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Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

Support de Cours
6 – Gestion des Stocks
Tables des matières

TABLE DES MATIERES


1- GESTION DES STOCKS .............................................................................................. 3

1.1 - MOUVEMENTS DE STOCKS ............................................................................................ 4


1.1.1 - ENTREES EXCEPTIONNELLES ..................................................................................... 5
1.1.2 - SORTIE MULTIPLE ...................................................................................................... 7
1.1.3 - SORTIE UNITAIRE ...................................................................................................... 9
1.1.4 - REINTEGRATION .......................................................................................................10
1.1.5 - TRANSFERT MAGASIN ...............................................................................................12
1.2 - GESTION DES INVENTAIRES ..........................................................................................14
1.2.1 - PREPARATION D'UN INVENTAIRE ................................................................................15
1.2.2 - ENREGISTREMENT D’UN INVENTAIRE ..........................................................................17
1.3 - PILOTAGE DES STOCKS ...............................................................................................20
1.3.1 - HISTORIQUE DES MOUVEMENTS.................................................................................21
1.3.2 - ENTREES SORTIES PAR ARTICLE ................................................................................23
1.4 - EDITIONS STOCKS .......................................................................................................24
1.4.1 - VALORISATION STOCKS .............................................................................................25
1.4.2 - VALORISATION DATEE DES STOCKS ............................................................................26
1.4.3 - STOCK DORMANT .....................................................................................................28
1.4.4 - RECEPTION ET CONSOMMATION MENSUELLE ..............................................................30
1.4.5 - MOUVEMENT DE SORTIE PAR CF ...............................................................................31
1.4.6 - MOUVEMENT DE SORTIE PAR IMPUTATION ..................................................................33
1.4.7 - EVOLUTION DU MONTANT VALORISE DES STOCKS .......................................................34

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Module 6 : Gestion des Stocks

1 - Gestion des Stocks

Gestion des
Stocks

_________________________________________________________________

Objectif :
Le module « Gestion des Stocks » a pour objectif de vous rendre autonome pour le
suivi de vos mouvements de stocks afin de garantir la traçabilité et la valorisation de
vos stocks tout en simplifiant la saisie et la recherche des informations.

Public concerné :
Responsables de Maintenance
Toute personne impliquée dans le suivi ou la consommation de stocks
Chefs de projet

Prérequis :
Module 1 – Environnement Général d’OptiMaint
Module 3 – Données de base

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.1 - Mouvements de stocks

SOMMAIRE

 Mouvements de stocks
 Gestion des Inventaires
 Pilotage des Stocks
 Editions Stocks

_________________________________________________________________

Objectif :
Le but de ce chapitre est de présenter les différents mouvements de stock que l’on
peut enregistrer avec OptiMaint.
Remarque :
Tous les mouvements de stocks disposent d’une fonctionnalité unitaire et multiple
Les mouvements de stock peuvent donc une référence d’article seule ou bien une
liste d’articles.

Définition :
Un mouvement de stock est une modification de la quantité d’article d’un magasin de
stockage incluant donc une variation du coût de stock.

OptiMaint utilise la notion de PMP (Prix Moyen Pondéré) pour calculer les coûts de
stock.
Le PMP est mis à jour à chaque d’entrée en stock en fonction du prix d’entrée de
l’article, de la quantité global d’articles et du coût global de chaque article en stock.

Ex :
Prix unitaire Entrée Qté en stock Coût global PMP
date après entrée
J 0 0€ 0€
J+1 10 € +2 2 20 € 10 €
J+2 8€ +4 6 52 € 8.67 €

Description :

Il est possible d’enregistrer les entrées de stock par :


- Une Entrée exceptionnelle
- Un Bon de réception : Module « Gestion des Achats »
- Une Réintégration : mouvement correctif d’une sortie de stock

Les sorties stock se font de manière unitaire ou global.


Les coûts de consommation (de sortie) sont calculés avec le PMP de chaque article.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.1.1 - Entrées Exceptionnelles

Entrées
exceptionnelles Sorties multiples
Imputées à …

Sortie unitaire BT
projet
CF
Réception organe contrat
Stock
achat
magasin1
équipement

Réintégration
Transfert
magasin

Stock
magasin2

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Entrée exceptionnelle unitaire
ou
Menu Stocks | Entrées exceptionnelles (multiples)

Définition :
Ces deux fonctions permet d’incrémenter la quantité d’articles en stock sans passer la
gestion des achats – réceptions.
Si la quantité en stock est modifiée, le coût de stock également, donc le PMP peut
aussi être modifié lors d’une entrée exceptionnelle.

