Introduction du chapitre Front Desk

Arrivées et Check-In
Chercher des arrivées : La fonction Arrivées va vous permettre de rechercher vos clients en
arrivée par l'intermédiaire d'un certain nombre de critères, de vérifier leurs réservations, de
procéder à leur check-in ou
encore d’effectuer un walk in (enregistrement d’un client sans réservation).
1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception.
2. Sélectionnez Arrivées.
L'écran ARRIVÉES s’affiche.

3. Entrez la recherche dans les champs appropriés. Sélectionnez le bouton Avancé pour
obtenir davantage d'options de recherche.
4. Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats.

Notes :…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Check-in Client
Suivez les étapes ci-dessous pour enregistrer un client en arrivée :
1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception et Arrivées.
2. Recherchez et sélectionnez le client arrivant. Sélectionnez Éditer pour vérifier avec les
clients les détails de leur séjour, pour leur attribuer un numéro de chambre ou si les clients
désirent changer un élément de leur séjour (nuitées supplémentaires, changement de type
de chambre). Une fois la réservation validée, cliquez sur ‘OK’ et vous obtenez le message
suivant :

Cliquez sur ‘Oui’ pour faire le check-in du client (c’est ce process que nous vous
recommandons).
2bis. Sinon, recherchez et sélectionnez le client arrivant puis sélectionnez le bouton
Check-in/Arrivée.

L'écran METHODE PAIEMENT s’affiche si aucune chambre n’a été pré attribuée et si
méthode de paiement n’est pas renseignée.

Un numéro de chambre est automatiquement proposé par le système selon le type de

chambre réservé. Un message affiche la confirmation de l’enregistrement du check-in.
Notes :…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Enregistrement d’un client sans Réservation (WALK IN)
Les clients qui arrivent sans réservation sont appelés clients walk-in. Pour effectuer une
réservation walk-in, suivez les étapes ci-dessous :
1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception et Arrivées.

2. Sélectionnez le bouton Walk-In. L'écran Requête tarif s’affiche.

Complétez l’écran Requête tarif et cliquez sur OK. Puis sélectionnez le tarif à appliquer,
cliquez sur OK.
L'écran RÉSERVATION s’affiche.

3. Remplissez tous les champs comme indiqué dans le chapitre Réservations de ce manuel.
REMARQUE : Choisissez "Walk-In" comme Source.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer le check-in

Notes :…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Réservation en Queue :
Placer une arrivée en queue : Le bouton Queue peut aider votre hôtel à gérer les arrivées
des clients lorsque vous ne pouvez pas encore leur attribuer de chambre disponible. Ces
réservations sont alors placées dans une liste de priorité pour ce qui concerne le ménage
de la chambre.
Pour placer une réservation en queue, suivez les étapes ci-dessous :
1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception et Arrivées.
2. Une fois que vous avez trouvé la réservation du client, mettez-la en surbrillance et
sélectionnez Options.
3. Sélectionnez Queue. Un message vous demande si vous voulez placer la réservation en
Queue.

5. Répondez "Oui". Un écran de confirmation s'affiche indiquant le rang du client dans la

queue.

Notes:…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
CXL Check-In (Annuler un check-in)
Parfois, il peut être nécessaire de modifier un check-in et de le remettre à l’état de
réservation.
Par exemple, si vous avez accidentellement placé une réservation en check-in, il peut être
nécessaire d'annuler ce check-in.

REMARQUE : Vous ne pouvez annuler un check-in que le jour de l’arrivée du client,

quand le client n’a pas encore de charges à payer. En outre, l'annulation d'un check-in
n’engendre pas
l’annulation de la réservation : l’enregistrement revient simplement au statut Due-In.
Pour annuler un check-in, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception et Clients Présents.

2. Entrez les critères de recherche (c'est-à-dire Nom, Numéro de chambre, etc.) et cliquez
sur Chercher.
3. Mettez en surbrillance le check-in que vous voulez annuler.

4. Cliquez sur le bouton Annuler C/I. Un message s’affiche vous demandant si vous
souhaitez vraiment annuler ce check-in.

Autres Fonctionnalités Réception

Comptes Posting Masters
Les Posting Masters sont des réservations et des folios qui n'existent que pour les besoins
de la facturation. Un autre nom pour Posting Masters (PM) est Compte Hôtel.
Les Posting Masters existent par exemple pour la facturation Banquet. La fonction à
activer Comptes Hôtel est un moyen simple de créer et d’enregistrer les Posting Masters.
Pour utiliser la fonction Comptes, suivez les étapes ci-dessous :
1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception et Comptes. L'écran Comptes s’affiche.

