Licence professionnelle 4ième Semestre

2020-2021

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I. GENERALITES

Ce logiciel appartient à la famille SAGE et destiné à réaliser des opérations :

• Création et paramétrage d’un dossier commercial
• Création des familles d’articles et nomenclature d’article
• Gestion des répertoires Clients et Fournisseurs
• Gestion des documents commerciaux
• Gestion des indisponibilités et contremarques des articles.
• Edition des Etats commerciaux
• Traitement comptable des opérations commerciales
• Import et Export des données entre logiciels
• Analyse graphiques des informations commerciales
• Personnalisation des documents commerciaux
• Elaboration des tableaux de bord commerciale

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Présentation du cas : INFOART

La société INFOART, est spécialisée dans le commerce et le montage du matériel

informatique de toute nature. Son activité commerciale se décline en deux
domaines d’activités :

Matériel Informatique ( FT ) Accessoires et Logiciels

Informatiques ( FT )

Ordinateurs Scanner Boîtier ( FD )

( FC )
Imprimantes ( FC ) ( FD ) Clavier ( FD )

Windows 2000( FD )
Marque Assemblé Laser Jet Encre
( FD ) ( FD ) ( FD ) ( FD )

La stratégie commerciale de la société repose sur les piliers suivants :

Gestion du portefeuille clients : Grossiste et Détaillant

Gestion de la Force de Vente : un Représentant par catégorie tarifaire Gestion
Dynamique des tarifs : remise, escompte et mise à jour des prix Satisfaction des
besoins clients : pratique de substitution et nomenclature des articles suivant la
demande
Mise en place d’un système informationnel : statistique articles, clients..
Développement du système de communication avec les partenaires
commerciaux

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II. Partie 1 : PARAMETRAGE DE LA SOCIETE

A. Initialisation d'une nouvelle société

• Création d’un Fichier Commercial

Dossier : GECOMAES
Fichier : INFOART.gcm Enregistrer

• Création d’un Fichier Comptable

Fenêtresuivante Nouveau
Nouvelle Fenêtre

Dossier : GECOMAES
Fichier : INFOART.mae Enregistrer

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• Exercice Comptable : 2021

B. Utilisation de l’assistant pour la création fichier comptable

A saisir les informations complémentaire de la société INFOART

A définir l’Exercice Comptable et la longueur des comptes (Général et
Analytique)

Définir la monnaie de tenue de la comptabilité : DJF

Détaille sur la monnaie de tenue des comptes : DJF
Fichier prêt à l’emploi (recommandé) : Option par défaut à cocher
C. Onglet Identification de la société
D. Onglet Initialisation
 E. Options

a. CATEGORIE COMPTABLE

Données comptables Ventilation Observations

Vente DJIBOUTI
VENTE Vente Etrange

Achat DJIBOUTI
ACHAT Achat Etranger
Stock DJIBOUTI
STOCK

b. CATEGORIE DE PRODUITS
Catégorie Suivi de stock Observations
REVENTE OUI
PRESTATION NON

c. CATEGORIE TARIFAIRE
Catégorie Observatio ns
GROSSISTES
DETAILLANTS
 d. Unités des Ventes

Numéro Intitulé
1 Pièce

III. Partie 2 : Structure de la société

A. Création des Familles d’articles

Commande : Structure / Famille d’Articles / Ajouter un nouveau Famille

Ajouter une nouvelle Famille d’Article appelé : ORDI

Suivi stock Liste déroulante offrant le choix du mode de gestion des stocks de la famille d’article :
Aucun : les articles de la famille ne sont pas suivis en stock, aucun calcul de la valeur du stock et
des quantités en stock n’est donc effectué. Si la catégorie de produits choisie n’est pas suivie en
stock (se référer à l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Catégorie de produit),
cette zone affichera Aucun et sera estompée,
Sérialisé : chaque article est repéré par son numéro de série qui est demandé à chaque
transaction (achat, vente et stock). Un article sérialisé est vendu à l’unité sans possibilité d’y
attacher un conditionnement ; ce suivi n’est pas compatible avec les articles à gamme, la gestion
des conditionnements et la vente au débit (voir plus loin). La valorisation du stock est faite à
l’unité en tenant compte de la date de péremption et de fabrication,
CMUP : abréviation de Coût Moyen Unitaire Pondéré. La valorisation du stock résulte du
quotient des valeurs d’achat par les quantités entrées. Cette information est toujours calculée
par le programme, quelle que soit la méthode de suivi de stock utilisée. Elle permet ainsi des
comparaisons,
LIFO : abréviation de la désignation anglo-saxonne Last In, First Out ou dernier entré, premier
sorti. La valeur de sortie des articles du stock est déterminée sur le coût des articles entrés en
dernier,
FIFO : abréviation de la désignation anglo-saxonne First In, First Out ou premier entré, premier
sorti. La valorisation de sortie des articles du stock est déterminée sur le coût des articles les plus
anciens.
Par lot : chaque article est repéré par son numéro de lot. Lors d’une sortie de stock, le
programme propose la liste des lots avec leurs quantités disponibles. Une date de fabrication
ainsi qu’une date de péremption peuvent être associées au numéro de lot. La gestion du stock
par lot est incompatible avec les articles à gamme de type produit, les articles à conditionnement
et les articles vendus au débit.

