Numéro d'article : 50098704

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Dans cet exemple, lorsque des montants en caisse sont déposés sur le compte bancaire de la société, le
compte de compensation d'espèces diminue en valeur et il est crédité, tandis que le compte bancaire
augmente en valeur et il est débité.
Cela correspond au système comptable à partie double dans lequel chaque transaction ou événement a des
répercussions sur au moins deux comptes différents. Dans un système comptable moderne, cette opération
a lieu via des débits et des crédits.

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Dans cet exemple, le compte de compensation de chèques est crédité à 4 reprises car la remise en banque
comprend 4 chèques (provenant de différents clients).
Le compte bancaire est débité de la valeur totale de ces 4 chèques.
Les montants au débit et au crédit sont égaux et l'écriture au journal est soldée.

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Pour l'actif :
Les transactions au débit augmentent toujours la valeur de l'actif.
Les transactions au crédit diminuent toujours la valeur de l'actif.
Pour le passif :
Les transactions au crédit augmentent toujours la valeur du passif.
Les transactions au débit diminuent toujours la valeur du passif.

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Dans ce sujet, nous examinons les processus de vente et d'achat abordés dans TB1000 et, plus
particulièrement, leurs répercussions sur la comptabilité.

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Dans SAP Business One, une écriture au journal est enregistrée automatiquement à partir de plusieurs
documents, tels que des factures fournisseur et client, lors des processus de vente, d'achat et d'inventaire.

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Lorsque vous implémentez SAP Business One, vous définissez des comptes généraux par défaut à utiliser
lors de la création des transactions. Administration Définition Gestion financière Liens
comptables.
Liens comptables : la fenêtre comporte quatre onglets. Chaque onglet contient les définitions pour les
comptes généraux liés à un processus de gestion spécifique : Ventes, Achats, Général et Stock.
Lorsque vous sélectionnez un modèle de plan comptable prédéfini, la plupart des valeurs par défaut sont
déjà définies. Si nécessaire, vous pouvez modifier ces valeurs.
Lorsque vous sélectionnez un compte général dans la fenêtre Liens comptables, celui-ci s'affiche en vert
dans le plan comptable.
Chaque fois que vous ajoutez un document qui comptabilise une écriture au journal (facture client, par
exemple), le système détermine les comptes généraux à utiliser parmi les comptes par défaut.

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Dans la fenêtre Liens comptables, vous définissez également les comptes collectifs : Clients pour le processus Ventes,
Fournisseurs pour le processus Achats.
Un compte collectif relie les comptes auxiliaires du partenaire au grand livre.
Vous devez définir un compte général comme compte collectif dans le plan comptable.
Chaque fois que vous enregistrez un document pour un partenaire, le système enregistre automatiquement l'écriture
au journal dans :
la situation du compte Fiche partenaire ;
la situation du compte collectif. (Vous ne pouvez pas enregistrer des écritures au journal directement dans un
compte collectif).
Dans une facture client, par exemple, lorsque le client est débité, le compte Clients est aussi débité.
Cette écriture au journal apparaît à présent dans les deux comptes (compte client et compte collectif).
Notez que les soldes des données de base du partenaire ne sont pas affichés dans le plan comptable.
Les comptes collectifs clients et fournisseurs accumulent les transactions clients et fournisseurs dans leurs soldes.
Par conséquent, le plan comptable présente l'état financier global de la société, ainsi que les états financiers (Résultat,
Bilan).
Certaines transactions, telles que celles qui portent sur des effets de commerce, doivent être comptabilisées sur des
comptes collectifs spéciaux. Par conséquent, vous pouvez affecter ces comptes spéciaux à des types de transaction
prédéfinis, tels que Dettes en cours, Compte d'immobilisation, Acomptes reçus/Acomptes versés ou autre (en fonction
du pays).
Dans la fenêtre Liens comptables, vous pouvez déterminer si vous voulez affecter divers comptes collectifs à
différents clients ou fournisseurs.
L'affectation des comptes collectifs à chaque client ou fournisseur s'effectue dans la fenêtre Fiche partenaire.
Sélectionnez Partenaires Fiche partenaire onglet Comptabilité onglet Général zone
Clients/Fournisseurs. Si cette option n'est pas sélectionnée, les comptes collectifs définis dans la fenêtre Liens
comptables sont utilisés pour tous les clients et les fournisseurs.
Vous pouvez également modifier le compte collectif par défaut dans les documents marketing. Cliquez sur l'onglet
Comptabilité zone Compte collectif.
Si vous utilisez plusieurs comptes collectifs, le système peut afficher séparément les soldes des partenaires pour
chaque compte collectif. Partenaires Fiche partenaire cliquez sur la flèche de liaison dans la zone Solde des
comptes, puis sur le bouton Vue par compte collectif.

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Sélectionnez États Gestion financière États de synthèse Bilan.
Exécutez l'état.
Localisez les fournisseurs au niveau 5.
Accédez au niveau 1 et vérifiez si l'état est soldé.
Comment l'état est-il soldé ?

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Rappelons-nous certains sujets du cours Logistique TB1000. Voici un scénario commun de détermination des prix
dans SAP Business One lors du processus de vente :
Notre client Star Trek Computers demande une offre portant sur 4 lecteurs multimédia portables.
Patricia crée une offre de vente. Elle sélectionne le client, puis l'article. Le prix unitaire s'affiche dans l'offre.
Comment ?
Les données de base article incluent 3 prix facultatifs pour cet article. Chaque prix est représenté dans une liste de
prix différente.
Star Trek Computers est un client revendeur, donc sa liste de prix par défaut telle que définie dans l'enregistrement
des données de base est la liste de prix du revendeur.
Par conséquent, dans l'offre de vente, le prix unitaire pour un lecteur multimédia portable est 110 (liste de prix du
revendeur).
Patricia entre la quantité : 4. La valeur totale de l'offre est 440 (en supposant qu'il n'y ait aucun article supplémentaire
dans l'offre et qu'aucun montant de remise ou de taxe ne soit ajouté).
Star Trek Computers télécopie une commande client basée sur l'offre de vente.
Dans SAP Business One, Patricia copie l'offre de vente dans une commande client.
2 jours plus tard, Jean, le responsable magasin, fait partir le camion de livraison de la société avec les livraisons
hebdomadaires comprenant les 4 lecteurs multimédia portables pour Star Trek Computers.
Plus tard dans la journée, le comptable copie la livraison dans une facture client.
Comme aucune modification n'a été apportée au prix lors du processus de copie, la valeur totale de la facture est 440
et il s'agit des montants au crédit et au débit dans l'écriture au journal automatique créée par la facture client.

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Voici un exemple de scénario commun de détermination des prix dans le processus d'achat :
Jean, le responsable magasin, génère une commande d'achat de 10 lecteurs multimédia portables. Il
sélectionne le fournisseur Coconut Devices, puis l'article (lecteur multimédia portable). Le prix unitaire
s'affiche dans la commande d'achat. Comment ?
Comme Coconut Devices est un fournisseur, sa liste de prix par défaut telle que définie dans
l'enregistrement des données de base est la liste de prix d'achat.
Par conséquent, dans la commande d'achat, le prix unitaire du lecteur multimédia portable est 100 (liste
de prix d'achat des données de base de l'article Lecteur multimédia portable).
Jean entre la quantité : 10. La valeur totale de la commande d'achat est 1000 (en supposant qu'il n'y ait
aucun article supplémentaire dans la commande d'achat et qu'aucun montant de remise ou de taxe ne soit
ajouté).
Jean envoie la commande d'achat au fournisseur par e-mail.
Quelques jours plus tard, Jean reçoit une livraison comprenant 10 lecteurs multimédia portables de Coconut
Devices.
Dans SAP Business One, il copie la commande d'achat dans une réception sur commande d'achat.
Une semaine plus tard, la facture de Coconut Devices arrive au courrier et le comptable copie la réception
sur commande d'achat dans une facture fournisseur.
Comme aucune modification n'a été apportée au prix lors du processus de copie, la valeur totale de la
facture fournisseur est 1000 et il s'agit des montants au crédit et au débit dans l'écriture au journal
automatique créée par la facture fournisseur.

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Revenons à l'étape précédente, plus précisément à la réception sur commande d'achat entrée par Jean sur la
base de la livraison du fournisseur.
En supposant que la société effectue un inventaire permanent, la valeur du coût de l'article est calculée
automatiquement dans chaque transaction de stock.
De plus amples détails sur l'inventaire permanent seront fournis dans le dernier chapitre du cours.
Lorsque Jean a entré la réception sur commande d'achat dans SAP Business One, la valeur de la liste des
prix d'achat (100 par unité) a influé sur le prix unitaire dans la réception sur commande d'achat et la
valeur du coût de l'article.
La valeur du coût de l'article est calculée automatiquement selon la méthode de valorisation sélectionnée
pour l'article (Moyenne mobile, FIFO, Standard). La valeur du coût de l'article calculée après la réception
sur commande d'achat était 90.
Jean a entré une quantité de 10 lecteurs multimédia portables. Par conséquent, la valeur totale de l'écriture
au journal créée par la réception sur commande d'achat était 1000. Il s'agit des montants au crédit et au
débit enregistrés pour les comptes de stock par défaut.
La valeur de l'écriture au journal liée à la livraison envoyée au client est 360, c'est-à-dire, une quantité de 4
articles multipliée par la valeur du coût de l'article à ce moment (90).
Rappelons que la valeur totale de la facture basée sur cette livraison était 440. Cette valeur a été calculée en
fonction de la liste de prix du revendeur (110) définie comme liste de prix par défaut dans l'enregistrement
des données de base client.

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Réexaminons à présent les étapes survenant régulièrement dans le processus financier de SAP Business One (la plupart des étapes,
à l'exception des options financières, sont récurrentes et peuvent s'enchaîner dans un ordre différent. Voici un exemple de scénario
commun) :
Options financières : lors de l'implémentation de SAP Business One, vous définissez un plan comptable et des comptes généraux
par défaut à utiliser lors de la création des transactions dans différents processus de gestion (vente, achat, inventaire, etc.). Vous
devez prendre les décisions appropriées avec le comptable du client. a
Processus de vente et d'achat : les répercussions financières des étapes dans les processus de vente et d'achat sont des écritures au
journal automatiques et des rapprochements système.
Écritures au journal automatiques : elles sont enregistrées à partir de plusieurs documents, tels que des factures fournisseur et
client.
Écritures au journal manuelles : destinées aux transactions commerciales non représentées dans des formulaires ou des documents.
Le comptable entre des transactions spécifiques (prêt, location ou paie, par exemple) à l'aide d'écritures au journal manuelles. Le
fichier Écriture au journal contient toutes les opérations comptables, qu'elles soient automatiques ou manuelles.
Rapprochements - Les lettrages système sont créés automatiquement dans les éléments suivants :
Données de base des partenaire - facture/paiements, facture/avoir
Compte général - paiement/remise en banque
Lettrage utilisateur : par exemple, lorsqu'un acompte a besoin d'être rapproché de la facture.
Clôture de période : processus de transfert des soldes des comptes de résultats dans un compte de bilan (compte de report du
résultat) lors de la clôture d'un exercice ou d'une période comptable.
Dans certains pays (Italie, Espagne, France et Portugal), vous pouvez aussi transférer les soldes de compte de bilan d'un
exercice ou d'une période comptable dans un autre exercice ou une autre période comptable.
Une liste de tâches requises lors de la préparation de la clôture de période est créée.
Grand livre, plan comptable et états : les étapes précédentes affectent le fichier Écriture au journal, les soldes des comptes (voir
diapositives suivantes) et les états financiers. Exemples abordés :
Pour les comptes collectifs reliant les comptes partenaire au grand livre :
Les soldes des données de base du partenaire ne sont pas affichés dans le plan comptable.
Les comptes collectifs clients et fournisseurs accumulent les transactions clients et fournisseurs dans leurs soldes.
Par conséquent, le plan comptable présente l'état financier global de la société, ainsi que les états financiers (Résultat, Bilan).
Autre exemple : la clôture de période permettant de transférer les soldes des comptes de résultats dans un compte de bilan et
d'influer ainsi sur les résultats et le bilan.
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Effet de commerce : option activée par défaut pertinente pour l'Italie, le Portugal, l'Espagne et la France.

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Remarque :
Le processus de paiement manuel est utilisé dans cet exemple.
Les options Système de paiement et Traitement de l'extrait de compte permettent la création automatique et
semi-automatique d'encaissements et de décaissements.
Dans l'écran de rapprochement manuel, il est aussi possible d'effectuer des remises de paiements en
espèces, par chèque et par carte de crédit, et d'enregistrer des écritures au journal ou de créer des paiements.
Pour plus d'informations sur ces options, voir les diapositives suivantes.

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Lorsqu'un encaissement est émis, la facture en cours sur le compte client est clôturée.
Il est également possible d'émettre un encaissement non basé sur une facture ; par exemple, Paiement
d'avances.
Les moyens de paiement suivants (espèces, chèque et carte de crédit) sont enregistrés dans un compte de
compensation.
Notez que le terme « compensation » est utilisé dans la localisation américaine. Dans d'autres
localisations, les termes « Compte temporaire » ou « Compte d'attente » peuvent être utilisés. L'animateur
doit utiliser le terme utilisé dans sa localisation.
Lorsqu'un client paye en espèces, par chèque ou carte de crédit, vous entrez un encaissement qui génère
l'écriture au journal automatique suivante :
• (Généralement, le client paye à l'aide d'un moyen de paiement. Cependant, il est possible d'effectuer un
paiement à l'aide d'une combinaison de moyens de paiement).
• Débit du compte de compensation - avoir en caisse/carte de crédit/chèques reçus.
• Crédit du compte client.
- Espèces : le système récupère le fonds de caisse depuis la zone Avoir en caisse dans l'onglet Ventes
sous Administration Définition Gestion financière Liens comptables.
- Cartes de crédit : le système récupère le compte de carte de crédit depuis la zone Compte général
dans la définition de carte de crédit sous Administration Définition Opérations bancaires
Cartes de crédit.
- Des outils externes comme le système de point de vente et l'autorisation des transactions de carte de
crédit peuvent être intégrés dans le processus standard.
- Chèque : le système récupère le compte de chèques à l'encaissement depuis la zone Chèques à
l'encaissement dans l'onglet Ventes sous Administration Définition Gestion financière
Liens comptables.
- Vous pouvez modifier le compte de compensation par défaut tout en émettant l'encaissement.
Un document de remise en banque doit être traité pour transférer les fonds du compte de compensation
dans le compte de banque société et rapprocher le compte de compensation.
Fonction Remise en banque dans SAP Business One : sélectionnez Opérations bancaires Remises en
banque Remise en banque.
Virement : ce moyen de paiement n'implique pas de compte de compensation. Le client transfère
directement le paiement dans votre banque société. Débit du compte de banque société. Crédit du compte
client. 2-12
Les écrans d'encaissement et de décaissement sont à peu près identiques. Chaque écran est constitué des
parties suivantes :
la zone d'en-tête du document ;
la zone de sélection des factures en cours, des avoirs et des écritures au journal, qui permet également
d'affecter les montants des paiements ;
la zone de saisie des remarques et d'affichage des totaux.
Pour enregistrer un encaissement, sélectionnez Opérations bancaires Encaissements Encaissements.
Pour enregistrer un décaissement, sélectionnez Opérations bancaires Décaissements Décaissements.

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Dans l'en-tête du document, vous pouvez choisir le code client ou fournisseur associé au paiement. Le
système copie le nom et le contact standard à partir de la fiche.
La valeur par défaut est Client pour les encaissements et Fournisseur pour les décaissements. Vous pouvez
créer des encaissements et des décaissements pour les valeurs Client, Fournisseur ou Compte.
Pour les encaissements, l'adresse de facturation est copiée depuis la fiche du partenaire dans la zone
d'adresse de l'en-tête du document.
Pour les décaissements, l'adresse de paiement par défaut est copiée. Vous pouvez sélectionner
manuellement une autre adresse de paiement ou la banque du fournisseur. Sélectionnez l'option Afficher les
factures avec adresses facturation correspondantes si vous souhaitez filtrer les factures en cours affichées
dans l'écran de paiement.
Vous pouvez saisir le numéro du document manuellement ou demander au système de l'attribuer
automatiquement en fonction d'une série de numérotation.
La date du jour est proposée pour la date comptable, la date d'échéance et la date du document.
Vous pouvez saisir un numéro de document externe dans la zone Référence.
Il est possible d'affecter le paiement à un projet ou à une règle de répartition pour la comptabilité
analytique.
Lorsque vous enregistrez le document, le système lui attribue automatiquement un numéro de transaction
(numéro de l'écriture au journal) et l'affiche dans la zone correspondante.

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Le système affiche les factures en cours et les avoirs avec le nombre de versements. Si vous sélectionnez le
code Numéro de référence partenaire dans les options de formulaire, le système affiche les numéros de
référence client/fournisseur à la place du numéro de facture. Cette option est utile lorsque vous entrez un
décaissement basé sur des numéros de factures envoyées par le fournisseur.
Afficher les factures avec adresses facturation correspondantes - Uniquement disponible lorsqu'un
décaissement est créé pour un fournisseur. Option permettant d'afficher dans la table uniquement les
factures avec une adresse de paiement/des coordonnées bancaires identiques à l'adresse/la banque
sélectionnée dans la zone Paiement à.
La zone Type de document indique l'origine de la facture (IN pour les factures client, CN pour les avoirs
client, PU pour les factures fournisseur, PC pour les avoirs fournisseur).
Un compte peut contenir des écritures qui ne sont ni des factures ni des avoirs (par exemple, des écritures
au journal ou des paiements d'avances). Si vous souhaitez afficher ces transactions, sélectionnez le code
Afficher toutes les transactions dans les options de formulaire. Elles apparaissent en bleu sous les factures
et les avoirs.
Un astérisque (*) après la date de la facture indique que celle-ci est échue. Le montant de la facture et le
solde dû (égal au montant de la facture moins les paiements partiels ou avoirs, le cas échéant) sont affichés
pour chaque facture. En cas d'escompte (qui dépend des conditions de paiement du partenaire), le système
le déduit du solde dû et propose le montant final du paiement.
Pour saisir des paiements qui ne peuvent pas être affectés à une facture, sélectionnez le code Paiement
d'avances. Vous pouvez alors saisir le montant du paiement manuellement. Par exemple, lorsque vous
bénéficiez d'un paiement anticipé.
Pour sélectionner une facture en cours afin de la payer, cochez la case de la ligne correspondante. Vous
pouvez également saisir un montant inférieur comme paiement partiel en modifiant la colonne de
montant Paiement total.
Le montant total du paiement (somme de toutes les lignes sélectionnées dans la table plus le montant saisi
manuellement) apparaît dans la zone Montant total dû.
2-15
Une fois le montant du paiement déterminé, indiquez le moyen de paiement. Vous pouvez sélectionner l'un des
moyens de paiement suivants : chèque, virement, carte de crédit et espèces.
Vous pouvez définir un compte par défaut pour l'encaissement de chèques et le paiement en espèces. Sélectionnez
Administration Définition Gestion financière Liens comptables onglet Ventes onglet Général
zones Chèques à l'encaissement et Avoir en caisse .
Vous pouvez définir un compte par défaut pour les virements bancaires émis. Sélectionnez Administration
Définition Gestion financière Liens comptables onglet Achats onglet Général zone Virement.
Pour copier le montant total dans une zone de montant, appuyez sur les touches Ctrl + B ou cliquez avec le bouton
droit de la souris et sélectionnez Copier solde échu.
Dans la plupart des cas, le payeur utilise un seul moyen de paiement pour régler la totalité du montant. Il est toutefois
possible de répartir le montant entre plusieurs moyens de paiement. Pour les encaissements, le système recherche les
informations relatives aux moyens de paiement dans les fiches client.
Vous pouvez définir un montant maximum pour les trop-perçus et les moins-perçus. Cette fonction est utile lorsqu'il
existe des écarts mineurs entre le paiement et le solde dû. Le processus est transparent pour l'utilisateur.
Sélectionnez Administration Définition Gestion financière Liens comptables. Sélectionnez l'onglet Ventes
pour définir le compte général à utiliser en cas de trop-perçu ou de moins-perçu. Procédez de même dans l'onglet
Achats.
Sélectionnez Administration Définition Gestion financière Devises, les quatre colonnes suivantes
définissent le montant max. à enregistrer comme trop-perçu ou moins-perçu :
Différence autorisée pour le total entrant/Différence autorisée pour le total sortant - pour une devise spécifique,
indiquez le montant maximum autorisé pour les écarts encaissement/décaissement. Cette zone n'est activée que si le
montant dans la zone Différence autorisée pour le pourcentage entrant/sortant est nul, ou si la zone est vide.
Différence autorisée pour le pourcentage entrant/Différence autorisée pour le pourcentage sortant - pour une
devise spécifique, indiquez le pourcentage maximum autorisé pour les écarts encaissement/décaissement. Cette zone
n'est activée que si le montant dans la zone Différence autorisée pour le total entrant/sortant est nul, ou si la zone
est vide. Le montant de base pour le calcul du pourcentage est le montant total payé correspondant à la somme des
montants saisis dans la fenêtre Moyens de paiement.
Lorsque vous enregistrez un paiement, le système le rapproche des factures sélectionnées et ferme les transactions. Si
le paiement a été enregistré en tant que paiement d'avances, les factures et le paiement restent ouverts. Si un paiement
partiel a été effectué, le solde dû est ajusté en conséquence.

