Avant-propos

Avec le manque d’emploi qui a pour corollaire le chômage

galopant, la formation est un moyen efficace de trouver de l’emploi par
les acquis de compétences et d’adaptation aux nouvelles technologies.
Dans ce contexte, un métier mérite d’être appris. Par exemple, les
bases du management et les bases de la comptabilité, de la gestion
doivent être connues.
La négligence volontaire de ces principes de base a été la cause de bien
des échecs.

Ce document qui dans un langage clair et précis va permettre, sans

nul doute, aux entrepreneurs actuels et potentiels d’explorer et
exploiter les opportunités qui s’offrent à eux pour gérer le stock et de
tenir la caisse à bon escient.

« S’il était possible de réussir sans aucune peine, il n’y aurait pas un
seul homme pauvre sur terre et un homme qui a réussi n’aurait aucun
mérite »

Faut – il avoir peur du développement informatique ? Faut-il se

mobiliser pour le rejeter ?
Faut-il se réjouir ?
« Ne soyez pas blessé face à la révolution informatique » comme le
rappelle la publicité ci-contre.
Le pire est de jouer les indifférents alors que, de plus en plus nous
allons << vivre l’informatique>> c'est-à-dire << Vivre et travailler avec
les ordinateurs>>

Le sommaire révèle d’entrée un large spectre de techniques organisant

la couverture d’un large espace essentiel.
Un tel document est cependant susceptible d’amélioration. Même
important il peut toutefois, rendre de grands services à tous.

J’ose espérer que cet objectif qui a contribué l’essentiel de ma

motivation sera atteint.

DIAKARIA OUATTARA
Une explication de l’utilisation de SAARI GESTION COMMERCIALE.

NB : L’utilisation et l’exploitation de Gestion de stock est

obligatoirement liée à un fichier comptable de SAARI COMPTABILITE.

Particularités du programme

Le programme Sage Gestion commerciale est un progiciel permettant

la réalisation de toutes les opérations de gestion commerciale :

 Gestion des dépôts

 gestion des articles et des nomenclatures

 gestion des familles d'articles,

 gestion des fiches clients et fournisseurs

 informations libres paramétrables

 gestion, en fonction des versions, des achats, des ventes et des

stocks

 gestion de documents internes concernant les entrées et sorties

d'articles, gains et pertes financières,

 gestion de documents internes concernant les entrées et sorties

d'articles ou les gains et pertes financières,

 édition des commandes, bons de livraison, factures et autres

documents clients, fournisseurs et stocks, nomenclatures
commerciales, cycle administratif des pièces, gestion par affaires

 saisie des règlements clients ou à l'intention des fournisseurs

 I. CREATION DES DEPOTS

- Cliquer sur Structure de la barre de menu

Cliquer sur Dépôt de stockage ;

II. CREATION DES FAMILLES D’ARTICLES

- Cliquer sur Structure de la barre de menu

- Cliquer sur Famille d’article ;
 - Cliquer sur Edition de la barre de menu ;
- Cliquer sur ajouter du menu Edition.
Indiquez (Code, Intitulé, Unité de vente, Cat. Produit, Suivi stock).

III. CREATION DES ARTICLES

- Cliquer sur Structure de la barre de menu

- Cliquer sur Article ;
- Cliquer sur Edition de la barre de menu ;

- Cliquer sur ajouter du menu Edition.

Indiquez (Référence, Désignation, Famille, Prix d’achat, Prix de vente,
Unité de vente)

N.B : Pour modifier les prix de vente pour chaque catégorie

(Grossiste, Détaillant, Client, etc…) ; il faudra faire un double
clique sur chaque ligne en bas (Grossiste, Détaillant, Client,
etc…).
IV. CREATION DES CLIENTS ET FOURNISSEURS

1. création des clients.

