit de la somme de (k) Encours des engagements et (l) Dépenses
prévues.

Champ (n) “Avance objet de la demande » : Il s’agit du montant des fonds nécessaires au trimestre/à la
période, soit les (m) Besoins totaux moins le (j) Solde de clôture. Après étude et accord, le bureau de pays
du PNUD versera ce montant à titre d’avance à l’institution sous la forme d’un chèque/d’une traite
bancaire/d’un virement.

Le représentant habilité de l’institution devra signer et dater le Rapport financier préalablement à son envoi au
bureau de pays du PNUD.

Demande d’avance initiale

En cas de demande d’avance initiale au titre d’un nouveau projet, l’institution devra remplir la partie supérieure
du rapport ainsi que les champs (l) Dépenses prévues, (m) Besoins totaux, (j) Solde de clôture (indiquer zéro)
ainsi que (n) Avance objet de la demande dans le Rapport financier. L’ensemble des autres lignes et colonnes
resteront vides.

INSTRUCTIONS DESTINÉES AU BUREAU DE PAYS DU PNUD

Après réception du Rapport financier, le Bureau de pays du PNUD devra effectuer les démarches suivantes.

S’assurer que le Solde d’ouverture est conforme au Solde de clôture du précédent Rapport financier ;

Vérifier que l’Avance reçue est conforme aux registres du bureau de pays du PNUD ;

Valider les calculs du rapport ;

Vérifier le caractère raisonnable de l’Encours des engagements, des Dépenses prévues et de l’Avance
objet de la demande par rapport au budget du projet, aux plans de travail et à tout autre document
disponible ;

Prévoir et verser les avances au fonctionnaire exécutif du gouvernement à l’aide du procédé de pré-
paiement de PeopleSoft ; et

Signer et dater à l’emplacement Accord/signature du bureau de pays.

61
 Annexe 2
Plan d’activités trimestriel

NUMERO ACTIVITES Chronogramme Responsable PROGRAMME DU BUDGET BUDGET

PROJET

Mois Mois Mois Source Donateur Description

1 2 3 du Budget

TOTAL GENERAL

62
 Annexe 3
BROUILLARD DE BANQUE N° -------

N° DATE N° DE LIBELLE DES OPERATIONS RECETTES DEPENSES SOLDE

ORDRE CHEQUE

REPORT

A REPORTER

63
 Annexe 4

Pièce d’entrée / sortie de caisse N°…

Recettes/Dépenses
(Rayer la mention inutile)

Montant en chiffres

Reçu de………………………………………..
…………………………………
Versé à………………………………………
……………………………………….
Montant en lettres……………………………
………………………………………………….

Date ………………

Signature d’autorisation Le Caissier

Partie versante/bénéficiaire

64
 Annexe 5
Brouillard de caisse
N° RUBRIQUE DATE N° de LIBELLE DES RECETTES DEPENSES
D’ORDRE BUDGETAIRE chèque OPERATIONS SOLDE

REPORT

A REPORTER

65
 Annexe 6
Formulaire type de demande de paiement direct

Demande de paiement direct

RDP01

A l’usage des projets exécutés par les Agences nationales ou les ONG

A: Bureau de pays du PNUD De : [à remplir par l’Agence requérante]

[à remplir par l’Agence]
ATT: Représentant résident du PNUD Fonctionnaire [à remplir par l’Agence requérante]
[à remplir par l’Agence] donnant
l’autorisation :
FAX Numéro de fax du Bureau de pays
[à remplir par l’Agence] Signature:
Cc Date de la demande :

Sujet:
DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT À EFFECTUER PAR LE PNUD

Conformément aux activités définies dans le Plan de travail annuel (APW), nous demandons au PNUD d’effectuer par la
présente le paiement direct suivant au bénéficiaire ci-dessous

Titre et numéro
du projet
Montant total
Objectif du
Courte description
paiement
Nom :
Adresse :
Bénéficiaire :
Facture No.: Contrat No.:
(veuillez Date de versement : [une seule date ou une date mensuelle récurrente]
fournir autant Mode de paiement demandé : Chèque/Virement
de détails que Paiement de couverture pour salaires/personnel mensualisés : du jj/mm/aa au jj/mm/aa
possible)
Pour les virements bancaires seulement
Nom de la banque :
Compte No.:

Répartition des coûts

Montant GL/BU Compte
budgétaire

Certification: Le fonctionnaire autorisé certifie par la présente :

Que ce paiement n’a pas déjà été effectué antérieurement;

Que ce paiement est effectué conformément au Plan de travail annuel (AWP);

Que ce paiement est couvert par les fonds disponibles dans le budget du projet;

Que ce paiement correspond aux biens et services qui ont été fournis à la satisfaction de l’Agence requérante;

Que des exemplaires des factures et autres documents justificatifs seront disponibles aux fins des vérifications de contrôle.
REMARQUE : Au lieu d’être transmis par fax, le formulaire signé doit être envoyé par courrier électronique chaque fois que
possible. Les documents justificatifs doivent aussi être scannés et joints au email en cas de demande du bureau.
 Annexe 7

Bon de demande d’approvisionnement

Service demandeur…………….

DESIGNATION REFERENCE QUANTITE CODE BUDGET OBSERVATIONS

Visa de l’Administrateur Gestionnaire Signature du chef de Projet

67
 Annexe 8

BON DE COMMANDE

PROJET/PROGRAMME
Année :……….

BON DE COMMANDE N°………..

