Remerciement

Avant de commencer la présentation de ce rapport, nous profitons

de l'occasion pour remercier toute personne qui a contribué de près ou
de loin à la réalisation de ce travail.

De prime abord, nous remercions Monsieur SEGHIOUER Hamid

qui nous a fait l’honneur de nous confier ce travail et d’avoir partagé
avec nous sa passion pour l'enseignement et son engagement à nos
côtés.

Et finalement un Grand Merci à Tous les membres d’équipe pour

leur réactivité, adaptabilité et générosité.

2
 Sommaire

Liste des Figures 5

Introduction 8

I. Manuel d’utilisation du module production 9

1.1 Table Nomenclature 9

1.2 Table ordre de Production : 12

1.3 Entrée en stock des produits fabriqué : 15

1.4 Sortie pour production : 16

1.5 Actualiser prix spéciaux pour articles nomenclatures : 18

1.6 Etats de production : 19

1.6.1 État des nomenclatures 19

1.6.2 Documents en cours : 21

II. Manuel d’utilisation du module Ressources humaines 22

2.1 Données de base des salariés 22

2.1.1 Adresse : 24

2.1.2 Équipe : 25

2.1.3 Administration : 25

2.1.5 Personnel : 27

2.1.6 Données Financières : 27

2.1.7 Pièces jointes : 28

2.2 États sur les salariés 28

2.2.1 Liste des salariés : 28

2.2.2 Liste des absences : 29

2.2.3 L’annuaire : 30

III. Partenaires 31

3.1 Fenêtre Fiche partenaire : 31

3.1.1 Onglet Généralités : 33

3.1.2 Onglet Contacts : 34

3.1.3 Onglet Adresses : 35

3
 3.1.4 Onglet Conditions de paiement : 36

3.1.5 Onglet système de paiement : 38

3.1.6 Onglet Comptabilité, Généralités : 38

3.1.7 Onglet Comptabilité, TVA/Taxes : 39

3.1.8 Onglet Caractéristiques : 40

3.1.9 Onglet Remarques : 41

3.2 Fenêtre activité : 41

3.2.1 Onglet Généralités : 43

3.2.2 Onglet Contenu : 44

3.2.3 Onglet Document lié: 45

3.2.4 Onglet Pièces jointes: 45

3.2 Lettrage : 46

3.2.1 Rapprochement manuel : 47

3.2.2 Rapprochement semi-automatique 50

3.2.3 Rapprochement automatique : 52

3.2.4 Gérer les rapprochements précédents : 53

3.3 Etats sur les partenaires : 54

3.3.1 Mes activités : 54

3.3.2 Etat Synthèse des activités : 56

3.3.3 Clients inactifs : 57

3.3.4 État de l'historique des relances : 58

3.3.5 État des créances client selon clients sélectionnés : 60

3.3.6 Écart plafond de crédit client : 60

3.3.7 Créances/Dettes : 61

a) Historique des créances client : 61

b) Balance âgée Fournisseurs : 63

3.3.8 Affichage des rapprochements effectués : 65

4
Liste des Figures
Figure 1 : fenêtre nomenclature .....................................................................................................................................9

Figure 2 : Composants de la nomenclature ................................................................................................................. 11

Figure 3 : Article Fantôme ............................................................................................................................................ 12

Figure 4 : Fenêtre ordre de production......................................................................................................................... 13

Figure 5 : Fenêtre ordre de production "Synthèse" ...................................................................................................... 14

Figure 6 : Fenêtre Entrée en stock des produits fabriqués ........................................................................................... 15

Figure 7 : Sortie pour production .................................................................................................................................. 16

Figure 8 : Sortie pour production d'après un ordre de production ................................................................................ 17

Figure 9 : Sortie pour production d'après un ordre de démontage ............................................................................... 17

Figure 10 : Fenêtre Actualiser prix spéciaux pour articles nomenclaturés ................................................................... 18

Figure 11: Fenêtre Caractéristiques d’un article........................................................................................................... 19

Figure 12 : La fenêtre Etat de nomenclature - critères de sélection ............................................................................. 20

Figure 13 : La fenêtre État de nomenclatures .............................................................................................................. 20

Figure 14 : Fenêtre Documents en cours ..................................................................................................................... 21

Figure 15 : Menu principal ............................................................................................................................................ 22

Figure 16 : données de base de salariés ..................................................................................................................... 23

Figure 17 : onglet adresse ........................................................................................................................................... 24

Figure 18 : onglet équipe ............................................................................................................................................. 25

Figure 19 : onglet administration .................................................................................................................................. 25

Figure 20 : onglet formation initiale .............................................................................................................................. 26

Figure 21 : onglet personnel ........................................................................................................................................ 27

Figure 22 : Onglet comptabilité financière .................................................................................................................... 27

Figure 23 : onglet pièces jointes .................................................................................................................................. 28

Figure 24 : critères de sélection de la liste des salariés ............................................................................................... 28

Figure 25 : liste des salariés ........................................................................................................................................ 29

Figure 26 : critères de sélection de la liste d’absences ................................................................................................ 29

Figure 27 : liste des absences...................................................................................................................................... 30

Figure 28 : annuaire .................................................................................................................................................... 30

Figure 29 : Fiche partenaire ......................................................................................................................................... 31

Figure 30 : Fiche partenaire: choix client ..................................................................................................................... 32

Figure 31 : L'onglet généralités .................................................................................................................................... 33

5
Figure 32 : L'onglet contacts ........................................................................................................................................ 35

Figure 33 : onglet Adresses ......................................................................................................................................... 35

Figure 34: L'onglet cond. de paiement ......................................................................................................................... 36

Figure 35 : Système de paiement ................................................................................................................................ 38

Figure 36 : L'onglet de comptabilité : Généralités ........................................................................................................ 39

Figure 37 : L'onglet comptabilité : TVA/Taxes .............................................................................................................. 40

Figure 38 : L'onglet caractéristiques ............................................................................................................................ 40

Figure 39 : L'onglet remarques .................................................................................................................................... 41

Figure 40 : Fenêtre activité .......................................................................................................................................... 42

Figure 41 : Fenêtre activité : Généralités ..................................................................................................................... 43

Figure 42 : Fenêtre Activité : Contenu .......................................................................................................................... 44

Figure 43 : Fenêtre activité : Document lié ................................................................................................................... 45

Figure 44 : Fenêtre Activité : Pièces jointes ................................................................................................................. 45

Figure 45 : Fenêtre lettrage : type manuel ................................................................................................................... 47

Figure 46 : Figure 45 : Fenêtre lettrage : type manuel : Plusieurs partenaires ............................................................. 48

Figure 47 : Fenêtre lettrage : rapprochement manuel .................................................................................................. 49

Figure 48 : Bouton ajustements ................................................................................................................................... 49

Figure 49 : Bouton Option d'impression ....................................................................................................................... 50

Figure 50 : Fenêtre lettrage : Rapprochement semi-automatique ................................................................................ 51

Figure 51: Information sur le partenaire ....................................................................................................................... 52

Figure 52 : En cliquant sur le bouton Manuellement .................................................................................................... 52

Figure 53 : Fenêtre lettrage : Rapprochement automatique ......................................................................................... 53

Figure 54 : Sélection des lettrages précédents ............................................................................................................ 53

Figure 55 : Gérer les lettrages précédents ................................................................................................................... 54

Figure 56 : Affichage des activités ............................................................................................................................... 55

Figure 57 : Ajouter une activité..................................................................................................................................... 55

Figure 58 : fenêtre Synthèse d'activité ......................................................................................................................... 56

Figure 59 : Affichage de Synthèse d'activité ................................................................................................................ 57

Figure 60 : Fenêtre client inactifs ................................................................................................................................. 58

Figure 61 : Affichage des clients inactifs ...................................................................................................................... 58

Figure 62 : Fenêtre de l'historique des relances .......................................................................................................... 59

Figure 63 : Affichage de l'historique des relances ........................................................................................................ 60

Figure 64 : Fenêtre d'état de créances client ............................................................................................................... 60

6
Figure 65 : Affichage des créances .............................................................................................................................. 61

Figure 66 : Echéance des créances client ................................................................................................................... 62

Figure 67 : Affichage de l'historique des créances client ............................................................................................. 63

Figure 68 : Balance âgée fournisseurs ......................................................................................................................... 64

Figure 69 : Affichage de l'historique de balance........................................................................................................... 65

Figure 70 : Fenêtre de rapprochement par date d'échéance ....................................................................................... 65

Figure 71 : : Affichage de rapprochement par date d'échéance .................................................................................. 66

Figure 72 : Fenêtre de rapprochement par montant de rapprochement ....................................................................... 66

Figure 73 : Affichage de rapprochement par montant de rapprochement .................................................................... 67

Figure 74 : Fenêtre de rapprochement par clé de transaction .................................................................................... 68

Figure 75 : Affichage de rapprochement par clé de transaction ................................................................................... 68

7
 Introduction

Ce manuel d’utilisation est un guide qui aide à comprendre le fonctionnement du SAP

Business One. SAP Business One est une plate-forme logicielle ERP spécialement conçue pour
les petites et moyennes entreprises pour les aider à gérer leurs affaires, il comporte des modules
fonctionnels pour les finances, la gestion de la relation client, la gestion de la production et des
entrepôts, les achats et les approvisionnements, ainsi que les rapports et les analyses. L’objectif
de ce manuel d'utilisation est de présenter la description en générale des modules de Production,
Partenaires, Ressources Humaines pour objectif d'optimiser l'expérience client.

