Compte rendu de visite du 18/11

Fonctionnement général :

Demande client
Commande fournisseur
Devis
Validation client
Réception stock (10j)
Expédition avec transport (via TNT) grande force de rapidité mais contrainte : avoir un
certain nombre de colis par mois (pas plus de 5 colis à une même adresse par jour)

Moyen de communication :
Mails, fax, téléphone (urgence)

1) L’administratif

Traitements administratifs très longs :

- Création bon de livraison
- Vérification des payement client

Utilisation de la plateforme Multiservice pour les tâches suivantes :

- Commande fournisseur
- Bons réception
- Bon livraison
- Facture
- Gestion de stock
- Rapport d’intervention
Il y a aussi des historiques dans le logiciel sage (ancien client jusqu’à 2017) beaucoup trop
long de tout repasser dans multiservice pour le moment

Procédure expédition client :

● Ouverture bons de livraisons dans multiservice —> en communication avec Antoine M

● Ouverture excel pour liste des envoie journalier
● Ouverture internet avec TNT pour les bons de transport du jour
● Mail pour les commandes du jour
● Impression des commandes (pour la visibilité et constitution des dossiers de facturation) —> numériser ?
● Classeur rouge avec tous les marchés des clients
● Liste des expédition du jour (par tél ou par mail sur excel)
● Multi service : vérification les à jour des payement des clients,
● création des nouveaux clients sur excel (appel pour connaître ses informations),
● Double contrôle lors de la vérification de l’ordre de commande sur multi service
● Création client : Réécrire à la main sur excel ce qui est écrit dans la fiche facture multi service
● Création du bons de livraison dans multi service
● Dans « client » voir les tarifs qu’il a (cas de négociation différents) pour connaître la facturation produits -> on
réécrit les réduction dans multi service
● Regarder pour les produits réfrigéré leur date d'expiration avec numéro de lot (déplacement dans salle de
stock)
● Vérifier adresse facturation et livraison en fonction de l’information demandé par le client
● Transféré le bon en facture
● TNT on rentre les informations pour le bons de transport
● Télécharger bons de transport
● Imprimer et enregistrer dans l’ordi (bons de livraison) pour éviter de le rechercher dans TNT (trop long)
 ● Coller sur le colis
● Copier num livraison et colle dans multi service
● Bon de livraison terminé

Document imprimé pour le client :

Devis
Mail de négociation et échange sur le produit
Bons de transport
Bons livraison multi service
Transférer en facture
Imprimer facture pour envoyer chez client

→ beaucoup de papier utilisé, numérisation possible ? pour un soucis d’environnement que veux avoir
EMO

Au delà de 16 par jour pas possible par le transporteur de prendre donc max 16 bons de
commande par jour

Procédure commande fournisseur : (à voir avec Christophe ou Antoine M)

Problématique : perte de temps administratif et complexité des tâches pour nouvel arrivant.
Problème de relance lié au retard paiement des clients → nécessite de nombreuses procédures de
relance + vérification permanente de paiement et une insécurité financière

Objectif → Automatisme et standard à mettre en place. Voir avec le service commercial pour établir
des conditions de paiement client.

2) Les zones de stockages

Différentes zones dans la société :

- 1 stock pour les filtres spéciaux (moins de rotation stock): rangé par gamme pour un
fournisseur. Beaucoup de place encore disponible → réorganisation de l’espace
- 1 stock pour les filtres principals basiques : encombrement très important et
beaucoup de difficulté de circulation et de création de FIFO. Pas plus de 2 mois de
stockage

- Zone de réception palettes : très encombré si pas rangé immédiatement → passage dangereux
et complexe pour accéder à la zone stockage des autres produits (+produits réfrigérés) et à la
zone de préparation de commande

- Zone des autres produits + produits réfrigérés

 - Zone de stockage archives et matériel de ménage

- Différentes parcelles dans les salles sont occupés par des entreprises qui loue de la
place dans les locaux EMO

3) Procédures

Pas de vérification des produits avant départ du fournisseur. Pas de réserve émise