Adresse du Fournisseur…………

N° d’Ordre Détail de la Unité de Quantité Prix Unitaire Montant

commande comptage

TOTAL GENERAL

Référence (s) des pièces justificatives Le…………………

Imputation budgétaire

Visa du Gestionnaire

68
 Annexe 9
Registre des biens durables

NUMERO DATE DESIGNATION TYPE NOM DU REF.FACT/ FICHE PRIX SORTIE OBSERVATIONS
IDENTIFICATION D’ENTREE DU BIEN MARQUE FOURNISSEUR MARCHE D’IMMOB ACQUISITION SERVICE
UTILISATEUR

MOTIF/
DATE PRIX
 Annexe 10
Carnet de bord
Véhicule……………………
Mois de…………………….

Date Carburant Entretien

Kms Kms Kms Quantités Destination Description Montant
Départs Arrivées Parcourus (litres)

Date de contrôle et
Signature
 Annexe 11

BON DE SORTIE DE STOCK

DATE : ………………………………………..
REF. PIECES JUSTIFICATIVES : ………….
DESTINATION : ………………………………

DESIGNATION DES UNITE DE QUANTITE PRIX UNITAIRE MONTANT OBSERVATIONS

ARTICLES COMPTAGE

SIGNATURE DU MAGASINIER SIGNATURE DU RECEPTIONNAIRE

71
 Annexe 12
Bon d’entrée ou bordereau de réception
DATE : ………………………………………..
FOURNISSEUR : ……………………………
REFERENCE : ………………………………

DESIGNATION UNITE DE QUANTITE PRIX UNITAIRE MONTANT OBSERVATIONS

ARTICLES COMPTAGE

SIGNATURE DU MAGASINIER

72
 Annexe 13
Registre de gestion de carburant
Date Motif Réf. Bénéficiaire Quantité Quantité Stock restant Emargement
véhicule entrée sortie bénéficiaire

73
 Annexe 14
Formulaire d’Ordre de Mission

BURKINA FASO
Unité – Progrès – Justice
-------------

ORDRE DE MISSION N°_____________ /

Titre : …………..

Se rend : ……………

A bord du véhicule : …………….

Conduire par : …………….

Accompagné de : …………….

Motif : ……………

Départ le : ……………..

Retour le : ……………..

IMPUTATION BUDGETAIRE : …………

Le Chef du projet

VISA DES AUTORITES LOCALES

74
 Annexe 15

Guide pour l’établissement des termes de référence et le format du rapport pour

l’évaluation d’un projet en cours d’exécution

Résumé du Projet : Faire une brève description du projet et de son évolution.

Logique de l’évaluation : Annoncer les problèmes spécifiques rencontrés dans la conception du projet ou sa
réalisation ou les changements survenus dans son environnement qui ont conduit à l’évaluation. Qui a décidé
qu’une évaluation s’imposait ?
Identifier les utilisateurs des conclusions et recommandations de l’évaluation.
Composition de la mission : Inclure les noms, titres et affiliations de tous les membres de la mission
Calendrier et itinéraire de la mission : Fournir des directives aussi nécessaire et appropriées que possible en
ce qui concerne :
- le briefing initial ou spécial ;
- la date et le lieu de rassemblement des membres de la mission ;
- le programme indicatif de voyage ;
- le debriefing ;
- les délais pour la production du rapport dans ses versions préliminaires et
finales.
Liaison : indiquer les agences avec lesquelles la mission devrait entrer en contact dans les pays visités.
Rapport : la mission préparera un rapport qui doit contenir les éléments suivants :
- constations ;
- conclusion ;
- recommandations ;
- leçons à retenir ;
- suivi des recommandations.

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 Annexe 16

ORIENTATIONS CONCERNANT L’AUDIT

La présente annexe donne à l’agent d’exécution, au bureau de pays du PNUD et aux auditeurs des orientations
concernant la réalisation des audits de programme ou projets appuyés par le PNUD, que l’audit soit effectués par des
autorités gouvernementales ou par des sociétés indépendantes, sous contrat. Les parties concernées devraient,
dans chaque cas, adapter les propositions ci-après selon que de besoin.

Les instruments nécessaires sont les suivants :

1. Plan d’audit ;
2. Mandat type de l’audit ;
3. Contrat type pour les auditeurs ;
4. Programme type de l’audit ;
5. Liste de documents ;
6. Liste de questions à aborder par les auditeurs
7. Esquisse du rapport d’audit type.

Plan D’audit
En consultation avec le bureau de pays du PNUD, l’autorité gouvernementale de coordination établit un plan
d’audit annuel au plus tard en novembre. Le plan d’audit énumère les programmes et projets qui feront
l’objet d’un audit cette année, compte tenu de tout audit éventuel déjà effectué., de l’importance des fonds
concernés, du nombre de programme et projets, de la charge de travail, et.

Le plan d’audit annuel est fondé sur les éléments suivants :

(a) Application de l’article 17.2 du règlement financier, qui dispose que tout programme ou
projet doit faire l’objet d’un audit au moins une fois pendant sa durée ;
(b) Inscription de grands programmes/projets sur la liste de l’année en cours, en particulier
si ceux-ci n’ont pas été couverts par l’audit de l’année précédente ;
(c) Identification des programmes/projets à problèmes ;
(d) Identification et sélection des programmes/projets visés par l’audit, s’ils ont atteint leur vitesse
de croisière ;
(e) Le plan d’audit au titre de l’exécution nationale doit porter sur toutes les dépenses
engagées par le gouvernement.

Le plan d’audit annuel au titre de l’exécution nationale doit parvenir au siège du PNUD
(section de l’audit –exécution nationale) au plus tard le 15 janvier pour être examiné par les auditeurs externes
des comptes du PNUD. Un état des prévisions de dépenses au titre de l’exécution nationale doit également
être transmis au siège du PNUD (section de l’audit - exécution nationale) en même temps que le plan
d’audit annuel pour examen.

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