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MARKETING | LECTURE : 8 MIN.

5 étapes pour créer une

base de données Excel
Par Yann Guilleux

Vous avez probablement l'habitude d'utiliser Excel pour des tâches telles
que la préparation de rapports ou l'établissement de prévisions ou de

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budgets. Cependant, lorsque les le contenu
besoins ne gratuit
justifient pas le recours à un
 véritable système de gestion de base de données (SGBD), le tableur de
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Microsoft peut également être avantageusement utilisé pour créer
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rapidement des bases de données. Les fonctionnalités d'Excel vous
permettent d'y gérer vos collections simples et de les interroger
efficacement.

Comment créer une base de

données Excel
Quelques étapes simples suffisent pour créer une base de données Excel
dans laquelle gérer une collection de données. Une fois vos
enregistrements créés, vous pouvez très simplement trier et filtrer votre
collection, la mettre à jour et la réorganiser au besoin, ainsi qu'utiliser les
puissantes fonctions de base de données d'Excel pour lui soumettre des
requêtes et des calculs complexes.

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MARKETING VENTES 1 - Définir vos
RELATION SITE en-têtes de colonne dans un
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nouveau
CLIENT classeur
INTERNET

Pour commencer, ouvrez un nouveau classeur et définissez vos en-têtes de

colonne sur la ligne 1 de l'onglet Feuil1, compte tenu des différents types
d'informations que vous jugez pertinent de consigner pour votre collection.

Dans cet exemple de collection d'appartements en gestion locative dont

un agent immobilier s'est vu confier la responsabilité par son directeur
d'agence, chaque ligne correspondra à la fiche d'un bien. Les en-têtes de
colonne sont définis en fonction des informations que l'agent considère
comme pertinentes sur chaque bien pour savoir rapidement ce qu'il peut
proposer à la location parmi les biens qu'il gère lorsque des demandes lui
sont adressées.

Cliquez sur la cellule A1 et entrez votre premier en-tête de colonne. Cliquez

dans la cellule voisine, puis entrez le deuxième, et ainsi de suite jusqu'à ce
que tous vos en-têtes soient définis. 
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MARKETING VENTES 2 - Transformer
RELATION SITE votre feuille en table de base
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de donnéesINTERNET
CLIENT

Notez qu'à ce stade, pour Excel, votre ligne 1 n'est rien de plus qu'une ligne
de données ordinaires. Pour qu'il la considère comme la ligne définissant
les champs de votre base de données, déclarez-là comme ligne d'en-têtes
d'un tableau.

Pour ce faire, sélectionnez les cellules contenant vos en-têtes, et

uniquement celles-ci, puis dans l'onglet Insertion, choisissez Tableau.

Dans la boîte de dialogue Créer un tableau, cochez la case Mon tableau

comporte des en-têtes pour qu'Excel comprenne que la ligne 1 définit les
champs de votre base de données. À défaut, il basculera les données de
votre ligne 1 sur la ligne 2 et créera automatiquement une ligne d'en-têtes
Colonne1, Colonne2, Colonne3, etc.

Cliquez sur OK pour valider. Les en-têtes que vous avez spécifiés en ligne 1
sont désormais reconnus par Excel en tant que champs de votre base de
données, et flanqués d'une icône de liste déroulante qui vous sera utile
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ultérieurement pour trier et filtrer vos données.
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Notez que la commande Mettre sous forme de tableau, dont il sera
question un peu plus bas, vous permet d'obtenir le même résultat, en
appliquant de surcroît un style donné à votre table.

Double-cliquez ensuite sur Feuil1, au bas de la feuille, et renommez l'onglet

à votre convenance, par exemple Base de données, puis enregistrez votre
base de données sous un nom explicite pour votre collection.

3 - Configurer les champs pour limiter les

erreurs de saisie
Pour limiter les erreurs de saisie dans votre base de données, vous pouvez
créer des règles de validation du contenu des cellules. Excel vérifiera alors
en temps réel la conformité de vos saisies aux règles applicables, et vous
informera de toute erreur de saisie détectée.

Vous pouvez par exemple utiliser de telles règles de validation pour limiter
la saisie aux éléments d'une liste donnée, interdire la saisie de chiffres,
dates ou heures non compris dans une plage de valeurs donnée ou encore
limiter la longueur du texte entré. Vous pouvez même utiliser une formule
pour contrôler la validité d'une saisie compte tenu de la valeur d'autres
cellules.

Pour appliquer une règle de validation à une colonne, sélectionnez la

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colonne, puis dans l'onglet le contenu
Données, gratuit des données,
sous Validation
 choisissez Validation des données. Dans cet exemple, l'agent choisi
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d'interdire la saisie dans le champ Type d'une valeur autre que T2, T3, T4
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ou T5 dans la mesure il n'a actuellement pas d'autres types de biens en
portefeuille.

Vous pouvez prévoir un message d'alerte en cas d'erreur de saisie. À cette

fin, dans la même fenêtre, ouvrez l'onglet Alerte d'erreur et spécifiez le
message qui s'affichera le cas échéant. Sous Style, vous pouvez faire en
sorte que la règle de validation empêche toute saisie autre qu'une valeur
valide en choisissant Arrêt.

