2 10 Outil de Gestion de La Documentation Du Cabinet

Outil de gestion de la documentation du cabinet
Mode d'emploi / Accueil
Explications sur la documentation du cabinet

Deux types de documentation sont utilisés par votre cabinet :
la documentation interne : celle créée par votre cabinet qui

explique comment faire (procédures, modes opératoires, guides
méthodologiques, etc...) ou à utiliser au cours de la mission ou de
la gestion quotidienne du cabinet (modèles de lettre de mission
ou de feuille de travail, de compte rendu de réunion),
la documentation technique : revues, abonnements, documents

techniques.
Dans les deux cas, tous les collaborateurs de votre cabinet

doivent être en mesure d'utiliser la bonne version, la version à
jour.
La gestion de la documentation couvre également la gestion de

l'archivage des documents produits par le cabinet, de production
et pour la gestion interne du cabinet (dossier annuel, dossier
permanent, compte rendu réunion, ...).
Il s'agit alors de retrouver un dossier, un document facilement

sans pour autant tout conserver.

Méthode à suivre
Le mieux pour chaque type de documentation est:
- de commencer par collecter les différents documents utilisés
par le cabinet.
- de remplir les tableaux de suivi à votre disposition
Un conseil : Pratiquer par étape :

1, la documentation interne, puis la documentation technique,
ou l'inverse
2, l'archivage : reprendre les documents listés pour la
documentation interne
Organisation et utilisation du fichier
Pour gérer les trois aspects de la documentation, vous disposez

dans cet outil de trois tableaux distincts : gestion de la
documentation interne du cabinet, gestion de la documentation
technique du cabinet et gestion de l'archivage du cabinet.
Pour chacun des tableaux : un tableau rempli avec des exemples

et un tableau matrice.

Outil de gestion de la documentation interne du cabinet
Une fois les documents collectés, les classer par domaine (CAC,
EC, gestion interne, etc...).
Vous pourrez ainsi lister les documents à utiliser dans votre

cabinet par domaine, rendant votre tableau plus facile à lire.
!!!Si vous utilisez un logiciel de production, il n'est pas

nécessaire de lister les outils et documents gérés par le
logiciel.
Utilisation du tableau :
- Nom du document : indiquer le titre exact du document
- Version du document : indiquer soit une date, un numéro, une

lettre de version. En cas de modification du document, cela
permettra de savoir si votre collaborateur a entre les mains la
bonne version du document.
- Domaine couvert : indiquer pour quel domaine le document est

créé: métier CAC, EC, la production en général, la gestion interne,
...
!!!Ces cellules proposent un choix de textes parmi une

liste déroulante. Il est impossible de saisir un autre
texte que celui prévu dans cette liste.
!!!En utilisant la fonction de filtre d'excel, vous pourrez

faire des tris rapides.
- Format du document : papier ou informatique

- Auteur: indiquer qui a établi le document ou le modèle. Ainsi,

un collaborateur souhaite apporter des modifications au
document, il pourra en faire part à l'auteur.
- Lieu de classement: indiquer où se trouve le document, qu'il

soit sous format papier ou informatique.
Sous format papier : classeur, endroit où se trouve le classeur

Sous format informatique : adresse précise où est enregistré le
fichier

Outil de gestion de la documentation technique du cabinet
Une fois lister l'ensemble de la documentation technique à

laquelle vos collaborateurs peuvent se référer, il s'agit d'indiquer
à tous la façon d'y accéder.
- Indiquer soit le nom ou le type de documentation.

- Indiquer le support de la documentation : papier, en ligne pour
les sites / abonnements internets, CD, revue.

- Indiquer soit l'année de publication ou la façon de la mettre à

jour : comment le collaborateur est sur d'avoir la dernière version
à jour entre les mains. Vous pouvez "marqué" par exemple les
versions périmées.
Il n'y a rien à indiquer pour les sites internet et abonnements
numériques.
- Indiquer le plus précisément le lieu de classement, pour que le

collaborateur trouve facilement la documentation dont il a
besoin.
- Indiquer le thème couvert par la documentation (EC, CAC,
etc...).

