Support de cours

Les ERP dans les organisations

Intervenant : Aimad AMZIL

aimad.amzil.11@gmail.com

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 Sommaire

1. Installation et mise en place

2. Création d’une nouvelle de données
3. Paramétrage
3.a. Les options de l’entreprise
3.b. Comptable
4. Structuration des données comptables de l’entreprise
5. Paramétrage des modes de gestion
5.a. L’intégration comptable et financière
5.b. Paramétrage des module Vente et Distribution
6. Structuration des données de l’entreprise
6. a. Création d’un fournisseur
6. b. Création des familles
6.c. Création des articles
6.d. Création des clients
6.e. Création d’un dépôt de stockage
7. Traitement des données
7.a. Processus d’achat
7. b. Processus de vente
8. Module production
8.a. Création des composantes de la nomenclature
8.b. Intégration des modules de la chaine logistique

Ce document représente les paramètres de base d’une formation sur la logique d’intégration des
systèmes d’information, en prenant le cas de la solution Sage.

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1. Installation et mise en place

Ouvrir le fichier « GECOMAES »

Lancer l’installation à partir du Setup

Après vous avancez sur Suivant, et vous saisissez le code d’authenticité que vous allez copier
du fichier « SERIAL ».

Suivre l’installation par Suivant jusqu’à Terminer

2. Création d’une nouvelle de données

• Lancement de l’application

Pour créer une nouvelle base de données, vous devez, d’abord, lancer l’application Sage :
Démarrer / Sage / Sage 100 Gestion Commerciale

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Puis vous faites :
Fichier / Nouveau

Le système vous oblige à attacher ou créer une base de données comptable. Vous devez
cocher :
Créer un nouveau fichier comptable, pour une nouvelle création.
Et vous cliquez sur suivant
• Information sur la raison sociale

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Et vous cliquez sur suivant

• Indication des coordonnées de l’entreprise

Et vous cliquez sur suivant,

• Information sur l’exercice comptable

La solution indique par défaut la date du système d’exploitation comme date de début et de
fin d’exercice. Vous pouvez la modifier selon l’applicabilité de votre exercice comptable.

Pour fixer la longueur des comptes, vous devez fixer un chiffre de 3 à 13.
Et vous cliquez sur suivant ;

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 • Indication de la monnaie de tenue comptable
Le système vous propose par défaut l’EURO, vous pouvez modifier en fonction de la monnaie
de votre comptabilité.

Et vous cliquez sur suivant ;

Vous complétez les informations et les paramètres d’affichage de votre monnaie de tenue
comptable.

• Les données standards comptables

Dans le cadre d’un paramétrage d’une entreprise marocaine, il vaut mieux demander à la
solution Sage que le paramétrage des données comptables et commerciales soit manuel.

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Et vous cliquez sur suivant

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 • Nomination des bases de données

Le système vous oblige à créer, d’abord le fichier comptable (*.mae), que vous devez
enregistrer, en lui donnant un nom.

Après, vous enregistrez et le système vous envoie à l’écran ci-après,

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Et vous cliquez sur suivant, afin d’avoir la possibilité de créer le fichier commercial (*.gcm)

Vous cliquez sur parcourir afin d’enregistrer le fichier commercial

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Vous enregistrez, et le système vous donne la main pour finaliser l’enregistrement de votre
base de données.

3. Paramétrage
Le paramétrage est regroupé dans la partie Fichier. Nous pouvons paramétrer le langage
interne de l’entreprise ainsi que la culture de gestion.

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Le système vous accorde les fenêtres des différents paramètres que vous pouvez adapter au
cas de votre entreprise.

3.a. Les options de l’entreprise

Fichier / à propos de votre société / Options

• Agenda

Vous double-cliquez sur agenda, et vous informez le système des titres des événements
habituels pour vos intéressés internes (client, fournisseurs, dépôt, collaborateur, article et
ressource). Ceci sera basé en fonction de votre culture.
Vous avez le choix d’avoir deux niveaux pour alimenter vos titres de rendez-vous adaptés en
interne.
Client : Rendez- vous client

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 Bureau, Prospection
Fournisseurs: Visite fournisseurs
Bureau société, son bureau
Dépôt : Déplacement
Rendez-vous avec chef dépôt
Collaborateur: Réunion des commerciaux
Pipe Line, Reporting, présentation
Article : Evénement article
Livraison, promotion

• Catalogue articles
Vous pouvez architecturer l’arborescence de votre catalogue, en fonction de la gestion des
articles que vous disposez.

