Rapport Audit - Organisationnel - Uongto

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TATE / PASCRENA (UONGTO)

AUDIT ORGANISATIONNEL ET COMPTABLE
SOMMAIRE
LISTE DES SIGLES 03

LETTRE INTRODUCTIVE 05-07
I. DEMARCHE METHODOLOGIQUE 08
1.1. Objectif de l’intervention 09
1.2. Approche méthodologique 09-10
a. Documentation et consultation des ressources documentaires 10
b. Conception des outils d’investigation et de synthèse 10
c. Entretiens individuels 10
d. Traitement et analyse des données 10
e. Rédaction du rapport final du diagnostic 10
II. RAPPORT DETAILLE 11
2.1. Présentation de L’UONGTO 12
2.2. Validité des mandats associatifs 13
2.2.1. Renouvellement des mandats électifs conforment aux statuts 13
2.2.2. Cotisations et validité des votes en assemblée 14
2.3. La Gouvernance 15
2.3.1. Statuts et règlement intérieur 15
2.3.2. Organes et règles de décision 16
2.3.2.1. L’Assemblée Générale des membres 16
2.3.2.2. Le Conseil d’Administration 16
2.3.2.3. La Direction Exécutive 18
2.3.2.4. Les Antennes régionales 19
2.3.2.5. Les CAC associatifs 19
2.3.2.6. Comité Technique d’Examen et d’Elaboration des Projets (GTEIP) 19
2.3.3. La structure organisationnelle de la direction exécutive 19
2.3.3.1. Point sur la représentation des fonctions 21
2.3.3.2. Point sur les Volontaires Nationaux 21
2.3.3.3. Point sur la description des tâches 21
2.3.3.4. Structure organisationnelle et facteurs de contingence 22
2.3.3.5. Le respect des délégations et attributions 22
2.3.4. Système de Communication 24
2.3.4.1. Typologie et moyens actuels de communication 24
2.3.4.2. Adéquation aux missions 25
2.3.5. Vie démocratique 25
2.3.6. Point sur le réseau UONGTO 26
2.3.6.1. L’Union 26
2.3.6.2. Les thématiques 30
2.3.7. Obligations employeur 32
2.3.7.1. De la matérialisation des liens contractuels entre UONGTO et son 32
personnel
2.3.7.2. Du respect du paiement de la CNSS 32
2.3.7.3. De la provision pour départ à la retraite 32
2.3.7.4. Du respect du SMIG 32
2.3.8. Pilotage 32
2.4. Ressources propres au regard de la responsabilité collective des membres 34
2.5. Organisation interne et capacité à élaborer des états financiers fiables 36
2.5.1. Environnement de contrôle 36
2.5.2. Système d’Information 38
2.5.3. Des processus et activités de contrôle 42
2.6. Audit et Contrôle des comptes 46
2.6.1. Vérification des Dépenses des SB 46
2.6.2. Audit externe des comptes 47
2.7. Conclusion 2 47
III. SYNTHESE DES PROBLEMATIQUES-RECOMMANDATIONS-CONCLUSION 48
3.1. Recommandations et actions à mettre en œuvre 49
3.1.1. Principaux points à améliorer 49
3.1.2. Suggestion et recommandations 49-51
ANNEXES 52-63
Retranscription des délégations selon les statuts, le règlement intérieur et le manuel de 53-57
procédure
Sites web visités 58
Fiches de poste, convention de volontaires 59
Exemples de fiches de responsabilité et de postes extraits du manuel de procédures 60-62
Liste des personnes rencontrées 63
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LISTE DES SIGLES
ONG : Organisation Non Gouvernementale
UONGTO : Union des ONG du TOGO
PASCRENA : Projet d’appui à la société civile et a la réconciliation national
OSC : Organisation de la Société Civile
PV : Procès-verbal
GAVI Alliance : Fondation Indépendante à but non lucratif (ONG International Suisse)
VIH : Virus de l’Immuno déficience Humaine
CSO/IHP+ : Organisation de Société Civile IHP+
DE : Direction Exécutive/Directeur Exécutif
JORT : Journal Officiel de la République Togolaise
PCA : Président du Conseil d’Administration
CA : Conseil d’Administration
AG : Assemblée Générale
FM : Fonds Mondial
Plan TOGO : Organisation de développement communautaire axé sur les enfants (ONG
Etrangère)
PNUD : Programme des Nation Unies pour le Développement
ARMP : Autorité de Régularisation des Marchés Publics
UE : Union Européenne
OXFAM GB : Membre d’OXFAM International (the Grant Manager on the Civil Society Health
Policy Action Fund)
SB : Sous Bénéficiaire
CAC Associatif : Commissaire au Compte Associatif
PSI TOGO : Population Service International (ONG Etrangère)
FM8 : Fonds Mondial série 8
FM9 : Fonds Mondial série 9
PROVONAT : Programme du Volontariat National
BS : Bénéficiaire Secondaire
TG : Trésorière Générale
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Lomé, le 06 mai 2013
UONGTO
LOME
Nos réf : 091/tate/mln/2013
RAPPORT DE LA MISSION D’AUDIT ORGANISATONNEL DE L’UNION DES

ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES DU TOGO (UONGTO)
Monsieur,
En exécution de la mission d’audit organisationnel sollicitée par l’UONGTO et commanditée

par le PASCRENA suivant le contrat N°PASCRENA/DP1/CS/022-2013, nous avons procédé
aux analyses nécessaires afin d’identifier les dysfonctionnements du système d’organisation
et de gestion de la faîtière.
Cet audit doit permettre de mesurer la solidité opérationnelle et institutionnelle de cette

structure, la qualité du mécanisme de contrôle interne mis en place et d’identifier les points
forts. Il doit également aboutir à la proposition de pistes d’action pour renforcer les capacités
de la structure en matière d’organisation administrative, comptable et financière.
Il s’agit en outre d’une étude devant servir d’aide à la décision pour l’UGP en matière de
contrats de services à nouer avec la faîtière.
Nos travaux ont consisté à collecter, traiter et analyser toutes les informations que nous
avons jugées utiles pour l’émission de nos constats. Ils ont été conduits suivants les
orientations fixées par les termes de références.
Les axes suivants ont donc été audités ::
- organisation comptable ;
- processus de prise de décision ;
- dispositif de contrôle interne ;
- ressources propres au regard de leur responsabilité collective ;
Capacité à produire des états financiers qui rendent fidèlement comptes des activités ;
- organisation interne.
Le présent rapport comporte trois (03) parties à savoir :(i) la démarche méthodologique, (ii)
le rapport détaillé, (iii) et la synthèse des problématiques et des recommandations. La
conclusion de nos travaux est également présentée dans la troisième partie.
Nous remercions tous nos interlocuteurs pour leur collaboration et leur disponibilité et
sommes ouvert à tout apport contradictoire utile à l’amélioration de nos recommandations.
Il est à noter que le Président de cette structure de coordination a accepté que les résultats
de l’audit soient publiés, comme le souhaite le PASCRENA.
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PROBLEMATIQUES DE L’ORGANISATION ET DE LA GESTION DE L’UONGTO
L’amélioration de l’organisation de l’UONGTO se fonde sur l’importance que représente la

faîtière en tant que vecteur de plaidoyers en matière de politiques sociales et économiques,
tant dans le milieu associatif Togolais que dans celui des réseaux thématiques régionaux et
internationaux. C’est une structure de coordination qui regroupe cent-dix-neuf (119) ONG et
associations et qui de 2010 à 2013, a mobilisé plus de 430 millions de FCA dans le cadre de
sa stratégie d’opérateur de développement.
L’organigramme actuel est de type hiérarchique-fonctionnel, alors que la stratégie de

UONGTO semble être portée sur une spécialisation en gestion de Projet. Cette
spécialisation est d’autant plus avérée que sous l’influence des contingences extérieures, on
assiste à une démultiplication des fonctions avec une concentration des ressources sur des
projets données. Il pourrait en ressortir une difficulté de l’opérationnalité d’un organigramme
fonctionnel qui du fait de son caractère rigide empêcherait toute réactivité et transversalité.
La relance des activités, caractérisée par la gestion de plusieurs Projets financés par les
bailleurs, contribue à accroitre les responsabilités des organes de gouvernance.
Les règles de fonctionnement entre le Conseil d’Administration et la Direction Exécutive, ,
telles que définies par les textes actuelles de l’UNION, (qui datent de 1997), ne garantissent
pas toujours le bon fonctionnement de ces organes de gouvernance.
Dans ce contexte, les attributions du Conseil d’Administration et de la Direction Exécutive,
d’une part, du PCA et du DE d’autre part nécessitent d’être redéfinies.
Quoique non significatives, des actions de renforcement de capacité sont menées en faveur
des membres de la faîtière. Il s’agit en général des bénéficiaires des projets que l’Union
gère. On peut estimer à environ 22% leur proportion (l’Union compte 119 membres selon les
informations fournies). Par ailleurs les cotisations ne sont pas régulières. Des efforts restent
donc à fournir pour susciter la participation active des membres à la vie associative.
Enfin, l’organisation comptable de UONGTO répond plus aux exigences d’une comptabilité
de trésorerie plus qu’à celles d’une comptabilité d’exercice ou d’engagement. Le constat est
que les rendus financiers de l’Union ne sont pas suivi d’une analyse de la consommation
budgétaire, les états financiers de synthèses ne présente pas sincèrement le patrimoine de
l’Union. Pour répondre au souci d’une pertinence partagée de l’information financière,
(Membres, Etat, Banques, Fournisseurs, Bailleurs, autres Financeurs, public.),un
renforcement de capacité de la fonction comptable s’impose.
PRINCIPALES RECOMMANDATIONS
- Diffusion d’un organigramme à jour et opérationnel tenant compte de la spécificité

des projets, auprès des différents collaborateurs
- La question du périmètre de responsabilité et des délégations confiées aux
collaborateurs ainsi que les contours de leur poste devront l’objet d’une attention
toute particulière ;
- Négociation des objectifs avec l’équipe de la direction exécutive afin de susciter une
adhésion réelle ;
- Institution dans les statuts d’un tableau de délégation au sein du Conseil
d’administration et entre le conseil d’administration et la direction exécutive ;
- Mise en recouvrement des cotisations avant l’AG élective. Les membres doivent être
informés qu’en cas de défaut de paiement ils seront suspendus de leur qualité de
membre. Cette suspension prive les OSC concernés de tout ce que pourrait leur
bénéficier la faîtière comme service. Elle ne les autorise pas à participer au vote du
nouveau CA à la future AG ;
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- Formation des nouveaux membres du CA issus de l’AG élective, notamment sur le
thème de la vie associative.
- Aide à la spécialisation thématique des membres ;
- Elaboration et adoption du Code d’éthique et de déontologie des ONG/Association de
développement (document prévu par le plan opérationnel 2006-2011) ;
- Présenter les réalisations globales de l’association par rapport au budget ;
- Appliquer un référentiel comptable pertinent pour les associations en vue de
l’élaboration d’états financiers de synthèse fiables (bilan associatif; Compte
d’exploitation, tableau emplois-ressources)
- Reprendre les activités du service contrôle interne ;
- Améliorer la transparence des processus de passation de marché par la mise en
place d’une base de données fournisseurs ;
- Optimiser l’utilisation du logiciel comptable en le paramétrant pour le suivi
budgétaire ;
- Procéder à la formation du personnel comptable en ce qui concerne les règles et
méthodes comptables spécifiques aux associations et les règles budgétaires ;
- Effectuer le suivi comptable des créances de cotisation. Procéder à des relances
après 3 mois de retard ;
CONCLUSION
Notre objectif au travers était d’identifié les forces et les faiblesses de l’organisation.
UONGTO a amorcé une phase importante de sa vie avec la réalisation de son analyse
autocritique qui devrait aboutir à l’adoption de nouveaux textes associatifs.
Aussi pensons-nous que si les responsabilités et les délégations régissant le fonctionnement

des organes de gouvernance sont clairement définies et respectés, l’organisation pourrait
améliorer son efficacité. De plus une fois menées les actions correctives liées à
l’amélioration du système d’information et de gestion utile pour le suivi des activités des
Projets de développement et, pour l’image fidèle du patrimoine, UONGTO pourra s’inscrire
dans une logique de professionnalisation. Fort de ces perspectives, nous conseillons au
PASCRENA d’accompagner UONGTO dans cette démarche en contractualisant avec elle.
Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.
FICADEX - tate & associés
Evariste Adadé Tata TOMETY

Expert-comptable & Financier diplômé d’Etats
Commissaire aux Comptes
Associé-Gérant
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I.
DEMARCHE METHODOLOGIQUE
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1.1. OBJECTIF DE L’INTERVENTION
Par le contrat en date du 11 Mars 2013, le PASCRENA répondant au souhait des dirigeants
de l’UONGTO, nous a demandé d’analyser le fonctionnement de l’UONGTO afin d’identifier
ses atouts mais aussi les éventuels freins à son développement.
Notre analyse a donc porté sur les attentes du PASCRENA et de l’UONGTO par rapport au
fonctionnement actuel et sur la contribution que chacune des composantes de l’UONGTO
est susceptible d’apporter pour permettre l’évolution de cette faîtière Nationale.
De plus, nous nous sommes attachés à clarifier le rôle et les missions des différentes
instances de la faîtière ainsi que leur articulation.
Notre démarche a pour objectif d’analyser le mode de gestion de l’UONGTO, d’en détailler
l’organisation et d’aider à identifier les points d’améliorations envisageables et leur possible
mise en œuvre. Autrement dit, l’intervention vise à établir un état des lieux général de la
situation organisationnelle et technique de la faîtière au travers de l’analyse des différents
systèmes et structures de gestion, notamment comptables et financiers. Il s’agit d’en tirer
des enseignements et de formuler des recommandations d’ajustement et de renforcement
des systèmes de gestion et organisationnels appliqués par les différentes instances de
l’association et par l’équipe de la Direction.
Cet objectif doit servir un but plus large de renforcement de la cohésion et de la coopération
des différentes composantes de la faîtière et de sa capacité à mener à bien le projet
associatif. En effet, le PASCRENA, avant de contracter avec l’UONGTO, souhaite s’assurer
que toutes les conditions sont remplies pour que celui-ci puisse jouer son rôle d’appui auprès
des OSC membres.
À l’issue de cette mission, il est donc attendu :
• une analyse de l’efficacité du système organisationnel et du système de gestion sur

le plan technique et administratif ;
• Une analyse de la gouvernance associative et de la validité des mandats ;
• Des recommandations d’ajustement et de renforcement individuel et/ou collectif de
l’UONGTO en vue de l’élaboration d’un plan de renforcement de capacité.
1.2. APPROCHE METHODOLOGIQUE
Notre intervention s’est articulée en deux (02) temps :
• Des entretiens avec le Président, le Directeur exécutif, la Trésorière générale, les

bénévoles en charge de la comptabilité et du contrôle interne, le Responsable suivi et
évaluation, le Comptable de la série9 et l’informaticien ;
• L’identification et l’analyse des forces et des faiblesses.
Dans le cadre de cette démarche, nous avons procédé suivant plusieurs étapes à savoir :
• documentation et consultation des ressources documentaires mises à notre

disposition par l’UONGTO :
• documentation sur le site du PASCRENA ;
• documentation sur des sites spécialisés sur les questions associatives ;
• entretiens permettant d’identifier les problèmes et de formuler des suggestions ;
• traitement et analyse des données ;
• rédaction du rapport final de l’audit.
9
a) Documentation et consultation des ressources documentaires
La documentation fournie par UONGTO à constituer la base de nos travaux. Elle nous a
permis d’apprécier l’organisation dans sa structure et son fonctionnement tant au niveau de
la gouvernance que de la gestion comptable et financière.
b) Conception des outils d’investigation et de synthèse
Ce volet d’intervention a intégré :

