06 - OptiMaint Gestion Des - Stocks PDF

Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur
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6 – Gestion des Stocks
Tables des matières
TABLE DES MATIERES

1- GESTION DES STOCKS .............................................................................................. 3
1.1 - MOUVEMENTS DE STOCKS ............................................................................................ 4

1.1.1 - ENTREES EXCEPTIONNELLES ..................................................................................... 5
1.1.2 - SORTIE MULTIPLE ...................................................................................................... 7
1.1.3 - SORTIE UNITAIRE ...................................................................................................... 9
1.1.4 - REINTEGRATION .......................................................................................................10
1.1.5 - TRANSFERT MAGASIN ...............................................................................................12
1.2 - GESTION DES INVENTAIRES ..........................................................................................14
1.2.1 - PREPARATION D'UN INVENTAIRE ................................................................................15
1.2.2 - ENREGISTREMENT D’UN INVENTAIRE ..........................................................................17
1.3 - PILOTAGE DES STOCKS ...............................................................................................20
1.3.1 - HISTORIQUE DES MOUVEMENTS.................................................................................21
1.3.2 - ENTREES SORTIES PAR ARTICLE ................................................................................23
1.4 - EDITIONS STOCKS .......................................................................................................24
1.4.1 - VALORISATION STOCKS .............................................................................................25
1.4.2 - VALORISATION DATEE DES STOCKS ............................................................................26
1.4.3 - STOCK DORMANT .....................................................................................................28
1.4.4 - RECEPTION ET CONSOMMATION MENSUELLE ..............................................................30
1.4.5 - MOUVEMENT DE SORTIE PAR CF ...............................................................................31
1.4.6 - MOUVEMENT DE SORTIE PAR IMPUTATION ..................................................................33
1.4.7 - EVOLUTION DU MONTANT VALORISE DES STOCKS .......................................................34
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Module 6 : Gestion des Stocks
1 - Gestion des Stocks
Gestion des
Stocks
_________________________________________________________________
Objectif :
Le module « Gestion des Stocks » a pour objectif de vous rendre autonome pour le
suivi de vos mouvements de stocks afin de garantir la traçabilité et la valorisation de
vos stocks tout en simplifiant la saisie et la recherche des informations.
Public concerné :
Responsables de Maintenance
Toute personne impliquée dans le suivi ou la consommation de stocks
Chefs de projet
Prérequis :
Module 1 – Environnement Général d’OptiMaint
Module 3 – Données de base

1.1 - Mouvements de stocks
SOMMAIRE
Mouvements de stocks
Gestion des Inventaires
Pilotage des Stocks
Editions Stocks
_________________________________________________________________
Objectif :
Le but de ce chapitre est de présenter les différents mouvements de stock que l’on
peut enregistrer avec OptiMaint.
Remarque :
Tous les mouvements de stocks disposent d’une fonctionnalité unitaire et multiple
Les mouvements de stock peuvent donc une référence d’article seule ou bien une
liste d’articles.
Définition :
Un mouvement de stock est une modification de la quantité d’article d’un magasin de
stockage incluant donc une variation du coût de stock.
OptiMaint utilise la notion de PMP (Prix Moyen Pondéré) pour calculer les coûts de
stock.
Le PMP est mis à jour à chaque d’entrée en stock en fonction du prix d’entrée de
l’article, de la quantité global d’articles et du coût global de chaque article en stock.
Ex :
Prix unitaire Entrée Qté en stock Coût global PMP
date après entrée
J 0 0€ 0€
J+1 10 € +2 2 20 € 10 €
J+2 8€ +4 6 52 € 8.67 €
Description :
Il est possible d’enregistrer les entrées de stock par :

- Une Entrée exceptionnelle
- Un Bon de réception : Module « Gestion des Achats »
- Une Réintégration : mouvement correctif d’une sortie de stock
Les sorties stock se font de manière unitaire ou global.

Les coûts de consommation (de sortie) sont calculés avec le PMP de chaque article.

1.1.1 - Entrées Exceptionnelles
Entrées
exceptionnelles Sorties multiples
Imputées à …
Sortie unitaire BT
projet
CF
Réception organe contrat
Stock
achat
magasin1
équipement
Réintégration
Transfert
magasin
Stock
magasin2
_________________________________________________________________
Accès à la fonction :
Menu Stocks │Entrée exceptionnelle unitaire
ou
Menu Stocks | Entrées exceptionnelles (multiples)
Définition :
Ces deux fonctions permet d’incrémenter la quantité d’articles en stock sans passer la
gestion des achats – réceptions.
Si la quantité en stock est modifiée, le coût de stock également, donc le PMP peut
aussi être modifié lors d’une entrée exceptionnelle.
Description : Entrée exceptionnelle unitaire

Sélectionner l’article à entrer en stock.
Indiquer le magasin et la quantité à incrémenter.
Sélectionner l’intervenant qui effectue l'entrée en stock (par défaut lié à l’utilisateur
connecté).
Pour valoriser ce mouvement de stock, valider la case « Calcul du PMP » et entrer le

prix unitaire de l’article.
Remarque :
Si la case n’est pas cochée, OptiMaint entre une quantité en stock à la valeur du PMP
actuel résultat : la valeur globale du stock augmente.
Le champ C.F. permet d’indiquer le Centre de Frais d’origine de l’article.
Le commentaire est une zone de texte libre.

