SOMMAIRE

SE CONNECTER A SIFAC ................................................................................. 3

LA PAGE D’ACCUEIL SIFAC ............................................................................. 3

LES MESSAGES...............................................................................................3

LES PRINCIPALES ICÔNES ............................................................................... 4

AFFICHAGE DES NOMS TECHNIQUES.............................................................5

LES FAVORIS...................................................................................................5

Comment créer des dossiers dans vos « favoris » ?....................................5

Comment placer une transaction dans les « favoris » ?..............................6

Comment renommer vos transactions favorites ?......................................7

MATCHCODES ET LISTES PERSONNELLES.......................................................9

LES VARIANTES DE SELECTION.....................................................................10

GLOSSAIRE ...................................................................................................11

QUELQUES TRANSACTIONS COURANTES......................................................14

PARAMETRE PERSONNEL SIFAC………………………………………………………………..15

CHANGEMENT SEPARATEUR DECIMAL……………………………………………………..16

SE CONNECTER A SIFAC

Double-cliquer sur l’icône SAP Logon  Saisir le login et le mot de passe

LA PAGE D’ACCUEIL SIFAC

Zone de saisie Barre de Barre de Barre d’outils
des transactions titre menu standard

Zone de création
et d’organisation Barre d’outils
des favoris spécifique

Arborescence
pour accéder
aux transactions

Ouvrir l’arborescence

Fermer l’arborescence

LES MESSAGES

Message d’information pour l’utilisateur. Ne nécessite aucune action.

Message d’avertissement. Invite l’utilisateur à vérifier la valeur saisie dans un champ.
L’utilisateur peut poursuivre la transaction en appuyant sur la touche « entrée »
Message d’erreur. Empêche l’utilisateur de poursuivre la transaction tant que les
données incorrectes n’ont pas été corrigées
LES PRINCIPALES ICÔNES

Valider une saisie

Exécuter

Enregistrer (validation ou sauvegarde) 4

Retourner à l’écran précédent

Terminer la fonction (remonter d’un niveau)

Interrompre (sortir de l’écran en cours)

Imprimer

Configurer ou définir les options d’affichage

Développer l’arborescence

Refermer l’arborescence

Rechercher / continuer la recherche

Revenir à la première page / à la page précédente

Aller à la page suivante / à la dernière page

Créer une nouvelle session (permet ensuite de naviguer entre plusieurs écrans)

Afficher l’aide contextuelle

Créer

Modifier

Afficher

Supprimer

Supprimer une ligne

Ajouter une ligne

Marquer tous les éléments d’une liste

Démarquer tous les éléments d’une liste

Interrompre

Afficher une variante de sélection

AFFICHAGE DES NOMS TECHNIQUES
Il est possible d’afficher (ou de masquer) les noms techniques des transactions
Cliquer sur « Autres fonctions », puis sur « Options ». Cocher ou décocher l’option « Affichage des noms
techniques » et valider.

LES FAVORIS
SIFAC propose des centaines de transactions mais vous n’en utiliserez probablement que quelques unes.
Il est donc très pratique de placer ces transactions dans le dossier « favoris » afin d’y accéder plus rapidement.
Si votre dossier « favoris » contient beaucoup de transactions, vous pourrez l’organiser en créant des sous-
dossiers (ex : Dépenses, Recettes, Budget…)

Comment créer des dossiers dans vos « favoris » ?

 Effectuer un clic droit sur « Favoris » et sélectionner « Ajouter dossier » dans le menu déroulant.
 Saisir le nom du dossier dans le champ prévu et valider.

Comment placer une transaction dans les « favoris » ?

 Rechercher la transaction dans l’arborescence.
 Effectuer un clic droit sur la transaction et sélectionner « ajouter aux favoris » dans le menu déroulant.

 La transaction prend alors immédiatement place dans le dossier « favoris »… mais elle reste bien sûr
présente dans l’arborescence.
Comment déplacer les transactions dans vos dossiers créés ?

