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Etude de cas Quick Business Pro

ETUDE DE CAS
QUICK BUSINESS PRO

§ VOUS ET VOTRE SOCIETE


§ LA SOCIETE
La société «BEAU LINGE», dont vous êtes le (la) dirigeant (e), est une société nouvellement créée, qui
commercialise du linge de maison. La société a connu un véritable essor durant l’année 2003 ; ce qui a favorisé les
embauches, portant le personnel de la société à 3 personnes.

§ VOUS
Vous êtes le (la) dirigeant (e) de la société «BEAU LINGE» que vous avez créée fin 2002. Vous réalisiez auparavant
toutes les tâches au sein de la société (commercial, achat, facturation…). A l’heure actuelle, vous vous occupez
essentiellement de la direction commerciale « Grands Comptes » ainsi que du management de votre équipe.

§ VOTRE EQUIPE
Votre équipe se compose de la façon suivante :
§ Axel BLUE : Axel est le premier commercial que vous avez embauché fin 2002. Il connaît le secteur et son
environnement et a obtenu de bons résultats pour l’année 2003.
§ Annie CORDIER : Annie est votre assistante commerciale. Elle s’occupe de la qualification des prospects, de
l’administration commerciale (courriers, devis, e-mails etc.) ainsi que de la gestion des rendez-vous.
§ Vous-même : Votre fonction est celle de Directeur commercial et de Manager de l’équipe.

§ LES PRODUITS
La gamme de «BEAU LINGE» se compose de :
§ Serviettes à l’effigie des « Simpsons »
§ Serviettes à l’effigie de « Disney »
Chaque gamme comprend des :
§ Serviettes de toilette
§ Serviettes de bain
Les prix des produits sont les suivants :

GAMME REFERENCE PRIX DE VENTE PRIX D'ACHAT


UNITAIRE HT UNITAIRE HT
SERVIETTES SIMPSONS
Serviettes de toilette ST01 5.63 € 2.32 €
Serviettes de bain SB02 9.13 € 4.73 €
SERVIETTES DISNEY
Serviettes de toilette DT03 7€ 3.13 €
Serviettes de bain DB04 10.5 € 4.25 €

§ VOS CLIENTS
Vos principaux clients sont :
§ La grande distribution
§ Les boutiques spécialisées
§ Les catalogues de VPC

Fin 2003, vous comptez un client important « La Béroute », qui vend par correspondance.
Le 20/08/2003, il vous avait commandé 187 articles dont :

§ 137 produits de la gamme « Simpsons » comprenant :


§ 48 serviettes de toilette
§ 89 serviettes de bain
§ 50 produits de la gamme « Disney » comprenant :
§ 20 serviettes de toilette
§ 30 serviettes de bain

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1ère ETAPE : INITIALISATION DE QUICK BUSINESS PRO
Le 02/01/2004 : Vous faites l’acquisition du logiciel Quick Business Pro afin de faciliter la gestion quotidienne de
votre activité commerciale.

1. Ouverture de Quick Business


§ Après l’installation de Quick Business sur votre poste (en
suivant les instructions de la notice d’installation), vous
accédez à l’écran d'ouverture d'un fichier de données.
Cliquez sur « Nouveau » et donnez un nom à votre fichier
de données avec l'extension « .4DD » sous Windows et
« .Data » sous Mac. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
§ Pour revenir à cet écran, suivez la procédure suivante :
en double-cliquant sur l’icône de « Quick Business Pro »,
appuyez sur la touche « ALT » de votre clavier. Vous
obtenez à nouveau l'écran d'ouverture d'un fichier de
données où vous pouvez créer un nouveau fichier de
données.

2. Ouverture de l’écran « Paramétrages »


Une fois la création de votre fichier de
données validée, un écran intitulé
« Paramétrages » apparaît.
Vous saisissez :
§ Le nom de votre société : BEAU LINGE
§ L’adresse : 3, rue des Fleurs 64000 PAU
(par exemple)
§ Votre numéro de série : celui-ci est inscrit
sur le courrier d’accompagnement de votre
achat. Si vous laissez cet espace vide, vous
pourrez utiliser Quick Business pour une
durée de 30 jours.
§ Votre mot de passe Manager (en chiffres
ou lettres) : attention Quick Business
différencie les minuscules et les majuscules !
§ La langue de votre choix : Français ou Anglais
§ Puis cliquez sur « OK » pour valider cet écran.

Nota : Pour information, la zone « Critères de sauvegarde » vous permet de gérer la fréquence du dialogue
d’alerte vous informant d’effectuer la sauvegarde de la base de données (sur un volume externe de préférence).
Ce dialogue est obtenu automatiquement à l’ouverture de Quick Business.

