Université

CADI AYYAD

Ecole Nationale des Sciences Appliquées

-MARRAKECH-

TRAVAUX
PRATIQUES

TP 2: GESTION DE STOCK
GMAO

Année universitaire : 2019/2020 |

Mouvements de stocks
• Entrée Exceptionnelle
• Sortie multiple

• Sortie unitaire

• Réintégration
• Transfert Magasin

________________________________________________________
Objectif :
Le but de ce chapitre est de présenter les différents mouvements de stock que
l’on peut enregistrer avec OptiMaint.

Définition :
Un mouvement de stock est une modification de la quantité d’article d’un
magasin de stockage incluant donc une variation du coût de stock.

OptiMaint utilise la notion de PMP (Prix Moyen Pondéré) pour calculer les
coûts de stock.
Le PMP est mis à jour à chaque entrée en stock en fonction du
prix d’entrée de l’article, de la quantité global d’articles et du coût global de
chaque article en stock.

Description :
Il est possible d’enregistrer les entrées de stock par :

- Une Entrée exceptionnelle 


- Un Bon de réception : Module « Gestion des Achats » 


- Une Réintégration : mouvement correctif d’une sortie de stock 


Les sorties stock se font de manière unitaire ou global.
 Les coûts de

consommation (de sortie) sont calculés avec le PMP de chaque article.

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Entrée Exceptionnelle

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Entrée exceptionnelle

Définition :
Cette fonction permet d’incrémenter la quantité d’articles en stock sans passer
par la gestion des achats – réceptions.
 Si la quantité en stock est modifiée, le
coût de stock également, donc le PMP peut aussi être modifié lors d’une
entrée exceptionnelle.

Description :
Sélectionner l’article à entrer en stock.
Indiquer le magasin et la quantité à
incrémenter. Sélectionner l’intervenant qui effectue l'entrée en stock.

Pour valoriser ce mouvement de stock, cocher la case « Calcul du PMP » et

entrer le prix unitaire de l’article.

Le champ C.F. permet d’indiquer le Centre de Frais d’origine de l’article.

Le commentaire est une zone de texte libre.
Il sera affiché dans la fenêtre
d'historique des mouvements de stock.

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OptiMaint indique en bas de la fenêtre les informations suivantes :

- l’emplacement de l’article dans le magasin (pour savoir où ranger la

pièce)
- le niveau de stock, le PMP et la valeur du stock avant et après l’entrée

Valider pour enregistrer l’entrée exceptionnelle.

Question

1. Ajouter deux magasins : magasin 2 et magasin 3.

2. Créer une fiche de stock pour chaque magasin.
3. Réaliser une entrée exceptionnelle de deux à trois articles pour magasin

Sortie multiple

Accès à la fonction :

Menu Stocks │Sorties 
Ou raccourci dans la barre d’outils

Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer la sortie d’un ou plusieurs articles et
d’imputer directement les coûts de consommation d’articles.

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La valorisation des sorties d’articles se fait par le PMP :

Coût sortie article = Quantité sortie x PMP de l’article

Remarques :

Une sortie diminue la quantité d’article en stock
, OptiMaint ne gère pas de

stock négatif, la quantité minimale requise est de 0 articles.

Description :
1ère étape : Sélection des données générales de la sorties : Sélectionner
l’intervenant qui effectue la sortie.

Il faut ensuite entrer au minimum les deux informations nécessaires à

l’imputation des coûts :

- La rubrique

- Le centre de frais : C.F.

D’autres informations peuvent être renseignées :

- un numéro de BT (Bon de travail)

- un équipement, un organe
- un N°B.S. : numéro de Bon de Sortie, si les sorties de pièces sont
saisies sur un autre support (carnet...)
- un destinataire : l’intervenant qui reçoit la pièce

Un commentaire peut être saisi pour l’ensemble de l’enregistrement.

Remarque : Certains champs peuvent être rendus obligatoires ou ajoutés

en fonction de la personnalisation des articles.

2ème étape : Sélection des articles à sortir

Sélectionner un article dans la liste. OptiMaint affiche les informations

principales de l’article.

Entrer la quantité d’articles à sortir.

Le magasin (par défaut le principal) peut-être modifié.

Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre
d'historique des mouvements de stock .

Le bouton ajouter (en bas à gauche) permet d’ajouter autant de ligne de

sortie que l’on souhaite, Répéter ensuite les étapes de saisie.

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Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock. 