• la finalisation de la méthodologie détaillée de l’audit ;
• la conception du guide d’entretien ;
• La conception d’outils d’analyse de la performance de l’organisation.
c) Entretiens individuels
Les entretiens individuels ont été réalisés essentiellement auprès de deux (02) membres du
Conseil d’Administration, du Directeur exécutif, des bénévoles en charge de la comptabilité
et du contrôle interne, du Responsable Suivi et Evaluation, du Comptable de la série 9 et de
l’Informaticien.
d) Traitement et analyse des données
Cette activité a porté sur le traitement et l’analyse des données issues des recherches
documentaires et des entretiens réalisés dans le cadre du diagnostic afin de faire apparaître
les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces sur l’UONGTO. Nos premières
réflexions et observations font l’objet d’un rapport provisoire comme le prévoit le contrat de
services.
e) Rédaction du rapport final du diagnostic
Préalablement à ce rapport, les conclusions de notre mission feront l’objet d’une restitution
auprès de l’UONGTO et le rapport émis sera transmis au PASCRENA afin de recueillir leurs
observations éventuelles.
Le Procès-verbal de la restitution sera joint au rapport définitif.
10
II.
RAPPORT DETAILLE
11
2.1. PRESENTATION DE l’UONGTO
Conformément à ses statuts, l’UONGTO est une association de droit privé régie par la loi de
1901 rendue applicable au Togo par le décret 46.432 du 13 mars 1946. Elle a été créée en
1993 sous la forme d’une Union regroupant des ONG membres.
Sur la base du fichier qui nous a été communiqué au 31 mars 2013, l’UONGTO est
composée de cent dix-neuf (119) adhérents parmi les associations et ONG membres de la
société civile Togolaise.
Les organes qui régissent le fonctionnement de l’UONGTO sont l’Assemblée Générale, le

Conseil d’Administration, la Direction Exécutive. A ce jour, elle dispose de trois (04) points
focaux qui sont des entités décentralisées de la Faîtière, auprès des ONG membres à
l’intérieur du PAYS.
Par ailleurs nous avons pu consulter la publication de l’UONGTO au JORT du 15 mai 1995
sous le numéro 376/MID-SG-APA-PC. D’après ce document ; l’UONGTO bénéficie du statut
de la personnalité juridique conformément à l’alinéa 1 de l’article 5 de la loi de 1901. Toute
fois le récépissé justifiant d’une déclaration préalable (conformément à l’alinéa 2 dudit article)
ne nous a pas été communiqué. Il nous a été affirmé que ce document a été perdu, au
cours des multiples déménagements qu’a connu l’Organisation.
L’union bénéficie en outre, d’une attestation de reconnaissance de sa qualité d’Organisation

faîtière nationale d’ONG, qui lui a été délivrée le 11 novembre 2008, par le Ministre de la
Coopération, du Développement et de l’Aménagement du Territoire de l’époque.
Cette attestation tenant lieu d’agrément, ne s’inscrit toutefois pas dans les
dispositions juridiques actuelles du TOGO, en matière d’association et ONG.
Par ailleurs, d’après le dernier rapport d’activité 2012, les réseaux thématiques auxquels
participe la faitière sont entre autre :
- la Coalition des OSC Francophones Partenaires de GAVI : réseau international des

OSC intervenant dans le domaine de la vaccination de la mère et de l’enfant avec
l’appui technique et financier de l’ONG international GAVI-ALLIANCE;
- le Réseau des Champions en plaidoyers pour le financement adéquat de la santé
(RCPFAS) : réseau national ayant l’appui technique et financier de l’Organisation
Ouest Africaine de Santé et du Ministère de la Santé. UONGTO occupe le poste de
chargé à l’organisation au sein du réseau;
- la Coalition Suivi des Contrats des Marchés Publics, réseau régional : réseau
national soutenu par la Banque Mondial. UONGTO est membre ;
- la Plateforme Redevabilité pour la santé de la Mère et de l’Enfant : réseau régional
regroupant les OSC de six (06) pays d’Afrique de l’Ouest, qui interviennent dans le
domaine de la santé de la mère et de l’enfant avec l’appui technique et financier de
L’ONUSIDA, OMS, COOPERATION FRANCAISE, etc.) ;
- CSO/ Initiative mondiale pour la santé et les services apparentés (IHP+) : réseau
international ou UONGTO est le point focal des OSC Togolaises;
- l’Initiative pour la Transparence des Institutions Extractives (ITIE) : réseau national
avec l’appui technique du Ministère des mines et de l’Energie. L’Union occupe le
siège de Président du collège de la société civile pour l’ITIE ;
- le réseau des OSC actives dans les domaines de la vaccination : Réseau national
relevant d’une initiative propre de l’Union dans le cadre de l’exécution du projet sur la
vaccination avec le partenaire GAVI-ALLIANCE ;
- etc.
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Au regard de son rapport d’activité 2012 UONGTO, compte parmis les membres de la
société civile qui jouent un rôle prépondérant dans l’élaboration des politiques nationales de
bonne gouvernance économique sociale et politiques. L’Union compte en plus d’importants
bailleurs grâce à qui elle a pu mobiliser d’août 2010 à mars 2013, FCFA 431 871 486
(données extraite de la comptabilité au 31 mars 2013).
2.2. VALIDITE DES MANDATS ASSOCIATIFS
2.2.1. RENOUVELLEMENT DES MANDATS ELECTIFS CONFORMEMENT AUX

STATUTS
Conformément aux statuts de 1997 dont copie nous a été remise, le Conseil d’Administration
est élu pour un mandat de deux (02) ans renouvelable une fois. Le Conseil d’Administration
est composée de neuf (09) membres tous élus par l’Assemblée Générale.
De 2004 à 2011, huit (08) années durant, il n’y a pas eu d’Assemblée Générale élective. La
légitimité du Conseil d’Administration de l’UONGTO était donc remise en cause par ses
propres textes. Ce fait a été relevé par la mission de supervision de PSI de décembre 2011
et corroboré par les réponses aux entretiens que nous avons eus avec les responsables de
l’Union. Afin de pallier ce dysfonctionnement institutionnel, l’UONGTO a tenu le 30 janvier
2012, une Assemblée Générale avec pour objectif d’élire un nouveau bureau du Conseil
d’Administration.
Selon le procès-verbal N°146/UONGTO/DE/12 de l’Assemblée Générale du 30 janvier, les

neufs (09) postes du Conseil d’Administration Ont été pourvus par vote. Il s’agit de :
01 Président ;
01 Vice-président ;
01 Secrétaire Général ;
01 Secrétaire Général Adjoint ;
01 Trésorière Générale ;
01 Coordonnatrice des Activités féminines ;
03 Conseillers.
Trois (3) Commissaires aux comptes ont été également désignés.
Nous notons toutefois que le Procès-verbal de l’Assemblée Générale élective du 30 janvier

2012 précise que : « à l’issue du vote, un nouveau Bureau du Conseil d’Administration a été
élu pour un mandat d’un (01) an en vue de conduire les réformes de l’UNION. ».
Il ne s’agit donc pas d’un Conseil d’Administration statutaire, mais d’un Conseil
d’Administration dont la validité selon l’Assemblée Générale du 30 janvier 2012 est d’un (01)
an.
Selon les réponses qui nous ont été données lors des entretiens, des démarches sont en
train d’être menées auprès des membres de la faîtière, des partenaires techniques et
financiers, pour la tenue au mois de Mai 2013, d’une nouvelle Assemblée Générale élective
dans le but d’élire un nouveau Conseil d’Administration et d’adopter les nouveaux statuts et
règlement intérieur.
De notre point de vue, la durée des mandats qui est plus longue que celle prévue par les
statuts, nous semble être un signe d’absence de vie démocratique au sein de la faîtière.
13
Toujours d’après les entretiens, les raisons du dysfonctionnement des instances entre 2004
et 2011 seraient essentiellement d’ordres financiers, l’organisation d’une Assemblée
Générale, engendrant des coûts importants.
A l’époque, le contexte pour l’Union se caractérisait :
- Au niveau externe par une rareté des ressources en provenance des partenaires
d’aide au développement et par une absence de subvention de la part de l’Etat ;
- Au niveau interne par une absence d’implication des membres engendrant une
faiblesse des ressources de cotisation.
Aujourd’hui, vu :
- l’importance des partenaires techniques et financiers (PSI TOGO/FM, PLAN

TOGO/FM, GAVI ALLIANCE, OXFAM, PNUD/UE) marquée par la mobilisation entre
août 2010 et mars 2013, de FCFA quatre cent trente un millions huit cent soixante-
onze mille quatre cent quatre-vingt-six (431 871 486), selon les données extraites du
logiciel comptable au 31 mars 2013,
- la taille de la faîtière caractérisée par au moins cent dix-neuf (119) adhésions,
- la forte implication de l’UONGTO dans l’élaboration des politiques sociales et
économiques devant aider à la bonne gouvernance tant au plan national que
régional.
La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se caractérisera

conformément à ses statuts, par le respect des échéances électorales, le respect de la
limitation des mandats.
Elle devra en outre redynamiser les activités au sein du réseau UONGTO par le
renforcement des capacités de ses membres (aide à la recherche de financement, formation
et aide à la spécialisation sur des thématiques, etc.).
2.2.2. COTISATIONS ET VALIDITE DES VOTES EN ASSEMBLEES
Conformément à l’article 14 des statuts : « Tout membre qui accuse un (01) an d’arriéré
de cotisation annuelle perd son droit de vote et l’éligibilité deux (02) ans d’arriérés de
cotisations annuelles, il est exclu de l’UONGTO».
Le montant des cotisations au 30 janvier 2012 (date de tenue de la dernière Assemblée

Générale élective) n’est pas identifiable à partir du système comptable (absence de
brouillard de caisse pour la période d’avant le 30/01/12). Il ne nous a pas été possible
d’apprécier la situation des cotisations et partant de là, la validité des droits de vote
des membres qui ont voté à cette dernière Assemblée Générale élective. (D’après le
PV de l’AG on dénote 25 ONG/Associations qui ont voté).
Les cotisations effectuées entre l’Assemblée Générale du 30 janvier 2012 et le 22 avril 2013
s’élèvent à FCFA un million six cent vingt-cinq mille huit cent trente (1 625 830). Il s’agit pour
la grande partie de régularisation de cotisations.
14
Situation des cotisations au 22 avril 2013 selon la comptabilité
Montants des
cotisations en
comptabilité
Cotisations 2010, 2011, 2012
1 100 830
effectuées en 2012
Cotisations de 2012 effectuées en
525 000
2013
Total comptabilité au 22 avril 2013 1 625 830
Les responsables des instances dirigeantes ont reconnu le paiement irrégulier des
cotisations et ont invoqué comme raison, la crise économique qu’a traversée le pays et en
particulier les ONG et associations. Nous rappelons que la cotisation annuelle, de même que
les frais d’adhésion sont fixés à FCFA vingt-cinq mille (25 000), par le Règlement Intérieur.
Recommandations
1) La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se

caractérisera conformément à ses statuts, par le respect des échéances
électorales, le respect de la limitation des mandats.
2) Mise en recouvrement des cotisations avant l’AG élective de mai 2013. Les
membres doivent être informés qu’en cas de défaut de paiement ils seront
suspendus de leur qualité de membre. Cette suspension prive les OSC
concernés de tout ce que pourrait leur bénéficier la faîtière comme service. Elle
ne les autorise pas à participer au vote du nouveau CA à la future AG.
2.3. LA GOUVERNANCE
2.3.1. STATUTS ET REGLEMENT INTERIEUR
La faîtière dispose de statuts et d’un règlement intérieur, qui ont été révisés et adoptés au
cours de l’Assemblée Générale du 23 Août 1997.
Les statuts indiquent les buts de l’Union, les règles d’adhésion et d’obtention de la qualité de
membres, l’organisation de l’association et les attributions de chaque organe, les natures de
ressources et les dispositions relatives à la modification des statuts et la dissolution de
l’union.
Il s’agit de statuts modifiés dont les dispositions, conformément à l’article 45, abrogent et
remplacent toute disposition antérieure.
Le Règlement intérieur quant à lui renforce les dispositions statutaires sur, (i) la radiation et
la démission des membres, (ii) les règles de convocation et de tenue des réunions
d’assemblées générales, (iii) les conditions d’éligibilité au CA, (iv) les responsabilités de la
DE vis-à-vis du CA, (v) la discipline et les sanctions au sein de l’Union, (vi) les conditions de
quorum et de majorité aux votes, et (vii) les dispositions financières relatives au droit
d’adhésion et aux cotisations annuelles.
Ces textes constituent la base des règles de la gouvernance à UONGTO. Cependant, nous
tenons à préciser que le Procès-verbal de l’Assemblée Générale qui a approuvé les
15
Statuts et règlement intérieur de 1997, ainsi que la liste de présence des membres
signataires n’ont pas pu être mis à notre disposition. Il semblerait que ces documents
aient été égarés lors des déménagements successifs, subis par l’UONGTO.
2.3.2. ORGANES ET REGLES DE DECISIONS
Une présentation de la structure de la faîtière a été faite dans le manuel de procédure. Cette
structure est composée de l’AG qui est l’organe suprême, du CA qui est l’organe de contrôle
et de la Direction exécutive qui est l’organe en charge de l’application des décisions
stratégique prises au niveau des deux premières citées. Deux autres organes qui ont une
fonction de conseil, sont rattachés au CA. Il s’agit du Commissariat aux comptes (CAC) et
du Comité Technique d’Examen et d’Elaboration des Projets (GTEIP). Enfin dans cette
structure, figurent les Antennes régionales qui sont rattachées à la Direction exécutive.
2.3.2.1. L’Assemblée Générale des membres
L’assemblée se tient au moins une fois par an en session ordinaire. Les décisions sont
prises à la majorité des deux tiers (2/3) de ses membres. La dernière Assemblée
Générale du 30 janvier 2012 a compté parmi les soixante-quatre (64) participants, vingt-
cinq (25) membres (ONG) ayant droit de vote.
Les statuts de 1997, définissent les attributions de l’Assemblée Générale en quatre (04)
points :
Définit la philosophie générale et les grandes orientations des activités de

l’Union ;
Propose les modifications des statuts et des autres textes de l’Union et procède à
l’élection des membres du Conseil d’Administration ;
Délibère sur les rapports moraux et financiers de l’Union, approuve les comptes
de l’exercice clos, discute et vote le budget de l’exercice suivant présenté par le
Conseil d’Administration ;
Traite en dernier ressort des problèmes soumis par le Conseil d’Administration
Comme nous l’évoquions précédemment de 2004 à 2011, les Assemblées Générales ne

se sont pas tenues régulièrement ainsi que le recommande les statuts (au moins une
fois par an). Aussi les membres de l’Union n’ont pas pu bénéficier d’un cadre démocratique
pour la prise de décisions stratégiques et la proposition de réformes institutionnelles, ni
même pour l’adoption d’un probable budget et plan d’actions.
L’Assemblée Générale qui s’est tenue en 2012 fut élective. Nous estimons que l’Assemblée
Générale projetée les 15 et 16 mai 2013 devra marquer le début d’un fonctionnement
régulier de cet organe et d’un véritable processus démocratique.
2.3.2.2. Le Conseil d’Administration
L’article 20 des statuts dispose : « le Conseil d’Administration est l’organe de contrôle de