2-16
Si vous prenez des espèces de la caisse ou des chèques de votre tireur et que vous les déposez à votre
banque, vous pouvez utiliser la transaction Remise en banque pour enregistrer ce transfert.
• Sélectionnez Opérations bancaires Remises en banque Remise en banque et cliquez sur l'onglet
Espèces pour enregistrer un dépôt en espèces. Saisissez le fonds de caisse qui représente votre caisse
dans la zone Compte général. Le système affiche le solde dans la zone Solde. Saisissez le montant que
vous souhaitez déposer dans la zone Montant. Saisissez le numéro de compte général qui représente votre
compte bancaire dans la zone Compte bancaire. Si vous essayez de déposer un montant supérieur au
solde du compte, le système déclenche un blocage.
• Sélectionnez Opérations bancaires Remises en banque Remise en banque et cliquez sur l'onglet
Chèques pour enregistrer une remise de chèques. Le système affiche la liste de tous les chèques qui ne
sont pas encore déposés dans la table. Mettez en surbrillance les chèques que vous souhaitez déposer.
Saisissez le numéro de compte général qui représente votre compte bancaire dans la zone Compte
bancaire.
Si vous avez sélectionné le code Rapprocher montants après remise, le système rapproche les postes
individuels débiteurs et créditeurs dans le fonds de caisse ou le compte des chèques reçus.
Le poste individuel débiteur du compte bancaire est toujours géré en tant que poste non soldé. Cela le
distingue des postes individuels déjà rapprochés avec l'extrait de compte appartenant à ce compte bancaire.
Le rapprochement clôture le poste individuel débiteur.

2-17
Remarque :
Le processus de paiement manuel est utilisé dans cet exemple.
Les options Système de paiement et Traitement de l'extrait de compte permettent la création automatique et
semi-automatique d'encaissements et de décaissements.
Dans l'écran de rapprochement manuel, il est aussi possible d'enregistrer des écritures au journal ou de créer
des paiements.
Pour plus d'informations sur ces options, voir les diapositives suivantes.

2-18
Notez que les décaissements manuels par carte de crédit, par chèque et par virement ne requièrent pas de comptes de
compensation. L'écriture au crédit s'effectue directement sur le compte bancaire.
Un compte provisoire peut toujours être inséré manuellement dans les moyens de paiement de la zone Compte
général. Une fois le paiement déduit de la banque, une écriture doit être enregistrée au débit du compte provisoire et
au crédit du compte bancaire.
L'assistant de paiement peut être utilisé pour générer automatiquement des paiements pour le compte de
compensation.
Si vous souhaitez utiliser automatiquement des comptes de compensation, vous pouvez utiliser la fonction de
traitement de l'extrait de compte (voir les diapositives suivantes) qui peut être configurée afin d'enregistrer
automatiquement le transfert entre les comptes de compensation et les comptes bancaires.
Il en va de même pour l'add-on Caisse et Banque pertinent pour certaines localisations. Notez que la fonction Caisse
et Banque est indisponible si la fonction de traitement de l'extrait de compte est activée.
Écritures de décaissement :
Espèces : écriture au débit sur le compte fournisseur et écriture au crédit sur le fonds de caisse ou numéro de
compte bancaire.
Comme la plupart des sociétés disposent de plusieurs caisses associées chacune à un fonds de caisse, saisissez
manuellement le numéro de fonds de caisse approprié.
Carte de crédit : écriture au débit sur le compte fournisseur et écriture au crédit sur le compte bancaire.
Saisissez manuellement le numéro du compte bancaire.
Chèque : écriture au débit sur le compte fournisseur et écriture au crédit sur le compte bancaire.
Saisissez manuellement le numéro du compte bancaire.
Virement : écriture au débit sur le compte fournisseur et écriture au crédit sur le compte bancaire.
Celui-ci est extrait de la zone Virement de l'onglet Achats sous Administration Définition Gestion
financière Liens comptables.

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2-20
Les encaissements, les décaissements et les remises en banque entraînent l'enregistrement d'écritures au
journal sur le compte de banque société.
Vous devez rapprocher ces transactions avec l'extrait de compte et effectuer des ajustements si besoin.
L'extrait de compte sert d'instrument de notification juridiquement contraignant pour les clients de la
banque.
Dans SAP Business One, vous disposez de trois options de rapprochement (pour plus d'informations sur
chaque option, voir les diapositives suivantes) :
Rapprochement manuel : dans cet écran, vous pouvez créer des ajustements pour clôturer des
écarts et les réduire à 0. Par exemple, vous pouvez effectuer des remises de paiements en espèces,
par chèque et par carte de crédit figurant sur l'extrait de compte imprimé. Vous pouvez également
enregistrer des écritures au journal ou créer des paiements.
Rapprochement
Traitement de l'extrait de compte : cette option permet de saisir manuellement un extrait de
compte et de rapprocher le compte général tout en enregistrant des paiements par virement.

2-21
Lorsque vous enregistrez un paiement, le système le rapproche avec les factures sélectionnées et ferme les
transactions. Si le paiement a été enregistré en tant que paiement d'avances, les factures et le paiement
restent ouverts. Si un paiement partiel a été effectué, le solde dû est ajusté en conséquence.
Pour plus d'informations sur les lettrages dans les partenaires (système et utilisateur), voir le chapitre 4
Traitement des périodes comptables.

2-22
L'assistant de paiement permet de créer des décaissements et des encaissements par lots pour les
virements, les chèques et les effets de commerce. Les paiements sont créés en fonction de vos critères
de sélection et des modes de paiement.
Décaissement : chèque ou virement ; encaissement : virement uniquement.
Les exécutions de l'assistant de paiement s'appliquent aux transactions et aux documents des
fournisseurs et clients non entièrement payés, crédités ou rapprochés ainsi qu'aux paiements d'avances
affectés/non rapprochés.
Si vous avez créé des paiements par virement ou prélèvement automatique, l'assistant de paiement
crée les fichiers de paiement dans le format en vigueur dans le pays.
L'add-on Payment Engine ou un add-on externeest requis pour créer les fichiers corrects pour la
banque.

2-23
L'assistant de paiement permet de créer des décaissements et encaissements par lots pour les virements, les chèques et
les effets de commerce. Les paiements sont créés en fonction de vos critères de sélection et des modes de paiement.
Les exécutions de l'assistant de paiement s'appliquent aux documents et aux transactions des fournisseurs et clients
non entièrement payés, crédités ou rapprochés ainsi qu'aux paiements comptant affectés/non rapprochés.
Chaque exécution est identifiée par un nom et la date du cycle de paiement.
Lorsque vous lancez l'assistant de paiement, vous devez spécifier les critères de sélection suivants :
Paramètres généraux, tels que la date du prochain cycle de paiement planifié, le type de paiement (encaissement ou
décaissement), le moyen de paiement (chèque ou virement) et la série de documents utilisée pour créer les
documents de paiement.
Partenaires pour lesquels le système doit contrôler les factures échues.
Critères de sélection relatifs aux documents inclus par le système.
Modes de paiement utilisés par le système.
Extensions dans version 8.8 :
- Plage de valeurs supplémentaire pour les critères Date d'échéance (jours de tolérance toujours pris en compte)
- Critères de filtre supplémentaires pour Date du document
- Traitement étendu des cycles sauvegardés dans les périodes bloquées
Le système crée un état de recommandation ou une liste de propositions de paiements sur la base de ces critères de
sélection. Vous pouvez accepter ou refuser les recommandations. Vous pouvez sauvegarder les recommandations et
poursuivre l'opération ultérieurement, ou exécuter les paiements. Cliquez sur le bouton Transac. non incl. pour créer
la liste des postes non soldés qui n'ont pas pu être inclus dans le cycle de paiement.
Pour exécuter l'assistant de paiement, sélectionnez Opérations bancaires Assistant de paiement.
Vous devez définir des valeurs par défaut pour l'assistant de paiement. Sélectionnez Administration Définition
Opérations bancaires Valeurs par défaut du cycle de paiement. Ces données sont utilisées par défaut dans chaque
cycle de paiement.
2-24
Lorsque vous exécutez les paiements, les documents de paiement correspondant aux recommandations
acceptées sont créés automatiquement.
En règle générale, un paiement inclut les montants de plusieurs factures, sauf indication contraire dans la
fiche partenaire (sélectionnez le code Paiement unique dans l'onglet Système de paiement). Le système
compare toujours l'escompte en cours à celui qui doit être appliqué à la date du prochain cycle de paiement
moins le nombre de jours de tolérance.
Si vous avez créé des paiements par virement ou par prélèvement automatique, l'assistant de paiement crée
les fichiers de paiement dans le format en vigueur dans le pays. Si vous devez créer ou adapter des formats
de fichier, vous pouvez utiliser l'add-on Définition de format. Cet add-on de SAP Business One est un outil
graphique qui permet de définir et de modifier des formats d'extraits de compte entrants.
Pour plus d'informations sur les formats de fichiers bancaires et la création de fichiers bancaires avec
l'assistant de paiement, voir l'annexe.
Si les paiements créés sont des paiements par chèque, il est possible d'imprimer les chèques directement à
partir du système sous Opérations bancaires Impression de documents ou Opérations bancaires
Décaissements Chèques pour paiement. Une fois les chèques imprimés, le système leur attribue des
numéros. À la fin du processus, sélectionnez Opérations bancaires Confirmation du numéro de chèque
pour confirmer les numéros attribués.

2-25
Le mode de paiement permet de contrôler l'intégralité du processus de paiement.
Sélectionnez Administration Définition Opérations bancaires Modes de paiement pour définir et gérer des
modes de paiement.
Dans la définition d'un mode de paiement, vous définissez les éléments suivants :
Type et moyen de paiement (décaissement : chèque ou virement, encaissement : virement uniquement).
Banque société et compte bancaire habituellement utilisés pour recevoir ou émettre le paiement effectué à l'aide du
mode de paiement. Dans la définition de la banque société, un compte général et un compte général provisoire
peuvent être associés au compte bancaire (facultatif).
Contrôles de vraisemblance exécutés par le système avant d'utiliser le mode de paiement et les limites de montant.
Écritures se rapportant aux comptes généraux provisoires.
Dans les fiches des partenaires, indiquez les modes de paiement à utiliser avec chaque partenaire. Dans les fiches des
fournisseurs, vous pouvez définir le type Décaissement comme mode de paiement. Dans les fiches des clients, vous
pouvez définir le type Encaissement comme mode de paiement.
Vous pouvez définir le mode de paiement par défaut à affecter à un nouveau partenaire. Sélectionnez Administration
Initialisation système Options générales onglet Partenaire.
Le système sélectionne automatiquement l'un des modes de paiement répertoriés dans les fiches des partenaires en
fonction des paramètres du cycle de paiement. Si vous souhaitez utiliser un mode de paiement spécifique pour une
facture donnée, vous pouvez également l'indiquer directement dans la fiche du partenaire.
Si vous souhaitez utiliser une autre banque société que celle indiquée dans le mode de paiement, vous pouvez saisir la
banque société directement dans la fiche du partenaire.
Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez bloquer des paiements dans une fiche de partenaire. Le blocage de
paiement peut également être défini au niveau de la facture.

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2-30
Les encaissements, les décaissements et les remises en banque entraînent l'enregistrement d'écritures au
journal sur le compte de banque société.
Vous devez rapprocher ces transactions avec l'extrait de compte et effectuer des ajustements si besoin.
Vous ne pouvez rapprocher ces postes non soldés qu'après avoir reçu l'extrait de compte bancaire, une fois
que la banque a réellement effectué le paiement.
Lorsque vous effectuez un rapprochement, vous rapprochez les postes non soldés d'un compte général
dans SAP Business One avec les postes non soldés d'un extrait de compte externe. Dans la plupart des
cas, l'extrait de compte provient d'une banque et le compte à rapprocher est le compte bancaire associé.
Cependant, il peut également s'agir de l'extrait de compte d'un partenaire qui souhaite rapprocher son
compte inclus dans vos livres comptables de son compte personnel.
SAP Business One propose trois options de rapprochement.

2-31
SAP Business One propose trois options de rapprochement :
Rapprochement manuel (pris en charge dans les pays suivants : Australie, Nouvelle-Zélande,
Canada, Afrique du Sud, Royaume-Uni et États-Unis) : cette option permet de saisir la date finale et
le solde de l'extrait de compte imprimé. Le système affiche les transactions en cours du compte bancaire
général. Vous les rapprochez manuellement avec l'extrait imprimé à partir du compte. Le système
effectue le suivi de l'écart entre le solde final de l'extrait et les postes rapprochés du compte général.
Vous ne pouvez rapprocher le compte que si cet écart est nul. À partir de l'écran de rapprochement
manuel, vous pouvez créer des ajustements pour éliminer les écarts et obtenir un écart nul. Par exemple,
vous pouvez effectuer des remises de paiements en espèces, par chèque et par carte de crédit figurant sur
l'extrait de compte imprimé. Vous pouvez également enregistrer des écritures au journal ou créer des
paiements. Le système effectue le suivi du solde de l'extrait pour le prochain rapprochement. Pour
utiliser le rapprochement manuel, sélectionnez Opérations bancaires Extraits de compte et
rapprochements externes Rapprochement manuel.
Rapprochement (pris en charge dans toutes les localisations) : cette option permet d'importer ou de
saisir manuellement les transactions d'extrait de compte dans le système via la fonction Charger les
extraits de comptes. Pour utiliser le rapprochement, sélectionnez Opérations bancaires Extraits de
compte et rapprochements externes Rapprochement. Le système affiche les unes en face des autres
les transactions en cours du compte général dans SAP Business One et celles importées ou saisies à
partir de l'extrait de compte. Vous pouvez choisir le rapprochement manuel, automatique ou semi-
automatique. Ces types de rapprochement sont similaires à ceux du lettrage.
Traitement de l'extrait de compte (pris en charge dans les pays suivants : Autriche, Belgique,
Brésil, Chine, Chypre, République tchèque, Danemark, Finlande, France, Allemagne, Hongrie,
Inde, République d'Irlande, Italie, Japon, Corée, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Russie, Singapour,
Slovaquie, Espagne, Suède, Suisse et Royaume-Uni) : cette option permet de saisir manuellement un
extrait de compte et d'opérer un rapprochement avec le compte général tout en enregistrant des
paiements (add-on BTHF requis pour importer le fichier bancaire au format spécifique pouvant être
défini via l'add-on Outil de mise en forme de fichier). Sélectionnez Opérations bancaires Extraits de
compte et rapprochement externes Traitement de l'extrait de compte.
2-32
Traitement de l'extrait de compte
Permet de générer des encaissements et des décaissements :
Traitement des paiements : paiement d'avances, paiement rapproché entièrement ou partiellement
Paiements effectués par clients
Paiements des fournisseurs : directement ou via un compte provisoire (assistant de paiement)
Paiements avec différences de change, écart minime, escomptes
Paiements de plusieurs documents
Effets de commerce spécifiques au pays : Belgique, Chili, France, Italie, Portugal, Espagne
Paiement au compte :
– Salaires
– Dépenses diverses avec TVA (dépenses en carburant, par exemple)
– Frais bancaires et paiements des intérêts
Effectuez un lettrage et identifiez les factures payées.
Effectuez un rapprochement du paiement dans SAP Business One avec le paiement au niveau de la banque
selon les critères de comparaison prédéfinis. Procédez à un rapprochement des transactions déjà
comptabilisées dans SAP Business One via des paiements manuels ou l'assistant de paiement, par exemple.
Dépôt en espèces/remise de chèques sur un compte provisoire
États d'extrait de compte
Pour plus d'informations sur le traitement de l'extrait de compte et l'add-on Bank Transaction Handling
Facility (BTHF), voir la page d'arrivée Traitement de l'extrait de compte sur le Channel Partner Portal.
Des informations utiles relatives aux paramètres du traitement de l'extrait de compte et aux procédures de
travail sont également disponibles dans l'aide en ligne.

2-33
2-34
Pour utiliser le traitement d'extrait de compte, sélectionnez Administration Initialisation système
Détails entreprise onglet Initialis. de base, et cliquez sur Installer le traitement des extraits de
compte. Vous pouvez effectuer cette sélection à tout moment.
Remarque :
• Une fois cette fonction activée, vous ne pouvez plus la désactiver. L'add-on Payment Engine pour les
encaissements et l'add-on Caisse et Banque ne sont plus disponibles. Il est conseillé d'utiliser d'autres
options de rapprochement (Rapprochement manuel ou Charger les extraits de comptes, par exemple).

2-35
Une fois la configuration de SAP Business One effectuée, le client peut utiliser le traitement de l'extrait de
compte :
• Le client peut importer automatiquement ou entrer manuellement des extraits de compte pour exécuter
des lettrages et des rapprochements via la fenêtre Extrait de compte : détails.
• Il peut traiter des extraits de compte existants (version préliminaire).
• Il peut également afficher les extraits de compte finalisés.
SAP Business One crée automatiquement les éléments suivants :
• Paiements et opérations comptables
• Lettrage
• Rapprochement

2-36
2-37
Rapprochement manuel : cette fonction permet de vérifier et de rapprocher les transactions enregistrées
dans SAP Business One par rapport au solde reçu de la banque et de créer les ajustements éventuellement
nécessaires.
Dans les localisations utilisant la fonction Rapprochement manuel, le point de menu Charger les extraits
de comptes n'est pas affiché dans le menu principal.
L'option Charger les extraits de comptes n'est pas recommandée car l'option Rapprochement manuel crée
un enregistrement rapproché dans la fenêtre Charger les extraits de comptes (table OBNK).
Analysons comment s'effectue un rapprochement. Sélectionnez Opérations bancaires Extraits de compte
et rapprochements externes Rapprochement manuel. La fenêtre Rapprochement bancaire externe -
Critères de sélection s'ouvre.
Cette fenêtre permet de spécifier les paramètres du rapprochement. La zone Code du compte permet de
sélectionner le compte bancaire devant faire l'objet d'un rapprochement.
Sous l'intitulé de l'extrait de compte de la banque figurent des zones liées à l'extrait de compte bancaire
proprement dit.
La zone Dernier solde affiche le solde tel que vous l'avez enregistré lors du dernier rapprochement effectué.
Imaginons que vous ayez reçu de votre banque un extrait de compte mis à jour à la date d'aujourd'hui. Au
lieu de détailler toutes les transactions figurant sur l'extrait de compte, il vous suffit de saisir son solde final,
en fonction d'une date donnée.
Imaginons que, pour cette banque, vous receviez un extrait de compte externe dont le solde final s'élève à
XXX. L'extrait de compte est mis à jour à la date du jour, le 20 avril, par exemple. Cliquez sur OK pour
ouvrir la fenêtre Extrait de compte de rapprochement.
La table affiche les transactions en cours (non rapprochées) telles qu'elles sont enregistrées dans vos livres
comptables. En d'autres termes, il s'agit des transactions enregistrées dans SAP Business One.