!!!En utilisant la fonction de filtre d'excel, vous pourrez

faire des tris rapides.
Pour les sites internet, abonnements en ligne :

- Indiquer le site internet précisément.
- Indiquer le mot de passe à utiliser pour l'accès au site internet.

Outil de gestion de l'archivage du cabinet
Lister les documents à conserver par métier et tous ceux
concernant la gestion interne du cabinet.
- Indiquer tous les documents à conserver dans le dossier annuel,

ceux dans le dossier permanent, et les autres documents que
vous souhaitez conserver, par métier, et pour la gestion interne
du cabinet.
- Indiquer le format du document à conserver : papier ou
informatique. Si vous conservez les deux, vous indiquerez deux
lignes : l'une pour le format informatique, l'autre pour le format
papier.
- Indiquer à quel moment il faut archiver le document : après la

clôture pour les dossiers EC, après l'assemblée pour les dossiers
CAC, après la fin d'année pour les dossiers social, etc...
- Indiquer combien de temps doivent être conserver les archives,
pour chacun des documents ou plus pratique pour l'ensemble du
dossier.
- Indiquer qui fera l'archivage.
- Indiquer où se trouvent stockées les archives, une place est à

réserver par métier, pour la gestion interne, de manière à
retrouver les dossiers plus facilement.
- Indiquer une référence de classement de manière à retrouver

les dossiers plus facilement. Cela peut être par date, par nom de
client, par code client, etc...
- Indiquer comment seront détruites les archives de manière à

veiller à la confidentialité de certains documents.
618115474.xlsx
- Matrice Doc Interne -
Nom du document Version Domaine couvert Format Auteur Lieu de classement

Prise d'affaires
Production
EC
CAC
Juridique
Social
Gestion interne
10/10/2022
- 6 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Doc Interne -

Prise d'affaires
Procédure pour l'acceptation d'une mission XX Prise d'affaires Papier XX Dans le bureau de XX
Serveur - Dossier commun -

Modèle de fiche acceptation de la mission XX Prise d'affaires Informatique XX Dossier acceptation de la
mission

Modèle de grille de chiffrage des temps XX Prise d'affaires Informatique XX Dossier acceptation de la
mission
Modèle des conditions générales d'intervention XX Prise d'affaires Informatique XX Serveur - Dossier commun -
Dossier lettre de la mission
Production
Modèle de fiche de prise de connaissance XX Production Informatique XX Serveur - Dossier commun
Modèle questionnaire de fin de mission XX Production Informatique XX Serveur - Dossier commun
EC
Guide méthodologique pour la gestion des dossiers Dans le bureau des chefs de
XX EC Papier XX
EC mission EC
Modèle de fiche signalétique d'un dossier EC XX EC Informatique XX Serveur - Dossier commun -

Modèle dossier EC
Procédure pour la maîtrise des processus de saisie XX EC Papier XX Dans le bureau de l'équipe EC
comptable
CAC
Modèle de programme de travail XX CAC Informatique XX
Modèle dossier CAC
Procédure pour la gestion des missions CAC XX CAC Papier XX Dans le bureau des CAC
Juridique
Modèle d'acte XX Juridique Informatique XX Modèle dossier JUR
Social
Modèle pour demande de pièces dossiers paie XX Social Informatique XX
Modèle dossier Social
10/10/2022
- 7 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Doc Interne -

Gestion interne
Modèle de demande de congés XX Gestion interne Papier XX Classeur RH
Modèle de feuille de formation XX Gestion interne Papier XX Classeur RH
Procédure pour le suivi du temps passé XX Gestion interne Informatique XX Dossier Suivi des temps
10/10/2022
- 8 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Matrice Doc Tech -
Année de Pour les sites Pour les sites