 Sélectionner la transaction souhaitée dans l’arborescence (ou dans les favoris) et la glisser vers le bon
dossier (clic gauche maintenu, déplacement jusqu’au dossier et relâchement du clic)

Dans l’exemple ci-dessus, les transactions VA01, VA02, VA03 ont été ajoutées au dossier « Recettes » et
ME21N, ME22N, ME23N au dossier « Dépenses ».

Comment renommer vos transactions favorites ?

 Effectuer un clic droit sur la transaction à renommer puis sélectionner « Modifier favoris ».
 Saisir le nouveau nom de la transaction dans la boîte de dialogue puis valider.

8
MATCHCODES ET LISTES PERSONNELLES
 L’utilisation des matchcodes peut se révéler très utile ; ils permettent d’accéder à des listes de valeurs
parmi lesquelles il faut en choisir une.
Cependant ces listes sont parfois très longues et la recherche de la bonne valeur devient fastidieuse.
Exemple : le matchcode associé au champ « groupe de marchandises » ouvre une liste de 689 valeurs.
9
Pour y remédier, on peut créer sa liste personnelle composée des valeurs « utiles ».
Pour créer sa liste personnelle, il faut sélectionner les valeurs et les insérer dans cette liste.

Un fois les valeurs sélectionnées et insérées, on peut visualiser sa liste personnelle.

La liste personnelle apparaît à l’écran. C’est cette liste qui s’ouvrira désormais à chaque fois.

Pour réafficher la liste complète, cliquer sur « Afficher toutes les valeurs ».
LES VARIANTES DE SELECTION
 Le lancement de certaines consultations donne des centaines voire des milliers de résultats.
Afin d’affiner la recherche, on peut limiter certains champs en précisant des valeurs.
 Voici un exemple de tableau de sélection vierge.

10

 Voici ce tableau dont certains champs ont été précisés afin d’affiner la recherche. Si celle-ci est amenée à
être réitérée, on peut sauvegarder cette variante de sélection.

 Attribuer ensuite un nom et une signification.  A l’ouverture de cette transaction,

ouvrir la liste des variantes et sélectionner.
GLOSSAIRE

Elle est composée de 5 éléments:

- le compte budgétaire (nature)
Adresse
- le domaine fonctionnel (destination)
budgétaire
- le centre financier (structure organisationnelle budgétaire)
- le fonds (origine de financement)
- le programme de financement (convention, opération annuelle ou pluriannuelle) 11

Article
Nomenclature d’articles liés à la commande de vente (recettes).
générique

Unité sur laquelle s’effectue la commande d’achat (dépenses). Le centre de coût est
Centre de coût
rattaché à un centre financier porteur de budget.

Centre de Unité sur laquelle s’effectue la commande de vente (recettes). Le centre de profit est
profit rattaché à un centre financier porteur de budget.

Elément de la structure d'un établissement sur lequel est mis en place le budget et sur
Centre
lequel il est exécuté par dérivation automatique des centres de coût et de profit qui lui
financier
sont rattachés.

Un compte budgétaire représente une nature de dépense et de recette. Chaque

Compte compte budgétaire est un regroupement de comptes comptables de charges et de
budgétaire produits. Dans le module comptabilité budgétaire (FM), c'est le niveau de suivi le plus
fin des natures de dépenses/recettes.

La division est un élément structurel obligatoire en saisie d'un document de vente ou de

Division dépense. Elle porte la notion de « secteur de TVA » : exonéré / taxé / mixte / hors
champ.

Document de Il porte les éléments nécessaires à une recette (commande simple, commande de
vente prestation interne, contrat périodique…).

Il représente la lucrativité, c’est-à-dire l’existence potentielle d’un profit. Le domaine

Domaine
d’activité peut donc prendre 3 valeurs : exonéré / lucratif / non lucratif. A chaque
d’activité
centre de coût sera rattachée l’une de ces 3 valeurs.

Domaine du Le domaine du personnel est la société dont dépend l'agent. Le domaine 9999 est
personnel affecté pour les agents invités.
 Un domaine fonctionnel permet une comptabilité analytique de chaque action. Il est
construit sur les programmes et les actions LOLF. Chaque centre de coût est relié à un
domaine fonctionnel.

