SOCIÉTÉ ADELAIDE.

La société ADELAIDE distribue des produits d’épicerie fine à de nombreux

détaillants.

Elle a informatisé au début de l’année sa gestion comptable et administrative.

L’acquisition d’un micro-ordinateur et de logiciels lui a permis d’automatiser :

 la comptabilité générale ;

 la procédure de réception des commandes et celle des livraisons ;

 la gestion des comptes clients.

De nombreuses erreurs étant constatées :

 Clients facturés deux fois ;

 Réclamation sur des livraisons en retard ;

 Clients livrés malgré des interdictions.

Il vous est demandé de réaliser un audit de cette procédure automatisée de

gestion des commandes et des livraisons.
Lors de vos différents entretiens, vous avez réuni les informations suivantes :

1. sur l’organisation matérielle :

- l’ordinateur est situé dans le bureau du service’’ commandes’’. Une personne

du service ‘’commandes’’, Monsieur A, a suivi un stage de formation de trois
jours auprès de la SSI qui a vendu les logiciels et assure l’exploitation courante.
En cas de problème, il prend contact avec un ingénieur de la SSI qui le
renseigne par téléphone ou bien se déplace ;

Les trois terminaux sont situés :

 au service comptable qui a accès à toute la chaîne,

  au service ‘’ commandes’’ qui ne peut accéder à la comptabilité générale,

 au service commercial qui gère les données permanentes clients et peut

accéder, en consultation seulement, à la chaîne vente.

2. Sur la procédure administrative ‘’ ventes’’ :

Les commandes sont reçues par courrier ou par téléphone (90%). Monsieur B
s’occupe des commandes téléphoniques :

à chaque appel, il demande le nom du client et vérifie sur son terminal que le
client existe ; l’écran lui adresse en retour d’autres messages :

 interdiction de livrer,

 retard de paiement,

 commandes en cours non livrées.

Si le nom indiqué n’est pas reconnu par le système, il a la possibilité de créer un

nouveau dossier, le système gérant lui-même les numéros ; l’information est
communiquée au service commercial ;

L’écran affiche un état de saisie de commande : Monsieur B entre les

références des produits, la quantité, la date de livraison ;

L’ordinateur effectue des contrôles automatiques :

 interdiction de livraison ;

 existence des quantités en stock ;

 calcul du montant HT de la commande.

Monsieur B répète au client les principaux éléments de la commande (nom,

date de livraison, produits, quantité, prix) et demande l’accord du client ; il
appui ensuite sur une touche de validation de la commande.
Le service commercial gère les données permanentes concernant les clients
( autorisation de vendre, conditions de paiement, remises) ainsi que le fichier
du prix. Les renseignements ne peuvent être modifiés qu’à partir du terminal
situé dans ce service ; chaque mois un état des modifications est étudié et
adressé au chef de service qui le vérifie.

Dès que la commande est entrée, l’ordinateur édite, après traitement :

 Une liasse de bons de livraison dont deux exemplaires sont envoyés au

magasin pour livraison.

 Des factures de vente adressées au service ‘’commandes’’, qui les adresse

immédiatement au client.

 Un journal de vente qui reprend les numéros de facture et de livraison, les

références des clients, les quantités, prix unitaire et total, ainsi que la date
de commande.

Le service magasin effectue les expéditions à l’aide des documents édités par
l’informatique ; du fait des regroupements, les commandes ne sont pas
immédiatement livrées ; le délai moyen d’attente est de 15 jours ; les colis sont
préparés et stockés dans un hall de livraison. La marchandise est rangée dans
les stocks ; le bon de livraison retourné est accroché et envoyé chaque fin de
semaine au service ‘’commandes’’ qui le saisit : l’ordinateur modifie la chaîne
et édite un journal des avoirs.

TRAVAIL A FAIRE :

 Identifier les faiblesses de l’organisation,

 Déterminer les risques de contrôle interne qui leurs sont liés et

 Proposer des recommandations utiles.