RAPPORT D’ENQUETE

DCPAO/GNTA N O 002/2021
Le 25/09/ 2021

De : Département Contrôle Permanent A: Responsable Contrôle Permanent des

Activités Opérationnelles
Concerne : AGENCE DE LODJA Copies :
 Directeur du Capital Humain.
VIREMENTS FRAUDULEUX CONSTATES DANS LA
GESTION DE LA PAIE FONCTIONNAIRES A  Directeur Régional.
L’AGENCE DE LODJA  Responsable Performance et
Réseau.
Secteurs :  Audit.
 OPÉRATION

I. ELEMENT DECLENCHEUR
Suivant le mail de l’Adjoint Administratif Augustin BABAMBE de l’Agence de
LODJA adressé au Directeur Régional Zone Centrexxxxxx , en du 21/10/2021,
dénonçant trois virements indus initiés par Monsieur Barthelemy
OKITO/préposé chargé de la paie des fonctionnaires à partir par le débit du
compte xxxxxxxxxxxxxx/suspens Paie Fonctionnaires LODJA au profit des
comptes xxxxxxxxxxxxxxx non reconnu comme fonctionnaire .

Une mission a été diligenté par le Siège en date du XXXXXX afin de s’assurer
des évidences présentées par l’Adjoint Administratif de l’agence et se garantir
qu’il ne s’agit que d’un cas isolé en rapport avec cette agence.

Des auditions administratives ont été effectué avec les agents affectés aux
opérations de paie fonctionnaire.
Au regard des faits remontés par l’Adjoint Administratif, le préposé aux
opérations en charge de la paie fonctionnaire est passé aux aveux en portant au
crédit du compte de son épouse / fonctionnaire de l’état aussi des sommes
indus autres que son salaire, en usant du fichier de paie préparé par lui pour le
virement multiple. Ce dernier a effectué 3 opérations indus au crédits du
compte de son épouse, opérations validées par Adjoint Administratif.

II. ORGANISATION DE LA MISSION

1
Une mission d’ enquête a été diligentée par le Département du Contrôle
Permanent pour la période  du 26/10/2021 au 09/11/2021 ;laquelle a été exécuté
par M. Goffin NTALU, Contrôleur Permanent Siège.

Afin de clarifier les faits, avons :

- Analysé la procédure MP2/OPS/BACK/059 sur la Paie des Fonctionnaires
et Agents de l’Etat
- Analysé les écritures comptables opérations passées sur les comptes
Suspens Opérations « 05162-70099998960-41 » et Suspens Paie
Fonctionnaires « 05162-47503200099-74 »
- Analysé les pièces comptables ayant servi aux retraits sur les comptes
suspens ;
- Analysé les rapports de paie des fonctionnaires des sites xxxxxxxxxxxx ;
- Procédé au rapprochement entre le fichier de base envoyé par la Cellule
Paie, Service du Back Office Siège, Direction Production et le fichier traité
servant de soubassement la paie manuelle sur site,
- Analysé les cahiers d’ouvertures remplis sur sites lors de l’identification
des agents fonctionnaires,
- Entendu sous PV d'audition administrative M. Augustin BABAMBE, Me.
Pauline ANUNGA, André LODI, Barthelemy OKITO respectivement
l’Adjoint Administratif, commercial retail, Responsable des Opérations et
Préposé des Opérations chargé de la Paie.

III. FAITS

Les faits se présentent de la manière suivante :

- En date du 21/09/2021, l’Adjoint Administratif a adressé un mail au
Directeur Régional faisant état de 3 opérations non autorisé en date des
03/09/2021, 13/10/2021 et 20/10/2021 initiées par le préposé aux
Opérations nouvellement affecté à la charge de la paie des fonctionnaires/
M. Barthelemy OKITO.
- Les 3 virements, dont les détails repris dans le tableau ci-dessous, étaient
portés au crédit du compte « 05162-00139010401-60 » / OTSHUMBA
LUNUKU ANNE qui se trouve être son épouse :

N° PCES COMPTABLES LIBELLE COMPTE DEBITE MONTANT CDF DATE

EXT PAIE SECOPE KKO AOUT
1 MVAU004883 05162-47503200099-74     204 923,00 23/09/2021
21
2 MVAU004966 PAIE ADM SEPT 2021 05162-47503200099-74       90 793,75 13/10/2021
3 MVAU004979 VIREMENT 05162-47503200099-74     187 379,00 20/10/2021

TOTAL 483 095,75

2
 - En date du xxx x/ sous demande de la direction un contrôleur a fait le
déplacement pour l’agence de LODJA afin de s’enquérir de la situation sur
terrain.

