FD X60-212

AOÛT 2006

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FA141140 ISSN 0335-3931

FD X 60-212
Août 2006

Indice de classement : X 60-212

ICS : 01.110 ; 03.080.10

Maintenance
Référentiel des instructions
de maintenance
Définitions et principes généraux de rédaction et de présentation

E : Maintenance — Handbook of instructions maintenance —

Definitions and general principles for the wording and layout
D : Instandhaltung — Instandhaltungsanweisungshandbuch —
Begriffe und allgemeine Grundlagen für die Abfassung und Gestaltung
© AFNOR 2006 — Tous droits réservés

Fascicule de documentation
publié par AFNOR en août 2006.
Remplace la norme enregistrée NF X 60-212, de novembre 1983.

Correspondance À la date de publication du présent document, il n'existe pas de travaux traitant

du même sujet.

Analyse Le présent document décrit les documents constituant le référentiel des instructions
de maintenance. Il s’applique à toute entreprise (donneur d’ordre et/ou prestataire)
qui structure, organise ou réorganise sa «fonction maintenance».

Descripteurs Thésaurus International Technique : maintenance, instruction, document

technique, définition, présentation, rédaction technique.

Modifications Par rapport au document remplacé, révision de la norme.

Corrections Par rapport au 1er tirage, modifications au 5.3.1 (renvoi).

Éditée et diffusée par l’Association Française de Normalisation (AFNOR) — 11, rue Francis de Pressensé — 93571 La Plaine Saint-Denis Cedex
Tél. : + 33 (0)1 41 62 80 00 — Fax : + 33 (0)1 49 17 90 00 — www.afnor.org

© AFNOR 2006 AFNOR 2006 2e tirage 2009-03-F

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Maintenance AFNOR X60G

Membres de la commission de normalisation

Président : M CHEVÉ
Secrétariat : M CROGUENNEC — AFNOR

M BARBIER PEUGEOT CITROEN AUTOMOBILES

M BROCHARD ENDEL SAS
MR CASSAGNOU DALKIA FRANCE
M CATHERINE UTE
MME CHALEARD CEA
MR CHEVÉ CEGELEC SAS
M CIVET AFNOR
M DESPUJOLS EDF R&D
M DUPAS GAZ DE FRANCE
M FILHOL SNCF
M GAUTIER AFNOR
M GOARANT AGMS
MME GOUPIL AFNOR
M HOSTALIER DALKIA FRANCE
M LALOUX INGEXPERT
MME LESIEUTRE AFIM
MR LINA CEGELEC SAS
M MARTIN CEGELEC SAS
M MECHIN CIMI
M MEUWISSE EDF R&D
MME NOTIS SECMA
M OSWALD BNEN
M PICCINI PEUGEOT CITROEN AUTOMOBILES
M PICHOT DEFI CONSULTANTS
M RIGOLLEAU DALKIA FRANCE
MME ROUMEAS CERTU
MR SIMEON CRAM NORD EST

Liste des experts du groupe de travail ayant élaboré le présent document

M MECHIN — CIMI (animateur), M LALOUX — INGEXPERT et M MARTIN — CEGELEC
Secrétariat : M CROGUENNEC — AFNOR
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—3— FD X 60-212

Sommaire
Page

1 Domaine d'application ....................................................................................................................... 4

2 Références normatives ..................................................................................................................... 4

3 Nomenclature des biens à maintenir ............................................................................................... 4

4 Référentiel des instructions de maintenance ................................................................................. 4