UONGTO. A ce titre, il :
Veille à l’application des décisions de l’Assemblée Générale devant laquelle il est

responsable ;
16
Présente le budget, les comptes de gestion et le bilan ;
Arrête l’organigramme de la Direction Exécutive et le statut du personnel
Recrute et révoque le DE
Approuve les procès-verbaux et les comptes rendus des activités de la DE ».
Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par trimestre. Il est composé de neuf
membres (la composition statutaire a été décrite à la page 2 du présent rapport).
Fréquence des réunions du Conseil d’Administration
L’évolution des réunions du Conseil d’Administration se présente de 2009 à 2013 comme

suit (sur la base des PV mis à notre disposition) :
Nombres de Moyenne des Contenu des réunions

réunions (CA Participants suivant fiches de
Années
extraordinaires et présence
ordinaires)
Pas de fiche de présence jointe Point sur l’obtention du nouveau
2009 1 financement GAVI-ALLIANCE
Pas de fiche de présence jointe Responsabilisation du DE pour la
2010 1 Rédaction de l’offre IHP+
6 membres du CA et 1 membre Nécessité de refonte des textes,
de la DE Constat sur la mauvaise
gouvernance dans les domaines
du pilotage et du contrôle des
activités. Nécessité de reprise des
2011 3 réunions du CA
6 membres du CA et 1 membre Redynamisation des activités et
de la DE Nécessité de Refonte des textes
pour l’amélioration de la
2012 9 gouvernance de l’UONGTO
Du 4 membres du CA présents en Refonte des textes et préparation
01/01/2013 plus du DE de l’AG élective de 2013. Fixation
Au de nouvelles orientations
08/04/2013 3 stratégiques.
Entre 2009 et 2011 les réunions du Conseil d’Administration n’étaient pas tenues
régulièrement.
D’après le rapport d’analyse de l’environnement interne et externe établit par le Cabinet

Christo (page 7), cette période a été marquée par une faible motivation des membres du
Conseil d’Administration quant à leur participation aux activités, la non appropriation des
textes organiques (statuts et règlement intérieur par les membres), le non-respect des
dispositions statutaires. En 2012 le nombre des rencontres de cet organe a dépassé la
fréquence statutaire, soit neuf (9) réunions au lieu de quatre (4). Ce dynamisme traduit
l’implication du Conseil d’Administration, en tant que structure de gouvernance, dans la
mise en œuvre de la politique de restructuration de l’Union. Les raisons en sont certainement
le changement observé au niveau de cet organe depuis l’Assemblée Générale élective
du 30 janvier 2012 qui lui a confié une mission d’un an, pour l’actualisation des textes
de l’Union.
17
Les points qui ont été évoqués en CA, depuis l’élection de 2012, sont principalement : (i) la
question de la refonte des textes et la définition d’un nouveau plan stratégique 2013-2017,
(ii) la redynamisation des activités associatives, (iii) le droit à l’information sur la gestion des
projets exécutés.
2.3.2.3. La Direction Exécutive
Les statuts la définissent comme l’organe d’exécution chargé :

d’appliquer les décisions de la philosophie générale ;
d’organiser des séminaires et ateliers de formation ;
d’organiser et de gérer les différents services sous sa responsabilité ;
de mettre à la disposition des ONG membres un service d’appui institutionnel,
logistique et technique.
La DE gère les activités de UONGTO à travers la mobilisation des ressources financières, la

participation aux différents ateliers thématiques organisés par les OSC et autres partenaires
techniques et la gestion effective des Projets financés par les Bailleurs. Le paragraphe 2 de
l’article 32 des statuts stipule que le Directeur Exécutif est responsable de l’efficacité de
l’Union par la gestion rationnelle des ressources en personnel et autres moyens disponibles.
Le DE exerce ses fonctions sous l’autorité du Conseil d’Administration à qui il rend

régulièrement compte de ses activités.
Nous avons pu apprécier la performance de la direction exécutive à travers sa capacité à

mobiliser un niveau important de ressources financières à travers l’obtention des marchés de
projets de développement (FCFA 431 871 486 encaissé d’Août 2010 à mars 2013).
Le financement des bailleurs implique cependant, des mécanismes externes dans la

gouvernance d’UONGTO:
- mise en place d’une comptabilité analytique budgétaire ;

- Octroi fractionné des fonds avec l’obligation de produire des rapports intermédiaires ;
- Missions de supervision financière et comptable.
Si ces mécanismes renforcent la gestion projets, ils ne sont pas sans impact sur les
attributions et les délégations établies au sein de la structure.
En effet, Nous avons pu noter la requête formulée par l’un des membres du CA, sur
l’obligation d’information du CA quant à la gestion de l’ensemble des projets exécutés
par la Direction. (Voir point 3 du PV N°220/UONGTO/DE/12 du 02 novembre 2012).
De plus d’après les entretiens les rapports financiers sont transmis directement aux
bailleurs sans transiter par le CA (parfois transmis par mail avec les membres du CA
en copie).
Renforcer la cohésion en interne malgré l’impact des mécanismes externes de

gouvernance, en vue d’une plus grande efficacité des actions menées. Tel est le défi que
doit relever UONGTO dans le cadre de ses réformes institutionnelles.
18
2.3.2.4. Les Antennes régionales
Ces structures censées être des représentations de la faîtière dans les régions du
TOGO n’ont jamais été fonctionnelles. Le coût de cette stratégie de décentralisation
destinée à réduire les distances entre l’UONGTO et ses membres s’est avéré trop
élevé et surtout au-dessus des moyens de l’Union.
En lieu et place l’UONGTO a opté pour une représentation dans les régions du pays,
en mettant en place des points focaux :
l’ONG AJA dans la région de SOKODE
l’ONG ODPE dans la région de KARA
l’ONG ODOUGBO dans la région d’ATAPKAME
l’ONG CODE UTILE dans la région de DAPAONG
Nous n’avons pas pu renseigner ce point car, nous n’avons pas disposé du temps
matériel pour étudier le fonctionnement des (04) points focaux.
2.3.2.5. Les CAC associatifs
Les CAC au nombre de trois (03), sont désignés en Assemblée Générale pour un mandat
d’un (01) an. Les statuts prévoient qu’ils contrôlent et suivent périodiquement la gestion
quotidienne des ressources de l’Union au niveau de la DE et du Conseil d’Administration.
Selon l’article 38 A1.2 des mêmes statuts les CAC ont une mission permanente de contrôle
des comptes de gestion et peuvent en tout lieu effectuer des contrôles inopinés.
Nous n’avons pu obtenir aucun rapport de contrôle des comptes qui soient élaborés
par cet organe. Les dirigeants nous ont confirmé qu’il n’était pas opérationnel malgré
l’existence de procédures formalisées de contrôle, dans le cadre des Projets A et C.
2.3.2.6. Comité Technique d’Examen et d’Elaboration des Projets (GTEIP)
Cette structure est rattachée au Conseil d’Administration dans l’organigramme qui nous a été
donné. Elle n’est pas prévue par les textes. Ce comité n’est pas fonctionnel et ses
attributions n’ont pas encore été définies.
2.3.3. LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA DIRECTION EXECUTIVE
La formalisation de la structure organisationnelle de la direction exécutive, a été limitée à

une simple description des liens hiérarchiques, des liens fonctionnels et des liens de
conseils, ainsi qu’à une description des tâches afférentes à chaque fonction. Afin de mieux
la visualiser, nous avons procédé à la formalisation graphique de celle-ci, à partir de la
description des liaisons existantes entre les fonctions de cette Direction exécutive (qui a été
faite dans le manuel de procédures).
L’organigramme de la Direction et se présente comme suit :
19
Directeur Exécutif
Assistant au DE
RSE Chef Comptable
ARSE Chargé en Responsable Comptable FM9 Assistante Administrative Chargé de mission

Communication appui aux ONG
Formalisation graphique de la structure organisationnelle de l’UONGTO (à partir du manuel de procédures volume2)
20
et organigramme est du type fonctionnel. Il appelle de notre part les observations suivantes :
2.3.3.1. Point sur la représentation des fonctions
- La fonction contrôle interne n’apparait pas dans l’organigramme alors qu’elle est
sensée jouer un rôle majeur dans la fiabilité des comptes et la sauvegarde du
patrimoine ;
- La fonction Aide comptable n’est non plus mentionnée dans l’organigramme ;
- Les postes « Chargé des ONG/associations » et « Chargé des missions » ne sont
pas encore fonctionnels. Le poste « chargé des ONG et associations » nous paraît
être stratégique à UONGTO puisqu’il s’inscrit dans les buts que la faîtière s’est fixés,
en tant que structure associative. (voir Art 5 des statuts).
2.3.3.2. Point sur les Volontaires Nationaux
Deux volontaires Nationaux occupent respectivement les postes « Chargé de

communication » et « Chargé du contrôle interne ». Il s’agit de fonctions
essentielles dans la structure organisationnelle de la faîtière. Ces VN sont
rémunérés par le PROVONAT. Malgré cet apport, il faut noter que le Volontariat
National reste un statut très provisoire qui confère un premier emploi aux jeunes
Togolais. Ce personnel d’appui pourrait en effet à tout moment rompre son
contrat avec le PROVONAT et cesser ses fonctions au sein d’UONGTO. Le
management devrait alors prendre en compte dans sa stratégie, les
préoccupations sociales minimum des VN qui occupent des fonctions clés afin de
les motiver et obtenir d’eux une meilleure implication dans la gestion de
l’UONGTO.
2.3.3.3. Point sur la description des tâches
A l’examen des fiches de postes du personnel, nous avons identifié des ambiguïtés
au niveau de la description des tâches.
On note en effet:
- Des tâches communes à deux fonctions :
ASSISTANT AU DIRECTEUR EXECUTIF RESPONSABLE SUIVI-EVALUATION (p.6)

(p.10)
Fournir un appui technique aux missions Apporter un appui technique aux

en ce qui concerne le suivi-évaluation ONG/Associations en matière de suivi
évaluation
21
- Des tâches non clairement définies
CHEF COMPTABLE (page.7)
Assurer le suivi régulier des états financiers

( ?)
2.3.3.4. Structure organisationnelle et facteurs de contingence :
Afin de se donner les garanties d’une meilleur gestion de leurs projets certains
bailleurs imposent une structure type à mettre en place avec pour effet la
démultiplication des fonctions au sein de l’entité. Actuellement l’impact du Projet C
sur la structure organisationnelle se traduit par la présence de :
- Un Comptable dédié en plus du Chef comptable,

- Un Chargé Suivi et Evaluation dédié, en plus du Responsable suivi-évaluation : il est
signataire avec le DE des rapports financiers du projet C. il est le répondant principal
de ce projet. Il assure l’intérim du chef projet (ce dernier a quitté ces fonctions).
Cette situation conduit la structure à une spécialisation par projet. Cette nouvelle
organisation à pour avantage de contourner la rigidité imposée par la structure
fonctionnelle et permet de concentrer des ressources sur un projet.
Par contre si plusieurs projets se positionnent ainsi, La spécialisation, pourrait entraîner
une perte de l’unité de commandement et partant, affecter la cohésion et la stabilité de
l’organisation. (Gestion autonome). De même on assiste à un gaspillage de ressources
(démultiplication des postes).
La Direction a opté pour une structure fonctionnelle. Ce qui lui permet de maintenir une
ligne de commandement unique et garantir la cohésion au sein de l’organisation.
Cependant elle ne doit pas ignorer que pour des raisons d’efficacité, l’organisation de
UONGTO devrait à la fois :
- maintenir la cohésion et ;
- favoriser de la réactivité en satisfaisant la concentration de ressources types sur un
projet donné (chef projet, Suivi-évaluation dédié, comptable dédié) comme le
souhaite les bailleurs.
2.3.3.5. Le respect des délégations et attributions
Nous avons identifié les différents niveaux de délégations entre les organes à partir de la
description des procédures et, suivant les statuts et règlement intérieur mis à notre
disposition. (Voir annexe 1)
Malgré la description par les statuts et le manuel de procédures, des responsabilités

réparties entre les organes, et les délégations qui en découlent, des disfonctionnements
surgissent.
A titre d’exemple :
22
- le contrat E a été visé par le seul DE en l’absence de délégation formalisée de la part du
PCA ;
-le contrat O a été signé par le DE en lieu et place du PCA ;
- les procès-verbaux d’’inventaire des immobilisations, de même que les états de

rapprochement bancaires, ne sont pas ne sont pas visés par la Trésorière générale;
- le contrôle des comptes devant être effectués par les CAC associatifs, n’est pas réalisé.
Par ailleurs, d’après certains de nos interlocuteurs il y’aurait parfois des tensions dans la
relation CA/DE relevant d’un conflit de personnalité, avec pour conséquence :
L’absence de remontée d’informations de la DE vers le CA (suivi-budgétaire

périodique de l’UONGTO; rapport d’exécution des projets transmis au
Partenaire sans passer par le CA);
Crise de confiance entre CA et DE.
A titre d’illustration voir quelques extraits des PV du conseil d’administration tenus en 2012 :
Point 2 du PV N°217/UONGTO/DE/12 du 11 Octobre 2012 : analyse des

pièces transmises par L’ONG SAG
Point 2 du PV N°218/UONGTO/DE/12 du 25 Octobre 2012 : Analyse et
réaction du CA sur la lettre de mise en demeures du CNSS
Point 3 du PV N°220/UONGTO/DE/12 du 02 Novembre 2012 :
Responsabilités du CA /Mission du DE
A l’issu de notre examen nous avons identifiés trois raisons des dysfonctionnements
observés :
- La crise institutionnelle qu’à connu UONGTO entre 2004 et 2011
Le non-respect des textes en matière de tenue d’AG annuelle et de renouvellement de