- cliquer sur Structure de la barre de menu ;

- cliquer sur Client du menu ;

- cliquer sur l’onglet Tarifs pour préciser la Cat. Tarifaire s’il

(client) est Grossiste, Détaillant, client, etc…) ;
 2. création des fournisseurs

- cliquer sur Structure de la barre de menu ;

- cliquer sur Fournisseur du menu ;
- cliquer sur l’onglet Tarif pour préciser la Référence de
Fournisseur et l’Article qu’il nous vend.
 V. TRAITEMENTS

1. document de stock

- cliquer sur Traitement de la barre de menu ;

- cliquer ensuite sur Documents de Stock du menu ;
- cliquer sur Ajouter du menu Edition ;

Une fenêtre (petite) s’ouvre et on sélectionne Mouvement d’Entrée et

cliquer ensuite sur OK.
Une autre fenêtre s’ouvre dans laquelle il faut renseigner :
 N° pièce ;
 La date de la mise en stock ;
 Le dépôt du stock ;
 La référence (facultative).
Appuyer sur la touche Entrée pour ensuite rentrer le ou les article(s)
mise(s) en stock.
 2. document d’achat

-Cliquer sur Traitement de la barre de menu ;

-Cliquer ensuite sur Documents des achats du
menu ;

-Cliquer sur Ajouter du menu Edition.

Une fenêtre (petite) s’ouvre, on sélectionne Facture et cliquer sur OK.
Une autre fenêtre s’ouvre dans laquelle il faut renseigner :

 Date de la facture ;
 Statu ;
 Numéro ou nom du fournisseur ;
 Date de livraison ;
 Référence (facultative).

Appuyer sur la touche Entrée pour ensuite rentrer le ou les article(s)

acheté(s).
 3. document de vente

-cliquer sur Traitement de la barre de menu ;

-cliquer ensuite sur Document des ventes du menu ;

-cliquer sur Ajouter du menu Edition ;

Une fenêtre s’ouvre (petite) s’ouvre, on sélectionne Bon de Livraison et
on clique sur OK.
Une autre fenêtre s’ouvre dans laquelle il faut renseigner :

 date du désir du client ;

 statu ;
 numéro ou nom du client ;
 date de livraison ;
 référence (facultative).

Appuyer sur la touche Entrée pour ensuite rentrer le ou les article(s)

vendu(s).
 VI. ETATS

1. Mouvement de stock

Il faut tout simplement renseigner :

 Le Dépôt ;
 La date (de …………à…………) ;
 Article (de…………...à…………).
Cliquer sur OK.

2. Inventaire

Il faut tout simplement renseigner :

 classement ;
 Dépôt ;
 Article (de……………..à…………….) ;
Cliquer sur OK
 FORMATION SAISIE DE CAISSE DECENTRALISEE
SAGE 100

Objectifs : A l’issue de la formation, le stagiaire doit être capable

d’avoir une maîtrise des concepts liés à la gestion d’une caisse et
de la vente au comptoir (d’installer, de paramétrer et d’utiliser les
différentes fonctions d’une caisse).

Prérequis : Avoir suivi la formation du logiciel de Gestion

Commerciale 100 Bonne maîtrise de la facturation et de la vente
comptoir. Utilisation courante de l’environnement Windows.
Maitrise de l’environnement Windows

Moyens et méthodes : Exposés théoriques et cas pratiques

reposant sur des problèmes de gestion d’entreprise. Stage de 1 à
8 participants.

Matériel : logiciel installé sur le poste de travail.

Evaluation et sanctions : Les acquis sont évalués par un test de

type Qcm en fin d’action. L’action est elle-même évaluée par un
questionnaire qualité. La formation est sanctionnée par une
attestation individuelle de formation.
 PROGRAMME

 Ouverture, mouvement, clôture de caisse

 Automatisation et rapidité de saisie de données (Factures et Tickets)

 Interrogation (édition du X de caisse) : opération de trésorerie,

historique des documents et tickets, contrôle de caisse favorisant une
visualisation rapide des valeurs de fond de caisse, de règlements en
espèces, par chèque

 Mis à jour comptable

 Plan de formation

 CHAPITRE I : Initialisation de la société

• Spécificité du fichier « A propos de »,
• Onglet comptable,
• Volet Communication,
• Volet Préférences,
• Volet Options,
• Création des fichiers (Familles, Tiers, Articles…)

 CHAPITRE II : Caisse et vendeurs

• Caisse
• Vendeur et caissier

 CHAPITRE III : Ouverture de caisse

• Ouverture de caisse,
• Déclaration de fond de caisse

 CHAPITRE IV : Saisie quotidienne de la caisse

• Tickets de caisse, factures,
• Vente comptoir
• Mise en attente ticket
• Rappel ticket
• Le règlement
• Fermeture de caisse

 CHAPITRE V : L’interrogation de caisse

 CHAPITRE VI : Le contrôle de caisse

 CHAPITRE VII : La clôture de caisse

 CHAPITRE VIII : Transfert en comptabilité

• Mise à jour à la Comptabilité

• Journal de vente et règlement,
 Qu’est-ce qu’une caisse et quel est son rôle dans une
entreprise?