- Sur le fichier d’intégration préparée par lui pour les dates des 03/09,13/ 10
et 20/10/2021 tout en y insérerant le nom et le numéro de compte de
son épouse ; lequel va les soumettre à l’Adjoint Administratif pour
validation dans Amplitude.
IV. CONTATS

1. DE L’ORGANISATION DE LA PAIE MANUELLE

L’Agence gère 4 territoires pour la paie des fonctionnaires, à savoir : LODJA,

KATAKO, KOLE et LOMELA. Seul les agents fonctionnaires de l’Etat du
territoire de LODJA retirent à partir de leurs comptes, soit à la caisse, soit pour
la plupart au distributeur automatique des billets. Pour les autres territoires, la
paie est effectuée manuellement, même pour les fonctionnaires identifiés
(ayant des numéros des comptes), compte tenu de la distance et du mauvais
état des routes.

Le tableau ci-dessous renseigne les zones couvertes par l’Agence de LODJA et

les services concernés :
CREDIT
N° TERRITOIRE SERVICE EFFECTIFS
COMPTE
MANUEL

1 SECOPE 3 826 3 822 4

2 FRAIS DE FONCTIONNEMENT SECOPE 351 339 12
3 PNC 625 611 14
4 ISC LODJA 30 30 -
5 LODJA MAGISTRAT AUDITORAT MILITAIRE 3 3 ‘
6 DGM 4 4 -
7 UNIIVERSITE DE LODJA 136 136 -
8 MEDECIN 48 - -
9 UNIVERSITE DES SCIENCES & DES TECHNOL. DE LODJA 34 34 -
SOUS-TOTAL I 5 009 4 979 30
1 SECOPE 2 372 1 981 391
2 FRAIS DE FONCTIONNEMENT SECOPE 189 3 186
LOMELA
3 PNC 46 - -
4 ADMINISTRATION 856 457 399
SOUS-TOTAL II 3 417 2 441 976
1 SECOPE 3 690 3 274 416
2 FRAIS DE NFONCTIONNEMENT SECOPE 280 6 274
7 KATAKO PNC 49 49 -
8 KOMBE UNIPEL 76 76 -
9 DGM 1 1 -
10 MEDECIN 5 5 -
SOUS-TOTAL III 4 101 3 411 690

3
1 SECOPE 3 406 2 806 600
2 FRAIS FONCTIONNEMENT SECOPE 272 2 270
3 PNC 360 360 -
KOLE
4 ISTM 114 114 -
5 OR 7 7 -
6 ADMINISTRATION 788 603 185
SOUS-TOTAL IV 4 947 3 892 1 055
TOTAL GENERAL 17 474 14 723 2 751

2. COMPTABILISATION DE LA PAIE

De l’enveloppe totale des salaires des fonctionnaires gérés par l’Agence de

LODJA, le préposé Back Office/Siège crédite les comptes de tous les
fonctionnaires ayant des numéros de comptes. Les salaires des fonctionnaires
non encore identifiés sont portés au crédit du compte Paie Fonctionnaires de
LODJA « 05162-47503200099-74 CDF ».

Pour les 3 territoires dont la paie est effectuée manuellement sur leurs sites, le
préposé aux opérations de l’agence chargé de la paie débite les comptes de
tous les fonctionnaires ayant été crédités. Et, ces fonds sont versés au crédit du
compte suspens opérations de l’Agence de LODJA « 05162-70099998960-
41 ». Ensuite, il débite le compte suspens paie fonctionnaire de LODJA, dont le
solde égale le montant total des salaires des fonctionnaires non encore
identifiés et crédite encore le compte suspens opération de l’Agence de
LODJA. Ainsi, il constitue l’enveloppe totale à payer sur site à retirer par OP à
la caisse.

