I.

PREREQUIS A L’UTILISATION DE LA PLATEFORME

Afin d’utiliser la plateforme, l’utilisateur doit disposer des éléments suivants :

 Un ordinateur ;
 Un navigateur ;
 Une connexion internet.

1. Interface d’accueil
Lorsque nous nous connectons, nous avons l’interface d’accueil qui s’affiche.

Afin d’accéder aux différents modules, l’on doit cliquer sur cette icône afin d’accéder
aux différents modules. Et l’on sélectionne celui qu’on souhaite exploiter (vente, achat, stock,
etc.)
 II. Module achat

Le but de ce module est de gérer le processus d’achat d’un article, de la demande de devis
au fournisseur à la facturation c’est-à-dire le paiement. L’utilisateur a la possibilité entre-autres
de :

 Faire une demande de prix ou de devis au fournisseur ;

 Consulter la liste du bon de commande en cours de réception
 Valider le prix et de générer un bon de commande
 Créer une fiche article ainsi que ses variantes ;
 Accéder aux rapports et analyses ;
 Gérer les étiquettes ;
 Consulter la liste des fournisseurs
 1. Interface d’accueil
Ayant déjà cliqué sur notre icône et choisi « Achats ». Nous arrivons donc à cette interface.
 1.1 Barre de Menu

1.2

Au niveau de la barre de menu nous avons les onglets suivants :

 Commandes
 Articles
 Analyse

a. Commandes

Au niveau de l’onglet Commandes nous avons 3 options

 Demande de prix
  Bon de commande
 Fournisseurs

 Demande de prix

L’interface correspondante à la demande de prix

Par défaut sur cette interface, ce sont le bon de commande de l’utilisateur en cours de réception
qui s’affichent. Il y’a en terme d’informations sur chaque bon de commande :
 La référence
 Le fournisseur
 Le responsable d’achats
 La date d’échéance
  Le document d’origine
 Le statut de la commande
L’utilisateur peut choisir d’effectuer une recherche personnalisé avec la barre de
recherche pour afficher tous les devis. Il aura plutôt cet affichage.

 L’option « Filtre », au-dessus de la liste des devis permet d’indiquer un critère dans une
recherche (date de création, mes devis, bons de commande, le client ou autre critère au
choix de l’utilisateur).
 L’option « Regrouper par » permet d’afficher la liste des devis selon la date de création, le
vendeur, le client ou autre critère au choix de l’utilisateur.
 L’option « Favoris » permet de sauvegarder la recherche actuelle, importer des
enregistrements.

 Cette série d’icônes permet de modifier l’affichage de la liste des

devis (soit sous forme de petites cartes, chronologiquement dans un calendrier, en
diagramme en bandes…)

 Bon de commande

Sur cette interface il y’a la liste des bons de commande avec les informations suivantes :

 Référence
 Date de confirmation
 Fournisseur
 Date de reception
 Responsable d’achats
  Etat de facturation etc …

Personnaliser l’affichage des bon de commande en cours en allant au niveau de la barre de

recherche

 L’option « Filtres », au-dessus de la liste des bons de commande permet d’indiquer un

critère dans une recherche (Mes achats, favoris, appels d’offres, date de commande etc...)
 L’option « Regrouper par » permet d’afficher la liste des bons de commande ou de devis
selon le fournisseur, le responsable d’achat
 L’option « Favoris » permet de sauvegarder la recherche actuelle, importer des
enregistrements.

 Cette série d’icônes permet de modifier l’affichage de la liste

des bons de commande (soit sous forme de petites cartes, chronologiquement dans un
calendrier, en diagramme en bandes…)
 Fournisseurs ou vendeurs

Sur cette interface on affiche la liste des fournisseurs contactés lors d’une demande de devis.
L’utilisateur à possibilité de faire une recherche personnalisé sur la barre de recherche

 L’option « Filtre », au-dessus de la liste des devis permet d’indiquer un critère dans une
recherche (Factures clients, Factures fournisseurs, personnes, entreprises)
  L’option « Regrouper par » permet d’afficher la liste des fournisseurs selon la ville, le
pays l’entreprise
 L’option « Favoris » permet de sauvegarder la recherche actuelle, importer des
enregistrements.