La caisse traduit l’ensemble des opérations réalisées par l’entreprise

dans le cadre de son activité courantes (encaissements,
décaissements…). Ainsi, elle permet de déterminer avec précision les
flux financiers auxquels est confronté le commerçant. Celui-ci dispose
ainsi d’un outil pertinent pour déterminer si son activité est viable et
corriger les éventuels problèmes qui pourront se poser (défauts de
paiement des clients, financement insuffisant, charges courantes trop
importantes au regard du volume d’activité…)
 Gestion d’une caisse informatique
Elle est composée :

 d’un ordinateur
 d’un logiciel de caisse
 d’une douchette ou lecteur de code barre
 d’une imprimante thermique
 d’un tiroir-caisse

CHAPITRE I : CAISSE ET VENDEURS

a/ Création de la Caisse

-cliquer sur Structure de la barre de menu ;

-cliquer ensuite sur Caisse du menu ;
Ensuite compléter les différents champs

b/ Vendeur et caissier

-cliquer sur Structure de la barre de menu ;

-cliquer ensuite sur Caisse du menu ;

Ensuite compléter les différents champs

CHAPITRE II : OUVERTURE DE CAISSE

a/ Ouverture de caisse

- cliquer sur Fichier de la barre de menu ;

- cliquer ensuite sur Ouvrir du menu ;

Ouvrir

Cette commande permet d'ouvrir un fichier commercial et d'avoir accès

aux informations qu'il contient. Elle n'est accessible que si aucun
autre fichier commercial n'est ouvert.

Equivalent clavier sous Windows: CTRL + O.

Sélectionnez dans la fenêtre le fichier commercial qui vous intéresse et

cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir. Si
nécessaire, changez d'emplacement de stockage.

Si le fichier est protégé, le mot de passe vous sera alors demandé.

Liste déroulante éditable permettant de sélectionner le niveau créé

dans les autorisations d'accès.

Mot de passe

Zone de 4 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot

de passe. Tapez celui-ci exactement comme il a été enregistré. Les
lettres majuscules sont considérées comme différentes des
minuscules. Afin d'en préserver la confidentialité, les caractères
tapés sont remplacés à l'écran par des étoiles sur Windows.

Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez

Fichier comptable associé

Un fichier commercial ne peut être utilisé sans fichier comptable.

Deux cas peuvent se présenter :

aucun fichier comptable n'est lié au fichier commercial : une
fenêtre s'ouvre alors pour vous permettre sa sélection ;
un fichier comptable est lié : ce dernier est automatiquement
ouvert.

- cliquer sur Traitement de la barre de menu ;

- cliquer ensuite sur Ouverture de caisse du menu ;
Cette commande permet l'ouverture d'une caisse c'est-à-dire :

la désignation de la caisse utilisée entraînant les choix suivants :

le choix du dépôt de stockage concerné par les mouvements,
le vendeur concerné,
le caissier concerné,
le client vente comptoir sur lequel les mouvements seront passés,
l'écran de saisie des ventes comptoir,
le paramétrage du clavier utilisé et
le code journal sur lequel les règlements seront passés ;
la déclaration et la signature éventuelle du caissier (cette signature
consiste dans l'enregistrement d'un mot de passe),
la saisie éventuelle du fond de caisse.

b/ Déclaration de fond de caisse

Si vous avez un fond de caisse (petite somme d’argent remis à la
Caissière ou Caissier pour faciliter la monnaie aux clients).
Ensuite, taper le montant du fond de caisse.

Et voici comment se présente la caisse informatique

C’est après les ventes de la journée que la caisse doit être fermée et la
caissière fait son point de recettes.
Fermer

Cette commande permet de fermer le fichier commercial actuellement

utilisé.