8
 I. Manuel d’utilisation du module production
1.1 Table Nomenclature

La nomenclature en gestion de production est la décomposition d'un produit en ses sous-

ensembles, pièces élémentaires et matières premières, avec le nombre d'unités de chaque
constituant nécessaire à la fabrication d'une unité de produit fini.
Une nomenclature est l'un des documents les plus importants pour un fabricant sur mesure.

La table nomenclature est la première table dans le module de production, dans cette fenêtre on
dispose des options suivantes :

● Sélectionner un article et d’afficher sa nomenclature

● Mise à jour d’une nomenclature
● Créer une nouvelle nomenclature

Figure 1 : fenêtre nomenclature

Cette fenêtre contient les champs suivants :

● N° produit : Indique le numéro du produit fini (article supérieur) ou du sous-ensemble.

● Description produit : C’est une description du produit est qui est indiquée dans la fenêtre
Données de base article.
● Catégorie de nomenclature : ou bien type de nomenclature, ce champ est très important
pour inclure le produit dans l'exécution de la planification des besoins en composants, et
dans le traitement des ordres de production et il se compose de 4 catégories :

9
 Assemblage Ventes Production Modèle

Le kit d’assemblage la nomenclature de C’est la nomenclature La nomenclature

représente un produit vente est la même existe par défaut, le modèle est une liste
fini qui est assemblé que la nomenclature produit est dit fini d'articles qui se
lors de l'étape de d’assemblage la lorsqu'il est constitué compose d’un article
vente et il est seule différence est de différents articles supérieur et d’autres
constitué de ses que dans la demande physiques inférieurs articles inférieurs.
composants article client cette fois ci va qui existent en stock,
seulement lorsque le s’afficher l’article autrement dit le
produit supérieur est supérieure ainsi que produit fini est une
vendu, autrement dit les articles inférieurs transformation de
le produit supérieur avec possibilité de plusieurs autres
est géré comme étant modifier la quantité articles.
un article de vente et des articles inférieurs.
les composants sont
prélevés lors de
l'expédition au client.

● Quantité : Ce champ indique le nombre des produits fini obtenue à partir des articles
inférieurs indiquée dans la nomenclature.
● Magasin : Ce champ indique le code du magasin dans lequel le produit fini est stocké.
Lorsqu’on clique sur la flèche jaune, des informations sur le magasin s’affiche comme
emplacement, code postale, ville, etc.
● Liste de prix : sert à indiquer la liste de prix de l'article supérieur et des articles inférieurs.
● Règle Reparti : Indiquez la règle de répartition que vous voulez lier à la nomenclature,
On appelle aussi clé de répartition est c’est un procédé pour déterminer le partage des
charges indirectes classées par nature entre les différents projets.
● Projet : Dans cette zone on indique le nom du projet qu’on veut lier à la nomenclature.
On peut soit sélectionner un projet ou bien de créer un nouveau projet en entrant les
informations suivantes: Code, Nom du projet, Début de validité, Fin de validité.

10
 Figure 2 : Composants de la nomenclature

● Numéro d’article : Numéro de composant.

● Description d’article : La description de composant est faite lors de la création d’un
nouvel article sur la fenêtre Fiche article du module Gestion stock.
● Quantité : Cette rubrique indique la quantité des articles inférieurs requise pour fabriquer
la quantité de l'article supérieur et il est soit une quantité entière comme fixation de nombre
d’article inférieur nécessaire pour la fabrication ou bien une quantité décimale par exemple
en mètres, litres, kg, etc.
● UQ : Affiche l'unité de la quantité.
● Magasin : C’est le Magasin à partir duquel l'article est prélevé et il est aussi indiqué sur
la fiche d’article.
● Méthode de sortie : La méthode de sortie des articles en stock suit une des règles
suivantes :
➔ Prélèvement rétroactif : lorsque la sortie d’article en stock est automatique lors de
l’achèvement de l’ordre de production du produit supérieur.
➔ Prélèvement manuelle : lorsque le prélèvement d’article inférieur se fait au début
de la fabrication.
● Liste de prix : Permet d'indiquer la liste de prix appropriée pour chaque article inférieur.
Si l'article est associé à un prix de la liste, ce prix apparaît dans la colonne de prix unitaire.
● Prix unitaire : indiqué le prix de chaque article inférieur.
● Totale : Prix total des composants de l’article supérieur.

Remarque :
Parfois la nomenclature de production peut contenir un article fantôme. C’est un article
non stockable et qui n’a pas de gamme de fabrication mais il peut posséder des
composants, qui ne sont pas définis comme des articles de fabrication fantômes. Les
articles de fabrication non fantômes qui sont affichés sous l'article de fabrication fantôme
sont alloués à la gamme associée au premier assemblage de fabrication non fantôme
parent.

11
 Figure 3 : Article Fantôme

1.2 Table ordre de Production :

L’ordre de production est l’ordre autorisant un atelier de fabrication à produire des pièces. Avant
de lancer un ordre de fabrication, il faut d’abord définir les articles inférieurs dans la fiche article,
ensuite créer une nomenclature d’article supérieur à fabriquer.
Cette fenêtre nous a permet :
● Créer un ordre de production.
● Modifier la nomenclature d’un produit supérieur, en cliquant sur les champs du numéro
d’article.
● Supprimer un article inférieur appartient à la nomenclature par un clic droit et sélectionner
“supprimer ligne”.

12
 Figure 4 : Fenêtre ordre de production

La fenêtre ordre de production contient les champs suivants :

● Type : il existe 3 types d’ordre de production :

Standard Spécial Désassemblage

Lorsque la production se Lorsque la production ne se Utilisé pour décomposer un

base sur la nomenclature de
l’article supérieur et les
composants de l’article
supérieur sont ajoutés
automatiquement.
base pas sur la article supérieur du produit
nomenclature, par exemple si standard et faire apparaître
on a un ordre de réparation. ses articles inférieurs.

● Statut : il y’a 3 statut d’ordre de production :

Planifié Validé Clôture

C’est le statut par défaut et il C’est l'étape du lancement de Quand l'ordre de production
s'agit de regrouper production et d'exécution. est terminé.
l'ensemble des articles
inférieur avant le lancement
de la fabrication. On peut
toujours mettre à jour cet
ordre.

13
 ● N° Produit : Numéro d’article supérieur.
● Description du produit : La description du composant.
● Quantité : Planifiée avec unité.
● Magasin : Le magasin qui reçoit le produit fini.
● Numéro d’ordre : Il est généré automatiquement.
● Date d’ordre : La date de début de l’ordre de production.
● Date d'échéance : La date de fin de l’ordre de production.

Figure 5 : Fenêtre ordre de production "Synthèse"

L'onglet Synthèse affiche des informations sur les ordres de production validés ou clôturés.
Cette onglet contient les informations suivantes :

● Coûts réels des composants : est la valeur supprimer en stock en fonction des articles
sortie pour production.
● Coûts supplémentaires réels : Valeur globale de tous les articles composants non gérés
en stock, par exemple, un coût de service ou de main d'œuvre etc.
● Coûts réels des produits : Cette valeur est entrée dans le stock en fonction des articles
supérieurs fabriqués dans la production
● Écart global : Affiche l'écart entre le coût des produits et le coût des composants.