3. L’écran de référencement du premier utilisateur


Après validation du mot de passe « Manager »,
l’écran de saisie du premier utilisateur apparaît.
Saisissez :

§ Votre nom :
§ Votre nom complet :
§ Votre fonction : Directeur(rice) commercial
§ Votre groupe : Commercial
§ Territoire :
§ Vos initiales :
§ Votre mot de passe : saisissez le même mot de
passe que dans l’écran précédent. Attention :
Quick Business différencie les majuscules et les
minuscules.

Une fois cet écran validé en cliquant sur « OK », vous accédez aux fonctionnalités de votre logiciel Quick Business.

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Vous accédez aux fichiers et modules matérialisés par la barre d’icônes située en haut à gauche de votre écran,
comme suit :

La première étape est de référencer AXEL et ANNIE en tant qu’utilisateurs de Quick Business.

4. Création des autres utilisateurs


Sélectionnez dans le menu « ADMINISTRATION », le module « GESTION DES UTILISATEURS » qui vous donne la
liste des utilisateurs référencés dans Quick Business.
Nota : Pour le moment, vous êtes le seul utilisateur référencé dans la liste.

§ Enregistrement d’Annie :
Cliquez sur « NOUVEAU » pour saisir le premier utilisateur (Mot de
passe de Annie «sucette»).
En cliquant sur l’onglet « Gestion des accès », vous devez décider
des autorisations d’accès aux différents fichiers de Quick Business
que vous accordez à Annie :
§ « Colonne Consulter » : vous donnez la possibilité à Annie
d’accéder ou non aux différents fichiers.
§ « Colonne Modifier » : vous donnez la possibilité à Annie de
modifier ou non les informations contenues dans les
fichiers.
§ « Colonne avec l’imprimante » : en cochant les cases de cette
colonne, vous allez lui donner l’autorisation d’imprimer ou
non certains fichiers.
§ « Colonne Créer » : donne l’autorisation de créer des
nouvelles fiches.
§ « Colonne supprimer » : en cochant les cases de cette
colonne, vous allez lui donner l’autorisation de pouvoir
supprimer des fichiers.

Ø Pour des raisons de simplicité d’utilisation dans le cadre de


notre exercice, nous allons donner à Annie ainsi qu’à Axel une
autorisation d’accès totale aux différents fichiers et modules de
Quick Business (sauf les modules « Résultats » et « Gestion commerciale »).

Rappel : Le mot de passe pour Annie est « sucette » et celui d’Axel est « aire ».

En ce qui vous concerne, vous devez avoir accès à tous les fichiers
et modules de Quick Business. Sélectionnez, à l’aide des pop-up
menus, « Tout » et laissez toutes les cases des colonnes « créer »,
« imprimer les listes » et « supprimer » cochées.

Nota : Pour accéder à l’écran ci-contre, sélectionnez votre nom


d’utilisateur et cliquez sur « MODIFIER ».

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5. Définition des objectifs de vente de l’équipe commerciale

Pour gérer les objectifs de vente et obtenir le calcul automatique des commissions mensuelles à verser, allez dans
le menu « ADMINISTRATION » et cliquez sur « DEFINITION DES OBJECTIFS ».
L'écran « DEFINITION DES OBJECTIFS » s'affiche. Pour introduire de nouveaux objectifs de vente cliquer sur
« NOUVEAU »,puis sélectionnez, tout d’abord, à l'aide du pop-up menu « Période objectif », la période (dans notre
cas : « Mensuelle »). Sélectionnez ensuite l’année de référence (année 2004) et le nom de l’utilisateur : « le
vôtre ».
Cliquez ensuite sur l’icône « Nouveau ». Sélectionnez, à l'aide du pop-up menu « Choix de la période », le mois de
Janvier, puis introduisez ensuite les objectifs de vente comme suit.

Ce qui va donner pour vous :

Une fois que vous avez saisi les


données vous concernant, cliquez
sur "Valider" pour enregistrer
cet écran et vous revenez
automatiquement sur la page
précédente.

Pour Axel :

Sélectionnez ensuite "AXEL" dans


la case "Nom du commercial".

Saisissez dans l’écran « CALCUL


COMMISSIONNEMENT », le taux
de commission accordé à Axel.
Dans notre cas, le taux de
commission accordé sera de 5%
pour un chiffre d’affaire compris
entre 1524,50€ et 4574€ . Il sera
de 7% pour un chiffre d’affaire
compris entre 4575€ et 15245€.

Une fois que vous avez renseigné


tous les critères, cliquez sur
« Valider » pour sortir de l'écran
de saisie des objectifs.

Pour Annie :

Elle n'a pas d'objectifs de vente précis.

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ETAPE N°2 : PARAMETRAGE DE QUICK BUSINESS
1. Ouvrir le menu « ADMINISTRATION », puis cliquez sur le menu « PARAMETRAGES ».

