DOCUMENTATION

APPLICATION GESTION DE STOCK ET DE CAISSE

Table des matières
I. Connexion à l’application :.............................................................................................................3
II. Tableau de bord.............................................................................................................................4
III. Les menus...................................................................................................................................4
IV. Paramètres.................................................................................................................................5
4.1. Paramètre du système............................................................................................................6
4.2. Autorisation de groupes.........................................................................................................6
4.3. Boutique (Entrepôt)................................................................................................................7
4.4. Catégories...............................................................................................................................8
4.5. Marques.................................................................................................................................9
4.6. Devises....................................................................................................................................9
4.7. Unité.....................................................................................................................................10
4.8. Sauvegarder de base de données :.......................................................................................10
V. Gestion de produits......................................................................................................................11
5.1. Liste des produits..................................................................................................................11
5.2. Ajout de nouveau produit.....................................................................................................13
VI. Ajustement de stock.................................................................................................................14
6.1. Créer un ajustement.............................................................................................................15
VII. Liste des ajustements...............................................................................................................15
VIII. Stock transfert..........................................................................................................................16
IX. Dépenses..................................................................................................................................17
X. Devis.............................................................................................................................................18
XI. Achat........................................................................................................................................19
XII. Ventes.......................................................................................................................................20
XIII. Personnes.................................................................................................................................21
13.1. Les clients.........................................................................................................................21
13.2. Fournisseurs.....................................................................................................................22
13.3. Utilisateurs........................................................................................................................22
XIV. La caisse (ou POS).....................................................................................................................23
 I. Connexion à l’application :

Lorsque vous lancez l’application, si vous n’êtes pas encore connecté, un formulaire
d’authentification vous demandera de renseigner une adresse email et un mot de passe :

Il y a 3 types de profil d’accès pour l’application :

- L’Administrateur : Ce profil a accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’application

- Le gestionnaire : Il a accès uniquement dans la partie gestion de stock
- Caissière : Il a accès uniquement dans la partie caisse et la partie Achat de l’application

Si votre accès est correct, vous allez pouvoir utiliser l’application.

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en cliquant sur le lien « Mot de
passe oublié ? »
Tapez votre adresse email et cliquez sur le bouton « Réinitialiser le mot de passe » pour recevoir un
lien de réinitialisation dans votre boîte au mail.

Vérifier votre email et cliquez sur le lien contenu dans le mail pour faire la réinitialisation.

II. Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d’accueil de l’application une fois que vous être connecté.

Il affiche des graphiques et différentes informations et actions récentes effectués dans l’application à
savoir :

- Ventes du jour
- Revenu du jour
- Dépenses du jour
- Bénéfice du jour
- Ventes et achats de la semaine
- Produits les plus vendus du mois
- Paiement envoyé et reçu de la semaine
- Ventes récentes

III. Les menus

L’application est organisée en plusieurs rubriques et sous rubriques :

- Produits
o Ajouter Produits
o Liste des produits
o Imprimer Codes-barre
- Ajustement de stock
o Créer un ajustement
o Liste des ajustements
- Transfert de Stocks
o Créer un transfert
o Liste des transferts
- Dépenses
o Créer une dépense
o Liste des dépenses
o Catégorie de dépense
- Devis
o Ajouter devis
o Liste des devis
- Achat
o Ajouter achat
o Liste des achats
- Ventes
o Ajouter une vente
 o Liste des ventes
- Retour de vente
o Liste des retours de vente
o Ajouter un retour de vente
- Retour des achats
o Ajouter un retour d’achats
o Liste des retours d’achat
- Personnes
o Clients
o Fournisseurs
o Utilisateurs
- Paramètres
o Paramètre du système
o Autorisations de groupe
o Entrepôt
o Catégories
o Marques
o Devises
o Unités
o Sauvegarde DB
- Rapports
o Paiement
o Profit et perte
o Alertes de quantité de produits
o Rapport d’entrepôt
o Rapport de ventes
o Rapport d’achats
o Rapports clients
o Rapport fournisseurs

IV. Paramètres

Les premières informations que vous devriez saisir dans l’application ce sont les informations de
paramètres.

