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CODEXIA GED - DOCUMENTATION

GUIDE ADMINISTRATION

CODEXIA GED - DOCUMENTATION

PHENIX ENGINEERING

CODEXIA GED
Guide administration

Version

: V5.3-1

Date de dernire rvision : 07 JANVIER 2009 Auteur : Didier Chardonnet

GUIDE ADMINISTRATEUR

HISTORIQUE DES REVISIONS

VERSION

DATE

ELEMENTS CONCERNES

Auteur- Motif de lvolution

1.0

06/01/05

Cration

Didier Chardonnet

2.0

02/08/05

MAJ

FEILLENS Jean-Michel Maj version produit 4.2

2.1

01/09/05

MAJ

Bezac-Chatard Christine Correction

2.2

15/02/06

MAJ

FEILLENS Jean-Michel Maj version produit 4.5

2.3

15/12/06

MAJ

FEILLENS Jean-Michel Maj Version produit 5.0

2.4

17/07/07

MAJ

PEYRAMOND Emmanuel Corrections

2.5

19/05/08

MAJ

Didier Chardonnet - Reprise de la documentation Didier Chardonnet Modification du numro de version pour tre en phase avec la version du produit

5.3

17/07/08

5.3-1

07/01/08

MAJ

Didier Chardonnet Nouvelle fonctionnalit - Importation des utilisateurs

Ce document remplace toutes les versions antrieures.

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GUIDE ADMINISTRATEUR

SOMMAIRE

1.

INTRODUCTION ................................................................................................................................................... 7 1.1. Gnralits .................................................................................................................................................... 7 1.2. Fonctions dadministration ........................................................................................................................... 7 1.2.1. Loption Administration : ........................................................................................................................ 7 1.2.2. Loption Outils :....................................................................................................................................... 7 1.2.3. La barre doutils standard ........................................................................................................................ 7 1.2.4. La barre de filtre....................................................................................................................................... 8 2. APPLICATIONS ..................................................................................................................................................... 8 2.1. Les applications GED ................................................................................................................................... 8 2.1.1. Dfinition des applications....................................................................................................................... 8 2.1.2. Sous application ....................................................................................................................................... 9 2.1.3. Modles 9 2.2. Les dossiers Codexia - Application ............................................................................................................ 10 2.2.1. Dfinition onglet Application : .............................................................................................................. 10 2.2.2. Onglet Champs ................................................................................................................................. 11 2.2.3. Onglet Objets ................................................................................................................................... 13 2.2.4. Onglet Champ mtier ....................................................................................................................... 13 2.2.5. Liste des crans 15 2.2.6. Onglet Traitement ............................................................................................................................ 18 2.2.7. Onglet Planification ......................................................................................................................... 19 2.2.8. Onglet Cl mtier :........................................................................................................................... 19 2.2.9. Onglet Informations : ....................................................................................................................... 20 2.3. Paramtrage des champs CodexiaWEB...................................................................................................... 21 3. LA DEFINITION DES DOCUMENTS ................................................................................................................ 23 3.1. Traductions ................................................................................................................................................. 23 3.1.1. Les langues 23 3.1.2. Traduction des objets ............................................................................................................................. 23 3.1.3. Traduction des messages........................................................................................................................ 24 3.2. Les types de documents .............................................................................................................................. 24 3.2.1. Onglet Type de document ................................................................................................................ 24 3.2.2. Onglet Indexation :........................................................................................................................... 26 3.2.3. Onglet Indexations multiples : ......................................................................................................... 28 3.2.4. Onglet Traitement ............................................................................................................................ 28 3.2.5. Onglet Traduction ............................................................................................................................ 29 3.3. Les lexiques ................................................................................................................................................ 29 3.3.1. Le paramtrage des lexiques .................................................................................................................. 29 3.3.2. Codification de lexiques particuliers...................................................................................................... 30 4. LA GESTION DES REVISIONS ................................................................................................................. 33 4.1. Mise en uvre des rvisions ....................................................................................................................... 33 4.1.1. Gnralits 33 4.1.2. Comportement 33 4.2. Paramtrage des cls documents................................................................................................................. 34 4.2.1. Les champs modifis.............................................................................................................................. 34 4.2.2. Les champs de recherche ....................................................................................................................... 35 4.2.3. Les types daction .................................................................................................................................. 35 5. ARCHIVAGE........................................................................................................................................................ 35
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5.1. Les supports ................................................................................................................................................ 35 5.1.1. Mthode suivre :.................................................................................................................................. 36 5.1.2. Unit logique 36 5.1.3. Les supports 36 5.1.4. Les capacits 37 6. REQUETES MULTICRITERES........................................................................................................................... 37 6.1. Dfinition et cration des thmes .......................................................................................................... 37 6.2. Paramtrage des requtes............................................................................................................................ 38 6.2.1. Barre doutils 38 6.2.2. Libell et autorisations ........................................................................................................................... 39 6.2.3. Thmes et slection des champs ............................................................................................................ 40 6.3. Paramtrage des statistiques ....................................................................................................................... 43 7. TRAITEMENTS - CONVERSIONS..................................................................................................................... 43 7.1. Introduction ................................................................................................................................................ 43 7.2. Les types darchivages................................................................................................................................ 44 7.3. Les origines................................................................................................................................................. 45 7.3.1. Les traitements sur origine ..................................................................................................................... 45 7.3.2. Les convertisseurs .................................................................................................................................. 45 7.4. Les traitements............................................................................................................................................ 46 7.5. Les codes de description ............................................................................................................................. 47 7.6. Les traitements disponibles......................................................................................................................... 48 7.6.1. Dure de vie sur sous type de document ................................................................................................ 48 7.6.2. Dmarrage Workflow en mode JMS...................................................................................................... 49 7.6.3. Dmarrage Workflow en mode Web Service ........................................................................................ 49 7.6.4. Traitement de notification ...................................................................................................................... 49 7.6.5. Traitement Plein Texte........................................................................................................................... 49 7.6.6. Traitement Association multi-dossiers................................................................................................... 49 7.6.7. Rduction Imagette ................................................................................................................................ 50 7.6.8. Extraction des informations des images................................................................................................. 50 7.6.9. Extraction des informations IPTC.......................................................................................................... 50 7.6.10. Extraction des informations OLE........................................................................................................... 51 7.6.11. Conversion PDF..................................................................................................................................... 51 7.7. Les tampons ou watermarks ................................................................................................................. 51 7.8. La notification darchivage ......................................................................................................................... 53 8. SECURITE ET IDENTIFICATION .............................................................................................................. 56 8.1. Les utilisateurs & les permissions............................................................................................................... 56 8.1.1. Liste des utilisateurs............................................................................................................................... 56 8.1.2. Cration dun utilisateur : ...................................................................................................................... 57 8.1.3. Onglet Stratgie : ............................................................................................................................. 57 8.1.4. Onglet Information :......................................................................................................................... 57 8.1.5. Onglet : Options ............................................................................................................................... 58 8.1.6. Onglet : Groupe ................................................................................................................................ 58 8.2. Affectation dun utilisateur un groupe ..................................................................................................... 59 8.3. Affectation des fonctions un groupe ........................................................................................................ 59 8.3.1. Fonctions Codexia GED ........................................................................................................................ 60 8.4. Exclusion de fonction un utilisateur......................................................................................................... 61 8.5. La stratgie de compte ................................................................................................................................ 61 9. ACQUISITION PAR LOT .............................................................................................................................. 66 9.1. Les lots........................................................................................................................................................ 66 9.2. Les destinations .......................................................................................................................................... 67 10. INTEGRATION - FLUX XML ...................................................................................................................... 67 10.1. Introduction ................................................................................................................................................ 68 10.2. Paramtrage JMS ........................................................................................................................................ 68 10.2.1. Connexion sur un broker JMS ............................................................................................................... 68 10.2.2. Scrutation dun rpertoire ...................................................................................................................... 69 10.3. Paramtrage de lindexation automatique :................................................................................................. 70 10.3.1. Scrutation dun rpertoire ...................................................................................................................... 70
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10.3.2. Rception sur Broker JMS ..................................................................................................................... 71 10.3.3. Transformation XSLT............................................................................................................................ 71 10.3.4. Association XML Codexia.................................................................................................................. 72 10.3.5. Les champs dindexation ....................................................................................................................... 73 10.3.6. La dfinition des cls dossiers................................................................................................................ 74 10.4. Les documents intgrs par XML............................................................................................................... 76 10.4.1. Rupture 76 10.4.2. Validit page 77 10.4.3. Recherche des fichiers ........................................................................................................................... 78 10.5. Excution de lintgration XML................................................................................................................. 78 10.5.1. Scrutation de rpertoire.......................................................................................................................... 78 10.5.2. Ecoute sur broker JMS........................................................................................................................... 79 10.5.3. Scrutation XML pour transfert sur broker JMS .................................................................................... 79 11. INTEGRATION - COLD................................................................................................................................ 80 11.1. Introduction ................................................................................................................................................ 80 11.2. Paramtrage ................................................................................................................................................ 80 11.2.1. Les bases COLD .................................................................................................................................... 81 11.2.2. Rupture 83 11.2.3. Dbut 83 11.2.4. Validit de page ..................................................................................................................................... 84 11.2.5. Saut 84 11.2.6. Zones 85 11.2.7. Lier les zones et les index ...................................................................................................................... 86 11.2.8. Trame 87 11.2.9. Police 87 11.2.10. Validit de ligne ..................................................................................................................................... 88 11.2.11. Intgration 89 11.3. Organisation des fichiers ............................................................................................................................ 89 11.4. Le traitement dexcution ........................................................................................................................... 89 11.5. Lecture rsultat Fichier de log ................................................................................................................. 90 11.6. Liste des spools........................................................................................................................................... 90 12. INTEGRATION - OLE ................................................................................................................................... 91 12.1. Introduction ................................................................................................................................................ 91 12.2. Organisation de la gestion des documents .................................................................................................. 92 12.3. Dfinition des champs OLE dans Word ..................................................................................................... 92 12.4. Paramtrage des chargements OLE ............................................................................................................ 93 12.4.1. Dfinition des emplacements et utilisateurs........................................................................................... 94 12.4.2. Association des champs OLE et des zones ............................................................................................ 94 12.4.3. Les zones dindexation........................................................................................................................... 95 12.5. Les zones OLE rcupres......................................................................................................................... 96 12.6. Le traitement dexcution ........................................................................................................................... 96 13. INTEGRATION - MESSAGES ...................................................................................................................... 97 13.1. Introduction ................................................................................................................................................ 97 13.2. Le traitement dexcution ........................................................................................................................... 97 14. RECHERCHE PLEIN TEXTE ....................................................................................................................... 97 14.1. Introduction ................................................................................................................................................ 97 14.2. Les mots vides ............................................................................................................................................ 97 14.3. Les mots vides mtier ................................................................................................................................. 98 14.4. Le paramtrage Type document / Origines................................................................................................. 98 14.5. Le traitement dexcution ......................................................................................................................... 100 15. ASSOCIATION MULTI-DOSSIERS........................................................................................................... 100 15.1. Introduction .............................................................................................................................................. 100 15.2. Dfinition de lassociation ........................................................................................................................ 100 15.3. Cls de lassociation ................................................................................................................................. 100 15.3.1. Dfinition de la cl de recherche du dossier cible................................................................................ 102 15.4. Mise en place du traitement dassociation ................................................................................................ 103 15.5. Le traitement dexcution ......................................................................................................................... 103
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16. OUTILS......................................................................................................................................................... 103 16.1. Dfinition des rpertoires.......................................................................................................................... 103 16.2. La base des registres de Codexia .............................................................................................................. 104 17. OBSERVATEUR DEVENEMENT............................................................................................................. 106 18. GESTION DES LICENCES ......................................................................................................................... 107 18.1. Introduction .............................................................................................................................................. 107 18.2. Gestion des connexions ............................................................................................................................ 107 18.2.1. Pic de connexion .................................................................................................................................. 108 18.3. Licences .................................................................................................................................................... 108 18.4. Gestion des licences.................................................................................................................................. 108 18.5. Gestion des connexions Appserver ........................................................................................................... 109 19. HISTORIQUE DES CONNEXIONS............................................................................................................ 110 20. PURGE AUTOMATIQUE DES JOURNAUX............................................................................................. 111 20.1. Introduction .............................................................................................................................................. 111 20.2. Purge des historiques de connexion .......................................................................................................... 112 20.3. Purge des lobservateur dvnement ....................................................................................................... 112

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1. INTRODUCTION

1.1. Gnralits
Lapplication identifie le dossier Codexia qui contient les documents. Les chapitres ci aprs prcise le paramtrage permettant la dfinition dun dossier Ged ainsi que les autres fonctionnalits disposition dans lapplication.

1.2. Fonctions dadministration


Pour accder au menu de paramtrage vous devez possder les droits administrateurs dans Codexia. 1. 2. 1. Loption Administration :

1. 2. 2.

Loption Outils :

1. 2. 3.

La barre doutils standard

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Dans tous les crans de saisie de Codexia les icnes ci-dessous sont utilises et permettent les oprations dcrites.

En fonction des droits daccs associs la personne connecte les icnes peuvent tre inactives. 1. 2. 4. La barre de filtre

Certains crans offrent la possibilit de filtrer les listes quils prsentent. Le filtre porte gnralement sur une colonne de la liste paramtrer.

Saisissez une valeur et actionnez le filtre par le bouton Pour ter le filtre, actionnez le bouton

2. APPLICATIONS

2.1. Les applications GED


Codexia est une Ged oriente dossier. Lcran principal du dossier est paramtr par rapport un modle. Il existe quatre modles de prsentation des dossiers. Ce modle est dfini lors de la cration des applications GED au niveau du paramtrage administrateur de haut niveau. Ces diffrents modles permettent de grer des dossiers un seul niveau ou bien deux et trois niveaux arborescents. 2. 1. 1. Dfinition des applications

Il faut tre super administrateur pour accder cet cran. Il existe deux applicatifs de bas niveau : CodexiaWF Applicatif workflow auto gr CodexiaGed Applicatif de la GED sur lequel il est possible de crer des applications

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2. 1. 2. Sous application

Dfinir dans cette liste les dossiers ou applications Codexia que vous souhaitez crer. Sous applicatifs : Libell : Ecran principal : Code de lapplication Codexia Libell de la sous application Chemin daccs lcran du dossier.

Lcran principal est le code correspond au modle dcran utilis dfinis ci aprs. 2. 1. 3. Modles

Un seul niveau Code de lcran : smt/wCodexia.w

Deux niveaux avec mise jour Code de lcran : smt/wCodexia2Upd.w

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Deux niveaux sans mise jour Code de lcran : smt/wCodexia2.w

A COMPLETER 3 niveaux

2.2. Les dossiers Codexia - Application


Accs par les menus Paramtres Administration Application GED Applications :

Le paramtrage d'une application GED correspond au traitement d'un type de dossier (Clients, Collaborateurs, Assurs, Courriers, etc)

2. 2. 1.

Dfinition onglet Application :


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Cadre Application o o o o Application Ged : code de lapplication identifiant le dossier. Il doit correspondre au code sous applicatif dfini prcdemment. Libell application : libell repris dans les crans de Codexia pour choisir le dossier. Ce champ est obligatoire. No dapplication : numro interne unique de lapplication. Table dossier : nom de la table o est stocke la dfinition des dossiers. La table standard est Catalogue . Lors de lutilisation de Codexia Web il est obligatoire dutiliser cette table.

Cadre Hyperlien o Gestion hyper lien : dans ce mode les documents ne sont pas archivs dans la gestion des documents Codexia, ils sont simplement rfrencs au sein de Codexia. Seul un lien est mmoris pour accder au document. Type dhyper lien : UNC ou LETTRE (ex: \\SERVNT:GED ou U:\GED ).

Cadre Rvision o o Mode de Rvision Majeur : choix de la mthode par dfaut dincrmentation des rvisions majeures pour la cration de types de documents; 1 (exemple 1-2-3) ou A (AA-AB-AC). Mode de Rvision Mineur : choix de la mthode par dfaut dincrmentation des rvisions mineures pour la cration de types de documents; 1 (exemple 1-2-3) ou A (AA-AB-AC).

Affichage des dossiers et documents o Champs affichs : correspond au choix initial des champs affichs dans les listes de prsentation : - Consultation multicritres - Liste des documents du dossier Champs imprims : correspond au choix initial des champs imprimer. Cette liste est utilis lors de ldition des documents sur la partie indexation Champs de ruptures (Tree View) : liste des champs servant de rupture pour larborescence affiche dans la liste des documents Champs de la feuille (Tree View) : liste des champs affichs au niveau du document Champs de rupture dossier : champs particuliers permettant dorganiser le dossier par rapport aux donnes pour les prsentations plusieurs niveaux. Ces champs correspondent gnralement aux champs cls de lapplication GED. Il faut tre en modification pour accder au bouton Champs et modifier les listes. Aprs validation des listes modifies il faut sauvegarder les modifications par licne Enregistrer o o Prsentation : choix du type de prsentation de la liste des documents (se reporter au Guide de lutilisateur pour plus de dtails) Prsentation dossier : choix du type de prsentation avec ou sans dtail du tableau 2. 2. 2. Onglet Champs

o o o o

Pour chaque application ou dossier, il est possible dassocier 32 zones dindexation permettant de dcrire les documents. Cet cran permet de choisir les zones qui seront effectivement utilises dans le dossier.

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Constituer les champs de lapplication en fonction du plan de classement de votre dossier. Lensemble des champs est associ aux diffrents types de documents dfinis plus loin dans le document.

Slectionner lapplication dans la colonne Application Ged ;

Utiliser les boutons etc. les champs de votre application ;

pour crer, modifier,

Slectionner les zones dans la liste droulante Nom champ : 22 zones de type caractre 5 zones de type date 5 zones de type numrique ; Indiquer le libell souhait pour chaque zone, dans la case Libell ; Indiquer le format de saisie dans la zone Format : la longueur dune zone texte (30 caractres dans lexemple ci-dessus) ; le nombre de chiffres dans la partie entire et dans la partie dcimale, pour une zone numrique Le format dune zone date est toujours 99/99/9999, cest dire jour et mois sur deux chiffres, anne sur quatre chiffres, sparateur slash ( / ) ; Indiquer une valeur initiale si ncessaire

Actif : Indiquer pour chaque champ si ce dernier est actif ou non. Sil est inactif, le champ nest pas visible dans le paramtrage du type de document.