CA tous les deux ans. Ce contexte a créé un cadre communicationnel défavorable au
sein de l’organisation dans la mesure où le CA souffrait de légitimité ;
- Une difficile application des textes régissant le fonctionnement entre CA et de

la Direction exécutive ;
Ce fonctionnement est mis à mal dans le cadre du suivi et du contrôle de l’exécution des
projets. Le PCA intervient très souvent au sein de la DE pour examiner les factures
fournisseurs (conformément à l’article 25 des statuts). Ce qui paraît être un contrôle fort,
mais en même temps, il s’agit d’une tâche opérationnelle plutôt qu’une tâche stratégique. Le
Directeur n’effectue pas de compte rendu périodique au CA contrairement à l’article
35 des statuts de 1997. Selon nos interlocuteurs, cela est la fois dû à la contrainte des
délais fixés par les bailleurs pour la transmission des rapports intermédiaires, et à
l’absence de tenue de réunion approprié pour un quelconque rendu financier
périodique.
Sur cette question, à la lecture des procès-verbaux des réunions du CA en 2012 et

2013 n’avons pas relevé de point d’ordre du jour, portant sur la lecture d’un rapport
d’activité périodique de la DE.
23
Tout ceci laisse apparaître des faiblesses dans la conception et l’application de certains
articles des textes, et nous amène à penser qu’il faut redéfinir et formaliser les prérogatives
et responsabilités des uns et des autres.
2.3.4. SYSTEME DE COMMUNICATION
2.3.4.1. Typologie et moyens actuels de communication
Les canaux de communications :
Les moyens de communication au sein de l’Organisation sont : Les réunions, le téléphone,

L’internet et les requêtes inscrites sur post-It à titre de fiche de transmission entre un
émetteur à un récepteur, les notes de services du DE et les décisions du PCA.
Au sein de l’UNION une check list a été établit répertoriant les adresses e-mail de plus de 90
ONG membres avec un volume de 4 209 mails transmis et 14 103 mails reçus entre 2008 et
2013. Il s’agit du volume de communication par mails au 13 Avril 2013 avec les ONG
membres, et partenaires techniques et financiers sur les questions liées :
- à la vie de l’institution (rappels de cotisation, participation à l’AG 2012, 2013, etc.)

- aux appels à proposition de soumission à des projets
- aux appels à participation à des formations et ateliers
- Etc.
Cette technique nous paraît efficace pour échanger des informations rapidement avec un
grand nombre de membres simultanément, en-dehors du cadre formel des réunions.
Type de communication
Les communications définies par UONGTO dans son manuel de procédures sont de trois
types à savoir les communications régulières, les communications spéciales et les
communications en situation de crise :
COMMUNICATION COMMUNICATION COMMUNICATION LORS DE

REGULIERE SPECIALE SITUATION DE CRISE
Mouvement de main Anniversaire de Accident de travail grave ou

d’œuvre régulier l’organisation décès
Information de production Mise à pied massive Crise sociopolitique

et/ou de qualité
Nomination interne Restructuration importante Catastrophe et épidémie
Anniversaires des Portes ouvertes ou Incendie et vol

employés Activités recréatrices
organisées par l’UONGTO
Visite des associés de Obtention de financements Grève ou lock-out

l’UONGTO
Dates de fermetures pour Activités sociales Suspension ou fermeture des

fêtes nationale et autres. bureaux liée à une crise
24
Cette typologie, a l’avantage d’intégrer, la communication en situation de crise, la
communication axée vers le public et les partenaires techniques :
- Tenue d’un stand qui a accueilli lors de la célébration de la 64ème Journée

Internationale des Droits de l’Homme à Lomé du 10 au 12 décembre 2012, environ
500 personnes à qui des dépliants de l’UONGTO ont été remis. A cette occasion, et
une brève présentation des projets exécutés par l’UONGTO dans le domaine des
droits de l’homme et la consolidation de la démocratie a été faite ;
- Communiqué paru dans Togo Presse conjoint avec la FONGTO suite aux incendies
des marchés de Kara et de Lomé.
Ces deux différentes actions sont appréciables. Cependant, les actions de communication
menée ne sont pas encore suffisantes pour adresser les missions de la faîtière.
2.3.4.2. Adéquation aux missions
Selon le rapport de l’analyse de l’environnement interne et externe de UONGTO (janvier

2013), les grands axes proposés pour l’élaboration de sa stratégie e 2013-2017 sont :
Axe 2 : Plaidoyer et promotion de la recevabilité en faveur des

Recommandations et engagements nationaux et internationaux pris par le
Togo ;
Axe 3 : Plaidoyer pour le développement de stratégies innovantes pour la

promotion du capital humain et social ;
Axe 4 : Promotion de la démocratie, de la bonne gouvernance et de la
décentralisation.
L’atteinte de ces objectifs passe par la mise en œuvre d’une politique de communication
basée sur des moyens adaptés : messages diffusés dans les médias TV, dans la presse
écrite, les ateliers d’informations, de sensibilisation et de formation, la création et animation
d’un site web.
En l’état actuel elle ne dispose pas de moyens financiers et matériels propres pour soutenir
cette vision, en dehors du fait que certains bailleurs disposent des lignes budgétaires pour
la réalisation d’action de visibilité.
2.3.5. VIE DEMOCRATIQUE
UONGTO a renoué avec une instance de gouvernance légitime et démocratique à partir de

l’AG élective du 30 janvier 2012 :
Le rapport d’activité 2006-2011 comprenant une indication des coûts financiers des
projets exécutés durant cette période a été présentée (Le rapport moral du CA présenté
au cours de cette AG n’a toutefois pas été mis à notre disposition);
Les comptes attestés des exercices 2010 et 2011, ont été présentés ;
Un nouveau CA à été mis en place, avec 9 membres tous élus par une assemblée de
25 votants avec 64 participants ; Même si l’élection de six d’entre eux s’est faite à main
levée contrairement aux dispositions du règlement intérieur qui prévoit un scrutin secret ;
25
Quatre femmes composent ce nouveau CA. Ce qui traduit une quasi parité Homme-
Femme ;
Un mandat spécial de 1 an est assigné pour le renouvellement des textes ;
la date du 15 Mai 2013 à été retenue pour la tenue de la prochaine AG élective. Un
nouveau CA sera élu dans le cadre du mandat statutaire ; cette AG adoptera validera
outre le le nouveau cadre stratégique 2013-2017 et les nouveaux textes de UONGTO
(Statuts, Règlement intérieur, Manuel de procédures, Code de conduite, charte).
Nous avons en outre disposé d’un projet du rapport d’activité 2012 qui au moment de notre
audit était en examen par le CA pour amendement en attendant son adoption par l’AG de
mai 2013.
D’après les entretiens, un exemple de processus démocratique dans la gouvernance

d’UONGTO a été l’élaboration du plan stratégique 2013-2017, en voie d’adoption par la
prochaine AG :
a- Décision du CA pour la réalisation de l’étude diagnostic d’UONGTO

b- Sélection d’un consultant à partir d’un processus de passation de marché claire, pour
la réalisation de l’étude ;
c- Amendement en CA extraordinaire (avec la participation du DE) du rapport du
diagnostic stratégique ;
d- Organisation d’un atelier de définition des axes stratégiques et du cadre de résultats ;
e- Proposition à la prochaine AG du 13 Mai pour adoption et validation du cadre
stratégique
Par ailleurs, à l’examen des procès-verbaux du CA, la quasi-totalité des décisions sont
prises de façon consensuelle.
Nous ne pouvons pas remettre en cause le processus démocratique qui prend un nouvel
élan à l’UONGTO. Toutefois, les menaces qui pèsent sur cette démocratie naissante sont de
notre point de vue:
- le manque d’appropriation des textes par les membres de l’Union et leur désintérêt
pour la coordination ;
- L’absence de clarification des attributions des organes de gouvernance et même la
non appropriation des statuts et règlement intérieur par ceux-ci. Ce qui peut entraîner
des conflits d’autorité en interne qui entravent le respect des délégations pouvant
aboutir à une dérive autoritaire dans la gestion des activités;
- L’implication des bailleurs qui peuvent modifier les circuits de délégation.
2.3.6. Point sur le réseau UONGTO
2.3.6.1. L’Union
- De la qualité des membres et de la perte de cette qualité
Selon les statuts de 97 est membre d’UONGTO « …toute ONG légalement constituée…. ».
En l’état actuel l’Union regroupe aussi bien des associations que des ONG. Selon les
entretiens, l’Union a également vocation à obtenir dans un premier temps l’adhésion des
associations et de dans un second, à les faire évoluer vers la qualité d’ONG.
26
Il faudrait dans ce cas que les nouveaux textes prennent en compte cette situation.
Au cours de la revue documentaires (rapport PSI décembre 2011), nous avons noté des cas
de mauvaise gestion de la part de SB du projet FM série 8, également membre de
l’UONGTO.
Ce fait est de nature à porter atteinte à la réputation de l’Union, et conformément à l’alinéa 3

de l’article 11 des statuts, la qualité de membre peut être ainsi perdue.
Pour prévenir ce type d’anomalies la gouvernance devra s’appuyer sur un code d’éthique qui
définit les normes de comportement des membres de l’Union. Ce code doit être approuvé
en assemblée générale.
- Des droits et devoirs des membres
Selon les textes, tout membre est électeur et éligible. Il a le droit à l’information, à
l’assistance et au soutien de l’Union ;
Nous notons à cet effet des actions de renforcement de capacités des membres grâce aux
financements mobilisés par la faîtière :
(Informations tirées du rapport diagnostic 2013-2017 de janvier 2013)

Intitulé du Montant Partenair Objectif Nombre et Effets sur les
e
projet du budget général qualité des membres de
Financier
bénéficiaires l’UONGTO
Prolongation 114 674 GAVI Renforcer la -23 OSC -10 ONG

du 274 togolaises membres de
ALLIANC participation
soutien de E intervenant l’UONGTO sur
type A des OSC dans la les 23
2011-2013
de GAVI Togolaises vaccination et OSC ont
Alliance remplissant bénéficié d’un
autres services
aux OSC les de renforcement
conditions de
togolaises santé liés…
de capacités
GAVI- (formations,
Alliance, dotation en
matériel
aux services
de informatiques)
vaccination -Achat d’un
et véhicule
autres pour la
27
services coordination
de santé
liés.
13 427 100 OXFAM Renforcer la -25 Implication des

responsables
Renforcemen GREAT participation membres à la
t de d'OSC mise en
BREATAI des OSC membres du
la N œuvre du projet
participation togolaise à réseau actif
2012-2013 (participation
des l'amélioration dans le aux
Organisations secteur de la
de l'offre des ateliers de
santé
de la Société soins et au formation et
à former sur les
Civile de plaidoyer)
financement
Togolaise à techniques de
efficace de
l'amélioration plaidoyer,
la
de collecte
santé.
l'offre des des données et
soins de
et au reporting…
financement
efficace de la
santé
Formation 9 994 160 PNUD Contribuer à -Plus de 210

civique la 000
-9 ONG
et promotion de citoyens et membres de
mobilisation 2012
de l’éducation citoyennes l’UONGTO sont
résidant
la population civique et partenaires sur
de dans la zone le
citoyenne du
la Région de des projet
la projet
différentes
Kara sur les - 36
couches
28
notions de la sociales de superviseurs
la
citoyenneté et et animateurs
de population
de la d’ONG et des
culture
région de la médias de la
démocratique Kara
Kara
sont formés sur
les
notions de
citoyenneté…
Renforcemen 246 377 Fonds Planifier, Six (06) ONG Un (01)

t des services 490 Mondial coordonner impliquées membre de
de prévention de lutte et superviser dans la lutte l’UONGTO sur
et de prise en communautaire
contre le les activités les 7 étant SB à
charge pour du paludisme…
un accès SIDA, la des S-B Etc. bénéficié d’un
universel au tuberculos renforcement
Togo e de capacité (Kit,
clé USB…)
Renforcemen 273 441 Fonds Planifier, 16 -4 membres de

t des services 887 Mondial coordonner ONG/Associati l’UONGTO sont
de prévention de lutte et superviser ons de lutte S-B
et de prise en contre le les activités contre le
charge SIDA des S-B VIH/sida ;etc. -Renforcement
globale des du personnel
PVVIH dans des SB ;etc.
le cadre de
l’accès
universel au
Togo
Sur les obligations, nous notons l’irrégularité voir le non-respect du paiement des cotisations,
et la non transmission des rapports d’activité comme le prévoit l’article 13 des statuts (hormis
le cas des sous bénéficiaires qui ont une obligation de rapport à l’égard du projet qu’ils
exécutent). Ce point nous laisse à penser que les membres ne participent pas activement à
la vie de l’Union.
Nous avons constaté que moins du tiers des membres de l’Union, bénéficient réellement de
l’appui de la faîtière sur les 119 répertoriés par elle. On peut expliquer cette situation par la
faiblesse des ressources dont elle dispose. Idéalement nous pensons, que les membres
bénéficiaires des actions de l’Union devraient atteindre au moins 60%. Cela passe par :
29
Des actions de suivi sur le terrain : car aujourd’hui, celui-ci n’est réalisé que pour les
membres bénéficiaires de financement, (FM série 8 et série 9) ou ceux qui ont la même
thématique qu’un projet géré par UONGTO (Gavi dans le domaine de la vaccination)
- Une plus forte mobilisation de ressources financières, matérielles et humaines
2.3.6.2. Les thématiques
Dans le PV n°156 du CA en date 28/02/12 on a pu noter les déclarations du PCA relatives

