FR Manuel Kelio Intranet

Kelio Intranet
MANUEL UTILISATEURS
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1
SOMMAIRE
KELIO INTRANET .................................................................................................................................. 1
SOMMAIRE ............................................................................................................................................. 2
INTRODUCTION ..................................................................................................................................... 6
PRÉAMBULE .......................................................................................................................................... 7
1. PRESENTATION DU SYSTEME .......................................................................................................... 7
2. ARCHITECTURE .............................................................................................................................. 7
3. CONFIGURATION ............................................................................................................................ 7
GÉNÉRALITÉS ....................................................................................................................................... 8
1. FONCTIONNEMENT GLOBAL............................................................................................................. 8
2. APPLICATIONS INTRANET ................................................................................................................ 8
2.1 Généralités............................................................................................................................................. 8
2.2 Administration ...................................................................................................................................... 13
2.3 Badgeuse virtuelle................................................................................................................................ 14
2.4 Résultats personnels............................................................................................................................ 14
2.5 Exploitation d’un groupe....................................................................................................................... 15
2.6 Tableau témoin virtuel .......................................................................................................................... 15
2.7 Demandes d’absence .......................................................................................................................... 15
2.8 Déclaration de badgeages ................................................................................................................... 15
2.9 Déclaration d’activités .......................................................................................................................... 16
2.10 Transfert de compte......................................................................................................................... 16
MODULE ADMINISTRATION ............................................................................................................... 17

1. VISUALISER ET TRIER LES DEMANDES D’ABSENCE .......................................................................... 18
2. VISUALISER ET TRIER LES DECLARATIONS...................................................................................... 19
3. VISUALISER ET TRIER LES RENVOIS ............................................................................................... 20
4. PARAMETRER KELIO INTRANET ..................................................................................................... 21
5. CONSULTER L’A-PROPOS .............................................................................................................. 22
BADGEUSE VIRTUELLE ..................................................................................................................... 23

1. BADGER UNE ENTREE/ SORTIE ...................................................................................................... 25
2. BADGER UNE ABSENCE................................................................................................................. 25
3. BADGER UNE PAUSE « PRESENT SUR SITE » .................................................................................. 26
4. BADGER UNE PAUSE PAYEE .......................................................................................................... 26
5. BADGER UNE INTERRUPTION DE CREDIT/DEBIT ............................................................................... 26
6. CONSULTER LE CREDIT/DEBIT ....................................................................................................... 26
7. CONSULTER LES RESULTATS ........................................................................................................ 27
8. BADGER UNE ACTIVITE EN MODE SIMPLIFIE .................................................................................... 28
9. BADGER UNE ACTIVITE EN MODE EXPERT....................................................................................... 29
RÉSULTATS PERSONNELS ............................................................................................................... 31

1. LA FICHE SALARIE ........................................................................................................................ 32
2. LE DOSSIER INDIVIDUEL ................................................................................................................ 33
2
3. BADGEAGES ................................................................................................................................ 34
3.1 Visualiser ses badgeages .................................................................................................................... 34
3.2 Créer, modifier ou supprimer un badgeage.......................................................................................... 35
4. ABSENCES................................................................................................................................... 37
4.1 Visualiser ses absences....................................................................................................................... 37
4.2 Créer, modifier ou supprimer une absence .......................................................................................... 38
5. ABSENCES DU SERVICE ................................................................................................................ 40
6. CUMULS D’ABSENCE..................................................................................................................... 41
7. PREVISIONS D’ABSENCES ............................................................................................................. 42
8. SOLDES....................................................................................................................................... 43
9. ANOMALIES ................................................................................................................................. 44
10. COMPTEURS ................................................................................................................................ 45
11. CREDITS/DEBITS .......................................................................................................................... 46
12. CUMULS ...................................................................................................................................... 47
13. MODULATION ............................................................................................................................... 48
14. RETARDS ET DEPARTS ANTICIPES ................................................................................................. 49
15. EDITIONS ..................................................................................................................................... 50
16. AFFICHAGE DU PLANNING PERSONNEL........................................................................................... 51
17. AFFICHAGE DU PLANNING DU SERVICE........................................................................................... 52
EXPLOITATION D’UN GROUPE ......................................................................................................... 53

1. FICHE SALARIE ............................................................................................................................. 55
1.1 Onglet Professionnel ............................................................................................................................ 55
1.2 Onglet Gestion de temps ..................................................................................................................... 57
1.3 Onglet Gestion des activités ................................................................................................................ 58
1.4 Onglet Utilisateur.................................................................................................................................. 59
1.5 Suppression d’un salarié ...................................................................................................................... 62
1.6 Modifier un salarié ................................................................................................................................ 62
2. DOSSIER INDIVIDUEL .................................................................................................................... 64
2.1 Onglet Personnel ................................................................................................................................. 64
2.2 Onglet Administratif .............................................................................................................................. 65
2.3 Onglet Formation ................................................................................................................................. 67
2.4 Onglet Carrière .................................................................................................................................... 68
3. CREER UN SALARIE ...................................................................................................................... 70
4. BADGEAGES GROUPES ................................................................................................................. 71
5. TRANSFERT DE COMPTE ............................................................................................................... 72
5.1 Valider les demandes........................................................................................................................... 72
5.2 Modifier une demande ......................................................................................................................... 73
5.3 Demandes pour un tiers ....................................................................................................................... 73
6. CONTROLER LES ACTIVITES .......................................................................................................... 74
6.1 Ecran de suivi de déclaration individuel ............................................................................................... 74
6.2 Synthèse .............................................................................................................................................. 75
7. ABSENCES................................................................................................................................... 77
8. CUMULS D’ABSENCE..................................................................................................................... 77
9. PREVISIONS ABSENCES ................................................................................................................ 77
10. SOLDES....................................................................................................................................... 77
11. INITIALISATION DE SOLDES ........................................................................................................... 77
3
12. CALENDRIER D’ABSENCE .............................................................................................................. 78
13. ANOMALIES ................................................................................................................................. 78
14. COMPTEURS ................................................................................................................................ 78
15. CREDITS/DEBITS .......................................................................................................................... 78
16. CUMULS ...................................................................................................................................... 79
17. MODULATION ............................................................................................................................... 79
18. RETARDS .................................................................................................................................... 79
19. EDITIONS ..................................................................................................................................... 79
19.1 Edition de fin de période et de fiche d’absence ............................................................................... 79
19.2 Editions des temps d’activités et de centres de charges (en option) ............................................... 80
20. PLANNING.................................................................................................................................... 81
TABLEAU TÉMOIN VIRTUEL .............................................................................................................. 82
DEMANDE D’ABSENCE ...................................................................................................................... 84

1. PRINCIPE GENERAL ...................................................................................................................... 86
2. PRINCIPE DU VALIDEUR PAR MOTIF D’ABSENCE .............................................................................. 88
3. PRINCIPE DES VALIDEURS PARALLELES ......................................................................................... 88
4. ROLE DU DEMANDEUR .................................................................................................................. 90
4.1 Visualiser son calendrier ...................................................................................................................... 90
4.2 Créer une demande d’absence ............................................................................................................ 91
4.3 Consulter les demandes d’absence ..................................................................................................... 95
4.4 Modifier une absence dans le futur ...................................................................................................... 96
4.5 Supprimer une absence ....................................................................................................................... 98
4.6 Visualiser ses absences prévisionnelles ............................................................................................ 101
4.7 Visualiser le calendrier de son service ............................................................................................... 102
5. ROLE DU VALIDEUR .................................................................................................................... 103
5.1 Valider une demande d’absence........................................................................................................ 103
5.2 Visualiser le calendrier d’absence d’un groupe .................................................................................. 104
5.3 Suivre des demandes transmises à vos valideurs supérieurs............................................................ 105
6. ROLE DE L’EXPLOITANT .............................................................................................................. 106
7. ROLE DE L’ADMINISTRATEUR....................................................................................................... 106
DÉCLARATION DE BADGEAGES .................................................................................................... 107

1. PRINCIPE ................................................................................................................................... 108
2. ROLE DU DEMANDEUR ................................................................................................................ 110
2.1 Créer/modifier une déclaration de badgeage ..................................................................................... 111
2.2 Créer/modifier une déclaration de badgeage d’absence .................................................................... 112
3. ROLE DU VALIDEUR .................................................................................................................... 113
3.1 Valider les déclarations ...................................................................................................................... 113
3.2 Valider une seule déclaration ............................................................................................................. 114
DÉCLARATION D’ACTIVITES ........................................................................................................... 116
TRANSFERT DE COMPTE ................................................................................................................ 119

1. PRINCIPE GENERAL .................................................................................................................... 119
2. CREER UNE DEMANDE ................................................................................................................ 119
3. MODIFIER UNE DEMANDE ............................................................................................................ 121
4
4. SUPPRIMER UNE DEMANDE ......................................................................................................... 121
ALERTES ET SUIVI ............................................................................................................................ 122

2. ROLE DU DESTINATAIRE.............................................................................................................. 122
COMMENT FAIRE POUR... ................................................................................................................ 123
RÉSOLUTION DES PROBLÈMES ..................................................................................................... 124

1. LES MESSAGES D’ERREUR .......................................................................................................... 124
1.1 Déconnexion de l’utilisateur ............................................................................................................... 124
1.2 Erreurs de manipulation ..................................................................................................................... 125
2. TRUCS ET ASTUCES ................................................................................................................... 126
2.1 La langue de Kelio Intranet est incorrecte .......................................................................................... 126
2.2 Les liens du module ne fonctionnent pas ........................................................................................... 126
2.3 Kelio Intranet ne charge pas les bonnes pages ................................................................................. 126
CONCLUSION .................................................................................................................................... 127
GLOSSAIRE ....................................................................................................................................... 128
INDEX .................................................................................................................................................. 131
5
INTRODUCTION
Ce manuel a été conçu de manière à faciliter au maximum votre utilisation de Kelio Intranet.
La première partie, Généralités, vous présente globalement comment fonctionne Kelio Intranet.
Les 3 chapitres suivants constituent un descriptif plus détaillé des possibilités de Kelio Intranet. Vous y
retrouverez des explications d’écrans, des procédures et des exemples sur chacune des applications
du logiciel.
Le chapitre Résolution des problèmes va vous permettre de maintenir efficacement votre système et
de répondre aux problèmes que vous pourriez rencontrer pendant son utilisation.
Enfin, en dernière partie, vous trouverez 2 chapitres qui vous aideront à mieux utiliser ce manuel :
- le glossaire pour une meilleure compréhension des formules ou des expressions utilisées
dans le manuel,
- l’index pour simplifier vos recherches d’un terme précis.
Les écrans que vous verrez tout au long de ce manuel n’apparaissent pas forcément dans votre
logiciel. En effet, lors de l’installation le technicien Bodet va configurer votre logiciel afin de ne faire
apparaître que les informations dont vous avez besoin, ceci dans le but de ne pas surcharger le
logiciel d’informations qui vous seraient inutiles.
De même, vous n’aurez pas forcément accès à toutes les applications et à toutes les fonctions du
système. Ceci dépend de vos droits d’utilisateur mais aussi et surtout de vos besoins.
6
PRÉAMBULE
1. Présentation du système
Kelio Intranet est complémentaire au système de gestion des temps. Il permet, depuis n’importe quel
poste relié au réseau de l’entreprise, de badger ses entrées et sorties, consulter ses résultats
personnels (badgeages, crédit/débit, modulation…) ou ceux d’un groupe, gérer les demandes
d’absence des utilisateurs, visualiser les absents et les présents.
D’une capacité maximale de 10 000 utilisateurs, Kelio Intranet peut être associé à un système de
gestion des temps alors composé de terminaux de badgeage traditionnels et de badgeuses virtuelles
(terme utilisé pour désigner le badgeage à partir de l’écran d’un ordinateur).
Les applications de Kelio Intranet disponibles :
- Administration,
- Badgeuse virtuelle,
- Exploitation des résultats personnels,
- Exploitation des résultats d’un groupe,
- Tableau témoin virtuel,
- Demande d’absence,
- Déclaration de badgeages,
- Déclaration d’activités,
- Transfert de compte.
2. Architecture
Kelio Intranet est installé impérativement sur le PC serveur de gestion des temps qui doit être dédié.
Serveur de base de données

SQL serveur / Oracle
(en option) Terminaux / Concentrateurs KELIO
VISIO / PRIO IP / RS232
Machine serveur
d’application
KELIO
Réseau
Ethernet
http
http
Navigateur Web
Postes clients légers et/ou riches
3. Configuration
Kelio Intranet s’installe sur le serveur d’application de Gestion des temps. Ce poste doit être dédié.
Les utilisateurs se connectent depuis un poste de travail à l’aide d’Internet Explorer, Firefox, Google
Chrome, Opera ou Safari.
Les configurations minimales requises sont précisées dans le fichier Caractéristiques PC, référencé
620930. Ce fichier est livré au format PDF sur le CD-Rom d’installation de votre logiciel.
7
GÉNÉRALITÉS
1. Fonctionnement global
Kelio Intranet est un système permettant la gestion individualisée des temps de travail à travers
l’utilisation d’un navigateur. Il est accessible depuis n’importe quel poste relié au réseau.
A chaque accès à Kelio Intranet, une connexion avec le serveur est établie. Plusieurs connexions
simultanées au serveur sont possibles, quel que soit le poste d’origine.
Le PC serveur « Gestion des temps + Kelio Intranet » contient l’ensemble des données du système.
Ces données sont mises à jour dès qu’une opération est effectuée sur un poste client ou dans Kelio
Intranet.
2. Applications Intranet
2.1 Généralités
L’Espace personnel Kelio est accessible à partir du navigateur Internet en saisissant l’adresse de
l’application (paramétrée lors de l’installation de Kelio) dans le champ « adresse » prévu à cet effet.
Par exemple, à l’installation, si le nom du PC serveur est SERVEUR, l’adresse par défaut est :
http://SERVEUR:8089
2.1.1 Connexion depuis le portail
Les différentes applications Kelio sont accessibles grâce à un identifiant et un mot de passe. L’accès
à ces applications est paramétrable suivant l’utilisateur.
L’écran d’accueil est le suivant :
1
2
3
Le champ Adresse 1 rappelle à l’utilisateur l’adresse de la page affichée par le navigateur. L’écran
ci-dessus permet de se connecter avec l’identifiant et le mot de passe 2 .
1
Il peut choisir de ne plus saisir son login et son mot de passe en activant la case à cocher
Mémoriser ces paramètres 3 . Tous les utilisateurs pourront alors accéder aux données
correspondant à l’identifiant mémorisé. Pour désactiver la connexion automatique, vous devez cliquer
sur Quitter afin de revenir à l’écran d’identification puis vous reconnecter en décochant la
mémorisation des paramètres.
Vous pouvez accéder à l’application Kelio Mobile en scannant avec votre mobile le QR code 5 . En
cliquant sur « Kelio Mobile » 4 vous êtes redirigé sur la page d’accueil Kelio Mobile de votre
navigateur.
1
La possibilité de mémoriser les paramètres de connexion est une fonctionnalité optionnelle dans l’Administrateur des droits.
8
Un clic sur le bouton Valider donne accès au portail Kelio.
Les utilisateurs peuvent accéder aux différents modules, selon leur profil de droits, par un simple clic
sur le lien correspondant. Vous pouvez accéder à l’Espace personnel Kelio avec un profil
Administrateur système.
Lors de la première connexion, aucun utilisateur n'existe dans le système, il faut donc
se connecter avec le code technicien à 6 chiffres fourni par l’assistance technique
Bodet.
Lorsqu'un utilisateur est créé, grâce au gestionnaire de droits, avec des droits
Administrateur suffisants pour créer des utilisateurs, il est alors possible de se
connecter au gestionnaire avec l'identifiant et le mot de passe de cet utilisateur
Administrateur.
9
2.1.2 Kelio Mobile
Accès depuis la page d’accueil Kelio
Sur le portail, il y a un lien en bas de page qui redirige automatiquement vers la page de Kelio Mobile.
Accès depuis un QR-Code

Le QR-Code peut aussi être utilisé depuis n’importe quel smartphone grâce à une application de
reconnaissance qui vous redirigera automatiquement sur la page de Kelio Mobile.
Accès manuel
Si vous n’avez pas de Smartphone à disposition, vous pouvez toutefois utiliser n’importe quel
ordinateur connecté à internet pour tester l’accès à la page de Kelio Mobile. Il faut simplement ajouter
« /open/mobile » à l’adresse du serveur Kelio :
http://SERVEUR:8089/open/mobile
L’affichage sera similaire à celui d’un Smartphone mais en plus grand.
Badger ses entrées/sorties

Si tout est bien paramétré sur le smartphone, un pop-up doit demander l’autorisation d’utiliser la géo
localisation.
Une fois autorisée, le petit logo en haut à droite de la page apparaît en vert, cela signifie que le GPS à
une position à fournir pour Kelio.
Il suffit ensuite de badger son entrée ou sa sortie.
10
Lorsque le badgeage est effectué, la position est affichée sur une carte (Google map).
Relevé des badgeages effectués

Le menu « Résultats personnels » affiche les entrées/sorties effectuées le jour-même ainsi que les
activités et centres de charges.
2.1.3 Personnalisation du compte
Depuis cet écran, il est également possible de modifier son mot de passe en cliquant sur le lien Mon
compte 1 . Il suffit de renseigner les informations demandées et de valider par un clic sur
Enregistrer.
Les utilisateurs de l’Espace personnel ont ici la possibilité de choisir le module qui s’affiche par défaut
lors de la connexion à l’application. Le choix dans le menu déroulant est lié à vos droits utilisateurs.
11
Après identification et accès à l’Espace personnel, vous visualisez peut-être l’écran ci-dessous :
2 4
8 3 6
Les écrans de Kelio Intranet se présentent toujours de la même façon :

• La barre de la partie supérieure présente le nom de l’écran actif 1 , l’heure et la date
courantes 2 .
• Le lien Aide 3 permet d’accéder à l’aide en ligne qui donne les explications nécessaires à
l’utilisation de toutes les applications de Kelio Intranet.
• La barre de menus 4 présente les applications que l’utilisateur est autorisé à utiliser. Un clic
sur l’un des liens de la barre de menus permet d’accéder à l’application choisie. L’application
courante est affichée dans la partie centrale de l’écran 5 et le lien correspondant dans la
barre de menu devient blanc.
• Il est toujours possible depuis n’importe quel écran de revenir au portail en cliquant sur le lien
Quitter 6 et de savoir quel utilisateur est connecté 7 .
• Depuis cet écran, il est également possible de modifier son mot de passe en cliquant sur le
lien Mon compte 8 .
• Il est possible de personnaliser le visuel de la badgeuse virtuelle. Vous pouvez le modifier en
accédant au menu Description de l’entreprise de l’Installateur de Kelio.
: Sélectionne par un clic les éléments d’une liste affichés à l’écran. Un second clic sur ce bouton
inverse la sélection de la liste : les éléments sélectionnés ne le sont plus et inversement.
: Sélectionne par un clic tous les éléments d’une liste (y compris ceux des pages précédentes et
suivantes). Un clic sur ce bouton valide tous les éléments, un second clic les dévalide.
Les listes visualisables dans certains écrans sont triées par défaut suivant l'ordre croissant de la
première colonne.
(Jaune) : ce symbole dans l’entête d’une colonne indique que la liste est triée par ordre décroissant
(le premier élément de cette colonne se trouve en bas de la liste).
(Jaune) : ce symbole dans l’entête d’une colonne indique que la liste est triée par ordre croissant
(le premier élément de cette colonne se trouve en haut de la liste).
(Bleu) : ce symbole dans l’entête d’une colonne indique que le tri n'est pas validé.
12
Lorsqu'une liste est importante, celle-ci est découpée en plusieurs pages. Le nombre de pages est en
fonction du nombre d'éléments affichables simultanément dans une liste. On définit ce nombre dans
l'écran du paramétrage global (dans l’Administration de Kelio Intranet). Les autres pages de la liste
sont accessibles grâce aux liens de bas de page. On définit le nombre de liens affichables
simultanément dans l'écran du paramétrage global de Kelio Intranet.
Lorsque le nombre de liens vers les autres pages est plus important que celui qui a été paramétré, les
liens suivants et précédents sont accessibles respectivement par les boutons et .
EXEMPLE : Il y a 300 salariés, le nombre d'éléments affichables est de 10, il y aura donc 30 pages de
salariés. Le nombre de liens affichables est de 10, il y a donc accès aux pages 1 à 10 lorsque
l’utilisateur arrive sur cet écran. En cliquant sur , il aura accès aux pages 2 à 11 puis 3 à 12, puis 4
à 13, etc.
2.2 Administration
Cette application permet de configurer et d’administrer Kelio Intranet. Pour ce faire elle propose de :
- Dem absences pour lister les demandes d’absence,
- Décl. badgeages pour lister les déclarations de badgeage,
- Renvois en cas d’absence pour activer le renvoi en cas d’oubli,
- Paramétrage pour effectuer le paramétrage du module,
- A propos pour consulter l’à propos.
A NOTER :
L’accès à cette application doit être réservé aux administrateurs du système afin de ne pas donner
accès aux données confidentielles de gestion des temps à un trop grand nombre d’utilisateurs.
13
2.3 Badgeuse virtuelle
L’application Badgeuse virtuelle peut se présenter de 3 manières selon l’activation ou non de l’option
Kelio Analytics ou Kelio Analytics + (option commerciale) mais aussi l’activation de Kelio Intranet
Analytics. Pour rappel, Kelio Analytics permet de gérer les activités seulement et Kelio Analytics + les
activités et les centres de charges. Dans ce manuel utilisateur, seuls les écrans intégrant les centres
de charges seront présentés. Si vous ne possédez que l’option Kelio Analytics la notion de centre de
charges ne sera pas présente.
Indépendamment de l’option Kelio Analytics un salarié peut, selon ses droits :

- badger une entrée/sortie,
- badger une absence / mission,
- badger l’O.T.A.,
- badger une pause « présent sur site »,
- badger une pause payée,
- badger une interruption de crédit / débit,
- consulter son crédit/débit.
Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + activée, mode simplifié :
- L’activité en cours est rappelée à l’utilisateur.

- 10 possibilités lui permettent de badger en temps réel son activité et/ou centre de charges.
Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + activée, mode expert :
- L’activité en cours est rappelée à l’utilisateur.