Lexique : dtermine si un lexique est associ au champ. Liste droulante : Le champ dfini avec une liste droulante prsente une combo-box avec le contenu du lexique paramtr.
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2. 2. 3. Avec enrichissement : Il est possible dajouter un lment la liste. Pour faire apparaitre la liste il faut appuyer sur la touche F1 Aide sans enrichissement : Pour faire apparaitre la liste il faut appuyer sur la touche F1 Onglet Objets

Note importante :

VEUILLEZ NE PAS MODIFIER LES PARAMETRES de longlet Objets !

2. 2. 4.

Onglet Champ mtier

Le paramtrage des champs mtiers permet de dfinir la structure du dossier de lapplication. Par cet cran vous dfinissez les champs du dossier, le ou les tableaux en fonction du modle dapplication que vous souhaitez.

Slectionner les zones dans la liste droulante Nom champ : 20 descriptions de type caractre 10 descriptions de type date 10 descriptions de type numrique Le champ LibCatalogue doit obligatoirement tre utilis dans la dfinition des champs mtier.
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Indiquer le libell souhait pour chaque zone, dans la case Libell ; Indiquer le format de saisie dans la zone Format : la longueur dune zone texte (30 caractres dans lexemple ci-dessus) ; le nombre de chiffres dans la partie entire et dans la partie dcimale, pour une zone numrique Le format dune zone date est toujours 99/99/9999, cest dire jour et mois sur deux chiffres, anne sur quatre chiffres, sparateur slash ( / ) ; Indiquer une valeur initiale si ncessaire

Actif : Indiquer pour chaque champ si ce dernier est actif ou non. Sil est inactif, le champ nest pas visible dans le paramtrage du type de document. Champ obligatoire : Indique si le champ doit est en saisie obligatoire Afficher dans le tableau : Affiche le champ dans le tableau principal (premier niveau du catalogue) Tri dans le tableau : Dtermine la colonne sur laquelle le tri du tableau est effectu. Il ny a quun seul champ dfinissable pour le tri du tableau. Lexique : dtermine si un lexique est associ au champ. Liste droulante : Le champ dfini avec une liste droulante prsente une combo-box avec le contenu du lexique paramtr. Avec enrichissement : non implment dans la gestion du dossier Aide sans enrichissement : non implment dans la gestion du dossier Recherche : dtermine si une recherche est active ou non pour ce champ. Type de recherche : Le type de recherche dpend du type de champ. Type : caractre Mode : Commence par / Contenant / Egalit

Type : date / numrique Mode : Commence par / Contenant / Egalit

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2.2.5. Liste des crans

Ce bouton permet daccder au paramtrage des crans et de dfinir la visualisation des champs non interfacs.

La liste prsente le paramtrage des champs utiliss en fonction dun code correspondant au code de lcran affich dans lapplication Codexia. Dfinition de lcran de saisie

Il nest pas ncessaire de dfinir la position des champs, cette opration est effectue dynamiquement voir ci-aprs.

Ecran : Nom de lcran qui reoit le champ. Voir la dfinition des crans ci-aprs Champ : Slectionnez dans la liste le champ disponible. Champ modifiable : le champ peut tre modifiable ou non. Ordre de tabulation : ordre dans lequel le curseur navigue lintrieur des champs. Liste des crans

Il existe plusieurs crans permettant la dfinition du dossier, la dfinition du contenu des listes dans ces crans, la dfinition de lcran de recherche ou bien de celui de la saisie du dossier dans lindexation par lot. Le tableau ci aprs explique la fonction de chacun.

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Ecran wCodexia.w Explication Type : Ecran des dossiers Niveau : Un seul niveau Il sagit de dfinir pour ce code la liste des champs utiliss dans la partie droite de lcran (la fiche) Le ou les champs qui apparaissent dans le tableau sont dfinis dans lcran prcdent

wCodexia2.w

Type : Ecran des dossiers Niveau : Deux niveaux Il sagit de dfinir pour ce code la liste des champs utiliss dans la partie droite de lcran (la fiche) Le ou les champs qui apparaissent dans le tableau de gauche sont dfinis dans lcran prcdent. Ceux du second tableau sont dfinis avec le code b2wCodexia2.w Avec cet cran, le second niveau du catalogue, nest pas modifiable.

wCodexia2Upd.w

Type : Ecran des dossiers Niveau : Deux niveaux Il sagit de dfinir pour ce code la liste des champs utiliss dans la partie droite de lcran (la fiche) Le ou les champs qui apparaissent dans le tableau de gauche sont dfinis dans lcran prcdent. Ceux du second tableau sont dfinis avec le code b2-wCodexia2Upd.w

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wCodexia3.w Type : Ecran des dossiers Niveau : Trois niveaux Il sagit de dfinir pour ce code la liste des champs utiliss dans la partie droite de lcran (la fiche) Le ou les champs qui apparaissent dans le tableau de gauche sont dfinis dans lcran prcdent. Ceux du second tableau sont dfinis avec le code b2-wCodexia3.w Ceux du troisime niveau sont dfinis avec le code b3-wCodexia3.w b2-wCodexia2.w Type : Dfinition des colonnes du second niveau du catalogue. Niveau : le second Ce paramtrage doit tre dfini avec les crans ci-aprs : wCodexia2 .w wCodexia2Upd.w wCodexia3.w g2-wCodexia2.w g2-wCodexia2Upd.w g2-wCodexia3.w Type : Ajout dossier du second niveau Dtermine le ou les champs utiliss dans lcran de saisie en cration des dossiers de second niveau.

g2m-wCodexia2.w g2m-wCodexia2Upd.w g2m-wCodexia3.w

Type : Modification dossier du second niveau Dtermine le ou les champs utiliss dans lcran de modification des dossiers de second niveau.

g3-wCodexia3.w

Type : Ajout dossier du troisme niveau Dtermine le ou les champs utiliss dans lcran de saisie en cration des dossiers du troisime niveau.

g3m-wCodexia3.w

Type : Modification dossier du troisime niveau Dtermine le ou les champs utiliss dans lcran de modification des dossiers du troisime niveau.

vDocuCleCatalogue.w

Type : Identification des dossiers Acquisition par lot


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Dfinir pour cet cran le paramtrage des champs permettant lidentification des dossiers

Contraintes, il faut associer les champs : LibCatalogue Les champs dfinissant les cls mtiers (voir plus bas) ghCatalogue.w Type : Liste de recherche des dossiers Dtermine les colonnes de la recherche dun dossier lors de lacquisition par lot. Action : Lordre de tabulation dfini lordre des colonnes

Web-documents-detail

Type : Ecran des pages de Codexia Web Liste des champs affichs dans la fiche dun document prsent dans le Web La liste des champs nest pas dfini dans cet cran, reportez-vous au chapitre ci-aprs Paramtrage des champs Codexia Web

Web-documents-table

Type : Ecran des pages de Codexia Web Liste des champs affichs dans la liste des documents prsents dans le Web La liste des champs nest pas dfini dans cet cran, reportez-vous au chapitre ci-aprs Paramtrage des champs Codexia Web

Web-folders-detail

Type : Ecran des pages de Codexia Web Liste des champs affichs dans la fiche dun document prsent dans le Web La liste des champs nest pas dfini dans cet cran, reportez-vous au chapitre ci-aprs Paramtrage des champs Codexia Web

Web-folders-table

Type : Ecran des pages de Codexia Web Liste des champs affichs dans la fiche dun document prsent dans le Web La liste des champs nest pas dfini dans cet cran, reportez-vous au chapitre ci-aprs Paramtrage des champs Codexia Web

2. 2. 6.

Onglet Traitement

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Cet onglet permet de dfinir les traitements associs lapplication (avant ou aprs archivage, etc.), ainsi que lordre des traitements, que lon peut modifier laide des flches Cet onglet permet simplement, lors de la cration des types de document de lapplication de crer les traitements associs. Les traitements (ou conversions) sont dfinis ci-aprs, voir le paragraphe les traitements . 2. 2. 7. Onglet Planification

Ce paramtrage sapplique lensemble des traitements Batch de lapplication slectionne. A l'aide des boutons de mise jour, vous pouvez modifier le paramtrage. Si la dure est gale 0 alors il n'y a pas de contrle de dure. L'heure de dbut doit tre comprise entre 0h et 23h. Exemple : Si vous saisissez une heure de dbut 22h et une dure de 8 heures, le traitement est autoris jusqu' 6h le lendemain matin. 2. 2. 8. Onglet Cl mtier :

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Ce bouton permet la cration des cls mtier lies lapplication slectionne. La cration des cls doit tre utilise lors de la cration dun nouveau dossier. Les valeurs affiches dfinissent les cls dindex primaire de la table utilise pour le dossier c'est--dire catalogue. Ces cls sont internes et de type informatique. Pour lensemble du paramtrage et de la dfinition des actions des cls mtiers sur donnes doivent tre dfinie. Les cls mtiers sur donnes Ces cls permettent la gestion des diffrents niveaux utiliss pour la dfinition du dossier de lapplication GED. Un paramtrage particulier est mis en place et rpond la codification suivante : Dossier un niveau : Code :

KY

Valeur :

Code du champs niveau 1

Dossier deux niveaux : Code : KY Code : NI2 Dossier trois niveaux : Code : KY Code : NI2 Code : NI3

Valeur : Valeur :

Code du champs niveau 1 Code du champs niveau 2

Valeur : Valeur : Valeur :

Code du champs niveau 1 Code du champs niveau 2 Code du champs niveau 3

Le code du champ utilis doit correspondre une valeur de dossier unique et ce tous les niveaux. Exemple : Dossier fournisseur avec le code du fournisseur sur le champ descC1 du catalogue KY = DescC1 Le sous dossiers identifie un second niveau comme une chemise sur le champ descC10 NI2 = DescC10 Le paramtrage de ces cls est fait au niveau du dossier dans la table des registres de Codexia. Ce paramtrage est fais manuellement. Voir ci-aprs le chapitre expliquant lensemble des paramtres de ce registre. 2. 2. 9. Onglet Informations :

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Cet onglet affiche les statistiques lies lapplication. Une description complte est donne dans le guide de lutilisateur.

2.3. Paramtrage des champs CodexiaWEB


Menu Paramtres Administration Application GED Applications Paramtrage Champs Web

Ce paramtrage permet de dfinir quels sont les champs affichs dans linterface Codexia Web La paramtrage est cr pour chaque dossier avec une dfinition pour les affichage suivants : Dossier (tableau) Liste des dossiers Dossier (dtail) Dtail dun dossier Document (tableau) Liste des documents dun dossier Document (dtail) Dtail des index du document

Permet de modifier la position du champ vers le haut Permet de modifier la position du champ vers le bas Enregistre les modifications Attention ne pas oublier cette action Bascule le champ slectionn dans la colonne de droite vers la colonne de gauche Bascule le champ slectionn dans la colonne de gauche vers la colonne de droite

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Exemple Codexia WEB

Liste des dossiers

Liste des documents et dtail du dossier

Dtail des index dun document

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3. LA DEFINITION DES DOCUMENTS

3.1. Traductions
Menu Paramtres 3. 1. 1. Outils Traduction

Les langues

La liste Association langue / agence affiche les agences associes la langue slectionne. Ce bouton permet de supprimer une association. Ce bouton permet lassociation de la langue slectionne avec une agence

La liste droulante contient la liste des Societe / Etab / Agence non encore associe la langue en cours. Si lutilisateur na pas les droits daccs la fonction MULTISOCIETE , seule lassociation avec lAgence courante est possible. 3. 1. 2. Traduction des objets

La traduction des objets permet de traduire les textes et labels utiliss dans les acrans de lapplication Codexia. Ces messages sont par dfaut dans la langue de rfrence. Il suffit de reprendre chaque ligne et de la traduire dans la langue cible.

Slectionnez la langue cible Remplacer le texte de la langue de rfrence par la traduction Effectuez cette opration pour tous les textes

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3. 1. 3.

Traduction des messages

La traduction des messages permet de traduire les messages derreurs et dalerte affichs lutilisateur. Ces messages sont par dfaut dans la langue de rfrence. Il suffit de reprendre chaque ligne et de la traduire dans la langue cible.

Slectionnez la langue cible Remplacer le texte de la langue de rfrence par la traduction Effectuez cette opration pour tous les messages

3.2. Les types de documents


Menu Paramtres 3. 2. 1. Type de document

Onglet Type de document

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Utiliser la barre de boutons, comme dcrit dans les gnralits pour crer et modifier vos types de documents. Tout document index pour tre visible dans Codexia doit tre associ un type de document.

Ajout dun type de document Slectionnez le dossier sur lequel dfinir le type de document Choisir le triplet Socit/Etablissement/Agence de votre configuration Entrez le code du type de document dsir

La gestion des rvisions Pour pouvoir grer les rvisions des documents il faut slectionner loption dans les paramtres du type de document. Ici il sagit de dfinir le type de rvision majeur ou mineur et le mode de numrotation des rvisions. Ce reporter au chapitre sur la gestion des rvisions pour complter le paramtrage. La dure de vie La dure de vie est une valeur en annes et en mois qui est dfinie au niveau du type de document. Ces valeurs seront stockes dans les documents de Codexia pour permettre par la suite une gestion des purges des documents. Le texte intgral Activer cette case cocher si la gestion du plein texte doit tre activ sur ce type de document. Ce reporter au chapitre sur la gestion de la recherche plein texte pour complter le paramtrage Les droits daccs aux types de document

Accs : Autorise ou non laccs un ensemble de groupe utilisateur Il faut saisir les groupes autoriss spars par des virgules Loprateur ! prcdent le groupe signifie sauf ce groupe Syntaxe : * Tous les groupes ont accs au type de document. NomDuGroupe Le groupe nomm accde au type de document ! NomDuGroupe Ce groupe naccde pas au type de document Nom* Tous les groupes qui commence par Nom ont accs au type de document !Nom* Tous les groupes qui commence par Nom nont pas accs au type de document Le sparateur est la virgule : Groupe1, !Groupe2 Utilisateur Autorise ou non laccs un ensemble dutilisateur Il faut saisir les utilisateurs autoriss spars par des virgules.
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La touche F1 permet dafficher la liste des utilisateurs (Si rien ne se passe il faut paramtrer laide sur les utilisateurs, voir ci aprs) Loprateur ! prcdent le groupe signifie sauf cet utilisateur Syntaxe : * Tous les utilisateurs ont accs au type de document. NomUtilisateur Lutilisateur nomm accde au type de document ! NomUtilisateur Cet utilisateur naccde pas au type de document Uti* Tous les utilisateurs qui commence par Uti ont accs au type de document !Uti* Tous les utilisateurs qui commence par Uti nont pas accs au type de document Le sparateur est la virgule : Utilisateur1, !Utilisateur2

Les droits peuvent tre rendus plus fin en grant sur les utilisateurs les autorisations de Cration/Modification de Suppression et de Modification Paramtrer laide sur les accs utilisateurs Menu Paramtres Outils Phenix Aides

Le paramtrage des aides permet dassocier un champ et un cran un programme spcifique de la librairie Codexia. Ce paramtrage est gnralement fait par nos soins lors de la mise en place du projet. Pour afficher la liste des utilisateurs ou des groupes dans lcran des types de document il faut respecter le paramtrage ci aprs.

Lapplicatif est toujours CodexiaGed Il faut dfinir laide pour chaque dossier (sous application) Le triplet S/E/A doit correspondre votre contexte Le reste des champs doit tre rempli suivant le tableau ciaprs.

Programme * * * * *

Table * * * * *

Champ ListeAcces ListeExceptUtil ListeModif ListeNotif ListeSuppr

Aide Lex Non Non Non Non Non

Excuter smt/ghGroupUtil.w smt/ghUtilisateur.w smt/ghUtilisateur.w smt/ghUtilisateur.w smt/ghUtilisateur.w

Libell Liste des groupes utilisateurs Liste des utilisateurs Liste des utilisateurs Liste des utilisateurs Liste des utilisateurs

Fonction Aucune Aucune Aucune Aucune Aucune

3. 2. 2.

Onglet Indexation :

Pour chaque type de document, il est possible dassocier 32 zones dindexation permettant de dcrire les documents. Cet cran permet de choisir les zones qui seront effectivement utilises dans le type de document.

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Constituez les champs du document en fonction des besoins. Lensemble des champs disponible correspond ceux dfinis au niveau du dossier.

Utiliser les boutons etc. les champs de votre document.

pour crer, modifier,

Slectionner les zones dans la liste droulante Nom champ : 22 zones de type caractre 5 zones de type date 5 zones de type numrique ; Slectionner la zone ajouter au type de document. Indiquer : Si le champ est obligatoire ou non Si le champ est modifiable ou non (Ce choix supplante celui dfini au niveau du dossier) Indiquer une valeur initiale si ncessaire

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3. 2. 3.

Onglet Indexations multiples :

Lindexation multiple sert dcrire des sous-ensembles des documents. Par le mme principe que prcdemment, crez vos zones dindexation multiple.

Les lignes dindexation multiple sont visualisables et ditables partir de la fentre de liste des documents ou de celle des rsultats de requte multicritres : Donner un nom au champ Slectionner un type Dfinir le format

Format :

caractre -> 030 Numrique -> 7.0

30 caractres 7 positions 0 dcimal

3. 2. 4.

Onglet Traitement

Les traitements sont des programmes particuliers, spcifiques ou non, qui permettent de deffectuer des actions lors de larchivage des documents.

Dans cet cran il sagit de dfinir quels sont les traitements associs au type de document et de dfinir quel moment est ralis le traitement. Attention : les traitements sont des programmes particuliers qui sont dvelopps pour un vnement correspondant au type de traitement. Les programmes ne sont pas interchangeables dun vnement lautre.

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Utiliser les boutons pour ajouter, modifier, etc. les traitements de votre type de document. Code format : Code du traitement Ordre de traitement : ce numro est gr automatiquement Traitement : Evnement de laction

Les flches permettent de modifier lordre des traitements pour chaque type de traitement. Il est ainsi possible de dfinir des priorits dans les actions.

3. 2. 5.

Onglet Traduction

Dans cet cran, il est possible de traduire le type de document slectionn dans les diffrentes langues.

Positionner le curseur dans le tableau de droite sur le label Traduction du type de document que vous voulez traduire en fonction de la langue Par ce systme, il est possible de dfinir un label dans la langue FRA.