Description : Entrée exceptionnelle unitaire


Sélectionner l’article à entrer en stock.
Indiquer le magasin et la quantité à incrémenter.
Sélectionner l’intervenant qui effectue l'entrée en stock (par défaut lié à l’utilisateur
connecté).

Pour valoriser ce mouvement de stock, valider la case « Calcul du PMP » et entrer le


prix unitaire de l’article.
Remarque :
Si la case n’est pas cochée, OptiMaint entre une quantité en stock à la valeur du PMP
actuel résultat : la valeur globale du stock augmente.

Le champ C.F. permet d’indiquer le Centre de Frais d’origine de l’article.

Le commentaire est une zone de texte libre.


Il sera affiché dans la fenêtre d'historique des mouvements de stock (le commentaire
peut également être un critère de recherche dans cette fenêtre).

OptiMaint indique en bas de la fenêtre les informations suivantes :


- l’emplacement de l’article dans le magasin (pour savoir où ranger la pièce)
- le niveau de stock, le PMP et la valeur du stock avant et après l’entrée

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Module 6 : Gestion des Stocks

Valider pour enregistrer l’entrée exceptionnelle.

Description : Entrées exceptionnelles


- Dans la partie haute : Sélectionner l’intervenant.
- Sélectionner un magasin si les entrées ne se feront que sur un seul. Il est
possible d’enregistrer une liste d’entrées exceptionnelles multi magasins.
- Le champ C.F. permet d’indiquer le Centre de Frais d’origine de l’article.
- Le commentaire est une zone de texte libre
Remarque :
Ces deux informations peuvent être saisies ligne à ligne dans la liste des articles à
entrer.

- Valider . La validation permet d’accéder à la partie basse (pour compléter


la liste des entrées)
- Sélectionner un article
- Sélectionner le magasin pour lequel on enregistre l’entrée
- Entrer la quantité
- Valider la case à cocher Calcul PMP pour valider la mise à jour ou non du
PMP lors de l’entrée
- Indiquer un éventuellement un prix

Le bouton permet d’ajouter une ligne supplémentaire à la liste

Le bouton préparer une liste d’entrées exceptionnelles ouvre une fenêtre de


spécifique. Cette fenêtre permet d'ajouter facilement plusieurs articles à entrer en
saisissant les critères de recherches souhaités.

Valider pour lister les articles recherchés puis cocher la case choix à gauche de
ceux sélectionnés.

Valider ensuite pour ajouter la sélection à la liste des entrées exceptionnelles

- Compléter ou modifier éventuellement les informations :


 Quantité
 Calcul PMP et le Prix
 CF
 Commentaires

- Valider .enfin pour enregistrer les entrées exceptionnelles

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.1.2 - Sortie multiple

Sorties Imputées à …
Entrées
exceptionnelles multiples
Sortie unitaire BT
projet
CF
Réception Stock organe contrat
achat magasin1
équipement

Réintégration
Transfert
magasin

Stock
magasin2

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Sorties
Ou raccourci dans la barre d’outils

Ou raccourci sur les fenêtres de bon de travail et d’activités.

Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer la sortie d’un ou plusieurs articles et d’imputer
directement les coûts de consommation d’articles.

La valorisation des sorties d’articles se fait par le PMP :

Coût sortie article = Quantité sortie x PMP de l’article

Remarque :
Une sortie diminue la quantité d’article en stock
OptiMaint ne gère pas de stock négatif, la quantité minimale requise est de 0 article.

Description :
ère
1 étape : Sélection des données générales de la sorties :

Sélectionner l’intervenant qui effectue la sortie.

Il faut ensuite entrer au minimum les deux informations nécessaires à l’imputation des
coûts :
- La rubrique
- Le centre de frais : C.F.

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Module 6 : Gestion des Stocks

D’autres informations peuvent être renseignées :


- un numéro de BT (Bon de travail)
- un équipement, un organe
- un N° B.S. : numéro de Bon de Sortie, si les sorti es de pièces sont saisies sur
un autre support (carnet…)
- un destinataire : l’intervenant qui reçoit la pièce
- une campagne et une ligne de campagne
- un contrat
- un projet d’investissement

On peut saisir une date et heure de sortie (par défaut celles du système).

Un commentaire peut être saisi pour l’ensemble de l’enregistrement.

Remarque :
Certains champs peuvent être rendus obligatoires ou ajoutés en fonction de la
personnalisation des articles.

Valider pour passer à la seconde étape.


ème
2 étape : Sélection des articles à sortir

Sélectionner un article dans la liste ou entrer directement son code puis tabulations.
OptiMaint affiche les informations principales de l’article.

