Les bases de données bibliographiques

Généralités
Intérêts des bases de données bibliographiques

Généralités

Les bases de données (ou banques de données, ou databases) sont des produits
documentaires qui rassemblent :

soit des documents immédiatement utilisables (articles, photos, chiffres), dans ce cas on
parle d'information primaire,
soit des informations sur ces articles, photos (auteur, titre, résumé etc.), l'information est
alors qualifiée d'information secondaire.

On distingue quatre types de bases de données:

Le développement d'Internet, de la capacité de stockage des supports
informatiques, des algorithmes de compression et de la vitesse des réseaux
rapprochent les différents types de bases de données.

Les bases de données bibliographiques proposent de plus en plus fréquemment

des liens entre la notice et l'article en texte intégral.

Ainsi le vieux rêve de tout chercheur se réalise : pouvoir depuis son bureau
interroger les bases de données et accéder "dans la foulée" aux documents.
Intérêts des bases de données bibliographiques

Leurs entités permettent de repérer les dernières publications dans les revues
scientifiques reconnues.

Elles permettent d'établir des bibliographies (listes d'articles pertinents) sur

un sujet ou un auteur.

De plus en plus, elles sont des portails d'accès aux documents en texte
intégral disponibles sur Internet.

Les bases de données bibliographiques permettent de rechercher des

références de documents, de les sélectionner, de les imprimer ou de les
exporter vers un autre logiciel. Elles peuvent aussi proposer de passer
commande des documents ou donner accès au texte intégral. Les supports de
diffusion des bases de données bibliographiques sont : le papier, le cédérom,
Internet.
Les services offerts :

- générer une liste d'articles sur un sujet ou un auteur ou une institution

- délimiter la recherche par date, par type de document ou encore par langue

- rechercher tous les articles publiés dans un fascicule de revue

- identifier une référence dont on ne possède pas tous les éléments pour la localiser
(par exemple le titre de la revue dont est extrait l'article recherché)

- repérer régulièrement les nouvelles publications sur un sujet donné ou les sommaires
des revues, c'est-à-dire faire de la veille documentaire (ou Diffusion Sélective de
l'Information) en recevant automatiquement dans sa boîte aux lettres électronique les
références des articles dès leur parution, voire avant même leur impression.

 Les bases de données bibliographiques sont des outils indispensables à tout travail
de recherche et à toutes les étapes du parcours étudiant et professionnel.

L'étendue des domaines traités, la diversité des sources, la convivialité des interfaces
d'interrogation en font des instruments de travail souples et adaptables aux besoins et
exigences de chacun.
 Critère de qualité
Schéma de production d'une base de données bibliographique
Lire une notice
Le choix d'une base de données comme instrument de travail peut se faire sur la base d'un
certain nombre de points :

- Nombre et qualité des périodiques dépouillés. (Attention, la plupart des bases de

données bibliographiques internationales utilisées par les chercheurs de tous pays sont
élaborées aux Etats-Unis. Le domaine anglo-saxon (pays et langue) est bien sûr
prépondérant. Très peu de revues françaises y sont analysées. Pensez à compléter les
recherches par des bases de données plus centrées sur les publications européennes et
françaises comme Pascal Biomed et Francis de l'INIST- France).

- Couverture géographique et linguistique.

- Périodicité de la mise à jour.

- Délai entre la parution de la revue et l'indexation des articles.

- Type d'indexation: basée sur un thésaurus, sur un index, sur les mots du titre et du
résumé, sur les descripteurs des articles cités dans la bibliographie…

- Fonctionnalités du logiciel d'interrogation permettant des recherches simples ou

expertes, l'utilisation de troncatures, d'opérateurs booléens.
- Manipulation aisée de l'historique de la recherche (combiner plusieurs étapes, en
supprimer d'autres).

- Possibilité de sauvegarder un profil de recherche pour la relancer régulièrement.

- Possibilité d'établir une veille électronique automatisée (recevoir les dernières publications
directement dans sa boîte aux lettres électronique). Ce service s'appelle aussi DSI (Diffusion
Sélective de l'Information) ou SDI en anglais, Alerte ou encore Profil.

- Ergonomie - confort d'utilisation

- Certaines bases de données bibliographiques peuvent être choisies comme complément à

une autre base jugée "de référence".

En médecine, Medline® ou sa version directe Pubmed® est devenue la base la plus

interrogée, complétée par les bases Embase® et Biosis® qui proposent une couverture
thématique un peu décalée, une attention particulière aux travaux européens et un
dépouillement plus complet des comptes-rendus de conférences.