3.3. Les lexiques


Menu : Paramtres 3. 3. 1. Outils Gestion des lexiques

Le paramtrage des lexiques

Cette fonction permet de dfinir une liste ferme pour n'importe quel champ dindexation dun document. Les listes fermes sont prsentes sous forme de listes droulantes dans les crans dindexation et de modification des documents et des dossiers. Pour quun lexique saffiche dans lcran il faut que la zone dindexation du document ou du dossier soit paramtre avec loption lexique coche.

Un lexique est identifi par une cl, pour un triplet SEA (Socit/Etablissement/agence) et un dossier Codexia appel sous application.
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La partie haute de lcran permet la cration de lidentit du lexique. La cl doit porter le nom du champ dindexation pour tre utilise dans les crans dindexation du document ou du dossier.

Seul les champs de type caractre sont utilisables avec un lexique Codexia. Voir le dtail si aprs. Aprs la cration du lexique, il faut crer la liste des lments. Cette liste est compose : Code du lexique Libell Actif (Oui / Non) Traduction (Oui /Non)

Utilisez la barre doutils pour crer, modifier ou supprimer des lments du lexique. Attention la suppression ne fait pas de contrle de cohrence sur les documents contenant ventuellement cette valeur. Concrtement une erreur peut survenir lors de laffichage du champ dans les crans dindexation du document ou dans lcran des dossiers. Code du lexique : Cest la valeur qui sera stocke dans la zone du document Libell : Cest la valeur affiche dans les listes droulantes Actif : Affiche ou non llment dans la liste Traduction : Active la traduction. Recherche le code du lexique dans le dictionnaire afin de trouver la traduction du libell en fonction de la langue. Cela ncessite la mise en place de la traduction sur le contenu des index des documents. Lordre daffichage des lments de la liste est modifiable par les flches monte et descente 3. 3. 2. Codification de lexiques particuliers

Ces lexiques sont utiliss directement avec les champs des documents et dossier, mais une codification particulire permet dutiliser les lexiques suivant certaines conditions. Sur champ du document : Voici la liste des noms de champs du document supportant un lexique : Zone1 Zone2 Zone3 Zone4 Zone5 Zone6 Zone11 Zone12 Zone13 Zone14 Zone15 Zone16 Zone17 Zone18 Zone19 Zone20 Zone21 Zone22 Sur champ du dossier : Voici la liste des noms de champs du document supportant un lexique : Descc1 Descc2 Descc3 Descc4 Descc3 Descc4 Descc5 Descc6 Descc7 Descc8 Descc9 Descc10 Descc11 Descc12 Descc13 Descc14 Descc15 Descc16 Descc17 Descc18
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Descc19 Descc20 Conditionner un lexique suivant un type de document : Il est possible de paramtrer un lexique sur un champ en fonction du type de document. Pour cela il suffit de crer un lexique avec la codification suivante : [Nom de la zone].[Code du type de document] Exemple : Zone2.Facture Affichera sur la zone2 le lexique Zone2.Facture lors de la slection du type Facture dans la liste des types de document Laffectation du lexique recherche une correspondance au code compos, sil nest pas trouv le programme recherche un code lexique sur la zone. Attention : se paramtrage oblige davoir un lexique pour tous les types de document ou dun lexique chappatoire sur la zone concerne. Sous dossier Catalogue li un lexique LEXIQUE Il est possible de crer un paramtrage particulier pour les champs sous dossier du catalogue. Typiquement lutilisation dun lexique sur un sous dossier de type chemise.

Un paramtrage deux niveaux est ncessaire pour prendre en compte le lexique dans lcran principal de Codexia et lindexation par lot avec la gestion de larborescence des dossiers.

Dfinir un lexique sur le champ cl (Descc10 = Chemise) Crer les trois lments du lexique suivants : Code Lexique FILLIN DB-DATA LEXIQUE Libell Force la combo en fill-in DescC1;DescC10 Dossier

1 2 3

1- Type FILLIN Le code FILLIN permet laffichage dun champ la place de la liste droulante. Lattribut du champ modifiable ou non est applicable. Le type FILLIN agit uniquement sur lcran de modification des dossiers du niveau deux ou trois.

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2- Type DB-DATA Le code DB-DATA est utilis dans lindexation par lot sur la recherche de dossier Ce code permet la prise en compte du dossier parent afin de prsent dans la combo la liste des sous dossiers du dossier parent. Le paramtrage dfini quel est la cl mtier du dossier parent et la cl mtier du dossier fils (DescC1;DescC10) Dans lcran didentification du dossier le second niveau est conditionn par le premier, le troisime niveau par le second. Dans lexemple ci contre, la liste des chemises correspond aux dossiers fils du dossier ARAMAN 3- Type LEXIQUE Ce code permet de dfinit un suffixe permettant daccder au lexique de la zone en cours de paramtrage. Le libell contient le code suffixe. Il faut dfinir un lexique de la forme [Nom du champ].[Suffixe] Exemple : DescC10.Dossier

Lexique particulier permettant lintgration des flux XML Les flux XML utilisent deux canaux dintgration. Soit par rception dun message JMS (via un broker JMs) soit par scrutation dun rpertoire physique la recherche de fichiers XML. Dans le second cas il est possible dintgrer des flux pour des dossiers Codexia diffrents avec un seul programme de scrutation. Pour pouvoir effectuer cela hormis le paramtrage JMS il faut dfinir un lexique particulier permettant didentifier le dossier cible.

La cl du lexique : Jms.Modules Les codes identifient le prfixe du fichier XML Le libell contient la cl [Code Application GED],[Societe],[Etablissement],[Agence], [Langue]

Le nom du fichier XML doit tre codifi : [Prefixe]-AAMMJJ-z.xml le sparateur - aprs le prfixe est obligatoire. Voir aussi le paramtrage JMS sur la mise en place de la scrutation autonome.

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4. LA GESTION DES REVISIONS

4.1. Mise en uvre des rvisions


4. 1. 1. Gnralits

La rvision est un systme qui permet darchiver un document en remplacement dun autre. Ce remplacement est logique car la rvision prcdente du fichier est toujours stocke dans le systme darchivage et consultable. Le systme de rvision permet aussi de revenir un document antrieur en dpilant les rvisions suprieures par le module de suppression des documents. La mise en place des rvisions ncessite le paramtrage suivant : Positionner chaque type de document sur lequel une rvision doit tre gre ($ Type Document) Dfinir les cls documents pour chaque type de document Les rvisions sont actives lors de larchivage manuel, les intgrations de flux XML, les chargements automatiques des spools. 4. 1. 2. Comportement

Le principe de fonctionnement des rvisions est le suivant : Lors de larchivage dun document, le programme recherche si le type de document doit grer les rvisions ou non. Dans le cas ou la rvision est active, le programme recherche dans les cls documents le type de document en cours darchivage. Si le type de document est identifi, le programme recherche dans tous les documents du dossier, un document dont les valeurs de cls correspondent aux valeurs du document archiv. Si un document est identifi, le programme compare certains champs et applique ou non des actions Cela signifie que pour grer des rvisions il faut : Pouvoir identifier un document par rapport aux donnes dindexe Avoir une valeur modifie entre la rvision et le document archiv Le rsultat de la recherche doit tre unique

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4.2. Paramtrage des cls documents


Menu : Paramtres Administration Application Cls documents

Cet cran permet de dfinir les cls de recherche pour la gestion des rvisions. Pour chaque type de document et fonction du dossier traiter, il faut dfinir les champs permettant la recherche dun document existant et dfinir le ou les champs sur lesquels les actions sont menes.

Slectionner le triplet Socit/Etablissement/Agence de votre configuration Choisir le dossier Choisir le type document grer dans la liste

4. 2. 1.

Les champs modifis

Lors de la cration, la liste des champs permettant de vrifier les valeurs modifies saffiche

Slectionner le ou les champs permettant didentifier une modification.

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4. 2. 2.

Les champs de recherche

Il faut ensuite dfinir les zones dindexation permettant la recherche des documents. suivante pour afficher lcran :

Utiliser licne

Slectionner le ou les champs permettant une recherche unique dun document

4. 2. 3.

Les types daction

En cas du succs de la recherche, deux cas peuvent survenir lors de lapplication de la rvision : Les valeurs modifies sont identiques Les valeurs modifies sont diffrenctes Pour chacun des cas, il est possible de dfinir les actions suivantes : Erreur Affiche un message derreur et abandonne larchivage Sauter Ne fait pas larchivage mais ne gnre pas derreur Version Majeure Gnre une rvision majeure sur le document Version Mineure Gnre une rvision mineure sur le document (si paramtr comme tel dans les types de document) Copier Archive le document en doublon

Ces diffrentes actions permettent de grer des rvisions en cas de modification des donnes, de sauter si les valeurs sont identiques ou encore darchiver le document dans le cas de valeurs modifies, etc

5. ARCHIVAGE

5.1. Les supports


Menu Paramtres Administration Document Supports

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Le support identifie lemplacement physique des documents. Le systme de Codexia stock les documents dans des rpertoires arborescents. La gestion est transparente pour lutilisateur et les administrateurs.

Par cet cran vous pouvez, crer des supports ou bien consulter ltat des supports darchivage afin de surveiller la croissance des supports existants.

5. 1. 1.

Mthode suivre :

Cration dune unit logique pour le dossier traiter Cration dun support pour le dossier Renseignement des informations propres au support

5. 1. 2.

Unit logique

Lunit logique dsigne un emplacement sur un disque rseau ou non, sur un priphrique juxebox ou autre support de sauvegarde. Laccs peut tre fait suivant un partage UNC ou une lettre mappe. Utiliser les icnes daction Slectionner le dossier (ou application) Ajouter lunit logique

Dans un fonctionnement total en mode dconnect (web client) il nest pas ncessaire de partager le rpertoire. Le $ permet de rendre invisible le rpertoire Archives sur le rseau. Une mme unit logique peut tre utilise pour tous les dossiers Codexia 5. 1. 3. Les supports

Le support est dfini pour le dossier. Chaque support accueil des sous rpertoires qui contiennent un nombre de document limit par la valeur de la rupture. A chaque seuil de rupture, un sous rpertoire est cr. Structure des supports
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Lors de la cration renseigner : Le nom du support (donner le nom du dossier) http : chemin daccs http ou unc pour la consultation o Egale la valeur de lunit plus le nom du support Le numro de rpertoire en cours (1 par dfaut) Slectionner le type de chemin (relatif par dfaut Moins rigide que le chemin complet) La valeur de la rupture Etat du support o Actif : un seul actif la fois o Inactif o Plein valeur assigne automatiquement en cas de dpassement de la rupture ou de la capacit) 5. 1. 4. Les capacits

Les champs "Capacit minimum" et "Capacit minimum avant avertissement" permettent de dfinir la place minimum que le support d'archivage doit conserver.

Les champs "Capacit Maximum", "Capacit autorise" et "Capacit maximum avant avertissement" permettent de limiter l'espace maximum pris par un support d'archivage. La capacit autorise bloque le support d'archivage ds qu'elle est atteinte. (Si aucune gestion de taille maximum ne doit tre dfinie, il suffit de saisir 0 dans le champ "Capacit maximum"). Les champs de capacit vont permettre de faire des calculs de saturation de support darchivage. En effet si le seuil davertissement est dpass un message saffiche lors de la numrisation.

Ce seuil est dpass lorsque : La capacit minimum avant avertissement est suprieure la place restante. Si la capacit maximum est diffrente de zro et que le rsultat de la capacit maximum avant avertissement et la place utilise sont suprieurs la capacit autorise.

6. REQUETES MULTICRITERES

6.1. Dfinition et cration des thmes


Pour mettre en place les requtes multicritres il est ncessaire douvrir au moins une fois lcran de dfinition des thmes. Cet cran mmorise les structures des tables utilises dans les requtes.

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La liste des tables affiche est prdfinie. Ladministrateur la possibilit dajouter des thmes autres que ceux affichs, mais limplmentation de ces thmes est soumis dveloppement spcifique. Les thmes prsent permettent la dfinition de requtes sur la structure de Codexia identifiant les documents archivs.

Pour chaque thme slectionnez les champs que vous voulez utilisez dans les requtes. Noubliez pas de sauvegarder vos modifications.

6.2. Paramtrage des requtes


Menu Recherche Requte multicritres Les thmes gnrs il est possible maintenant de crer des requtes MC. Par le menu lcran de la liste des requtes saffiche. Dans le menu, si les droits sont autoriss laccs la cration des requtes est possible.

Le principe de cration dune requte est le suivant : il faut construire une phrase, un ensemble de critres de recherche, laide de champs catalogus dans des thmes et laide doprateurs

6. 2. 1.

Barre doutils

DESCRIPTION DES BOUTONS : : Ce bouton permet de construire la liste des colonnes que lon veut voir afficher dans la fentre de rsultat. Les champs contenus dans cet cran sont le rsultat de la slection des colonnes de chaque thme. Cette fonction est galement accessible laide du menu Requte option Slectionner les colonnes de la requte :
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Dans la partie gauche de la fentre se trouve la liste des champs qui ne sont pas slectionns. Dans la partie droite de la fentre, la liste des champs qui seront prsents dans le tableau.

Pour slectionner/dslectionner un champ il faut soit double-cliquer sur ce champ dans la partie de la fentre correspondante, soit utiliser les boutons et . Exemple : pour dslectionner le champ intitul Pagedossier.Traite (figure ci-dessus) il faut se positionner dessus puis cliquer sur le bouton .

Note importante : Dans la liste des champs slectionns (partie de droite) lordre est important. En effet, dans notre exemple la colonne Catalogue.NIN sera positionne avant la colonne Catalogue.Nom

Les boutons Le bouton

et

permettent de modifier cet ordre.

permet deffacer entirement la liste des champs slectionns (partie droite).

: Ce bouton permet de sauvegarder la requte. Ds lors ou lon clique dessus, la fentre de slection des colonnes de la requte souvre pour confirmer ou modifier lordre daffichage des colonnes dans la fentre rsultat. Un message de confirmation apparat alors :

: Ce bouton permet dexcuter la requte. 6.2.2. Libell et autorisations

DESCRIPTION :

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Lorsque lon cre une nouvelle requte, il faut renseigner la description. Cest le champ qui apparat dans la fentre de liste des requtes et qui permet davoir rapidement une ide du contenu de la requte. Par exemple si on saisit le descriptif suivant :

On obtiendra le rsultat suivant :

ACCES : La gestion des accs permet dautoriser ou dinterdire des groupes ou des utilisateurs la visualisation de certaines requtes dans la fentre de gestion des requtes. Elle se paramtre soit au niveau des groupes (champ intitul accs ) soit au niveau des utilisateurs (champ intitul Utilisateur ). Exemple : saisir dans le champ intitul "accs" : "*" pour autoriser tout le monde, "COMPTA" pour autoriser uniquement le groupe COMPTA,"!COMPTA,*" pour autoriser tous les groupes sauf le groupe COMPTA. Le principe de fonctionnement est le mme pour les utilisateurs. La touche F1 sur le champ utilisateur permet dafficher la liste des utilisateurs et autorise la multi slection.

6.2.3. Thmes et slection des champs

Lindexation des documents se fait par un ensemble de champs structurs en thmes. Le thme par dfaut est le thme document. Il constitue la base de toutes les recherches et ne peut de ce fait tre supprim de la slection.

PRINCIPE DAJOUT DUN THEME : Exemple : ajout du thme annotation.


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Dans la liste de slection des thmes, choisir le thme annotation :

La liste des champs disponible pour ce thme saffiche, le bouton de validation du thme apparat : , cci entrane louverture de la fentre de slection des colonnes que lon veut voir Cliquer sur le bouton apparatre dans la fentre de rsultat :

Ceci permet de faire afficher des colonnes dans la fentre de rsultat sans pour autant ncessairement choisir celles-ci comme critres. La liste de colonnes que lon veut faire afficher pour ce thme sajoutera automatiquement celle paramtre pour la requte. SELECTION DUN CHAMP DE REQUETE : Choisir un champ dans la liste des champs disponibles en double cliquant dessus. Le fait de double-cliquer sur un champ ouvre automatiquement une bote de dialogue permettant, soit de saisir une valeur dexcution, soit de choisir de repousser la saisie de la valeur au moment de lexcution. Par exemple, sur une date, une bote de dialogue apparat avec un champ de saisie, format en fonction du type de donnes, et pr-rempli avec la date du jour.

: Ce bouton permet de valider. : Ce bouton permet dannuler la prise en compte du champ. : Ce bouton permet lutilisateur de saisir la valeur du critre au moment ou il excutera la requte. Par exemple, si lutilisateur dsire faire une recherche par date darchivage, il peut choisir loption "Valeur lexcution", cest au moment ou il va excuter la recherche quil saisira la valeur ceci lui vitant ainsi de modifier la recherche chaque fois.
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Ds lors ou lon choisit un nouveau critre, la phrase correspondante saffiche automatiquement :

Si on double clique sur un champ, loprateur est automatiquement le "=". Ds lors ou lon veut changer cet oprateur, il faut se positionner sur le champ puis cliquer sur loprateur correspondant parmi la liste suivante :

BOUTONS FILTRE SUR DOCUMENT : : Ce bouton permet de supprimer laffectation dun thme. La phrase correspondante ce thme sera galement efface. Cette fonction est galement menu Thme option Effacer : accessible laide du

: Ce bouton permet de choisir les colonnes pour le thme sur lequel on est positionn. Cette fonction est galement accessible laide du menu Thme option Slectionner les colonnes du thme :

: Cette fonction permet dannuler le dernier critre saisi pour un thme, elle est galement accessible laide du menu Thme option Annuler le dernier critre saisi:

: Ce bouton permet de vrifier la syntaxe de la requte. Attention cette vrification se fait uniquement sur la syntaxe et non sur laptitude de la requte faire afficher un rsultat. Si la syntaxe est correcte un message de confirmation apparat :

Cette fonction est galement accessible laide du menu Thme option Vrifier la syntaxe :
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6.3. Paramtrage des statistiques


Menu Recherche Requte multicritres Rsultat de la requte Export Statistiques Il est possible dexporter le rsultat dune requte dans un fichier Excel des fins de statistiques. Pour cela le paramtrage ci aprs est ncessaire. En effet un modle de document Excel est livr avec Codexia. Il se trouve par dfaut dans le rpertoire des modles de Codexia. Il faut dfinir le chemin daccs au fichier StatistiquesModele.xls dans la base de registre de Codexia :

Il faut dfinir la cl dans la section : Toutes les applications / Tous les utilisateurs / Tous les postes / EXCEL

La cl de section : CheminFondDePage

7. TRAITEMENTS - CONVERSIONS

7.1. Introduction
Les traitements et conversion sont des programmes crient spcifiquement. Le traitement est associ un code origine et un type de document.
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7.2. Les types darchivages
Menu : Paramtres Administration Document Types archivages.

