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ETUDE DE CAS
QUICK BUSINESS PRO
§ VOUS
Vous êtes le (la) dirigeant (e) de la société «BEAU LINGE» que vous avez créée fin 2002. Vous réalisiez auparavant
toutes les tâches au sein de la société (commercial, achat, facturation…). A l’heure actuelle, vous vous occupez
essentiellement de la direction commerciale « Grands Comptes » ainsi que du management de votre équipe.
§ VOTRE EQUIPE
Votre équipe se compose de la façon suivante :
§ Axel BLUE : Axel est le premier commercial que vous avez embauché fin 2002. Il connaît le secteur et son
environnement et a obtenu de bons résultats pour l’année 2003.
§ Annie CORDIER : Annie est votre assistante commerciale. Elle s’occupe de la qualification des prospects, de
l’administration commerciale (courriers, devis, e-mails etc.) ainsi que de la gestion des rendez-vous.
§ Vous-même : Votre fonction est celle de Directeur commercial et de Manager de l’équipe.
§ LES PRODUITS
La gamme de «BEAU LINGE» se compose de :
§ Serviettes à l’effigie des « Simpsons »
§ Serviettes à l’effigie de « Disney »
Chaque gamme comprend des :
§ Serviettes de toilette
§ Serviettes de bain
Les prix des produits sont les suivants :
§ VOS CLIENTS
Vos principaux clients sont :
§ La grande distribution
§ Les boutiques spécialisées
§ Les catalogues de VPC
Fin 2003, vous comptez un client important « La Béroute », qui vend par correspondance.
Le 20/08/2003, il vous avait commandé 187 articles dont :
Nota : Pour information, la zone « Critères de sauvegarde » vous permet de gérer la fréquence du dialogue
d’alerte vous informant d’effectuer la sauvegarde de la base de données (sur un volume externe de préférence).
Ce dialogue est obtenu automatiquement à l’ouverture de Quick Business.
§ Votre nom :
§ Votre nom complet :
§ Votre fonction : Directeur(rice) commercial
§ Votre groupe : Commercial
§ Territoire :
§ Vos initiales :
§ Votre mot de passe : saisissez le même mot de
passe que dans l’écran précédent. Attention :
Quick Business différencie les majuscules et les
minuscules.
Une fois cet écran validé en cliquant sur « OK », vous accédez aux fonctionnalités de votre logiciel Quick Business.
La première étape est de référencer AXEL et ANNIE en tant qu’utilisateurs de Quick Business.
§ Enregistrement d’Annie :
Cliquez sur « NOUVEAU » pour saisir le premier utilisateur (Mot de
passe de Annie «sucette»).
En cliquant sur l’onglet « Gestion des accès », vous devez décider
des autorisations d’accès aux différents fichiers de Quick Business
que vous accordez à Annie :
§ « Colonne Consulter » : vous donnez la possibilité à Annie
d’accéder ou non aux différents fichiers.
§ « Colonne Modifier » : vous donnez la possibilité à Annie de
modifier ou non les informations contenues dans les
fichiers.
§ « Colonne avec l’imprimante » : en cochant les cases de cette
colonne, vous allez lui donner l’autorisation d’imprimer ou
non certains fichiers.
§ « Colonne Créer » : donne l’autorisation de créer des
nouvelles fiches.
§ « Colonne supprimer » : en cochant les cases de cette
colonne, vous allez lui donner l’autorisation de pouvoir
supprimer des fichiers.
Rappel : Le mot de passe pour Annie est « sucette » et celui d’Axel est « aire ».
En ce qui vous concerne, vous devez avoir accès à tous les fichiers
et modules de Quick Business. Sélectionnez, à l’aide des pop-up
menus, « Tout » et laissez toutes les cases des colonnes « créer »,
« imprimer les listes » et « supprimer » cochées.
Pour gérer les objectifs de vente et obtenir le calcul automatique des commissions mensuelles à verser, allez dans
le menu « ADMINISTRATION » et cliquez sur « DEFINITION DES OBJECTIFS ».