à l’inexistence de cartographie thématique et à un manque de spécialisation au niveau des
membres de l’UNION. A l’examen des domaines d’intervention, mentionnés sur la liste qui
nous a été transmise, on constate en effet une pluralité de thématiques associées à chaque
membre. Ci-dessus une sélection de quelques membres avec leurs domaines
d’interventions :
Dénominations Domaines d’Interventions
- Micro finance/épargne et crédit
- Appui-conseils et formation
A
- Environnement, santé éducation
- Création d’entreprise rurale
- Infrastructure, Santé
B
- Environnement
- Stockage céréales
- Hydraulique
- Infrastructure
C - Appui-Conseils aux groupements
- Recherche
- Lutte contre le SIDA
- Planification familiale
D
- Environnement
- Infrastructures scolaires
E Non spécifié
30
Dénominations Domaines d’Interventions
- Agriculture
- Environnement
G - Décentralisation
- Droits de l’Homme
- Santé, Education
- Lutte contre la pauvreté
- Promotion de l’agriculture
H - Soutien aux initiatives locales de développement
- Education et formation des enfants et jeunes déshérités
I- Santé et lutte contre les IST/VIH/Sida
-Santé
- Eau et Assainissement
I
- Promotion des droits et leadership
- Agrosylvo pastoral
Santé
J Environnement
Education
Il est nécessaire pour la faîtière d’aider ses membres à définir clairement leur domaines
d’intervention en vue de faciliter l’élaboration d’une cartographie thématique qui servira sans
doute à une meilleure organisation des activités au sein de l’union.
2.3.7. Obligations employeur
2.3.7.1. De la matérialisation des liens contractuels entre UONGTO et son

personnel
UONGTO est régie par le Code du travail Togolais en matière d’obligations employeurs. La
structure du personnel d’UONGTO est constituée de salariés recrutés sur les projets, de
volontaires et de stagiaires.
En l’espèce des contrats de travail ont été établis dans le cadre des projets FM série 8 et
série 9. Au terme de la première phase du projet FM série 8, le personnel salarié s’est
retrouvé sans contrat de travail malgré le maintien des salaires à 70%, conformément à la
31
décision prise au cours de la réunion du 03 Avril 2012 qui s’est tenue entre le Personnel et le
PCA, et suivant Décision N°001/UONGTO/PCA/12 du 24 avril 2012.
Nous n’avons pas obtenu les contrats écrits, ni de lettre d’engagement notifiée au personnel
clé, maintenu dans leur fonction.
Par ailleurs, La période d’essai du nouveau comptable recruté depuis le 07/01/2013 n’est
pas sanctionnée par une lettre d’essai.
De plus, nous n’avons pas disposé des contrats de travail, ni d’une lettre d’engagement du
personnel permanent de l’association (DE, Suivi-évaluation).
2.3.7.2. Du respect du paiement de la CNSS
Le 17/09/2012, UONGTO a reçu de la CNSS une mise en demeure portant sur une créance
de 1 836 437 FCFA. A la date du 24/04/2013, le montant des arriérés de cotisations était de
FCFA 2 580 687.
L’UONGTO doit respecter les obligations en matière de CNSS pour garantir la sécurité
sociale de ces employés.
2.3.7.3. De la provision pour départ à la retraite
L’UONGTO ne provisionne pas l’indemnité de départ à la retraite alors qu’elle a une

obligation légale de verser celle-ci en cas de départ à la retraite de ses employés
permanents. Nous pensons que cette situation relève des faiblesses enregistrées dans la
gestion des ressources humaines, au même titre que l’absence de contrats de travail avec
l’union.
2.3.7.4. Du respect du SMIG
Le salaire le plus bas à UONGTO est de 30 000 FCFA alors que la Convention collective
interprofessionnelle du Togo fixe le SMIG à 35 000 FCFA.
UONGTO se doit de respecter ses obligations légales.
2.3.8. PILOTAGE
Dans le cadre du plan stratégique 2006-2011, il a été établit un budget pluriannuel sur 5 ans,
suivant les axes stratégiques définis par UONGTO.
La conception de cet outil représentait un moyen de contrôle de la gestion d’UONGTO.

Malheureusement nous avons pu constater à la lecture du rapport d’activité (qui fait
également office de rapport financier) qu’il n’existe aucune description du suivi des
consommations budgétaires du programme 2006-2011. En fait jusqu’à présent les budgets
annuels établis n’ont pas fait l’objet d’un suivi des consommations budgétaires.
Le plan opérationnel établit en 2006 ne pouvait être financé sur les fonds propres de la
faîtière en raison de la quasi absence de ces fonds. Les projets que gère la faîtière, font
l’objet d’un plan d’action et d’un budget spécifique (FM série 8 et 9, GAVI ALLIANCE).
Le suivi budgétaire peut être néanmoins effectué. Une première étape consiste à budgétiser
les ressources en distinguant :
32
- Les ressources affectées aux coûts directs des projets
- Les frais de gestion octroyés par les bailleurs
- Les cotisations
- Autres (bénévolat, dons, legs)
Une seconde étape consiste à rapprocher le plan opérationnel de la faîtière, des budgets
des projets qui ont été exécutés en cours d’année et à identifier les activités communes
aux deux catégories de plans.
Sur le format des rapports financiers intermédiaires, ceux que nous avons pu
inspecter ne comportent qu’une analyse de la trésorerie plutôt qu’une analyse de la
consommation des ressources par rapport aux prévisions.
Par ailleurs il n’est pas établit de rapport périodique au conseil d’administration sur la gestion
des activités et les résultats obtenus.
Cette situation constitue un risque sur la gestion efficiente (utilisation rationnelle des
ressources) et efficace (atteinte des objectifs) des projets qui n’ont pas de supervision
directe.
Il convient de mettre en œuvre un véritable pilotage par les budgets qui doivent être
systématiquement approuvé par le CA ; élaborer un plan d’action avec un calendrier
prévisionnel d’exécution associé au budget une analyse des écarts pour en expliquer les
causes et produire un rapport d’exécution budgétaire à soumettre périodiquement au CA.
Recommandation
Gouvernance
3) Créer au siège d’UONGTO un archivage des documents administratifs (actes de

création, d’évolution et de fonctionnement de l’association) afin de garantir la
détention durable et maintenir en état d’utilisation ces documents ;
4) Utiliser l’article 18 des statuts en cas de non tenu d’Assemblée Générale

élective ;
5) Compte rendu financier périodique l’ensemble des activités par le DE au CA ;
6) Renforcer la cohésion en interne malgré les mécanismes externes de

gouvernance ;
7) Activer la fonction « CAC associatif » ;
8) Procéder à la formalisation graphique d’un organigramme à jour en tenant

compte de la spécificité des Projets ;
9) Activer la fonction « Chargé des ONG et Association ;
10) Motiver les Volontaires PROVONAT qui démontrent un réel engagement au

travail ;
11) Définir clairement les tâches de l’Assistant du DE ;
33
12) Définir clairement les attributions du PCA, de la Trésorière générale et du DE,
notamment dans la gestion des activités liées aux Projets ;
13) Renforcer la politique de communication externe ;
14) Définir et faire adopter un code de conduite pour les membres de l’Union ;
15) Renforcer le soutien aux membres ;
16) Etablir un contrat pour le personnel permanent de la Faîtière ;
17) Se mettre en règle vis-vis de l’administration sociale en matière de CNSS ;
18) Provisionner les Indemnité de départ à la retraite ;
19) Respecter les SMIG ;
20) Effectuer un suivi de consommation budgétaire globale pour UONGTO ;
2.4. RESSOURCES PROPRES AU REGARD DE LA RESPONSABILITE

COLLECTIVE DES MEMBRES
Données extraites de la comptabilité au 31/03/13
Selon le règlement intérieur en son article 12 : « Les ressources propres de l’union sont
alimentées par les frais d’adhésion, les cotisations annuelles, les produits de ses services et
les subventions ».
Le dernier élément cité par l’article 12, correspond aux coûts de gestion. Ces coûts sont
généralement fixés en pourcentage du montant total de la subvention octroyé par le bailleur.
Sur la base des informations transcrites dans le logiciel Quick-book, et des données extrait
du rapport d’activités 2012, on a établi la structure des ressources encaissées entre Août
2010 et au Mars 2013.
Il ressort de cette situation que les ressources propres générées par l’UONGTO entre Août
2010 et au Mars 2013 représentent 0,4% de l’ensemble des financements encaissés.
Il s’agit des cotisations et adhésions des membres d’un montant de 1 450 830 FCFA et du
produit de la vente des DAO en 2012 pour un montant de 450 000 FCFA. (Voir tableau ci-
dessous).
34
Montant encaissées entre août
Ressources 2010 et mars 2013 %
SUBVENTIONS DES PARTENAIRES FINANCIERS 425 629 943 0,981
COTISATIONS DES MEMBRES 1 450 830 0,003
VENTES DAO 450 000 0,001
FRAIS DE GESTION GAVI 6 241 543 0,015
TOTAL 433 772 316
Cette structure est quasiment normale. Dans le secteur associatif en général (y compris les
associations subventionnées), les cotisations représente environ 0,9% des financements
collectés (Eric Alain ZOUKOUA (2005), La gouvernance des associations).
Faisons remarquer que d’après la structure financière d’UONGTO, il n’existe pas de

Subvention financière de l’Etat Togolais. Toutefois, l’UONGTO bénéficie de la contribution de
six (06) Volontaires du PROVONAT. Ces derniers sont rémunérés par le PROVONAT.
Rappelons que si les 119 membres déclarés par UONGTO s’acquittaient régulièrement de
leurs cotisations, on serait annuellement à FCFA 2 975 000. Une comparaison de ce
montant estimé avec les charges fixes engendrées par un personnel stable de six (06)
personnes, relève un besoin supplémentaire de 16 700 000 FCFA environ (voir tableau ci-
dessus).
Charges fixes 2012 Affectation proportionnel

Commentaires
Salaires
DE,RSE,COMPTABLE,A
SSIST
Charges du permanent 16519200 16519200 ADM,CHAUFF,ASS DE
application d'un taux
Electricité 860000 602000 de 70%
application d'un taux

Eau 135000 67500 de 50%
Loyer 2470000 2470000 charges fixes
Total (a) 19984200 19658700
Cotisation estimées 2012 (b) 2975000 2975000 25000*119
extrait de la
comptabilité au
Cotisation réelles © 1100830 31/12/12
Ecart (a-b) 16683700
Ecart (a-c) 18557870
La faiblesse du montant des cotisations s’explique par :
35
- une faiblesse du taux qui est fixé à 25 000 FCFA ; au cours des entretiens il a été
relevé que ce taux serait revu à la hausse ;
- une faiblesse du nombre de participants aux cotisations.
Recommandations
21) Réviser à la hausse le montant des cotisations ;
22) Comptabiliser les cotisations et générer un état des cotisations des membres ;
23) Effectuer des relances pour des créances dont la durée dépasse 3 mois ;
24) Obtenir la valeur de l’apport des volontaires PROVONAT et enregistrer comme

une ressource de l’Etat.
2.5. ORGANISATION INTERNE ET CAPACITE A ELABORER DES ETATS

FINANCIERS FIABLES
2.5.1. ENVIRONNEMENT DE CONTROLE
De la promotion des valeurs d’éthiques
La direction exécutive a mis en place des documents de bonne pratique dont l’objectif est de
faire la promotion d’une culture d’honnêteté et d’éthique il s’agit notamment de :
- La Politique de lutte contre la fraude et la corruption
C’est un document qui appel à une tolérance zéro en matière de fraude et de corruption, il
est adressé aux personnels ;
- Le code de conduite
Ce document fait référence aux valeurs du personnel en matière de loyauté et d’honnêteté

dans ses relations avec les bénéficiaires et les groupes cibles participant aux programmes
de l’UONGTO et avec les donateurs
- La Politique de dénonciation des mauvaises pratiques
Il est recommandé au personnel en toute bonne foi de signaler tout signe de fraude, de
mauvaises pratiques ou toute autre violation du code de conduite.
De L’exigence de compétence
Nous avons pu constater que les postes clés sont tenus par des personnes qui disposent
des qualifications requises et d’un minimum d’expérience nécessaire pour l’exercice de leur
fonction.
36
Fonction Qualifications effectives Qualification requises
DE Maîtrise, Ingénieur des travaux en Diplôme universitaire en

gestion eau et environnement gestion et administration et
équivalent à un BAC+4 minimum 4 ans d’expérience
Master II professionnel en gestion

des projets, membre de l’ARMP et
18 ans d’expériences
professionnelles
Maîtrise en sociologie, BAC+3 en science sociales

ou tous autres diplômes
Master II professionnel en gestion équivalents
des projets et 8 ans d’expériences
Suivi évaluation professionnelles
BAC+3 en science sociales,

Maîtrise en psychologie de la santé gestion de projet ou tous
Assistant D.E en instance de la soutenance autres diplômes équivalents
Aide Comptable Maîtrise en Finance et comptabilité, Diplôme universitaire en

Volontaire 1 an et demie d’expériences gestion et administration et
National professionnelles minimum 2 ans d’expériences
Diplôme universitaire en
gestion et Administration et
minimum deux ans
d’expérience, bonne maîtrise
Comptable 2 Licence professionnelle en gestion de Word, Excel et d’un logiciel
FM9 commerciale et financière comptable
Maîtrise en Finance et comptabilité,

Chargé du 1 an et demie d’expériences Poste non défini dans
contrôle interne professionnelles l’organigramme
Nous notons qu’un nouveau Chef Comptable a été recruté le 07 janvier 2013, en
remplacement de l’ancien démissionnaire. Nous n’avons pas eu accès à son dossier afin de
mesurer son aptitude technique à assumer cette fonction. Aussi n’apparaît-il pas dans le
tableau ci-dessus.
De l’implication du CA dans le contrôle interne
Au cours de sa réunion du 28/02/12 le CA a fixé comme recommandation aux CAC qu’un

rapport de contrôle interne soit émis trimestriellement par les CAC (PV n° 156 du CA en
date du 28 /02/2012).
Il s’agissait certainement d’une relance de la part du CA. A priori le CAC n’a pas
véritablement fonctionné que ce soit avant l’élection de 2012, ni même après ; à notre
connaissance aucun rapport n’a été émis.
37
De manière générale le PCA vise les contrats établis avec les fournisseurs.
Il est également cosignataire avec le DE des chèques émis sur les comptes banques des
projets (GAVI-ALLIANCE, FM série 8 et 9) ;
Du style de direction
Devant les injonctions du CA et vu les disfonctionnement notés au niveau du CAC, la

