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« Gérer les blocs »

P68 Les principes de la réservation Bloc
P70 Gérer le statut du Bloc
P71 Créer la réservation Bloc Master
P74 Compléter la grille des chambres
P76 Confirmation du Bloc
P77 A réception des Arrhes
P78 A réception de la rooming list
P82 Le jour de l’arrivée
P85 Ajouter une réservation au Bloc
P86 Les actions complémentaires

Formation PMS – module 1 - 04/12/2012 page 1

Les principes de la réservation Bloc
Les différents types de Bloc

« Groupe d’individus se déplaçant à des dates similaires et bénéficiant de conditions de

réservation identiques négociées par un même demandeur (société, agence, association…)
On considère comme étant un bloc, une réservation de 8 chambres et plus. »

►Groupe Constitué = Groupe composé d’individus qui se déplacent ensemble pour le même
motif de séjour. La réservation est globale. Les conditions sont identiques à tous les
participants.

►Groupe à la place = Groupe composé d’individus qui ont un même demandeur mais qui se
déplacent indépendamment les uns des autres. Les conditions de réservation et de séjour
peuvent varier d’un individu à l’autre.

►Allotement = C’est un « Groupe à la place » auquel est alloué un inventaire de chambres

sur une période déterminée.

►Groupe Série = C’est une réservation pour un Groupe avec une série de dates.

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Pourquoi créer un business block ?

►AVANTAGES :
►Les dates, conditions tarifaires, conditions de paiement etc. ne sont saisies qu’une fois
►Il ne reste qu’à personnaliser les informations personnelles (rooming list)

►CONTRAINTES :
►Une réservation « block » est plus longue à créer (mais moins que xx réservations
individuelles)
►A partir de la génération de la Rooming list (au statut ‘DEF’) toute modification est plus
contraignante.
Gérer le statut du Bloc
Rappel de nomenclature des statuts de blocs

CODE STATUT SIGNIFICATION CONTEXTE

*PM : chambre virtuelle regroupant toutes les chambres pour générer une seule facture commune à la réservation groupe
Négociation faite au préalable entre l’hôtel et le client (agence, société ou individuel).
OPT OPTION > mise en option de la réservation : les chambres restent ouvertes à la vente.

Même niveau que le statut OPT.

ALLO ALLOTMENT > A utiliser lors des réservations avec dates ou délai de rétrocession (conseillé pour les
groupes avec paiement individuel sur place par exemple).

Le client souhaite interrompre la réservation.

LOST PERDU > La procédure de réservation est alors annulée.

Réservation confirmée par le client.

CONF CONFIRME > Envoi d’une facture pro format par l’hôtel.
> Les chambres sont alors déduites dans le système.

Après confirmation de la réservation, le client a finalement décidé d’annuler le séjour.

CXL ANNULE > Les chambres déduites du système sont automatiquement remises en disponibles.

Ne doit pas être utilisé

REF REFUS > Ce statut se met automatiquement sur le bloc lorsque l’hôtelier a annulé plusieurs
réservations d’une même série.

La réservation est définitive : le client a envoyé la “Rooming List” (liste des occupants par
DEF DEFINITIF chambre) et un 1er acompte (possibilité) pour le séjour.
> Préparation pour le check-in : création du PM*, partage des chambres, encartages, …
Créer la réservation « Bloc Master »
Scenario de préparation de la réservation Bloc

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Créer la réservation « Bloc Master »
Explication du masque de réservation 1/2

Zone du Cardex et du contact associés

aux étapes précédentes

Renseigner les dates du séjour

Renseigner le rate code (code prix)

Il faut un rate code GROUPE.
Ex : GRBUS00

Indiquer une flexibilité

sur les date de séjour

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Créer la réservation « Bloc Master »
Explication du masque de réservation 2/2

Statut: évolution
de la résa groupe
OPT (option), ALLO
(allotment), CONF
(confirmé), LOST
(perdu), REF (refus),
DEF (définitif), CXL
(annulé)