L'écran « DEFINITION DES OBJECTIFS » s'affiche. Pour introduire de nouveaux objectifs de vente cliquer sur
« NOUVEAU »,puis sélectionnez, tout d’abord, à l'aide du pop-up menu « Période objectif », la période (dans notre
cas : « Mensuelle »). Sélectionnez ensuite l’année de référence (année 2004) et le nom de l’utilisateur : « le
vôtre ».
Cliquez ensuite sur l’icône « Nouveau ». Sélectionnez, à l'aide du pop-up menu « Choix de la période », le mois de
Janvier, puis introduisez ensuite les objectifs de vente comme suit.
Pour Axel :
Pour Annie :
2. Au sein de l’onglet « GENERAL », vous retrouvez les informations vous concernant. Dans la partie
« Options d’affichage » qui se trouve dans l’onglet « AFFICHAGE », cochez les cases comme ci-dessous :
§ Laisser les clients dans la liste des prospects : cochez cette case, si vous souhaitez que les entreprises clientes
continuent de figurer dans le fichier Prospects.
§ Gestion des devis dans la fiche Affaire : cochez cette case, si vous souhaitez accéder au devis dans la fiche
Affaire.
3. Cliquez sur l’onglet « CHAMPS » qui vous permet de paramétrer les champs des fiches Affaires ,Table
utilisateur ,Sociétés ,Actions ,Contacts, Tarifs et tables liées.
§ Double-cliquez sur «Champ Alphanum 1 » et inscrivez « CONCURRENT(S) » :cela va vous permettre d’inscrire
sur chaque fiche le nom de vos concurrents (si vous les connaissez).
§ En utilisant l’ascenseur sur la droite de l’écran, double-cliquez sur «Champ Alphanum 1 » dans affaire et
inscrivez «DELAIS DE LIVRAISON» et cliquez sur « OK ». Cela va vous permettre de renseigner quels sont les
délais de livraison exigés par chaque client.
Nota : Nous ne vous donnons ici que quelques exemples, mais vous disposez au total de 140 champs totalement
paramétrables dans Quick Business. Ainsi, vous pouvez qualifier de façon précise vos fiches Prospects, Clients
et Affaires en fonction des spécificités de votre secteur d’activité et des règles propres à votre entreprise.
4. Cliquez maintenant sur l’onglet « MOTS CLES » qui vous permet de saisir les énumérations de mots clés
associés aux champs :
§ « DEFINITION DES TACTIQUES COMMERCIALES ». Pour information, une tactique commerciale est une
succession d'actions définies dans le temps que l'on pourra appliquer à un ou plusieurs prospects ou clients
§ exemple de tactique qui pourra être mise en place :
1er jour : Envoi d'un mailing
7 jours plus tard : Relance téléphonique
7 jours plus tard : Prise de rendez-vous
§ A quel niveau du cycle de vente». Renseignez par « Négociation » en cliquant sur la case.
Par défaut, Quick Business vous propose 4 phases dans le cycle de vente. Vous pouvez bien entendu
paramétrer autant de phases que le nécessite votre activité (onglet « MOTS CLES »).
§ « A partir de quel taux de réussite ». Renseignez par « 80% ».
Dès que le commercial va renseigner une fiche AFFAIRE comme étant en phase de négociation et dont il estime les
possibilités de réussite à 80 %, celle-ci sera automatiquement prise en compte dans le calcul du prévisionnel des
ventes. L’affaire apparaîtra alors dans le module de « PREVISIONS » de Quick Business.
Voilà, vous avez fini de paramétrer votre logiciel Quick Business Pro !
LE 03/03/2004
VOUS :
Aujourd’hui, vous allez saisir vos informations dans le fichier « Tarif Produit ». Pour cela, une fois connecté sur
Quick Business, vous allez cliquer sur l’icône « TARIFS ».
Une fois le fichier Tarif ouvert, cliquez sur l’icône « Nouveau ».
§ Sur la nouvelle fiche Tarif, au sein de l’onglet « GENERAL », vous allez remplir la fiche de la façon suivante :
§ REFERENCE : ST01
§ LIBELLE : Serviettes de toilette
§ FAMILLE : Sélectionnez « Simpsons » (cliquez sur la flèche pour accéder à la liste).