14
1.3 Entrée en stock des produits fabriqué :
Cette fenêtre nous a permis d'entrer un produit en stock après avoir terminé son ordre de
production.

Figure 6 : Fenêtre Entrée en stock des produits fabriqués

Les champs de la fenêtre entrée en stock des produits fabriqués :

● Numéro : Affiche le numéro séquentiel de la transaction.
● Série : la série pertinente pour l'entrée issue de production.
● Date comptable : la date comptable de la transaction. La date du jour est affichée par
défaut.
● Réf. 2 : Le cas échéant, pour les informations complémentaires sur la sortie pour
production.
● Ordre de production : Sert à sélectionner un ordre de production parmi les ordres de
production validés précédemment dans la fenêtre ordre de production.(capture en cliquant
sur ordre de production)
● Composants retournés : Sert à retourner des composants.

15
1.4 Sortie pour production :

Cette fenêtre nous a permis de faire sortir de stock les composants nécessaires pour un ordre de
fabrication, ou bien de faire sortir un produit de stock pour un ordre de démontage , tout en
indiquant le numéro d'article, quantité et magasins de prélèvement.

Figure 7 : Sortie pour production

Les champs de la fenêtre Sortie pour production :

● Numéro : Affiche le numéro séquentiel de la transaction.
● Série : la série pertinente pour l'entrée issue de production.
● Date comptable : la date comptable de la transaction. La date du jour est affichée par
défaut.
● Réf. 2 : Le cas échéant, pour les informations complémentaires sur la sortie pour
production.
● Ordre de production : Sélectionner un ordre de production pour faire sortir les
composants nécessaires à la fabrication.

16
 Figure 8 : Sortie pour production d'après un ordre de production

● Ordre de démontage : Sélectionner un ordre de désassemblage.

Figure 9 : Sortie pour production d'après un ordre de démontage

17
1.5 Actualiser prix spéciaux pour articles nomenclatures :

Cette fenêtre permet de mettre à jour les prix des articles supérieurs en fonction des
modifications apportées aux prix de leurs composants.

Figure 10 : Fenêtre Actualiser prix spéciaux pour articles nomenclaturés

Les champs de la fenêtre Actualiser prix spéciaux pour articles nomenclaturés :

● Liste de prix : Pour sélectionner la plage des listes de prix à inclure dans l'état.
● N° article : Indiquer la plage de codes article à inclure dans l'état.
● Critère de sélection : Permet de choisir entre article supérieur et composants article
➔ Articles supérieurs : Pour filtrer le rapport en fonction des éléments supérieurs.
SAP Business One affiche tous les articles parents qui ont des articles enfants
avec un nouveau prix dans la liste de prix.
➔ Composants articles : permet de filtrer le rapport par les composants articles. SAP
Business One recherche tous les articles enfants pour lesquels le prix a été modifié
et affiche leurs articles parents dans la liste de recommandations.
● Groupe d'articles : Sélectionner un groupe d'articles à inclure dans l'état.
● Caractéristiques : Permet de spécifier les propriétés requises en cochant devant leur
case.

18
 Figure 11: Fenêtre Caractéristiques d’un article

➔ Ignorer caractéristiques : Ignore les propriétés comme critères de sélection du

partenaire.
➔ Lien Ou, Et : Spécifier le lien logique entre les propriétés sélectionnées :
❖ Et restreint la sélection aux seuls partenaires qui satisfont toutes les propriétés
choisies dans la fenêtre des propriétés.
❖ Ou étend la sélection à tous les partenaires qui remplissent au moins l'un des
critères.

1.6 Etats de production :

Les états disponibles dans ce menu permettent : De générer la liste des nomenclatures et
d'afficher les ordres de production en cours.

1.6.1 État des nomenclatures

Cette fenêtre permet de définir des critères de sélection pour créer et afficher la liste des
nomenclatures détaillées de toutes les nomenclatures créées.

19
 Figure 12 : La fenêtre Etat de nomenclature - critères de sélection

Cette fenêtre contient les zones suivantes :

● Produit : Permet de spécifier l’intervalle de nomenclatures à afficher
● Groupe : Indique la nature du produit
● Caractéristique : Pour spécifier les Caractéristique voulues
● Catégorie nomenclature : Permet de choisir la catégorie de la nomenclature
(Assemblage, Production, Ventes, Modèle)

En cliquant sur OK la fenêtre suivante s’affiche indiquant l'état des nomenclatures en fonction
des critères de sélection définis.

Figure 13 : La fenêtre État de nomenclatures

20
Elle contient les champs suivants :
● Quantité : Affiche la quantité des articles supérieurs et de leurs composants.
● Magasin : Affiche le magasin dans lequel les composants sont prélevés.
● Prix : Affiche le prix d'achat des composants, ou le prix standard ou le prix moyen
pondéré.
● Profondeur : Affiche le niveau de la nomenclature. Dans une nomenclature, un produit
fini se trouve au niveau 1.
● Catégorie de nomenclature : Indique la catégorie de la nomenclature.

1.6.2 Documents en cours :

Ce rapport permet de suivre l’état des ordres de production, comme il peut afficher d’autres types
de documents.

Figure 14 : Fenêtre Documents en cours

21
Ce rapport contient les zones suivantes :
● Numéro de document : Précise le numéro de l'ordre de production.
● Type : Indique le type d'ordre de production : standard, spécial, ou désassemblage.
● Statut : Affiche le statut actuel de l'ordre de production
● Quantité pré-budgété : C’est la quantité pour laquelle le budget a été établi.
● Date de la commande : Affiche la date à laquelle la commande a été lancée.
● Date d’échéance : Indique la date d’échéance de l’ordre de production.

II. Manuel d’utilisation du module Ressources humaines

2.1 Données de base des salariés
Étant un progiciel de gestion intégrée, le SAP Business One vous permet de disposer d’un accès
aux informations en temps réel. Le module des ressources humaines figure parmi les domaines
que couvre cet ERP. Ce manuel d’utilisation va vous permettre donc d’obtenir une vision détaillée
sur l'ensemble des fonctionnalités de ce module. Après avoir établi la connexion au serveur, nous
nous trouverons sur la page principale de SAP.

Figure 15 : Menu principal

Cette page comporte le Menu principal d’où l’on peut accéder au module de notre choix. On
s’intéresse dans cette partie au module des ressources humaines.

Décortiquons maintenant le premier volet de ce module : données de base des salariés.

22
 Figure 16 : données de base de salariés

Après avoir cliqué dessus, une fenêtre s’affiche. Cette page contient trois parties :

La première partie où l'on doit entrer le nom et prénom. Le numéro de salarié s’incrémente
automatiquement.

Zones de la section Général :

● Prénom, deuxième prénom, nom : Indiquez le nom du salarié. Chaque partie du nom ne doit
pas excéder 50 caractères.
● Numéro de salarié : Numéro séquentiel unique, attribué automatiquement, qui identifie un
salarié.

La deuxième partie est consacrée à la désignation de fonction (Directeur Logistique), le poste

occupé par le salarié (directeur logistique), le service (Logistique), le département (Logistique), le
supérieur (PDG), le code utilisateur, les numéros de téléphone personnel et professionnel et
l’Email.

● Poste : Indiquez le poste que le salarié occupe au sein de l'entreprise. Par exemple,
Responsable des achats ou Directeur commercial pour l'Europe.
● Service : Indiquez le secteur dans lequel travaille le salarié.
● Département : Indiquez le département dans lequel travaille le salarié

23
 ● Succursale : Indiquez un autre secteur d'activité de l'entreprise dans lequel le salarié travaille.
● Cadre dirigeant : Spécifiez le supérieur hiérarchique du salarié.
● Code utilisateur : Sélectionnez un code utilisateur approprié pour le salarié ou définissez le
salarié comme nouvel utilisateur dans l'application.
● Commercial : Indiquez un salarié du service commercial de l'entreprise.
● Numéro de poste : Indiquez le numéro de poste correspondant au numéro de téléphone
professionnel du salarié.
● Pager : Indiquez le numéro de pager du salarié.
● [Insérer image] : Affiche une fenêtre qui permet de sélectionner un fichier image (comme la
photo d'un salarié) à ajouter à un enregistrement.

Si l’une des informations précédentes n’existe pas dans les choix prédéfinis il suffit de cliquer sur
redéfinir, on saisit le choix que l’on veut ajouter et sa description, et enfin sur « créer »

2.1.1 Adresse :

Figure 17 : onglet adresse

Cet onglet permet d'indiquer les adresses professionnelles et personnelles du salarié.