Vous avez plusieurs sous rubriques dans le menu paramètres.

o Paramètre du système
o Autorisations de groupe
o Entrepôt
o Catégories
o Marques
o Devises
o Unités
o Sauvegarde DB
 IV.1. Paramètre du système

C’est dans cette rubrique que vous définissiez :

- La devise par défaut (Ariary)

- Email par défaut (Email qui va recevoir les mails de notifications)
- Nom de la société (Nom de la boutique)
- Téléphone de la société
- Langue par défaut de l’application
- Magasin par défaut s’il y en a plusieurs
- Adresse

IV.2. Autorisation de groupes

Les profils et le niveau d’accès est paramétrable via le menu Paramètres / Autorisations de groupe

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des rôles.

Pour ajouter, cliquez sur le bouton « ajouter ». Vous allez être redirigé vers une nouvelle page où
vous pouvez définir les niveaux d’accès du nouveau profil
Saisissez un nom et une description au nouveau rôle puis cochez les permissions que vous souhaitez
donner. Valider le tout en cliquant sur le bouton « Soumettre » qui se trouve tout en bas de la page.

IV.3. Boutique (Entrepôt)

Ce module gère l’information sur votre boutique.

Pour ajouter une nouvelle boutique, cliquez sur le bouton ajouter,

Saisissez :

- Nom de la boutique
- Pays
- Ville
- Email
- Téléphone
- Code postal

Cliquez sur le bouton soumettre pour valider votre saisie.

IV.4. Catégories

C’est la partie de l’application où l’on saisit les catégories de produits.

Vous pouvez faire un ajout, une modification et une suppression de catégorie.

Les champs à saisir lors d’un ajout de catégorie sont :

- Code de la catégorie (Nécessaire pour retrouver des produits s’il y en a beaucoup et aussi
utiles pour la gestion de produits)
- Nom de la catégorie
- Image de la catégorie
 IV.5. Marques
La gestion des marques de produits sont accessibles depuis le menu « paramètres/marques »

La saisie est simple. Cliquez sur le bouton ajouter :

Renseignez le nom, une description de la marque ainsi qu’une photo.N’oubliez pas de clique sur le
bouton soumettre pour valider.

Vous pouvez modifier et supprimer une marque.

Si vous supprimer une marque, tous les produits associés à cette marque n’en auront plus.

IV.6. Devises
C’est la partie de l’application où l’on gère les dévises (Ariary, Euro, …).
La devise par défaut dans l’application est l’Ariary mais vous pouvez la modifier.

IV.7. Unité

Ceci correspond à l’unité de vente.

Il existe plusieurs unités de vente lorsqu’on fait du commerce en détails :

- Kapoaka
- Pièce
- Kilogramme (Kg), grammes (g)
- Litres
- ….

Ce module permet donc de définir ces unités de ventes selon vos besoins

Pour ajouter une unité, cliquez sur le bouton ajouter

Les champs à saisir sont :

- Nom (Exemple Kilogramme)

- Nom court (Ex : Kilos, Kg)
- Unité de base : C’est l’unité principale où découlent des unités dérivées secondaires. Par
exemple

IV.8. Sauvegarder de base de données :

Il est très important de procéder à une sauvegarde régulière de la base de données. Ceci afin d’avoir
une copie de la base de données en cas de panne ou de mauvaise manipulation de l’application.

Pour faire la sauvegarde, aller dans le menu Paramètres/Sauvegarde DB.

Cliquez sur le bouton « Générer une sauvegarde »

Vous trouverez la sauvegarde dans le dossier /storage/app/public/backup de votre serveur et

enregistrez-la sur votre pc pour la restaurer en cas d'erreur.

Pour les experts, il est possible également, en utilisant votre cpanel (aller sur le lien
https://superette.mg/cpanel ), de faire une sauvegarde manuel grâce à l’utilisation de l’application
phpmyadmin.

V. Gestion de produits

Dans la partie gestion de produit, vous pouvez ajouter, lister, modifier ou supprimer des produits.

V.1. Liste des produits

Pour accéder à la liste des produits, cliquer sur le lien Produits/Listes des produits.