Entrer la quantité d’articles à sortir.

Le magasin (par défaut le principal) peut-être modifié.

Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre d'historique
des mouvements de stock (le commentaire peut également être un critère de
recherche dans cette fenêtre).

Le bouton ajouter (en bas à gauche) permet d’ajouter autant de ligne de sortie
que l’on souhaite, Répéter ensuite les étapes de saisie.

Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock.

Remarque :
OptiMaint affiche, pour chaque ligne de saisie, les informations concernant le stock
(cliquer sur une des lignes pour afficher les informations en bas de la fenêtre):
- Stock, PMP, Valeur de stock avant et après sortie
- Le reste à livrer (quantité en commande)
- L’emplacement de l’article dans le magasin

OptiMaint affichera aussi des messages en fonction des niveaux de stock :


- « Point de commande atteint » : en bleu
- « Stock minimum atteint » : en rouge
- « Cette sortie produirait un stock négatif » en rouge : dans ce cas OptiMaint
ne validera pas l’enregistrement de la sortie (un message d’erreur apparait si
on valide)

Si on entre un N° de BT dans la 1ère étape, OptiMaint liste dans la 2ème étape les
articles prévus en sortie sur ce BT.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.1.3 - Sortie Unitaire

Imputées à …
Sortie
Entrées BT
exceptionnelles unitaire CF
projet

Sorties multiples organe contrat

Réception Stock équipement


achat magasin1

Réintégration
Transfert
magasin

Stock
magasin2

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Sortie unitaire
Ou raccourci dans la barre d’outils

Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer la sortie d’un article et d’imputer directement les
coûts de consommation d’articles.

Une sortie diminue la quantité d’article en stock


OptiMaint ne gère pas de stock négatif, la quantité minimale requise est de 0 article.

Description :
Sélectionner :
- l’article concerné
- le magasin à décrémenter
- la quantité
- le C.F.
- la rubrique
- et l’intervenant

Les autres informations sont facultatives comme les commentaires ou le N° B.S.


(Voir chapitre Sorties multiples)

Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.1.4 - Réintégration

Entrées Imputées à …
exceptionnelles Sorties multiples
BT
Sortie unitaire projet
CF

Réception Stock organe contrat


achat magasin1
équipement

Transfert
magasin
Réintégration

Stock
magasin2

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Réintégration

Définition :
La réintégration de stock est un mouvement correctif de stock qui permet d’enregistrer
un retour en stock d’article préalablement sortis.

Ce mouvement va corriger les quantités d’article en stock et les prix moyen pondérés
concernés.

Description :
La réintégration se passe en deux étapes :
ère
1 étape : recherche des mouvements de sortie de pièce à corriger

Valider pour qu’OptiMaint affiche la liste des mouvements de stock

Des critères de recherches permettent de limiter la liste selon :


- un article ou sa désignation
- un magasin
- un C.F.
- un équipement
- un organe
- un intervenant
- un N° de BT ou d’activité (ou ligne de campagne)
- une référence de B.S. (Bon de Sortie) : automatique en fonction des
paramètres (voir Module 09 - Personnalisation d’OptiMaint)
- un période (du – au)

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Module 6 : Gestion des Stocks

2ème étape : Correction du mouvement

Sélectionner le bon mouvement de sortie en double-cliquant sur la ligne


correspondante.
La fenêtre de réintégration s'affiche avec les informations du mouvement de sortie
Il faut saisir la quantité réintégrée et le code intervenant (identifiant de la personne qui
réintègre l'article dans le magasin).

Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre d'historique
des mouvements de stock (le commentaire peut également être un critère de
recherche dans cette fenêtre).
Au fur et à mesure de la saisie des différents champs, le nouveau stock et sa valeur
sont affichés en bas de la fenêtre.

Valider pour confirmer la réintégration.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.1.5 - Transfert Magasin

Entrées Imputées à …
exceptionnelles Sorties multiples

Sortie unitaire BT
projet
CF
Réception Stock organe contrat
achat magasin1
équipement
Transfert Réintégration
magasin

Stock
magasin2

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Transfert magasin unitaire
ou
Menu Stocks | Transferts magasins

Définition :
Cette fonction permet l’enregistrement d’un mouvement d’article d’un magasin à un
autre.
Ce mouvement de stock n'a évidemment aucune incidence sur le calcul des
consommations

Description Transfert unitaire :


- Saisir le code article, le code magasin d'origine (magasin où se trouve l'article
à transférer) et le code magasin destinataire. Les désignations de l'article et
des 2 magasins s'affichent automatiquement, ainsi que l'état du stock avant
transfert dans les 2 magasins.

