Procédure réception

Etat Matin Heure

Entrer à la réception a l’heure, être présentable (Cravate, Badge, Cheveux 07:00
rasée, Ongles aux couleurs discrètes…)
Vérifier s’il y a des notifications sur le black board du back office (Ordres de
service, informations, planning ect…)
Vérification des encaissements : Contrôle du fond de caisse, Contrôle de
deposits et vérifier si vous avez la monnaie pour un bon déroulement de
shift
Recevoir une bonne passation de l’équipe de nuit (Changement des
chambres, réclamations, remarques, anomalies)
Verifier House Status, (Check in – Check out – Occupations de d’hôtel)

Ranger la réception et assurez-vous d’avoir suffisamment de papier A4-

stylos – clés des chambres – Stock aménités …

Imprimer les rapports suivants (Rapport arrivée, Rapport in- house, Rapport
Départ), à donner au département (Restauration / Housekeeping) et
mentionner à la gouvernante si il y’a des demandes spéciaux (Mariage, lit
bébé, soirée romantique, anniversaire…)
Attribuer les Chambres : Room Assignement > Les chambres d’arrivées
par type (Supérieur, Deluxe , Suite …) Attention à la liste D’état
de chambres
Imprimer la liste des factures IN-HOUSE, vérifier et cocher les factures avec
des montants élevés, et contacter les clients pour le paiement.
Vérifier et filtrer les e-mails (répondre aux e-mails, réservations,
réclamations et demandes des clients, réédition des factures)

Signaler toutes les incidences et anomalies des chambres sur le registre

(ANOMALIES / INCIDENCES CHAMBRE)
Vérifier les check-out restants et appeler les clients si nécessaire, en cas de
prolongation il doit payer sa réservation actuelle.
Faire un suivi des transferts confirmés, Aeroport-Hotel-Aeroport de la
journée
Si il y a de nouvelles réservations pour le même jour, attribuer la chambre et
informer la gouvernante.
Ranger le comptoir de réception et transmettre la passation a l’équipe
suivante (changement de chambre, réclamations, remarque, demandes 15 :00H
clients, anomalies) Fermer la caisse du matin et faire balance a 0, vérifier les
encaissements et le fond de caisse et ranger les dans une enveloppe avec
les rapports (LIST DES ENCAISSEMENTS)
Date: Receptionist Signature:
 Procédure réception

Date : Receptionist : Signature :

Etat Soir Heure

Entrer à la réception a l’heure, être présentable (Cravate, Badge, Cheveux 15:00
rasée, Ongles aux couleurs discrètes…)
Vérifier s’il y a des notifications sur le black board du back office (Ordres de
service, informations, planning ect…)
Vérification des encaissements : Contrôle du fond de caisse, Contrôle de
deposits et vérifier si vous avez la monnaie pour un bon déroulement de shift
Recevoir une bonne passation de l’équipe du matin (Changement des
chambres, réclamations, remarques, anomalies)
Verifier House Status, (Check in – Check out – Occupations de d’hôtel)

Ranger la réception et assurez-vous d’avoir suffisamment de papier A4-

stylos – clés des chambres – Stock aménités, Serviettes dans la bagagerie

Imprimer les rapports arrivés et cocher les arrivées déjà effectuées

Attention : Il faut bien remplir le cardex client et bien saisir toute les
informations clients de A à Z.
Regarder l’état de chambres, si il y a des chambres sales il faut vérifier avec
la gouvernante.
Faire le check-in et remplir les Bulletins de réservation (signature de client
et numéro de téléphone et email à remplir obligatoirement) et remplir les
fiches de police et joindre le bulletin avec la réservation et les classer au bac.
Attention Obligatoire bien remplir le cardex client sur pms au check-in, toute
l’information doit être bien enregistrée.
ATTENTION : ENCAISSER LES FACTURES AU MOMENT DE CHECK-in
pour tous les clients : online, Direct, walk-in, Clients sans BAGAGES !!!
Modifier le nom de la société sur la facture selon la demande de client au
Check-in
Vérifier et filtrer les e-mails (répondre aux e-mails, réservations, réclamations
et demandes des clients, réédition des factures)
Faire un suivi des transferts confirmés, Aeroport-Hotel-Aeroport de la journée