Nom / Type de documentation Support publication - Mise Lieu de classement Thème internet : internet :
à jour Adresse complète Mots de passe
La profession
CAC
EC
Social
Juridique
Autre
10/10/2022
- 9 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Doc Tech -

La profession
Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon
Francilien Revue chrono XX la profession

Revue française de comptabilité Papier chrono XX la profession

Profession comptable Revue la profession
chrono XX
Sic Revue Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon la profession

chrono XX
Entreprise libérale Revue la profession
chrono XX
Bibliobaseonline.com En ligne la profession xx@xx.xx xxxx
CAC
Bulletins trimestriels des commissaires aux Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon
comptes Papier chrono XX CAC

Notes d'information de la CNCC Papier CAC
chrono XX
Avis techniques de la CNCC Papier Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon CAC
chrono XX
Bonnes pratiques de la CNCC Papier Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon CAC
chrono XX
Communiqués de la CNCC Papier Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon CAC
chrono XX
Bonnes pratiques professionnelles du H3C Papier Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon CAC
chrono XX
EC
Actu collaborateurs Papier EC
chrono XX
Expert-infos Papier chrono XX EC
Feuillet rapide « Fiscal / Social » des éditions Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon
Papier EC
Francis Lefebvre chrono XX
10/10/2022
- 10 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Doc Tech -

Navis En ligne EC xx@xx.xx xxxx

Revue du droit fiscal Papier chrono XX EC
RF Comptable Papier Classement par ordre bibliothèque centrale - rayon EC

chrono XX
La Revue fiduciaire feuillet hebdo Papier EC
chrono XX
10/10/2022
- 11 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Doc Tech -

Social
Indication périmés bibliothèque centrale - rayon
Liaisons sociales quotidien Papier par sticker XX Social
Liaisons sociales thématiques Papier Indication périmés bibliothèque centrale - rayon Social
par sticker XX
Indication périmés bibliothèque info -
Dictionnaire social permanent CD Social
par sticker rayon xx
Dictionnaire permanent conventions Indication périmés bibliothèque info -
CD Social
collectives par sticker rayon xx
Dictionnaire permanent paie CD Indication périmés bibliothèque info - Social

par sticker rayon xx
Navis social En ligne Social xx@xx.xx xxxx
RF paie Papier Social
chrono XX
10/10/2022
- 12 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Matrice Archivage -
Pour combien de Type de

Nom Format Quand archiver ? temps ? Qui ? Lieu de stockage Référence destruction
EC
EC - dossier de travail de l'année
EC - dossier permanent
EC - autres
10/10/2022
- 13 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx

CAC
CAC - dossier de travail de l'année
CAC - dossier permanent
CAC - autres
10/10/2022
- 14 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx

SOCIAL
Social - dossier de travail de l'année
Social - dossier permanent
Social - autres
10/10/2022
- 15 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx

JURIDIQUE
Juridique - dossier de travail de l'année
Juridique - dossier permanent
Juridique - autres
10/10/2022
- 16 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx

Gestion interne
10/10/2022
- 17 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Archivage -

EC
EC - dossier de travail de l'année
Archives générales - rayon
Questionnaire de fin de mission Papier Clôture + 3 mois 10 ans Collaborateur EC - Dossier annuel Code client Poubelle
Comptes annuels (bilan, compte de Papier Clôture + 3 mois 10 ans Collaborateur Archives générales - rayon Code client Broyage
résultat annexe) EC - Dossier annuel
EC - dossier permanent
Lettre de mission Papier Départ du client 10 ans Chef de mission Code client Broyage
EC - Dossier permanent

Fiche signalétique Papier Départ du client 10 ans Chef de mission Code client Broyage
EC - Dossier permanent
EC - autres
10/10/2022
- 18 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Archivage -