Il sera affiché dans la fenêtre d'historique des mouvements de stock (le commentaire
peut également être un critère de recherche dans cette fenêtre).
OptiMaint indique en bas de la fenêtre les informations suivantes :

- l’emplacement de l’article dans le magasin (pour savoir où ranger la pièce)
- le niveau de stock, le PMP et la valeur du stock avant et après l’entrée

Valider pour enregistrer l’entrée exceptionnelle.
Description : Entrées exceptionnelles

- Dans la partie haute : Sélectionner l’intervenant.
- Sélectionner un magasin si les entrées ne se feront que sur un seul. Il est
possible d’enregistrer une liste d’entrées exceptionnelles multi magasins.
- Le champ C.F. permet d’indiquer le Centre de Frais d’origine de l’article.
- Le commentaire est une zone de texte libre
Remarque :
Ces deux informations peuvent être saisies ligne à ligne dans la liste des articles à
entrer.
- Valider . La validation permet d’accéder à la partie basse (pour compléter

la liste des entrées)
- Sélectionner un article
- Sélectionner le magasin pour lequel on enregistre l’entrée
- Entrer la quantité
- Valider la case à cocher Calcul PMP pour valider la mise à jour ou non du
PMP lors de l’entrée
- Indiquer un éventuellement un prix
Le bouton permet d’ajouter une ligne supplémentaire à la liste
Le bouton préparer une liste d’entrées exceptionnelles ouvre une fenêtre de

spécifique. Cette fenêtre permet d'ajouter facilement plusieurs articles à entrer en
saisissant les critères de recherches souhaités.
Valider pour lister les articles recherchés puis cocher la case choix à gauche de
ceux sélectionnés.
Valider ensuite pour ajouter la sélection à la liste des entrées exceptionnelles
- Compléter ou modifier éventuellement les informations :

Quantité
Calcul PMP et le Prix
CF
Commentaires
- Valider .enfin pour enregistrer les entrées exceptionnelles

1.1.2 - Sortie multiple
Sorties Imputées à …
Entrées
exceptionnelles multiples
Sortie unitaire BT
projet
CF
Réception Stock organe contrat
achat magasin1
équipement
Réintégration
Transfert
magasin
Stock
magasin2
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Sorties
Ou raccourci dans la barre d’outils
Ou raccourci sur les fenêtres de bon de travail et d’activités.
Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer la sortie d’un ou plusieurs articles et d’imputer
directement les coûts de consommation d’articles.
La valorisation des sorties d’articles se fait par le PMP :
Coût sortie article = Quantité sortie x PMP de l’article
Remarque :
Une sortie diminue la quantité d’article en stock
OptiMaint ne gère pas de stock négatif, la quantité minimale requise est de 0 article.
Description :
ère
1 étape : Sélection des données générales de la sorties :
Sélectionner l’intervenant qui effectue la sortie.
Il faut ensuite entrer au minimum les deux informations nécessaires à l’imputation des
coûts :
- La rubrique
- Le centre de frais : C.F.

D’autres informations peuvent être renseignées :

- un numéro de BT (Bon de travail)
- un équipement, un organe
- un N° B.S. : numéro de Bon de Sortie, si les sorti es de pièces sont saisies sur
un autre support (carnet…)
- un destinataire : l’intervenant qui reçoit la pièce
- une campagne et une ligne de campagne
- un contrat
- un projet d’investissement
On peut saisir une date et heure de sortie (par défaut celles du système).
Un commentaire peut être saisi pour l’ensemble de l’enregistrement.
Remarque :
Certains champs peuvent être rendus obligatoires ou ajoutés en fonction de la
personnalisation des articles.
Valider pour passer à la seconde étape.

ème
2 étape : Sélection des articles à sortir
Sélectionner un article dans la liste ou entrer directement son code puis tabulations.
OptiMaint affiche les informations principales de l’article.
Entrer la quantité d’articles à sortir.
Le magasin (par défaut le principal) peut-être modifié.
Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre d'historique
des mouvements de stock (le commentaire peut également être un critère de
recherche dans cette fenêtre).
Le bouton ajouter (en bas à gauche) permet d’ajouter autant de ligne de sortie
que l’on souhaite, Répéter ensuite les étapes de saisie.
Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock.
Remarque :
OptiMaint affiche, pour chaque ligne de saisie, les informations concernant le stock
(cliquer sur une des lignes pour afficher les informations en bas de la fenêtre):
- Stock, PMP, Valeur de stock avant et après sortie
- Le reste à livrer (quantité en commande)
- L’emplacement de l’article dans le magasin
OptiMaint affichera aussi des messages en fonction des niveaux de stock :

- « Point de commande atteint » : en bleu
- « Stock minimum atteint » : en rouge
- « Cette sortie produirait un stock négatif » en rouge : dans ce cas OptiMaint
ne validera pas l’enregistrement de la sortie (un message d’erreur apparait si
on valide)
Si on entre un N° de BT dans la 1ère étape, OptiMaint liste dans la 2ème étape les
articles prévus en sortie sur ce BT.

