Rédiger une procédure simple et

efficace
Vous devez rédiger une procédure, mais vous ne savez
pas comment faire pour décrire les opérations à
réaliser ? Ce dossier est fait pour vous.

Les procédures ont mauvaise presse. Les premières normes qualité exigeaient
une surproduction de "paperasse" chronophage et inutile. Et pourtant de
nombreuses situations requièrent un guide simple et efficace pour faciliter
le travail d'un collaborateur. Ainsi outillé, il peut exécuter ses tâches vite et
bien.

Les responsables qualité apportent une différence entre ce document et le mode

opératoire, qui lui, décrit très précisément les tâches à accomplir. Pour être
accessible à tous, ce dossier méthode s'inscrit dans le sens plus commun de la
procédure sans entrer dans la précision sémantique des systèmes qualités .

A quoi servent les procédures ?

D'une manière générale, elles sont utiles lorsque les compétences d'une
personne ne lui permettent pas de réaliser une tâche en toute autonomie.

Elles ont également comme fonction de s'assurer d'une exécution identique à la

précédente, pour un résultat constant. Un point important dans les services où
les femmes et les hommes sont les producteurs des services.
Les procédures sont pertinentes lorsque :
les enjeux sont conséquents (l'erreur n'est pas permise pour des questions de
coût ou de sécurité),

un collaborateur est remplacé ponctuellement ou définitivement (les

procédures servent de document de formation)

une tâche précise est exécutée rarement (par exemple 1 fois par an ou en cas
d'incident)

une action est complexe

l'entreprise souhaite standardiser une pratique (pouvant être conduite de

différentes façons)

les mêmes questions reviennent régulièrement

Conseils de rédaction
Le premier est le plus évident : la simplicité et l'efficacité. Le document doit
répondre à sa raison d'être qui est de conduire une opération de manière
efficace pour obtenir le résultat attendu.

Il est impératif de donner suffisamment de détails, mais pas trop pour ne pas
rendre le document complexe et... décourageant. Une procédure bien
construite est une source de motivation pour celui qui va l'utiliser.

Sur la forme, opter pour une mise en page aérée et ne pas hésiter à utiliser
des dessins, schémas. Ceux qui fonctionnent sous un mode essentiellement
visuel vous remercieront.

Impliquer les utilisateurs du document

Comme nous l'avons dit, un document agréable à lire est un bon point pour
celui qui en fera usage.

Une solution pour impliquer les utilisateurs est de les aider à s'approprier les
procédures en les faisant vivre, en apportant des améliorations pour les
rendre encore plus opérationnelles, plus efficace.
Modèle de procédure
Maj le 17/02/2018

 Savoir rédiger une procédure

 Modèle de procédure simple à utiliser

Dans cette partie du dossier nous vous proposons un

modèle de procédure que vous pouvez utiliser pour
répondre à vos besoins.

Mais avant de passer à la phase concrète de

rédaction, vous devez réaliser un travail préparatoire pour collecter toutes les
informations nécessaires pour la rédaction de votre document.

Cette étape facilite la rédaction à venir et fait gagner du temps grâce à une
meilleure organisation.

Une fois ce travail réalisé, vous pourrez rédiger votre procédure en vous aidant
du modèle proposé.

Préparation : lister les activités à mener

Utiliser des verbes d'action
pour décrire les tâches

Par exemple : créer un compte client, créer un devis, etc.

Ensuite pour chaque activité, faire l'inventaire des tâches principales. Prenons
l'exemple de la création d'un compte client : choisir un modèle type, sélectionner
le statut "nouveau", etc.
Fort de ces informations il est plus aisé de passer à la phase de rédaction à
proprement parler. Il ne reste plus qu'à ordonner les actions à réaliser.

Modèle de procédure

Activité Version

Date de création / Date de dernière mise à jour /

auteur modificateur

Acteurs concernés (Services,

fonction...)

Tâches Description Points de vigilance Moyens

Illustration par un exemple

Activité Créer un nouveau client dans le Version 1.1

 système informatique

Date de création 25-06-2015 par j.Sebastien Date de dernière mise à 12-09-2015 par
/ auteur jour / modificateur A.Berthelet

Acteurs Administration des ventes

concernés

Tâches Description Points de vigilance Moyens

1- Choisir le - Choisir "Particulier" ou En cas d'erreur il

type de client "professionnel" n'est pas possible
de revenir en
- Sélectionner le statut Nouveau arrière.

2 - Renseigner les Contacter le client si des données sont

données manquantes. Alternative pour les
descriptives professionnels : se rendre sur
www.societe.com

3 - Associer un - Cliquer sur l'icône du haut Document

commercial d'affectation des
- Sélectionner le commercial dans la nouveaux comptes
boite de choix

- ...

...

Les procédures peuvent aussi contenir...

Les résultats attendus : pour valider le bon respect des actions menées.

Une colonne "quand ?" : lorsque des éléments temporels entrent en ligne de
compte.

Des définitions : lorsque le sujet est plus complexe, il est salutaire de définir
précisément les termes employés.
Des règles : cette colonne est utile lorsque des règles précises sont associées à
des opérations.

Des logigrammes : pour une compréhension plus aisée. Les diagrammes

facilitent la lecture de l'enchainement des tâches.

Les responsables par tâche : lorsque des responsabilités particulières sont

affectées à certaines opérations ou bien pour des étapes de validation.

Des annexes : ajouter des documents utiles pour l’exécution des tâches.