§ PRIX DE VENTE : 5.63 €
§ TVA : 19,6%
§ PRIX DE REVIENT : 2.32 €
§
§ Ensuite à l’onglet « STOCK » : (disponible si la case « gestion des stocks »est sélectionnée dans paramétrages
à l’intérieur de l’onglet affichage . )
§ Puis cliquez sur la disquette à droite de votre écran pour enregistrer les informations.
Attention : Pour tous les produits, la date de création de la fiche et la date d’achat des produits est le 27/02/2003
et la TVA est de 19.6%.
Nota : Vous pouvez trier les données de Quick Business en cliquant sur le libellé de la colonne.
VOUS :
Vous allez renseigner votre fiche client « LA BEROUTE » (affaire conclue le 20/08/2003).
§ Pour cela, cliquez sur l’icône « CLIENTS »
§ Puis sur l'icône « NOUVEAU »
§ Sur l’onglet « GENERAL », saisissez :
§ 1er CONTACT : 04/07/2002
§ RELANCER LE : sélectionnez « Aucune Relance »
§ SOCIETE : LA BEROUTE
§ ADRESSE : 12, rue du Parc
§ CODE POSTAL : 57000
§ VILLE : METZ
§ PAYS : FRANCE
§ M/Mme : Monsieur
§ NOM : DUPUIS
§ PRENOM : GERARD
§ TEL : 03 87 51 51 51
§ FAX : 03 87 52 52 52
§ E-MAIL : g.dupuis@yazou.fr
§ ACTIVITE : VPC, la liste est accessible par le popup menu (en cliquant sur la flèche située à
côté du champ).
§ CONCURRENT : sélectionnez « SERDRAP » dans la liste et cliquez sur OK puis concaténer
« VOILA LE LINGE ». Pour cela cliquez sur le pop-up et choisissez « VOILA LE LINGE » en
appuyant sur Ctrl en même temps .
§ SOURCE : Mailing
§ Allez maintenant sur l’onglet « AFFAIRES » puis cliquez sur « AJOUTER » pour créer une nouvelle fiche
Affaire.
§ A partir d’une recherche sur libellé ou référence etc…, saisissez le signe @, qui remplace n’importe quel signe
dans Quick Business et vous permettra de visualiser tous vos tarifs puis double-cliquez sur les produits choisis.
§ A chaque tarif, vous pouvez indiquer en ligne les quantités correspondant à chaque ligne produit :
Important : Dans la fiche Affaire, vérifiez que la case « Calcul CA sur devis » est bien cochée (cochée
par défaut).
Si vous voulez imprimer votre devis, cliquez sur l’icône « IMPRIMER » et choisissez votre mode d’impression :
STANDARD (préformaté), TELECOPIE (nécessite un modem), HTML (par e-mail ou enregistrement sur le disque
dur), PERSONNALISE (document-type dans la bibilothèque de Quick Business, personnalisable). Votre devis
Quick Business transfère les informations dans le fichier des « AFFAIRES REALISEES » ainsi que dans les modules
de reporting et d’analyse des ventes.
Cliquez sur l’onglet « HISTO » de la fiche Client pour voir comment Quick Business présente l’historique des
affaires réalisées.
LE 05/03/2004
Quitter Quick Business en cliquant sur le menu « FICHIER » puis sélectionnez « Quitter ».
Ouvrez à nouveau Quick Business en vous connectant sous le nom d’Axel (mot de passe « aire »).
AXEL BLUE :
Axel réalise une action de prospection téléphonique sur la base d’un fichier communiqué par la Chambre de
Commerce et d’Industrie de Paris. Il qualifie ainsi deux nouveaux prospects que nous appellerons « P1 » et « P2 ».
Il va donc les enregistrer dans le fichier Prospects.
§ Pour cela, cliquez sur l’icône « PROSPECTS »
§ A l’ouverture de l’écran, cliquez sur l’icône « NOUVEAU »
§ Il faut bien penser à mettre la date du jour : 05/03/2004
§ Je vous laisse renseigner, selon votre imagination, les fiches « P1 » et « P2 ».