Direction Exécutive a mis en place à la mi-2011, un service chargé du Contrôle interne ; le
chargé du contrôle interne a élaboré cinq (05) rapports de recommandations. Les
thématiques développées sont entre autre le caractère probant des pièces justificatives, la
correcte imputation et l’enregistrement comptable et le bon classement des pièces
comptable, le respect des règles de double signatures des chèques, d’inventaires, etc.
Nous avons déploré cependant que le dernier rapport produit par ce service soit daté d’août
2012.
La Direction exécutive a également institué un comité de sélection des fournisseurs dont la

mission est d’évaluer les offres dans le cadre d’une mise en concurrence d’au moins trois
fournisseurs.
Nous avons pu noter dans le PV n°11 de la réunion du CA en date du 18 janvier 2013, que
l’ancien chef comptable démissionnaire en fin 2012, a refusé de collaborer avec UONGTO
et même d’effectuer une passation des charges entre lui et le nouveau comptable.
UONGTO court de ce fait un risque de pertes d’informations et d’absence d’exhaustivité des
données comptables.
2.5.2. SYSTEME D’INFORMATION
Système d’information pour l’élaboration des états financiers
La faîtière dispose d’une organisation comptable pour les besoins de reporting des projets
(rapports financiers périodiques) et d’établissement de ses états financiers
Point sur la composition du système d’information
Le tableau ci-dessous présente les différents intervenants du système d’information, ainsi

que les moyens matériels dont est doté ce système :
- Le DE signe les bons de commande, les bons de caisse, les factures fournisseurs et
les chèques émis. il autorise les décaissements, à la banque, conjointement avec le
PCA. Il signe également les états de rapprochement bancaire. Il est l’administrateur
du logiciel comptable « quick-book » et valide les opérations enregistrées par le
comptable (clôture informatique mensuelle).
Il dispose d’un bureau, d’un ordinateur portable HP, d’un téléphone (portable), d’une
connexion internet. La clôture informatique qu’il effectue, se fait directement sur le poste
du comptable.
- L’Assistante administrative est chargée de l’enregistrement quotidien des courriers

départ et arrivée, du classement et de l’archivage des dossiers, du suivi de la distribution
correcte des courriers, de la gestion de la petite caisse, de la gestion des fournitures de
38
bureau. Elle participe à l’inventaire de caisse. De plus elle est chargée d’encaisser et
d’enregistrer les cotisations des membres.
Elle est aidée dans sa tâche par une volontaire en qualité d’Aide Assistante
Administrative.
Elle dispose à cet effet d’un bureau équipé d’un ordinateur, d’une imprimante, d’un
tableau d’affichage, d’une armoire pour le rangement des documents. Elle tient un
brouillard de caisse pour l’enregistrement des entrées et sorties de caisse.
- Le Chef comptable collecte, impute, enregistre dans Quick-Book, et classe les

pièces comptables dans le classeur trésorerie du projet auquel ces pièces sont
rattachées. Il s’occupe de la consolidation au niveau d’UONGTO (Bénéficiaire
secondaire des projets FM série 08 et 09) des données comptables des Sous-
bénéficiaires, Il procède à l’analyse des comptes.
Le chef comptable établie les salaires du personnel de UONGTO autre que celui de
la série 9 et effectue de même les déclarations sociales et fiscales. Il établit en fin
d’année, un point financier de l’ensemble des projets exécutés, dans le rapport
d’activité de la faîtière. Il participe à l’inventaire mensuel de caisse
Le Chef comptable actuel est une nouvelle recrue en période d’essai depuis cinq (05)
mois. L’essentiel des travaux en comptabilité était réalisé par l’assistant comptable
(Volontaire recruté en décembre 2011 et doté d’une connaissance nécessaire dans la
manipulation du logiciel Quick-book).
Dans le même bureau est installé le chargé du contrôle interne. Vue ses attributions
nous ne pensons pas que sa localisation soit appropriée.
La Comptabilité dispose d’un ordinateur de bureau hébergeant l’application widows7.

Ses caractéristiques sont les suivantes :
capacité du disque dur de plus de 100 G0

Processeurs de type dual core (deux processeurs)
Vitesse de traitement de 2.4 Hertz par processeur avec une mémoire Ram de
1G0
Antivirus Kapersky à jour
Le service comptable dispose en outre d’une imprimante et d’un disque dur externe de 500
GB pour la sauvegarde des données.
Cependant l’onduleur du service comptable est en panne.
Selon les entretiens que nous avons eus avec l’informaticien ce dispositif informatique est
performent pour répondre au volume d’information traité et surtout pour satisfaire aux
exigences de sécurité et de sauvegarde des données comptables. Nous déplorons, le fait
que l’onduleur soit en panne compte tenu de l’environnement énergétique au Togo qui
connaît une forte variation de la tension électrique.
Nous pensons qu’il est indispensable de doter le service comptable d’un onduleur
fonctionnel. De plus Il convient également d’augmenter la capacité de rangement et
d’archivage des pièces comptables, les capacités actuelles risquant d’être saturées avec la
reprise probable en mi 2013 des projets (GAVI, FM8, FM9, etc.)
Le Comptable 2 dédié au projet FM9

Il s’agit d’une personne recrutée avec l’appui de Plan, et dédié au projet FM9. Elle est
chargée de la collecte des informations comptables auprès des Sous-bénéficiaires, et de
39
l’enregistrement des opérations et transactions du projet FM9. Elle tient la documentation
et les archives du projet. Elle établit les salaires et les déclarations fiscales et sociales du
personnel de la série 9. La comptabilité de la série 9 est périodiquement reversée dans
celle du chef comptable pour centralisation des données d’ensemble d’UONGTO.
Le matériel informatique utilisé par le comptable de la série 09 est du même type que
celui du Chef comptable, avec l’avantage de disposer d’un régulateur électrique.
L’UONGTO bénéficie d’un renforcement de capacités considérables, en matériels

informatiques, de la part des partenaires financiers. En plus, le fait pour la faîtière de
disposer d’un informaticien qui assure le maintien en état de fonctionner, du matériel
informatique est une force pour l’organisation.
LOCALISATION • Fonctions Matériels utiles pour le SI

deux pièces, Une table, deux chaises, une
armoire ne pouvant plus contenir
d'archives, un ordinateur portable, une
Bureau 1 • DE connexion internet, un split
Un split, une table, 2 chaises, une armoire,

un ordinateur de bureau, une
Bureau 3 • Assistante Administrative
photocopieuse, une imprimante, un
scanner, un tableau d'affichage, registre
• Volontaire National Aide des courriers, un brouillard de caisse,
Assistante administratif
• Le Chef Comptable1 chargé de
la consolidation des comptes Une table, trois chaises, une étagère à 3
des projets rangées avec une capacité de 20 classeurs
Bureau 4 par rangée, un ordinateur de bureau sur
• Volontaire National Assistant lequel est installé le logiciel Quick-book, un
comptable ordinateur portable appartenant à la
stagiaire, une connexion à internet, une
imprimante, une clé USB, un ventilateur.
• Volontaire National Chargé du
contrôle interne
Une table, deux chaises, une étagère à 2
niveaux avec une capacité de 60
classeurs, un ordinateur de bureau abritant
Bureau 6
le logiciel Quick-book, un ordinateur
portable, un appareil de numérisation des
• Comptable2 dédié au projet FM documents papiers, un onduleur, un
série 09 scanner HP, un ventilateur.
Point sur les applications utilisées par le service comptable
Le logiciel comptable, utilisé actuellement est QUICK-BOOK. Ce logiciel a été adopté

sous instruction de PSI en Août 2010. Avant cette date la comptabilité se tenait sous
Excel.
Il s’agit d’un logiciel comptable pour les entreprises commerciales mais qui a été paramétré
sur la base d’une comptabilité de trésorerie. Deux natures d’opérations sont saisies à savoir
les recettes et les dépenses avec en contrepartie la caisse ou la banque, et les opérations
40
en OD. Ce type de paramétrage permet de visualiser les dépenses par nature de compte de
charge ou d’investissement, et de contrôler la trésorerie.
Nous avons noté que le logiciel est capable d’éditer les dépenses par projets et par
bénéficiaires (grand-livre analytique). Cependant, le suivi budgétaire par projet n’est pas
encore possible. A la lecture du guide d’application, le logiciel paraît suffisamment flexible,
pour réaliser ce genre de traitement. Il conviendrait de le paramétrer dans ce sens.
Par ailleurs, il est procédé à une clôture informatique, ce qui a pour avantage de prévenir les
risques de modification ultérieure des données. Pour rappel le DE est l’administrateur du
logiciel, à ce titre toute les modifications des données saisies ne peuvent être effectuées
sans son accord.
Au cours des entretiens que nous avons mené, les problèmes de perte ou de duplication de
données n’ont pas été évoqués par l’informaticien, ni même par les utilisateurs (comptables).
Point sur la chronologie des enregistrements et la classification des opérations
UONGTO utilise le plan comptable SYSCOHADA pour la classification des opérations

comptables. Les enregistrements que nous avons contrôlés sont datés, et justifiés par
des pièces comptables.
La chronologie des opérations n’est pas respectée dans la mesure où ne sont

comptabilisés que les flux financiers et non les engagements.
Par ailleurs, la migration des données de l’ancienne application Excel à QUICK-BOOK,

n’a pu être réalisée. Ce qui pourrait remettre en cause sur l’exhaustivité des soldes en
comptabilité. UONGTO n’a conservé aucune base ni documents de son ancienne
comptabilité. Nous n’avons pas disposé des livres légaux des années antérieurs à 2010
(2004 à 2009) alors que selon le PCG les livres légaux (balance, grand-livre, le livre
d’inventaire) doivent être conservés pendant 10 ans.
La comptabilité d’UONGTO doit être mise à jour afin de présenter les soldes réels des
comptes d’actifs et de passifs.
Point sur les règles et méthodes comptables
Ce point est fondamental à UONGTO. Il convient de dire qu’une question de référentiel

comptable se pose aux organismes à but non lucratif dans l’espace OHADA. En effet,
même si les articles 2 et 5 de l’Acte Uniforme portant Organisation et Harmonisation
des Comptabilités des Entreprises sises dans les Etats de l’OHADA SYSCOHADA,
mentionnent que les entités à but non lucratif produisant des services non marchands,
sont astreintes à la mise en place d’une comptabilité générale, le PCG SYSCOHADA ne
prend en compte les opérations spécifiques des associations et fondations :
- Traitement des fonds associatifs ;

- Traitement des excédents et des déficits d’exploitation ;
- Traitement des amortissements des immobilisations mis à disposition;
- Traitement des subventions ;
- Traitements des dons et legs ;
- Traitement des opérations de bénévolat et volontariat ;
41
- Présentation des états financiers de synthèse type association (Bilan, compte
d’exploitation, tableau ressources emploi) ;
- Présentation des comptes rendus financiers ;
- Traitement des charges indirectes (critères d’affectation par projet) ;
- Etc.
En plus l’Etat n’ayant pas d’intérêt financier majeur (à part les impôts sur salaires et la
CNSS) dans ces structures, ils n’ont pas d’exigence particulière en matière de
présentation des comptes des associations.
Il s’agit d’une responsabilité collective des organismes de comptabilité de Commissariat

aux comptes et de l’Etat.
En plus de ce vide juridico-comptable, il y a la pression des bailleurs extérieurs qui ne

souhaitent que la traçabilité des subventions décaissées, la traçabilité des dépenses
réalisées à partir de ces subventions, et un suivi budgétaire qui permettent de cadrer
l’exécution financière du projet sur son évaluation préliminaire.
En l’état actuel les règles utilisées par UONGTO ont trait à une comptabilité de trésorerie.
D’un point de vue purement gestion des projets UONGTO dispose des capacités
suffisantes pour élaborer des états de dépense et de recettes et même procéder à un
suivi analytique par projet.
Cependant les bilans et comptes d’exploitations présentés au titre de la faîtière, ne

présentent pas sincèrement le patrimoine et « le résultat de l’union » de l’Union.
Point sur la compréhension des différents rôles et responsabilités en matière de

contrôle interne.
Nous retenons des entretiens, qu’il faut définir un organigramme des services comptables
avec une répartition claire des fonctions et des responsabilités. Le service comptable (sans
la série 9) utilise en effet 4 ressources humaines (le Chef comptable, l’aide comptable,
l’assistante administrative et une stagiaire). L’aide-comptable et la stagiaire ne disposent pas
de fiche de poste.
2.5.3. DES PROCESSUS ET ACTIVITES DE CONTROLE
Achats et passation de marché,
Les procédures de passation de marché existent et son mises en œuvre. Notre échantillon à
porter sur l’acquisition de matériels roulant et informatique pour un montant global de FCFA
32 570 959 ainsi que sur des services pour un montant de FCFA 3 078 324.
42
critère de sélection
Acquisitions MONTANT ModalitéS de passation de marché mise en œuvre Visa contrat
suivant PV d'évaluation
Matériels
informatiques (1) 15 070 959 Appel d'offre national N°002/2012/UONGTO/DE appréciation coût/qualité PCA
Matériel roulant (2) 17 500 000 Appel d'offre national N°001/2012/UOGTO/DE appréciation coût/qualité PCA
Police assurance
maladie (3) 943 400 Mis en concurrence trois fournisseurs moindre coût PCA
Imprimerie (4) 944 024 Mis en concurrence trois fournisseurs moindre coût DE
Achat de carburant
(5) 150 000 Bon de commande N/A DE
Matériels
informatiques (6) 125 000 Mis en concurrence trois fournisseurs moindre coût DE
Achat de carburant
(7) 150 000 Bon de commande N/A DE
Achat de carburant(
7) 150 000 Bon de commande N/A DE
Travaux de
consultant (8) 1 191 000 Mis en concurrence trois fournisseurs moindre coût PCA
Total échantillon 36 224 383
De notre constat :
- Les achats de biens et services > FCFA 15 000 000 donnent lieu un appel d’offre
national (1 et 2)
En 2012 UONGTO à procéder à deux importantes acquisitions relatives à du matériels

