Manuel de Procedure Bio-Architectes

Année : 2014
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Page 1/1
FINANCIERES ET COMPTABLES
SOMMAIRE
SOMMAIRE
LIVRET..I: LA PRESENTATION DU DOCUMENT ................................................ 12
I.1. ACTIVITES ET PARTICULARITES DE LA SOCIETE......................................................... 20
I.2. ACTIVITES PRINCIPALES................................................................................................... 23
I.3. ORGANIGRAMME DE LA SOCIETE................................................................................... 24
I.4. FICHES DE POSTES............................................................................................................ 26
LIVRET..II: LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES .......................... 43
II.1: TRAITEMENT DES COURRIERS ........................................................................................ 44
II.2: L’ADMINISTRATION DU PERSONNEL ............................................................................. 59
II.3: LA GESTION DU STOCK ET DES IMMOBILISATIONS .................................................... 96
LIVRET..III: LES PROCEDURES FINANCIERES ............................................ 105
III.1: LA FONCTION PRESTATION DE SERVICE .................................................................... 106
III.2: LA FONCTION ACHAT...................................................................................................... 114
III.3: LA FONCTION TRESORERIE............................................................................................ 120
III.4: FONCTION DU PERSONNEL ........................................................................................... 139
III.5: LES OBLIGATIONS FISCALES ET SOCIALES................................................................. 145
LIVRET..IV: LES PROCEDURES COMPTABLES............................................ 162
IV.1: LES PRINCIPES & NORMES COMPTABLES.................................................................. 163
IV.2: LA FONCTION COMMERCIALE ET PRESTATION......................................................... 180
IV.3: LA FONCTION ACHAT...................................................................................................... 189
IV.4: LA FONCTION TRESORERIE............................................................................................ 193
IV.5: LA FONCTION PERSONNEL ............................................................................................ 215
IV.6: LE RESPECT DES OBLIGATIONS FISCALES ET SOCIALES ......................................... 220
IV.7: LES OPERATIONS D’INVENTAIRES ................................................................................ 226
LIVRET..V: LES PROCEDURES DE CONTROLE ............................................ 251
V.1: LE CONTROLE DES ECRITURES..................................................................................... 252
V.2: LA CLÔTURE DES JOURNAUX........................................................................................ 260
V.3: LES SITUATIONS COMPTABLES ..................................................................................... 268
V.4: LES ARRÊTES DE COMPTES............................................................................................ 271
V.5: LE CONTROLE DES DECLARATIONS ANNUELLES FISCALES ET.............................. 275
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. 0.0.1
FINANCIERES ET COMPTABLES Page 1/1
0. Présentation générale Date 2014

0. Note liminaire
1. Avant-propos Version 1
Avant-propos
Les présentes procédures décrivent l’organisation et formalisent les principales opérations de

gestion administrative, financière, comptable et de contrôle de BIO-ARCHITECTES.
La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs suivants :
1. Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier

conforme :
- aux principes de gestion généralement admis,

- à la législation nationale et supra - nationale, notamment au sein des Etats
membres du SYSCOHADA.
2. Responsabiliser davantage le personnel de la société dans l’accomplissement des tâches

respectives par une définition précise des attributions.
3. Rendre plus productif et plus efficace le personnel par l’optimisation des circuits
d’information et des contrôles (circulation des documents).
4. Mettre en œuvre un contrôle interne efficace.
Les présentes procédures ont été élaborées sur la base des éléments suivants :
- le SYSCOHADA,
- les principes d’organisation de la société,
- les règles applicables en matière de délégation de responsabilité.
Le respect et l’application de ces procédures conditionnent l’efficacité des systèmes de

gestion et de contrôle interne.
Le contrôle interne se caractérise par trois niveaux :
- l’auto - contrôle exercé par le personnel intervenant,

- le contrôle comptable exercé par la comptable,
- la supervision des travaux comptables et de gestion du ressort du RAF qui peut
effectuer :
 des contrôles réguliers pour pallier les différentes erreurs ou anomalies ;
 des contrôles inopinés pour s’assurer que les conditions de régularité et de

sincérité des enregistrements sont appliquées et que les procédures
d’auto - contrôles sont respectées.
1

0. Note liminaire
1. Sommaire Version 1
SOMMAIRE
0. Présentation générale
1. Les procédures administratives
2. Les procédures financières
3. Les procédures comptables
4. Les procédures de contrôle
2

0. Note liminaire
2. Tables Des Matières Version 1
TABLES DES MATIERES
Présentation générale
0.0 Notes liminaires

0.0.0. Avant-propos
0.0.1. Sommaire général
0.0.2. Tables des matières
0.0.3. Glossaire des sigles et abréviations
0.1 Présentation du document

0.1.1. Objectifs et contenu du manuel
0.1.2. Les principes de fonctionnement du manuel
0.2 Présentation de la société

0.2.1 Activités et particularités
0.2.2 Organigramme
3

0. Note liminaire
FICHES DE POSTES
0.3.1. Gérant
0.3.2. Gérant-Adjoint
0.3.3. Responsable Administratif et Financier
0.3.4. Responsable de la production
0.3.5. Responsable travaux
0.3.6. Responsable de production-Adjoint
0.3.7. Attaché Administratif
0.3.8. Architectes Intérieurs
0.3.9. Métreur
0.3.10. Techniciens bâtiments
0.3.11. Conducteur de travaux
0.3.12. Agent de liaison
0.3.13. Stagiaires
4

0. Note liminaire
1. Procédures administratives
1.0 Sommaire
1.1 Traitement du courrier

1.1.1. Le courrier départ
1.1.2. Le courrier arrivé
1.1.3. Le fax départ
1.1.4. Le fax arrivé
1.1.5. La gestion de la messagerie électronique
1.2 Administration du personnel
1.2.1. Le cadre règlementaire

1.2.2. L’Embauche du personnel
1.2.3. L’Etablissement et suivi des contrats
1.2.4. La Déclaration du personnel à la CNPS
1.2.5. Les Heures supplémentaires
1.2.6. Les Sanctions
1.2.7. Les Permissions et Les Absences
1.2.8. Les Congés
1.2.9. Le suivi du registre employeur
1.2.10. La Formation du personnel
1.2.11. Le Décès d’un employé
1.2.12. La Gestion des accidents de travail
1.2.13. La Gestion des démissions
1.2.14. Le Départ à la retraite
1.3. Stocks et immobilisations
1.3.1. Le suivi des stocks de fournitures

1.3.2. La gestion des immobilisations
1.3.3. Les inventaires physiques
2. Procédures financières
2.0 Sommaire
2.1 La fonction prestation
2.1.1. Les principes généraux
5

0. Note liminaire
2.2. La fonction Achats
2.3. La fonction Trésorerie
2.3.2. Les procédures de décaissement
a. Le chèque d’approvisionnement de la caisse

b. Le règlement des factures par chèque
c. Le règlement des factures par virement
d. Le règlement des salaires par chèque
e. Le règlement des avances sur salaires
f. Le règlement des avances sur frais de missions par chèque
g. Le règlement des factures par caisse
h. Le règlement des achats au comptant
i. Le versement d’espèces en banque
j. Les avis de débit
2.3.3. Les procédures d’encaissement
k. L’approvisionnement de la caisse
l. L’encaissement des clients en espèces
m. L’encaissement des chèques clients
n. Les avis de crédit
o. L’encaissement des effets commerciaux
p. La remise à l’escompte des effets commerciaux
6

0. Note liminaire
2.4. La fonction Personnel
2.4.1. Les Principes Généraux

2.4.2. Les Procédures concernées
2.5. Les obligations fiscales et sociales
2.5.1. Le calendrier fiscal et social

2.5.2. Les déclarations de TVA
2.5.3. Les impôts et taxes directs sur le foncier
2.5.4. Les patentes et droits annexes
2.5.5. Les impôts sur traitements et salaires
3. Procédures comptables
3.0. Sommaire
3.1. Les principes comptables

3.1.0. Sommaire
3.1.1. Le cadre comptable issu du SYSCOA
3.1.2. Le chemin de révision
3.1.3. Les normes comptables
3.1.4. Les règles d’évaluation
3.1.5. Le guide d’imputation
3.2. La fonction Commerciale

3.2.0. Sommaire
3.2.1. Le traitement des factures émises
3.2.2. Le traitement des avoirs émis
3.2.3. La constatation des créances douteuses
3.3. La fonction Achats

3.3.0. Sommaire
3.3.1. Le traitement des factures d’immobilisations
3.3.2. Le traitement des factures de charges
7

0. Note liminaire
3.4. La fonction Trésorerie

3.4.0. Sommaire

b. Le règlement des factures par chèques et par traites
e. Le règlement des avances par chèque
f. Le règlement des avances sur frais de mission par chèque
i. Le versement d’espèces en banque
j. Les avis de crédit
a. L’approvisionnement de la caisse
b. L’encaissement des clients en espèces
c. L’encaissement des clients par chèques et par traites
d. Les avis de crédit
e. L’encaissement des effets commerciaux
f. La remise à l’escompte des effets commerciaux
3.4.3. Les opérations financières en devises
a. Les pertes de change

b. Les gains de change
3.5. La fonction Personnel

3.5.0. Sommaire
3.5.1. L’enregistrement de la paie et des déclarations
3.5.2. L’apurement des acomptes sur salaires
3.5.3. Les frais de mission
8

0. Note liminaire
3.6. Le respect des obligations fiscales et sociales

3.6.0. Sommaire
3.6.1. Les déclarations de la TVA
3.6.2. Les impôts et taxes directes sur le foncier
3.6.4. Les impôts sur traitements et salaires
3.7. Les opérations d’inventaire

3.7.0. Sommaire
3.7.1. Les amortissements
3.7.2. La valorisation des stocks
3.7.3. Les Dépréciations des Stocks
3.7.4. Les Charges Constatées d’Avance
3.7.5. Les Produits Constatés d’Avance
3.7.6. Les Charges à Payer
3.7.7. Les Produits à Recevoir
3.7.8. Les Ecarts de Conversion Passif
3.7.9. Les Ecarts de Conversion Actif
3.7.10. Les Provisions pour Risques et Charges
3.7.11. Les Charges Provisionnées
3.7.12. L’Affectation du Résultat
4. Procédures de contrôle
4.0. Sommaire
4.1. Le contrôle des écritures

4.1.0. Sommaire
4.1.1 La comptabilisation
4.1.2 Le contrôle quotidien des écritures
4.1.3 L’établissement des rapprochements de banque
4.1.4 Le contrôle de caisse
4.2. La clôture des journaux

4.2.0. Sommaire
4.2.1. La clôture des journaux de ventes
4.2.2. La clôture des journaux d’achats
4.2.3. La clôture des journaux de trésorerie
4.2.4. La clôture des journaux de paie
4.2.5. La clôture des journaux d’OD
9

0. Note liminaire
4.3. Les situations comptables

4.3.0. Sommaire
4.4. Les arrêtés de compte
4.4.0. Sommaire
4.5. Le contrôle des déclarations annuelles fiscales et sociales

4.5.0. Sommaire
4.5.1. Le rapprochement des déclarations de la TVA
4.5.2. Le rapprochement des déclarations d’ITS
4.5.3. Le rapprochement des déclarations de CNPS
4.5.4. Le rapprochement de la déclaration des honoraires
10

0. Note liminaire
3. Glossaire Des Sigles Et Abréviations Version 1
Sigles
FCFA : Franc de la Communauté Financière Africaine
Abréviations
B/C : Bon de Commande

B/L : Bon de Livraison
PV : Procès - Verbal
B/R : Bon de Réception
D/A : Demande d’Achat
DG : Directeur Général
ADF : Assistante Administrative et Financière
11
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, REF 0.1.1

1. Présentation du document
1. Objectifs et contenu du manuel de procédures Version 1
LIVRET..I: PRESENTATION DU DOCUMENT
12
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, REF 0.1.1

1. Objectifs et contenu du manuel de procédures Version 1
Sommaire
0.1.1. Objectifs et contenus du manuel
0.1.2. Principes et fonctionnement du manuel
13

1. Objectifs Et Contenu Du Manuel De Procédures Version 1
1. Objectif du manuel de procédure
Le manuel de procédures formalise les principales procédures administratives, financières,

comptables et de contrôles qui régissent le fonctionnement de la société.
Comme déjà énoncé en avant-propos, ce manuel ainsi que le système d’information proposé
ont pour objectifs de :
- fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractères administratifs,

financiers et comptables,
- garantir un contrôle interne fiable,
- accroître la productivité du personnel par:
 l’optimisation des volumes d’informations à traiter,
 l’optimisation des circuits de traitements des informations,
 l’automatisation accrue des traitements manuels.
2. Structure et contenu du manuel de procédures
2.1. Description de la société
La première partie décrit les objectifs, l’organisation administrative, financière et comptable

ainsi que le système d’information de la société.
2.2. Procédures administratives, financières, comptables et de contrôle
La deuxième partie décrit les procédures administratives, financières, comptables et de

contrôle selon la méthodologie classique comprenant une description détaillée des étapes de la
procédure.
2.2.1. Définitions
La distinction des quatre natures de procédures a été établie sur la base des définitions
suivantes :
- les procédures administratives se définissent comme les procédures ne

comportant que de la circulation de documents mais n’engendrant pas la mise
à jour des informations financières dans le système de gestion (que ces
informations soient manuelles ou sur un support automatisé de gestion de
l’information),
14

- les procédures financières se définissent par la mise à jour dans le système

d’information (et principalement dans le logiciel de gestion comptable et financière)
de données financières. Ces procédures recouvrent en conséquence les procédures
commerciales, de prestation, d’achats, de trésorerie etc. Elles se caractérisent par le
fait que le comptable n’est qu’un élément du traitement de l’information et il ne fait
qu’enregistrer (en vérifiant sa validité) ou récupérer (par le biais d’interfaces
comptables) l’information qui lui est transmise,
- les procédures comptables contiennent principalement la traduction comptable,

sous forme de schéma de comptabilisation des opérations financières. Elles
comprennent également les travaux d’inventaire comptable. Pour ces types
d’opérations, la comptabilité est directement à l’origine des mouvements à
comptabiliser,
- les procédures de contrôle regroupent l’agrégation des comptes de la société, les

travaux d’auto-contrôles des comptables, la préparation des situations comptables et
fiscales et les travaux d’arrêté des comptes.
2.2.2. Structuration au sein de chaque nature de procédure
Au sein de chacune des quatre (4) grandes natures de procédures, celles-ci sont classées par
cycles d’opérations homogènes. Cette option offre l’avantage de présenter un document
homogène, cohérent et facile d’accès pour les acteurs et les contrôleurs du processus.
La structuration par cycle d’opérations distingue :
- les principes généraux du cycle qui détaillent les généralités, les procédures
concernées et les règles de gestion du cycle,
- le traitement des procédures une à une qui comprend, une fiche synthétique et
la description détaillée de la procédure.
La fiche synthétique comprend :
- l’objet de la procédure,
- l’application de la procédure,
- les règles de gestion particulières,
- les étapes de la procédure.
15
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Ref. 0.1.1

La description détaillée met en évidence pour chaque étape de la procédure d’enregistrement :
- le poste qui traite l’étape,

- la nature des travaux et des contrôles réalisés par chaque intervenant,
- la description détaillée des tâches effectuées,
- la composition précise des dossiers envoyés à l’intervenant suivant de la
procédure,
 le classement et la ventilation des pièces de base.
16

1. La Composition Du Cartouche
Le manuel de procédures comporte un cartouche qui reprend les informations de bases

caractéristiques de la procédure. Le cartouche présente les informations suivantes :
 le nom et le logo de la structure : BIO-ARCHITECTES,

 le type de document : Manuel de procédure,
 REF : le numéro de référence de la procédure (1),
 la page : le numéro de page de la procédure étudiée et le nombre total de cette
procédure,
 le titre général : la nature de procédure (1),
 le titre secondaire : le cycle de rattachement de la procédure (1),
 le titre dernier : le nom de la procédure (1),
 la date : la date de réalisation de la procédure,
 la version : le numéro de la version de la procédure.
(1) Le principe de numérotation précisé ci-après (réf. 0.1.2, page 2/3)
2. Le plan du manuel
2.1. Les principes d’articulation de la première partie
Le plan synthétique de la première partie du manuel est le suivant :
 la présentation générale des procédures,

 la présentation de la société,
 la présentation de l’organisation de la société,
 le système d’information de la société.
2.2. Les principes d’articulation de la seconde partie
La seconde partie des procédures s’articule de la façon suivante :
 les procédures administratives,

 les procédures financières,
 les procédures comptables,
 les procédures de contrôle.
17

Au sein de chaque nature de procédures figurent les éléments suivants :
 le sommaire des procédures abordées,

 les principes généraux,
 les procédures en elles-mêmes.
3. Les principes de numérotation du système de référence
Les procédures sont référencées en fonction de leur :
 nature (administratives/financières /comptables/contrôle),

 cycle de rattachement,
 ordre de traitement définis dans le sommaire des procédures.
Le système de référence se présente comme suit :
1ercaractère 2ème caractère 3ème caractère
1. Procédures administratives 1. cycles commerciale 1. Les principes généraux

2 .Procédures financières 2. cycle de prestation Etc.
3. Procédures comptables 3. cycles achats et immobilisations
4. Procédures de contrôle 4. cycle trésorerie
Etc.
NB : Ce système d’indexation permet de faciliter les recherches à partir des sommaires

ainsi que l’actualisation des procédures sans avoir à remettre à jour la pagination
complète.
18

2. Sommaire General Version 1
4. Le principe d’actualisation du manuel
Le manuel de procédure est un document susceptible d’être modifié et mise à jour au fur et à
mesure de l’évolution de la société et de son activité.
4.1. La mise à jour
La mise à jour du manuel doit faire l’objet d’une note de service émanant de la Direction
Générale. Une numérotation appropriée des notes de service relatives à l’actualisation du
manuel doit permettre d’en suivre l’exhaustivité.
La liste des natures de procédures et des cycles d’opérations ne peut faire l’objet
d’actualisation qu’à titre exceptionnel. Par contre des ajouts éventuels peuvent être opérés
concernant les procédures au sein de chaque cycle.
L’actualisation nécessite :
- de modifier le sommaire des procédures du cycle concerné si nécessaire,

- d’insérer la nouvelle procédure ou sa version actualisée,
- de mettre à jour les fichiers sur lesquels figurent les procédures.
4.2. La diffusion
Le manuel de procédure doit être édité en autant d’exemplaires que d’acteurs dans le
processus. Il en faut au minimum un complet par service et un partiel pour chaque acteur des
procédures. Le manuel de procédure sera automatisé et disponible sur tous les postes des
différents services de la société.
19

2. Présentation de la société
1. Activités et particularités de la société Version 1
I.1. ACTIVITES ET PARTICULARITES DE LA SOCIETE
20

Sommaire
0.2.1. Activités et particularités de la société
0.2.2. Organigramme
21

Activités et particularités de la société
L'agence BIO-ARCHITECTES est une Société à Responsabilité Limité (SARL) créée en

2013 avec un capital social de 1.000.000 F CFA. Il est la fusion du Cabinet d'Architecte
Esquisse de Richmond KARAMOKO et du Cabinet d'Architecte d'Intérieur Labo de
Mardochée DIANE.
Basé à Abidjan, son siège social est situé dans la commune de Cocody ; Riviera rue Ministre,
les numéros du local notamment le Lot est le n° 1558 et le Ilot 84. Les deux associés fédèrent
au sein du Cabinet Bio Architectes, équipe pluridisciplinaire d'une dizaine de personnes qui
croit en une architecture contemporaine respectueuse de l'environnement.
Numéro Compte Contribuable : 134797S F
Code D’Activité : SCE0803
Régime d’imposition : Réel Simplifié d’Imposition
Obligations Fiscales : Patentes, Impôt BIC/BA, TVA (Taxe sur la Valeur ajoutée), ITS (Impôt
et Traitement sur les Salaires), TSE (Taxes Spéciale d’Equipement), et FDFP (Fond de
Développement de la Formation Professionnelle) et Le BILAN.
Position GPS : N5.3774454°, W 3.9635770
TÉLÉPHONE : (225) 22 49 39 40
COURRIEL : info@bio-architectes.com
22

I.2. ACTIVITES PRINCIPALES
- Architecture
- Design
- Urbanisme
- Architecture intérieure
23

2. Organigramme de la société Version 1
I.3. ORGANIGRAMME DE LA SOCIETE
24
Gérant
Gérant-Adjoint
Responsable Administratif et Financier
Responsable de Production Responsable de Chantier
Responsable de Production Adjoint
Architectes Intérieurs
Attaché Administratif Superviseur Chantier
Techniciens Métreur
Bâtiments
Stagiaires Stagiaires Stagiaires Agent de Liaison Stagiaires

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. 0.3.

3. Fiches de Postes
Version 1
I.4. FICHES DE POSTES
26
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. 0.3.

3. Fiches de Postes
Version 1
FICHES DE POSTES
0.3.1. Gérant
0.3.3. Responsable Administratif et Financier
0.3.5. Responsable travaux
0.3.6. Responsable de production-Adjoint
0.3.9. Métreur
0.3.10. Techniciens bâtiments
0.3.11. Conducteur de travaux
0.3.12. Agent de liaison
0.3.13. Stagiaires Techniciens bâtiments
0.3.14. Stagiaires Conducteurs de Travaux
0.3.15. Stagiaire Architecte d’Intérieur
27

3. Fiches de Postes
1. Gérant Version 1
0.3.1. Gérant
Titre du poste Gérant
Superviseur
hiérarchique Néant
- Gérant-Adjoint
A autorité sur
- RAF
- RAF
Liens fonctionnels - Attaché administratif
- Le reste de l’ensemble du personnel
Le Gérant a pour mission de veiller à la bonne marche, à la rentabilité de

l’entreprise.
Le gérant a pour mission de recevoir et participer à l’élaboration de dossiers
d’architecte ; pilote les chantiers
A cet effet, il planifie et contrôle les tâches des différents départements en
rapport avec les objectifs de l’entreprise
Il gère entre autres le portefeuille client institutionnel, conçoit les projets,
Missions
cordonne et organise les chantiers. Il Suit la bonne marche et veille au bon
fonctionnement de l’administration. Il est chargé de :
- Gérer le portefeuille client institutionnelle ;
- Concevoir les chantiers ;
- Coordonner et organiser les chantiers ;
- Suivre les projets institutionnels
- Correction des courriers
-Bonne marche de l’entreprise
Critères d’évaluation -Augmentation du chiffre d’affaire
28

3. Fiches de Postes
2. Gérant-Adjoint Version 1
Titre du poste Gérant -Adjoint
Superviseur
hiérarchique - Gérant
A autorité sur - RAF

- Les autres services
- Gérant
Liens fonctionnels - RAF
- Attaché administratif
- Chauffeurs
Le Gérant-Adjoint a pour mission d’apporter des marchés pour la conception
des études c’est-à-dire la gestion de la production et la négociation des
marchés.
A cet effet, il est chargé de :

Missions
- Gérer la production des dessins
- Suivre les chantiers
- Concevoir les projets
- Contrôler tous les plans techniques
-Respect des délais de Projet

-suivi de Production
Critères Le gérant a pour mission essentielle de veiller au bon fonctionnement de la
d’évaluation production.
Il gère également le portefeuille clientèle privé.
29

3. Fiches de Postes
3. Responsable administratif et Financier Version 1
0.3.3. Responsable administratif et Financier
Titre du poste Responsable administratif et financier
Superviseur Gérant
hiérarchique
Gérant-Adjoint
A autorité sur Sur l’ensemble du personnel sauf le Gérant et le Gérant-Adjoint
- Gérant
Liens fonctionnels - Gérant-Adjoint
- L’ensemble de Personnel
La RAF a en charge les affaires administratives et financières
A cet effet, elle est chargée de :
- transmettre les documents financiers et comptables
- Faire les recouvrements
- Elaborer le tableau de bord
- Suivre les projets institutionnels ;
Missions
- Etablir les contrats clients
- Archiver les contrats
- Gérer l’agenda des Gérants
- Gérer l’ensemble du personnel client
- Gestion de la caisse
- Gérer les ressources humaines
Critères - Bonne relation avec le personnel
d’évaluation - Bonne gestion des affaires administratives et financières
- Bonne suivie des tableaux de bord
30

3. Fiches de Postes
4. Responsable de la production Version 1
Titre du poste Responsable de Production
Superviseur - Gérant
- Gérant-Adjoint
hiérarchique
- Responsable administrative et financière
A autorité sur Responsable de Production Adjoint Architecte d’Intérieur
Liens fonctionnels Travail avec l’ensemble du personnel de BIO-ARCHITECTES
Le Responsable de la production supervise la procédure de la

production, il planifie et fixe les objectifs de production
A ce titre il est chargé de :
- Monter les dossiers techniques (Dossier APS, Dossier APD,

Dossier DPC, Dossier DCE, Dossier DAO, Dossier EXE)
Missions
- Orienter et piloter l’activité des Stagiaires
- Gérer de la production
- Suivre les différentes étapes des projets
- Concevoir
- Contrôler le montage des dossiers techniques

d’évaluation - Bonne suivie de la production
31

3. Fiches de Postes
5. Responsable des chantiers Version 1
0.3.5. Responsable des chantiers
Titre du poste Responsable Travaux
Superviseur -Gérant
- Gérant-Adjoint
hiérarchique
- Responsable administrative et financière
A autorité sur Responsable de Chantier Adjoint
Liens Travail avec l’ensemble du personnel de BIO-ARCHITECTES
fonctionnels
Le Responsable chantier fait le suivi et contrôle les chantiers
Ainsi, il a pour mission de coordonne les chantiers

A ce titre, il est chargé de :
- L’organisation du pilotage et de la coordination de chantier
Missions
- Etablir le planning générale ;
- Fait le suivi et contrôle de la qualité des travaux
- Gère les appels d’offres
- Réalisation des chantiers
d’évaluation - Bonne suivie et réalisation des chantiers
32

3. Fiches de Postes
6. Responsable de Production-Adjoint Version 1
0.3.6. Responsable de Production-Adjoint
Titre du poste Responsable de Production Adjoint
Superviseur
hiérarchique - Responsable de la production
A autorité sur - Architectes intérieurs

- Techniciens Bâtiment
Liens fonctionnels Ensemble du personnel
Le Responsable de Production Adjoint Architecte d’Intérieur fait

les montages des différents projets.
A ce titre il se charge de :
- Monter les dossiers techniques,
Missions
- Orienter et piloter l’activité des stagiaires,
- Contrôler le montage des dossiers
- concevoir la base des esquisses techniques
Critères d’évaluation - suivie des montages
33