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Etude de cas Quick Business Pro
§ Ensuite, Axel va devoir ajouter une nouvelle action qui consistera à envoyer un courrier
pour présenter la gamme. Cette action doit être réalisée le 06/03/2004 et il va la confier à Annie.
§ Saisissez cette nouvelle action dans la liste des actions.
§ Double-cliquez sur la ligne correspondante à cette action pour accéder à la fiche Action
détaillée.
§ Sélectionnez le commercial « Annie » en haut à droite à l’aide du pop-up menu
§ Enregistrez ensuite la saisie en cliquant sur la disquette à droite de l’écran.
NB : POUR RENSEIGNER SI L’ACTION A ETE REALISEE OU PAS IL SUFFIT DE DOUBLE-CLIQUER SUR LA LIGNE
DESIREE ET D’ALLER COCHER LA CASE «ACTION REALISEE» DANS LA FICHE ACTION DETAILLEE.
Fermez ensuite Quick Business en cliquant sur le menu « FICHIER » puis sélectionnez « Quitter ».
§ Ouvrez ensuite Quick Business en vous connectant sous « Annie » (mot de passe : sucette).
LE 08/03/2004
ANNIE :
§ Elle consulte ses actions à partir de la liste (attention : nous sommes dans la semaine du 8 au 12 Mars 2004 !)
et constate qu‘elle doit faire un
courrier de présentation de la
gamme des produits pour « P1 » et
« P2 ».
§ Je vous laisse le soin de rédiger le courrier selon votre imagination. Utilisez les champs pré-définis (pop-up
menu situé en bas à gauche) pour insérer les champs « raison sociale », « civilité contact », « prénom contact »,
« nom contact» ainsi que les champs concernant les coordonnées de la société (bloc adresse complète) Nota :
Pour afficher les libellés des champs à l’écran, cliquez sur « AFFICHAGE » et cochez « REFERENCES ».
§ Après la mise en page du courrier effectuée, cliquez sur « IMPRIMER » (après avoir vérifié éventuellement votre
présentation à l’aide d’un « APERCU AVANT IMPRESSION » accessible par le menu « FICHIER » de la barre de
menu du traitement de texte).
§ Une fois cette action réalisée, Annie doit cocher « ACTION REALISEE » dans la fiche Etat de l’action (onglet
« GENERAL »).
§ Enregistrez ensuite les informations en cliquant sur la petite disquette à droite de l’écran. L’action disparaît alors
de l’agenda.
§ Renouvelez l’opération pour P2.
§ Ensuite Annie ajoute une action de relance au 15/03/2004 pour Axel qui devra essayer de prendre un rendez-
vous chez « P1 » et « P2 ». N’oubliez pas de vérifier le nom du commercial dans la fiche Action détaillée.
LE 15/03/2004
AXEL BLUE :
§ Après avoir consulté ses actions, Axel réalise ses actions de relance auprès de P1 et P2.
§ Il ouvre donc les fiches Actions à partir de sa liste et réalise pour P1 et P2 les opérations suivantes :
§ Il clique sur l’icône « ACTIONS »
§ Il double-clique sur la ligne correspondante à son action
§ Il renseigne la fiche en y mettant des commentaires si nécessaire : Il a réussi à obtenir un
rendez-vous le 19/03/2004 chez P1 et P2. Ces deux prospects veulent également un devis.
§ Il clique sur la disquette sur le côté droit de l’écran afin de sauvegarder les éléments qu’il vient
de saisir.
§ Etant donné que ces deux affaires semblent prometteuses, Axel décide de les faire passer dans le fichier
« AFFAIRES ».
§ Il va donc cliquer sur l’icône « AFFAIRES » situé dans la palette
§ Ensuite, il clique sur « NOUVEAU »
§ L’écran « NOUVELLE FICHE AFFAIRE » s’affiche.
§ Il renseigne la partie « OBJET » en concaténant les gammes « Simpson/Disney ».
§ Il renseigne la partie « DELAIS DE LIVRAISON » : « plus de 2 semaines » pour P1 et « 48
heures » pour P2.