2-38
Dans les zones Numéro extrait, vous pouvez entrer le numéro d'extrait de compte envoyé par la banque. Le solde du dernier extrait
correspond au solde calculé automatiquement par le système.
Cliquez sur le menu déroulant Afficher pour sélectionner une des options suivantes : Tous, Rapproché, Non rapproché.
• Rapproché : option à sélectionner pour afficher les transactions à rapprocher dans cet événement de rapprochement.
• Une fois les transactions sélectionnées rapprochées, celles-ci ne sont plus affichées dans cette fenêtre sauf si vous annulez le
rapprochement.
• Pour annuler des rapprochements, sélectionnez Opérations bancaires Extraits de compte et rapprochements externes
Gérer les rapprochements externes précédents.
La colonne Type affiche le type de transaction. DP correspond à remise en banque.
La colonne Paiement affiche le montant au débit dans la transaction.
La colonne Remise en banque affiche le montant au crédit dans la transaction.
Vous pouvez ajouter des colonnes à la table en utilisant l'option Options formulaire.
Rapprochons ces deux transactions. Dans la colonne Rapproché, sélectionnez les options correspondant à chaque transaction que
vous souhaitez rapprocher en utilisant le solde final courant. Vous constatez que la zone Stock théorique comparé est mise à jour en
fonction des lignes sélectionnées. La zone Écart est mise à jour en conséquence.
Vous constatez un écart de X EUR (pas plus de 10 euros) entre les transactions rapprochées et le solde final. Dans ce cas, nous
procédons à des ajustements. Sélectionnez Ajustements pour ouvrir cette fenêtre.
Cette fenêtre vous permet de créer des documents. Vous pouvez créer des écritures au journal, des encaissements, des
décaissements, des chèques pour paiement ou des remises en banque. Dans le cas présent, nous savons que l'écart de X euros est dû
à certains frais facturés par la banque à l'entreprise. Une écriture au journal est susceptible de refléter cet écart, donc nous laissons
l'option d'écriture au journal activée, puis cliquons sur OK.
La fenêtre des écritures au journal s'affiche et permet de créer une écriture au journal pour rapprocher cet écart.
Saisissez le montant requis, sélectionnez un compte de contrepartie, puis ajoutez l'écriture au journal.
Vous constatez que, dans la table, l'écriture au journal destinée à l'ajustement a été automatiquement ajoutée et sélectionnée en tant
qu'écriture rapprochée. L'écart est désormais nul.
Vous pouvez cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer vos préférences dans cette fenêtre avant de procéder au rapprochement.
Vous avez ainsi la possibilité de vérifier de nouveau vos transactions et celles de la banque, d'ouvrir à nouveau la fenêtre, puis
lorsque vous êtes certain de vos sélections, de procéder au rapprochement.
Comme nous avons la certitude d'avoir effectuer la sélection appropriée, nous cliquons sur Rapprocher. Le rapprochement a été
effectué avec succès.
Un enregistrement individuel est désormais consigné dans la fenêtre Charger les extraits de comptes. Cependant, dans les
localisations utilisant la fonction Rapprochement manuel, le point de menu Charger les extraits de comptes n'est pas affiché dans le
menu principal. Pour les besoins de cette démonstration, nous allons à présent l'afficher en utilisant l'icône Options formulaire de la
fenêtre du menu principal.
Nous allons sélectionner le compte bancaire. Vous constatez que la fenêtre Charger les extraits de comptes affiche une ligne sur
laquelle figure le montant que nous venons de rapprocher pour ce compte bancaire.
Sachant que les enregistrements sont automatiquement créés dans cette fenêtre, dans les localisations qui font appel à l'option
Rapprochement manuel, l'utilisation de cette fenêtre aboutira à un processus en double. Par conséquent, elle ne doit pas être
utilisée.
2-39
Rapprochement – Opérations bancaires Extraits de compte et rapprochements externes Charger les extraits
de comptes. La fenêtre Charger les extraits de comptes affiche les transactions enregistrées par votre banque. Vous
pouvez saisir les informations manuellement ou les importer automatiquement à partir d'un fichier.
Ces transactions doivent être rapprochées avec les transactions enregistrées dans vos livres comptables figurant dans
SAP Business One.
Dans les localisations européennes, il est possible d'importer automatiquement l'extrait de compte externe à l'aide de
l'add-on Payment Engine et d'effectuer un rapprochement bancaire via la fonction Caisse et Banque (Payment Engine
est un add-on de SAP Business One utilisé pour importer et traiter les extraits de compte. Il comprend les deux
programmes suivants : Importer extraits de compte externes et Livre de caisse et carnet de banque).
Passons à présent à la saisie manuelle de lignes :
• La première ligne représente une remise en banque. Entrez un montant au crédit de XXX euros (vérifiez qu'il
correspond à une remise en banque enregistrée dans SAP Business One).
• La deuxième ligne correspond à des frais facturés par la banque pour la remise en banque. Le montant figure au
débit et s'élève à 5,99 euros.
• À présent, voyons comment rapprocher ces deux transactions :
Ce rapprochement s'effectue dans la fenêtre Rapprochement. Opérations bancaires Extraits de compte et
rapprochements externes Rapprochement.
La fenêtre Rapprochement externe - critères de sélection apparaît.
Sélectionnez le mode de traitement de l'extrait de compte externe par le système : pour un compte général ou un
partenaire. Une fois la sélection effectuée, sélectionnez le compte général ou le partenaire approprié. Choisissons le
compte bancaire.
Vous pouvez effectuer un rapprochement manuel, automatique ou semi-automatique.
Pour les rapprochements automatiques et semi-automatiques, vous devez définir certains paramètres de sorte que le
système détermine comment rapprocher les transactions bancaires enregistrées dans vos livres comptables avec les
transactions enregistrées par votre banque.
Avec l'option Manuel, vous effectuez le rapprochement. Vous devez donc définir uniquement la zone Date
d'échéance au. En d'autres termes, toutes les transactions dont la date d'échéance est antérieure ou identique à celle
affichée sont intégrées au rapprochement. La date du jour est affichée par défaut.
Nous procéderons à une démonstration de l'option Manuel. Cliquons sur le bouton Rapprocher.

2-40
La fenêtre Rapprochement affiche les transactions bancaires enregistrées dans vos livres comptables
figurant dans SAP Business One (à gauche) par rapport aux transactions enregistrées par votre banque (à
droite). Rapprochez les transactions concordantes et, le cas échéant, exécuter des transactions d'équilibrage
pour faire correspondre vos données et celles de la banque.
Côté livres comptables, vous trouverez la remise en banque enregistrée dans SAP Business One. Le côté
droit de la fenêtre présente les transactions en cours figurant dans l'extrait de compte externe. Localisez la
ligne représentant la remise en banque.
Sachant que les deux transactions sont de même montant côté livres comptables et côté extrait de compte
externe, nous pouvons procéder à leur rapprochement. Double-cliquez sur les lignes pour les placer dans
les tables du bas. Vous constatez qu'il n'existe aucun écart car les montants sont égaux.
Côté extrait de compte externe, double-cliquez à présent sur la ligne enregistrée pour les frais. Cette ligne
n'a pas de transaction correspondante côté livres comptables. Cette ligne n'a pas été enregistrée dans SAP
Business One car elle a été facturée par la banque.
Cliquez ensuite sur Rapprochement. Le système affiche le message : Rapprochement non équilibré. Voulez-
vous créer une écriture d'équilibrage ? Cliquez sur OK pour ouvrir la fenêtre Écriture au journal. Le
compte bancaire sur lequel figure le montant des frais est déjà affiché. À présent, il vous suffit de
sélectionner un compte de contrepartie pour achever l'écriture au journal. Cliquez sur Ajouter.
Les lignes sont rapprochées.
Revenez à présent à la fenêtre Charger les extraits de comptes et sélectionnez le compte bancaire. Vous
constatez que la colonne Rapproché affiche le numéro de rapprochement pour les deux lignes. En d'autres
termes, les deux lignes figurant dans l'extrait de compte externe sont désormais rapprochées. Sans
annulation préalable du rapprochement, les lignes rapprochées ne peuvent être ni annulées, ni modifiées.
Pour annuler des rapprochements, sélectionnez Opérations bancaires Extraits de compte et
rapprochements externes Gérer les rapprochements externes précédents.

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3-7
Le sujet des comptes collectifs a été traité dans le chapitre 1 Processus financiers standard de SAP Business
One.

3-8
Pour accéder au plan comptable, sélectionnez Gestion financière Plan comptable.

3-9
Réexaminons les étapes survenant régulièrement dans le processus financier de SAP Business One (la
plupart des étapes, à l'exception des options financières, sont récurrentes et peuvent s'enchaîner dans un
ordre différent. Voici un exemple de scénario commun) :
Nous avons présenté ce processus dans le premier chapitre Processus financiers standard de SAP Business
One. Nous allons nous intéresser plus particulièrement au plan comptable impliqué dans les premières et les
dernières étapes du processus.
• Options financières - Lors de l'implémentation de SAP Business One, vous définissez les éléments
suivants :
Plan comptable
Comptes généraux par défaut à utiliser lors de la création des transactions dans différents processus de
gestion (vente, achat, inventaire, etc.)
• Grand livre, plan comptable et états : toutes les étapes influent sur le fichier Écriture au journal, les
soldes des comptes et les états financiers.
Par exemple, les comptes collectifs qui relient les comptes auxiliaires du partenaire au grand livre.
Autre exemple : la clôture de période qui permet de transférer les soldes des comptes de résultats dans
un compte de bilan et d'influer ainsi sur le résultat et le bilan.

3-10
Vous pouvez discuter de l'aspect théorique des options. Dans la pratique, la sélection d'un modèle de plan
comptable prédéfini s'effectue dans le cours TB1200.
Vous disposez de trois options pour la définition d'un plan comptable :
• Sélectionner un modèle de plan comptable prédéfini.
Sélectionnez un plan comptable juridique valide.
Remarque : si vous avez commencé à utiliser la base de données de l'entreprise, vous ne pouvez pas
sélectionner un modèle de plan comptable différent. Cependant, vous pouvez ajouter, mettre à jour ou
supprimer des comptes dans le plan comptable.
• Définir votre propre plan comptable en sélectionnant l'option Défini par l'utilisateur.
• Importer les données de plan comptable à partir de votre système hérité via l'outil Data Transfer
Workbench (DTW).
L'utilisation du DTW comme outil d'importation de comptes sera abordée dans le cours TB1200.

3-11
Le plan comptable est organisé en répertoires et niveaux.
Examinons cet exemple de plan comptable (le plan comptable varie en fonction de la localisation de l'entreprise).
L'organisation du plan comptable respecte les règles générales comptables qui prévoient un « répertoire » distinct
pour les comptes représentant les éléments suivants : Actif, Passif, Capitaux propres (capital et réserves), Produits
(chiffre d'affaires), Coûts des ventes, Charges (coûts d'exploitation), Financement (bénéfices et dépenses hors
exploitation), Autres produits et charges (prélèvement des taxes et postes exceptionnels). Ces répertoires définis par
SAP et non modifiables organisent vos comptes par niveau de façon logique et appropriée à vos processus de
comptabilité financière et de reporting.
Dans le grand livre, il faut distinguer les comptes de bilan des comptes de charges, également appelés comptes de
résultats.
Comptes de bilan :
• Les trois premiers répertoires Actif, Passif, Capitaux propres (capital et réserves) contiennent les comptes de bilan,
comme le compte de taxe sur les ventes et le compte fournisseurs.
• Le solde comptable de ces comptes est conservé d'un exercice comptable sur l'autre.
• Les comptes de bilan reflètent la valeur monétaire de l'entreprise (stock, actif, dette, etc.).
Comptes de résultats :
• Les cinq derniers répertoires Produits (chiffre d'affaires), Coût des ventes, Charges (coûts d'exploitation),
Financement (bénéfices et dépenses hors exploitation) et Autres produits et charges (prélèvement des taxes et
postes exceptionnels) contiennent les comptes de résultats comme les comptes de revenus. Notez que dans
certaines localisations, les répertoires inférieurs ne sont pas tous des répertoires de comptes de résultats.
• Le solde comptable de ces comptes doit être réinitialisé à la fin de chaque exercice comptable. Il s'agit du
processus de clôture de période (ce processus sera abordé au chapitre 4 Traitement des périodes comptables).
• Les comptes de résultats reflètent les modifications de la valeur de l'entreprise (vente de stock, coût des
marchandises vendues, augmentation des produits).
États :
• Les exigences du reporting financier déterminent la plupart des choix initiaux concernant les paramètres et la
configuration.
• Les différents états financiers sont exécutés pour les soldes des comptes sur une plage de dates sélectionnée et les
présentent en fonction du répertoire, du niveau et du type :
Le bilan récapitule la valeur de l'actif/passif d'une entreprise et des comptes de capitaux propres du propriétaire.
La balance générale détaille pour chaque compte le solde initial pour une période donnée, tous les débits et
crédits et le solde final.
Compte de résultat : à la fin de l'exercice comptable, les soldes des comptes de charges sont soustraits des
soldes des comptes de produits afin d'obtenir le profit ou la perte pour l'exercice concerné.

3-12
La perte ou le profit va se traduire par une réduction ou une augmentation des capitaux propres dans le
bilan.

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3-14
3-15
Un plan comptable organise les comptes généraux d'une société en une structure hiérarchique. Le niveau
supérieur de la structure (niveau 1) comporte des sections ou des groupes de comptes de différents types
(actif, passif, capital et réserves, chiffre d'affaires, etc.). Le nombre de groupes de comptes dépend de la
localisation sélectionnée lors de la création de la société et ne peut pas être modifié par l'utilisateur.
Le système affiche la section sous forme de répertoire (voir la figure). Chaque répertoire comporte un titre
de section non modifiable. Les titres de niveau inférieur s'affichent en bleu, et les comptes actifs standard
en noir. Les comptes saisis lors de la détermination des comptes généraux (comptes par défaut) sont
affichés en vert.
Les niveaux 2 à 4 peuvent contenir des comptes actifs ou des titres regroupant plusieurs comptes actifs. Le
niveau 5 ne contient que des comptes actifs.
Seuls des comptes actifs pouvant être enregistrés dans SAP Business One, il est recommandé de regrouper
tous les comptes actifs dans le même niveau.
Dans les états, un compte de titre récapitule tous les soldes de chaque compte actif pertinent.

3-16
Nous procéderons à une démonstration des deux fonctions permettant de gérer le plan comptable :
• Sélectionnez Gestion financière Plan comptable pour effectuer les opérations suivantes :
Afficher le plan comptable.
Modifier les propriétés d'un compte.
Conseil : pour afficher et modifier des propriétés du compte, cliquez sur le bouton Détails comptes.
Ajouter un nouveau compte général à un titre existant.
Conseil : pour ajouter un nouveau compte, passez en mode Ajouter (Données Ajouter).
Toutes les modifications apportées à la définition d'un compte sont consignées sous Outils
Protocole des modifications….
• Sélectionnez Gestion financière Modifier plan comptable pour effectuer les opérations suivantes :
Ajouter un nouveau titre.
Supprimer un compte.
Conseil : vous ne pouvez supprimer qu'un compte qui ne contient pas d'écritures.
Déplacer un titre et des comptes au sein de la structure du plan comptable.

3-17
Lorsque vous sélectionnez un compte dans le plan comptable, le système affiche les informations relatives
à ce compte, notamment son solde. Dans ce compte, vous pouvez passer d'un poste à l'autre à l'aide de la
flèche orange. Dans l'affichage des postes individuels, les valeurs au débit apparaissent en noir, et les
valeurs au crédit en vert et entre parenthèses.
Dans l'affichage du plan comptable, vous pouvez marquer un compte comme étant confidentiel. Seuls les
utilisateurs disposant d'une autorisation générale pour les comptes confidentiels peuvent consulter et
utiliser ces comptes.
Dans la zone Code externe, vous pouvez indiquer un autre code pour le compte. Ce code peut être utilisé
par les programmes externes que vous intégrez dans SAP Business One.
La zone Type de compte permet de définir un compte de résultat en tant que compte de produit (ventes) ou
compte de charges (dépenses). Tous les autres comptes doivent être du type Autres.
• Les comptes définis en tant que comptes de caisse apparaissent en tant que tels dans l'état de cash-flow.
En règle générale, tous les comptes bancaires doivent être définis en tant que comptes de caisse.
• Les comptes marqués comme des comptes collectifs peuvent être affectés aux partenaires.
Sélectionnez Détails compte si vous souhaitez saisir d'autres informations sur le compte :
• Vous pouvez définir un autre intitulé de compte. Cette option est particulièrement utile si votre société
travaille dans différentes langues.
• Vous pouvez définir un compte général comme Actif ou En attente pendant une période déterminée.
• Vous pouvez définir un groupe de TVA par défaut (ou code TVA) pour le compte à utiliser par défaut
lors de la création d'une écriture au journal manuelle.
• Si vous marquez le compte comme Compte avec budget et si vous avez défini un budget, le système
effectue un contrôle avant toute écriture sur le compte.
• Pour plus d'informations sur la segmentation du compte, voir l'annexe.

3-18
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3-22
3-23
Dans SAP Business One, une écriture au journal est enregistrée automatiquement à partir de plusieurs
documents, tels que des factures fournisseur et client. En outre, vous pouvez enregistrer manuellement une
écriture au journal directement sur un compte général ou un compte auxiliaire de partenaire.
Toutes les écritures au journal sont enregistrées dans un fichier de SAP Business One : le fichier Écritures
au journal.
Vous pouvez définir plusieurs valeurs par défaut pour les écritures au journal.
Vous pouvez aussi modifier des paramètres du document pour une écriture au journal individuelle.

3-24
Toutes les écritures au journal font référence au type et au numéro du document original (par exemple, FA
pour les factures client) s'il a été créé par l'ajout d'un autre document. Les documents originaux des
écritures au journal manuelles sont les écritures au journal proprement dites. Par conséquent, ces écritures
se réfèrent à elles-mêmes et présentent le type EJ (écriture au journal). La plupart des écritures au journal
font référence à d'autres types de document (par exemple, FA pour les factures client ou FF pour les
factures fournisseur).
Le journal comptable affiche toutes les écritures au journal d'un type d'origine donné dans l'ordre
chronologique et par numéro de transaction. Il permet d'accéder directement au document original
correspondant à l'écriture. Pour exécuter le journal comptable, sélectionnez Gestion financière États
comptables Comptabilité Journal comptable ou cliquez sur l'icône dans la barre d'outils supérieure.
L'analyse du journal des écritures est un état similaire. Il offre cependant plus d'options pour sélectionner et
personnaliser l'édition. Pour exécuter le journal des écritures, sélectionnez Gestion financière États
comptables Comptabilité Journal des écritures.
L'état Grand livre propose une vue du grand livre et des comptes partenaire sélectionnés. Il affiche tous les
postes individuels enregistrés sur le compte. Pour exécuter l'état Grand livre, sélectionnez Gestion
financière États comptables Comptabilité Grand livre.

