LES PROCEDURES D’INVENTAIRE PHYSIQUE

INTRODUCTION
La procédure d’inventaire des stocks est un élément essentiel de l’arrêté des comptes.

En effet, l’objectif final des auditeurs et même des experts est de valoriser au plus juste un

élément de l’actif qui est non négligeable c'est-à-dire les stocks et d’émettre un avis d’expert

sur la qualité de l’information comptable de l’entreprise.

Historiquement les stocks étaient toujours valorisés à la date de clôture et plus généralement au

31 décembre de manière à déterminer de la façon la plus fiable possible le résultat de l’exercice.

L’évolution de système de comptage et de système informatique a permis en la matière quelques

évolutions. Toutefois, l’existence d’une procédure d’inventaire doit avoir pour objectif de

s’assurer que :

- la prise d’inventaire est faite correctement à savoir que les quantités retenues sont

justifiées ;

- les quantités inventoriées sont correctement évaluées.

Nous avons donc deux problématiques : une problématique de comptage et une problématique

d’évaluation. Pour satisfaire ces objectifs, une procédure rigoureuse doit être mis en place et

celle-ci sera présentée ci-après :

 La procédure d’inventaire

 La rédaction des instructions d’inventaire

 La préparation de l’inventaire

 Les objectifs du suivi de la procédure

 Les outils nécessaires au suivi

 Les difficultés de mise en œuvre

 Le rapprochement de base

 Les contrôles de cohérence et d’évaluation

 Le contrôle de la coupure ou de la césure.

 1) Les principes généraux de la procédure d’inventaire

1.1. La procédure d’inventaire

La législation oblige toute société à établir au moins une fois par an un inventaire physique des

stocks pour fiabiliser le résultat. Historiquement Les entreprises effectuaient les inventaires

physiques des stocks le dernier jour de l’exercice de manière à arrêter le résultat le plus fiable

possible. Depuis quelques années, compte tenu de l’évolution de la fiabilité du système de gestion

des stocks et du système d’inventaire permanent, les entreprises ont différés la date de

l’inventaire physique, et pouvant parfois l’effectuer au cours du mois précédent celui de la

clôture de l’exercice de manière à avoir plus de temps pour mettre en évidence le calcul des

écarts entre le stock physique et le stock théorique et de manière également à mieux valoriser le

montant des stocks.

L’inventaire d’un stock consiste à compter physiquement les articles, à les valoriser et à les

enregistrer en comptabilité.

Donc effectivement, le fait de disposer de plus de temps est un gage de fiabilité.

Disposer également de plus de temps suppose une rédaction d’une procédure d’inventaire qui

permet compte tenu de cette formalisation de s’assurer que les modalités précisées sont bien

respectées et que les régularisations qui viendront modifier les états permettront d’obtenir un

stock définitif et celui-ci étant valorisé permettra d’obtenir un état des stocks valorisés.

1.2. Les objectifs d’une procédure d’inventaire

La procédure doit permettre de s’assurer du respect des objectifs suivants :

 L’exhaustivité :

- tous les stocks existants sont inventoriés

- tous les stocks inventoriés sont comptabilisés.

 Réalité/propriété :

- seuls les stocks appartenant à l’entreprise figurent dans la liste des stocks ;

- les stocks n’appartenant pas à l’entreprise exemple les stocks en transit ne doivent

pas figurer sur la liste et ne sont pas l’objet d’un comptage physique.
  Evaluation correcte :

- les coûts de revient des stocks sont correctement évalués, et que l’entreprise dispose

d’une bonne valeur brute de manière à apprécier le montant de la dépréciation ;

- les stocks à déprécier sont correctement identifiés de manière à affecter le plus

correctement possible le montant de la dépréciation à opérer et qui permet ainsi

d’avoir une valeur nette des stocks qui sortent de la réalité.

 Enregistrement dans la bonne période :

- en effet, il est nécessaire de s’assurer que les quantités en stocks sont arrêtées aux

mêmes dates que les achats, les ventes, et les mises en production.

- En effet, il est nécessaire d’avoir une bonne coupure ou un bon rattachement entre

les opérations d’exploitations et le comptage physique des quantités en stock

 Imputation, totalisation, centralisation correctes et qu’il n’y a pas d’erreurs dans le

montant des totalisations et le montant des stocks figurant au bilan :

- les stocks inventoriés sont imputés aux bons comptes

- le listing des inventaires est correctement totalisé

- le montant des stocks au bilan correspondant au relevé d’inventaire

1.3. La démarche de l’auditeur

L’expert-comptable aura pour objectif d’assister à la formalisation de la procédure d’inventaire

et parfois à la réalisation des opérations opérationnelles des systèmes de comptages.