Cette fentre permet de dfinir le mode darchivage ("Copie dans le rpertoire de lot" ou "Accs lemplacement dorigine") pour un type de fichier (extension).

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7.3. Les origines


Menu : Paramtres Administration Document Origine :

Les origines correspondent la codification interne des fichiers ou document. Ce code dfini un type qui est utilis pour le dclenchement de traitement particulier sur des documents particuliers.

Cette liste est prdfinie lors de linstallation de Codexia. Le code type mime est utilis pour la visualisation des documents depuis Codexia web.

Utilisez la barre doutil pour modifier, crer, supprimer les origines.

Pour retrouver une origine utilisez les filtres sur les codes ou les libells.

7.3.1. Les traitements sur origine

Les traitements associs aux origines sont des programmes particuliers qui effectuent une tache en fonction du type de lorigine.

Choisir votre code origine et lui associer un traitement.

Avec lcran de paramtrage des origines, onglet Traitement il est possible de prciser le convertisseur utiliser.

7.3.2. Les convertisseurs Les convertisseurs sont multiples et dpendent de la dfinition du traitement utilis ainsi que de limplmentation du code du programme.
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Le bouton Acquisition permet de choisir un fichier qui sera archiv, et utilis pour reprsenter le document en visualisation. Le bouton Suppression permet de supprimer le fichier associ, sil nest pas utilis. Ce paramtrage ncessite la mise en uvre dun support de publication. Ce support permet de stocker les images utilises pour la visualisation du document (non visible). Par exemple, il est possible darchiver des vidos dans Codexia. Ces vidos sont prsentes dans Proaview avec limages de substitution.

7.4. Les traitements


Menu Paramtres Administration Document Traitements Cet cran permet le paramtrage et la dfinition des traitements de Codexia. Ce paramtrage est ralis par Phenix et ne doit tre en aucun modifi aveuglment. Ces traitements sont disponibles et peuvent tre associs un type de document en fonction du code origine du document.

Le panel traitement dfini le comportement du programme et dans quel mode il doit tre utilis. Avant archivage Les documents sont convertis avant larchivage. Le nouveau format devient donc le format principal du document (voir le seul sil ny a pas de conversion aprs associe). o Il ne peut bien entendu ny avoir quun seul format de conversion Avant. o Il ny a pas de conversion avant sur les COLD " la vole". Aprs archivage Les documents sont convertis aprs archivage. Les nouveaux formats sont des formats supplmentaires au format principal
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archiv. Cest toujours le format principal initialement archiv qui est converti. Dans le cas o une conversion avant existe, cest le convertisseur associ au format converti par la conversion avant qui sera utilis pour les conversions aprs (cf. origine et conversion). Asynchrone Ce paramtrage correspond une conversion aprs. Simplement la conversion nest pas effective par larchivage du document mais en utilisant lutilitaire batch de conversion posteriori. Pr Visualisation Les documents sont convertis avant la visualisation. Post Visualisation Les documents sont convertis aprs la visualisation. Modification dindexation Les documents sont convertis lors dune modification de lindexation. Suppression dfinitive dun document Traitement associ lors de la suppression de ce type de document. Aucun traitement ne sera pris en compte pour les fichiers en hyperlien.

7.5. Les codes de description


Menu : Paramtres Administration Document Code de Description

Les codes de description sont des codes contenus dans les fichiers comme les images, les photographies ou dautre document non documentaire.

Cet cran permet le paramtrage et la description des champs de type code de description. Cette table est livre alimente lors de la mise en place de Codexia. Pour extraire les informations des fichiers images, il faut dfinir un traitement sur les origines et les types de documents traiter.

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Les informations sont renseignes lors de larchivage dun nouveau document et visibles dans lcran Indexation Informations complmentaires accessible partir de la liste des documents. On obtient alors, par exemple, lcran :

Les informations complmentaires permettent lister les donnes pour : Informations de limage Informations IPTC Informations OLE Pour extraire ces informations il faut mettre en place les traitements EXTRINFO, EXTRIPTC EXTROLE sur les diffrents types de document et sur les origines souhaites.

7.6. Les traitements disponibles


7.6.1. Dure de vie sur sous type de document

Code traitement : MAJDUREEVIE Ce traitement aprs archivage modifie la dure de vie du document suivant le paramtrage dun lexique et un sous type de document. Le sous type est stock dans une zone dindexation. Le traitement recherche dans les lexiques le code correspondant la syntaxe suivante : TypeDocument.DureeVie.[Code de la zone] Exemple : TypeDocument.DureeVie.Zone1

Le lexique doit contenir : Code : Le code du sous type Libell : La dure de vie AA,MM (AA = Anne, MM = mois)

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7.6.2. Dmarrage Workflow en mode JMS

Code traitement : DEMWORKFLOW

Ce traitement permet dinstancier une procdure workflow lors de larchivage dun document dans Codexia.

Pour fonctionner il faut quun paramtrage de type JMS soit dfini pour le dossier Codexia. Le code du paramtrage JMS doit tre : JMS-[Societe]-[Etablissement]-[Agence]-[Code Application GED] Exemple : JMS-CSS-00-00-COURRIER

7.6.3. Dmarrage Workflow en mode Web Service

Code traitement : DEMWORKFLOWWS

A COMPLETER

7.6.4. Traitement de notification

Code traitement : NOTIFICATION Ce traitement permet lenvoi dun message mail une ou plusieurs personnes lors de larchivage dun type de document.

7.6.5. Traitement Plein Texte

Code traitement : PLEINTEXTE Ce traitement extrait des index et du contenu des documents non image les informations et les stocke dans une base de donnes pour faire des recherches par rapport des mots saisie par lutilisateur.

7.6.6. Traitement Association multi-dossiers

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Code traitement : ASSMULTIDOSS Ce traitement construit les associations entre plusieurs dossiers Ged. Se reporter au paramtrage des associations multi-dossiers pour plus de dtail.

7.6.7. Rduction Imagette

Code traitement : IMAGETTE250 Le traitement imagette sapplique au document de type image. Il permet de rduire des documents de 1024 x 1024 pixels en 250 x 250 pixels.

La taille est definie dans le code du format.

IMAGETTE250 Conoit une image de 250 x 250 px de cot. IMAGETTE50 Conoit une image de 50 x 50 px de cot. Cest le plus grand cot de limage qui fait rfrence pour la rduction. Les imagettes sont alors visibles par le menu Document Afficher Autres formats

Depuis la liste des documents ou la liste du rsultat dune requte.

7.6.8. Extraction des informations des images

Code traitement : EXTRINFO Ce traitement permet lextraction des informations des documents de type image. Le rsultat du traitement est visible par le menu Informations complmentaires accessible depuis la liste des documents ou le rsultat de requte.

7.6.9. Extraction des informations IPTC

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Code traitement : EXTRIPTC Ce traitement permet lextraction des informations IPTC des documents de type photographie. Le rsultat du traitement est visible par le menu Informations complmentaires accessible depuis la liste des documents ou le rsultat de requte.

7.6.10. Extraction des informations OLE

Code traitement : EXTROLE Ce traitement permet lextraction des informations OLE des documents Word. Le rsultat du traitement est visible par le menu Informations complmentaires accessible depuis la liste des documents ou le rsultat de requte.

7.6.11. Conversion PDF.

Code traitement : PDFEXT Ce traitement permet la conversion des documents de type Word au format PDF. Ce traitement est associ un paramtrage du serveur afin de mettre en place une imprimante virtuelle permettant une la cration de fichier PDF partir de Word ou Excel. Le paramtrage ncessaire est ralis par les quipes de Phenix/.

7.7. Les tampons ou watermarks


Menu : Paramtres Administration Document Tampon

Le tampon est une image qui est fusionne avec un document de type image. La fusion est faite par lintermdiaire dun traitement associ au type de document. Cet cran permet la dfinition dun code de tampon et lassociation dune image (de prfrence jpg) Renseigner les champs suivants : Nom : Code du tampon (unique) Description du tampon Image utilise pour le tampon Limage doit se trouver dans le rpertoire dfini par le code RPTAMPON. Ce rpertoire est paramtr par dfaut :

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%CODEXIA_HOME%/codexia/res/tampon Il nest pas possible de dfinir plusieurs tampons avec la mme image.

Quand le tampon est dfini il faut paramtrer : Dfinir un traitement pour le tampon cr Associer ce traitement aux origines de fichiers images utiliss dans votre environnement Associer le traitement aux types de document ou le tampon doit apparaitre

Dfinir un traitement pour le code du tampon Menu : Paramtres Administration Document Traitement

Il faut CREER le traitement qui porte le code TAMPON[Code du tampon] avec Code du tampon prcdemment. gale a la valeur saisie

Les reste des informations doit tre renseign comme cicontre.

Associer ce traitement aux origines de fichiers images Menu : Paramtres Administration Document Origine

Vrifier si le code traitement est associ lorigine du fichier ou vous souhaitez voir apparaitre un tampon.

Attention cela ne fonctionne quavec des fichiers de type image.

Associer le traitement aux types de document

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Menu : Paramtres Type de document

Exemple de paramtrage dun type de document avec tampon, utilisation du traitement en Pr Visualisation :

Rsultat lors de la visualisation du document dans Codexia

7.8. La notification darchivage


Lors de l'archivage d'un document il peut tre demand d'informer un ou plusieurs destinataires. Un traitement aprs archivage a t dvelopp dans ce sens. Pour cela il faut paramtrer les lments suivants : Vrifier ou paramtrer le traitement de notification Associer ce traitement aux origines de fichiers utiliss dans votre environnement Associer le traitement aux types de document ou la notification doit tre effectue
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Dfinir dans les types de document les utilisateurs destinataires de lalerte

Dfinir un traitement pour la notification Menu : Paramtres Administration Document Traitement

Vrifier lexistence du traitement NOTIFICATION, dfaut crez le.

Les reste des informations doit tre renseign comme cicontre.

Associer ce traitement aux origines de fichiers Menu : Paramtres Administration Document Origine

Vrifier si le code traitement est associ lorigine du fichier sur lequel vous souhaitez faire une notification.

Associer le traitement aux types de document Menu : Paramtres Type de document

Exemple de paramtrage dun type de document notifi, utilisation du traitement aprs archivage.

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Le paramtrage des Messages Les destinataires du message peuvent tre soient dfinis au niveau du type de document, soit paramtrs dans la base des registres de Codexia. Dans la base des registres d'autres paramtres sont dfinissables.

Base des registres de Codexia Menu : Paramtres Outils Options Le paramtrage est dfini pour une application GED et un type de document dans larbre : CodexiaGed / Tous les utilisateurs / Tous les postes La section est : NOTIFIE-<AppliGed>-<TypeDocument> Ex: NOTIFIE-DOSSIERFRNS-BONLIVE Les cls paramtrables sont :
TO FROM SUBJECT BODY ATTACHMENT LINK SMTPSERVER La liste des destinataires dfinie L'metteur du message Sujet du message Corps du message Fichier archiv joint ou non Lien sur le fichier archiv Adresse IP ou nom du serveur SMTP Le sparateur d'adresse mail est le ";" Des macros peuvent tre introduites dans le texte Des macros peuvent tre introduites dans le texte Valeur O pour Oui Valeur O pour Oui 192.168.1.1

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Il est possible de dfinir des macros commandes dans le sujet et le corps du message : %CATALOGUE% - Identification du dossier %ZONEn% - Toutes les zones de page dossier %DateDocument% - Tous les champs de page dossier (s'ils sont connus) La liste des destinataires Cette liste correspond aux adresses mail des utilisateurs, dont le code est dans la zone notifi du type de document. Si cette liste n'est pas renseigne, le paramtre TO est utilis. L'adresse de l'metteur Le mail de l'utilisateur connect est utilis dans le cas ou cette adresse n'est pas renseigne le paramtre FROM est utilis. Adresse du serveur SMTP Le serveur SMTP est dfini dans un rpertoire de code SMTPSERV ou dans le paramtrage ci-dessus qui est prioritaire

8. SECURITE ET IDENTIFICATION

8.1. Les utilisateurs & les permissions


8.1.1. Liste des utilisateurs Menu : Paramtres Outils Scurit Utilisateurs Cet cran prsente la liste des utilisateurs reconnus dans Codexia. Vous pouvez utiliser le filtre sur le nom des utilisateurs

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Activation du filtre .Dsactiver le filtre

Il est possible de slectionner uniquement les comptes verrouills pour cela cliquer sur 8.1.2. Cration dun utilisateur : Cliquez sur le bouton ajouter de lcran de paramtrage des utilisateurs : Saisir : lidentifiant de lutilisateur le nom dtaill les adresses Email les rfrences client (facultatives) et les autres informations (facultatives) Attention, lidentifiant de lutilisateur correspond a son nom de connexion (le login) Attribution dun mot de passe : Si vous souhaitez attribuer un mot de passe lutilisateur, cliquer sur le bouton Scurit et saisissez le mot de passe deux fois, une fois dans chaque case.

8.1.3. Onglet Stratgie :

Les informations sur la dure pour le calcul de la date dexpiration du compte et du mot de passe ainsi que lautorisation pour le changement du mot de passe, sont rcupres dans la stratgie de compte si celle-ci est dfinie (voir ci-aprs le paragraphe Stratgie de compte ).

8.1.4. Onglet Information :

Le nombre de tentative est remis zro lorsque le mot de passe saisi est valide.

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8.1.5. Onglet : Options

Cet onglet permet de dfinir lautorisation daccs une application Codexia. Il existe deux applications principales de Codexia : CodexiaGed Module de Ged CodexiaWF Module Workflow

Dans chaque application il faut slectionner la sous application ou plus prcisment le dossier activ par dfaut.

Dans lexemple prsent, lutilisateur accs Codexia Ged avec par dfaut le dossier assur slectionn. Lutilisateur a aussi accs au module workflow sur le dossier gnrique workflow.

8.1.6. Onglet : Groupe

Cet onglet permet de dfinir lautorisation daccs un dossier par dfinition du groupe associ la personne. Le groupe identifie un ensemble de fonction qui autorise laccs de lutilisateur.

Supprime lassociation Utilisateur / Groupe / Dossier Ajoute une association Utilisateur / Groupe / Dossier Lors de lajout dune association, lcran ci-dessous apparait :

Dans la liste applicative se trouve les deux applications principales de Codexia : CodexiaGed et CodexiaWF. Un utilisateur peut tre paramtr pour avoir accs au deux applicatifs. La liste sous-applicatif prsente la liste des dossiers encore slectionnable. Si lutilisateur est dj associ au dossier ce dernier napparait pas dans cette liste Slectionner ensuite le groupe dans lequel la personne doit tre associe.

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8.2. Affectation dun utilisateur un groupe


Menu : Paramtres Outils Scurit Utilisateurs - Groupes Cet cran prsente lassociation des utilisateurs un groupe. Cela permet de connaitre et dassocier les utilisateurs dun groupe. Il suffit de slectionner pour son application le groupe dans lequel on veut glisser lutilisateur et de cliquer sur le bouton . Le bouton servira inversement pour retirer un utilisateur dun groupe.

8.3. Affectation des fonctions un groupe


Menu : Paramtres Outils Scurit Groupes / Permissions Cet cran permet le paramtrage des fonctions associes aux groupes. Aprs avoir cr les groupes il faut choisir les fonctions auxquelles les groupes auront droit. Les fonctions sont dfinies au niveau de lapplicatif Codexia Ged ou Codexia WF.

Il suffit de slectionner pour le groupe la fonction associe et de cliquer sur le bouton . Le bouton servira inversement pour retirer la fonction du groupe.

Vous pouvez ajouter ou modifier directement un groupe de lapplicatif en utilisant les boutons de la boite outils prsente droite de la liste des groupes. La suppression sera conditionne par la non prsence dutilisateurs associs.

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8.3.1. Fonctions Codexia GED


Message de debug Traduction App Traduction Si la fonction est associe le tous les messages d'erreur Si la fonction est associe la ralisable par l'appel de Ctrl Si la fonction est associe la ralisable par l'appel de Ctrl nom des programmes apparat dans traduction des crans est + T. traduction des crans est + T.

ADMINISTRATION ADMIN COLD ADMCONV ADMOCR ADMOLE PARAM REQUETE ADMSECURITE ADMFT TRADUCTION AdmUser Administration Administration Administration Administration Administration Administration Administration Administration Administration Administration Administration : : : : : : : : : : : Acquisition Cold Conversion Ocr Ole Param. Mtier Requtes Security Texte intgr. Traduction utilisateurs Paramtrage des acquisitions Paramtrage du COLD Dfinition des traitements de conversion Paramtrage OCR Paramtrage OLE Paramtrage Mtier Parmatrage des requtes MC Accs la gestion de la scurit Accs au paramtrage plien texte Accs la gestion de la traduction Accs la gestion des utilisateurs

APPLICATION DEBUGAPP TRADUCAPP DOCUMENT ACQ PROACOM OLE Indexation PROAMESS OCR REVISION SUPP FT Documents Documents Documents Documents Documents Documents Documents Documents Documents : : : : : : : : : Acquisition Communication Indexation Ole Indexation Messagerie Ocr Rvisions Suppression Texte intgr. Acquisition de document active Accs au menu attente de communication Autorisation du module OLE Autorisation de modification des index Accs au transfert du document par mail Autorisation du module OCR Autorisation dintgrer des rvisions Suppression du document autoris Validation des recherches en plein texte si les procdures d alimentation sont installes Application : Message de debug Application : Traduction App.

