Formation TéOadmin

Le paramétrage d’une prestation et d’une

convention
© TéO
 TéOadmin
Parler TéO

TéOmasters : Ils sont l’interface entre votre équipe et l’équipe TéO. Ils ont accès au SAV et ont été
formés au paramétrage de l’outil. Dans les grandes équipes, il peut même exister un super master. En
bref, le TéOmaster, c’est vous !

Les droits dans TéO : les droits d’accès aux écrans concernent d’abord des groupes d’utilisateurs. En
général, on créé un groupe direction, un groupe administratifs, un groupe conseillers/formateurs
salariés, un groupe conseiller/formateurs indépendants. Les droits individuels viennent ensuite ajuster
ces droits de groupes. Il existe trois niveaux de droits :
-L’accès à un module
-L’accès à un écran
-L’accès à une fonctionnalité
La prestation : votre offre est découpée en prestations. Ce sont vos grandes familles d’activité. Chaque
prestation est découpée en actions (le déroulé)
La convention : les tarifs et les règles établies avec le financeur. Dans TéO, elles sont paramétrées à
l’avance pour que la facturation soit automatique. Une prestation peut avoir plusieurs conventions.

L’échéancier de facturation : il permet d’avoir des règles de facturation souples et assez complexes à la
fois! Il est paramétré depuis la convention. Il va devenir votre mode de facturation.
 TéOadmin

Sur votre interface TéO, vous avez les droits admin quand vous avez les roues
du paramétrage
 TéOadmin

Pour avoir les droits admin, il faut faire partie d’un groupe ayant ces
droits. Pour le vérifier, rendez-vous dans TéOadmin puis Groupes
utilisateurs.

Cliquez sur le groupe auquel vous appartenez puis dans Droits du groupe
 TéOadmin

Pour ce que nous allons faire aujourd’hui, assurez-vous que les droits Prestations et
Conventions sont bien cochés dans la partie TéOadmin des droits du groupe

Les droits
conventions
et
prestations
donnent
accès à la
création des
prestations
et des
conventions
 • Un découpage précis

• Des « évènements » identifiés

TéOadmin
La prestation • Des intitulés d’actions clairs

• Un circuit de facturation bien

identifié
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Le paramétrage d’une prestation

Pour paramétrer une prestation, se rendre dans le sous menu prestations du menu Admin

Cliquer sur l’action Nouvelle Prestation

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Le paramétrage d’une prestation

Le sous titre est le nom complet de la

La gamme est une grande famille regroupant plusieurs
prestation si il est préférable de le faire
prestations (Par exemple des prestation de formations
apparaître dans les livrables plutôt que le nom
en langues peuvent être regroupés dans une gamme
qui n’est pas assez explicite.
Langues). Veuillez contacter l’équipe TéO si vous
pensez en avoir besoin.
Nom de la prestation sur 5 caractères. Ce code
Le nom de la prestation doit être explicite. Evitez les apparaît dans les zones trop petites pour
noms trop longs qui peuvent être coupés dans les afficher le nom complet de la prestation (ex.
listes déroulantes. les cellules de l'agenda) .

La liste déroulante Activité se paramètre depuis la table

Activité de formation dans la zone dossiers du sous menu
Paramétrage.
Le champ Activité permet d’indiquer à quelle
activité se rattache la prestation. Elle est
importante pour la DARES (direction des
statistiques du ministère du travail)
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation

Inscrire ici la durée de la prestation en jours calendaires

Inscrire ici le compte produit sur lequel vous désirez que soit
imputées les factures liées à cette prestation. C’est un champ
important pour la bonne tenue de la comptabilité.
(contractuelle ou choix de management). Cocher la
case si la durée en jours doit se calculer en jours
ouvrés. La case Forcer la date de fin de commande sert
à calculer la date de fin de commande si les dates de
premier rendez-vous sont décidés par Pôle Emploi via
prest’appli par exemple.