3. DES VIREMENTS INITIÉS AU PROFITS DU COMPTES XXXXXX

III.1 Les virements

Suivant les propos dudit préposé, les 3 virements effectués sur le compte
de sa femme sont des excédents dégagés du compte Suspens Paie
Fonctionnaires. Selon ses dires, il comptait les retourner dans le compte
Suspens Opérations de l’Agence après avoir retrouvé l’origine de cet
excédent. Mais, curieusement, il ne l’a pas fait et n’en a pas non plus
informé son chef direct, ni même sur les 2 premiers excédents. Nous
pouvons comprendre que c’est un moyen pour lui de subtiliser l’argent, car
ceci n’est couverte par aucune instruction ou ni procédure de la Banque.

III.2 La validation des virements

Le 21/10/2021, l’Adjoint Administratif fait un mail pour signaler ces

opérations frauduleuses validées par lui-même. Comment expliquer que

4
 lors de la validation, cela n’a pas été constaté. Nous pouvons comprendre
que le contrôle de premier niveau n’a pas fonctionné. Surtout que pour la
dernière opération du 20/10/2021 dans le compte de sa femme, le libellé
« VIREMENT » était différent des autres, à savoir : SECOPE KATAKO
SEPTEMBRE 2021.

Et aussi le fichier à intégrer (virement multiple) ne comportait que 36

lignes. Donc, ce n’était pas compliqué de s’assurer de la bonne exécution
avant validation.

4. LES FAIBLESSES RELATIVES AU PROCESSUS DE LA PAIE

Tout au long de la mission d’enquête, plusieurs faibaisses ont été relevées sur
la gestion de la paie par l’agence de LODJA, lesquelles peuvent faciliter
continûment des retraits frauduleux par les clients, tantôt faciliter et/ou masquer
une fraude en interne.
4.1 Incompatibilité de la procédure et de la pratique sur terrain

La procédure en vigueur MP2/OPS/BACK/059 n’est plus adaptée à la pratique

pour la comptabilisation des salaires des fonctionnaires : en effet, la procédure
recommande que le compte des fonctionnaires qui sont payés sur site soient
crédités et débités après la paie manuelle. Cette disposition pose problème
pour les fonctionnaires qui ont contracté des crédits, mieux vaut que le préposé
Back Office crédite les comptes des fonctionnaires avant la paie manuelle pour
que soit comptabilisés le crédit. La procédure n’est pas accompagnée par une
explication schématique de la paie sur site.

4.2 Gestion de la paie par l’agence

Les intervenants au processus de paie, à savoir l’Adjoint Administratif, le

préposé aux opérations chargé de la paie, l’opérateur et le caissier chargés de
la paie sur site n’ont pas la formation appropriée pour les opérations de paie des
fonctionnaires sur site.

Les fichiers de paie étant déjà disponibles chez certains fonctionnaires, et

quelques-uns se permettent de recourir au faux et usage de faux pour subtiliser
le salaire des fonctionnaires fictifs ou des fonctionnaires déjà décédés. Dans ce
cas, il est difficile lors de l’identification de le

4.3 Identification des fonctionnaires

5
L’identification effectuée sur site pose énormément problèmes à l’Agence.
Vu le temps imparti pour la paie sur site jugé trop court par l’équipe en mission,
ne sachant pas combiner la paie et l’identification au même moment, elle
privilégie la paie et le plus souvent confie l’identification à une tierce personne
qui n’est pas agent de la banque et non formé à propos. Par conséquent, il y a
des cahiers d’ouvertures des comptes comportant plusieurs irrégularités et ne
permettant pas aux préposés des Opérations de les exploiter pour ouverture
des comptes. A cet effet, nous avons trouvé plusieurs cahiers déclassés dont 26
cahiers d’ouverture des comptes sélectionnés (voir liste en annexe) qui n’ont
pas une copie de la carte d’identité et/ou une photo passeport.