- L’utilisateur a la possibilité de sélectionner directement dans la liste ou par le moteur de
recherche l’activité et/ou le centre de charges à badger.
- Un rappel des sélections à badger lui est affiché.
- L’utilisateur a la possibilité de programmer 6 favoris pour badger des activités et/ou centre de
charges. Un champ est réservé à l’activité et/ou le centre de charges par défaut de
l’utilisateur.
2.4 Résultats personnels

Cette application vous permet de visualiser vos résultats de Gestion des temps de présence d’une
manière simple depuis n’importe quel poste relié au réseau. Vous pouvez alors, suivant vos droits :
• vérifier vos données de Gestions de temps,

• vérifier vos données personnelles,
• gérer vos badgeages,
• gérer vos absences,
• visualiser les absences de votre service,
• consulter vos cumuls d’absences,
• consulter vos cumuls et soldes d’absences prévisionnels,
• consulter vos soldes d’absences,
• visualiser vos anomalies,
• consulter vos compteurs,
• consulter crédits/débits,
• consulter vos cumuls,
• visualiser vos résultats de modulation,
• visualiser vos retards et départs anticipés,
• réaliser des éditions de vos résultats,
• visualiser votre planning,
• visualiser le planning de votre service.
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2.5 Exploitation d’un groupe
Cette application vous permet de visualiser les résultats de Gestion des temps de présence d’un
groupe de salariés. Vous pouvez, suivant vos droits :
• gérer leurs données de Gestions de temps,

• gérer leurs données personnelles,
• créer un salarié,
• gérer leurs badgeages,
• valider leurs demandes de transfert de compte,
• contrôler leurs activités,
• gérer leur fiche d’absences,
• consulter leur cumul d’absences,
• consulter leur cumul et solde d’absences prévisionnels,
• consulter leur solde d’absences,
• gérer des initialisations de soldes,
• visualiser leur calendrier groupé,
• consulter leurs anomalies,
• consulter leurs compteurs individuels et groupés,
• consulter leurs crédits/débits individuels et groupés,
• consulter leurs cumuls individuels et groupés,
• consulter leurs résultats de modulation,
• consulter leurs retards et départs anticipés,
• réaliser des éditions de leurs résultats,
• consulter leurs plannings individuels et groupés.
2.6 Tableau témoin virtuel

Cette application vous permet de visualiser sur des tableaux témoins virtuels, les salariés de Gestion
des temps présents, absents ou en mission. L’utilisateur peut choisir la fréquence de rafraîchissement
automatique de son écran.
2.7 Demandes d’absence

Cette application permet de gérer des demandes d’absence (cf. Glossaire, page 128). Un demandeur
peut, selon ses droits :
• consulter son calendrier d’absence ou celui de son service,

• créer, lister ou modifier des demandes d’absence,
• consulter ses soldes prévisionnels d’absences.
Le valideur (cf. Glossaire, page 128) peut :
• accepter ou refuser des demandes d’absence,

• visualiser le calendrier d’un groupe d’utilisateurs pour lesquels il est valideur,
• effectuer le suivi des absences des salariés pour lesquels il est valideur.
2.8 Déclaration de badgeages

Cette application permet de gérer des déclarations de badgeages. Un demandeur peut, selon ses
droits :
• consulter ses déclarations,

• créer, modifier ou supprimer des déclarations.
Le valideur (cf. Glossaire, page 128) peut accepter ou refuser des déclarations.
15
2.9 Déclaration d’activités
Cette application permet de gérer les déclarations d’activités. Un salarié peut directement déclarer ses
temps passés par Activités/Centres de charges. Il dispose d’un écran de saisie hebdomadaire
permettant très rapidement de déclarer les heures passées par projet, tâche, client, etc.
La déclaration peut se faire en déclarant heure, pourcentage ou période.
2.10 Transfert de compte

Cette fonction permet au salarié, via son Espace personnel, de soumettre à validation sa propre
répartition de valeurs, résultats… entre ses différents compteurs.
Par exemple, le salarié pourra :

• choisir le nombre d’heures qu’il souhaite se faire payer parmi ses heures supplémentaires
obtenues,
• transférer son solde de congés payés dans son compte épargne temps (CET),
• transformer ses heures de déplacement en heure de récupération,
• etc.
16
MODULE ADMINISTRATION
Un clic sur le lien ADMINISTRATION donne accès à l’application et affiche par défaut le premier écran
auquel l’utilisateur est autorisé.
Cette application propose une barre de menus qui va donner accès :
- aux demandes d’absence non purgées,

- aux déclarations de badgeages non purgées,
- au paramétrage des écrans de Kelio Intranet,
- au paramétrage des alertes,
- à l’à-propos.
On retiendra le principe général :
Afin d’utiliser Kelio Intranet, les étapes suivantes doivent être respectées :
1. Création des profils

2. Création des populations
3. Ajout des utilisateurs
4. Association des profils aux utilisateurs
5. Association des valideurs aux utilisateurs
Attention, ces différentes étapes concernent le module de Droits qui établit les règles de gestion du
module. Il est ensuite possible de paramétrer Kelio Intranet (notamment l’affichage) et de l’exploiter.
17
1. Visualiser et trier les demandes d’absence
Pour accéder à l’écran qui permet de visualiser et trier les demandes d’absence, vous devez cliquer
sur ADMINISTRATION > DEM ABSENCES, la page ci-dessous s’affiche :
1 Cette page affiche toutes les demandes d'absence présentes dans Kelio Intranet avant qu'elles
ne soient purgées. La fréquence de purge est paramétrable dans l’Installateur Kelio par un
technicien agréé Bodet. Vous pouvez consulter ce paramétrage si vos droits vous le permettent.
Vous pouvez également modifier le valideur affecté à une déclaration particulière notamment en
cas de problème avec le valideur affecté par défaut. Pour toutes les explications concernant les
demandes d’absence, voir page 84.
2 Des filtres permettent de trier les demandes par date d’absence ou par état.
Pour chaque demande, vous visualisez :

• le Nom du demandeur,
• le Badge du demandeur,
• la Date de début de l'absence,
• la Date de fin de l'absence,
• l'Abrégé du motif d'absence,
• la Date de création de la demande,
• l'Etat de la demande,
• la Date de validation éventuelle de la demande,
• le Nom de l'utilisateur qui a validé, refusé ou qui doit valider la demande d'absence ou
“...” s'il n'existe pas (un clic sur cette zone permet de la modifier).
Une case à cocher vous permet la sélection de la demande afin de la supprimer si besoin par un clic
sur le bouton Supprimer. Cette action supprime la demande d’absence du système, quel que soit son
état. Si elle est validée, la fiche d’absence n’est pas supprimée.
3 Une zone de saisie vous permet de définir un nombre maximum de renvois lors d'un changement
d'état de la demande (voir page 86).
4 Le cadre de la partie basse de l'écran vous permet de saisir un commentaire qui apparaîtra
lorsqu'un utilisateur effectuera une demande.
18
2. Visualiser et trier les déclarations
Pour accéder à l’écran qui permet de visualiser et trier les déclarations, vous devez cliquer sur
ADMINISTRATION > DECL. BADGEAGES, la page ci-dessous s’affiche :
1 Dans cette page, l'administrateur peut visualiser toutes les déclarations présentes dans le
système Kelio Intranet avant qu'elles ne soient purgées. Vous pouvez également modifier le
valideur affecté à une déclaration particulière notamment en cas de problème avec le valideur
affecté par défaut. Pour toutes les explications concernant les déclarations, voir page 107.
2 Des filtres permettent de trier les déclarations par date d’absence ou par état.
Pour chaque déclaration, vous visualisez :
• le Nom du salarié,
• le Badge du salarié,
• la Date de la déclaration,
• la Date de création de la déclaration,
• l'Etat de la déclaration,
• la Date de validation éventuelle de la déclaration,
• le Nom de l'utilisateur qui a validé, refusé ou qui doit valider la déclaration ou “...” s'il
n'existe pas (un clic sur cette zone permet de le modifier),
• une case à cocher permettant de sélectionner la déclaration afin de la supprimer par
exemple.
3 Une zone de saisie vous permet de définir un nombre maximum de renvois lors d'un changement
d'état de la déclaration.
4 Le cadre de la partie basse de l'écran vous permet de saisir un commentaire qui apparaîtra
lorsqu'un utilisateur effectuera une déclaration.
19
3. Visualiser et trier les renvois
Le lien ADMINISTRATION > RENVOIS EN CAS D’ABSENCE vous amène à la liste des renvois d’absence. Ici,
vous pouvez voir qui sont les valideurs de renvoi pour les demandes d’absences et/ou déclarations de
badgeages des valideurs pour lesquels un valideur de renvoi a été déterminé. La case
Activer/désactiver le renvoi sert à forcer l’action à la place du valideur en question. Ceci est utile
lorsqu’un valideur part en absence sans avoir activé son renvoi et pour éviter que les demandes
restent bloquées chez lui pendant son absence.
REMARQUE :
Il est également possible de déclencher un renvoi automatiquement en cas d’un certain type
d’absence et lorsque cette absence dépasse une période minimum. A la fin de cette période, le renvoi
sera automatiquement désactivé. Cette option doit être paramétrée par un technicien Bodet dans le
module Installateur.
20
4. Paramétrer Kelio Intranet
Un clic sur le lien PARAMETRAGE affiche la page PARAMETRAGE GLOBAL. Cette page permet de définir
les valeurs des paramètres généraux de Kelio Intranet. Les champs à renseigner apparaissent ci-
dessous :
1
2
Le paramétrage global consiste à renseigner les données suivantes :

1 Le nombre d'éléments d'une liste affichables simultanément dans une page : par exemple, si le
nombre d'éléments affichables renseigné est de 10 pour une liste de 30 utilisateurs, il y aura 3
pages de 10 utilisateurs à l'écran.
2 Le nombre de liens vers d'autres pages d'une liste affichables simultanément : par exemple, si le
nombre de liens affichables est 20, l’utilisateur peut accéder à 20 pages de la liste à partir de la
page en cours.
3 L'activation des e-mails dans les demandes d’absence, les déclarations de badgeages et
d’activités : lorsque la case à cocher est activée, le valideur a la possibilité d’envoyer un e-mail
aux demandeurs lors de la validation d’une demande d’absence ou d’une déclaration de
badgeage.
4 Le nombre de jours dans le passé pour lesquels on peut déclarer des badgeages.
5 Le nombre de jours dans le passé pour lesquels on peut déclarer des activités.
6 Le module de l’Espace personnel qui doit s’ouvrir par défaut lorsque les utilisateurs se
connectent à l’application.
21
5. Consulter l’à-propos
Pour accéder à l’à-propos, vous devez cliquer sur ADMINISTRATION > A PROPOS depuis la Gestion des
temps de présence, la page ci-dessous s’affiche :
Cette page rappelle :
• La version de votre Kelio Intranet.

• Votre nom de dossier client ainsi que votre N° Atlas qui vous seront demandés lorsque
vous contactez le service Assistance clientèle Bodet.
• Les capacités de votre installation Kelio Intranet à l’aide d’un récapitulatif des options
actuellement disponibles pour votre système. La colonne Licences indique le nombre
maximal d'utilisateurs autorisés à utiliser chacune des applications. La colonne
Utilisateurs indique le nombre de salariés utilisant actuellement chacune de ces
applications.
Si toutefois vous souhaitez ajouter une ou plusieurs applications ou changer de licence afin de pouvoir
gérer un plus grand nombre de salariés, contactez notre service commercial par téléphone au
0 825 81 44 00 (pour la France) ou par mail à l'adresse marketing@bodet-software.com.
22
BADGEUSE VIRTUELLE
L’application BADGEUSE VIRTUELLE permet à l’utilisateur, depuis n’importe quel poste relié au réseau et
équipé d’un navigateur Internet, de :
• badger ses entrées/sorties,

• badger ses activités si l’option Kelio Analytics ou Kelio Analytics+ et Kelio Intranet Analytics
sont activées (options commerciales)
• badger des absences/missions,
• badger l’O.T.A.,
• badger une interruption de crédit/débit,
• consulter ses crédits/débits,
• consulter ses résultats.
L’application BADGEUSE VIRTUELLE peut se présenter de 3 manières selon l’activation ou non de

l’option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + (option commerciale) mais aussi l’activation de Kelio
Intranet Analytics. Pour rappel, Kelio Analytics permet de gérer les activités seulement et Kelio
Analytics + les activités et les centres de charges. Dans ce manuel utilisateur, seuls les écrans
intégrant les centres de charges seront présentés. Si vous ne possédez que l’option Kelio Analytics la
notion de centre de charges ne sera pas présente.
Au lancement de Kelio Intranet, si l’utilisateur est autorisé à utiliser la badgeuse virtuelle, l’écran ci-
dessous apparaît :
Les 3 types d’écran sont les suivants :
Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + non activée :
1 Le nom de l’utilisateur connecté apparaît dans la partie centrale de l’écran.

2 7 choix différents lui sont proposés :
• badger une entrée/sortie,
• badger une absence/mission,
• badger l’O.T.A.,
• badger une pause « présent sur site »,
• badger une pause payée,
• badger une interruption de crédit/débit,
• consulter son crédit/débit.
23
Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + activée, mode simplifié :
3 1

2 7 choix différents lui sont proposés (voir ci-dessus).
3 L’activité en cours est rappelée à l’utilisateur.
4 10 possibilités lui permettent de badger en temps réel son activité.
Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + activée, mode expert :
3 1

2 7 choix différents lui sont proposés (voir ci-dessus).
3 L’activité en cours est rappelée à l’utilisateur.
4 L’utilisateur a la possibilité de sélectionner directement dans la liste ou par le moteur de
recherche l’activité et/ou le centre de charges à badger.
5 Un rappel des sélections à badger lui est affiché.
6 L’utilisateur a la possibilité de programmer 6 favoris pour badger des activités et/ou centre de
charges. Un champ est réservé à l’activité et /ou le centre de charges par défaut de l’utilisateur.
Suivant le profil de l'utilisateur, les actions réalisables sont différentes.
24
1. Badger une entrée/ sortie
Le badgeage d’une entrée ou d’une sortie est simple, il suffit de cliquer sur le lien Badger une
entrée/sortie 1 . Dans ce cas, c'est le serveur de gestion des temps qui détermine si le badgeage
effectué est une entrée ou une sortie et enregistre l’heure à laquelle il a été effectué.
Lorsque l’utilisateur a cliqué sur le lien, le badgeage est immédiatement pris en compte et un
écran de confirmation apparaît.
Si l'utilisateur essaie de badger plusieurs fois dans un intervalle de temps trop court (paramétré dans
le logiciel de gestion des temps), un message d'erreur est affiché pour lui signaler que ses badgeages
sont trop rapprochés. Le premier badgeage a bien été pris en compte, il n'est donc pas utile de badger
à nouveau.
L’activation de la case à cocher O.T.A. 3 avant d’effectuer le badgeage permet de prendre en compte
le badgeage pour le calcul de l’O.T.A.
2. Badger une absence

Cette option permet à l’utilisateur de badger un départ ou un retour d’absence ou de mission (cf.
Glossaire, page 128). Le principe est le même que pour un badgeage d’entrée /sortie, le choix du
motif d’absence suivi d’un simple clic sur le lien Badger une absence 2 rend le badgeage effectif
immédiatement.
Seuls sont disponibles les motifs d’absence pour lesquels l'utilisateur est autorisé à badger. Un écran
de confirmation apparaît après le badgeage.
L’activation de la case à cocher O.T.A. 3 avant d’effectuer le badgeage permet de prendre en compte
le badgeage pour le calcul de l’O.T.A.
REMARQUE :
Si aucun motif n'apparaît dans la liste, vous devez vérifier quels sont les motifs autorisés pour
l'utilisateur en cours dans sa fiche salarié de gestion des temps.
25
3. Badger une pause « présent sur site »
Avec cette fonction, les salariés signalent depuis leur Espace personnel un départ en pause qui va se
dérouler dans l’entreprise. Ils signalent alors leur indisponibilité temporaire tout en indiquant qu’ils sont
bien présents sur le lieu de travail. Il suffit de cliquer sur le lien Badger une pause "présent sur
site" 4 pour que le système la prenne en compte et l’affiche sur le tableau témoin virtuel.
Cela sert par exemple à tenir une standardiste informée du départ en pause d’un interlocuteur ou au
comptage des personnes présentes en cas d’alerte incendie.
4. Badger une pause payée

Cette fonction sert à préciser au système que la pause qui va être badgée doit se décompter du
temps autorisé par les règles fixées par la pause payée à durée conditionnée dans l’horaire du salarié.
L’utilisation de cette pause est soumise à des règles (cf. Kelio Paramétrage).
Il est ainsi possible de générer une anomalie si la durée de la pause est inférieure à un minimum ou
supérieure à un maximum.
Avec un clic sur le lien Badger une pause payée 5 le système commence le décompte de la pause
et met à jour le tableau témoin virtuel. Pour signaler la fin de la pause, il faut Badger une
entrée/sortie 1 normale, voir en page 25.
5. Badger une interruption de crédit/débit

Cette option permet à l’utilisateur de badger une interruption de crédit/débit avec stockage des heures
réalisées dans un compteur choisi. Le principe est le même que pour un badgeage d’entrée/sortie, le
choix du compteur d’heures supplémentaires suivi d’un simple clic sur le lien Badger une
interruption de crédit/débit 6 rend le badgeage effectif immédiatement.
Seuls sont disponibles les compteurs autorisés pour l'utilisateur. Un écran de confirmation apparaît
après le badgeage.
REMARQUE :
Si aucun compteur n'apparaît dans la liste, vous devez vérifier quels sont les compteurs paramétrés
pour l'interruption de crédit/débit dans l’Administrateur RH.
6. Consulter le crédit/débit
Cette option permet à l'utilisateur, s'il y est autorisé, de connaître la valeur de son crédit/débit en
cliquant sur le lien Consulter le crédit/débit 7 . On notera qu’il est aussi possible d’utiliser le lien
Crédit/Débit disponible en bas à droite de la fenêtre après un badgeage d’entrée/sortie ou de
mission.
Quel que soit le chemin, Kelio Intranet peut donner accès en visualisation :
• au crédit/débit journalier,
• au crédit/débit hebdomadaire,
• au crédit/débit périodique,
• au crédit/débit total.
Les crédits/débits peuvent être affichés au choix pour la journée en cours ou arrêtés à la veille.
26
Le crédit/débit donne la différence entre le temps payé et le temps théorique (en heures minutes ou
heures centièmes selon le paramétrage).
EXEMPLE :
Stéphanie Bilbeau doit travailler 7h00 aujourd’hui (temps théorique) mais au moment de la demande
de visualisation du crédit/débit, son cumul payé sur la journée en cours n’est que de 6h41. L’écran ci-
dessus donne un crédit/débit journalier égal à -0h19 (soit 7h00 – 0h19 = 6h41 de travail).
Cet écran affiche la valeur du crédit/débit de l'utilisateur au moment où la demande a été effectuée.
L'heure de la demande est affichée dans cet écran. Pour mettre à jour le crédit/débit à l'instant
présent, l’utilisateur doit cliquer sur Rafraîchir.
7. Consulter les résultats

Cette option permet à l'utilisateur, s'il y est autorisé, de connaître :
• Ses entrées et sorties de gestion du temps.

• Ses début et fin d’activités et de centre de charges.
• La valeur de son crédit/débit 8 .
On notera qu’il est aussi possible d’utiliser le lien Résultats disponibles en bas à droite de la
fenêtre après un badgeage d’entrée/sortie ou de mission.
Quel que soit le chemin, Kelio Intranet peut donner accès en visualisation :
• au crédit/débit journalier,
• au crédit/débit hebdomadaire,
• au crédit/débit périodique,
• au crédit/débit total.
Les crédits/débits peuvent être affichés au choix pour la journée en cours ou arrêtés à la veille.
27
Le crédit/débit donne la différence entre le temps payé et le temps théorique (en heures minutes ou
heures centièmes selon le paramétrage).
EXEMPLE :
Stéphanie Bilbeau doit travailler 7h00 aujourd’hui (temps théorique) mais au moment de la demande
de visualisation du crédit/débit, son cumul payé sur la journée en cours n’est que de 4h55. L’écran ci-
dessus donne un crédit/débit journalier égal à -2h05 (soit 7h00 – 2h05 = 4h55 de travail).
Cet écran affiche la valeur du crédit/débit de l'utilisateur au moment où la demande a été effectuée.
L'heure de la demande est affichée dans cet écran. Pour mettre à jour le crédit/débit à l'instant
présent, l’utilisateur doit cliquer sur Rafraîchir.
8. Badger une activité en mode simplifié

Cette option permet à l’utilisateur de badger une activité et/ou un centre de charges. Le principe est le
même que pour un badgeage d’entrée/sortie, un simple clic sur le lien Badger 9 rend le badgeage
effectif immédiatement.
28
9
1
Seuls sont disponibles les activités et/ou centres de charges paramétrés par l’administrateur des
droits ou l’exploitant.
Il est possible de paramétrer jusqu’à 10 activités et/ou centres de charges dans ce mode par salarié.
REMARQUE :
Si aucune activité ou centre de charges n'apparaît dans la liste, vous devez vérifier quels sont les
motifs paramétrés pour ce rôle salarié dans l’Administrateur des droits ou l’onglet Utilisateur de la
fiche salarié de l’Exploitant RH.
9. Badger une activité en mode expert