La durée de la production indique la durée qu’est censé

Ce champ est lié aux objectifs
du consultant/formateur. Ils
permet de pondérer la
prestation. C’est le poids que
l’on donne à l’objectif des
consultants / prestation. Si la
valeur est O, alors TéO ira
chercher le nombre d’heures
prévu pour la prestation qu’il
multipliera par le nombre de
dossiers réalisés par le
consultant/formateur.
passer le consultant formateur sur la prestation. Elle est
liée à un écran (et une alerte « dossier trop longs en
production ».
La durée bénéficiaire est le temps que dure la prestation
pour le client-stagiaire-bénéficiaire.
Ces champs permettent de contrôler :
• La rentabilité de la prestation dans le module
pilotage.
• Vérifier que le dossier ne « déraille » pas
pendant son déroulement (écran dossiers
Vue annuaire, fiche personnelle du trop longs en prod)
formateur / consultant
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Le paramétrage d’une prestation

En cochant cette case, vous

Cochez cette case si vous
voulez que les dossiers
incomplets soient prise en
compte dans l’alerte dossiers
incomplets
rendez un numéro de
Cochez cette case si vous ne commande, une date de Cette prestation ne sera
voulez pas voir les dossiers début ou de fin de pas facturable
incomplets de vos sous traitants commande obligatoires,
c’est-à-dire que dès que ces
champs seront entrés, le
dossier pourra passer en
« en cours »

Si cette case n’est pas cochée, le dossier passera

automatiquement de l’état prévisionnel à en cours. Utile
seulement dans le cas où l’on n’attend pas d’accord
financeur.
A cocher si l’on veut afficher la
prestation dans le détail des prestations
de l’écran Statistiques conseillers Utile quand on veut que ce soit le
(pilotage). compte du réel donneur d’ordre Cette prestation
qui apparaisse dans le pilotage n’a pas besoin de
alors que c’est un autre organisme convention. Le
qui règle la prestation. Par ex, la tarif sera indiqué
prestation est réglée par l’agence manuellement
régionale Pôle Emploi alors que ça
vous intéresse davantage d’avoir
la trace de l’agence locale.

Indiquer ici si cette prestation alimente un état
automatisé déjà présent dans TéO.
Permet de paramétrer
les prestations
soumises à TVA à
partir d’un certain
chiffre d’affaires.
TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Indiquer ici les premières lettres des factures
liées à cette prestation si vous voulez qu’elles
apparaissent dans le chronologue.
Vous voulez pouvoir indiquer un motif
d’absence ou d’abandon dans les séances de
Cocher la case si, dans Indiquer ici si l’agenda pour vos stats. Ces motifs sont à
l’agenda, vous désirez cette paramétrer
travailler sur un prestation
groupe sans la sera
possibilité d’ajouter disponible
des dossiers. C’est Indiquer une couleur pour la
sur TéOxtr
intéressant dans le prestation si vous voulez que toutes
cas de mission de les séances liées à cette prestation
conseil par exemple s’affichent de cette couleur dans
où il n’existera jamais l’agenda. Si vous préférez indiquer une
de dossiers individuels couleur par action, n’indiquez rien
dans ce champ.
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Le paramétrage d’une prestation

Cocher cette case si vous souhaitez que

Choisissez la sous-famille à laquelle vous souhaitez rattacher la cette prestation remonte comme
prestation dans la liste déroulante. formation dans l’écran Modules de
formation de l’admin.

Cocher cette
case si vous
voulez que les
actions déjà Cocher cette case si vous voulez que
utilisées dans le le parcours « théorique » s’inscrive
La liste déroulante des sous-familles est déroulement dans la liste des séances du dossier du
automatiquement créée une fois que votre d’une prestation bénéficiaire-client. Ainsi, il peut être
plan comptable est fait. soit barrées au comparé au parcours réellement
Ces lignes budgétaires sont importantes fur et à mesure réalisé.
pour le suivi de votre activité… et pour le BPF dans la liste
déroulante des
actions de
l’agenda.
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation

Ces champs sont liés au calcul du BPF.

Ils vous permettent de paramétrer le BPF que vous Cochez cette case si vous voulez que cette
trouvez dans les états automatisés de la production prestation soit prise en compte dans le BPF

Activité de formation : La liste déroulante paramétrée par défaut Le niveau de formation est également une liste
permet de renseigner le tableau du BPF relatif aux objectifs des déroulante paramétrée par défaut entrant dans le
prestations que vous dispensez (tableau F3) calcul du BPF « Niveau de formation attendue à la
sortie de la formation » (tableau F-3)

Produit de formation : la liste déroulante paramétrée par défaut est celle du BPF. Indiquez ici à quel
produit de formation se rattache la prestation (CIF, CPF, produits provenant des entreprises,
financement OPCA etc…). Ce champ permet d’alimenter le tableau C (bilan financier hors taxe du BPF)
Pour une meilleure visibilité de
l’activité, il est conseillé d’avoir
autant de sous familles que de
produits de formation.
Indiquez dans ce champ la Spécialité de formation concernée par la
prestation. La liste déroulante est paramétrée par défaut pour répondre au
BPF
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Le paramétrage d’une prestation

Ces champs concernent TéOxtr. Le bénéficiaire la possibilité de

Ce champ concerne les sous- traitants
demander un report de rendez-vous. Les paramètres ci-
(TéOgrp)
dessous indiquent les règles de report.