informatiques et à véhicule de montants respectifs de HT 15 070 959 (donnée de la
comptabilité) et FCFA 17 500 000. Pour chacun des deux cas un avis d’appel d’offres a été
lancé dans « Togo presse » et les souscriptions ont donné lieu à la mise en place d’une
commission d’évaluation des offres. Nous avons inspecté les procès-verbaux d’évaluation
des offres qui indiquent les critères d’évaluations et de sélection. Les commissions sont
composées de deux membres d’UONGTO et de trois personnes extérieures représentante
des partenaires techniques d’UONGTO. Les fournisseurs sont sélectionnés sur la base du
meilleur rapport Qualité-Prix.
- Les achats de biens et services < FCFA 1 000 000 font l’objet d’une consultation
restreinte (3 et 4).
Trois à cinq fournisseurs sont mises en concurrence sur la base des factures pro formas. Le
DE approuve la liste restreinte. Un comité de sélection composé de trois (03) personnes,
dont 2 membres du personnel, (l’Assistante administrative, le Chargé du contrôle interne) et
un technicien dans le domaine, a été mis en place.
Il convient de relever cependant, que l’organisation ne dispose pas d’une base de données
fournisseurs.
Les fournisseurs sont sélectionnés sur la base de l’expérience (les prestations précédentes).
Dans certains cas où la prestation n’a jamais été exécuté, le DE adresse une liste au
membre du comité de sélection qui procède à la collecte des pro formas, puis à l’évaluation
des offres.
Il faudrait, conformément au manuel de procédures, établir une base de données

fournisseurs selon la nature des prestations de services que UONGTO peut solliciter. Selon
nos interlocuteurs cette opération nécessiterait des coûts importants en matière d’annonce.
Ce qui actuellement, dépasse les capacités de la faîtière. Vue l’importance de ce processus
43
dans la gouvernance financière, il faudrait prioriser l’objectif de la mise en place d’une base
de données fournisseurs
- Les missions de consultant dont le montant > FCFA 1 000 000 , occasionne un appel
d’offres restreint (8).
Un comité d’évaluation composé de 06 personnes (Directeurs Exécutif et personnels d’ONG

membres), et présidé par le DE, procède à la sélection du consultant sur la base d’un score
calculé essentiellement à partir de l’expérience, et de la méthodologie proposé par le
consultant ;
- Les achats relatifs au carburant font l’objet d’un Bon de commande
Les achats de biens et services y compris le carburant < FCFA 100 000 donne lieu à
l’établissement d’un Bon de commande visé par le DE (5 et 7)
La direction est très impliquée dans les procédures de passation de marché. Le DE est
membre de l’ARMP et a siégé dans les deux commissions d’évaluation des offres en 2012.
Un comité en interne a été créé pour les achats de biens et services de moins FCFA 1
000 000.
Par ailleurs, les contrats sont visés par le PCA. Le Contrat d’imprimerie n’a cependant pas
été visé par ce dernier. En dehors du fait, de contourner la rigidité du système, le processus
de passation de marché doit être finalisé par un respect des attributions dans la signature
des contrats.
La confiance accordée par les bailleurs mérite en effet que de tels dispositifs existent et
soient renforcées pour une gestion optimale des ressources des Projets. De plus,
UONGTO est une OSC active dans le plaidoyer pour la bonne gouvernance. Il serait donc
paradoxal qu’elle se rende coupable de fraude.
Gestion des immobilisations
Le manuel de procédures insiste sur la tenue d’un inventaire des immobilisations au

moins annuellement. Au cours de nos travaux un état d’inventaire au 05 mars 2013
nous a été remis. Ce document n’est pas signé. Tous les biens ne sont pas codifiés,
et les coûts ne sont pas renseignés. De plus, il n’existe pas de registre
d’immobilisations.
Notons également que, la Trésorière Générale qui, conformément aux statuts, a la

responsabilité de la gestion du patrimoine, ne participe pas à l’inventaire des
immobilisations.
Les activités de contrôle des immobilisations aussi bien, de leur existence que de leur
utilisation doivent être renforcées par la mise à disposition d’outil et le respect des
responsabilités statutaires.
Un traitement comptable doit être défini pour le suivi des immobilisations acquis sur les
Projets. (Mise à disposition, dons, legs, acquisition).
décaissement et gestion de la trésorerie
44
Le contrôle de la trésorerie est assuré par la mise en œuvre des procédures garantissant :
- la séparation des tâches de détention des valeurs et d’enregistrement (voir grille de

séparation des tâches)
- l’auto contrôle des transactions effectuées
- la sauvegarde de la trésorerie
Les procédures suivantes sont mises en œuvre :
- la double signature des chèques par le PCA et le DE ou la Trésorière générale ;

- les inventaires mensuels de caisse, les contrôles inopinés de la caisse ;
- l’établissement mensuel des états de rapprochement bancaire et visa ;
- Contrôle des suspens.
Nous appuyant sur notre revue des procédures, l’organisation de UONGTO dispose de
sécurités, pour la sauvegarde et la fiabilité des comptes de trésorerie (Banque). En la
matière, il n’y a pas de délégation. Le PCA signe avec le DE quelque soit la diversité des
Projets.
GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS DE LA TRESORERIE
Intervenants
Trésorerie Assistante Comptable Directeur Contrôleur PCA
Générale Administrative Exécutif interne
Fonctions
1. Encaissements x
des cotisations
2. émission du reçu X
de cotisation
3. Versement en X
banque
4. Situation des X
cotisations
5. Enregistrement X
des cotisations
en comptabilité
6. Enregistrement X
dans le livre de
caisse
7. visa des bons de x
45
caisse
8. inventaire de X X X
caisse
9. détention des X
carnets de
chèques
10. Visa des X x x

chèques
11. Etats de X X
rapprochement
x x
12. Ordre de
virement
Recommandations
25) Appliquer un référentiel comptable pertinent pour les Associations en

s’inspirant du SYSCOHADA ;
26) Réactiver la fonction contrôle interne ;
27) Améliorer la transparence du processus passation de marché par la mise en

place d’une base de données fournisseur ;
28) Optimiser l’utilisation du logiciel comptable QUICK-BOOK par la réalisation des

suivis budgétaires ;
29) Mettre à jour le manuel de procédures comptables ;
30) Définir un organigramme des services comptables ;
31) Renforcer les capacités du personnel comptable de l’Union ;
32) Budgétiser les ressources ;
33) Doter le service comptable d’un onduleur.
2.6. AUDIT ET CONTROLE DES COMPTES
2.6.1. VERIFICATION DES DEPENSES DES SB
Le service comptable conjointement avec le chargé de contrôle interne mène des missions
de vérifications des dépenses auprès des sous-bénéficiaires des projets FM. Nous avons
procéder à l’inspection des rapports trimestriels et semestrielles de vérification et validation
des pièces comptables dans le cadre de la série 8, et de la série9. Ces missions,
certainement imposées par les procédures des Bénéficiaires principaux, constituent des
46
activités pertinentes de contrôles en ce sens qu’elles permettent à UONGTO en tant que
structure coordinatrice des actions des sous-bénéficiaire d’anticiper les risques et de
détecter les anomalies à remonter dans les comptes des projets.
En dehors de ce fait, des rapports de contrôle interne sont également établis pour certains
Projets. Mais cette procédure n’est pas permanente. Le dernier rapport du projet date de Mai
2012
Il convient d’assurer une application permanente des procédures qui constituent des points
forts pour l’Organisation.
2.6.2. AUDIT EXTERNE DES COMPTES
Les états financiers de l’UONGTO en tant que structure de coordination d’associations et

d’ONG n’ont jamais fait l’objet d’un audit externe. Seuls les comptes de Projets sont
audités. C’est le cas pour le projet A dont le dernier rapport d’audit des comptes date de
2011 pour l’exercice clos le 31 décembre 2010. Par ailleurs, il y a des missions de
supervision qu’effectuent les bailleurs (Cas Projet A).
L’absence de ressources propres constitue un handicap majeur à la mise en œuvre des

audits externes des comptes de la faîtière. Quand bien même cela constitue une étape
importante dans la gouvernance financière de la faîtière, nous pensons qu’une mission de
mise en place de comptabilité serait préalable à toute mission d’audit externe effectuée par
un Expert-comptable.
Recommandations
34) Mettre en place une comptabilité adaptée aux Associations ;
35) Tendre vers la certification des comptes de l’UNION par un Commissaire aux
comptes agréés.
2.7. CONCLUSION
Notre objectif au travers était d’identifié les forces et les faiblesses de l’organisation.
UONGTO a amorcé une phase importante de sa vie avec la réalisation de son analyse
autocritique qui devrait aboutir à l’adoption de nouveaux textes associatifs.
Aussi pensons-nous que si les responsabilités et les délégations régissant le fonctionnement

des organes de gouvernance sont clairement définies et respectés, l’organisation pourrait
améliorer son efficacité. De plus une fois menées les actions correctives liées à
l’amélioration du système d’information et de gestion utile pour le suivi des activités des
Projets de développement et, pour l’image fidèle du patrimoine, UONGTO pourra s’inscrire
dans une logique de professionnalisation. Fort de ces perspectives, nous conseillons au
PASCRENA d’accompagner UONGTO dans cette démarche en contractualisant avec elle.
47
III.
SYNTHESE DES PROBLEMATIQUES-RECOMMANDATIONS-CONCLUSION
48
3.1. RECOMMANDATIONS ET ACTIONS A METTRE EN ŒUVRE
3.1.1. PRINCIPAUX POINTS A AMELIORER
a/ Les fondements de la gestion
La loi de 1901 ne comporte aucune obligation de tenue comptable pour les associations. Il
est en revanche indispensable qu’elles soient en mesure de rendre des comptes, à l’égard
de leurs membres mais également à l’égard des tiers (financeurs, organismes fiscaux et
sociaux, banque..).
En ce qui concerne UONGTO, nous mettrons l’accent sur la mise en place d’outils de
pilotage de la structure avec la nécessité de renforcer et d’harmoniser les outils de reporting
existants. Par ailleurs, nous insistons sur le fait qu’il nous semble nécessaire de mettre en
place un état de consommation de suivi budgétaire pour l’association. De plus nous pensons
que l’adoption d’un référentiel comptable spécifique, s’inspirant du SYSCOHADA nous
paraît nécessaire pour la présentation d’états financiers de synthèse fiables.
b/ Obligations employeur et ressources humaines
UONGTO doit faire preuve d’exemplarité en matière de clarté organisationnelle et de respect

du droit du travail, s’il veut confirmer sa légitimité auprès des instances dans lesquelles il
siège, mais aussi des bailleurs ou tout simplement de ses membres et même vis-à-vis de
l’Etat. Il doit aussi s’acquitter des cotisations sociales que la loi lui impose. Chaque
collaborateur doit pouvoir bénéficier d’un contrat de travail conforme à la législation en
vigueur au Togo. Cette situation risque de devenir préjudiciable, sauf à accepter l’idée que le
UONGTO s’exonère d’appliquer le droit du travail. Une solution claire, durable et conforme à
la légalité doit être mise en œuvre au plus vite concernant le statut du personnel permanent
c/ Gouvernance et coordination
D’après les différents documents que nous avons pu consulter (manuel de procédure,
règlement intérieur, statuts) le rôle des différentes instances de l’association semble
clairement définis. Cependant la révision des statuts en cours doit permettre de mettre fin à
certaines ambiguïté évoquées précédemment. En effet la manière dont s’organise les
relations hiérarchiques des différents organigrammes qui nous ont été communiqués et
autres documents consultés ne traduisent pas ce que nous avons pu observer sur le terrain.
La description des tâches, des process et des périmètres de responsabilités à tous les
niveaux de l’Union doit s’accompagner d’une réflexion sur la question de la délégation entre
ceux qui relève des différentes instances de l’association et de la direction exécutive.
3.1.2. SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS
Suite aux imperfections rencontrées qui affectent ou pourraient affecter l’avenir de

UONGTO, les points à améliorer concernent les domaines suivants :
- Les difficultés de la gouvernance et du fonctionnement des instances de l’association

- La gestion des ressources humaines
- L’amélioration des outils de gestion
- Les fondements organisationnels
Les différentes actions de redressement et / ou d’amélioration peuvent être envisagés selon

les axes d’analyse suivants
49
- Validité des mandats associatifs
- Gouvernance
- Ressources propres au regard de la responsabilité collective des membres
- Organisation interne et capacité à élaborer des états financiers fiables
- Audit et contrôle des comptes
VALIDITE DES MANDATS ASSOCIATIFS
1) La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se

caractérisera conformément à ses statuts, par le respect des échéances
électorales, le respect de la limitation des mandats.
2) Mise en recouvrement des cotisations avant l’AG élective de mai 2013. Les
membres doivent être informés qu’en cas de défaut de paiement ils seront
suspendus de leur qualité de membre. Cette suspension prive les OSC
concernés de tout ce que pourrait leur bénéficier la faîtière comme service.
Elle ne les autorise pas à participer au vote du nouveau CA à la future AG.
GOUVERNANCE
3) Créer au siège d’UONGTO un archivage des documents administratifs (actes

de création, d’évolution et de fonctionnement de l’association) afin de garantir
la détention durable et maintenir en état d’utilisation ces documents ;
4) Utiliser l’article 18 des statuts en cas de non tenu d’Assemblée Générale

élective ;
5) Compte rendu financier périodique l’ensemble des activités par le DE au CA ;
6) Renforcer la cohésion en interne malgré les mécanismes externes de

gouvernance ;
7) Activer la fonction « CAC associatif » ;
8) Procéder à la formalisation graphique d’un organigramme à jour en tenant

compte de la spécificité des Projets ;
9) Activer la fonction « Chargé des ONG et Association ;
10) Motiver les Volontaires PROVONAT qui démontrent un réel engagement au

travail ;
11) Définir clairement les tâches de l’Assistant du DE ;
12) Définir clairement les attributions du PCA, de la Trésorière générale et du DE,

notamment dans la gestion des activités liées aux Projets ;
13) Renforcer la politique de communication externe ;
14) Définir et faire adopter un code de conduite pour les membres de l’Union ;
15) Renforcer le soutien aux membres ;
50
16) Etablir un contrat pour le personnel permanent de la Faîtière ;
17) Se mettre en règle vis-vis de l’administration sociale en matière de CNSS ;
18) Provisionner les Indemnité de départ à la retraite ;
19) Respecter les SMIG ;
20) Effectuer un suivi de consommation budgétaire globale pour UONGTO ;
RESSOURCES PROPRES AU REGARD DE LA RESPONSABILITE COLLECTIVE

DES MEMBRES
21) Réviser à la hausse le montant des cotisations ;
22) Comptabiliser les cotisations et générer un état des cotisations des membres ;
23) Effectuer des relances pour des créances dont la durée dépasse 3 mois ;
24) Obtenir la valeur de l’apport des volontaires PROVONAT et enregistrer

comme une ressource de l’Etat.
ORGANISATION INTERNE ET CAPACITE A ELABORER DES ETATS