Dans cette page, vous avez la liste de tous les produits sous forme de tables avec plusieurs colonnes.

Plusieurs actions sont disponibles :

- Recherche de produits à partir d’une zone de recherche par mots-clés

- Filtre de produits par colonne par valeur ascendante ou descendante à l’aide de l’icône en
forme de flèche présente à côté de chaque titre de colonne

- Bouton Filtre . Ce bouton vous permet de faire un filtre de produit par Code du
produit, nom du produit, Catégorie, marque
- Bouton PDF : Permet d’enregistrer la liste au format PDF
- Bouton Excel : Permet de générer un fichier Excel de la liste des produits.
- Importer des produits : Vous pouvez faire une saisie manuelle des produits depuis un fichier
CSV (Excel) et vous pouvez l’importez ici afin de l’enregistrer dans l’application et dans la
base de données. Pour cela, vous devez télécharger le gabarit du fichier CSV. Ce gabarit est
disponible en téléchargement dans cette même rubrique (Bouton « télécharger l’exemple »).
 - Bouton voir les détails du produit

- Modifier un produit
- Supprimer un produit
- Enfin, il y a le bouton « Ajouter » qui vous permettra d’ajouter un nouveau produit

V.2. Ajout de nouveau produit

Pour ajouter un nouveau produit, accédez au menu « Produit/Ajouter un Produit » ou bien depuis le
menu « Produit/Liste de produits » puis bouton « Ajouter »

Renseigner les champs des formulaires de saisie du nouveau produit :

Nom du champ Obligatoire ? Description

Désignation Oui Nom du produit
Code produit Oui Scannez votre code-barres et
sélectionnez la symbologie correcte
ci-dessous.
Sinon, vous pouvez saisir votre
propre code référence du produit
Catégorie Oui C’est la catégorie de votre produit
(Cosmétique, Bureautique, …)
Marque Non C’est la marque du produit (Star,
Socolait, …)
Symbologie des codes Oui C’est la norme que vous pouvez
à barres utiliser pour la référence et les
codes-barres de votre produit :
Code 128, code 39, EAN8, EAN13,
 UPC
Prix d'achat du Oui C’est le prix à lequel vous avez
produit acheté le produit depuis votre
fournisseur
Prix du produit Oui C’est le prix de vente du produit
Unité d’achat Oui L’unité du produit est l’unité de
mesure dont vous allez vendre le
produit (Sac, Kapoaka, Litre,
Kilogramme, gramme, Pièce, …)
Unité de vente Oui C’est l’unité de mesure dont vous
allez utiliser pour vendre en détails
les produits (Sac, Kapoaka, Litre,
Kilogramme, gramme, Pièce, …)
Stock Alert Non C’est le nombre de stock restant du
produit à lequel le système envoie
une notification
Taxe de commande Non C’est la valeur de la taxe appliqué à
la commande (Mettez à 0 s’il n’y en
a pas)
Méthode fiscale Non Champ facultatif pour le choix de la
méthode fiscale
Note Non C’est une zone saisie de note. Vous
pouvez ajouter des informations
supplémentaires, des remarques ou
des commentaires dans cette zone.

Vous pouvez ajouter plusieurs images à votre produit en les téléchargeant depuis la zone « Image
multiple » à droite des formulaires.

Cliquez sur le bouton « Soumettre » pour valider votre saisie.

REMARQUE : Dans l’optique d’avoir un système de gestion de stock avec des produits approvisionnés
régulièrement, la saisie de la quantité ne se fera pas dans cette partie mais plutôt dans la rubrique
« Ajustement de Stock ».

VI. Ajustement de stock

L’ajustement de stock est l’action avec laquelle on gère la quantité de produits disponibles en stock.
 VI.1. Créer un ajustement
Pour créer un ajustement, cliquez sur le menu « Ajustements des stocks/Créer un ajustement »

- Choisissez le magasin si vous en avez plusieurs à gérer,

- Choisissez une date
- Sélectionnez un ou plusieurs produits depuis le champ produit en tapant un mot-clé ou so
code

Une fois que vous avez ajouté les produits, ajouter leurs quantités

REMARQUE : Tant que vous n’avez pas ajouté un produit dans ajustement de Stock et que vous
n’avez pas ajouté une quantité supérieure ou égale à 1, le produit ne sera pas disponible à la vente.