B. Comptabilité
1. Plan Comptable

Commande : Structure / Comptabilité / Plan Comptable / Ajouter

Compte à Ajouter ou Vérifier :

➢ 7111000 Ventes de m/ses Djibouti

➢ 6071000 Achats de m/ses Djibouti
➢ 4457200 Etat TVA Collecté Facturée
➢ 4456610 Etat TVA Récupérable sur les charges
➢ 4111000 Clients Djibouti
➢ 4011000 Fournisseurs Djibouti
➢ 5121000 Banque BCI-MR
➢ 5312000 Caisse DJF

2. Taux de Taxes

Commande : Structure / Comptabilité / Taux de Taxes / Ajouter

➢ TVA Collectée à 10% :

 ➢ TVA Déductible à 10% :

3. Codes Journaux

Commande : Structure / Comptabilité / Codes Journaux / Ajouter

Ajouter un nouveau journal appelé : VEN

 C. Collaborateurs
Commande : Structure / Collaborateurs / Ajouter

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les fiches des collaborateurs.
Les collaborateurs sont :
➢ Les vendeurs / représentants,
➢ Les caissiers,
➢ Les acheteurs,
➢ Les chargés de recouvrement,
➢ Les réceptionnaires
Ajouter les Représentants ci-dessous :

❖ Moustapha Mohamed : Vendeur

❖ Nasra Isamel : Caissière
 D. Dépôts
Commande : Structure / Dépôts de Stockage.
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les dépôts de stockage.
 E. Clients

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les fiches clients.

Commande : Structure / Clients

F. Fournisseurs

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les fiches fournisseurs.

Commande : Structure / Fournisseur

 G. Articles ET Nomenclatures

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les fiches article.

Commande : Structure / Articles

Au préalable, si ça n’existe pas, il faut créer une nouvelle famille d’article ENCHP – Encres HP

Liste des nouveaux articles à créer :

 Fiche principale
Référence THP001
Désignation TONNER HP 5L 20 PPM
Famille AC 10
Prix d’achat 700
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente Calcul automatique : 882
Unité de vente
Pièce

COMPLEMENT
Garantie 12 mois
Comptabilité générale vente Djibouti : 7111000
Champs obligatoires
code Taxe 1 : V10

STOCK
Suivi stock CMUP Champ obligatoire

Fiche principale
Référence THP002
Désignation
TONNER HP 6L 25 PPM
Famille
AC 10
Prix d’achat
700
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente
Calcul automatique : 882
Unité de vente
Pièce

COMPLEMENT
Garantie 12 mois
Comptabilité générale Vente Djibouti : 7111000
code Taxe 1 : V10 Champs obligatoires
STOCK
Suivi stock CMUP
Champ obligatoire
IV. Partie 3 : Traitement des Documents de Stocks

A. Mouvement d’Entrée

Commande : Traitement / Documents Stock / Mouvement d’entrée

Application:
Date 10/04/2019 N° Pièce ME1 Réf FA N°11

Article : THP001 Quantité : 50

Article : THP002 Quantité :

80
 B. Virement Dépôt à Dépôt

Commande : Traitement / Documents Stock / Mouvement de Transfert

Date 19/04/2019 N° Pièce VDD1 Réf PVT N 101

Prélèvement Destination
Dépôt PK12 Dépôt Zone
Industriel

Article : THP001 Quantité :

10
Article : THP002 Quantité :
20
 C. Inventaire

Commande : Traitement / Saisie Inventaire

V. Partie 4 : Traitement des Documents de Vente

A. Facturation simple (remise, escompte et TVA)

Commande : Traitement / Documents des Ventes / Ajouter / Devis

APPLICATION ASSISTEE :

01/04/2019 : Reçu un Demande de Prix N° 1, du client ETS Water ZAM-ZAM, pour les articles suivants :

Article : THP001 Quantité : 20

Article : THP001 Quantité : 20
Faite un aperçu du devis.