CAC
CAC - dossier de travail de l'année
Questionnaire de fin de mission Papier Assemblée + 3 mois 10 ans Collaborateur CAC - Dossier annuel - par Code client Poubelle
code client
Programme des travaux Informatique Assemblée + 3 mois 10 ans Collaborateur CAC - Dossier annuel - par Code client Poubelle
code client
CAC - dossier permanent
Lettre de mission Papier Départ du client 10 ans Chef de mission CAC - Dossier permanent- Code client Broyage
par code client

Lettre d'acceptation Papier Départ du client 11 ans Chef de mission CAC - Dossier permanent- Code client Broyage
par code client

Fiche signalétique Papier Départ du client 10 ans Chef de mission CAC - Dossier permanent- Code client Broyage
par code client
CAC - autres
10/10/2022
- 19 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Archivage -

SOCIAL
Social - dossier de travail de l'année
Questionnaire de fin de mission Papier fin d'année + 3 mois 10 ans Collaborateur SOC - Dossier annuel Code client Poubelle

Copie des bulletins de paie Papier fin d'année + 3 mois 30 ans Collaborateur SOC - Dossier annuel Code client Broyage

Déclarations sociales Papier fin d'année + 3 mois 10 ans Collaborateur SOC - Dossier annuel Code client Broyage

Journal de paie de l'année Informatique fin d'année + 3 mois 10 ans Collaborateur Dossier archives - Dossier Code client Suppression du fichier
clients
Variables paie transmises par le client Informatique fin d'année + 3 mois 10 ans Collaborateur Dossier archives Code client Suppression du fichier
Social - dossier permanent

Lettre de mission Papier Départ du client 10 ans Chef de mission SOC - Dossier permanent Code client Broyage
Social - autres
10/10/2022
- 20 / 22 - 08:53:18
618115474.xlsx
- Ex Archivage -

JURIDIQUE
Juridique - dossier de travail de l'année
Questionnaire de fin de mission Papier Clôture + 3 mois 10 ans Collaborateur JUR - Dossier annuel Code client Broyage
Juridique - dossier permanent

Devis Papier Départ du client 10 ans Chef de mission JUR - Dossier permanent Code client Broyage

Fiche signalétique Papier Départ du client 10 ans Chef de mission JUR - Dossier permanent Code client Broyage
Juridique - autres
10/10/2022
- 21 / 22 - 08:53:19
618115474.xlsx
- Ex Archivage -

Gestion interne
Compte rendu de réunion Informatique N+2 5 ans Assistante Dossier archives - Dossier Année Suppression du fichier
réunions
Plan de formation annuel Informatique N+2 5 ans Assistante Dossier archives - Dossier Année Suppression du fichier
réunions
Départ du Archives générales - Rayon Nom du
Dossier collaborateur Papier collaborateur 30 ans Assistante RH collaborateur Broyage
Départ du Archives générales - Rayon Nom du

Fiche formation Papier collaborateur 30 ans Assistante RH - dossier du collaborateur Broyage
collaborateur
10/10/2022
- 22 / 22 - 08:53:19

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Vous pourrez ainsi lister les documents à utiliser dans votre

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- Domaine couvert : indiquer pour quel domaine le document est

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- Format du document : papier ou informatique

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- Lieu de classement: indiquer où se trouve le document, qu'il

Sous format papier : classeur, endroit où se trouve le classeur

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- Indiquer soit l'année de publication ou la façon de la mettre à

- Indiquer le plus précisément le lieu de classement, pour que le

!!!Ces cellules proposent un choix de textes parmi une

!!!En utilisant la fonction de filtre d'excel, vous pourrez

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- Indiquer tous les documents à conserver dans le dossier annuel,

- Indiquer à quel moment il faut archiver le document : après la

- Indiquer où se trouvent stockées les archives, une place est à

- Indiquer une référence de classement de manière à retrouver

- Indiquer comment seront détruites les archives de manière à

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Modèle de fiche signalétique d'un dossier EC XX EC Informatique XX Serveur - Dossier commun -

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