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Notions de base de la gestion des stocks

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Lorsque l’on parle de gestion des stocks, il s’agit proprement dit de la tenue et
du suivi d’une quantité de marchandises dans un magasin. C’est une activité qui
se décompose en :

 Gestion des mouvements d'entrée et de sortie marchandises ;

 Gestion des réapprovisionnements ;
 La gestion des fiches article

Selon l’organisation de l’entreprise, ces tâches peuvent être confiées à une seule
personne ou à deux profils de personnels différents :

A- Les stocks

Le magasinier pour l'exécution des mouvements physiques d’entrée et de

sortie ;

Le gestionnaire des stocks pour le suivi des stocks et la gestion des

réapprovisionnements.

Les stocks peuvent être constitués de matières premières, matières

consommables, composants achetés ou fabriqués, sous-ensembles achetés ou
fabriqués, articles sous-traités, produits finis, articles de rechange, articles
défectueux à retoucher, articles obsolètes, emballages, etc. l’utilisation de
certains critères permet de distinguer plusieurs catégories et fonctions des
stocks.

Nous vous invitons à consulter aussi l'article sur les caractéristiques des fiches
articles pour un complément d’informations.
Les stocks sont tenus dans des locaux appelés "magasin"

B- Le magasin

La notion de magasin dans la pratique s’étend à tout lieu sous contrôle où un

stock peut être rangé et géré. Il peut donc aussi bien s’agir d’un espace clôt ou
une salle fermée, d’une aire de stockage à l’air libre (plus connu sous le nom de
Yard). D’après nos observations, la notion d’entrepôt est le plus utilisée pour des
salles qui reçoivent exclusivement des marchandises en transit.

B1- fonctions du magasin

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Le magasin est avant tout un espace de stockage où les marchandises sont

rangées suivant un ordre bien précis. Il permet de garder un état juste des
stocks ; il assure pour chaque article un point de gestion entre
l’approvisionnement et la consommation ; c’est le lieu où l’on pointe les entrées
et les sorties ; le magasin offre des emplacements de stockage bien matérialisés ;
ce qui permet de réaliser des inventaires afin de garantir l’exactitude permanente
des quantités de marchandises disponibles.
Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter l’article sur le magasin, buts
et caractéristiques.

B2- Principe de fonctionnement du magasin : les mouvements des

marchandises.

A l’entrée : contrôle quantitatif et qualitatif, allotissement, pointage et mise à

jour des quantités en stock
A l’intérieur : stockage dans les zones et emplacements appropriés ;
A la sortie : prélèvement, préparation des commandes, pointage et mise à jour
des quantités en stock

C- Les inventaires

L’inventaire est le décompte périodique des quantités de marchandises

stockées. Il permet de garantir l’exactitude des chiffres sur les différents stocks.
A la différence d’un décompte annuel des quantités, l’inventaire peut être
permanent ou tournant.

C1 – Inventaires permanent et tournant

Avec un inventaire permanent, le décompte des quantités disponibles dans le

stock se fait à chaque entrée et à chaque sortie d’un article. Ce qui permet de
faire en permanence des écritures juste, car les écarts sont corrigés
immédiatement.

Avec un inventaire tournant, des listes d’articles différentes sont fournies à des
périodes bien définies. Le décompte des quantités de stocks disponible se fait
alors plusieurs fois durant l’année. Il permet de s’assurer que les stocks sont
justes, évite de conserver trop longtemps les erreurs éventuelles d’écriture, et
déclenche la correction des anomalies.

La périodicité de l’inventaire tournant peut-être déterminée, pour certains

articles selon leur famille ou classification. Pour mieux comprendre ces notions,
nous vous invitons à lire la fiche sur les techniques de suivi des articles et
stocks.
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C2- Principe de l’inventaire

Déclenchement : l’inventaire peut être déclenché par une demande formelle du

décompte des articles suivant des listes fournies à des périodes définies, ou
simplement après constat d’une anomalie dans les stocks.

Déroulement : comptage des quantités exactes disponibles ; analyse des écarts

(écarts sur le nombre de références et écarts de quantités) ; vérification et
validation des nouvelles valeurs ;
Fin : mise à jour des quantités dans le logiciel de gestion des stocks. Ces mises à
jour font l’objet de mouvements d’entrée ou de sortie de marchandises selon la
nature de l’écart. La régularisation de ces écritures est effectuée par le service
financier et comptable, après valorisation des stocks.

D- La gestion des réapprovisionnements

Approvisionner, c’est alimenter le magasin, c’est faire du stock. En d’autres

termes, l’activité d’approvisionnement des stocks est génératrice
d’immobilisations financières. Afin d’éviter tout risque de cumul de charge, des
méthodes d’optimisation appropriés à chaque catégorie de stocks sont appliqués
lors des approvisionnements.

Il existe deux méthodes principales de planification des

réapprovisionnements :

Les méthodes empiriques. Elles sont fondées sur l’utilisation des historiques de
consommation dans le calcul des besoins futurs.

Les méthodes prévisionnelles. Bien que tenant compte des historiques, celles-
ci sont essentiellement fondées sur l’utilisation des variables de
l’environnement, du marché des consommateurs.
Nous vous recommandons la lecture des documents suivants, qui nous
l’espérons, sauront étayer vos connaissances :

- Méthodes, modèles ou politiques d’approvisionnement des stocks.

- Méthodes de prévision des consommations.

La planification des besoins dans une industrie fait appel à des méthodes
d’approvisionnement fondées sur des techniques tels que le Juste à temps, le
kanban, le MRP. Ces derniers sont présentés dans la rubrique du site consacrée
à la gestion de la production.
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E- Les enjeux de la gestion des stocks

Les responsables de la gestion des stocks doivent perpétuellement rechercher

l’équilibre juste entre le niveau de satisfaction des consommateurs et les coûts
engendrés par la constitution des stocks.

Une quantité élevée de stocks (sur stockage) peut provoquer :

• Des charges financières élevées. Des charges fixes (bâtiment, étagères, engins
lourds de manutention …) et des charges variables (Salaires du personnel, frais
d’entretien, quittances d’électricité, pertes dues à la détérioration ou à
l’obsolescence des produits stockés …).

• Des immobilisations des capitaux. Chaque article qui entre en stock est
valorisé et réduit ainsi les facilités de trésorerie.

Une quantité trop faible de stocks peut provoquer :

• Une augmentation des risques de rupture de stocks, avec quelques fois des
conséquences financières graves.

• La désorganisation d’un système de production entier (goulots d’étranglement,

augmentation des stockages intermédiaires).

• Une diminution des bénéfices de vente et une perte de la clientèle déçue par la
mauvaise qualité de service (retard de livraison, disponibilités insuffisantes,
ruptures …).

Pour avoir un aperçu plus large des charges financières générées par les stocks,
nous vous recommandons la lecture de l’article sur les coûts liés à la gestion des
stocks.