- Indiquer la quantité à transférer et le code intervenant (identifiant de la


personne qui transfère l'article).

- Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre
d'historique des mouvements de stock (le commentaire peut également être
un critère de recherche dans cette fenêtre).

- Au fur et à mesure de la saisie des différents champs, le nouveau stock est


affiché en bas de la fenêtre

- Valider pour confirmer le transfert d’article

Description Transferts multiples :

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Module 6 : Gestion des Stocks

- Dans la partie haute : Sélectionner l’intervenant.


- Sélectionner un magasin d’origine et/ou un magasin destinataire s’ils sont
communs à tous les articles à transférer.
- Le commentaire est une zone de texte libre.
- La case à cocher permet la création automatique des fiches de stocks des
articles sur les magasins destinataires. (dans le cas contraire, OptiMaint
contrôle la cohérence des données et limites la liste des magasins)

Remarque :
les informations peuvent être saisies ligne à ligne dans la liste des articles à
transférer.

- Valider . La validation permet d’accéder à la partie basse (pour compléter


la liste des transferts)
- Sélectionner un article
- Sélectionner le magasin d’origine
- Sélectionner le magasin destinataire
- Indiquer la quantité à transférer

Le bouton permet d’ajouter une ligne supplémentaire à la liste

Le bouton préparer une liste de transferts ouvre une fenêtre de spécifique. Cette
fenêtre permet d'ajouter facilement plusieurs articles à entrer en saisissant les critères
de recherches souhaités.

Valider pour lister les articles recherchés puis cocher la case choix à gauche de
ceux sélectionnés.

Valider ensuite pour ajouter la sélection à la liste des transferts.

- Compléter ou modifier éventuellement les informations :


 Magasins
 Quantité
 Commentaires

- Valider .enfin pour enregistrer les transferts

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.2 - Gestion des inventaires

SOMMAIRE

 Mise en place d’un inventaire


 Exploitation de l’inventaire

_________________________________________________________________

Définition :
L’inventaire est un relevé de valeurs (quantité) de références connus afin d’enregistrer
le niveau de ces valeurs à un moment précis.
Un bilan est souvent établi constatant les profits ou les pertes de ces valeurs.

Objectif :
Mettre à niveau les quantités physiques d’articles réellement en stock par rapport aux
quantités théoriques connues.

La quantité d’articles en stock sera mise à jour par un relevé manuel puis enregistrée
sur OptiMaint.

Les variations entre stock physique et stock théorique seront connues et pourront être
analysées.

La valorisation des stocks ainsi que les suggestions de réapprovisionnement seront


garanties.

Description :
Un inventaire se déroule toujours en 2 étapes avec OptiMaint :
ère
1 étape : préparation du relevé par l’édition d’un document (liste d’inventaire) ou
relevé direct sans document (support papier par exemple).
ème
2 étape : enregistrement du relevé dans OptiMaint par la validation d’une liste
d’inventaire ou saisie d’un inventaire unitaire.

Ces deux étapes sont décrites dans les chapitres suivants.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.2.1 - Préparation d'un inventaire

Inventaire N°01
OptiMaint Article Désignation Emplacement
Article Désignation Emplacement
Dernier
Dernier
Stock
Stock
Inventaire constaté
Inventaire constaté
Unité
Unité

Inv entaire
01
Art 1
Art 2
Art 3
Art 4
Art 5
Art 6

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Liste d’inventaire

Définition :
Cette fonction permet d’éditer un document numéroté contenant une liste d’article
avec leur désignation et leur emplacement permettant d’effectuer un relevé
d’inventaire sur ces références.

Cette liste numérotée sera ensuite validée pour enregistrer le relevé d’inventaire.

Description :
Entrer le destinataire du document (par défaut, l’utilisateur connecté).

OptiMaint propose de limiter la liste des articles sur le document selon les critères
suivants :
- un magasin particulier
- une famille, une sous-famille ou un groupe d’articles
- un emplacement : l’utilisation du caractère * ou % est possible (voir Module
Environnement général) par exemple :
Les articles contenus dans l’étagère A ont un emplacement de type : A1.1, A1.2,
A1.3…Entrer « A* » (base Access) dans le champ « Emplacement » pour limiter
la liste à tous les articles de l’étagère A.

Il est aussi possible de lister tous les articles non inventoriés depuis une certaine date.

OptiMaint propose également de trier la liste d’article soit par leur code (sélectionner
« Par article », soit par leur emplacement.

Valider pour éditer la liste d’inventaire. OptiMaint attribuera automatiquement un

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Module 6 : Gestion des Stocks

numéro à cette liste, ce qui va permettre d’enregistrer le relevé dans OptiMaint (voir
chapitre suivant).