CHAPITRE IV : SAISIE QUOTIDIENNE DE LA CAISSE

a/ Vente comptoir, Tickets de caisse, factures,

Saisie des lignes - Ventes comptoir

Utilisez la touche TABULATION pour passer d'une zone de saisie à la

suivante et une touche Entrée pour valider une ligne.
 b/ Le règlement et impression ticket

Le client voulant aller prendre des articles qu’il avait oublié de prendre va
dans les rayons les chercher alors que d’autres clients attendent ; ainsi, la
caissière ou le caissier peut mettre le ticket en attente en utilisant la fonction
correspondante au menu affiché (Alt+F8) pour continuer les opérations de
caisse avant son arrivée.

Mise en attente des tickets

Il est possible de mettre en attente un ticket en cliquant sur le bouton

En attente ou en utilisant le raccourci clavier correspondant s'ils ont
été paramétrés.

Un message d'information apparaît lorsque cette fonction est activée.

NB : La mise en attente doit s'effectuer avant la saisie du règlement. Si

un règlement a été saisi, il est supprimé.
Les tickets mis en attente ne sont pas pris en compte par la fonction
d'interrogation de caisse.

Les tickets saisis à la suite de ceux mis en attente se voient attribuer

les numéros qui suivent dans la série affectée aux ventes comptoir. Si
un ticket mis en attente est ensuite supprimé, son numéro ne sera pas
réutilisé et il y aura un trou dans la numérotation.

Rappel ticket

Le client étant revenu, pour rappeler le ticket ainsi mis en attente, la

fonction correspondante au menu affiché (Alt+F5) ou cliquez sur le bouton
Rappel ticket. Une fenêtre «Ticket en attente» s'ouvre.

Elle affiche la liste de tous les tickets mis en attente sur la caisse.
L'heure indiquée est celle de la mise en attente.

Pour rappeler un ticket à l'écran : sélectionnez sa ligne et validez ou

cliquez sur le bouton OK. Les sélections multiples ne sont pas
possibles dans cette liste.

NB : Un ticket ainsi rappelé est considéré comme utilisé et le

programme propose immédiatement l'enregistrement du règlement. Il
est cependant possible d'ajouter des articles.

Si la caisse est fermée (ou simplement sa fenêtre) alors que des tickets
restent en attente, un message d'avertissement vous en préviendra.

La fermeture de caisse ne supprime pas les tickets mis en attente.

Vous les retrouverez lors de la prochaine ouverture de la même caisse.
Règlement des ventes comptoir

Pour passer aux opérations de saisie du règlement des ventes comptoir

il est nécessaire d'indiquer au programme que la saisie des lignes est
terminée en cliquant sur le bouton Fin de ticket (ou en activant son
raccourci clavier).

Cette action rend disponible les zones d'enregistrement :

du mode de règlement,
de la saisie du montant réglé,
de la devise de règlement

si la présence de ces zones a été paramétrée pour la caisse en cours

d'utilisation.

Les actions liées aux règlements des ventes comptoir sont décrites
plus loin.
Le libellé de l'écriture générée par l'enregistrement d'un règlement
comporte le numéro du ticket.

Exemple

Le règlement du ticket n° 1006 est enregistré le 17/09/21. L'écriture

de règlement générée comportera le libellé :

Règlement ticket 1006 du 17/09/21.

Fermeture de caisse

Cette commande n'est active que si une caisse a été ouverte.

Cette fonction permet de refermer la caisse en fin de journée ou au

changement de caissier.

La caisse est également refermée lorsque l'on quitte le programme.

On peut la lancer en cliquant sur le bouton Fermeture de caisse de

la barre d'outils Gestion des ventes comptoir.

On peut aussi fermer la caisse ouverte en cliquant sur l'icône

Fermeture de caisse de la barre verticale Ventes comptoir.
Caisse

Zone non accessible rappelant le nom de la caisse ouverte.

Remise à zéro de la caisse

Case à cocher qui, si elle est cochée, entraînera la génération d'un

mouvement de sortie de caisse. Le fond de caisse sera ainsi remis à
zéro.

Cette option n'entraîne pas de mouvement comptable.

CHAPITRE V : L’INTERROGATION DE CAISSE

Menu Traitement > Interrogation de caisse

Interrogation de caisse

Cette commande permet de consulter et d'imprimer les différents

mouvements enregistrés sur une caisse:

opérations de trésorerie,
historique des documents et tickets, même clôturés,
impression du X de caisse,
impression d'états personnalisés.