Cette option permet à l’utilisateur de badger librement une activité et/ou un centre de charges. Le
principe est le même que pour un badgeage d’entrée/sortie. Il faut choisir le motif d’activité et/ou
centre de charges parmi la liste autorisée ou par le moteur de recherche 10 puis un simple clic sur le
lien Badger 11 rend le badgeage effectif immédiatement.
Pour faciliter la compréhension de la saisie, le motif sélectionné apparaît en fond jaune et il est
rappelé juste au dessus du bouton Badger.
29
1
10 8
11
12
Seuls sont disponibles les activités et/ou centres de charges paramétrés par l’administrateur des
droits ou l’exploitant.
Pour faciliter la saisie, l’utilisateur peut paramétrer jusqu’à 5 favoris d’activités et/ou centres de
ème
charges. Cette personnalisation est propre à chaque utilisateur. Le 6 favori est réservé à l’activité
et/ou centre de charges par défaut du salarié . 12
Pour ajouter un favori, il faut double-cliquer sur , l’écran suivant apparaîtra.
Sélectionner l’activité et le centre de charges souhaité et cliquer sur Valider. Pour supprimer un favori
de la liste, cliquer sur .
REMARQUE :
Si aucune activité ou centre de charges n'apparaît dans la liste, vous devez vérifier quels sont les
motifs paramétrés pour ce rôle salarié dans l’Administrateur des droits ou l’onglet Utilisateur de la
fiche salarié de l’Exploitant RH.
30
RÉSULTATS PERSONNELS
L’application RESULTATS PERSONNELS permet de consulter ses résultats.
Dans l’écran ci-dessus s’affiche la liste des résultats visualisables :
• Fiche salarié,
• Dossier individuel,
• Badgeages,
• Absences,
• Absences du service,
• Cumuls d’absences,
• Prévisions d’absences,
• Soldes,
• Anomalies,
• Compteurs,
• Crédits/débits,
• Cumuls,
• Modulation,
• Retards,
• Editions
• Mon planning,
• Planning du service.
En fonction des droits alloués à l’utilisateur, celui-ci peut accéder à l'ensemble de ces résultats ou bien
seulement à ceux qui l’intéressent le plus (ces droits sont définis au niveau du profil). En cliquant sur
un de ces liens, il atteint directement la page qui correspond aux résultats qu’il souhaite visualiser.
Si, malgré les droits alloués dans Kelio Intranet, certains résultats n’étaient pas visibles, il convient de
vérifier s’ils sont réellement disponibles dans le logiciel de gestion des temps.
Donner les droits en ajout/modification/suppression à un utilisateur peut s’avérer très

dangereux car il peut alors modifier ses résultats sans aucun contrôle. Il faudra donc veiller à
limiter ces autorisations.
31
1. La fiche salarié
Un clic sur le lien FICHE SALARIE vous permet d’accéder en visualisation ou modification à votre fiche
salarié de Gestion des temps de présence. Les champs que vous n’êtes pas autorisé à modifier
apparaissent en gris ou avec un cadenas.
Un clic sur l’intitulé 1 d’un onglet ouvre tous les sous-onglets. Servez-vous de l’ascenseur 2 pour
naviguer sur la page. Un clic sur un sous-onglet 3 en laisse apparaître le contenu au milieu de l’écran
4 et referme tous les autres.
Avec les droits associés, un salarié peut modifier les données suivantes dans sa fiche salarié :
• Sa civilité,
• Son nom,
• Son numéro de téléphone professionnel,
• Un deuxième numéro de téléphone,
• Sa photo d’identité,
• Les données des zones libres et prédéfinies de l’onglet Professionnel > Informations.
Si l’option a été activée dans le module des droits, chaque modification de données provoquera
automatiquement l’envoi d’un mail d’avertissement au manager et au service RH. Les données ainsi
modifiées viendront directement mettre à jour la fiche salarié du module Exploitant RH.
Pour modifier une donnée, il suffit de remplir les champs libres à la saisie ou de sélectionner l’élément
dans un menu déroulant et de confirmer ensuite par un clic sur le bouton Valider.
Il n’est pas possible d’attacher des documents à sa fiche.
32
2. Le dossier individuel
Si vous autorisez l’accès au Dossier individuel, vous pouvez responsabiliser vos salariés en leur
confiant la gestion de la mise à jour régulière de leurs données personnelles. De cette façon, un
salarié qui a changé de banque peut aller dans son Espace personnel pour renseigner lui-même son
nouveau RIB afin de le transmettre facilement à la RH.
En fonction de vos droits salarié, vous avez accès à jusqu’à 4 onglets. Un clic sur l’intitulé 1 d’un
onglet ouvre tous les sous-onglets. Servez-vous de l’ascenseur 2 pour naviguer sur la page. Un clic
sur un sous-onglet 3 en laisse apparaître le contenu au milieu de l’écran 4 et referme tous les
autres. Cependant, dans la plupart des sous-onglets, les données seront uniquement affichées pour
information et non modifiables. Les champs que vous n’êtes pas autorisé à modifier apparaissent en
gris.
Onglet Personnel
Dans cet onglet, vous pouvez gérer certaines informations personnelles comme vos coordonnées
postales ou des renseignements sur votre famille.
Onglet Administratif
Cette application sert à la gestion et au contrôle des données administratives des salariés. Dans le
sous-onglet Pièce d’identité, vous pouvez renseigner les numéros de vos pièces d’identification et/ou
de séjour et leurs dates d’expiration respectives.
Le sous-onglet Banque sert à renseigner les coordonnées d’identité bancaire en format IBAN pour
faciliter un éventuel versement à l’étranger.
Onglet Formation
Cette application sert à centraliser les informations sur les diplômes et différentes qualifications du
salarié.
Onglet Carrière
Cette application sert à stocker chronologiquement l’évolution de la carrière des salariés depuis leurs
expériences professionnelles antérieures jusqu’à leurs mutations internes.
33
Si l’option a été activée dans le module des droits, chaque modification de données provoquera
automatiquement l’envoi d’un mail d’avertissement au manager et au service RH. Les données ainsi
modifiées viendront directement mettre à jour la fiche salarié du module Exploitant RH.
3. Badgeages
3.1 Visualiser ses badgeages

Un clic sur le lien BADGEAGES amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
1 Cet écran permet de visualiser les badgeages d'une semaine, par défaut la semaine en cours.
2 Vous avez également la possibilité de visualiser les résultats d'autres semaines grâce au
calendrier qui se trouve sur la partie droite de l'écran. Pour visualiser les badgeages d'une
semaine en particulier, vous devez cliquer directement dans le calendrier sur le numéro de la
semaine ou la date du jour choisi (le clic se fait dans le calendrier 2 ou sur la liste 1 ). Grâce aux
flèches du calendrier, il est aussi possible de changer de mois ou d'année.
Lorsque des apparaissent à côté des badgeages, cela signifie qu'il y a eu plus de quatre
badgeages pour la journée considérée. Dans ce cas, vous devez cliquer directement sur ce triangle
afin d'accéder aux badgeages suivants de la journée. L’icône vous permet, si besoin, d’ajouter un
badgeage.
3 Dans cet écran, un clic sur le lien Détail des cumuls permet de visualiser les badgeages et les
cumuls de la semaine sélectionnée.
34
Pour visualiser le détail à la journée des badgeages afin de les modifier ou les supprimer, l’utilisateur
doit cliquer sur la date du jour choisi. L’écran ci-dessous apparaît :
Cliquez ensuite sur l’heure du badgeage à modifier ou sélectionnez le badgeage puis cliquez sur le
lien Supprimer pour le supprimer.
Le calendrier est toujours disponible afin de changer la journée ou de la semaine d’observation des
badgeages.
3.2 Créer, modifier ou supprimer un badgeage

A partir de l’écran de détail des badgeages, accessible par RESULTATS PERSONNELS > BADGEAGES puis
par un clic sur le jour choisi, il est possible :
- d’ajouter un badgeage en cliquant sur le lien Ajouter, vous arrivez alors sur l’écran de saisie
des badgeages,
- de modifier un badgeage en cliquant directement sur le badgeage à modifier,
- de supprimer des badgeages en les sélectionnant puis en cliquant sur le lien Supprimer (un
message d'avertissement demandera la confirmation de cette suppression).
35
Pour accéder directement à la feuille de saisie d’un badgeage, vous devez cliquer sur RESULTATS
PERSONNELS > BADGEAGES puis sur la Date et enfin sur l’icône . L’écran ci-dessous apparaît :
1 Pour ajouter un badgeage, vous devez ensuite saisir la date et l’heure dans les champs prévus à
cet effet. Par défaut, la date renseignée est celle du premier jour de la semaine sur laquelle on
visualise les résultats mais elle peut être modifiée.
Les formats de la date peuvent être : jj/mm/aaaa ou jj/mm/aa avec jj les jours, mm les mois et aa les
années. Le séparateur n’est pas obligatoire mais il peut être /, ., - ou un espace. Les formats de
l'heure peuvent être : hh, hh.mm, hh:mm ou hh/mm avec hh les heures et mm les minutes.
2 Le motif est obligatoire seulement dans le cas où il s'agit du badgeage d'une mission.
Vous ne pouvez pas saisir de badgeage dans le futur.
36
4. Absences
4.1 Visualiser ses absences

Un clic sur le lien ABSENCES amène l’utilisateur à la fenêtre ci-dessous :
4 2
1 Cet écran permet de visualiser le planning personnel des absences. Les différents motifs
d'absence du calendrier sont représentés par un abrégé de 5 caractères maximum et une couleur
spécifique. S'il y a plusieurs motifs d'absence pour une même journée, ils apparaissent les uns
en dessous des autres avec des couleurs différentes (les couleurs paramétrées dans le module
Administrateur RH de Kelio).
2 Une légende donne la correspondance entre couleurs et motifs d’absence. Une absence
hachurée est une absence en attente de validation.
L’accès à la fiche d’absence se fait en cliquant directement sur l'abrégé de l'absence correspondante.
Il est alors possible de la modifier (cf. Ajout/modification de données, page 96) si les droits ont été
préalablement donnés.
3 Il est également possible d'accéder directement aux fiches d'absence en cliquant sur le bouton
Gérer les fiches d'absence ou encore de créer une nouvelle fiche d’absence en cliquant sur le
jour de début puis sur le jour de fin dans le planning de la même façon que pour les demandes
d’absence.
Vous pouvez aussi visualiser le planning à l’année en cliquant directement sur l’année.
37
4 Un clic sur l’icône permet de visualiser le graphe des absences. Comme on peut voir sur
l’exemple ci-après, pour chaque absence vous visualisez les abrégés et les couleurs utilisés dans
le planning, chaque couleur correspond à un type d’absence :
Ce graphe donne, sur une année, mois par mois, le nombre de jours d’absence planifiés par
l’utilisateur.
4.2 Créer, modifier ou supprimer une absence

L’écran de visualisation des absences est accessible par RESULTATS PERSONNELS > ABSENCES puis
Gérer les fiches d’absences.
38
Cet écran liste toutes les fiches d’absence créées dans Kelio Intranet, que ce soit à l’aide de
l’application DEMANDE D’ABSENCE ou directement dans les absences des résultats personnels ou des
résultats d’un groupe.
Ce tableau donne le détail de chaque absence (début, fin, abrégé et libellé) et vous indique à l’aide
d’icônes si elles commencent en début ou milieu de journée et si elles finissent en milieu ou fin de
journée.
Il est possible :
- d’Ajouter une absence en cliquant sur le lien Ajouter (vous accédez alors à l’écran de saisie
des absences),
- de Modifier une absence en cliquant directement sur le libellé de l’absence à modifier,
- de Supprimer une absence en la sélectionnant puis en cliquant sur le lien Supprimer (un
message d'avertissement demandera la confirmation de cette suppression).
Il est également possible d’accéder directement à une fiche d’absence depuis l’écran de visualisation
en cliquant sur l’absence. Quel que soit le chemin choisi, le même écran apparaît. Cet écran est
identique à celui de création d’une absence, le principe de saisie est également le même :
Pour modifier une absence ou en créer une, l’utilisateur doit alors :
1 Préciser le mode de saisie de l’absence,

2 Remplir les champs de dates et heures,
3 Sélectionner le libellé de l’absence à créer.
En fonction du mode de saisie choisi (date à date, date de début avec durée, répétitive...), les champs
à renseigner seront différents. Dans l’écran ci-dessus, le mode de saisie choisi est date à date avec
demi-journée. Pour cette absence, l’utilisateur doit donc définir la date de début et de fin ainsi que la
demi-journée, s’il y a lieu.
39
5. Absences du service
Un clic sur le lien ABS. DU SERVICE amène l’utilisateur à la fenêtre ci-dessous :
Cet écran présente un récapitulatif des absences de toutes les personnes du service de l’utilisateur.
Ici, les absences sont repérées en bleu afin que les salariés n’aient pas connaissance des motifs
d’absence de leurs collaborateurs.
La légende au bas de l’écran précise l’état des différentes demandes.
40
6. Cumuls d’absence
Un clic sur le lien CUMULS ABS. amène l’utilisateur à la fenêtre ci-dessous :
Cette page vous permet de visualiser vos cumuls d’absences, c’est-à-dire le nombre de jours pris
pour chaque type d’absence sur la période de visualisation souhaitée.
1 Les absences sont présentées dans un tableau qui donne :
• l’Abrégé de l’absence,
• le Libellé,
• le Mode de gestion (jours ouvrés, ouvrables ou calendaires),
• l’Unité (jours ou heures),
• le Nombre (cumul).
2 Le calendrier vous permet de sélectionner la période de visualisation des cumuls d’absences.
41
7. Prévisions d’absences
Un clic sur le lien PREVISIONS ABS. amène l’utilisateur à la fenêtre ci-dessous :
Cet écran permet de visualiser les soldes 1 et les cumuls 2 prévisionnels d’absences. Le bouton
Rafraîchir permet de calculer les données à la date demandée, en tenant compte des demandes
d’absence futures, qu’elles soient validées ou encore en attente.
Les tableaux des soldes et cumuls donnent pour chaque type d’absence :
• l’Abrégé et le Libellé du solde ou de l’absence correspondant au cumul,

• l’Unité (jours ou heures),
• les Soldes et Cumuls à la date du jour, qui tient compte de toutes les absences prises
dans le passé,
• les Soldes et Cumuls prévisionnels un an plus tard, à la veille de l’initialisation ou à la
date indiquée dans l’encadré Calcul du prévisionnel. Ces valeurs tiennent compte
également des demandes d’absence validées jusqu’à la date choisie,
• la valeur correspond au solde ou cumul à la date indiquée dans la colonne précédente.
Acquis est le nombre de jours ou d’heures acquis entre la date du jour et la date du
calcul prévisionnel. Pris correspond au nombre de jours ou d’heures résultant des
demandes d’absence validées, entre la date du jour et la date de calcul du prévisionnel.
Pour modifier la date du calcul prévisionnel, sélectionner Exercice en cours ou Exercice suivant
puis cliquer sur le bouton Rafraîchir.
42
8. Soldes
Un clic sur le lien SOLDES amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
L’utilisateur peut consulter ses soldes 1 sur une période. Le choix de la période de visualisation (jour,
semaine, période ou cycle, de data à date) se fait avec le calendrier situé dans la partie droite de
l’écran 2 , de la même façon que pour la visualisation des cumuls, du crédit/débit, des soldes et des
compteurs.
Un solde est un nombre d’heures ou de jours acquis et utilisables sur une période définie par les
accords internes de l’entreprise. Par exemple, l’utilisateur avait un solde de Congés payés de -5 jours
au début de la période, c’est-à-dire qu’il avait probablement pris 5 jours de congés par anticipation.
Son solde a été crédité de 15 jours en début de période (acquis) et a pris 4 jours sur le mois de
décembre. Il lui reste donc (15-5)-4 =6 jours à la fin de la période.
Pour chaque solde, vous visualisez :
• l’Abrégé (sur 5 caractères maximum),

• le Libellé (sur 16 caractères maximum),
• la Valeur du solde au début de la période sélectionnée,
• la Valeur du solde acquise pendant la période sélectionnée,
• la Valeur du solde prise durant la période sélectionnée,
• la Valeur du solde à la fin de la période sélectionnée,
• l’Unité de calcul du solde (Heure H ou Jour J).
43
9. Anomalies
Un clic sur le lien ANOMALIES amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
1 Cet écran affiche la liste des anomalies de l’utilisateur.
2 Un filtre permet de sélectionner les anomalies entre deux dates. Par défaut, la date de début est
initialisée à la veille et la date de fin est initialisée au jour en cours.
Pour chaque anomalie, vous visualisez :
• la Date,
• la Gravité (repérée par niveau : , ou ),
• la Description.
44
10. Compteurs
Un clic sur le lien COMPTEURS de l’écran d’accueil des Résultats personnels amène l’utilisateur à la
fenêtre ci-dessous :
1 Dans cet écran l’utilisateur peut consulter ses compteurs sur une période.
2 Le choix de la période de visualisation (jour, semaine, période cycle, ou de date à date) se fait
avec le calendrier situé dans la partie droite de l’écran, de la même façon que dans la fenêtre de
visualisation des cumuls, des soldes ou du crédit/débit.
Un compteur permet de comptabiliser des heures spéciales, des heures supplémentaires ou des
primes qui correspondent à un temps travaillé dans des plages horaires précises ou dans des
conditions différentes de la normale.
Pour chaque compteur, vous visualisez :

• le Type (heures spéciales , heures supplémentaires , primes ),
• l'Abrégé (sur 5 caractères maximum),
• le Libellé (sur 16 caractères maximum),
• la Valeur du compteur en heures.
45
11. Crédits/débits
Un clic sur le lien CREDITS/DEBITS amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
1 La partie centrale de l’écran donne les crédits/débits (cf. Glossaire, page 128), écrêtages et
heures à reporter. Il est possible de visualiser les résultats à la journée, à la semaine, à la
période, sur un cycle ou de date à date.
2 Pour changer la périodicité (passer des résultats à la journée aux résultats à la semaine par
exemple), il suffit de cliquer dans le calendrier sur le type choisi pour obtenir les résultats :
• à la journée cliquer directement sur le jour correspondant,

• à la semaine, cliquer directement sur le numéro de la semaine (colonne de gauche
du calendrier),
• d'une période, cliquer sur Période en cours ou Période précédente,
• d'un cycle, cliquer sur Cycle en cours ou Cycle précédent,
• entre deux dates, renseigner les dates ou cliquer dans le calendrier de navigation sur
les dates souhaitées.
46
12. Cumuls
Les cumuls (voir Glossaire) visualisables dans l’écran d’exploitation des résultats personnels sont les
suivants :
• cumul théorique,
• cumul effectif,
• cumul payé,
• cumul normal.
Un clic sur le lien CUMULS amène l’utilisateur à la fenêtre ci-dessous :
1 L'affichage des cumuls peut se faire à la journée, à la semaine, à la période ou au cycle.
2 Pour changer cette période de visualisation, il suffit de cliquer dans le calendrier de navigation
sur un jour, un numéro de semaine, ou sur les boutons Période en cours, Période précédente,
Cycle en cours, Cycle précédent, de date à date.
3 Il est également possible de visualiser les cumuls des 5 dernières semaines sous forme de
graphique en cliquant sur l’icône :
47
13. Modulation
Pour un salarié associé à un horaire de modulation, un clic sur le lien MODULATION amène l’utilisateur
à la fenêtre ci-dessous :
1 La partie supérieure de cet écran présente les résultats de modulation :

• Objectif de la période,
• Temps théorique,
• Différence entre objectif et temps théorique,
• Réalisé depuis le début de la période de modulation,
• Reste à faire.
2 La partie inférieure de l’écran affiche le détail des résultats de modulation semaine par semaine :
• Réalisé,
• Théorique,
• Valeur du solde de modulation,
• Valeur du solde de contrepartie.
Avec ces résultats, l’utilisateur peut rapidement comparer son temps de travail prévu et le travail
réalisé.
3 Un clic sur l’icône permet de visualiser le graphe de modulation. Comme on peut voir sur
l’exemple ci-après, vous visualisez les résultats de modulation (réalisé et théorique) sous forme
de graphique. L’utilisateur peut ainsi visualiser son avance ou son retard par rapport au nombre
d’heures de travail prévu sur la période observée.
48
14. Retards et départs anticipés
Un clic sur le lien RETARDS amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
1 L’écran affiche, sur une période, le nombre de retards et de départs anticipés du salarié
sélectionné.
2 Le choix de la période de visualisation (jour, semaine, période ou cycle) se fait avec le calendrier
situé dans la partie droite de l’écran, de la même façon que pour la visualisation des cumuls, des
soldes, du crédit/débit et des compteurs.
Dans cet écran, vous visualisez, pour la période sélectionnée, le nombre de :
• retards mineurs et le temps cumulé,

• retards graves et le temps cumulé,
• départs anticipés mineurs et le temps cumulé,
• départs anticipés graves et le temps cumulé.
REMARQUE :
La gravité des départs anticipés et des retards est définie dans les plannings journaliers de la gestion
des temps par des plages de départs anticipés et de retards.
49
15. Editions
Un clic sur le lien EDITIONS amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
3 1
Cette page vous permet de sélectionner une édition parmi celles qui vous sont proposées :
1 Edition des résultats de fin de période (période en cours à 18 mois en arrière, semaine en cours
à semaine -5),
2 Edition des fiches d'absence.
Pour les deux éditions proposées, vous devez choisir la période souhaitée 3 pour la réalisation de
l'édition, à l'aide du menu déroulant Sélection ou de date à date à l'aide des calendriers (seulement
pour l'édition des fiches d'absence).
Pour générer une édition, vous devez cliquer sur l'icône correspondant qui permet de réaliser
l’édition. Les éditions se font sous forme de fichiers PDF que vous pouvez ensuite imprimer ou
conserver sur un support informatique. Cependant, ces éditions ne peuvent être visualisées que si un
® ®
logiciel spécifique tel qu’Adobe Reader est installé sur votre poste de travail.
50
16. Affichage du planning personnel
Un clic sur le lien MON PLANNING amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
1
2
3 4
1 Les paramètres d’affichage du planning tels que la période de visualisation dans le futur, sont
définis dans le module de Droits Kelio. Ainsi, la période affichée indique la période d’affichage du
planning au-delà de laquelle l’affichage n’est plus autorisé.
Cette page vous permet cependant de préciser le mode d’affichage du planning :
2 la vue souhaitée (à la semaine ou au mois),

3 la période affichée ou
4 les dates de début et de fin de la période affichée. Ces dates sont prioritaires sur la sélection du
menu 3 qui sert simplement d’aide à la saisie.
Cliquer ensuite sur le bouton Afficher pour visualiser le planning à l’écran ou sur Editer pour
l’imprimer sous forme de fichier PDF :
Depuis cet écran, il est encore possible de générer une édition, en cliquant sur l'icône .
51
17. Affichage du planning du service
Un clic sur le lien PLANNING DU SERVICE amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
1
2
3 4
1 Les paramètres d’affichage du planning tels que la période de visualisation dans le futur, sont
définis dans le module de Droits Kelio. Ainsi, la période affichée indique la période d’affichage du
planning au-delà de laquelle l’affichage n’est plus autorisé.
Cette page vous permet cependant de préciser le mode paramètres d’affichage du planning :
2 la vue souhaitée (à la journée, à la demi-journée ou à l’heure),

3 la période affichée ou
4 les dates de début et de fin de la période affichée. Ces dates sont prioritaires sur la sélection du
menu 3 qui sert simplement d’aide à la saisie.
Cliquer sur le bouton Afficher pour visualiser le planning à l’écran ou sur Editer pour l’imprimer sous
forme de fichier PDF :
Depuis cet écran, il est encore possible de générer une édition, en cliquant sur l'icône .
52
EXPLOITATION D’UN GROUPE
L’application EXPLOITATION DES RESULTATS D’UN GROUPE permet à l’utilisateur de visualiser les
résultats de gestion des temps d’un groupe de salariés depuis l’écran ci-dessous :
1
3
Cet écran permet à l’utilisateur de définir les salariés de la gestion des temps dont il souhaite
visualiser les résultats.
Le menu déroulant 1 permet de choisir la population de salariés dont on souhaite visualiser les
résultats. La sélection des salariés peut se faire ensuite en activant les cases à cocher
correspondantes 2 ou en utilisant le filtre 3 qui permet de trier les salariés d’après leur nom.
53
Lorsque le groupe de salariés est sélectionné, un clic sur le bouton Valider permet d’accéder à la
page qui suit :
Cet écran présente :
1 un menu déroulant qui permet à l’utilisateur de choisir la personne, parmi celles sélectionnées
précédemment, dont il souhaite consulter les résultats,
2 un menu qui présente les liens vers les différents résultats proposés à l’utilisateur.
Les résultats visualisables sont :
- la fiche salarié,
- le dossier individuel,
- créer un salarié,
- les badgeages,
- les absences,
- les cumuls d’absences,
- prévisions absences,
- les soldes,
- initialisations de soldes,
- le planning groupé des absences,
- les anomalies,
- les compteurs,
- les crédits/débits,
- les cumuls,
- la modulation,
- les retards et départs anticipés,
- les éditions,
- le planning.
54
1. Fiche salarié
Un clic sur le lien FICHE SALARIE vous permet d’accéder en visualisation ou modification aux fiches
salarié des personnes que vous avez sélectionnées auparavant. Les champs que vous n’êtes pas
autorisé à modifier apparaissent en gris ou avec un cadenas.
4 et referme tous les autres. Il est possible de choisir directement un autre salarié à partir de la liste
déroulante Salarié ou par les icônes et .
Avec les droits associés, un exploitant peut modifier les données suivantes dans une fiche salarié :
1.1 Onglet Professionnel
1.1.1 Sous-onglet Organigramme
Le premier sous-onglet à renseigner concerne les informations professionnelles spécifiques au

salarié.
1. L’Abrégé désignant ce salarié doit être unique. Activer si besoin la case à cocher A planifier
pour indiquer si le salarié doit être pris en compte dans Kelio Planification.
2. La Date d’entrée du salarié dans l’entreprise. Préciser la date de début de l’Ancienneté pour
le calcul des CP par exemple.
3. La date de début de Prise en compte. C’est la date à partir de laquelle l’employé commence
à badger sur le système. Indiquer éventuellement la date de fin de prise en compte ainsi que
la Raison du départ avec un commentaire si cette personne est dans la société
provisoirement.
4. Sélectionner le Service auquel appartient le salarié dans le menu déroulant proposé.
55
1.1.2 Sous-onglet Identité-Contact
Ce sous-onglet vous permet de préciser les coordonnées de la personne au sein de l’entreprise. (Cet
onglet apparaît uniquement si l’option Ressources Humaines a été activée dans l’Installateur).
1. Choisir la Civilité de la personne.