1.1.3 - Sortie Unitaire
Imputées à …
Sortie
Entrées BT
exceptionnelles unitaire CF
projet
Sorties multiples organe contrat
Réception Stock équipement

achat magasin1
Réintégration
Transfert
magasin
Stock
magasin2
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Sortie unitaire
Ou raccourci dans la barre d’outils
Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer la sortie d’un article et d’imputer directement les
coûts de consommation d’articles.
Une sortie diminue la quantité d’article en stock

OptiMaint ne gère pas de stock négatif, la quantité minimale requise est de 0 article.
Description :
Sélectionner :
- l’article concerné
- le magasin à décrémenter
- la quantité
- le C.F.
- la rubrique
- et l’intervenant
Les autres informations sont facultatives comme les commentaires ou le N° B.S.

(Voir chapitre Sorties multiples)
Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock.

1.1.4 - Réintégration
Entrées Imputées à …
BT
Sortie unitaire projet
CF

achat magasin1
équipement
Transfert
magasin
Réintégration
Stock
magasin2
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Réintégration
Définition :
La réintégration de stock est un mouvement correctif de stock qui permet d’enregistrer
un retour en stock d’article préalablement sortis.
Ce mouvement va corriger les quantités d’article en stock et les prix moyen pondérés
concernés.
Description :
La réintégration se passe en deux étapes :
ère
1 étape : recherche des mouvements de sortie de pièce à corriger
Valider pour qu’OptiMaint affiche la liste des mouvements de stock
Des critères de recherches permettent de limiter la liste selon :

- un article ou sa désignation
- un magasin
- un C.F.
- un équipement
- un organe
- un intervenant
- un N° de BT ou d’activité (ou ligne de campagne)
- une référence de B.S. (Bon de Sortie) : automatique en fonction des
paramètres (voir Module 09 - Personnalisation d’OptiMaint)
- un période (du – au)

2ème étape : Correction du mouvement
Sélectionner le bon mouvement de sortie en double-cliquant sur la ligne

correspondante.
La fenêtre de réintégration s'affiche avec les informations du mouvement de sortie
Il faut saisir la quantité réintégrée et le code intervenant (identifiant de la personne qui
réintègre l'article dans le magasin).
Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre d'historique
des mouvements de stock (le commentaire peut également être un critère de
recherche dans cette fenêtre).
Au fur et à mesure de la saisie des différents champs, le nouveau stock et sa valeur
sont affichés en bas de la fenêtre.
Valider pour confirmer la réintégration.

1.1.5 - Transfert Magasin
Entrées Imputées à …
Sortie unitaire BT
projet
CF
achat magasin1
équipement
Transfert Réintégration
magasin
Stock
magasin2
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Transfert magasin unitaire
ou
Menu Stocks | Transferts magasins
Définition :
Cette fonction permet l’enregistrement d’un mouvement d’article d’un magasin à un
autre.
Ce mouvement de stock n'a évidemment aucune incidence sur le calcul des
consommations
Description Transfert unitaire :

- Saisir le code article, le code magasin d'origine (magasin où se trouve l'article
à transférer) et le code magasin destinataire. Les désignations de l'article et
des 2 magasins s'affichent automatiquement, ainsi que l'état du stock avant
transfert dans les 2 magasins.
- Indiquer la quantité à transférer et le code intervenant (identifiant de la

personne qui transfère l'article).
- Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre
d'historique des mouvements de stock (le commentaire peut également être
un critère de recherche dans cette fenêtre).
- Au fur et à mesure de la saisie des différents champs, le nouveau stock est

affiché en bas de la fenêtre
- Valider pour confirmer le transfert d’article
Description Transferts multiples :

- Dans la partie haute : Sélectionner l’intervenant.