Le lancement de cette fonction fait s'ouvrir une fenêtre de sélection et

de visualisation sauf si elle a été protégée dans la commande Fichier /
Autorisations d'accès. Dans ce cas son ouverture est précédée de
l'apparition d'une autre fenêtre demandant à l'utilisateur de confirmer
ses droits d'accès.

On peut également lancer cette fonction en cliquant sur le bouton

Interrogation de caisse de la barre d'outils Gestion des ventes
comptoir.
Si les droits de l'utilisateur sont reconnus ou si la fonction n'est pas
protégée, la fenêtre d'interrogation des mouvements caisse s'ouvre.

Le titre de cette fenêtre correspond à la fonction active et mentionne la

caisse sélectionnée.

Il faut d’abord choicer la caisse come ice par example:

CHAPITRE VI : LE CONTRÔLE DE CAISSE

Menu Traitement > Contrôle de caisse

Contrôle de caisse

Cette fonction permet d'effectuer le contrôle des caisse c'est-à-dire la

visualisation ou l'impression d'un état donnant:

le fond de caisse initial,

les entrées de fonds (règlements dans tous les modes enregistrés),
les entrées de caisse,
les sorties de caisse et le total en caisse au moment de
l'interrogation,

et ceci par mode de règlement et par devise.

On peut la lancer en cliquant sur le bouton Contrôle de caisse de la

barre d'outils Gestion des ventes comptoir.

Si une protection de cette fonction a été demandée dans la commande

Fichier / Autorisations d'accès, une fenêtre s'ouvrira alors pour
permettre à l'utilisateur de préciser ses droits d'accès.

Enregistrez le niveau d'utilisateur puis le mot de passe. La fonction

s’ouvrir si vos droits sont reconnus
Présentation du contrôle de caisse

CHAPITRE V : LA CLÔTURE DE CAISSE

CHAPITRE VII : LA CLÔTURE DE CAISSE

Menu Traitement > Clôture de caisse

Clôture de caisse

Cette fonction entraîne:

d'une part l'archivage du détail des tickets de caisse,

Ce sont ces factures qui serviront lors de la mise à jour comptable par
la commande Mise à jour de la comptabilité.

On peut la lancer en cliquant sur le bouton Clôture de caisse de la

barre d'outils Gestion des ventes comptoir.

Cette commande peut être protégée dans la commande Fichier /

Autorisations d'accès.

Presentation de la fenêtre de clôture de caisse

CHAPITRE VIII : TRANSFERT EN COMPTABILITE

a/ Mise à jour de la Comptabilité

Menu Traitement > Mise à jour de la comptabilité

Mise à jour de la comptabilité

Cette commande permet de passer en comptabilité les pièces de vente

ainsi que les règlements.

Le programme Sage Saisie de caisse décentralisée utilise en

permanence un fichier comptable. Il y transfère cependant les
écritures des pièces de vente uniquement lors du lancement de la
présente fonction.

Les écritures des ventes et des règlements clients ne peuvent être

traitées simultanément. Il est nécessaire de réaliser cette opération en
deux fois.
NB: Rappelons que les tickets de vente comptoir ne peuvent être
comptabilisés directement. Seules les factures générées à partir de la
commande Clôture de caisse, qui regroupent l'ensemble des tickets,
peuvent être comptabilisées. Par contre, les documents des ventes sont
comptabilisés de manière classique.
 b/ Journal de vente et règlement,

Menu Etat > Journaux de vente

Journaux de vente

Cette commande permet d'imprimer les journaux de vente ainsi que les
journaux de règlement.

Les états que permet d'imprimer cette commande sont le reflet exact
des écritures passées par la commande Mise à jour de la comptabilité.
Il est donc conseillé de les imprimer et de les examiner avant de lancer
cette mise à jour.
 CONCLUSION

La formation aux métiers est un moyen pour trouver de l’emploi.

Elle vous donne des compétences afin de gérer votre carrière
professionnelle. Grace à la formation, vous pouvez vous adapter aux
nouvelles technologies.
La formation vous permet :
 d’acquérir des connaissances de base
 de trouver une nouvelle activité professionnelle
 de diversifier ses savoirs
 de monter en grade
 de perfectionner ses acquis
 de booster sa motivation.

Nous pensons que cette formation combinée de Gestion commerciale et

de Saisie de caisse décentralisée vous permettra d’être les meilleurs
(es) en entreprise.

Merci