2. Préciser éventuellement le nom de jeune fille et un deuxième prénom, le numéro de téléphone
interne et/ou du portable et les adresses e-mail destinataire du salarié.
3. Charger éventuellement la photo du salarié en cliquant sur le bouton Charger puis en
sélectionnant un fichier image. Attention, pour une qualité optimale, ce fichier image ne devra
pas dépasser 50 ko et devra avoir les dimensions suivantes : longueur de 128 pixels et
largeur de 107 pixels.
1.1.3 Sous-onglet Contrat-Emploi
Dans cet onglet se fait le paramétrage des modalités du contrat de travail du salarié ainsi que de son
emploi et de ses qualifications.
1. Cliquer sur dans la rubrique Contrat horaire pour en renseigner les conditions comme
date, type et base horaire. Le contrat horaire et les caractéristiques doivent être paramétrés
dans l’Administrateur RH avant de pouvoir apparaître dans les menus déroulants.
2. Préciser s’il y a une Période d'essai et quand elle sera finie. Eventuellement ajouter un
commentaire.
Cette date vous sera rappelée par une alerte.
3. Cliquer sur en face d’Emploi pour sélectionner l'emploi occupé par le salarié et depuis
quelle date.
4. Cliquer sur en face de Coefficient pour renseigner le coefficient, la qualification et les
statuts du salarié dans le menu proposé.
Pour plus de détails, veuillez vous référer aux explications page 63 Changement de coefficient.
1.1.4 Sous-onglet Informations
Grâce à ce sous-onglet, vous pouvez regrouper diverses informations au travers des zones libres et
prédéfinies que vous avez paramétrées auparavant pour cet écran dans l’Administrateur RH (voir
Manuel Kelio). Pour ajouter des informations libres, double-cliquez dans le champ Valeur et saisissez
la valeur. Pour les zones prédéfinies, il suffit de faire un choix dans le menu déroulant. Validez vos
renseignements via un clic sur Valider.
1.1.5 Sous-onglet Dossiers
Grâce à ce sous-onglet, vous pouvez attacher des documents personnels et professionnels à la fiche
salarié. Pour ceci, il faut :
1. Cliquer sur . L’écran suivant apparaîtra.
2. Cliquer ensuite sur et sélectionner le chemin de votre fichier.

3. Mettre un commentaire qui servira de description.
4. Choisir le code du document (voir Manuel Kelio).
5. Confirmer par un clic sur Valider.
56
Double-cliquez sur une ligne existante pour faire des modifications. L’effacement d’un fichier se fait
par un clic sur .
Vous pouvez attacher des documents avec des extensions comme .doc, .pdf, .xls, .jpg, .txt, .exe, odt
etc. Un clic sur vous ouvrira directement le document souhaité.
REMARQUE :
Lorsque vous joignez un fichier depuis votre poste de travail, le système en crée automatiquement
une copie sur le serveur à l’endroit indiqué dans le module Installateur. De cette façon, toute personne
autorisée peut ouvrir ce fichier via un simple clic sur . Pour un meilleur suivi, la date et l‘heure de la
dernière modification ainsi que le nom de l’utilisateur ayant effectué cette modification sont affichés
dans la liste.
Les sous-onglets Informations et Dossier apparaissent uniquement quand vous possédez une
licence Kelio HR Assistant.
1.2 Onglet Gestion de temps

Le paramétrage des données concernant l’horaire du salarié se fait dans le sous-onglet
Paramétrage :
1. Chercher l’Horaire suivi dans le menu déroulant proposé et préciser à partir de quelle date (cf.
page 62).
2. Sélectionner la Configuration de calcul associé à cette personne (voir manuel Kelio).
3. Sélectionner le Calendrier de paie associé à cette personne (voir manuel Kelio).
4. Sélectionner le Calendrier des jours fériés pour ce salarié ainsi que la date d’application
(voir manuel Kelio).
5. Affecter si besoin la règle de calcul des Heures supplémentaires périodiques (voir manuel
Kelio) en précisant la date.
6. Cliquer sur pour ajouter un des compteurs disponibles dans le système (en fonction du
paramétrage mis en place).
a. Sélectionner le type de compteurs (Heures supplémentaires, Heures spéciales ou

Primes) pour lequel vous voulez ajouter des autorisations pour cet employé.
b. Sélectionner dans la liste le libellé du compteur auquel le salarié aura droit.
c. Confirmer par un clic sur Valider.
d. Répéter cette opération pour chacun des compteurs.
Il est possible de sélectionner plusieurs compteurs d’un même type en maintenant la touche Ctrl de
votre clavier enfoncée et en sélectionnant ceux-ci un par un. On peut également supprimer le droit à
un compteur en le sélectionnant puis en cliquant sur .
7. Spécifier si le salarié est autorisé à sortir sans badger et s’il existe des absences générées
automatiquement pour lui en activant les cases à cocher correspondantes. La génération
d’absences automatiques nécessite un paramétrage horaire particulier.
8. Activer si besoin la case à cocher Repos compensateur si vous souhaitez que le système
calcule le repos compensateur de ce salarié.
9. Activer la case à cocher Flexileave si vous souhaitez que le système génère des absences
Flexileave pour ce salarié.
57
Dans le sous-onglet Contraintes, vous pouvez renseigner la catégorie de contrôles à appliquer au
salarié. Les catégories de contrôles doivent avoir été paramétrées précédemment (voir manuel Kelio).
Cliquez sur le bouton pour sélectionner la catégorie de contrôles souhaitée ainsi que la date
d’application. Confirmez le choix par un clic sur Valider.
Contrairement au module Exploitant RH, vous ne pouvez ajouter une contrainte spécifique au
salarié via cet écran.
Grâce au sous-onglet Commentaires, vous pouvez regrouper diverses informations au travers des
zones libres et prédéfinies.
Ici, vous retrouvez les zones libres et prédéfinies que vous avez paramétrées auparavant pour cet
écran dans l’Administrateur RH (voir manuel Kelio). Pour ajouter des informations libres, double-
cliquez dans le champ Valeur et saisissez la valeur. Pour les zones prédéfinies, il suffit de faire un
choix dans le menu déroulant. Validez vos renseignements via un clic sur Valider.
1.3 Onglet Gestion des activités

Le paramétrage des informations liées à la gestion des activités du salarié se fait depuis l’onglet
Paramétrage :
1. Sélectionner si besoin l’Activité et le Centre de charges par défaut du salarié et la date de

début d’affectation en cliquant sur .
2. Définir si besoin la Génération automatique (voir Manuel Kelio) de cette activité pour le
salarié. Elle sera prioritaire sur l’activité par défaut du service du salarié.
3. Ajouter le Taux horaire du salarié ainsi que la date d’application. La valeur du taux en cours
qui s’affiche automatiquement dans l’onglet Gestion des activités correspond au paramétrage
que vous avez effectué auparavant (voir Manuel Kelio).
Pour garder l’historique des affectations, pensez à cliquer sur Créer avant de modifier les
dates !
58
1.4 Onglet Utilisateur
1.4.1 Sous-onglet Droit commun
Le paramétrage des informations spécifiques à l’utilisateur de Kelio se fait depuis l’onglet Utilisateur.
Le nombre de sous-onglets à renseigner dépend alors des différents rôles associés au salarié. Ils
permettent d’affecter des profils définissant les droits des salariés. L’onglet Droit commun est à
renseigner dans tous les cas :
1. Préciser le Numéro de badge du salarié, dans certains cas, ce numéro doit être composé
d’un nombre de chiffres fixe. Le bouton Dernier lu permet de rapatrier le numéro du dernier
badge passé sur le terminal Kelio paramétré pour l’affectation directe du badge dans le
module Installateur, Options logiciel. Il est possible d’attribuer un second numéro de badge au
salarié en procédant de la même façon. Ceci peut permettre d’attribuer deux badges distincts
à un salarié afin d’utiliser par exemple deux technologies de lecteurs de badges différentes.
2. Activer éventuellement la case à cocher Utilisateur biométrie. Dans ce cas, l’utilisateur sera
autorisé à badger en biométrie.
L’enrôlement n’est pas disponible depuis le navigateur Web.
3. Préciser également le Login et le Mot de passe utilisés par le salarié pour accéder au
module, la Langue dans laquelle il devra y accéder, les Adresses e-mail d’expédition et de
réception qu’il utilisera pour l’envoi des messages liés au module Intranet.
4. Pour la synchronisation du calendrier de messagerie avec vos absences déclarées dans Kelio
(demandes d’absences et absences validées), sélectionner le Serveur de messagerie
paramétré dans le module Installateur et renseigner le compte utilisateur. Cette option
commerciale nécessite une prestation technique au préalable.
59
1.4.2 Sous-onglet Droit salarié
Dans le sous-onglet Droit salarié, activez les cases à cocher correspondant à l’utilisation que le salarié
fera de Kelio (va-t-il badger sur les terminaux Kelio, sur Kelio Mobile ? Fera-t-il des demandes
d’absence par Intranet ?…).Définir si besoin un droit personnalisé :
1. Sélectionner les motifs d’absence que le salarié pourra badger ainsi que les actions qu’il
pourra réaliser depuis les terminaux Kelio.
2. Valider par un clic sur le bouton OK.
3. Sélectionner le groupe de lecteurs sur lesquels l’employé pourra badger.
4. Sélectionner le profil à associer au salarié pour l’utilisation de l’Espace personnel Intranet puis
définir si nécessaire ses valideurs.
1.4.3 Sous-onglet Droit exploitant
1. Activer les cases à cocher correspondant aux différents types de profils exploitant à associer
au salarié.
2. Pour sélectionner les populations exploitées, cliquer sur le bouton puis sur la population à
sélectionner, et enfin sur le profil associé.
60
1.4.4 Sous-onglet Droit valideur
1. Activer la case à cocher Valideur si le salarié doit être en mesure de valider des demandes
d’absence ou déclarations de badgeages d’autres salariés.
2. Sélectionner le type de profil valideur à affecter puis les valideurs supérieurs et de renvoi des
demandes en cas d’absence.
1.4.5 Sous-onglet Droit administrateur
1. Activer les cases à cocher correspondant aux types de profils à affecter.

a. L’Administrateur RH est chargé de l’aspect ressources humaines de l’administration
du logiciel (module de droits, création d’horaires, etc.).
b. L’Administrateur système a en charge l’administration générale de Kelio, attribuée en
principe au responsable informatique. Il s’agit du paramétrage des préférences
d’utilisation et d’affichage du logiciel.
61
1.5 Suppression d’un salarié
La suppression d’un salarié est simple, il suffit de sélectionner celui-ci dans la liste puis de cliquer sur
le bouton Supprimer. Après validation de la suppression, le salarié disparaît définitivement de la liste.
1.6 Modifier un salarié

Pour modifier une fiche salarié, un clic sur FICHE SALARIE puis sur la personne concernée dans la liste
permet d’ouvrir sa fiche. Il est alors possible de modifier certaines données par une simple sélection
ou saisie (adresse, horaire, …), d’autres données dans un écran de modification.
1.6.1 Changement de service
Pour changer un salarié de service, vous devez :

1. Sélectionner le salarié concerné dans la liste.
2. Cliquer sur l’onglet PROFESSIONNEL > ORGANIGRAMME.
3. Cliquer sur , puis Créer pour permettre un nouveau changement de service.
4. Renseigner les Dates de début et fin du changement de service.
5. Sélectionner son nouveau service dans la liste déroulante.
6. Cliquer sur Enregistrer puis sur Valider pour valider le changement.
Grâce à cette procédure, il est possible d’avoir un historique de tous les changements de service de
chaque salarié.
1.6.2 Changement d’horaire
Pour changer un salarié d’horaire, vous devez :
1. Sélectionner le salarié concerné dans la liste.

2. Cliquer sur l’onglet GESTION DE TEMPS > PARAMETRAGE.
3. Cliquer sur , puis Créer pour permettre un nouveau changement d’horaire.
4. Renseigner la Date de début du changement. La date de fin sera calculée automatiquement.
5. Sélectionner son nouvel horaire dans la liste déroulante.
Grâce à cette procédure, il est possible d’avoir un historique de tous les changements d’horaire de
chaque salarié, soit un écran comme celui-ci :
1.6.3 Changement de catégorie de contrôle

1
Pour changer un salarié de catégorie de contrôle , vous devez sélectionner celui-ci dans la liste puis
cliquer sur GESTION DE TEMPS > CONTRAINTES. On arrive ensuite sur un écran identique au
changement d’horaire. Vous devez suivre la même procédure pour changer la catégorie du salarié.
Grâce à cette procédure, il est possible d’avoir un historique de tous les changements de catégorie de
chaque salarié.
1.6.4 Changement de contrat horaire

1
Pour changer un salarié de contrat horaire , vous devez sélectionner celui-ci dans la liste puis cliquer
sur l’onglet PROFESSIONNEL > CONTRAT-EMPLOI et sur dans la rubrique Contrat horaire. On arrive
ensuite sur l’écran ci-dessous. Pour changer le contrat horaire d’un salarié, vous devez suivre la
même procédure que pour effectuer un changement d’horaire. Renseignez en plus la nature et le type
du contrat ainsi que le taux et la base horaire hebdomadaire ou mensuelle du salarié. Grâce à cette
procédure, il est possible d’avoir un historique de tous les changements de contrat horaire de chaque
salarié, soit un écran ressemblant à celui-ci :
1
Avec Kelio Prima uniquement si option Kelio HR Assistant
62
1.6.5 Changement d’emploi
1
Pour changer l’emploi d’un salarié dans sa fiche, vous devez sélectionner celui-ci dans la liste puis
cliquer sur l’onglet PROFESSIONNEL > CONTRAT-EMPLOI et sur le bouton en face d’Emploi. Pour
changer l’emploi du salarié, vous devez suivre la même procédure que pour effectuer un changement
d’horaire. Grâce à cette procédure, il est possible d’avoir un historique de tous les changements
d’emploi de chaque salarié.
1.6.6 Changement de coefficient
Pour changer un salarié de coefficient, vous devez sélectionner celui-ci dans la liste puis cliquer sur
l’onglet PROFESSIONNEL > CONTRAT-EMPLOI et sur le bouton en face de Coefficient.
Pour changer le coefficient d’un salarié, vous devez :

1. Cliquer sur Créer.
2. Choisir la nouvelle Date ainsi que le Coefficient, la Qualification et le Statut professionnel
et catégoriel du salarié dans les menus déroulants.
Grâce à cette procédure, il est possible d’avoir un historique de tous les changements de coefficient
de chaque salarié, soit un écran ressemblant à celui-ci :
1
Avec Kelio Prima uniquement si option Kelio HR Assistant
63
2. Dossier individuel
Vous avez la possibilité de gérer les données et documents de vos salariés dans le dossier individuel
qu’ils soient d’ordre administratif ou personnel. Pour accéder au dossier individuel, il faut cliquer sur
EXPLOITATION D’UN GROUPE, sélectionner la population souhaitée et cliquer sur DOSSIER INDIVIDUEL.
4 et referme tous les autres. Il est possible de choisir directement un autre salarié à partir de la liste
déroulante Salarié ou par les icônes et .
En fonction de votre licence, vous n’aurez pas forcément accès à tous les écrans suivants.
2.1 Onglet Personnel
2.1.1 Sous-onglet Identité
Cet onglet vous permet de saisir des données plus détaillées concernant l’identité du salarié. Lorsque
vous renseignez sa date de naissance, son âge est calculé automatiquement et s’affiche à côté dans
l’écran.
2
4
64
2.1.2 Sous-onglet Contact
Cette fenêtre vous offre la possibilité de regrouper les données de contact privées du salarié ainsi que
celles pour les cas d’urgences. C’est ici que vous pouvez renseigner son numéro de sécurité sociale.
2.1.3 Sous-onglet Familial
Cet écran est conçu pour vous aider à gérer l’évolution de la situation familiale du salarié. Vous
pouvez ainsi indiquer sa situation actuelle, le nom et la date de naissance de ses enfants. Cela vous
servira par exemple pour la préparation de l’arbre de Noël.
Pour ajouter un enfant à la liste, cliquez sur et renseignez le nom, le prénom, le sexe et la date de
naissance de l’enfant. Validez en cliquant sur Validez.
Double-cliquez sur une ligne existante pour faire des modifications. L’effacement se fait par un clic sur
.
2.1.4 Sous-onglet Informations et Dossiers
Ces deux onglets fonctionnent de la même façon que ceux de la Fiche (cf. page 56). Vous y retrouvez
les zones libres et prédéfinies que vous avez paramétrées auparavant pour cet écran dans
l’Administrateur RH (voir manuel Kelio). Pour ajouter des informations libres, double-cliquez dans le
champ Valeur et saisissez la valeur. L’onglet Dossiers vous sert à attacher des documents.
Attention : ces deux onglets apparaitront uniquement si vous possédez le module RH Assistant.
2.2 Onglet Administratif

Cette application vous facilitera la gestion et le contrôle des données administratives de vos salariés.
2.2.1 Sous-onglet Pièces identité
Dans cette fenêtre, vous avez le choix de rentrer les numéros des pièces d’identification et/ou de
séjour du salarié et leurs dates d’expiration respectives.
2.2.2 Sous-onglet Banque
Dans cette fenêtre, il est possible de renseigner les différents numéros de compte bancaire du salarié
en format IBAN pour un éventuel versement à l’étranger. Vous êtes libre d’y ajouter un commentaire.
2.2.3 Sous-onglet Transport
L’onglet Transport a été conçu pour une meilleure gestion des déplacements et les moyens de
transport de vos salariés.
Cliquez sur et remplissez les champs proposés pour ajouter le titre de transport que le salarié
possède. Si vous voulez changer un titre actuel, double-cliquez sur la ligne en question et effectuer
les modifications souhaitées.
Une alerte sur la validité du titre vous sera envoyée.
65
Afin de faire des statistiques sur les trajets quotidiens de vos salariés ou pour calculer le
remboursement de leurs déplacements, vous avez la possibilité d’indiquer distance et durée d’un
trajet.
Renseignez également les données relatives au véhicule du salarié pour une meilleure gestion de
votre parc automobile.
Des alertes sur le nombre de points du permis de conduire, la date de fin de location et le
prochain contrôle technique vous seront envoyées.
2.2.4 Sous-onglet Santé au travail
Cochez la case Salarié handicapé et sélectionnez le handicap du salarié dans le menu déroulant si
vous le souhaitez. L’ajout d’un autre type de handicap se fait dans l’Administrateur RH (voir Manuel
Kelio).
Dans cet onglet, vous pouvez renseigner les dates et l’heure des visites médicales ainsi que leurs
résultats.
Cliquez sur pour ajouter un nouveau rendez-vous, sélectionnez ensuite la date, l’heure et l’état de
la visite et mettez un commentaire si besoin. Validez par un clic sur le bouton Valider.
Pour changer un rendez-vous actuel, double-cliquez sur la ligne en question et effectuer les
modifications souhaitées.
Vous pouvez recevoir une alerte pour les prochaines consultations.
66
2.2.5 Sous-onglet Informations et Dossiers
Ces deux onglets fonctionnent de la même façon que ceux de la Fiche (cf. page 56). Vous y retrouvez
les zones libres et prédéfinies que vous avez paramétrées auparavant pour cet écran dans
l’Administrateur RH (voir manuel Kelio). Pour ajouter des informations libres, double-cliquez dans le
champ Valeur et saisissez la valeur. L’onglet Dossiers vous sert à attacher des documents.
2.3 Onglet Formation

Cette application vous permet de centraliser les informations sur les diplômes et différentes
qualifications de vos salariés. Vous allez ainsi pouvoir suivre l’évolution de leurs formations de façon
chronologique.
2.3.1 Sous-onglet Parcours scolaire
Dans cet écran, vous pouvez attacher la copie d’un diplôme ou autres justificatifs. Cliquez sur pour
ajouter un document et suivez ensuite la même procédure que celle pour l’ajout d’un fichier classique
(voir page 56).
Indiquez le niveau d’études du salarié en le sélectionnant dans le menu déroulant. Validez vos choix
par un clic sur Valider.
2.3.2 Sous-onglet DIF
Cet écran vous permet de suivre le compteur des heures de formation. En France, ce compteur est
utilisé dans le cadre du Droit Individuel à la Formation.
Si vous avez créé un motif d’absence et un solde pour Formation DIF (voir Manuel Kelio) dans
l’Administrateur RH, à chaque fois que le salarié s’absente dans le cadre du DIF, le solde sera débité
du temps de son absence et s’affichera dans cet écran. S’il n’y a aucun solde DIF dans votre système,
l’onglet n’apparaît pas. La colonne Unité vous indique si la valeur affichée est calculée en jours ou en
heures.
Pensez à initialiser votre solde pour que le calcul soit correct (cf. page 77).
Vous pouvez être alerté quand le solde dépasse une certaine limite. Cette alerte se paramètre
au niveau des contraintes sur les soldes.
2.3.3 Sous-onglet Suivi des formations
Cet écran vous présente l’ensemble des formations suivies par le salarié et celles qu’il souhaite faire.
Grâce à ce suivi, vous pouvez facilement vérifier l’état des formations passées, en cours et prévues.
Vous pouvez être averti de la prochaine formation par une alerte.