PC Portable: PC Portable Professionnel, PC Portable Home

Pc Portable Professionnel : Pc Portable Professionnel HP, Pc Professionnel Dell
PC Portable Home : PC Portable Home HP, PC Portable Home Dell

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 • Catégorie comptable

Ce paramètre est obligatoire pour rattacher les articles aux comptes comptables d’achat et
de ventes. Il s’agit de nommer les pistes de taxation comptables selon les régimes appliqués.
Vente: Vente au Maroc, Vente en France

Achat: Achat du Maroc, Achat de l’étranger

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Stock: Stock au Maroc

• Catégorie tarifaire

Il s’agit d’indiquer les différents types de clients afin de pouvoir affecter les coefficients de
vente, au niveau des familles détail et les articles.

• Code risque

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Selon la gestion d’encours crédit adaptée par l’entreprise, le système offre trois options : à
livrer, à surveiller et à bloquer.
Vous pouvez traiter les plafonds afin que le système puisse vous informer sur la solvabilité
du client lors de l’édition d’un document de gestion commerciale.
Exemple :
A livrer

A surveiller

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A bloquer

• Conditions de livraison

Il suffit d’indiquer au système les modalités de livraison adaptées en interne.

• Conditionnement

Si vous groupez les articles que vous vendiez en package, où le prix ne change pas. Le
système vous donne le droit d’affecter un énuméré pour référencer le groupement
d’articles.

Dans notre exemple, nous avons nommé : Ecrin de 03, écrin de 06.

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 • Devise

• Mode de règlement

Il faut alimenter votre système par les énumérés des modes de règlement que vous utilisez.

Exp : Chèque, espèce,

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 • Unité d’achat et de vente

Il faut informer le système par les intitulés des unités d’achat et de vente.

3.b. Comptable

Afin de paramétrer le système des données comptables, il faut structurer les données de
l’entreprise.

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4. Structuration des données comptables de l’entreprise

Afin de structurer les données comptables de l’entreprise, il faut faire.

Structure / Comptabilité /

• Plan comptable

Vous devez alimentez votre système par votre plan comptable.

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 • Taux de Taxes

TVA Déductible sur achat sur 20%

TVA collectée sur vente sur 20%

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 • Codes journaux

Création des journaux suivant le besoin de l’entreprise.

ACH : Achat / Intitulé : Journal des Achats

VTE : Vente / Intitulé : Journal des Ventes
OD: Général / Intitulé : Journal des Opérations Diverses
BANQ : Trésorerie / Intitulé : Journal de Banque

• Modèles de règlement

Cette option permet de préenregistrer les modalités de paiement généralement pratiquées

par l’entreprise.

Exp :

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5. Paramétrage des modes de gestion

Fichier / A propos de votre société

5.a. L’intégration comptable et financière

On doit affecter pour chaque journal à son type, pour que le système mette à jour le module
financier.

• La comptabilisation des facture achat et vente dans les journaux

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 • La comptabilisation des règlements et des écarts de règlement

Affecter les journaux de trésorerie pour que la comptabilisation des règlements s’intègre au
module financier.

• La gestion de l’encours client

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Afin que le paramétrage du code risque indiqué dans la partie option puisse être appliqué, il
faut informer le système des documents qui va tenir compte pour bloquer l’encours client.

Aussi, il ne faut laisser aucun, pour activer le suivi des encours clients.

5.b. Paramétrage des module Vente et Distribution

• Le volet commercial

• Gestion des livraisons

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 • Gestion des stocks

L’indisponibilité en stock ne peut être gérée qu’après

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 • Volet préférence

6. Structuration des données de l’entreprise

6. a. Création d’un fournisseur

Structure / Fournisseur

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Il ne faut pas oublier l’affectation du compte comptable fournisseur.

Puis affecter la catégorie comptable créée au niveau du paramètre Option / Catégorie

comptable/ Achat, au fournisseur.

6. b. Création des familles

Structure / familles d’articles

• Famille de type centralisateur

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 • Famille Détail

Il ne faut pas oublier les paramètres liés au type de famille, le suivi de stock, les catégories
achat et vente.