La démarche de l’auditeur est un peu différente de celui-ci, il procédera à :

L’observation physique est un des moyens les plus efficaces pour s’assurer de l’existence d’un

actif et que la valorisation en est correcte.

Lorsque le stock revêt une importance significative, l’auditeur généralement assiste à la prise

d’inventaire pour réunir les éléments probants suffisants et appropriés sur l’existence et l’état

du stock.

Au cours de sa démarche, l’auditeur poursuit 3 buts essentiels :

 - Avant la prise d’inventaire : obtenir la procédure d’inventaire même oralement si

cette dernière n’est pas écrite et s’assurer que l’entreprise a prévu des moyens

adaptés au recensement des actifs dans de bonnes conditions de fiabilité.

- Pendant la prise d’inventaire : assister à l’inventaire et s’assurer que les moyens

décrits pour présentés la procédure d’inventaire sont mis en œuvre de manière

satisfaisante.

- Après la prise d’inventaire : contrôler que les stocks quantifiés pendant l’inventaire

seront correctement évalués, contrôler les travaux post-inventaire et s’assurer qu’ils

ont été correctement exploités par l’entreprise de manière à déterminer une valeur

d’effectif le plus proche possible de la réalité.

2) La mise en œuvre de la procédure d’inventaire

2.1. la rédaction des instructions d’inventaire

Les instructions d’inventaire doivent être soigneusement établies et doivent préciser

notamment :

 le but de l’inventaire physique, son importance, sa date,

 la désignation des lieux et locaux où l’inventaire aura lieu.

Généralement, les procédures d’inventaire sont établies de manière permanente et sont

réactualisées chaque année.

La rédaction des procédures d’inventaire doit présentée :

 les stocks à inventorier et ceux qui ne le seront pas,

 les noms et les responsabilités des personnes affectées à l’inventaire.

 la nature des imprimés, leur objet et leurs conditions utilisations.

 les méthodes de comptage et d’enregistrement des quantités doivent figurés,

 les vérifications à opérer pour détecter les omissions,

 les précautions à prendre pour maintenir la correspondance entre les entrées et les

sorties avant et après l’inventaire et la comptabilisation des mouvements,

Parmi les stocks a ne pas inventoriés il figure par exemple les stocks qui ont fait l’objet de

comptage tournant au cours de l’exercice, les articles de faible valeur qui ont été imputés au

compte de frais lors de leur acquisition.

Concernant la nature des imprimés, il est recommandé de pré numéroté les imprimés afin de

s’assurer que tous seront restitués même lors d’absence de comptage.

Et concernant les méthodes de comptage, un double comptage peut être effectué par des

personnes différentes et parfois particulièrement utiles lorsque les articles ont de forte

valorisation.

La méthode de comptage est fondamentale afin de ne pas recenser plusieurs fois le même stock.

Il peut être convenu dans le cas des stocks en rayon par exemple de commencer de gauche à

droite ou de bas en haut.

Quant aux précautions à prendre, il faut déterminer si tous les articles inventoriés concordent

avec les listes d’inventaire. Lors de l’inventaire, l’entreprise peut décider d’arrêter tout

activité ; les entrées et les sorties de stock n’auront donc pas lieu durant tout l’inventaire, ou

d’inventorier tout en restant en activité. Dans ce cas là, les entrées et les sorties doivent être

identifiées pour pouvoir être retraités dans le cas de l’inventaire physique.

Egalement concernant la rédaction d’instructions d’inventaire, il est nécessaire :

 d’indiquer sur les imprimés d’inventaire les articles qui paraissent usagés, anciens ou à

rotation lente de manière à pouvoir estimer dans les meilleures conditions le montant

de la dépréciation à opérer dans le cas du calcul de la provision pour dépréciation des

stocks.

2.2. La préparation de l’inventaire

Certaines précautions sont essentielles à la préparation d’un inventaire :

Il faut pouvoir réunir des conditions de base à savoir :

 La compétence et l’intégrité du personnel chargé des stocks,

 Les définitions des fonctions parfaitement claires et précises attachés à chaque

personne qui interviendra dans le cadre de l’inventaire physique,

 Les outils adaptés aux besoins de l’entreprise.