3. Fiches de Postes
7. Attaché Administratif Version 1
Titre du poste Attaché Administratif
- Gérant
Superviseur - Gérant-Adjoint
hiérarchique - RAF
- Responsable de production
- Responsable de Chantier
A autorité sur - Responsable Logistique
- Gérant
Liens - Gérant-Adjoint
fonctionnels - RAF
- L’ensemble du Personnel
A cet effet, elle est chargée de :
- Etablir les courriers
Missions - Réceptionner les courriers arrivés
- Faire la gestion des tâches administratives et financières
- faire les sorties de caisse
Critères - Bonne relation avec l’ensemble du personnel

d’évaluation - Bonne gestion des tâches administratives et financières
34

3. Fiches de Postes
8. Architectes Intérieurs Version 1
Titre du poste Architectes d’Intérieurs
Superviseur - Responsable adjointe de la production (RAP)

hiérarchique
A autorité sur - Stagiaires
Liens fonctionnels - Travail avec l’ensemble du personnel de BIO-

ARCHITECTES
Les Architectes Intérieurs gèrent l’intérieur des œuvres réalisées
par le Responsable de la production.
A ce titre, ils sont chargés de:

- Monter les plans côtés,
Missions
- Faire les plans aménagés,
- Faire les coupes des façades
- Faire les plans techniques
- Monter toutes les pièces graphiques
Critères d’évaluation - Bonne relation avec l’ensemble du personnel

- Bonne suivie des montages
35

3. Fiches de Postes
9. Métreur Version 1
0.3.9. Métreur
Titre du poste Métreur
Superviseur - Le Gérant
hiérarchique - Gérant-Adjoint
- RAF
A autorité sur - Néant
Liens fonctionnels -Travail avec l’ensemble du personnel de BIO-

ARCHITECTES
Le métreur a pour mission d’établir les devis quantitatifs et les
pièces écrites.
A ce titre, il est chargé de :
- Faire le descriptif et pièces écrites des appels d’offres
Missions
- Faire les quantitatifs et les estimatifs des projets
Critères
d’évaluation
36
0. Présentation générale Date

3. Fiches de Postes 2014
10. Technicien Bâtiments Version
1
0.3.10. Technicien Bâtiments
Titre du poste Techniciens bâtiments
- Gérant
hiérarchique - RAF
- Responsable chantier
- Responsable de chantier adjoint
A autorité sur - Responsable logistique
- Gérant
- Gérant-Adjoint
- Responsable de chantier
A cet effet, elle est chargée de:
- Etablir les courriers ;
- Réceptionner les courriers arrivés
Missions
- Faire la gestion des tâches administratifs et financières ;
- Faire les sorties de caisse
Critères -Bonne relation avec l’ensemble du personnel

d’évaluation -Bonne gestion des tâches administratives et financières
37

3. Fiches de Postes
11. Conducteur des Travaux Version 1
0.3.11. Conducteur des Travaux
Titre du poste Conducteur des travaux
- Gérant
hiérarchique - RAF
- Gérant
- Gérant-Adjoint
- Chauffeurs
Missions
- Contrôler et suivre des chantiers
- Commande des matériaux
Critères - Bon contrôle et suivie des chantiers
d’évaluation
38

3. Fiches de Postes
12. Agent de Liaison Version 1
0.3.12. Agent de Liaison
Agent de Liaison
Titre du poste
Superviseur - Gérant
- RAF
hiérarchique
- Direction Générale
Liens - RAF
fonctionnels - Attaché Administratif
- Chauffeurs
- Déposer et de retirer les dossiers administratifs ;
Missions - Suivre les permis de construire.
- Archivages.
Critères -Bonne relation avec l’ensemble du personnel

-Bonne gestion des tâches relatives à la logistique
d’évaluation
39

3. Fiches de Postes
13. Stagiaires Techniciens bâtiments Version 1
0.3.13. Stagiaires Techniciens bâtiments
Titre du poste Stagiaires Techniciens bâtiments
Superviseur - Architecte gérant

hiérarchique - RAF
A autorité sur - Stagiaires
- Gérant
Liens - RAF
fonctionnels - Architecte gérant
- Chauffeurs
Les Stagiaires Techniciens bâtiments sont chargés d’accomplir les tâches
suivantes :
Missions - Dessiner et monter les dossiers techniques
Critères
d’évaluation
40

3. Fiches de Postes
14. Stagiaires Conducteurs de Travaux Version 1
0.3.14. Stagiaires Conducteurs de Travaux
Titre du poste Stagiaires Conducteurs de Travaux
- Gérant
- Gérant-Adjoint
Superviseur - RAF
hiérarchique - Responsable de chantier
- Superviseur de chantier
A autorité sur - NEANT
Liens fonctionnels - Tous les responsables et les stagiaires de l’entreprise
Missions - Commande des matériaux
Critères d’évaluation
41

3. Fiches de Postes
15. Stagiaire Architecte d’Intérieur Version 1
0.3.15. Stagiaire Architecte d’Intérieur
Stagiaires Architectes d’Intérieur

Titre du poste
Superviseur
Responsable adjointe de la production (RAP)
hiérarchique
A autorité sur - Néants

Liens - Les Responsables et les stagiaires
fonctionnels
Les Stagiaires Architectes Intérieurs ont pour rôles de :

- Faire le montage des dossiers techniques
Missions
- D’établir les plans d’état des lieux
Critères
d’évaluation
42
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Ref 1
Date 2014
1. Procédures Administratifs
Version 1
LIVRET..II: PROCEDURES ADMINISTRATIFS
43
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Ref. 1.1.
1. Procédures administratives Date 2014

1. Traitement des courriers
Version 1
II.1: TRAITEMENT DES COURRIERS
44

SOMMAIRE
1.1.1 Le courrier « départ »
1.1.2 Le courrier « arrivée »
1.1.3 Le fax « départ »
1.1.4 Le fax « arrivée »
1.1.5 La gestion de la messagerie électronique
45

1. Le courrier départ Version 1
1.1.1. Le courrier « départ »
a. Objet de la procédure
Décrire le traitement du courrier « départ ».
b. Application de la procédure
La procédure s’applique à tout courrier officiel émis par la société.
c. Règles de gestion
- Tout courrier officiel de BIO-ARCHITECTES doit être signé par le Gérant et

porter le cachet de la société. Un numéro (ou référence) d’ordre est attribué au
courrier.
- Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre « courrier départ »
avant sa transmission par l’Attaché administratif :
Elle inscrit :
 Le numéro attribué au courrier ;
 La date de départ ;
 Le destinataire ;
 L’objet ;
 Les observations éventuelles.
- Une copie de chaque courrier doit être conservée par l’Attaché administratif qui
tiendra un chrono « courrier départ ».
d. Etapes de la procédure
1. Etablissement du courrier ;
2. Signature du Gérant ;
3. Enregistrement et transmission du courrier.
46

1. Le courrier départ Version 1
Etapes Intervenants Tâches Observation
Etablissement du courrier
1 L’Attaché  Prépare le projet de courrier sur ordre du La validation du
Administratif demandeur ; courrier doit porter
la date et l’heure
 Imprime et transmet le courrier au
de la signature.
demandeur pour avis ;
 Transmet le courrier au RAF pour visa.
Signature du Gérant OU du RAF
2 Le RAF  Signe le courrier ;

 Transmet le courrier à l’Attaché
Administratif.
Enregistrement et transmission du courrier

3 L’Attaché  Appose le cachet sur le courrier signé ;
Administratif  Garde une copie du courrier ;
 Prépare le pli ;
 Enregistre le courrier dans le registre
« Courrier-Départ » en inscrivant :
 Le numéro attribué au courrier;
 La date de départ ;
 Le destinataire ;
 L’objet ;
 Les observations éventuelles ;
 Ventile le courrier ;
 Remet le courrier au coursier pour
transmission.
47
1. Procédures administratives ra 2014

2. Le courrier arrivé 1
1.1.2. Le courrier « Arrivé »
Décrire le traitement du courrier arrivé dans la société.
La procédure s'applique à tout courrier reçu par la société.
- Tout courrier reçu par la société doit être enregistré par l’Attaché administratif dans le
registre « courrier arrivée ». Elle inscrit :
 la date d’arrivée ;
 la date et le numéro de la correspondance ;
 l’expéditeur ;
 l’objet ;
 le destinataire.
- L’Attaché administratif appose le cachet « courrier arrivée » sur le courrier et inscrit :

 le numéro interne attribué au courrier.
- Tout courrier reçu, après enregistrement, est transmis au Gérant qui affecte au
destinataire après en avoir pris connaissance.
- L’Attaché administratif distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de

transmission dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective
du courrier.
- Une copie du courrier est conservée par l’Attaché administratif dans le chrono
« courrier arrivée ».
 Réception du courrier
 Dépouillement du courrier
 Enregistrement du courrier
 Traitement du courrier
 Classement du courrier
48

2. Le courrier arrivé Version 1
Réception du courrier
1 L’Attaché  Décharge dans le registre de La validation du
administratif l’expéditeur dès réception du courrier courrier doit
porter la date et
l’heure de la
signature.
Dépouillement du courrier
2 L’Attaché  Procède au tri par nature ;

administratif  Remet en mains propres les courriers
confidentiels ;
 Ouvre les courriers administratifs ;
 Attache à chaque courrier un bordereau de
transmission interne ;
 Appose le cachet « courrier arrivé » sur
chaque courrier.
Enregistrement du courrier
3 L’Attaché  Enregistre le courrier administratif dans le
administratif registre « courrier-arrivée » ;
 Enregistre les factures dans le
registre « facturier » ;
 Reporte dans le cachet apposé et sur le
bordereau de transmission le numéro
d’ordre chronologique ;
 Place le courrier dans le parapheur du
Gérant.
49

2. Le courrier arrivé Version 1
Traitement du courrier
4 Le Gérant  Examine chaque courrier ;
 Porte les affectations ;
 Vise les courriers ;
Transmet le parapheur à l’Attaché
administratif
L’Attaché
administratif  Prend copie du courrier à ventiler ;
 Place le courrier dans le parapheur ;
 Transmet le courrier au concerné.
 Vise le bordereau de transmission interne ;

Le Concerné
Retourne le bordereau à l’Attaché
administratif
Classement du courrier
5 L’Attaché  Classe le courrier dans les classeurs

administratif appropriés.
50

3. Le Fax départ Version 1
1.1.3. Le fax « départ »
Décrire le traitement du fax « départ ».
La procédure s’applique à tout fax officiel devant quitter la société pour un destinataire
extérieur.
- Tout fax officiel de la société doit être signé par le Gérant ou Gérant-Adjoint et porter
le cachet de la société. Un numéro ou une référence sera également attribué au fax.
- Tout fax à transmettre doit être enregistré dans le registre « fax départ » avant sa
transmission par l’Attaché administratif de la société. Elle inscrit :
 le numéro attribué au fax ;
 la date de départ ;
 le destinataire ;
 l’objet ;
 les observations éventuelles.
- Une copie de chaque fax doit être conservée par l’Attaché administratif qui tiendra à cet
effet un chrono « fax départ ».
- Le fax sera archivé avec le rapport de transmission délivré par le télécopieur.
- L’Attaché administratif s’assure de la transmission correcte de la télécopie au vu du

rapport de transmission (signe distinctif au côté du nombre de page transmise).
 Réception du fax
 Emission du fax
 Rangement dans le chrono
51

3. Le Fax départ Version 1
1 L’Attaché  Réceptionne le document à émettre ;
administratif  Etablit le courrier d’accompagnement
du fax.
Emission du fax
2 L’Attaché  Transmet le fax au Gérant pour visa et se

administratif charge ensuite d’émettre le fax.
Rangement dans le chrono
3 L’Attaché  Range le fax + la confirmation dans le

administratif classeur des« fax départ ».
52

4. Le Fax arrivé Version 1
1.1.4. Le fax « arrivé »
Décrire le traitement des « fax arrivée ».
La procédure s’applique à tout « fax arrivée ».
- Tout fax reçu doit être enregistré par l’Attaché administratif dans le registre « fax
arrivée ». Elle inscrit :
 la date et le numéro de la correspondance ;
 l’expéditeur ;
 l’objet ;
 le destinataire.
- Tout fax reçu doit être transmis au Gérant ou Gérant-Adjoint qui l’affecte au
destinataire après en avoir pris connaissance.
- L’Attaché administratif distribue les fax aux destinataires avec un cahier de

transmission dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective
du fax.
- Une copie du fax est conservée par l’Attaché administratif dans le chrono «fax arrivée».
 Enregistrement du fax
 Signature du fax
 Transmission et rangement du fax
53

4. Le Fax arrivé Version 1
1 L’Attaché  Récupère le fax arrivé ;
administratif  Enregistre le fax dans le cahier « fax
arrivée ».
Emission du fax
2 L’Attaché  Transmet le fax Au Gérant Ou Gérant-

administratif Adjoint pour visa et se charge ensuite
d’émettre le fax.
Rangement dans le chrono
3 L’Attaché  Range le fax + la confirmation dans le

administratif classeur des« fax départ ».
54

5. La gestion de la messagerie électronique Départ Version 1
1.1.5. La gestion de la messagerie électronique Départ
Décrire le fonctionnement de la messagerie électronique.
La procédure s’applique à tout message électronique envoyé.
- Tout message officiel à envoyer par un agent de la société doit transiter par L’Attaché
administratif.
- Concernant la messagerie électronique, le Gérant ou le Gérant-Adjoint assume les

mêmes responsabilités que pour le courrier ordinaire.
 Réception du mail
 Approbation du mail
 Emission et rangement dans le chrono
55

5. La gestion de la messagerie électronique Départ Version 1
1 L’Attaché  Reçoit le mail de l’expéditeur ;
administratif
 Edite un exemplaire qu’elle transmet au
Gérant ou Gérant-Adjoint.
Approbation du mail
2 Le Gérant ou le  Contrôle, approuve et retourne le mail

Gérant-Adjoint pour transmission.
Emission et rangement dans le chrono

3 L’Attaché  Edite une copie du mail ;
administratif
 Range la copie du mail dans le chrono
« courrier départ ».
56

5. La gestion de la messagerie électronique Arrivé Version 1
1.1.6. La gestion de la messagerie électronique Arrivé
Décrire le fonctionnement de la messagerie électronique.
La procédure s’applique à tout message électronique reçu.
- Tout message officiel reçu par la société doit transiter par le poste de l’assistante de
direction avant d’être transmis au bénéficiaire.
- Concernant la messagerie électronique, le Gérant ou le Gérant-Adjoint assume les

mêmes responsabilités que pour le courrier ordinaire.
Réception du mail
Enregistrement
Transmission pour visa
Rangement du mail
57

5. La gestion de la messagerie électronique Version 1
1 L’Attaché  Vérifie tous les matins la présence
administratif de mail sur la messagerie de la
société.
Approbation du mail
2 L’Attaché  Enregistre le mail reçu dans le

administratif registre des « courriers reçus ».
Visa de la Direction
3 L’Attaché  Transmet ensuite la copie du mail au
administratif Gérant ou Gérant-Adjoint pour
contrôle et visa.
Rangement du mail
4 L’Attaché  Transmet le mail au service

administratif concerné et range une copie dans le
chrono « courrier arrivée ».
58
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Ref. 1.2

2. Administration du personnel
Version 1
II.2: L’ADMINISTRATION DU PERSONNEL
59

SOMMAIRE
1.2. Administration du personnel
1.2.1. Le cadre règlementaire
1.2.4. La Déclaration du personnel à la CNPS
1.2.7. Les Permissions et Les Absences
1.2.8. Les Congés
1.2.9. Le suivi du registre employeur
1.2.12. La Gestion des accidents de travail
1.2.13. La Gestion des démissions
60

1. Le cadre règlementaire Version 1
1.2.1. Cadre règlementaire
a. Rappel des textes de référence applicables
Les textes régissant les relations de travail contractuel en Côte d’Ivoire sont les suivants :
- Le code du travail ;
- La convention collective interprofessionnelle du 19 juillet 1977 ;
- Le code de prévoyance sociale.
b. Sécurité sociale
L’organisme de gestion de la sécurité sociale des travailleurs est la CNPS (Caisse Nationale
de Prévoyance Sociale).
La CNPS est l‘établissement public chargé de la gestion, en Côte d’Ivoire, des différents
régimes de protection sociale et des prestations de soins aux travailleurs victimes d’accidents
du travail ou de maladies professionnelle et à leurs familles.
c. Organisme de contrôle
L’organisme de contrôle et de surveillance des obligations des employeurs et des travailleurs

en matière de travail est l’Inspection du Travail (IT).
L’IT est le service technique du département ministériel chargé du travail qui assure le
contrôle du respect de la réglementation en matière de conditions de travail.
d. Obligations administratives de l’employeur
 Immatriculation de BIO-ARCHITECTES
BIO-ARCHITECTES est un employeur qui est immatriculé à la CNPS au numéro 242052.
e. Déclaration du personnel recruté
Pour tout engagement de personnel, BIO-ARCHITECTES a obligation, conformément à

l’article 5 du code de prévoyance sociale, de déclarer son personnel à la CNPS.
61

f. Cotisations sociales obligatoires
La réglementation nationale applicable (Cf. loi N° 99-477 du 02 Août 1999 portant code de
prévoyance sociale modifiée par l’ordonnance N° 2000-484 du 12 Juillet 2000) impose le
versement des cotisations sociales calculées sur les salaires bruts versés comme suit :
g. Au titre de la part « employeur » :
- 7,7% au titre de la retraite ;

- 2-5% (selon les secteurs d’activité) au titre des risques professionnels (les accidents du
travail et les maladies professionnelles : article 17) ;
- 5,75% au titre des prestations familiales (prestations familiales et assurance maternité :
article 12).
h. Au titre de la part « salarié » :
- 3,2% au titre de la retraite.

Le plafond de l’assiette de la sécurité sociale est désormais fixé à 70 000 FCFA par mois pour
les prestations familiales et les risques professionnelles. Pour avoir droit aux prestations
familiales, il faut être travailleur salarié ivoirien ou étranger marié légalement ou fille
célibataire ayant reconnu son ou ses enfants ;
- Le travailleur doit justifier de trois mois de travail consécutif ;
- Les déclarations doivent être obligatoirement faites sur les imprimés de la CNPS ;
- Les entreprises de plus de vingt salariés doivent effectuer leur déclaration et paiement le
quinze (15) de chaque mois ;
- Les entreprises de moins de vingt salariés doivent effectuer leur déclaration et paiement
chaque trimestre (15 janvier, 15 avril, 15 juillet et 15 octobre).
NB : Selon l’article 7 du décret N°96-287 du 3 avril 1996, tout travailleur d’une autre
nationalité doit être titulaire d’un contrat de travail ou d’une lettre d’embauche soumis au visa
préalable du Ministre chargé de l’Emploi, sur un formulaire établi à cet effet.
62

La procédure de déclaration est la suivante :
En 1er: Retirer le formulaire de contrat à l’AGEPE ;
En 2e: Remplir et le déposer au « service contrat » de ladite agence ;
En 3e: Le visa doit être obtenu dans un délai de huit jours suivant le dépôt du
formulaire ;
En 4e: S’acquitter des frais d’établissement du formulaire de visa dont le montant est
fixé par arrêté du Ministre chargé de l’emploi ;
En 5e: Lorsqu’au terme du délai de huit jours le Ministre n’a pas fait connaître sa
décision, le visa est acquis ;
En 6e: Sauf clauses particulières mentionnées dans son contrat, le travailleur d’une
autre nationalité bénéficie de l’égalité de traitement avec les travailleurs nationaux,
occupant le même emploi ou ayant la même qualification que l’intéressé.
Sont considérés dans l’assiette de la cotisation :
- Le salaire versé ou dû au travailleur ;

- Les primes et indemnités suivantes : transport, responsabilité, logement, ancienneté, fin
d’année, préavis, congés payés, heures supplémentaires ;
- Les avantages en nature : logement fourni, véhicule de fonction.
i. Personnel consultant prestataire de service
Le personnel consultant comprend les consultants individuels recrutés par le projet pour
appuyer la mise en œuvre de ses activités.
Ce personnel est soumis au régime du droit commercial.
Les obligations fiscales du personnel consultant sont fonction du régime fiscal de celui-ci.
Ces obligations varient selon que le consultant est au régime du réel ou au régime du
synthétique.
63

2. L’Embauche du personnel Version 1
Recruter le personnel de la société dans le respect des dispositions du droit du travail
applicables en Côte d’Ivoire.
La procédure s’applique pour le recrutement des agents de la société.
c. Règle de gestion
- Pour tout recrutement d’agents permanents de la société, les dispositions du code de
travail prévalent.
- Pour chaque poste, il sera procédé à une sélection des candidatures, sans
discrimination de race, de religion ou d’appartenance politique.
- Chaque nouvel agent doit, avant sa prise de service, signer un contrat de travail portant
les mentions et obligations suivantes :
 la désignation du poste de travail,
 la durée des engagements contractuels,
 la durée de la période d’essai,
 la description des tâches ou la définition des fonctions,
 les éléments de rémunération et des modalités de paiement,
 les dispositions relatives aux congés annuels et à la sécurité sociale,
 les obligations du salarié,
 les modalités de règlement des conflits.
- La période d’essai est fonction de la catégorie professionnelle :

 8 jours pour les travailleurs payés à l’heure,
 1 mois pour les travailleurs payés au mois,
 2 mois pour les agents de maîtrise, techniciens et assimilés,
 3 mois pour les ingénieurs, cadres et assimilés,
 6 mois pour les cadres supérieurs.
Les délais ne sont renouvelables qu’une seule fois.
Au cours de cette période chacune des parties peut mettre fin à ses obligations contractuelles
sans préavis, et sans avoir à payer une indemnité compensatrice sauf celle relative au congé.
64

- La clause d’essai doit être stipulée par écrit.

- Pendant la période d’essai le travailleur doit percevoir au moins le salaire minimum de
la catégorie professionnelle dans laquelle il effectue l’essai.
 La situation du poste au budget du Gérant ou du Gérant-Adjoint

 L’actualisation de la fiche de poste et du profil recherché
 La formulation et la transmission de la demande
 La validation de la demande
 Le recrutement
 L’intégration du nouvel embauché
65

ETAPES INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES OBSERVATIONS
4.1 La situation du poste au budget

Le RAF Fournit aux responsables les Les situations types
informations sur le budget du d’initiation d’un
Gérant ou du Gérant-Adjoint de processus de
l’année en cours. recrutement sont les
suivants :
- Poste à créer,
- Poste inscrit au
budget du Gérant ou
du Gérant-Adjoint et
en attente d’être
pourvu,
- Poste devenu vacant
au cours de
l’exécution du budget
du Gérant ou du
Gérant-Adjoint,
- Poste à pouvoir hors
budget du Gérant ou
du Gérant-Adjoint.
4.2 L’actualisation de la fiche de poste et du profil recherché
Le Gérant ou le Font des modifications dans le

Gérant-Adjoint ; document dénommé « fiche de
le RAF poste ».
La fiche de poste comporte les
informations suivantes :
- le contenu du poste
(missions, tâches),
- le profil (ensemble des
exigences physiques,
intellectuelles, morales,
géographiques, de
compétences et de
motivation que doit
satisfaire le futur titulaire du
poste afférent),
- l’environnement du poste.
66

4.3 Formulation et la transmission de la demande

les responsables Rédigent une lettre de demande de
de services personnel et la transmettent au service
administratif.
Le RAF Transmet les demandes rédigées Gérant

pour validation.
4.4 La validation de la demande

Le gérant Valide le dossier et le transmet à la
direction des ressources humaines pour
le pilotage du projet de recrutement.
4.5 Le recrutement
Le RAF Informe le personnel En affichant
l’annonce sur les tableaux indiqués à cet
effet.
Le(s) Fait subir un test ou un entretien

responsable(s) de d’embauche aux candidats
services présélectionnés en collaboration avec le
responsable du département.
67

4.6 L’intégration du nouvel embauché

Le service - Est chargé de l’accueil du
administratif nouvel embauché à travers :
 L’accord sur les conditions de

collaboration ;
 La constitution du dossier
individuel et l’inscription au
fichier du personnel ;
 La présentation générale de la
société ;
 La présentation au personnel de
la société ;
 La supervision de l’installation
du nouveau collaborateur au
poste.
- Informe le supérieur
hiérarchique quinze jours avant
la fin de la période d’essai ;
- Adresse au Gérant un avis

motivé quant à la sanction de la
période d’essai.
Le Gérant ou le Rend sa décision finale portant sur

Gérant-Adjoint l’embauche définitive, le
renouvellement ou la rupture de
l’engagement à l’essai.
68

3. L’Etablissement et suivi des contrats Version 1
La procédure a pour objet l’établissement et le suivi des contrats d’embauche.
La procédure s’applique à tout contrat d’embauche.
- Les contrats sont toujours établis en deux exemplaires dûment signés par le Gérant ou
le Gérant-Adjoint sur indications ou conseils du département administratif.
- Le contrat est passé librement et réserve des dispositions du code de travail, constaté
dans les formes qu’il convient aux parties contractantes d’adopter.
- Le contrat de travail à durée déterminée doit être passé par écrit ou constaté par une
lettre d’embauche.
- Le contrat à durée déterminée ne peut être conclue pour une durée supérieure à deux
ans.
 Etablissement et appréciation du contrat

 Signature du contrat
 Rangement du contrat
 Suivi du contrat
69

4.1 Etablissement et appréciation du contrat

L’Attaché - Etablit les contrats;
administratif - Soumet à l’appréciation du
RAF.
4.2 Signature du contrat
L’Attaché - Fait signer le contrat par

administratif l’intéressé et lui en laisse une
copie ;
- Fait remplir à l’intéressé la
fiche individuelle avec tous
documents afférents.
4.3 Rangement du contrat
L’Attaché Classe dans le dossier individuel du
administratif
salarié le contrat de travail.
70

Suivi des contrats
- Vérifie tous les contrats en

cours le 15 du mois
- Avertit le service qui
emploie un agent en CDD
de son terme ou s’il s’agit
de la période d’essai,
recueille l’avis du
responsable de service sur
la qualité de travail
effectué (confère fiche
d’évaluation du poste) ;
- Rédige les contrats à

relancer et les fait signer
L’Attaché administratif par le Gérant ou le Gérant-
Adjoint;
- Envoie un courrier au
moins huit jours avant
l’expiration de leur
contrat à tous ceux qui
sont en fin de contrat
pour les informer de
leur départ ;
- Fait signer par les intéressés

les nouveaux contrats
(ou courriers) et les
classes dans le dossier
du personnel (fiche
individuelle).
71

4. La Déclaration du personnel à la CNPS Version 1
1.2.4. Déclaration du personnel à la CNPS
La procédure a pour objet la déclaration des salariés à la CNPS.
La procédure s’applique à tout salarié titulaire d’un contrat de travail ou d’une lettre
d’embauche.
- Pour avoir droit aux prestations familiales, il faut être travailleur salarié ivoirien ou
étranger marié légalement ou fille célibataire ayant reconnu son ou ses enfants.
- Le travailleur doit justifier de trois mois de travail consécutif chez un ou plusieurs

employeurs.
- Les déclarations doivent être obligatoirement faites sur les imprimés de la CNPS.
- Les entreprises de plus de dix-neuf salariés, doivent effectuer leur déclaration et

paiement le quinze (15) de chaque mois.
- Les entreprises de moins de vingt salariés, doivent effectuer leur déclaration et

paiement chaque trimestre (15 janvier, avril, juillet et octobre).
 Retrait des imprimés de déclaration