10/04/2019 : Reçu Bon de Commande N° 1, du client ETS Water ZAM-ZAM, pour les articles ayant fait
l’objet du DEV N°1:

12/04/2019 : Envoyé un Accusé Bon de Commande N° 1, au client ETS Water ZAM-ZAM, pour
confirmation du Bon de Commande N° 1:

Le programme permet de transformer le Devis déjà établi en

Accusé Bon de Commande pour éviter la saisie des données :

 Edition :

Etape 1 : Cliquez sur le bouton de la fenêtre active

Etape 2 : Procédez à l’ouverture le dossier Documents standards

Etape 3 : Procédez à l’ouverture le dossier Documents de Ventes

Etape 4 : Sélectionnez le modèle Bon de Commande Client

12/04/2019 : Envoyé une Facture N° 1, au client ETS Water ZAM-ZAM, suite à livraison du 12/04/2019
Réf BL N°1:

Edition :

Etape 1 : Cliquez sur le bouton de la fenêtre active

Etape 2 : Procédez à l’ouverture le dossier Documents standards

Etape 3 : Procédez à l’ouverture le dossier Documents de Ventes

Etape 4 : Sélectionnez le modèle Facture

Exercice 1 :
05/04/2019 : Reçu un Demande de Prix N° 3, du nouveau client ETS Marill Automotive, pour les articles
suivants :

Article : THP001 Quantité : 5

Article : THP002 Quantité : 7

Cas pratique : Transformer le Devis N°3 en Bon de Commande N°3, puis en Bon de Livraison
et enfin en Facture N° 3

Exercice 2 :
06/04/2019 : Reçu un Demande de Prix N° 4, du client ETS Coubèche, pour les articles suivants :

Article : THP001 Quantité : 2

Article : THP002 Quantité : 2

Cas pratique : Transformer le Devis N°4 en Bon de Commande N°4, puis en Bon de Livraison
et enfin en Facture N° 4

Créations des Nouveaux articles :

Référence THP003
Désignation TONNER HP 8L 20 PPM
Famille ENCHP
Prix d’achat 1500
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente
Calcul automatique : 1890
Unité de vente
Pièce

COMPLEMENT
Garantie 18 mois
Comptabilité générale vente Djibouti : 7111000
Champs obligatoires
code Taxe 1 : V10

STOCK
Suivi stock CMUP Champ obligatoire

Fiche principale
Référence THP004
Désignation
TONNER HP 9L 25 PPM
Famille
ENCHP
Prix d’achat
1700
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente
Calcul automatique : 2142
Unité de vente
Pièce

COMPLEMENT
Garantie 12 mois
Comptabilité générale Vente Djibouti : 7111000
code Taxe 1 : V10 Champs obligatoires
STOCK
Suivi stock CMUP Champ obligatoire
 B. Gestion des Escomptes et Remises :
Essayiez d’appliquer un escompte de 1% sur la facture N° 1 :

C. Gestion de la Substitution

12/04/2019 : Envoyé une Facture N° 5, au client Ets Marill, suite à Commande téléphonique
pour avoir : 30 Articles THP001
Etape 1 : Vérifier la disponibilité de cette quantité en stock
Commande : Etat / Inventaire / Etat Préparatoire
Quantité disponible :
THP001 à PK12 : ?????
THP001 Zone Industriel : ?????
Etape 2 : Créez la relation de substitution entre l’article THP001 et THP002
Etape 3 : Créez la Facture N°5

D. Gestion des Glossaires (article)

Etape1 : Création de la Glossaire

Commande : Structure / Glossaires / Ajouter

Relier le glossaire à l’article TPH001 et TPH002

Commande : Structure / Articles / Descriptive
 E. Gestion de la Nomenclature

Un article peut être intégré au sein d'une composition, qu'on appellera alors nomenclature,
(par exemple un coffret de DVD est une nomenclature contenant plusieurs DVD en nombre
variable). Si certain article entre dans la composition d’une nomenclature, il est nécessaire de
créer une nomenclature qui sera en fait un article supplémentaire.
La différence entre les deux nomenclatures, est la façon dont est déterminé le prix de vente de
l'article.
• Pour la nomenclature commerciale/composé : le prix est sur l'article composé, quel que
soit le prix des composants.
• Pour la nomenclature commerciale/composant : le prix est la somme des articles
composants.

D’abord il faut créer les familles d’articles ci-dessous :

• PCHP : Ordinateurs HP
• ACPC : Accessoires PC
Référence CL001
Désignation Clavier HP AZERTY
Famille
ACPC
Prix d’achat
3500
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente
Calcul automatique : 4410
Unité de vente
Pièce
COMPLEMENT
Garantie 12 mois
Comptabilité générale vente Djibouti : 7111000
Champs obligatoires
code Taxe 1 : V10

STOCK
Suivi stock CMUP Champ obligatoire

Référence SRHP1
Désignation Souris HP USB
Famille
ACHP
Prix d’achat
1000
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente
Calcul automatique : 1260
Unité de vente
Pièce
COMPLEMENT
Garantie 12 mois
Comptabilité générale vente Djibouti : 7111000
Champs obligatoires
code Taxe 1 : V10