Le bouton « exporter » permet d’éditer la même liste d’inventaire en format texte


(.Txt). ce fichier sera placé dans le dossier d’installation d’OptiMaint (par défaut
c:/program filles/Apisoft/OptiMaint). Ce fichier peut être traité par une autre application
de gestion de stock.

Le document édité est listé par magasin et comporte ces informations :


- le code et la désignation des articles à relever
- les emplacements correspondants
- la date du dernier inventaire
- une case vide à remplir manuellement lors du relevé d’inventaire : colonne
« Stock constaté »
- l’unité de stockage de chaque article

Conseils pratiques :

- Vérifier que l’unité de stockage correspond bien à la quantité relevée.


Exemple à ne pas reproduire : Relevé de 4 bidons donc saisie de 4 dans la
case, mais l’unité de stockage n’est pas le bidon mais le litre. Dans ce cas, Il
faut saisir 20 dans la case (s’il s’agit de bidon de 5 litres).

- Le tri de la liste par emplacement peut être très pratique si ces derniers sont
er
ordonnés : ex : A1.1, A1.2, A1.3…relevé pour une étagère A, 1 étage et
emplacement successif. Cela permet de gagner du temps lors de la saisie.

- Eviter les listes trop longues : avoir trop de documents peut nuire à la bonne
saisie des informations. OptiMaint permet d’éditer plusieurs liste limitée qui
auront chacune un numéro.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.2.2 - Enregistrement d’un inventaire

Inventaire N°01

OptiMaint
Article Désignation Emplacement Dernier Stock Unité
Article Désignation Emplacement Dernier Stock Unité
Inventaire constaté
Inventaire constaté

Inventaire
01
Art 1 2
Art 2 34
Art 3 5
Art 4 67
Art 5 890
Art 6 1

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Validation liste d’inventaire

Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer un relevé effectué sur les listes d’inventaires dans
OptiMaint et ainsi mettre à jour les niveaux de stock.

Un inventaire peut aussi être saisi unitairement par article.

Description :
Etapes à suivre
1. Entrer le numéro de l’inventaire ou sélectionner le dans la liste.

Une fois choisi, OptiMaint détaille les articles concernés par la liste d’inventaire.

2. Sélectionner l’intervenant enregistrant l’inventaire (par défaut celui rattaché à


l’utilisateur connecté)

Il est possible de saisir un commentaire pour l’ensemble du relevé.

3. Pour chaque ligne de l’inventaire (correspondant à une ligne de relevé de la


liste d’inventaire), saisir la valeur relevée dans le champ « Quantité »

Il est possible de saisir un commentaire par ligne.

Astuce pratique :

L’ordre des articles à l’écran correspond à celui de la liste d’inventaire donc OptiMaint
permet la saisie d’un relevé en « rafale » : Entrer la quantité et appuyer sur la touche
tabulations, entrer la quantité de la ligne suivante et ainsi de suite…

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Module 6 : Gestion des Stocks

Cette méthode permet de gagner du temps sur la saisie informatique du relevé.

Valider pour enregistrer le relevé d’inventaire.

Attention : une fois validé, on ne peut plus modifier un relevé d’inventaire. Il est
nécessaire d’enregistrer un autre inventaire pour le ou les articles concernés par
l’erreur. La fonction Inventaire unitaire permet cela (voir paragraphe suivant).

Remarques :

- La validation d’une liste d’inventaire est possible en plusieurs fois. On peut ne


saisir que quelques lignes dans la liste puis valider et effectuer le reste de la
saisie une autre fois.

- La suppression de liste d’inventaire s’effectue par la fenêtre « Validation liste

d’inventaire ». Sélectionner la liste à supprimer et cliquer sur le bouton .

- De la même manière, il est aussi possible de rééditer la liste d’inventaire (pour

une nouvelle impression du document) par le bouton .

Saisie d’un inventaire unitaire : article par article


Menu | stocks | Inventaire unitaire

Etapes à suivre :

1. Sélectionner l’article dont on a relevé la quantité


2. Sélectionner le magasin de stockage ou s’est effectué l’inventaire
3. Entrer la quantité
4. Sélectionner l’intervenant

Des commentaires peuvent être indiqués pour cet inventaire.

Valider pour enregistrer le relevé d’inventaire.

Remarque :
Cette fonction peut s’avérer utile pour corriger une erreur de validation de liste
d’inventaire.

