5.

1 Note de présentation de la méthodologie à suivre par la réalisation de la mission

1 Objectifs de la mission

Les principaux objectifs de la mission consistent à :

• Doter l’OTDAV d'une base de données exhaustive, fiable, et comportant toutes les informations
nécessaires et utiles sur ses immobilisations ;

• S’assurer que le fichier de gestion des immobilisations permet leur suivi permanent en vue de garantir:

- La protection du patrimoine de l’OTDAV;

- La meilleure utilisation des immobilisations;
- La disponibilité de toute information utile concernant les immobilisations pour les besoins de la
comptabilité financière, la comptabilité de gestion ou autres besoins en informations.

• Développer les procédures de gestion des immobilisations en place, et former le personnel clé à cet
effet.

Pour atteindre ces objectifs, nous procèderons à :

- Un inventaire physique général et exhaustif des immobilisations de l’OTDAV;

- L'étiquetage des immobilisations de l’OTDAV par des étiquettes comportant le code unique de
chaque immobilisation;
- Un rapprochement entre les résultats d’'inventaire physique et les données comptables ;
- Une analyse des écarts relevés ;
- L'apurement des instances ;
- La mise à jour du fichier des immobilisations.

Pour réaliser la mission d’inventaire physique des immobilisations, le groupement prévoit :

- Une mise en place une équipe compétente et qualifiée.

- Une conduite sous la supervision du Chef de mission, Mr Abderrazek SOUEI, disposant d’une large
expérience des procédures et des comptes, ainsi qu’en assistance et conseil comptable, et de
l’organisation des entreprises, ayant participé à diverses mission d’inventaire physique des
immobilisations de sociétés, de rapprochement des résultats d’inventaire physique avec les
données comptables, d’analyse des écarts relevés, et de l’apurement comptable...
Le Groupement va procéder et mettre en œuvre un Plan d’Assurance Qualité (PAQ), pour garantir une
qualité certaine de la mission, dès le lancement de la mission, en étroite coordination avec les services de
l’OTDAV, pour l’élaboration des programmes d’intervention et l’exécution des travaux, sous la conduite
du chef de mission, via des réunions de suivi et de reporting d’évolution de l’avancement des travaux, et
de réalisation de la mission. Des rapports écrits seront communiqués à l’OTDAV pour information et
discussion, et les écarts d’inventaires relevés font l’objet d’analyse et de discussion avec les services de
l’OTDAV, nécessitant la demande des documents et justificatifs pour analyse et propositions des écritures
d’apurement comptable objet de validation par les services de l’OTDAV.

 L’audit de comptes de diverses entreprises publiques et privées, sous la supervision du

responsable de la mission, telles que La Société Tunisienne de l’Electricité et du Gaz,
Groupe Tunisair, les Ciments d’Oum El Kelil, La Compagnie des phosphates de Gafsa… ont
permis à M. Abderrazek SOUEI d’acquérir une large connaissance de la gestion ainsi que
des problèmes de suivi des immobilisations de ces Sociétés, constituant ainsi un des
facteurs de réussite de la conduite et de l’achèvement de la mission d’inventaire physique
des immobilisations de l’OTDAV, en toute rigueur avec une qualité certaine et dans les
délais convenus.

2 Description détaillée de l’intervention

La mission est répartie en quatre (4) phases.

Les travaux de toutes les phases énumérées ci-après feront l’objet d’un rapport provisoire et d’un rapport
définitif à faire approuver par l’OTDAV.

Les travaux relatifs à la présente mission seront réalisées en 4 phases successives consistant à :

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

Inventaire Codification et Rapprochement Définition des

physique apposition des de l’inventaire améliorations et
codes sur physique avec la mise en place des
chaque comptabilité et nouvelles
immobilisation saisie des procédures pour
recensée données et la gestion
écritures comptable et
comptables extra-comptable
des
immobilisations

Ces différentes phases sont reprises et détaillées ci-après.

 Phase 1 - Inventaire physique

Les principales tâches à réaliser dans cette 1ère phase seront réalisées en 3 étapes et sont résumées dans
les points suivants :

Etape 1 : Le Groupement fera une bonne compréhension du système de gestion des immobilisations de
l’OTDAV : Procédures déjà en place, logique des flux au sein de l’OTDAV, diagnostic des anomalies
existantes… Le Groupement identifiera les sites à inventorier et élaborera un planning d’intervention, en
concertation avec l’OTDAV.

Etape 2 : Le Groupement élaborera la procédure d’inventaire des immobilisations à exécuter compte tenu
des spécificités de l’OTDAV : Les procédures à élaborer doivent tenir compte des spécificités de l’OTDAV.
Lors de cette étape, nous assurerons :
- La définition des objectifs de chacune des procédures;
- Le champ d’application;

 Les procédures élaborées constitueront pour l’OTDAV un outil méthodologique

permettant de reconduire avec efficacité les opérations d’inventaires futurs.

Etape 3 : Durant cette étape, le Groupement effectuera les travaux d’inventaire de l’ensemble de l’actif
immobilisé de l’OTDAV, et effectuera la saisie de l’inventaire physique et édition des états d’inventaire
par site : Le fichier d’inventaire des immobilisations à élaborer, doit comprendre notamment et non
exclusivement :
- La description du bien (caractéristiques techniques, marque, modèle,...)
- L'emplacement géographique (Unité, Direction, pôle, Département, Service, Etage, Bureau,...)
- La codification des articles
- L'affectation du bien (entité, responsable, quantité,...)
- L'état du bien à la date du recensement
- Le prix d'acquisition du bien recensé
- La date d’acquisition
- Les numéros d’inventaire actuels
- Existence des prises en charge du matériel
- Etc...