Formation initiale et continue du bac Aides directes (bourses, aides à la

101 201
à la licence mobilité)
Formation initiale et continue de
102 202 Aides indirectes (subv aux CROUS…)

Actions
niveau master
Formation initiale et continue de Santé des étudiants et activités
103 203 12
niveau doctorat associatives, culturelles et sportives
Pilotage et animation du programme
105 Bibliothèques et documentation 204
231
Rech univ en sc de la vie,
106
biotechnologies et santé
Domaine Rech univ en math, stic, micro et
fonctionnel 107
nanotechnologies
Actions

108 Rech univ en physique, chimie, spi

Rech univ en physique nucléaire et
109
hautes énergies
Rech univ en sc de la terre, de
110
l’univers et de l’environnement
Rech univ en sc de l’homme et de la
111 DZ1 Opération non décaiss prog 150 (dép.)
société
Rech univ interdisciplinaire et
112 DZ2 Opération non décaiss prog 231 (dép.)
transversale
113 Diffusion des savoirs et musées NA Non applicable
114 Immobilier RZ1 Opération non décaiss prog 231 (rec.)
Pilotage et animation du programme
115 RZ2 Opération non décaiss prog 231 (rec.)
150

Il permet de réserver des crédits en vue d'une dépense. L'engagement financier

référence une adresse budgétaire et un montant. Il ne référence ni le fournisseur ni le
groupe de marchandises.
Engagement
Il existe plusieurs types d'engagements financiers:
financier
-provisionnel: réalisé en principe en début d'exercice.
-spécifique: réalisé en cours d'exercice
Chaque type d'engagement préalable est modélisé par un type de pièce.

Commande de fournitures ou de services passée par l'établissement auprès d'un

fournisseur. impacte le budget (réservation de crédits) il peut faire référence à un
Engagement
engagement financier préalable ou directement à une adresse budgétaire lorsqu'aucun
juridique
engagement financier n'a été créé préalablement pour la commande. L'engagement
juridique ne référence qu'une seule UB.

Fonds Les fonds représentent l'origine des ressources (DGF, ANR…).

Groupe de
Nomenclature d’articles liés à la commande d’achat (dépenses).
marchandises

Organisation
Objet du module d'administration des ventes situé au niveau de l’établissement.
commerciale
 Objet du module de gestion des achats situé au niveau de la personne morale. Une
Organisation
organisation d'achat unique est définie pour l'établissement. C'est l'entité habilitée
d'achat
juridiquement à passer les commandes.

Les OTP (Organigrammes Techniques de Projets) permettent la gestion financière des

conventions simples ou en ressources affectées, contrats, opérations de travaux ou
toute autre opération dont on souhaite effectuer un suivi budgétaire particulier. Les
OTP et eOTP 13
OTP sont particulièrement adaptés à la gestion des opérations pluriannuelles.
Un OTP est une « coque » contenant un projet cohérent composé d’éléments
d’imputation (eOTP) utilisables en dépenses et en recettes.

Périmètre Entité organisationnelle au sein de laquelle sont suivis les charges et les produits. Un
analytique périmètre analytique rassemble une ou plusieurs sociétés du même nom.

Périmètre Ensemble cohérent de règles et de processus budgétaires. SIFAC propose un périmètre

financier financier par plan de comptes utilisé.

Lorsque la constatation du service fait impacte la comptabilité budgétaire, on parle de

service fait valorisé.
La constatation du service fait consiste à vérifier la réalité d'une dette, c'est à dire à
vérifier que la personne ou la société avec laquelle l'établissement à traité, a bien
Service fait accompli ses obligations (quantité livrée par le fournisseur par rapport à une quantité
valorisé commandée, valeur d'une prestation réalisée par rapport à une valeur de prestation
commandée) La constatation du service fait est la première étape de la liquidation. Elle
doit être préalable à toute facture. La constatation du service fait peut être totale ou
partielle et peut être annulée tant qu'il n'a pas été émis de document de facturation la
référençant.

Objet du module de comptabilité générale qui se situe au niveau 1 de l’établissement.

Société Elle représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets (bilan et
compte de résultat) sont requis.