DOSSIER
AIDELEXIQUE CONSULT DOSCREAT DESIGN DOSSIER SUIVI Dossiers Dossiers Dossiers Dossiers Dossiers Dossiers : : : : : : Lexique Consultation Cration/Sup Design Modification Suivi Accs la gestion des lexiques (V5) Consultation des dossiers Cration/ Suppression des dossiers Modification de lcran principal (V5) Modification dun dossier Gestion du suivi des dossiers

OUVERTURE_IN Ouverture : Acq. / Modif - Fonction associes si la numrisation doit tre autorise Fonctions rserves Phenix
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MULTISOCIETE PHENIX Supervision SUPMENU VISUSANSTAMPON SUPCONNEXION Gestion multi-socits Maintenance PHENIX Supervision des processus Supprimer Menu Visualisation sans tampon Connexion Suppression

8.4. Exclusion de fonction un utilisateur


Menus : Paramtres Outils Scurit Utilisateurs / Permissions Il est possible de retirer des droits lutilisateur dun groupe. Seules les fonctions dfinies dans le groupe de lutilisateur sont disponibles.

Rechercher lutilisateur dans la liste. Il peut tre prsent plusieurs fois suivant lappartenance un ou plusieurs applicatifs. Exclure la fonction un utilisateur ou double cliquer sur la fonction slectionne Incluse la fonction lutilisateur

8.5. La stratgie de compte


Menus : Paramtres Outils Scurit Stratgie de compte La stratgie de compte est active pour Codexia GED. Elle regroupe plusieurs possibilits de gestion sur les autorisations de connexion aux personnes. Autorisation de changement de mot de passe par lutilisateur Dure maximale du mot de passe Longueur minimal du mot de passe Unicit du mot de passe sur n codes mmoriss Verrouillage du compte Expiration du compte Scurit de lapplication Pour purger lhistorique des mots de passe slectionner dans le menu : Mot de passe Suppression de tous les historiques.
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8.6. Importation des utilisateurs
Menus : Import Habilitation des utilisateurs Cette fonctionnalit permet partir de fichiers textes de grer : Les habilitations Les utilisateurs Les lots des utilisateurs Les droits sur les requtes multicritres Cette fonctionnalit est utilise dans deux cas prcis : Cration des utilisateurs dont les donnes sont issues dun autre logiciel La mise jour massive des droits cits ci-dessus

Linterface de traitement

Chaque pav : Correspond une fonctionnalit. Peut tre activ ou non. Ncessite un (ou deux) fichier texte

Import lance le traitement et gnre un fichier rsultat dans le rpertoire rapport de Codexia.

8.6.1.Gestion des habilitations

La case cocher Import Habilitation permet dactiver ou non limportation.

Fichier Groupe utilisateurs Ce fichier correspond une liste de groupe (au sens Codexia). Le programme de traitement crera les groupes dfinis dans le fichier suivant un groupe Codexia existant. Les fonctions du groupe modle seront associes au nouveau groupe. Le format du fichier : Le nom du fichier est quelconque mais est de type texte. Une ligne correspond un enregistrement La dernire ligne du fichier doit tre suivie dun retour chariot (une ligne vide) Le format de chaque ligne : o Le sparateur de colonne est le point-virgule (;)
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o Les colonnes : Applicatif Toujours mettre CodexiaGed (il nest pas ncessaire de multiplier les groupes dans lapplication du workflow ) Code du nouveau groupe Le code du groupe servant de modle. Ce groupe doit exister dans Codexia.

Modle de ligne : [Application] ;[Code nouveau groupe] ;[Modle du groupe] Exemple de contenu du fichier : CodexiaGed;COM-10;COM-EH CodexiaGed;COM-IR;COM-EH CodexiaGed;COM-ML;COM-EH Exemple dutilisation : Une gestion de groupe peut tre mise en place pour identifier lappartenance une agence ou service dun ensemble de personne. Ladministrateur prpare un groupe avec les fonctions associes par linterface de paramtrage de Codexia et il se sert de ce groupe comme modle pour crer tous les autres groupes. Fichier Groupes - Types Documents Ce fichier permet de dfinir pour chaque type de document la liste daccs des groupes. Il rempli automatiquement la zone Liste accs de lcran de paramtrage des types de documents. Le format du fichier : Le nom du fichier est quelconque mais est de type texte. Une ligne correspond un enregistrement La dernire ligne du fichier doit tre suivie dun retour chariot (une ligne vide) Le format de chaque ligne : o Le sparateur de colonne est le point-virgule (;) o Les colonnes Le dossier Ged Dpend de lenvironnement Client Code du type de document Doit exister dans codexia La liste des groupes autoriss ou non. La codification correspond la dfinition dcrite dans le chapitre des types de document Modle de ligne : [Dossier Ged] ;[Code Type de document] ;[Liste des groupes] Exemple de contenu du fichier : Sdmoaffaire;Commande Fournisseur;!COM-BES,*, SdmoGeStock;Certificat Alternateur;!COM-BES,*,

8.6.2. Import des utilisateurs

La case cocher Import Utilisateurs permet dactiver ou non limportation.

Fichier utilisateurs Ce fichier correspond une liste dutilisateur renommer ou crer.


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Le programme de traitement cre tous les utilisateurs dfinis dans le fichier. Il est possible de renommer un utilisateur, en fait lancien utilisateur est simplement inactiv. Le format du fichier : Le nom du fichier est quelconque mais est de type texte. Une ligne correspond un enregistrement La dernire ligne du fichier doit tre suivie dun retour chariot (une ligne vide) Le format de chaque ligne : o Le sparateur de colonne est le point-virgule (;) o Les colonnes : Ancien code utilisateur renommer Cette donne nest pas obligatoire Code du nouvel utilisateur Code du dossier GED Dpend de lenvironnement Client Code de lapplication CodexiaGed ou CodexiaWF Code de la langue FRA Code groupe Un test dexistence est ralis sur cette donne Le nom dtaill de la personne Le mot de passe en clair Lemail de la personne Modle de ligne : [Ancien code utilisateur];[Nouveau code utilisateur];[Dossier Ged] ;[Applicatif] ;[Langue] ;[Code groupe] ;[Nom dtaill] ;[Mot de passe] ;[email] Exemple de contenu du fichier :
;ABALLEA_P;sdmoaffaire;CodexiaGed;FRA;Consult-Sdmo;ABALLEA Philippe;pjkaar1r;philippe.aballea@sdmo.com ;ABALLEA_P;SdmoGeStock;CodexiaGed;FRA;Consult-Sdmo;ABALLEA Philippe;tp2evsdy;philippe.aballea@sdmo.com marie-claude CAILLAT;DROGOU_MC;sdmoaffaire;CodexiaGed;FRA;Scan-Sdmo;DROGOU Marie-Claude;rcn6zb3w;drogou@sdmo.com marie-claude CAILLAT;DROGOU_MC;SdmoGeStock;CodexiaGed;FRA;Scan-Sdmo;DROGOU Marie-Claude;vloy92wu;drogou@sdmo.com Bruno ZUCKMEYER;ZUCKMEYER_B;sdmoaffaire;CodexiaGed;FRA;Administrateur;ZUCKMEYER Bruno;;bruno.zuckmeyer@sdmo.com Bruno ZUCKMEYER;ZUCKMEYER_B;SdmoGeStock;CodexiaGed;FRA;Administrateur;ZUCKMEYER Bruno;;bruno.zuckmeyer@sdmo.com

Action Envoie message lutilisateurs Si la case cocher est activ un courriel est transmis lutilisateur ( ladresse mail contenu dans le fichier) pour linformer dun changement de mot de passe par exemple. Cela ncessite un paramtrage complmentaire dans la base des registres de Codexia. Allez dans le menu suivant : Menus : Paramtrage Outils Options

Accdez la section : CodexiaGed / Tous les utilisateurs / Tous les postes / ALERTBYMAIL-UTIL Cette section permet la dfinition du message transmis aux utilisateurs.

Les cls dfinies dans la section


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BODY Corps du message CC CarboneCopy Adresses mail en copie Sparateur ; si plusieurs adresses From Adresse mail de lmetteur Adresse gnrique Codexia ou propre au site client SMTPSERVER Adresse IP ou nom du serveur de la passerelle smtp SUBJECT Sujet du message Il est possible de mettre des macros commande dans le sujet et le corps du message. Ces macros commandes sont les suivantes : %USER% %PLUSER% %RET% Nom de lutilisateur Mot de passe de lutilisateur Ajoute un retour chariot dans le message

Exemple de corps de message : Bonjour %RET%%RET%L'accs CODEXIA a chang pour rpondre au standard de scurit.%RET%%RET%Votre login est : [%USER%]%RET%%RET%Mot de passe est :[%MPUSER%]%RET%%RET% 8.6.3. Import des Lots La case cocher Import Lots / Utilisateurs permet dactiver ou non limportation.

Fichier Lots Utilisateur Ce fichier permet lassociation entre un utilisateur et un lot dindexation. Il correspond au paramtrage des destinations de Codexia. Le format du fichier : Le nom du fichier est quelconque mais est de type texte. Une ligne correspond un enregistrement La dernire ligne du fichier doit tre suivie dun retour chariot (une ligne vide) Le format de chaque ligne : o Le sparateur de colonne est le point-virgule (;) o Les colonnes : Code du lot Codexia Le lot doit exister Code de lutilisateur Code du dossier GED Dpend de lenvironnement Client Modle de ligne : [Code du lot];[Code utilisateur];[Dossier Ged] Exemple de contenu du fichier :
Lot-Indexation1;PHENIX;sdmoaffaire Lot-Indexation2;Pierre;sdmoaffaire

8.6.4. Import des Droits sur les requtes La case cocher Import RMC/Groupes permet dactiver ou non limportation.

Fichier RMC Groupes


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Ce fichier permet lassignation des groupes une requte multicritre. Le format du fichier : Le nom du fichier est quelconque mais est de type texte. Une ligne correspond un enregistrement La dernire ligne du fichier doit tre suivie dun retour chariot (une ligne vide) Le format de chaque ligne : o Le sparateur de colonne est le point-virgule (;) o Les colonnes Le numro de la requte identifier dans lcran de modification des requtes MC Code du dossier Ged Dpend de lenvironnement client La liste des groupes autoriss ou non. La codification correspond la dfinition dcrite dans le chapitre des types de document Modle de ligne : [Numro de la requte];[Code dossier Ged];[Liste des accs groupes] Exemple de contenu du fichier :
33; SdmoAffaire;!COM-BES,*, 34; SdmoAffaire;!COM-BES,*,

9. ACQUISITION PAR LOT

9.1. Les lots


Menu : Paramtres Administration Acquisition Lots. Les lots reprsentent les rpertoires dans lesquels les utilisateurs vont numriser temporairement des documents avant de les archiver. Ils permettent plusieurs personnes de numriser pendant que dautres personnes se chargent de lindexation. Ce paramtrage est utilis dans le module dacquisition par lot de Codexia.

Lors de la cration dun nouveau lot, il faut prciser : le nom du lot le rpertoire du lot un chemin UNC peut tre utilis le rpertoire de rcupration lextension des fichiers rcuprer le parcours des sous rpertoires de rcupration la suppression des fichiers rcuprs
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Grace au paramtrage des extensions sur la rcupration des fichiers, il est possible davoir un lot de rcupration commun pour plusieurs lots. Le rpertoire de lot et le rpertoire de rcupration sont crs sils nexistent pas. Un message apparait pour signaler la cration.

Si le rpertoire est local, un message avertit que le rpertoire ne sera pas visible dune autre machine.

9.2. Les destinations


Menu : Paramtres Administration Acquisition Destinations. Les destinations sont la combinaison dun lot et dun utilisateur pour un dossier Codexia. Ainsi un utilisateur peut accder plusieurs lots dans plusieurs modes. Dans notre exemple, lutilisateur Technicien accde deux lots : Scan-Lot et Scan-Lot2.

Laffectation de lots aux utilisateurs est simple, il suffit de cliquer sur le bouton "ajouter" puis de slectionner les informations (application, utilisateur, lot) dans les listes droulantes et enfin de choisir le mode daccs au lot : Acquisition Il est possible de numris ou glisser/poser des documents dans ce lot et dindexer Indexation. Il est uniquement possible dindexer les documents

10.INTEGRATION - FLUX XML

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10.1. Introduction
Lintgration de document par flux XML peut tre utilise suivant deux mthodes. Scrutation dun rpertoire partag Ecoute sur un broker JMS (Dans ce dernier cas le broker JMS est celui de Progress SoniMQ) Pour le premier cas, le programme qui gre la scrutation du rpertoire permet sous rserve de certaines rgles, dintgrer des flux pour des dossiers diffrents de Codexia et / ou grer des mapping de donnes suivant le flux traiter. Dans le cas de lcoute du broker JMS le traitement est restrictif un mapping. Il est toutefois possible de grer le multi dossiers, si les informations sont prsentes dans le flux.

10.2. Paramtrage JMS


Menu : Paramtres Administration Ouverture Paramtrage JMS

10.2.1. Connexion sur un broker JMS Dans le cas de lutilisation dun broker JMS le paramtrage doit tre cr comme indiqu ci-dessous. Pour crer un JMS slectionner le menu : Paramtrage Ajouter.

JMS- : Entrer un code pour identifier le flux. Pour lutilisation en mode Broker le code nest pas soumis des contraintes syntaxiques. Broker : dfinir ici le nom ou IP du host et le port sur lequel est install le SonicMQ. Validez la cration et renseignez les autres champs de paramtrage : Client : compte utilisateur pour lidentification dans sonicMQ. Le compte anonymous peut tre utilis Password : mot de passe du compte. Le mot anonymous peut tre utilis. Client Queue : Code de la file dattente dcoute. Cette file dattente doit tre cre manuellement dans SonicMQ. Le programme metteur du message doit le transmettre dans cette file. Workflow Topic : Utilis pour le paramtrage des changes de donnes en la Ged et le Workflow Docflow Topic : Utilis pour le paramtrage dun docflow avec le Workflow SonicMQ Adapter : Deux valeurs renseigner : H IP ou nom du serveur supportant Progress -S numro du port du nameserveur Par dfaut le s 5162

Dlai max dinactivit : Temporisation permettant la scrutation des messages dans SonicMQ
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Age du message : Dure de vie du message. Si le message nest pas consomm avant lexpiration du message ce dernier est perdu. 0 donne une dure de vie sans limite. Ce paramtre est utilis lors de lmission des messages (pas en rception) Application Ged : Slectionner le dossier sur lequel sapplique le flux. Socit / Etablissement / Agence : Entrez les codes du triplet de votre configuration Pour enregistrer vos modifications slectionner le menu : Paramtrage 10.2.2. Scrutation dun rpertoire Dans le cas de lutilisation par scrutation de rpertoire le paramtrage doit tre cr comme indiqu cidessous. Pour crer un JMS slectionner le menu : Paramtrage Ajouter. Enregistrer.

JMS- : Entrer un code pour identifier une racine de flux. Pour la scrutation des fichiers des rgles syntaxiques permettent la gestion multi flux avec une seule entre. Broker : Ce champ nest pas utilis mais doit tre renseign, vous pouvez saisir un commentaire en rapport avec la gestion du flux. Validez la cration et renseignez les autres champs de paramtrage : Seuls les champs identifiant le dossier sont obligatoires. Application Ged : Slectionner le dossier sur lequel sapplique le flux. Socit / Etablissement / Agence : Entrez les codes du triplet de votre configuration

Ce paramtrage donne une entre utilisable avec la scrutation de fichier. Si les fichiers scruter sont tous du mme type, passez au paramtrage du mapping. Dans le cas contraire prenons comme exemple lintgration de documents de type facture et des documents de type DL. Gnralement les premiers sont associs dans le dossier des fournisseurs et le second dans le dossier des locataires. La contrainte syntaxique du code du JSM est aussi lie une contrainte de nommage des fichiers XML scruter.

Code : JMS-RAC-DL Composition : JMS Constante RAC Racine dfinie par lutilisateur DL code prfixe des fichiers scruter Ne pas oublier les sparateurs - Dans cet exemple, lors de la scrutation, si un fichier commence par DL- le programme utilisera le paramtrage associ au JMS-RAC-DL.
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Code : JMS-RAC-FAC Composition : JMS Constante RAC Racine dfinie par lutilisateur FAC code prfixe des fichiers scruter Ne pas oublier les sparateurs - Dans cet exemple, lors de la scrutation, si un fichier commence par DL- le programme utilisera le paramtrage associ au JMS-RAC-FAC. Il faut aussi pour complter le paramtrage dfinir pour chaque code DL ou FAC le module permettant didentifier le contexte du dossier. Pour cela se reporter la section de gestion des lexiques particuliers qui prsente la cration du lexique Jms.Modules.

10.3. Paramtrage de lindexation automatique :


Menu : Paramtres Administration Ouverture Paramtrage de lindexation automatique

10.3.1. Scrutation dun rpertoire Dans le cas de lutilisation par scrutation de rpertoire il faut dune part paramtrer le code JMS de type racine et le ou les codes JMS correspondant aux types de fichiers scruts. Pour le paramtrage du code racine renseigner les champs explicits ci-aprs : Rp Lot : Racine du rpertoire partag ou ce trouve les fichiers. Les fichiers devront tre dans un ou des sous rpertoires de ce rpertoire. Rpertoire : Rpertoire de sauvegarde des fichiers traits, accessible si loption copie avant suppression est active.

Pour le paramtrage du code dun type de scrutation renseigner les champs explicits ci-aprs. Si le fichier reu nest pas au format de la DTD Codexia, une transformation XSLT peut tre applique.

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Rp Lot : Racine du rpertoire partag ou ce trouve les fichiers. Les fichiers devront tre dans un ou des sous rpertoires de ce rpertoire. Rpertoire : Rpertoire de sauvegarde des fichiers traits, accessible si loption copie avant suppression est active. Le rpertoire de sauvegarde peut tre diffrent entre les types. XML Origine : fichier stock comme modle dans lenvironnement Codexia. Ce modle correspond au fichier lu par scrutation ou reu via SonicMQ. Ce champ est renseign si le flux reu doit subir une transformation XSLT. Fichier XSL : Fichier permettant la transformation du flux reu en un autre flux (XML Cxia) correspodant la DTD attendue par Codexia. 10.3.2. Rception sur Broker JMS Il suffit de dfinir le paramtrage pour le code JMS sans contrainte sur le nommage.

Remplir les diffrents champs comme dj dfini.

