2022

FORMATION : VENTE - LOGISTIQUE

GODO Assou Germain

TRADEX GE SA
19/10/2022
PROCESSUS DE VENTE
Les prés requis de l’application
a) Les touches de clavier les plus utilisées dans l’application
- La touche de tabulation (TAB), elle permet de passer d’une zone de
saisie à une autre. C’est la touche la plus recommandée pour
bénéficier de l’automatisme d’assistance du système.
- La touche Echap (ESCAP), est utilisée pour fermer les fenêtres
ouvertes par imprudence. Elle permet de ne pas enregistrer
l’information en cours de saisie.
- La touche de fonction F4 permet de dérouler tous les menus de liste.
- La touche entrée (ENTER), elle permet de valider l’opération en cours
de saisie. Elle est souvent utilisée pour valider les lignes d’un
document commercial.
- La touche de retour arrière permet d’effacer une saisie en cours dans
une zone.
- La combinaison de Touche control + D permet de dupliquer un
document, beaucoup plus utiliser pour reproduire un document
commercial similaire.
Exemple : Je veux faire un devis pour un client RAZEL dont la quantité
du produit S100 (super) est de 18.000L avec un prix de vente de 500F
HT. Dans la liste des documents de vente je retrouve une facture de
vente de produit S100 (super) de quantité 18.000L et de prix de vente
HT de 500F d’un client BESORA.
Dans ce cas j’ouvre le devis de BESORA et j’appuis sur la touche
control +D, puis je modifie les informations telles que : le nom du
client, le type de document… (Voir illustration).
b) Le vocabulaire courant et correspondance typologique
Quelques notions essentielles :
- Client : C’est l’entreprise ou la personne qui vient acheter chez nous
(TRADEX)
- Client Exonéré (code de taxe est C00) et le client Assujetti (la taxe C15
pour 15%, C1018 POUR 10 ,18F/L etc.)
- Article : Un produit ou une marchandise qu’on veut vendre
- Prix hors taxe : C’est le prix sans les taxes
- Prix TTC : C’est le prix avec les taxes
- Code de taxe : Chaque taxe dans notre base de données à un code
Exemple :
 • C00 qui veut dire la taxe collectée sur vente dont le taux est égal à
zéro
• C15 qui veut dire la taxe collectée sur vente dont le taux est égal à
15%
• C1018 qui veut dire la taxe collectée sur vente dont le taux est égal
à 10 ,18 F/L spécialement par unité de produit vendu
• C1011 qui veut dire la taxe collectée sur vente dont le taux est égal
à 10 ,11 F/L spécialement par unité de produit vendu

- Taux de taxe : Détermine le taux de taxe appliqué à chaque ligne du

document de vente.
- Lieu de livraison : Définit l’endroit où la marchandise sera livrée ;
L’adresse de livraison du client par exemple.
- Dépôt de chargement : c’est le dépôt de chargement du produit, d’où
provient le produit.
- Conducteur : Le chauffeur qui a conduit le véhicule
- Souche : Elle définit le lot de facturé en cours par numérotation. C’est
comme un carnet que nous utilisons dans lequel chaque document
prend son numéro suivant
- La langue d’impression du document : Cette information permet de
déterminer le model et la langue d’affichage de notre facture, elle est
obtenue en cliquant sur information à l’entête du document
(illustration)
- Le représentant par rapport à un document commercial : C’est la
commerciale initiatrice du document, c’est le représentant du client
dans l’entreprise du point de vue relation commerciale
- Date d’expiration d’un document commercial :
- L’expédition d’un document commerciale : C’est la logistique. Elle
permet de définir le mode de transport (Mode d’expédition) de la
marchandise par exemple : le numéro de camion et le transporteur
- Les différents documents commerciaux Type vente
• Devis : c’est une facture proforma ; un document qui explicite la
négociation du prix de vente avec notre client.
Ce document n’affecte pas notre stock.
• Bon de commande (Bon de commande) : un document qui est
envoyé par notre client. Il exprime l’engagement de notre client à
acheter un produit en quantité et à un prix donné.
 • Préparation de de livraison : « Orden de entrega » : c’est une
préparation de stock, En effet, on parle de stock préparé « Bon
de chargement »
• Bon de livraison : c’est le document qui touche au stock. C’est la
preuve que le client a reçu son produit.
• Bon de retour
• Facture de retour **
• Bon d’avoir financier
• Facture
• Facture comptabilisée
• Facture d’avoir **
Un détail suivant les icônes

Le tableau suivant présente la correspondance entre les

icônes et le type de document.
Icône Type de document des ventes

Devis
Bon de commande
Préparation de livraison
Bon de livraison
Bon de retour
Bon d’avoir financier
Facture
Facture de retour
Facture d’avoir
Facture comptabilisée
 - Le statut d’un document commercial : Les statuts utilisés
actuellement sont les suivants :