Pour y accéder, sélectionnez Ressources humaines ==> Données de base des salariés ==>
Adresse.

Zones de l'onglet Adresse :

● Adresse professionnelle : Indiquez les détails de l'adresse professionnelle, notamment

le code postal et la ville.
● Adresse privée : Indiquez les détails de l'adresse privée, notamment le code postal et la
ville.

Pour ajouter un nouveau salarié nous devons d’abord cliquer sur prénom puis sur « Créer » qui
se trouve dans la barre d’outils.

24
2.1.2 Équipe :

Figure 18 : onglet équipe

Passons maintenant au deuxième onglet : Équipe. Cet onglet quant à lui comporte deux sections.

● Rôles : C’est là où l’on indique le rôle du salarié au sein de son équipe de travail.

Vous pouvez affecter un ou plusieurs rôles prédéfinis (activités que le salarié peut effectuer dans
l'entreprise) au salarié, ou définissez-en un nouveau.

Les rôles suivants sont prédéfinis par défaut :

➔ Commercial : responsable des documents de vente

➔ Achats : responsable des documents d'achat
➔ Technicien : affecté comme technicien à un appel client
● Déf.comme stand : Définit le rôle sélectionné comme rôle par défaut pour le salarié.
● Équipes : Où l’on indique l’équipe avec laquelle travaille le salarié et chacun avec son
rôle.

Vous pouvez affecter une ou plusieurs équipes au salarié, ou définissez-en une nouvelle.

2.1.3 Administration :

Figure 19 : onglet administration

Le troisième onglet est intitulé Administration. Il est composé de deux parties :

D’abord on clique sur la case de la date d’arrivée et on l’ajoute à l’aide du petit calendrier au bout
de la case, puis on passe au statut, soit on choisit qui est déjà prédéfini, sinon on crée un nouveau
statut en cliquant sur redéfinir.

25
La deuxième partie comporte quatre boutons :

● Absence : On clique sur ce bouton et on ajoute la date de l’absence, la raison de l’absence

et qui a donné l’autorisation.
● Formation initiale : En cliquant sur ce bouton, on se trouve face à une fenêtre où l'on
ajoute la date, la catégorie de formation, l’établissement, la matière principale et le type de
diplôme. Soit les différents types de formation contenus dans l'enregistrement de formation
du salarié.

Figure 20 : onglet formation initiale

● Évaluations : Cette fenêtre permet d'entrer des informations sur les évaluations
professionnelles d'un salarié.

Zones de la fenêtre Évaluations

➔ Date : Indiquez la date à laquelle l'évaluation a eu lieu.

➔ Description : Décrivez le principal sujet de l'évaluation.
➔ Cadre dirigeant : Indiquez le responsable de l'évaluation.
➔ Niveau : Indiquez la notation du salarié après évaluation.
➔ Remarques : Saisissez des remarques complémentaires sur l'évaluation.

● Parcours professionnel : Ce bouton permet de visualiser et ajouter les différents postes

qu’un salarié a occupé

Zones de la fenêtre Parcours professionnel

➔ Employeur : Saisissez le nom de l'employeur précédent du salarié.

➔ Poste : Indiquez le poste du salarié dans son emploi précédent.
➔ Remarques : Entrez des informations complémentaires sur l'emploi précédent
du salarié, si besoin est.

26
2.1.5 Personnel :
Passons maintenant au quatrième onglet intitulé personnel. Ici on doit saisir les informations
personnelles du salarié notamment le sexe, la date de naissance, le n° d’identification et de
passeport…

Figure 21 : onglet personnel

2.1.6 Données Financières :

Figure 22 : Onglet comptabilité financière

Le 5ème onglet s’intéresse à la comptabilité financière soit l’ensemble des informations

financières d’un salarié.

Zones de l'onglet Données financières

● Salaire : Indiquez le salaire de l'employé et sélectionnez la base de paiement appropriée.

● Coûts des salariés : Indiquez les coûts réels d'un salarié, tels que le salaire, la voiture de
fonction et les repas, puis sélectionnez la base de paiement pertinente.
● Banque : Indiquez la banque dans laquelle le salarié a un compte.
● Numéro de compte : Spécifiez le numéro de compte bancaire du salarié.
● Agence : Indiquez le numéro de l'agence ou le nom de la banque.

27
2.1.7 Pièces jointes :

Figure 23 : onglet pièces jointes

L’onglet Pièces Jointes permet d’attacher des documents professionnels tels que les CVs, les
contrats et toute autre pièce jointe fournie par le salarié. Pour cela, on clique sur parcourir et on
choisit le fichier à attacher. On doit préalablement définir un dossier source dans l’onglet « Chemin
» qui se trouve au module « Administration ».

Pour l’onglet « Remarques », il nous servira si l’on veut ajouter des remarques à-propos du
salarié.

2.2 États sur les salariés

Ce volet sert à extraire des données sur les salariés en se basant sur les critères précisés. Il
comporte trois fenêtres principales :

2.2.1 Liste des salariés :

Figure 24 : critères de sélection de la liste des salariés

Indiquez les critères de votre choix pour le contenu de la liste. Puis cliquez sur OK.

28
 Figure 25 : liste des salariés

En cliquant sur ok, on a une liste qui sert à indiquer les données de base de chaque salarié entré
d’avance.

2.2.2 Liste des absences :

Cet onglet permet de visualiser d’une manière simple les absences.

Figure 26 : critères de sélection de la liste d’absences

29
On commence par cliquer sur la case « De », on sélectionne le ou la plage des salariés qu’on
veut sélectionner, sinon on saisit les critères de notre choix pour le contenu de l'état, notamment la
succursale, le service, le supérieur et la plage de dates.

Figure 27 : liste des absences

Après avoir validé les critères de sélection, une liste d’absence s’affiche indiquant le nom du
salarié, la durée, le motif et l’autorisation comme l’on a saisi dans l’onglet « absence » du volet
précédent.

2.2.3 L’annuaire :

Figure 28 : annuaire

30
Il comporte le contact de tous les employés de notre entreprise dans un tableau en se basant sur
des critères de tri bien définis notamment le département et aussi le service pour une navigation
souple et rapide.

III. Partenaires
Gérer les relations de l’entreprise avec ses partenaires est une étape cruciale pour assurer sa
réussite. Une bonne gestion assure une bonne réputation pour l’entreprise est en conséquent
de meilleures opportunités de partenariat dans le futur. Surtout que de nos jours, tout évolue
rapidement, la situation du marché d’aujourd’hui n’est pas nécessairement celle de demain,
donc il faut rester alerte pour saisir toutes les opportunités qui se présentent et réagir vite face
aux menaces.

Le module Partenaires gère toutes les informations significatives concernant les relations de
l’entreprise avec les clients, fournisseurs et intérêts potentiels (parties intéressées), ainsi que
l'exécution et la révision des lettrages pour les partenaires.

3.1 Fenêtre Fiche partenaire :

Cette fenêtre vous permet d'ajouter de nouveaux partenaires, d'afficher et de traiter des fiches
partenaires.

Figure 29 : Fiche partenaire

31
Par défaut, cette fenêtre s'ouvre en mode Rechercher, ce qui permet de rechercher des
partenaires. En cliquant sur par exemple CODE et choisissant une parmi les suggestions, en
cliquant OK on obtient une liste de tous les partenaires déjà saisi dans la base de données
ayant le même code qu’on vient de rentrer.

La fenêtre contient les onglets suivants :

• Général

• Conditions de paiement

• Cycle de paiement

• Comptabilité

• Remarques

Dans les modes Créer et Mettre à jour, les onglets supplémentaires suivants apparaissent :

• Contacts

• Adresses

• Propriétés

Figure 30 : Fiche partenaire: choix client

32
Création d’un nouveau partenaire :

On clique sur le bouton “Ajouter”, pour entrer un nouveau partenaire. Tout d’abord on spécifie
de quel type de partenaire il s’agit.

Si un fournisseur est également un de vos clients, vous devez créer deux enregistrements de
données de base différents (une fiche client et une fiche fournisseur) contenant les mêmes
données, mais avec des codes différents.

Lorsqu'un partenaire défini comme intérêt potentiel devient un client, modifiez le type de
partenaire en attribuant la valeur Client manuellement.

Une option intéressante est qu’on peut grouper nos partenaires, dans Administration Définition
Partenaires Groupes de clients (ou Groupes de fournisseurs).