2. Au sein de l’onglet « GENERAL », vous retrouvez les informations vous concernant. Dans la partie
« Options d’affichage » qui se trouve dans l’onglet « AFFICHAGE », cochez les cases comme ci-dessous :

§ Laisser les clients dans la liste des prospects : cochez cette case, si vous souhaitez que les entreprises clientes
continuent de figurer dans le fichier Prospects.
§ Gestion des devis dans la fiche Affaire : cochez cette case, si vous souhaitez accéder au devis dans la fiche
Affaire.

3. Cliquez sur l’onglet « CHAMPS » qui vous permet de paramétrer les champs des fiches Affaires ,Table
utilisateur ,Sociétés ,Actions ,Contacts, Tarifs et tables liées.

§ Double-cliquez sur «Champ Alphanum 1 » et inscrivez « CONCURRENT(S) » :cela va vous permettre d’inscrire
sur chaque fiche le nom de vos concurrents (si vous les connaissez).
§ En utilisant l’ascenseur sur la droite de l’écran, double-cliquez sur «Champ Alphanum 1 » dans affaire et
inscrivez «DELAIS DE LIVRAISON» et cliquez sur « OK ». Cela va vous permettre de renseigner quels sont les
délais de livraison exigés par chaque client.
Nota : Nous ne vous donnons ici que quelques exemples, mais vous disposez au total de 140 champs totalement
paramétrables dans Quick Business. Ainsi, vous pouvez qualifier de façon précise vos fiches Prospects, Clients
et Affaires en fonction des spécificités de votre secteur d’activité et des règles propres à votre entreprise.

4. Cliquez maintenant sur l’onglet « MOTS CLES » qui vous permet de saisir les énumérations de mots clés
associés aux champs :

§ Tout d’abord allez cocher la case


« ENRICHISSEMENTS DES LISTES DE MOTS-CLES
EN SAISIE », en bas à gauche de votre écran.
Cela va vous permettre de saisir un nouvel item
directement dans la fiche sans à chaque fois
passer par l’écran de « Paramétrages ».
§ Au niveau de la zone «choix d’un champ»,
choisissez « ACTIVITE » et cliquez sur
« AJOUTER ». Inscrivez comme nouvelle valeur :
« VPC » puis cliquez sur OK et recommencez
avec: « Boutique spécialisée », « Grande
distribution ».
§ Choisissez maintenant le champ « SOURCE »
dans « Table société » et cliquez sur
« AJOUTER ». Inscrivez comme nouvelle valeur :
« Publicité » puis cliquez sur OK et recommencez
avec : « Magazine spécialisé », « Bouche à
oreille », « Mailing », « Site Internet ».
§ Choisissez maintenant « FAMILLE » dans
« Table tarif » et cliquez sur « AJOUTER ». Inscrivez comme nouvelle valeur : « Simpsons » puis cliquez sur OK et
recommencez avec: « Disney ».
§ Choisissez maintenant « OBJET DE L'AFFAIRE » dans «Table affaire » et cliquez sur « AJOUTER ». Inscrivez
comme nouvelle valeur : « Gamme Simpsons » puis cliquez sur OK et recommencez avec : « Gamme Disney ».
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§ Choisissez maintenant « DELAIS DE LIVRAISON » toujours dans la même table et cliquez sur « AJOUTER ».
Inscrivez comme nouvelle valeur : « 24 heures » puis cliquez sur OK et recommencez avec : « 48 heures », « 72
heures », « 1 semaine », « plus de 2 semaines ».
§ Choisissez maintenant le champ « CONCURRENT(S) » dans la « Table société » et cliquez sur « AJOUTER ».
Inscrivez comme nouvelle valeur : « BEAUX DRAPS » puis cliquez sur OK et recommencez avec: « VOILA LE
LINGE », « SERDRAP ».
§ Choisissez maintenant «OBJET» dans la «Table actions» et cliquez sur « AJOUTER ». Inscrivez comme nouvelle
valeur : « Se faire connaître » puis cliquez sur OK et recommencez avec : et « Prospection », « Prendre un rendez-
vous », « Détecter les besoins », « Présentation de la gamme », « Proposition commerciale » et « Bon de
commande ».
§ Choisissez maintenant « TITRE DU DEVIS » dans « TABLE DES AFFAIRE » et cliquez sur « AJOUTER ».
Inscrivez comme nouvelles valeurs : « SIMPSONS » et « DISNEY ».
§ Choisissez maintenant « FONCTION » dans la « Table Contacts » et cliquez sur « AJOUTER ». Inscrivez comme
nouvelle valeur : « Commercial (e) » puis cliquez sur OK et recommencez avec: « Responsable Service Achats »,
« Gérant », « Assistant(e) commercial(e) », « Acheteur ».
§ Choisissez maintenant « DEPARTEMENT » toujours dans la même table et cliquez sur « AJOUTER ». Inscrivez
comme nouvelle valeur : « Commercial » puis cliquez sur OK et recommencez avec: « Direction », « Service
achats », « Comptabilité » et « Facturation ».