- Sélectionner un magasin d’origine et/ou un magasin destinataire s’ils sont
communs à tous les articles à transférer.
- Le commentaire est une zone de texte libre.
- La case à cocher permet la création automatique des fiches de stocks des
articles sur les magasins destinataires. (dans le cas contraire, OptiMaint
contrôle la cohérence des données et limites la liste des magasins)
Remarque :
les informations peuvent être saisies ligne à ligne dans la liste des articles à
transférer.
- Valider . La validation permet d’accéder à la partie basse (pour compléter

la liste des transferts)
- Sélectionner un article
- Sélectionner le magasin d’origine
- Sélectionner le magasin destinataire
- Indiquer la quantité à transférer
Le bouton permet d’ajouter une ligne supplémentaire à la liste
Le bouton préparer une liste de transferts ouvre une fenêtre de spécifique. Cette
fenêtre permet d'ajouter facilement plusieurs articles à entrer en saisissant les critères
de recherches souhaités.
Valider pour lister les articles recherchés puis cocher la case choix à gauche de
ceux sélectionnés.
Valider ensuite pour ajouter la sélection à la liste des transferts.
- Compléter ou modifier éventuellement les informations :

Magasins
Quantité
Commentaires
- Valider .enfin pour enregistrer les transferts

1.2 - Gestion des inventaires
SOMMAIRE
Mise en place d’un inventaire

Exploitation de l’inventaire
_________________________________________________________________
Définition :
L’inventaire est un relevé de valeurs (quantité) de références connus afin d’enregistrer
le niveau de ces valeurs à un moment précis.
Un bilan est souvent établi constatant les profits ou les pertes de ces valeurs.
Objectif :
Mettre à niveau les quantités physiques d’articles réellement en stock par rapport aux
quantités théoriques connues.
La quantité d’articles en stock sera mise à jour par un relevé manuel puis enregistrée
sur OptiMaint.
Les variations entre stock physique et stock théorique seront connues et pourront être
analysées.
La valorisation des stocks ainsi que les suggestions de réapprovisionnement seront

garanties.
Description :
Un inventaire se déroule toujours en 2 étapes avec OptiMaint :
ère
1 étape : préparation du relevé par l’édition d’un document (liste d’inventaire) ou
relevé direct sans document (support papier par exemple).
ème
2 étape : enregistrement du relevé dans OptiMaint par la validation d’une liste
d’inventaire ou saisie d’un inventaire unitaire.
Ces deux étapes sont décrites dans les chapitres suivants.

1.2.1 - Préparation d'un inventaire
Inventaire N°01
OptiMaint Article Désignation Emplacement
Article Désignation Emplacement
Dernier
Dernier
Stock
Stock
Inventaire constaté
Unité
Unité
Inv entaire
01
Art 1
Art 2
Art 3
Art 4
Art 5
Art 6
…
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Liste d’inventaire
Définition :
Cette fonction permet d’éditer un document numéroté contenant une liste d’article
avec leur désignation et leur emplacement permettant d’effectuer un relevé
d’inventaire sur ces références.
Cette liste numérotée sera ensuite validée pour enregistrer le relevé d’inventaire.
Description :
Entrer le destinataire du document (par défaut, l’utilisateur connecté).
OptiMaint propose de limiter la liste des articles sur le document selon les critères
suivants :
- un magasin particulier
- une famille, une sous-famille ou un groupe d’articles
- un emplacement : l’utilisation du caractère * ou % est possible (voir Module
Environnement général) par exemple :
Les articles contenus dans l’étagère A ont un emplacement de type : A1.1, A1.2,
A1.3…Entrer « A* » (base Access) dans le champ « Emplacement » pour limiter
la liste à tous les articles de l’étagère A.
Il est aussi possible de lister tous les articles non inventoriés depuis une certaine date.
OptiMaint propose également de trier la liste d’article soit par leur code (sélectionner
« Par article », soit par leur emplacement.
Valider pour éditer la liste d’inventaire. OptiMaint attribuera automatiquement un

numéro à cette liste, ce qui va permettre d’enregistrer le relevé dans OptiMaint (voir
chapitre suivant).
Le bouton « exporter » permet d’éditer la même liste d’inventaire en format texte

(.Txt). ce fichier sera placé dans le dossier d’installation d’OptiMaint (par défaut
c:/program filles/Apisoft/OptiMaint). Ce fichier peut être traité par une autre application
de gestion de stock.
Le document édité est listé par magasin et comporte ces informations :

- le code et la désignation des articles à relever
- les emplacements correspondants
- la date du dernier inventaire
- une case vide à remplir manuellement lors du relevé d’inventaire : colonne
« Stock constaté »
- l’unité de stockage de chaque article
Conseils pratiques :
- Vérifier que l’unité de stockage correspond bien à la quantité relevée.

Exemple à ne pas reproduire : Relevé de 4 bidons donc saisie de 4 dans la
case, mais l’unité de stockage n’est pas le bidon mais le litre. Dans ce cas, Il
faut saisir 20 dans la case (s’il s’agit de bidon de 5 litres).
- Le tri de la liste par emplacement peut être très pratique si ces derniers sont
er
ordonnés : ex : A1.1, A1.2, A1.3…relevé pour une étagère A, 1 étage et
emplacement successif. Cela permet de gagner du temps lors de la saisie.
- Eviter les listes trop longues : avoir trop de documents peut nuire à la bonne
saisie des informations. OptiMaint permet d’éditer plusieurs liste limitée qui
auront chacune un numéro.