• Devis :
➢ Statut saisie
➢ Statut confirmé
➢ Statut accepté : c’est statut qui permet de transformer le
document au bon de commande.
➢ Statut perdu
➢ Statut archivé
• Bon de commande client
➢ Statut saisie
➢ Statut confirme
➢ Statut à préparer ou à charger
• Ordre de chargement : Préparation de livraison
➢ Statut saisie
➢ Statut confirme
➢ Statut à livrer
• Bon de livraison
➢ Statut saisie
➢ Statut confirme
➢ Statut à Facturer
• Facture
➢ Statut saisie
➢ Statut confirme
➢ Statut à comptabiliser
• Facture comptabilisée
- Les affaires : ce sont les canaux d’affaire : Réseau- Soute marine -
Marché intérieur - Marché industriel
- Le client payeur : le client qui paie pour compte de ;
- La catégorie tarifaire : Prix par canal
- La catégorie comptable : Groupe de compte comptable associé
- Les conditions de livraison :
- Le solde dû :
- QTE LITRE15° : Quantité à 15 ° :
- PV LT15° : Prix de vente à 15 ° :
- QTE TM en TM (tonne métrique) :
 - PV (TM) Prix de vente en TM :
- QTE :
- Quantité colisée : quantité par paquet ; non utilisable pour les
produits G100 et S100. Par défaut il reprend le chiffre affiché à la
colonne quantité.
** La notion de quantité colisée serait étudiée à fond ultérieurement.
- Les différentes étapes du processus de vente dans notre cas à Tradex
GE SA

a- Le devis
b- Bon de commande
c- Préparation de livraison
d- Bon de livraison
e- Facture

- Création d’un document de vente

Les différentes parties qui composent un document de vente sont :

1 2

8
 1 Le titre du document composé de :
• Le type du document
• Le statut du document
• Le numéro du document
• Le numéro du client
• Le nom du client
2 La barre du menu du document (Les différentes menu de fonction

disponible)
3 L’entête du document : Les informations préalable telles que le client,
la date, la référence etc…
NB : Cliquez sur information au niveau de la barre de menu pour indiquer
si nécessaire le dépôt et autres informations éventuelle
a-
4 La zone de saisie : c’est la zone de saie réelle des produits
5 Le corps du document constitué de la barre de saisie et son détail

6
Le pieds du document (on le Total HT du document de même que les
autres informations éventuelles selon la configuration du logiciel)
NB :
** La zone de saie du corps du document n’est saisissable que lorsque vous
validez l’entête du document
** Après Validation de l’entête du document, aucune possibilité ne vous
permet de modifier la date ou le nom du tier (Client)
** Nous rappelons que en cas de modification d’une information comme
référence, conducteur etc…. sur l’entête du document, bien vouloir cliquer
sur Valider pour enregistrer cette modification
7 La barre de message et de bouton tel que nouveau, OK ou annuler
pour fermer
8 Le bouton action permet d’intégrer d’autre document ou même des
informations commentaire sur le document.
 Ergonomie de l’application :

1 - Intui Sage qui regroupe

• Gestion des ventes ;
• Gestion des achats,
• Gestion des Affaires ;
• Gestion des Stocks
• Etc…
En gros ces menus sont personnalisables selon le besoin de
l’utilisateur
2 - La barre verticale : Elle regroupe aussi les différents menus de
l’application (C’est aussi le contenu de intui sage)
1- Dans le groupe vente, cliquer sur liste des documents de vente
 2- Cliquer sur nouveau

3- Sélectionner le document à établir

3- dans la zone de saie de client, faite F4

- Sélectionner client
 - Saisir les informations nécessaires comme date de livraison canal d’affaire au besoin
etc…
- Cliquer sur information pour sélectionner le dépôt, adresse de livraison client ….
-

Finissez éventuellement de saisir les infotrmations sur l’entete du document pour clique siur valider
ou taper la touche valider.
 -Zone de saie Verrouillée : Saisie Impossible
1

A la fin de saisie de l’entete du document ; la zone de saisie du corps du document rest verrouillé.

Taper sur la touche Validé ou cliquer sur valider pour avoir accès à la zone de saisie du corps

1
Zone de saisie déverroullée : Zone saisissable
 a- Saisir la référence de votre produit (G100 ou S100) ou appuyer sur F4 pour sélectionner dans
la liste comme suivant :

Saisir les informations comme Prix HT ou TTC selon le cas, les quantités etc… puis taper la touche
Entrée ou cliquer sur enregistrer

Répéter l’opération autant de fois que besoin.