Les transactions permettent à l’utilisateur de demander à SIFAC d’exécuter une action

Transaction (création, modification, consultation, impression).
Chaque transaction porte un nom technique (ME21N, MIRO, PR05…)
QUELQUES TRANSACTIONS COURANTES

Module « dépenses »
ME21N Créer une commande d’achat  Gestionnaire
ME22N Modifier une commande d’achat  Gestionnaire
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ME23N Afficher une commande d’achat  Gestionnaire
MIGO Constater le service fait (en quantité)  Gestionnaire
ML81N Constater le service fait (en valeur)  Gestionnaire
ME2N Consulter les commandes par numéro  Gestionnaire + SF
ZME2K Consulter les commandes par imputation  Gestionnaire + SF
MIRO Créer une facture ou un avoir  Service facturier
ZSIFACFITR_LIST_DEP Editer la liste des dépenses (factures et avoirs)  Service facturier
FMAVCR01 Consulter le disponible budgétaire  Gestionnaire + SF + AC
FMKFR01 Afficher le budget  Gestionnaire + SF + AC
ZMIR5 Afficher la liste des factures  Service facturier
ZSIFACFITR_VISA Viser les factures  Agent comptable
F110 Payer  Agent comptable

Module « missions »
PR05 Créer un ordre de mission et le suivre  Gestionnaire
ZSIFACFITR_ORD_MIS Editer un ordre de mission  Gestionnaire
ZPRRW Prendre en charge l’avance  Agent comptable
F110 Payer l’avance  Agent comptable
PRF0 Liquider un ordre de mission  Gestionnaire
ZPRRW_MIS Prendre en charge la mission  Agent comptable
F110 Payer les frais de mission  Agent comptable
Module « recettes » (hors conventions)
VA01 Créer une commande de vente  Comptabilité clients
VA02 Modifier une commande de vente  Comptabilité clients
VA03 Afficher une commande de vente  Comptabilité clients
15
VA41 Créer un contrat périodique de vente  Comptabilité clients
VA42 Modifier un contrat périodique de vente  Comptabilité clients
VA43 Afficher un contrat périodique de vente  Comptabilité clients
VF01 Créer une facture  Comptabilité clients
VF03 Editer une facture (brouillon)  Comptabilité clients
VF11 Annuler une facture non visée  Comptabilité clients
ZREC022 Viser la facture  Agent comptable
ZVFX3 Prendre en charge  Agent comptable
VF03 Editer l’original de la facture  Agent comptable
F-28, F- Encaisser Agent comptable
29, F-04,
F-02 
 Paramétrages personnels SIFAC

Pour afficher les noms techniques des transactions

 Pour afficher les clés dans les listes déroulantes

 Pour afficher les messages au milieu de l’écran et avoir des infos-bulles rapidement

 Pour afficher les transactions en bas de l’écran

 COMMENT CHANGER LE SEPARATEUR DECIMAL DANS SIFAC
Dans SIFAC, l’utilisateur doit saisir une virgule pour séparer la partie entière d’un nombre de sa partie décimale.

On peut modifier ce paramètre si l’on souhaite utiliser le point du pavé numérique comme séparateur décimal.

Sur la page d’accueil, ouvrir le menu Système, puis Valeurs utilisateur et sélectionner Données utilisateur

 Choisir l’onglet Constantes. Dans le champ Représentation décimale, sélectionner le format 1,234,567.89

 Sauvegarder.

Il faut ensuite ressortir de SIFAC pour que les changements soient pris en compte à la session suivante.

IMPORTANT
Le choix du point comme séparateur décimal présente un défaut majeur : lorsque des
tableaux SIFAC sont exportés vers Excel, les nombres apparaissent avec des virgules
pour séparer les classes (milliers, millions, milliards…) et ne sont donc pas exploitables
pour des calculs. Il faut alors remplacer les virgules par des espaces puis les points par
des virgules pour y remédier.
Exemple :
1,263,452.70
a) Remplacement des virgules par des espaces  1 263 452.70
b) Remplacement du point par la virgule  1 263 452,70