 Renseignement de la déclaration
 Transmission à la CNPS
72

4. La Déclaration du personnel à la CNPS Version 1
4.1 Retrait des imprimés de déclaration
Le service Fait récupérer les imprimer à la CNPS.

administratif
4.2 Renseignement de la déclaration
Le service Remplit et signe la fiche de déclaration.
administratif
Le service Collecte auprès du travailleur les pièces
administratif à joindre à la fiche de déclaration.
4.3 Transmission à la CNPS
Le service Transmet la déclaration à la CNPS

administratif accompagnée du mode de règlement.
73

5. Les Heures supplémentaires Version 1
La procédure a pour objet la gestion des heures supplémentaires.
La procédure s’applique à tout travailleur relevant des catégories ouvrier, employé et agent de
maîtrise.
- Les heures supplémentaires sont fixées dans le cadre des dispositions légales et
réglementaires en vigueur.
- Les heures de travail autorisées au-delà de la durée légale et non effectuées ne donnent
pas lieu à récupération.
- Seuls sont susceptibles d’être récupérées les heures perdues dans la limite de la durée
légale du travail.
- Les heures supplémentaires réglementairement autorisées ainsi que les heures de

récupération ont le même caractère obligatoire que les heures légales de travail.
 Renseignement de la fiche d’heures supplémentaires

 Transmission au Responsable administratif pour validation
 Approbation du Responsable de service
 Traitement et transmission à la comptabilité
74

5. Les Heures supplémentaires Version 1
Renseignement de la fiche d’heures supplémentaires
le responsable de Remplit une fiche d’heures

service supplémentaires comprenant toutes les
informations utiles sur le travailleur.
Transmission au Responsable administratif pour validation
Le responsable de Transmet la fiche d’heures
service supplémentaires au responsable
administratif.
Le Responsable Valide la fiche après un entretien avec le
administratif responsable de service.
Traitement et transmission à la comptabilité
Le Responsable - Fait le total de toutes les heures
administratif supplémentaires en appliquant la
majoration lors de la paie ;
- Transmet ces informations à la
comptabilité afin qu’elles soient
intégrées à la paie de l’intéressé.
75

6. Les Sanctions Version 1
Cette procédure vise au respect des dispositions adoptées par la société en matière de
règlement intérieur.
La procédure s'applique lorsque la faute commise par l’employé est présumée passible d’une
sanction disciplinaire.
Les sanctions disciplinaires concernent les manquements ou non-respect :
- du règlement intérieur de la société,

- des procédures internes de fonctionnement.
Les sanctions ne sont prises que par le Gérant.
Toute sanction doit être précédée :

- d’un avertissement verbal,
- d’un avertissement écrit,
- d’une mise à pied sans solde de 1 à 3 jours, d’une mise à pied sans solde de 4 à 8
jours.
Trois avertissements ou mises à pied de 1 à 3 jours successifs dans un délai de 6 mois sont
considérés comme faute lourde et donnent lieu à un licenciement. Ce délai passe à 8 mois
dans le cas d’une mise à pied de 4 à 8 jours.
 Constatation de la faute
 Transmission de la fiche de demande de sanction
 Demande d’explication
 Sanction du travailleur
76

6. Les Sanctions Version 1
Constatation de la faute
le responsable de
service - Constate un fait ou un
manquement passible d’une
sanction disciplinaire ;
- Renseigne la fiche de demande
de sanction.
Transmission de la fiche de demande de sanction
Le responsable de Transmet la fiche de demande de
service sanction au Responsable administratif
pour prendre toutes les dispositions
utiles.
Demande d’explication
Le travailleur Se présente le jour de la
rencontre avec ses
explications.
Sanction du travailleur
Le Gérant ou Signe la sanction écrite
Gérant-Adjoint
77

7. Les Permissions et Les Absences Version 1
1.2.7. Les Permissions et Absences
Réglementer les autorisations d’absences du personnel de la société.
La procédure s’applique à la demande d’un agent devant s’absenter du service pour diverses
raisons.
- Pour les autorisations d’absence il sera fait référence à l’article de la convention

collective générale du travail, en ce qui concerne le nombre de jours à accorder aux
travailleurs à l’occasion d’évènements familiaux tels que :
 décès d’un frère ou d’une sœur (2 jours ouvrables),
 décès d’un beau-père ou d’une belle-mère (2 jours ouvrages),
 décès d’un conjoint, du père, de la mère ou d’un enfant du travailleur (5 jours
ouvrables),
 mariage du travailleur (4 jours ouvrables),
 mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur (2 jours ouvrables) ;
 naissance au foyer (2 jours ouvrables) ;
 baptême d’un enfant (1 jour ouvrable) ;
 première communion (1 jour ouvrable) ;
 déménagement (1jour ouvrable).
- Ces autorisations d’absences prescrites dans les 30 jours, sont accordées aux
travailleurs sans retenue sur salaire ou sans déduction du congé annuel dans une limite
de 10 jours.
- En dehors des cas ci-dessus énumérés, des autorisations d’absences peuvent être
accordées aux travailleurs pour convenance personnelle dans la limite de 10 jours par
an.
- Dans le cas d’une absence sans autorisation préalable, il sera procédé à une réduction
proportionnelle de son salaire et de son congé annuel.
78

- Si l’événement a eu lieu à moins de 400 Kms, l’employeur accordera un délai de route

de 2 jours en plus au travailleur et 3 jours si l’événement a eu lieu au-delà de 400 kms.
Ces délais de route ne sont pas rémunérés.
- En cas de force majeure rendant impossible l’autorisation préalable de l’employeur, la

présentation des pièces justifiant l’absence doit s’effectuer au plus tard dans les 15
jours qui suivent l’événement.
 Demande d’autorisation d’absence

 Signature de la demande
79

4.1 Demande d’autorisation d’absence

Le travailleur
- Remplit la fiche de demande
d’absence
- La transmet à son supérieur
hiérarchique direct pour la
première approbation.
4.2 Signature de la demande
L’Attaché - Transmet la fiche au Gérant
administratif pour approbation ;
- Fait une copie de la demande
signée par le Gérant ou le
Gérant-Adjoint
80

8. Les Congés Version 1
1.2.8. Les Congés
Réglementer les départs en congé du personnel de la société.
La procédure s’applique à tous les départs en congés du personnel.
- Chaque agent à droit au congé payé à la charge de la société en raison d’un minimum
de 26 jours ouvrables par année de service effectif.
- Le droit de jouissance au congé est acquis après une durée de service effectif égale à
12 mois à raison de 2,2 jours francs par mois soit 30 jours francs pour les 12 mois.
- La société paye à l’agent le montant de l’allocation de congé le jour de son départ en

congé. Cette allocation correspond au salaire mensuel moyen perçu par l’agent durant
les 12 mois de service.
- En dehors des cas de rupture ou d’expiration du contrat aucunes indemnités

compensatrices en lieu et place du congé ne peuvent être octroyées par la société à
l’agent.
- Le planning des départs en congés est préparé par le responsable du service en liaison
avec l’agent et doit être approuvé par le Gérant.
- Exceptionnellement le congé annuel peut être accordé par tranche de 15 jours lorsque
les nécessités du service l’exigent. De même le travailleur en congé peut être rappelé
pour les mêmes motifs.
- En dehors du congé annuel la femme salariée de la société en état de grossesse

bénéficie d’un congé de maternité d’une durée de 12 semaines.
 Proposition de date de congé

 Elaboration du planning
 Remise de la fiche de congé
 Paiement de l’allocation de congé
81

8. Les Congés Version 1
4.1 Proposition de date de congé

Le Responsable Adresse un courrier aux différents
administratif Directeurs et responsables de
départements pour des propositions de
dates pour leur personnel.
4.2 Elaboration du planning
Le Responsable - Elabore un planning général de
administratif départ en congé pour tous les
travailleurs ;
- Affiche le programme de départ
en congé afin d’être certain que
tout le monde en est informé.
NB : Chaque travailleur concerné devra
être informé par écrit au moins quinze
jours avant la date de départ.
4.3 Remise de la fiche de congé

Le Responsable Remet au travailleur au moment du
administratif départ en congé une fiche mentionnant
les dates de départ et de reprise de
service (attestation de congé).
4.4 Paiement de l’allocation de congé
Le salarié Reçoit l’allocation de congé.
82

9. Le Suivi du registre employeur Version 1
1.2.9. Le Suivi du registre employeur
La procédure a pour objet le suivi du registre employeur.
La procédure s’applique à l’employeur.
- L’employeur doit tenir constamment à jour au lieu d’exploitation un registre

d’employeur qui comprend trois parties.
- Le premier fascicule comprend les renseignements concernant les personnes et le

contrat de tous les travailleurs occupés dans l’entreprise. L’employeur doit inscrire les
mentions suivantes :
 numéro d’ordre,
 nom et prénoms,
 adresse,
 adresse de la personne à prévenir en cas d’accident,
 lieu de naissance,
 sexe,
 âge,
 filiation (père et mère),
 situation de famille,
 nombre d’enfants,
 date d’entrée,
 date de sortie,
 contrat (nature).
- Le deuxième fascicule contient toutes les indications concernant le travail effectué, le

salaire et les congés. Il doit être paraphé en ses premiers et derniers feuillets par le
juge du tribunal du travail. A chaque page, l’employeur doit inscrire un travailleur
avec les mentions suivantes :
 nom et prénoms du travailleur,
 rappel du numéro d’ordre (matricule),
 classement (dans la hiérarchie professionnelle…),
 salaire de base,
 accessoires du salaire (nature plus espèce),
83

9. Le Suivi du registre employeur Version 1
 emploi tenu et date d’affectation,

 congé périodique (date de congé, nombre de jours, rémunération congés, date
de reprise).
- Le troisième fascicule est réservé aux visas, mises en demeure et observations
apposées par l’inspecteur du travail.
- A cet effet, le registre d’employeur doit être tenu (sans déplacement) à la disposition
de l’inspecteur du travail et conservé pendant les cinq ans qui suivent la dernière
mention qui y a été portée.
Le Responsable Doit tenir à jour un registre qui comprend

administratif les renseignements concernant les
personnes et le contrat de tous les
travailleurs occupés dans l’entreprise, les
indications concernant le travail effectué, le
salaire et les congés, les visas, mises en
demeure et observations apposées par
l’inspecteur du travail.
84

10. La Formation du personnel Version 1
La procédure a pour objet la gestion de la formation des employés.
La procédure s’applique à tous les employés
- La loi instituant la formation professionnelle continue fait obligation à l’entreprise de

consacrer 1.2% de sa masse salariale à la formation.
- La première moitié de cette cotisation, soit 0,6% de la masse salariale (MS) est
conservée par l'entreprise pour financer directement son plan de formation (Part
Entreprise).
- L'autre moitié est mutualisée et sert au financement complémentaire des plans de

formation des entreprises et au financement de projets collectifs (sectoriels, régionaux,
catégoriels) au profit des entreprises et des populations non cotisantes.
 Identification des besoins de formation

 Analyse des besoins de formation
 Elaboration des plans de formation
 Exécution des plans de formation
 Indicateur de performance
Identification des besoins de formation

Le Responsable Transmet en début du mois d’Août de
administratif chaque année la fiche de recueil de besoins
en formation aux Directeurs et Responsable
de département pour recensement des
besoins en formation de leurs
collaborateurs.
85

Analyse des besoins de formation
- Fait l’analyse des besoins en formation

- Compare les données ainsi recueillies au
tableau des compétences.
- Identifie les formations externes et les

formations internes à partir du
recoupement du service des ressources
Le Responsable
administratives.
administratif
- Contacte les formateurs internes en vue
de recueillir des modules en accord avec
les besoins formulés.
- Etablit pour les formations externes un

mini cahier des charges faisant le
recensement des données nécessaires à
l’exécution de l’action.
- Répertorie pour les formations

externes, les organismes de
formation en fonction des besoins
exprimés par les services ;
- Constitue un cahier des charges,

qu’il transmet aux organismes de
formation pour propositions.
86

Elaboration des plans de formation

Le Responsable - Etablit le planning des formations
administratif internes et externes ainsi que le
budget Le gérant associé ;
- Transmet le planning au Gérant
pour validation ;
- Remplit les fiches A ;
- Transmet le plan des actions de
formation externes au FDFP pour
obtention d’agrément.
Exécution des plans de formation
Le Responsable - Assure le suivi de l’exécution des
administratif plans de formation et fait le point
chaque trimestre à la Direction
Générale ;
- Met à jour, la fiche individuelle

récapitulative de formation classée
dans le dossier du concerné ;
- Remplit la fiche B du FDFP ;

l’adjoint à l’attestation de règlement
et les transmet au FDFP pour
justifier de la réalisation effective de
la formation.
Indicateur de performance
Le Responsable Relève les indicateurs de performance afin
administratif d’évaluer la qualité de la formation et
déterminer la valeur ajoutée de ladite
formation.
87

11. Le Décès d’un employé Version 1
La procédure a pour objet la gestion du décès d’un employé.
La procédure s’applique au décès d’un employé.
- En cas de décès d’un travailleur, le salaire de présence, l’allocation de congé et les

indemnités de toute nature acquis à la date du décès reviennent à ses ayants droit.
- L’employeur est tenu de participer aux frais funéraires. Il versera aux ayants droit
assistés de deux délégués du personnel au moins, devant l’inspecteur du travail du
ressort ou son suppléant légal, une indemnité déterminée dans les conditions ci-après :
 de la 1ère à la 5ème année de présence, 3 fois le salaire minimum hiérarchisé

conventionnel de la catégorie du travailleur, calculé sur la base mensuelle,
 de 5ans à 10ans de présence, 4 fois le salaire minimum hiérarchisé conventionnel

de la catégorie du travailleur, calculé sur la base mensuelle,
 au-delà de 10ans, 6 fois ce salaire.
 Annonce du décès
 Présentation des condoléances de la société
 Contribution aux frais funéraires
 Restitution des acquis du défunt aux ayants droits
88

11. Le Décès d’un employé Version 1
Annonce du décès
Le Responsable Reçoit l’information de la famille de
administratif l’employé.
Présentation des condoléances de la société
Le représentant Effectue le déplacement afin de présenter

de la société les condoléances au nom de la société à la
famille éplorée et prendre contact avec
l’interlocuteur officiel de la famille.
Contribution aux frais funéraires

Le représentant Rencontre le représentant de la famille
de la société éplorée (accompagné d’un des ayants droits
du défunt) au sein de la société pour donner
la contribution de la société aux frais
funéraires du défunt.
Restitution des acquis du défunt aux ayants droits

Le représentant - Reverse aux ayants droit légaux un
de la société montant représentant le salaire de
présence, l’allocation de congés, les
gratifications et les autres
indemnités acquises à la date du
décès ;
- Remet à la famille le certificat de

travail et récupère un certificat de
décès et de genre de mort.
89

12. La Gestion des accidents de travail Version 1
1.2.12. La gestion des accidents de travail
La procédure a pour objet la gestion des accidents de travail.
La procédure s’applique à tout accident de travail survenu dans l’entreprise ou à tout accident
de trajet.
- Le Responsable Administratif doit se rendre sur les lieux pour s’enquérir des
conditions de l’accident et remplir le formulaire de déclaration.
- Le Directeur d’agence doit faire remplir par le médecin traitant un carnet d’accident de
travail (AT) portant le cachet et le N° CNPS employeur de BIO-ARCHITECTES
- Le Responsable Administratif doit exiger une copie du certificat médical délivré par le
médecin.
- La déclaration d’accident (CNPS) doit être faite en moins de 48 heures après

l’accident :
 remplir les fiches de déclaration (accident de travail ou maladies

professionnelles) de la CNPS en 6 exemplaires avec toutes les mentions
utiles,
 les signer (rôle du Responsable administratif),
 veiller au respect des clauses de l’article 31 de la convention collective

Interprofessionnelle.
Le contrat du travailleur accidenté pendant l’exercice de ses activités professionnelles est

suspendu jusqu’à consolidation de la blessure.
Au cas où après consolidation de la blessure, le travailleur accidenté du travail ne

serait pas à mesure de reprendre son service et de l’assurer dans des conditions normales,
l’employeur cherchera avec le(s) délégué(s) du personnel de son établissement la possibilité
de reclasser l’intéressé dans un autre emploi.
90

12. La Gestion des accidents de travail Version 1
Le Responsable - Se rend sur les lieux pour s’enquérir

administratif des conditions dans lesquelles
l’accident a eu lieu ;
- Remplit le formulaire de déclaration ;
- Récupère une copie du certificat
médical délivré par le médecin.
91

13. La Gestion des démissions Version 1
1.2.13. La gestion des démissions
La procédure a pour objet la gestion des démissions des travailleurs.
La procédure s’applique à tous les travailleurs de la société.
- La partie qui prend l’initiative de la rupture du contrat doit notifier sa décision par écrit
à l’autre partie.
- Le délai de préavis court à compter de la notification.
Lorsque l’employeur décidera des mesures contraires aux dispositions de la convention

collective et que le travailleur refusera de se soumettre à ces mesures, la rupture qui
pourrait en résulter est du fait de l’employeur.
Au cas où l’employeur refuserait de payer au travailleur tous ses droits, l’une ou l’autre des
parties pourrait faire appel à l’inspecteur du travail du ressort.
 Notification de la démission
 Rédaction du courrier d’acceptation
 Paiement de l’indemnité de départ
92

13. La Gestion des démissions Version 1
OBSERVA
ETAPES INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES
TIONS
Notification de la démission
Le travailleur Doit notifier sa décision de démission par
écrit soit par envoi recommandé, soit par
remise directe au Responsable Administratif.
Rédaction du courrier d’acceptation
Le Responsable Rédige un courrier d’acceptation de la
Administratif démission avec la mention du préavis à
observer.
Paiement de l’indemnité de départ
Le travailleur - Reçoit de l’entreprise une indemnité
compensatrice de congés, le salaire de
présence et la gratification au prorata
temporis ;
- Reçoit de l’entreprise un certificat de
travail.
93

14. Le Départ à la retraite Version 1
La procédure a pour objet la gestion des départs à la retraite.
La procédure s’applique à tous les travailleurs de la société.
- Au moment de son départ à la retraite, une indemnité spéciale dite de fin de carrière
sera versée au travailleur.
- Le montant total de cette indemnité ne peut excéder 25 fois le salaire minimum

interprofessionnel garanti calculé sur la base annuelle de 2 080 heures.
- L’âge de départ à la retraite est fixé à 55 ans. Il peut être reculé d’un an par enfant à
charge selon la réglementation relative aux allocations familiales avec un minimum de
3 ans.
- Si le contrat de travail se prolonge ainsi, les parties continuent à cotiser au régime de

retraite de la CNPS.
- Les travailleurs nés à une date précise de l’année doivent voir leur contrat rompu
précisément à cette même date au cours de l’année de leurs 55 ans.
- Pour les travailleurs ne bénéficiant pas du régime de retraite national ivoirien, l’âge de
la retraite est celui retenu par le régime principal de prévoyance auquel l’employeur
cotise.
- Six (6) mois avant la date prévue pour le départ à la retraite, le responsable
Administratif doit informer le concerné par courrier officiel.
 Paiement de l’indemnité de départ

 Remise du certificat de travail
 Enregistrement du travailleur
 Notification de l’avis de cessation
94

14. Le Départ à la retraite Version 1
Paiement de l’indemnité de départ

Le travailleur Reçoit de la société le salaire du
retraité mois, l’indemnité compensatrice de
préavis, l’indemnité compensatrice
de congés payés et la gratification.
Remise du certificat de travail
Le Responsable Remet au retraité un certificat de
Administratif travail
Enregistrement du travailleur
Le Responsable Enregistre la sortie du travailleur
Administratif dans le registre d’employeur.
Notification de l’avis de cessation

Le Responsable notifie à la CNPS, par courrier
Administratif officiel l’avis de cessation d’emploi
dudit travailleur.
95

3. Procédure de Gestion des stocks et des immobilisations
Version 1
II.3: LA GESTION DU STOCK ET DES IMMOBILISATIONS
96

3. Stocks et immobilisations
Sommaire
1.3. Stocks et immobilisations
1.3.1. Le suivi des stocks de fournitures
1.3.2. La gestion des immobilisations
1.3.3. Les inventaires physiques
97

1. Entrée des stocks de fournitures de bureau Version 1
1.3.1. Entrée de stock des fournitures de bureau
a. Objectifs De La Procédure
Cette procédure a pour objectif la bonne gestion des fournitures de l’entreprise.
b. Objectifs De Contrôle Interne
Ces procédures donnent l’assurance que:
- Le stock est bien suivi;

- Les achats de fournitures sont contrôlés et qu’ils répondent à un besoin de
l’entreprise ;
- Que ces achats font l’objet d’un enregistrement.
c. Etapes De La Procédure
Cette procédure regroupe les opérations suivantes :
- La réception de la livraison ;
- Le stockage des fournitures ;
- La mise à jour de la fiche de stock.
98

1. Entrée des stocks de fournitures de bureau Version 1
Etapes Intervenants Tâches REF.SUP
Réception de la livraison
1 L’Attaché - Procède à la réception physique des

administratif fournitures livrés ;
- Effectue un comptage de fournitures
livrées
- Rapproche les bons de commande,
de livraison et la facture pour
s’assurer que les fournitures
commandés sont effectivement ceux
livrés ;
- Décharge sur les copies et l’original
du bon de livraison signé et émis par
le fournisseur ;
- Transmet l’original du bon de
livraison au service Comptabilité ;
- Remet une copie du bon de livraison
au fournisseur.
Stockage des fournitures
2 L’Attaché - Procède au stockage des fournitures

administratif livrées en présence du responsable
achats
Mise à jour de la fiche de stock
3 L’Attaché - Remplit la fiche de stock ;

Administratif - Dresse périodiquement une situation
de stock de fournitures qu’elle
transmet au Gérant ou au Gérant-
Adjoint pour information.
99

2. Sortie des stocks de fournitures de bureau Version 1
1.3.2. Sortie des stocks de fournitures
Cette procédure a pour objectif la bonne gestion des sorties de stock.
b. Objectifs De contrôle Interne
 Que les sorties de stocks sont appropriées ;

 Que les sorties sont contrôlées ;
 Que les enregistrements comptables des sorties de stock sont effectués
correctement et aux périodes concernées.
c. Etapes De La Procédure
 L’établissement des bons de sorties du stock ;

 La livraison des fournitures aux services demandeurs;
 La mise à jour des fiches de stocks.
100

2. Sortie des stocks de fournitures de bureau Version 1
L’établissement des bons de sortie des magasins
1 L’agent demandeur - Remplit un bon de sortie de matériel

en cas de besoin en fournitures ;
- Signe le bon de sortie ;
- Transmet le bon au responsable du
service demandeur.
2 Le responsable du - Analyse le bon de sortie ;
service demandeur - Valide le bon ;
- Transmet le bon au responsable
achat pour l’obtention des
fournitures.
La livraison des fournitures aux services demandeurs
3 L’Attaché - Reçoit le bon de sortie ;

administratif - Procède à l’analyse du bon
(vérification des signatures de
l’agent demandeur et du responsable
de service) ;
- Valide le bon de sortie ;
4 L’Attaché - Reçoit le bon du responsable achat ;

administratif - Procède à la sortie des fournitures ;
- Décharge sur le bon de sortie.
La mise à jour des fiches de stocks
5 L’Attaché - Remplit la fiche de stock ;

administratif - Dresse périodiquement une situation
de stock de fournitures qu’elle
transmet au Gérant pour
information.
101

3. Inventaire des stocks de fournitures de bureau Version 1
1.3.3. Inventaire des stocks
Les stocks comprennent :
 Les fournitures de bureau et imprimés ;

 Les produits d’entretien ;
 Les pièces de véhicules et lubrifiants ;
 Le petit outillage.
Cette procédure regroupe les opérations :
 De recensement physique des stocks en vue de conforter ou, en cas d’écart, de

rectifier les soldes comptables des stocks ;
 De valorisation des stocks ;
 Et de la dévalorisation des stocks obsolètes ou détériorés décelés à l’occasion de la
prise d’inventaire.
b. Objectifs Du Contrôle Interne
La prise d’inventaire des stocks mise en place garantit :
 Un recensement fiable et exhaustif des quantités en stock ;

 Une identification correcte des fournitures obsolètes ou détériorés ;
 Une détermination correcte des écarts entre les stocks théoriques et les existants
physiques et un traitement adéquat de ces écarts ;
 Une valorisation des stocks inventoriés conformément aux principes admis ;
 Une dépréciation des stocks conformément aux principes généralement admis.
102

Le RAF - Adresse en fin d'année une note écrite

au Gérant ou au Gérant-Adjoint
relative à la prise d'inventaire.
- Etablit une note en trois
exemplaires qui précise :
 la date de démarrage des
opérations de comptage,
 les équipes de comptage et les
modalités de comptage (simple ou
1 double comptage, comptage
exhaustif) en fonction de la
spécificité des fournitures,
 les supports à utiliser pour le
comptage (feuilles ou tickets pré
numérotés de comptages) et les
personnes désignées pour leur
conservation,
 Le traitement à réserver aux
fournitures reçus ou livrés pendant
l'inventaire,
 Le traitement des stocks, détériorés
ou obsolètes.
- transmet la note au Gérant ou au
Gérant-Adjoint pour accord et
signature.
Le Gérant ou le - Reçoit la note ;

Gérant-Adjoint - Prend connaissance du contenu ;
- Signe et renvoi au RAF;
- Dicte une note de service à L’Attaché
administratif.
103

1 L’Attaché Administratif - Saisit la note de service ;

- Fait signer par le gérant la note de service ;
- Fait faire autant d'exemplaires que, du
personnel réquisitionné.
La note de service reprend le contenu de la
proposition acceptée par le RAF
NB : indépendance des inventoristes par rapport

aux responsables des stocks
L’Attaché administratif - Reçoit copie de la note ;

- Procède au rangement des fournitures de
manière à assurer un comptage correct et
rapide.
2 L’équipe d’inventaire - Procèdent au comptage ;

- Transcrivent les résultats sur les feuilles
d'inventaire ;
Transmettent les feuilles d’inventaire au
Responsable achat et au RAF.
104
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Ref. 2
Date 2014
2. Procédures Financières
Version 1
LIVRET..III: PROCEDURES FINANCIERES
105
2. Procédures Financières Date 2014

