ES Manager, Manuel opératoire Système ES Manager V ESM P1-19-01

2- Référentiel du système ES Manager

Menu Principal :

Menu principal
Nom de votre station

Pages de consultation
rapide, Brigades, Stock,
vente, Réception,
Crédit…etc.

Les cuves avec le

niveau de stock
Bar de Menu

La fiche principale de l’application dispose de plusieurs items :

- Menu principal : présente toutes les fonctionnalités possibles, Achat, pour l’inscription des
factures de réception produit, la saisie des bons de livraison, les retours produits, la saisie du
constat de manquant sur réception. Le menu opération permet la saisie des feuilles de
brigades piste, la baie des prestations services, les ventes magasin, l’élaboration d’un nouveau
bordereau tac. Le menu trésorerie pour la gestion du flux monétaire, paiement fournisseur,
gestion des conventions, facturation, avance client, les menus consultation et édition vous
permettre de consulter/imprimer les différentes situations (stock, ventes,...etc).
- Barre de Menu : Ressemble au menu principal, il contient les fichiers de référence pour
l’exploitation du système, les opérations fournisseurs, ventes, clients, trésorerie et divers.
- Page de consultation : contient des listes suivantes :
Brigade : Présente la situation des brigades de la journée en cours, le type de brigade « A »
pour les ventes magasin, « P » pour les brigades pistes, « B » pour la baie des prestations,
« C » lors de l’encaissement d’un crédit (Client comptant ou manque).

La barre des menus affiche les fonctionnalités standard par type de mouvement, référentiel,
fournisseur, vente, trésorerie et divers.

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Choisir une fonction,

Insertion, modification ou
suppression

Choisir la clé de recherche Saisir la valeur recherchée

Liste des pompistes

Si vous désirez chercher directement un nom par exemple tapez directement sur la colonne
correspondante et le système essaie de localiser le nom cherché.

2.1- Pompiste de la station :

Pour inscrire le nom et prénom des agents de la station, la fonction et la date du recrutement.
Si une fonction n'existe pas, vous pouvez l'introduire directement.

- Nom et prénom de l’agent recruter.

- Fonction : vous pouvez choisir ou saisir la fonction, pompiste, laveur…etc.
- Date de recrutement : pour l’élaboration de la feuille de présence.
- Salaire de base : pour calculer le salaire mensuel (Pas de calcul de l’IRG).
- Chef de station, pour indiquer si c’est le responsable de la station ou non.
- Démissionner : cochez cette case lorsque l’agent devient inactif au niveau de la station.
- Date démission : date de mise en fin de faction.

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2.2- Produit :
La codification des produits est celle utilisée par Naftal, c'est à partir de la facture que vous allez
constater un nouveau produit, de même pour les emballages.

Double cliquer sur un

produit pour afficher sa

La classification des codes est la suivante :

- Code commence par 1 : désigne les carburants et charges GPL.
- Code commence par 3 : Produit Lubrifiant / Graisse.
- Code commence par 5 : Pneumatique, les codes 50xxx à 51xxx représentent les pneus légers,
52xxx à 54xxx pour les pneus lourds et 55xxx réservé pour les chambres à air.
- Code commence par 6,7,8,9 : pour autres produits comme les Accessoires Auto

Pour ajouter un article, cliquer sur le bouton "Nouveau".

Famille : groupe d'appartenance du produit à créer (Lubrifiant, Pneumatique…etc).

Code : Saisir le code produit celle de la facture fournisseur.
Désignation : Libellé du produit.
Densité : Réservé uniquement pour les lubrifiants, il faut chercher ce taux au prés de votre
fournisseur. Pour plus de détail reporter au paragraphe conversion des futs d’huile et emballage
conditionné. Pour les autres produits laisser la densité à 0.

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Conseil :
Un moyen pour voir une densité approximative, faite une conversion d’un fut de 180Kg en flacon de
1L, puis diviser le poids (180Kg) sur le nombre de flacons remplis.

TVA achat, TVA sur Vente : Taux appliqué respectivement à l'achat et à la vente.
Unité de mesure : 1 Litre, 2 Kg, 3 Unité...etc.
Code TVA G50 : code de la ligne où le système va affecter le montant TVA.
Code TAP G50 : code de la ligne où le système va affecter le montant de la TAP.
Après l’ajout d’un nouveau produit, il faut saisir l’ensemble des emballages dans les quels ce produit
est commercialisé. Choisir le code emballage (liste déroulante), son Prix achat HT, le TTC est calculé
automatiquement. Pour le prix de vente saisir le TTC le système va calculer le HT.
Taxe additionnelle : Taux/Valeur ajouté automatiquement lors du calcul des prix TTC.

