ES Manager, Manuel opératoire Système ES Manager V ESM P2-19-01

4- Etat de sortie, fiscalité et Outils

Dans le menu Etat et consultation offre une panopli d'état on présente notamment :
4.1 La balance stock :
Pour voir cet état, spécifier la période en saisissant la date début et la date fin, la première partie
de la balance stock représente un tableau récapitulatif du mouvement produit par cuve.

C : N° de la Cuve

Explication des colonnes :

- Stock initial : quantité début du mois ou période.
- Réception : quantité réceptionnée durant cette période.
- Mouvements internes entrées : c’est la quantité resultante par une ou plusieures opérations
d’exploitations, remise en cuve carburant, conversion lubrifiant.
- Total entrée : les réception + mouvements internes.
- Vente produit : c’est la quantité vendue.
- Retour produit : quantité retournée au fournisseur.
- Mouvements internes sorties : c’est la quantité resultante par une ou plusieures opérations
d’exploitations, remise en cuve carburant, conversion lubrifiant, consommation interne.
- Total sortie : c’est la sommations des trois colonnes précédentes.
- Stock final : c’est le stock initial + entrées – sorties.
- Ecart : Stock physique inventorié – stock comptable.
La seconde partie représente la justification de votre trésorerie.

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Justification d’écart par la

différence entre les coulages et les
excédenst

Situation de départ : Solde en caisse + la valeur des stocks – factures fournisseurs en instance lors
du démarrage du logiciel.
Solde en caisse : ce sont les soldes des comptes caisses et banques à la date fin de la période à éditer.
Calcul de la marge : la marge brute est la différence entre les ventes au prix pompe – les ventes au
prix d’achat TTC.
Situation finale : sommation des colonnes de A à H.

4.2 Bilan de la station

Cet état illustre la situation de votre trésorerie, les frais et charge durant la période choisie, la
marge brute sur vente et la marge nette après déduction des frais et charges.
L’état resemble à la justification de trésorerie de la balance.

4.3 Situation des stocks

Vous pertmettre d’imprimer le stock valorisé avec le prix achat TTC ou Hors Taxe. Menu état,
état des stocks.

4.4 Fiche de mouvement d'un produit :

Pour voir le mouvement (Entrée / Sortie) du produit seléctionné, pour un carburant il faut
spécifier le N° de la cuve.
Cette fonction est disponible dans la fiche principale de l’application volet stock cliquer sur le
bouton « Voir Fiche de mouvement ».

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Si vous doubles cliqué

ici, le système va
délivrer le stock fin de
journée 04/11/16

4.5 Journal des opérations effectuées :

Cet état dispose des tableaux suivants :
- Récap des Achats ou récéption produits.
- Récap des ventes.
- Les encaissments de la journée par brigade.
- Le mouvement trésoreire (Transfert, alimentation caisse, frais et charges…etc).
- Paiement crédit.
- Paiement fournisseur.
- Les indexes d’ouverture et fermeture par produit.
- Les opérations internes sur produit (consommation, coulage, excédent…etc).
- Contrôle de la trésorerie.

4.6 Inventaires comparés :

Tableau comparatif entre le stock comptable et le stock inventorie, pour une même journée,
vous allez remarquer 3 ou 2 inventaires selon le nombre de brigades.

4.7 Courbe des écarts par cuve par produit :

Un graphe explicatif des écarts constatés pour un carburant d’une cuve précise.

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Choisir le
carburant et la
cuve

Stock et écart
lors de
l’inventaire

4.8 Compte Résultat Mensuel CRM :

Dans le menu édition, choisir l’état comptes Résultat mensuel pour Consulter/Imprimer un
tableau en deux parties, la partie haut présente les frais et charges, la seconde partie présente
votre production mensuelle, la différence c’est le résultat d’exploitation.

Charges

Ventes, couts c’est la

Votre marge Qte vendue au prix
d’achat

d'autres états existent, comme le journal des ventes, les prestations,..etc, vous pouvez les exporter
vers Excel.

4.9 Etat de prise d’inventaire :

Permettre l’édition des états d’inventaires comparés, un pour les stocks, le second pour la
trésorerie.

4.10 Etat pointage des chèques :

Permettre l’édition d’un état des chèques pointés avec le relevé bancaire pour tirer les chèques
en circulation.

4.11 Liste des tacs en instance :

Ce tableau affiche les tacs non déduit, ce sont les bons caburants non utiliser dans les bordereaux
plus les bons des bordereaux non négocier.

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4.12 Elaboration de G50 :

Menu Etat, cliquer sur Fiscalité et G50. Saisir la période à editer son G50 et cliquer sur calculer.