10.3.3. Transformation XSLT Les flux scruts ou reus par broker JMS sont rarement au format attendu par les programmes de Coidexia. Il est ncessaire dans ce cas dappliquer une transformation XSLsur le flux reu afin de gnrer un second flux, avec les mmes informations mais structures diffremment. Pour cela il faut procder de la faon suivante :
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Slectionnez le fichier au format XML dorigine. Il faut donc avoir ce fichier. Le fichier est stock dans le rpertoire Codexia (res/xml) qui est dfini dans les codes rpertoires de Codexia sous la rfrence RPINDAUT Ouvre le slecteur de fichier sur le rpertoire RPINDAUT devant contenir les XML et XSL Visualise le fichier avec le logiciel associ. Slectionnez le fichier au format XSL. Il faut donc que ce fichier ai t cr et test par nos quipes. Le fichier est stock dans le rpertoire Codexia (res/xml) qui est dfini dans les codes rpertoires de Codexia sous la rfrence RPINDAUT

Cette action excute la transformation XSLT dans les mmes conditions que celles de la production et gnre le fichier XML rsultat (dans le rpertoire RPINDAUT). Ce fichier est au format de la DTD Codexia. Le fichier gnr est nomm : AAAAMMJJ-HHMMSS.xml Il suffira de le renomm pour tre cohrent avec le paramtrage. Ce fichier permet maintenant de crer le mapping des donnes entre le contenu du flux XML et les zones et index de Codexia. Sil nest pas ncessaire deffectuer une transformation car le flux lu ou reu est au format de la DTD de Codexia, il suffit de slectionner le fichier XML Cxia dans le rpertoire RPINDAUT et de procder au mapping.

10.3.4. Association XML Codexia Une fois le fichier XML Cxia slectionn les zone rcupres saffichent et permettent de crer les associations. Actions dassociation Ajouter une association : Slectionner une zone rcupre et un champ dindexation puis cliquer sur le bouton. Pour cumuler les zones rcupres un champ dindexation, slectionner la nouvelle zone ainsi que le champ dindexation et cliquer de nouveau sur le bouton. Le rsultat saffiche dans le tableau sous forme lgrement codifie. Modifier une association : Slectionner une zone rcupre et un champ dindexation puis cliquer sur le bouton. Le champ est rinitialis avec la nouvelle valeur Supprimer une association : Slectionner dans le tableau le champ que vous voulez supprimer Cliquer sur le bouton. Un message de confirmation saffiche

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Ajout suivant un sparateur Il est possible de mapper une zone en tenant compte dun sparateur dans la valeur. Pour cela il faut prciser le caractre sparateur et la position de la valeur que lon souhaite associer la zone de Codexia. Exemple : Associe CAT16 la premire position de commentaire par rapport au sparateur tiret. Des caractres spciaux permettent de grer les et les virgules $ : Identifie un espace : Identifie une virgule espaces

Ajout suivant une position Il est possible de mapper une zone en prcisant la position de dbut et la longueur souhaite. Exemple : Associe CAT16 les quatre premiers caractres de la zone COMMENT.

Ajout dune constante Il est possible de mapper une valeur constante dans une zone. Des constantes particulires sont utilisables : KY : Cl de niveau NIn ou n est un chiffre 2,3 cl de niveau SEAA : Valeur identifiant le dossier. TODAY : Ce code est remplac par la date du jour lors du traitement dintgration. Ce reporter au traitement des cls pour lexplication des constantes Ky, Ni et SEAA

10.3.5. Les champs dindexation La liste des champs dindexation contient Les zones dindexation des documents Les champs permettant de dfinir les cls des dossiers Les zones de description du catalogue (cd les dossiers)

Tous les champs sont utilisable pour le mapping des donnes sauf les champs CLEn. Ces champs sont utiliss pour la dfinition et recherche du dossier. Les champs qui doivent obligatoirement tre associs sont :
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Type Document (Zone0) Le type de document doit exister dans le paramtrage Codexia CodeSociete (CLE1) pour la dfinition du dossier

10.3.6. La dfinition des cls dossiers Le document devant tre archiv dans Codexia est identifi par le flux XML. Il faut dans les associations au niveau des cls dossiers dfinir les valeurs permettant la recherche, voir la cration du dossier. La codification des cls dpend du modle de lcran principal de Codexia, car ce dernier dtermine le nombre de niveau de dossier (de 1 3). Les codes permettant dans le mapping didentifier les niveaux du dossier sont : KY : premier niveau NI2 : second niveau NI3 troisime niveau Par ce principe il est donc obligatoire de connaitre dans le flux XML les valeurs identifiant les cls du dossier traiter comme par exemple le numro de tiers pour les locataires ou le code unique du fournisseur. Ces valeurs dpendent du paramtrage et de la mise en uvre du dossier. Pour crer une cl sur un dossier il faut donc dans la zone dindexation CodeSociete (CLE1) cumuler les valeurs suivantes :

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Niveau 1 Choix constante Choix Constante Choix Association Choix constante Choix Constante Choix Association Choix constante Choix Constante Choix Association Valeur Valeur Valeur Valeur Valeur Valeur Valeur Valeur Valeur KY [Code de description catalogue identifiant N1] [Balise du flux XML] NI2 [Code de description catalogue identifiant N2 ] [Balise du flux XML] NI3 [Code de description catalogue identifiant N3 ] [Balise du flux XML]

Niveau 2

Niveau 3

Exemple pour deux niveaux : Principe de recherche et de cration Cette codification demande au programme de rechercher dans le catalogue le dossier de niveau 1 dont la zone Descc1 est gale la valeur du champ NIN_1 dans le flux XML. Si le dossier nest pas trouv celui-ci est cr. Ensuite le programme recherche dans le catalogue de niveau 2 les fils du catalogue de niveau 1 et recherche la zone Descc10 dont la valeur est gale la valeur du champ CHEMISE dans le flux XML. Si le dossier nest pas trouv celui-ci est cr. Si un troisime niveau tait grer, le principe serait le mme. Dossier double cl Il est possible de grer des dossiers avec deux champs identifiant la cl du dossier, les double cls. Par exemple un dossier Locataire identifi par un numro de tiers et un numro de compte. Le compte pouvant tre commun deux tiers. Dans ce cas il faut introduire dans la dfinition de la cl, les deux champs de description du catalogue : Cela se fait en dupliquant les cls du niveau sur les deux champs du dossier. <KY>,P ;<Descc1>,P ;champ(NOTIERS),P ; <KY>,P ;<Descc1>,P ;champ(NOCOMPTE),P Vous pouvez aprs cela cumuler les autres cls des autres niveaux. Recherche de dossier sans cration Dans certains cas il nest pas souhaitable de crer le dossier si ce dernier nexiste pas. Pour cela une formule dans la chaine de codification de la cl permet de faire la recherche et sassocier le document en cours darchivage au dossier existant. Si le dossier nexiste pas, alors lintgration nest pas ralise et les documents refuss en archivage. Il faut dfinir la cl en commenant par le mot cl FIND. (Saisir cette information dans le mapping sous forme de constante) Cette option sapplique une cascade de niveau ou un niveau uniquement. Exemple : Retourne le dossier correspondant au numro du tiers <FIND>,P ;<KY>,P ;<Descc1>,P ;<champ(NOTIERS)>,P Retourne le dossier correspondant la chemise pour les dossiers du second niveau AVEC prise en compte du premier niveau
<FIND>,P ;<KY>,P ;<Descc1>,P ;<champ(NOTIERS)>,P;<NI2>,P ;<Descc10>,P ;<champ(CHEMISE)>,P

Retourne le dossier correspondant la chemise pour les dossiers du second niveau SANS prendre en compte le premier niveau
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<FIND>,P ;<NI2>,P ;<Descc10>,P ;<champ(CHEMISE)>,P Attention : Seul le premier dossier est retourn, do limportance de faire des recherches sur cl unique avec ou non prise en compte des niveaux suprieurs. Cela dpend de lorganisation des dossiers et de leurs donnes. Concatnation dans une valeur de cl Certaine fois la valeur de la cl est une concatnation de plusieurs variable du flux ou de constante. Pour dfinir une valeur de cl tant le rsultat de plusieurs balise xml et/ou de contantes il faut crer plusieurs triplets de cl trait. Exemple : ma cl unique est dans le champ DescC1 du catalogue et est de la forme 01-909044494/01 01 est le code de la socit 909044494 est le numro de lopration /01 le code de la tranche Il faut crer la chaine suivante : KY DescC1 <Code de la socit> KY DescC1 <Code Opration> KY DescC1 </01> constante Se qui donne aprs saisie dans linterface :
<KY>,P ;<Descc1>,P ;<champ(SOCIETE)>,P<KY>,P ;<Descc1>,P ;<champ(OPERATION)>,P<KY>,P ;<Desc c1>,P ;</01>,P

10.4. Les documents intgrs par XML


La structure du flux XML de Codexia est dfinie de la faon suivante : Lots Dossiers Documents Pages 10.4.1. Rupture Un document contient plusieurs pages mais dans ces pages il peut cohabiter des documents diffrents. La rupture permet de grer quel moment il faut fusionner des pages ou quel moment il faut crer plusieurs documents.

Slectionner une zone qui identifie la valeur de rupture. Gnralement le champ page(modele) qui est un attribut de la balise page du flux XML Enregistrer la nouvelle association. Permet la suppression de lassociation.

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Changement : dfini si la rupture intervient sur une chaine diffrente (entre deux pages du flux) ou si la rupture intervient si la valeur est identique. Continuit : La continuit nest active que pour le changement de chaine. .. si valeur nulle : dans le cas ou linformation nest pas disponible .. si valeur gale : donner la valeur attendu pour fusionner les pages .. pas de continuit : chaque page est un document Attention : La rupture doit obligatoirement tre dfinie. Noubliez pas de sauvegarder vos modifications dans le menu Paramtres

10.4.2. Validit page Les pages incluses dans le flux XML ne sont pas toujours valide. Il est possible de dfinir dans le paramtrage une valeur sur une balise du flux XML dterminant si la page est valide ou non.

Slectionner une zone qui identifie la validit de la page. Gnralement le champ page(modele) qui est un attribut de la balise page du flux XML Enregistrer la nouvelle association. Permet la suppression de lassociation.

Constante : Saisissez la valeur permettant dinvalider la page. Type de validation : <> Constante : Page valide si diffrente de la constante = Constante : Page valide si gale la constante Zone vide : Page Valide si la zone est vide Zone non vide : Page valide si al zone nest pas vide

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10.4.3. Recherche des fichiers Le flux XML contient le nom des images archiver dans Codexia. De la rupture et de la validit de page dpend la constitution des documents. Les images sont dposes au mme endroit que les fichiers XML ceci pour faciliter la reprise sur erreur. Le programme recherche les images dans le rpertoire dfini dans le paramtrage JMS. Cas de la scrutation : Les fichiers images sont dans un ou plusieurs sous rpertoires (obligatoire) Le sous rpertoire est codifi dans le flux XML Les fichiers XML sont avec les images Les fichiers XML sont codifis syntaxiquement en adquation avec le paramtrage Cas des flux sur broker Les fichiers images sont dans le rpertoire dexport ou dans des sous rpertoires. Le sous rpertoire est codifi dans le flux XML Les fichiers XML sont avec les images mais pas forcement La syntaxe des noms de fichier XML nest pas codifie

10.5. Excution de lintgration XML


10.5.1. Scrutation de rpertoire La mise en fonctionnement de la scrutation est effectue par un service systme cr lors de linstallation du serveur de GED. Se reporter au document technique de la mise en place du serveur GED. Le service : CODEXIA XMLDIRECT GED bin/ start_scrutationNoMQ.bat bin/ stop_scrutationNoMQ.bat conf/sessionparam.nomq JMS-[Code du flux paramtr] REPSPOOL

Nom du fichier start : Nom du fichier stop : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log :

Le fichier de paramtre contient les lments suivants : Societe Etab Agence : Triplet correspondant a votre paramtrage AppliGed : Dossier GED Langue : Langue (FRA) CodeJms : JMS-[Code principal] NomFichierLog : Nom du fichier de log (JMS-LAD.log) ProgrammeExecute : Programme excut (ref\PreOuvGedDossier.r) Pattern : Pattern des fichiers scruts PeriodeScrutationSeconde : Priode en seconde Exemple du fichier sessionparam.nomq
-param EST,00,00,Fournisseur,FRA,JMS-LAD,JMS-LAD.log,ref\PreOuvGedDossier.r,*,50

Pour le nom du fichier excut sont disponibles : Ref/PreOuvGedDossier.r : Traite plusieurs fichiers XML dans un mme rpertoire de scrutation. Un fichier correspond un dossier Codexia comportant un ou plusieurs fichiers de un ou plusieurs types. En cas derreur seul un dossier est rejet. Le traitement gre la suppression des documents dans le rpertoire scrut.
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Ref/PreOuvGedLot.r : Traite un seul fichier XML dans un mme rpertoire de scrutation. Le fichier contient un ou plusieurs dossiers Codexia. En cas derreur tout le lot est rejet. Le mode traitement cr les documents sans possibilit de grer les rvisions. Le traitement gre la suppression des documents dans le rpertoire scrut. Ref/PreOuvGedLotCU.r : Traite un seul fichier XML dans un mme rpertoire de scrutation. Le fichier contient un ou plusieurs dossiers Codexia. En cas derreur tout le lot est rejet. Le mode traitement permet la cration des documents et la gestion des rvisions si celle-ci est en place sur le type de document trait. Le traitement gre la suppression des documents dans le rpertoire scrut. Ref/PreOuvGedNone.r : Traite un seul fichier XML dans un mme rpertoire de scrutation. Le traitement ne gre aucune suppression de documents dans le rpertoire scrut.

10.5.2. Ecoute sur broker JMS La mise en fonctionnement de lcoute est effectue par un service systme cr lors de linstallation du serveur de GED. Se reporter au document technique de la mise en place du serveur GED. Le service : CODEXIA LAD GED bin/ start_LadToGed.bat bin/ stop_LadToGed.bat conf/sessionparam.ladged JMS-[Code du flux paramtr] REPSPOOL

Nom du fichier start : Nom du fichier stop : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log :

Le fichier de paramtre contient les lments suivants : Societe Etab Agence AppliGed Langue CodeJms ProgrammeExecute QueueArret : : : : : : Triplet correspondant a votre paramtrage Dossier GED Langue (FRA) JMS-[Code] Programme excut (ref\PreOuvGedDossier.r) Prfixe de la file dattente darrt (QUIT)

Exemple du fichier sessionparam.ladged


-param EST,00,00,Fournisseur,FRA,JMS-FACTURE,ref\PreOuvGedDossier.r,QUIT

10.5.3. Scrutation XML pour transfert sur broker JMS Il est possible dutiliser un programme qui scrute un rpertoire et qui transmet sur le broker JMS les fichiers XML dtects. La mise en fonctionnement de cette scrutation est effectue par un service systme cr lors de linstallation du serveur de GED. Se reporter au document technique de la mise en place du serveur GED. Le service : CODEXIA XML GED bin/ start_ScrutatioXML.bat bin/ stop_ ScrutatioXML.bat conf/sessionparam.scrtxml JMS-[Code du flux paramtr] REPSPOOL
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Nom du fichier start : Nom du fichier stop : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log :
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Le fichier de paramtre contient les lments suivants : Societe Etab Agence AppliGed Langue CodeJms NomFichierArret Pattern P2riodeScrutation : : : : : : : Triplet correspondant a votre paramtrage Dossier GED Langue (FRA) JMS-[Code] Nom du fichier provoquant larrt du batch pattern des fichiers scruts Lecture priodique en seconde

Exemple du fichier sessionparam.ladged


-param EST,00,00,Fournisseur,FRA, JMS-LAD-CERTIFICAT,stopscrut_xml,EST_,60

11.INTEGRATION - COLD

11.1. Introduction
Codexia permet de grer des spools dimpressions de diffrents formats et ainsi darchiver automatiquement des documents. Les principaux sont : PDF, PCL, Ascii, AS400

Le principe consiste en un traitement excut une ou plusieurs fois par jour par les tches planifies de Windows. Ce traitement lit les rpertoires ou se trouvent les fichiers et les intgre Codexia en fonction des paramtrages du COLD. La mise en place dun spool suppose lintervention dun informaticien car le module, bien que paramtrable, ncessite souvent des programmes spcifiques adapts au contexte du client. Le traitement dun spool se dcompose en cinq tapes : Dplacement des documents Analyse des documents Extraction du contenu des documents Fusion, association des donnes du document avec la structure Codexia Intgration, spcificit adapt au contexte client Une base cold est un code identifiant le spool traiter

11.2. Paramtrage
Menu : Paramtres Administration COLD

Lcran de paramtrage est compos de 11 onglets : Base Cold : dfinition des fichiers et type de spool Rupture : Spare le document en plusieurs documents suivant un paramtrage de rupture Dbut : identifie dans le page le dbut de la zone de traitement Val Page : Validit de la page
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Sauts : Identifie les sauts de pages suivant une codification Zones : Dfinition des zones recherches dans la page Li : li les zones avec les champs dindexation des documents Trame : Police : Val Ligne : Intgration : excution de programmes spcifiques suivant les vnements

11.2.1. Les bases COLD Utilisez la barre doutils pour crer, modifier, supprimer un spool.

Donner un nom la base COLD Slectionner un dossier GED

Ce panel dfini les emplacements de lecture et de traitement des spools.

Chemin dentre : Rpertoire ou doivent tre dposs les documents Pattern entre : filtre suivant un pattern les fichiers lire. Chemin de traitement : Les fichiers lus dans le rpertoire dentre sont copis dans le rpertoire de traitement. Le nom du fichier est renom en utilisant le pattern de traitement associ un numro de squentiel. Chemin de sortie : le fichier trait est sauvegard dans le rpertoire Suppression du spool : le fichier dorigine dans le rpertoire dentre est supprim Attention : les rpertoires doivent exists, linterface ne les cres pas ni le traitement.

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Ce panel dfini le type de spools et quelques paramtres.

Type de filtrage : Saut spcif : AS 400 : Fichiers issu ddition AS 400 Ascii : Traitement de fichier ASCII PCL : Traitement de fichier au format PCL Prescribe : Traitement de fichier au format Prescribe Epson : Traitement de fichier PRN ddition Epson PDF : Traitement de fichier PDF

Pages : Barrire offset : Saut de ligne : Nb colonnes utiles : Nb Ligne utiles : Nb Lignes : Nb Colonnes : Coord X utile : Coord Y utile : OEM to ANSI : Pr filtrage : Nettoyer limage : Type de fusion :

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11.2.2. Rupture La rupture est utilise pour savoir a quel moment il faut identifier un nouveau document intgrer. En effet les spool contiennent dans un seul fichier plusieurs documents qui doivent tre dispatchs dans plusieurs dossiers GED.