En psychologie, il est conseillé de faire porter une interrogation sur un bouquet de quatre
bases de données alliant PsycINFO®, ERIC®, Medline® et Pascal Biomed.
 Schéma de production d'une base de données bibliographique

Plusieurs acteurs concourent à l'élaboration d'une base de données bibliographiques et à

sa mise à disposition du public :
- Une base de données bibliographique peut être mise en forme par plusieurs vendeurs
et proposées par plusieurs distributeurs. Sans que le contenu en soit modifié, elle est
adaptée à l'interface d'interrogation de chaque vendeur et bénéficie alors des astuces
d'interrogation, d'affichage et d'exportation propres à chaque interface. (Par exemple,
des opérateurs de proximité ou de fréquence, des champs regroupant plusieurs champs
pour simplifier la recherche, etc.).

 Il s'agit donc pour l'utilisateur d'apprendre à connaître le contenu de la base de

données (couverture thématique, géographique), mais aussi à se familiariser avec
l'interface d'interrogation.
Lire une notice

- Il est important de savoir "lire" une notice, élément fondamental d'une base de données
bibliographique.
- Prenez le temps de parcourir chaque notice, en format bref ou complet, pour restreindre
ou élargir la requête selon la qualité des résultats et pour ensuite ne sélectionner que celles
que vous jugez intéressantes.
- Une notice (nommée aussi référence ou encore citation en anglais) est structurée en
plusieurs champs ou zones :
- une partie qui ressemble à une "fiche d'identité" : auteur, titre de l'article, titre de la revue,
date, pages… Certains de ces champs (auteur, titre de périodique…) sont indexés en liste
alphabétique pour accélérer la recherche.

- une autre partie qui décrit le contenu à l'aide de résumé (abstract) et de termes significatifs
qui peuvent être des mots-clefs (ou descripteurs), des codes.
Exemple de notice extraite de PsycINFO® :
- Vous avez l'habitude d'effectuer des recherches sur le web grâce aux moteurs de
recherche disponibles sur les grands portails (par ex. yahoo, altavista, voilà etc.). Les
interfaces sont très simples. Une recherche plus professionnelle, plus avancée est
affichée seulement à la demande. Vous avez pu constater aussi que ce type de
recherche entraîne beaucoup de réponses "hors sujet".

- Les logiciels de recherche proposés par les bases de données sont dans un premier
temps plus complexes. Mais ils sont surtout plus complets et souples et affichent des
résultats globalement plus cohérents et pertinents.
- On distingue les notions fondamentales :

 Recherche par sujet

 Recherche par auteur
 Recherche par titre de revue
 Recherche en mot libre (mots du texte)
Evaluation des résultats

Lorsque les résultats s'affichent, il convient alors d'évaluer la qualité de l'information

recueillie (les descripteurs utilisés sont-ils pertinents ? La recherche est-elle trop large ou
au contraire trop centrée ?) pour réajuster éventuellement la stratégie de recherche.

Deux notions très importantes dans la recherche documentaire interviennent à ce

moment du processus : il s'agit de "bruit" et de "silence". Ces deux termes, empruntés au
monde sonore et appliqués à un univers écrit, décrivent de manière imagée la qualité des
résultats obtenus.

Des résultats pleins de SILENCE signifient que beaucoup de notices intéressantes sont
absentes, passées sous silence. Ce qui signifie que les termes de la recherche sont mal
posés : trop restreints. Si peu de notices s'affichent et que cela vous étonne car vous avez
une certaine connaissance du domaine, regardez plus attentivement les termes de la
requête et pensez à élargir les concepts.

A l'opposé, des résultats résonnant de BRUIT signifient que beaucoup de notices qui
s'affichent n'ont rien ou peu à voir avec ce que vous recherchez. Les concepts sont trop
larges, vagues. Aidez-vous des index ou thésaurus pour affiner la demande.
Modes d'exploitation des résultats :

- Les interfaces d'interrogation vous proposent plusieurs modes d'exploitation des

résultats. Lorsque vous avez sélectionné les notices que vous jugez intéressantes (le
terme anglais est "marked"), vous avez le choix entre une impression immédiate, une
sauvegarde sous forme de fichier texte sur le disque dur de l'ordinateur ou sur une
disquette, ou encore l'envoi dans une boîte aux lettres électronique.
- Certaines bases de données offrent la possibilité d'exporter directement les références
dans les logiciels de gestion de données bibliographiques (EndNote®, Référence
Manager® par exemple).