Pour supprimer un groupe de partenaires, sélectionnez la ligne appropriée et, dans la barre de
menus, sélectionnez > Données > Supprimer > Mettre à jour .

Devise : unité monétaire utilisée par le partenaire

N° d’identification de l’entreprise : Le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des

sociétés

3.1.1 Onglet Généralités :

Cet onglet permet de saisir les informations générales relatives à un partenaire.

Figure 31 : L'onglet généralités

33
Ses zones sont :

Les données de communication du partenaire : Tél. 1, Tél. 2, Téléphone portable, Fax, E-Mail,
Site Web

Type d’expédition : Transport accompagné, transport dédié, affrètement.

Mot de passe :

Code d’affacturage : C’est nous qui l’affecte au partenaire. Le code est automatiquement inséré
comme valeur par défaut dans les factures et il peut être affiché dans les extraits de compte.

Projet partenaire : Sélectionnez un projet à associer au partenaire.

Type de partenaire : Sélectionnez Entreprise, Privé ou Société limitée. La valeur Privé

correspond aux entreprises individuelles.

Contact : par défaut indiqué dans l'onglet Contacts.

N° identification supplémentaire :

N° identification fiscale unifié : ID à utiliser si l'entreprise fait partie d'un groupe d'entreprises ou
s'il s'agit d'une filiale liée à une société mère.

Remarques : Indiquez des informations supplémentaires sur le partenaire

Commercial/Acheteur : Pour les clients, sélectionnez le commercial par défaut. Pour les
fournisseurs, sélectionnez l'acheteur par défaut.

Code canal partenaire : Uniquement pour client, Indiquez un partenaire qui servira de
distributeur au client. Le distributeur sera affiché dans les documents créés pour le client.

Technicien : Juste pour les clients : Indiquez un technicien par défaut (salarié) pour le client.

Actif : Affiche des zones supplémentaires permettant de définir une période dans laquelle le
partenaire est actif.

Inactif : Affiche des zones supplémentaires permettant de bloquer le partenaire pour une
période donnée.

3.1.2 Onglet Contacts :

Cet onglet vous permet d'ajouter et de mettre à jour les détails sur les contacts d'un partenaire.

34
 Figure 32 : L'onglet contacts

La liste des contacts définis pour le partenaire est affichée sur le côté de l'onglet. Les détails du
contact sélectionné sont affichés dans les zones respectives.

ID du contact : identifiant

Prénom et nom : prénom et nom d’un employé de l’entreprise partenaire.

Poste : le nom du poste du contact

Adresse et numéros de téléphone E-mail et Fax du contact :

Remarques 1-2 : permet de saisir des informations supplémentaires concernant le contact

* L’option définir comme standard permet de choisir un contact comme standard, ce choix
apparaît dans la fenêtre généralités.

* Pour supprimer un contact dans l’onglet contacts, on clique droit le contact à supprimer.

3.1.3 Onglet Adresses :

Cet onglet vous permet de définir les adresses de partenaire utilisées comme adresses par
défaut de facturation/paiement et de livraison dans les différents documents SAP Business One.

Figure 33 : onglet Adresses

35
Pour ajouter une nouvelle adresse, sous Adresse de facturation, Adresse de paiement, ou
Adresse de livraison: sélectionnez Redéfinir.

Pour supprimer une adresse, dans la liste d'adresses à gauche, sélectionnez un nom d'adresse
sur la gauche, puis, dans la barre de menus, sélectionnez Données Supprimer adresse.

Zones de l'onglet Adresses :

Commencez par spécifier l'ID adresse, puis saisissez tous les détails de l'adresse.

Rue, Pays ….

Définir comme standard : Définit l'adresse sélectionnée comme adresse par défaut pour ce
partenaire dans tous les documents de vente et d'achat ou dans les encaissements et
décaissements.

3.1.4 Onglet Conditions de paiement :

Cet onglet vous permet de définir les conditions de paiement du partenaire, qui déterminent la
date d'échéance des factures liées au partenaire.

Figure 34: L'onglet cond. de paiement

Zones de l'onglet Conditions de paiement :

Conditions de paiement

● Paiement comptant : le client a l'obligation de payer le bien ou la prestation le jour de la

livraison ou de la réalisation,
● 30 fdm la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date
de facturation + 30 jours (exemple : pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être
payée avant le 31 août)
● Autres…

Intérêts de retard (%) : Indiquez le taux d'intérêt appliqué aux paiements clients en retard.

Liste de prix : Liste de prix liée aux conditions de paiement sélectionnées. Si besoin,
sélectionnez une autre liste de prix.

36
Taux de remise global (%) : Remise totale liée aux conditions de paiement sélectionnées.

Plafond de crédit : Seuil de crédit limite

Limite d’engagement : Limite de produits vendus

Condition de relance :

Banque - partenaire :

Type de carte de crédit : Uniquement pour les clients, sélectionnez le type de carte de crédit
approprié.

Numéro ID : Indiquez le numéro d'identification du titulaire de la carte de crédit.

Moyenne retards de paiement (J): La valeur indiquée est prise en compte dans l'analyse des
flux de trésorerie et les paiements attendus sont corrigés en conséquence dans l'analyse.

Priorité : Les priorités peuvent être utilisées comme critères de sélection dans le processus
Prélever et emballer.

IBAN par défaut : International Bank Account Number (IBAN) est un système de numérotation
international standard développé pour identifier un compte bancaire à l'étranger. Le numéro
commence par un code de pays à deux chiffres, puis deux chiffres, suivis de cinq troisièmes
caractères alphanumériques.

Jours fériés: Le calendrier indique les dates auxquelles l'entreprise du partenaire est fermée, ce
qui affecte la date d'échéance des documents d'achat ou de vente liés.

Dates de paiement: Définissez les dates auxquelles le partenaire reçoit (fournisseur) ou effectue
(client) des paiements.

Autoriser livraison partielle de la commande:

Uniquement aux clients : Permet une copie partielle des lignes d'une commande client vers un
document cible :

Autoriser livraison partielle par ligne

Permet une copie partielle de la quantité d'une commande client vers un document cible.

37
3.1.5 Onglet système de paiement :

Figure 35 : Système de paiement

Zones :

Banque de la société (Pays, Banque, Compte, Agence, IBAN, Code BIC/SWIFT, Numéro de
contrôle)

Détails de la référence: S'applique uniquement aux pays européens.

Blocage paiement: Pour définir le partenaire comme bloqué et l'exclure du paiement,

Paiement unique: Indique que l'assistant de paiement doit créer un paiement distinct pour
chaque facture.
Si cette option n'est pas sélectionnée, l'assistant de paiement regroupe toutes les factures dans
un seul document de paiement,

Autorisation de prélèvement: Uniquement aux clients, définit qu’il autorise un prélèvement

automatique de son compte bancaire.

Remarque: Lorsqu'elle est sélectionnée, le client n'est pas inclus dans l'assistant de relance qui
permet de créer et d'envoyer des lettres aux clients qui n'ont pas réglé leurs dettes

Code d'imputation de frais bancaires: Sélectionnez le code approprié pour l'affectation des frais
bancaires à attribuer au partenaire. SAP Business One sauvegarde le code sélectionné dans le
fichier OPEX qui est traité par Payement Engine ; il est utilisé pour le tri et le filtrage.

* L’utilisateur doit sélectionner au moins un mode de paiement actif.

-* Pour ajouter un nouveau mode de paiement : Administration >Définition >Opérations

bancaires>Modes de paiement.

3.1.6 Onglet Comptabilité, Généralités :

Ce sous-onglet vous permet de définir les caractéristiques comptables des partenaires.

38
 Figure 36 : L'onglet de comptabilité : Généralités

Zones de l'onglet Généralités

Partenaire pour consolidation: Dans certains cas, quand on effectue des activités commerciales
avec plusieurs partenaires, on a besoin de consolider ces transactions avec un seul partenaire
spécifique, ceci implique que les factures de paiement seront affectées à ce partenaire
automatiquement

Consolidation des encaissements: Permet d'afficher les factures des partenaires liés au même
partenaire de consolidation dans la fenêtre Encaissements ou Décaissements.

Consolidation des livraisons: Permet d'afficher les livraisons des partenaires liés au même
partenaire de consolidation dans la fenêtre Facture.

* Ces deux options sont utilisées lorsque toutes les factures envoyées aux différents partenaires
sont réglées par le siège social.