STOCK
Suivi stock CMUP Champ obligatoire
Référence ECHP27
Désignation Ecran HP 27’’
Famille
ACPC
Prix d’achat
17500
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente
Calcul automatique : 22 050
Unité de vente
Pièce
COMPLEMENT
Garantie 12 mois
Comptabilité générale vente Djibouti : 7111000
Champs obligatoires
code Taxe 1 : V10

STOCK
Suivi stock CMUP Champ obligatoire

Référence PCHP1
Désignation PC Complet HP
Famille
PCHP
Prix d’achat
95000
Coeffcient
1.26 Champs obligatoires
Prix de vente
Calcul automatique : 119 700
Unité de vente
Pièce
COMPLEMENT
Garantie 12 mois
Comptabilité générale vente Djibouti : 7111000
Champs obligatoires
code Taxe 1 : V10

STOCK
Suivi stock AUCUN Champ obligatoire
 L’article PCHP1 est un article en nomenclature Composé :

20/04/2019 : Envoyé une Devis N° 5, au client Ets Marill, suite à Commande téléphonique pour
avoir : 5 PCs HP Complet (PC001)
Application:
Date 10/04/2019 N° Pièce ME5 Réf FA N°13

Article : CL001 Quantité : 10

Article : SRHP1 Quantité :

15
Article : ECHP Quantité :
10
 F. Gestion des Règlements
Etape 1 : A propos de INFOART >> Options >> Modes de Règlement (voir ci-dessus)
Etape 2 : Structure >> Comptabilité >> Modèles de Règlement >> Ajouter

Etape 3 : Structure >> Clients >> Onglet Complément >> Ajouter

L’opération consiste à associer un ou plusieurs modèles de règlements à un client.

Le programme prend en charge d’affecter le modèle choisi à chaque transaction réalisé avec
ce client.
La visualisation de cette opération apparaît en bas de la Facture : Partie : Conditions de
Règlement
 Application 4 :
Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans de la fenêtre d’accueil
puis de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez
la facture qui nous
a été réglée

vous cliquez sur l’icône et vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

 vous cliquez sur le bouton , vous obtenez

G. EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS

Pour éditer le journal des réglements Clients, il suffit de se positionner de la fenêtre d’accueil puis
de sélectionner , l’écran est alors le suivant :

Vous sélectionnez dans la liste

puis vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

 Vous sélectionnez la bonne imprimante

vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Doit être cliqué

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu
en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.
VI. Partie 4 : Traitement des Documents d’Achat
Pour traiter les achats, il faut se positionner dans de la fenêtre principale , puis sélectionner
l’écran obtenu est alors le suivant :

Application :
Vérifiez que vous avez au moins un fournisseur. Voir écran ci-dessous.
 A. Création d’un bon de commande

En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, on obtient l’écran suivant :

Après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran
suivant qu’il suffit de compléter : Appuyer la Touche F4.

Commande N° 1 ci-dessus : Fournisseur AL GAMIL.

Imprimer le Bon de Commande Fournisseur N° 1 :
 B. Transformer un bon de commande en bon de livraison

Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de
commande comme dans l’écran ci-dessous :
 C. Transformer un bon de livraison en facture d’achat

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison
comme dans l’écran ci-dessous :

Exercice 1 :
08/05/2019 : Envoie Commande Fournisseur N° 2, du nouveau Fournisseur CIBS, pour les articles
suivants :

Article : THP001 Quantité : 8

Article : THP002 Quantité : 8

Cas pratique : Transformer la Commande Fournisseur N° 2 en Bon de Livraison et enfin en

Facture N° 2

Exercice 2 :
06/04/2019 : Envoie Commande Fournisseur N° 3, du Fournisseur CIBS, pour les articles suivants :

Article : SRHP1 Quantité : 10

Article : CL001 Quantité : 14

Cas pratique Transformer la Commande Fournisseur N° 3 en Bon de Livraison et enfin en

Facture N° 3

D. Régler une facture d’achat

ATTENTION : lorsque vous avez réglée une facture, il est impossible de modifier la facture ou son
règlement.
Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fenêtre
principale puis de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre

verticale , l’écran obtenu est alors le suivant :

VII. Gestion des Documents des Ventes

A. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE

Pour créer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte,

il suffit de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran ci-après :

Le client ETS Coubeche paie un acompte de 50% de la facture.

Vous validez l’acompte grâce à la touche Entrée. Vous quittez l’écran précédent en cliquant sur
l’icône

Imprimer la facture pour faire apparaitre l’acompte payé par le client.

 B. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES

Pour créer une facture d’avoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de la
fenêtre d’accueil de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :
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