Chaine : chaine recherche pour dterminer la rupture. Coord X : colonne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche sur toutes les colonnes. Coord Y : ligne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche dans toutes les lignes. Longueur : longueur de la chaine recherche. 0 ne tient pas compte de la longueur Changement de chaine : si cette option est activ considre une rupture sir la chaine identifie est diffrente de la prcdente Continuit si valeur nulle : si cette option est activ et si la chaine nest pas trouve dans la page, le programme considre quil ny a pas rupture. Type de rupture : Dbut : Fin : Sauf :

11.2.3. Dbut Longlet dbut ???

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Code dbut : Coord X : colonne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche sur toutes les colonnes. Coord Y : ligne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche dans toutes les lignes. Code de gestion : Ecrire la ligne avant le code : Ecrire la ligne aprs le code : Supprimer la ligne de code :

11.2.4. Validit de page Longlet validit de page permet de dtermin un paramtrage pour considrer que la page peut ou non tre intgre.

Constante : Coord X : colonne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche sur toutes les colonnes. Coord Y : ligne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche dans toutes les lignes. Hauteur : Longueur : longueur de la chaine recherche. 0 ne tient pas compte de la longueur Type de validation : = Constante : <> Constante : Zone Vide : Zone NON Vide : 11.2.5. Saut Longlet saut permet de dfinir des sauts dans le spools suivant une chaine de caractre.

Chaine de saut : Coord X : colonne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche sur toutes les colonnes.
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Coord Y : ligne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche dans toutes les lignes. Valeur du saut : Type de saut : Relatif : Absolu : sur-impression : 11.2.6. Zones Longlet zones permet didentifier des champs suivant leurs positions dans la page du document. Le programme de traitement assignera les valeurs de la page chaque zone dfinie. Cest partir des zones rcupres que les valeurs sont mappes sur les index des documents.

Il faut dfinir des noms pour les zones rechercher et effectuer le paramtrage en fonction du document

Nom Champ : Nom du champ de la zone rechercher Obligatoire : la zone doit tre obligatoirement identifie dans la page, sinon le spool sera en erreur danalyse. Validation : Bloquant : Masque : Type Date, Alpha, Num : Sparateur : Millier : Positionnement du champ : Coord X : colonne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche sur toutes les colonnes. Coord Y : ligne ou se trouve le texte recherch. Si -1 recherche dans toutes les lignes. Longueur : longueur de la chaine recherche. 0 ne tient pas compte de la longueur De page : A la page : Pas : Li une constante :

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11.2.7. Lier les zones et les index Cet cran permet de lier les zones codifies du document et les index de Codexia. Il permet aussi de dfinir les cls permettant lassociation du document au dossier de Codexia.

La liste des zones disponibles : prsente les zones dfinies dans longlet prcdent et les constantes complmentaires cres dans cet onglet. Lorsque quun lien est cr entre la zone et lindex la liste prsente la zone qui pointe sur lindex.

Liste daffectation des zones dindexation : Cette liste contient les zones dfinie dans le dossier GED sur lequel est cr le spool. La liste droulante suprieure gauche permet de slectionner la zone dindexation. La liste droulante suprieure droite permet de slectionner la zone lier ou une constante. Il suffit de valider lassociation par le bouton . Si vous souhaitez dissocier une zone dindexation, il suffit de slectionner dans la liste de droite la valeur blanc et denregistrer.

Constante : Pour dfinir une valeur constante il suffit de saisir la valeur de la constante et de lajouter par le bouton . La valeur de la constante est alors ajoute la liste des zones disponibles. Vous pouvez alors associer cette valeur une ou plusieurs zones dindexation.

Liste daffectation des cls du dossier : La liste droulante de gauche contient les cls correspondant la table des dossiers Codexia. La liste de droite contient les valeurs des zones dfinies et les constantes. Vous devez associer aux cls les valeurs permettant de retrouver le dossier Codexia. Dans une utilisation standard il faut associer la cl CodeSociete une chaine codifie comme dfini au paragraphe 10.3.6. Hors linterface des spools de cette version de Codexia ne permet pas de dfinir cette chaine codifie. Il faut ncessairement dvelopper un programme qui remet en forme la valeur associe aux cls et donc faire appel nos services. Ligne daffectation des lignes dindexation :

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Dans la dfinition des types de documents, il est possible de crer des lignes dindexation multiple. Ce pav ci-dessous permet dassocier des valeurs ces lignes supplmentaires qui sont fonction du type de document. Il faut slectionner en premier le type de document. Les lignes dindexation multiples apparaissent alors. La seconde liste permet la slection des lignes dindexation multiple du type de document en cours. La troisime liste prsente uniquement la liste des constantes. Pour faire lassociation il suffit de choir chaque lment de la liste et de cliquer sur le bouton . Seules les constantes sont prsentes dans la troisime liste. Il est possible de lier une zone du document avec une constant (voir onglet zones) ce qui permet dassocier une valeur du document avec une ligne dindexation multiple.

11.2.8. Trame Cet cran permet de dfinir

Nom de la trame : Identification Nom complet : Chemin daccs au nom de la trame

Coord X : Coord Y : De la page : A la page : 11.2.9. Police Cet cran permet de dfinir

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Chaine :

Positionnement :

11.2.10.Validit de ligne Longlet validit de ligne permet de dtermin un paramtrage pour considrer que la ligne peut ou non tre traite.

. Constante : caractre(s) identifiant la ligne Coord X : colonne ou se trouve le texte recherch. Coord Y : ligne ou se trouve le texte recherch. Hauteur : Longueur : longueur de la chaine recherche. 0 ne tient pas compte de la longueur Type de validation : = Constante : <> Constante : Zone Vide : Zone NON Vide :
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11.2.11.Intgration Longlet intgration permet dassocier des programmes spcifiques cr par nos soins suivant des vnements correspondants aux phases de traitement des spools.

Lancement : Liste des vnements permettant de dclencher un programme de traitement.

Programme : nom du programme lancer. La syntaxe dpend du type dexcutable. Pour les programmes DOS (exe, bat) le chemin daccs doit tre spcifi. Il faut spcifier si le traitement doit tre effectu chaque spool ou non.

11.3. Organisation des fichiers


Les documents intgrer par spools sont copis dans le rpertoire spool ou peuvent aussi tre copis dans des sous rpertoires comme sur lexemple ou chaque service gnre des fichiers PDF via un logiciel dditique.

La premire tape du traitement des spools consiste dplacer les fichiers des sous rpertoires et de la racine vers le sous rpertoire traite. Lors de cette action les fichiers sont renomms avec pour syntaxe le pattern de traitement et un numro incrmental. Ensuite en fonction du type de spool le fichier est convertit et trait par le module danalyse, de fusion et dintgration. Les documents traits sont copis dans le rpertoire de sauvegarde, stocks dans des sous rpertoires codifis avec la date du jour. En exploitation, soit la purge de ce rpertoire est organise et ralise par les administrateurs client, soit une purge automatique peut tre mise en place par un batch lanc quotidiennement. Cette purge peut tre paramtre pour garder un historique de 30 jours de sauvegarde.

11.4. Le traitement dexcution


Le principe consiste lancer lexcution dun programme une ou plusieurs fois par jour avec diffrents paramtrages pour intgrer les spools de diffrents dossiers. Le fichier de paramtrage du chargement COLD contient : Socit, Etablissement, Agence, Dossier GED, Langue, Base cold Socit, Etablissement, Agence est le triplet correspondant votre contexte Dossier GED est le dossier Codexia qui accueil les fichiers Base cold: soit une liste spare par des virgules, soit une * pour toutes les bases cold

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Le fichier EDITFUS.LOG contient le compte rendu des intgrations COLD. Il permet de visualiser les spools lus, les dures de traitement et le rsultat des diffrentes tapes. Si une erreur sest produite une tape donne, les spools en erreur restent dans le rpertoire de travail et le logiciel garde lavancement du traitement. En corrigeant la cause de lerreur, la fin du traitement de ces spools sera termine lors de la prochaine excution. Si un spool se termine sans erreur, le rpertoire de traitement se vide et le spool initial est sauvegard dans le rpertoire de sauvegarde du spool. Nom du fichier : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log : bin/ proacold.bat conf/sessionparam. cold editfus.log REPSPOOL

11.5. Lecture rsultat Fichier de log


L'ensemble des traitements est sauvegard dans le fichier Editfus.log. Pour consulter ce fichier, il faut utiliser un diteur de fichier texte (notepad ou wordpad). Vous pouvez consulter le fichier par le menu : Import Rapport Cold Intgration Consultation des fichiers log Le fichier de log est purg automatiquement et sauvegard dans le rpertoire de sauvegarde des logs si le batch de purge des log est en place. Dans le cas contraire le fichier nest pas purg, ladministrateur doit alors effectuer cette tche.

11.6. Liste des spools


Un rsum des diffrents traitements est stock dans la base de Codexia. Pour consulter la liste des spools traits : Menu : Import Rapport Cold Les diffrentes colonnes vous indiquent l'tat du spool. Si une erreur s'est produite, vous devez consulter le fichier "Editfus.log" par le menu Intgration Consultation des fichiers log

Vous pouvez visualiser uniquement les spools en erreur : cliquer sur Dverrouill un spool Les erreurs sont visibles sur la colonne des erreurs :
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Pour relancer un spool ce dernier doit tre dverrouill. Pour cela slectionner Mise jour Dverrouiller le spool. Le numro derreur sera alors gal zro ce qui permet de lancer une reprise dintgration du spool. Reprise dintgration

Quand le spool est dverrouill, vous pouvez lancer une reprise d'intgration des spools si le spool nest pas correctement intgr, cest dire si lindexation nest pas OK . Menu : Intgration Reprise dintgration Spools

Suppression dun spool Vous pouvez aussi supprimer un spool, depuis le menu Mise jour Supprimer.

Deux cas se prsentent, soit le spool est correctement intgr soit le spool est en erreur. Spool correctement intgr : Un premier message vous demande la confirmation de suppression, un second vous demande si vous voulez supprimer tous les documents archivs dans Codexia correspondant au spool slectionn.

Spool en erreur : Un premier message vous demande la confirmation de suppression, un second vous demande si vous confirmez la suppression dun spool mal intgr.

12.INTEGRATION - OLE

12.1. Introduction
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Les documents bureautique Microsoft Word sont archivable automatiquement par lecture des zones OLE. Le principe consiste en un traitement excut un ou plusieurs fois par jour qui lit un rpertoire ou se trouve les fichiers intgrer. Les documents Word contiennent des champs OLE prdfinis mais il est aussi possible de dfinir des variables utilisateurs pour rpondre la problmatique darchivage. Comme pour les spools il faut au niveau des documents intgrer, connaitre certaines informations et notamment les informations permettant larchivage dans le dossier Codexia et les informations permettant lindexation. Il faut donc avoir dans les champs OLE obligatoirement : Le dossier, par exemple le numro du tiers pour un dossier Locataire. Les sous dossiers ventuels Le type de document Codexia Les champs non obligatoires : Les informations pour les index du document Les informations pour les index des dossiers. Il faut savoir dans quel dossier le document doit tre archiv. (Locataires, Fournisseurs, ) La dfinition du dossier cible peut tre faite : En fonction du rpertoire de sauvegarde du document word. Du nom de son fichier (pattern) avec des patterns diffrents pour chaque dossier Codexia

12.2. Organisation de la gestion des documents


Utilisez les modles de document de Word Dfinissez les champs OLE ncessaires Associez les champs OLE des signets pour lautomatisation

12.3. Dfinition des champs OLE dans Word


Pour dfinir des champs OLE dans Word il faut aller dans le menu : Fichier / Proprits Longlet rsum prsente les champs OLE principaux. Pour que ces valeurs soient prsentes lors de chaque document cr, il faut les dfinir dans le modle de document.

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Longlet personnalisation prsente la liste des champs OLE prdfini.

Vous pouvez ajouter des champs personnaliss de nom et valeur a votre convenance. Lintrt du systme rside dans lassociation des champs OLE avec le contenu c'est--dire lassociation dun champ et dun signet. Ainsi lors dune fusion par un logiciel les signets peuvent tre associs aux champs OLE. Une fois le document sauvegard le document peut tre index dans Codexia automatiquement. Dans Word grce lutilisation des macros, il est possible de crer des interfaces permettant de saisir des informations lors par exemple de la sauvegarde du fichier. Il faut dans le code associer les champs de saisie des signets eux-mmes associs aux champs OLE dfinis dans le modle.

Lenregistrement du fichier doit tre sauvegard dans le rpertoire adquat pour oprer un archivage automatique.

12.4. Paramtrage des chargements OLE


Le paramtrage est effectu pour un dossier Ged et pour un utilisateur. La gestion par utilisateur permet lindpendance des rpertoires pour chacun. Le traitement de chargement peut tre paramtr pour tous les utilisateurs ou bien une liste dutilisateur. Dans le cas ou un paramtrage lutilisateur nest pas utile, il suffit daffecter les chargements OLE un des utilisateurs disponibles. Pour les applications multi-dossiers, il faut organiser la gnration des documents Word dans plusieurs rpertoires, un par dossier ou bien grer des patterns de document diffrents.

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Enregistre les modifications Efface le paramtrage

12.4.1. Dfinition des emplacements et utilisateurs

Application GED : dossier Ged Utilisateur : slectionnez celui associ au traitement

Chemin daccs : Chemin daccs au rpertoire principal ou se trouve les fichiers charger Extension analyser : patten du fichier scruter dans ce paramtrage Lecture des sous rpertoires : lit les sous rpertoire pour retrouver des documents. Copie avant suppression : Si activ copie les fichiers dans destination et supprime les originaux, ceci aprs traitement Destination : Rpertoire de sauvegarde des fichiers copis

12.4.2. Association des champs OLE et des zones

Zone rcupre : Liste des champs OLE Indexation : Liste des zones dindexation

Actions dassociation Ajouter une association : Slectionner une zone rcupre et un champ dindexation puis cliquer sur le bouton. Pour cumuler les zones rcupres un champ dindexation, slectionner la nouvelle zone ainsi que le champ dindexation et cliquer de nouveau sur le bouton. Le rsultat saffiche dans la zone sur la partie basse de lcran.
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Modifier une association : Slectionner une zone rcupre et un champ dindexation puis cliquer sur le bouton. Le champ est rinitialis avec la nouvelle valeur Supprimer une association : Slectionner le contenu directement dans la zone sur la partie basse de lcran et effacer sont contenu.

Ajout suivant un sparateur Il est possible de mapper une zone en tenant compte dun sparateur dans la valeur. Pour cela il faut prciser le caractre sparateur et la position de la valeur que lon souhaite associer la zone de Codexia. Exemple : Associe CAT16 la premire position de commentaire par rapport au sparateur tiret. Des caractres spciaux permettent de grer les espaces et les virgules $ : Identifie un espace : Identifie une virgule

Ajout suivant une position Il est possible de mapper une zone en prcisant la position de dbut et la longueur souhaite. Exemple : Associe CAT16 les quatre premiers caractres de la zone COMMENT.

Ajout dune constante Il est possible de mapper une valeur constante dans une zone. Des constantes particulires sont utilisables : KY : Cl de niveau NIn ou n est un chiffre 2,3 cl de niveau SEAA : Valeur identifiant le dossier. TODAY : Ce code est remplac par la date du jour lors du traitement dintgration. Ce reporter au traitement des cls dossiers $ 10.3.6 pour lexplication des constantes Ky, Ni et SEAA 12.4.3. Les zones dindexation

Lors dun mapping un numro apparait pour identifier les champs OLE. Ce numro identifie lordre des champs OLE. Le premier champ dfini par lutilisateur dans Word porte le numro 35, 36 pour le second et ainsi de suite.

Pour un fonctionnement standard avec Codexia sur Catalogue, les cls dindexation doivent rpondre au paramtrage mis en place. Pour cela reportez-vous la dfinition des cls des dossiers au $ 10.3.6 Les zones disponibles dans la liste :

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Lensemble des zones du document (Zone1 Zone32 ) La date du document Le libell du document Les cls dindexation Lensemble des champs de description du catalogue Le libell catalogue

12.5. Les zones OLE rcupres


Menu : Paramtres Administration Document Code de description

Les zones OLE rcupres sont dfinies dans les codes de description. Les 35 premires descriptions correspondent aux me champs prdfinis de Word. A partir de la 35 vous pouvez crer et modifier les labels pour rendre le paramtrage comprhensible par rapport votre projet GED.

Code format : EXTROLE identifie la liste pour la gestion de lOLE Code : respecter la syntaxe pour la saisie de nouveau champ OLE Libell : nom du champ

12.6. Le traitement dexcution


Le principe consiste lancer lexcution dun programme une ou plusieurs fois avec diffrents paramtrages pour intgrer les documents de diffrents dossiers. Le fichier de paramtrage du chargement OLE contient : Socit, Etablissement, Agence, Dossier GED, Langue, Utilisateur(s) Socit, Etablissement, Agence est le triplet correspondant votre contexte Dossier GED est le dossier Codexia qui accueil les fichiers Utilisateur : soit une liste spare par des virgules, soit une * pour tous les utilisateurs * Le fichier dexcution est lanc par une tache planifie une ou plusieurs fois par jour. Nom du fichier : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log : bin/ proaole.bat conf/sessionparam.ole EditOle.log REPSPOOL

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13.INTEGRATION - MESSAGES

13.1. Introduction
Codexia A COMPLETER !

13.2. Le traitement dexcution


Le principe consiste lancer lexcution dun programme une ou plusieurs fois par jour avec diffrents paramtrages pour intgrer les documents de diffrents dossiers. Le fichier de paramtrage du chargement des messages contient : Socit, Etablissement, Agence, Dossier GED, Langue, Utilisateur(s) Socit, Etablissement, Agence est le triplet correspondant votre contexte Dossier GED est le dossier Codexia qui accueil les fichiers Utilisateur : soit une liste spare par des virgules, soit une * pour tous les utilisateurs * Le fichier dexcution est lanc par une tache planifie une ou plusieurs fois par jour. Nom du fichier : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log : bin/ proamsg.bat conf/sessionparam.msg EditMel.log REPSPOOL

14.RECHERCHE PLEIN TEXTE

14.1. Introduction
La recherche full texte permet de retrouver des documents par rapport leur contenu ou leur index par simple saisie de mots. Le paramtrage est cr par rapport au type de document et aux origines des documents archivs. Cette fonctionnalit est ralise par un traitement aprs archivage qui stocke dans une table particulire les index du document et les mots reconnus dans le document par un module dOCR intgr.