Si cette case est

On indique ici le nombre de jours
ouvrés au-delà desquels le report
n'est pas autorisé. Par exemple, si
l'on saisit 10 jours ouvrés et qu'un
bénéficiaire souhaite reporter
une séance initialement prévue le
12 février, alors le report ne
pourra pas aller au-delà du 24 (12
+ 10 + 1 week-end). Les jours
fériés sont pris en compte.
cochée, le client
bénéficiaire a la
possibilité de se En cochant cette case on rend le
désinscrire des déroulement type de la prestation
séances
collectives. accessible aux sous-traitants  
On indique ici le nombre de jours précédent le rendez-vous au-delà
duquel le report n'est pas possible. Par exemple, si l'on indique 2 jours,
un bénéficiaire pourra demander jusqu'au 9 février le report d'une
séance initialement prévue le 12 février
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Le paramétrage d’une prestation

Le libellé sert à paramétrer un texte propre

aux factures liées à cette prestation.
Si ce paramétrage n’est pas rempli, TéO ira 1
chercher le libellé définit dans les
Entrez l’ordre tel que
paramètres globaux ou dans les paramètres
vous voulez que les
par défaut.
champs s’affichent dans la
facture

2
Enregistrez

3
Les champs s’affichent
dans le libellé tels qu’ils
seront repris dans la
facture
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation

La zone Plan comptable sert à créer un compte produit spécifique à la prestation

si besoin.
On peut aussi le créer depuis le plan comptable même (sous menu Plan
comptable du module comptabilité).
Cliquer sur Ajouter une compte

N’oubliez pas de valider

grâce à la coche bleue
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les pièces obligatoires

La zone pièces obligatoires

permet de mettre en place une
check liste de pièce importantes
pour vous ou le consultant :
convention de formation, cv
etc…

Surtout, elle permet de mettre en place

un système d’alerte pour des pièces
obligatoires demandées par le financeur :
une convention tripartite, une fiche
d’évaluation en cas d’abandon, une charte
d’adhésion signée, l’existence d’un
livrable…

Avec l’échéancier, l’absence de ces pièces

empêchent la facturation. C’est un point
de contrôle qualité important.
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les pièces obligatoires

Cette zone sert à indiquer quelles sont les pièces obligatoires ou nécessaires à la prestation.
Si elles sont différentes d’une convention à une autre, il faudra également les entrer dans les
conventions. Par défaut, TéO ira d’abord chercher les pièces par convention, puis par prestation
(s’il ne trouve rien dans les conventions). Cliquer sur Ajouter une pièce
pour ajouter une pièce à la
« check list ».

Indiquer ici le nom de la pièce

Indiquer ici s’il s’agit d’une

pièce obligatoire (peuvent
aussi figurer ici des pièces
importantes pour le
dossier sans qu’elles soient
obligatoires).
Cochez la case abandon si
la pièce est obligatoire en
cas d’abandon (par
exemple un livrable pour
Il est possible de paramétrer une alerte « dossier incomplet » en Pôle emploi)
précisant à quel moment on veut qu’elle se déclenche
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les pièces obligatoires

Vue côté du dossier bénéficiaire

On retrouve ces pièces dans le sous menu Pièces du dossier du

dossier du client bénéficiaire.

Quand on clique sur l’icône, la

date du jour s’incrémente
directement dans le champ date
de réception de la pièce
TéO peut ainsi indiquer
si la pièce a eu du
retard
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les objectifs

Il est possible de donner à une prestation un objectif en

nombre de dossiers..
On retrouve ces données dans le premier écran du pilotage :
« production annuelle ».
Cliquer sur ajouter un
objectif
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Dans cette étape, vous allez découper votre prestation en « actions » qui
sont les rendez-vous de votre prestation. Rendez-vous dans l’écran
Déroulement de la prestation

Vous pouvez aller chercher une action déjà Validez grâce à la

Ou la créer en cliquant sur l’icône
existante coche bleue
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Il faut ensuite paramétrer l’action en donnant quelques renseignements à TéO dans les champs
qui s’affichent en dessous

Code de l’action tel qu’il apparaîtra dans les cellules de

Libellé de l’action tel qu’il apparaîtra dans le déroulé de l’agenda. Il doit être compréhensible par tous
la prestation (agenda, courriers…) Soignez-le  également. Par exemple pour cette action, on peut
choisir un code comme « ANA PARC ».
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Le type d’action sert à typer l’action

par rapport au conseiller et à son
travail. Il est indispensable d’en choisir
un.