4.1 Programme de maintenance (instructions fonctionnelles de maintenance) ........................................ 5
4.1.1 Descriptif organisationnel de la fonction maintenance ........................................................................ 5
4.1.2 Règles de fonctionnement ................................................................................................................... 5
4.1.2.1 Contenu d’une règle de fonctionnement .............................................................................................. 5
4.1.2.2 Fonctionnement de la maintenance préventive ................................................................................... 5
4.1.2.3 Fonctionnement de la maintenance corrective .................................................................................... 5
4.1.2.4 Gestion de la documentation de maintenance .................................................................................... 5
4.1.2.5 Gestion des ressources humaines liées à l’activité maintenance ........................................................ 6
4.1.2.6 Pilotage de la fonction maintenance .................................................................................................... 6
4.1.2.7 Réception d’un bien à maintenir .......................................................................................................... 6
4.1.2.8 Suivi des prestataires extérieurs .......................................................................................................... 6
4.1.2.9 Gestion des pièces de rechange et consommables ............................................................................ 6
4.2 Instructions techniques de maintenance ............................................................................................. 7
4.2.1 Contenu des instructions de maintenance ........................................................................................... 7
4.2.2 Plan de maintenance ........................................................................................................................... 7
4.2.2.1 Contenu d’un plan de maintenance ..................................................................................................... 8
4.2.3 Mode opératoire de maintenance ........................................................................................................ 8
4.2.3.1 Contenu d’un mode opératoire ............................................................................................................ 8
4.2.4 Check-list de maintenance .................................................................................................................. 9
4.2.4.1 Contenu d’une check-list ..................................................................................................................... 9
4.2.5 Outils d’aide au diagnostic ................................................................................................................... 9
4.3 Formulaires d’enregistrement ............................................................................................................ 10
4.3.1 Demande d’intervention de maintenance .......................................................................................... 10
4.3.2 Compte rendu d’intervention de maintenance ................................................................................... 10
4.3.3 Bon de sortie magasin ....................................................................................................................... 11

5 Prescriptions relatives à la gestion des instructions de maintenance ...................................... 11

5.1 Structure documentaire ..................................................................................................................... 11
5.2 Désignation, codification des instructions de maintenance ............................................................... 11
5.3 Règles de rédaction, contenu des instructions de maintenance ....................................................... 11
5.3.1 Règles de rédaction des instructions de maintenance ...................................................................... 11
5.4 Diffusion des instructions de maintenance ........................................................................................ 12
5.5 Modification et mise à jour des instructions de maintenance ............................................................ 12
5.5.1 Modification d’une instruction de maintenance .................................................................................. 12
5.5.2 Mise à jour d’une instruction de maintenance ................................................................................... 12
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1 Domaine d'application
Ce document décrit les documents constituant le référentiel des instructions de maintenance. Il s’applique à toute
entreprise (donneur d’ordre et/ou prestataire) qui structure, organise ou réorganise sa «fonction maintenance».
Ce document a pour objectif d’aider l’entreprise (donneur d’ordre et/ou prestataire) à rédiger les documents
constitutifs du référentiel des instructions de maintenance.

2 Références normatives
Les documents de référence suivants sont indispensables pour l’application du présent document. Pour les
références datées, seule l’édition citée s’applique. Pour les références non datées, la dernière édition du
document de référence (y compris les éventuels amendements) s’applique.

FD X 60-000:2002, Maintenance industrielle — Fonction maintenance.

NF X 60-200, Documents techniques à remettre aux utilisateurs de biens durables à usage industriel
et professionnel — Nomenclature et principes généraux de rédaction et de présentation.

3 Nomenclature des biens à maintenir

Recensement des biens dont le service maintenance a la charge de la disponibilité. C’est un inventaire codifié
et classé en fonction des besoins de l’entreprise.
Chaque bien doit être défini au minimum par son code et sa désignation. Peuvent suivre, en fonction de
l’importance du bien, une arborescence structurelle inventoriant les composants importants constituant le bien,
les caractéristiques techniques, la criticité du bien dans le processus de fabrication.
Le classement des biens recensés doit être adapté à l’organisation maintenance en place. Cette répartition peut
se faire de façon fonctionnelle, technique ou structurelle. Exemples : par atelier, par groupe de production, par
produit, par ligne, par activité, par famille de biens, par responsabilité, par service, par criticité.