Edition des écarts d’inventaire :


Menu | stocks | Ecart d’inventaire

Cette édition permet de visualiser les écarts d’inventaire entre la quantité relevé
physiquement et la quantité théoriquement en stock.
Cette analyse s’effectue sur un inventaire particulier ou bien sur une période
particulière.
L’analyse peut se limiter à un magasin particulier, à sélectionner dans la liste.

Etapes à suivre :
- Sélectionner le critère d’analyse :
 Date : pour délimiter une période entre deux dates
 N° inventaire : pour sélectionner l’inventaire à a nalyser

- Valider pour éditer le document

OptiMaint liste les articles concernés par un ou des inventaires avec les écarts

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Module 6 : Gestion des Stocks

correspondants ainsi que la valeur au PMP de ces écarts.


On peut visualiser rapidement le montant des pertes ou de gains pour chaque article
et chaque magasin. Un total général des gains ou pertes est affiché à la fin de
l’édition.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.3 - Pilotage des Stocks

SOMMAIRE

 Historique des mouvements


 Entrées / sorties par articles

_________________________________________________________________

Objectif :
Retrouver et analyser rapidement un ensemble de mouvements de stock et le
montant des coûts associés pour :
- Les entrées : exceptionnelle, bon de réception…
- Les sorties : unitaire, transfert, sur intervention…
- Les mises à jour ou correction : Réintégration, inventaire, mise à jour PMP…

Editer un document récapitulatif de ces informations.

Effectuer par article une synthèse des commandes en cours et des mouvements de
stock.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.3.1 - Historique des mouvements

Entrées
exceptionnelles
Imputées à …
Sorties multiples

Sortie unitaire BT projet


CF
Réception achat organe contrat
Stock
magasin1
équipement

?
Réintégration
Transfert
magasin

?
? Stock magasin2

OptiMaint

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Historique mouvements

Définition :
Cette fonction de recherche permet de :
- Rechercher des mouvements de stock
- Visualiser le cout total des mouvements
- Editer un document listant par article les volumes et les coûts engendrés par
ces mouvements

Cette fenêtre de recherche peut être de 2 types : standard ou avancée. Pour passer

d’un mode de recherche à l’autre cliquer sur les boutons ou en fonction du


type de fenêtre.
Ne sera détaillé dans ce chapitre que le mode standard. Pour l’utilisation du mode de
recherche avancée, se reporter au Module Environnement général.

Description :
Sélectionner les filtres permettant de limiter l’analyse à effectuer et ainsi la liste des
mouvements. Les critères de sélection concernent :
- la nomenclature : CF, équipement…
- la gestion des achats : commande, réception…
- la gestion des interventions : BT, rubrique…
- une période particulière
- une transaction particulière : type de mouvement à sélectionner dans la liste

En cochant les cases correspondantes, on affiche ou non les mouvements d’Entrées,


de Sortie ou les mouvements dits Correctifs.

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Module 6 : Gestion des Stocks

Les résultats peuvent être triés par Article, par date décroissante ou par imputation.

Valider pour afficher les résultats.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.3.2 - Entrées sorties par article

OptiMaint

Commandes
Article 1

Stock
Entrées magasin1 Sorties

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Entrées / Sorties articles

Définition :
Cette fonction permet de visualiser pour un article sur une seule fenêtre :
- Les niveaux de stock
- les commandes en cours
- les mouvements de stock depuis une certaine date

Description :
Sélectionner l’article à analyser
Il est possible de limiter l’analyse à un magasin en particulier

Sélectionner la date limite pour les mouvements de stock à afficher (par défaut depuis
un mois).

Valider pour afficher les résultats.

Double cliquer sur une ligne pour en obtenir le détail.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4 - Editions Stocks

SOMMAIRE

 Valorisation stocks
 Valorisation datée des stocks
 Stock dormant
 Réception et consommation mensuelle
 Mouvement de sortie par CF
 Mouvement de sortie par Imputation
 Evolution du montant valorisé des stocks
_________________________________________________________________

Objectif :

Editer des résultats synthétiques concernant l’analyse et le suivi des Stocks avec
OptiMaint.
Le logiciel propose des résultats pertinents pour contrôler et améliorer la gestion des
Stocks.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4.1 - Valorisation stocks

Magasin 1
OptiMaint

Magasin 2
Article 1
Article 2
?
Article 3

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Valorisation stock

Définition :
Cette édition permet de connaître la valeur des stocks en magasin à ce jour (au
moment de l’édition).

Description :
L’analyse peut se limiter à :
- Un magasin particulier
- Une famille, une sous famille ou un groupe d’article.
- Une imputation d’entrée ou de sortie

La présentation du document (et des totaux) est possible par magasin, imputation
d’entrée ou imputation de sortie.