1. La fonction Prestation
Version 1
III.1: LA FONCTION PRESTATION DE SERVICE
106

Sommaire
2.1.1 Les principes généraux
107

1. Les Principes Généraux de la Prestation Version 1
a. Objectif de La Procédure
Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des taches relatives à la Prestation des
services.
 Les conditions des services répondent aux normes de qualité requises ;
 Les Projets sont réalisés dans les délais ;
 Les Produits ou réalisations sont conformes aux commandes des clients.
b. Etapes de La Procédure
 L’esquisse
 L’avant-projet sommaire
 L’avant-projet définitif
 Dossier de Permis de construire
 Dossier de consultation des entreprises
 Projet de conception générale
 Plan d’exécution
 Ordonnancement, coordination et Pilotage de Chantier
108

N° PHASE MOMENCL DOCUMENT A OBSERVATIO

ATURE FOURNIR NS
1 ESQUISSE EQS - Plan de 1 semaine

propositions de
(Etude sur proposition
calque) générale
- Etude de
compatibilité
avec la règle
d’urbanisme en
vigueur
- Etude
fonctionnelle
1 AVANT-PROJET APS - Plan

SOMMAIRE d’aménagement
(Vue 60m²(surface
axonométrique) bâtie) / jour
- Plan calendaire
d’organisation
et de zonage
- Tableau des
surfaces
- Estimation
sommaire des
lots.
- Vue
d’ensemble du
projet Image de
synthèse
- Contrat
d’architecte
109

N° PHASE MOMENCL DOCUMENT A OBSERVATION

ATURE FOURNIR S
2 AVANT-PROJET APD - Plans d’APS 60m²(surface

DETAILLE revus avec bâtie) / jour
cotation générale calendaire
(vue 2D)
- Façades et coupe
- Tableau des
surfaces
- Devis estimatif
3 DOSSIER DE DPC Pièce graphiques
PERMIS DE (Echelles : 1/100, 1/75)
CONSTRUIRE 60m²(surface
- Plans, coupes et bâtie) / jour
façades de l’APD calendaire
cotés
- Plan
Assainissement
- Plan Masse avec
les
renseignements
techniques
fournis par les
pièces
administratives
Pièce Ecrites
- Description
technique et
Estimation du
projet
- Tableau des
surfaces
Pièce Administrative :
fourni par le gérant
- Certificat
d’urbanisme
- Visas CIE,
SODECI,
Domaine Urbain
110

N° PHASE MOMENCLA DOCUMENT A OBSERVATIONS

TURE FOURNIR
DOSSIER DE DCE - Plans et détails

CONSULTATION d’exécution
DES ENTREPRISES (Echelles : 1/50,
1/20)
4 30m²(surface bâtie)
/ jour calendaire
- Plans (indicatif)
techniques de
PROJET DE chaque lot.
CONCEPTION - Pièces écrites des
PCG
GENERALE lots architectes
- Coordination des
pièces écrites et
plans des lots
techniques auprès
des BET.
- Pièces
administratives du
marché.
- Estimation
confidentielle
111

N° PHASE MOMENCLA DOCUMENT A OBSERVATIONS

TURE FOURNIR
5 PLAN EXECUTION EXE (Dans le - Plan avec

DES TRAVAUX cas où la annotations
réalisation est techniques 30m²(surface bâtie)
(échelles : 1/50) / jour calendaire
confiée à
- Carnets de détails
SINUS (échelle : 1/20)
- Devis quantitatif et
estimatif
ORDONNANCEME - Rapport d’analyse

NT des offres
6 COORDINATION ET OCPC - Planning des
PILOTAGE DE travaux
- Ordre service de Selon l’évolution
CHANTIER des travaux
démarrage des
travaux
- PV de chantiers
- PV de réceptions
112

c. Le Schéma Opérationnel
Livraison
CLIENTS
C
o
m
m
a
n
d
e
Projet ESQUISSE Produit
113

2. La fonction Achats
Version 1
III.2: LA FONCTION ACHAT
114

2. La fonction Achat
Sommaire
2.2.1. Les principes Généraux
115

2. La Fonction Achat
1. Les principes Généraux Version 1
a. Objectifs de La Procédure
Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble du circuit achat.
- Tous les achats sont opportuns et engagés dans l’intérêt de la société;

- Les dépenses engagées, relatives aux achats n’engendrent pas de
détournement ;
b. Etapes de La Procédure
- Le traitement des demandes d’achat ;

- Le suivi des commandes ;
- La réception des commandes ;
- Le traitement des factures
116

Le traitement des achats
Le demandeur - Expression du besoin
Le Gérant ou le Gérant - Analyse du besoin

adjoint - Traite la demande ;
- Approuve la demande
- Transmet la demande au
service concerné.
Le RAF - Appel d’Offre
- Transmet la liste des frs au
Gérant /Gérant Adjoint
Le Gérant ou le Gérant - Consulte la liste des
Adjoint Fournisseurs
- Donne son avis
- Demande les Factures Pro-
forma
- Il transmet la demande au
RAF
Le RAF - Réceptionne les Factures Pro-
Forma
- Et les transmet aux Gérants
117

Le Gérant Ou le Gérant - Analyse les Factures Pro-Forma

Adjoint
- Dépouillement
- Sélectionne les Fournisseurs
- Transmet la liste des

fournisseurs sélectionnés au
RAF
Le RAF - S’assure que l’entreprise peut

régler les fournisseurs
- Transmet son avis au Gérant
Le Gérant - Vérifie l’avis et donne son

Accord et avise Le Gérant
Adjoint
- Signe la Demande d’achat
l’Attaché administratif - Etablit le B/C qu’il transmet au

fournisseur ;
- Conserve la souche du B/C +

l’original de la D/A.
118

La réception des commandes
L’Agent de Liaison - Vérifie que les marchandises livrés

sont celles mentionnées sur le B/L du
fournisseur ;
- Effectue un contrôle physique des

marchandises livrées par comptage
des quantités livrées et les rapproche
des quantités portées sur le B/L ;
- Vérifie que les marchandises livrées

sont celles qui ont été commandées
(quantitativement et qualitativement)
et qu'elles figurent sur le B/C ;
Le Service - Réceptionne le BL du fournisseur

Concerné
- Signe le B/L du fournisseur.
- Remet le BL au RAF
- Range les fournitures en stock

Le RAF - Saisit le B/L fournisseur dans le
logiciel ;
- Conserve une copie du B/L ;

- Transmet l’original du B/L à
l’Attaché administratif.
- Effectue un contrôle arithmétique des

montants portés sur la facture ;
- Vérifie la concordance des quantités

et des prix entre le BL et la facture du
fournisseur ;
L’Attaché - conserve dans le dossier de factures à
Administratif recevoir.
119

3. La Fonction Trésorerie
Version 1
III.3: LA FONCTION TRESORERIE
120

Sommaire
2.3.2. Les Procédures de Décaissement
2.3.3. Les Procédures d’encaissement
121

1. Les Principes Généraux Version 1
Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations relatives à la caisse.
- Le fonctionnement de la caisse garanti une gestion saine et rigoureuse ;

- La caisse est sécurisée ;
- Aucun détournement n’est possible.
b. Etapes Des Procédures
b.1.1 Procédure de décaissement

 Le chèque d’approvisionnement de la caisse ;
 Le règlement des factures par chèque ;
 Le règlement des factures par virement ;
 Le règlement des salaires par chèques ;
 Le règlement des avances par chèques ;
 Le règlement des factures de fournisseurs par la caisse ;
 Les achats au comptant : Gestion de la caisse ;
 Le versement d’espèces en banque ;
 Les avis de débit ;
b.1.2 Procédure d’encaissement

 L’approvisionnement de la caisse ;
 L’encaissement des clients et traites reçues
122

2. Procédure de Décaissement Version 1
2.3.2. Procédure de décaissement
Le chèque d’approvisionnement de la caisse

L’Attaché Arrête la caisse en présence du Responsable
administratif administratif et Financier.
- Inscrit sur le brouillard de caisse :
 La date d'arrêté,
 Le libellé « Arrêté de caisse »,
 Le solde des espèces en caisse.
- Rapproche le solde théorique et le solde en
caisse qui doit être 0 pour que la caisse soit
exacte ;
- Remplit la fiche d’arrêté de caisse :
 La date d’arrêté ;
 Le solde initial de la caisse ;
 Le total des recettes ;
 Le solde théorique ;
 Le solde en caisse.
Le RAF - Procède au contrôle de la caisse sur la base :

 Du brouillard de caisse ;
 Du journal de caisse ;
 Des pièces de caisse ;
 Des espèces en caisse.
- contrôle la fiche d’arrêté de caisse ;

- Transmet le brouillard de caisse et la fiche
d’arrêté de caisse au Gérant ou au Gérant
Adjoint.
123

Le Gérant Ou Le - Contrôle la fiche d’arrêté de

Gérant-Adjoint caisse s’assure quelle est validé
par le RAF,
- Signe le chèque,
- Remet le chèque au RAF
Le RAF - Donne les directives à Attaché

administratif pour
l’enregistrement du chèque
dans le brouillard de banque ;
- Remet au gérant contre

décharge.
L’Attaché - Enregistre l’opération dans le

administratif brouillard de banque ;
- Classe la copie du chèque dans
le chrono des pièces du journal
de banque.
Le règlement des factures par

chèque
1 Le RAF - Edite l'échéancier des factures

des fournisseurs ;
- Fait le point des factures en
instance de règlement,
- Rapproche l'échéancier avec les
factures en instance,
- Effectue un premier classement
des factures à payer.
- Transmet l’échéancier et la
situation de trésorerie au Gérant
afin de lui permettre d’opérer la
sélection des factures à régler.
124

Le Gérant Ou - Contrôle les dossiers qui lui sont soumis

Le Gérant- en paiement à savoir : factures, les B/C,
Adjoint les B/L ;
- Décide des factures à mettre en paiement
en tenant compte de la trésorerie
disponible et de la date d'échéance ;
- Appose le cachet « bon à payer » sur les
factures éligibles au paiement ;
- Transmet les factures à régler au RAF
pour l'établissement des chèques ou pour
les traités.
125

Le RAF - Regroupe les factures par

fournisseur,
- Etablit un chèque ou une traite au
nom de chaque fournisseur à payer,
- Appose le cachet « PAYE » sur les
factures mises en paiement,
- Transmet les chèques (ou les
traites) et les factures au Gérant ou
le Gérant-Adjoint pour signature.
Le Gérant Ou - Contrôle la cohérence entre les

Le Gérant- montants des factures et ceux portés
Adjoint sur les chèques (ou les traites),
- S’assure que les factures présentées
portent les cachets :
 « bon à payer » établit ce jour ;
 « PAYE » porté par Le RAF.
- Contrôle la mention suivante des
chèques :
 montant en chiffre ;
 montant en lettre ;
 nom du bénéficiaire.
- Retourne le chèque (ou la traite) au
Responsable Administratif et
Financier pour mise en paiement et
comptabilisation.
126

2 Le RAF Reçoit du Gérant ou le Gérant-Adjoint les

moyens de payement puis :
- Prépare les photocopies des chèques ;
- Paye les fournisseurs contre décharge
des Photocopies de chèque ;
- Mentionne sur la facture :
 la date du paiement ;
 les références du paiement.
L’Attaché - Enregistre l'opération dans le

administratif brouillard de banque (Procédures RAF) ;
- Classe la copie du chèque (ou de la
traite) dans le chrono des pièces du
journal de banque.
Le règlement des factures par virement
Le RAF - Regroupe si nécessaire les factures par

fournisseur ;
- Etablit une demande de virement pour
chaque fournisseur à payer ;
- Appose le cachet « PAYE » sur les
factures mises en paiement ;
- Transmet les demandes de virement et
les factures au Gérant ou le Gérant-
Adjoint pour contrôle et signature.
127

Le Gérant ou le - Contrôle la cohérence entre les montants

Gérant-Adjoint des factures et ceux portés sur les
demandes de virement ;
- S’assure que les factures présentées
portent les cachets :
 « bon à payer » établis le même
jour ;
 « PAYE » portés par le RAF.
- Contrôle les mentions suivantes des
demandes de virement :
 montant en chiffres ;
 montant en lettres ;
- Signe la demande de virement ;
- Retourne la demande de virement au
RAF pour envoi à la banque et
comptabilisation.
l’Agent de - Transmet la demande de virement à la
Liaison banque ;
- Fait décharger la demande de virement
par le gestionnaire du compte bancaire ;
- Remet la copie au RAF pour
enregistrement ;
- Transmet une copie au fournisseur pour
l’informer.
L’Attaché - Enregistre l’opération dans le brouillard
administratif de banque (cf. procédures
administratives et financières) ;
- Classe la copie de la demande de
virement dans le chrono des pièces du
journal de banque.
128

Le règlement des salaires par

chèques
Le RAF - Etablit les salaires ;
- Transmet les états de paie au Gérant.
Le Gérant - Reçoit les bulletins de salaires et le
livre de paie du RAF ;
- Contrôle les différents états de salaire ;
- Après validation, donne l’autorisation

au RAF pour l’établissement des
moyens de règlement (chèques, pièces
ou ordre de virement).
129

Le RAF - Vérifie que les chèques et les états ont

été signés ;
- Prépare une photocopie des chèques ;
- Remet les bulletins et les chèques aux
agents contre décharge de la
photocopie du chèque.
L’Attaché - Enregistre l’opération dans le

administratif brouillard de banque
- Classe la copie déchargée du chèque
dans le chrono des pièces du journal
de banque.
Le règlement des avances par chèques

Le RAF - Contrôle les formulaires de demande
d’avance ;
- Contrôle la signature du gérant ;
- Donne l’autorisation à l’Attaché
administratif pour l’établissement des
moyens de règlement.
- établit un chèque ou un reçu de
règlement au nom de chaque salarié
bénéficiant d’une avance,
- fait signer les chèques par le Gérant.
- Vérifie que les moyens de règlement
ont été dûment signés par le Gérant,
- Prépare une photocopie des chèques,
- Paye les agents contre décharge de la
photocopie des chèques ou du reçu de
règlement au niveau de la caisse pour
le règlement en espèces.
130

Le règlement des factures par caisse

Le RAF - Regroupe les factures à régler ;
- S’assure que les dossiers des factures sont
complets (D/A ou B/C, B/L ou de réception
définitive ou partielle des travaux, fiche de
contrôle des factures de fournisseurs) ;
- Transmet les dossiers au Gérant.
Le Gérant - Contrôle la cohérence des dossiers mis en
paiement (factures, B/C ou D/A, B/L ou de
réception définitive ou partielle des
travaux) ;
- Décide des factures à mettre en paiement en
tenant compte de la trésorerie disponible et
de la date d’échéance ;
- Appose le cachet « Bon A Payer » sur les
factures éligibles au paiement ;
- Transmet les factures à régler au RAF pour
la préparation des bons de sortie de caisse.
Le RAF - Regroupe les factures par fournisseurs,

- Etablit un bon de caisse au nom de chaque
fournisseurs à payer ;
- Transmet les bons de caisse et les factures
au Gérant pour signature.
Le Gérant - Contrôle la cohérence entre le montant des
factures et ceux figurant sur le bon de
caisse ;
- S’assure que les factures présentées portent
le cachet « Bon A Payer » ;
- Contrôle les montants suivant sur les bons
de caisse :
 montant en chiffres ;
 montant en lettres ;
- Retourne les factures et les fiches pour mise
en paiement et comptabilisation.
131

Le RAF - Paie les fournisseurs qui acquittent le

bon de sortie et le règlement sur les
factures ;
- Appose le cachet « PAYE » sur chaque
facture réglée ;
- Enregistre le paiement dans le
brouillard de caisse ;
- Classe provisoirement la facture
acquittée et l’original du bon de caisse
qui sont destinés à la comptabilité.
L’attaché - Contrôle l’information au brouillard de
administratif caisse ;
- Vérifie la présence des pièces à savoir :
 la facture déchargée et complétée
par le cachet« PAYE » ;
 l’original du bon de caisse.
- Complète l’imputation du RAF ;
- Saisie l’écriture,
- classe le bon de caisse dans le chrono
des pièces du journal de caisse,
- Classe la facture dans le dossier
fournisseur.
Les achats au comptant

Le Service - Remplit une demande d’avance de
Concerné fond ;
- Joint la D/A motivant la demande
d’avance ;
Transmet les éléments au RAF
132

Le Gérant ou Le - S’assure de la cohérence entre la

Gérant Adjoint demande d’avance et la D/A ;
- Valide ou rejette la demande ;
- Transmet les documents au RAF pour
préparation des bons de caisse.
Le RAF - Vérifie la présence de la D/A ;
- Vérifie la signature du Gérant ou du
Gérant sur la demande d’avance ;
- Etablit un bon de caisse au nom de
l’agent ;
- Vise le bon de caisse ;
- Contrôle la cohérence entre le montant de
la demande d’avance et le bon de caisse ;
- Contrôle les montants suivant sur les
bons de caisse :
- montant en chiffres ;
- montant en lettres ;
- nom du bénéficiaire.
- Signe le bon de caisse ;
- Retourne les bons et les fiches pour mise
en paiement et comptabilisation.
- Remet les fonds au service concerné
contre signature du bon de caisse
- Range l’original du bon de caisse dans les
pièces de caisse en attente ;
- Range le second exemplaire dans le
dossier « avance de fonds à justifier » ;
- Enregistre les paiements dans le
brouillard de caisse.
133

Le Service - Après avoir effectué les dépenses :

Concerné
- Remet au RAF les pièces justificatives des
dépenses effectuées et les livraisons
éventuelles ;
- Reverse éventuellement, à la caisse, le
reliquat des fonds contre un reçu.
L’Attaché - Classe l’original de la facture dans le

administratif chrono du journal d’achat ;
- Classe le second exemplaire du reçu dans
les pièces de caisse en attente de remontée
du brouillard de caisse et des pièces de
caisse.
N.B. Le délai minimum accordé à cette procédure
est de 48 heures.
Le RAF devra veiller à l’apurement régulier et
dans les délais du compte d’avance de fonds. Ce
compte est soldé à chaque arrêté mensuel.
Le versement d’espèce en banque
L’Attaché Arrête la caisse en présence du RAF.
administratif - Inscrit sur le brouillard de caisse :
 La date d'arrêté,
 Le libellé « Arrêté de caisse »,
 Le solde des espèces en caisse.
- Rapproche le solde théorique et le solde en
caisse qui doit être 0 pour que la caisse soit
exacte ;
- Remplit la fiche d’arrêté de caisse :
 La date d’arrêté ;
 Le solde initial de la caisse ;
 Le total des recettes ;
 Le solde théorique ;
 Le solde en caisse.
134

- Procède au contrôle de la caisse sur la

base :
 Du brouillard de caisse ;
Le RAF  Du journal de caisse ;
 Des pièces de caisse ;
 Des espèces en caisse.
- contrôle la fiche d’arrêté de caisse ;
- Transmet le brouillard de caisse et la

fiche d’arrêté de caisse au Gérant.
- Etablit le bon de sortie de caisse au

nom de l’agent chargé d’effectuer le
versement.
Les avis de débit
Signe Le bon accompagné des fiches d’arrêté

pour contrôle et approbation du versement.
Gérant
L’Attaché Au vu du bordereau de versement

administratif d’espèces :
- Enregistre l’opération dans le
brouillard de banque,
- Classe le reçu de la banque dans le
chrono des pièces du journal de
banque.
135

3. Les Procédures d’encaissement Version 1
2.3.3. Les Procédures d’encaissement
L’approvisionnement de la caisse
L’Attaché Etablit le reçu de caisse :
administratif
- Inscrit la date,
- Inscrit le montant en chiffre et en lettres,
- Inscrit le motif du reçu
(approvisionnement).
Le RAF - Vérifie le reçu,
- S’assure de la correspondance avec le
chèque d’approvisionnement,
- Vise le reçu.
L’Attaché Procède :
administratif
- A l'enregistrement au brouillard,
- Au classement de son exemplaire de reçu
- Complète l’imputation du RAF sur la
pièce de caisse ;
- Classe le reçu avec la copie du chèque
dans le chrono de la caisse.
L’encaissement des clients en espèces
Le RAF - Reçoit le client qui vient opérer un

règlement ;
- Réceptionne le client, la facture à régler ;

- Vérifie les motifs du règlement ;
- Faire le décompte en présence du client
les espèces reçues.
Après décompte satisfaisante des espèces, établit

un reçu de règlement qui est ventilé comme suite
:
- l’original est remis au client,
- le second exemplaire sera transmis à la
comptabilité,
- la souche est conservée par le RAF.
136

L’Attaché - Impute les versements sur les comptes

administratif des clients,
- Classe les pièces de caisse et
l’exemplaire des reçus dans le chrono
des pièces du journal de caisse.
L’encaissement des Chèques et des traites

reçus
Le RAF - S’assure que les chèques sont

correctement libellés ;
- Transmet les chèques au Gérant pour
endossement.
Le Gérant - Endosse le chèque au profit de la
société ;
Indique le compte sur lequel la remise
doit être opérée ;
- Transmet les chèques au Responsable
Financier pour l’établissement des
bordereaux de versement.
137

Le RAF - Renseigne les bordereaux de remise de

chèques en fonction de la nature des
remises ;
 remise sur place,
 remise hors place,
 remise sur le même
établissement ou un
établissement différent de
l’émetteur.
- Appose le cachet de la société au dos des
chèques ;
- Effectue une copie des chèques ;
- Appose le cachet de la société et vise les
bordereaux de remises ;
- Classe le bordereau dans le chrono du
journal de banque ;
138

4. La Fonction Personnel
Version 1
III.4: FONCTION DU PERSONNEL
139

0. sommaire Version 1
Sommaire
2.4.2. Les Procédures concernées
140

Assurer les opérations financières et d’exploitation relatives à la fonction personnelle.
La procédure s’applique, en fonction de leur statut, à tous les agents salariés, contractuels, et
temporaires de BIO-ARCHITECTES.
 Les agents sont classés suivant leur emploi et leur qualification.

 Le salaire de chaque agent est déterminé en fonction de l’emploi qui lui est attribué
au sein de la société.
 Le salaire du personnel est fixé au mois sur la base des dispositions en vigueur et des
contrats de travail.
 Les ordres de mission seront signés par le Gérant ou Gérant-Adjoint de la société.
 Les frais de mission (per diem) seront précisés par note de service et par catégorie de
Personnel (membres de la direction générale, cadres supérieurs, agents de maîtrise,
techniciens, employés.).
 Un acompte de quinzaine représentant au maximum le tiers de la rémunération du
mois précédent peut être accordé aux agents.
 Les acomptes sont soumis à l’autorisation préalable de la Direction Générale.
 Le paiement du salaire tient compte de l’acompte perçu.
 Pour les départs en mission, il sera payé une avance correspondante à 80% des per
diem alloués au titre de la mission.
 Les salaires sont versés individuellement aux agents au plus tard le 30 ou le 31 de
chaque fin de mois.
 Tous les ordres de mission seront visés au départ et à l’arrivée par les responsables
intervenant dans la mission.
 Le service du personnel tiendra à jour un fichier du personnel avec l’historique des
salaires versés et des formations reçues.
141

2. Les Procédures Concernées Version 1
2.4.2. Les procédures concernées
Les procédures financières relatives à la fonction personnelle sont les suivantes :
1. l’établissement des salaires,

2. l’allocation des avances sur salaires,
3. la gestion des frais de mission.
L’ETABLISSEMENT DES SALAIRES

Le RAF - Analyse les éléments variables de
paie :
 le nombre de jours de travail
effectif ;
 les sommes à prélever sur le
salaire (remboursement des
prêts, …) ;
 etc.,
- Vérifie que le statut de l’agent n’a pas
évolué,
- Vérifie qu’il n’y a pas de modification
des paramètres généraux à opérer
(taux de cotisation) ;
- Saisit les éléments variables de paye,
- Edite le livre de paie du mois,
- Edite les bulletins de salaire,
- transmet les éléments de paie à la
validation du Le Gérant ou Gérant-
Adjoint ;
142

LES AVANCES SUR SALAIRE

L’agent - fait une demande manuscrite,
demandeur
- transmet la demande au RAF pour
traitement.
Le RAF - Vérifie si le montant demandé ne

dépasse pas le 1/3 du salaire de l’agent,
- Edite le compte individuel de l’agent et
vérifie si l’agent n’est pas débiteur de la
société,
- Fait remplit le formulaire de demande
d’avance sur salaire à l’agent,
- Transmet le formulaire au Gérant.
Le Gérant ou - vérifie la présence de la demande

Gérant-Adjoint d’avance ;
- vérifie la présence de l’extrait de
compte ;
- signe le formulaire en cas d’accord ;
- l’affecte au RAF pour paiement.
143

LES FRAIS DE MISSIONS

L’Assistante de - prépare l’ordre de mission :
Direction
 N° de l’ordre de mission,
 nom et prénoms et fonction du
chef de mission,
 lieu de la mission,
 dates de départ et de retour,
 motif,
 N° du véhicule,
 nom du chauffeur,
 noms et prénoms des personnes
à bord.
- transmet l’ordre de mission au Gérant
ou Gérant-Adjoint.
- Procédure de gestion de stock et
fourniture des bureaux
Le Gérant ou - vérifie la programmation de la mission,

Gérant-Adjoint
- affecte l’ordre de mission au
Responsable Comptable et Financier
pour le calcul des per diem à payer.
Le Responsable - prépare une fiche de per diem :

Comptable et  nom et prénoms,
Financier  fonction,
 taux,
 montant,
- fait une copie de l’ordre de mission,
- transmet la fiche avec l’ordre de mission
au Gérant ou Gérant-Adjoint pour
signature ;
- Comptabilise la fiche de per diem (cf.
procédures comptables),
- Classe provisoirement la fiche de per
diem avant d’y porter les références du
paiement et faire émarger les agents.
144

5. Les Obligations fiscales et sociales
Version 1
III.5: LES OBLIGATIONS FISCALES ET SOCIALES
145

Sommaire
2.5.1. Le calendrier fiscal
2.5.2. Les déclarations de TVA
2.5.3. Les impôts et taxes directs sur le Foncier
2.5.4. Les Patentes et droits annexes
2.5.5. Les impôts sur trainements et salaires
146

1. Le calendrier fiscal et social Version 1
2.5.1. Les Calendrier Fiscal et Social
a. Les formalités mensuelles : déclarations et paiement
Dates et périodes Formalités Observations Services

destinataires
Impôts sur salaire Centre des impôts
TVA Centre des impôts
Cotisation CNPS Entreprise de plus de 19 Service de

salariés déclaration CNPS
Rémunérations versées à
Le 15 de chaque Retenue à la source des personnes n’ayant pas
mois BNC d’installation Centre des impôts
professionnelles en CI
Retenue à la source Centre des impôts

BIC
147

b. Les formalités trimestrielles
Dates et périodes Formalités Observations Services destinataires
Le 31 janvier, 20 IRVM (jetons de Déclaration sur Direction de l’enregistrement

avril, 31 juillet et présence et tantièmes) papier libre
30 octobre
148

c. Autres formalités (dates variables)
Formalités Observations Services destinataires
IRVM A payer dans les 30 jours de la mise en Direction de l’enregistrement