3-25
Pour enregistrer une écriture au journal manuelle, sélectionnez Gestion financière Écriture au journal.
Remarque :
• via Paramétrage des documents. Sélectionnez Administration Initialisation système Paramétrage
des documents, puis Écriture au journal dans l'onglet Par Document.
• Vous pouvez également sélectionner Options formulaire pour modifier des paramètres de document pour
une écriture au journal individuelle et pour afficher ou masquer les zones des lignes. Par exemple, vous
pouvez afficher la zone Règle de répartition si vous souhaitez affecter le montant d'une ligne à un centre
de profit.

3-26
L'écran de saisie manuelle des écritures au journal comprend trois parties : les données d'en-tête de
document, le mode de traitement développé du poste et la table des postes.
En-tête :
• Dans les écritures au journal automatiques créées par les documents dans SAP Business One, les zones
sont renseignées automatiquement à partir des zones des documents. Dans les écritures au journal
manuelles, vous définissez les valeurs :
• Le système entre automatiquement un numéro dans l'en-tête du document. Ce numéro est incrémenté à
chaque transaction. Vous pouvez définir une série de numéros pour les écritures au journal dans l'écran
Numérotation de documents sous Administration Initialisation système Numérotation des
documents.
• Les trois dates de l'en-tête utilisent par défaut la date système, mais vous pouvez les modifier :
Date comptable : cette date détermine la période comptable et, par conséquent, la période comptable
du reporting financier. Vous pouvez enregistrer les écritures à une date antérieure ou postérieure si la
période comptable est débloquée pour l'enregistrement.
Date d'échéance : date d'échéance de la transaction.
Date du document : date utilisée pour le reporting fiscal.
• Les zones Réf. 1 et Réf. 2 permettent de saisir des références aux documents réels associés.
• Vous pouvez également classifier le document à l'aide d'un code de transaction. Il peut s'agir, par
exemple, d'un document de régularisation, d'amortissement ou de cumul des amortissements. Pour gérer
les codes de transaction, sélectionnez Administration Définition Gestion financière Codes de
transaction. Le système copie la description du code de transaction dans la zone Détails.

3-27
Vous pouvez afficher ou masquer le mode de traitement développé. Ce mode se rapporte toujours à la
ligne sélectionnée et affiche toutes les zones du poste pour vous permettre de saisir les données nécessaires.
Les zones Réf. 1, Réf. 2, Projet et Détails contiennent généralement les informations des zones de la section
d'en-tête.
Sélectionnez Options formulaire pour définir les colonnes à afficher dans la table des postes individuels.
En outre, vous pouvez enregistrer les valeurs qui seront utilisées par défaut lors de la saisie d'une écriture
au journal.
Dans la ligne, positionnez le curseur dans la zone Compte géné./Code partenaire et appuyez sur la touche
de tabulation pour afficher la liste des comptes ou sur Ctrl + Tab pour afficher la liste des données de base
du partenaire. Vous pouvez aussi rechercher un compte ou un partenaire à l'aide de la zone Compte
général/partenaire.
Après avoir choisi un compte ou un partenaire, entrez un montant au débit ou au crédit.
Vous pouvez entrer plusieurs lignes avec des montants au débit ou au crédit. Dans chaque ligne ajoutée,
SAP Business One recommande un montant d'équilibrage que vous pouvez mettre à jour.
Une fois l'écriture au journal terminée et soldée, cliquez sur Ajouter.

3-28
Les utilisateurs peuvent faire des erreurs de saisie. Il est alors possible que l'écriture au journal créée
contienne des informations incorrectes. Pour fournir un audit de la correction, l'utilisateur doit, en premier
lieu, contre-passer l'écriture au journal erronée, puis saisir le document correctement.
Vous pouvez indiquer si les transactions de contre-passation doivent s'exécuter :
• sous forme de transactions de contre-passation standard ;
• sous forme de transactions de contre-passation avec des montants négatifs.
La transaction de contre-passation standard entraîne la comptabilisation du débit erroné en tant que
crédit, et la comptabilisation du crédit erroné en tant que débit. Cette opération corrige le solde des
comptes. Toutefois, la transaction de contre-passation standard génère une augmentation supplémentaire
des totaux au débit et au crédit, ce qui peut s'avérer trompeur.
La transaction de contre-passation avec des montants négatifs entraîne la comptabilisation du débit
erroné en tant que débit négatif, et la comptabilisation du crédit erroné en tant que crédit négatif. Cette
opération corrige le solde des comptes mais également les totaux.
Le choix des transactions de contre-passation standard ou avec des montants négatifs dépend du pays.
Sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise et cliquez sur la zone Utiliser
montant négatif pour la contre-passation dans l'onglet Initialis. de base pour activer la transaction de
contre-passation avec des montants négatifs. Cette opération est pertinente pour les écritures au journal
automatiques et manuelles.
Transactions d'annulation :
• Pour la plupart des documents, vous disposez d'un document d'annulation. Par exemple, vous émettez
un avoir client pour annuler une facture client. Ce document créera automatiquement une transaction
d'annulation.
• Pour les écritures au journal manuelles, localisez l'écriture au journal que vous voulez annuler et
sélectionnez Annuler dans le menu Données. Approuvez le message système, entrez les modifications
nécessaires et ajoutez l'écriture au journal d'annulation. La mention Annulation et le numéro de l'écriture
au journal annulée figurent dans les remarques de l'écriture au journal d'annulation.
• La méthode de contre-passation sera la méthode standard ou la méthode avec montant négatif si vous
l'avez définie dans la fenêtre Détails entreprise, sous la zone Utiliser montant négatif pour la contre-
passation. 3-29
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Vous pouvez créer des modèles d'écriture pour les écritures au journal qui présentent une structure
similaire. Ces modèles peuvent contenir des numéros de compte, mais vous pouvez également ne
spécifier qu'une description de compte dans un poste individuel si vous ne connaissez pas le compte
exact à utiliser pour ce poste individuel.
Seuls des pourcentages sont saisis ici (et non des montants fixes). Ces pourcentages indiquent le mode de
répartition du montant total entre les postes individuels.
L'exemple de l'illustration vous montre comment affecter une dépense de service (facture d'électricité, par
exemple) au composant Dépenses à un pourcentage spécifique.
Le modèle d'écriture est enregistré sous un code et possède une description. Sélectionnez Gestion
financière Modèles d'écriture pour entrer et gérer des modèles d'écriture.
Lorsque vous saisissez manuellement une écriture au journal, sélectionnez Pourcentage dans la zone Type
de modèle et entrez le code du modèle dans la zone Modèle ou appuyez sur la touche de tabulation et
choisissez-le dans la liste.
Entrez un montant dans un des postes individuels. Le modèle affecte ensuite les montants aux autres lignes
en fonction du pourcentage.

3-32
SAP Business One propose une fonction d'écritures périodiques pour les écritures au journal avec montant
fixe similaires créées de façon régulière. Sélectionnez Gestion financière Écritures périodiques pour
entrer et gérer les écritures périodiques.
Les écritures périodiques utilisent un modèle enregistré sous un code et possédant une description. Dans ce
modèle, vous définissez notamment la fréquence selon laquelle l'écriture au journal est censée être créée
ainsi que sa date de fin de validité. Les entrées possibles dans la zone Fréquence sont les suivantes :
• Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle : vous devez
également indiquer la date de la prochaine exécution pour ces entrées.
• Une fois : bien que le caractère ponctuel puisse sembler inapproprié pour une écriture périodique, cette
option joue un rôle particulier. Elle permet en effet de planifier une écriture au journal pour une date
spécifique.
• Modèle : les écritures au journal que vous utilisez fréquemment mais de façon irrégulière peuvent être
créées de cette manière. Ces modèles sont accessibles depuis l'écriture au journal manuelle. Pour ce
faire, spécifiez Écriture périodique dans la zone Type de modèle.
• Pas encore exécuté : si vous n'avez pas besoin de l'écriture périodique actuellement, vous pouvez la
désactiver grâce à cette entrée.
La zone Fin de validité vous permet de saisir la date jusqu'à laquelle l'écriture périodique est valide et doit
être exécutée par le système.
Le système duplique l'écriture périodique d'origine (instance 0) chaque fois que la date d'exécution se
présente. Une fois que vous utilisez cette instance et que vous l'ajoutez au système, elle est supprimée.
Vous pouvez afficher la liste de toutes les écritures périodiques existant dans le système, puis ajuster ces
écritures et les confirmer. Vous pouvez également configurer le système de façon à ce que la liste
d'exécution s'affiche automatiquement dans la date d'exécution lorsque vous vous connectez. Sélectionnez
Administration Initialisation système Options générales , puis sélectionnez le code Ouvrir la fenêtre
des écritures périodiques dans l'onglet Services pour activer ce service pour votre utilisateur.
Vous pouvez ajouter des écritures périodiques au cash-flow. Ces écritures s'affichent en vert dans l'état.

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3-34
SAP Business One propose une procédure en deux étapes pour la création d'écritures au journal. Vous
pouvez commencer par créer les écritures au journal sous forme de versions préliminaires, puis les corriger
et les enregistrer ultérieurement.
Lorsqu'un utilisateur crée une pièce préenregistrée, elle est utilisée pour stocker plusieurs versions
préliminaires d'écritures au journal. Vous pouvez modifier une pièce préenregistrée tant qu'elle n'a pas été
enregistrée. Vous pouvez, par exemple, accéder à la pièce préenregistrée, apporter les corrections
nécessaires, puis enregistrer l'ensemble de cette pièce. Il n'est pas nécessaire d'enregistrer individuellement
chaque écriture. Si vous souhaitez tout de même enregistrer des écritures au journal individuellement, vous
devez créer une pièce préenregistrée distincte pour chaque version préliminaire d'écriture.
Vous pouvez sauvegarder des pièces préenregistrées non soldées tant qu'il s'agit de versions préliminaires.
Pour créer, modifier et enregistrer des pièces préenregistrées, sélectionnez Gestion financière
Documents préenregistrés.
Vous pouvez supprimer une pièce préenregistrée ou une écriture d'une pièce préenregistrée, tant que ces
éléments n'ont pas été comptabilisés. Cliquez sur le menu Données ou, cliquez sur la ligne de la pièce
préenregistrée avec le bouton droit de la souris.

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Pour plus d'informations sur l'utilisation des périodes comptables, voir les guides pratiques suivants :
• Utilisation de plusieurs périodes comptables en cours dans 8.8.
• Conseils pour la clôture d'exercice.

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Étapes du processus de périodes comptables :
Définissez la période comptable principale : l'exercice comptable.
Définissez les sous-périodes dans l'exercice comptable : année/trimestres/mois/jours.
Remarque : une fois la période comptable créée, vous ne pouvez pas la supprimer du système. Cependant, vous pouvez modifier
la plage de dates comptables.
Définissez les options liées aux périodes comptables : Indicateur de période, Numérotation des documents, Liens comptables.
Lors de vos tâches quotidiennes, entrez les documents et les écritures au journal manuelles avec une date comptable qui sera
enregistrée automatiquement dans la sous-période appropriée.
Les sous-périodes permettent à l'utilisateur de contrôler l'enregistrement. Les enregistrements mensuels peuvent donc être
contrôlés.
Le processus de clôture de période est exécuté à la fin de la période comptable durant généralement une année.
Cependant, vous pouvez clôturer une sous-période via la fenêtre Clôture de période. Cette action entraîne une mise à zéro de
tous les soldes des comptes de résultats pour le compte de report du résultat.
De nombreuses tâches sont effectuées à la fin du mois. Dans cet exemple précis, elles peuvent être considérées comme des tâches
de fin de période. Exemples de tâches : vérification et exécution de lettrage, envoi d'extraits client pour les dettes impayées et
impression d'états financiers.
Ces tâches sont liées à la gestion d'entreprise en cours, et non à la préparation ou à la transmission de comptes.
Vous pouvez clôturer ou désactiver le statut de sous-période en le bloquant à l'aide du statut de période renseigné dans la
fenêtre Période comptable.
Dans la fenêtre Périodes comptables, vous pouvez affecter automatiquement le statut Préclôturé aux périodes déjà terminées.
À la fin de l'exercice, vous exécutez toutes les tâches nécessaires à la clôture de l'exercice, comme l'enregistrement d'écritures
d'ajustement envoyées par les comptables et les autres entités de reporting.
Vous clôturez l'exercice via la fenêtre Clôture de période. Vous sélectionnez l'exercice comptable et les sous-périodes
correspondantes.
Si vous avez déjà clôturé des sous-périodes pendant l'exercice, clôturez la dernière période de l'exercice comptable.
L'objectif de la clôture de période est de préparer les comptes pour leur transfert aux autorités et implique donc une mise à zéro du
compte de résultat pour que la période suivante puisse commencer à recueillir les données de résultat pertinentes.
Vous pouvez ensuite clôturer ou désactiver les sous-périodes comptables dans l'exercice comptable en les bloquant à l'aide de
la zone Statut de période dans la fenêtre Période comptable.
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Facteurs à prendre en compte lors de la définition des périodes comptables :
• Reporting légal
• Business Consolidation
Il est également important de mentionner qu'un objectif principal de la création de périodes comptables est
d'analyser la performance financière d'une entreprise entre les périodes, par exemple, en comparant la
période comptable en cours avec la période précédente du même exercice, ou la même période de l'exercice
précédent. Pour ce faire, SAP Business One met différents états à votre disposition : Comparaison de
bilans, Comparaison de balances, Comparaison de comptes de résultats. Sélectionnez Gestion
financière États comptables Comparaison.

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Lorsque vous créez une base de données d'entreprise, vous créez les périodes comptables du premier
exercice comptable. Les périodes comptables divisent l'exercice comptable en sous-périodes. Les sous-
périodes sont créées automatiquement par SAP Business One dans l'exercice comptable. Sous-
périodes disponibles :
• Année (une sous-période)
• Trimestres (quatre sous-périodes)
• Mois (douze sous-périodes)
• Jours (nombre quelconque de sous-périodes)
• Le système crée automatiquement le nombre correspondant de périodes comptables sur la base de ces
informations. Vous pouvez modifier ces périodes, si nécessaire.
• La première période comptable doit être définie lors de la création de la base de données de l'entreprise.
Pour configurer de nouvelles périodes comptables, sélectionnez :
• Administration Initialisation système Périodes comptables.
• Vous pouvez alors mettre à jour les périodes générées (comme les plages de dates) et créer des périodes
(en sélectionnant Nouv. période). Vous pouvez aussi définir ou modifier le début de l'exercice
comptable.
• Il est possible de créer des périodes comptables à tout moment pour de futurs exercices.

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Remarque :
Le cours TB1200 traitera de la création d'une entreprise.

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Lors de l'enregistrement d'un paiement pour un client ou un fournisseur, le système rapproche le paiement
avec la ou les factures sélectionnées, et clôture les transactions.
Pertinent pour un avoir.
Le lettrage (ou rapprochement interne) consiste à mettre en correspondance et à rapprocher des postes
créditeurs en cours par rapport aux postes débiteurs au sein d'un même compte (d'où le terme interne).
Cette opération est nécessaire dans les comptes où un processus de gestion n'est considéré comme achevé
que lorsque chaque montant au crédit est associé à un montant au débit.
• Dans les comptes client, une créance (débit) doit être suivie d'un encaissement (crédit).
• Dans les comptes fournisseur, une dette (crédit) doit être suivie d'un décaissement (débit).
Pour les paiements effectués via l'assistant de paiement ou le traitement de l'extrait de compte, le système
propose automatiquement (et met parfois automatiquement en correspondance) les paiements avec les
factures ou les avoirs en fonction des critères définis (date d'échéance et montant, par exemple).

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Lors de l'émission d'encaissements ou de décaissements manuels, vous pouvez aussi rapprocher
partiellement une facture en cours ou un paiement si le montant du paiement n'est pas concordant.
Si un paiement partiel a été effectué, le solde dû est ajusté en conséquence.
Lorsque le solde résiduel de la facture est payé, la facture est intégralement rapprochée et le solde dû
devient nul.

4-20
Si le paiement a été enregistré comme Paiement d'avances (aucune facture sélectionnée), le paiement et les
factures sont en cours (non rapprochés).
Cela peut se produire lorsque le client vous verse un paiement d'avances en fonction de l'accord passé avec
lui et vous enregistrez les factures lorsque l'affaire proprement dite se conclut, ou lorsque vous oubliez de
sélectionner les factures.
Dans ces cas, vous devez rapprocher le compte à l'aide de la fonction Rapprochement – Rapprochement
utilisateur.
Pour effectuer un lettrage pour un partenaire, sélectionnez Partenaires Lettrages Rapprochement.
Remarque : vous pouvez également accéder au lettrage à partir de la situation du compte dans les données
de base du partenaire si vous n'avez pas sélectionné Afficher soldes comptes regroupés selon comptes
collectifs dans les Options générales.
Pour effectuer le lettrage d'un compte général, sélectionnez Gestion financière Lettrages
Rapprochement.
Lorsque vous effectuez le lettrage d'un compte général ou partenaire, vous pouvez choisir un type de
rapprochement.
Si vous sélectionnez le type de rapprochement Manuel :
• Le système affiche toutes les transactions en cours à la date du jour pour le compte. Vous pouvez
modifier la date pour afficher les transactions en cours à une autre date.

4-21
Sélectionnez Gestion financière Lettrage Rapprochement.
Pour plus d'informations sur les types de lettrage utilisateur Automatique et Semi-automatique, voir
l'annexe.

4-22
Lorsque vous effectuez le lettrage d'un compte général ou partenaire, vous pouvez choisir un type de
rapprochement.
Si vous sélectionnez le type de rapprochement Manuel :
• Le système affiche toutes les transactions en cours à la date du jour pour le compte. Vous pouvez
modifier la date pour afficher les transactions en cours à une autre date.
• Sélectionnez manuellement les postes débiteurs et créditeurs à rapprocher. Lorsque le total de tous les
postes créditeurs sélectionnés pour le rapprochement correspond à celui de tous les postes débiteurs
sélectionnés, vous pouvez effectuer le rapprochement en sélectionnant Rapprocher.
• Si le total des postes créditeurs sélectionnés ne correspond pas à celui des postes débiteurs, procédez de
l'une des façons suivantes :
Rapprochez partiellement une des transactions en modifiant le montant à rapprocher de la transaction.
Créez une écriture au journal pour enregistrer la différence comme un ajustement aboutissant au
rapprochement des transactions sélectionnées. Remarque : pour le rapprochement d'un partenaire,
vous pouvez créer un encaissement ou un décaissement comme ajustement.
• Vous ne pouvez rapprocher manuellement qu'un compte général à la fois. Vous pouvez rapprocher
manuellement un compte partenaire à la fois ou plusieurs comptes d'un même partenaire (par exemple, si
le partenaire est à la fois fournisseur et client).
L'origine « JR » est attribuée aux écritures au journal enregistrées par le processus de rapprochement. Ces
écritures sont enregistrées lorsque le système traite les escomptes, les différences de change, la TVA
différée et les déclarations d'honoraires.
Remarque : utilisez la touche Maj et double-cliquez sur la combinaison dans l'intitulé de colonne Montant
pour effectuer un tri par valeur absolue.