 Cette série d’icônes permet de modifier l’affichage de la liste des

fournisseurs (soit sous forme de petites cartes, chronologiquement dans un calendrier, en
diagramme en bandes…)

De plus l’utilisateur a la possibilité de créer un fournisseur en cliquant sur le bouton Créer

Après le clic , l’interface suivante s’affichera

Remplir le formulaire en remplissant les champs du formulaire ci-dessus suivant :

 Adresse (Rue , ville , pays)

 Telephone
 Mobile
 Email
 Site internet
 TVA etc…

Ensuite cliquer Sauvegarder pour finaliser la création

b. Articles ou produits
 Au niveau de l’onglet Articles nous avons les onglets suivants :

 Articles
 Variantes de prix

 Articles
Cette interface affiche la liste de tous les articles mis en stock lors d’une demande de prix (nom ,
prix unitaire etc..) . L’utilisateur peut créer un article en cliquant sur le bouton « Créer »

Une fois le bouton « Créer » cliqué l’interface ci-dessus, l’interface suivante est affichée
L’utilisateur devra remplir le formulaire ci-dessus en remplissant les champs suivants :

 Type de produit
 Politique de facturation
 Unité de mesure
 Unité de quantité etc…

Ensuite cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour la création de l’article

 Variantes de prix

Cette interface affiche les variantes de produit ou d’articles . L’utilisateur peut ainsi créer une
variante d’un produit en cliquant sur le bouton « Créer »
Exporter les données en questions dans un fichier excel en cliquant sur le bouton

L’utilisateur pourra personnsalisé les informations qui s’affichent sur cette interface en allant sur
la barre de recherche
  L’option « Filtre », au-dessus de la liste des variantes de produits permet d’indiquer un
critère dans une recherche (prestation de services, produits, disponible, en point de vente)
 L’option « Regrouper par » permet d’afficher la liste des fournisseurs selon le type de
produit, la catégorie de produit et la catégorie de produit PDV
 L’option « Favoris » permet de sauvegarder la recherche actuelle, importer des
enregistrements.

 Cette série d’icônes permet de modifier l’affichage de la liste des

produits variantes de r (soit sous forme de petites cartes, chronologiquement dans un
calendrier, en diagramme en bandes…)

c. Analyses ou rapports
Dans cet onglet nous avons l’onglet achats

 Achats
Cette interface affiche par défaut un diagramme qui represente les dates de confirmation (devis ,
bon de commande , etc…) . L’utilisateur pourra ainsi personnalisé l’affichage en effectuant une
recherche sur la barre de recherche
  L’option « Filtre », au permet d’indiquer un critère dans une recherche (Demande de prix,
bon de commande, date de commande etc…)
 L’option « Regrouper par » permet d’afficher les statistiques selon les données du
fournisseur, produit, catégorie de produit etc...
 L’option « Favoris » permet de sauvegarder la recherche actuelle, importer des
enregistrements.

 Cette série d’icônes permet de modifier l’affichage du diagramme

(soit sous forme de petites cartes, chronologiquement dans un calendrier, en diagramme
en bandes…)

2. Processus d’achat
Pour effectuer un achat, il y’a deux cas possible :

 Avoir une liste de produits avec des informations telles que les prix déjà connus
Dans ce cas de figure , l’utilisateur peut directement créer un bon de commande en allant
sur l’onglet Commandes ensuite cliquer sur Bon de commande
L’interface suivante s’affichera et cliquer sur le bouton « Créer »

Après avoir cliqué sur le bouton « Créer » l’interface suivante s’affichera

 Remplir le formulaire ci-dessus en mettant sur chaque champ une valeur correspondante :

 Fournisseur
 Référence du fournisseur
 Monnaie
 Date limite de commande
 Date de reception
 Ajouter un produit (Description , Quantité , Prix unitaire)

Cliquer sur le bouton « Envoyer par mail » ensuite « Sauvegarder » pour créer un Bon
de commande

 Posseder une liste de produits sans connaissance des prix réels

Ainsi dans ce cas il faut suivre les étapes suivantes :

 Remplir la demande de prix ou devis au fournisseur

 Envoyer par mail la demande de devis au fournisseur
 Sauvegarder la demande de prix et attendre la reponse du fournisseur et modifier
la commande
 Confirmer le bon de commande et le bon de reception

 Etape 1 : Demande de devis

 Cliquer sur le bouton pour afficher le formulaire de la demande ;
Après avoir cliqué sur le bouton créer, l’interface suivant sera présenté à l’administrateur
Après avoir cliqué sur le bouton créer, l’interface suivante sera présentée
Ainsi sur cette interface mettre les informations liées à un fournisseur, entre autres :
 La référence du fournisseur
 La devise
 Email du fournisseur
 Le nom de l’article, sa description, sa quantité etc.