Si votre produit est en rupture de stock (quantité = 0), vous pouvez mettre à jour à nouveau la
quantité dans le même ajustement de stock ou bien créer un nouveau ajustement avec une nouvelle
date (Pour avoir une historique de la gestion de stock)

VII. Liste des ajustements

Pour y accéder, aller au menu « Ajustement/Liste des ajustements

Plusieurs actions sont disponibles :

- Détails de l’ajustement, Modification et suppression

- Filtre par date, référence(ou code), Magasion

- Export en PDF de la liste
- Export en Excel de la liste
- Ajout d’un nouvel ajustement

VIII. Stock transfert

Ce module permet de transférer le stock d’un magasin à un autre.

Le principe est de choisir le magasin de départ et le magasin d’arrivée des produits, puis de
sélectionner les produits à transférer.

Définir la quantité de chaque produit à transférer.

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaire comme :

- Taxe
- Remise
- Frais de livraison vers le magasin final

Ces valeurs vont s’appliquer au total du stock à transférer

 IX. Dépenses

Les vendeurs en boutique peuvent être amenés à faire des achats au quotidien. Ces dépenses
peuvent s’apparenter à des achats ponctuels différents des achats de produits (Qui se trouve dans la
rubrique « Achat ») ou bien des achats d’appoint pour pallier aux imprévus. A la fin, toutes ces
dépenses consolident le bon déroulement de votre activité.

Ces dépenses correspondent par exemple à des achats d’ancres ou papier d’imprimantes, de
fourniture de nettoyage et de maintenance, etc. …

Pour créer une dépense, cliquez sur le lien Dépenses/Créer une dépense

Mais tout d’abord, assurez-vous que vous avez déjà ajouté préalablement une catégorie de dépense
depuis le menu Dépense/Catégorie de dépense.

Pour ajouter une dépense, vous devez remplir les formulaires ci-dessous :

- Date
- Magasin
- Catégorie de dépenses (Que vous avez déjà créé auparavant
- Montant de la dépense
- Détails de la dépense (Un texte décrivant la dépense en question)
 X. Devis
Dans certains cas, vous êtes amené à proposer un devis à un de vos clients pour faire une quotation

Dans ce cas, vous pouvez aller dans Dévis/Ajouter Devis

Ajouter les informations des formulaires :

- Date du devis
- Client. Par défaut c’est la valeur Client en magasin qui est disponible. Si vous avez un client
particulier. Créer ses informations dans la rubrique « Personne/Clients afin qu’il apparaisse
dans la liste.
- Magasin
- Produit : Sélectionnez un ou plusieurs produis en tapant son nom ou son code.

Cliquez sur le bouton soumettre pour valider votre saisie.

Vous allez être redirigé automatiquement vers la liste des devis enregistrés.

Une fois que le devis enregistré, vous pouvez effectuer plusieurs actions.
 - Détail du devis
- Modification du devis
- Création d’une vente à partir du devis
- Télécharger un format PDF du devis
- Envoyer le devis par mail au client
- Supprimer le devis

XI. Achat

Le module d’achat vous permet d’enregistrer les achats des produits effectués depuis vos
fournisseurs.

Pour ajouter un nouveau achat, allez dans « Achat/ Ajouter un achat »

Remplissez le formulaire :

- Date : date de l’achat

- Fournisseur : Nom de votre fournisseur (Il faut que vous créiez au préalable vos fournisseurs
dans « Personnes/Fournisseurs.)
- Magasin
- Produits (saisissez le nom ou le code pour ajouter un produit)

Des informations supplémentaires peuvent être saisies aussi comme

- Taxe
- Remise
- Frais de livraison

Ces frais s’appliquent au total du produit

 XII. Ventes

Dans le cas où il y a des ventes en dehors de la caisse ou de la boutique, vous pouvez les ajouter ici
pour les faires rentrés dans l’application.

Pour ajouter une nouvelle vente cliquer sur le menu Vente/Ajouter vente.