Pour ajouter une formation à la liste, il faut :
1. Cliquer sur .
2. Sélectionner les dates de début et de fin de la formation.
3. Renseigner l’intitulé de la formation.
4. Choisir l’état dans le menu déroulant.
5. Cliquer sur Valider ou
6. cliquer sur si vous souhaitez attacher les documents clés de la formation comme lettres de
convocation, feuilles de présence ou les diplômes obtenus.
7. Suivre ensuite les instructions page 56.
Pour voir si un document est attaché à une formation, il faut double-cliquer sur la ligne concernée.
67
2.3.4 Sous-onglet Historique des compétences
Cet écran a pour but de vous faciliter la gestion des différentes compétences de chacun de vos
salariés et de leurs niveaux. Le paramétrage des compétences et niveaux se fait dans l’Administrateur
RH (voir Manuel Kelio) et sert également pour la planification.
Pour ajouter une nouvelle compétence dans la liste, il faut :
1. Cliquer sur .
2. Sélectionner la compétence souhaitée dans la liste.
3. Affecter un niveau.
4. Renseigner les dates de validité de la compétence.
Si vous souhaitez uniquement modifier le niveau d’une compétence, double-cliquez sur la ligne et
renseignez les champs nécessaires. Attention, dans ce cas, vous allez perdre l’historique. Si vous
êtes intéressé par l’évolution des compétences du salarié, il vaut donc mieux ajouter une nouvelle
ligne en cliquant sur le .
Vous pouvez être averti de la prochaine formation par une alerte.
2.3.5 Sous-onglet V.A.E.
En France, cette option sert à gérer la Validation des Acquis de l’Expérience de vos salariés. Pour
pouvoir vous servir de la V.A.E., elle doit soit être activée dans les options logiciel de l’Installation, soit
vous devez être en possession d’une licence pour le module Kelio HR Assistant.
Dans cet onglet, vous pouvez attacher des diplômes et autres diplômes professionnels en suivant la
procédure page 56.
Cet onglet fonctionne de la même façon que celui de la Fiche (cf. page 56). Vous y retrouvez les
zones libres et prédéfinies que vous avez paramétrées auparavant pour cet écran dans
l’Administrateur RH (voir manuel Kelio).
2.4 Onglet Carrière

Cette application vous aidera à créer un historique chronologiquement l’évolution de la carrière de vos
salariés depuis leurs expériences professionnelles antérieures jusqu’à leurs mutations internes.
2.4.1 Sous-onglet Entretiens professionnels
Cet écran offre la possibilité d’ajouter des commentaires comme l’appréciation globale du responsable
ou l’objectif principal du salarié et d’y attacher des pièces jointes comme des formulaires
d’appréciation, etc. Pour joindre un document, veuillez suivre les instructions page 56.
Vous pouvez également renseigner la date du prochain entretien avec le salarié.
2.4.2 Sous-onglet Expériences professionnelles
Des commentaires ou documents concernant les différents stages et expériences professionnelles de

vos salariés peuvent être liés à la fiche individuelle dans cet écran. Veuillez suivre les instructions
page 56 pour plus de détails.
2.4.3 Sous-onglet Carrière interne
Vous retrouvez ici un récapitulatif des différents emplois que le salarié a occupés dans la société et un
suivi des évolutions de son coefficient. Ces données correspondent à celles que vous avez
renseignées dans la fiche salarié (cf. page 56) et sont automatiquement regroupées ici.
68
2.4.4 Sous-onglet Souhaits d’évolution interne
Cet onglet vous aidera à maîtriser la mobilité interne dans votre entreprise en notifiant chaque
demande de changement de poste. Pour ajouter un souhait, il faut :
1. Cliquer sur et ensuite sur dans la nouvelle fenêtre.

2. Sélectionner le chemin de votre fichier.
3. Mettre un commentaire qui servira de description.
4. Choisir le code du document (voir manuel Kelio).
5. Indiquer la date du souhait.
Pour faire des modifications d’un souhait existant, double-cliquez sur la ligne. L’effacement d’un fichier
se fait par un clic sur . Un clic sur vous ouvrira directement le document attaché.
Cet onglet fonctionne de la même façon que celui de la Fiche (cf. page 56). Vous y retrouvez les
zones libres et prédéfinies que vous avez paramétrées auparavant pour cet écran dans
l’Administrateur RH (voir manuel Kelio).
69
3. Créer un salarié
Vous pouvez créer un nouveau salarié dans votre système en cliquant sur le bouton Créer un salarié
de l’exploitation d’un groupe. Une nouvelle fiche salarié s’ouvre. Elle présente tous les champs
nécessaires à la création d’un nouveau salarié.
1. Renseigner son Nom et son Prénom.

2. Sélectionner la Date d’entrée du salarié dans l’entreprise.
3. Renseigner la Date de début de prise en compte (en cliquant sur la date renseignée par
défaut) ; c’est la date à partir de laquelle l’employé commence à badger sur le système.
4. Sélectionner le Service auquel appartient le salarié dans le menu déroulant, ainsi que la Date
d’application.
5. Sélectionner la Configuration de calcul associé à cette personne (voir manuel Kelio).
6. Sélectionner dans la liste déroulante le Calendrier de paie associé à cette personne, ainsi
que la Date d’application.
7. Sélectionner le Calendrier des jours fériés pour ce salarié ainsi que la Date d’application.
8. Chercher l’Horaire suivi dans le menu déroulant proposé et préciser à partir de quelle date.
9. Cocher la case Terminal pour activer les sélections associées.
a. Sélectionner le profil salarié terminal pour définir quelles actions le salarié pourra faire
sur les terminaux.
b. Sélectionner le groupe de lecteurs sur lesquels l’employé pourra badger.
c. Préciser le Numéro de badge du salarié, dans certains cas, ce numéro doit être
composé d’un nombre de chiffres fixe.
d. Le bouton Dernier lu permet de rapatrier le numéro du dernier badge passé sur le
terminal Kelio paramétré pour l’affectation directe du badge dans le module
Installateur, Options logiciel.
e. Activer si besoin la case à cocher Badge en biométrie pour indiquer si le salarié doit
s’enrôler.
10. Cocher la case Espace personnel pour activer les sélections associées.
a. Sélectionner le profil à associer au salarié pour l’utilisation de l’Espace personnel
Intranet.
11. Confirmer la création du nouveau salarié en cliquant sur le bouton Valider.
Toutes les informations manquantes dans cet écran pourront être renseignées ultérieurement dans la
fiche salarié ou le dossier individuel.
70
4. Badgeages groupés
Vous pouvez visualiser les badgeages des salariés de votre population individuellement (voir
RESULTATS PERSONNELS > BADGEAGES page 34) ou de façon groupé.
Pour y accéder, il faut cliquer sur EXPLOITATION D’UN GROUPE > BADGEAGES puis choisir Tous dans le
menu déroulant :
Les périodes de travail visualisées peuvent alors être modifiées par une saisie puis un clic sur le
bouton Enregistrer.
1
2
1 Il est possible d’appliquer un filtre sur le nom des salariés

2 ou de choisir une date de visualisation particulière.
3 Depuis cet écran, il est possible de modifier les périodes de travail. Lorsque le terme Périodes
de travail est de couleur rouge cela indique que ces dernières ont déjà été modifiées. Pour
revenir aux périodes de travail d'origine, il suffit de cliquer sur le bouton .
4 Il est également possible d’ajouter, modifier et supprimer des badgeages en cliquant sur le nom
de la personne.
71
5. Transfert de compte
5.1 Valider les demandes

Via son Espace personnel, le salarié peut faire un transfert de compte en choisissant un type de
transfert (cf. page 119).
Le responsable de ce salarié est prévenu par email de cette demande et peut la
valider/modifier/refuser.
Pour accéder aux demandes de transfert de compte, il faut cliquer sur EXPLOITATION D’UN GROUPE >
TRANSFERT DE COMPTE puis choisir Toute la sélection ou le nom d’un salarié en particulier dans le
menu déroulant.
Il est possible d'appliquer des filtres sur cette liste pour n'en faire apparaître qu'une partie. Ces filtres
permettent de :
• visualiser une période de création des demandes 1 ,

• choisir l'état des demandes de transfert de compte 2 :
o les demandes de transfert en attente des utilisateurs dont il est valideur,
o les demandes de transfert qu’il a refusées,
o les demandes de transfert acceptées.
L’exploitant peut sélectionner une demande en attente, validée ou refusée en sélectionnant la case à
cocher correspondante 3 .
1 2 3
• la Date d'exécution de la fiche,
• le Type de transfert de compte (libellé de la fiche),
• le Compteur d’origine,
• la Valeur du compteur d’origine à la date d'exécution,
• la Valeur transférée,
• le Compteur destinataire,
• la Valeur du compteur destinataire à la date d'exécution (valeur prévisionnelle si la
demande n'est pas validée ou dans le futur),
• le Nom du valideur (non renseignée si la demande est en attente),
• l’Etat de la demande,
72
5.2 Modifier une demande
Il est possible de modifier les demandes dans un état autre que « archivées ». Pour ceci, l’exploitant
doit cliquer sur un champ de la demande ; une boîte de dialogue s’ouvre.
Lorsque la demande est en attente, l’exploitant peut en modifier la date d'exécution, la valeur
transférée et le commentaire. Dans les autres cas, ce n’est que l’état de la demande qui est
modifiable.
Si la date d'exécution de la fiche est dans une période de verrouillage, celle-ci ne sera pas
modifiée ainsi que les résultats qui en découlent.
5.3 Demandes pour un tiers

En tant qu’exploitant, il est également possible d’effectuer des demandes pour un tiers si le profil
exploitant attribué dans le module de droits l’autorise. Pour cela, il faut sélectionner le salarié souhaité
dans le menu déroulant présent en haut de l’écran :
Le système affiche l'ensemble des demandes non archivées dans un tableau comme décrit ci-dessus.
Pour effectuer une demande, l’exploitant doit :

1. Cliquer sur le bouton Ajouter.
2. Sélectionner le Type de transfert dans le menu déroulant. Le système affiche le commentaire
associé à la fiche sélectionnée.
3. Choisir la Date d'exécution du transfert selon la période paramétrée dans la fiche de transfert
de compte (cf. manuel Kelio). Ce choix peut être une date, la semaine en cours jusqu'à la
semaine -5, le cycle en cours ou précédent, la période en cours ou précédente, l'année en
cours ou l'année précédente (par rapport à la dernière date de RAZ du compteur).
4. Saisir la Valeur à transférer.
5. Ajouter éventuellement un Commentaire.
6. Valider la saisie. Un résumé de la demande s’affiche à l’écran.
7. S’il n’y a pas de modification, cliquer sur Confirmer, sinon sur Modifier.
La demande est créée.
73
6. Contrôler les activités
La fonction DECL. ACTIVITES donne aux managers la possibilité de superviser les déclarations
d’activités et/ou centres de charges de leurs équipes. Ils disposent d’un écran de suivi de déclaration
individuel ou d’une synthèse.
6.1 Ecran de suivi de déclaration individuel

Pour consulter les déclarations d’un salarié :
4 5
6 7
8
1 Cliquer sur Décl. activités et sélectionner le salarié dans le menu déroulant.
2 Sélectionner la semaine à afficher (par défaut la semaine en cours) en indiquant une date via
le calendrier, puis cliquer sur OK, ou utiliser les flèches et .
3 Selon les droits de l’exploitant, il peut visualiser les horaires et absences du salarié ainsi que
les heures travaillées (issues des badgeages) du salarié.
4 Le système affiche la liste des activités de la semaine et les activités favorites de l’exploitant.
L’icône indique s'il s'agit d'une activité favorite.
Pour ajouter une activité, cliquer sur Ajouter Activité/Centre de charges. Sélectionner les
éléments souhaités et confirmer le choix par Valider.
74
Pour qu’une activité reste dans la liste pour la prochaine ouverture de l’écran, il faut l’ajouter
aux favoris. Pour cela, cliquer sur l’icône qui change de couleur. Quand elle est jaune, cela
signifie que l’activité fait partie des favoris. Répéter la procédure pour ajouter d’autres favoris.
5 A chaque activité et/ou centre de charges correspond un champ pour la saisie des temps par
jour. Une légende explique s’il s’agit de temps générés automatiquement ou d’une saisie
manuelle du salarié .
Les champs d’une activité générée automatiquement sont grisés et ne peuvent pas être
modifiés.
6 Le système affiche les totaux de temps d’activité déclarés de chaque jour. S’il y a une
incohérence de durées déclarées, le total s’affiche en rouge, accompagné de l’icône si la
contrainte a été activée (un survol de la souris vous indique de quelle anomalie il s’agit).
7 Lorsque l’exploitant remplit un champ, un lien hypertexte apparaît proposant la saisie d’un
Commentaire. Une fois le commentaire renseigné, enregistrer en cliquant sur Valider.
L’icône indique alors s’il y un commentaire sur la journée ou non. Un survol de la souris
affiche le texte du commentaire. Tant que la semaine n’a pas encore été validée, le
commentaire peut être modifié.
Une fois la semaine validée, le commentaire ne peut être ni modifié ni supprimé.
Un clic sur le lien Historique affiche la liste des modifications des déclarations de la journée.
On y trouve les informations suivantes :
- La Date et l’Heure de l'action,
- L’Action : Déclaré (salarié), Visé (exploitant) ou Modifié et visé (exploitant) ainsi
que la liste des activités enregistrées avec les durées respectives,
- Le Nom/Prénom de l'utilisateur,
- Le Commentaire.
8 Lorsque l’exploitant modifie un champ, la case Visa Exploitant est automatiquement cochée
car les modifications sur cette journée on été faites par lui et dans ce cas, on considère qu'il
a visé la journée. Un clic sur sélectionne tous les éléments de la semaine. Pour valider
l’ensemble des informations renseignées dans cet écran, il suffit de cliquer sur Valider.
La déclaration disparaît alors de la liste des journées à viser, voir en page 76.
REMARQUE :
Si l’exploitant a le droit de saisir les temps d’activités en mode pourcentage, alors les activités
s’affichent en pourcentage même si le salarié les a déclarées en durées.
6.2 Synthèse
A partir de ce tableau de bord, les managers contrôlent les retards et les anomalies de déclaration. Ils
accèdent directement aux déclarations réalisées pour les corriger, les viser et laisser des
commentaires aux salariés.
Pour afficher la synthèse des déclarations de plusieurs salariés :
1 Cliquer sur Décl. activités et cocher Synthèse des salariés.
2 Sélectionner la période à afficher (par défaut le mois en cours) en indiquant une date via le
calendrier, puis cliquer sur OK.
75
1
3 Pour chaque salarié de la population sélectionnée par l'exploitant, le système affiche un

tableau avec le nombre de :
o Journées à viser (journées où le salarié a déclaré des activités que l’exploitant n’a
pas encore contrôlées),
o Journées non déclarées par les salariés sur la période,
o Anomalies (total déclaré est supérieur/inférieur à la base de calcul de l'activité pour
la journée).
Un clic dans l’entête des colonnes permet d’effectuer un tri.
REMARQUE :
Le nombre de journées est calculé différemment en fonction du droit « Exclure du tableau de synthèse
les journées d’activités respectant les activités par défaut », voir Manuel des Droits utilisateurs. Les
activités par défaut sont les activités automatiquement générées par le système (activité par défaut du
service, activité par défaut définie dans la fiche salarié, activité planifiée, etc.).
EXEMPLE :
Si pour un salarié, il existent des activités par défaut, et que son supérieur ne souhaitent connaître
que les jours où le salarié a saisi un temps d’activité différent de ce qui a été prévu, il faut activer
l’exclusion des activités par défaut dans le module des droits. Si alors sur une semaine le salarié
modifie la durée d’activité d’une journée, son supérieur aura 1 journée à viser. Si par contre, les
activités par défaut ne sont pas exclues, le supérieur verra 5 journées à viser car on considère que le
salarié valide les durées des 4 journées générées par défaut lors de la déclaration de la journée qui
était différente.
Un clic sur un chiffre dans ce tableau ouvre directement l’écran de la semaine d'activités qui contient
soit :
• la première journée « non visée » par l'exploitant (journée la plus ancienne)
• la première journée « non déclarée » par le salarié (journée non déclarée la plus ancienne)
• la première anomalie (journée la plus ancienne).
Pour voir les détails de la gestion des déclarations d’activités et/ou centres de charges de vos
équipes, veuillez vous référer au chapitre en page 72.
Il est possible de mettre en place l’envoi par mail du suivi du contrôle des déclarations d'activités.
L’exploitant autorisé et possédant une adresse mail valide recevra à un intervalle paramétré par un
technicien Bodet un récapitulatif qui ressemble au tableau de synthèse. Dans le mail un raccourci
(URL) permet d’accéder rapidement à la synthèse de l'Espace personnel.
76
7. Absences
Voir RESULTATS PERSONNELS > ABSENCES page 37.
8. Cumuls d’absence
Voir RESULTATS PERSONNELS > CUMULS D’ABSENCES page 41.
9. Prévisions absences
Voir RESULTATS PERSONNELS > PREVISIONS ABSENCES page 42.
10. Soldes
Voir RESULTATS PERSONNELS > SOLDES page 43.
11. Initialisation de Soldes

Un clic sur l’onglet INIT. DE SOLDES amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
Cet écran présente la liste des initialisations effectuées par l’utilisateur 1 pour le salarié sélectionné 2 .
Pour toutes les initialisations de soldes listées, vous visualisez :
- le Libellé du solde initialisé,
- la Date d’initialisation,
- la Valeur d’initialisation,
- l’Unité utilisée,
- une coche qui précise si le reliquat est conservé ou non lors de l’initialisation,
- une information permettant d’identifier les initialisations de soldes réalisées de façon groupée
dans Kelio.
A partir de cette liste, l'utilisateur peut également :

- effectuer une nouvelle initialisation de solde en cliquant sur le bouton Ajouter. Vous devez
alors renseigner la date d’initialisation, la valeur, le solde à créditer et activer si besoin la case
à cocher Conserver le reliquat si le reliquat doit être conservé lors de l’initialisation.
- modifier l’initialisation en cliquant sur l’un des champs puis en réalisant les modifications
souhaitées,
- supprimer une initialisation de solde en activant la case à cocher correspondante puis en
cliquant sur le bouton Supprimer.
77
12. Calendrier d’absence
Un clic sur le lien amène l’utilisateur à l’écran ci-dessous :
1 Cet écran présente un tableau récapitulatif des absences de tous les salariés du groupe
sélectionné.
2 La période d’observation peut être choisie à l’aide de la barre.
3 Une légende donne la correspondance entre les couleurs utilisées et les motifs d’absence. Les
demandes d’absence en attente de validation apparaissent hachurées.
13. Anomalies
Le principe est le même que pour la visualisation de ses propres anomalies, à la différence que le
tableau présenté donne toutes les anomalies de tous les salariés du groupe observé.
Voir RESULTATS PERSONNELS > ANOMALIES page 44.
14. Compteurs
Le principe est le même que pour la visualisation de ses propres compteurs, à la différence que vous
avez la possibilité de regrouper les résultats de toutes les personnes du groupe dans un même
tableau à l’aide d’un clic sur Résultats du groupe.
Sous ce tableau l’icône Export des données vous permet alors d’exporter ces résultats vers
Excel.
Voir RESULTATS PERSONNELS > COMPTEURS page 45.
15. Crédits/débits
Le principe est le même que pour la visualisation de son propre crédit/débit, à la différence que vous
Excel.
Voir RESULTATS PERSONNELS > CREDITS/DEBITS page 46.
78
16. Cumuls
Le principe est le même que pour la visualisation de ses propres cumuls, à la différence que vous
Excel.
Voir RESULTATS PERSONNELS > CUMULS page 47.
17. Modulation
Voir RESULTATS PERSONNELS > MODULATION page 48.
18. Retards
Voir RESULTATS PERSONNELS > RETARDS page 49.
19. Editions
19.1 Edition de fin de période et de fiche d’absence

La réalisation d’une édition pour un groupe se fait de la même façon que pour un individu, voir
RESULTATS PERSONNELS > EDITIONS page 50. Cependant, depuis cet écran, vous avez également la
possibilité de réaliser une édition de fin de période qui est alors paramétrable à l’aide des onglets
Sélection et Personnalisation.
Onglet Sélection
Dans l’onglet Sélection, vous pouvez :

• Choisir la période qui apparaîtra sur l’édition (période en cours, cycle en cours, etc.),
• Définir le mode de tri des salariés (par nom puis par prénom ou par service puis par
nom),
• Préciser si l’on souhaite changer de page à chaque changement de salarié.
79
Onglet Personnalisation
Cet onglet vous permet de choisir les informations qui devront apparaître sur l’édition, en activant les
cases à cocher correspondantes.
19.2 Editions des temps d’activités et de centres de charges (en option)

Il existe 10 types d’édition d’activité :
Fiches d’absences
Résultats de fin de période
Activité(s) par salarié, service...
Centres de Charge par salarié, service...
Salariés, services... par Activité(s)
Salariés, services... par Centre de charge
Centre de Charge et Activité(s) par salarié, service...
Salariés, services par Centre de charge et Activité(s)
Activité(s) par Centre de charge détaillées par salarié, service
Centres de charge par Activité(s) détaillées par salarié, service
Pour générer une édition, vous devez cliquer sur l'icône correspondant qui permet de réaliser
l’édition. Les éditions se font sous forme de fichiers PDF que vous pouvez ensuite imprimer ou
conserver sur un support informatique. Cependant, ces éditions ne peuvent être visualisées que si un
® ®
logiciel spécifique tel qu’Adobe Reader est installé sur votre poste de travail.
Certaines éditions peuvent directement être exportées vers Excel en cliquant sur .
En fonction de l’édition choisie, un clic sur l’icône vous ouvre jusqu’à trois onglets de paramétrage.
Onglet Sélection
Dans l’onglet Sélection, vous pouvez :