Aussi, certains comptes déjà ouverts font l’objet des réclamations : notamment
des fonctionnaires qui ont été identifiés avec des identités dont ils n’en sont pas
de vrais détenteurs et avec lesquelles les comptes ont été ouverts. Après 2, 3,
ou 4 mois, les vrais détenteurs se présentent après que les précédents aient
déjà
N° retirés leurs salaires.
NOMS CLE MOTIF SERVICE TERRITOIRE TELEPHONE

1 ELEKA LOKUNDA 777057 74 CONFLIT D'IDENTITE PROSANTE LOMELA 07/09/2021

Ci-dessous,
2 le tableau
DOWO renseignant
OKONGO ADOLPHE 767542 les
58 comptes concernés :
CONFLIT D'IDENTITE PROSANTE LOMELA 06/10/2021 811802904
3 1405415 ASELE NKOSO MONIQUE 791813 63 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE LOMELA 08/10/2021 828387917
CLIENT DECEDE MAIS
4 409901H EMBA NSODI 789611 93 LE COMPTE OUVERT ADM LOMELA 08/10/2021 823395609
PAR UN FAUSSAIRE
5 609744 DIOWO OTSHUDI 767561 81 CONFLIT D'IDENTITE ADM LOMELA 11/10/2021 822084938
6 1461382 ITONGA LOKWA BELINE 800112 62 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE LOMELA 11/10/2021 829044979
7 1461398 MBOKASANGA NKEMA VERONE 802654 76 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE LOMELA 11/10/2021 817100605
8 443775 EKANGA NSODI 803602 80 CONFLIT D'IDENTITE ADM LOMELA 13/10/2021
9 480031 DJEMO DIOWO 788048 95 CONFLIT D'IDENTITE ADM LOMELA 13/10/2021 813121017
10 1541695 NDJONDO NSAYI ANDRE 757300 86 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE KATAKO/KOLE 16/10/2021 812943554
11 1484151 ELULU OKEKELE THERESE 802620 91 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE LOMELA /LODJA 18/10/2021
12 1484198 LOKONDJA NKOY PATIENCE 802634 62 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE LOMELA /LODJA 18/10/2021
13 1484178 ITAULA KALONDA JEAN 802616 30 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE LOMELA /LODJA 18/10/2021
14 1484225 OKENGE OKADU JEAN 802607 14 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE LOMELA /LODJA 18/10/2021
15 1529630 PANDANYOYI OKITODIMBA 736789 94 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE KATAKO 21/10/2021
16 1541999 ANSIMBA TEWO 757264 22 CONFLIT D'IDENTITE SECOPE KATAKO/KOLE 21/10/2021

4.4 Ouverture des Comptes

A ce jour, l’agence détient plusieurs cahiers d’ouverture comptes liées à

l’enregistrement des fonctionnaires non encore ouvert, faits remontés par l’audit
et le contrôle dans les rapports référencées xxxxxxxxxxxxxx.

Pour ce faire, un échantillon de 50 cahiers d’ouverture comptes des

fonctionnaires (voir annexe) afin de vérifier la conformité des informations
renseignées dans ces cahiers à celles implémentées dans Amplitude et dans le
fichier de base de paie des fonctionnaires.

6
A ce titre, nous avons trouvé 2 cas dont les renseignements des cahiers
d’ouverture ne concordent pas à celles d’Amplitude et du fichier de base de la
paie. Il ressort les anomalies suivantes :

1° LE FONCTIONNAIRE NSENGA TSHITE

Le numéro de compte renseigné dans le cahier d’ouverture des comptes

est lié à un autre intitulé dans Amplitude.

Dans le fichier de paie, le nom du client fonctionnaire NSENGA TSHITE

est attaché à ce numéro de compte dont l’intitulé dans Amplitude est
différent.

Le nom qui est d’Amplitude ne se retrouve pas dans le fichier de paie des
fonctionnaires. Donc, chaque fois que le fichier de paie est intégré pour
les crédits des comptes des fonctionnaires, c’est une autre personne qui
n’est pas fonctionnaire et qui touche le salaire.

IDENTIFIANT MATRICULE NOM POSTNOM N° DE COMPTE

5002016621 1349934   NSENGA TSHITE 05162 00174222701 40

2° LES FONCTIONNAIRES NDJONDJO OHOTO ALPHONSE

3 fonctionnaires trouvés dans le fichier de paie qui portent ce même nom,

dont 2 ont des numéros de compte et le troisième non encore identifié.