Catégorie de flux de trésorerie: La catégorie du flux de trésorerie est utilisée pour traiter l'état de
planification des liquidités dans SAP ERP.

Client connecté: Cette zone est disponible uniquement lorsque le type du partenaire est
Fournisseur.

*Si le partenaire est également client, vous pouvez créer un nouveau partenaire de type Client,
puis saisir le numéro client dans cette zone pour lier les deux.

3.1.7 Onglet Comptabilité, TVA/Taxes :

Dans cet onglet, l’utilisateur peut indiquer des informations fiscales du partenaire.

39
 Figure 37 : L'onglet comptabilité : TVA/Taxes

Zones :

Statut fiscal :

- Obligatoire : les opérations du partenaire incluent le calcul de la taxe.

- Exonéré : les opérations du partenaire n'incluent pas le calcul de la taxe
- UE : Le régime de TVA de l’union européen

3.1.8 Onglet Caractéristiques :

Cet onglet vous permet d'affecter des caractéristiques prédéfinies au partenaire. Vous pouvez
ensuite utiliser ces caractéristiques comme critères de sélection pour les états sur les
partenaires.

Figure 38 : L'onglet caractéristiques

Utilisé pour :

- Mettre en forme des états et des évaluations ;

- Trier des données ;
- Sélectionner des fiches pendant le traitement.

40
*Pour définir de nouvelles propriétés : Dans le menu principal de SAP Business One,
sélectionnez > Administration > Définition > Partenaires > Caractéristiques du partenaire.

3.1.9 Onglet Remarques :

Cet onglet vous permet d'ajouter des descriptions, des commentaires, des notes et des images
concernant le partenaire.

Figure 39 : L'onglet remarques

*Pour supprimer un partenaire on sélectionne Partenaires > fiche partenaire. On affiche le

partenaire souhaité. Et avec une clique droit > supprimer et confirmer.

3.2 Fenêtre activité :

Cette fenêtre vous permet d'ajouter ou de mettre à jour des activités ponctuelles ou récurrentes
qui se rapportent à vos partenaires, telles que les réunions, les appels téléphoniques, les notes
et les tâches, ainsi que vos activités personnelles. Toutes les activités s'affichent dans le
calendrier.

Toutes les activités sont automatiquement enregistrées dans votre calendrier et dans des
rapports d'activité, qui vous permettent :

- De planifier votre journée, votre semaine et votre mois ;

- D'analyser vos communications avec les partenaires, à la fois les activités en cours et
les activités qui ont été clôturées ;
- De suivre l'avancement de vos opportunités de vente et les appels clients des
partenaires.

41
 Figure 40 : Fenêtre activité

Création d'activités

1. Sélectionnez le type d'activité

2. Si l'activité est liée à un partenaire, indiquez ce partenaire dans la zone Code du
partenaire. Si l'activité se rapporte seulement à vous, sélectionnez Personnel.
3. Saisissez toute autre information requise à propos de l'activité.
4. Pour sauvegarder l'activité, cliquez sur Ajouter.

Mise à jour des activités

42
 1. Affichez l'activité souhaitée à l'aide des fonctions de recherche .
2. Modifiez les informations relatives à l'activité,
3. Sélectionnez Mettre à jour.

Suppression d'activités

1. Affichez l'activité souhaitée à l'aide des fonctions de recherche standard.

2. Dans la barre de menus, sélectionnez Données > Supprimer

3.2.1 Onglet Généralités :

Cet onglet vous permet de saisir des informations générales sur une activité que vous voulez
afficher dans le calendrier.

Figure 41 : Fenêtre activité : Généralités

Zones de l'onglet Généralités, Réunion

Remarques: Décrivez rapidement la réunion.

Heure de début:

Heure de fin:

Durée:

43
Adresse:

Périodicité:

Répéter tous(tes) les:

Répéter le:

Période:

Rappel:

Sous réserve: Indique que vous n'êtes pas certain que la réunion aura lieu.

Inactif: Désactive l'activité et la supprime de votre calendrier. Vous conservez la possibilité de la

mettre à jour et de la réactiver.

Clôturé: Clôture l'activité.

Activité liée: Ouvre une nouvelle fenêtre Activité dans laquelle vous pouvez saisir une activité
liée.

*Aucun suivi n'est disponible pour les activités périodiques.

3.2.2 Onglet Contenu :

Cet onglet permet de décrire brièvement une réunion, un appel téléphonique ou tout autre
événement qui a eu lieu au cours de l'activité.

Figure 42 : Fenêtre Activité : Contenu

44
3.2.3 Onglet Document lié:

Figure 43 : Fenêtre activité : Document lié

L’utilisateur doit remplir les champs suivants :

• Type de document : pour préciser le sujet ou bien le contexte du fichier c’est à dire dans quel
domaine le document se convient.

• Numéro du document : cette option nous permet d’indiquer les documents qui correspondent
au type de document sélectionné.

• Type d’objet d’origine : ce champ indique si l’activité a été créée suivant un appel du client ou
par une opportunité de ventes

• Numéro d’objet d’origine : ce champ indique le numéro de l’appel du client ou de l’opportunité

de vente à partir duquel l’activité a été créée. Dans la dernière case, on indique le numéro de
l’activité précédente de base.

3.2.4 Onglet Pièces jointes:

Cet onglet vous permet de joindre des fichiers pertinents à une activité (copie imprimée d'une
commande client envoyée au client, par exemple)

Figure 44 : Fenêtre Activité : Pièces jointes

45
Zones de l'onglet :

Date de la pièce jointe:

Parcourir: Affiche une fenêtre qui permet de sélectionner un fichier à joindre.

* Pour attacher des fichiers, vous devez prédéfinir un dossier dans l'onglet Chemin sous
Administration > Initialisation système > Options générales > Chemin.

3.2 Lettrage :
En tant que partie du processus de comptabilité, le lettrage équivaut à la comparaison et au
rapprochement des transactions pour les partenaires ou les comptes généraux. Dans SAP
Business One, une partie du processus de lettrage est réalisée automatiquement par l'application
et une autre partie peut être effectuée manuellement.

La plupart du temps, le lettrage est effectué automatiquement, par exemple lorsqu'on crée des
encaissements ou des décaissements liés aux factures. Dans ce cas, SAP Business One
rapproche automatiquement les paiements avec les factures liées. Toutefois, une transaction
autonome (un paiement d'avances par exemple) ne peut pas être rapprochée automatiquement
car SAP Business One ne peut pas savoir à quelles factures en cours le paiement est lié. Par
conséquent, on doit décider à quelle facture le paiement doit être appliqué et effectuer le
rapprochement manuellement.

Pour les deux rapprochements automatiques par le système et les rapprochements effectués
manuellement, SAP Business One permet d'afficher les détails de rapprochement et si
nécessaire d'annuler les rapprochements précédents dans certains cas.

❖ Rapprochement
Le rapprochement bancaire est un contrôle, réalisé par le comptable dans le but d'amener les
comptes bancaires au plus proche de la réalité des relevés de compte, c'est-à-dire vérifier la
concordance des deux comptes (compte banque et extrait de compte).

Cette fonction permet de rapprocher en interne les transactions imputées aux partenaires. On
peut effectuer un rapprochement partiel ou intégral, pour un partenaire spécifique ou plusieurs
partenaires. On sélectionne le type de rapprochement approprié pour le total des transactions à
rapprocher et selon qu'il s'agit d'un rapprochement partiel ou du rapprochement de plusieurs
partenaires :

46
 Type Utilisé pour le rapprochement

Manuel Petit nombre de transaction, lorsque les

rapprochements partiels sont
nécessaires ou que des transactions
sont imputées à plusieurs partenaires

Automatique Grand nombre de transactions ou plage

de partenaires, selon les paramètres et
priorités définis par l’utilisateurs

Semi-automatique Manuellement, basé sur des

recommandations fournies par SAP
Business One

3.2.1 Rapprochement manuel :

En cliquant sur la fenêtre « Lettrage », la fiche suivante s’affiche, elle liste les transactions pour
le type de rapprochement choisi.

Figure 45 : Fenêtre lettrage : type manuel

Les zones suivantes apparaissent dans cette fenêtre lorsqu’on sélectionne le type de
rapprochement Manuel.