Compléter ces informations

Pour voir TVA et la TAP

1. Choisir le mois

2. Cliquer ici

Cliquer en suite sur le bouton Elaborre G50.

le bouton compléter permet de saisir les autres rubriques ou laisser le soins à votre comptable pour
les complétées.

Vous pouvez imprimer le G50 via le bouton Imprimer ou l'exporter au format pdf ou Excel.
La prépartion de votre G50 doit être élaborer avant la clôture de la dernière journée du mois.
4.12.1 Calcul de la TAP :
Pour les carburants, Essence, Super, Sans plomb et Gasoil, la TAP = la quantité vendue * Prix
pompe * 0.02 *0.25 (réfaction de 75%).
Pour les charges buttanes, Sirghaz et les produits divers, la TAP = la quantité vendue * Prix
de vente *0.02.
4.12.2 Calcul TVA :
Les carburants et les charges buttanes sont exhonorés de la TVA, pour les autres produits
c’est la différence entre la tva sur vente moins TVA sur achat figurant sur la facture
fournisseur. Le code de cette TVA fournisseur c’est la 5474.

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4.13 Fonctionnalités du menu Outils

- La calculatrice des éspèces affiche un tableau pour la saisie le nombre des pièces/billets par
valeur.
- Interface comptable, pour générer les écritures comptables automatiques, fonction en cours de
développement.
- Module Paie, en cours de développement.
- Changement du mot de passe, pour modifier votre mot de passe d’accès.
- Réparer la base de données, pour compacter et réduire la taille de lase de données MS Access.
- Sauvegarde de la base de données, pour sauvegarer votre fichier de base de données.
- Restaurer la base de données, ici pour revenir à une saisie d’une ancinne journée, pour cela
choisir la date, si le système détecte plusieurs fichiers pour la date en question, il affiche
l’ensemble de ces fichiers. Par convention le fichier générer par le système lors de la clôture
d’une journée possède le N° 99.
- Restaurer à partir d’un aure emplacemment, le même principe précédememt, sauf qu’ici c’est
à vous de spécifier le dossier où se trouve le fichier à restaurer.
- Chemins de fichiers, pour spécifier les dossier de travail et sauvegarde.
- Journal des tâches, affiche toutes les oépartions enregistrées par jour.
- Correction de la saisie, ces fonctionnalités doivent être utiliser uniquement sur conseil de notre
équipe technique.

4.11 Paramètres de la station :

- Informations générales, pour mettre à jour les informations de votre station.

- Gestion des utilisateurs cette fonction est exclusive à l’administrateur (Gérant) pour
l’attribution des droits si plusieurs utilisateurs manipulent le système.
- Comptes Caisse/Banque de la station, pour ajouter modifier les comptes bancaires/caisses.
- Personnel de la station, Ajout, suppression ou mise à jour des effectifs de la station.
- Gestion des points de vente : pour inscrire un nouveau point de vente, restauratnt, pièce
d’étachées…etc.
- Index, Capacité et barémage des cuves, voir le document référentiel.pdf pour plus de détail.

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- Gestion des bons carburant, pour ajouter, modifier ou supprimer les bons admis à la
négociation.
- Augmentation/Diminution du capital pour modifier le fond de roulement ou le capital de votre
station.
- Rendre l’inventaie journalier, si vous désirez que l’écart dégagé lors de l’invenatire fin de
journée soit physique (Alignement du stock comptable au stock physique) choisir l’option
rendre l’inventaire journalier physique, pour l’option inventaire comptable, l’écart est
enregistré mais par de réajustement de stock.
- Vider les données, le système supprime toutes les données des années précédentes.
- Supprimer toutes les données pour initialiser le système et resaisir les paramétres de
démarrage.
- Passation de consigne, utiliser cette fonction pour faire un inventaire physique en fin de la
journée, cette option est utile lors de la démission d’un chef de station et le recrutement d’un
nouveau.

Annexe :
A1. Support Technique :
Pour des contraintes techniques ou exploitation, vous pouvez nous contacter via le vendeur du
système ou par la boite mail.
Groupe Facebook : Gestion station pour télécharger les mises à jour et vos remarques et
recommandations.
Compte Gmail : mannagerstation@gmail.com pour un contact personnel.
A2. Clé d'activation
La version démo est active uniquement pour 40 jours, pour l'activer, il faut communiquer le fichier
" Serial.txt" qui se trouve dans le dossier " C:\TmpESM".
A3. Prix Carburant
Le changement de prix carburant est intégrer implicetement dans une nouvelle mise à jour que vous
allez la trouvée dans la boite mail Yahoo.