Cependant, dans Amplitude, il y a 3 numéro des comptes avec le même

nom.

Par contre, le compte « 0177520501 », lié à un des NDJONDJO dans le

fichier de paie, a un autre intitulé qui est NGONDJO OHOTO FRANCOIS.

7
 L’autre numéro de compte « 01176276201 » ouvert au mois de juin pour
une personne n’étant pas la vraie détentrice de l’identité de NDJONDJO
OHOTO.

Au mois d’août, le vrai détenteur s’est présenté et après vérification,

l’agence lui ouvert un autre compte avec le numéro suivant : 00178375901.
Mais, jusqu’à ce jour, les deux comptes fonctionnent et ont été crédités pour
le salaire du mois d’octobre.
IDENTIFIANT MATRICULE NOM POSTNOM N° DE COMPTE
1201080057 611018 NDJONDJO OHOTO ALPHONSE 05162 01176276201
9001076600 425892 NDJONDJO OHOTO 05162 00177520501
9001075948 2406946S NDJONDJO OHOTO

4.5 Gestion des comptes à risques

L’Agence de Lodja dispose 2 comptes à risque intervenant dans le

processus de la paie des fonctionnaires, à savoir :

* Compte Suspens Paie Fonctionnaires : 05162-47503200099-74

* Compte Suspens Opérations : 05162-70099998960-41

Il sied de signaler que le compte Suspens Paie Fonctionnaire est un

compte intermédiaire dont les mouvements sont initiés par la Cellule Paie
du Siège pour l’Agence de Lodja, c’est-à-dire que la cellule Paie du Siège
crédite ce compte du montant des salaires des fonctionnaires non
identifiés à payer sur site.

Après, l’Agence déplace ces fonds vers son compte Suspens Opérations
pour lui permettre de le retirer au moyen d’un OP pour la paie sur site.
Donc, à la clôture de la paie, le compte Suspens Opérations doit avoir
logiquement un solde nul.

Mais dans la pratique, il n’en est pas ainsi.

8
Pour l’agence, les deux comptes sont utilisés de façon identique sans
respect des principes. D’habitude, lorsque le compte Paie Fonctionnaires
est crédité, l’agence commence par créditer certains comptes des
fonctionnaires qu’elle vient d’ouvrir et dont les détails ne sont pas encore
envoyés au Back Office Siège pour l’actualisation du fichier et d’autres
comptes sont crédités par le compte Suspens Opérations. Donc, pour 2
opérations de même nature, il peut s’agir de l’intégration des fichiers pour
le virement multiple ou un virement simple.

L’Agence peut effectuer la première opération à partir du compte suspens

paie Fonctionnaire et l’autre à partir du compte suspens Opérations. Cette
façon de travailler ne garantit pas la cohérence des données enregistrées
dans ces deux compte Suspens.

Au mois de juin 2021, l’agence a déclenché la paie de manière

anticipative, alors que le compte Paie Fonctionnaires n’était pas encore
crédité, l’Agence le débite du montant de la paie en fonction du fichier qui
a été envoyé. Cette pratique est interdite dans la procédure.

Certains libellés des opérations effectuées dans Amplitude ne se

conforment pas à leur nature et réalité financière. A titre d’exemple, une
opération effectuée le 01/07/2021 de 19 695 696 CDF sur le compte
05162-47503200099-74 avec le libellé suivant : PAIE SECOPE LODJA
MAN JUIN 2021 alors que le retrait concerne la paie manuelle sur le
territoire de KATAKO et non LODJA.

Dans beaucoup de comptes des agents fonctionnaires qui sont payés

manuellement, le même salaire est crédité et débité avec 2 libellés
différents.

Certains fichiers intégrés dans les deux comptes suspens concernent

plusieurs services et territoires à la fois, ce qui rend difficile le contrôle de
premier niveau avant validation et parfois la traçabilité devient fastidieuse.