5. Cliquez maintenant sur l’onglet DOCUMENT

§ Dans la partie « TEXTE DE L’EN TETE DU DEVIS »,


cliquez sur « Ajouter » pour insérer en haut à gauche de
la zone d’en-tête : « Nous vous remercions de l’intérêt
que vous portez à nos produits ».
§ Les options pour les bons de commande, bons de
livraison, et factures fonctionnent de la même manière

6. « LOGO » qui se trouve dans l’onglet


« GENERAL » vous sera utile pour importer votre
logo sur le devis, les bons de commande, bons de
livraison et les factures.

7. Cliquez maintenant sur l’onglet « DIVERS »

§ « DEFINITION DES TACTIQUES COMMERCIALES ». Pour information, une tactique commerciale est une
succession d'actions définies dans le temps que l'on pourra appliquer à un ou plusieurs prospects ou clients
§ exemple de tactique qui pourra être mise en place :
1er jour : Envoi d'un mailing
7 jours plus tard : Relance téléphonique
7 jours plus tard : Prise de rendez-vous

§ Dans la partie « CRITERE POUR LE PREVISIONNEL »

§ A quel niveau du cycle de vente». Renseignez par « Négociation » en cliquant sur la case.
Par défaut, Quick Business vous propose 4 phases dans le cycle de vente. Vous pouvez bien entendu
paramétrer autant de phases que le nécessite votre activité (onglet « MOTS CLES »).
§ « A partir de quel taux de réussite ». Renseignez par « 80% ».

Dès que le commercial va renseigner une fiche AFFAIRE comme étant en phase de négociation et dont il estime les
possibilités de réussite à 80 %, celle-ci sera automatiquement prise en compte dans le calcul du prévisionnel des
ventes. L’affaire apparaîtra alors dans le module de « PREVISIONS » de Quick Business.

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8. L’onglet « IMPRESSION »
Cet écran vous permet de définir par défaut les options d’impression d’un devis que l’on imprimera ensuite à partir
de la fiche Affaire.
Cochez les cases suivantes :

Voilà, vous avez fini de paramétrer votre logiciel Quick Business Pro !

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ETAPE N°3 : UTILISATION DE QUICK BUSINESS


Dans cette troisième partie, nous procéderons de la façon suivante : chaque jour, une nouvelle tâche attend le
personnel de la société. Il va donc falloir sortir de Quick Business à chaque fois que l’on change d’utilisateur afin de
se connecter sous son nom.

LE 03/03/2004

VOUS :
Aujourd’hui, vous allez saisir vos informations dans le fichier « Tarif Produit ». Pour cela, une fois connecté sur
Quick Business, vous allez cliquer sur l’icône « TARIFS ».
Une fois le fichier Tarif ouvert, cliquez sur l’icône « Nouveau ».

§ Sur la nouvelle fiche Tarif, au sein de l’onglet « GENERAL », vous allez remplir la fiche de la façon suivante :

§ REFERENCE : ST01
§ LIBELLE : Serviettes de toilette
§ FAMILLE : Sélectionnez « Simpsons » (cliquez sur la flèche pour accéder à la liste).
§ PRIX DE VENTE : 5.63 €
§ TVA : 19,6%
§ PRIX DE REVIENT : 2.32 €
§
§ Ensuite à l’onglet « STOCK » : (disponible si la case « gestion des stocks »est sélectionnée dans paramétrages
à l’intérieur de l’onglet affichage . )

§ Cliquez sur le bouton « AJOUTER »


§ DATE : 20/07/2003. Modifiez la date dans le tableau des achats.
§ REFERENCE : ST01
§ QUANTITE : 258
§ PRIX D’ACHAT : 2,33 €

§ Puis cliquez sur la disquette à droite de votre écran pour enregistrer les informations.

ENREGISTRER LES INFORMATIONS ET QUITTER LA SAISIE.


Ceci a pour résultat d’enregistrer les informations et fermer la fiche.
L’outil « sauvegarder » pour permet d’enregistrer les informations et de conserver la
fenêtre ouverte pour continuer votre saisie sur la m^me fiche.
Faites de même pour tous les autres produits de la société. Toutes les informations
nécessaires sont disponibles ci-après.

Attention : Pour tous les produits, la date de création de la fiche et la date d’achat des produits est le 27/02/2003
et la TVA est de 19.6%.

ATTENTION A BIEN CHANGER LA DATE SUR CHAQUE FICHE !


(par défaut, incrémentation automatique de la date du jour)

GAMME REFERENCE PRIX DE VENTE PRIX D'ACHAT QUANTITE


UNITAIRE UNITAIRE
Famille : SERVIETTES SIMPSONS
Attention déjà fait :Serviettes de toilette ST01 5.63 € 2.33 € 258
Libellé : Serviettes de bain SB02 9.13 € 4.73 € 297
Famille : SERVIETTES DISNEY
Libellé : Serviettes de toilette DT03 7€ 3.13 € 217
Libellé : Serviettes de bain DB04 10.50 € 4.25 € 177

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Votre fichier Tarif Produit se présente de la façon suivante :

Nota : Vous pouvez trier les données de Quick Business en cliquant sur le libellé de la colonne.