4 Référentiel des instructions de maintenance

Ensemble des documents propres à l’entreprise décrivant l’organisation, les règles de fonctionnement et la
maîtrise des savoirs faire de l’activité maintenance nécessaire pour :
— assurer la sécurité opérationnelle tant pour les personnes et les biens que pour l’environnement, dans le strict
respect de la réglementation ;
— assurer la disponibilité opérationnelle des biens pour les besoins requis, au coût optimum ;
— garantir la durée de vie prévisionnelle des biens au coût optimum ;
selon l’environnement, les contraintes et le concept de maintenance retenus par l’utilisateur.
On distingue :
— le programme de maintenance composé d’un descriptif organisationnel de la fonction maintenance et des
règles de fonctionnement ;
— les instructions techniques de maintenance ;
— les formulaires d’enregistrement.
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4.1 Programme de maintenance (instructions fonctionnelles de maintenance)

4.1.1 Descriptif organisationnel de la fonction maintenance
Ensemble des documents permettant de décrire la fonction maintenance dans sa structure et son organisation,
d’en fixer ses champs d’applications, ses objectifs, ses responsabilités et les moyens dont elle dispose pour
réaliser ses actions, les mesurer et les évaluer conformément au FD X 60-000.

4.1.2 Règles de fonctionnement

Manière d’assurer une activité donnée ou de réaliser un type d’intervention
Les activités et interventions susceptibles de nécessiter des règles de fonctionnement sont :
— la maintenance préventive ;
— la maintenance corrective ;
— la gestion documentaire ;
— la gestion du magasin ;
— le suivi technico-économique ;
— la réception d’un bien ;
— le suivi des prestataires de maintenance ;
— …
Ces règles de fonctionnement doivent être connues, approuvées et suivies par tous les acteurs concernés.

4.1.2.1 Contenu d’une règle de fonctionnement

La règle de fonctionnement correctement identifiée (voir 4.2), le rédacteur doit déterminer en premier lieu l’objet
et le ou les domaines d’application de cette règle. Il doit également s’attacher à définir clairement tous les termes
spécifiques utilisés dans la rédaction du document. Le corps du document décrivant la règle de fonctionnement
doit être explicite et simple à interpréter (organigramme par exemple) et doit faire apparaître les responsabilités,
les acteurs et les moyens nécessaires à la réalisation.
Exemple de structure d’une règle de fonctionnement :
— objet et domaine d’application ;
— terminologie utilisée ;
— responsabilités ;
— descriptif de la règle de fonctionnement ;
— moyens.

4.1.2.2 Fonctionnement de la maintenance préventive

Manière dont sont déterminées, planifiées et exécutées les interventions de maintenance préventive
(systématique, conditionnelle, prévisionnelle, etc.).

4.1.2.3 Fonctionnement de la maintenance corrective

Description des règles d’appel à la maintenance, de prise en compte et de réponse à ces appels. Il est nécessaire
de préciser les responsabilités et la façon dont sont déterminées les priorités d’interventions.

4.1.2.4 Gestion de la documentation de maintenance

Définition des règles de conception, construction, diffusion et tenue à jour des différentes documentations de
maintenance. Ces règles doivent permettre de traiter correctement chaque type de document apparaissant dans
l’inventaire documentaire de maintenance.
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4.1.2.5 Gestion des ressources humaines liées à l’activité maintenance

Les missions et responsabilités des acteurs de l’activité maintenance ayant été définies, une évaluation et un suivi
des personnes sont nécessaires.
Cette évaluation et ce suivi sont fonction du type de personnel (opérateur de production, régleur, technicien de
maintenance, intervenant extérieur, etc.) et de ses missions respectives.
Elles peuvent porter sur :
— les compétences ;
— la formation ;
— les habilitations ;
— la qualité des interventions ;
— la connaissance et le respect des règles de sécurité ;
— la connaissance et le respect des instructions de maintenance ;
— la charge de travail ;
— …
Ces règles de gestion définissent le système d’évaluation et de suivi ainsi que les actions à engager lorsqu’il n’y a
pas ou plus adéquation entre le profil nécessaire et le profil réel d’un acteur de l’activité maintenance.
Par exemple, une fois la maintenance de niveau 1 (voir X 60-000) définie sur un équipement, il est nécessaire
de s’assurer et de suivre le niveau de compétences de l’opérateur à qui sera confié cette maintenance.

4.1.2.6 Pilotage de la fonction maintenance

Des règles doivent être formalisées pour définir la fréquence de détermination des indicateurs pertinents, les types
de représentation de données, les diffusions et les conditions pour lesquelles un plan d’action corrective est
nécessaire pour mesurer l’activité maintenance et en déduire les actions à mener. L’ensemble de ces indicateurs
fait partie du ou des tableaux de bord.