(dividende) distribution ou au plus tard dans les 6 mois
qui suivent l’assemblée
Actes et
mutations Doivent être enregistrés dans les 30 jours Direction de l’enregistrement
Droit de bail Dans les 30 jours du renouvellement ou de la

prorogation du bail Direction de l’enregistrement
Paiement en 2 fractions selon les dates Recette des impôts fonciers

Impôts fonciers figurant sur les avertissements
Actes Dans les 6 mois de la décision judiciaire

judiciaires
Prélèvement à la source de 25% sur 30% des

Retenues BIC sommes brutes mises en paiement au profit Trésor public
des agents mandataires et apporteurs
d’affaires
149

d. Formalités annuelles
Dates et Formalités Services destinataires

périodes
31 janvier Déclaration foncière : les entreprises Direction du cadastre
30 mars DISA CNPS
31 mars Vignette automobile Recette de l’enregistrement
30 avril BIC : dépôt de la déclaration des Centre des impôts

résultats
BNC : déclaration des résultats,

paiement du solde. Centre des impôts
1er versement d’IMF Centre des impôts
Patente : déclaration annuelle et Recette de l’enregistrement

versement 1ère moitié
Centre des impôts
Déclaration des salaires : états 301
Déclaration des commissions,

courtages et honoraires : états 302 Centre des impôts
Etat des dividendes : déclaration d’IGR
Impôts sur le revenu Centre des impôts
150

Dates et périodes Formalités Services destinataires
20 Juin BIC, IMF : 2ème versement Centre des impôts
20 juillet BNC : 2ème versement Centre des impôts
30 juillet Patente : 2ème moitié Recette de l’enregistrement
20 septembre BIC, IMF : 3ème versement Centre des impôts
20 octobre BNC : 3ème versement Centre des impôts
151

2. Le Déclarations de TVA Version 1
2.5.2. Le Déclarations de TVA
La procédure a pour objet :

- déterminer correctement :
 l’assiette de la TVA exigible ;
 la TVA collectée.
- appliquer correctement les règles de déduction ;
- établir la cohérence entre les déclarations et la comptabilisation des opérations
passibles de la TVA.
La procédure s’applique à toutes les opérations de ventes et de prestations effectuées par la

société à l’exception des opérations exonérées.
 La TVA à déclarer est la différence entre la TVA exigible ou TVA collectée ou TVA à
la vente (sur le chiffre d’affaires) et la TVA déductible ou TVA supportée (sur les
acquisitions de biens et services).
 Règles de détermination de la TVA exigible
d. Assiette de la TVA
La TVA exigible est perçue sur le chiffre d’affaires réalisé chaque mois pour les entreprises
relevant d’un régime réel d’imposition.
Cette taxe repose sur le chiffre d’affaires suivant :
 Livraison de biens
On parle de livraison de biens, quand il y a transfert du pouvoir de disposer d’un bien meuble
corporel comme un propriétaire.
152

 Prestations de services
Elles sont définies de façon négative comme visant les opérations autres que les livraisons de
biens.
e. Taux de la taxe
Le taux de la TVA est de 18 % sur une base hors taxe.
Exigibilité de la taxe
 Règles d’exigibilité et fait générateur de la livraison de biens
L’exigibilité et le fait générateur sont constitués par la livraison du bien.
f. Prestations de services
La créance de TVA naît lors de l’exécution des services et des travaux.
La TVA n’est exigible que lors de l’encaissement ou de l’inscription en compte courant des
avances, des acomptes, du prix ou de la rémunération du service vendu.
Les redevables qui réalisent des opérations dont l’exigibilité est constituée par l’encaissement
peuvent, sur autorisation expresse du Directeur des Impôts, être autorisés à acquitter la taxe
d’après les débits c'est-à-dire à la facturation.
 La comptabilité établit avant le 15 du mois suivant la déclaration de TVA.
 La déclaration s’effectue en trois exemplaires sur les imprimés fournis par

l’administration fiscale.
g. Etapes de la procédure
 Détermination de la TVA
 Etablissement de la TVA
 Etablissement des moyens de paiement
 Dépôt des déclarations et des moyens de paiement
 Classement des déclarations et des moyens de paiement
 Comptabilisation des opérations
153

Détermination de la TVA
Le RAF - Détermination de l’assiette de la TVA
exigible et de la TVA déductible en
respectant toutes les diligences sus
évoquées.
- Applique (ou fait appliquer)
l’ensemble des principes notamment
ceux relatifs à la détermination de la
TVA collectée et aux déductions.
Etablissement de la déclaration de la TVA

Le RAF - Etablit un projet de déclaration de
TVA qu’il soumet au Gérant pour
validation.
NB :
- En cas de validation, la déclaration est
transmise à nouveau au RAF pour
établir une déclaration définitive.
- En cas de rejet, les modifications sont
portées à la connaissance du RAF qui
procède aux différentes corrections.
Etablissement des moyens de paiement
Le RAF - Etablit les chèques quelle transmet à la
signature au Gérant ;
- Transmet la déclaration et les moyens
de règlement à l’Administration
fiscale.
154

Dépôt des déclarations et des moyens de paiement

L’agent de - procède au dépôt des chèques et de la
Liaison déclaration auprès du service des
impôts dont relève BIO-
ARCHITECTES ;
- veille à la décharge des chèques et de
la déclaration de TVA avec le cachet
des impôts.
- réclame également le reçu de dépôt de
la déclaration.
Classement des déclarations et des moyens de paiement

L’agent de - Transmet Les avis de dépôt et de
Liaison versement au RAF
Le RAF - Range la déclaration cachetée et les

copies de chèque des déclarations
dans le classeur des déclarations.
155

3. Les impôts et taxes directes sur le foncier Version 1
2.5.3. Les impôts et taxes directes sur le foncier
Déterminer le montant à payer de la taxe foncière et établir la déclaration foncière.
La procédure s’applique à tous les immeubles, bâtis et non bâtis, dont la société est
propriétaire, locataire principal s’il y a une sous-location, usufruitier ou gérante.
 La déclaration foncière annuelle est faite par le RAF sur l’imprimé transmis par la
Direction du cadastre.
 La déclaration doit être souscrite en deux (2) exemplaires.
 Une déclaration distincte doit être souscrite pour chaque parcelle. Une parcelle se
définie comme étant un ensemble d’un seul tenant, appartenant à un même
propriétaire.
 Le taux de contribution foncière des propriétés bâties est fixé à 15% de la valeur
locative.
Il est ramené :
 9% pour les bâtiments actuellement sous exemption et jusqu’à expiration de ce

Régime ;
 4% pour une seule habitation occupée par leur propriétaire à titre d’habitation
Principale ;
 4% pour les immeubles, bâtiments ou constructions visés aux 10, 15 et 16 de
l’article 151 du Code Général des impôts ;
 4% pour une seule résidence secondaire à usage personnel improductive de
revenus Fonciers ;
 4% pour les immeubles restés vacants pendant 6 mois consécutifs ;
 2% pour immeubles restés vacants pendant 12 mois consécutifs.
La base d’imposition est calculée en raison de la valeur locative de ces propriétés au
1er janvier de l’année d’imposition (Art. 152 du CGI). La valeur locative des sols, des
bâtiments de toute nature et des terrains formant une dépendance, indispensable et immédiate
des constructions entre, le cas échéant, dans l’estimation du revenu servant de base à la
contribution foncière des propriétés bâties afférentes à ces constructions
156

3. Les impôts et taxes directes sur le foncier Version 1
 réception de l’avis d’imposition de l’administration fiscale,
 transmission au Le Gérant pour contrôle,
 transmission de la déclaration à l’administration fiscale,
 comptabilisation et archivage.
Réception de l’avis d’imposition de l’administration fiscale

Le RAF reçoit l’avis d’imposition de
Transmission au Gérant pour contrôle
Le RAF - transmet l’avis d’imposition au
Gérant pour contrôle et signature.
Le Gérant - Retourne l’avis d’imposition au RAF
après contrôle et donne l’autorisation
pour l’établissement des chèques de
règlement.
Transmission de la déclaration à l’administration fiscale
Le RAF Remet l’avis d’imposition au coursier pour la
transmission à l’administration fiscale. Il joint
à l’avis les moyens de règlement.
157

4. Les Patentes et droits annexes Version 1
2.5.4. Les Patentes et droits annexes
Déterminer le montant de la taxe à payer et établir la déclaration de la patente.
La procédure concerne la déclaration et l’acquittement de la patente.
 Déclaration
Le service de comptabilité est chargé de faire la déclaration de patente sur les imprimés à
retirer auprès de l’administration fiscale au plus tard le 30 avril (art. 285 CGI).
La déclaration se fait sur la base des éléments au 1er janvier de l’année d’imposition. Le
service de comptabilité retiendra donc les éléments figurant au bilan clos le 31 décembre.
 Acquittement de l’impôt
Le RAF se charge de vérifier les avertissements reçus par les services fiscaux afin de
présenter les éventuelles réclamations.
 Les taux d’imposition
La patente est un impôt professionnel qui frappe les professions exercées en Côte d’Ivoire à
l’exception de celles qui en sont expressément exonérées. Elle se compose du :
- droit sur le chiffre d’affaires dû au titre d’une année égal à 0,5% du chiffre
d’affaires ou des recettes brutes hors taxes de l’année précédente (art. 267 du CGI),
- droit sur la valeur locative égale à 18,5% de la valeur locative des locaux
professionnels. Ce taux est ramené à 16% pour les établissements ne relevant pas
d’un périmètre communal (art.278 du CGI).
 Minimum et maximum de perception du droit sur le chiffre d’affaires
- La cotisation du droit sur le chiffre d’affaires ne peut être inférieure à un montant

De 300 000 F CFA (art. 267.2 du CGI)
158

- Le maximum de perception du droit sur le chiffre d’affaire est fixé à :

 350 000 F CFA pour un chiffre d’affaires ou une recette hors taxe inférieur
à 200 000 000 F CFA ;
 750 000 F CFA pour un chiffre d’affaires ou une recette hors taxe compris
entre 200 000 000 et 500 000 000 F CFA ;
 1 300 000 F CFA pour un chiffre d’affaires ou une recette hors taxe
compris entre 500 000 001 et 1 000 000 000 F CFA ;
 3 000 000 F CFA pour un chiffre d’affaires ou une recette hors taxe
supérieur à 1 000 000 000 F CFA (art. 269 du CGI).
 établissement de la déclaration,
 validation de la déclaration,
 transmission à l’administration fiscale,
Etablissement de la déclaration de patente

Le RAF - Renseigne l’imprimé fourni par
- Transmet la fiche de déclaration au
Gérant pour validation.
Validation de la déclaration
Le Gérant - Donne l’autorisation après contrôle
pour l’établissement des chèques de
règlement
Transmission de la déclaration à l’administration fiscale
Le RAF - remet la déclaration à l’agent de
Liaison pour transmission à
l’administration fiscale. Il joint à la
déclaration le chèque de règlement.
Comptabilisation et archivage
Le RAF - reçoit le reçu de paiement et un
exemplaire de la déclaration,
- range l’original de la déclaration dans

le classeur des déclarations,
NB.la copie de la déclaration et le reçu de
paiement dans le classeur banque.
159

5. L impôts sur traitement et salaires Version 1
2.5.5. L’Impôts sur Traitement et Salaires
Déterminer le montant de l’impôt sur salaires et établir la déclaration s’y rapportant.
La procédure s’applique à tous les salaires payés au personnel de la société.
En 1er: Le service comptabilité établit avant le 15 du mois suivant la déclaration

d’impôt sur
Salaires en 3 exemplaires.
En 2e: La déclaration est faite tant pour les impôts à la charge des salariés et précomptés par
l’entreprise que pour la contribution de l’employeur.
En 3e: La base imposable est composée de la rémunération brute des salariés augmentée des
avantages en nature éventuels à laquelle est appliqué un abattement forfaitaire de 20%.
En 4e: L’impôt sur les traitements et salaires est de 1,5% de la base imposable après la
déduction forfaitaire de 20%.
En 5e: Les taux applicables pour les impôts sur salaires à la charge de l’employeur sont les
suivants :
 la contribution à la charge de l’employeur est de 1,2% ;
 la contribution nationale est de 1,5% de la base imposable ;
 la taxe d’apprentissage est de 0,5% de la base imposable ;
 la taxe additionnelle à la formation continue est de 1,5% de la base imposable.
En 6e: La déclaration est déposée au centre des impôts et doit être accompagnée du
paiement.
La procédure comprend les opérations ci-dessous :
 établissement de la déclaration d ’ITS,

 validation de la déclaration d ’ITS,
 transmission de la déclaration à l’administration fiscale,
160

5. L impôts sur traitement et salaires Version 1
Etablissement de la déclaration d ’ITS

Le RAF - Renseigne l’imprimé fourni par
l’administration fiscale en deux
exemplaires.
- Remet la déclaration au coursier pour la

transmission à l’administration fiscale.
Il joint à la déclaration le chèque de
règlement.
- reçoit le reçu de paiement et un

exemplaire de la déclaration,
- effectue la comptabilisation,
- range l’original de la déclaration dans
le classeur des déclarations,
- la copie de la déclaration et le reçu de
paiement dans le classeur banque.
161
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Ref. 3
Date 2014
3. Procédures Comptables Version 1
LIVRET..IV: LES PROCEDURES COMPTABLES
162
3. Procédures Comptables Date 2014

1. Les Principes Comptables
Version 1
IV.1: LES PRINCIPES & NORMES COMPTABLES
163

1. Les Principes Comptables
0. Sommaires Version 1
Sommaire
3.1.1. Le cadre comptable issu du SYSCOA
3.1.5. Le guide d’imputation
164

1. Les Principes comptables
1. Le cadre comptable issu du SYSCOA Version 1
3.1.1. Le cadre comptable issu du SYSCOHADA
Les éléments avancés en matière de cadre comptable découlent de l’analyse des dispositions
du SYSCOHADA qui fixent les bases de l’organisation comptable et les principes
comptable à respecter.
a. Le respect du cadre comptable en vigueur
a.1. Le cadre comptable à respecter
La comptabilité des opérations réalisées par la société doit être une comptabilité générale
tenue en application des principes du SYSCOHADA :
 L’article 2 du SYSCOHADA fixe le champ d’application des entreprises et

entités soumises aux principes de la comptabilité générale tels qu’ils sont définis au
SYSCOHADA.
 Les normes comptables du SYSCOHADA réfèrent aux normes internationales
de comptabilité (IASC).
Le cadre réglementaire SYSCOHADA fournit un complément d’informations au présent
manuel de procédures.
a.2. Les restitutions comptables à obtenir (Article 19 du SYSCOHADA)
L’organisation comptable doit obtenir les restitutions comptables suivantes :

 les journaux comptables et le livre journal (récapitulatif de l’ensemble des
journaux),
 le grand-livre général qui détaille par compte général l’ensemble des écritures,
 la balance générale qui fournit le solde comptable de chaque compte général,
 le livre d’inventaire sur lequel sont transcrits une partie des états financiers (bilan
et compte de résultat) et les opérations d’inventaire.
L’organisation comptable doit obtenir les états financiers de fin d’exercice suivants (cf.
Article 8 du SYSCOHADA) :
 le bilan,
 le compte de résultat,
 le tableau financier des ressources et des emplois (TAFIRE),
 l’état annexé,
 l’état supplémentaire.
165

a.3. Etre justifiées par des pièces probantes (Art 17.3) :

Les écritures doivent s’appuyer sur des pièces probantes (pièces justificatives ou pièces RAF,
susceptible de servir de moyens de preuve, à savoir être datées, avoir
Respecter les procédures internes en vigueur et porter les références de l’enregistrement
RAF.
a.4. Etre établies en respectant la chronologie des opérations (Art 17.4) :

Les écritures doivent être enregistrées opération par opération, par date de valeur comptable ;
les récapitulations de mouvements ne sont possibles que pour des opérations de même nature,
réalisées en un même lieu, à une même date.
a.5. Permettre une identification des enregistrements (Art 17.5) :
Les enregistrements doivent porter indication de l’origine comptable (journal), de
l’imputation comptable (les comptes et les montants), le contenu de l’opération (le libellé de
l’opération) et les référence de la pièce justificative.
a.6. Etre appuyée par l’inventaire du patrimoine (Art 17.6) :

Les soldes de la comptabilité doivent être confrontés, par l’organisation d’inventaire des
éléments du patrimoine, à l’existence physique des biens, des créances et des dettes portées en
comptabilité.
 Respecter le plan comptable SYSCOHADA (Art 17.7).

 Etre appuyée par la tenue des livres et supports obligatoires (Art 17.8) :
Les livres comptables à tenir sont le livre journal, le grand livre général, la balance générale
et le livre d’inventaire.
b. Les conditions de régularité et de sécurité en cas de comptabilité tenue sur un

support informatique (Art 22 du SYSCOHADA)
Lorsque la comptabilité est tenue sur un support informatique, en plus des conditions de
régularité et de sincérité présentée ci-dessus, s’ajoutent celles de régularité et de sécurité
suivantes
b.1. permettre l’identification des enregistrements saisis (Art 22.1).

En plus des caractéristiques d’identification définies à l’article 17.5, le système informatique
doit permettre une restitution des enregistrements sous forme papier (journaux, brouillards,
lots par utilisateurs etc.) ou sous forme intelligible (consultation à l’écran ou fichier).
166

b.2. Garantir l’irréversibilité des traitements (Art 22.2).

Le système doit comporter des procédures de validation de chaque donnée prise
individuellement. Par ailleurs, le système ne doit pas permettre la suppression, la
modification ou l’addition ultérieure d’enregistrements comptable. Le système doit
comporter une procédure de validation des enregistrements provisoires (brouillards de saisie)
dont la fréquence d’application ne peut excéder le mois.
b.3. Comporter une procédure périodique de clôture informatique (Art 22.3).

La procédure périodique de clôture informatique doit garantir l’interdiction de toute insertion
intercalaire, tant au niveau des enregistrements déjà saisis que des références. Cette
Procédure, dont la périodicité doit être au minimum trimestrielle, doit être lancée au plus tard
à la fin de chaque trimestre qui suit la fin de la période considérée.
b.4. Organiser les périodes clôturées (Art 22.4).

Les écritures doivent être classées au niveau des restitutions dans l’ordre chronologique des
dates de valeur RAF. Pour les périodes clôturées en application de la procédure
informatique, les enregistrements complémentaires éventuels doivent être comptabilisés avec
comme date de valeur comptable le premier jour de la période ouverte suivante. Par ailleurs,
le système doit gérer et restituer les dates de valeur comptable (réelles et théoriques) et les
dates de saisie.
b.5. Garantir la durabilité et la conservation des enregistrements (Art 22.5).

Le système doit effectuer une transcription indélébile des données comptables ; Ainsi,
des procédures de sauvegarde des données et si nécessaires des systèmes, doivent être
appliquées, tant en terme de modalités que de fréquence
167

b.6. Permettre la constitution de chemin de révision (Art 22.6).

L’organisation comptable, et sa traduction dans les manuels de procédure doit garantir toutes
les possibilités de contrôle, à savoir, en partant des pièces justificatives pouvoir remonter aux
enregistrements comptables et à partir des enregistrements pour remonter aux pièces. Par
ailleurs, il doit être possible d’accéder à la documentation technique relative aux analyses
informatiques, à la programmation et aux traitements (cette condition ne peut s’appliquer dans
le cas de progiciels pour lesquels le diffuseur bénéficie de droits de propriété intellectuelle).
Enfin, il doit être possible d’effectuer des tests pour contrôler l’exactitude des traitements et
des restitutions.
b.7. Respecter des conditions de forme, tant, pour les états, que pour la
justification des enregistrements (Art 22.7) :
Les états doivent être datés et numérotés afin de faciliter leur identification. Chaque
enregistrement saisi doit s’appuyer sur une pièce justificative qui doit restituer en clair le
contenu de l’identification. Cette condition de forme quant à la justification des écritures
s’applique également aux interfaces comptables.
168

2. Le chemin de Révision Version 1
N.B :
La présente partie vient en complément des développements relatif aux chemins de révision
dans le cadre des commentaires de l’article 22.6 (cf.4.1.1 du manuel des procédures).
Le chemin de révision ou piste d’audit, a pour objectifs principaux de s’assurer que :
Les pièces justificatives présentes dans la société sont comptabilisées.
Que les écritures présentes dans les livres comptables sont effectivement justifiées par des
pièces probantes.
Que les états financiers constituent la reprise des livres comptables.
Pour atteindre ces objectifs généraux, les opérations de gestion doivent être effectuées en
application des étapes et des contrôles identifiés dans les procédures administratives et
comptables. L’existence de ces procédures, formalisées dans un manuel conçu à cet effet,
permet de s’assurer ou tout le moins de définir et si nécessaire de contrôler que les opérations
sont traitées de façon homogène dans des modalités de réalisation connus et acceptés par les
instances de direction et de contrôle de la société.
L’existence d’une telle documentation permet de s’assurer, tant en interne que par les
contrôleurs et auditeurs externes quels qu’ils soient, que le cadre de réalisation des opérations
résulte d’un compromis adapté entre l’efficacité et la sécurité de traitement administratif et
financier et qu’il est respecté.
De même, les comptes sont arrêtés en application des règles précises consignées dans la partie
du manuel consacrée aux procédures comptables. Ainsi, le manuel doit garantir le respect des
principes de l’organisation et l’application des principes comptables généralement admis sur
le plan international pour l’arrêté des comptes et l’établissement des états financiers.
Enfin, les manuels de procédure doivent garantir toutes les possibilités de contrôle entre les
pièces probantes et les restitutions comptables (éditions comptables et états financiers), quel
que soit le point de départ et le point d’arrivée. Ainsi, le chemin de révision se caractérise
notamment par :
 la possibilité, en partant des pièces justificatives de pouvoir remonter aux
enregistrements comptables et à leur inscription dans les états financiers,
 la garantie que les états financiers permettent de remonter aux livres comptables
obligatoires, et réciproquement,
 la faculté, en partant des enregistrements de remonter exhaustivement aux pièces
justificatives.
169

3. Les normes comptables Version 1
Le SYSCOHADA fait obligations aux entités soumises aux dispositions de référence

d’appliquer neuf principes comptables généralement reconnus en la matière. Dans ce cadre,
le SYSCOHADA se réfère aux principes généralement reconnus.
Les neuf principes comptables généralement reconnus par les normes internationales sont les
suivants :
En 1er: Le principe de prudence

L’application de ce principe conduit à constater en charges, dès leur connaissance, les pertes
éventuelles sur les périodes à venir mais à ne pas prendre en considération des gains potentiels
à réaliser sur les périodes à venir.
En 2e: La permanence des méthodes,
L’application de ce principe permet la comparabilité des états financiers annuels successifs.

Les changements de méthodes doivent être identifiés, justifiés et leur impact chiffré.
En 3e: La correspondance du bilan de clôture au bilan d’ouverture
Le SYSCOHADA limite de manière importante les possibilités de modification de la situation

nette d’ouverture.
En 4e: La spécialisation des exercices,

Il faut rattacher à chaque exercice les charges et les produits de l’activité de cet exercice.
En 5e: Le coût historique,

Il s’agit d’une convention de principe ; Les réévaluations ne sont autorisées que dans des cas
identifiés et limités.
En 6e: La continuité d’exploitation,

Les états financiers doivent être lus et compris comme donnant une image de l’entreprise « en
fonctionnement ».
En 7e: Le principe de transparence,

Les comptes doivent être arrêtés de manière loyale, ce qui suppose une présentation claire de
l’information, et dans le cadre de la réglementation du SYSCOHADA.
170

3. Les normes comptables Version 1
En 8e: L’importance significative,
L’application de ce principe doit permettre un allégement de l’information sur des éléments

de faible importance, mais également, un approfondissement de cette information sur des
événements majeurs.
En 9e: La prééminence de la réalité (économique) sur l’apparence (juridique).
Le SYSCOHADA prend en compte ce principe pour plusieurs traitements comptables

(crédit-bail, effets escomptés non échus, etc.). L’application de ce principe, de nature anglo-
saxonne, rompt avec des plans utilisés en Afrique de l’Ouest qui accordent la prééminence à
la situation juridique.
171

4. Les règles d’évaluation Version 1
a. Règles d’évaluation des valeurs d’entrée des éléments du patrimoine
La méthode générale retenue pour la valorisation des éléments actifs et passifs est le coût
historique. Elle repose sur le principe du nominalisme qui consiste à conserver la valeur
nominale (le franc CFA) sans tenir compte des variations ultérieures des cours de la monnaie
d’achat.
Il convient de distinguer plusieurs modes d’acquisition des biens considérés pour déterminer
la méthode de valorisation à appliquer ; Il existe plusieurs modes d’acquisition, à savoir :
 les acquisitions à titre onéreux (le plus courant),

 les acquisitions à titre gratuit,
 les productions pour soi-même,
 les acquisitions de type particulier.
a.1. Les acquisitions à titre onéreux
Les biens acquis auprès d’un tiers à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d’acquisition.
Le coût d’acquisition de l’immobilisation comprend :
 le prix d’achat pour les marchandises et les services,
 les frais directs d’achat tels que les droits de douane et les taxes non récupérables
assises sur la valeur d’achat,
 les frais de transport, de commissions et d’assurances,
 les frais de montage, d’installation et de mise en marche.
Les frais d’acquisition doivent être rattachés aux immobilisations par nature. Toutefois, les
frais d’acquisition se rapportant aux immeubles sont comptabilisés en charges à répartir.
L’évaluation du coût d’entrée des marchandises biens et services relève de la même
définition.
a.2. Les acquisitions à titre gratuit
D’une façon générale, les biens acquis à titre gratuit sont valorisés à leur valeur actuelle. La
valeur actuelle est le prix présumé que l’on pourrait obtenir auprès d’un acquéreur pour ce
bien cédé de façon isolé ou dans le cas de la cession globale d’un ensemble le comprenant,
s’il ne pouvait être vendu séparément.
Production pour soi-même

Les biens produits par la société pour son propre usage sont valorisés au coût de production.
172

a.3. Acquisition de type particulier
Il s’agit de mode d’acquisition présentant un caractère moins courant, à savoir :