En effet, le personnel chargé des stocks doit être compétent, intègre pour limiter les risques de

vols, de perte et de détérioration. Il faut situé le travail et montrer la responsabilité de chacun.

S’agissant des outils adaptés à l’entreprise pour atteindre les objectifs, il peut s’agir compte

tenu des différentes activités de l’entreprise, d’une simple calculette, d’une échelle, mais

également lorsque nous sommes dans une activité de distribution, de disposer de chariots

élévateurs ou de treuils de qui permet de se déplacer dans les entrepôts.

Concernant la préparation de l’inventaire, il faut aussi prévoir :

 La circulation de l’information adaptée à chacun,

 La protection des stocks par des assurances appropriées.

Egalement concernant la préparation de l’inventaire, il faut s’assurer que chaque mouvement de

stock est bien opéré en vertu des autorisations appropriées. C'est-à-dire que :

 L’autorisation de tout mouvement de stock doit être fait par une personne habilitée

et compétente,

 La matérialisation de toute entrée ou sortie de stock doit être formalisé par un

document écrit, et signé par le magasinier

Les personnes qui peuvent être en charge d’autorisations peuvent appartenir soit au service des

achats, soit au service de fabrication, soit au service des ventes et l’organisation est variable en

fonction des entreprises et des secteurs d’activité rencontrés.

Concernant le contrôle de la césure des stocks :

 Les transactions effectuées doivent être rattachées aux exercices concernés. Et il y

a lieu également dans le cas de la préparation de l’inventaire de s’assurer de

l’identification des stocks détenus par des tiers de manière à pouvoir isoler :

 Le stockage dans plusieurs dépôts répartis sur la totalité du territoire,

 Les marchandises qui pourraient être dans des locaux extérieurs à l’entreprise et

détenus par des tiers.

Concernant la césure des stocks, une procédure particulière doit être mis en place pour s’assurer

que la coupure des exercices est fait de manière correcte. La procédure de rapprochement entre

les bons de réceptions et les factures peut permettre une césure satisfaisante.
Concernant le stockage dans plusieurs entrepôts la procédure doit prévoir la réalisation du

contrôle physique périodique par le personnel local et par ailleurs l’inspection régulière des lieux

par le représentant du siège ainsi que la définition de règles précises à appliquer au traitement

des marchandises en transit à la date de la prise d’inventaire.

Au sujet du stockage chez les tiers, la procédure doit comporter la tenue d’un fichier dans

l’entreprise spécifique à ses articles et la confirmation écrite des quantités à la clôture de

l’exercice.

Egalement, concernant toujours la préparation de l’inventaire, les méthodes de recensement

doivent permettre de faciliter le comptage physique des stocks. En conséquence, il est

nécessaire de s’assurer au préalable des opérations de comptages du rangement des articles à

savoir séparer les articles obsolètes de ceux n’appartenant pas à l’entreprise, de rapprocher les

articles disperser dans plusieurs lieux de stockage, de permettre:

 de façon à faciliter le comptage de tous les produits à la clôture de l’exercice,

 et également de permettre des contrôles tournants. Le contrôle tournant se repartis

tout le long de l’exercice sur la base d’un inventaire permanent et des contrôles

tournants effectués à des dates proches de la réalisation de l’inventaire physique

dispense parfois de comptage particulier lors l’inventaire général annuel.

Egalement concernant les méthodes d’évaluation des stocks, il est nécessaire :

 de donner des définitions précises des principes comptables de l’entreprise par

référence aux principes généralement admis.

 et également de s’assurer que nous avons bien une séparation des fonctions à savoir

les équipes de comptages doivent être différentes de celles qui enregistrent.

L’idéal en la matière est que les fonctions suivantes soient accomplies par des personnes

différentes dans les entreprises d’une certaine importance. En effet, les achats, la réception, le

magasinage, le paiement, la fabrication des expéditions, la comptabilisation et la saisie de

l’inventaire doivent être faites par des personnes différentes.

 3) Le suivi de la procédure pendant l’inventaire

3.1. Les objectifs du suivi de la procédure

Le suivi de la procédure d’inventaire porte essentiellement sur la façon dont la prise d’inventaire

est effectuée.

Les objectifs sont multiples. En effet, il convient de :

 s’assurer du respect des instructions préalablement mises en place et préalablement

retenues dans le cadre de la définition des règles de gestion ;

 s’assurer que tout élément existant physiquement est recensé ;

 s’assurer que tout élément recensé existe physiquement.