1.2.2 - Enregistrement d’un inventaire
Inventaire N°01
OptiMaint
Article Désignation Emplacement Dernier Stock Unité
Article Désignation Emplacement Dernier Stock Unité
Inventaire
01
Art 1 2
Art 2 34
Art 3 5
Art 4 67
Art 5 890
Art 6 1
…
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Validation liste d’inventaire
Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer un relevé effectué sur les listes d’inventaires dans
OptiMaint et ainsi mettre à jour les niveaux de stock.
Un inventaire peut aussi être saisi unitairement par article.
Description :
Etapes à suivre
1. Entrer le numéro de l’inventaire ou sélectionner le dans la liste.
Une fois choisi, OptiMaint détaille les articles concernés par la liste d’inventaire.
2. Sélectionner l’intervenant enregistrant l’inventaire (par défaut celui rattaché à

l’utilisateur connecté)
Il est possible de saisir un commentaire pour l’ensemble du relevé.
3. Pour chaque ligne de l’inventaire (correspondant à une ligne de relevé de la

liste d’inventaire), saisir la valeur relevée dans le champ « Quantité »
Il est possible de saisir un commentaire par ligne.
Astuce pratique :
L’ordre des articles à l’écran correspond à celui de la liste d’inventaire donc OptiMaint
permet la saisie d’un relevé en « rafale » : Entrer la quantité et appuyer sur la touche
tabulations, entrer la quantité de la ligne suivante et ainsi de suite…

Cette méthode permet de gagner du temps sur la saisie informatique du relevé.
Valider pour enregistrer le relevé d’inventaire.
Attention : une fois validé, on ne peut plus modifier un relevé d’inventaire. Il est
nécessaire d’enregistrer un autre inventaire pour le ou les articles concernés par
l’erreur. La fonction Inventaire unitaire permet cela (voir paragraphe suivant).
Remarques :
- La validation d’une liste d’inventaire est possible en plusieurs fois. On peut ne

saisir que quelques lignes dans la liste puis valider et effectuer le reste de la
saisie une autre fois.
- La suppression de liste d’inventaire s’effectue par la fenêtre « Validation liste
d’inventaire ». Sélectionner la liste à supprimer et cliquer sur le bouton .
- De la même manière, il est aussi possible de rééditer la liste d’inventaire (pour
une nouvelle impression du document) par le bouton .
Saisie d’un inventaire unitaire : article par article

Menu | stocks | Inventaire unitaire
Etapes à suivre :
1. Sélectionner l’article dont on a relevé la quantité

2. Sélectionner le magasin de stockage ou s’est effectué l’inventaire
3. Entrer la quantité
4. Sélectionner l’intervenant
Des commentaires peuvent être indiqués pour cet inventaire.
Valider pour enregistrer le relevé d’inventaire.
Remarque :
Cette fonction peut s’avérer utile pour corriger une erreur de validation de liste
d’inventaire.
Edition des écarts d’inventaire :

Menu | stocks | Ecart d’inventaire
Cette édition permet de visualiser les écarts d’inventaire entre la quantité relevé
physiquement et la quantité théoriquement en stock.
Cette analyse s’effectue sur un inventaire particulier ou bien sur une période
particulière.
L’analyse peut se limiter à un magasin particulier, à sélectionner dans la liste.
Etapes à suivre :
- Sélectionner le critère d’analyse :
Date : pour délimiter une période entre deux dates
N° inventaire : pour sélectionner l’inventaire à a nalyser
- Valider pour éditer le document
OptiMaint liste les articles concernés par un ou des inventaires avec les écarts

correspondants ainsi que la valeur au PMP de ces écarts.

On peut visualiser rapidement le montant des pertes ou de gains pour chaque article
et chaque magasin. Un total général des gains ou pertes est affiché à la fin de
l’édition.

1.3 - Pilotage des Stocks
SOMMAIRE
Historique des mouvements

Entrées / sorties par articles
_________________________________________________________________
Objectif :
Retrouver et analyser rapidement un ensemble de mouvements de stock et le
montant des coûts associés pour :
- Les entrées : exceptionnelle, bon de réception…
- Les sorties : unitaire, transfert, sur intervention…
- Les mises à jour ou correction : Réintégration, inventaire, mise à jour PMP…
Editer un document récapitulatif de ces informations.
Effectuer par article une synthèse des commandes en cours et des mouvements de
stock.