4.1.2.7 Réception d’un bien à maintenir

Dans la réception générale d’un bien, la réception maintenance consiste à définir les différents aspects
à contrôler, les conditions de contrôle, le lieu, le planning et les compétences des contrôleurs conformément au
cahier des charges maintenance. Cette règle peut inclure une obligation de traçabilité de la réception maintenance
et la rédaction d’un rapport de synthèse.

4.1.2.8 Suivi des prestataires extérieurs

Dans le cadre d'un contrat de moyens, les méthodes et moyens à mettre en œuvre sont définis. Les prestataires
extérieurs appliquent et mettent à jour éventuellement le référentiel des instructions de maintenance établi par le
donneur d'ordres.
Dans le cadre d'un contrat de résultats, les prestataires extérieurs doivent établir un référentiel des instructions de
maintenance dont la mise en œuvre leur permettra d'obtenir les résultats requis. Les clauses du contrat fixent les
conditions dans lesquelles ce référentiel est établi, mis à jour et communiqué.

4.1.2.9 Gestion des pièces de rechange et consommables

Détermination des méthodes d’approvisionnement, de suivi de stock et de délivrance des articles de rechange
et des consommables de maintenance. Le choix de ces méthodes peut être basé sur différents critères tels que :
— le coût de l’article ;
— la durée de vie et la date de péremption ;
— l’encombrement ;
— la criticité ;
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— la spécificité ;
— la quantité de commande ;
— les délais ;
— la fiabilité du fournisseur ;
— les capacités du système de gestion ;
— la valeur stock immobilisée ;
— …

4.2 Instructions techniques de maintenance

Les instructions techniques de maintenance représentent l’ensemble des documents de l’entreprise spécifiant et
décrivant la maintenance définie pour chaque bien ou type de bien à maintenir. Ces instructions techniques
doivent intégrer parfaitement les règles d’hygiène et de sécurité de l’entreprise ainsi que les aspects
réglementaires (environnement, sécurité, …).
Ces instructions sont constituées, pour un bien, d’un plan de maintenance pouvant être complété de documents
annexes tels que des «check-lists» ou des outils d’aide au diagnostic.
Les instructions techniques de maintenance insisteront en particulier sur :
— les caractéristiques relatives à la sécurité des personnes et des biens :
- danger d’accident, risque de détérioration, risque d’incendie, risque d’explosion, risque d’électrisation,
d’électrocution, etc. ;
— les caractéristiques relatives aux performances à garantir :
- disponibilité, précision requise, tolérance à respecter, etc.

4.2.1 Contenu des instructions de maintenance

Pour certains types d’instruction de maintenance, une structure standard doit être définie et respectée par
le rédacteur. Ces structures standards facilitent la rédaction, l’utilisation et la modification des documents. Les
contenus doivent être adaptés à l’utilisateur et doivent donc tenir compte des niveaux de compétences respectifs.
Les instructions de maintenance pouvant répondre à une structure type sont :
— les règles de fonctionnement ;
— les plans de maintenance ;
— les modes opératoires ;
— les check-lists.

4.2.2 Plan de maintenance

Le plan de maintenance doit permettre d’organiser et de réaliser la maintenance d’un bien. Il doit contenir toutes
les informations nécessaires à une bonne maîtrise dans le temps de la maintenance d’un bien. Il doit préciser
aussi le contexte dans lequel il a été établi :
— taux d’engagement ;
— produits fabriqués ;
— rendements ;
— taux de pannes ;
— objectifs à atteindre ;
— …
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Si le contexte change, le plan de maintenance doit être adapté. En particulier, l’inventaire des interventions
énonçant l’ensemble des actions à réaliser sur le bien avec la périodicité préconisée (maintenance préventive)
et les observations nécessaires, doit être revu :
— mode opératoire associé ;
— check-list associée ;
— ressources (pièces, durée, compétences, …) ;
— état du bien (en fonctionnement, à l’arrêt, …) ;
— …

