Consultation n° …/2023

CAHIER DES charges

Pour la sélection d’un prestataire pour une mission de

numérisation des archives

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 Table des matières
1. Contexte du projet.........................................................................................................................................3
2. Objectif du projet...........................................................................................................................................3
2.1. Conditions et forme requise du prestataire...............................................................................................3
3. Consistance de la mission..............................................................................................................................3
3.1. Volumétrie des archives à traiter...............................................................................................................3
3.2. Prestation attendue du prestataire............................................................................................................3
3.2.1. Exigences en matière de numérisation.............................................................................................5
3.2.2. Livrables attendus............................................................................................................................7
4. Durée de la mission de numérisation............................................................................................................8
5. Exigences d’offre :..........................................................................................................................................8
6. Exigences en matière d’établissement des coûts...........................................................................................9
7. Expériences professionnelles (joindre les attestations / les Procès verbale /Curriculum
vitae ………………………………….10

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 1. Contexte et justification
Le ministère de l’agriculture a décidé de mener une opération de numérisation et indexation de son
archive
. Cette opération a pour objectifs :
- De feuilles A4,A3 …………
- Créer des indexe pour chaque dossier afin de faciliter la recherche et bien organiser ses
archives

2. Contexte du projet
Dans le cadre du projet de numérisation Le ministére de l’agriculture lance le présent appel d’offre
pour la numérisation de ses archives :

3. Objectif du projet
L’objectif de ce projet consiste à permettre à Le ministére de l’agriculture de disposer de son fonds
documentaire en format numérique et ce, en procédant à :

- L’identification des documents éligibles à la numérisation suite à l’inventaire exhaustif des

archives existantes.
- Numérisation des dossiers Administratifs et techniques

3.1. Conditions et forme requise du prestataire

Les prestataires sont tenus de présenter une seule et unique offre. Les offres doivent être envoyées à la
………………………………………………………… ou déposées au bureau d’ordre, le cachet de la
poste, l’avis d’expédition ou la décharge de la …………. Faisant foi et parvenir exclusivement sous pli
fermé, ne portant aucune autre indication ou marque sauf la mention : « Offre de la mission de
numérisation …………… / A ne pas ouvrir » au nom ………………………………., et ce, au plus
tard le …………………….. Date limite de réception des offres, le cachet du bureau d’ordre faisant foi.
Tout pli déposé ou reçu peut être retiré ou remplacé par le prestataire avant le jour et l’heure fixé par la
réception des offres.

4. Consistance de la mission
4.1. Volumétrie des archives à traiter
Le ministère l’agriculture, dispose aujourd’hui d’un volume de xxxxxxxxx ( document ,rapport, et à
traiter réparti comme suit :

Typologies et formats des

Type des archives Volume (Boites/ pages)
archives
A définir A définir A0/A3/A4

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 4.2. Prestation attendue du prestataire
Le prestataire retenu doit assurer les travaux suivants :
1. L’identification, l’inventaire et le tri des documents éligibles à la numérisation ;
2. La reconstitution et rassemblement des dossiers dans la mesure du possible selon les services
producteurs des documents et selon l’ordre établi au niveau du référentiel archivistique de la
direction……………………………….. (De compléter la liste des documents mentionnés au
niveau dudit référentiel au cas échéant)
3. La numérisation des documents de chaque dossier tout en proposant une méthode de travail
adéquat (Types de scanner adaptés aux formats des documents ………., démarche et étapes de
la numérisation qui assure les liens entre les documents et les dossiers y afférents)
4. La présentation des mesures adaptées pour assurer la sécurité et la confidentialité de traitement
physique et numérique de la présente mission.

WorkFlow Production Description de la tâche à accomplir Responsable de l’action

Phase 1 : Préparation des dossiers

Élimination des agrafes, spirales ou autres et · Le prestataire

ajuster les documents

Phase 2 : Prénumérisation

Organisation des dossiers pour optimiser le · Le prestataire

processus de numérisation

Phase 3 : Numérisation
Numérisation des dossiers et enregistrement · Le prestataire
des fichiers scannés dans le serveur
temporaire

Phase 4 : Indexation

Respecter le plan de classement physique

indexation Respecter les champs d’index citer ci-dessus
 Cote · Le prestataire
 Code à barres

1. Validation ou rejet des dossiers

contrôlés par sondage avant
· Le prestataire
publication
2. Collecte des dossiers rejetés par le

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 système pour réintégration dans la
phase 3

4.2.1. Exigences en matière de numérisation

a. Typologie documentaire à numériser
Il s’agit d’une documentation du ministère de l’agriculture des documents en format divers :
A0,A2,A3, A4, , etc…. Tous les documents peuvent exister en couleur ou en noir et blanc.

b. Exigences en matière de numérisation des dossiers

Les travaux de numérisation du fond d’archives de Le ministère de l’agriculture seront assurés en
interne dans les locaux de l’institution. Le soumissionnaire est appelé à mobiliser, pour la durée de la
mission, les moyens nécessaires et suffisants pour la réalisation des travaux en question, à savoir :

- Les ressources humaines nécessaires, spécialisées et qualifiées pour les travaux

- Les équipements (matériel & logiciel) nécessaires pour les travaux de scan de masse, de
traitement d’images, d’indexation simple et automatique, de contrôle qualité, de recherche et
suivi des travaux avec le traitement des anomalies.
- Une méthodologie de travail détaillant la chaine de numérisation à suivre ainsi que les aspects
de sécurité nécessaire à prévoir et à respecter pour le bon déroulement de la mission de
numérisation.