VOUS :

Vous allez renseigner votre fiche client « LA BEROUTE » (affaire conclue le 20/08/2003).
§ Pour cela, cliquez sur l’icône « CLIENTS »
§ Puis sur l'icône « NOUVEAU »
§ Sur l’onglet « GENERAL », saisissez :
§ 1er CONTACT : 04/07/2002
§ RELANCER LE : sélectionnez « Aucune Relance »
§ SOCIETE : LA BEROUTE
§ ADRESSE : 12, rue du Parc
§ CODE POSTAL : 57000
§ VILLE : METZ
§ PAYS : FRANCE
§ M/Mme : Monsieur
§ NOM : DUPUIS
§ PRENOM : GERARD
§ TEL : 03 87 51 51 51
§ FAX : 03 87 52 52 52
§ E-MAIL : g.dupuis@yazou.fr
§ ACTIVITE : VPC, la liste est accessible par le popup menu (en cliquant sur la flèche située à
côté du champ).
§ CONCURRENT : sélectionnez « SERDRAP » dans la liste et cliquez sur OK puis concaténer
« VOILA LE LINGE ». Pour cela cliquez sur le pop-up et choisissez « VOILA LE LINGE » en
appuyant sur Ctrl en même temps .
§ SOURCE : Mailing

Validez ou sauvegardez vos informations.

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Votre fiche Client « La Béroute » en fin de saisie se présente comme suit :

§ Puis cliquez sur l’onglet « CONTACTS » :

§ Sélectionnez la fonction : « Responsable du service achat ».


§ Double-cliquez sur la ligne de votre contact
§ Saisissez des informations complémentaires sur votre contact dans la fiche Contact détaillée
(N° de portable, Département, commentaires etc.)
§ Enregistrez les informations

§ Allez maintenant sur l’onglet « AFFAIRES » puis cliquez sur « AJOUTER » pour créer une nouvelle fiche
Affaire.

§ OBJET : Cliquez sur le pop-up menu et concaténer les gammes « SIMPSONS/DISNEY »


§ DELAI DE LIVRAISON : sélectionnez « 48 heures ».

§ Cliquez sur l’onglet « DEVIS » pour accéder au devis.

§ A partir d’une recherche sur libellé ou référence etc…, saisissez le signe @, qui remplace n’importe quel signe
dans Quick Business et vous permettra de visualiser tous vos tarifs puis double-cliquez sur les produits choisis.

§ A chaque tarif, vous pouvez indiquer en ligne les quantités correspondant à chaque ligne produit :

§ Référence ST01 : puis à QTE indiquez : 48 unités


§ Référence SB02 : puis à QTE indiquez : 89 unités
§ Référence DT03 : puis à QTE indiquez : 20 unités
§ Référence DB04 : puis à QTE indiquez : 30 unités

Important : Dans la fiche Affaire, vérifiez que la case « Calcul CA sur devis » est bien cochée (cochée
par défaut).

Votre écran « devis » se présente de la façon suivante :

Si vous voulez imprimer votre devis, cliquez sur l’icône « IMPRIMER » et choisissez votre mode d’impression :
STANDARD (préformaté), TELECOPIE (nécessite un modem), HTML (par e-mail ou enregistrement sur le disque
dur), PERSONNALISE (document-type dans la bibilothèque de Quick Business, personnalisable). Votre devis

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apparaît à l’écran. Pour mieux le visualiser, appuyez sur l’icône « LOUPE ». Pour sortir de cet écran, cliquez sur
l’icône qui comporte une main.

§ Après avoir enregistré votre devis, revenez maintenant à l'onglet « AFFAIRES ».


§ Puisque votre client vous a passé commande le 20/08/2003, vous devez indiquer à Quick Business
que vous avez clôturé cette affaire.
§ Pour cela, vous allez sélectionner « Affaires réalisées » dans le menu déroulant de l’onglet Général
au niveau de l’ETAT DE L’AFFAIRE.
§ Dans la zone « cycle de vente », indiquez la phase de « signature » et indiquez la date de
commande de votre client soit le 20/08/2003.
§ Cliquez ensuite sur la petite disquette à droite de votre écran pour enregistrer les informations et
quitter la saisie. Quick Business vous affiche un message de confirmation « Voulez-vous clôturer
cette affaire à la date du 20/08/2003 ? ». Cliquez sur « OK » pour valider.

Votre Fiche Affaire « La Béroute » en fin de saisie :

Quick Business transfère les informations dans le fichier des « AFFAIRES REALISEES » ainsi que dans les modules
de reporting et d’analyse des ventes.
Cliquez sur l’onglet « HISTO » de la fiche Client pour voir comment Quick Business présente l’historique des
affaires réalisées.