• Choisir la période qui apparaîtra sur l’édition (date de début et date de fin).
• Définir le mode d’affichage des résultats (en heures, en jours ou en coût).
• Préciser le format de la page (portrait, paysage).
80
Onglet Activités/Centre de charges
Dans l’onglet Activités/Centres de charges, vous pouvez :

- Choisir le niveau de l’organigramme sur lequel vous souhaitez regrouper les résultats.
- Sélectionner les activités et/ou centres de charges souhaitées. Si vous cochez la case à
gauche du libellé de la colonne, tous les éléments seront sélectionnés. Un deuxième clic les
désélectionne.
Onglet Tris et sauts de page
Dans l’onglet Tri et sauts de pages, vous pouvez indiquer selon quels tris l’édition doit être configurée.
20. Planning
Voir RESULTATS PERSONNELS > page 51 et 52.
81
TABLEAU TÉMOIN VIRTUEL
Un clic sur TABLEAU TEMOIN VIRTUEL affiche l’écran ci–dessous :
1
2
Cet écran affiche la liste des salariés 1 pour lesquels l’utilisateur possède des droits de visualisation.
Ces droits sont définis dans l’application d’administration des droits.
Pour chaque salarié sont visualisables :

• le nom,
• le prénom,
• son état,
• la justification de l’absence (avec le motif d’absence selon les droits utilisateurs),
• le service,
• le numéro de badge,
• le numéro de téléphone interne,
• un icône pour l’envoi d’un e-mail à la personne en question.
Dans le module des Droits, les cases à cocher Tableau témoin et Absence doivent être
activées. Dans le cas contraire, la colonne Justification de l’absence n’apparaîtra pas comme
ci-dessus.
Deux filtres 2 et 3 sont disponibles afin de sélectionner les utilisateurs en fonction :

• de leur état,
• du début de leur nom.
4 La fréquence de rafraîchissement automatique est personnalisable pour éviter les manipulations

manuelles.
5 Un clic sur le bouton Rafraîchir permet d’actualiser l’état des salariés du tableau.
82
Signification des différents états :
Présent :
Le salarié est physiquement présent et travaille
Absent justifié par fiche d'absence :

Le salarié n'est pas physiquement présent mais son absence est justifiée par une fiche
d'absence (motif non autorisé au badgeage).
Absent justifié par le contrat :

Fin de contrat du salarié (date de prise en compte au niveau de la fiche salarié). Les
salariés dans cet état sont visualisés sur les tableaux témoins mais ne sortent pas dans les
éditions des absents / présents.
Absent justifié par une pause sur site :

Le salarié est physiquement présent mais pas pour le système Kelio, suite à l’appui sur la
touche du terminal Pause présent sur site. Ceci est lié à la sécurité incendie.
Absent non justifié :

Le salarié n'est pas physiquement présent et il n'a pas de justification ou la demande est
dans le futur et le salarié est considéré comme Absent non justifié à ce moment-là.
Absent justifié par une absence badgée :

Le salarié est en mission (badgeage mission ou absence avec motif autorisé au
badgeage).
Absent justifié par l’horaire :

Le salarié n'est pas physiquement présent mais son absence est justifiée par son planning
horaire (jour non ouvré, horaire avec plage fixe et absent hors plage fixe).
Absent justifié par une pause payée :

Le salarié est physiquement présent mais pas pour le système Kelio, suite à l’appui sur la
touche du terminal Pause payée. Ceci est lié à certains calculs de pause payée.
83
DEMANDE D’ABSENCE
Un clic sur DEMANDE D’ABSENCE amène l’utilisateur à l’écran suivant :
Cet écran est également accessible par un clic sur Calendrier abs. depuis l’un des écrans des
demandes d’absence. Il donne un récapitulatif graphique des demandes de fiches d'absence pour
l'utilisateur en cours, qu'il soit demandeur ou valideur. S’il est exploitant avec les droits requis pour
créer des demandes d’absence pour d’autres personnes, les menus déroulants 1 lui permettent de
sélectionner la population à visualiser ainsi que le salarié de son choix.
Principe général
L’application DEMANDE D’ABSENCE remplace les demandes au format papier. Un utilisateur formule sa
demande d’absence à son valideur par le biais de Kelio Intranet. S’il est exploitant, il peut également
faire des demandes pour les utilisateurs qu’il exploite. Le valideur peut accepter ou refuser une
demande d'absence.
Le valideur n'est pas forcément unique. Dans ce cas, chaque valideur aura un valideur de niveau
supérieur défini dans sa fiche personnelle (cf. Association d’un valideur à un utilisateur, page 86).
Lorsque la demande d'absence a été validée par tous les utilisateurs concernés, elle engendre
automatiquement la création d'une fiche d'absence dans le système de gestion des temps.
En cas d’absence du valideur, la demande est transmise automatiquement (si le renvoi est activé) au
valideur de renvoi, également défini dans sa fiche personnelle.
84
Le menu de la partie gauche de l’écran 2 vous permet, si vous êtes demandeur, de :
• Calendrier abs. : consulter votre calendrier d’absences,
• Créer une demande : ajouter une demande d'absence,
• Lister demandes abs. : lister vos demandes d'absence en cours, demander la

correction/suppression d’une fiche d’absence avec les droits associés,
• Prévisions abs. : consulter les soldes et cumuls d’absence prévisionnels,
• Abs. du service : consulter le calendrier d’absence de l’ensemble de votre service.
Un cadre Demandes d’absence 3 affiche une synthèse de vos demandes en attente, validées,
refusées et en erreur. Un clic sur l’un de ces liens hypertextes vous permet d’accéder au détail de
votre demande. Vous voyez également vos soldes prévisionnels autorisés en visualisation 4 . Dans
cet encadré, il est possible de trier les soldes par ordre croissant ou décroissant, par libellé à l’aide du
bouton ou par valeur à l’aide du bouton .
Si vous êtes à la fois demandeur et valideur vous pouvez cliquer sur 5 :

- Valider : pour valider les demandes d'absence des utilisateurs dont vous êtes le valideur,
- Calendrier groupé : pour consulter les absences des utilisateurs dont vous êtes le valideur,
- Suivi : pour lister les demandes que vous avez déjà traitées, quel que soit leur état.
Un cadre A valider 6 affiche une synthèse des demandes d’absence que vous devez valider. Un clic
sur ce lien vous permet d’accéder à l’écran de validation des demandes.
En tant qu’exploitant, vous voyez également les soldes prévisionnels que vous êtes autorisé à
visualiser 4 pour le salarié dont vous avez demandé l’affichage du planning.
85
1. Principe général
Afin d’utiliser l’application DEMANDE D’ABSENCE de façon optimale, il est important de comprendre le
cheminement des demandes d’absence et leur mode de validation.
Nos exemples reprendront 3 utilisateurs :
• 1 sera seulement demandeur (S. ALTINOIS),

• 2 seront à la fois valideurs et demandeurs (S. BILBEAU, T. BILBONNEAU).
Les schémas ci-après présentent le cheminement des demandes d’absence en fonction du

demandeur et leur mode de validation. Chaque schéma rappelle pour les utilisateurs intervenant :
• son valideur
• le valideur de renvoi,
• le valideur de niveau supérieur.
Il faut veiller, dans le cas d’une validation à plusieurs niveaux, à ne pas faire boucler le circuit
des demandes d’absence sur un utilisateur.
EXEMPLES :
Le demandeur Sylvie ALTINOIS crée une demande d’absence.

La fiche est transmise à son valideur Stéphanie BILBEAU.
Stéphanie BILBEAU n’a pas de valideur de niveau supérieur ni de valideur de renvoi. La fiche peut
être validée ou refusée. Dans tous les cas, elle est renvoyée au demandeur afin de l’informer de la
décision.
Sylvie ALTINOIS
DEMANDEUR
Valideur : Stéphanie BILBEAU
Stéphanie BILBEAU
VALIDEUR NIVEAU 1 Renvoi : ---
Supérieur : ---
Refusé
Pas de renvoi
en cas Décision
d’absence
Accepté
Le dernier valideur est Stéphanie BILBEAU. La fiche est renvoyée au demandeur, validée ou refusée.
Si elle est validée, une fiche d’absence est créée dans le système de gestion des temps.
86
Le demandeur Sylvie ALTINOIS crée une demande d’absence.
La fiche est transmise à son valideur Stéphanie BILBEAU, il y a trois cas :
• si elle est absente et que le renvoi est activé, la fiche est transmise au valideur de renvoi
Thierry BILBONNEAU, ce sera lui qui acceptera ou refusera la demande, la fiche sera
ensuite transmise à son valideur de niveau supérieur (ici il n’y en a pas),
• si elle refuse la demande, la fiche est renvoyée au demandeur,
• si elle accepte la demande, la fiche est transmise au valideur de niveau supérieur Thierry
BILBONNEAU.
Sylvie ALTINOIS
DEMANDEUR
Stéphanie BILBEAU
VALIDEUR NIVEAU 1 Renvoi : Thierry BILBONNEAU
Supérieur : Thierry BILBONNEAU
Renvoi
Absent Refusé
Décision
Accepté
Renvoi : ---
Thierry BILBONNEAU Supérieur : ---
Pas de renvoi VALIDEUR NIVEAU 2
en cas
d’absence
Refusé
Décision
Accepté
Le dernier valideur est Thierry BILBONNEAU. La demande est renvoyée au demandeur, validée ou
refusée. Si elle est validée, une fiche d’absence est créée dans le système de gestion des temps.
Contrôle des demandes d’absence
Il est possible, dans le paramétrage de la Gestion des temps Kelio, ou encore dans la fiche salarié de
Gestion des temps, de mettre en place des contraintes qui permettent d’effectuer des contrôles sur les
demandes d’absence (voir manuel de gestion des temps Kelio).
Ces contrôles peuvent être bloquants et interdire la création d’une demande ne respectant pas la
contrainte, ou encore non bloquants et générer simplement un avertissement.
87
2. Principe du valideur par motif d’absence
Par motif d’absence, il est possible de paramétrer un ou plusieurs valideurs autres que le valideur
principal.
Cette fonction permet de définir pour certains motifs d'absences un valideur différent du circuit
habituel.
EXEMPLE :
Toute demande de congés pour événement familial est traitée directement par la RH.
1 2 3
Choix du
Choix des Choix de la
motif
valideurs population
d’absence
 CCS  Dupas  Usine
 Evt Fa  David  Atelier
 Déleg  Leroy  Labo
 etc.  etc.  etc.
Lorsqu'une demande d’absence par motif est faite, le valideur principal du salarié peut la visualiser
dans sa liste des demandes d'absence. Il peut la visualiser pour information mais il ne peut intervenir
dessus.
S'ils sont activés, les e-mails d'alertes sont à la fois envoyés au valideur du motif et au valideur
principal du salarié.
er
Dans le cas où plusieurs valideurs sont sélectionnés, alors le 1 qui agit sur la demande d'absence
s'attribue le suivi.
Les autres valideurs ne peuvent alors plus agir sur cette demande d'absence. Ils peuvent la suivre et
conserver la réception des alertes pour être informés.
3. Principe des valideurs parallèles

Par rôle salarié, il est possible de paramétrer plusieurs valideurs principaux.
Cette fonction permet que chaque salarié ait un ou plusieurs destinataires de ses demandes
d'absence.
Ainsi les demandes ont plus de chance d'être traitées rapidement.
Envoi de la DA en Valideur 1
simultané vers tous les
valideurs
Création Valideur 2
de la DA Traitement de la DA
Valideur 3 
Salarié
Valideur 4
DA validé
88
Chaque salarié peut avoir un ou plusieurs valideurs principaux. L'ensemble des valideurs reçoivent les
demandes d'absence et les alertes.
er
Le 1 valideur qui agit sur la demande d'absence, s'attribue le suivi. Les autres valideurs ne peuvent
alors plus agir sur cette demande d'absence. Ils peuvent la suivre et conserver la réception des
alertes pour être informés.
La notion de valideur parallèle s'applique aussi sur les valideurs supérieurs :
Chaque valideur peut avoir un ou plusieurs valideurs supérieurs. L'ensemble des valideurs supérieurs
reçoivent les demandes d'absence et les alertes.
er
Le 1 valideur supérieur qui agit sur la demande d'absence, s'attribue le suivi. Les autres valideurs
supérieurs ne peuvent alors plus agir sur cette demande d'absence. Ils peuvent la suivre et conserver
la réception des alertes pour être informés.
2 3
1
4
 VS 1
 Valideur 1
 VS 2
 Valideur 2
Création  VS 3  VS 1
de la DA
 Valideur 3  VS 4  VS 2 Etc.
 VS 3
 Valideur 4
 VS 4
DA validée
89
4. Rôle du demandeur
4.1 Visualiser son calendrier

Un clic sur CALENDRIER ABS. permet d’accéder à l’écran suivant :
Cet écran permet à un demandeur de visualiser un calendrier annuel ou mensuel 1 sur lequel sont
présentées, jour par jour, les absences qu'il a déjà posées, c’est-à-dire celles qui sont déjà validées.
Les absences sont repérées par leur abrégé et une couleur. La partie basse de l’écran donne la
légende 2 .
La barre haute de l’application 3 permet de sélectionner la période de visualisation. L’année est

sélectionnable à l’aide des boutons et permet de visualiser toutes ses absences d’une année. Le
mois se choisit de la même façon que l’année ou par un clic sur le lien correspondant.
Depuis ce calendrier, il est également possible de créer une demande d’absence, de la modifier ou de
demander sa suppression.
90
4.2 Créer une demande d’absence
Vous avez la possibilité de saisir vos demandes d’absence en mode manuel par un clic sur l’entrée de
menu CREER UNE DEMANDE ou en mode graphique. Le mode graphique est vivement conseillé afin de
gagner du temps pour une saisie de date à date.
Création en mode graphique
La création en mode graphique se fait depuis l’écran du calendrier d’absence CALENDRIER ABS. :
Pour créer une demande d’absence, vous devez :

1. Cliquer sur la date de début de l’absence (symbolisée par ),
2. Cliquer sur la date de fin de l’absence (symbolisée par ),
3. Valider le message pour afficher la demande d’absence pré-remplie.
91
1 2
Le Mode de saisie de l'absence 1 est pré-rempli (ici Date à date avec demi-journée), de même que
les dates de début et fin de l’absence. Vous pouvez apporter une précision qui permet de débuter une
absence en début d’après-midi ou de la terminer en fin de matinée 2 ou encore indiquer l’heure de
début et de fin quand il s’agit d’un mode Date à date heure à heure, p.ex.
4. Modifier si besoin ces informations.

5. Ajouter éventuellement un Commentaire à la demande 3 .
6. Sélectionner le Motif d'absence dans le tableau de la partie basse de l’écran 4 .
7. Envoyer la demande au valideur en cliquant sur le bouton Valider.
Le tableau 4 vous permet de visualiser vos soldes de congés pour la période en cours ou la période
suivante. Ces soldes tiennent compte des demandes d’absence validées et en attente de validation
dans le futur mais pas des demandes en attente dans le passé. Si vous ne voyez pas le solde associé
à un motif d’absence, cela signifie que vous n’avez pas les droits requis pour le visualiser.
Après une création de demande d’absence, l’utilisateur est dirigé vers l’écran récapitulatif de ses
demandes absences dans lequel la demande créée compte comme demande en attente de
validation. Cependant, dans certains cas, s’il y a des contrôles sur les demandes d’absence, vous
pouvez être dirigé vers un écran signalant le non respect de certains contrôles (cf. page 94).
REMARQUE :
Depuis la vue annuelle du calendrier, il est possible de cliquer sur un mois dans la barre supérieure
pour en visualiser le détail.
92
Création en mode manuel
Un clic sur CREER UNE DEMANDE permet d’accéder à l’écran suivant :
1 2
Cet écran permet à un utilisateur de créer une nouvelle demande d'absence.
Pour créer une demande d’absence, vous devez :
1. Sélectionner le Mode de saisie de l'absence 1 .

2. Renseigner les différents paramètres concernant la demande; ces paramètres changent
suivant le mode de saisie de l'absence 2 .
3. Ajouter éventuellement un Commentaire à la demande 3 .
4. Sélectionner le Motif d'absence dans le tableau de la partie basse de l’écran 4 .
Intranet effectue des contrôles lors de la création d’une demande d’absence : la

demande est valide si les soldes sont suffisants et également si toutes les contraintes de
Gestion des Temps générant des contrôles dans Intranet sont respectées. Si l’une de ces
deux conditions n’est pas vérifiée, un encadré liste les contrôles non respectés. Selon
que le contrôle est bloquant ou non , vous avez la possibilité de Modifier votre
demande, la Valider ou l’Annuler.
93
Contrôles
La mise en place des contrôles en Gestion des Temps Kelio est expliquée dans le manuel utilisateur
Kelio. Ces contrôles peuvent être :
non bloquants et générer un avertissement avec la possibilité de modifier la demande
Vous pouvez Modifier votre demande, la Valider en ignorant l’avertissement ou l’Annuler.
bloquants et interdire la création de demandes d’absence ne respectant pas les contrôles
Vous pouvez modifier votre demande en cliquant sur Modifier pour revenir sur l’écran de création ou
cliquer sur le bouton Annuler pour abandonner la création.
94
Fonctionnement en cas de mise en place de la règle standard de « débit de plusieurs soldes »
Cette fonction consiste à exécuter automatiquement un ordre de débit des soldes d’absences selon
les règles propres à votre établissement.
Une fois l’absence posée l’utilisateur visualise l’impact sur ses soldes d’absence 1 .
4.3 Consulter les demandes d’absence

Un clic sur LISTER DEMANDES ABS. ou dans le cadre Demandes d’absence permet d’accéder à l’écran
suivant :
Cet écran présente la liste des demandes d'absence effectuées par l'utilisateur 1 .
95
Il est possible d'appliquer des filtres 2 sur cette liste pour n'en faire apparaître qu'une partie. Ces
filtres permettent de :
• choisir un salarié d’une population sélectionnée 3 (avec les droits d’exploitant),

• visualiser une période de création des demandes d'absence 2 ,
• choisir l'état des demandes d'absence (toutes, en attente, validées, ...) 2 .
Pour toutes les absences listées dans la partie basse de l’écran, vous visualisez :
• la Date de début d'absence,

• la Date de fin d'absence,
• la Durée de l'absence s’il n’y a pas de date de fin,
• l'Abrégé du motif d'absence,
• l'Etat de la demande,
• le Nom du valideur,
• la Date de validation éventuelle de la demande,
• une case de sélection de la demande pour éventuellement la supprimer ou l’archiver.
A partir de cette liste, l'utilisateur peut également :
• effectuer une nouvelle demande d'absence en cliquant sur Ajouter (cf. page 93),
• modifier une demande d'absence en attente en cliquant sur la date correspondante puis en
modifiant le contenu des champs de saisie (cf. 4.4 ci-dessous),
• supprimer une demande d'absence en attente de validation, en activant la case
correspondante puis en cliquant sur le bouton Supprimer. La demande est alors
définitivement supprimée.
Il n'est pas possible de supprimer des demandes d'absences dans un état autre que "en
attente de validation".
• archiver une demande d'absence validée ou refusée en activant la case correspondante puis
en cliquant sur le bouton Archiver. Les demandes validées ou refusées ne sont plus visibles
mais peuvent être affichées en sélectionnant la visualisation des demandes archivées.
Attention, la suppression d’une demande archivée devient définitive après la purge des
demandes d’absence archivées.
REMARQUE :
Une demande d’absence déjà validée pourra être archivée mais la fiche d’absence ne sera pas
effacée.
4.4 Modifier une absence dans le futur

Il existe trois cas de modification d’une absence :
1. la modification d’une demande d’absence non validée,

2. la demande de modification d’une absence validée,
3. la demande de modification d’une fiche d’absence (uniquement pour les motifs avec les droits
associés).
Les écrans de modification sont accessibles depuis le calendrier annuel des absences ou depuis le
menu LISTER DEMANDES ABS. La procédure est la même pour vous ou pour un utilisateur que vous
gérez.
96
4.4.1 Modifier une demande d’absence non validée
Depuis le calendrier annuel des absences ou la liste des demandes, un clic sur une demande en
attente de validation affiche son détail (écran similaire à celui de création, cf. page 93).
L’état de l’absence apparaît au bas de l’écran 1 :
Il est alors possible d’effectuer une modification et de transmettre la demande modifiée en cliquant sur
le bouton Valider.
97
4.4.2 Modifier une demande d’absence validée
Depuis le calendrier annuel des absences, un clic sur une demande validée affiche son détail.
L’historique de la demande est consigné dans la zone commentaire de la fiche d’absence validée 1 :
Pour modifier la demande validée, cliquez sur Modifier. Un écran similaire à celui de création s’ouvre,
cf. page 93. Effectuez les modifications souhaitées puis cliquez sur le lien Valider. Une demande de
modification est envoyée au valideur. Après validation, la nouvelle fiche remplace la précédente.
4.4.3 Modifier manuellement une fiche d’absence

Depuis le calendrier annuel des absences, un clic sur une fiche d’absence affiche son détail. Si vous
avez les droits nécessaires pour agir sur cette absence, un clic sur Modifier ouvre un écran similaire
à celui de création, cf. page 93. Effectuez les modifications souhaitées puis cliquez sur le lien Valider.
Une demande de modification est envoyée au valideur. Après validation, la nouvelle fiche remplace la
précédente.
4.5 Supprimer une absence

Il existe trois cas de suppression d’une demande d’absence :
1. la suppression d’une demande d’absence non validée,

2. la demande de suppression d’une absence validée,
3. la demande de suppression d’une fiche d’absence (uniquement pour les motifs avec les droits
associés).
Les écrans de suppression sont accessibles depuis le calendrier annuel des absences ou depuis le
menu LISTER DEMANDES ABS. La procédure est la même pour vous ou pour un utilisateur que vous
gérez.
98
4.5.1 Supprimer une demande d’absence non validée
Depuis le calendrier annuel des absences, un clic sur une demande en attente de validation affiche
son détail (écran similaire à celui de création, cf. page 93).
L’état de l’absence apparaît au bas de l’écran 1 :
Il est alors possible de supprimer la demande en cliquant sur le bouton Supprimer.
Un clic sur LISTER DEMANDES ABS. permet d’accéder à la liste des demandes d’absence non purgées
d’un utilisateur :
Pour supprimer l’une de ces demandes, activez la case à cocher correspondante dans le tableau 1
puis cliquez sur le lien Supprimer 2 . La demande est définitivement supprimée. Immédiatement, elle
n’est alors plus visible pour le valideur.
99
4.5.2 Supprimer une demande d’absence validée
Depuis le calendrier annuel des absences, un clic sur une demande validée affiche son détail.
L’historique de la demande est consigné dans la zone commentaire de la fiche d’absence validée 1 :
Pour supprimer la demande validée, cliquez sur Supprimer 2 . Une demande de suppression est
envoyée au valideur. Le mode de validation d’une suppression de demande d’absence validée est
identique à celui d’une demande d’absence. Une demande de suppression est envoyée au valideur.
La fiche d’absence est alors supprimée lorsque la demande de suppression est validée.
Immédiatement, elle n’est alors plus visible pour le valideur.
4.5.3 Supprimer une fiche d’absence