- par apport : les biens reçus à titre d’apport sont comptabilisés aux valeurs respectives
figurant dans l’acte d’apport.
- par échanges : les biens acquis par voie d’échange sont comptabilisés à la valeur
vénale de celles des deux prestations dont l’estimation est la plus sûre.
a.4. L’évaluation des dettes et des créances
Les dettes et créances contractées par la société sont constatées en FCFA, en vertu du
principe du nominalisme que ces créances ou dettes soient libellées dans la monnaie du pays
ou en devise étrangère.
L’élément du patrimoine doit être constaté au cours de change de formalisation de l’accord
entre les parties (il s’agit principalement des contrats, marchés, bons de commande acceptés).
Lors du règlement des dettes et créances en devise, l’opération financière doit être enregistrée
sur la base du cours de change à la date de règlement. Les profits ou les pertes dégagées en
cas de variation du cours de change sont constatés en gain ou perte de change.
b. Les règles d’évaluation des éléments du patrimoine à l’inventaire
A la clôture de chaque exercice comptable la composante procède au recensement et à

l’évaluation de ces éléments actifs et passifs, conformément aux dispositions du
SYSCOHADA et principes comptables reconnus au plan international.
Cette évaluation est faite à la valeur actuelle. D’une manière générale, la valeur actuelle
correspond à la valeur d’entrée en cas de continuation de l’exploitation. Toutefois en cas de
non continuation de l’exploitation, c’est à dire en cas de liquidation ou de dissolution de la
société, la valeur vénale des biens sera retenue.
b.1. Les immobilisations corporelles et incorporelles
L’évaluation des immobilisations s’effectue sur la base de la valeur d’entrée. L’évaluation

brute est corrigée du montant des amortissements et provisions éventuelles en vue de dégager
la valeur nette comptable.
173

b.2. Taux d’amortissement
IMMOBILISATION AMORTISSABLE DUREE TAUX

D’UTILISATION
D’AMORTISSEMENT
Frais d’établissement 2 ans 50%
Logiciel 3 ans 33.33%
Construction à usage commercial artisanal et 20 ans 5%

commercial
Installation agencement et aménagement 10 ans 10%
Matériel et outillage lourd 10 ans 10%
Matériel et outillage léger 5 ans 20%
Matériel de transport 3 ans 33.33%
Matériel de bureau et mobilier 10 ans 10%
Matériel informatique 2 ans 50%
Autres véhicules et Engins spéciaux 5 ans 20% à 25%
Les immobilisations amortissables font l’objet d’une dépréciation annuelle provision

annuelle en fonction de leur nature. Le tableau ci-après détaille par nature, les durées de vie
des biens et les taux d’amortissement comptables qui doivent être pratiqués.
174

Les taux utilisés dans le présent tableau sont les taux d’amortissement RAF. La société se
base généralement sur les taux d’amortissement acceptés par l ’Administration fiscale. Cette
option permet de calculer les amortissements une seule fois et de n’avoir à présenter qu’un
seul bilan puisqu’il y a identité entre les données issues du bilan fiscal et celles du bilan RAF.
b.3. Les immobilisations financières (1)
Les immobilisations financières sont valorisées à leur prix d’acquisition ou à leur valeur
d’apport. Les titres font l’objet d’une provision pour dépréciation lorsque la valeur d’entrée
dans le patrimoine est supérieure à la valeur d’inventaire à la date de clôture en application
des règles suivantes :
- les titres côtés sont évalués au cours moyen du dernier mois,
- les titres non cotés sont estimés à leur valeur probable de négociation.
Dans le cas d’acquisition d’une position stratégique pour le développement de la société

demande à être estimée dans une optique à long terme, cette valeur d’utilité s’apprécie,
compte tenu des aléas conjoncturels, en mettant en perspective les prévisions et leur
jalonnement.
Les autres immobilisations financières sont enregistrées pour leur valeur nominale, à
l’exception de prêts non productifs d’intérêts qui sont actualisés. Les prêts font l’objet le cas
échéant de provisions pour dépréciation.
b.4. Les biens pris en crédit-bail
Lorsque la valeur du bien est suffisamment significative, les contrats en crédit-bail sont
retraités comme acquisitions d’immobilisations par emprunt en faisant l’hypothèse que
l’option finale sera levée :
- le bien est entré à l’actif à son prix d’acquisition et fait l’objet d’un plan
d’amortissement conforme à celui pratiqué pour un bien similaire,
- un emprunt de même montant est enregistré au passif dont les annuités
successives sont formées par les redevances de crédit-bail et par le prix prévu
dans la levée de l’option,
- chaque redevance payée, considérée comme une annuité de l’emprunt, est
scindée en charges d’intérêts et en remboursements.
175

b.5. Les actifs stockés

Les actifs stockés sont valorisés selon l’une des deux méthodes suivantes :
- le premier entré - premier sorti,
- le coût moyen pondéré.
b.6. Les créances en FCFA
En vertu du principe du nominalisme monétaire, les créances sont enregistrées à leur cours
historique. Leur dépréciation ne peut être liée qu’à la défaillance du débiteur.
b.7. Les créances et dettes en monnaies étrangères
Les mécanismes d’enregistrement et d’évaluation à la clôture des créances et des dettes en
monnaies étrangères comprennent :
- La distinction des opérations d’exploitation (constatation de la dette ou de la créance)
et des opérations financières (constatation des flux financiers),
- La constatation des écarts de conversion à l’actif (pertes probables) et au passif (gains
probables),
- L’enregistrement en provision pour risques des pertes probables sur opération en
devises.
b.8. Les amortissements
L’amortissement est défini par le SYSCOHADA comme la répartition sur la durée probable
d’utilisation du bien de la différence entre le coût d’entrée du bien et la valeur résiduelle
prévisionnelle.
Par simplification, la valeur résiduelle prévisionnelle doit être estimée comme nulle. Cette
option permet de simplifier la détermination des amortissements.
Enfin, le mode d’amortissement retenu est le mode linéaire. Les taux appliqués sont ceux
généralement reconnus en fonction de la nature des immobilisations.
176

b.9. Les provisions

Le SYSCOHADA propose une conception nouvelle des provisions. Celles-ci sont désormais
de deux types :
- les provisions qui peuvent donner lieu à décaissement et qui concernent les éléments
de l’actif circulant sont désormais appelées charges provisionnées,
- les provisions qui ne donnent pas lieu à décaissement et qui sont calculées, ont
davantage le caractère de réserves. Celles-ci conservent la dénomination de provisions.
En termes d’analyse financière, sont désormais inclues dans la détermination de l’excédent

brut d’exploitation (EBE) et de la capacité d’autofinancement, les charges provisionnées qui
correspondent à des décaissements probables à court terme, à savoir :
 les dotations pour dépréciation des actifs circulants et des actifs financiers,
 les dotations aux provisions pour risques à court terme.
c. Les particularités du SYSCOHADA en matière de présentation des comptes

annuels
c.1 . La notion de comptes rattachés
Le SYSCOHADA introduit la notion de comptes rattachés. Cette innovation s’opère par
l’utilisation de subdivisions du compte de l’agent économique avec lequel les opérations ont
été réalisées.
L’application de ce principe conduit notamment :
 à suivre les immobilisations en cours par une subdivision des immobilisations par
nature,
 à éclater les comptes de régularisation.
c.2 . L’éclatement des comptes de régularisation

Le SYSCOHADA introduit, en application du principe des comptes de rattachement,
l’éclatement des comptes de régularisation. Ces comptes de régularisation concernent :
 les produits et charges à comptabiliser,
 les produits et charges constatés d’avance,
Ils sont désormais positionnés au niveau de leur racine comptable de rattachement à savoir :
 les emprunts (pour les intérêts courus),
 les fournisseurs (pour les factures/avoirs non parvenus et les remises à obtenir),
 le personnel (pour les charges à payer et les produits à recevoir),
 les organismes sociaux (pour les charges à payer et les produits à recevoir),
 l ’Etat et les organismes internationaux (pour les subventions à recevoir).
177

c.3 . La comptabilisation des charges et des produits par nature.

Le SYSCOHADA privilégie la comptabilisation des charges et des produits par nature. Ce
principe trouve son application pour :
 les frais de douanes et taxes qui doivent être rattachés aux impôts et taxes,
 les frais de transit aconage etc. qui sont rattachés à la rémunération des transitaires,
 les charges provisionnées relatives aux dotations pour dépréciation des éléments de
l’actif circulant qui se positionnent désormais au niveau de leurs sous classe de
rattachement,
 le suivi des avantages en nature en fonction de chaque nature de charge.
c.4 . La notion d’écarts de conversion

Le SYSCOHADA a introduit dans la comptabilité l’enregistrement des écarts de conversion,
actif et passif, dans des comptes de régularisation spécialement prévus à cet effet.
c.5 . La notion d ’Hors Activité Ordinaire (HAO)
Le SYSCOHADA a introduit la notion de Hors Activité Ordinaire. Celle-ci ne doit pas être
confondue avec les notions de hors exploitation (HE) et d’exceptionnel qui existent dans les
systèmes comptables des pays francophones.
c.6 . La notion d’HE permettait de distinguer :
 les charges et les produits anormaux,
 les charges et les produits sur exercices antérieurs,
 mais aussi les créances et les dettes qui y sont rattachées.
La distinction des comptes AO et HAO concerne aussi bien les comptes de bilan (comptes 48)
que les comptes de gestion. La notion de HAO vise à obtenir par les soldes caractéristiques de
gestion un résultat qui comprend les éléments d’exploitation et financier. Ce résultat permet
d’établir les comparaisons d’un exercice sur l’autre afin de mettre en évidence dans les
résultats comptables les aléas de l’activité économique.
La comptabilisation en HAO doit être motivée par l’un des événements suivants :
 changement significatif de la structure,
 changements importants dans l’environnement externe,
 catastrophes naturelles.
178

5. Le guide d’imputation Version 1
3.1.5. Le Guide d’imputation
a. Ce guide contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux opérations

courantes de la société.
b. Il ne contient pas nécessairement toutes les opérations.
c. Il se veut toutefois assez représentatif de l’essentiel des opérations réalisées par la
société.
d. Le guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il
décrit :
- la pièce de base,
- le journal dans lequel l’opération est à comptabiliser,
- le schéma d’écriture comptable à passer :
 compte à débiter,
 compte à créditer,
 libellé,
 montant à comptabiliser,
 code analytique.
Un commentaire explicatif éventuellement.
En cas de mise à jour des schémas d’écritures du présent volume du manuel comptable, les
modifications doivent être approuvées par le gérant de la société.
179

2. La fonction Commerciale
Version 1
IV.2: LA FONCTION COMMERCIALE ET PRESTATION
180

2. La fonction commerciale
Sommaire
3.2.1. Le traitement des factures émises
3.2.2. Les travaux réalisés
3.2.3. Le traitement des avoirs émis
181

1. Le Traitement des Factures Emises Version 1
3.2.1. Le Traitement des Factures Emises

 La Vente
Constater les ventes et les prestations de services réalisées par les différents services
d’exploitation de la société.
b. Journal comptable
Journal des ventes
c. Pièces justificatives
- Le double de la facture émise ;
- Le bon de Livraison.
d. Schéma comptable
Numéro
Numéro de
de compte Libellé comptes/Libellé de l’écriture
compte crédit Montants
Débit
Procédure de vente (cas d’une facture simple)

411--- Clients Y Montant TTC
701--- Ventes Montant HT

443--- Etat, TVA facturée Montant TVA
446--- Etat, autres taxes sur le CA Montant Taxes
Libellé : facture n° X, client Y
Procédure de vente (cas d’une facture comportant une avance sur commande)
521--- Banque Montant de

4191--- l’avance
Clients, avances et acomptes reçus
Montant de
Libellé : Imputation de l’avance reçue sur
l’avance
facture N°X, client Y
182

1. Le traitement des factures émises Version 1
Procédure de vente (Cas d’une facture comportant des frais de transport : Ports)
411--- Client Y Montant TTC
Montant vente HT
701--- Ventes
Montant frais
7071-- Ports, emballages perdus et autres frais…
446--- Etat, autres TCA Montant Taxes
Libellé : Facture n° X, client Y
183

2. la facturation des travaux réalisés Version 1
3.2.2. La Facturation des Travaux Réalisés

Constater la facturation des travaux réalisés par la société.
Journal des ventes
 Le double de la facture émise ;
 Le point de l’avancement des
 travaux pour les facturations par tranche ;
 Le bon de réception travaux.
Procédure de facturation des travaux réalisés

411--- Clients Y Montant TTC
Montant HT
705--- Travaux facturés
Montant TVA
443--- Etat, TVA facturée
Montant Taxes
446--- Etat, autres taxes sur le CA
Libellé : facture n° X, client Y
184

3. Le traitement des avoirs émis Version 1
3.2.3. Le Traitement des avoirs émis
Comptabiliser les factures d’avoir émises par la société.
Journal des ventes.
c. Pièce justificative
Facture d’avoir.
Comptabilisation des retours de marchandises

446-- Etat autres TCA Montant Taxes
411-- Clients Y Montant TTC
Libellé : Avoir N° X, Clients Y/Retour
s/ventes
Cas d’une réduction commerciale (Rabais, Remise, Ristournes accordées)

443-- Etat, TVA facturée Montant TVA
Clients Y
411-- Montant TTC
Libellé : Avoir N°X, Clients Y/Rabais,
Remise, Ristournes accordées
185

Comptabilisation des retours de marchandises

411-- Clients Y
Montant TTC
Libellé : Avoir N° X, Clients Y/Retour
s/ventes
Cas d’une réduction commerciale (Rabais, Remise, Ristournes accordées)

443-- Etat, TVA facturée Montant TVA
411-- Clients Y Montant TTC
Libellé : Avoir N°X, Clients Y/Rabais,
Remise, Ristournes accordées
186

Cas d’une réduction financière (Escompte de règlement sur facture)

673--- Escompte accordé Montant escompté
411-- Client Y Montant ventes
TTC
70---- Ventes
Montant ventes
443--- Etat, TVA facturée HT
446--- Etat, autres TCA Montant TVA
Libellé : Avoir N°X, Clients Y/escompte Montant Taxe
accordé
187

4. La constatation des créances douteuses Version 1

Constater la transmission des factures clients non réglées au contentieux.
Journal des opérations diverses sur les clients.
Le courrier de transmission de dossier clients au contentieux. Le double des factures justifiant
l’ouverture d’un dossier de contentieux.
d. Schémas comptables
Cas d’une facture à échéance de trois mois dépassés
416--- Créances clients litigieuses ou douteuses Montant TTC
411--- Clients Montant TTC

Libellé : Mise en contentieux le---fact…
Cas d’une facture devenue irrécouvrable
651 000 Pertes sur créances Montant TTC

443--- Etat, TVA facturée
411--- Créances clients litigieuses ou douteuses Montant TTC

Libellé : Mise en Cr. Irrécouvrable,
le---fact.n°---décision n°---du---
COMMENTAIRES
Les passages en créances irrécouvrables sont déterminés en fonction des certitudes de non -
recouvrement identifié :
- Par le service des recouvrements de créances,
- Par les services d’exploitation.
Sur la base des déclarations de cessation de paiement et jugements judiciaires, la créance est
déclarée irrécouvrable pour son montant hors taxe. Les provisions qui avaient été constituées
lors de l’identification du risque de non - recouvrement sur la créance
188

3. L a fonction achat
Version 1
IV.3: LA FONCTION ACHAT
189

Sommaire
3.3.1. Le traitement des factures d’immobilisations
3.3.2. Le traitement des factures de charges
190

1. Le Traitement des Factures d’Immobilisation Version 1
3.3.1. Le Traitement des Factures d’Immobilisations
a. Objet
Constater l’acquisition d’équipements ou de travaux par la société.
Journal des achats.
La facture ou la situation de travaux ou le décompte.

d. Schémas comptables
Acquisition d’équipements ou de travaux par la société

213 000 Logiciels Montant Facture
24---- Matériels Montant Facture
445--- Etat, TVA récupérable Montant TVA
Fournisseurs d’investissement Montant TTC

481---
Fournisseurs
ou 401--
Libellé : pour constatation Fact. ---
COMMENTAIRE
*Les livraisons partielles d’immobilisations qui ne peuvent être mises en exploitation doivent être
constatées en immobilisations en cours.
*Les immobilisations doivent être suivies sur un fichier spécifique, sur un logiciel de gestion des
immobilisations ou sur des fiches d’immobilisations prévues à cet effet.
*Cette procédure permet de disposer d’un inventaire des immobilisations, de dresser les plans
d’amortissement des biens et dégager les dotations aux amortissements de l’exercice.
Le montant des amortissements dégagés par le récapitulatif des immobilisations doit correspondre
à la dotation passée dans l’exercice.
*Toutefois, s’agissant d’un fournisseur habituellement d’exploitation et, de surcroît, d’une seule et
même facture, cette ventilation ne sera opérée que pour des montants significatifs (c’est à dire de
nature à modifier la lecture du bilan).
191

2. Le Traitement des Factures de Charges Version 1
3.3.2. Le Traitement des Factures de Charges
a. Objet
Constater l’acquisition de fournitures et de prestations de services.
Journal des achats
La facture ou l’avis d’échéance ou tout autre document constitutif d’un titre de créance.
Acquisition de fournitures et de prestations de services
6---- Charges des activités ordinaires Montant facture

4011— Fournisseurs Z Montant TTC

ou 57--- Caisse
Libellé : pour constatation fact N°,

fournisseur Z
COMMENTAIRE
Les achats de fournitures et petits équipements dont la valeur unitaire est inférieure à 300 000 FCFA
peuvent être constatés en charges de l’exercice (réf. Annexe fiscal).
192

4. La fonction Trésorerie
Version 1
IV.4: LA FONCTION TRESORERIE
193

Sommaire
k. Le chèque d’approvisionnement de la caisse

l. Le règlement des factures par chèques et par traites
m. Le règlement des factures par virement
n. Le règlement des salaires par chèque
o. Le règlement des avances par chèque
p. Le règlement des avances sur frais de mission par chèque
q. Le règlement des factures par caisse
r. Le règlement des achats au comptant
s. Le versement d’espèces en banque
t. Les avis de crédit
g. L’approvisionnement de la caisse
h. L’encaissement des clients en espèces
i. L’encaissement des clients par chèques et par traites
j. Les avis de crédit
k. L’encaissement des effets commerciaux
l. La remise à l’escompte des effets commerciaux
c. Les pertes de change

d. Les gains de change
194

1. Les Procédures de Décaissement Version 1
a.1. Objet
Constater l’émission du chèque d’approvisionnement de la caisse.
a.2. Journal comptable
Journal de banque.
a.3. Pièce justificative
La photocopie déchargée du chèque par le comptable.
a.4. Schéma comptable
Emission du chèque d’approvisionnement de la caisse

585--- Virement de fonds Montant chèque
Banque
521--- Montant chèque
Libellé : pour constatation du ch. N°
Commentaire
Les transferts de fonds, même pour de faibles montants passent dans le compte de virements de
fonds afin de pouvoir :
- canaliser chaque opération au travers de son journal,
- effectuer facilement le contrôle du dénouement de l’opération.
195

b. Le règlement des factures par chèque
b.1. Objet
Constater l’émission du chèque de règlement de facture.
b.2. Journal comptable
Journal de banque
b.3. Pièce justificative
La photocopie déchargée du chèque par le bénéficiaire.
b.4. Schéma comptable
Emission du chèque de règlement de facture

4011--- Fournisseur Montant chèque
521--- Banque Montant chèque
Libellé : pour constatation du ch N°
1. Commentaire
Les chèques peuvent régler plusieurs factures fournisseurs. Il est important de conserver le
détail des factures mises en paiement.
196

c.1 . Objet
Constater la transmission d’un ordre de virement pour le règlement des factures.
c.2 . Journal comptable
Journal de banque.
c.3 . Pièce justificative
La photocopie déchargée de l’ordre de virement par le gérant du compte.
c.4 . Schéma comptable
Transmission d’un ordre de virement pour le règlement des factures
4011-- Fournisseur Montant virement
521--- Banque Montant virement
Libellé : pour constatation OV n°

Commentaire
Les particularités du règlement par virement bancaire sont exposées dans le traitement de la
procédure financière. Les virements sont souvent soumis à des frais bancaires et à des
commissions (notamment pour les virements à l’étranger).
Dans ce cas, les frais seront constatés sur la base de l’avis de débit de la banque. En cas
d’absence de frais, l’avis de débit sera classé avec la copie de l’ordre de virement.
197

d.1 . Objet
Constater l’établissement du reçu ou l’émission du chèque de règlement des salaires.
d.2 . Journaux comptables
Journal de caisse (règlement par caisse)

Journal de banque (règlement par chèques)
d.3 . Pièces justificatives
La photocopie du bulletin de paie + le reçu de règlement en espèces visé par l’agent

bénéficiaire + pièce de caisse.
La photocopie déchargée du chèque par l’agent bénéficiaire.
d.4 . Schéma comptable
Emission du chèque de règlement des salaires
422--- Personnel rémunérations dues Montant chèque ou Montant du

reçu
521--- Banque
ou 571--- Caisse Montant chèque ou
Montant du reçu
Libellé : pour ch. N°--- de M--

ou pour pièce de caisse N°---
Commentaire
Il est important de conserver le document d’information du salarié et du mois payé pour
faciliter les contrôles.
198

e. Le règlement des avances par chèque
e.1. Objet
Constater l’établissement du reçu de l’avance sur salaire faite par caisse ou l’émission du
chèque d’avance sur salaire.
e.2. Journaux comptables

Journal de caisse
Journal de banque
e.3. Pièces justificatives

La photocopie du bulletin de paie + le reçu de règlement en espèces visé par l’agent
bénéficiaire + pièce de caisse.
e.4. Schéma comptable

Constatation de l’établissement du reçu de l’avance sur salaire ou de l’émission du chèque
d’avance sur salaire
4212 Personnel acompte Montant chèque ou

Montant du reçu
Montant chèque ou
521---ou Banque
Montant du reçu
571--- Caisse
Libellé : pour ch N°---av/sal---de M.

ou pour pièce de caisse N°---
Commentaire
Il est important de conserver le document d’information du salarié et du mois sur lequel l’acompte est
payé pour faciliter les contrôles et l’analyse du compte.
199

f. Les avances sur frais de mission par chèque
f.1. Objet
Constater l’émission du chèque d’avance sur frais de mission
f.2. Journal comptable
Journal de banque
f.3. Pièce justificative
f.4. Schéma comptable
émission de chèque d’avance sur frais de mission

4211-- Personnel avances Montant chèque
521--- Montant chèque

Banque
Libellé : pour ch. N°---av/mission---de

M.
Commentaire
Il est important de conserver le document d’information du salarié et de la mission pour

laquelle l’avance est faite afin de faciliter les contrôles et l’analyse du compte.
200

g.1. Objet
Constater le règlement de factures par caisse.
g.2. Journal comptable
Journal de caisse
g.3. Pièce justificative
Le bon de caisse
g.4. Schéma comptable
Règlement des factures par caisse

4011--- Fournisseur Mt bon de caisse
57-- Mt bon de caisse

Caisse
Libellé : pour paiement fact N°
Commentaire
Les bons de caisse peuvent régler plusieurs factures fournisseurs. Il est important de
conserver la trace des factures mises en paiement.
201

h.1. Objet
 Constater l’avance faite pour le règlement des achats au comptant

 Constater l’excédent d’espèces éventuel
 Effectuer la prise en charge de la facture
h.2. Journaux comptables

 Journal de caisse ;
 Journal d’achats.
h.3. Pièces justificatives

 Le bon de caisse ;
 Le reçu en cas de retour de monnaie ;
 Facture comptant.
h.4. Schémas comptables
constatation de l’avance
4211--- Personnel, avances Montant du bon

de caisse
57---
Montant du bon
Caisse
de caisse
Libellé : pour demande d’avance N°
202

Constatation de l’excédent sur l’avance
57--- Caisse Montant du reçu
4211--- Personnel, avances Montant du reçu
Libellé : pour demande d’avance N°
Constatation de la facture
6--- Charges Montant de la fact
4211--- Personnel, avances Montant de la fact
Libellé : pour solde demande d’avance

N°
Commentaires
*Les avances faites pour effectuer des achats comptant sont inscrites dans le compte d’avance du
bénéficiaire. Le retour de la monnaie sur l’avance et la remise de la facture à Le RAF permet de
solder le compte d’avance.
*Chaque mouvement de fonds fait l’objet de l’émission d’une pièce de caisse et d’un enregistrement
au journal de caisse.
*Les factures réglées au comptant sont enregistrées en journal d’achats et non en journal de caisse
afin de respecter la canalisation des opérations en fonction de leur nature.
203

i. Le versement d’espèce en banque
i.1. Objet de la procédure
Constater le transfert de fonds de la caisse vers la banque
i.2. Journaux comptables

 Journal de caisse ;
 Journal de banque.
i.3. Pièces justificatives
 Bordereau de versement ;
 Bon de sortie de caisse.
i.4. Schéma comptable
Constatation de la sortie de caisse

588-- Virements internes Montant du bon de
caisse
57---
Caisse Montant du bon de
caisse
Libellé : pour sortie de caisse, bon N°

Constatation du versement des fonds en banque
52--- Banque Montant bordereau
de versement
588--- Montant bordereau

Virement interne
de versement
Libellé : pour versement, bordereau N°
204

j. Les avis de débit
j.1. Objet de la procédure

Constater la diminution des fonds en banque.
j.2. Application
Il s’agit principalement des effets de commerce présentés à l’échéance, des chèques et traites
impayés et des agios prélevés par la banque. Dans ces cas, à la réception de l’avis de débit, le
Responsable Administratif et Financier solde les comptes de provision et les comptes de
régularisation ouverts pour constater les charges concernées.
En aucun cas, le Responsable Administratif et Financier devra attendre la réception de l’avis
de débit pour comptabiliser les règlements par chèque ou par virement en faveur des tiers,
cela, compte tenu du principe de prudence.
j.3. Journal comptable

Journal de banque
j.4. Pièce justificative

L’avis de débit
j.5. Schéma comptable
Constatation des agios
631--- Frais bancaires Montant frais

446--- Etat, autres TCA Montant taxe
Montant des agios

521--- Banque
Libellé : pour constatation agios trim.
205

2. Les Procédures de D’encaissement Version 1
a. L’approvisionnement de la caisse
a.1. Objet
Constater l’approvisionnement de la caisse en espèces
Journal de caisse
a.3. Pièce justificative
Le reçu de caisse
Constatation de l’approvisionnement de la caisse

571--- Caisse Montant reçu
585---
Virements de fonds Montant reçu
Libellé : pour demande du reçu N°

Commentaires
L’approvisionnement de la caisse en espèces permet de solder le compte de virements de
fonds.
206

b. L’encaissement des clients en espèces
b.1. Objet de la procédure
Constater le règlement des clients en espèces.
Journal de caisse
b.3. Pièce justificative
Pièce de caisse
Constatation des règlements client en espèce

57--- Caisse Montant
41---
Clients Y Montant
Libellé : règlement client Y fact. n°---

Commentaire
Concernant les ventes au comptant, Le comptable peut toutefois prévoir un compte

« clients ventes au comptant » ou utiliser un compte de liaison trésorerie afin de simplifier
la gestion comptable de la caisse.
207

c. L’encaissement des chèques clients
c.1 . Objet de la procédure
Constater le règlement des clients par chèque.
c.2 . Journaux comptables
Journaux des chèques et valeurs à encaisser.
c.3 . Pièces comptables
Chèque reçu, avis de Crédit, bordereau de remise de chèque (à encaissement).
c.4 . Schéma comptables
Constatation des règlements client par chèque (réception du chèque)

513--- Chèques à encaisser Montant du chèque
41---
Clients Montant du chèque
Libellé : client, chèque n°---
208

Envoi du chèque à la banque

514--- Chèques à l’encaissement Montant bordereau
Montant bordereau
513--- Clients Chèques à encaisser
Libellé : bordereau n°---
Réception de l’avis de crédit

52--- Banque Montant avis
514--- Montant avis

Chèques à l’encaissement
Libellé : Avis de crédit n° du bordereau n°---
209

d. Les avis de crédits
d.1 . Objet
Constater l’arrivée de fonds sur les comptes bancaires
d.2 . Journal comptable
Journal de banque
d.3 . Pièce justificative
L’avis de crédit
d.4 . Schéma comptable
Constatation de l’arrivée des fonds sur le compte bancaire

52--- Banque Montant avis
crédit
4--- Tiers
Montant avis
Libellé : pour constatation avis de crédit N° crédit
Commentaires
La constatation de l’avis de crédit permet de solder le compte de tiers.
210

e. L’encaissement des effets commerciaux
e.1. Objet
Constater le règlement des clients par effets de commerce.
e.2. Journaux comptable
Journaux des effets de commerce, chèques et valeurs à encaisser.

e.3. Pièces comptable
Chèque reçu, avis de crédit, bordereau de remise de chèques (à encaissement)

e.4. Schémas comptable
Constatation des règlements client par effet de commerce (A la connaissance du règlement)
412--- Clients, effets à recevoir Montant de l’effet
41--- Clients Montant de l’effet
Libellé : client, effet au---
A la remise de l’effet à la banque

512--- Effets à l’encaissement Montant bordereau
412--- Clients, effets à recevoir Montant bordereau Effets à

Libellé : bordereau n°--- l’encaissement F
A la réception de l’avis de crédit ou du bordereau d’encaissement
52--- Banque Montant crédit

6312--- Frais sur effets Montant des frais
512--- Effets à l’encaissement Montant de l’effet
Effets à l’encaissement Libellé : avis de crédit

du N° bordereau n°
211

f. La remise à l’escompte des effets commerciaux
f.1. Objet
Constater le règlement des clients par effets.
f.2. Journaux comptable
Journaux des effets de commerce, chèques et valeurs à encaisser
f.3. Pièces comptable
Chèque reçu, avis de crédit, bordereau de remise de chèque (à l’encaissement)
f.4. Schémas comptable
A la négociation de l’effet de commerce (bordereau d’escompte)
415--- Clients, effets escomptés non échus Montant de l’effet

412--- Clients, effets à recevoir Montant de l’effet
Libellé : client, bordereau n°---
A l’acceptation de l’escompte par la banque

52--- Banque Montant crédité
675---- Escompte des effets de commerce Montant des frais
565--- Banque, crédit d’escompte Montant de l’effet
Libellé, Avis de crédit N° du bordereau n°---
A l’échéance et en cas de bonne fin de l’opération

565--- Banque, crédit d’escompte Montant bordereau
415--- Clients, effets escomptés non échus Montant bordereau
Libellé : bordereau n°---
212

3. Les opérations financières en devises Version 1
a. Les pertes de change
a.1. Objet de la procédure

Constater les pertes de change liées à l’écart des cours de devises entre la constatation de la
dette et son règlement.
a.2. Application
Les pertes et créances commerciales contractées en devises.