En cochant les cases correspondantes, on peut :


- afficher les totaux par famille et sous famille
- afficher les stocks dont la quantité est nulle (coûts de stock = 0)

Valider pour éditer les résultats.

L’édition propose la liste des articles concernés avec :


- la quantité en stock
- le montant du PMP
- La valeur du stock au PMP
- La valeur du stock au prix standard

Il est donc possible d’une part, d’évaluer le montant des stock et d‘autre part de
comparer coûts de stock (PMP) et coûts d’achats potentiel (prix standard) pour
analyser la rentabilité du stock.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4.2 - Valorisation datée des stocks

Magasin 1
OptiMaint

Magasin 2
Article 1
Article 2
?
Article 3

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Valorisation datée du stock

Définition :
Cette édition permet de connaître la valeur des stocks en magasin à une date précise
(dans le passé).

Description :
L’analyse peut se limiter à :
- Un magasin particulier
- Une famille, une sous famille ou un groupe d’article.
- Un article particulier

Sélectionner la date à analyser

Cocher la case Editer le détail des mouvements pour visualiser le détail de l'évolution
de la valorisation du stock entre la date choisie et la date actuelle.

Valider pour éditer les résultats

L'état est trié par magasin et présente pour chaque article référencé (partie grisée) :
- la quantité actuelle en stock
- le P.M.P. actuel
- la valorisation actuelle
- la Valorisation à la date choisie

Puis en détail (si Edition du détail sélectionné) pour chaque article :


- le type du mouvement
- la transaction
- la quantité du mouvement
- le prix article du mouvement
- la quantité avant mouvement
- le PMP avant mouvement

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Module 6 : Gestion des Stocks

- la Valorisation avant mouvement


- la date du mouvement

les totaux par magasin et le total général sont disponibles à la fin du document et
correspondent à la valeur du stock au PMP (à la date de valorisation + à la date
actuelle).

Cette analyse s’avère utile pour comparer la valeur des stocks entre plusieurs
périodes ou pour connaitre ce montant à une date précise (par exemple : le montant
de stock à déclarer aux impôts en fin d’exercice fiscal).

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4.3 - Stock dormant

OptiMaint
Magasin 1

Magasin 2
Article 1
Article 2
?
Article 3

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Stock dormant

Définition :
Cette édition permet de mettre en évidence les articles qui n'ont plus de mouvements
d'entrée ni de sortie depuis une certaine période.

Description :
L’analyse se paramètre en sélectionnant :)
- une Date limite entrée
- une Date limite sortie
- un magasin (facultatif)

Par défaut, l'état ignore les articles obsolètes. Il est possible de les prendre en compte
en cochant la case : Prise en compte Articles Obsolètes.

Valider pour éditer les résultats.

Remarque :
Les articles pris en compte dans cette édition sont tous les articles dont la date de
dernière entrée est inférieure ou égale à la date limite entrée saisie et la date de
dernière sortie est inférieure ou égale à la date limite sortie saisie.

La date de création de la fiche de stock de l'article est prise en compte pour l'édition
de la façon suivante :
Les articles créés après la date la plus récente saisie (Limite Entrée ou Limite Sortie)
qui n'ont jamais eu de mouvements sont exclus de l'édition.

Les articles qui n'ont jamais eu de mouvements mais créés avant cette date sont eux
pris en compte.

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Module 6 : Gestion des Stocks

L'état est trié par magasin et article, et présente pour chaque article :
- la référence de l'article
- le code famille
- le code sous-famille
- l'emplacement
- les dates de dernières entrée et sortie
- l'unité de stockage
- le stock mini
- la quantité en stock
- la valeur du stock au prix standard et au PMP

Les Totaux par magasin et le total général sont disponible à la fin du document et
correspondent à la valeur du stock au prix standard et au PMP.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4.4 - Réception et consommation mensuelle

OptiMaint
Entrées Sorties
Magasin 1

Magasin 2
Article 1
Article 2
Article 3

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Réceptions et consommations mensuelles

Définition :
Cette édition permet de connaître les quantités d'articles réceptionnés et consommés
dans une période donnée.

Description :
L’analyse peut se limiter en sélectionnant :
- un magasin particulier
- une famille, une sous famille ou un groupe d’article

Pour sélectionner la période d’analyser, entrer une date de début et de fin.

Pour afficher les quantités et/ou les montants sur l’édition, cocher les cases
correspondantes.

Valider pour éditer les résultats.