Le prestataire doit fournir une réponse aux exigences de numérisation énumérées dans le tableau ci-
dessous. Les réponses dans ce tableau sont marquées dans le cadre de la méthodologie du prestataire
pour assurer la tâche. Les équipements mobilisés seront récupérés par le prestataire à la fin de la
mission.
Le prestataire doit indiquer dans sa méthodologie comment il a l’intention d’exécuter le
processus de numérisation du début à la fin

- Dans la colonne « Réponse du prestataire », le prestataire doit fournir une brève réponse, mais peut
se référer à du texte ou à des documents supplémentaires pour expliquer plus en détail comment il
entend satisfaire à l’exigence.
- Dans la colonne « Exigence », les abréviations suivantes ont la signification ajoutée :
- « O » -Obligatoire ;

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Exigences minimales en matière de numérisation des documents
N° Besoins Exigence Réponse du Description
prestataire restreinte de la
méthodologie
adaptée
1. Des scanners professionnels A3 /A4 O
(mode de numérisation Couleur A
200/300 dpi / recto, verso)
2. Equipe de travail professionnelle O
(chef de projet et agents
d’exécution)

3. Désagrafe et préparation des O

documents pour numérisation

4. Génération des codes à barres pour O

chaque document / dossiers ou sous-
dossiers à utiliser (à proposer et
convenir avec le bénéficiaire)

5. Rattacher les codes à barres à O

chaque document/dossier à
numériser

6. Numérisation des documents en O

format de sortie PDF, PDF/A ou
autre (à proposer et à convenir avec
le bénéficiaire)

7. Conception documentaire à mettre O

en place après validation du
bénéficiaire et de ministère

8. Indexer le document numérisé selon O

l’index suivant ( XML ,
TEXTE,CSV , connexion Base de
données)

9. Nommer le document numérisé O

selon une règle de nommage à poser
et valider

10. Reconditionnement et reclassement O

des dossiers numérisés

11. Transfer des compétences O

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 4.2.2. Livrables attendus
A ce stade, le prestataire est tenu de livrer à la direction …………………. ; les livrables suivant :

- Une base de données d’index des dossiers numérisés (en format à convenir avec le bénéficiaire)
- Une base de documents et des fichiers obtenus en format PDF , PDF/A,DWF (selon format et
plan de classement à convenir avec le bénéficiaire)

5. Durée de la mission de numérisation

La mission est prévue pour une durée de ……… à dater de la date de la notification de l’ordre de
service prescrivant le commencement d’exécution du marché.
Si les obligations mises à la charge du titulaire ne sont pas entamées………. réserve le droit, sans
qu’il y ait mise en demeure préalable, de résilier le marché.
Si le délai global ou les délais partiels ne sont pas respectés, le titulaire encourra une pénalité de
……..jour de retard sans toutefois dépasser les ……..du montant du marché.
Les pénalités seront déduites de la retenu de garantie.

6 . Visite des lieux et étude de la situation des archives objet de la présente mission :
Le prestataire est tenu de rendre visite au lieu de conservation des documents et archives à l’adresse
« ……………………………………………………..» afin d’évaluer les conditions de conservation , l’état
des archives, la nature et la typologie des archives à traiter

Les dates de visites par les prestataires doivent être respectées et ne dépassant pas le ../.. / .. ,

Toute demande de visite des lieux par le prestataire hors le délai déjà fixé est refusée

1. Exigences d’offre :
5.1 Documents de l’offre

Le soumissionnaire doit présenter dans son offre :

 Une description détaillée de la méthodologie à suivre pour les services proposés,

 Une description détaillée pour les étapes des projet (tri, préparation, scan, traitement d’images,
indexation, remis en état des archives, sauvegarde, etc.)
 Description détaillée des formats des livrables
 Le CV des experts affectés à la mission,
 Description détaillée des matériels utilisé pendant la période de projet
 RNE Garanti par le Registre national des entreprises datant de moins de trois mois à la date
d’ouverture des offres et l’activité est liée à l’archivage ou à des services informatiques
similaires

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5.3 Ressources affectées au projet
 Agent de Numérisation
Un Chef projet numérisation

Diplôme : BAC + 3 informatique / gestion des archives / GED ou équivalent

Nombre d’années d’expérience dans les projets similaires de numérisation : 3 ans au moins

Nombre de références dans les projets similaires : 2 projets au moins

Technicien numérisation / vidéo-codeur

Diplôme : BAC +3

Nombre d’années d’expérience dans les projets similaires de numérisation : 1 année au moins

Nombre de références dans les projets similaires : 2 au moins

Nombre de techniciens : à préciser par le soumissionnaire

Archiviste

Diplôme : BAC +3 / gestion des archives ou équivalent

Nombre d’années d’expérience dans les projets similaires de numérisation et gestion des archives (inventaire,
classement) : 2 années au moins

Nombre de références dans les projets similaires : 2 au moins

Nombre d’archivistes : à préciser par le soumissionnaire

5 Références soumissionnaire

Le soumissionnaire doit avoir réalisé au moins :

 Trois (3) projets de numérisation de documents avec Minimum de 6000 dossiers traits
par projet.
 3 ans d’expérience dans le projet de numérisation.
 Attestation, procès-verbaux de bonne exécution légalisé
 Curriculum vitae des archivistes

2. Exigences en matière d’établissement des coûts

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A définir