CHAPITRE 4 : L’amélioration de l’organisation du travail administratif

Comprendre le contexte
1- Quel est le problème rencontré par cette entreprise ?
Il y a un problème de communication entre le chef de chantier, l’équipe des achats et l’équipe
commerciale.

2- Quelles en sont les conséquences ?

Conséquences : quantité commander inexacte et livraison avant confirmation des commandes.

Travail à faire

I. Analyser une procédure d’autorisation de construction d’une piscine

1- Analyser cette procédure
a) Précisez les situations dans lesquelles il faut une autorisation de construction, en indiquant le
cas échéant le délai minimum d’obtention.

Si moins de 10 m² = Construction immédiate, entre 10 et 100m ² une déclaration préalable de

travaux à la mairie par LRAR délai minimum 1 mois, si plus de 100 m² faire appel à un architecte délai
minimum 3 mois.

b) Indiquez quelle est l’organisation publique qui donne son accord et s’il est possible de
contester son refus.

La mairie est l’organisation donnant son accord en cas de refus, faire une demande dans les 60 jours
à la mairie de revoir sa décision en dernier recours faire appel au tribunal administratif.

c) Que se passerait-il si la société Piscines Brio ne respectait pas les délais imposés dans le
processus de construction ?

L’arrêt et l’avertissement du chantier et si on continue une amende sera déposée à l’entreprise et

dernière, sanction juridique.

II. Analyser et faire évoluer le processus d’approvisionnement.

2- Observez la représentation schématique de ce processus.
a) Que représente-ton avec un schéma postes-documents ? Quels sont les documents et la
partie prenantes ?

Le schéma postes-documents représente le processus d’approvisionnement dans une entreprise et

les documents sont : Notes prises pour la commande, Devis D, Acompte client, Dossier client, Liste
des fournitures, états des stocks, bons de commande, bons de livraison… et les postes de travail
sont : Responsable Achats, Gestionnaire, Comptable, Commercial, clients et Fournisseurs.

b) Pourquoi chaque étape est-elle numérotée ?

Chaque étape est numérotée pour permettre de suivre la chronologie du processus.

3- Caractérisez le problème de ce processus avec la méthode QQOQCP.

Quoi ? Problème au niveau du processus d’approvisionnement.

Qui ? Internes : Gestionnaire, Responsable d’achats, comptable, commercial.

 Externes : Clients / Fournisseurs

Où ? S.A.R.L piscine Bio / Eglise

Quand ? Sa commence dès la demande de devis.

Comment ? Tension entre le responsable d’achats / Chef de chantier / Commerciale

- Erreurs dans les quantités

- Problèmes de stockage

Pourquoi ? – Problèmes d’organisation (Commandes avant autorisation)

- Pas de procédure
- Validations devis a été déléguée
- Manque de communication entre le chef de chantier et le gestionnaire.
4- R Répondue avec la question 3
5- Proposez les améliorations à apporter à ce processus.

Procédure : Attendre l’autorisation de la mairie (1 moi, 3 mois) avant de commander le matériel

Formation du gestionnaire / Validation devis par la gérante

Journée cohésion, stages communication

PGI

6- Complétez le nouveau schéma postes-documents du processus d’approvisionnement.

Applications Professionnelles

1- Représenter une procédure de gestion des impayés

1) Quelles améliorations pourraient être apportées actuelle ?

Particuliers :

 Relance téléphoniques 15 jours après l’échéance

 Lettre de relance 40 jours après échéance
 2ième Lettre relance avec mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception
 8 jours après si le montant est supérieur a 350 £ : Transferts du Dossier vers Alix
Si inférieur a 350 £ Rendez-vous avec le client : soit il paye soit abandon de créance

OPH :

 Relance Téléphoniques 30 jours après échéances

 1 Mois transmission M. Oustis

Solutions : Particuliers

 Relance Téléphoniques 8 jours

 Rendez-vous avec rééchelonnement 8 jours après relance téléphonique
 Relance 30 jours après l’échéance
 2ième lettre de relance avec mise a demeures 60 jours après.
Temps de travail mensuel :

France = 151.67 h par mois

Tahiti = 169 h de travail par mois

2. Analyser la répartition des tâches

2) Fanny est à 112% (Charge Nette/Temps de travail (151.67) *100) Taux d’engagement.

Marc 86% Taux d’engagement.

Vous 109% Taux d’engagement

Hugo 77% taux d’engagement.

Soit Fanny +19h, Marc -22h, Vous +14h, Hugo -17h.

Fanny 19h :

 Gestion des stocks : 19 > 9h (-10h)

 Approvisionnement : 17 > 8h (-9h)

Hugo 2h :

 Gestion des stocks : 5 + 10 = 15

 Approvisionnement : 12+ 9 =21
 Gestion administrative : 1> 0 ( -1h)
 Suivi des impayés : 15> 14 (-1h)

Vous : 15h > 5h (-10h) transfert vers Fanny +10h Courrier Courant.

 Donner les heures avec les personnes ayant déjà des heures, donc qui ont la compétence.

Marc : +1h (Classement)

- +10h (Courrier Courant)

- +5h (Courriel)
- +1h (Accueille)
- +1h (Téléphone)

Fanny à transféré 1h en Accueille à Marc et Vous à transfert 1h de téléphone à Marc.

Ce qui nous donne : -1h sur la charge nette pour Fanny.

-1h sur la charge nette pour Vous

-3h sur la charge nette pour Marc (soit 30min par semaine et 6minute par jour de différence)

3. Améliorer un processus de vente à distance

1) Proposez des améliorations du processus actuel de vente à distance.

> édition, impression des Bon de Commandes, Formulaire de rétractation, fabrication

Tout sera sous forme numérique avec le PGI

 Gestionnaire qui vérifie le stock et lance la fabrication si nécessaire.

 Donc Bon de commandes, facture sont envoyer au client.

3. Améliorations un processus de vente à distance

1) Proposez des améliorations du processus actuel de vente à distance