4.2.2.1 Contenu d’un plan de maintenance

Le plan de maintenance doit être correctement identifié (voir 5.2). Il doit contenir le contexte dans lequel il a été
rédigé, un inventaire des interventions préconisées avec leur périodicité, les références aux check-lists et aux
modes opératoires s’il y en a, un ou des plannings prévisionnels d’intervention.
Pour certaines interventions (longues, nécessitant des moyens particuliers, …) et s’il n’y a pas de mode opératoire
correspondant, le plan de maintenance précisera les ressources nécessaires (durée, compétences requises,
pièces de rechange, …).
Selon le choix de structure documentaire adopté, les check-lists et les modes opératoires auxquels le plan de
maintenance fait référence pourront venir s’y rajouter.
Exemple de structure de plan de maintenance :
— contexte de rédaction du plan de maintenance ;
— inventaire des interventions ;
— plannings prévisionnels d’intervention ;
— check-list d’auto maintenance ;
— check-list de contrôle mensuel ;
— check-list de … ;
— mode(s) opératoire(s) de …
Suivant l’inventaire, le planning des interventions permet de représenter de façon globale et synthétique l’activité
maintenance sur le bien. Le planning peut être scindé en fonction de l’organisation en place, par exemple en un
planning de maintenance niveau 1 (voir FD X 60-000) destiné à l’opérateur de production et un planning pour les
autres niveaux de maintenance que doit gérer la fonction planification du service maintenance.

4.2.3 Mode opératoire de maintenance

Document décrivant le déroulement d’une intervention de maintenance donnée afin d’en garantir la bonne
réalisation. Il doit présenter un contenu adapté à l’intervenant devant réaliser l’intervention (lisibilité, schéma) et
complet (références des articles, tolérances des réglages …). La mise en œuvre doit être simple afin de faire
adhérer les intervenants.
Le mode opératoire est élaboré principalement pour les interventions présentant des difficultés particulières :
— dangers d’accidents, complexité de l’installation, durée de l’intervention, nombre d’intervenants important,
transfert de compétences, etc.
Le mode opératoire d’intervention doit être garant de la sécurité des personnes et des biens.

4.2.3.1 Contenu d’un mode opératoire

Tout mode opératoire doit être correctement identifié (désignation, codification, … voir 5.2). Document de travail
opérationnel, le mode opératoire doit contenir toutes les informations dont l’intervenant peut avoir besoin. Il doit
préciser la ou les qualifications de l’intervenant (ou des intervenants). La structure du mode opératoire doit
permettre de retrouver toute information facilement de même qu’elle facilitera la rédaction de nouveaux mode
opératoires et en assurera l’homogénéité.
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—9— FD X 60-212

Exemple de structure de mode opératoire :

— Préparation de l’intervention :
- Moyens nécessaires ;
- Schéma d’enclenchement (planning de l’intervention) ;
— Plan, schéma ;
— Intervention :
- Préparation du chantier ;
- Consignation ;
- Sécurité ;
- Dépose, montage ;
- Mesure, contrôle, expertise, changement ;
- Remontage ;
- Déconsignation ;
- Essai, réglages, requalification ;
- Repli de chantier ;
- Compte rendu d’intervention.

4.2.4 Check-list de maintenance

Document synthétique regroupant l’ensemble des interventions simples (ne nécessitant pas la rédaction d’un
mode opératoire) possédant la même périodicité, réalisé par le même intervenant et au même moment.
La check-list de maintenance est particulièrement adaptée à la maintenance de niveau 1, celle-ci étant constituée
pour une bonne partie d’actions courtes, simples et de périodicité identique. On peut également utiliser la
check-list pour énumérer les points de contrôle lors de l’inspection d’une installation ou d’une ronde.

4.2.4.1 Contenu d’une check-list

Document opérationnel, la check-list est un inventaire d’opérations ou d’interventions simples (relevés, contrôles,
nettoyages, …) maîtrisées par l’intervenant concerné. Celui-ci doit donc être correctement identifié par ses
compétences, profil de poste …
Elle ne contient donc que la désignation des opérations pour une périodicité donnée et pour un profil d’intervenant
donné (check-list d’auto maintenance journalière par exemple).
Si la check-list est utilisée comme support de traçabilité où l’intervenant peut inscrire une remarque face
à l’opération qu’il vient d’effectuer, on peut alors regrouper sous forme de tableau l’ensemble des opérations sur
une semaine par exemple afin de simplifier la mise en œuvre par la limitation des documents et une visualisation
plus globale et synthétique.