Pour les paramétrer, rendez-

vous dans paramétrage, puis
types d’action. Vous retrouvez ce type d’actions sous forme de statistiques
dans le module pilotage, dans le sous menu Temps des
conseillers. Ces stats permettent de voir comment se
répartit le travail des conseillers.
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Il est très important d’indiquer à TéO s’il s’agit d’un temps

•Face à face : il faut alors cocher les cases S’applique au bénéficiaire et S’applique au
conseiller
•Temps conseiller seul (par exemple une rédaction de synthèse) : cocher alors la case
S’applique au conseiller seulement
•Temps bénéficiaire seul (par exemple du travail en autonomie) : cocher la case
S’applique au bénéficiaire
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Ces deux cases de paramétrage vont déterminer l’affichage des

actions dans l’agenda

Temps qui s’applique au conseiller

Temps bénéficiaire seul
seul ou temps de face à face
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Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Il est possible de créer une action commune à toutes les prestations. C’est par exemple le
cas d’un examen de fin de prestation ou un rendez-vous d’information de début de presta

Il faut alors cocher la case Toujours visible

Elle vous sera
utile si vous
avez besoin
qu’une action
soit proposée
quelque soit la
prestation
entrée dans le
dossier
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Les rendez-vous d’information qui ne sont pas facturables sont généralement cochés en
« Masquer dans le planning ». Ils n’apparaissent pas dans les courriers de planning et de
feuilles d’émargement.
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Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Une fois votre action paramétrée, validez grâce à la coche bleue

Et une nouvelle fois avec cette coche là (eh oui )

 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement sur TéOxtr

Pour découper les actions en Etapes afin de les mettre sur TéOXtr, il faut se rendre dans le
sous-menu TéOxtr et cliquer sur l’action Ajouter une étape en haut à droite.

Entrer le nom de l’Etape L’ordre s’inscrit automatiquement

Entrer la durée bénéficiaire ou la durée

consultant/formateur à titre indicatif
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Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions en phases

Pensez à découper par phases :

•Si les actions ont besoin d’être regroupées (elles sont nombreuses)
• Si des « groupes » d’actions sont facturées indépendamment les uns des
autres.

1 Les phases
Sélectionnez la peuvent
phase grâce à fonctionner avec
la liste l’échéancier
déroulante

1
Ou bien
saisissez le
libellé d’une
nouvelle phase
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions en phases

2 2
Allez alors chercher l’action dans la liste Ou cliquer sur l’icône qui vous permet
déroulante si elle existe déjà de créer une nouvelle action

3
Remplissez les champs pour caractériser cette nouvelle action. N’oubliez pas les champs
obligatoires (s’applique au bénéficiaire et/ou s’applique au conseiller). Validez par une des
coches bleues
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions en phases

Les actions se « rangent » alors dans la phase.

 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions

Pour une meilleure visibilité dans l’agenda, il est conseillé de donner la

couleur de la prestation aux actions.
Choisissez une couleur claire, afin que le texte soit lisible sur l’agenda (pas
comme sur l’exemple)
2
Cliquer sur l’action
Couleur. A titre
indicatif, le libellé a
repris la couleur de la
prestation.

1
Pour cela, vous pouvez
cliquer sur les cases en
bout de ligne de
chaque action.

3
Les actions prennent
alors la couleur de la
prestation
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions
Paramétrer les plages de disponibilités des conseillers/formateurs

Souvent, les conseillers ou formateurs assurant un rendez-vous

d’information non facturable et qui ne commence pas vraiment la
prestation ont besoin de poser des plages de disponibilité afin que
la personne en contact avec les bénéficiaires puissent rapidement
leur attribuer ce rendez-vous d’information.