Code Marché
ou Market
Code
Codes groupe :
BGS, BGC, LGP,
LGO
Type: typologie
du groupe
Business,
Congrès, Sport,
Séminaires ou
Loisirs
Formation PMS – module 1 - 04/12/2012
Compléter la grille des chambres
1- Mettre une option sur les chambres – via rate code

Saisir les quantités par type de

Sélectionner le Rate Code et les Forfaits (PDJ) chambres et par nombre d’occupants

Grille des
chambres

Formation PMS – module 1 - 04/12/2012 page 8

Compléter la grille des chambres
2- Mettre une option sur les chambres – tarifs personnalisés

•Lorsqu’il n’y
a pas de
Rate Code,
laisser le
champ vide.
•Ajouter les
Forfaits
(PDJ,…)

•Saisir pour chaque type de

chambre, la quantité + le Prix
par occupant hors forfaits
•Il est important de mettre un
tarif dans chaque champ
[occupation] et pour chaque
type de chambre pour éviter une
éventuelle facturation à zéro en
cas de changement ultérieur.

Formation PMS – module 1 - 04/12/2012

Confirmation du Bloc
Les chambres sont bloquées et déduites de l’inventaire

Passer le bloc en statut CONF

Les chambres sont déduites de l’inventaire des disponibilités

SHIFT+F2

Formation PMS – module 1 - 04/12/2012 page 10

A réception des Arrhes
Créer le PM

Passer le bloc
en statut DEF

Ajouter un n°de chambre pour le PM

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A réception de la Rooming List
1- Générer la liste des résa de chambre (sans le nom des participants)

NB : Le rate code (code prix) sera

automatiquement celui créé à la création du Block Décocher « Vérifier Cardex »
: NE PAS LE CHANGER
Choisir dans la liste des
Cardex un nom par défaut
(Nom du groupe).
A réception de la Rooming List
NB: Focus sur la gestion du Rate Code (Code Prix)

Il est important que le rate code (code prix) de la rooming list soit le même que celui du Block.

Lors de la création de la rooming list, le rate code associé est automatiquement celui du Block.

Il ne faut donc pas changer le rate code !

Assurez-vous toujours que ce rate code soit bien un rate code pour un groupe (exe : GRBUS00)

Ne pas changer ce rate code avec un rate code de type clientèle individuelle.
Cette pratique est en général tentante pour faciliter la mise à jour avec le bon montant à facturer.

Suivre la procédure indiquée précédemment dans la rubrique « Compléter la grille des chambres »
afin d’adapter votre montant négocié au rate code groupe choisi.

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A réception de la Rooming List
2- Générer la liste des réservations de chambre (avec le nom des participants)

Saisir ligne par ligne,

les noms des clients, le type
de chambre, le nombre
d’occupants, etc …
A réception de la Rooming List
3- Procéder aux instructions de facturation vers le PM

Formation PMS – module 1 - 04/12/2012 page 15

A réception de la rooming list
4- Modifier les réservations individuelles : Cardex, dates, tarifs…

Les actions obligatoires:

•Attribuer un moyen de paiement à dupliquer à l’ensemble des réservations
•Attribuer un cardex individuel à chaque réservation

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Le jour de l’arrivée
1- Attribuer les chambres

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Le jour de l’arrivée
2- Éditer la Rooming List

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Le jour de l’arrivée
3- Faire le check-in automatique

Formation PMS – module 1 - 04/12/2012 page 19

Ajouter une réservation au Bloc Master
Les actions complémentaires

Compléter le cardex individuel et le type

de chambre
OU

Il est également
possible de rajouter
une réservation
individuelle
existante sur un
bloc en ajoutant le
code du Bloc depuis
la réservation
individuelle.

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Les autres actions possibles
1- Rétrocéder les chambres non prises

Pour les
allotements, il est
possible de définir
une date de
rétrocession
automatique des
chambres non
prises

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Les autres actions possibles
2- Créer une série

Lors du passage du bloc en statut CONF:

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Ma prise de notes – Gérer les Blocs

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