1.3.1 - Historique des mouvements
Entrées
exceptionnelles
Imputées à …
Sorties multiples
Sortie unitaire BT projet

CF
Réception achat organe contrat
Stock
magasin1
équipement
?
Réintégration
Transfert
magasin
?
? Stock magasin2
OptiMaint
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Historique mouvements
Définition :
Cette fonction de recherche permet de :
- Rechercher des mouvements de stock
- Visualiser le cout total des mouvements
- Editer un document listant par article les volumes et les coûts engendrés par
ces mouvements
Cette fenêtre de recherche peut être de 2 types : standard ou avancée. Pour passer
d’un mode de recherche à l’autre cliquer sur les boutons ou en fonction du

type de fenêtre.
Ne sera détaillé dans ce chapitre que le mode standard. Pour l’utilisation du mode de
recherche avancée, se reporter au Module Environnement général.
Description :
Sélectionner les filtres permettant de limiter l’analyse à effectuer et ainsi la liste des
mouvements. Les critères de sélection concernent :
- la nomenclature : CF, équipement…
- la gestion des achats : commande, réception…
- la gestion des interventions : BT, rubrique…
- une période particulière
- une transaction particulière : type de mouvement à sélectionner dans la liste
En cochant les cases correspondantes, on affiche ou non les mouvements d’Entrées,

de Sortie ou les mouvements dits Correctifs.

Les résultats peuvent être triés par Article, par date décroissante ou par imputation.
Valider pour afficher les résultats.

1.3.2 - Entrées sorties par article
OptiMaint
Commandes
Article 1
Stock
Entrées magasin1 Sorties
_________________________________________________________________
Menu Stocks │Entrées / Sorties articles
Définition :
Cette fonction permet de visualiser pour un article sur une seule fenêtre :
- Les niveaux de stock
- les commandes en cours
- les mouvements de stock depuis une certaine date
Description :
Sélectionner l’article à analyser
Il est possible de limiter l’analyse à un magasin en particulier
Sélectionner la date limite pour les mouvements de stock à afficher (par défaut depuis
un mois).
Valider pour afficher les résultats.
Double cliquer sur une ligne pour en obtenir le détail.

1.4 - Editions Stocks
SOMMAIRE
Valorisation stocks
Valorisation datée des stocks
Stock dormant
Réception et consommation mensuelle
Mouvement de sortie par CF
Mouvement de sortie par Imputation
Evolution du montant valorisé des stocks
_________________________________________________________________
Objectif :
Editer des résultats synthétiques concernant l’analyse et le suivi des Stocks avec
OptiMaint.
Le logiciel propose des résultats pertinents pour contrôler et améliorer la gestion des
Stocks.

1.4.1 - Valorisation stocks
Magasin 1
OptiMaint
Magasin 2
Article 1
Article 2
?
Article 3
_________________________________________________________________
Menu Editions | Stocks │Valorisation stock
Définition :
Cette édition permet de connaître la valeur des stocks en magasin à ce jour (au
moment de l’édition).
Description :
L’analyse peut se limiter à :
- Un magasin particulier
- Une famille, une sous famille ou un groupe d’article.
- Une imputation d’entrée ou de sortie
La présentation du document (et des totaux) est possible par magasin, imputation
d’entrée ou imputation de sortie.
En cochant les cases correspondantes, on peut :

- afficher les totaux par famille et sous famille
- afficher les stocks dont la quantité est nulle (coûts de stock = 0)
Valider pour éditer les résultats.
L’édition propose la liste des articles concernés avec :

- la quantité en stock
- le montant du PMP
- La valeur du stock au PMP
- La valeur du stock au prix standard
Il est donc possible d’une part, d’évaluer le montant des stock et d‘autre part de
comparer coûts de stock (PMP) et coûts d’achats potentiel (prix standard) pour
analyser la rentabilité du stock.

1.4.2 - Valorisation datée des stocks
Magasin 1
OptiMaint
Magasin 2
Article 1
Article 2
?
Article 3
_________________________________________________________________
Menu Editions | Stocks │Valorisation datée du stock
Définition :
Cette édition permet de connaître la valeur des stocks en magasin à une date précise
(dans le passé).
Description :
L’analyse peut se limiter à :
- Un magasin particulier
- Une famille, une sous famille ou un groupe d’article.
- Un article particulier
Sélectionner la date à analyser
Cocher la case Editer le détail des mouvements pour visualiser le détail de l'évolution
de la valorisation du stock entre la date choisie et la date actuelle.
Valider pour éditer les résultats
L'état est trié par magasin et présente pour chaque article référencé (partie grisée) :
- la quantité actuelle en stock
- le P.M.P. actuel
- la valorisation actuelle
- la Valorisation à la date choisie
Puis en détail (si Edition du détail sélectionné) pour chaque article :

- le type du mouvement
- la transaction
- la quantité du mouvement
- le prix article du mouvement
- la quantité avant mouvement
- le PMP avant mouvement

- la Valorisation avant mouvement

- la date du mouvement
les totaux par magasin et le total général sont disponibles à la fin du document et
correspondent à la valeur du stock au PMP (à la date de valorisation + à la date
actuelle).
Cette analyse s’avère utile pour comparer la valeur des stocks entre plusieurs
périodes ou pour connaitre ce montant à une date précise (par exemple : le montant
de stock à déclarer aux impôts en fin d’exercice fiscal).