14.2. Les mots vides


Menu : Paramtres Administration Texte intgral Mots vides

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14.3. Les mots vides mtier


Menu : Paramtres Administration Texte intgral Mots vides mtier

14.4. Le paramtrage Type document / Origines


Pour dclencher le traitement plein texte il faut : Dfinir le traitement plein texte Associer un traitement au type de document Associer le traitement aux origines des documents traiter Le traitement plein texte Menu : Paramtres Traitements Administration Document

Le traitement plein texte est effectu aprs larchivage du document mais peut tre aussi ralis en asynchrone c'est-dire par un programme batch dclench.
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Cette option permet la mise jour des donnes plein texte pour les index du document.

Associer ce traitement aux origines de fichiers Menu : Paramtres Administration Document Origine

Vrifier si le code traitement est associ lorigine du fichier ou vous souhaitez extraire les informations.

Le convertisseur permet de paramtrer le type de traitement appliquer au document pour extraire les informations. Image : fichiers TIFF ou images Visualiseur : fichier texte ou tableur Spcifique : fichiers de type PDF Sans : ne fait rien, utiliser pour lextraction des index uniquement

Associer ce traitement aux types de document Menu : Paramtres Type de document

Associer le code traitement au type de document et positionner le chois traitement sur Aprs archivage

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14.5. Le traitement dexcution
Lors de larchivage du document le programme excutera sa procdure pour extraire les donnes du document si cela est possible et des index dans tous les cas.

15. ASSOCIATION MULTI-DOSSIERS

15.1. Introduction
Lassociation multi-dossiers permet de paramtrer des liens automatiques des documents sur plusieurs dossiers Codexia. Il fonctionne par rapport un dossier source, un type de document et un dossier cible. Cette opration est effectue laide dun traitement aprs archivage ASSMULTIDOSS. Les pr-requis ncessaires la mise en place : Le document et / ou le dossier source doivent contenir les informations ncessaires lidentification du dossier cible. Le type de document source est aussi dfini dans lapplication cible. Le paramtrage est dupliqu

15.2. Dfinition de lassociation


Menu : Paramtres Administration Association multi-dossiers

Le premier cran prsent les trois lments permettant de dfinir une association. La liste des applications Ged sources La liste des types de documents sources La liste des applications cibles. La premire liste droulante est auto alimente par la cration dune nouvelle association et permet la slection dune association existante.

Pour crer une association slectionnez les trois lments et cliquez sur le bouton Pour modifier une association slectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton Pour supprimer une association slectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton

15.3. Cls de lassociation


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Lcran ci aprs permet la saisie de la dfinition de la cl de recherche du dossier cible. La cl doit tre dfinie en conformit avec le paramtrage des cls dossiers de Codexia. Se reporter au paragraphe 10.6 pour le dtail de la cl.

Lcran prsente en entte le rappel des informations de lassociation : Le code AMD-[Dossier Source]-[Type de document]-[Dossier Cible] La liste indexation source : index de lapplication source dont les index des documents et les descriptions du catalogue source. Le panel standard dassociation La liste des index cibles source dont les index des documents et les descriptions du catalogue cible. Actions dassociation Ajouter une association : Slectionner une zone source et une zone cible puis cliquer sur le bouton. Pour cumuler les zones sources une zone cible, slectionner la nouvelle zone source ainsi que la zone cible et cliquer de nouveau sur le bouton. Le rsultat saffiche dans le tableau sous forme lgrement codifie. Modifier une association : Slectionner une zone source et une zone cible puis cliquer sur le bouton. Le champ est rinitialis avec la nouvelle valeur Supprimer une association : Slectionner dans le tableau la ligne que vous voulez supprimer Cliquer sur le bouton. Un message de confirmation saffiche

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Ajout suivant un sparateur Il est possible de mapper une zone en tenant compte dun sparateur dans la valeur. Pour cela il faut prciser le caractre sparateur et la position de la valeur que lon souhaite associer la zone de Codexia. Exemple : Associe CAT16 la premire position de commentaire par rapport au sparateur tiret. Des caractres spciaux permettent de grer les et les virgules $ : Identifie un espace : Identifie une virgule espaces

Ajout suivant une position Il est possible de mapper une zone en prcisant la position de dbut et la longueur souhaite. Exemple : Associe CAT16 les quatre premiers caractres de la zone COMMENT.

Ajout dune constante Il est possible de mapper une valeur constante dans une zone.

15.3.1. Dfinition de la cl de recherche du dossier cible Lors de la mise en place de lassociation il est possible ventuellement de crer le dossier cible. Pour cela il suffit de faire un paramtrage du type KY/Champ/Valeur ou bien de faire une simple recherche sans demande de cration du dossier cible. En cas dchec de la recherche du dossier cible le document sera crer sur le dossier source mais pas sur la cible. Gnralement le dossier cible doit exist, il faut donc utiliser la cl FIND pour invoquer une recherche. La cl doit tre de la forme :

Exemple pour lassociation dune opration FIND : Demande la recherche du dossier cible KY : Code de la cl catalogue de niveau 1 DescC1 : Code du champ contenant la cl mtier du dossier (Zone13) : Zone 13 du document source contient un code socit KY : Code de la cl catalogue de niveau 1 DescC1 : Code du champ contenant la cl mtier du dossier (Zone11) : Zone 11 du document source contient le code de lopration KY : Code de la cl catalogue de niveau 1 DescC1 : Code du champ contenant la cl mtier du dossier /01 : Constante de valeur /01 NI2 : Code de la cl catalogue de niveau 2 DescC10 : Code du champ contenant la cl mtier du dossier de niveau 2 Factures Constante de valeur Facture

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Les trois squences KY permettent la concatnation des valeurs et constante, ce qui indique au programme de rechercher le dossier de niveau 1 du catalogue contenant la valeur 01-90909090/01 dans le champ de description DescC1 du catalogue. Le code NI2 indique au programme de rechercher pour le catalogue de niveau 1 de valeur 01-90909090/01 dans le champ de description DescC1, le catalogue de niveau 2 dont la valeur est Factures dans le champ de description DescC10. Si la recherche aboutie, le lien entre le document et le dossier cible sera cr et le document sera visible depuis chaque dossier source ou cible.

15.4. Mise en place du traitement dassociation


Une fois le paramtrage effectu il faut configurer le traitement aprs archivage permettant de crer les associations. Le code du traitement est : ASSMULTIDOSS. Reportez vous au paragraphe 7.6.5 sur la dfinition du traitement.

15.5. Le traitement dexcution


Lors de larchivage du document le programme excutera sa procdure pour effectuer lassociation entre les diffrents dossiers.

16.OUTILS

16.1. Dfinition des rpertoires


Un ensemble de rpertoires sont paramtrs dans Codexia par identification dun code. Ces codes sont ensuite utiliss dans les programmes de Codexia. Une grande majorit des rpertoires sont utiliss en mode relatif conformment la structure dinstallation de Codexia et donc il nest pas ncessaire des les modifier. Le rpertoire est dfini : Pour un applicatif (CodexiaGed) identifie en faite loutil de GED Codexia. A laide dun code prdfini et utilis dans les programmes Dun OS WIN32 ou UNIX Dune ligne de commande.

Les rpertoires principaux :

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COLDPDF Emplacement de loutil de conversion des pdf en mode texte. Ce rpertoire est utilis par les traitements dintgration des spools. Il est en mode relatif, et il nest pas ncessaire de le modifier. Emplacement de loutil permettant lenvoie de message mail en utilisant un serveur . Emplacement du fichier errorlevel contenant le code retour les programmes en mode batch. Il est en mode relatif, et il nest pas ncessaire de le modifier. Rpertoire daccs aux modles de document dfini dans la liste des modles de document. Cette liste est utilise dans le workflow pour les gnrations de lettre de rejet ou davoir. Ce rpertoire doit tre en chemin UNC si diffrents postes doivent accder a ces documents pour modification. Emplacement des fichiers de logs ou des rsultats de traitement. Il est en mode relatif, et il nest pas ncessaire de le modifier. Rpertoires contenant des rsultats de traitement. Pointe par dfaut au mme endroit que RAPPORT. Il est en mode relatif, et il nest pas ncessaire de le modifier. Rpertoire daccs aux images des tampons dfini dans la liste des tampon de Codexia. Ce rpertoire doit tre en chemin UNC si diffrents postes doivent accder a ces documents pour modification. Nom ou IP du serveur SMTP permettant lenvoie des mails Rpertoire temporaire contenant les documents avant archivage. Ce rpertoire doit tre en accs lecture et criture pour tous les utilisateurs qui indexe des documents. Emplacement de loutil permettant la gnration des transformations XSLT. Loutil est stock dans un rpertoire accs relatif, il ne doit pas tre modifi.

ENVOYER ERRLEVEL MODELE

RAPPORT REPSPOOL

RPTAMPON

SMTPSERV TEMPSERV

XSLTRANS

16.2. La base des registres de Codexia


Menu : Paramtres Outils Options

La base des registres de Codexia contient des informaitions qui sont paramtrs dans des crans dinterface mais aussi dautre informations qui sont directement renseigne par Phenix. Voici la liste des cls de registre qui sont dfinies manuellement : Toutes les applications / Tous les postes / Tous les utilisateurs Section : Cl : Valeur : Descriptif : Section : Cl : Valeur : Descriptif : Section : Cl : Valeur : Descriptif : Section : APPLICATION Nom CodexiaGed Nom de lapplication principale APPLICATION PrgDemarrage ref/cdxglobal.p Nom du programme de dmarrage APPLICATION Traduction No ou Yes (No) Active ou non la traduction CodexiaGed
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Cl : Valeur : Descriptif : Section : Cl : Valeur : Descriptif : Connexion_combo OUI ou NON Prsente la liste droulante des utilisateurs dans lcran didentification EXCEL CheminFondDePage \\lune01\GED\CssSen-Codexia\codexia\res\xls\ Dfini le chemin daccs au modle utilis pour lexport statistique des requte multi critres

Section : MODECONTROLE Cl : IdentificationAuto Valeur : OUI ou NON Descriptif : Si oui vrifie que le login de Windows de lutilisateur existe dans Codexia. Si le mme compte existe et que le mot de passe nest pas dfini alors lutilisateur est connect Codexia sans se rautentifier. Section : MODECONTROLE Cl : Mode Valeur : NS ou MA Descriptif : NS pour Name Serveur et MA pour Mac Adress. Le mode est utilis par le gestionnaire de licence. Le MA est utilis sur les serveur physique et le NS sur les machines virtuelles.

CodexiaGed / Tous les postes / Tous les utilisateurs / WCODEXIA_ [Code du dossier Ged] Pour chaque dossier Ged il faut dfinir les cls de registre ci-aprs pour autentifier les champs utiliss comme cls mtiers de la tables des catalogues. Ce paramtrage se fait dans les sections de chaque dossier Ged.

Section : WCODEXIA_[Code du dossier Ged] Cl : KY Valeur : DescC1 Descriptif : Nom du champ de catalogue utilis comme cl mtier pour le premier niveau KY. Cela quelque soit le type de modle dcran choisi lors de la cration du dossier. Section : WCODEXIA_[Code du dossier Ged] Cl : NI2 Valeur : DescC10 Descriptif : Nom du champ de catalogue utilis comme cl mtier pour le second niveau NI2. Cela pour le modle dcran de type 2 ou 3 . Section : WCODEXIA_[Code du dossier Ged] Cl : NI3 Valeur : DescC11 Descriptif : Nom du champ de catalogue utilis comme cl mtier pour le troisime niveau NI3. Cela pour le modle dcran de type 3 uniquement. Section : WCODEXIA_[Code du dossier Ged] Cl : LSTDOC1 Valeur : DescC1 ;DescC2 Descriptif : Correspond au champs affichs comme entte dans larbre de la liste des documents du dossier. Il faut un sparateur ; entre les champs.

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17. OBSERVATEUR DEVENEMENT


Menu : Paramtres Outils Observateur dvnements

Ladministration est facilite, par la prsence dun observateur dvnements. Tous les messages derreur y sont consigns.

Cet observateur contient des informations qui pourront vous tre demandes dans le cas de support tlphonique avec lquipe Codexia telles que le numro derreur ou bien encore le nom du programme prsentant des difficults.

Il vous permet de contrler les erreurs intervenues lors de diffrents traitements.

Journal Vous pouvez enregistrer ces donnes dans un fichier en slectionnant dans le menu Journal journal. Crer le

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Purge Il est possible aussi de purger ce fichier qui peut tre trs volumineux pour cela slectionner le menu journal Purger les vnements. Une fentre saffiche :

Saisir le nombre de jours que vous voulez conserver, et cliquer sur purger pour supprimer les enregistrements.

18. GESTION DES LICENCES

18.1. Introduction
Codexia possde diffrent modes de contrle de licence (nombre de postes connects et utilisant une licence). Codexia mmorise lensemble des connexions. Lutilisateur est inform par affichage dun message sil dpasse le nombre de licences autoris. Laffichage peut se faire par connexion ou par instance de Codexia dmarre.

18.2. Gestion des connexions


Menu : Paramtres Outils Licences Gestion des connexions

Les menus permettant la suppression des connexions nont plus d effet, il faut utiliser le module de connexion appserver pour cela.

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18.2.1. Pic de connexion Les pics de connexion atteints sont stocks dans lobservateur dvnements. Dans lobservateur dvnements, un seul message par jour indique le pic de connexion. Slectionner le menu : Paramtres Outils Observateur dvnements

Appliquer un filtre sur la fonction PIC. Le message nexiste que si le nombre de licence a t atteint.

18.3. Licences
Menu : Paramtres Outils Licences Licences

Cet cran permet de complter les informations concernant lidentification du client install.

18.4. Gestion des licences


Menu : Paramtres des licences Outils Licences Gestion

Ce premier onglet affiche les informations de licence. Aucune action nest possible.

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Longlet licence permet de saisie les cls de licences. Cet cran est utilis lors de linstallation du produit Codexia. Utiliser cette icne pour la gnration de la cl qui identifie le serveur physiquement. Transmettre ces informations Phenix et demandez un nombre de licence en adquation avec votre contrat dachat. Phenix en retour vous donne un code qui autorise le nombre de licence command. Saisir la cl dans le champ Code de la licence et enregistrez la valeur par licne Cette opration est gnralement effectue par le chef de projet Phenix lors de la mise en ordre de marche de Codexia sur le site client.

18.5. Gestion des connexions Appserver


Les connexions Appserveur identifient les personnes et postes connects Codexia. Lcran ci-dessous prsente les jetons actifs ainsi que les informations de contexte. Ces dernires permettent entre autres de connaitre lutilisateur connect, le poste, le groupe.

Actions possibles : Rafraichit la connexion slectionne Rafraichit toutes les connexions Supprime la connexion slectionne. Un message de confirmation est affich lutilisateur. La personne dconnecte ne peut plus excuter des connexions la base de donnes. Un message lavertit pour lui signaler que la connexion est coupe, et la personne se retrouve sur lcran didentification de Codexia (Identification login et saisie du mot de passe)
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19. HISTORIQUE DES CONNEXIONS
Menu : Paramtres Outils Historique des connexions

Cette fentre permet d'afficher l'ensemble des connexions effectu Codexia.

Le menu "Journal" propose diffrentes actions sur lhistorique. o o o o Journal Purge Export Import

Journal Permet ldition dans un fichier texte, de l'historique des connexions entre dates. Un cumul des temps de connexion est effectu pour chaque poste pour chaque utilisateur suivant la position du slecteur de sortie. Le rsultat est prsent le fichier dfini par lutilisateur : deux ou

dans

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Purge Permet de purger la liste de lhistorique manuellement soit en gardant un certain nombre de jour dhistorique, soit en purgeant tout. Um message demande la confirmation de la purge. Export Permet d'exporter dans un fichier l'historique des connexions. Le fichier de destination est demand lutilisateur. Le fichier rsultat est au format texte lisible par Excel en slectionnant comme sparateur de colonne un espace.

Import Permet d'importer dans la base un fichier "Historique de connexions" export au pralable :

20. PURGE AUTOMATIQUE DES JOURNAUX


Menu : Paramtres Outils Purge des journaux

20.1. Introduction
Afin de limiter la taille des journaux (Observateur d'vnements et historiques de connexions) il est important de paramtrer la purge automatique.

A partir de cet cran vous pouvez dfinir le nombre maximum de jours Codexia doit conserver en historique pour l'ensemble des journaux. o Journal des connexions Historique de connexion
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o Journal des vnements Observateur d'vnements

La purge des connexions ne supprime pas les connexions actives.

20.2. Purge des historiques de connexion


Le principe consiste lancer lexcution dun programme tous les jours afin de purger les journaux. Le fichier de paramtrage de la purge contient : Socit, Etablissement, Agence, Dossier GED, Langue, Nb jours gards Socit, Etablissement, Agence est le triplet correspondant votre contexte Dossier GED est le dossier Codexia qui accueil les fichiers NbJours : nombre de jour garder Le fichier dexcution est lanc par une tache planifie une ou plusieurs fois par jour. Nom du fichier : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log : bin/ proasuphisto.bat conf/sessionparam.suphist EditHisto.log RAPPORT

20.3. Purge des lobservateur dvnement


Le principe consiste lancer lexcution dun programme tous les jours afin de purger lobservateur. Le fichier de paramtrage de la purge contient : Socit, Etablissement, Agence, Dossier GED, Langue, Nb jours gards Socit, Etablissement, Agence est le triplet correspondant votre contexte Dossier GED est le dossier Codexia qui accueil les fichiers NbJours : nombre de jour garder Le fichier dexcution est lanc par une tache planifie une ou plusieurs fois par jour. Nom du fichier : Nom du fichier de configuration : Nom du fichier de log : Rpertoire du log : bin/ proasuperr.bat conf/sessionparam.supobsrv EditErrObserv.log RAPPORT

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