4.2.5 Outils d’aide au diagnostic

Ensemble des documents formalisant la connaissance que la fonction maintenance doit avoir des défaillances
probables et réelles sur un bien.
L’outil d’aide au diagnostic doit répertorier les symptômes de défaillance en point d’entrée et définir pour chacun
de ces symptômes la ou les causes probables de défaillance et la ou les action(s) correctrice(s) correspondante(s)
à réaliser.
NOTE Outre la maîtrise du diagnostic qu’apportent ces outils, on peut également délimiter les champs de compétences
des intervenants. Par exemple, dans le cadre d’une maintenance de premier niveau déléguée à l’opérateur de production,
celui-ci peut en cas de défaillance (ne démarre pas) et en se référant à son outil d’aide au diagnostic, déterminer les causes
potentielles de la défaillance (absence air) et effectuer les contrôles de son ressort (contrôle pression sur manomètre).
S’il y a lieu, il effectuera l’action correctrice qui lui est préconisée (disposer l’air) sans avoir à déplacer l’intervenant de
maintenance.
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4.3 Formulaires d’enregistrement

Ensemble des documents permettant d’assurer la traçabilité des actions de maintenance réalisées.
L’ensemble des paramètres nécessaires au calcul des indicateurs de maintenance retenus détermine le contenu
des formulaires d’enregistrement. Ce sont les sources (service production, magasin, service maintenance, …)
et le système d’information (GMAO) qui définissent le nombre de formulaires types.
Trois formulaires d’enregistrement sont généralement nécessaires, en dehors de ceux exigés pour respecter les
obligations de sécurité :
— la demande d’intervention ;
— le compte rendu d’intervention ;
— le bon de sortie magasin, s’il y a lieu ;
— …
D’autres besoins tels que la sécurité peuvent nécessiter d’autres formulaires d’enregistrement. Ceux-ci sont
à définir au cas par cas.

4.3.1 Demande d’intervention de maintenance

Formulaire d’enregistrement rempli par le «demandeur» et permettant de définir le bien concerné et la nature de
l’intervention de maintenance désirée. Il comporte plusieurs données telles que :
— date, heure de la demande ;
— nom du demandeur, service ;
— désignation et repérage du bien ;
— localisation (installation, local, …) ;
— symptômes de défaillance éventuelle ;
— descriptif de l’intervention s’il y a lieu ;
— degré d’urgence ;
— …
NOTE La demande d’intervention peut, suivant la culture d’entreprise, avoir une autre désignation.

4.3.2 Compte rendu d’intervention de maintenance

Formulaire d’enregistrement rempli par l’intervenant, en dernière phase d’intervention. Il contient les données
nécessaires au calcul des indicateurs de maintenance et à l’exploitation de l’intervention (retour d’expérience, …)
telles que :
— nom de l’intervenant (ou du responsable de l’intervention) ;
— type de maintenance (maintenance corrective, préventive, …) ;
— durée d’intervention ;
— temps d’indisponibilité pour maintenance, nombre d’heures de main-d’œuvre ;
— diagnostic s’il y a lieu ;
— pièces de rechange et consommables utilisés ;
— description de l’intervention ;
— nombre d’unités d’usage produites au moment de l’intervention ;
— …
Le compte rendu d’intervention lié à une demande d’intervention ne reprend pas nécessairement toutes les
données de la demande.
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4.3.3 Bon de sortie magasin

Formulaire d’enregistrement de sortie des pièces de rechange du magasin. Il permet notamment de :
— valoriser les interventions sur les biens ;
— tenir à jour le stock par l’enregistrement de toutes les sorties ;
— maîtriser les consommations pour chaque bien.
— …

5 Prescriptions relatives à la gestion des instructions de maintenance

La présentation des instructions de maintenance doit être conforme aux prescriptions relatives à la présentation
de l’ensemble de la documentation technique destinée aux utilisateurs de biens, telles que données dans la norme
NF X 60-200, en particulier en ce qui concerne la maniabilité et la durabilité du support.