1.4.3 - Stock dormant
OptiMaint
Magasin 1
Magasin 2
Article 1
Article 2
?
Article 3
_________________________________________________________________
Menu Editions | Stocks │Stock dormant
Définition :
Cette édition permet de mettre en évidence les articles qui n'ont plus de mouvements
d'entrée ni de sortie depuis une certaine période.
Description :
L’analyse se paramètre en sélectionnant :)
- une Date limite entrée
- une Date limite sortie
- un magasin (facultatif)
Par défaut, l'état ignore les articles obsolètes. Il est possible de les prendre en compte
en cochant la case : Prise en compte Articles Obsolètes.
Remarque :
Les articles pris en compte dans cette édition sont tous les articles dont la date de
dernière entrée est inférieure ou égale à la date limite entrée saisie et la date de
dernière sortie est inférieure ou égale à la date limite sortie saisie.
La date de création de la fiche de stock de l'article est prise en compte pour l'édition
de la façon suivante :
Les articles créés après la date la plus récente saisie (Limite Entrée ou Limite Sortie)
qui n'ont jamais eu de mouvements sont exclus de l'édition.
Les articles qui n'ont jamais eu de mouvements mais créés avant cette date sont eux
pris en compte.

L'état est trié par magasin et article, et présente pour chaque article :
- la référence de l'article
- le code famille
- le code sous-famille
- l'emplacement
- les dates de dernières entrée et sortie
- l'unité de stockage
- le stock mini
- la quantité en stock
- la valeur du stock au prix standard et au PMP
Les Totaux par magasin et le total général sont disponible à la fin du document et
correspondent à la valeur du stock au prix standard et au PMP.

1.4.4 - Réception et consommation mensuelle
OptiMaint
Entrées Sorties
Magasin 1
Magasin 2
Article 1
Article 2
Article 3
_________________________________________________________________
Menu Editions | Stocks │Réceptions et consommations mensuelles
Définition :
Cette édition permet de connaître les quantités d'articles réceptionnés et consommés
dans une période donnée.
Description :
L’analyse peut se limiter en sélectionnant :
- un magasin particulier
- une famille, une sous famille ou un groupe d’article
Pour sélectionner la période d’analyser, entrer une date de début et de fin.
Pour afficher les quantités et/ou les montants sur l’édition, cocher les cases
correspondantes.
L'état présente (selon les options) :

- un tableau des quantités récapitulatif avec :
• le code et la désignation de l'article
• pour chaque mois de la période sélectionnée : la quantité entrée et la
quantité sortie
• le total de la quantité entrée et de la sortie par article.
et / ou
- un tableau des montants récapitulatif avec :
• le code et la désignation de l'article
• pour chaque mois de la période sélectionnée : les montants (PMP)
correspondants aux entrées et aux sorties
• le total des montants par article

1.4.5 - Mouvement de sortie par CF
OptiMaint
Magasin 1 Sorties
Magasin 2
Article 1
Article 2
Article 3
_________________________________________________________________
Menu Editions | Stocks │Mouvements de sorties par C.F.
Définition :
Cette édition permet d'obtenir un historique valorisé des mouvements de sorties pour
chaque centre de frais.
Description :
L’analyse peut être limitée en sélectionnant :
- une division
- un centre analytique
- un centre de frais (CF)
- un magasin
- une rubrique
L'état est trié par magasin, division, C.F., rubrique et article, et présente pour chaque
mouvement :
- la date du mouvement (les dates sont triées en ordre décroissantes)
- la quantité du mouvement (la quantité est négative dans le cas d'une
réintégration)
- le P.M.P.
- la valorisation du mouvement au PMP et au prix standard
Les Totaux par article, par rubrique et par magasin ainsi que le total général sont

disponibles à la fin du document et correspondent à la valeur du stock au prix

standard et au PMP.
A la fin de l'édition est affiché un tableau récapitulatif de la valorisation des
mouvements par C.F. et par rubrique.

1.4.6 - Mouvement de sortie par Imputation
OptiMaint
Magasin 1 Sorties
Magasin 2
Article 1
Article 2
Article 3
_________________________________________________________________
Menu Editions | Stocks │Mouvements de sorties par imputation
Définition :
Cette édition permet d'obtenir un historique valorisé des mouvements de sorties pour
chaque imputation comptable.
Description :
- un magasin
- une rubrique
- une imputation d’entrée et ou de sortie spécifique
En cochant les cases correspondantes, OptiMaint affichera le détail des mouvements

de stocks et/ou inclura dans l’analyse les retours fournisseurs
L'état est trié par imputation et par article
Les Totaux par articles, par imputation et le total général sont disponibles à la fin du
document et correspondent à la valeur du stock au prix standard et au PMP.