47
 Figure 46 : Figure 45 : Fenêtre lettrage : type manuel : Plusieurs partenaires

● Plusieurs partenaires : Apparaît seulement quand le mode de rapprochement Manuel est

sélectionné. Cette option permet de rapprocher des transactions de plusieurs partenaires.
● Exemple : Si un partenaire spécifique est un client et aussi un fournisseur et qu'il existe
donc pour lui deux fiches partenaire, vous pouvez rapprocher les transactions créées pour
ces deux fiches partenaires.
● En cochant la case de plusieurs partenaires, un tableau s’affiche se composant des zones
suivantes :
● Partenaire : on indique le partenaire dont on veut rapprocher les transactions.
● Devise du partenaire : Affiche le code de la devise affectée au partenaire.
● Solde échu (DI) : est le Solde actuel du partenaire dans la devise interne. Un montant
positif indique un solde créditeur et un montant négatif indique un solde débiteur.
● Solde dû (DE) : est le Solde actuel du partenaire dans la devise étrangère. Une valeur
apparaît dans cette zone uniquement si une devise étrangère spécifique a été affectée au
partenaire.
● Rapprocher : Effectuer le rapprochement d'après les paramètres que on a définis. Si on a
activé le mode Manuel ou Semi-automatique, sélectionnez ce bouton pour ouvrir la fenêtre
Rapprochement.

En cliquant sur rapprocher, la fenêtre suivante s’affiche :

48
 Figure 47 : Fenêtre lettrage : rapprochement manuel

● Ajustements : Ouvre une fenêtre dans laquelle on peut créer une écriture au journal ou un
document requis pour terminer le rapprochement. Si, après avoir sélectionné toutes les
transactions appropriées, le montant au bas de la colonne Montant à rapprocher est
différent de zéro, vous ne pouvez pas effectuer le rapprochement. Dans ce cas, vous
équilibrez l'écart en créant une correction.

Figure 48 : Bouton ajustements

49
 ● Options d'impression : Ouvre la fenêtre Options d'impression pour rapprochement externe
dans laquelle on peut définir les préférences pour imprimer les rapprochements.

Figure 49 : Bouton Option d'impression

Rapprocher : permet de rapprocher les lignes de transaction sélectionnées.

Zones de l'espace tableau :

On sélectionne les transactions qu’on veut rapprocher.

● Origine : Indique le document ou le type de transaction qui a initié l'enregistrement de

chaque transaction. Par exemple, OB signifie Solde d'ouverture et BC Solde de clôture.
● Nº origine : est le Numéro du document qui a initié la création de la transaction. Par
exemple, le numéro de la facture client.
● Date comptable est la date de la ligne du partenaire dans la transaction.
● Montant : détermine le montant d'origine comptabilisé dans la ligne spécifique de la
transaction.
● Solde dû : est le Montant non rapproché. Un montant inférieur à la valeur affichée dans la
zone Montant indique que cette ligne de la transaction a déjà été rapprochée en partie.
● Montant à rapprocher : on indique le montant de cette ligne de transaction qu’on souhaite
rapprocher. Le montant à rapprocher doit être supérieur à zéro et inférieur ou égal au
montant Solde dû. Par défaut, le montant à rapprocher est égal au solde dû. Le solde
cumulé des transactions sélectionnées est affiché au bas de cette colonne. Un montant
nul indique un rapprochement équilibré.

3.2.2 Rapprochement semi-automatique

Si on choisit le type de rapprochement semi-automatique on obtient la fenêtre suivante :

50
 Figure 50 : Fenêtre lettrage : Rapprochement semi-automatique

Cette fenêtre affiche les lignes de transaction à rapprocher au débit et au crédit, ainsi que les
recommandations de rapprochement générées selon les critères de sélection et paramètres
définis dans la fenêtre.

La fenêtre Rapprochement Semi-automatique contient les zones suivantes :

● Partenaire : est le Partenaire pour lequel le rapprochement est effectué.

● Date comptable/Date d'échéance/Date du document : pour cette ligne de transaction,
selon la valeur qu’on a définie dans la fenêtre Partenaires.
● On définit Réf. 1, Réf. 2, Réf. 3 : de la ligne de transaction affichée, selon la référence
définie dans la fenêtre Partenaires.
● Date comptable/Date d'échéance/Date du document : pour cette ligne de transaction,
selon la valeur qu’on a définie dans la fenêtre Partenaires.
● On définit Réf. 1, Réf. 2, Réf. 3 : de la ligne de transaction affichée, selon la référence
définie dans la fenêtre Partenaires.

La fenêtre de rapprochement suivante s’affiche :

51
 Figure 51: Information sur le partenaire

Si on clique sur manuellement la même fenêtre du rapprochement manuel s’affiche :

Figure 52 : En cliquant sur le bouton Manuellement

3.2.3 Rapprochement automatique :

Dans SAP Business One, le rapprochement automatique par le système s'applique dans
différents scénarios dans lesquels il est possible de faire correspondre les écritures au débit et

52
au crédit de certaines transactions ou dans lesquels le rapprochement manuel est difficile à
effectuer.

Le rapprochement automatique par le système peut être complet ou partiel selon les différents
cas. Il facilite le lettrage et les processus d'audit.

On choisit la règle de comparaison qu’on veut puis on saisit l’écart de rapprochement puis on
clique sur rapprocher, ce dernier s’effectue automatiquement.

Figure 53 : Fenêtre lettrage : Rapprochement automatique

3.2.4 Gérer les rapprochements précédents :

Cette fonction permet d'afficher, d'annuler et de recréer les lettrages ou les rapprochements créés
pour une plage définie de partenaires ou de comptes généraux. Elle ne traite pas les
rapprochements créés par SAP Business One.

Cette fenêtre permet de définir les paramètres selon lesquels les lettrages précédents
s'afficheront.

Figure 54 : Sélection des lettrages précédents

53
Les critères de sélection sont :

● Rapprochement précédent pour : on indique si les lettrages précédents doivent être

affichés pour des partenaires ou des comptes généraux.
● Compte géné./code parten. : du... Au... : on définit une plage de partenaires ou de comptes
généraux (selon votre sélection dans la zone précédente).
● Du... Au : on définit des dates pour l'affichage des lettrages précédents réalisés au cours
d'une période particulière.
● Numéro de rapprochement : du... Au... : On définit la tranche de numéros de
rapprochement pour lesquels le système doit afficher les rapprochements.

Puis le tableau suivant s’affiche contenant l’historique du rapprochement ainsi que les détails de
rapprochement selon le client/fournisseurs que nous avons choisi :

Figure 55 : Gérer les lettrages précédents

3.3 Etats sur les partenaires :

3.3.1 Mes activités :

Cet état permet d'afficher toutes les activités qui vous sont affectées, par l’utilisateur même ou
par d'autres utilisateurs.

54
 Figure 56 : Affichage des activités

Zones affiché dans cette fenêtre sont :

● Afficher activités en cours uniquement : permet de masquer les activités clôturées.

● Traité par : défini Utilisateur auquel l'activité est affectée.
● Activité : Type principal de l'activité.
● Contact : Nom du contact du partenaire indiqué pour l'activité.

En cliquant sur le bouton activité on peut en créer une :

Figure 57 : Ajouter une activité

55
3.3.2 Etat Synthèse des activités :

Cet état complet affiche des informations sur toutes les activités enregistrées dans SAP Business
One.

● Synthèse des activités : Critères de sélection

Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection pour l'état de synthèse des activités.

Figure 58 : fenêtre Synthèse d'activité

Critères de sélection sont :

 Traité par : On indique les utilisateurs et les salariés dont les activités doivent être incluses
dans l'état.

 Remarque : Pour inclure tous les utilisateurs ou les salariés, on ne renseigne pas ces
zones.

 Contact : On sélectionne un contact. La zone n’est active que si un partenaire spécifique

est sélectionné dans la zone Code partenaire de... à....
 Caractéristiques : Ouvre la fenêtre Caractéristiques dans laquelle on peut sélectionner les
propriétés du partenaire.
 Activité : Type principal de l'activité.
 Type : Sous-type de l'activité.

56
  Contact : Nom du contact du partenaire indiqué pour l'activité.
 Remarques : Texte saisi dans la zone Remarques de la fenêtre Activité.
 Type de source : il existe 2 types de sources

 Opportunité – Si l'activité a été créée à partir d'une opportunité de vente.

 Appel de service – Si l'activité a été créée à partir d'un appel client.

 Date système, Heure système : Date et heure à laquelle l'événement a été ajouté.