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Le système attribue un numéro de rapprochement unique à chaque lettrage effectué (manuel,
automatique et semi-automatique). Le système sauvegarde et affecte également un numéro unique aux
rapprochements système, tels que ceux effectués lors du traitement des paiements.
La fonction Gérer les rapprochements précédents permet de vérifier ou d'annuler un rapprochement
utilisateur. Vous pouvez sélectionner les rapprochements par compte, date de rapprochement ou numéro
de rapprochement, et vous pouvez les annuler individuellement. Cette fonction ne permet pas de contre-
passer les écritures de rapprochement. Elles existent toujours même si le rapprochement a été annulé. Si
vous souhaitez les contre-passer, procédez de la manière habituelle dans le grand livre en sélectionnant
Données Annuler dans l'affichage des écritures au journal.
Pour annuler un rapprochement utilisateur, sélectionnez :
Partenaires Lettrages Gérer les rapprochements précédents
Gestion financière Lettrages Gérer les rapprochements précédents

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Vous devez prendre les décisions appropriées avec le comptable du client.

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Le processus de clôture de période est exécuté à la fin de la période comptable qui dure généralement une année.
Cependant, vous pouvez clôturer une sous-période via la fenêtre Clôture de période. Cette action entraîne une mise
à zéro de tous les soldes des comptes de résultats pour le compte de report du résultat.
Activation du statut Préclôturé pour la période : afin d'empêcher la création de documents par les utilisateurs pour
l'exercice comptable précédent, vous pouvez modifier le statut de la période que vous allez clôturer et activer le statut
Préclôturé. Cela signifie que seuls les utilisateurs autorisés peuvent enregistrer des données, des documents et des
transactions.
• De nombreuses tâches sont effectuées à la fin du mois. Dans cet exemple précis, elles peuvent être considérées
comme des tâches de fin de période. Exemples de tâches : vérification et exécution de lettrage, envoi d'extraits
client pour les dettes impayées et impression d'états financiers. Ces tâches sont liées à la gestion d'entreprise en
cours, et non à la préparation ou à la transmission de comptes.
Vous pouvez clôturer ou désactiver le statut de sous-période en le bloquant à l'aide de la zone Statut de période
dans la fenêtre Période comptable.
Dans la fenêtre Périodes comptables, vous pouvez affecter automatiquement le statut Préclôturé aux périodes déjà
terminées.
À la fin de l'exercice, vous exécutez toutes les tâches nécessaires à la clôture de l'exercice, comme l'enregistrement
d'écritures d'ajustement envoyées par les comptables et les autres entités de reporting.
Vous utilisez la même fenêtre pour clôturer l'exercice : la fenêtre Clôture de période. Vous sélectionnez l'exercice
comptable et les sous-périodes correspondantes.
Si vous avez déjà clôturé des sous-périodes pendant l'exercice, clôturez la dernière période de l'exercice
comptable.
L'objectif de la clôture de période est de préparer les comptes pour leur transfert aux autorités et implique donc une
mise à zéro du compte de résultat pour que la période suivante puisse commencer à recueillir les données de résultat
pertinentes.
Vous pouvez ensuite clôturer ou désactiver les sous-périodes comptables dans l'exercice comptable en les
bloquant à l'aide de la zone Statut de période dans la fenêtre Période comptable.

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Lettrage des comptes de compensation des dotations et des charges : exécutez le rapprochement
régulièrement à la fin du mois, sinon vous devrez rapprocher un grand nombre de transactions à la fin de
l'exercice. Pour simplifier le processus, vous pouvez exécuter des rapprochements automatiques.

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Sauvegarde : il n'est pas toujours possible de restructurer un état antidaté pour la date butoir dans SAP
Business One. Par conséquent, il est fortement conseillé de sauvegarder la base de données de production
une fois les transactions entrées et clôturées pour l'exercice comptable précédent et avant la saisie des
transactions pour le nouvel exercice comptable. Le système sauvegarde le statut de l'exercice comptable
précédent.
Les écarts du cours de change ou de conversion seront abordés dans le chapitre 6.

4-34
Voici un exemple de la liste des tâches exécutées par un contrôleur dans le cadre du processus de clôture de
période :
• Validation de transactions : selon sa connaissance des processus de l'entreprise, le contrôleur peut
valider les transactions automatiques. Il peut aussi s'agir d'un contrôle aléatoire dans des intervalles
définis.
• Écritures au journal manuelles : pour plus d'informations sur les créances douteuses, consultez la
diapositive suivante.
• Exécution de contre-vérifications/mise en correspondance des soldes avec le livre auxiliaire. Il s'agit
de la mise en correspondance effectuée par un contrôleur entre les états financiers et d'autres états avant
la clôture d'une période pour s'assurer de l'exactitude des données :
Une comparaison du solde des comptes client dans le bilan avec la synthèse des états d'historique est
effectuée pour la période sélectionnée.
Une comparaison du solde des comptes de stock dans le bilan avec la valeur comptable des stocks
est effectuée.
Un contrôleur fait également correspondre les soldes des comptes de taxes avec les soldes de résultat
en fonction de la localisation de l'entreprise et des règles industrielles en vigueur.

4-35
Voici la procédure suivie dans certaines localisations :
Si un client ne règle pas ses dettes après un certain nombre de jours suivant la date d'échéance, il est
possible qu'il ne soit pas en mesure de payer. Dans ce cas, une partie de ses dettes est considérée comme
des créances douteuses. Cette partie augmente avec le temps car il devient de plus en plus improbable que
le client s'acquitte finalement de ses dettes.
Si vous définissez le nombre de jours suivant la date d'échéance et les pourcentages de créances douteuses,
le système vous guide lors du calcul et de l'imputation des créances douteuses. Pour définir des créances
douteuses, sélectionnez Administration Définition Gestion financière Créances douteuses.
Le système calcule et affiche les créances douteuses lorsque vous exécutez l'état Historique des créances
client. Les créances douteuses calculées sont affichées dans la dernière colonne de résultat de l'état.
Pour enregistrer ces créances sur le compte collectif pour les créances douteuses, sélectionnez les créances
à enregistrer dans le résultat d'état, puis sélectionnez Saut Écriture au journal.
Le système ouvre une écriture au journal et crée un premier poste individuel. Ce poste individuel impute le
montant des créances douteuses au crédit du compte client et, simultanément, au crédit du compte collectif
pour les créances douteuses. Ce compte est un compte de correction pour le compte client standard.
Vous devez saisir le second poste individuel, qui impute les créances douteuses au débit d'un compte de
charges.
L'état Historique des créances client base son calcul sur le montant total des factures ou il peut être calculé
pour le montant d'une facture spécifique. Par conséquent, vous pouvez utiliser la contre-passation
automatique pour contre-passer cette écriture le premier jour de la nouvelle période selon la politique
financière de l'entreprise.
Nous aborderons en détail l'état Historique des créances client et le processus de relance dans le chapitre 5
États de contrôle de gestion.

4-36
L'objectif de la clôture de période est de préparer les comptes pour leur transfert aux autorités et implique
donc une mise à zéro du compte de résultat pour que la période suivante puisse commencer à recueillir les
données de résultat pertinentes.
Vous pouvez ensuite clôturer ou désactiver les sous-périodes comptables dans l'exercice comptable en
les bloquant à l'aide de la zone Statut de période dans la fenêtre Période comptable.

4-37
À la fin d'une période (mois, trimestre ou année), vous devez transférer les soldes des comptes de résultats
sur un compte de report du résultat.
Sélectionnez Administration Utilitaires Clôture de période pour exécuter la clôture de période.
La fonction Clôture de période permet de sélectionner les comptes de résultats et les périodes, ainsi que
d'indiquer des comptes de report du résultat et de clôture de période.
Lorsque vous exécutez la clôture de période, une liste de propositions relatives aux écritures de clôture est
générée. Vous pouvez accepter chacune des propositions individuellement.
Après l'acceptation des propositions, le système transfère les soldes des comptes de charges et de produits
vers le compte de clôture de période le même jour (dernier jour de la période). Cette opération entraîne
une mise à zéro des soldes des comptes.
Le système transfère simultanément les soldes du compte de clôture de période vers le compte de report du
résultat (la clôture de période est un compte de compensation) avec le premier jour de la période
comptable suivante comme date comptable.
Deux transactions sont créées pour chaque compte et deux écritures au journal sont automatiquement
créées pour refléter ces transactions.
Le compte de report du résultat qui est un compte de bilan, contient à présent le bénéfice cumulé total
reporté.
Les écritures au journal enregistrées pour l'utilitaire de clôture de période ont l'origine « BC ».
Notez que vous pouvez archiver les résultats initialement comme un état, puis les enregistrer
ultérieurement.
Si vous créez des écritures après la saisie des reports de soldes, vous devez répéter la routine de clôture
de période pour inclure ces écritures postérieures.

4-38
Administration Utilitaires Clôture de période.
Sélectionnez tous les comptes de résultats Sélectionnez les périodes dans l'exercice comptable jusqu'à la
date du jour.
Sélectionnez les comptes de report du résultat et de clôture de période.
Sélectionnez deux comptes de résultats Saisissez une date de document et une date d'échéance
Vérifiez la zone Remarques à enregistrer dans les écritures au journal créées.
Exécutez l'état.
Vérifiez les deux écritures au journal créées pour un des comptes.
Vérifiez la situation du compte dans le plan comptable.

4-39
4-40
Lorsqu'une période comptable a le statut Débloqué, tout utilisateur peut enregistrer des transactions avec
une date comptable comprise entre le début et la fin de la période.
À la fin d'une période comptable et une fois toutes les transactions commerciales de cette période
enregistrées dans le système, vous pouvez bloquer la période de manière à empêcher tout enregistrement
supplémentaire.
Sélectionnez Administration Initialisation système Périodes comptables, puis cliquez sur la flèche
de navigation orange correspondant à la période que vous souhaitez bloquer. Remplacez le statut Débloqué
de la période par le statut Bloqué.
Outre les statuts Débloqué et Bloqué, vous pouvez attribuer les statuts suivants à une période comptable :
• Débloqué hormis ventes : si ce statut est attribué à une période, vous pouvez enregistrer n'importe quel
document ou écriture au journal, sauf les documents du menu Ventes.
• Préclôturé : si ce statut est attribué à une période, seules les personnes autorisées peuvent enregistrer des
transactions dans cette période. Pour définir l'autorisation « Statut de période : Préclôturé », sélectionnez
Administration Initialisation système Autorisations Autorisations générales. Si vous souhaitez
que le statut Préclôturésoit attribué automatiquement, cochez la case correspondante dans l'écran des
périodes comptables.
Pendant les premières périodes du nouvel exercice comptable, il peut être nécessaire de créer des écritures
pour la clôture de l'exercice précédent, comme l'illustre la figure. Dans ce cas, le statut « Préclôturé » est
attribué à la dernière période de l'ancien exercice.

4-41
4-42
Dans SAP Business One, les états financiers incluent des options de filtrage des ajustements et des soldes
de clôture :
• Options de bilan et de balance générale :
Ajouter soldes de clôture
Ignorer ajustements
• Option de compte de résultat :
Ignorer ajustements

4-43
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5-6
Jour d'exécution des états financiers : l'entreprise obtient généralement les documents relatifs à l'exercice
précédent après la fin de l'exercice budgétaire/la période comptable. Les états pour la période de clôture
sont donc émis lors de la période suivante.
Mise en correspondance effectuée par un contrôleur entre les états financiers et d'autres états avant la
clôture d'une période. Ce sujet a déjà été abordé au chapitre 4 Processus de périodes comptables :
• Une comparaison du solde des comptes client dans le bilan avec la synthèse des états d'historique est
effectuée pour la période sélectionnée.
• Une comparaison du solde des comptes de stock dans le bilan avec la valeur comptable des stocks est
effectuée.
• Un contrôleur fait également correspondre les soldes des comptes de taxes avec les soldes de résultat en
fonction de la localisation de l'entreprise et des règles industrielles en vigueur.

5-7
5-8
Revenons à la structure de plan comptable avec des états financiers. Cette question a été abordée dans le sujet Gestion
du plan comptable du chapitre Processus financier.
Rappelons que, dans le grand livre, il faut distinguer les comptes de bilan des comptes de charges, également appelés
comptes de résultats. Examinons cet exemple de plan comptable (le plan comptable varie en fonction de la
localisation de l'entreprise) :
Comptes de bilan :
• Les trois premiers répertoires : Actif, Passif, Capitaux propres (capital et réserves) contiennent les comptes de
bilan, comme le compte de taxe sur les ventes, le compte bancaire et le compte fournisseurs.
• Le solde comptable de ces comptes est conservé d'un exercice comptable sur l'autre.
• Les comptes de bilan reflètent la valeur monétaire de l'entreprise (stock, actif, dette, etc.).
Comptes de résultats :
• Les cinq derniers répertoires : Produits (chiffre d'affaires), Coût des ventes, Charges (coûts d'exploitation),
Financement (bénéfices et dépenses hors exploitation) et Autres produits et charges (prélèvement des taxes et
postes exceptionnels) contiennent les comptes de résultats comme les comptes de revenus. Notez que dans
certaines localisations, les répertoires inférieurs ne sont pas tous des répertoires de comptes de résultats.
• Le solde comptable des comptes de résultats doit être réinitialisé à la fin de chaque exercice comptable. Il s'agit de
la clôture de période.
• Les comptes de résultats reflètent les modifications de la valeur de l'entreprise : (vente de stock, coût des
marchandises vendues, augmentation des produits).
États financiers :
Les différents états sont exécutés pour les soldes des comptes pertinents pour une date/plage de dates sélectionnée
et les présentent en fonction du répertoire, du niveau et du type. La plupart de ces états sont émis le dernier jour de
chaque exercice budgétaire/période comptable.
Sélectionnez Gestion financière États comptables États de synthèse et Bilan ou Balance générale ou Compte
de résultat pour générer ces états financiers.
Vous pouvez créer des états comparatifs pour établir une comparaison entre les chiffres d'une société ou d'un exercice
comptable spécifique et ceux d'une autre société ou d'un autre exercice comptable. Sélectionnez Gestion financière
États comptables Comparaison.

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La perte ou le profit va se traduire par une réduction ou une augmentation des capitaux propres dans le
bilan.

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Le cash-flow vous informe sur les liquidités de l'entreprise. Dans SAP Business One, l'état du cash-flow
liste les totaux et les soldes des comptes ci-après pour l'intervalle sélectionné :
• Comptes représentant des soldes de moyens de paiement
• Comptes attendant un cash-flow dans le futur (encaissement et décaissement)

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La probabilité d'attente d'un cash-flow peut varier considérablement. Par conséquent, le système affecte les
soldes à différents niveaux de sécurité. Dans ce cas, le terme sécurité correspond au niveau de certitude
selon lequel le solde d'un compte est pertinent pour le cash-flow. Voici les niveaux de sécurité existants :
• Espèces (tous les comptes de caisse sont affectés à ce niveau. Vous définissez un compte comme compte
de caisse dans Plan comptable Propriétés compte général).
• Reçus de carte de crédit (tous les comptes significatifs pour les reçus de carte de crédit sont affectés à ce
niveau)
• Chèques à l'encaissement (le compte de compensation de chèques est affecté à ce niveau)
• Dettes client (tous les comptes client sont affectés à ce niveau)
• Dettes fournisseur (tous les comptes fournisseur sont affectés à ce niveau)
Les écritures qui n'ont pas encore été créées lors de la compilation de l'état peuvent être incluses
manuellement et se voir attribuer un niveau de sécurité. En outre, vous pouvez décider de prendre en
compte les écritures périodiques ou les pièces préenregistrées.
Sélectionnez Gestion financière États comptables États de synthèse Situation de trésorerie pour
exécuter l'état du cash-flow.

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5-22
Pour générer cet état, sélectionnez Partenaires États sur les partenaires Historique Historique
des créances client.

5-23
SAP Business One est fourni avec deux états destinés à contrôler les dates d'échéance des créances client et
des dettes fournisseur en cours :
• Historique des créances client
• Historique des dettes fournisseur
Ces deux états permettent de limiter les informations à certains comptes partenaire. Vous pouvez indiquer une date
de référence échéance après laquelle les dates d'échéance doivent être calculées. Vous pouvez également définir un
intervalle en jours, mois ou périodes après lequel les postes en retard doivent être regroupés. Dans la version 8.8,
vous disposez d'une définition flexible de l'intervalle en jours (voir l'exemple dans la diapositive). Vous pouvez
afficher l'état par date comptable ou date d'échéance. Ces états incluent une liste extensible de tous les partenaires et
documents vous permettant d'accéder à des informations détaillées dans un seul écran (nouvel affichage dans la
version 8.8).
Pour exécuter l'état Historique des créances client sélectionnez Gestion financière États comptables
Comptabilité Historique ou Partenaires États sur les partenaires Historique.
Pour exécuter l'état Historique des dettes fournisseur, sélectionnez Gestion financière États comptables
Comptabilité Historique ou États sur les partenaires Historique.
Vous pouvez également enregistrer une écriture de provision pour créances douteuses à partir de l'état Historique
des créances client . Pour configurer une provision pour créances douteuses, sélectionnez Administration
Définition Gestion financière Créances douteuses. L'option Créance douteuse a été présentée au chapitre 4
Processus de périodes comptables.
Extensions supplémentaires dans 8.8 :
• Option Regrouper par client/fournisseur ou Regrouper par commercial/acheteur.
• Nouvelle option : case à cocher « Ignorer créances futures ». Lorsque cette option est sélectionnée, le
montant de créances futures est soustrait du montant du solde dû.
• État comportant davantage de colonnes

5-24
5-25
Configuration du système de relance :
Avant d'exécuter l'assistant de relance, vous devez configurer les niveaux de relance et les conditions de
relance dans l'entreprise :
Sélectionnez Administration Définition Partenaires.
Chaque client doit être affecté à une condition de relance.
Il est possible de configurer une condition de relance par défaut pour les nouveaux clients sous
Administration Initialisation système Options générales onglet Partenaire.
Pour plus de détails sur l'assistant de relance et les conditions de relance, voir l'annexe.
Pour plus d'informations sur le processus de relance, voir le guide pratique : Configuration du processus
de relance automatisé.

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5-29
Vous devez prendre les décisions relatives aux définitions du budget, des projets et de la comptabilité
analytique avec le comptable du client.

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Lors de votre travail quotidien, l'application contrôle le côté débit des comptes généraux pour lesquels un
budget a été défini. Si le budget est dépassé, l'application émet un avertissement ou bloque l'action selon
l'option choisie.
Notez que la fonctionnalité de budget ne peut utiliser que des mois du calendrier.
Pour plus d'informations sur l'initialisation et l'utilisation du budget, voir le guide Gestion des budgets dans
la version 8.8 .

5-32
Pour activer le système de comptabilisation des comptes d'achats du menu principal de SAP Business One,
sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise onglet Initialis. de base et
cochez la case Utiliser système de comptabilisation avec comptes d'achat.
Une fois les écritures au journal créées, cette option ne peut plus être modifiée.

5-33
Activer la comptabilité budgétaire - Administration Initialisation système Options générales et
dans l'onglet Budget, cochez la case Activer la comptabilité budgétaire.
Vous pouvez marquer tous les comptes de résultats comme comptes de budget.
Cliquez sur Oui. En conséquence, la case Compte avec budget est cochée dans tous les comptes généraux
de résultats.
• Remarque :
• Pour accéder à cette case à cocher, sélectionnez Gestion financière Plan comptable bouton de
commande Détails compte.
• Vous pouvez sélectionner manuellement d'autres comptes généraux pour que ces comptes soient
pertinents pour le budget en cochant la case Compte avec budget pour chaque compte général.
Si les cases Commande d'achat, Réceptions sur commande d'achat et Comptabilité sont cochées,
l'application effectue un contrôle des écarts par rapport au budget lors de la génération des commandes
d'achat, des réceptions sur commande d'achat et des factures fournisseur.
Méthodes de répartition du budget : sélectionnez Gestion financière Comptabilité budgétaire
Méthodes de répartition du budget.