Remarques : 
OptiMaint affiche, pour chaque ligne de saisie, les

informations concernant le stock : 


- Stock, PMP, Valeur de stock avant et après sortie

- Le reste à livrer (quantité en commande) 


- L’emplacement de l’article dans le magasin


Si on entre un N° de BT dans la 1ère étape, OptiMaint liste dans la 2ème

étape les articles prévus en sortie sur ce BT.

Question 


1- Suivre les mêmes étapes et faire une sortie multiple.

Sortie Unitaire

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Sortie unitaire

Définition :

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Cette fonction permet d’enregistrer la sortie d’un article et d’imputer
directement les coûts de consommation d’articles.

Une sortie diminue la quantité d’article en stock
, OptiMaint ne gère pas de

stock négatif, la quantité minimale requise est de 0 article.

Description :
Sélectionner :

- l’article concerné

- le magasin à décrémenter

- la quantité

- le C.F.

- la rubrique

- et l’intervenant

Les autres informations sont facultatives comme les commentaires ou le

N°B.S. Valider pour enregistrer la sortie et mettre à jour les niveaux de stock.

Question

1- Suivre les mêmes étapes et réaliser une sortie unitaire.

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Réintégration

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Réintégration

Définition :
La réintégration de stock est un mouvement correctif de stock qui permet
d’enregistrer un retour en stock d’article préalablement sortis.

Ce mouvement va corriger les quantités d’article en stock et les prix moyen

pondérés concernés.

Description :
La réintégration se passe en deux étapes :


1ère étape : recherche des mouvements de sortie de pièce à corriger

Valider pour qu’OptiMaint affiche la liste des mouvements de stock .

Des critères de recherches permettent de limiter la liste selon :

- un article ou sa désignation

- un magasin
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 - un C.F.

- un équipement

- un organe

- un intervenant

- un N°de BT ou de B.S.

- une période (du – au)

2ème étape : Correction du mouvement


 électionner le bon mouvement de sortie en double-cliquant sur la ligne

S
correspondante. 
La fenêtre de réintégration s'affiche avec les
informations du mouvement de sortie. 


Il faut saisir la quantité réintégrée et le code intervenant (identifiant de la

personne qui réintègre l'article dans le magasin).

Le commentaire est une zone de texte libre. Il sera affiché dans la fenêtre
d'historique des mouvements de stock. Au fur et à mesure de la saisie des
différents champs, le nouveau stock et sa valeur sont affichés en bas de la
fenêtre.

Valider pour confirmer la réintégration.

Question

1- Suivre les mêmes étapes pour réaliser une réintégration au magasin 3.

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Transfert Magasin

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Transfert magasin

Définition :
Cette fonction permet l’enregistrement d’un mouvement d’article d’un magasin
à un autre. 
Ce mouvement de stock n'a évidemment aucune incidence sur le
calcul des consommations.

Description :
Saisir le code article, le code magasin d'origine (magasin où se trouve l'article
à transférer) et le code magasin destinataire.
Les désignations de l'article et
des 2 magasins s'affichent automatiquement, ainsi que l'état du stock avant
transfert dans les 2 magasins.

Indiquer la quantité à transférer et le code intervenant (identifiant de la

personne qui transfère l'article).

Au fur et à mesure de la saisie des différents champs, le nouveau stock est

affiché en bas de la fenêtre

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Valider pour confirmer le transfert d’article.

Question

Réaliser un transfert d’article du magasin 1 au magasin 3.

Gestion des inventaires

• Mise en place d’un inventaire
• Exploitation de l’inventaire
________________________________________________________
Définition :
L’inventaire est un relevé de valeurs (quantité) de références connus afin
d’enregistrer le niveau de ces valeurs à un moment précis.
Un bilan est
souvent établi constatant les profits ou les pertes de ces valeurs.

Objectif :
Mettre à niveau les quantités physiques d’articles réellement en stock par
rapport aux quantités théoriques connues.

La quantité d’articles en stock sera mise à jour par un relevé manuel puis
enregistrée sur OptiMaint.

Les variations entre stock physique et stock théorique seront connues et

pourront être analysées.

La valorisation des stocks ainsi que les suggestions de réapprovisionnement

seront garanties.

Description :
Un inventaire se déroule toujours en 2 étapes avec OptiMaint :

1ère étape : préparation du relevé par l’édition d’un document (liste

d’inventaire) ou relevé direct sans document (support papier par exemple).

2ème étape : enregistrement du relevé dans OptiMaint par la validation d’une

liste d’inventaire ou saisie d’un inventaire unitaire.

Ces deux étapes sont décrites dans les chapitres suivants.

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Préparation d'un inventaire

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Liste d’inventaire

Définition :
Cette fonction permet d’éditer un document numéroté contenant une liste
d’article avec leur désignation et leur emplacement permettant d’effectuer un
relevé d’inventaire sur ces références.