Saisissez les informations

- Date de la vente
- Client. Par défaut c’est la valeur Client en magasin qui est disponible. Si vous avez un client
particulier. Créer ses informations dans la rubrique « Personne/Clients afin qu’il apparaisse
dans la liste.
- Magasin
- Produit : Sélectionnez un ou plusieurs produis en tapant son nom ou son code.

Cliquez sur le bouton soumettre pour valider votre saisie.

 XIII. Personnes

Ce module vous permet de gérer les personnes qui interviennent dans l’application à savoir :

- Clients
- Fournisseurs
- Utilisateurs

XIII.1. Les clients

Les clients sont vos clients qui achètent en magasin ou des clients qui souhaitent acheter ou
demander un devis en dehors de la boutique.

Pour les clients en magasin, ils sont représentés par la valeur « Client en Magasin »

Pour d’autres clients plus spécifiques, vous pouvez créer un nouvel enregistrement en cliquant sur le
bouton ajouter.
Voici la liste des champs à remplir :

- Nom du client
- Email
- Téléphone
- Pays (D’habitude c’est Madagascar)
- Ville
- Adresse

Cliquez sur soumettre pour valider la saisie.

XIII.2. Fournisseurs

Pour saisir avoir la liste, ajoute, modification et suppression des fournisseurs, cliquez sur le lien
Personnes/Fournisseurs

Pour faire un ajout, cliquez sur le bouton ajouter. Comme avec la saisie des informations de nouveau
client, vous avez les champs :

- Nom du fournisseur
- Email
- Téléphone
- Pays (D’habitude c’est Madagascar)
- Ville
- Adresse

Cliquez sur soumettre pour valider la saisie.

XIII.3. Utilisateurs

Pour accéder à ce module, cliquez sur Personnes/Utilisateurs depuis le menu de gauche.

Les utilisateurs sont les personnes qui vont gérer l’application. Actuellement il y a 3 types
d’utilisateurs dans l’application mais vous pouvez en créer autant que vous voulez.

- L’Administrateur : Ce profil a accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’application

- Le gestionnaire : Il a accès uniquement dans la partie gestion de stock
 - Caissière : Il a accès uniquement dans la partie caisse et la partie Achat de l’application

Pour saisir un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton Ajouter.

Saisissez les informations de la formulaire :

- Prénom
- Nom
- Utilisateur (Pseudo ou nom d’utilisateur ) Cet information peut remplacer votre adresse
email lorsque vous vous connectez à l’application
- Téléphone
- Email
- Mot de passe
- Rôle (Administrateur, Gestionnaire ou Caissière)
- Image (Photo de profil)

XIV. La caisse (ou POS)

C’est la module destiné aux caissières. Elle est accessible directement depuis un menu « BOUTIQUE »
(ou POS) tout en haut à droite de l’application
L’interface vous permet facilement de sélectionner des produits, de l’ajouter dans la vente et
d’effectuer le paiment.

L’interface est divisée en deux parties :

- A droite, vous avez la liste des produits disponibles en stock dans votre magasin. Vous
pouvez faire de recherche de produits soit à partir de son nom ou son code soit par filtre par
catégorie ou par marque.
Une fois que vous avez trouvé votre produit, il suffit de cliquer une ou plusieurs fois sur
l’image du produit pour qu’il soit ajouté dans la liste des produits pour achat client (partie à
droite). Normalement un Bip sonore accompagne l’ajout du produit. La quantité du produit
est fonction du nombre de clic que vous avez faits.

- A gauche, vous avez le nom du client (par défaut c’est Client en magasin), le choix de la
boutique puis juste en bas la liste des produits sélectionnés depuis la zone de droite.
Dans la liste des produits, vous pouvez faire un changement de quantité, suppression du
produit de la liste d’achat.

Si tout est correct, vous pouvez procédez au paiement en cliquant sur le bouton « payez
maintenant »

Un récapitulatif vous sera proposé et que vous pouvez faire une modification sur le prix si besoin.
Vous pouvez également choisir le mode de paiement (Cash, Chèque, Carte bancaire, …)
Le paiement effectué, vous pouvez imprimer une reçue pour le client.