En cliquant « Ok » les activités dont les critères de sélections sont identiques s’affichent :

Figure 59 : Affichage de Synthèse d'activité

3.3.3 Clients inactifs :

Cet état répertorie les clients pour lesquels aucun document de vente sélectionné n’a été créé en
fonction des limites définies.

Zones de la fenêtre Clients inactifs :

Cette fenêtre indique si un client est inactif en vérifiant si des documents de vente spécifiques ont
été créés pour le client au cours d'une période définie.

Exemple : Dans une société, si la commande client n'a pas été émise pour un client dans le mois
écoulé, ce client est considéré comme inactif.

On peut utiliser cette fenêtre pour définir des critères de sélection pour générer un rapport qui
tienne compte des clients inactifs dans l’entreprise.

Les critères de sélection sont :

 Groupe de clients : on sélectionne un groupe de clients pour le filtrage.

57
  Remarque : Cette rubrique s'applique si les clients ont été affectés à des groupes dans
les données de base du partenaire.

Figure 60 : Fenêtre client inactifs

En cliquant sur « OK » les clients inactifs du client C20000 et C99999 s’affiche :

Figure 61 : Affichage des clients inactifs

3.3.4 État de l'historique des relances :

Les lettres de relance et toutes les autres informations sont issues de l'assistant de relance.

58
La fenêtre de l’historique des relances est la suivante :

Figure 62 : Fenêtre de l'historique des relances

Les critères de sélection sont :

 Propriétés : Ouvre la fenêtre Propriétés dans laquelle vous pouvez indiquer les propriétés
comme critères de sélection.
 Date d'échéance : du... au... : On Indique une plage de dates d'échéance pour inclure des
pièces dont la date d'échéance est comprise dans la plage de valeurs de l’état.
 Numéro de facture client : du... au... : On Indique une plage de valeurs pour le numéro de
facture client à inclure dans l'état.
 Numéro d’acompte : du... au... : On Indique une plage de valeurs pour le numéro du
document d'acompte à inclure dans l'état.
 Prendre en compte factures non sélectionnées : cette fonction comprend les factures
affichées dans le cycle de relance, mais qui ne sont pas incluses dans les lettres de
relance.
 Niveau de relance : On Indique un niveau de relance spécifique, pour afficher uniquement
les factures et les lettres associées ou on peut indiquer tous les niveaux de relance.

En cliquant sur « OK » la fenêtre de l’historique des relances s’affiche :

59
 Figure 63 : Affichage de l'historique des relances

3.3.5 État des créances client selon clients sélectionnés :

Cette fenêtre permet de générer l'état sur les créances client pour les clients sélectionnés. Seul
un code client est accepté ici.

Les critères de sélection sont :

 Code du partenaire : On Indique un code du partenaire dans la zone.

Figure 64 : Fenêtre d'état de créances client

3.3.6 Écart plafond de crédit client :

Cet état permet de vérifier les détails de l'écart de plafond de crédit des clients.

60
Les éléments suivants sont affichés pour avoir plus de détails :

 Code du partenaire : Affiche le code d'un partenaire.

 Nom part. : Affiche le nom d'un partenaire.
 Solde : Affiche le solde d'un partenaire.
 Écart : Affiche le montant de l'écart de plafond de crédit d'un partenaire.

Figure 65 : Affichage des créances

3.3.7 Créances/Dettes :

Les états historiques présentent une vue d'ensemble générale ou détaillée de l'ancienneté des
créances clients impayées, l'ancienneté des dettes impayées aux fournisseurs, ainsi que la valeur
des créances ou des dettes.

a) Historique des créances client :

Cet état répertorie toutes les créances clients en cours, triées par ancienneté, et fournit une
analyse de chaque créance due par les clients.

Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection pour l'état historique des créances client.

Les zones suivantes sont affichées :

61
 Figure 66 : Echéance des créances client

 Regrouper par : On Indique si l'état doit être regroupé par client ou par commercial.
 Code : du... Au : On Indique une tranche de codes du partenaire.
 Groupe de clients : Dans la liste déroulante, on peut sélectionner le groupe à partir duquel
les partenaires doivent être affichés. Pour inclure tous les clients dans les critères de
sélection, sélectionnez tout.
 Propriétés : Ouvre la fenêtre Propriétés dans laquelle vous pouvez spécifier les propriétés
du client.
 Comptes collectifs : on coche la case et cliquez sur le bouton des trois points pour afficher
uniquement les transactions et les soldes pour les comptes collectifs sélectionnés.
 Sélectionner tout : Inclus tous les clients dans l'état.
 Date d'échéance : L'échéance d'une créance est déterminée à l'aide de cette date. La
date du jour est généralement utilisée par défaut. On peut modifier la date par défaut si,
par exemple, on veut afficher toutes les créances qui arrivent à échéance la semaine
suivante.
 Intervalle : on Indique un intervalle pour regrouper les créances.

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 ❖ Dans la liste déroulante, sélectionnez Jours, Mois ou Périodes. Si vous sélectionnez
Jours, quatre nouvelles zones s'affichent et vous permettent d'indiquer la durée de chaque
intervalle. Vous n'avez pas à renseigner les quatre zones, mais vous devez compléter au
moins la première zone. Les valeurs par défaut pour les quatre zones sont : 30, 60, 90 et
120.

 Afficher clients avec solde nul : Inclut les clients avec un solde nul dans l'état.
 Afficher transactions rapprochées : Affiche les écritures au journal rapprochées des
documents comptables générés pour les clients.
 Ignorer créances futures : permet de Masquer la colonne Créances futures dans l'état et
exclut les transactions qui ont une valeur dans cette zone.

En cliquant sur « OK » l’historique des créances des clients choisis s’affiche dans le tableau
suivant selon les critères choisis :

Figure 67 : Affichage de l'historique des créances client

b) Balance âgée Fournisseurs :

Cet état analyse les dettes fournisseurs, triées par ancienneté.

Zones de la fenêtre Balance chronologique dettes fournisseur :

63
 Figure 68 : Balance âgée fournisseurs

 Regrouper par : on Indique si l'état doit être regroupé par fournisseur ou par acheteur.
 Code : du... Au : On Indique une tranche de codes du partenaire.
 Groupe de fournisseurs : On définit un groupe de fournisseurs comme critère de sélection.
 Propriétés : Ouvre la fenêtre Propriétés dans laquelle vous pouvez sélectionner les
propriétés du fournisseur.
 Comptes collectifs : Cochez la case et cliquez sur pour afficher uniquement les
transactions et les soldes pour les comptes collectifs sélectionnés.
 Sélectionner tout : L'état inclut tous les fournisseurs.
 Date d'échéance : Utilisée pour déterminer l'échéance des dettes, La date du jour est le
paramétrage par défaut.

On peut modifier la date par défaut si, par exemple, vous voulez afficher toutes les dettes arrivant
à échéance la semaine suivante.

 Intervalle : on peut le définir de la même façon qu'on a défini l’intervalle du client.

Le fournisseur a les mêmes 4 fonctions que le client.

64
En cliquant sur « OK » l’historique des créances des fournisseurs choisis s’affiche dans le tableau
suivant selon les critères choisis :

Figure 69 : Affichage de l'historique de balance

3.3.8 Affichage des rapprochements effectués :

Il existe 3 façons pour afficher les rapprochements : soit par date d’échéance, montant de
rapprochement ou bien par clé de transaction.

 Par date d’échéance :

On saisit le code du partenaire et la date d’échéance souhaitée et on clique sur « OK ».

Figure 70 : Fenêtre de rapprochement par date d'échéance

Le tableau de transaction s’affiche salon la date d’échéance saisie :

65
 Figure 71 : : Affichage de rapprochement par date d'échéance

 Par montant de rapprochement :

On saisit le code de partenaire puis le montant de rapprochement de la transaction :

Figure 72 : Fenêtre de rapprochement par montant de rapprochement

66
Le tableau suivant s’affiche contenant toutes les transactions du client C23900 ayant comme
montant de rapprochement 10 000.

Figure 73 : Affichage de rapprochement par montant de rapprochement

 Par clé de transaction :

On saisit le code du partenaire ainsi que la clé de transaction dans les zones suivantes :

67
 Figure 74 : Fenêtre de rapprochement par clé de transaction

Le tableau suivant s’affiche contenant toutes les transactions du client C23900 ayant comme clé
de transaction 368.

Figure 75 : Affichage de rapprochement par clé de transaction

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