A l’issue de cette étape, nous produirons une note technique définissant la nomenclature des
immobilisations, les résultats de l’inventaire physique ainsi que les fiches de recensement.

Cette 1ère phase aboutira par conséquent à :

• L’inventaire exhaustif des immobilisations corporelles et incorporelles ainsi les mobiliers de

bureaux suivant un planning arrêté conjointement par l’OTDAV et le chef de la mission.
• Arrêté d’une base de données des immobilisations inventoriées physiquement « base d’inventaire
physique. »
• L’intégration dans les rapports cités ci-haut des documents, procédures et commentaires éventuels
utilisés pour cette opération d’inventaire physique.
 Phase 2 - Codification et apposition des codes sur chaque
immobilisation recensée

Durant cette phase, le Groupement effectuera les tâches suivantes :

Etape 1 : Concevoir un système de codification des immobilisations. Il jugera de la pertinence à intégrer

la nomenclature existante de l’OTDAV en totalité ou partiellement dans le système de codification. Au cas
où le chargé de la mission jugerait que la nomenclature existante est inexploitable pour atteindre les
objectifs de cette mission il sera appelé à concevoir un système de codification indépendant de la
nomenclature de l’usine.

Dans ce cas, le Groupement procèdera à concevoir une nomenclature des appellations standard : Cette
nomenclature, qui sera élaborée de concret avec l’OTDAV, permettra d’identifier un bien de manière
exclusive. Elle servira à élaborer le registre d’inventaire des immobilisations ;

Le Groupement proposera ainsi une organisation de la nomenclature des immobilisations selon une
hiérarchie adaptée et dynamique.

Etape 2 : Apposer les codes sur chaque immobilisation inventoriée.

Les modèles des étiquettes d’inventaire à apposer seront convenus d’un commun accord avec les
responsables de l’OTDAV.
 Phase 3 - Rapprochement de l’inventaire physique avec la
comptabilité et saisie des données et écritures comptables

L’objectif de cette phase et le rapprochement entre l’existant, le registre d’inventaire et les

immobilisations inscrites au bilan : L’objectif de cette phase est de fiabiliser le fichier d’inventaire par son
rapprochement avec le fichier comptable reflétant le patrimoine immobilisé de l’OTDAV. Le but est
d’aboutir à une concordance entre l’inventaire physique des immobilisations et le fichier comptable.

Suite au recensement, une base de données comprenant les résultats des travaux de prise d’inventaire
et de rapprochement est établie. Ladite base de données pourra être transférée sur un support.

Cette phase permettra également le regroupement et l’identification des immobilisations complexes.

Cette phase doit aboutir à l’identification, l’analyse et la justification des écarts d'inventaire :

- Elaboration des écritures de régularisation et des réaffectations analytiques ou d’emplacement :

L’objectif de cette phase est d’aboutir à une valorisation correcte des immobilisations recensées
selon les principes comptables admis et apurer les données comptables des lignes qui n’ont pas pu
être justifiées.

A l’issue de cette phase, le Groupement fournira un rapport sur les écritures de régularisation
et d’apurement des comptes.

A l’issue de cette étape, le Groupement remettra un dossier de rapprochement et d’ajustement des

inventaires physique et comptable, le registre d’inventaire ainsi que la base de données mentionnée ci-
dessus.

Cette phase est détaillée suivant les étapes suivantes :

1) Constituer une base de données comptable « base d’inventaire comptable ». Cette étape aboutira
à la mise en place un système de codification et à la conception d’une base de données des
immobilisations : Nous préparerons et la présenterons l’architecture de la base de données qui
sera alimentée à l’issue de la prise de l’inventaire des immobilisations ;
2) Enrichir la base « d’inventaire comptable » d’informations contenues dans les factures (N° de
séries, etc...) ou par tout autre moyen.
3) Identifier des clés communes entre la base « inventaire physique » et la base « inventaire
comptable »
4) Affecter des valeurs rattachées aux immobilisations retracées comptablement et justifiées par
des pièces comptables.
5) Etablir des listes détaillées d’immobilisations existantes physiquement et non comptablement.
6) Etablir des listes détaillées d’immobilisations existantes comptablement et non physiquement.
7) Proposer des solutions d’évaluation pour les immobilisations non retracées comptablement mais
existantes physiquement.
8) Proposer les écritures de régularisation suite à ce rapprochement.
9) Etablir la liste définitive des immobilisations qui doivent figurer à l’actif du bilan de l’OTDAV.
10) Saisir les données et écritures comptables définitives par le moyen des progiciels de traitement
de la comptabilité et celui du suivi extra-comptable des immobilisations et calcul des
amortissements.
 Phase 4 - Définition des améliorations et mise en place des nouvelles
procédures pour la gestion comptable et extra-comptable des
immobilisations :

Durant cette phase, le Groupement effectuera les tâches suivantes :

• Définir les améliorations permettant de remédier aux insuffisances relevées lors de l’évaluation
de contrôle interne, de l’inventaire physique et du rapprochement de ce dernier avec l’inventaire
comptable.

• Mettre en place les nouvelles procédures pour la gestion comptable et extra-comptables des
immobilisations arrêtées suite à l’évaluation du contrôle interne, la réalisation de l’inventaire
physique et du rapprochement de ce dernier avec l’inventaire comptable.

Il est à préciser que le service de mise en place concerne les travaux suivants :

 Etablir les projets des notes de service pour les nouvelles procédures.

 Tenir des réunions avec les entités concernées de l’OTDAV afin d’expliquer ces
procédures. Un planning pour ces réunions sera arrêté conjointement par l’OTDAV et le
chargé de la mission.