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6.c. Création des articles

Structure / Article

Afin de paramétrer le fournisseur de cet article, il faut cliquer, en bas, sur l’onglet
fournisseur et demandez l’ajout d’un nouveau fournisseur.

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6.d. Création des clients

Structure / Client

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6.e. Création d’un dépôt de stockage

Structure / dépôt de stockage

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7. Traitement des données

7.a. Processus d’achat

• Bon de commande achat

Afin de créer un bon de commande, vous faites

Traitement / documents des achats / nouveau

Vous validez par ok, et le système vous lance la page du bon de commande, ou vous devez
affecter un fournisseur et sélectionner l’article.

Vous sélectionnez le fournisseur puis vous cliquez sur Entrer, et ensuite sur F4 pour avoir la
liste des articles. Vous choisissez l’article que vous voulez acheter et ensuite vous cliquez
deux fois sur Entrer.

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 • Bon de livraison

Dans la logique d’intégration du processus, la validation du bon de livraison s’effectue en

transformation du bon de commande.

Vous cliquez sur Transformer et vous confirmez la validation du bon de livraison

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 • Facture d’achat

A partir du bon de livraison, vous transformez le document de bon de livraison en facture.

• Inventaire

Etat / Inventaire / Etat préparatoire

Vous pouvez vérifier la mise à jour du stock après validation du bon de livraison.

• Echéancier fournisseur

Le système pourra aussi vous parvenir le tableau de bord lié aux échéances fournisseur
Distrisoft, suite à l’opération d’achat que vous avez assuré.

Etat / Etat Libre / Echéance fournisseur / Ok

Vous devez chercher le format dans votre disque dur :C/.

Puis, suivant votre système d’exploitation installé,

Utilisateurs / Public / Documents publics / Sage / Gestion commerciale / Documents

standards / Etats Libres et vous sélectionnez Relevé échéances fournisseurs

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 • Règlement fournisseur

Traitement / Gestion des règlements / Saisie de règlement fournisseur

Nous estimons un chèque d’un montant de 10000 Dhs adressé au fournisseur Distrisoft.

Vous sélectionnez la ligne de règlement que vous avez enregistré et vous cliquez sur le
bouton sélectionner

35
Le système va automatiquement vous envoyer à une page où vous devez sélectionner les
échéances rattachées.

Une fois vous avez imputé et sélectionné les échéances, vous devez valider par Ok/.

36
 Nous remarquons la mise à jour de votre tableau d’échéances fournisseur.

• Comptabilisation de la facture achat

Afin de comptabiliser la facture achat fournisseur, vous devez ouvrir le document de facture
et cliquer sur le bouton comptabiliser

Une fois le document validé, le système met à jour les états comptables, notamment le
journal des achats, la balance, le bilan….

37
 • Comptabilisation du règlement d’achat

Traitement / Mise à jour de la comptabilité /

• Mise à jour financière

Journal des achats

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Journal de banque

Balance des comptes

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7. b. Processus de vente

• Bon de commande vente

Afin de créer un bon de commande, vous faites

Traitement / documents des achats / nouveau

Vous validez par ok, et le système vous lance la page du bon de commande, ou vous devez
affecter un client et sélectionner l’article.

Vous sélectionnez le client puis vous cliquez sur Entrer, et ensuite sur F4 pour avoir la liste
des articles. Vous choisissez l’article que vous voulez vendre, ensuite vous cliquez deux fois
sur Entrer.

40
 • Bon de livraison

Dans la logique d’intégration du processus, la validation du bon de livraison s’effectue en

transformation du bon de commande.

Vous validez par Ok, et le système vous averti du risque financier du client.

Le système a pris en compte les paramètres du code risque (Fichier : Option / Code risque),
et la gestion d’encours (fichier / Comptable / Général/ Encours client).

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 • Facture

A partir du bon de livraison, vous transformez le document de bon de livraison en facture.

• Echéance client

Le système pourra aussi vous parvenir le tableau de bord lié aux échéances Client, suite à
l’opération de vente que vous avez assuré.

Etat / Etat Libre / Echéance client / Ok

Vous devez chercher le format dans votre disque dur :C/.

Puis, suivant votre système d’exploitation installé,

Utilisateurs / Public / Documents publics / Sage / Gestion commerciale / Documents

standards / Etats Libres et vous sélectionnez Relevé échéances Client

• Règlement client

Traitement / Gestion des règlements / Saisie de règlement Client

Nous estimons un chèque d’un montant de 12000 Dhs adressé au Client.