Journal de trésorerie.
a.4. Pièces justificatives

Constatation des pertes de change liées à l’écart des cours de devises entre la
constatation de la dette et son règlement
4011---- Fournisseurs Montant facture

676----- Pertes de change Ecart
52--- Banque Montant

Libellé : pour paiement Facture n°--- règlement
Commentaire
Les cours d’enregistrement ainsi que les dates qui s’y rapportent doivent être conservés aux
fins de contrôles ultérieurs.
213

3. Les opérations financières en devises Version 1
b. Les gains de change

b.1. Objet de la procédure
Constater les gains de change liés à l’écart du cours de devises entre la constatation de la dette
et son règlement.
b.2. Application
Les pertes et créances commerciales contractées en devises.
Journal de trésorerie.
b.4. Pièces justificatives
Constatation des gains de change liés à l’écart du cours de devises entre la

constatation de la dette et son règlement.
4011--- Fournisseurs Montant facture
776--- Gains de change Ecart

52--- Banque Montant règlement
Libellé : pour paiement Facture n°---
Commentaire
Les cours d’enregistrement ainsi que les dates qui s’y rapportent doivent être conservés
aux fins de contrôles ultérieurs.
214

5. La fonction Personnel
Version 1
IV.5: LA FONCTION PERSONNEL
215

Sommaire
3.5.1. L’enregistrement de la paie et des déclarations
3.5.2. L’apurement des acomptes sur salaires
3.5.3. Les frais de mission
216

1. l’Enregistrement de la Paie et des Déclarations Version 1
3.5.1. L’Enregistrement de la Paie et des Déclarations
Constater l’établissement des salaires.
Journal d’opérations diverses de paie.
- L’exemplaire des bulletins de salaires conservé par la société.
- Les états de paye pour la constatation des charges sociales et des impôts retenus à la
source.
Constatation de l’établissement des salaires

661 Rémunération directe versée au personnel national Mt salaire brut
663 Indemnité représentation
Mt indemnité
66410 Indemnité forfaitaire versée au personnel
668 Autres charges sociales
422000 Personnel, rémunérations dues Mt salaire net

431 Charges sociales Mt cotis patronales
447200 Organismes sociaux Mt IR retenu
447210 Impôt sur Salaire CRNS Mt cotis pat et sal
Mt retenu
Libellé : pour sal M. ---période
Commentaire
Le comptable chargé de la paie doit vérifier la cohérence entre les états de paye, les soldes
comptables et les déclarations mensuelles d’ITS et de CNPS. Les journaux de paye ne
doivent être clôturés que lorsque ces contrôles ont été effectués.
217

2. L’Apurement des Acomptes sur Salaire Version 1
3.5.2. L’Apurement de l’Acompte sur Salaire
a. Objet
Constater l’acompte de salaire afin de le déduire du montant net à verser au salarié.
Journal d’opérations diverses de paie.
L’exemplaire de la demande d’avance.
Constatation de l’acompte de salaire

422000 Personnel, rémunérations dues Mt de l’acompte
4212--- Personnel, acompte sur salaires Mt de l’acompte
Libellé : pour sal M. ---période---
Commentaire
Cette procédure comptable doit être effectuée dans la mesure où la gestion de la paye n’est pas automatisée
au niveau de l’apurement des acomptes de salaires. Cette situation nécessite alors une intervention manuelle
pour imputer les acomptes sur le solde à payer du mois.
218

3. Les Frais de Mission Version 1
3.5.3. Les Frais de Missions
a. Objet
Constater les frais de mission des agents.
Journal d’opérations diverses paie.
L’exemplaire de la fiche de per diem.
Constatation des frais de mission

638400 Frais de mission Mt des per diem
604200 Matières Combustibles Mt av. carburant
4211--- Personnel avance Mt de la fiche

Libellé : pour constat fiche de per diem N°-
Commentaire
Cette procédure comptable permet de constater l’existence des frais de mission à partir d’un
journal d’OD et non à partir de la trésorerie. Cette option permet par ailleurs d’identifier en
comptabilité le montant restant (XX%) sur les frais de mission et de contrôler l’exactitude du
bon de caisse à partir :
- de la fiche de per diem,
- du solde du compte d’avance de l’agent.
219

6. Le respect des obligations fiscales et sociales
Version 1
IV.6: LE RESPECT DES OBLIGATIONS FISCALES ET SOCIALES
220

Sommaire
3.6.1. Les déclarations de la TVA
3.6.2. La déclaration foncière
3.6.4. Les impôts sur traitement et salaires
221

1. Les Déclarations de TVA Version 1
3.6.1. Les Déclarations de la TVA
a. Objet
Comptabiliser les déclarations de TVA.
Journal des OD de TVA.
 Le double de la déclaration de TVA.

 Les extraits de journaux ou grands livres qui ont servis à déterminer la TVA due.
Comptabilisation des déclarations de TVA
443--- Etat, TVA facturée TVA du mois M
445--- Etat, TVA récupérable TVA du mois M
4441--- Etat, TVA due Mt TVA due

Libellé : déclaration de TVA du mois M
COMMENTAIRE
Le chèque doit accompagner la déclaration de TVA.
222

2. Les Impôts et Taxes Directes sur le Foncier Version 1
3.6.2. Les Impôts et Taxes Directes sur le Foncier
a. Objet
Comptabiliser la déclaration foncière.
Journal des OD de taxes et impôts.
 Le double (ou la copie) de la déclaration foncière.

 Les extraits de journaux ou grands livres qui ont servis à déterminer le montant de
l’impôt.
Comptabilisation de la déclaration foncière
6411--- Impôts fonciers et taxes annexes Mt taxe foncière

4421--- Impôts et taxes d’Etat Mt taxe foncière
Libellé : déclaration foncière N---
COMMENTAIRE
Le chèque doit accompagner la déclaration.
223

3.6.3. Les Patentes et Droits Annexes
a. Objet
Comptabiliser la déclaration de patente.
- Le double (ou la copie) de la déclaration de patente.

- Les extraits de journaux ou grands livres qui ont servis à déterminer le montant de la
taxe.
Comptabilisation de la déclaration de la patente
6412-- Patentes, licences et taxes annexes Mt patente

4421-- Impôts et taxes d’Etat Mt patente Etat
-
Impôts et taxes des collectivités publiques Mt patente coll. Pub.
4422--
Libellé : déclaration de patente N---
COMMENTAIRE
224

4. La Déclaration Les impôts sur salaires Version 1
3.6.4. La Déclaration des Impôts sur Salaires
a. Objet
Comptabiliser la déclaration de l’impôt sur salaires.
- Le double de la déclaration.
- Les extraits de journaux ou grands livres qui ont servis à déterminer le montant de
l’impôt à reverser
Comptabilisation de la déclaration de l’impôt sur salaire
6413-- Taxes sur appointements et salaires Mt de la taxe

447200-- Impôt sur salaires Mt de la taxe
Libellé : déclaration du mois---
COMMENTAIRE
225

7. Les opérations d’inventaires
Version 1
IV.7: LES OPERATIONS D’INVENTAIRES
226

Sommaire
3.7.2. La valorisation des stocks
3.7.3. Les Dépréciations des Stocks
3.7.4. Les Charges Constatées d’Avance
3.7.5. Les Produits Constatés d’Avance
3.7.11. Les Charges Provisionnées
3.7.12. L’Affectation du Résultat
227

1. Les Amortissements Version 1
a. Objet
Constater la dépréciation dans le temps des immobilisations et équipements.
Journal des écritures d’inventaire
L’état des immobilisations comportant le calcul des amortissements de l’exercice.
Constatation de la dépréciation dans le temps des immobilisations et équipements
681-- Dot aux amortissements Montant dotation

281--- Amortissements immobilisations Montant dotation
incorporelles
283--- Montant dotation
Amortissements immobilisations
corporelles
Libellé : pour constatation dotation
228

2. La Valorisation des Stocks Version 1
3.7.2. La Valorisation des Stocks
a. Objet
Constater sur la base de l’inventaire physique des stocks les écritures de valorisation qui s’y
rattachent.
L’inventaire valorisé des stocks, les P.V d’inventaire physique, les pièces d’écritures diverses.
d. Principes de suivi comptable des stocks
d.1 . Les catégories de biens suivis en stocks
Le SYSCOHADA prévoit le traitement comptable des stocks comme suit :
 les biens stockés transitent obligatoirement par des comptes de stocks (dans le cadre
de l’inventaire permanent ou de l’inventaire intermittent) ;
 les autres approvisionnements peuvent être soit stockés soit considérés immédiatement
consommés,
 les matières et fournitures non stockables <<physiquement>> doivent être
obligatoirement consommées,
 les services en cours (études et prestations déjà engagés mais non encore facturés)
peuvent être suivis en inventaire permanent ou seulement constatés en inventaire
intermittent.
d.2 . Méthodes de valorisation des stocks
Les actifs stockés doivent être valorisés selon l’une des deux méthodes suivantes :
 le premier entré premier sorti,
 le coût moyen pondéré.
229

d.3 . La valorisation des stocks
La valorisation des stocks tenus selon la méthode du premier entré premier sorti s’effectue à
partir des éléments de coûts suivants constitués par les prix figurant sur les dernières
factures, marchés, contrats, etc. La valorisation au coût moyen pondéré nécessite de
comptabiliser chaque article sur la base de son coût d’entrée exact (prix d’achat et frais
d’approche constitués par la douane, le transit etc.).
d.4 . Régularisation sur les stocks

L’organisation d’un inventaire physique fiable nécessite de neutraliser les mouvements
physiques sur les stocks durant les phases de comptage et de vérification. Cette neutralisation
s’avère dans la pratique difficile à mettre en place.
L’analyse des écarts entre inventaire physique et la situation comptable des stocks aident
souvent à dégager des opérations particulières du type :
- livraisons effectuées non encore comptabilisées,
- livraisons comptabilisées mais non effectuées (suite à refus de livraison la
marchandise),
- retour sur marchandise non comptabilisées,
- avoirs commerciaux et/ou financiers qui sont de nature à modifier le prix des biens en
stocks.
230

e. Schéma comptable
Inventaire permanent
3---- Stocks Montant valorisé de l’écart de stock

Montant valorisé de l’écart de stock
603-- Variation des stocks de biens Montant valorisé de l’écart de stock
achetés
73----
Variation des stocks de biens et
services produits
Libellé : pour constat. Des

différences d’inventaire
Différences d’inventaire défavorables
603--- Variation des stocks de biens Montant valorisé de l’écart de stock

achetés
Variation des stocks de biens et de
73--- services produits Montant valorisé de l’écart de stock
3---- Stocks Montant valorisé de l’écart de stock
Libellé : pour constat. Des

différences d’inventaire
231

Annulation des stocks de début d’exercice
603---- Variation des stocks de biens achetés Montant stock N-1
73--- Variation des stocks de biens et de services Montant stock N-1

produits
Montant stock N-1

3---- Stocks
Libellé : pour stock début d’exercice
Passation des stocks à la clôture de l’exercice
3---- Stocks Montant stock N

603--- Variation des stocks de biens achetés Montant stock N
73---- Variation des stocks de biens et services Montant stock N

produits
Libellé : pour constat. De stocks de clôture
232

3. la Dépréciation des Stocks Version 1
3.7.3. La Dépréciation des Stocks
a. Objet
Constater la dépréciation des stocks de fournitures.
Journal des écritures d’inventaire.
L’état des stocks ou inventaire comportant le calcul des provisions de l’exercice (fiche de
stocks, d’inventaire, état de calcul de rotation des fournitures etc.).
Constatation de l’annulation de la provision antérieure
39--- Dépréciation des stocks Mt provision n-1

759--- Rep ch. provisionnées d’exploitation Mt provision n-1
Libellé : pour const ext pro. Dépréc. Des stocks
Constatation de la provision de l’exercice
659--- charges provisionnées d’exploitation Total provision

39--- Dépréciation des stocks Mt provision
Libellé : pour constat ch. prov. D’exploi. Des stocks
233

4. Les Charges Constatées d’Avances Version 1
3.7.4. Les Charges Constatées d’Avances

a. Objet
Extournez le montant des factures concernant l’exercice RAF suivant.
La pièce comptable qui récapitule le calcul des différentes natures de charges constatées
d’avance.
Annulation du montant des factures concernant l’exercice suivant
476000 Charges constatées d’avance Montant dotation

6--- Charges Montant dotation
Libellé : pour connut ch. const d’avance
Commentaire
L’écriture de dotation peut être passée par une écriture complexe. Le détail du montant
peut être supporté par la copie des factures concernées et sur lesquelles le comptable
portera le détail du calcul au prorata temporis.
234

5. Les Produits Constatés d’Avance Version 1
3.7.5. Les Produits Constatés d’Avances
a. Objet
Retirer du montant des produits la part relative à l’exercice comptable suivant.
La pièce comptable qui récapitule le calcul des différentes natures de produits constatés
d’avance.
Retirer du montant des produits la part relative à l’exercice comptable suivant
7---- Produits Montant de calcul

7---- Produits Montant de calcul
477000 Produits constatés d’avance

Libellé : pour const prod const d’avance Total
Commentaire
La dotation peut être passée sous forme d’écriture complexe. Toutefois, la pièce comptable
devra être appuyée par un état récapitulatif. Cet état doit être complété par la copie des factures
concernées, sur lesquelles le comptable portera le détail du calcul
235

6. Les Charges à Payer Version 1
a. Objet
Constater les charges de l’exercice pour lesquelles les pièces justificatives ne sont pas
disponibles. Ainsi elles ne peuvent faire l’objet d’une inscription définitive dans les comptes
de tiers et doivent être enregistrées dans les comptes des charges à payer.
Les schémas comptables distinguent les factures non parvenues des fournisseurs, les remises à
recevoir, les charges à payer au personnel, la provision pour congés payés et les autres impôts
à payer.
La pièce comptable qui récapitule le calcul des différentes natures de charges à payer.
Charges à payer relatives aux fournisseurs
60---- Charges Montant provision

408 Fourn. Fact non parvenues Montant provision
Libellé : pour const ch à payer Fourn
Commentaire
Cette écriture ne comprend que les factures non parvenues des fournisseurs ou la part des
charges qu’il convient d’enregistrer sur l’exercice en application du principe de
rattachement des charges et des produits à l’activité de cet exercice.
236

Rabais remises ristournes et avoirs à recevoir des fournisseurs
409800 Rabais, remises ristour. A obtenir Montant provision

6--- Charges Montant provision
Libellé : pour const RRR et av à obt
Commentaire
Le RRR et avoirs à obtenir ne doivent pas être composés avec les factures non parvenues, même pour un
fournisseur donné.
Charges à payer relatives au personnel
66-- Charges de personnel Montant provision
42860 Pers. Autres charges à payer Montant provision
438600 Org soc. Autres charges à payer Montant provision

448600 Etat autres charges à payer Montant provision
Libellé : pour const ch. à payer sur

sal
Commentaire
Cette écriture concerne les primes ou autres éléments de rémunérations nés au cours de
l’exercice et qui n’ont pas encore été constatés.
237

Provision pour congés payés
6613---- Rem. Congés payés Montant provision

6641
428100 Charges sociales Montant provision
438200 Dettes congés payés Montant provision
448600 Org soc congés payés Montant provision
Etat. Autres charges à payer Montant provision
Libellé : Provision CP année N
Commentaire
Cette écriture concerne la provision pour les congés non pris par le personnel de la société
ainsi que les droits à congés acquis.
Autres impôts à payer
64--- Impôt et taxes Montant provision

448600 Etat autres charges à payer Montant provision
Libellé : pour const. impôts à payer
238

7. Les Produits à Recevoir Version 1

a. Objet
Constater les produits de l’exercice pour lesquels les pièces justificatives n’ont pas encore été
émises. Cette situation concerne les factures à établir. Ainsi, les produits et les charges sont
déterminés en application du principe de spécialisation des exercices et de rattachement des
produits et des charges à l’exercice.
La pièce comptable qui récapitule les dépenses qui se rattachent à un exercice en cours et pour
lesquelles le financement doit être sollicité.
Constatation des produits de l’exercice pour lesquels les justificatifs n’ont

pas encore été émis
4181--- Clients, factures à établir Montant

7----- Produits des activités ordinaires
Montant
Libellé : pour const facture à établir
239

8. Les Ecarts de Conversion Passif Version 1

a. Objet
Constater les écarts de change favorables (écarts de conversion passif) qui découlent :
 de l’augmentation de la valeur des créances en devises,
 de la diminution de la valeur des dettes en devises.
L’analyse du compte qui permet de dégager l’écart entre :
 la valorisation des dettes et créances enregistrées,

 la valorisation au cours de clôture.
Augmentations de créances
4791---- Augmentation des créances Mt écart de conv
4----- Tiers Mt écart de conv.
Libellé : pour const écart conv augm cr
Diminutions de dettes
4792---- Diminutions des dettes Mt écart de conv
4----- Tiers Mt écart de conv
Libellé : pour const écart conv dim dettes
Commentaire
Les écarts sont déterminés élément par élément au sein de chaque compte (qu’il s’agisse d’un
compte général ou auxiliaire) .Les écarts à comptabiliser sont constitués de l’ensemble des écarts
individuels sans effectuer de compensation.
240

9. Les Ecarts de Conversion Actif Version 1

a. Objet
Constater les écarts de change défavorables (écart de conversion actif) qui découlent :
- de l’augmentation de la valeur des dettes en devises,
- de la diminution de la valeur des créances en devises étrangères.
L’analyse du compte qui permet de dégager l’écart entre :

- la valorisation des dettes et créances enregistrées,
- la valorisation au cours de clôture.
Diminution de créances
4---- Tiers Mt écart de conv.

4781--- Diminution des créances Mt écart de conv.
Libellé : pour const écart conv dim cr.
Augmentations de dettes
4---- Tiers Mt écart de conv.
4782---- Augmentations de dettes Mt écart de conv.
Libellé : pour const écart conv augm dettes
Commentaire
Les écarts sont déterminés élément par élément au sein de chaque compte (qu’il s’agisse d’un
compte général ou auxiliaire) .Les écarts à comptabiliser sont constitués de l’ensemble des
écarts individuels sans effectuer de compensation.
241

10. Les Provisions pour Risques et Charges Version 1
a. Objet
Constater les dotations aux provisions pour risques et charges relatives à des décaissements
probables à réaliser au cours de l’exercice à venir. Elles sont constituées essentiellement par :
- les provisions pour litiges (avec les tiers),
- la provision pour indemnités de retraite,
- les provisions pour pertes de change.
Journal des écritures d’inventaires.
 Les prétentions du requérant en cas de litiges :

Celles-ci doivent être analysées au regard de compléments d’informations constitués par les
réponses ou courrier des avocats, les minutes des jugements ou arrêtés, les appréciations des
juristes de la société et de la Direction Générale. Enfin, ces informations peuvent être
complétées par les aspects techniques par les rapports d’expertise (internes ou externes) et par
les courriers de compagnies d’assurance.
 La provision pour indemnités de retraite est généralement déterminée à partir

d’un tableur ou d’un logiciel. Le SYSCOHADA reconnaît deux méthodes de calcul de
la constitution de la provision :
. la méthode prospective (qui comprend les droits dus aux employés du fait de leurs
services passés et futurs),
. la méthode rétrospective (qui ne comprend que les droits dus aux employés du fait
de leurs services effectués à la date de l’évaluation).
 Le calcul, devise par devise, de la position nette de change recensant les dettes
et créances d’une même devise.
242

10. Les Provisions pour Risques et Charges Version 1
d. Schéma RAF
Provisions pour litiges
697100 Dot provision pour pension Mt provision

191000 Provision pour Litiges Mt provision
Libellé : pour const provision pour litiges
Commentaire
Les provisions pour litiges doivent être constituées élément par élément. Lors de la
clôture, les provisions déjà constituées sont analysées et actualisées par la constitution
de reprises (en cas de diminution du risque) ou de dotations (en cas d’accroissement du
risque). Les risques nouveaux sont dotés à due concurrence.
Provision l’exercice de constitution
697100 Dot provision pour pension Mt provision n.

196000 Provision pour pension Mt provision n.
Libellé : pour const provision de l’exercice
Commentaire
A la clôture, le montant de la provision correspondant aux services anciens ne doit pas
être pris en charges courantes de l’exercice.
243

10. Les Provisions Pour Risques et Charges Version 1
Constatation de la charge antérieure en HAO (L’entreprise prend tout en charge dès la

première année de constitution de la provision)
854000 Dot prov. pour risques et charges HAO Mt prov antérieure

196000 Provision pour pension Mt prov antérieure
Libellé : pour const. des engagements antérieurs
Constatation de la charge antérieure en HAO (l’entreprise étale de la provision sur les

exercices ultérieurs)
202000 Charges à repartir sur plusieurs exercices Mt prov à répartir

781000 Transfert de charges d’exploitation Mt prov à répartir
Libellé : pour const des engagements antérieurs
Pertes de change (Constatation de l’annulation des provisions antérieures)
194000 Dot prov pour risques et charges HAO Mt provision –n-1

797100 Rep prov fin pour risques et charges Mt provision –n-1
Libellé : pour const ext prov pertes changes
697100 Dot prov fin pour risques et charges Mt provision n

194000 Rep prov fin pour risques et charges Mt provision n
Libellé : pour const prov pour pertes change
Commentaire
A la clôture, les provisions pour pertes de change sont extournées par le compte de reprises de
provisions. Le montant de la provision est constitué devise par devise lorsque la position nette de
charge met en évidence une perte latente.
244

11. Les Charges Provisionnées Version 1
3.7.11. Les charges provisionnées
a. Objet
Constater les provisions sur les risques à court terme de dépréciation de l’actif circulant et sur
les éléments financiers.
Les risques de dépréciation de l’actif circulant concernent :
 les risques à court terme,
 les créances,
 les autres charges provisionnées.
Les dépréciations d’éléments financiers concernent :
 les risques financiers,
 les titres de placement,
 les autres charges provisionnées financières.
- Tableau de suivi des créances douteuses et des provisions (montant N-1, dotations,
reprises, montant N),
- Lettres de relance et de mise en demeure,
- Les factures, les relevés et les notifications de cessation de paiement,
- Le relevé de portefeuille ou tout autre document.
245

Charges provisionnées d’exploitation (annulation de la provision antérieure)
49--- Dépréciation sur risques tiers Mt provision n-1

499-- Risques provisionnés Mt provision n-1
759-- Rep ch. provisionnées d’exploitation Total provision n-1
Libellé : pour const ch. prov d’exploitation
659-- Charges provisionnées d’exploitation Total provision

49--- Dépréciation sur risques tiers Mt provision
Mt provision
499-- Risques provisionnés
Commentaire
A la clôture, les charges provisionnées d’exploitation sont extournées par le compte de
reprises de provisions. Le montant de l’exercice est en charges provisionnées d’exploitation.
246

Charges provisionnées d’exploitation (annulation de la provision antérieure)
49--- Dépréciation sur risques tiers Mt provision n-1

499-- Risques provisionnés Mt provision n-1
759-- Rep ch. provisionnées d’exploitation Total provision n-1
659-- Charges provisionnées d’exploitation Total provision

49--- Dépréciation sur risques tiers Mt provision
Mt provision
499-- Risques provisionnés
Commentaire
A la clôture, les charges provisionnées d’exploitation sont extournées par le compte de
reprises de provisions. Le montant de l’exercice est en charges provisionnées d’exploitation.
247

Charges provisionnées financières (Constatation de l’annulation de la provision

antérieure)
59--- Dépréciation risques de trésorerie Mt provision n-1

779--- Rep ch provisionnées financières Mt provision n-1
Libellé : pour const ext ch prov fin
679--- Charges provisionnées financières Mt provision

59--- Dépréciation risques de trésorerie Mt provision
Libellé : pour const ch prov fin.
Commentaire
A la clôture, les charges provisionnées financières sont soit :
- extournées par le compte de reprises de provisions, puis le montant de l’exercice
est constaté en charges provisionnées financières,
- actualisées afin de dégager en provision le montant des risques financiers de
l’exercice.
248

12. l’Affectation du Résultat Version 1
3.7.12. L’affectation du résultat

a. Objet
Constater les écritures relatives à la détermination et à l’affectation du résultat de l’exercice.
Rappel :
Les comptes et le résultat sont arrêtés par le conseil d’administration. L’affectation du résultat
est proposée par le conseil d’administration et décidée par l’assemblée générale des
actionnaires.
- Copie du P.V du conseil d’administration qui arrête les comptes.