LE 05/03/2004

Quitter Quick Business en cliquant sur le menu « FICHIER » puis sélectionnez « Quitter ».
Ouvrez à nouveau Quick Business en vous connectant sous le nom d’Axel (mot de passe « aire »).

AXEL BLUE :

Axel réalise une action de prospection téléphonique sur la base d’un fichier communiqué par la Chambre de
Commerce et d’Industrie de Paris. Il qualifie ainsi deux nouveaux prospects que nous appellerons « P1 » et « P2 ».
Il va donc les enregistrer dans le fichier Prospects.
§ Pour cela, cliquez sur l’icône « PROSPECTS »
§ A l’ouverture de l’écran, cliquez sur l’icône « NOUVEAU »
§ Il faut bien penser à mettre la date du jour : 05/03/2004
§ Je vous laisse renseigner, selon votre imagination, les fiches « P1 » et « P2 ».
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§ Il faut ensuite renseigner l’action réalisée aujourd’hui à savoir :

§ la date est le 05/03/2004


§ le type d’action est «Téléphone»
§ et l’objet est «Prospection»

§ Ensuite, Axel va devoir ajouter une nouvelle action qui consistera à envoyer un courrier
pour présenter la gamme. Cette action doit être réalisée le 06/03/2004 et il va la confier à Annie.
§ Saisissez cette nouvelle action dans la liste des actions.
§ Double-cliquez sur la ligne correspondante à cette action pour accéder à la fiche Action
détaillée.
§ Sélectionnez le commercial « Annie » en haut à droite à l’aide du pop-up menu
§ Enregistrez ensuite la saisie en cliquant sur la disquette à droite de l’écran.

NB : POUR RENSEIGNER SI L’ACTION A ETE REALISEE OU PAS IL SUFFIT DE DOUBLE-CLIQUER SUR LA LIGNE
DESIREE ET D’ALLER COCHER LA CASE «ACTION REALISEE» DANS LA FICHE ACTION DETAILLEE.

§ N’oubliez pas de saisir cette action « courrier » pour P1 et P2.

Fermez ensuite Quick Business en cliquant sur le menu « FICHIER » puis sélectionnez « Quitter ».

§ Ouvrez ensuite Quick Business en vous connectant sous « Annie » (mot de passe : sucette).

LE 08/03/2004

ANNIE :

§ Elle consulte ses actions à partir de la liste (attention : nous sommes dans la semaine du 8 au 12 Mars 2004 !)
et constate qu‘elle doit faire un
courrier de présentation de la
gamme des produits pour « P1 » et
« P2 ».

§ Double-cliquez sur l’action pour


accéder à la fiche Action détaillée.

§ Ensuite, cliquez sur l’onglet


« COURRIER » pour accéder à la
zone de traitement de texte et
rédigez la lettre de présentation de
la gamme des produits.

§ Vous pouvez également importer


un modèle de lettre que vous avez
préalablement conçu dans le fichier
« LETTRES-TYPES » (nous vous
conseillons cette dernière solution,

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car ainsi Annie pourra adresser un courrier type à ses deux prospects).

§ Je vous laisse le soin de rédiger le courrier selon votre imagination. Utilisez les champs pré-définis (pop-up
menu situé en bas à gauche) pour insérer les champs « raison sociale », « civilité contact », « prénom contact »,
« nom contact» ainsi que les champs concernant les coordonnées de la société (bloc adresse complète) Nota :
Pour afficher les libellés des champs à l’écran, cliquez sur « AFFICHAGE » et cochez « REFERENCES ».

§ Après la mise en page du courrier effectuée, cliquez sur « IMPRIMER » (après avoir vérifié éventuellement votre
présentation à l’aide d’un « APERCU AVANT IMPRESSION » accessible par le menu « FICHIER » de la barre de
menu du traitement de texte).

Exemple de courrier avec insertion des champs pré-définis :

§ Une fois cette action réalisée, Annie doit cocher « ACTION REALISEE » dans la fiche Etat de l’action (onglet
« GENERAL »).
§ Enregistrez ensuite les informations en cliquant sur la petite disquette à droite de l’écran. L’action disparaît alors
de l’agenda.
§ Renouvelez l’opération pour P2.
§ Ensuite Annie ajoute une action de relance au 15/03/2004 pour Axel qui devra essayer de prendre un rendez-
vous chez « P1 » et « P2 ». N’oubliez pas de vérifier le nom du commercial dans la fiche Action détaillée.

LE 15/03/2004
AXEL BLUE :

§ Après avoir consulté ses actions, Axel réalise ses actions de relance auprès de P1 et P2.