2. Entrez le Nom du cardex utilisé pour créer le posting master ou le nom d'un client.
Cliquez sur le bouton ellipse située à côté de ce champ pour accéder à l’écran
RECHERCHE CARDEX et localisez les cardex existants pour cette société ou ce client.
3. Entrez le prénom du client si le PM est pour une personne plutôt que pour une société
ou un groupe.
4. Entrez les dates d’arrivée et de départ du compte PM. Entrez le type de chambre du PM.
Cliquez sur la flèche de contrôle pour le sélectionner ou saisissez simplement “PM” dans
ce champ.
5. Cliquez sur la flèche à côté du champ Chambre pour sélectionner un numéro de
chambre disponible depuis l’écran RECHERCHE CHAMBRES DISPONIBLES. La
plupart des numéros de chambres PM sont situés dans la série 9000 (à savoir 9001, 9002,
etc.).
6. Entrez le Code Tarifaire défini par votre hôtel pour les comptes PM (c'est-à-dire
HOUSE).
7. Entrez le Code Marché défini par votre hôtel pour les comptes PM (ex H = House
USE).
8. Entrez la Source définie par votre hôtel pour les comptes PM (ex HU = House Use).
9. Cliquez sur OK pour terminer.

Attribution de chambre – individuel

Le sous menu Attribution Chambre vous permet de pré-bloquer aisément des chambres
pour l’arrivée des clients et d’accélérer le check-in à la réception si vous recevez un
groupe.
Si on vous demande un grand nombre de types de chambres différents ou si vous
réceptionnez des VIP, le fait de pré-bloquer des chambres vous aide à mieux gérer le rush
de dernière minute concernant la préparation des chambres à leur arrivée.
Pour pré-attribuer des numéros de chambres aux clients, suivez les étapes ci-dessous :
1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception et Attribution Chambre.
L'écran Attribution Chambre s’affiche

REMARQUE : Cet écran affiche uniquement les réservations qui n'ont pas de numéro de
la chambre attribué.
2. Entrez les critères de recherche pour retrouver les clients pour lesquels vous voulez
bloquer un numéro de
chambre.
3. Mettez en surbrillance la réservation que vous voulez pré- bloquer et sélectionnez
Attribuer.
L’écran Gouvernante Chambres Disponibles s'affiche.
4. Mettez en surbrillance le numéro de la chambre souhaité et cliquez sur OK.

Attribution de chambre – Automatique

Vous pouvez avoir besoin d’un système qui pré-attribue automatiquement des numéros de
chambre aux clients. Par exemple si c’est la politique de votre hôtel de pré-attribuer des
chambres à tous les membres d’un groupe ou aux VIP, la fonction Auto est la plus
pratique (attention le système ne fait pas d’optimisation de la disponibilité).
Pour attribuer automatiquement des chambres à toute une série de réservations, suivez les
étapes ci-dessous :
1. Dans le menu principal, sélectionnez Réception et Attribution Chambre.
2. À l'aide des critères de recherche de l’écran Attribution Chambre, recherchez les
réservations auxquelles vous souhaitez attribuer des chambres, par exemple un groupe ou
des clients ayant demandé des chambres accessibles aux fumeurs.
3. Sélectionnez l'option Auto.

REMARQUE : L'option Auto attribue automatiquement des chambres à toutes les

réservations s’affichant sur l’écran Attribution Chambre.
Il est donc fortement encouragé de rechercher les réservations avant de sélectionner Auto.
L'écran Attribution automatique Chambre apparaît.

4. Cochez la case Attribuer située en haut de l'écran.

5. Pour attribuer certaines catégories de chambres ou des caractéristiques précises (c'est-à-
dire Non-Fumeur King, 3e étage, etc.), sélectionnez ces demandes sur cet écran (c'est-à-
dire Type chambre, Fumeur/Non-Fumeur, Étage, etc.).
6. Pour inclure les chambres en divers statut gouvernante, cochez la case à droite de
l'écran : Chambres Sales, Chambres Propres et Chambres inspectées.
7. Pour utiliser les préférences indiquées sur le cardex des clients et sur leurs réservations,
cochez la fonction Utiliser les préférences associées.
8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Démarrer/Valider. Étant donné que le système
attribue automatiquement une chambre à chaque réservation, l’écran fait apparaître les
numéros de chambres attribués à chaque réservation. Après avoir terminé l'attribution
automatique de chambre, le système comptabilise les chambres attribuées et les chambres
non attribuées.

REMARQUE : Si les réservations échouent au cours de cette opération, changez les

critères de sélection et essayez à nouveau. Généralement, quand vous demandez trop de
préférences ou que vous sélectionnez le critère Chambre nettoyée / inspectée, l’attribution
automatique ne peut pas fonctionner.
Attention, le système attribue des chambres aléatoirement (selon critères choisis au
préalable), il ne gère pas, n’optimise pas votre occupation

Exercice :
1) Créer une nouvelle réservation pour un Walk-In (02 Adultes), au nom de Bernard
DELOY, pour un séjour de 3 nuits à un tarif de 150 Eur/Nuit.
2) Placer cette réservation en Queue
3) Effectuer le Check-in du client
4) Annuler le Check-In Client
5) Créer une PM (Posting Master), attribuer une chambre virtuelle, et effectuer le Check-
in de la PM
6) Utiliser 3 réservations sur Opera de votre choix, et effectuer une attribution
automatique

Notes :…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………................................................