5-34
Les scénarios servent à établir un pronostic par rapport à une situation particulière du budget de l'entreprise
et à obtenir des informations importantes sur ce que serait l'équilibre budgétaire en fonction du scénario
sélectionné.
Prenons l'exemple d'un scénario optimiste par rapport à un scénario pessimiste.
Lorsque vous configurez une nouvelle société, l'application fournit un scénario par défaut appelé Budget
principal. Ce scénario ne peut pas être modifié.
Notez que dans le cadre de votre travail quotidien, les écarts budgétaires sont vérifiés uniquement par
rapport au budget principal. Les autres scénarios ne sont employés que pour les états budgétaires !
La fonction Importer scénario budget vous permet d'importer les données budgétaires d'une autre
entreprise vers l'entreprise avec laquelle vous travaillez et de dupliquer un scénario de budget dans la même
entreprise et pour le même exercice comptable ou le suivant.
Notez que vous devez vérifier au cours de l'opération que les codes des comptes généraux de l'entreprise
source correspondent à ceux de l'entreprise cible.
La fonction Copier scénario budgétaire permet de copier les données budgétaires d'un scénario de budget
source dans un scénario de budget cible pour la même entreprise et le même exercice comptable ou le
suivant.
Dans le menu principal de SAP Business One, sélectionnez Gestion financière Comptabilité budgétaire
Scénarios de budget.

5-35
Définition d'un budget : dans le menu principal de SAP Business One, sélectionnez Gestion financière
Comptabilité budgétaire Budget.
Dans la zone Scénario, sélectionnez le scénario pour lequel vous voulez définir un budget.
Dans la colonne Débit/crédit local, indiquez un montant en devise interne pour chaque compte général.
• Remarque :
Il n'est possible de définir des montants de budget que pour les comptes généraux définis comme
Compte avec budget dans le plan comptable.
Vous pouvez spécifier un montant en devise interne pour chaque compte général.
SAP Business One vérifie le côté débit pour identifier d'éventuels écarts budgétaires . Des alertes ne
sont déclenchées que pour les comptes avec un montant budgété dans la colonne Débit.
Vous pouvez utiliser la zone Crédit pour les comptes de ventes afin de définir les cibles de produits
dont vous pouvez effectuer un suivi grâce à l'état budgétaire.

5-36
Gestion financière États comptables États de budget État de budget.
États Comptabilité financière États de budget États de budget du compte de bilan/sur la balance
générale/du compte de résultat.

5-37
5-38
Pour utiliser les fonctions de comptabilité analytique dans SAP Business One, vous devez définir les
centres de coûts ou services de votre entreprise en tant que centres de profit. Vous pouvez ensuite les
compiler dans un compte de résultat pour chaque centre de profit et période.
Vous pouvez regrouper les centres de profit en groupes à l'aide d'un code de tri.
Sélectionnez Gestion financière Comptabilité analytique Centre de profit pour définir et gérer les
centres de profit.
Le système crée automatiquement un centre de profit zéro (Center_0) qui collecte les coûts et les produits
qu'il est impossible de répartir clairement sur d'autres centres de profit en raison d'un manque
d'informations. Le centre de profit Center_0 peut également recevoir des coûts qui ne doivent pas être
inclus dans la comptabilité analytique interne. Par exemple, si vous souhaitez que seuls 80 % de vos frais
de location apparaissent comme des coûts, vous pouvez affecter les 20 % restants au centre de profit
Center_0.
Le centre de profit Center_0 est utilisé lors de la définition des règles de répartition.

5-39
Les règles de répartition définissent la répartition des charges ou des produits d'un compte entre les
centres de profit.
Lorsque vous créez un centre de profit, le système crée automatiquement une règle de répartition du
même nom. Cette règle (qui ne peut pas être modifiée) est configurée pour faire en sorte que le système
impute tous les charges ou produits au centre de profit approprié. En d'autres termes, le système ne
fractionne pas les montants. Ces règles s'appliquent aux charges et produits directs qui peuvent être
affectés dans leur totalité et de façon unique à un centre de profit déterminé.
Par exemple, pour OEC Computers, les dépenses liées aux voitures de fonction sont directement
affectées au centre de profit « Services » car seuls les techniciens ont une voiture de fonction.
Vous ne pouvez pas affecter des charges et produits indirects directement à un centre de profit. Vous
devez les affecter à un ou plusieurs centres de profit à l'aide d'une règle de répartition dans laquelle
vous indiquez le montant à affecter entre les centres de profit. Vous pouvez, par exemple, indiquer en
pourcentage ou sous forme de ratio les frais de chauffage à affecter aux centres de profit selon la taille des
surfaces chauffées. De même, vous pouvez répartir les avantages sociaux volontaires entre les salariés.
S'il n'est pas possible de définir l'affectation totale (en raison d'informations insuffisantes), les charges
ou produits non affectés sont imputés au centre de profit Center_0. Lorsque vous disposez des
informations nécessaires, vous pouvez alors modifier la règle de répartition de sorte que la répartition
soit corrigée en conséquence.
Sélectionnez Gestion financière Comptabilité analytique Règles de répartition pour définir et gérer
des règles de répartition.
Sélectionnez Gestion financière Comptabilité analytique Répartition par centre de profit pour
afficher toutes les affectations associées aux règles de répartition.

5-40
Pour les coûts à inclure dans la comptabilité analytique, vous pouvez procéder de l'une des deux façons
suivantes :
• Insérez une règle de répartition dans une ligne d'écriture ou de document marketing. Utilisez les
options de formulaire pour afficher la zone de règle de répartition (dans les écritures au journal) ou la
zone de centre de profit (dans les documents marketing). Pour les écritures au journal, sélectionnez
l'option Développer mode de traitement pour saisir une règle de répartition pour la ligne appropriée.
• Enregistrez une écriture au journal ou un document marketing dans un compte général lié à une
règle de répartition. Vous ne pouvez lier que des comptes de type Ventes ou Dépenses dans le plan
comptable.
Pour lier un compte à une règle de répartition, sélectionnez Plan comptable.
L'analyse par centre de profit permet d'afficher la synthèse des coûts et produits imputés. Sélectionnez
Gestion financière Comptabilité analytique Analyse par centre de profit.
Vous pouvez générer certains états standard pour un centre de profit spécifique, par exemple, le compte de
résultat, la balance générale ou l'état de budget.

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5-42
Vous pouvez utiliser des projets dans SAP Business One pour suivre les projets les plus importants de
votre entreprise et leurs résultats en termes de rentabilité. Pour cela, définissez d'abord les projets dans le
système en sélectionnant Administration Définition Gestion financière Projets. Vous pouvez
ensuite les saisir directement dans les postes, les écritures au journal ou les documents marketing
appropriés.
Vous pouvez également saisir des projets dans les comptes généraux ou les partenaires. Le projet est alors
automatiquement entré dans les documents que vous imputez à ces comptes.
Le journal des transactions par projet répertorie toutes les écritures créées pour un projet sélectionné.
Sélectionnez Gestion financière États comptables Comptabilité Journal des transactions par
projet.
Vous pouvez générer plusieurs états standard pour un projet spécifique, par exemple, le compte de résultat,
la balance générale ou l'état de budget.

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Le système fiscal est déterminé en fonction de la localisation sélectionnée pour la base de données de
l'entreprise.
Dans les diapositives suivantes, nous analyserons deux systèmes fiscaux principaux.

6-7
Pour être sûr que le système utilise le groupe de taxe approprié dans les documents, vous devez définir correctement
les paramètres de taxe dans l'onglet Taxe sous l'onglet Comptabilité dans vos fiches partenaire.
Configuration – Groupes de taxe : SAP Business One fournit des groupes de taxe prédéfinis pour chaque localité
prise en charge que votre entreprise peut utiliser pour les achats, les ventes et les paiements. Chaque groupe de taxe
doit être connecté à un compte général à utiliser automatiquement dans les écritures au journal créées par les
documents contenant ce groupe. Administration Définition Gestion financière Taxe Groupes de taxe
Données de base du partenaire - Imposable/exonéré/UE
Clients nationaux
Si le client est imposable, entrez Obligatoire dans la zone Statut fiscal. Laissez la zone Groupe de taxe vide. Si
vous saisissez un document pour ce client, le système copie le groupe de taxe sur les ventes spécifié dans l'onglet
Ventes de la fiche article dans ce document.
Si le client est exonéré, saisissez Exonéré dans la zone Statut fiscal. La zone Groupe de taxe disparaît. Si vous
saisissez un document pour ce client, le système utilise le groupe de taxe sur les ventes standard avec un taux
d'imposition de 0 % dans ce document, par exemple A0.
Fournisseurs nationaux
Si le fournisseur est imposable, entrez Obligatoire dans la zone Statut fiscal. Laissez la zone Groupe de taxe vide.
Si vous saisissez un document pour ce fournisseur, le système copie le groupe de taxe sur les achats spécifié dans
l'onglet Achats de la fiche article dans ce document.
Si le fournisseur est exonéré, entrez Exonéré dans la zone Statut fiscal. La zone Groupe de taxe disparaît. Si vous
saisissez un document pour ce fournisseur, le système utilise le groupe de taxe sur les achats standard avec un
taux d'imposition de 0 % dans ce document.
Si vous saisissez un groupe de taxe dans la fiche partenaire, ce groupe de taxe remplace celui spécifié dans la fiche
article. Ce n'est généralement pas souhaité pour les partenaires nationaux. Par conséquent, la zone Groupe de taxe
dans la fiche des partenaires nationaux doit rester vide.
Pour les factures de type Services, si aucun groupe de taxe n'est défini dans les données de base du partenaire, SAP
Business One utilise le groupe de taxe par défaut défini dans Administration Définition Gestion financière
Liens comptables onglet Achats/ventes sous-onglet Taxe zone Groupe de taxe sur les achats/ventes
(services).
Le système calcule ensuite automatiquement la taxe pour chaque ligne dans le document et indique le montant de
taxe total du document dans le pied de page du document.
Une ou plusieurs lignes supplémentaires sont créées dans l'écriture au journal automatique du document. Ces lignes
imputent le montant de taxe sur le compte de taxes approprié.
Utilisez la déclaration fiscale pour afficher les documents et les écritures au journal manuelles qui incluent les
montants de taxe triés par code de taxe.
6-8
Configuration - Codes taxe de vente
La première étape consiste à définir les types de juridiction fiscale selon les administrations fiscales. Administration
Définition Gestion financière Taxe > TVA - Types de juridiction. Le système contient trois types de juridiction : État,
Comté et Ville.
Ensuite vous devez définir les taux pour ces juridictions. Administration Définition Gestion financière Taxe
Juridiction. Sélectionnez la juridiction requise, puis cliquez sur OK. Dans cette fenêtre, vous définissez également les comptes
généraux à utiliser automatiquement dans les écritures au journal créées par les documents contenant cette juridiction fiscale
(dans le code taxe de vente).
Pour le type de juridiction État, SAP Business One fournit une liste des états.
Vous devez définir les autres juridictions à utiliser (par exemple, Comté et Ville).
La dernière étape consiste à définir les codes taxe de vente combinant le taux d'imposition pour chaque juridiction fiscale (ville,
comté, état, etc.) à l'aide des taux de juridiction prédéfinis. Administration Définition Gestion financière Taxe
Codes TVA.
Ces codes permettent de calculer le taux d'imposition correct pour une localisation spécifique via les taux de juridiction
inclus.
Le code taxe de vente est automatiquement utilisé pour calculer le montant de la taxe sur les ventes dans les
documents de vente et d'achat.
Le montant total de taxe sur les ventes facturé est calculé comme suit :
SAP Business One vérifie si chaque article est imposable. Si c'est le cas, le système calcule un montant de taxe sur les ventes
pour la ligne d'article selon le code de taxe et la quantité.
Le code de taxe dans les documents de vente est déterminé en fonction de l'adresse de livraison par défaut du client dans la
fiche partenaire. Vous pouvez sélectionner une adresse de livraison différente définie pour le client tout en émettant le
document.
Le code de taxe dans les documents d'achat est déterminé en fonction du magasin sélectionné : Administration
Définition Stock Magasins onglet Généralités zone Code TVA.
Pour les factures fournisseur de type Services, le code de taxe est basé sur le code de taxe par défaut de l'entreprise :
Administration > Initialisation système > Détails entreprise > onglet Données de comptabilité zone Code TVA.
Le système indique le montant de taxe total du document dans le pied de page du document.
Dans l'écriture au journal automatique du document, une ligne est créée pour chaque juridiction fiscale incluse dans
le code de taxe. Chaque ligne impute le montant de taxe sur le compte de taxes approprié.
État de juridiction fiscale : cet état consigne la taxe sur les ventes perçue à partir des factures client et fournisseur
pour une période spécifiée (en général, trimestrielle ou mensuelle). Vous pouvez afficher l'état en fonction des codes
de taxe ou des codes de juridiction.
L'affichage des codes de juridiction indique le montant à payer aux autorités constituées.

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SAP Business One permet de gérer la comptabilité dans deux devises parallèles : la devise interne et la
devise système.
La devise interne est la devise dans laquelle la société doit légalement tenir ses livres comptables. Dans
l'exemple, il s'agit de la livre sterling.
La devise système peut être différente de la devise interne. Par exemple, le siège social d'une société
internationale peut utiliser le dollar US ($), et ses filiales l'euro (€). Dans ce cas, le système calcule
automatiquement toutes les écritures dans la devise interne et gère un solde de compte supplémentaire dans
la devise système. Cette fonctionnalité facilite le reporting consolidé dans toutes les filiales et optimise son
intégration dans le système du siège social. Par exemple, il est possible d'exporter les données financières
gérées dans la devise système depuis les systèmes SAP Business One des filiales vers les solutions SAP
Business Suite ou SAP Business Information Warehouse du siège social. Il est également possible
d'effectuer une consolidation financière à l'aide de Microsoft Excel ou d'un autre produit basé sur les
données financières gérées dans la devise système.
Dans notre exemple, OEC Computers est une société locale qui n'a pas besoin d'effectuer de reporting dans
une autre devise. Par conséquent, utilisez la devise interne (livre sterling) comme devise système.
Sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise pour définir les devises interne
et système dans l'onglet Initialis. de base.
Notez qu'il est impossible de modifier la devise interne ou la devise système après avoir commencé à
utiliser la base de données.
Dans certains états financiers et comptables, vous disposez de l'option Réévaluation qui permet de
réévaluer les résultats des états selon trois méthodes prédéfinies. Notez que la réévaluation est uniquement
destinée à l'affichage et n'influe pas sur les valeurs des écritures.

6-15
Chaque enregistrement des données de base partenaire et chaque compte général doit avoir une définition de devise
de compte :
• Le système définit la devise interne comme la devise par défaut pour tous les enregistrements des données de
base partenaire.
• Vous pouvez définir une devise par défaut pour de nouveaux comptes généraux dans la zone Devise par défaut
pour comptes de l'onglet Initialis. de base sous Administration Initialisation système Détails entreprise.
Dans notre exemple, la livre sterling (devise interne) est définie pour la plupart des fournisseurs et des clients de
OEC Computers. Le dollar américain (USD : devise étrangère spécifique) est défini pour les fournisseurs et les
clients situés aux États-Unis. La valeur Toutes devises est définie pour le compte bancaire de la société car ce compte
doit pouvoir enregistrer des écritures au journal et des documents dans plusieurs devises étrangères spécifiques
(virements, par exemple).
La table de la diapositive détaille les options de saisie des écritures au journal et d'affichage de la situation du
compte pour chaque option de la devise du compte : Devise interne, Devise étrangère et Toutes devises.
Si vous définissez la devise interne dans la zone Devise, vous pouvez saisir des écritures au journal dans la devise
interne et le système gère en parallèle la situation du compte dans la devise interne et dans la devise système.
Si vous définissez une devise étrangère spécifique dans la zone Devise, vous pouvez saisir les écritures au journal
dans la devise étrangère indiquée ou dans la devise interne. Le système gère en parallèle la situation du compte
dans la devise étrangère indiquée, la devise interne et la devise système.
Si vous définissez Toutes devises dans la zone Devise, vous pouvez enregistrer les écritures au journal dans
n'importe quelle devise pour ce compte ou ce partenaire. Cependant, le système gère la situation du compte
uniquement dans les devises interne et système. Par conséquent, il ne gère pas les soldes dans les devises dans
lesquelles les articles ont été saisis. Pour les comptes possédant la valeur Toutes devises, vous pouvez uniquement
exécuter des rapprochements bancaires dans la devise interne. Tenez-en compte lorsque vous utilisez ce type de
compte.
Vous pouvez à tout moment attribuer la valeur Toutes devises à une devise de compte, mais vous ne pourrez plus
revenir en arrière une fois la mise à jour effectuée.
L'état Soldes des comptes généraux et partenaires génère la liste de tous les comptes en indiquant leur nom, le groupe
auquel ils appartiennent et leurs soldes. Pour exécuter l'état Soldes des comptes généraux et partenaires, sélectionnez
Gestion financière États comptables Comptabilité Soldes des comptes généraux et partenaires.
6-16
Au niveau de la société : sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise pour
définir les devises interne et système dans l'onglet Initialis. de base.
Devise du compte Compte général : vous pouvez définir une devise par défaut pour de nouveaux
comptes généraux à l'aide de la zone Devise par défaut pour comptes dans l'onglet Initialis. de base sous
Administration Initialisation système Détails entreprise.
Fenêtre Devises - Définition : Administration Définition Gestion financière Devises. Indiquez
également nom de la devise. Ce nom est affiché dans les zones de liste déroulante de différentes fenêtres
relatives à la devise.
Liste de prix Prix unitaire : Stock Fiche article Sélection d'une liste de prix zone Prix
unitaire.
Fenêtre Cours de change et index : Administration Cours de change et index. Si vous n'entrez
aucune valeur pour un jour spécifique, la fenêtre Cours de change et index apparaît lors de la création d'un
document impliquant une devise étrangère. Par exemple, lorsque vous sélectionnez un partenaire utilisant
une devise étrangère ou un article avec un prix unitaire en devise étrangère.

6-17
Il s'agit d'un exemple de calcul de valeur pour un partenaire utilisant une devise étrangère :
• La devise du partenaire définit la devise par défaut du document (USD dans l'exemple).
• Une fois la date comptable définie, SAP Business One reprend le cours de change de la devise
sélectionnée dans la fenêtre Cours de change et index.
• Vous pouvez mettre à jour manuellement le cours dans le document.
• Le système sauvegarde le cours de la ligne pour les devises qui sont différentes de la devise interne.
• Le prix unitaire en devise interne est divisé/multiplié par le cours de change. Le résultat est ensuite
multiplié par la quantité pour présenter la valeur totale de la ligne dans la devise du partenaire.
- Remarque : une option détermine l'affichage des cours de change dans SAP Business One. Cette option
influe sur le calcul utilisé pour saisir les cours de change dans la fenêtre Cours de change et index.
Sélectionnez Administration Initialisation système Options générales onglet Affichage
zone Gestion des taux de change.
Sélectionnez Direct pour afficher le cours de change en fonction de la devise étrangère.
Sélectionnez Indirect pour afficher le cours de change en fonction de la devise interne.
Cette option est mise à jour par entreprise et pour tous les utilisateurs après la prochaine connexion, mais
elle ne peut pas être modifiée après l'enregistrement des transactions dans l'entreprise. Les valeurs du cours
de change sont toujours sauvegardées dans le système en fonction du cours direct. Le cours de change
indirect ne sert qu'à l'affichage.
• Dans cet exemple, la valeur totale du document est également présentée dans la devise du partenaire.
• Notez que vous pouvez choisir d'afficher les valeurs totales de la ligne et du document dans la devise
interne ou système via le menu déroulant dans l'en-tête du document.
• Dans l'écritue au journal créée par le document, le cours de change est appliqué aux montants au crédit et
au débit dans la devise du partenaire. On obtient des montants au crédit et au débit en devise interne.
• Devise système : cette devise est calculée en appliquant le cours de change à la valeur enregistrée en
devise interne.