Remarques importantes :
1- Taxe Lubrifiant : cette taxe est calculé automatiquement par le système, dans notre exemple TTC
de 45000 est 52650 or le système génère 54900 différence 2250=12.50 (Taxe sur 1 Kg)*180 (Poids
d'un fut 310).
2- Prix Carburant : Si un changement de prix des carburant va être appliqué, vous aurez une nouvelle
version qui prend en charge le changement de prix automatique.

2.3- Emballage :
Liste des emballages dont la station peut réceptionner les produits, exemple 310 un fut de 180Kg,
172 pour les huiles en vrac, 272 Graisse en Kilo...etc.

Pour l’unité L ou kg, saisir la

Qte qui se trouve dans cet
emballage ici 6x4=24L, ce
coefficient est nécessaire
pour les conversions

2.4- Liaison Emballage :

La correspondance entre l'emballage de livraison fournisseur et l'emballage de stockage.
Exemple, l'emballage 320 (Carton de 12 boite de 1 Litre) à la réception de ce type d’emballage, le
système va stocker ce produit avec l’emballage 344 (1L) en multipliant la quantité réceptionnée par
12. Ce dernier chiffre (12) présente le coefficient de conversion.

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Emballage avec lequel vous

réceptionnez le produit

Emballage de stockage après

une conversion

Ici le fut de 180Kg va être

convertit en vrac en
multipliant par 200

Ici lors de la réception d’un fut il

convertit automatiquement en

Conseil :
Pour la gestion des futs, il est conseillé de stocker tel qu'il est, c’est à l’ouverture d’un fût
procéder à la conversion.

Pour la liaison 310, vous avez deux emballages de conversion 172 pour les vracs et 272 pour les
graisses stockées en Kilo.
Le reste des fichiers sont identiques à ce qui précède, la famille produit, les agrégats (chaque famille
peut avoir plusieurs agrégats), les banques et les agences.

2.5- Prestation de service :

Ce type est destiné aux stations qui possèdent des boxes de lavage, graissage et autres services.

Saisir le Prix TTC et le prix HT

est calculé par le système pour
éviter les arrondis

2.6- Client conventionné (Vente à terme) :

Pour la vente à crédit, vous pouvez inscrire le client pour pouvoir enregistrer ses ventes dans la
feuille de brigade (Piste ou baie).
Dans le menu principal de l’application, choisir Trésorerie et cliquer sur Gestion des conventions.

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Si le client possède déjà une avance non encore épuisée, vous pouvez
inscrire une avance, menu trésorerie, inscription d'une avance client.

Un client peut avoir un solde avance et un solde crédit.

2.7- Volucompteurs, Capacité et baremage des cuves :

Menu Outils, paramètres de la station, cliquer sur "Index, capacité et baremage des cuves"
Cliquer ici pour importer le
barèmage des cuves

Pour ajouter une nouvelle

Cuve/Citerne

Pour chaque cuve, liste des

Pour chaque cuve, capacité, nom
indexes.
de la cuve et la couleur

Explication des boutons :

- Désactiver/Activer : si un index ne fonctionne pas utiliser ce bouton pour le désactiver.
- Remise à zéro : lorsque l'index tourne à une valeur maximum, utiliser ce bouton pour initialiser.
- Changement d'index : utiliser ce bouton pour changer l'index (remplacement d'un volucompteur,
changement de minuterie. etc.).
- Nouveau : pour une nouvelle installation d'un volucompteur. Pour cela choisir le carburant et
cliquer sur Nouveau volucompteur.

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Le carburant sélectionné pour l’installation d’un

volucompteur, il faut saisir son numéro d’ordre,
la valeur de l’index, le N° de série et la marque.

Baremage des Cuves :

Après le jaugeage des cuves, il suffit de saisir la hauteur pour que le système délivre la quantité
physique. Pour importer le fichier du barémage des cuves, vous devez exporter le fichier (Pdf) en
Excel, sinon vous saisissez les données dans un fichier Excel et sauvegarder le.

Hauteur de la cuve en M : saisir la hauteur de la citerne.

Référence valeur 0CM, pour permettre au système de lire le tableau Excel.
Lancer l’importation, si le tableau sous forme d’une matrice utiliser le premier bouton, si c’est un
tableau ordinaire (H, Q) utiliser le second bouton.

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Référence hauteur (B8).

La feuille par défaut « Feuil1 ».

Exemple d’un fichier Excel.

Après la fin des traitements, cliquer sur "Appliquer tout et quitter".