L'état présente (selon les options) :


- un tableau des quantités récapitulatif avec :
• le code et la désignation de l'article
• pour chaque mois de la période sélectionnée : la quantité entrée et la
quantité sortie
• le total de la quantité entrée et de la sortie par article.
et / ou
- un tableau des montants récapitulatif avec :
• le code et la désignation de l'article
• pour chaque mois de la période sélectionnée : les montants (PMP)
correspondants aux entrées et aux sorties
• le total des montants par article

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4.5 - Mouvement de sortie par CF

OptiMaint
Magasin 1 Sorties

Magasin 2
Article 1

Article 2

Article 3

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Mouvements de sorties par C.F.

Définition :
Cette édition permet d'obtenir un historique valorisé des mouvements de sorties pour
chaque centre de frais.

Description :
L’analyse peut être limitée en sélectionnant :
- une division
- un centre analytique
- un centre de frais (CF)
- une famille, une sous famille ou un groupe d’article
- un magasin
- une rubrique

Pour sélectionner la période d’analyser, entrer une date de début et de fin.

Valider pour éditer les résultats.

L'état est trié par magasin, division, C.F., rubrique et article, et présente pour chaque
mouvement :
- la date du mouvement (les dates sont triées en ordre décroissantes)
- la quantité du mouvement (la quantité est négative dans le cas d'une
réintégration)
- le P.M.P.
- la valorisation du mouvement au PMP et au prix standard

Les Totaux par article, par rubrique et par magasin ainsi que le total général sont

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Module 6 : Gestion des Stocks

disponibles à la fin du document et correspondent à la valeur du stock au prix


standard et au PMP.
A la fin de l'édition est affiché un tableau récapitulatif de la valorisation des
mouvements par C.F. et par rubrique.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4.6 - Mouvement de sortie par Imputation

OptiMaint
Magasin 1 Sorties

Magasin 2
Article 1

Article 2

Article 3

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Mouvements de sorties par imputation

Définition :
Cette édition permet d'obtenir un historique valorisé des mouvements de sorties pour
chaque imputation comptable.

Description :
L’analyse peut être limitée en sélectionnant :
- une famille, une sous famille ou un groupe d’article
- un magasin
- une rubrique
- une imputation d’entrée et ou de sortie spécifique

En cochant les cases correspondantes, OptiMaint affichera le détail des mouvements


de stocks et/ou inclura dans l’analyse les retours fournisseurs

Pour sélectionner la période d’analyser, entrer une date de début et de fin.

Valider pour éditer les résultats.

L'état est trié par imputation et par article

Les Totaux par articles, par imputation et le total général sont disponibles à la fin du
document et correspondent à la valeur du stock au prix standard et au PMP.

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Module 6 : Gestion des Stocks

1.4.7 - Evolution du montant valorisé des stocks

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Evolution du montant valorisé des stocks

Définition :
Cette édition présente l'évolution dans le temps du montant valorisé des stocks sous
forme graphique (courbe ou histogramme).

Description :
L’analyse peut être limitée en sélectionnant :
- un magasin
- une famille, une sous famille ou un groupe d’article
- un article particulier

Sélectionner le type de cible pour chaque graphique souhaité ainsi que le détail des
courbes à afficher.

Pour sélectionner la période d’analyser, entrer une date de début et de fin.

Sélectionner les détails de la période : par mois ou par semaine.

Sélectionner le type de graphique : courbe ou histogramme.

Deux options d’affichage sont possibles en cochant les cases correspondantes :


- une année par courbe : si la tranche des dates est supérieure une année,
l'abscisse du graphique ne représentera pas la période complète, mais une
année (avec donc superposition de courbes annuelles)
- Edition tableaux : en plus de l'édition des graphiques, édition de tableaux
résumant les données utilisées

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Module 6 : Gestion des Stocks

Valider pour éditer les résultats.

Attention :
Ce traitement peut-être particulièrement long en fonction du nombre d'articles traités
ainsi que de la période demandée.

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Module 6 : Gestion des Stocks

PROPRIETE ET USAGE :

Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel,


fait sans le consentement de la société Apisoft est illicite
(Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985).
Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée
par les articles 425 et suivants du code pénal.

Tous droits réservés dans tous pays.

Logiciel original développé par la société Apisoft

CONFORMITE ET MISE EN GARDE :

Compte tenu des contraintes inhérentes sous forme de papier,


les spécifications visées dans la présente documentation
constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.

Il appartient au client, parallèlement à la documentation,


de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de
mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel,


de lire préalablement la documentation.
La documentation peut ne pas correspondre à la toute dernière version référencée.
Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées
sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation
existante pour présenter les modifications
et améliorations apportées à ces mises à jour.

Apisoft recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous


invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions
et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever.

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OptiMaint est un progiciel de GMAO développé par la société

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