Cette liste numérotée sera ensuite validée pour enregistrer le relevé

d’inventaire.

Description :
Entrer le destinataire du document (par défaut, l’utilisateur connecté).

OptiMaint propose de limiter la liste des articles sur le document selon les
critères suivants :

- un magasin particulier

- une famille, une sous-famille ou un groupe d’articles

- un emplacement : par exemple :


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Les articles contenus dans l’étagère A ont un emplacement de type : A1.1,
A1.2, A1.3...Entrer « A* » (base Access) dans le champ « Emplacement »
pour limiter la liste à tous les articles de l’étagère A.

I
 l est aussi possible de lister tous les articles non inventoriés depuis une
certaine date.

OptiMaint propose également de trier la liste d’article soit par leur code
(sélectionner « Par article », soit par leur emplacement).


Valider pour éditer la liste d’inventaire.

OptiMaint attribuera automatiquement un numéro à cette liste, ce qui va

permettre d’enregistrer le relevé dans OptiMaint. 


Le bouton « exporter » permet d’éditer la même liste d’inventaire en format

texte (.pdf).

Le document édité est listé par magasin et comporte ces informations :

- le code et la désignation des articles à relever ;

- les emplacements correspondants ;

- la date du dernier inventaire ;

- une case vide à remplir manuellement lors du relevé d’inventaire :

colonne « Stock constaté » ;

- l’unité de stockage de chaque article ;

Question

1- Réaliser deux inventaires triés par article.

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Enregistrement d’un inventaire

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Validation liste d’inventaire

Définition :
Cette fonction permet d’enregistrer un relevé effectué sur les listes
d’inventaires dans OptiMaint et ainsi mettre à jour les niveaux de stock.

Description :
Etapes à suivre


1. Entrer le numéro de l’inventaire ou sélectionner le dans la liste.

Une fois choisi, OptiMaint détaille les articles concernés par la liste
d’inventaire.

2. Sélectionner l’intervenant enregistrant l’inventaire (par défaut celui rattaché

à l’utilisateur connecté)

Il est possible de saisir un commentaire pour l’ensemble du relevé.

3. Pour chaque ligne de l’inventaire (correspondant à une ligne de relevé de la

liste d’inventaire), saisir la valeur relevée dans le champ « Quantité »

Il est possible de saisir un commentaire par ligne.

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Valider pour enregistrer le relevé d’inventaire.

Attention : une fois validé, on ne peut plus modifier un relevé d’inventaire. Il

est nécessaire d’enregistrer un autre inventaire pour le ou les articles
concernés par l’erreur. La fonction Inventaire unitaire permet cela (voir
paragraphe suivant).

Remarques :

- La validation d’une liste d’inventaire est possible en

plusieurs fois. On peut ne saisir que quelques lignes dans la liste puis
valider et effectuer le reste de la saisie une autre fois.

- La suppression de liste d’inventaire s’effectue par la

fenêtre « Validation liste d’inventaire ». Sélectionner la liste à supprimer
et cliquer sur le bouton supprimer.

- De la même manière, il est aussi possible de rééditer la

liste d’inventaire (pour une nouvelle impression du document) par le
bouton .

Saisie d’un inventaire unitaire : article par article

Menu | stocks | Inventaire unitaire

Etapes à suivre :

1. Sélectionner l’article dont on a relevé la quantité 


2. Sélectionner le magasin de stockage ou s’est effectué l’inventaire 


3. Entrer la quantité 


4. Sélectionner l’intervenant 


Des commentaires peuvent être indiqués pour cet inventaire. Valider

pour enregistrer le relevé d’inventaire.

Remarque : Cette fonction peut s’avérer utile pour corriger une erreur
de validation de liste d’inventaire.

Edition des écarts d’inventaire :

Menu | stocks | Ecart d’inventaire

Cette édition permet de visualiser les écarts d’inventaire entre la

quantité relevé physiquement et la quantité théoriquement en stock.

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Cette analyse s’effectue sur un inventaire particulier ou bien sur une
période particulière. L’analyse peut se limiter à un magasin particulier, à
sélectionner dans la liste.

Etapes à suivre :

- Sélectionner le critère d’analyse :

♦ Date : pour délimiter une période entre deux dates

♦ N° inventaire : pour sélectionner l’inventaire à analyser

- Valider pour éditer le document

OptiMaint liste les articles concernés par un ou des inventaires avec les écarts
correspondants ainsi que la valeur au PMP de ces écarts.


On peut visualiser rapidement le montant des pertes ou de gains pour chaque

article et chaque magasin. Un total général des gains ou pertes est affiché à la
fin de l’édition.