Cliquer sur imprimer pour imprimer le document ou pour voir l’aperçu du document :

1 - Cliquer sur imprimer au besoin pour imprimer le document

Changer le statut du document du statut « Saisie » au statut « accepter »

Puis cliquer sur transformer pour établir ainsi le Bon de commande comme suit :
 Modifier éventuellement la date du bon de commande au besoin

puis cliquer sur OK

Dans la liste des documents de vente, cliquer sur Bon de commande pour retrouver plus facilement
votre bon de commande comme suit :
Sélectionner le statut à Charger pour dire que ce bon de commande a été autorisé pour préparation
de livraison

Puis cliquer sur Transformer pour passer à la préparation de livraison : Bon de chargement ; « Orden
de entrega »
Cliquer sur Préparation de livaraison puis retrouver votre préparation de livaraison comme suit :
A cette étape on a plusieurs cas

i- Si ma quantité commandée est de 100.000L,

Alors que je veux livrer avec des camions de 20.000L, alors je sélectionne ma ligne puis je
modifie la quantité puis je valide et le message suivant apparait

A cette question, prenez la peine de répondre « Oui » car le système doit regénérer le bon
de commande des 80.000L restant.
 - Préciser :

** le conducteur

** la date d’expiration de « Orden de Enterga »

** Cliquer sur Expédition pour sélectionner le matricule du camion

** Sélectionner la ligne du corps du document ;

Faites Tabulation jusqu’à la zone « N° série/Lot » puis faire F4

Pour sélectionner les cargaisons disponible (lot disponible)

 - Faites votre choix et cliquer sur OK

Cliquer sur imprimer ;

Sélectionner votre imprimante matricielle

Puis sur aperçu avant impression au besoin :

Après Impression de ce bon de chargement : « Orden de entrega »

On repart dans la liste des bon de commande.

Notre commande est marquée par l’icone

NB : Cette Icone précise qu’il y a un reliquat de stock à livrer encore au client pour apurer
cette commande.

Nous revenons refaire une transformation du même bon de commande et procéder à un nouveau
bon de chargement. Et ainsi de suite jusqu’à terminer la livraison complète du bon de commande
Après cette étape,

Nous allons sélectionner la liste des bon de chargement que nous allons convertir vers un seul bon de
Livraison.

Comme suit :

- Sélectionner les bons

Modifier en groupe leur statut comme suit :

Etape 1 : Modifier le statut des bon de chargement (Préparation de livraison) en passant du statut
<<Saisie>> au statut <<à livrer>>

Etape 2 : Transformer les <<préparation de livraison>> au <<Bon de livraison>>

Voici la prpcédure à faire :

Etape 1 : Modifier le statut des bon de chargement (Préparation de livraison) en passant du statut
<<Saisie>> au statut <<à livrer>>

- Taper la touche CTRL pour en maintenant enfaoncer tu selectionnes les bons de livraison
avec ta souris
- Puis clique droit
- Et selectionner <<modifier le statut des documents>>
Comme suit :

Selectionner le statut <<A Livrer>> puis cliquezr sur OK comme suit :

Ainsi le statut des document change de <<saisie>> à <<A livrer>>

Puis sectionner à nouveau les bon puis cliquer sur transformer

Pour avoir un seul bon de livraison

Voici ainsi un bon de livraison

- Puis cliquer imprimer

- Aperçu avant impression
NB : Les quantité en surplus en en moins sont rajoutées aux bon de livraison.

SURP100 pour Super

SURPG10 pour Gasoil

Les quantités sont positive si c’est un surplus et négatives si c’est un manquant.

Les manquants sont résumés par transporteur et renvoyer à la direction pour réduction sur facture du
Transporteur.

Charger le statu à A Facturer

Puis cliquer sur Transformer

Puis sur OK si vous ne voulez pas changer la date de votre document

- Cliquer sur Imprimer

- Puis sur Aperçu de
Anisi votre facture est établie.

Veuillez attendre la validation de la direction pour imprimer et envoyer à votre Client

Liste des articles

C’est un regroupement en catalogue dont notre catalogue Produit

Stock Réel : le stock réel est le stock physique qu’on devrait avoir dans notre dépôt

Stock Réservé : c’est le stock total des bon de commande client

Stock Commandé : Stock des bons de commande Fournisseur : « el stock solicitado a nuestro
provedor »

Stock Préparé : C’est le stock total « préparation de livraison »

Stock Disponible : Stock réel – Stock Préparé

Stock à terme : Stock Réel – Stock Préparé - Réservé + Stock commandé

- Control de stock d’un produit à savoir

• Son stock réel ; réservé ; commandé etc ……
1- Depuis l’intui sage, aller dans groupe : Gestion des stocks ou cliquer sur
Structure /Articles
• Sélectionner le groupe Produit à gauche
Pour avoir la fenêtre suivante :

• sélectionner le produit
• Cliquer droit et sélectionner dans ce menu « Interroger le compte de l’article »
 Voici une interrogation de compte de l’article G100 par exemple :

1
- La rubrique stock vous précise par dépôt les stocks
2 - Donne le stock prévisionnel en tenant compte des prévisions sur la commande client et
fournisseurs surtout en tenant compte du calendrier fournisseur

3
- Informe sur les tarifs appliqués par canal d’affaires
4 - Informe sur les documents commerciaux comme les factures