FINANCIERS FIABLES
25) Appliquer un référentiel comptable pertinent pour les Associations en

s’inspirant du SYSCOHADA ;
26) Réactiver la fonction contrôle interne ;
27) Améliorer la transparence du processus passation de marché par la mise en

place d’une base de données fournisseur ;
28) Optimiser l’utilisation du logiciel comptable QUICK-BOOK par la réalisation

des suivis budgétaires ;
29) Mettre à jour le manuel de procédures comptables ;
30) Définir un organigramme des services comptables ;
31) Renforcer les capacités du personnel comptable de l’Union ;
32) Budgétiser les ressources ;
33) Doter le service comptable d’un onduleur.
AUDIT ET CONTROLE DES COMPTES

34) Mettre en place une comptabilité adaptée aux Associations ;
35) Tendre vers la certification des comptes de l’UNION par un Commissaire aux
comptes agréés
51
ANNEXES
52
Annexe 1 : Notre retranscription des délégations selon les statuts, le règlement intérieur
et le manuel de procédure ;
53
Resp CAC
onsa
ble
NIVEAUX DE Finan TRESORIERE
PROCESSUS DELEGATION ANTENNES DE PCA/CA cier GENERALE
25
ACHATS BIENS ET 000<dépenses<100
SERVICES 000 Le DE vise le BC Visa Contrat
Le DE approuve la
liste des
fournisseurs mis en
ACHATS BIENS ET concurrence et vise
SERVICES dépenses>100 000 le BC Visa Contrat
Rédaction des
TDR. Publication
de la manifestation
d'intérêt dans un
journal.
Négociation et
attribution du
contrat àprès
sélection réalisée
ACHATS CONSULTATIONS par la commission
SERVICES >5 000 000 de sélection. Visa Contrat
Le DE approuve la
liste restreinte
établit par le
service
administratif. Il
approuve le choix
du consultant après
ACHATS CONSULTATIONS sélection et signe le
SERVICES ≤5 000 000 contrat Visa Contrat
APPEL DE FONDS Etablissement Analyse de
DE LA DE AUPRES d'une requête la requête.
54
DE LA CA Virement
des fonds
Présentation
du budget
au
Partenaire.
Elaboration
d'un
protocole
d'accord
avec le
partenaire.
APPEL DE FONDS Soumission
DES ANTENENS d'une
AUPRES DU requête de
PARTENAIRE financement. Information Information
Virement de fonds
à l'issu de
APPEL DE FONDS l'approbation de la
DES ANTENNES requête transmise
AUPRES DE LA DE par les antennes (vide)
Approbation
et
soumission
au bailleur.
Elaboration
d'un
protocole
d'accord
avec le
partenaire.
Soumission
APPEL DE FONDS d'une
DU CA AUPRES établissement du requête de
DU PARTENAIRE Budget financement
55
Visa
du
Visa du chèq
BANQUE Montant>25 000 Visa du chèque chèque ue Visa du chèque
GESTION DES
SANCTIONS ET Approuve ou rejette
LICENCEMENT TOUT PERSONNEL la sanction
Visa de la
REAPPROVISIONN demande de
EMENT (R )PETITE réapprovisionneme
CAISSE R≤ 250 000 nt. Visa du chèque
Définition des TDR Avis du CA
(fiche de sur la
poste).Avis sur le pertinence
choix opéré par le de la
service proposition
administratif. Visa de
RECRUTEMENT du dossier de recrutement.
DU PERSONNEL TOUT PERSONNEL recrutement. Visa contrat
Le DE rédige les
REDACTION DES propositions
OFFRES Toute demande de techniques et Le PCA vise
TECHNIQUES subvention financières les offres
Œuvre à
l’acquisition.
Matériel roulant, Contrôle
GESTION DU trésorerie, l’utilisation qui en
PATRIMOINE Equipement faite
EXECUTION Contrôle les comptes
BUDGETAIRE, de gestion ; effectue
COMPTE des contrôles
CONTROLE DES D’EXPLOITATION, inopinés en tout
COMPTES BILAN temps et en tout lieu
56
NB : Selon l’article 25 des statuts le PCA a la responsabilité morale et civile de l’union et la
représente dans toutes ses activités.
Il est l’ordonnateur du budget de l’union et appose conjointement avec le trésorier général sa

signature sur toutes les pièces comptables.
57
Les sites web visités
Nom du document Site Internet
Décret 1901 www.Association1901.fr
Balance des paiements du Togo www.Bcao.int/img/PDF
SMIG www.presidenceTogo.com
Convention collective Interprofessionnelle www.Conseil-national-patronat-togo.com
Code de travail www.droit-Afrique.com
Plan national de développement sanitaire www.internationalhealthpartenership.com
UE www.eeas.europa.eu/delegations/togo
Togo Note du pays www.africaneconomicoutlook.org
Audit et diagnostic organisationnel www.optimeus.com
Rapport des OSC au Togo www.pascerna.tg/IMG/pdf/eval_paosc_togo
Situation et perspective de l’économie www.un.org/en/developpement/desa

mondiale 2012
Compte rendu de la 2eme réunion du www.pascrena.tg

PASCRENA
Plan d’action forestier national www.un.org/esa/forests/pdf/aheg/finance/djiwa%
la gouvernance des associations (eric- www.univ-orleans.com

alain.zoukoua@univ-orleans.fr Résumé)
Gouvernance associative pilotage de www.cg49.fr/fileadmin/user.../actions

l’action
Rapport Resoka www.pascrena.tg
Comité d’annulation de la dette du tiers www.cadtm.org/Francais

monde
58
Point sur l’existence d’outils définissant les rôles et fonctions : fiches de poste,
convention de volontaires
Existence Fiche de
poste Fonctions
Volontaire Assistant Comptable
non Stagiaire Comptable
Volontaire National Assistant
administratif
Assistant Administrative
Assistant D.E
Chargé de Suivi évaluation
Directeur Exécutif
Gardien
Suivi évaluation
Volontaire National Assistant suivi
évaluation
Volontaire National Assistant suivi
oui
évaluation
Volontaire National contrôle interne
Volontaire National Chargé de
communication
Chauffeur 1
Chauffeur 2
Informaticien
Comptable 1
Comptable 2
Total général 18
Les 6 volontaires ont chacun bénéficié d’une convention de partenariat pour la mise à
disposition de volontaires nationaux.
En plus des fiches de poste individuelles certain personnel de la Série 9 du projet

paludisme/Fonds Mondial dispose de plan de responsabilité individuel. Il s’agit entre autres
du Chef projet, du Comptable 2 et de l’assistante Administrative.
59
Exemples de fiches de responsabilité et de postes extraits du manuel de procédures :
FICHE DE RESPONSABILITE
TITRE
PRESIDENT
SUPERIEUR HIERARCHIQUE
STRUCTURES DEPENDANTES
DESCRIPTION DES TACHES :
Le Président est le représentant légal de la faîtière.
- Il convoque les réunions du Conseil d’Administration

- Prend toutes les décisions courantes dans les limites de l’objet de la faîtière ;
- Ordonne les décaissements consécutifs à l’exécution du budget de l’exercice
- Veille au respect des statuts et règlement intérieur ;
- Présente un rapport à l’Assemblée Générale
- Désigne les représentants de la faîtière au sein des administrations et des structures
décentralisées
- Commande les études et les enquêtes ;
- Veille à la protection du label
- Supervise les audits et les évaluations
- Signe tous les documents qui engagent la responsabilité de la faîtière envers les
tiers, autorités et partenaires
- Nomme aux emplois et désigne les personnes ressources commises à certaines
tâches ponctuelles et permanentes
- Convoque et préside les AG
- Négocie les financements
- Entretient les relations avec les présidents des autres faîtières nationales et
internationales, le Gouvernement et les partenaires au développement.
60
FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE
TITRE
DIRECTEUR EXECUTIF
SUPERIEUR HIERARCHIQUE
STRUCTURES DEPENDANTES
DESCRIPTION DES TACHES :
Le Directeur Exécutif est chargé du management et de la coordination des

programmes/projets de la faîtière ainsi que des services décentralisés et de la gestion du
personnel.
Il est essentiellement chargé de :
- La supervision des activités des Antennes Régionales

- La supervision des activités des chefs de service
- L’évaluation du personnel
- La planification des activités de la Direction Exécutive
- Le suivi de la réalisation de la planification annuelle
- Le maintien du contact permanent avec les Antennes Régionales, le Gouvernement
et les partenaires au développement
- Le respect des engagements de l’Union
- L’élaboration du rapport d’activité périodique de la Direction Exécutive à l’intention du
Conseil d’Administration
- Effectuer toutes les tâches nécessaires à la demande du Conseil d’Administration
- Recruter le personnel d’appui de la Direction Exécutive
- Organiser et contrôler le travail de la Direction Exécutive
- Viser les documents administratifs et ceux liés à l’exécution des projets, contrats,
conventions et assimilés
- Elabore le budget de fonctionnement.
Nous avons constaté cependant qu’en dehors de la description liminaire figurant dans les
statuts, les responsabilités de la Trésorière Générale ne sont pas détaillées.
61
AG de l’UONGTO
Conseil d’Administration
Groupe technique
Commissariat aux
indépendant d’Examen
comptes
d’élaboration des Projets
Antennes Direction Exécutive

régionales
o Directeur Exécutif
o Responsable suivi et évaluation
o Chef comptable
o Assistant au suivi-évaluation
o Assistant au Directeur Exécutif
o Comptable
o Assistant Administratif
o Responsable d’appui aux ONG/Associations
o Chargé de mission
o Chargé en communication et plaidoyer
o Chauffeur
o Agent de sécurité
62
Liste des personnes rencontrées
Noms Fonctions
ABIYI Awakizim PCA
ESSO Ama Trésorière Générale
DJENDA Aristide Directeur Exécutif
YINA Dominique Responsable Suivi Evaluation
AGBOTI Edem Chargé Contrôle Interne
SOBO Adjovi Comptable projet C
BAKPATIMA Dieudonné Chargé Suivi Evaluation projet C
NABEDE Awiadema Aide Comptable
TAKPA Koolaba Assistant au Directeur Exécutif
SEGBOR Debora Assistante Administrative
AMOUZOU Elavagno Chef Comptable
DONGO Jean Informaticien
Liste des partenaires financiers d’UONGTO
Subvention décaissée en
Bailleur de 2010 à
Nature du Bailleur faveur d’UONGTO d’Aout 2010
2013
à Mars 2013
A ONG Etrangère 248 954 773
B ONG Internationale 114 674 274
C ONG Etrangère 54 115 245
D ONG Internationale 7 131 282
Programme de développement
E International 6 995 912
63

Rapport Audit - Organisationnel - Uongto

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1

TATE / PASCRENA (UONGTO)

LISTE DES SIGLES 03

Sites web visités 58

Fiches de poste, convention de volontaires 59

Exemples de fiches de responsabilité et de postes extraits du manuel de procédures 60-62

Liste des personnes rencontrées 63

ONG : Organisation Non Gouvernementale

UONGTO : Union des ONG du TOGO

PASCRENA : Projet d’appui à la société civile et a la réconciliation national

OSC : Organisation de la Société Civile

VIH : Virus de l’Immuno déficience Humaine

CSO/IHP+ : Organisation de Société Civile IHP+

DE : Direction Exécutive/Directeur Exécutif

JORT : Journal Officiel de la République Togolaise

PCA : Président du Conseil d’Administration

PNUD : Programme des Nation Unies pour le Développement

ARMP : Autorité de Régularisation des Marchés Publics

CAC Associatif : Commissaire au Compte Associatif

PSI TOGO : Population Service International (ONG Etrangère)

FM8 : Fonds Mondial série 8

FM9 : Fonds Mondial série 9

PROVONAT : Programme du Volontariat National

Nos réf : 091/tate/mln/2013

RAPPORT DE LA MISSION D’AUDIT ORGANISATONNEL DE L’UNION DES

En exécution de la mission d’audit organisationnel sollicitée par l’UONGTO et commanditée

Cet audit doit permettre de mesurer la solidité opérationnelle et institutionnelle de cette

Les axes suivants ont donc été audités ::

L’amélioration de l’organisation de l’UONGTO se fonde sur l’importance que représente la

L’organigramme actuel est de type hiérarchique-fonctionnel, alors que la stratégie de

- Diffusion d’un organigramme à jour et opérationnel tenant compte de la spécificité

Aussi pensons-nous que si les responsabilités et les délégations régissant le fonctionnement

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.

FICADEX - tate & associés

Evariste Adadé Tata TOMETY

À l’issue de cette mission, il est donc attendu :

• une analyse de l’efficacité du système organisationnel et du système de gestion sur

1.2. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Notre intervention s’est articulée en deux (02) temps :

• Des entretiens avec le Président, le Directeur exécutif, la Trésorière générale, les

• documentation et consultation des ressources documentaires mises à notre

b) Conception des outils d’investigation et de synthèse

Ce volet d’intervention a intégré :

d) Traitement et analyse des données

e) Rédaction du rapport final du diagnostic

Le Procès-verbal de la restitution sera joint au rapport définitif.

Les organes qui régissent le fonctionnement de l’UONGTO sont l’Assemblée Générale, le

L’union bénéficie en outre, d’une attestation de reconnaissance de sa qualité d’Organisation

- la Coalition des OSC Francophones Partenaires de GAVI : réseau international des

2.2. VALIDITE DES MANDATS ASSOCIATIFS

2.2.1. RENOUVELLEMENT DES MANDATS ELECTIFS CONFORMEMENT AUX

Selon le procès-verbal N°146/UONGTO/DE/12 de l’Assemblée Générale du 30 janvier, les

Trois (3) Commissaires aux comptes ont été également désignés.

Nous notons toutefois que le Procès-verbal de l’Assemblée Générale élective du 30 janvier

A l’époque, le contexte pour l’Union se caractérisait :

- l’importance des partenaires techniques et financiers (PSI TOGO/FM, PLAN

La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se caractérisera

2.2.2. COTISATIONS ET VALIDITE DES VOTES EN ASSEMBLEES

Le montant des cotisations au 30 janvier 2012 (date de tenue de la dernière Assemblée

1) La faîtière devra nécessairement amorcer une véritable démocratie qui se

2.3.1. STATUTS ET REGLEMENT INTERIEUR

2.3.2. ORGANES ET REGLES DE DECISIONS

2.3.2.1. L’Assemblée Générale des membres