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Validez votre règle en cliquant sur OK.

Dans cet exemple, seul un message d'avertissement s'affichera en cas

d'erreur de saisie dans le champ Type, sans néanmoins empêcher in fine
l'entrée de la valeur détectée comme non valide si l'utilisateur la confirme.

Configurez de la même manière des règles de validation pour chaque

champ auquel vous souhaitez appliquer un contrôle de saisie, en veillant
dans chaque cas à la pertinence de la règle compte tenu de la nature des
informations.
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MARKETING VENTES 4 - Créer
RELATION unSITE
formulaire pour accélérer l'entrée
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des données
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Une fois vos champs de base de données et vos règles de validation

définis, vous pouvez consigner vos enregistrements en mode « classique »,
en renseignant successivement les différentes cellules de chaque ligne de
données, et ce ligne après ligne.

Lorsque les champs sont nombreux et le nombre d'enregistrements

important, il peut néanmoins devenir fastidieux de renseigner la base de
cette façon. Pour faciliter et accélérer la saisie des données, vous pouvez
vous aider d'un masque de saisie en créant un formulaire.

Pour rendre disponible la fonctionnalité Formulaire sur le ruban, sous

Fichier, choisissez Options, puis dans la boîte de dialogue Options Excel,
cliquez sur Personnaliser le ruban.

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 Choisissez les Commandes non présentes sur le ruban, sélectionnez la
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commande Formulaire, puis ajoutez-la dans un Nouveau groupe sous un
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Nouvel onglet.

Pour définir votre masque de saisie, sélectionnez les cellules définissant les
champs de votre base de données, et uniquement ces cellules, puis dans
votre Nouvel onglet sur le ruban, cliquez sur Formulaire.

Le formulaire qui s'affiche reprend automatiquement les différents champs

de votre base de données dans un masque de saisie qui facilite l'entrée
des données.

Une fois les champs de votre premier enregistrement renseignés, cliquez

sur Nouvelle pour le valider. L'enregistrement est automatiquement inséré
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 dans votre table de base de données, dont la zone de délimitation s'étend
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en conséquence vers le bas.
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Saisissez de la même manière vos enregistrements suivants. Les boutons

Suivante et Précédente du formulaire vous permettent de naviguer dans
vos enregistrements pour les modifier ou en supprimer au besoin. Une fois
votre saisie terminée, cliquez sur Fermer.

Dans votre table désormais renseignée, les icônes de liste déroulante

associées aux noms de champ vous permettent de trier et de filtrer vos
enregistrements.

Ici, par exemple, le filtre numérique Supérieur ou égal à appliqué sur le

champ Surface permettra de dresser la liste de tous les appartements
d'une surface supérieur ou égale à un nombre donné de mètres carrés. Et
en combinant ce filtre avec un deuxième, appliqué sur le champ «
Loué/Non loué » et défini sur Oui, l'agent pourra savoir lesquels parmi ces
appartements il peut proposer à la location. 
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 Vous pouvez ainsi combiner plusieurs filtres, appliqués sur différents
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champs, de manière à isoler précisément les informations dont vous avez
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besoin.

5 - Mettre les données en forme

Si vous souhaitez modifier la mise en forme par défaut appliquée à votre
table de base de données, cliquez dans une cellule quelconque de la table,
puis dans l'onglet Accueil, cliquez sur Mettre sous forme de tableau.

Survolez les différents styles proposés pour prévisualiser le rendu dans

votre table, puis cliquez sur celui que vous souhaitez appliquer.

Les fonctions Excel utiles pour

une base de données

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 Excel propose plusieurs fonctions de base de données puissantes que vous
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pouvez utiliser pour interroger votre base de données et effectuer des
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calculs sur des échantillons de données.

BDMOYENNE
Renvoie la moyenne des entrées de base de données sélectionnées.

BDNB
Compte le nombre de cellules de la base de données qui contiennent des
nombres.

BDNBVAL
Compte les cellules non vides de la base de données.

BDLIRE
Extrait de la base de données un enregistrement unique répondant aux
critères spécifiés.

BDMAX
Renvoie la valeur maximale des entrées de base de données sélectionnées.

BDMIN
Renvoie la valeur minimale des entrées de base de données sélectionnées.

BDPRODUIT
Multiplie les valeurs d'un champ particulier des enregistrements de la base
de données, qui répondent aux critères spécifiés.
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 BDECARTYPE
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Calcule l'écart type pour un échantillon d'entrées de base de données
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sélectionnées.

BDECARTYPEP
Calcule l'écart type pour l'ensemble d'une population d'entrées de base de
données sélectionnées.

BDSOMME
Ajoute les nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la
base de données, qui répondent aux critères.

BDVAR
Calcule la variance pour un échantillon d'entrées de base de données
sélectionnées.

BDVARP
Calcule la variance pour l'ensemble d'une population d'entrées de base de
données sélectionnées.

Il y a toujours une bonne raison d'utiliser Excel. Tableaux, factures, reçus,

plannings : découvrez ces modèles de graphiques Excel pour formater vos
données et mettre en évidence vos résultats.
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Publication originale le 18 février 2020, mise à jour le 28 août 2023
 Sujet(s): Excel
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