Pilotage des Stocks

• Historique des mouvements
• Entrées / sorties par articles

Objectif :
Retrouver et analyser rapidement un ensemble de mouvements de stock et le
montant des coûts associés pour :

- Les entrées : exceptionnelle, bon de réception...

- Les sorties : unitaire, transfert, sur intervention...

- Les mises à jour ou correction : Réintégration, inventaire, mise à jour

PMP...

Editer un document récapitulatif de ces informations.

Effectuer par article une synthèse des commandes en cours et des

mouvements de stock.

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Historique mouvements

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Définition :
Cette fonction de recherche permet de :

- Rechercher des mouvements de stock

- Visualiser le cout total des mouvements

- Editer un document listant par article les volumes et les coûts

engendrés par ces mouvements.

Description : Sélectionner les filtres permettant de limiter l’analyse à

effectuer et ainsi la liste des mouvements. Les critères de sélection
concernent :

- la nomenclature : CF, équipement...

- la gestion des achats : commande, réception...

- la gestion des interventions : BT, rubrique...

- une période particulière

- une transaction particulière : type de mouvement à sélectionner dans

la liste

En cochant les cases correspondantes, on affiche ou non les

mouvements d’Entrées, de Sortie ou les mouvements dits
Correctifs. Les résultats peuvent être triés par Article, par date
décroissante ou par imputation.

Valider pour afficher les résultats.

Entrées sorties par article

Accès à la fonction :
Menu Stocks │Entrées / Sorties articles

Définition :
Cette fonction permet de visualiser pour un article sur une seule fenêtre :

- Les niveaux de stock

- les commandes en cours

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 - les mouvements de stock depuis une certaine date

Description :
- Sélectionner l’article à analyser
.

- Il est possible de limiter l’analyse à un magasin en particulier

- Sélectionner la date limite pour les mouvements de stock à afficher (par

défaut depuis un mois).

- Valider pour afficher les résultats.

Editions Stocks
• Valorisation stocks
• 
Valorisation datée des stocks
• 
Stock dormant

• Réception et consommation mensuelle

• Mouvement de sortie par CF

• Mouvement de sortie par Imputation

• Evolution du montant valorisé des stocks

_______________________________________________________
Objectif :
Editer des résultats synthétiques concernant l’analyse et le suivi des Stocks
avec OptiMaint. Le logiciel propose des résultats pertinents pour contrôler et
améliorer la gestion des Stocks.

Valorisation stocks
Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Valorisation stock

Définition :
Cette édition permet de connaître la valeur des stocks en magasin à ce jour
(au moment de l’édition).

Description :
L’analyse peut se limiter à :

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 - Un magasin particulier

- Une famille, une sous famille ou un groupe d’article.

- Une imputation d’entrée ou de sortie

La présentation du document (et des totaux) est possible par magasin,

imputation d’entrée ou imputation de sortie.

En cochant les cases correspondantes, on peut :

- afficher les totaux par famille et sous famille


- afficher les stocks dont la quantité est nulle (coûts de stock = 0)

Valider pour éditer les résultats.

L’édition propose la liste des articles concernés avec :

- la quantité en stock

- le montant du PMP

- La valeur du stock au PMP

- La valeur du stock au prix standard

Il est donc possible d’une part, d’évaluer le montant des stock et d‘autre
part de comparer coûts de stock (PMP) et coûts d’achats potentiel (prix
standard) pour analyser la rentabilité du stock. 


Valorisation datée des stocks

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Valorisation datée du stock

Définition :
Cette édition permet de connaître la valeur des stocks en magasin à une date
précise (dans le passé).

Description :
L’analyse peut se limiter à :

- Un magasin particulier

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 - Une famille, une sous famille ou un groupe d’article.

- Un article particulier

1- Sélectionner la date à analyser. 


2- Cocher la case Editer le détail des mouvements pour visualiser le

détail de l'évolution de la valorisation de votre stock entre la date choisie
et la date actuelle.


3- Valider pour éditer les résultats


L'état est trié par magasin et présente pour chaque article référencé
(partie grisée) :

- la quantité actuelle en stock


- le P .M.P . actuel

- la valorisation actuelle
- 
la Valorisation à la date choisie

Puis en détail (si Edition du détail sélectionné) pour chaque article :

- le type du mouvement
- 
la transaction

- la quantité du mouvement
- le prix article du mouvement
- la quantité avant mouvement
- le PMP avant mouvement
- la Valorisation avant mouvement
- la date du mouvement

les totaux par magasin et le total général sont disponibles à la fin du

document et correspondent à la valeur du stock au PMP (à la date de
valorisation + à la date actuelle). 
Cette analyse s’avère utile pour
comparer la valeur des stocks entre plusieurs périodes ou pour
connaitre ce montant à une date précise (par exemple : le montant de
stock à déclarer 
 aux impôts en fin d’exercice fiscal).