Pour créer ces plages de disponibilité, il faut paramétrer une séance d’information
dans le paramétrage des « Type autres séances » (zone Agenda)
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Le déroulement des actions
Paramétrer une séance d’information
Remplir les données de cette séance.
Il est important de
•La rattacher à la bonne prestation
•Cocher la case 1 er rendez-vous
•Afficher dans le temps du personnel

Indiquer ici par quelle action elle sera remplacée
quand la plage de disponibilité sera prise par un
bénéficiaire-stagiaire.
Indiquer une couleur particulière à cette plage. Elle
changera de couleur quand un bénéficiaire-
stagiaire sera affecté à cette plage de dispo. Le
changement de couleur facilitera la vision des
conseillers/formateurs.
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les champs obligatoires du dossier

Afin d’inciter à la bonne complétude du dossier bénéficiaire, des champs peuvent rester rouges tant
qu’ils n’ont pas été remplis

Ces champs se paramètrent dans l’écran Données du dossier de la prestation en cochant le champ que
l‘on veut rendre obligatoire, dans la colonne Dossier incomplet
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Supprimer ou archiver une prestation

Dans l’admin, rendez-vous dans la liste des prestations

Cliquez sur la poubelle en bout de ligne quand vous voulez supprimer une presta
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Supprimer ou archiver une prestation

Si vous voulez archiver la prestation, cliquer sur la case en bout de ligne de la presta en
question puis sur l’action Archiver.

Pour retrouver les prestations Archiver, vous pouvez cliquer sur

Prestations inactives
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Supprimer ou archiver une prestation

Il est également possible d’éditer la liste des prestas dans un tableau Excel afin de travailler
dessus et de supprimer et archiver ensuite.
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les événements

Dans certaines prestations, des « évènements » sont importants : livraison d’une synthèse,
abandon d’un bénéficiaire, entrée en stage ou en formation etc…
Certains évènements déclenchent une facturation mais ce n’est pas obligé.
On les paramètre depuis l’écran Evénements de la prestation

Les gros
Indiquez la le nom de l’événement. Attention au libellé ! Il doit être clair pour avantage de
tous. l’évémenent est
qu’il n’est plus
nécessaire de
passer par
l’agenda pour
tout
déclencher. Par
exemple
l’abandon peut
être déclenché
comme un
événement
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les événements

Dans la zone Déclenchement, on paramètre le déclencheur de l’événement .

Ces déclenchements peuvent être l’action d’une prestation

Ces déclenchements peuvent aussi être l’état d’un dossier

 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Les événements

Quand ils sont déclenchés, certains événements changent l’état d’un dossier. Par exemple un
événement Abandon peut faire passer le dossier en Abandonné. Il faut indiquer ici si cet état doit se
transformer au déclenchement de l’événement.

Par exemple, cet événement « Sortie anticipée/abandon avant la fin du

parcours socle » passera automatiquement le dossier en état abandonné
Pause!

15 minutes
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Paramétrer la convention va permettre d’indiquer le tarif et les

règles de facturation à TéO pour une facturation la plus
automatisée possible.

Il est conseillé de ne pas supprimer

les conventions car elles ont un
impact sur le pilotage. Pour les
archiver, cocher la case
correspondante puis cliquer sur
Archiver.

Pour retrouver les conventions

Pour créer une nouvelle convention, archivées, cocher la case en face
cliquer sur Nouvelle convention de la convention et cliquer sur
Conventions inactives
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Libellez ici la convention.

Date d’application de la convention ou de la date du
marché.

Rattacher ici la convention à la

bonne prestation.
Cela simplifie la saisie car la liste
des conventions sera limitée à
celles qui sont rattachées à une
prestation

Rappel : il est possible d’avoir plusieurs conventions pour

une même prestation.
Attachez une attention particulière aux libellés
Il est conseillé d’avoir autant de conventions que de tarifs
différents (y compris pour un même financeur).
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Il est possible d’indiquer le budget total que La durée de production est le temps du
l’on veut allouer à la prestation. On peut le consultant passé sur la presta, en heures. La
suivre dans l’écran « Analyse des durée du bénéficiaire est le temps du
conventions » du pilotage bénéficiaire sur la prestation. Ces temps
s’expriment en numérique. Ex 18.5 pour 18h30

En lien avec le
budget, il est
possible
d’indiquer le Précisez ici quelles sont les heures à prendre en compte dans la
nombre de facturation :
dossiers prévus ou
souhaités. C’est • Face à face réel : uniquement les heures de face-à-face validées
également une • Bénéficiaire : temps de face-à-face + temps bénéficiaire seul
donnée qui peut • Conseiller : temps de face-à-face + temps conseiller seul
alimenter les • Tout : temps de face-à-face + temps bénéficiaire seul + temps
statistiques conseiller seul
« Analyse des
conventions »
dans le pilotage
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Les règles d’abandon sont importantes pour que TéO calcule la

facturation en cas d’abandon.