§ Il renseigne la date de signature prévisionnelle, la position de l’affaire dans le cycle de vente
ainsi que le taux de réussite estimé :
- Pour P1 : il sélectionne la phase « Négociation », à la date du 19/03/2004 un « taux de
réussite » de 80%
- Pour P2 : il sélectionne la phase « Négociation », à la date du 19/03/2004 et un « taux de
réussite » de 50%.
Pour information : si vous cliquez sur l’icône « PREVISIONS DES VENTES », vous verrez que l’affaire P1 est prise
en compte dans le calcul du prévisionnel (sélectionnez Mars 2004) puisqu’elle remplit les deux conditions que
vous aviez saisi dans la partie Paramétrages (cf Etape 2).
§ Il doit inscrire les rendez-vous pris chez P1 et P2 le 19/03/2004. Pour cela, vous pouvez utiliser
l’agenda ou l’onglet action de la fiche affaire.
§ Les deux actions seront alors automatiquement inscrites dans les fiches Sociétés P1 et P2.
ANNIE CORDIER :
§ Elle consulte ses actions à réaliser à la date du 15/03/2004 et constate qu’elle doit éditer les devis pour P1 et
P2.
§ Elle double-clique sur l’action et va ouvrir la fiche Prospect P1.
§ Elle accède à l’affaire en cliquant sur l’icône « AFFAIRES » et en double-cliquant sur la ligne correspondante.
§ Puis, elle clique sur l’onglet « DEVIS » et procède de la façon expliquée auparavant en entrant les données
suivantes :
§ Pour P1 :
§ 50 serviettes de toilettes Simpsons : réf.ST01
§ 100 serviettes de bain Simpsons : SB02
§ 45 serviettes de toilette Disney : DT03
§ 45 serviettes de bain Disney : DB04
§ Pour P2 :
§ 200 serviettes de toilettes Disney : DT03
§ 400 serviettes de bain Disney : DB04
§ Elle imprime les devis et coche la case « action réalisée » et clique sur la disquette pour
sauvegarder l’ensemble des informations.
LE 19/03/2004
AXEL BLUE :
Axel revient de ses rendez-vous chez P1 et P2.
Nota : Toutes les informations sur P1 seront, à ce moment-là, basculées dans le fichier « CLIENTS » mais aussi
dans les modules d’analyse des ventes de Quick Business. Je vous invite à aller consulter les informations qui
apparaissent dans ces modules (A partir du moment ou on a clôturé l’affaire il n’est plus possible de modifier les
informations : il est cependant possible de déclôturer l’affaire, via le bouton à droite de la liste affaires .)
§ Pour l’Affaire P2 :
§ Il sélectionne « Affaires perdues ».
§ Il renseigne le nom du concurrent.
§ Il finit en enregistrant les données en cliquant sur la petite disquette. Quick Business vous
propose à nouveau le message de confirmation, mais aussi
possibilité de garder toutes les actions réalisées sur cette affaire au sein du fichier Prospects.
Nota : Toutes les informations sur la société P2 seront conservées dans le fichier Prospects. Quant aux
informations sur l’Affaire, celles-ci seront consultables dans le fichier « AFFAIRES PERDUES » (dans la liste des
AFFAIRES, cliquez sur « AFFAIRES PERDUES » en haut à droite) mais aussi dans le module d’analyse des ventes
par commercial.
VOUS MEME :
Le 28/03/2003
VOUS MEME :
La fin du mois arrive et vous souhaitez savoir si vous avez atteint vos objectifs. Pour cela, vous allez cliquer sur
« TABLEAU DE BORD » puis « CUMUL CA MENSUEL PAR COMMERCIAL ».
Bravo ! Vous avez dépassé vos objectifs pour les mois de Février et Mars 2004 !
Axel n’a pas atteint ses objectifs en Mars 2003 (taux d’atteinte = 43,33%) ! La commission à lui
verser est de 99.17 €.
§ En allant sur le fichier tarifs, vous pouvez contrôler l'état de vos stocks et ainsi repasser des commandes auprès
de vos fournisseurs.
FIN DE L’EXERCICE
Il s'agit ici d'un exercice qui présente quelques fonctionnalités de Quick Business Pro. Bien d'autres fonctionnalités
existent qui n'ont pas été explorées au cours de cet exercice.
Parmi celles-ci :