6-18
Le cours de change d'une devise étrangère peut être modifié tous les jours. Cela influe sur les documents
que vous créez pour un partenaire étranger ou sur les prix gérés dans une devise étrangère pour les
partenaires locaux. SAP Business One prend en charge le scénario suivant :
Lorsque vous créez un document de vente ou d'achat basé sur les documents existants (Copier de), SAP
Business One ouvre la fenêtre Assistant document lié dans laquelle vous pouvez définir les facteurs
influant sur le document cible créé.
Certaines zones de l'assistant de création de document lié gèrent les écarts de cours de change :
• Utiliser cours du change ligne du document de base
• Utiliser cours du change doc et ligne du document de base (nouvelle option dans version 8.8)
• Utiliser cours de change actuel de la table Cours de change

6-19
Les fluctuations des cours de change peuvent entraîner des écarts du cours de change lors du paiement des
factures en devises étrangères :
• L'exemple montre une facture émise par un fournisseur étranger en devise étrangère. À la date comptable
de la facture, le cours de change était de 0,5. Le système convertit les 10 unités de devise étrangère en 20
unités de devise interne et enregistre les deux valeurs en parallèle au crédit du compte fournisseur.
• Au moment où vous enregistrez le paiement de cette facture, le cours de change est passé à 0,25. Les 10
unités de devise étrangère équivalent désormais à 40 unités de devise interne. Par comparaison avec la
valeur spécifiée à la date de la facture, il y a un écart du cours de change de 20 unités de devise interne.
Lorsque vous enregistrez le paiement, le système impute automatiquement cet écart du cours de change à
un compte des écarts de cours de change.
Le système enregistre les écarts du cours de change comme produits ou charges dans les comptes saisis
dans les zones Différence de change réalisée - gain et Différence de change réalisée - perte des onglets
Ventes et Achats sous Administration Définition Gestion financière Liens comptables.

6-20
Les comptes généraux et les comptes de partenaires que vous gérez en devise étrangère possèdent un
solde calculé dans la devise étrangère pertinente et un autre calculé en devise interne. Le solde en
devise interne se compose des postes en devise étrangère qui ont été convertis à l'aide du cours de change
indiqué dans la table des cours de change à la date comptable ou à la date fiscale. En d'autres termes, le
solde est basé sur les cours de change passés. Lors de la clôture de période, vous devez donc valoriser le
solde du compte en devise étrangère en appliquant le cours de change au jour de la clôture.
Pour ce faire, sélectionnez Gestion financière Écarts du cours de change. Lorsque vous exécutez cette
fonction, une liste de propositions relatives aux enregistrements d'écarts est générée. Vous pouvez accepter
ou refuser individuellement chacune des propositions.
Vous pouvez sélectionner des comptes en devises et une devise étrangère tout en indiquant une date
d'exécution. Le système utilise par défaut les comptes des écarts de cours de change définis dans les zones
Différence de change réalisée - gain et Différence de change réalisée - perte des onglets Ventes et Achats
sous Administration Définition Gestion financière Liens comptables.
Vous pouvez entrer une date future dans la zone C.-pass. autom.. Cette écriture sera ainsi automatiquement
contre-passée par la suite.
Le système gère également vos données en devise système parallèlement à la devise interne. Si la devise
interne de votre société est différente de la devise système, des écarts du cours de change peuvent se
produire. Le système peut annuler ces écarts automatiquement. Cette opération s'effectue via la fonction
Écarts de conversion sous Gestion financière Écarts de conversion, de la même façon que pour les
écarts de cours de change.

6-21
Émettez une facture client pour un client utilisant une devise étrangère.
Vérifiez le calcul de la devise dans les éléments suivants :
• Zone Prix unitaire
• Montant total de la ligne
• Montant total du document
• Écriture au journal automatique
• Situation du compte client
Émettez une facture client pour un client local.
Pour le ou les postes de la facture, saisissez le prix unitaire en devise étrangère.
Vérifiez le calcul dans les éléments suivants :
• Zone Prix unitaire
• Montant total de la ligne
• Montant total du document
• Écriture au journal automatique
Créez un avoir pour la première facture client.
• Dans l'assistant de création de document lié, vérifiez les options dans la section Cours de change de la
ligne pour les prix.

6-22
6-23
Pour plus d'informations sur les systèmes d'inventaire, voir les guides pratiques suivants :
Configuration et gestion d'un inventaire permanent dans la version 8.8
Configuration et gestion d'un inventaire non permanent dans la version 8.8

6-24
6-25
6-26
Un système d'inventaire permanent reflète la valeur des écritures de stock en termes de transactions
monétaires dans le système comptable. Ces transactions monétaires sont effectuées uniquement lorsque des
articles définis comme des articles gérés en stock entrent ou sortent du stock.

6-27
Un article géré en stock est lié à un compte de stock possédant une certaine valeur résultant des transactions
précédentes.
Lorsque vous achetez cet article, le solde du compte de stock augmente.
Lorsque vous vendez cet article, le solde du compte de stock diminue.
Dans les diapositives suivantes, nous aborderons des concepts spécifiques au système d'inventaire
permanent. Certains sujets ont déjà été traités dans le cours TB1000.

6-28
Dans la fiche article, vous définissez les comptes généraux à utiliser dans les transactions monétaires (sujet
traité en détail dans le cours TB1000) :
Pour simplifier la détermination des comptes, vous pouvez choisir dans chaque fiche article un des
niveaux supérieurs suivants :
• Niveau magasin : dans ce cas, le système récupère automatiquement les comptes à partir de la définition
de magasin. Pour gérer les comptes dans la définition du magasin, sélectionnez Administration
Définition Stock Magasins, puis cliquez sur l'onglet Comptabilité.
• Niveau groupe d'articles : dans ce cas, le système récupère automatiquement les comptes à partir de la
définition du groupe d'articles. Pour gérer les comptes dans la définition du groupe d'articles, sélectionnez
Administration Définition Stock Groupes d'articles, puis cliquez sur l'onglet Comptabilité.
• Niveau article : tous les comptes généraux définis au niveau de l'article
Sélectionnez la méthode de comptabilité par défaut pour les nouveaux articles : Administration
Initialisation système Options générales onglet Stock Articles zone Définir comptes
généraux d'après.
Vous pouvez définir des comptes par défaut sous Administration Définition Gestion financière
Liens comptables. Il s'agit de valeurs par défaut pour tous les niveaux (magasin, groupe d'articles et article).

6-29
FIFO
• Chaque transaction d'entrée en stock crée un rang de quantités liées aux coûts. Un rang FIFO est défini
comme la quantité d'un article dans un magasin avec une valeur de coût spécifique.
• Chaque transaction de sortie de stock utilise les quantités et les coûts correspondants du ou des premiers
rangs en cours.
Vous pouvez définir une méthode de valorisation par défaut par groupe d'articles sous Administration
Définition Stock Groupe d'articles onglet Généralités zone Méthode de valorisation par
défaut. Un article affecté à ce groupe recevra automatiquement cette méthode de valorisation.
Vous pouvez spécifier la méthode de valorisation par défaut pour les groupes d'articles nouvellement
ajoutés. Sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise onglet Initialis.
de base zone Méthode de valorisation pour groupes d'articles.
Vous pouvez définir si le système doit calculer une détermination de prix de stock unique pour tous les
magasins ou une détermination de prix de stock spécifique par magasin. Sélectionnez Administration
Initialisation système Détails entreprise dans l'onglet Initialis. de base avec la case à cocher Gérer
coûts d'articles par magasin.

6-30
Chaque transaction d'entrée en stock crée un « rang » de quantités liées aux coûts.
Chaque transaction de sortie de stock utilise les quantités et les coûts correspondants des premiers rangs
en cours.

6-31
6-32
6-33
Détermination d'un système d'inventaire permanent : Administration Initialisation système
Détails entreprise onglet Initialis. de base option Utiliser inventaire permanent.
Remarque : après l'enregistrement de la première transaction de stock, cette option est désactivée et son
statut ne peut plus être modifié.
Mise à jour des méthodes de valorisation :
• SAP Business One permet de modifier la méthode de valorisation d'un article. Cependant, cette opération
est possible tant que l'article n'est pas lié à des documents en cours et que sa quantité en stock est nulle.
• Utilisez les fenêtres Gérer les méthodes de valorisation des stocks et Mettre à jour méthode de
valorisation pour mettre à jour la méthode de valorisation de vos articles.
• Vous pouvez modifier manuellement la méthode de valorisation pour chaque article séparément à l'aide
de la fenêtre Fiche article.
Mise à jour du coût de l'article calculé pour chaque article : sélectionnez Stock Transactions de
stock Revalorisation des stocks pour revaloriser les valeurs en stock.

6-34
Remarque :
La valeur comptable des stocks n'est disponible que pour les sociétés utilisant le système d'inventaire
permanent.
Pour créer des scénarios de simulation, utilisez l'état de simulation de la valorisation des stocks.

6-35
Revenons à la réception sur commande d'achat entrée par Jean sur la base de la livraison du fournisseur.
En supposant que la société effectue un inventaire permanent, la valeur du coût de l'article est calculée
automatiquement dans chaque transaction de stock.
Lorsque Jean a entré la réception sur commande d'achat dans SAP Business One, la valeur de la liste des
prix d'achat (100 par unité) a influé sur le prix unitaire dans la réception sur commande d'achat et la
valeur du coût de l'article.
La valeur du coût de l'article est calculée automatiquement selon la méthode de valorisation sélectionnée
pour l'article (Moyenne mobile, FIFO, Standard). La valeur du coût de l'article calculée après la
réception sur commande d'achat était 90.
Jean a entré une quantité de 10 lecteurs multimédia portables. Par conséquent, la valeur totale de l'écriture
au journal créée par la réception sur commande d'achat était 1000. Il s'agit des montants au crédit et au
débit enregistrés pour les comptes de stock par défaut.
La valeur de l'écriture au journal liée à la livraison envoyée au client est 360, c'est-à-dire, une quantité de 4
articles multipliée par la valeur du coût de l'article à ce moment (90).
Rappelons que la valeur totale de la facture basée sur cette livraison était 440. Cette valeur a été calculée en
fonction de la liste de prix du revendeur (110) définie comme liste de prix par défaut dans l'enregistrement
des données de base client.

6-36
6-37
Vous devez configurer un système d'inventaire non permanent lors de l'initialisation de base de la société
avant l'enregistrement des transactions. Une fois les transactions enregistrées, il est impossible de modifier
le système d'inventaire utilisé pour la société.
Remarque - Les pays suivants ont un système d'inventaire non permanent comme système de gestion des
stocks par défaut : Allemagne, Israël, Italie, Panama, Afrique du Sud et Suisse. Dans la version localisée
pour l'Italie, vous pouvez opter pour un système d'imputation des comptes d'achats tout en utilisant un
système d'inventaire non permanent.

6-38
6-39
7-1
Lorsque vous affichez les postes individuels d'un compte (compte général ou partenaire), le système affiche
les montants au débit et au crédit comme suit :
Écritures au débit : montant en noir, par exemple, 130,00
Écritures au crédit : montant en vert entre parenthèses (par exemple (100,00))
En règle générale, les montants sont positifs. Il peut y avoir des montants négatifs si vous sélectionnez le
code Utiliser montant négatif pour la contre-passation sous Administration Initialisation système
Détails entreprise dans l'onglet Initialis. de base. Ces montants négatifs représentent les écritures de contre-
passation.
Le solde correspond à la différence entre le total des écritures passées au crédit et au débit.
Si le total des écritures au débit est supérieur au total des écritures au crédit, vous obtenez un solde
débiteur.
Si le total des écritures au crédit est supérieur au total des écritures au débit, vous obtenez un solde
créditeur.
En règle générale, le système affiche un solde créditeur avec un signe négatif car le solde créditeur
correspond à des dettes dans un compte d'immobilisation. Si vous souhaitez obtenir ce type d'affichage,
veillez à activer le code Afficher solde créditeur avec signe négatif. Sélectionnez Administration
Initialisation système Détails entreprise et l'onglet Initialis. de base.

7-2
7-3
Dans la définition d'une banque, vous affectez le nom de la banque et le numéro SWIFT à une clé composée du code pays et du
code banque. Le code banque est un identificateur unique qui diffère d'un pays à l'autre. La fonction Traitement de l'extrait de
compte de SAP Business One inclut d'autres zones : Définition date comptable, Définition date d'échéance et Liste des codes
d'opérations bancaires.
Sélectionnez Administration Définition Opérations bancaires Banques pour définir des banques.
Après avoir défini une banque, vous pouvez faire référence à cette banque lorsque vous saisissez les coordonnées bancaires dans
une fiche partenaire à partir de l'onglet Conditions de paiement.
Les banques utilisées par votre société sont définies en tant que banques société. Sélectionnez Administration Définition
Opérations bancaires Comptes banque société pour définir les numéros de compte.
Dans la zone Code banque, appuyez sur la touche de tabulation pour choisir la banque appropriée. Définissez l'agence, le numéro
de compte et le numéro de chèque suivant. Chaque compte bancaire doit être représenté par un compte général et éventuellement
par un compte provisoire.
Le compte général est utilisé dans les décaissements manuels et l'assistant de paiement. Le compte provisoire est utilisé dans
l'assistant de paiement selon la définition du mode de paiement, ainsi que dans la fonction Traitement de l'extrait de compte où les
codes d'opérations bancaires internes contrôlent le mode de comptabilisation.
Vous pouvez éventuellement affecter un type de papier, un nombre de lignes maximum et un modèle à chaque numéro de compte
afin de déterminer le mode d'impression des chèques sortants.
Vous pouvez choisir entre trois types de papier :
Papier vierge pour imprimer des chèques magnétiques.
Débordement - pré-impressions chèques prénumérotés pour imprimer les chèques sur un stock de contrôle prédéfini qui est
également prénuméroté. Cette option permet d'imprimer toutes les pages de chèques en même temps. Si le nombre de
documents payés est plus important que ce que peut contenir une page, la seconde page et le reste de la page sont imprimés
successivement après la première page.
Papier vierge - Formulaire pour n'imprimer d'abord que la première page du chèque. En cas de débordement, vous pouvez
remplacer le stock de contrôle par des chèques qui ne sont pas prénumérotés. À ce stade, le système affectera également la
numérotation des chèques.
Pour définir l'option par défaut au niveau de la société, sélectionnez Administration Initialisation système Options
d'impression Par Document Chèques pour paiement.
Si vous utilisez la fonction Traitement de l'extrait de compte, des paramètres supplémentaires sont disponibles.

7-4
Le schéma représente les transactions commerciales et les écritures du processus de virement, de la facture
en cours à l'extrait de compte.
Pour traiter un décaissement par virement, utilisez la transaction Décaissement avec le moyen de
paiement Virement ou l'assistant de paiement pour générer une écriture au débit du compte fournisseur et au
crédit du compte bancaire, et rapprocher la facture en cours. Le poste individuel créé pour le compte
bancaire demeure non soldé jusqu'à ce qu'il soit rapproché du décaissement associé de l'extrait de compte à
l'aide d'un rapprochement.
Pour traiter un encaissement par virement, saisissez dans le système le poste individuel correspondant à
un virement reçu dans votre extrait de compte, lors du traitement de ce dernier. Ce poste individuel contient
généralement le code du partenaire et une référence au document (numéro de facture, référence de
paiement ou numéro BVR). Si vous activez le code Créer paiement, le système recherche la facture client
correspondant au poste individuel de virement bancaire et crée automatiquement un document
d'encaissement. Le poste individuel créé pour le compte bancaire demeure non soldé jusqu'à ce qu'il soit
rapproché de l'encaissement associé de l'extrait de compte à l'aide d'un rapprochement.

7-5
Lorsque vous recevez un paiement par carte de crédit de la part d'un client, vous créez un encaissement à
l'aide du moyen de paiement Carte de crédit qui clôture la facture en cours sur le compte du client et
impute le montant à un compte de carte de crédit. Ce compte représente le tireur de la note de crédit au
niveau de votre caisse. Le système extrait de la fiche partenaire les données de carte de crédit concernant la
transaction. Chaque note de crédit comporte une date de valeur qui indique la date à laquelle vous recevez
le paiement de la part de la société émettrice de cartes de crédit. Sélectionnez Administration Définition
Opérations bancaires Paiement par carte de crédit pour définir le mode de calcul de cette date de
valeur. Le calcul peut s'effectuer en fonction de la date du reçu (en cas de dépôt automatique) ou de la date
de remise (en cas de dépôt manuel). Le type de dépôt est défini dans la zone Soumettre le document de
carte de crédit de l'onglet Partenaire sous Administration Initialisation système Options générales.
Si vous déposez les notes de crédit à la banque avant la date de valeur, la banque les conserve séparément
sur un compte d'attente. Sélectionnez Opérations bancaires Remises en banque Remise en banque
et l'onglet Cartes de crédit pour créer une écriture au journal qui débite le compte d'attente et crédite le
compte de carte de crédit. Ce dépôt peut entraîner le rapprochement automatique des écritures au débit et au
crédit sur le compte de carte de crédit. Le rapprochement automatique est effectué via la zone Réf. 3 qui
contient le numéro du reçu de carte de crédit et le numéro du versement.
Une fois la date de valeur atteinte, la banque encaisse les notes de crédit et vous en informe. Sélectionnez
Opérations bancaires Remises en banque Remise en banque des reçus de cartes de crédit postdatés
pour créer une écriture au journal qui débite le compte bancaire et crédite le compte d'attente. Le poste
individuel créé pour le compte bancaire demeure non soldé jusqu'à ce qu'il soit rapproché de l'encaissement
associé de l'extrait de compte à l'aide d'un rapprochement.
Sélectionnez Opérations bancaires Encaissements Gestion des cartes de crédit pour effectuer le
suivi de toutes les transactions d'encaissement par carte de crédit. Sélectionnez Opérations bancaires
Encaissements Documents de cartes de crédit pour obtenir la synthèse du montant total des notes de
crédit que vous avez acceptées chaque jour.
Des outils externes, comme le système de point de vente et l'autorisation des transactions de carte de crédit,
peuvent être intégrés dans le processus standard.

7-6
Si vous avez créé un décaissement avec la carte de crédit comme moyen de paiement, le document de
paiement génère une écriture au journal qui clôture la facture en cours sur le compte fournisseur et
enregistre l'écriture de contrepartie dans le compte général correspondant au compte bancaire. Le poste
individuel créé pour le compte bancaire demeure non soldé jusqu'à ce qu'il soit rapproché du décaissement
associé de l'extrait de compte à l'aide d'un rapprochement.