5.1 Structure documentaire

On peut cependant retenir une structure type adaptée à la plupart des cas où le programme de maintenance
compose un document et où les instructions techniques intègrent la documentation technique du bien concerné.
Dans le cas où une maintenance de premier niveau est déléguée à la production, un extrait des instructions
techniques correspondant constitue un autre document placé à disposition des opérateurs concernés.

5.2 Désignation, codification des instructions de maintenance

Les instructions de maintenance doivent respecter les termes et désignations retenues dans la nomenclature
définie au paragraphe 3 de la présente norme sauf si le contexte de l’entreprise impose un autre référentiel. Une
règle de fonctionnement (voir 4.1.2) peut prendre le nom de «procédure» par exemple dans un environnement
qualité. De même, l’utilisation d’un outil informatique (GMAO, …) peut imposer certains termes notamment pour
les formulaires d’enregistrement. Dans tous les cas, la terminologie doit être définie, connue et respectée. Pour
une identification correcte, chaque document doit comporter sa désignation (mode opératoire, check-list, compte
rendu d’intervention, …), le bien concerné et une information distinguant les versions (indice, date, …).
Si un système de codification des instructions de maintenance est utilisé, le code d’un document doit rester un
code de gestion documentaire et ne doit reprendre aucune des informations figurant par ailleurs sur ce même
document (code non significatif).

5.3 Règles de rédaction, contenu des instructions de maintenance

5.3.1 Règles de rédaction des instructions de maintenance
Afin d’assurer une mise en œuvre efficace et une utilisation pratique des instructions de maintenance, il est
nécessaire de standardiser leur présentation, les tailles et polices de caractères, les emplacements des
informations (titre, code, bien,…) par l’utilisation d’un cartouche ou d’un cadre type. Les outils graphiques
(organigrammes, schémas, tableaux, …) doivent répondre à des standards et être utilisés couramment.
Le rédacteur d’une instruction de maintenance doit procéder en plusieurs étapes :
— sélectionner la structure type de l’instruction à désigner (voir 4.2.1) ;
— désigner et codifier le document (voir 5.2) ;
— collecter les informations auprès d’un spécialiste ;
— mettre en forme les informations ;
— faire valider l’instruction de maintenance par un utilisateur ;
— modifier si nécessaire ;
— officialiser l’instruction de maintenance.
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FD X 60-212 — 12 —

5.4 Diffusion des instructions de maintenance

La diffusion consiste à déterminer à qui on attribue un exemplaire d’une instruction de maintenance ou d’un
ensemble d’instructions de maintenance. Une instruction de maintenance ne doit être diffusée qu’après
approbation des acteurs concernés (responsable maintenance, responsable production, …). Pour chaque
document répertorié selon la structure documentaire adoptée (voir 5.1), une liste de diffusion doit être tenue à jour
afin d’assurer correctement la diffusion des documents originaux ainsi que des modifications.
La diffusion doit assurer que l’information est accessible là où elle est nécessaire.
Un système doit être défini pour déterminer les responsabilités et les moyens nécessaires à cette diffusion.

5.5 Modification et mise à jour des instructions de maintenance

5.5.1 Modification d’une instruction de maintenance
Tout utilisateur d’une instruction de maintenance peut préconiser une modification. On doit donc prévoir un
système de collecte de préconisation de modification, d’approbation et de modification effective de l’instruction.
L’indice et/ou la date de l’instruction doit évoluer afin de distinguer les versions.
S’il est prévu une phase de validation sur le terrain, la nouvelle version peut être diffusée avec une distinction
particulière (feuilles de couleur, libellé «en validation», …) avertissant les utilisateurs du caractère provisoire.
À la fin de cette phase et si aucune remarque n’est faite, l’instruction est validée et doit être mise à jour dans
l’ensemble de l’entreprise.

5.5.2 Mise à jour d’une instruction de maintenance

La mise à jour consiste à diffuser une instruction de maintenance suite à une modification (de l’installation ou du
document), conformément aux listes de diffusion et à s’assurer des mises à jour. On procède en général par
échange standard de l’ancienne version par la nouvelle version et par mise à jour du sommaire si celui-ci
répertorie les indices.
Pour s’assurer des mises à jour, on peut procéder par contrôles ponctuels, par retour de courrier de l’exemplaire
de version précédente ou intégrer le contrôle des instructions dans le diagnostic de la fonction maintenance.