3.2. Les outils nécessaires au suivi

Pour effectuer le suivi des stocks, certains outils sont nécessaires.

A savoir, il est nécessaire d’avoir des équipes de comptage particulièrement formés et auxquelles

la procédure d’inventaire aura été présentée.

Il convient également de réaliser des sondages pour vérifier que la qualité des informations

portées sur les fiches ou feuilles de comptages sont conforme aux attentes de la direction et

des auditeurs ; et enfin, il faut s’assurer que les réalisations des décomptes consignés dans des

dossiers sont suffisamment bien formalisés pour permettre un contrôle ultérieur de l’inventaire

définitif et une analyse des écarts ultérieurs entre le stock théorique et le stock permanent.

Il faut savoir que ces contrôles ne sont pas exhaustifs et que généralement ceux-ci sont

pratiqués par sondage et ces sondages ont pour effet de recenser un certain nombre de …

physique pour s’assurer que les montants relevés par les équipes de comptage sont correctes.

Egalement dans les outils nécessaires au suivi d’une procédure d’inventaire, il convient de

s’assurer que les relevés des informations nécessaires au contrôle des chevauchements ou de la

séparation des exercices ont été effectués. En conséquence, il sera généralement opportun de

retenir les 5 derniers ou 6 derniers bons de livraison et bons de réception ayant fait l’objet de

mouvement des stocks.

Concernant le contrôle des références qui sont valorisées, généralement seul représentant un

montant important qui est l’objet de contrôle particulier.

Egalement en terme de suivi, on sera amené à faire un contrôle du contenu des références

emballées par rapport aux étiquettes afin de s’assurer que les quantités mentionnées sur les

cartons correspondent bien aux montants réellement conditionnés.

Egalement concernant le suivi, on s’assurera que les références à faible rotation sont toujours

présentes dans les stocks et également des contrôles particuliers seront réalisés sur des

références sans mouvement. Le fait qu’il n’y ait pas de mouvement sur une référence ne dispense

pas le comptage des stocks à la clôture de l’exercice parce que l’absence de mouvement

permettrait de détecter en fait une disparition de ces références due à une obsolescence ou un

problème de qualité.

Concernant aussi les outils nécessaires au suivi, il est généralement pratiqué un contrôle des

mouvements de stocks pendant l’inventaire et notamment si l’entreprise continue son activité

pendant les prises d’inventaire.

Egalement, sont nécessaires au suivi des stocks, des relevés ou photocopies de fiches articles

pour vérifier qu’elles ne seront pas modifiées ultérieurement.

3.3. Les difficultés de mise en œuvre

Ceux-ci peuvent être de différents ordres et notamment liés aux difficultés de mesure ou aux

difficultés d’appréciation de la qualité :

 Problèmes liés à la mesure : certains produits ou articles peuvent poser des

problèmes de mesure généralement liés aux activités des entreprises. Ainsi, ces

problèmes sont généralement bien maîtrisés par les professions concernées et de

nature lorsqu’on fait face à une situation nouvelle de s’enquérir auprès de

professionnels du même secteur des méthodes utilisées pour les comptages à réaliser.

En effet, les problèmes rencontrés peuvent nécessiter des techniques de conversion et

exiger des comptages de quantités importantes de petites pièces et dans ce cas, on utilisera un

comptage d’un étalon que l’on applique au poids de leurs fonds de caisse ou également des

comptages des produits pondéreux comme le charbon, les minerais, le café qui nécessitent des

techniques particulières.

 Problèmes liés à la qualité : l’identification de la nature, de l’usure ou de la

dépréciation de certains produits peut parfois poser des problèmes techniques et

ceux-ci pourront être résolus en faisant appel à un technicien spécialisé en

 effectuant des analyses sur des échantillons prélevés lors de l’inventaire physique et

c’est le cas notamment pour les vins.

4) Le suivi de la procédure après inventaire

4.1. Le rapprochement de base

Dans le cadre du rapprochement de base, lorsque nous sommes en présence d’un système

d’inventaire permanent, il convient de faire un rapprochement entre l’inventaire physique valorisé

et l’inventaire émis ou produit par le système d’inventaire permanent. Le rapprochement entre

ces deux états peut être fait en totalité ou par sondage. Le rapprochement sera fait de manière

exhaustive au sein de l’entreprise et sera validé par sondage par les auditeurs internes ou les

auditeurs externes devant porter une appréciation sur le montant des stocks figurant à l’actif du

bilan.