7-7
Lorsque vous choisissez le mode de paiement par virement, le système utilise les formats de fichier
bancaire SAP propres à chaque pays. SAP Business One est fourni avec un grand nombre de formats de
fichier bancaire SAP propres à chaque pays. Le système utilise un add-on intégré, Payment Engine, pour
créer ou lire des fichiers bancaires en fonction du format. Le Payment Engine lit le code pays dans la base
de données et ajoute uniquement les formats propres aux pays. Vous devez affecter un format de fichier
bancaire à chaque mode de paiement pour lequel vous voulez créer des fichiers bancaires. Sélectionnez
Administration Définition Opérations bancaires Modes de paiement.
Les paragraphes suivants décrivent les différentes zones d'un format de fichier bancaire :
• SAPBP = SAP Business One Payment Engine
• Code pays (XX = tous les pays)
• Domaine
OP : Décaissements
IP : Encaissements
IB : Extraits de compte entrants
• Mode (ne s'applique pas aux extraits de compte entrants)
BT : Virement
EC : Chèque électronique
BOE : Effet de commerce
DD : Prélèvement automatique
• Nom du format
• Si les formats nationaux et étrangers portent le même nom, l'une des extensions suivantes est ajoutée :
- DO : National
- FO : Étranger

7-8
L'assistant de paiement de SAP Business One crée des données de décaissement et de prélèvement
automatique qui sont stockées dans les tables OPEX et PEX1. Les documents de paiement et de
prélèvement se trouvent dans la table OPEX, tandis que les documents qui ont été payés ou recouvrés se
trouvent dans la table PEX1.
Le programme de paiement insère le statut O (en cours) dans la zone Statut de la table OPEX dans tous les
documents. Les données de paiement dans la table OPEX sont ensuite lues par le Payment Engine qui les
traite dans le format de support de données approprié. Une fois le fichier de données créé, le Payment
Engine lui affecte le statut C (clôturé).
Payment Engine crée un fichier pour chaque compte de banque société. Notez que vous devez toujours
effectuer un test avant de commencer une exécution réelle.
Payment Engine stocke les fichiers suivants :
• Fichiers de paiement pour les banques
• Fichier journal
• Fichiers texte pour la notice d'accompagnement sur le support de données (dépend des exigences du
format de fichier bancaire)
Les fichiers de sortie sont au format texte (code unique). Vous pouvez empêcher tout accès non autorisé à
vos données en limitant les autorisations au sein du système d'exploitation.
Vous devez définir des paramètres propres au pays dans SAP Business One. Reportez-vous à la
documentation de Payment Engine pour connaître les paramètres pertinents pour votre pays.

7-9
7-10
La fenêtre Segmentation de compte ne s'affiche que si l'option Utiliser comptes de segmentation est
sélectionnée dans : Administration Initialisation système Détails entreprise onglet Initialis. de
base.
Pour accéder à cette fenêtre, sélectionnez : Administration Définition Gestion financière
Segmentation de compte.
Pour obtenir des informations détaillées sur ce sujet, consultez :
SAP® Business One ...Saut.
Aide en ligne de SAP Business One

7-11
7-12
Si vous choisissez le rapprochement semi-automatique :
Les postes débiteurs s'affichent à gauche et les postes créditeurs s'affichent à droite. Vous pouvez
sélectionner un compte général ou un compte partenaire.
Lorsque vous sélectionnez un poste débiteur ou créditeur, des recommandations correspondant à cette ligne
apparaissent. Vous pouvez accepter la recommandation et rapprocher la paire de transactions ou ignorer la
recommandation.
Les recommandations sont proposées en fonction des paramètres définis. Vous pouvez pondérer
l'importance de chacun des paramètres suivants :
Montant (solde dû). Vous pouvez définir un écart maximal pour le rapprochement des montants débiteurs
et créditeurs. La définition d'un écart maximal pour le montant peut engendrer des propositions de
rapprochement non soldées. Si vous acceptez ces propositions, vous devez enregistrer une écriture
manuelle dans un compte d'écart.
Date (date comptable, date d'échéance ou date du document). Vous pouvez définir un écart maximal pour
le rapprochement des dates de débit et de crédit.
Référence. Remarque : vous devez ignorer ce paramètre lors du rapprochement des comptes partenaire
car les factures et les paiements contiennent des références différentes.
Selon la pondération des paramètres, le système calcule un rang pour chaque proposition de
rapprochement. La proposition ayant le numéro de rang le plus élevé correspond à vos critères. Vous
pouvez à tout moment passer au lettrage manuel.
Pendant le rapprochement semi-automatique, le système ne peut pas effectuer un rapprochement partiel
d'une transaction.
Les paiements avec escompte ne sont pas rapprochés car le rapprochement semi-automatique ne s'applique
pas aux escomptes.
Les écritures d'origine « JR » sont enregistrées lors du rapprochement des écarts liés aux plus-
perçus/moins-perçus, aux cours de change, à la TVA différée et aux déclarations d'honoraires.
7-13
Si vous choisissez le rapprochement automatique :
Le système classe les postes débiteurs et créditeurs du compte et tente de les rapprocher par paires. Il
effectue le rapprochement sur le solde dû, et non sur le montant total.
Vous pouvez définir des règles de rapprochement, par exemple, une date comptable, une date d'échéance,
un numéro de référence ou un projet. Vous pouvez également définir un écart de rapprochement ; dans ce
cas, le système rapprochera les postes débiteurs et créditeurs dont la différence est inférieure à cet écart.
Si vous sélectionnez une date comme règle de rapprochement, vous pouvez définir l'écart maximal en jours.
Par défaut, cet écart est égal à zéro, ce qui signifie que les dates doivent correspondre.
Si le système ne trouve aucune transaction correspondante, le message « Aucune donnée trouvée »
s'affiche. S'il trouve des transactions correspondantes, il les rapproche et un message s'affiche en vert pour
indiquer que le rapprochement a été effectué correctement. Pour vérifier si les transactions ont été
rapprochées, recherchez le rapprochement sauvegardé en sélectionnant Partenaires Lettrages Gérer
les rapprochements précédents (pour le rapprochement des comptes partenaires) ou Gestion financière
Lettrages Gérer les rapprochements précédents (pour le rapprochement des comptes généraux).
Il est impossible de rapprocher partiellement une transaction au cours d'un rapprochement automatique.
Les paiements avec escompte ne sont pas rapprochés car le rapprochement automatique ne s'applique pas
aux escomptes.
Vous pouvez utiliser le rapprochement automatique sur un compte général ou partenaire ou sur une série de
comptes généraux ou de codes partenaire consécutifs.
Les écritures au journal d'origine « JR » sont comptabilisées lorsque le système rapproche des transactions
comportant :
des écarts de trop-perçu/moins-perçu (si vous définissez un écart de rapprochement) ;
des différences de change ;
des montants de TVA différés ;
des déclaration d'honoraires.
7-14
SAP Business One propose une option pour efffectuer la contre-passation automatique de certaines
écritures au journal. Pour cela, activez le code Inverser et saisissez une date de contre-passation dans
l'écriture au journal. Sélectionnez Gestion financière Contre-passation d'écritures pour obtenir la liste de
toutes les écritures au journal dont la contre-passation est programmée ce jour.
L'un des objectifs de la contre-passation automatique est de vous permettre de contre-passer facilement les
écritures d'ajustement passées au cours de la préparation de clôture de période. Procédez pour cela de la
manière suivante :
Imputez les corrections (telles que l'évaluation en devise étrangère, les reclassements, les cumuls
d'amortissements, etc.) le dernier jour de l'ancienne période et saisissez le premier jour de la nouvelle
période comme date de contre-passation.
Créez des rapports de fin de période basés sur le grand livre corrigé.
Contre-passez les écritures d'ajustement à l'aide de l'option Contre-passation d'écritures.
Vous avez en outre la possibilité de marquer les écritures au journal passées dans le cadre des opérations de
clôture en activant le code Écriture de rapprochement (période 13). Vous pouvez ensuite choisir de les
inclure dans vos états financiers.

7-15
Vous pouvez utiliser la contre-passation automatique pour les charges et produits constatés d'avance. Vous
pouvez utiliser les charges et produits constatés d'avance si vous souhaitez reporter en partie des produits
ou des charges de l'ancien exercice sur le nouvel exercice. Vous pouvez être amené à procéder ainsi si une
partie des produits ou des charges imputés à l'ancien exercice dépendent du nouvel exercice sur le plan
économique.
L'exemple ci-dessus illustre l'imputation d'une facture de 100 dans l'ancien exercice. Un montant égal à 60
doit être reporté sur le nouvel exercice :
La facture de 100 est comptabilisée dans l'ancien exercice.
Charges : Débit 100 ; Fournisseur : Crédit 100
Vous souhaitez reporter 60 sur l'exercice suivant. Pour cela, vous enregistrez une charge constatée
d'avance et saisissez le premier jour du nouvel exercice comme date de contre-passation.
Charges constatées d'avance : Débit 60 ; Charges : Crédit 60
Cette écriture de charge constatée d'avance laisse la valeur 40 comme charge dans l'ancien exercice.

Le système émet un rappel relatif à la contre-passation planifiée de l'écriture de charge constatée

d'avance.
Charges : Débit 60 ; Charges constatées d'avance : Crédit 60
Cette écriture de contre-passation comptabilise la valeur 60 en tant que charge dans le nouvel exercice.

7-16
7-17
Le modèle par défaut qui définit la structure de présentation des états financiers dans SAP Business One
est le modèle de plan comptable.
Les soldes de compte sont présentés en fonction de leur répertoire, niveau et type.
Vous pouvez définir vos propres modèles d'état financier.
Pour certains pays, SAP Business One fournit des modèles que vous pouvez utiliser pour créer vos propres
modèles d'état financier. Vous pouvez également copier la structure de votre plan comptable et y apporter
les modifications nécessaires. Les modèles d'état financier permettent de compiler des bilans, des comptes
de résultat et des états de balance générale (totaux et soldes des comptes généraux et des comptes
partenaires).
• Bilan : le système propose les comptes du groupe Actif comme comptes d'actif (actif) et ceux des
groupes Dettes et Capital et réserves comme comptes de passif (passif). Vous pouvez modifier ces
propositions aux niveaux les plus élevés de votre modèle d'état financier. Le système affiche
automatiquement le bénéfice ou la perte de la période (Période de bénéfice).
• Compte de résultat : le système propose les comptes de tous les autres groupes Chiffre d'affaires, Coût
des marchandises vendues, Coûts d'exploitation, Charges et produits hors exploitation, Taxation et
postes exceptionnels) et calcule les totaux intermédiaires.
• Balance générale : ce modèle d'état financier peut contenir les comptes de tous les groupes. Il affiche les
totaux de tous les groupes mais ne propose aucun calcul des totaux intermédiaires.

7-18
Sélectionnez Gestion financière Modèles d'état financier pour définir et gérer des modèles d'état
financier.
La modification d'un modèle d'état financier présente des similitudes avec la modification d'un plan
comptable.
• Chaque modèle d'état financier comporte exactement cinq niveaux.
• Les niveaux un à quatre sont uniquement des titres.
• Les comptes généraux se trouvent tous au niveau cinq.
• Si vous souhaitez que les totaux des comptes généraux soient affichés à un niveau supérieur, vous
pouvez rendre les titres de niveau supérieur invisibles en activant le code Titre fictif.
• Vous pouvez masquer les comptes généraux si vous ne voulez pas les afficher.
Dans un modèle d'état financier relatif aux bilans, vous pouvez faire en sorte que le système transfère
automatiquement les comptes du côté opposé du bilan lorsque leur solde est négatif. Pour cela, activez le
code Reporter comptes avec signe négatif et indiquez l'emplacement souhaité pour le compte transféré.
Dans un modèle d'état financier relatif aux comptes de résultat, le système peut insérer un total
intermédiaire à chaque niveau :
• Niveau 1 (niveau des groupes de comptes) :
Sélectionnez Regroupement automatique pour que le système utilise des formules prédéfinies pour la
marge brute, le résultat d'exploitation, le bénéfice après coûts de financement et la période de bénéfice.
• Tous les niveaux :
Vous pouvez définir vos propres formules. Sélectionnez Formule de totaux et cliquez sur Formule pour
saisir une formule basée sur les titres du même niveau que le total intermédiaire.

7-19
7-20
L'assistant de relance permet d'imprimer automatiquement les lettres adressées à vos clients concernant
leurs factures impayées. Chaque exécution de l'assistant est identifié par un nom unique et la date.
Lorsque vous lancez l'assistant de relance, définissez les critères de sélection suivants :
• paramètres généraux (niveaux de relance, par exemple) ;
• partenaires devant être vérifiés par le système ;
• critères de sélection relatifs aux documents devant être vérifiés par le système.
L'assistant de relance crée un état de recommandation ou une liste de lettres de relance suggérées. Vous
pouvez accepter ou refuser les recommandations au niveau du client, de la lettre de relance ou de la facture.
Vous pouvez sauvegarder les recommandations et poursuivre ultérieurement, ou imprimer les lettres de
relance.
Lorsque vous imprimez les lettres de relance, le niveau de relance et la date d'exécution de la relance sont
enregistrés en même temps dans la facture client. Le niveau de relance le plus élevé des factures est
également enregistré dans la fiche client.
Pour exécuter l'assistant de relance, sélectionnez Ventes Assistant de relance.
Pour afficher l'historique des relances des clients, sélectionnez Partenaires États sur les partenaires
État de l'historique des relances.

7-21
Les conditions de relance permettent de contrôler l'intégralité du processus de relance.
Sélectionnez Administration Définition Partenaires Conditions de relance pour définir et gérer
les conditions de relance.
Lors de la définition d'une condition de relance, vous définissez les éléments suivants :
• le nombre de niveaux de relance, les lettres de relance affectées, le nombre de jours après lesquels
chaque niveau de relance est effectif, ainsi que les montants minimaux pour chaque niveau de relance.
En règle générale, plus le niveau des relances est élevé, plus le ton employé est dur. L'éditeur de mise en
page vous permet de modifier la présentation des lettres de relance. Vous pouvez utiliser jusqu'à
10 niveaux de relance avec des lettres différentes. Sélectionnez Administration Définition
Partenaires Niveaux de relance pour définir les niveaux de relance qui sont proposés par défaut
lorsque vous créez une nouvelle condition de relance, mais qui peuvent être modifiés dans cette
condition ;
• les frais de relance pour chaque niveau de relance et le calcul des intérêts de retard ;
• la méthode de lettre de relance qui définit si une lettre de relance est envoyée par facture, par niveau de
relance ou par client.
Dans les fiches des clients, vous devez indiquer les conditions de relance à utiliser avec chaque client. Vous
pouvez également définir une condition de relance par défaut pour la création d'un nouveau client sous
Administration Initialisation système Options générales onglet Partenaire.
Dans les fiches des clients, vous pouvez indiquer si vous souhaitez bloquer des lettres de relance. Le
blocage de relance peut également se définir au niveau de la facture. Cette option bloque l'émission de
lettres de relance pour le client.

7-22
7-23
Le schéma illustre la gestion des taxes dans l'Union européenne.
1. Les livraisons aux clients dans des pays non membres de l'Union européenne sont exonérées (TVA
collectée égale à 0 %).
2. Pour les entrées de marchandises provenant de fournisseurs situés dans des pays non membres de
l'Union européenne, vous devez payer la taxe à l'importation.
3. Les livraisons aux clients dans des pays membres de l'Union européenne sont exonérées (TVA
collectée égale à 0 %).
4. Pour les entrées de marchandises provenant de fournisseurs situés dans des pays membres de l'Union
européenne, vous devez comptabiliser la TVA intra-communautaire.
Le fournisseur doit déclarer la vente exonérée à l'administration fiscale de son pays dans une déclaration
abrégée. Cette déclaration abrégée indique également les récepteurs des marchandises. Le numéro
d'identification fiscale affecté à chaque société permet d'identifier les récepteurs. Ce numéro doit être
spécifié sur chaque facture établie entre des sociétés de l'UE. La déclaration abrégée liste toutes les
livraisons qui présentent un code de TVA collectée UE. Ces livraisons y sont regroupées par pays, numéro
d'identification fiscale, numéro d'opération commerciale triangulaire (le cas échéant) et type d'activité.
Sélectionnez Gestion financière États financiers Comptabilité TVA Déclaration abrégée.
La TVA intra-communautaire est auto-évaluée par le client et doit être déclarée à l'administration fiscale
via une déclaration fiscale. Dans cette même déclaration, la TVA intra-communautaire peut être déclarée en
tant que TVA déductible. De cette manière, la société n'a pas à payer de taxes pour l'acquisition et la TVA
intra-communautaire n'est qu'un outil permettant de déclarer des achats au sein de l'Union européenne à
l'administration fiscale.

7-24
Pour être sûr que le système utilise le groupe de taxe approprié dans les documents, vous devez définir
correctement les paramètres de taxe dans l'onglet Taxe de l'onglet Comptabilité dans vos fiches partenaire.
Le schéma indique les paramètres appropriés pour les partenaires étrangers. On suppose que votre société
est implantée dans un pays de l'Union européenne.
Clients étrangers
• Si le client se trouve dans un pays de l'UE, entrez UE dans la zone Statut fiscal. Dans la zone Groupe de
taxe, entrez un groupe de taxe défini pour la taxe sur les ventes dans l'UE. Ce groupe de taxe présente un
taux de 0 % et doit avoir le code UE activé dans sa définition. Si vous saisissez un document pour ce
client, le système copie ce groupe de taxe dans le document.
• Si le client ne se trouve pas dans un pays de l'UE, entrez Obligatoire dans la zone Statut fiscal. Dans la
zone Groupe de taxe, entrez un groupe de taxe défini comme groupe de taxe sur les ventes pour les
exportations (en général 0 %). Si vous saisissez un document pour ce client, le système copie ce groupe
de taxe dans le document.
Fournisseurs étrangers
• Si le fournisseur se trouve dans un pays de l'UE, entrez Acquisition dans la zone Statut fiscal. Dans la
zone Groupe de taxe, entrez un groupe de taxe défini comme groupe de TVA intra-communautaire. Ce
groupe de taxe doit avoir le code Acquisition/écriture rétroact. activé dans sa définition. Si vous saisissez
un document pour ce fournisseur, le système copie ce groupe de taxe dans le document.
• Si le fournisseur ne se trouve pas dans un pays de l'UE, entrez Obligatoire dans la zone Statut fiscal.
Dans la zone Groupe de taxe, entrez un groupe de taxe défini comme groupe de taxe pour les taxes à
l'importation. Si vous saisissez un document pour ce fournisseur, le système copie ce groupe de taxe dans
le document.
Les groupes de taxe définis dans les fiches partenaire remplacent toujours le groupe de taxe spécifié dans la
fiche article.

7-25
Le groupe de TVA intra-communautaire pour l'achat de marchandises, de services ou de travaux de
sous-traitance exonérés de TVA dans l'Union Européenne génère deux écritures distinctes. Le système
enregistre la TVA intra-communautaire au crédit du compte de TVA intra-communautaire collectée, puis il
enregistre le même montant au débit du compte de TVA intra-communautaire déductible.
Le groupe de TVA intra-communautaire est spécialement identifié comme tel par l'activation du code
Acquisition/écriture rétroact. et deux comptes de TVA intra-communautaire doivent lui être affectés.
L'écriture est ensuite passée automatiquement. Le système énumère ces deux montants de TVA dans les
déclarations fiscales de TVA sur les ventes et les achats. Ceci ne se traduit ni par une créance ni par une
dette du côté de l'administration des finances.

7-26
Pertinent pour les pays européens.
Vous pouvez sélectionner un groupe de taxe dans un poste de compte général. Le système calcule alors
automatiquement la TVA pour ce poste et crée un poste supplémentaire dans l'écriture au journal qui
enregistre la TVA dans le compte approprié. Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer manuellement cette
ligne TVA. Elle repose sur la ligne de compte général à partir de laquelle elle a été créée. Elle est
automatiquement supprimée si vous supprimez la ligne de compte général.
Dans le poste du compte général, vous pouvez saisir le montant net dans la zone Débit ou Crédit ou le
montant brut dans la zone Valeur brute. Le système calcule l'autre valeur et le montant de TVA en fonction
de la définition du groupe de taxe.
Vous pouvez également définir un groupe de TVA par défaut dans la fiche du compte général et indiquer si
l'utilisateur et autorisé ou non à changer de groupe de taxe lors de la saisie manuelle d'une écriture au
journal en activant le code Autoriser autre code TVA dans les détails du compte général.
Vous ne pouvez pas effectuer d'imputation manuelle dans un compte de taxes.
Pour définir et gérer des taux d'imposition, sélectionnez Administration Définition Gestion
financière TVA/Taxes.

7-27
Administration Initialisation système Paramétrage des documents onglet Par document
Zones Comptabilité - Écriture au journal.

7-28