Renseigner les coordonnées du fournisseur, joindre un message et également un fichier PDF.

Après l’envoi de l’email au fournisseur, l’administrateur devra attendre le retour du fournisseur
afin de compléter le processus d’achat sur l’application.
 Etape 2 : Envoyer par mail la demande au fournisseur

Une fois le formulaire de demande de prix remplit et sauvegardé, soumettre ses informations en
envoyant un mail au fournisseur en cliquant sur le bouton suivant
mail_askmail_

as

Après avoir cliqué sur le bouton Envoyer par email, l’interface utilisateur suivante est présentée
L’utilisateur pourra soumettre :
- les coordonnées du fournisseur,
- joindre un document PDF correspondant à la demande de prix
- définir un message en cliquant sur le bouton suivant :
Après avoir cliqué sur le bouton créer un modèle, l’interface suivant est ainsi présentée à
l’administrateur et la personnalisation du message envoyé à l’administrateur pourra être effectué

Une fois la demande de prix au fournisseur envoyée par mail, l’interface utilisateur se présente
 Etape 3 : Sauvegarder la commande et attendre la réponse du fournisseur et modifier la
commande

Par la suite sauvegarder la demande de prix en cliquant sur le bouton Sauvegarder suivant :

Après avoir cliqué sur le bouton Sauvegarder pour valider la demande de prix, un numéro se
généré par l’application
Nous constatons ainsi que plus haut que DEMANDE DE PRIX ENVOYEE a changé de
couleur. Par la suite, en cas de retour du fournisseur c’est-à-dire après avoir envoyé le prix d’un
article (produits pharmaceutiques), l’administrateur pourra ainsi ajouter le prix unitaire de
l’article envoyé par le fournisseur au niveau de la commande en cours.

 Etape 4 : Confirmer la commande et le bon de reception

Après l’ajout du prix unitaire de l’article envoyé par le fournisseur, l’administrateur pourra ainsi
valider la commande en cliquant sur le bouton CONFIRMER LA COMMANDE
Une fois la commande confirmée l’interface qui sera affichée à l’administrateur est la suivante

Nous constatons ainsi plus haut que COMMANDE FOURNISSEUR a changé de couleur. De
ce fait il est désormais question d’un Bon de commande en cours. Pour consulter le bon de
commande enregistré, l’administrateur peut se diriger vers l’onglet Commandes et cliquer sur
Bons de commande.
Après avoir cliqué sur Bon de commande, l’interface suivante est :

Nous avons ainsi sur cette interface l’ensemble des commandes validées, leurs date de
confirmation de la commande, leurs fournisseurs et le plus important l’état de la facturation.
Ainsi dans le cas d’une commande dont la réception du stock n’a pas encore été validée, l’état de
facturation sera Rien à facturer
Pour modifier Etat de facturation d’une commande, il faut cliquer sur la ligne correspondant à
la commande en cours.

Par la suite l’interface affichée à l’administrateur est la suivante

Le bouton intelligent « 1 Reçu » indique la réception en stock de la commande
Après avoir cliqué sur le bouton RECEPTION PAR ARTICLE, l’état de facturation de la
commande passera à Facture en attente. Dans ce cas de figure, la commande a été bel et bien
enregistrée en stock.Cliquez l’onglet Commandes ensuite sur le bon de commande

Ensuite cliquer sur le bon de commande en cours avec l’état de facture « Facture en attente »
Après avoir cliqué sur le bon de commande reçu en stock, l’interface suivante permettra à
l’utilisateur de valider de créer une facture brouillon en cliquant sur le bouton
« Créer une facture »
Nous avons par la suite l’interface correspondant à la facture brouillon

Cliquer sur le bouton modifier et insérer une « date de facturation » puis cliquer sur Confirmer