- Copie du P.V ou de la résolution du conseil d’administration qui propose l’affectation
du résultat.
- Copie du P.V ou de la résolution de l’assemblée générale qui décide de l’affectation du
résultat.
Détermination du résultat à affecter (bénéfice)
7--- Produits Mt des produits

8--- Autres comptes de produits Mt des charges
6--- Charges Mt des charges
8--- Autres comptes de charges Mt produits
1301 Résultat en instance d’affectation Résultat dégagé
Libellé : pour const du résultat en instance--------
249

12. l’Affectation du Résultat Version 1
Détermination du résultat à affecter (perte)
7--- Produits Mt des produits

8--- Charges Mt des charges
1309 Autres comptes de produits Mt des charges
6--- Autres comptes de charges Mt des produits
8--- Résultat en instance d’affectation : perte Résultat dégagé
Libellé : pour const du résultat en instance--
-.
Constatation de l’affectation du résultat
13 Résultat net Résultat affecté

111--- Réserve légale Dot de l’exercice
465--- Associés, dividendes à payer Div à verser
Libellé : Affect du résultat AGOA du ---
250
4. Procédures de contrôle Date 2014

0. Sommaire
Version 1
LIVRET..V: PROCEDURE DE CONTROLE
251

1. Le Contrôle des écritures
Version 1
V.1: LE CONTROLE DES ECRITURES
252

Sommaire
4.1.1. La comptabilisation
4.1.2. Le contrôle quotidien des écritures
4.1.3. L’établissement des rapprochements de banque
4.1.4. Le contrôle de caisse
253

1. La Comptabilisation Version 1
4.1.1. La Comptabilisation
a. Objet
Détailler les étapes de la comptabilisation d’une opération financière.
b. Application
La procédure s’applique pour l’enregistrement des opérations financières. L’enregistrement

des opérations d’inventaire fait l’objet d’une procédure allégée.
c. Etapes de la procédure
c.1 . La liquidation des pièces de dépenses
La liquidation s’applique aux factures et autres pièces justificatives de décaissements à opérer.

La liquidation doit être authentifiée par un cachet de liquidation, le visa du comptable et la
date.
c.2 . L’imputation comptable
En 1er: La nature des pièces à imputer

L’imputation comptable doit être opérée sur pièce. Cette option facilite la constitution des
chemins de révision. L’imputation s’effectue :
 sur l’original des pièces justificatives d’origine externe,
 sur l’exemplaire conservé de toute pièce justificative d’origine interne,
 sur une copie déchargée par le bénéficiaire pour les pièces justificatives internes
émises en un seul exemplaire,
Ce principe vaut notamment pour les moyens de paiement émis qui devront être déchargés par
le bénéficiaire (copie des chèques, bon de caisse).
Les références du paiement seront portées sur la facture ou pièce justificative mise en
paiement. Les factures sont classées dans le dossier du tiers concerné, tandis que la copie du
moyen de paiement est conservée dans le classeur des pièces justifiant les mouvements de
trésorerie.
 sur la pièce comptable pour les opérations d’inventaire.
En 2e: L’information constitutive de l’imputation comptable
En application de l’article 17.5 du SYSCOHADA, l’imputation comptable à porter sur chaque

pièce à saisir comporte les informations suivantes :
 le code du journal de saisie,

 le compte à débiter et le montant,
254

2. Le Contrôle Quotidien des écritures Version 1
4.1.2. Le Contrôle Quotidien des Ecritures
 le compte à créditer et le montant,

 le libellé comptable de l’opération,
 les références de la pièce,
 la date de valeur comptable.
Après la saisie informatique, La comptable portera sur la pièce les informations suivantes :
 le cachet ou la mention « saisie »,

 la date de saisie,
 le numéro de saisie affecté par le logiciel.
En 3e: Le classement des pièces
Les pièces probantes et les pièces comptables sont classées dans une chemise des pièces
saisies par journaux d’imputation. Les saisies effectuées seront ensuite contrôlées avec les
pièces de base.
255

3. L’Etablissement des Rapprochements Bancaire Version 1
4.1.3. L’Etablissement des Rapprochements Bancaire
a. Objet
Opérer la réconciliation entre les soldes des comptes bancaires tenus dans les livres de la
société et ceux arrêtés par l’établissement financier.
La procédure s’applique mensuellement à tous les comptes bancaires.
c. Description de la procédure
c.1 . L’édition des comptes concernés
Les extraits au grand livre des comptes de banque, virements internes et caisse doivent être
édités. L'édition de ces deux derniers éléments permet de contrôler que les virements internes
sont correctement enregistrés et apurés.
c.2 . Le contrôle des extraits du grand livre des comptes bancaires
La comptable doit s’assurer, à partir de l’extrait du grand livre que les écritures présentes sont
issues du journal auxiliaire de la banque concernée. A défaut, les recherches devront être
effectuées pour identifier l’origine de ces écritures. Les écritures qui seraient injustifiées ou
mal enregistrées doivent être corrigées.
c.3 . Le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les opérations figurant sur l’extrait de grand
livre et les opérations figurant sur le relevé de compte fourni par la banque.
Cette opération permet trois cas de figure :

 les écritures dénouées,
 les écritures comptabilisées dans nos livres mais ne figurant pas sur le relevé bancaire
(il s’agit par exemple des derniers chèques de la période remis aux fournisseurs).
 les mouvements présents sur le relevé de la banque mais pour lesquels ses écritures ne
figurent pas dans les livres de la société (il s’agit par exemple des tickets d’agios, et
autres opérations non-initiées par la société). Il convient de joindre le gestionnaire du
compte pour obtenir rapidement les justifications bancaires de ces opérations.
256

3. L’Etablissement des Rapprochements Bancaire Version 1
c.4 . La réconciliation
La réconciliation est la formalisation du rapprochement bancaire. Elle permet de dégager le

solde bancaire rapproché. Ce dernier est déterminé sur la base des équilibres suivants :
 Côté livres de la société :

+ Solde comptable
+ Dépenses comptabilisées ne figurant pas sur le relevé bancaire
- recettes comptables ne figurant pas sur le relevé bancaire
= solde rapproché A
- Côté livres de la banque :
+ solde bancaire
- avis de débit non comptabilisés
+ avis de crédit non comptabilisés
= solde rapproché B
Les soldes rapprochés A et B doivent être égaux. La comptable devra s’assurer de

l’apurement des suspens sur la période suivante. Il veillera notamment à récupérer auprès des
banques les justificatifs des opérations non comptabilisées. Sauf exception, le rapprochement
ne doit pas comporter de suspens anciens (plus d’un mois).
Enfin, l’état de réconciliation doit permettre à partir du solde comptable, de remonter jusqu’au
solde bancaire, et réciproquement.
257

4. Le Contrôle de Caisse Version 1
4.1.4. Le Contrôle de Caisse
a. Objet
Opérer la réconciliation entre le solde du compte de caisse et l’inventaire physique des

espèces présentes dans la caisse.
La procédure s’applique chaque semaine. Elle doit s’appliquer également de manière

inopinée.
c.1 . Le comptage de la caisse
Le DG procède au comptage des espèces présentes dans la caisse. Cette opération s’opère en
présence de la caissière.
Le DG remplit un billetage de la caisse. Ce billetage est contre - signé par le responsable de la
caisse concerné qui atteste la validité du comptage effectué.
N.B. : L’inventaire de caisse peut être dressé sous forme de billetage dont la composition
facilite les totalisations et les vérifications.
c.2 . Le contrôle avec le brouillard de caisse
L’inventaire des espèces doit correspondre au total du brouillard de caisse. Le responsable de

la caisse concerné doit être en mesure de justifier tout écart constaté.
c.3 . La vérification du brouillard de caisse
Lors de l’approvisionnement de la caisse et lors des contrôles inopinés, le DG doit s’assurer

que le brouillard de caisse est correctement tenu. Le brouillard doit notamment comporter les
éléments suivants :
 le solde de caisse en début de journée,

 les bons de caisse émis, enregistrés en continu, de façon à contrôler aisément la
cohérence des séquences,
 les reçus, enregistrés en continu,
 le solde en fin de journée,
 le comptage effectué en fin de journée,
 le visa du responsable de la caisse concerné et la date.
258

4. Le Contrôle de Caisse Version 1
c.4 . La vérification du brouillard de caisse avec le grand livre
Sur le brouillard de caisse, les totalisations sont effectuées manuellement et peuvent être à la
source d’erreurs. Le DG doit rapprocher les soldes dégagés par le brouillard avec ceux issus
de la comptabilité, dont les calculs sont automatisés.
Ce contrôle permet de s’assurer que l’ensemble des mouvements au brouillard figure dans la
comptabilité et que les soldes issus des deux documents sont identiques.
A défaut les corrections devront être portées. Un rapprochement grâce à l’inventaire permet
de concilier le solde théorique avec le solde réel et de poursuivre la comptabilité et la gestion
sur la base d’informations exactes.
259

2. La Clôture des journaux
Version 1
V.2: LA CLÔTURE DES JOURNAUX
260

Sommaire
4.2.1. La clôture des journaux de ventes
4.2.2. La clôture des journaux d’achats
4.2.3. La clôture des journaux de trésorerie
4.2.4. La clôture des journaux de paie
4.2.5. Le contrôle des journaux d ’OD
261

1. La Clôture des Journaux de Ventes Version 1
4.2.1. La Clôture des Journaux de Ventes
a. Objet
Clôturer les journaux de ventes afin de garantir une inscription irréversible des
enregistrements comptables.
b. Application
La procédure s’applique mensuellement. Les journaux de ventes doivent être clôturés dans la
première quinzaine du mois suivant.
c. Clôture des journaux de ventes
c.1 . Fait générateur de la clôture
Les journaux de ventes sont clôturés dès lors que toutes les ventes effectuées au cours de la
période ont été enregistrées, que la déclaration de TVA a été établie et le chiffre d’affaires
déclaré est rapproché du chiffre d’affaires comptabilisé. La date de clôture du journal de
ventes ne peut excéder la fin de la première quinzaine du mois suivant.
c.2 . Travaux à effectuer
Avant de clôturer son journal de ventes, La comptable doit s’assurer :
 que le journal reprend l’ensemble des extraits de journaux édités lors du contrôle des
écritures. A la clôture, le journal de ventes doit être cohérent avec la déclaration de
TVA. Aucune autre écriture ne doit être passée après la clôture du journal ;
 que toutes les ventes (matérialisées par les B/L) du mois ont été enregistrées et
correctement canalisées dans le journal ;
 par sondage que les comptes de produits sont effectivement mouvementés par le
journal de vente ;
 par sondage que les écritures portées sur comptes clients ont pour origine des journaux
de ventes. Les écritures provenant d’autres origines doivent être vérifiées ;
 que le montant mensuel du chiffre d’affaires déclaré pour la TVA est conforme au
chiffre d’affaires comptabilisé.
262

2. Les Journaux d’Achat Version 1
4.2.2. Les Journaux d’Achat
a. Objet
Clôturer les journaux d’achats afin de garantir une inscription irréversible des enregistrements
comptables.
b. Application
La procédure s’applique mensuellement. Les journaux d’achats doivent être clôturés au plus
tard à la fin du mois suivant.
Les journaux d’achats sont clôturés dès lors que les factures entrées dans la société sont
enregistrées à leur date de valeur comptable dans le mois comptable de référence. Cette date
de clôture des journaux ne peut excéder la fin du mois suivant.
Avant de clôturer son journal mensuel, La comptable doit s’assurer :

 que le journal constitue la récapitulation des extraits de journaux édités lors du
contrôle des écritures,
 que les pièces figurent au chrono du journal d’achats,
 par sondage que les comptes de charges sont effectivement mouvementés par le
journal d’achats,
 par sondage que les écritures portées sur les comptes de fournisseurs ont pour origine
des journaux d’achats ou des journaux de trésorerie. Les écritures provenant d’autres
origines doivent être vérifiées.
263

3. Les Journaux de Trésorerie Version 1
4.2.3. Les Journaux de Trésorerie
a. Objet
Clôturer les journaux de trésorerie afin de garantir une inscription irréversible des
enregistrements comptables.
b. Application
La procédure s’applique mensuellement. Les journaux de caisse doivent être clôturés dans la
première quinzaine du mois suivant.
Les journaux de banque doivent au plus tard être clôturés à la fin du mois suivant. La clôture
des journaux de trésorerie n’est pas forcement liée à la réception des relevés bancaires.
c. Clôture des journaux de caisse
Les journaux de caisse sont clôturés dès lors que tous les bons de caisse ont été enregistrés. La
date de clôture des journaux de caisse ne peut excéder la fin de la première quinzaine du mois
suivant.
Avant de clôturer son journal de caisse, La comptable et la caissière doivent s’assurer :

- que le journal reprend l’ensemble des extraits de journaux édités lors du contrôle des
écritures,
- que tous les reçus et les bons de caisse du mois ont été enregistrés et correctement
canalisés dans le journal,
- que les comptes de virements internes entre les banques et les caisses sont soldés,
- que le solde de caisse est égal au solde du brouillard,
- que le solde a été confirmé par un inventaire de caisse dont la réalisation n’excède pas
quinze jours.
d. Clôture des journaux de banque
d.1 . Fait générateur de la clôture
Les journaux de banque sont clôturés dès lors que tous les moyens de paiement émis, les avis
de débit et de crédit réceptionnés au 10 du mois suivant ont été comptabilisés. La date de
clôture des journaux de banque ne devrait pas excéder la fin de la quinzaine du mois suivant.
264

3. Les Journaux de Trésorerie Version 1
d.2 . Travaux à effectuer
Avant de clôturer son journal de banque, La comptable et la caissière doivent s’assurer :
 que le journal reprend l’ensemble des extraits de journaux édités lors du contrôle des
écritures,
 que tous les moyens de paiement et avis reçus de la banque ont été enregistrés et
correctement canalisés dans le journal,
 que les comptes de virements internes sont soldés et que le journal de caisse est
clôturé.
d.3 . Remarque
Les journaux de banque doivent être impérativement clôturés avant d’établir les
rapprochements bancaires. Cette mesure permet de faire ressortir l’ensemble des suspens
bancaires et de les positionner sur le rapprochement.
Ainsi, les différences ou erreurs identifiées lors de la préparation du rapprochement bancaire
ne doivent pas être comptabilisées sur le mois M. Elles doivent figurer au rapprochement
bancaire du mois M et être corrigées sur le mois comptable M + 1.
265

4. Les Journaux de Paie Version 1
4.2.4. Les Journaux de Paie
a. Objet
Clôturer les journaux de paie afin de garantir une inscription irréversible des enregistrements
comptables.
La procédure s’applique avec la même périodicité que le calcul et le paiement des salaires :
- mensuellement pour les salariés payés au mois (permanents, contractuels et certains
occasionnels),
- hebdomadairement, quotidiennement pour les occasionnels et les journaliers.
c. Clôture des journaux de paie
Les journaux d ’OD de salaire sont clôturés dès lors que tous les bulletins de salaires et les
déclarations sociales et fiscales relatives au personnel ont été établis et vérifiés.
Avant de clôturer le journal d ’ OD, le responsable de la paie doit s’assurer que :

 le journal reprend l’ensemble des extraits de journaux édités lors du contrôle des
écritures. A la clôture, le journal de paie doit être cohérent avec la déclaration de l’impôt
sur salaire, et les déclarations de cotisations sociales (CNPS, retraites, et versement
complémentaire),
 toutes les opérations de paye du mois ont été enregistrées et correctement canalisées
dans le journal,
 les comptes d’acomptes sur salaires au personnel (pour ceux effectués sur le mois à
clôturer) sont soldés,
 les comptes de charges correspondent aux états de paye.
266

5. Les Journaux d’OD Version 1
4.2.5. Les Journaux d’OD
a. Objet
Clôturer les journaux d ’ OD afin de garantir une inscription irréversible des enregistrements.
b. Application
La procédure s'applique mensuellement.
c. Clôture des autres journaux d’OD
Les autres journaux d’OD sont clôturés dès lors que toutes les opérations relatives à la période
sont enregistrées et contrôlées.
Avant de clôturer le journal d’OD concerné, La comptable doit s’assurer :
- que le journal reprend l’ensemble des extraits de journaux édités lors du contrôle des
écritures,
- que tous les mouvements ont été enregistrés et correctement canalisés dans le journal,
- par sondage que les soldes des comptes concernés par ces journaux sont cohérents.
267

3. Les situations comptables
Version 1
V.3: LES SITUATIONS COMPTABLES
268

3. Les situations comptables
Sommaire
269

3. Les Situations Comptables
a. Objet
Analyser sur un trimestre civil, l’ensemble des comptes.
b. Application
La procédure s’applique tous les trimestres. Les situations comptables viennent en

complément de la procédure de contrôle des écritures saisies et la procédure de clôture des
journaux comptables.
c. Etapes de la procédure
c.1 . L’analyse des comptes
Sur un trimestre, l’ensemble des comptes auxiliaires et généraux est analysé par les
comptables (sous la supervision de l’Assistante Administrative) qui :
 vérifient que toutes les écritures sont appuyées par une pièce justificative classée en
application des procédures internes d’archivage, et réciproquement,
 identifient les corrections nécessaires,
 s’assurent que les lettrages sont correctement effectués,
 vérifient que le solde comptable est le reflet de la situation patrimoniale au moment du
contrôle.
Les travaux d’analyse sont préparés sur la base des grands livres de la période. L’analyse du
compte est matérialisée sur une fiche d’analyse datée et visée par le comptable. Le grand livre
de travail ainsi que les analyses de comptes sont classées dans le dossier spécifique du
trimestre.
c.2 . Les dossiers de situation
Ainsi, le dossier de situation comptable est composé :

 du grand livre de travail,
 des analyses de comptes,
 de la balance générale.
270

4. Les arrêtés de comptes
Version 1
V.4: LES ARRÊTES DE COMPTES
271

Sommaire
272

1. Les principes généraux Version 1
Arrêter les comptes afin de dégager le résultat de la période et sortir les états financiers.
La procédure s’applique à chaque arrêté partiel de comptes (tous les 2 mois) et à la fin de
l’exercice social au 31 décembre, et ce, avant le 30 avril de l’année suivante.
c. Etapes de la procédure de l’arrêté des comptes : les travaux d’inventaire
c.1 . La comptabilisation des opérations de fin d’exercice
Les opérations de fin d’exercice social concernent la constatation :
 des amortissements,
 des provisions pour charges à payer et produits à recevoir (factures et éléments non
parvenus ou non encore émis),
 des produits perçus d’avance,
 des écarts de conversion,
 des provisions pour risque et charges.
Chaque écriture est appuyée par les pièces qui auront servi à l’établissement du calcul du
montant constaté, mieux par la copie de la pièce justificative définitive (notamment pour le
cas des factures non parvenues).
Le DG établit et constate les éléments constitutifs des arrêtés de comptes. Le DG est plus
spécifiquement chargé :
 de la vérification de la cohérence globale des arrêtés de comptes,

 de l’établissement des états financiers.
273

1. Les principes généraux Version 1
c.2 . L’établissement des états financiers
Le DG établit les états financiers suivants :
 le bilan,
 le compte de résultat,
 le TAFIRE,
 l’état annexé,
 les états statistiques supplémentaires.
274

5. le Contrôle des déclarations annuelles fiscales et sociales
V.5: LE CONTROLE DES DECLARATIONS ANNUELLES FISCALES ET
SOCIALES
275

Sommaire
4.5.1. Le rapprochement des déclarations de TVA
4.5.2. Le rapprochement des déclarations d’ITS
4.5.3. Le rapprochement des déclarations de CNPS
4.5.4. Le rapprochement de la déclaration des honoraires
276

1. le rapprochement des déclarations de TVA Version 1
4.5.1. Le Rapprochement des Déclarations de TVA
Contrôler la cohérence entre la déclaration annuelle, les déclarations mensuelles et le chiffre

d’affaires comptabilisé.
La procédure s’applique lors de l’établissement de la déclaration annuelle ou lors du montage

du bilan sur les entreprises assujetties à la TVA sur les débits.
c. Contrôle de la déclaration
c.1 . Fait générateur du contrôle
La déclaration annuelle est établie dès lors que tous les journaux de ventes ont été clôturés
(car toutes les ventes effectuées au cours de la période ont été enregistrées, et que toutes les
déclarations mensuelles de TVA ont été établies et rapprochées avec le chiffre d’affaires
déclaré du mois considéré.

L’établissement de la déclaration nécessite de réaliser les travaux suivants :
 récupération de l’ensemble des déclarations mensuelles,
 récupération des journaux qui ont servi à l’établissement des déclarations et au
contrôle du chiffre d’affaires déclaré,
 totalisation des déclarations mensuelles,
 rapprochement du total déclaré et du chiffre d’affaires comptabilisé sur l’ensemble de
l’exercice.
277

2. le Rapprochement des Déclarations d’ITS Version 1
4.5.2. Le Rapprochement des Déclarations d’ITS
Contrôler la cohérence entre la déclaration annuelle, les déclarations mensuelles et les salaires
comptabilisés.
La procédure s’applique lors de l’établissement de la déclaration annuelle ou lors du montage

du bilan.
La déclaration annuelle d ’ITS est établie dès lors que tous les journaux de paie ont été
clôturés (car tous les salaires versés au cours de la période ont été enregistrés, et que toutes les
déclarations mensuelles d ’ITS ont été établies et rapprochées avec les états de paye.
L’établissement de la déclaration annuelle d ’ITS nécessite de réaliser les travaux suivants :

 récupération des journaux qui ont servis à l’établissement des déclarations mensuelles
et au contrôle des états de paye,
 rapprochement du total déclaré des salaires enregistrés sur l’ensemble de l’exercice.
278

3. le Rapprochement des Déclarations de CNPS Version 1
4.5.3. Le Rapprochement des Déclarations de CNPS
Contrôler la cohérence entre la déclaration annuelle, les déclarations mensuelles et les charges
sociales comptabilisées sur les salaires.
La procédure s’applique lors de l’établissement la déclaration annuelle ou lors du montage du

bilan.
La déclaration annuelle de CNPS est établie dès lors que tous les journaux de paie ont été
clôturés (car tous les salaires versés au cours de la période ont été enregistrés, et que toutes les
déclarations mensuelles de CNPS ont été établies et rapprochées avec les états de paye.
L’établissement de la déclaration annuelle de CNPS nécessite de réaliser les travaux suivants :

 récupération des journaux qui ont servi à l’établissement des déclarations mensuelles
et au contrôle des états de paye,
 rapprochement du total déclaré des salaires enregistrés sur l’ensemble de l’exercice.
279

3. Le Rapprochement de le Déclaration des Honoraires Version 1
4.5.4. Le Rapprochement de le Déclaration des Honoraires
Contrôler la cohérence entre la déclaration annuelle des honoraires et les charges

comptabilisées. Les honoraires à déclarés sont les honoraires versés au cours de l’année civile.
La procédure s’applique lors de l’établissement de la déclaration annuelle des honoraires.
c. Etablissement et contrôle de la déclaration
La déclaration annuelle des honoraires est établie dès lors que tous les journaux d’achats ont
été clôturés et que les contrôles s’y rattachant ont été effectués (arrêtés de caisse,
rapprochements bancaires, vérifications par sondage des comptes de tiers).
L’établissement de la déclaration annuelle des honoraires nécessite de réaliser les travaux

suivants :
- récupération des comptes fournisseurs des prestataires,
- identification pour chaque facture des règlements effectués au cours de l’exercice,
- rapprochement entre les honoraires déclarés et les honoraires comptabilisés au cours
de l’exercice :
+ Honoraires restant dus en N-1 et payés en N,
+ Honoraires comptabilisés en N,
- honoraires payés en N,
= honoraires restant dus en fin de l’exercice.
280

Manuel de Procedure Bio-Architectes

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manuel de Procedure Bio-Architectes

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Année : 2014

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 1/1

0. Présentation générale Date 2014

Les présentes procédures décrivent l’organisation et formalisent les principales opérations de

1. Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier

- aux principes de gestion généralement admis,

2. Responsabiliser davantage le personnel de la société dans l’accomplissement des tâches

4. Mettre en œuvre un contrôle interne efficace.

Le respect et l’application de ces procédures conditionnent l’efficacité des systèmes de

Le contrôle interne se caractérise par trois niveaux :

- l’auto - contrôle exercé par le personnel intervenant,

 des contrôles réguliers pour pallier les différentes erreurs ou anomalies ;

 des contrôles inopinés pour s’assurer que les conditions de régularité et de

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 1/1

0. Présentation générale Date 2014

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 1/8

0. Présentation générale Date 2014

TABLES DES MATIERES

0.0 Notes liminaires

0.1 Présentation du document

0.2 Présentation de la société

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 2/8

0. Présentation générale Date 2014

0.3.3. Responsable Administratif et Financier

0.3.4. Responsable de la production

0.3.5. Responsable travaux

0.3.6. Responsable de production-Adjoint

0.3.7. Attaché Administratif

0.3.8. Architectes Intérieurs

0.3.10. Techniciens bâtiments

0.3.11. Conducteur de travaux

0.3.12. Agent de liaison

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 3/8

0. Présentation générale Date 2014

1.1 Traitement du courrier

1.2 Administration du personnel

1.2.1. Le cadre règlementaire

1.3. Stocks et immobilisations

1.3.1. Le suivi des stocks de fournitures

2.1 La fonction prestation

2.1.1. Les principes généraux

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 4/8

0. Présentation générale Date 2014

2.2. La fonction Achats

2.2.1. Les principes généraux

2.3. La fonction Trésorerie

2.3.1. Les principes généraux

2.3.2. Les procédures de décaissement

a. Le chèque d’approvisionnement de la caisse

2.3.3. Les procédures d’encaissement

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 5/8

0. Présentation générale Date 2014

2.4. La fonction Personnel

2.4.1. Les Principes Généraux

2.5. Les obligations fiscales et sociales

2.5.1. Le calendrier fiscal et social

3.1. Les principes comptables

3.2. La fonction Commerciale

3.3. La fonction Achats

FINANCIERES ET COMPTABLES Page 6/8

0. Présentation générale Date 2014

3.4. La fonction Trésorerie

3.4.1. Les procédures de décaissement

a. Le chèque d’approvisionnement de la caisse