§ Il ouvre donc les fiches Actions à partir de sa liste et réalise pour P1 et P2 les opérations suivantes :
§ Il clique sur l’icône « ACTIONS »
§ Il double-clique sur la ligne correspondante à son action
§ Il renseigne la fiche en y mettant des commentaires si nécessaire : Il a réussi à obtenir un
rendez-vous le 19/03/2004 chez P1 et P2. Ces deux prospects veulent également un devis.
§ Il clique sur la disquette sur le côté droit de l’écran afin de sauvegarder les éléments qu’il vient
de saisir.

§ Ensuite, il va créer tour à tour deux nouvelles fiches « ACTIONS » pour P1 et P2 :


§ En cliquant sur « NOUVEAU »
§ Il va mettre une action courrier pour l’envoi d’un devis au 15/03/2004
§ Il ne va pas réaliser lui-même ces actions mais va les confier à Annie
§ Donc, il double-clique sur la ligne de l’action et va changer le nom du commercial en haut à
droite de l’écran.
§ Il enregistre en cliquant sur la disquette à droite de l'écran.

§ Etant donné que ces deux affaires semblent prometteuses, Axel décide de les faire passer dans le fichier
« AFFAIRES ».
§ Il va donc cliquer sur l’icône « AFFAIRES » situé dans la palette
§ Ensuite, il clique sur « NOUVEAU »
§ L’écran « NOUVELLE FICHE AFFAIRE » s’affiche.
§ Il renseigne la partie « OBJET » en concaténant les gammes « Simpson/Disney ».
§ Il renseigne la partie « DELAIS DE LIVRAISON » : « plus de 2 semaines » pour P1 et « 48
heures » pour P2.
§ Il renseigne la date de signature prévisionnelle, la position de l’affaire dans le cycle de vente
ainsi que le taux de réussite estimé :
- Pour P1 : il sélectionne la phase « Négociation », à la date du 19/03/2004 un « taux de
réussite » de 80%
- Pour P2 : il sélectionne la phase « Négociation », à la date du 19/03/2004 et un « taux de
réussite » de 50%.

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Pour information : si vous cliquez sur l’icône « PREVISIONS DES VENTES », vous verrez que l’affaire P1 est prise
en compte dans le calcul du prévisionnel (sélectionnez Mars 2004) puisqu’elle remplit les deux conditions que
vous aviez saisi dans la partie Paramétrages (cf Etape 2).

§ Il enregistre en cliquant sur la petite disquette.


§ Puis, il va sur le fichier « AFFAIRES » où apparaissent les deux affaires créées. Nota : Pour
mettre à jour le fichier, cliquez sur l’icône « Visualiser toutes les fiches ».

§ Il doit inscrire les rendez-vous pris chez P1 et P2 le 19/03/2004. Pour cela, vous pouvez utiliser
l’agenda ou l’onglet action de la fiche affaire.
§ Les deux actions seront alors automatiquement inscrites dans les fiches Sociétés P1 et P2.

ANNIE CORDIER :

§ Elle consulte ses actions à réaliser à la date du 15/03/2004 et constate qu’elle doit éditer les devis pour P1 et
P2.
§ Elle double-clique sur l’action et va ouvrir la fiche Prospect P1.
§ Elle accède à l’affaire en cliquant sur l’icône « AFFAIRES » et en double-cliquant sur la ligne correspondante.
§ Puis, elle clique sur l’onglet « DEVIS » et procède de la façon expliquée auparavant en entrant les données
suivantes :
§ Pour P1 :
§ 50 serviettes de toilettes Simpsons : réf.ST01
§ 100 serviettes de bain Simpsons : SB02
§ 45 serviettes de toilette Disney : DT03
§ 45 serviettes de bain Disney : DB04
§ Pour P2 :
§ 200 serviettes de toilettes Disney : DT03
§ 400 serviettes de bain Disney : DB04
§ Elle imprime les devis et coche la case « action réalisée » et clique sur la disquette pour
sauvegarder l’ensemble des informations.

LE 19/03/2004

AXEL BLUE :
Axel revient de ses rendez-vous chez P1 et P2.

§ P1 prend commande d’après le devis que nous lui avons envoyé


§ P2 commande chez notre concurrent « Beaux Draps ».
§ Il va donc ouvrir la fiche Affaire P1
§ Axel va renseigner son action "Rendez-vous" (saisie de commentaires) et cochez la case "ACTION REALISEE".
§ Puis, il clique sur l’onglet « GENERAL » de la fiche P1
§ Il change la position de l’affaire dans le cycle en sélectionnant « Signature »
§ Il sélectionne dans le menu déroulant « Etat de l’affaire » l’option « affaire réalisée ».
§ Il renseigne le mode de règlement en y saisissant "Chèque".
§ Puis il enregistre les informations grâce à la petite disquette. Quick Business propose un
message de confirmation : "Désirez-vous vraiment clôturer cette affaire à la date du
19/03/2004 ?". Cliquez sur OK.