Prorata horaire : très

importante Indiquer le
coût horaire à appliquer en
cas d'abandon. Si le Forfait : le même montant est
montant total du dossier facturé quelle que soient le
est forfaitaire, calculer ce nombre d’heures .
montant en divisant le
forfait par le nombre
d'heures facturables. Si le
tarif est au coût horaire, ne
pas renseigner ce champ.
Pourcentage : indiquer le pourcentage perçu en cas d'abandon (ex. 30
correspond à 30%)

Prorata jour : lorsqu'on sélectionne cette option, TéO demande de

préciser le montant pour le cas où le dossier ne dure qu'une seule
journée (i.e. un seul rendez-vous honoré). Cette précision est utile à
l'époque du BCA où le rendez-vous unique était facturé à un autre
taux. C’est peu utilisé depuis.
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Pour pouvoir calculer l’encours fin de mois (la somme de toutes les heures positionnées dans
l’agenda), il est important de remplir ces données.

Entrer un chiffre (entier ou décimal) représentant la

valorisation d’un coût horaire dans ce champ. La
valorisation se calcule en estimant le montant d’une heure
de travail. TéO regardera le nombre d’heures effectuées
depuis la dernière échéance et le multiplie par cette
valorisation.

Par défaut, TéO prendra l’ensemble des heures liées au

dossier. Pour affiner, vous pouvez cocher Facturable : TéO Vous trouvez l’encours fin de mois
ne prendra alors que les heures des séances facturables. dans le deuxième onglet du
pilotage : chiffre d’affaires
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Dissocier les dossiers :

lorsque cette case est
cochée, TéO applique la
Facturer le groupe : lorsque cette case est cochée, la règle de facturation au
convention ne s'applique qu'à des groupes. Le groupe mais il divise le
Dissocier les factures : lorsque cette case est
groupe est alors considéré comme une entité unique montant obtenu par le
cochée, TéO fait autant de factures que de
à laquelle s'applique la règle de facturation. Par nombre de dossiers et
dossiers dans le groupe (il faut également cocher
exemple, si l'on indique un forfait de 5000 €, ce applique ce montant à
facturer le groupe)
montant est facturé pour l'ensemble du groupe quel chacun d'entre eux (il
que soit le nombre de dossiers liés au groupe faut également cocher
facturer le groupe).
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Lorsque cette case est cochée, TéO envoie un email au

conseiller à chaque fois qu’il y a un changement de planning
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Indiquer le nom du mandataire (issu de l'annuaire)

lorsque ce dernier utilise TéO dans le cadre du
En cochant cette case vous rendez la convention marché. Ainsi, les dossiers créés par le sous-traitants
inactive. Elle sera grisée dans la liste des conventions remontent dans le TéO mandataire

Cocher cette case lorsque la TVA ne s'applique pas par défaut

Sous traitance : cocher cette case si la convention a été
pour toutes les conventions mais uniquement pour certaines
passée en sous-traitance d'une autre structure
d'entre elles.
 TéOadmin
Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer une convention

Ce champ permet d'alimenter les statistiques DARES

 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

N° de convention : numéro officiel de la convention

N° de commande : Numéro de commande (différent du numéro de la

convention)
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Indiquer ici le numéro de lot s’il doit figurer sur un livrable lié à la prestation.
.
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Ce champ était utilisé dans le cadre de la facturation du

BCA où la proratisation se faisait sur une base fixe de 42
jours

Ce champ n’est plus utilisé

Indiquez ici si la convention n’est pas facturable. Vous

pouvez aussi l’indiquer dans l’état du dossier.
Lorsque cette case est cochée, les dossiers valorisés
apparaissent sur la ligne "Non fact." du chiffre d'affaire du
module Pilotage
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Lorsque cette case est cochée, les dossiers

Nombre de jours après la fin du dossier où le bénéficiaire doit être rappelé (par
ne sont pas pris en compte dans
exemple pour un suivi).
l'exportation comptable
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Lorsqu'une adresse e-mail est indiquée ici, TéO la Cette fonctionnalité permettait de générer et d'envoyer
propose dans les destinataires favoris lorsqu'un automatiquement le formulaire Excel qui accompagnait les
email est envoyé depuis un dossier livrables Pôle Emploi. Elle n'est plus d'actualité
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Personnalisation d'un journal de vente propre à la Personnalisation d'un journal de banque propre à la
convention et donc, différent du journal de vente par convention et donc, différent du journal de banque
défaut par défaut
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Personnalisation d'un compte de banque propre

Ce champ permet d’indiquer le nombre de places en
à la convention et donc, différent du compte de
deça duquel on ne peut pas facturer.
banque par défaut
 TéOadmin
Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Le financeur par défaut

Le financeur par défaut est celui qui s’inscrira automatiquement dans le dossier quand la convention sera choisie.