Ce rapprochement permet à l’entreprise de s’assurer de la fiabilité et de la crédibilité du détail

de l’inventaire et il s’agit de faire une comparaison entre le chiffre total apparaissant et le détail

des différents types de stocks avec le montant porté au bilan.

Egalement concernant le rapprochement, il s’agit de contrôler l’exhaustivité de l’inventaire et de

la prise en compte de l’ensemble des lieux de stockage et de vérifier qu’aucun site n’a été omis

dans le cadre de la procédure d’inventaire.

Egalement concernant le rapprochement, il convient de vérifier du report de toutes les fiches

formalisées lors de l’inventaire des stocks et figurant sur l’état des stocks avec les fiches

reportées sur l’inventaire physique.

Un autre contrôle consiste à pointer de manière exhaustive, qui est très rare, ou par sondage des

fiches formalisées lors de l’inventaire physique avec les montants apparaissant sur le listing

définitif.

Egalement un autre contrôle consiste par sondage à analyser des écarts entre l’inventaire

permanent et l’inventaire physique et à comptabiliser des ajustements. Il convient également de

vérifier l’exactitude arithmétique de l’état des stocks.

Concernant la vérification de l’exactitude de l’état des stocks, celle-ci peut être faite

totalement ou par sondage et peut concerner parfois la vérification des additions de partage,

des multiplications,des reports de page en page ou des rectifications. Ces travaux sont à

l’appréciation des professionnels de l’entreprise ou des auditeurs compte tenu de la fiabilité des
systèmes utilisés pour la valorisation des stocks tant en quantités, que en quantités de comptage,

que en calcul de la valorisation totale.

4.2. Les contrôles de cohérence

L’auditeur va, sur la base de comparaison, essayer de savoir s’il peut considérer les chiffres des

stocks comme normaux.

Les étapes utilisées tant par les professionnels de l’entreprise, par les auditeurs internes, par les

commissaires aux comptes sera de s’assurer que :

- la communication par l’entreprise d’un état comparatif par catégorie de stock de

l’exercice précédent et du ou des exercices antérieurs est possible de manière à

pouvoir dégager une marge brute et de vérifier son évolution de manière à rendre

cohérent le montant des stocks apparaissant au titre de la clôture de l’exercice.

- Et qu’un examen de la compatibilité entre prix et quantités figurant dans l’inventaire

avec les inventaires précédents de manière à rapprocher les mouvements des stocks

des dernières ventes et les derniers achats ou commandes en cours a été effectué.

De plus, l’auditeur pourra effectuer certains recoupements de manière à fiabiliser les

informations produites :

- La comparaison des quantités en stock avec les dernières quantités achetées ou

produites avant la clôture.

- La comparaison des quantités en stock avec les premières quantités vendues après la

clôture et qui correspondaient à des quantités devant être dans les stocks à la date

de la clôture.

4.3. Le contrôle des évaluations

Le contrôle des évaluations consiste à :

- s’assurer que les prix unitaires inscrit en face des quantités d’inventaire sont exacts

et correspondent au prix de revient calculés. La façon la plus fiable de s’assurer des

évaluations c’est de demander les fiches articles de manière à valider les évolutions

des coûts tenus pour la valorisation en fonction des méthodes de coût moyen pondéré,

premier entré premier sorti et enfin de s’assurer de la fiabilité du système

informatique.
 - Egalement un contrôle relatif aux évaluations consiste à apprécier si le montant total

du listing est correct. Ces contrôles peuvent être faits de manière exhaustive ou par

sondage en fonction des systèmes utilisés de comptage.

- Il convient aussi d’apprécier le montant des provisions constatées et s’assurer que la

valorisation qui en est faite est suffisante ou non et au regard de la détérioration des

produits, des possibilités d’écoulement des produits qui sont présents dans le stock à

la clôture de l’exercice, et de s’assurer que les stocks détériorés ou mal vendables

ont fait l’objet de telles provisions.

4.4. Le contrôle de la coupure

Les personnes en charge de la valorisation des stocks devront s’assurer que les dernières

livraisons reçues figurent bien en stock et il sera procédé de même pour les dernières livraisons

faites aux clients.

Par ailleurs, une attention particulière devra être porté aux marchandises en cours de transfert,

ou le stock en transit pour s’assurer qu’il n’y a pas de divergences d’interprétation entre les

mouvements d’exploitation achats et ventes et les mouvements de stock correspondants.