Depuis le calendrier annuel des absences, un clic sur une fiche d’absence affiche son détail. Si vous
avez les droits nécessaires pour agir sur cette absence, un clic sur Supprimer permet de lancer une
demande de suppression. Le mode de validation d’une suppression de demande d’absence validée
est identique à celui d’une demande d’absence. Une demande de suppression est envoyée au
valideur. La fiche d’absence est alors supprimée lorsque la demande de suppression est validée.
100
4.6 Visualiser ses absences prévisionnelles
Un clic sur PREVISIONS ABS. permet d’accéder aux soldes et aux cumuls prévisionnels d'absence pour
vous ou pour un utilisateur que vous gérez. Les cumuls peuvent être affichés pour arrêtés à la fin de
l’exercice en cours ou à la fin de l’exercice (voir page 42).
Les soldes prévisionnels sont listés dans un premier tableau qui rappelle :
• l’Abrégé du solde et son Libellé,
• l’Unité utilisée,
• la valeur actuelle du solde et la date du jour,
• la valeur prévisionnelle du solde à la fin de l’année en cours,
• le nombre d’heures ou de jours acquis sur cette période,
• le nombre d’heures ou de jours pris sur cette période.
Les cumuls d’absence prévisionnels sont listés dans un second tableau qui rappelle :
• l’Abrégé de l’absence et son Libellé,
• l’Unité utilisée,
• la valeur actuelle du cumul et la date du jour,
• la valeur prévisionnelle du cumul à la fin de l’année en cours,
REMARQUES :
Si le solde a été initialisé, le solde prévisionnel est donné à la veille de la date d'initialisation.
Le bouton Rafraîchir permet d'actualiser les résultats. Le prévisionnel tient compte de toutes les
demandes d'absence en attente ou validées, y compris des demandes en attente dans le futur.
101
4.7 Visualiser le calendrier de son service
Un clic sur ABS. DU SERVICE permet d’accéder à l’écran suivant :
Cet écran permet à un demandeur de visualiser un calendrier mensuel 1 sur lequel sont présentées,
jour par jour, les demandes d’absence de tous les utilisateurs du service, en attente ou non. La partie
basse de l’écran donne la légende 2 .
Ici, seule l’étendue des absences est donnée, les motifs d’absence ne sont pas précisés par mesure
de discrétion.
La barre haute de l’application 3 permet de sélectionner la période de visualisation. Le mois se

choisit à l’aide des boutons et ou par un clic sur le mois souhaité.
102
5. Rôle du valideur
5.1 Valider une demande d’absence

Un clic sur VALIDER permet au valideur d’accéder à l’écran suivant :
Il est possible d'appliquer des filtres 1 sur cette liste pour n'en faire apparaître qu'une partie. Ces
filtres permettent de :
• visualiser une période de création des demandes d'absence,
• choisir l'état des demandes d'absence :
o les demandes d’absence en attente des utilisateurs dont il est valideur,
o les demandes d’absence qu’il a refusées,
o les demandes d’absence acceptées s’il est le dernier valideur,
o les demandes « Pour information » s’il est valideur intermédiaire (en activant la case
correspondante 2 ).
Il peut accepter ou refuser une demande en attente en changeant son état à l’aide du menu déroulant
correspondant 3 .

• la Date de début de l’absence,
• la Date de fin de l’absence,
• la Durée de l’absence s’il n’y a pas de date de fin,
• le Motif d’absence,
• la présence éventuelle d’une Anomalie.
Le lien Activer mon renvoi 4 permet au valideur, en cas d’absence, d’activer le renvoi vers le
ou les utilisateurs définis dans sa fiche. Le valideur a la possibilité de choisir ses valideurs de
renvoi lors de l’activation. Le principe des valideurs parallèles s’applique.
103
REMARQUES :
Le lien Activer mon renvoi n’est disponible que dans le cas où le valideur de renvoi est paramétré.
L’icône indique qu’une contrainte appliquée aux demandes d’absence n’est pas respectée (voir
page 94).
Cas particulier d’une demande ne respectant pas les contrôles

Lorsque l’icône est affichée en tête d’une demande, cela signale qu’une contrainte appliquée aux
demandes d’absence n’est pas respectée (voir page 94).
Un clic sur la demande vous amène alors à l’écran suivant :
Vous avez la possibilité de saisir un commentaire 1 à l’attention du demandeur afin qu’il modifie
éventuellement sa demande. Vous pouvez également valider la demande en cliquant sur le bouton 2
après avoir changé son état 3 .
5.2 Visualiser le calendrier d’absence d’un groupe

Un clic sur CALENDRIER GROUPE permet au valideur d’accéder à l’écran suivant :
La partie centrale de l’écran 1 permet de visualiser les jours d’absence des utilisateurs dont il est le
valideur. La légende 2 des motifs d’absence se trouve au bas de l’écran.
104
La barre haute de l’application 3 permet de sélectionner la période de visualisation. L’année est
sélectionnable à l’aide des boutons et , le mois se choisit par un clic sur le lien correspondant.
5.3 Suivre des demandes transmises à vos valideurs supérieurs

Un clic sur SUIVI permet au valideur d’accéder à l’écran suivant :
La partie centrale de l’écran 1 permet de visualiser les demandes d’absence que l’utilisateur a
validées et qui ont été transmises à son valideur supérieur. La légende 2 des demandes d’absence
se trouve au bas de l’écran.
La partie haute de l’écran 3 permet de sélectionner les demandes à visualiser, en fonction de la

période ou encore de leur état chez le valideur supérieur.
105
6. Rôle de l’exploitant
Un utilisateur possédant ayant un rôle d’Exploitant pourra agir en lieu et place d’un demandeur dont il
est effectivement Exploitant. Ses droits précisent les informations qu’il peut alors créer, modifier,
supprimer, etc. Par exemple, un exploitant peut créer une demande d’absence à la place d’un
collaborateur. Cependant, il ne pourra pas avoir plus de droits que les demandeurs dont il est
exploitant : si l’un des demandeurs qu’il exploite n’est pas autorisé à visualiser ses soldes de congés,
il ne les visualisera pas non plus.
Les menus déroulants Population et Salarié permettent à l’exploitant de choisir le demandeur
souhaité :
La sélection de Tous dans le menu déroulant Salarié, permet de visualiser le calendrier groupé de la
population sélectionnée.
7. Rôle de l’administrateur
L’administrateur peut visualiser et trier toutes les demandes d’absence de Kelio Intranet dans
ADMINISTRATION > DEM ABSENCES (cf. Visualiser et trier les demandes d’absence, page 95).
106
DÉCLARATION DE BADGEAGES
Un clic sur DECLARATION DE BADGEAGES amène l’utilisateur à l’écran suivant :
Une déclaration est effectuée par un utilisateur et transmise à un autre utilisateur que l’on appellera le
valideur. Ce dernier l’accepte ou non.
Le valideur n’est pas forcément unique. Dans ce cas, chaque valideur a un valideur de niveau
supérieur défini dans le module de Droits Kelio (voir manuel utilisateur du module de Droits Kelio).
Lorsque la déclaration est validée par tous les utilisateurs concernés, elle engendre la création de
badgeages dans le système de gestion des temps.
En cas d’absence du valideur, la déclaration est transmise automatiquement (si le renvoi est activé)
au valideur de renvoi, également défini dans la fiche utilisateur.
L’écran précédent donne un récapitulatif des déclarations pour l'utilisateur en cours, qu'il soit
demandeur ou valideur.
1 En tant que demandeur, vous visualisez le nombre de vos déclarations :

o en attente,
o validées,
o refusées,
o en erreur (par exemple celles pour lesquelles il n’y a aucun valideur).
2 En tant que valideur, vous visualiser également le nombre de déclarations que vous devez
valider.
3 Le menu présent dans la partie gauche de l’écran permet au demandeur de consulter, ajouter,
modifier ou supprimer une ou plusieurs déclarations en cliquant sur Déclarer.
4 Le valideur peut accéder à l’écran de validation des demandes d'absence des utilisateurs en
cliquant sur le bouton Valider.
107
1. Principe
Afin d’utiliser l’application DECLARATION DE BADGEAGES de façon optimale, il est important de
comprendre le cheminement des déclarations et leur mode de validation.
Nos exemples reprendront 3 utilisateurs :
- 1 sera seulement demandeur (S. ALTINOIS),

- 2 seront à la fois valideurs et demandeurs (S. BILBEAU, T. BILBONNEAU).
Les schémas ci-après présentent le cheminement des déclarations en fonction du demandeur et leur
mode de validation. Chaque schéma rappelle pour les utilisateurs :
- leur valideur,
- le valideur de renvoi,
- le valideur de niveau supérieur.
Il faut veiller, dans le cas d’une validation à plusieurs niveaux, à ne pas faire boucler le circuit
des déclarations sur un utilisateur.
EXEMPLES :
1. Le demandeur Sylvie ALTINOIS crée une déclaration de badgeage.

2. La fiche est transmise à son valideur Stéphanie BILBEAU.
3. Stéphanie BILBEAU n’a pas de valideur de niveau supérieur ni de valideur de renvoi. La
déclaration peut être validée ou refusée. Dans tous les cas, elle est renvoyée au demandeur
afin de l’informer de la décision.
Sylvie ALTINOIS
DEMANDEUR
Stéphanie BILBEAU
VALIDEUR NIVEAU 1 Renvoi : ---
Supérieur : ---
Refusé
Pas de renvoi
en cas Décision
d’absence
Accepté
4. Le dernier valideur est Stéphanie BILBEAU. La déclaration est renvoyée au demandeur,

validée ou refusée. Si elle est validée, un badgeage est créé dans le système de gestion des
temps.
108
1. Le demandeur Sylvie ALTINOIS crée une déclaration de badgeage.
2. La fiche est transmise à son valideur Stéphanie BILBEAU, il y a 3 cas :
a. si elle est absente et que le renvoi est activé, la déclaration est transmise au valideur
de renvoi Thierry BILBONNEAU, ce sera lui qui acceptera ou refusera le badgeage, la
déclaration sera ensuite transmise à son valideur de niveau supérieur (ici il n’y en a
pas),
b. si elle refuse le badgeage, la demande est renvoyée au demandeur,
c. si elle accepte le badgeage, la demande est transmise au valideur de niveau
supérieur Thierry BILBONNEAU.
Sylvie ALTINOIS
DEMANDEUR
Stéphanie BILBEAU
VALIDEUR NIVEAU 1 Renvoi : Thierry BILBONNEAU
Supérieur : Thierry BILBONNEAU
Renvoi
Absent Refusé
Décision
Accepté
Renvoi : ---
Thierry BILBONNEAU Supérieur : ---
Pas de renvoi VALIDEUR NIVEAU 2
en cas
d’absence
Refusé
Décision
Accepté
3. Le dernier valideur est Thierry BILBONNEAU. La demande est renvoyée au demandeur,

validée ou refusée. Si elle est validée, un badgeage est créé dans le système de gestion des
temps.
REMARQUE :
En tant qu’exploitant, il est également possible d’effectuer des déclarations pour un tiers si le profil
exploitant attribué dans le module de droits l’autorise. Pour cela, il faut sélectionner le salarié souhaité
dans le menu déroulant présent en haut de l’écran :
109
2. Rôle du demandeur
Un clic sur DECLARER permet d’accéder à l’écran suivant :
4 5 6
1 2
Cet écran permet à un utilisateur de visualiser, créer, modifier, supprimer ses déclarations de
badgeage.
Pour chaque déclaration vous visualisez :
1 la Date et l’Heure de la déclaration.

2 le Motif d’absence éventuel.
3 un éventuel Commentaire. Un clic dans le champ de commentaire permet de saisir un
commentaire directement depuis l’écran ci-dessus, sans passer par une fiche de journalière de
déclaration.
4 son Etat.
5 le Nom du valideur.
6 la Date éventuelle de validation de la déclaration de badgeage.
7 le Total des heures déclarées et le Cumul théorique sur la semaine choisie.
8 Depuis cet écran, vous pouvez directement envoyer un message électronique au valideur en
cliquant sur . Un survol de la souris de l’icône affiche les badgeages déjà existantes de la
journée.
110
2.1 Créer/modifier une déclaration de badgeage
Vous pouvez créer ou modifier des déclarations directement depuis l’écran principal :
1. Placer le curseur dans le premier champ de saisie du jour choisi,
2. Saisir l’heure des badgeages à déclarer,
3. Ajouter un commentaire dans le champ prévu à cet effet,
Si les 4 champs prévus pour la saisie sont déjà utilisés, il est possible d’ajouter des champs de saisie
supplémentaires en cliquant sur . Les colonnes sont alors numérotées pour que l’on sache où l’on
se trouve dans la grille des déclarations de badgeages.
Il est également possible de visualiser le détail des déclarations sur une journée :
1 Cet écran présente la liste de tous les badgeages déclarés pour ce jour par l’utilisateur.
2 Un tableau rappelle à l’utilisateur le total des heures déclarées ainsi que le cumul théorique pour
la journée en cours de visualisation.
3 L’historique de la déclaration est également affiché au bas de l’écran.
L’ajout, la modification et la suppression de badgeages sont également possibles depuis cet écran.
Toute action doit être validée par un clic sur Valider.
REMARQUES :
Une déclaration de badgeage déjà validée peut être supprimée, les badgeages déclarés
correspondants ne sont pas supprimés dans le système de gestion de temps.
Les badgeages réalisés sur une badgeuse Kelio Visio ne peuvent pas être modifiés à partir des
déclarations de badgeages.
Les badgeages réalisés entre la déclaration et sa validation seront conservés.
111
2.2 Créer/modifier une déclaration de badgeage d’absence
Depuis l’écran de détail des déclarations d’une journée, il est également possible d’ajouter des
déclarations de badgeages d’absence ou de mission.
Pour ajouter un badgeage d’absence ou de mission, vous devez :
1 Saisir l’Heure du badgeage dans le champ.

2 Sélectionner le Motif dans le menu déroulant.
3 Cliquer sur le bouton Valider.
112
3. Rôle du valideur
3.1 Valider les déclarations

Un clic sur VALIDER permet au valideur d’accéder à l’écran suivant :
Cet écran permet à un valideur de visualiser 1 (selon le filtrage demandé) :
• les déclarations en attente des utilisateurs dont il est valideur,

• les déclarations qu’il a refusées,
• les déclarations acceptées s’il est le dernier valideur.
Il peut accepter ou refuser l’ensemble des déclarations en attente en changeant leur état à l’aide du
menu déroulant 2 . Toute action doit être validée par un clic sur Valider 3 .
Depuis cet écran, le valideur peut également activer le renvoi des déclarations qui lui sont destinées
en cliquant sur le lien Activer mon renvoi vers […].
Pour chaque demandeur, vous visualisez :
• le Nombre de déclarations,
• le Numéro de badge du demandeur,
• la Date de la première demande,
• la Date de la dernière demande,
• l’Etat des demandes (validée, refusée ou en attente).
113
3.2 Valider une seule déclaration
L’écran suivant est accessible par DECLARATION DE BADGEAGES > VALIDER puis un clic sur le
demandeur :
3
1
La partie haute de l’écran 1 permet de visualiser les badgeages déclarés pour le jour et l’utilisateur
choisis. La validation de la déclaration se fait en changeant son état à l’aide du menu déroulant 3 .
La partie basse de l’écran présente un tableau 2 qui rappelle à l’utilisateur le total des heures
déclarées ainsi que le cumul théorique pour la semaine en cours de visualisation.
Il est également possible d’effectuer une validation depuis l’écran de détail journalier de la déclaration
de badgeage (clic sur la date du jour dans le tableau ci-dessus).
114
L’administrateur peut visualiser et trier toutes les déclarations de Kelio Intranet dans ADMINISTRATION >
DECL. BADGEAGES.
Cet écran permet à l’administrateur :
• de supprimer une déclaration pour un utilisateur et un jour donnés,

• de définir le nombre maximum de renvois 3 de la déclaration,
• d’ajouter un commentaire qui apparaîtra lors de toute création de déclaration 4 .
La suppression s’effectue en sélectionnant la déclaration à l’aide de la case à cocher correspondante

1 puis en cliquant sur Supprimer.
Des filtres 2 permettent de sélectionner les déclarations entre deux dates ou en fonction de leur état.
115
DÉCLARATION D’ACTIVITES
Dans leur Espace personnel, les salariés disposent d’un écran de saisie hebdomadaire permettant
très rapidement de déclarer les heures passées par projet, tâche, client, etc. Un clic sur DECLARATION
D’ACTIVITE amène l’utilisateur à l’écran suivant :
3 4
Cet écran permet à un utilisateur de visualiser, créer, modifier, supprimer ses déclarations d’activité.
1 Sélectionner la semaine à afficher (par défaut la semaine en cours) en indiquant une date via
le calendrier, puis cliquer sur OK, ou utiliser les flèches et .
Selon vos droits utilisateurs, vous visualisez pour chaque déclaration :
2 les horaires et absences ainsi que les heures travaillées (issues des badgeages).
3 la liste des activités de la semaine et les activités favorites de l’utilisateur. L’icône indique
s'il s'agit d'une activité favorite.
Pour ajouter une activité, cliquer sur Ajouter Activité / Centre de charges. Sélectionner les
éléments souhaités et confirmer le choix par Valider.
116
En cas d’erreur de saisie et tant que la semaine n’a pas encore été validée, un clic sur
permet de revenir sur la sélection des activités et/ou centres de charges. Pour qu’une activité
reste dans la liste pour la prochaine ouverture de l’écran, il faut l’ajouter aux favoris. Pour
cela, cliquer sur l’icône qui change de couleur. Quand elle est jaune, cela signifie que
l’activité fait partie des favoris. Répéter la procédure pour ajouter d’autres favoris.
modifiés. Selon les droits de l'utilisateur, les durées sont affichées en heures/minutes,
heures/centièmes ou en pourcentage.
5 Le système affiche les totaux de temps d’activité déclarés de chaque jour. S’il y a une
incohérence de durées déclarées, le total s’affiche en rouge, accompagné de l’icône (un
survol de la souris vous indique de quelle anomalie il s’agit).
6 Lorsque l’utilisateur remplit un champ, un lien hypertexte apparaît proposant la saisie d’un
Commentaire. Une fois le commentaire renseigné, enregistrer en cliquant sur Valider.
L’icône indique alors s’il y un commentaire sur la journée ou non. Un survol de la souris
affiche le texte du commentaire. Tant que la semaine n’a pas encore été validée, le
commentaire peut être modifié.
Une fois la semaine validée, le commentaire ne peut être ni modifié ni supprimé.
Un clic sur le lien Historique affiche la liste des modifications des déclarations de la journée.
On y trouve les informations suivantes :
- La Date et l’Heure de l'action,
- L’Action : Déclaré (salarié), Visé (exploitant) ou Modifié et visé (exploitant) ainsi
que la liste des activités enregistrées avec les durées respectives,
- Le Nom/Prénom de l'utilisateur,
- Le Commentaire.
Pour valider l’ensemble des informations renseignées dans cet écran, il suffit de cliquer sur Valider.
117
REMARQUE :
Le nombre de jours dans le passé pour lesquels des déclarations peuvent être faites est défini dans le
menu Paramétrage de l’Administration Intranet.
1 Sélectionner le jour à afficher (par défaut le jour en cours) en indiquant une date via le
calendrier, puis cliquer sur OK, ou utiliser les flèches et .
modifiés. Selon les droits de l'utilisateur, les durées sont affichées en période : vous devrez
saisir une heure de début et une heure de fin pour chaque activité.
3 Vous pourrez visualiser un bilan des déclarations effectuées et restantes à faire sur la
semaine en cours ainsi que d’éventuelles anomalies générées.
4 Vous pourrez visualiser les badgeages réalisés au cours de la journée en question.
118
TRANSFERT DE COMPTE
1. Principe général
Cette fonction permet au salarié, via son Espace personnel, de soumettre à validation sa propre
répartition de valeurs, résultats… entre ses différents compteurs.
Par exemple, le salarié pourra :

• choisir le nombre d’heures qu’il souhaite se faire payer parmi ses heures supplémentaires
obtenues,
• transférer son solde de congés payés dans son compte épargne temps (CET),
• transformer ses heures de déplacement en heure de récupération,
• etc.
Salarié Exploitant
(Espace personnel) (Espace personnel)
Demande
DEMANDE VALIDE
prise en
Compteur A Compteur B
compte par
le système
+ MODIFIE + 2
REFUSE
Demande de transférer 3
heures supplémentaires Réception d'un mail
dans son compteur de repos d'avertissement
compensateur
Après avoir activé l’option dans le module Installateur, l’exploitant devra paramétrer une fiche de
transfert de compte puis donner les droits au salarié.
2. Créer une demande

Dans leur Espace personnel, les salariés disposent d’un écran permettant très rapidement de
demander le transfert d’heures d’un de leurs compteurs vers un autre.
Cet écran permet à un utilisateur de visualiser, créer, modifier, supprimer ses demandes de transfert
de compte.
119

• la Date d'exécution de la fiche,
• le Type de transfert de compte (libellé de la fiche),
• le Compteur d’origine,
• la Valeur du compteur d’origine à la date d'exécution,
• la Valeur transférée,
• le Compteur destinataire,
• la Valeur du compteur destinataire à la date d'exécution (valeur prévisionnelle si la
demande n'est pas validée ou dans le futur),
• le Nom du valideur (non renseigné si la demande est en attente),
• une case de sélection de la demande 1 pour éventuellement la supprimer ou l’archiver.
Pour effectuer une demande, le salarié doit :
1. Cliquer sur le bouton Ajouter. 2

2. Sélectionner le Type de transfert dans le menu déroulant. Le système affiche le commentaire
associé à la fiche sélectionnée.
3. Choisir la Date d'exécution du transfert selon la période paramétrée dans la fiche de transfert
de compte (cf. manuel Kelio). Ce choix peut être une date, la semaine en cours jusqu'à la
semaine -5, le cycle en cours ou précédent, la période en cours ou précédente, l'année en
cours ou l'année précédente (par rapport à la dernière date de RAZ du compteur).
4. Saisir la Valeur à transférer.
5. Ajouter éventuellement un Commentaire.
6. Valider la saisie. Un résumé de la demande s’affiche à l’écran.
7. S’il n’y a pas de modification, cliquer sur Confirmer, sinon sur Modifier.
120
Il est également possible d’Archiver ou de Supprimer 2 une demande de transfert de compte
en cliquant sur les boutons correspondants.
La demande est créée et en attente de validation chez l’exploitant.
3. Modifier une demande