Lorsque la prestation est susceptible

d’être payée par plusieurs financeurs
Dans ce cas, l’OPCO prend en charge la totalité de la prestation selon les cas de figure, n’entrer aucun
financeur par défaut.
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Le paramétrage d’une prestation
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Quatre financeurs sont possibles :

Pour le ou les indiquer, cliquer sur ajouter un financeur.

Le bénéficiaire est de plus en plus appelé

à être le financeur. Demandez-nous
d’activer la comptabilité financeur, cela
automatisera la création des comptes Enregistrer grâce à la coche
bénéficiaires.

Un financeur choisi dans l'annuaire

Le bénéficiaire : cocher la (saisir les premières lettres de la
case. La société du structure pour afficher une liste
Le sous traitant : déroulante auto-adaptative). Mais
bénéficiaire : cocher
la case attention, le financeur doit avoir été
entré dans l’annuaire (avec le bon
compte comptable bien sûr )
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Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer une convention

Le champ "pourcentage" permet de répartir la

facturation entre plusieurs financeurs.

Le champ "forfait" permet de préciser un montant forfaitaire pris en charge par un des financeurs.

En cas de multiples financements, TéO génère autant de factures que nécessaire en

respectant la répartition indiquée.
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Le paramétrage d’ une prestation
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Dans l’ exemple ci-dessus, l'un des financeur est facturé 60% du montant total du dossier, l'autre 40%.

Dans l’exemple ci-dessus, le bénéficiaire paie un forfait de 150 €, le financeur paie le reste. On indique 100% sur la
ligne du financeur pour indiquer qu'il prend effectivement la totalité du montant restant.
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Le paramétrage d’ une prestation
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La fenêtre budget annuel permet de répartir et de suivre le budget entre des centres ou des partenaires.
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Le paramétrage d’une prestation
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La liste des pièces nécessaires à la bonne tenue du dossier (obligatoires ou pas)

fonctionne de la même façon que dans le paramétrage d’une prestation

TéO ira chercher en temps et en heures dans la prestation et la

convention la liste des pièces nécessaires au dossier et les affichera
dans l’alerte « Pièces manquantes ».
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Le paramétrage d’ une prestation
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La tarification s’indique en cliquant sur Ajouter un tarif

Vous pouvez raccrocher la convention à une phase de facturation Le libellé est facultatif, TéO le génère
(uniquement si cette phase est facturée indépendamment). automatiquement.
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Le paramétrage d’ une prestation
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Choisissez le type de tarif grâce à la liste déroulante

Les types de tarifs sont :

• Forfait : montant forfaitaire indépendant de la durée

• Horaire : prix de vente de l'heure
• Journalier : prix de vente d'une journée
• Ligne financeur : une ligne vierge est créée dans le dossier et permet de
préciser le montant. A utiliser lorsque le montant n'est pas défini par avance ou
bien qu'aucune règle ne permet de le calculer de manière automatique 
• Par collectif : montant forfaitaire de chaque séance collective quelle qu'en soit
la durée
• Par séance : montant forfaitaire de chaque séance quelle qu'en soit la durée
• Sur devis : lorsqu'un devis est lié à un dossier, la facture reprend les lignes du
devis (uniquement avec TéOsuivicom).
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Le paramétrage d’une prestation
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Montant : préciser le montant unitaire en euros. Les décimaux s'écrivent ainsi : 120.45 (ne pas
utiliser la virgule)
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Le paramétrage d’une prestation
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Minimum et maximum : bornes d'application du tarif en heures (ex. Minimum=1, Maximum=20 pour un tarif
qui s'applique pour un dossier dont la durée facturable est comprise entre 1 et 20) .
Mettre 1 dans le minimum, ne pas laisser zéro.
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Le paramétrage d’ une prestation
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Exemples

Facturation au forfait

Il est inutile de préciser un minimum et un maximum

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Le paramétrage d’ une prestation
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Facturation d’honoraires : la facturation se fait au coût horaire

On force le maximum à une valeur élevée pour s'assurer qu'elle soit bien supérieure à la
durée du dossier.
On met le minimum à une heure.
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Le paramétrage d’ une prestation
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Facturation d’honoraires majorés : c’est le cas d’une prestation facturée au taux horaire
jusqu’à 24 heures puis majorée au tarif de 50 euros de l’heure au-delà.

