RH 01

Contrôle de présences Rév : 00

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SOMMAIRE :

1. Objet 
2. Champ d’application
3. Définitions et responsabilités
4. Document d’application
5. Description

1) OBJET :

L’objet de cette procédure est de préciser la démarche à suivre pour le

contrôle des présences du personnel de la société TPR.

2) CHAMP D’APPLICATION:

La procédure de contrôle des présences couvre :

 Le pointage
 Les autorisations de sortie
 Les Congés

3) DEFINITIONS ET RESPONSABILITÉS :

3.1 Définitions et abréviations :

3.1.1 Définitions

3.1.2 Abréviations :
D.G  : Direction Générale
D.A.F. : Direction administrative et financière
RH : Responsable ressources humaines
A RH  : assistante de ressources humaines
C.H : Chef hiérarchique

4) DOCUMENTS D’APPLICATION
 Fiche de pointage
 Autorisation de sortie
 Demande de congé
 Titre de congé
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5) DESCRIPTION DE LA PROCEDURE :

5.1Logigramme :
 Le Pointage

(1) Pointage

Etablissement des
(2) états récapitulatifs
des présences

Non
(3) Validation

Oui

(4) Saisie sur le

logiciel paie

(5) Edition de l’état de

pointage

Vérification et
(6) correction
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 Les Autorisations de sortie

Début

Demande
(7) d’autorisation de
sortie

Non
Approbatio
n DU CH
8

0)
Oui

9 Visa CH

Saisie et classement
10 par le RH
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 Les congés

Communication des
(11) soldes de congés

Demande de congé
(12)

Non
(13) Autorisatio
n CH
Oui

Imputation du solde
(14)

Titre de congé
(15)

Mise à jour du livre

(16) des congés
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Comment Qui Document

N° d’enregistrement

Le pointage : Fiche de pointage

Les horaires du travail sont portés par voie
d’affiche à la connaissance du personnel.
Par conséquent, le personnel est invité au
respect strict des horaires.
Chaque membre du personnel est Tout le
1
journalièrement astreint au pointage à personnel
l’entrée et à la sortie et ce, pendant les
heures ouvrables (matin et après midi)
Ainsi le pointage doit être obligatoirement
effectué par l’agent lui-même à chaque
entrée et sortie,
Tableau recap de
Les fiches de pointage seront saisies sur un présence
tableau recap journalier et mensuel indiquant
A RH
2 le nom du personnel, le service concerné, le
nombre d’heures travaillées,

Vérification des états de pointage par le

3
responsable de chaque service et par RH.

Les tableaux préparés par les A DH seront

RH
4 saisis sur le logiciel de paie ;
Edition de l’état de pointage dont laquelle
5 est indiqué, la matricule, nom et prénom de
RH
personnel, nombre de jour présenté, et les Etat de pointage
heures de présences, et les heures
supplémentaires
Vérification de l’état de pointage et
RH Etat de pointage
6 correction
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Les autorisations de sortie CH autorisations de

Toute sortie pendant les heures de travail sortie
est interdite. Toutefois il existe des
7 autorisations de sorties de convenance
personnelles accordées par le CH autorisé
à la demande de l’employé.

Le CH vérifie la demande d’autorisation CH autorisations de

de sortie, soit il accepte la demande de sortie
8
sortie soit il refuse la demande
Visa du chef hiérarchique portée sur la CH autorisations de
9
demande d’autorisation de sortie. sortie
Les autorisations de sortie seront RH autorisations de
transmises au RH pour saisie et sortie
10
classement, et imputation s’il y a lieu sur le
solde de congé

Congés Annuel :
Les employés bénéficient d’un congé payé
dont l’époque de jouissance sera
déterminée en tenant compte des
11 RH Logiciel de GRH
nécessités de service.
Il est préférable de consulter le service
ressources humaines pour le solde de congé
avant toute demande écrite.
En principe, le congé annuel de repos n’est
pas accordé de façon automatique. Il doit
faire l’objet d’une demande écrite
précisant :
12 Demandeur
- La date
- La période.
- La signature du demandeur.

Cette demande n’est pas en elle-même

suffisante, elle reste tributaire de
13 C.H Demande de congé
l’accord du supérieur hiérarchique.
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L’intéressé doit transmettre la demande de

congé au service ressources humaine signé
par lui-même et son chef hiérarchique 48
L’intéressé
heures au moins avant la date de son départ Logiciel de GRH
14 RH
au congé.
Vérification et imputation du solde de
congé.
Etablissement du titre de congé.
15 Le titre de congé doit être remis à RH Logiciel de GRH
l'intéressé contre décharge sur une copie.

16 Le responsable RH doit mettre à jour le RH Titre de congé

livre des congés