Les comptes des fonctionnaires identifiés des territoires dont la paie est
exécutée en manuel sont débités de leur solde total. Pour la plupart, ce

9
 solde est composé des dizaines et des décimales non récupérables par
les fonctionnaires lors de la paie compte tenu des coupures en circulation.
Après la clôture de la paie, ces dizaines et décimales additionnés
représentent un certain montant qui n’est pas retracé dans le rapport de
synthèse de la paie, il peut être identifié par un excédent.

4.6 la gestion et traitement des fichiers traités en agence pour la

paie

Il a été relevé ce qui suit :

- Les intervenants au processus de paie, à savoir l’Adjoint Administratif, le

préposé aux opérations chargé de la paie, l’opérateur et le caissier
chargés de la paie sur site n’ont pas la formation appropriée pour les
opérations de paie des fonctionnaires sur site.
- Les fichiers de paie étant déjà disponibles chez certains fonctionnaires, et
quelques-uns se permettent de recourir au faux et usage de faux pour
subtiliser le salaire des fonctionnaires fictifs ou des fonctionnaires déjà
décédés. Dans ce cas, il est difficile lors de l’identification de le remarquer
- Les gestionnaires des clients dans cette agence ne sont pas en contact
avec les clients, en ce qui concerne les fonctionnaires payés sur site.
Lorsque les fonctionnaires sont identifiés, les cahiers d’ouverture des
comptes sont transmis aux gestionnaires pour signature alors que les
clients ne sont pas présentés en face d’eux. Et, parfois les clients
remplissent les demandes de crédit qui sont transmis, par l’équipe de paie
sur site, aux gestionnaires pour traitement et libération sans le contact
physique. Une pratique très compliquée dans l’exercice du travail du
gestionnaire car il peut libérer le crédit pour un faussaire sans qu’il ne le
sache.
- .

VIII. RECOMMANDATIONS

- Mettre à jour la procédure en indiquant clairement la comptabilisation du

processus de la paie sur site ou pas,
- Toutes les opérations initiées par l’Agence de Lodja dans le cadre de la
paie des fonctionnaires soient effectuées uniquement sur le compte
Suspens Opération de l’Agence. Une fois que le compte Suspens Paie
Fonctionnaires est crédité du montant de la paie des fonctionnaires non
identifiés, l’Agence devra le débiter totalement et loger ce montant dans le
compte Suspens Opération.
Au retour de la paie sur site, le solde devra être logé dans le compte
Suspens Opérations et non dans le compte Paie Fonctionnaire.

10
- Interdire le crédit des comptes des fonctionnaires à partir de l’Agence et le
laisser au niveau du Back Office /Siège.
- Obliger le fonctionnaire qui est payé manuellement et qui fait une
demande de crédit de se déplacer jusqu’à l’Agence de Lodja pour remplir
la demande sur place.
- Organiser des séances de formation pour les intervenants dans le
processus suivant leur besoin. Par exemple, pour l’Adjoint administratif
d’être en mesure de procéder au contrôle du fichier à intégrer.

- Etant déjà expérimenté dans la paie des fonctionnaires, confier au

Responsable des Opérations, Monsieur André LODI, le contrôle de premier
niveau de toutes les opérations relatives à la paie des fonctionnaires.

- Interdire aux équipes qui effectuent la paie sur sites de confier

l’identification des fonctionnaires à une personne étrangère et leur donner la
formation nécessaire quant à ce.

- Pour un meilleur suivi des opérations intégrées dans Amplitude, que tout
virement multiple qui est effectuée au moyen de l’intégration du fichier soit
uniforme, c.-à-d. que chaque fichier soit identifié par rapport à un service et
territoire. Par exemple, qu’un fichier ne concerne que SECOPE KATAKO au
lieu d’intégrer plusieurs services et plusieurs territoires à la fois.

- Sensibiliser tous les agents intervenant dans la paie des fonctionnaires à

ne pas pratiquer le monnayage des services rendus aux fonctionnaires
surtout lors de la paie.

IX. CONCLUSIONS

Au regard de tout ce qui précède, nous convenons que les problèmes que
connait la paie sur site sont la résultante de l'absence de contrôle
permanent premier niveau tant sur les opérations effectuées par le
préposé chargé de la paie à l’Agence de Lodja et par les opérations de
paie manuelle effectuées sur site.

11