Signaler toutes les incidences et anomalies des chambres sur le registre

(ANOMALIES / INCIDENCES CHAMBRE)
Après 18 :00H il faut modifier et imprimer toutes les nouvelles réservations
de la même journée
Vérifier si tous les parkings sont chargés sur SAP, vérifier les clés vis-à-vis
des dépôts
Transférer les informations des fiches de police sur le registre de police et
remplir les dates de départs de la journée précédente !! (NE PAS ENVOYER
LES FICHES SANS REMPLIR LE REGISTRE

Eteindre la musique a 22 :00H 22 :00 H

 Procédure réception

Fermer la caisse du matin et faire balance a 0, vérifier les encaissements et

le fond de caisse et ranger les dans une enveloppe avec les rapports (LIST
DES ENCAISSEMENTS)

Ranger le comptoir de réception et transmettre la passation a l’équipe 23 :00 H

suivante (Wake-up Calls – Arrivées tardives – Early Check out …)
 Procédure réception

Date: Night audit : Signature

Etat Nuit Heure

Entrer à la réception a l’heure, être présentable (Cravate, Badge, Cheveux 23:00
rasée)
Vérifier s’il y a des notifications sur le black board du back office (Ordres de
service, informations, planning ect…)
Vérification des encaissements : Contrôle du fond de caisse, Contrôle de
deposits et vérifier si vous avez la monnaie pour un bon déroulement de shift
Recevoir une bonne passation de l’équipe du soir (Changement des
chambres, réclamations, remarques, anomalies)
Verifier House Status, (Check in – Check out – Occupations de d’hôtel)

Ranger la réception et assurez-vous d’avoir suffisamment de papier A4-

stylos – clés des chambres – Stock aménités, Serviettes dans la bagagerie
Imprimer les rapports arrivés et vérifier la liste des arrivées en attente
Envoyer le bagagiste pour débarrasser les assiettes et plateaux aux étages
Signaler toutes les incidences et anomalies des chambres sur le registre
(ANOMALIES / INCIDENCES CHAMBRE)
Vérifier si tous les parkings sont chargés sur SAP, vérifier les clés vis-à-vis
des dépôts

Attacher les facturettes du restaurant aux réservations et mettre le tout dans

le bac
Vérifier tous les bacs obligatoirement chaque nuit et changer les dossiers de
réservation s’il y a un délogement et joindre les dossiers des départs
anticipés à la facture (OBLIGATOIRE)
Imprimer le rapport des encaissements de la journée, vérifier si toutes les
modes de paiements et les montants sont corrects, joindre les factures aux
dossiers de réservation (Si il y a un dossier qui manque)
Fermer toutes les factures des départs du lendemain pour les réservations
avec modalité de paiement (CC en charge en BB+ taxe, Tvirtual expedia,
BOOKING) il faut laisser au prochain shift du matin uniquement le paiement
direct par client et les prises en charges totales
Faire la procédure no-show :
pour les non-show online si la carte ne passe pas ou non aboutie il faut
toujours marquer la carte de crédit non valid sur l’extranet et le marquer
comme no-show
Fermer la caisse de nuit et faire balance a 0, vérifier les encaissements et le
fond de caisse.
Vérifier les tarifs IN-HOUSE avant de faire la clôture s’il ya un tarif faux faut
le rectifier  sur le pms
Faire la clôture Sur le pms seven « et faire sortir une autre copie de clôture 5 :30
pour le directeur »
Faire sortir les rapports suivants :
3 Copie des arriveés (1 pour restaurant 1 pour cuisine 1 pour gouvernante)
List des arrivées et List de départs pour la gouvernante
 Procédure réception
Ranger le comptoir de réception et transmettre la passation a l’équipe
suivante (Anomalies – défaillances …)

Allumer la musique 7 :00