Cette prestation est facturée 1200 euros, ce qui correspond à 24 heures, quelques soient
le nombre d’heures réellement réalisées.

Au-delà de 24 heures, un tarif horaire s’applique : celui de 50 euros par heure..

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Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer la convention

L’échéancier de facturation permet de donner beaucoup de souplesse à la facturation

automatique : il permet de facturer en cours de prestation selon des modalités définies à
l’avance

Entrez ici les règles de facturation, elles s’incrémenteront dans la ligne au dessus quand vous aurez validé grâce à
la coche bleue.
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Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer la convention

L’échéancier de facturation permet de donner beaucoup de souplesse à la facturation

automatique : il permet de facturer en cours de prestation selon des modalités définies à
l’avance .

L’échéancier va permettre de définir

•Ce que vous facturez
Un pourcentage du montant prévu dans la convention ou dans le devis
Une somme forfaitaire
Le réalisé : dans ce cas TéO s’appuie sur les séances de l’agenda)
Le solde : par rapport au montant initialement prévu).
•Quand vous le facturez : le déclenchement : une date, une validation de séance ou d’action, un nombre d’heures, l’état du
dossier etc…
•A quelle condition : il est possible d’ajouter un élément indispensable à son déclenchement : livrable ou évènement
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Le paramétrage d’ une prestation
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Quand
Chaque ligne
Dans le champ déclenchement vous pouvez choisir :
est validée
•Une date
ici
•La  signature d'un devis
•Un nombre de jours
•Un nombre d'heures
g
•Des heures réalisées dans l'agenda
•Une action de la prestation
•Le démarrage réel de la prestation
•L'état du dossier (par exemple l'abandon ou l'état terminé)
•Un évènement particulier (par exemple le changement de situation d'un
bénéficiaire ou le livraison d'un document).
•La fin du mois (dernier jour du mois)
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Le paramétrage d’ une prestation
Paramétrer la convention

Ici, par exemple, dans cette prestation, 20% du montant total de la prestation sera facturée au
démarrage de la prestation, c’est-à-dire dès que la première heure a été validée dans l’agenda.
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Le paramétrage d’une prestation
Paramétrer la convention

Il est également possible d’associer le moment de la facturation à une condition. Ces conditions sont
des pièces obligatoires (par exemple un livrable) ou un évènement.

On paramètre les pièces obligatoires dans la prestation dans la zone Pièces du dossier
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L’échéancier

Quand on choisit la condition Pièces obligatoires dans l’échéancier, une liste déroulante se
déploie afin de choisir la pièce en question.

Quand on choisit la condition Evénement, une liste déroulante se déploie afin de choisir
l’événement en question.
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L’événement

Les événements sont des moments de la prestation qui peuvent déclencher une facturation mais qui ne
dépendent pas de la production : ils concernent le stagiaire/bénéficiaire. Il s’agit souvent d’une embauche du
bénéficiaire, de son entrée en formation etc… Cela ne clôt pas la prestation mais peut engendrer un calcul
de facturation différent.

Les événements se paramètrent depuis la prestation, dans le sous menu Evénements.

Entrez ici le nom de

l’évènement qui
provoquera une
facturation différente.
Validez.
L’événement s’inscrit
en dessous
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Gérer l’événement

Gérer l’événement :

L’événement se gère depuis le dossier du stagiaire et non dans l’agenda.

La plupart du temps, il est déclenché par le formateur/consultant qui est en contact avec le bénéficiaire /
stagiaire.

Vue dossier du Quand toutes les données liées à l’événement sont remplies,
stagiaire celui-ci s’affiche en ligne, dessous.
Ainsi, tous les événements affectant la prestation du stagiaire
bénéficiaire sont visibles depuis cet écran.
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Gérer l’événement

Gérer l’événement :

L’événement se gère également depuis le module dossier (ou production) dans l’écran Evénements en
attente

Ici, les événements en attente sont l’obtention de

livrables.
En cliquant sur la ligne, on bascule sur l’événement
en question dans le dossier et on peut résoudre le
problème.