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Etude de cas Quick Business Pro
Votre fiche Affaire une fois les informations saisies :

Nota : Toutes les informations sur P1 seront, à ce moment-là, basculées dans le fichier « CLIENTS » mais aussi
dans les modules d’analyse des ventes de Quick Business. Je vous invite à aller consulter les informations qui
apparaissent dans ces modules (A partir du moment ou on a clôturé l’affaire il n’est plus possible de modifier les
informations : il est cependant possible de déclôturer l’affaire, via le bouton à droite de la liste affaires .)

§ Pour l’Affaire P2 :
§ Il sélectionne « Affaires perdues ».
§ Il renseigne le nom du concurrent.
§ Il finit en enregistrant les données en cliquant sur la petite disquette. Quick Business vous
propose à nouveau le message de confirmation, mais aussi
possibilité de garder toutes les actions réalisées sur cette affaire au sein du fichier Prospects.

Nota : Toutes les informations sur la société P2 seront conservées dans le fichier Prospects. Quant aux
informations sur l’Affaire, celles-ci seront consultables dans le fichier « AFFAIRES PERDUES » (dans la liste des
AFFAIRES, cliquez sur « AFFAIRES PERDUES » en haut à droite) mais aussi dans le module d’analyse des ventes
par commercial.

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LE 26/03/2004

VOUS MEME :

§ Votre client « La Béroute » vous passe une commande de :


§ 90 serviettes de toilettes Simpsons : réf. ST01
§ 100 serviettes de bain Simpsons : réf. SB02
§ 150 serviettes de toilette Disney : réf. DT03
§ 100 serviettes de bain Disney : réf. DB04

§ Vous allez donc cliquer sur l'icône « CLIENTS ».


§ Puis vous double-cliquez sur la ligne correspondante à votre client.
§ Cliquez maintenant sur l'onglet « AFFAIRES », puis sur « AJOUTER »
§ Renseignez la partie « OBJET » en concaténant les différentes gammes
§ Renseignez la partie « DELAIS DE LIVRAISON » par : « 48 heures »
§ Le cycle correspond à : « signature »
§ N'oubliez surtout pas de changer la date de signature au 26/03/2004

§ Cliquez maintenant sur l'onglet « DEVIS » :


§ Renseignez votre devis de la façon habituelle avec les informations fournies ci-dessus.
§ N'oubliez pas de cocher la case « CALCUL CA/ PRODUIT A PARTIR DU DEVIS » (située dans
l’onglet « AFFAIRES »), puis de cliquer sur le bouton « CALCULER ».
§ Et n’oubliez pas de bien enregistrer toutes les informations avant de quitter.

§ Cliquez maintenant sur l'onglet « AFFAIRES » :


§ Sélectionner le choix « Affaires réalisées»
§ Renseignez la partie « MODE DE REGLEMENT » : « par chèque à réception de facture ».
§ Enregistrez le tout avec la petite disquette.

Votre fiche Affaire « La Béroute » en fin de saisie :

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Le 28/03/2003

VOUS MEME :

La fin du mois arrive et vous souhaitez savoir si vous avez atteint vos objectifs. Pour cela, vous allez cliquer sur
« TABLEAU DE BORD » puis « CUMUL CA MENSUEL PAR COMMERCIAL ».

§ L'écran « RESULTATS MENSUELS » s'affiche, vous pouvez ainsi consulter rapidement :

§ Si vous avez atteint vos objectifs :

Bravo ! Vous avez dépassé vos objectifs pour les mois de Février et Mars 2004 !

§ Les résultats de votre commercial Axel :

Axel n’a pas atteint ses objectifs en Mars 2003 (taux d’atteinte = 43,33%) ! La commission à lui
verser est de 99.17 €.

§ Pour visualiser les résultats de toute


l'équipe, il vous suffit d'aller
sélectionner,dans le menu déroulant
« COMMERCIAL » = « TOUT ».

§ En cliquant sur l'icône « EDITER LE


GRAPHIQUE DES RESULTATS » ,
vous obtenez un graphique de vos
performances. Ainsi, par exemple, vous
visualisez les résultats en termes de CA
et de marge de Axel et Basso.

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Etude de cas Quick Business Pro

§ En allant sur le fichier tarifs, vous pouvez contrôler l'état de vos stocks et ainsi repasser des commandes auprès
de vos fournisseurs.

L’état des stocks Produit à la fin de l’exercice :

FIN DE L’EXERCICE

Il s'agit ici d'un exercice qui présente quelques fonctionnalités de Quick Business Pro. Bien d'autres fonctionnalités
existent qui n'ont pas été explorées au cours de cet exercice.
Parmi celles-ci :

• Mise en place et suivi d’actions de Marketing Direct : prospection et fidélisation;


• Gestion des projets et suivi des intervenants ;
• Gestion commerciale (Module Gescom) ;
• Requêtes simples et élaborées sur tous les critères de la base (icône « Loupe ») ;
• Edition des rapports d’activité ;
• Modules d’analyses des ventes ;
• Générateur d’états semi-automatiques ;
• Utilisation du fichier des contacts

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