Stock dormant
Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Stock dormant

Définition :

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Cette édition permet de mettre en évidence les articles qui n'ont plus de
mouvements d'entrée ni de sortie depuis une certaine période.

Description :
L’analyse se paramètre en sélectionnant :

- une Date limite entrée

- une Date limite sortie

- un magasin (facultatif)

Par défaut, l'état ignore les articles obsolètes. Il est possible de les
prendre en compte en cochant la case : Prise en compte Articles
Obsolètes.

Valider pour éditer les résultats.

Réception et consommation mensuelle

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Réceptions et consommations mensuelles

Définition :
Cette édition permet de connaître les quantités d'articles réceptionnés et
consommés dans une période donnée.

Description :
L’analyse peut se limiter en sélectionnant :

- un magasin particulier

- une famille, une sous famille ou un groupe d’article

Pour sélectionner la période d’analyse, entrer une date de début et de

fin. Pour afficher les quantités et/ou les montants sur l’édition, cocher les
cases correspondantes.

Valider pour éditer les résultats.

L'état présente (selon les options) :

- un tableau des quantités récapitulatif avec :

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 § le code et la désignation de l'article

§ pour chaque mois de la période sélectionnée : la quantité

entrée et la quantité sortie

§ le total de la quantité entrée et de la sortie par article.

et / ou

- un tableau des montants récapitulatif avec :

§ le code et la désignation de l'article

§ pour chaque mois de la période sélectionnée : les montants

(PMP) correspondants aux entrées et aux sorties

§ le total des montants par article

Mouvement de sortie par CF

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Mouvements de sorties par C.F.

Définition :
Cette édition permet d'obtenir un historique valorisé des mouvements de
sorties pour chaque centre de frais.

Description :
L’analyse peut être limitée en sélectionnant :

- une division

- un centre analytique

- un centre de frais (CF)

- une famille, une sous famille ou un groupe d’article

- un magasin

- une rubrique

Pour sélectionner la période d’analyse, entrer une date de début et de

fin.

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 Valider pour éditer les résultats. L'état est trié par magasin, division,
C.F., rubrique et article, et présente pour chaque mouvement :

- la date du mouvement (les dates sont triées en ordre

décroissantes)

- la quantité du mouvement (la quantité est négative dans le cas

d'une réintégration)

- le P .M.P .

- la valorisation du mouvement au PMP et au prix standard


 es Totaux par article, par rubrique et par magasin ainsi que le

L
total disponibles à la fin du document et correspondent à la valeur
du stock au prix standard et au PMP.
A la fin de l'édition est affiché
un tableau récapitulatif de la valorisation des mouvements par
C.F. et par rubrique.

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Mouvements de sorties par imputation

Définition :
Cette édition permet d'obtenir un historique valorisé des mouvements de
sorties pour chaque imputation comptable.

Description :
L’analyse peut être limitée en sélectionnant :

- une famille, une sous famille ou un groupe d’article

- un magasin

- une rubrique

- une imputation d’entrée et ou de sortie spécifique

En cochant les cases correspondantes, OptiMaint affichera le détail des

mouvements de stocks et/ou inclura dans l’analyse les retours
fournisseurs.

Pour sélectionner la période d’analyse, entrer une date de début et de

fin.

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 Valider pour éditer les résultats.

L'état est trié par imputation et par article

Les Totaux par articles, par imputation et le total général sont

disponibles à la fin du document et correspondent à la valeur du stock
au prix standard et au PMP.

Evolution du montant valorisé des stocks

Accès à la fonction :
Menu Editions | Stocks │Evolution du montant valorisé des stocks

Définition :
Cette édition présente l'évolution dans le temps du montant valorisé des
stocks sous forme graphique (courbe ou histogramme).

Description :
L’analyse peut être limitée en sélectionnant :

- un magasin

- une famille, une sous famille ou un groupe d’article

- un article particulier

1. Sélectionner le type de cible pour chaque graphique souhaité

ainsi que le détail des courbes à afficher.

2. Pour sélectionner la période d’analyse, entrer une date de début

et de fin.

3. Sélectionner les détails de la période : par mois ou par semaine.


4. Sélectionner le type de graphique : courbe ou histogramme.


5. Deux options d’affichage sont possibles en cochant les cases

correspondantes
Valider

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