Vers le texte intégral :

Selon les bases de données et les abonnements aux revues en ligne souscrits par
l'intermédiaire (bibliothèque ou centre de documentation), des liens peuvent être établis
entre la notice et l'article en texte intégral.

Ainsi, d'un seul clic, la recherche bibliographique est suivie de la visualisation du

document. A vous de l'imprimer !
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de références ?

Il est arrivé à tout un chacun de se dire un jour, en rédigeant un article : "Mais où ai-je donc déjà
entendu parler de cette nouvelle technique ?" ou "Suis-je sûr de bien avoir couvert toute la
littérature sur cette protéine ?".

- En tant que logiciels d'assistance, les outils de gestion de références (LGR) permettent
d'organiser sa propre bibliographie, de retrouver rapidement tel ou tel article en cherchant dans
une ou plusieurs bases personnelle(s) et de le citer facilement en l'intégrant dans ses propres
écrits. Il pallie aussi aux défauts de notre mémoire biologique, qui est sélective donc non
exhaustive.

- Différentes possibilités font de Reference Manager®, EndNote®, ProCite® et les autres LGR des
outils pratiques dans le cadre de la gestion des références bibliographiques :

 interface, intégrée au logiciel, permettant de puiser dans les bases de données

bibliographiques du web.

 fonction de constitution de bases de données (mémoire personnelle)

- "minibases" répondant à une question, un sujet ou une requête bibliographique très
pointus, bases plus importantes (plusieurs centaines de références) dans lesquelles on
peut aller puiser en fonction du sujet de l'article que l'on veut rédiger.

- fonction d'écriture automatique des références en cours de rédaction d'article; cette

fonction est à l'origine des LGR.

- fonction de mise en forme des bibliographies selon les styles demandés par les
éditeurs.

- fonctions permettant le travail partagé (envoi à des collègues et corrections possibles,

avec mise à jour automatique de la base associée à l'article).

- formatage des articles à l'aide d'étiquettes permettant une exploitation aisée du point
de vue documentaire.

 Ils sont donc plus adaptés et puissants qu'un classement des références grâce à un
tableur type Excel ou un tableau Word, ou même qu'un outil de gestion de bases de
données comme Access.
Les fonctions suivantes comptent parmi les plus intéressantes des LGR :

- Recherche dans sa propre base

La recherche est possible sur des champs spécifiques, comme l'auteur, le nom du journal, etc.
Pour chercher dans sa base personnelle, l'utilisateur peut effectuer des requêtes de longueur
illimitée comportant les opérateurs booléens AND, OR et NOT. Avec la fonction QuickFind,
EndNote® affiche les résultats de recherche presque instantanément, même si la base contient
plus de 10 000 références. On peut aussi utiliser les opérateurs comparatifs (>, <, =, etc.) et
chercher des références situées dans un intervalle entre deux valeurs. D'autres options
permettent de combiner plusieurs résultats de recherche, et de restreindre la recherche aux
références affichées dans la fenêtre "Bibliothèque" (Library).

- Importation
Dans EndNote® comme dans Reference Manager®, il est possible de se connecter directement
sur diverses bases de données bibliographiques très utilisées en biologie, par exemple
PubMed qui dépend de la National Library of Medicine (NLM) américaine, et est en accès
gratuit. Des filtres d'importation (petits programmes) sont livrés avec les LGR ; judicieusement
choisis, ils permettent de rendre les fichiers contenant les références rapatriées compatibles
avec les LGR.
Les fichiers de références sont également compatibles entre eux, en termes d'importation, au
sein des trois LGR de l'Institute for Scientific Information (ISI) : Reference Manager®, EndNote®
et ProCite®.
Mise à jour des références
Les références de votre base peuvent être mises à jour de deux manières différentes :
importation de références récentes dans une base préexistante, puis dédoublonnage des
références présentes en double exemplaire dans la base résultante. Ce dédoublonnage est
une fonction automatisée des LGR.
entrée de nouvelles références manuellement.
Il est aussi possible d'interroger la base à l'aide d'opérateurs booléens, de fusionner
plusieurs bases, etc.

Citation des références et articulation avec les traitements de texte

Lorsque EndNote® ou Reference Manager® est installé sur l'ordinateur de l'utilisateur,
l'interface de son traitement de texte habituel est aménagée automatiquement de
manière à proposer dans sa barre de menu un "dialogue" avec les bases du LGR. Lorsque
l'utilisateur commence lui-même à rédiger un article, il peut ainsi choisir à tout moment
les articles de sa base qu'il souhaite insérer dans son texte, et éventuellement en
retrouver d'autres auxquels il n'avait pas pensé.