42
Vous sélectionnez la ligne de règlement que vous avez enregistré et vous cliquez sur le
bouton selectionner.

Le système va automatiquement vous envoyer à une page où vous devez sélectionner les
échéances rattachées.

43
 Une fois vous avez imputé et sélectionné les échéances, vous devez valider par Ok/.
Nous remarquons la mise à jour de votre tableau d’échéances client.

• Comptabilisation de la facture de vente

Afin de comptabiliser la facture vente client, vous devez ouvrir le document de facture et
cliquer sur le bouton comptabiliser

Une fois le document validé, le système met à jour les états comptables, notamment le
journal des achats, la balance, le bilan….

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 • Comptabilisation du règlement vente

Traitement / Mise à jour de la comptabilité /

• Mise à jour financière

Journal des ventes

45
Balance des comptes

8. Module production

8.a. Création des composantes de la nomenclature

Afin de structurer les ressources de l’entreprise (Homme, machine et outil), le système vous
demande de créer des articles que vous devez rattachées. Ces dernières doivent être
attachées à une famille détail qui n’est pas suivi en stock.

N’oubliez pas d’ajouter l’unité Heure

Fichier/ A propos de votre société/Option / Unité d’achat et de vente

Il faut créer un calendrier qui vous permettra de justifier la planification des ressources.

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Fichier/ Paramètres / Calendrier
Nous avons estimé que le premier jour de la semaine est Lundi, et que l’entreprise travaille
du Lundi au Vendredi

Il faut bien sur définir, après les horaires de travail

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 • Création des familles

Famille de type centralisateur

Famille de type détail

• Création des articles Ressource

Article : X Machine

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Article : XRH Fabrication

Article : X outil

• Création des ressources

Structure / Ressources

Ressource Ouvrier

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On estime que la ressource est facturée à 15 Dhs / Heure.

Ressource Machine

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 On estime que la ressource est facturée à 30 Dhs / Heure.

Ressource Outil

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 On estime que la ressource est facturée à 1 Dhs / Heure.

• Création de l’article composante

Matière première

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Il est préférable d’indiquer un fournisseur principal.

Vous cliquez sur Fournisseur sur la fiche article, puis avec le bouton droit, sur ajouter un nouvel
élément.

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 • Création de l’article de fabrication

Après vous demandez au système de vous afficher la fiche de la nomenclature.

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Vous indiquez les compositions des articles tangibles.

Puis, vous indiquez les ressources

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N’oubliez pas d’indiquer le prix de revient dans le prix d’achat de l’article

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8.b. Intégration des modules de la chaine logistique

Nous vous rappelons l’indisponibilité du stock de la matière première et du produit fini.

Saisie d’un Bon de commande vente (module vente)

Le magasinier doit livrer ; donc, il transforme le bon de commande en bon de livraison

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Le systéme vous indiquera l’indisponibilité du produit (Produit Fini), et vous oblige d’envoyer
une préparation de fabrication au module Production.

Vous validez par OK, et vous remarquez juste après que le systéme a parvenu un document
de préparation de fabrication dans le module production.

Traitement / Gestion des fabrications / Documents de fabrications

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Et vous donnez l’ordre de fabrication, en cliquant sur le bouton: Transformer.

Puis OK.
Puisque la matière première est indisponible, le système vous demandera l’alimentation du
stock, à travers l’envoi d’un document de préparation de commande achat au module achat.
Vous validez par OK.

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Automatiquement le systéme propose l’achat de l’article manquant.

Traitement/Documents des achats

Le responsable d’achat converti le document de préparation en bon de commande.

Une fois, l’article matière première est livré, vous transformez le bon de commande en bon
de livraison. Ceci va mettre à jours les stocks.

Voir inventaire /

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Maintenant, le responsable production peut prélever la marchandise du stock pour la placer
dans les ateliers de production à travers un ordre de virement.

Nous invitons à vérifier les stocks par l’état d’inventaire, vous allez remarquer que l’article
matière première n’existe plus.

Une fois que le produit fini a été fabriqué, vous pouvez le mettre au stock à travers le
document du bon de fabrication.

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Vous pouvez verifier la situation de votre stock sur l’inventaire.

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