1.4.7 - Evolution du montant valorisé des stocks
_________________________________________________________________
Menu Editions | Stocks │Evolution du montant valorisé des stocks
Définition :
Cette édition présente l'évolution dans le temps du montant valorisé des stocks sous
forme graphique (courbe ou histogramme).
Description :
- un magasin
- un article particulier
Sélectionner le type de cible pour chaque graphique souhaité ainsi que le détail des
courbes à afficher.
Sélectionner les détails de la période : par mois ou par semaine.
Sélectionner le type de graphique : courbe ou histogramme.
Deux options d’affichage sont possibles en cochant les cases correspondantes :

- une année par courbe : si la tranche des dates est supérieure une année,
l'abscisse du graphique ne représentera pas la période complète, mais une
année (avec donc superposition de courbes annuelles)
- Edition tableaux : en plus de l'édition des graphiques, édition de tableaux
résumant les données utilisées

Attention :
Ce traitement peut-être particulièrement long en fonction du nombre d'articles traités
ainsi que de la période demandée.

PROPRIETE ET USAGE :
Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel,

fait sans le consentement de la société Apisoft est illicite
(Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985).
Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée
par les articles 425 et suivants du code pénal.
Tous droits réservés dans tous pays.
Logiciel original développé par la société Apisoft
CONFORMITE ET MISE EN GARDE :
Compte tenu des contraintes inhérentes sous forme de papier,

les spécifications visées dans la présente documentation
constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation,

de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de
mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel,

de lire préalablement la documentation.
La documentation peut ne pas correspondre à la toute dernière version référencée.
Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées
sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation
existante pour présenter les modifications
et améliorations apportées à ces mises à jour.
Apisoft recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous

invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions
et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever.
Pour de plus amples informations contacter votre revendeur.
OptiMaint est un progiciel de GMAO développé par la société
www.apisoft.fr
Les marques citées dans ce document sont la propriété de leur détenteur respectif.

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Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

TABLE DES MATIERES

1.1 - MOUVEMENTS DE STOCKS ............................................................................................ 4

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1 - Gestion des Stocks

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 3/36

1.1 - Mouvements de stocks

Il est possible d’enregistrer les entrées de stock par :

Les sorties stock se font de manière unitaire ou global.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 4/36

1.1.1 - Entrées Exceptionnelles

Description : Entrée exceptionnelle unitaire

Pour valoriser ce mouvement de stock, valider la case « Calcul du PMP » et entrer le

Le champ C.F. permet d’indiquer le Centre de Frais d’origine de l’article.

Le commentaire est une zone de texte libre.

OptiMaint indique en bas de la fenêtre les informations suivantes :

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 5/36

Valider pour enregistrer l’entrée exceptionnelle.

Description : Entrées exceptionnelles

- Valider . La validation permet d’accéder à la partie basse (pour compléter

Le bouton permet d’ajouter une ligne supplémentaire à la liste

Le bouton préparer une liste d’entrées exceptionnelles ouvre une fenêtre de

Valider ensuite pour ajouter la sélection à la liste des entrées exceptionnelles

- Compléter ou modifier éventuellement les informations :

- Valider .enfin pour enregistrer les entrées exceptionnelles

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 6/36

1.1.2 - Sortie multiple

Ou raccourci sur les fenêtres de bon de travail et d’activités.

La valorisation des sorties d’articles se fait par le PMP :

Coût sortie article = Quantité sortie x PMP de l’article

Sélectionner l’intervenant qui effectue la sortie.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 7/36

D’autres informations peuvent être renseignées :

Un commentaire peut être saisi pour l’ensemble de l’enregistrement.

Valider pour passer à la seconde étape.

Entrer la quantité d’articles à sortir.

Le magasin (par défaut le principal) peut-être modifié.

Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock.

OptiMaint affichera aussi des messages en fonction des niveaux de stock :

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 8/36

1.1.3 - Sortie Unitaire

Sorties multiples organe contrat

Réception Stock équipement

Une sortie diminue la quantité d’article en stock

Les autres informations sont facultatives comme les commentaires ou le N° B.S.

Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 9/36

Réception Stock organe contrat

Valider pour qu’OptiMaint affiche la liste des mouvements de stock

Des critères de recherches permettent de limiter la liste selon :

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 10/36

2ème étape : Correction du mouvement

Sélectionner le bon mouvement de sortie en double-cliquant sur la ligne

Valider pour confirmer la réintégration.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 11/36

1.1.5 - Transfert Magasin

Description Transfert unitaire :

- Indiquer la quantité à transférer et le code intervenant (identifiant de la

- Au fur et à mesure de la saisie des différents champs, le nouveau stock est

- Valider pour confirmer le transfert d’article

Description Transferts multiples :

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 12/36

- Dans la partie haute : Sélectionner l’intervenant.