Si la fiche est dans l'état « validée », le salarié ne peut pas la modifier. Il doit alors faire une nouvelle
demande ou demander au valideur de sa demande de la modifier.
Pour les fiches dans l’état « en attente » ou « refusée », le salarié doit cliquer sur un champ de la
demande ; une boîte de dialogue s’ouvre. Il faut alors suivre les étapes 2 à 7 décrites ci-dessus.
4. Supprimer une demande

Uniquement les demandes dans l’état « en attente » peuvent être supprimées.
Pour supprimer l’une de ces demandes, activez la case à cocher correspondante dans le tableau puis
cliquez sur le lien Supprimer. La demande est définitivement supprimée. Immédiatement, elle n’est
alors plus visible pour le valideur.
121
ALERTES ET SUIVI
Les e-mails d’alerte et de suivi ne sont pas matérialisés par un menu dans Kelio Intranet. Ce sont en
réalité des e-mails envoyés automatiquement dans les cas suivants :
• E-mails de suivi : anomalies de la gestion des temps de présence, suivi des demandes
d’absence en attente, des déclarations de badgeages et d’activités,
• Alertes : création, validation, refus, renvoi ou transmission de demandes d’absence ou
déclarations de badgeages, activités au valideur supérieur ou modification fiche salarié.
Les alertes sont envoyées automatiquement par le système et sont uniquement liées aux droits des
utilisateurs s’ils ont une adresse e-mail valide. Les e-mails de suivi, quant à eux, sont entièrement
paramétrables par l’administrateur.
Le contenu des e-mails de suivi peut différer suivant le paramétrage défini par l’administrateur dans
les fonctions automatiques. Celui-ci choisit :
• la fréquence, l’heure,... d’envoi du suivi des anomalies de la gestion des temps de

présence (cf. INSTALLATEUR > FONCTIONS AUTOMATIQUES),
• le contenu des mails de suivi pour la gestion des temps de présence (voir manuel Module
de Droits Kelio),
• la fréquence, l’heure,... d’envoi du suivi des demandes d’absence en attente (cf.
Installateur > Fonctions automatiques).
2. Rôle du destinataire
Les e-mails d’alerte informent les utilisateurs sur les événements de création, modification, validation,
etc. des demandes d’absence et déclarations de badgeages, activités.
Les e-mails de suivi des anomalies ou des demandes d’absence en attente sont destinés à regrouper
périodiquement les informations nécessaires à un utilisateur qui gère une population. Pour les
anomalies, selon le paramétrage retenu (cf. manuel Kelio), le résumé de l’anomalie (type d’anomalie)
et sa description (jour et heure d’un badgeage en dehors des plages fixes par exemple) seront
affichés ou non. Pour les demandes d’absence en attente, l’e-mail de suivi permet l’accès direct aux
demandes d’absence listées.
REMARQUE :
Lorsqu’un valideur a activé un renvoi, les mails d’alertes correspondants sont automatiquement
envoyés au valideur de renvoi paramétré dans sa fiche utilisateur.
122
COMMENT FAIRE POUR...
Ajouter un badgeage
Résultats personnels > Badgeages > “date du badgeage”
 Saisir heure  Valider
Ajouter un badgeage de mission

Résultats personnels > Badgeages > “date du badgeage”
 Saisir date et heure  Cocher un motif  Valider
Badger une entrée/sortie

Badgeuse virtuelle > Badger une entrée/sortie
Badger une mission

Badgeuse virtuelle > Badger une mission
 Sélectionner un motif  Valider
Consulter des badgeages

Résultats personnels > Badgeages
 Cliquer sur un jour du calendrier
Consulter son crédit/débit

Badgeuse virtuelle > Consulter le crédit/débit
Créer une déclaration

Déclaration de badgeages > Déclarer > “jour”
 Saisir les heures des badgeages  Valider
Créer une demande d’absence

Demande d’absence
 Cliquer sur la date de début  Cliquer sur la date de fin  OK  Sélectionner un motif 
Valider
Modifier un badgeage
Résultats personnels > Badgeages > “jour” > “heure”
 Changer l’heure  Valider
Modifier une déclaration

Déclaration > Déclarer > “jour dans le calendrier” > “heure”
 Effectuer les modifications  OK
Modifier une demande d’absence

Demande d’absence > Lister demandes abs > “demande à modifier”
 Effectuer les modifications  Valider
Supprimer un badgeage
Résultats personnels > Badgeages > “jour dans le calendrier”
 Coche de sélection  Supprimer  OK
Supprimer une déclaration

Déclaration > Déclarer > “jour” > “heure”
 Supprimer cette déclaration
Supprimer une demande d’absence

Demande d’absence > Lister demandes Abs
 coche de sélection  Supprimer
Valider une déclaration

Déclaration > Valider > “nom du demandeur” > “jour de la déclaration”
 Modifier l’état dans le menu déroulant  Valider
Valider une demande d’absence

Demande d’absence > Valider > “nom du demandeur”
 Menu déroulant  Valider
123
RÉSOLUTION DES PROBLÈMES
Ce chapitre doit vous aider à résoudre les éventuels problèmes qui peuvent survenir lors de
l’utilisation de Kelio Intranet. En composant le numéro de la Hotline, les techniciens BODET pourront
résoudre d’éventuels problèmes comme ceux exposés ci-dessous.
1. Les messages d’erreur

L’utilisateur de Kelio Intranet peut rencontrer deux types d’erreurs :
• les déconnexions dues à un temps d’inactivité prolongé,

• les messages dus à une erreur de manipulation.
Quelle que soit l’erreur rencontrée, il convient de noter avec précision le contenu du message car
celui-ci peut aider à trouver l’origine du problème.
1.1 Déconnexion de l’utilisateur
Afin de ne pas multiplier les connexions inutiles à Kelio Intranet, le temps d’inactivité est limité par
défaut à 600 minutes, soit 10h par mesure de sécurité. Si l’utilisateur n’utilise pas le module durant
10h et qu’il souhaite reprendre son activité, le message ci-dessus apparaît, lui demandant de se
reconnecter. Il doit cliquer sur Identification et ressaisir son identifiant et son mot de passe.
Ce temps d’inactivité est visualisable et paramétrable dans le module Superviseur > CONF.
PROPERTIES > SESSION > SESSION.TIMEOUT.
124
1.2 Erreurs de manipulation
Lors d’une erreur de manipulation dans un écran quelconque de Kelio Intranet, un message écrit en
rouge apparaît dans la partie supérieure de l’écran :
Le contenu du message d’erreur inscrit en rouge peut être très divers :
“Attention, la clé n’est plus détectée. Le délai de remise en place de cette dernière expire dans N
jour(s).”
La protection par clé USB a été retirée du port USB du serveur Kelio Intranet. N est alors le nombre
de jours durant lesquels l’application sera utilisable. L’utilisateur doit contacter la personne qui gère
Kelio Intranet.
“Informations incorrectes, veuillez saisir à nouveau votre mot de passe.”
Ce message apparaît lorsque l’utilisateur souhaite changer son mot de passe mais qu’il s’est trompé
en saisissant son ancien mot de passe. Il doit ressaisir son ancien mot de passe.
“Informations incorrectes. Veuillez saisir à nouveau votre identifiant et votre mot de passe.”
Ce message apparaît lorsque l’utilisateur a été supprimé du système de Gestion des Temps. Il doit
contacter l’administrateur de Kelio Intranet ou celui du système de Gestion des Temps.
125
2. Trucs et astuces
2.1 La langue de Kelio Intranet est incorrecte

La langue de Kelio Intranet dépend de la langue de l’explorateur Internet. Si la langue est incorrecte,
vous devez modifier celle qui est paramétrée dans le navigateur puis fermer celui-ci et le rouvrir. Si le
problème persiste, contactez votre responsable informatique.
2.2 Les liens du module ne fonctionnent pas

Lorsque l’utilisateur clique sur les liens de Kelio Intranet, rien ne se passe et l’écran reste le même.
Les scripts ne sont probablement pas activés dans les options Internet du navigateur. L’utilisateur doit
contacter son responsable informatique.
2.3 Kelio Intranet ne charge pas les bonnes pages

Lorsque l’utilisateur clique sur un lien, la page affiche des informations incohérentes. Dans les options
Internet du navigateur, le paramétrage des fichiers Internet temporaires est certainement tel que le
navigateur ne vérifie pas s’il existe un enregistrement plus récent de la page demandée. Par exemple
l’heure et la date ne sont pas actualisées. L’utilisateur doit contacter son responsable informatique afin
de revoir le paramétrage du navigateur.
126
CONCLUSION
Ce guide doit vous permettre d’utiliser au mieux le système Kelio Intranet.
En cas de problème, notre assistance téléphonique est disponible. Avant de joindre ce service,
vérifiez que le problème provient du logiciel Kelio Intranet et n’est pas un problème informatique
interne, un problème de câblage, … et qu’il ne peut pas être résolu par ce manuel.
Enfin, prenez soin de rechercher exactement l’origine de votre problème en suivant la démarche
suivante :
• arrêtez et redémarrez votre ordinateur,

• refaites la manipulation en notant votre démarche,
• munissez-vous de votre numéro de dossier.
Si vous avez des remarques concernant nos produits ou nos prestations, vous pouvez les envoyer à
notre service marketing à marketing@bodet-software.com ou encore à l’adresse :
Service Marketing BODET

CS 40211
49302 CHOLET Cedex
Pour toute question non abordée dans ce manuel, veuillez prendre contact avec notre service
commercial.
127
GLOSSAIRE
Activité :
Le terme « activité » désigne une tâche qui peut être effectuée par les salariés de l’entreprise. Les
activités répondent à la question Que fait le salarié ?
Centre de charges :
Les centres de charges répondent à la question Pour qui ou pour quoi travaille le salarié ? Les centres
de charges peuvent être des projets, des clients, des produits, des chaînes de fabrication, …
Coefficient :
Le coefficient définit la position du salarié. Il lui permet de se situer dans la hiérarchie définie par la
classification (dans la convention collective dont il dépend) et constitue un élément de contrôle des
minima de salaire correspondants par exemple.
Contrat de travail :
Dans Kelio, le Contrat de travail correspond à ce que l’on appelle parfois « contrat horaire ». Il est
exprimé en pourcentage et correspond à par exemple à un temps plein s’il est égal à 100% ou à un
mi-temps s’il est égal à 50%.
Crédit/débit :
Avance ou retard par rapport à l’horaire théorique devant être effectué.
Par exemple : 7h00 de temps théorique à faire dans la journée.
Un salarié est payé pour 8h00 de travail, son crédit/débit est de +1h.
Un salarié est payé pour 6h00 de travail, son crédit/débit est de -1h.
Cumul normal :
Nombre d’heures de travail qui ne sont pas des heures supplémentaires et qui correspondent aux
heures de travail que le salarié doit faire dans l’entreprise.
Cumul effectif :
Le cumul effectif correspond à la somme des heures travaillées par le salarié plus les absences
considérées comme du temps de travail (par exemple les formations).
Cumul payé :
Le cumul payé est égal à la somme du cumul effectif plus les absences définies comme payées (par
exemple les congés payés).
Cumul théorique :
Durée de travail à réaliser par le salarié.
Déclaration :
Demande formulée par un utilisateur à son valideur afin de déclarer un badgeage ou un temps.
Demande d’absence :
Demande formulée par un utilisateur à son valideur afin de planifier une absence.
128
Fiche d’absence :
Absence planifiée. Une demande d’absence acceptée engendre la création d’une fiche d’absence
dans le système de gestion des temps.
Heures spéciales :
Heures effectuées pendant des plages de temps bien précises et payées à un taux différent de la
normale.
Heures supplémentaires :
Heures effectuées au-delà de la durée légale et payées à un taux différent des heures normales.
Modulation :
Possibilité de faire varier les horaires en fonction de la charge de travail et de ne plus raisonner sur
une base hebdomadaire de 35h00 pour le calcul des heures supplémentaires.
Exemple :
- Modulation annuelle.
- Objectif de 1600h à faire sur l’année.
- Seules les heures faites au-delà de 1600 heures annuelles seront considérées comme
des heures supplémentaires.
Mission :
Cas particulier d’absence payée, temps de travail effectif effectué à l’extérieur de l’entreprise. Cette
absence peut être badgée avec l’application “Badgeuse virtuelle” de Kelio Intranet.
Prime :
Somme d’argent versée au salarié lorsqu’il travaille dans des conditions plus pénibles que la normale.
Profil :
Un profil permet de définir un ensemble de droits aux différentes applications de Kelio Intranet. Ainsi,
l’administrateur peut affecter les droits de façon groupée.
Par exemple : Le profil “Production” est défini avec seulement les droits pour la Badgeuse virtuelle.
Alors l’administrateur peut associer ce profil à tous les opérateurs sur chaîne sans
rechercher tous les droits à affecter lors du paramétrage de chaque utilisateur.
Récupération :
Possibilité de faire plus d’heures que la normale en horaire fixe pour pouvoir s’absenter ensuite (pour
un pont par exemple).
Repos compensateur :
Repos accordé au salarié lorsqu’il fait des heures supplémentaires et travaille plus d’un certain
nombre d’heures par semaine.
En parallèle, le système compte les heures supplémentaires contingentées dans un compteur annuel.
Les heures supplémentaires contingentées sont les heures faites au-delà d’une certaine limite
hebdomadaire.
Si ce compteur annuel dépasse une certaine valeur appelée contingent d’heures supplémentaires,
alors :
- vous devez avoir l’accord de l’inspecteur du travail pour continuer à faire des heures
supplémentaires,
- si l’accord est donné, le mode de calcul du repos compensateur est changé.
129
Solde de modulation :
Le solde de modulation fonctionne comme le crédit/débit, il peut être positif ou négatif. Il varie en
fonction de l’horaire de référence dans les limites définies.
Par exemple : Horaire de référence 35h00, minimum 30h00 et maximum 40h00.
- Le salarié travaille 32h00, son solde de modulation est de -3h00.
- Le salarié travaille 28h00, son solde de modulation est de -7h00.
- Le salarié travaille 38h00, son solde de modulation est de +3h00.
- Le salarié travaille 41h00, son solde de modulation est de +5h00.
Valideur :
Utilisateur habilité à accepter ou refuser les demandes d’absence d’autres utilisateurs.
130
INDEX
Contrat .......................................................................... 56
Changement ............................................................. 62
A Contrôle technique ....................................................... 66
A propos ........................................................................ 22 Crédit/débit ............................................................ 26, 27
Absence Consultation ............................................................. 46
Calendrier ................................................................. 78 Cumuls
Cumuls ................................................................ 40, 41 Consultation ............................................................. 47
Demande................................................................... 15 Graphe ...................................................................... 47
Fiche .......................................................................... 39 Prévisionnels............................................................. 42
Mode de saisie .......................................................... 92
Planning .......................................................... 104, 105 D
Prévision ................................................................... 42
Visualisation .............................................................. 38 Déclaration.................................................................... 15
Activité ...................................................... 23, 28, 29, 128 Activité.................................................................... 116
Du salarié .................................................................. 58 Badgeages............................................................... 107
Par défaut ................................................................. 58 Création .................................................................. 110
Activités Validation ............................................................... 113
Contrôler ................................................................... 74 Déconnexion ............................................................... 124
Déclarer .................................................................. 116 Demande d’absence ..................................................... 15
Suivi individuel .......................................................... 74 Administration ........................................................ 106
Synthèse.................................................................... 75 Création .............................................................. 91, 93
Administration......................................................... 13, 17 Modification ..................................................95, 97, 98
Aide ............................................................................... 12 Planning .................................................................... 90
Alertes Prévisionnel ............................................................ 101
Administration ........................................................ 122 Principe ..................................................................... 86
Destinataire ............................................................ 122 Renvoi ....................................................................... 86
Renvoi ..................................................................... 122 Solde ......................................................................... 95
Suppression .................................................95, 99, 100
Validation ............................................................... 103
B Visualisation ............................................................. 90
Badgeage ....................................................................... 34 Départs anticipés et retards .......................................... 49
Ajout ......................................................................... 35 DIF ................................................................................. 67
Consultation .............................................................. 34 Dossier
Détail ......................................................................... 35 Utilisateur ................................................................. 57
Mission ...................................................................... 36
Modification.............................................................. 35 E
Suppression............................................................... 35
Badger Editions ......................................................................... 50
Activité .......................................................... 23, 28, 29 Emploi ........................................................................... 56
Entrée/Sortie ............................................................ 25 Changement ............................................................. 63
Mission ...................................................................... 25 Entretiens ...................................................................... 68
Badgeuse virtuelle ................................................... 14, 23 Erreur .......................................................................... 124
Banque .......................................................................... 65 Evolution interne .......................................................... 69
Biométrie....................................................................... 59 Expériences professionnelles ........................................ 68
C F
Calendrier de messagerie .............................................. 59 Fiche d’absence
Capacités ......................................................................... 7 Consultation ............................................................. 37
Carrière interne ............................................................. 68 Détail ........................................................................ 39
Catégorie Graphe ...................................................................... 38
Affectation ................................................................ 58 Modification ............................................................. 37
Changement.............................................................. 62 Formation ..................................................................... 67
Centre de charges ..................................... 23, 28, 29, 128
Du salarié .................................................................. 58
Par défaut ................................................................. 58
G
Coefficient ............................................................... 56, 63 Groupe de lecteurs ................................................. 60, 70
Changement.............................................................. 63
Commentaires ......................................................... 56, 58
Compétences................................................................. 68
H
Compteur ...................................................................... 45 Handicap ....................................................................... 66
Configuration .................................................................. 7 Historique ........................................................62, 75, 117
Contact .......................................................................... 56 Horaire
131
Affecter ..................................................................... 57 S
Changement.............................................................. 62
Santé ............................................................................. 66
Service ........................................................................... 55
I Changement ............................................................. 62
Identité .................................................................... 56, 64 Solde ............................................................................. 43
Initialisation .............................................................. 77
Prévisionnels............................................................. 42
L Statut ............................................................................ 56
Listes ............................................................................. 21 Catégoriel ................................................................. 63
Familial ..................................................................... 65
Professionnel ............................................................ 63
M Suivi
Message d’erreur ........................................................ 124 Formation ................................................................. 67
Modulation .................................................................... 48
Graphe ...................................................................... 48 T
Mon planning ................................................................ 51
Tableau témoin ....................................................... 15, 82
Transfert de compte ............................................. 72, 119
P Demande .................................................................. 73
Paramétrage Modification ..................................................... 73, 121
Affichage ................................................................... 21 Suppression ............................................................ 121
Global ........................................................................ 21 Validation ................................................................. 72
Parcours scolaire ........................................................... 67 Transport ...................................................................... 65
Permis de conduire ....................................................... 66
Pièce identité ................................................................ 65 U
Planning
Absence .......................................................... 104, 105 Utilisateur ..................................................................... 59
Du service ............................................................... 102 E-mail ........................................................................ 21
Personnel .................................................................. 90 Profil ....................................................................... 129
Planning du service ....................................................... 52
V
Q V.A.E.............................................................................. 68
Qualification .................................................................. 63 Valideur ....................................................................... 103
Par motif ................................................................... 88
Parallèle .................................................................... 88
R Véhicule ........................................................................ 66
Résultats
Groupe ................................................................ 15, 53
Personnels .......................................................... 14, 31
132

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Kelio Intranet

MODULE ADMINISTRATION ............................................................................................................... 17

BADGEUSE VIRTUELLE ..................................................................................................................... 23

RÉSULTATS PERSONNELS ............................................................................................................... 31

EXPLOITATION D’UN GROUPE ......................................................................................................... 53

TABLEAU TÉMOIN VIRTUEL .............................................................................................................. 82

DEMANDE D’ABSENCE ...................................................................................................................... 84

DÉCLARATION DE BADGEAGES .................................................................................................... 107

DÉCLARATION D’ACTIVITES ........................................................................................................... 116

TRANSFERT DE COMPTE ................................................................................................................ 119

ALERTES ET SUIVI ............................................................................................................................ 122

COMMENT FAIRE POUR... ................................................................................................................ 123

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES ..................................................................................................... 124

CONCLUSION .................................................................................................................................... 127

GLOSSAIRE ....................................................................................................................................... 128

INDEX .................................................................................................................................................. 131

Les applications de Kelio Intranet disponibles :

Serveur de base de données

Postes clients légers et/ou riches

2.1.1 Connexion depuis le portail

Accès depuis un QR-Code

L’affichage sera similaire à celui d’un Smartphone mais en plus grand.

Badger ses entrées/sorties

Relevé des badgeages effectués

2.1.3 Personnalisation du compte

Les écrans de Kelio Intranet se présentent toujours de la même façon :

- Dem absences pour lister les demandes d’absence,

- Décl. badgeages pour lister les déclarations de badgeage,

- Renvois en cas d’absence pour activer le renvoi en cas d’oubli,

- Paramétrage pour effectuer le paramétrage du module,

- A propos pour consulter l’à propos.

Indépendamment de l’option Kelio Analytics un salarié peut, selon ses droits :

- L’activité en cours est rappelée à l’utilisateur.

Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + activée, mode expert :

- L’activité en cours est rappelée à l’utilisateur.

2.4 Résultats personnels

• vérifier vos données de Gestions de temps,

• gérer leurs données de Gestions de temps,

2.6 Tableau témoin virtuel

2.7 Demandes d’absence

• consulter son calendrier d’absence ou celui de son service,

Le valideur (cf. Glossaire, page 128) peut :

• accepter ou refuser des demandes d’absence,

2.8 Déclaration de badgeages

• consulter ses déclarations,

2.10 Transfert de compte

Par exemple, le salarié pourra :

Cette application propose une barre de menus qui va donner accès :

- aux demandes d’absence non purgées,

On retiendra le principe général :

1. Création des profils

Pour chaque demande, vous visualisez :

Pour chaque déclaration, vous visualisez :

Le paramétrage global consiste à renseigner les données suivantes :

Cette page rappelle :

• La version de votre Kelio Intranet.

• badger ses entrées/sorties,

L’application BADGEUSE VIRTUELLE peut se présenter de 3 manières selon l’activation ou non de

Les 3 types d’écran sont les suivants :

Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + non activée :

1 Le nom de l’utilisateur connecté apparaît dans la partie centrale de l’écran.

1 Le nom de l’utilisateur connecté apparaît dans la partie centrale de l’écran.

Option Kelio Analytics ou Kelio Analytics + activée, mode expert :